2014. Terkendali

DOKUMEN PROSEDUR

Nomor Terkendali

Kendali Salinan DP.01/Lab Terpadu UNDANA/2014 Tidak terkendali

Pemegang Salinan Nomor Salinan Dokumen terkendali ini diberikan kepada nama tersebut diatas dengan tanggung-jawab tanggung pemeliharaan dan kerahasiaan dari isi dokumen.

LABORATORIUM RISET TERPADU UNIVERSITAS NUSA CENDANA 2014

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA LEMBAR PENGESAHAN

No. Bagian Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman

:i : 1/0 : : : 1/1

Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

DOKUMEN PROSEDUR LABORATORIUM RISET TERPADU UNIVERSITAS NUSA CENDANA

Jl. Adisucipto Penfui, Kupang 85001, NTT Telp. 0380 881580, Fax 0380 881674 Website http://www.undana.ac.id DOKUMEN PROSEDUR ini disahkan oleh: Ketua Laboratorium Riset Terpadu

Prof. Henderiana L.L. Belli, Ph.D. NIP 195301021985032001

Disetujui Ketua Laboratorium Riset Terpadu

Prof. Henderiana L.L. Belli, Ph.D. NIP 195301021985032001

Disiapkan Nama

Paraf

Logo Lab Terpadu UNDANA

No. Bagian : ii Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

DOKUMEN PROSEDUR

ii PERUBAHAN Perubahan No Tanggal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

No. Bag.

Mencabut Terbitan/ Revisi

Hal

No. Bag.

Memasukkan Terbitan/ Revisi

Paraf Hal

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA iii DISTRIBUSI Nomor Salinan

No. Bagian : iii Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Pemegang

Status distribusi

1

Ketu tua Lab Riset Terpadu UNDANA

Terkendali

2

Komite Akreditasi Nasional

Terkendali

3 dan Asli

Ketua Lab. Riset Terpadu

Terkendali

4

Ketua Divisi Pertanian

Terkendali

5

Ketua Divisi Peternakan

Terkendali

6

Ketua Divisi Material-Elektrika-Informatika Material

Terkendali

7

Kasubag

Terkendali

Logo Lab Terpadu UNDANA

DOKUMEN PROSEDUR

iv DAFTAR ISI No. DP i ii iii iv DP. 4.1.5 j DP. 4.1.5.c1 DP. 4.1.5.c2 DP 4.2.2. DP 4.3.1. DP 4.3.3.4. DP 4.4.1.1. DP 4.5.1. DP 4.6.1. DP 4.6.4. DP 4.7.1. DP 4.8.1. DP 4.9.1. DP 4.11.1 DP 4.12.2. DP 4.13.1. DP 4.14.1. DP 4.15.1. DP 5.2.1. DP 5.2.2. DP 5.2.3 DP 5.3.4. DP 5.3.5 DP 5.4.1.1. DP 5.4.6.1 DP 5.5.3. DP 5.5.5 g. DP 5.6.1. DP 5.6.3.1. DP 5.8.1. DP 5.9.1.a. DP 5.9.1.b. DP 510.1.

No. Bagian Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman

: iv

: 1 dari 2

Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Judul LEMBAR PENGESAHAN PERUBAHAN DISTRIBUSI DAFTAR ISI PENGATURAN PERSONIL PENGGANTI JAMINAN KERAHASIAAN INFORMASI DAN HAK KEPEMILIKAN PELANGGAN MELINDUNGI PENYIMPANAN DAN PENYAMPAIAN HASIL SECARA ELEKTRONIK PEDOMAN PEMBUATAN SASARAN MUTU PENGENDALIAN DAN KAJIULANG DOKUMEN SISTEM MUTU PENANGANAN PERUBAHAN DOKUMEN PENETAPAN DAN PEMELIHARAAN KAJI ULANG PERMINTAAN KONTRAK SUBKONTRAK PENGUJIAN PROSEDUR PEMBELIAN JASA DAN PEMBEKALAN EVALUASI DAN PENUNJUKKAN PEMASOK PELAYANAN KEPADA PELANGGAN PENYELESAIAN PENGADUAN PENGENDALIAN PEKERJAAN PEKERJA PENGUJIAN YANG TIDAK DAK SESUAI TINDAKAN PERBAIKAN TINDAKAN PENCEGAHAN PENGENDALIAN REKAMAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL PELAKSANAAN KAJI ULANG MANAJEMEN PENETAPAN PERSONIL YANG BERTUGAS DI LABORATORIUM PELATIHAN PERSONEL LABORATORIUM PROSEDUR BAGI PERSONIL YANG DIKONTRAK KEBIJAKAN TERHADAP PENELITI, MAHASISWA PRAKTEK DAN MAGANG PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN RUANG LANORATORIUM PENETAPAN METODE PENGUJIAN PENETAPAN KETIDAKPASTIAN METODA ANALISIS PENGGUNAAN PERALATAN PERAWATAN DAN PENGECEKAN ANTARA PERALATAN KALIBRASI PENANGANAN STANDAR DAN BAHAN ACUAN PENANGANAN, PERLINDUNGAN DAN PENYIMPANAN CONTOH PENGGUNAAN BAHAN PEMBANDING SECARA TERATUR UJI PROFISIENSI DAN UJI SILANG ANTAR LABORATORIUM PELAPORAN HASIL PENGUJIAN

Hal 1/1 1/1 1/1 1/1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-2 1-1 1-2 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-1

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.1.5.j. PENGATURAN PERSONEL PENGGANTI Tujuan:

No. Bagian : 4.1.5.j. Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Untuk menjamin agar personel inti Laboratorium Riset Terpadu UNDANA, UNDANA disamping tanggung jawabnya yang lain, memiliki kewenangan dan mampu melaksanakan tugasnya, serta penggantian personel dilakukan secara otomatis.

Ruang lingkup: Dokumen Prosedur ini berlaku pada seluruh level yang tercantum di dalam struktur organisasi laboratorium l Terpadu UNDANA. Acuan: PM. 4.1.5.j. Definisi : Manajer Inti adalah Manajer Eksekutif, Ketua Lab. Riset Terpadu,, Manajer Teknis, dan Manajer Administrasi. Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pengawasan: Manajer Inti. Prosedur: 1. Apabila Pimpinan Puncak berhalangan hadir, maka tanggung jawab pelaksanaan tugas sehari-hari hari otomatis dilimpahkah kepada Deputi Manajer Eksekutif, dalam hal ini adalah Ketua Lab. Riset Terpadu. Terpadu 2

Apabila Ketua Lab. Riset Terpadu berhalangan hadir, maka tanggung jawab pelaksanaan tugas sehari-hari sehari hari secara otomatis dilimpahkan kepada urutan berikut ini: (1) Manajer Teknis Laboratorium Biologi Molekuler (2) Manajer Teknis Laboratorium Pengujian Mutu Benih (3) Manajer Teknis Laboratorium Laborator Mikrobiologi; atau (4) Manajer Administrasi.

3. Personil pengganti wajib memberikan laporan kegiatan selama yang bersangkutan berhalangan hadir, lesan atau bila ada hal-hal hal hal yang dianggap perlu, membuat laporan secara tertulis. 4. Apabila Personil Inti berhalangan berhalangan hadir, maka secara otomatis tanggung jawab pelaksanaan tugas sehari-hari sehari hari dilimpahkan kepada Deputi yang terkait, atau Kepala Laboratorium yang terkait. 5. Apabila Kepala Laboratorium berhalangan hadir, maka tanggung jawab pelaksanaan tugasnya dirangkap kap oleh Manajer Teknis yang terkait. 6. Apabila Personel Penguji berhalangan hadir, maka posisinya digantikan oleh personel penguji lain yang berkompeten yang ditunjuk oleh Kepala Laboratorium (Lampiran DP 4.1.5.j.6). Dokumen Terkait: Lampiran DP 4.1.5.j.6

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.1.5.c1. JAMINAN KERAHASIAAN INFORMASI DAN HAK KEPEMILIKAN PELANGGAN Tujuan:

No. Bagian : 4.1.5.c1. Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Prosedur ini bertujuan agar kerahasiaan informasi dan hak kepemilikan pelanggan. Terjamin. Terjamin

Ruang lingkup:

Kerahasiaan sehubungan dengan contoh dan hasil analisis terhadap contoh dari pelanggan. Acuan: PM. 4.1.5 c1-2. Definisi: Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pelaksana: Manajer Inti dibawah koordinasi Manajer Administrasi Prosedur: 1. Manajer Eksekutif bertanggung jawab terhadap jaminan perlindungan kerahasiaan informasi dan hak kepemilikan pelanggan, yang dalam pelaksanaannya didelegasikan kepada Manajer Inti, dibawah koordinasi Manajer Administrasi. 2. Keterangan (sifat dan ciri) contoh dari pelanggan didokumentasi di bagian administrasi dan rekamannya disimpan dan dijaga terhadap akses dari pihak lain. 3. Contoh dari pelanggan sebelum sebelum didistribusikan ke Laboratorium, dicatat terlebih dahulu pada buku penerimaan contoh, kemudian, contoh dimasukkan ke kantong yang hanya diberi nomor/kode laboratorium. 4. Semua informasi pelanggan termasuk laporan hasil uji, beserta informasi contoh hanya hany dapat diakses oleh pelanggan lain/pihak tertentu setelah mendapat persetujuan dari pelanggan pemilik data dan Manajer Eksekutif. 5. Semua informasi yang terkait dengan pengujian dapat diakses setelah 3 tahun dengan persetujuan Manajer Eksekutif. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.1.5.c2. MELINDUNGI PENYIMPANAN DAN PENYAMPAIAN HASIL SECARA ELEKTRONIK Tujuan:

No. Bagian : 4.1.5.c2. Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Untuk menjamin bahwa hasil analisis contoh dari pelanggan sampai kepada pelanggan terjaga kerahasiaannya baik rekaman cetakan maupun elektronik.

Ruang lingkup: Kerahasiaan sehubungan dengan hasil analisis terhadap contoh dari pelanggan. Acuan: PM. 4.1.5.c1-2. Definisi: Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Administrasi; Pengawasan: Manajer Inti Prosedur: 1. Manajer Administrasi bertanggung jawab terhadap keamanan dan kerahasiaan hasil analisis contoh dari pelanggan, baik rekaman cetakan maupun elektronik 2. Hasil akhir dari setiap pengujian yang telah dihitung oleh analis yang terkait, dihimpun pada draft laporan akhir oleh Penyelia. 3. Draft laporan akhir diberikan kepada bagian administrasi untuk diketik di Komputer, dan dicetak ak sebagai Laporan Hasil Uji. 4. Laporan Hasil Uji ditandatangani oleh Manajer Teknis, dan disertakan surat pengantar dari Manajer Eksekutif. 5. Atas permintaan pelanggan, Manajer Administrasi dapat mengirimkan Laporan Hasil Uji melalui faximile atau attachment dalam e-mail langsung kepada pelanggan. 6. Laporan hasil uji yang asli dikirim ke alamat pelanggan. 7. Bagian Administrasi menyimpan dan menjaga terhadap akses dari pihak lain baik rekaman cetakan maupun elektronik. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.2.2. PEDOMAN PENYUSUNAN SASARAN MUTU Tujuan:

No. Bagian : 4.2.2. Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Untuk menjamin bahwa Sasaran Mutu yang disusun, mampu mencapai tujuan system manajemen mutu secara efektif dan efisien.

Ruang lingkup: Sasaran dan Program Mutu Acuan: PM.2.2. Definisi: Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Eksekutif, pelaksanaannya dibantu oleh Manajer Inti. Prosedur: 1. Sasaran Mutu disusun setiap tahun sekali, dipantau dan diukur pencapaiannya. 2. Usulan Sasaran Mutu dapat berasal dari semua personil, yang ditampung oleh Ketua Lab. Riset Terpadu, Terpadu, dan dibahas di dalam rapat rutin dan rapat Kaji Ulang Manajemen yang dipimpin oleh Manajer Man Eksekutif. 3. Sasaran Mutu diusahakan agar terukur dan ditetapkan dengan mempertimbangkan: a. Kebutuhan Laboratorium saat ini dan masa yang akan datang dan kebutuhan pelanggan serta pasar. b. Temuan kaji ualng manajemen yang relevan c. Kinerja Laboratorium saat ini. d. Tingkat Kepuasan Pelanggan dan mitra lain yang terkait dengan pelayanan Laboratorium. e. Hasil Audit Internal (Self Assessmen). f. Peluang Peningkatan dan keberadaan Laboratorium lain sebagai pembanding. g. Evaluasi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai Sasaran Sasaran Mutu. 4. Waktu pencapaian dan dana yang diperlukan dirinci di dalam program mutu. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.3.1. PENGENDALIAN DAN KAJI ULANG DOKUMEN SISTEM MUTU

No. Bagian Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

: 4.3.1.

: 1 dari 2

Tujuan: Untuk memastikan semua dokumen sistem manajemen mutu yang yang digunakan telah memenuhi persyaratan yaratan dokumentasi ISO/IEC 17025:2005, dan dikendalikan secara efektif dalam pendistribusian, penggunaan dan pengaksesannya, sehingga semua dokumen yang digunakan adalah dokumen yang benar, syah, dan berada pada pemegangnya atau pada lokasi yang membutuhkan. Ruang lingkup: Mencakup aktifitas pengendalian seluruh dokumen dokumen yang digunakan dalam penerapan sisitem manajemen mutu ISO/IEC 17025:2005, mulai dari penyusunan, kajiulang, dan pengesahan, penerbitan, distribusi, recisi, pemeliharaan dan penanganan dokumen yang sudah tidak berlaku. Prosedur ini juga mengatur metode pengendalian pengendalian terhadap dokumen yang berasal dari luar Laboratorium Terpadu UNDANA. Acuan: PM 4.3.1. Persyaratan manajemen tentang pengendalian dokumen. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu, Terpadu, pelaksanaan dan pengawasannya dilakukan oleh Manajer Inti Prosedur: 1. Ketua Lab. Riset Terpadu, Terpadu, dibantu oleh Manajer Teknis dan Manajer Administrasi bertanggung jawab terhadap identifikasi, format dan isi dokumen, penyusunan, kaji-ulang, ulang, dan revisi/perubahan dokumen, penerapan, pemeliharaan Dokumen Sistem Mutu berdasarkan persyaratan ISO/IEC 17025-2005, 17025 2005, pendistribusian sesuai dengan tugas dan tanggung jawab dan mengkomunikasikan seluruh sistem manajemen mutu ke seluruh personel laboratorium (F. DP. 4.3.1.b.1). 4.3.1.b.1) 2. Semua Dokumen Sistem Mutu didokumentasikan di dalam Daftar Induk Dokumen (Lampiran PM 4.3.2.1.), 4.3. , dan pendistribusiannya di dokumentasikan di Lembar Distribusi Dokumen, tanda terima dokumen beserta tanggung-jawab jawab yang wajib dipatuhi, terkait dengan keamanan, pemeliharaan, dan kerahasiaan dokumen. 3. Semua Dokumen sistem mutu yang diterbitkan untuk personel di laboratorium, sebelum diterbitkan dikaji ulang (IK DP 4.3.1.3),, dipelihara dan disahkan oleh personel yang berwenang. 4. Panduan Mutu dan Dokumen Level II, III dan IV diteliti, diverifikasi, oleh Manajer Inti, disetujui oleh Ketua Lab. Riset Terpadu, Terpa , dan disahkan oleh Manajer Eksekutif. 5. Di masing-masing masing dokumen, terdapat lembar revisi dokumen yang disyahkan oleh Manajer Eksekutif. No. Bagian DOKUMEN PROSEDUR

: 4.3.1.

4.3.1. PENGENDALIAN DAN KAJI ULANG DOKUMEN SISTEM MUTU

Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

: 2 dari 2

6. Semua Dokumen sistem mutu diberi identifikasi khusus, di stempel instansi, disyahkan oleh Manajer Eksekutif pada lembar pengesahan, memuat informasi nomor bagian, terbitan/revisi, tanggal revisi, jumlah keseluruhan halaman dan disetujui oleh Ketua Lab. Riset Terpadu. 7. Rapat Kaji ulang Manajemen dilakukan satu tahun sekali. 8. Semua Dokumen sistem mutu (Level I, II, III dan IV) disimpan secara elektronik di dalam komputer yang diberi password. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.3.3.4. PENANGANAN PERUBAHAN DOKUMEN

No. Bagian : 4.3.3.4. Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Tujuan: Agar perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer dapat dikendalian, dimonitor, tidak terjadi kekeliruan dalam perubahannya, sesuai dengan tujuan perubahan, dan tanpa menghilangkan dokumen asli. Ruang lingkup: Perubahan yang dilakukan meliputi penyempurnaan, perbaikan, revisi pada semua level dokumen sistem mutu mutu yang tertuang pada Panduan Mutu, Dokumen Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir. Prosedur diberlakukan bagi seluruh personel Laboratorium Pengujian baik personel Teknis maupun Administrasi. Acuan: Dokumen PM 4.3.3.4, tentang Pengendalian Dokumen. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu. Terpadu Prosedur: 1. Dokumen sistem mutu yang terkendali adalah tanggungjawab semua pemegang salinan untuk memelihara, mengelola, memperbaharui dan melaporkan kepada Ketua Lab. Riset Terpadu. Terpadu 2. Perubahan Dokumen Sistem Mutu dapat diusulkan oleh semua personil pengguna, menggunakan Formulir usulan perbaikan sistem manajemen mutu, atau perubahan dokumen (F DP 4.15.1.3.), 4.15.1.3.) dan dikajiulang oleh Ketua Lab. Riset Terpadu. Terpadu 3. Perubahan/Revisi dokumen dapat mencakup perubahan total terhadap isi dokumen, atau hanya pada halaman/bagian tertentu dari dokumen, sesuai dengan kebutuhan. 4. Semua perubahan dokumen dicatat di dalam lembar perubahan dokumen dan disyahkan oleh Manajer Eksekutif. 5. Revisi dilakukan dengan mengganti mengganti halaman yang bersangkutan dan setiap halaman yang direvisi diidentifikasi nomor revisi dan tanggal revisinya. 6. Semua dokumen sistem mutu yang mengalami perubahan disepakati pada rapat Kaji Ulang Manajemen, diberi identifikasi Revisi dan Tanggal Revisi Revi serta disetujui dan ditanda-tangani tangani oleh Ketua Lab. Riset Terpadu,, dan disyahkan oleh Manajer Eksekutif. 7. Semua dokumen sistem mutu disimpan pada Folder dan File Khusus dalam komputer dengan menggunakan password. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.4.1.1. PENETAPAN DAN PEMELIHARAAN KAJI ULANG PERMINTAAN KONTRAK


Tujuan: Agar perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer dapat dikendalian, dimonitor, tidak terjadi kekeliruan dalam perubahannya, sesuai dengan tujuan perubahan, dan tanpa menghilangkan dokumen asli. Ruang lingkup:

Prosedur ini dilakukan terhadap persyaratan, persyaratan, metoda yang digunakan untuk pengujian dan sumber daya yang memenuhi persyaratan.

Acuan: Dokumen PM 4.4.1.1, tentang kaji ulang permintaan, tender dan kontrak. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Administrasi. Prosedur: 1. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak dilakukan oleh personil penerima contoh, dibawah koordinasi Manajer Administrasi, dan secara teknis dibantu oleh Manajer Teknis. 2. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak memperhatikan aspek ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi yang diinginkan pelanggan, jangka waktu, metoda pengujian, kelayakan peralatan dan kemampuan personel penguji. 3. Apabila terdapat ketidak-sesuaian ketidak sesuaian di dalam kaji ulang permintaan, tender dan kontrak, Manajer Administrasi Administrasi memberi penjelasan kepada pelanggan, sampai diperoleh kesepakatan. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.5.1. SUBKONTRAK PENGUJIAN


Tujuan: Prosedur ini dilakukan untuk mengantisipasi ketidakmampuan sementara guna menjamin kelancaran pengujian. Ruang lingkup: Prosedur diberlakukan bagi pekerjaan teknis di laboratorium pengujian. Acuan: PM 4.5.1. Persyaratan Manajemen tentang subkontrak pengujian. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Teknis. Pelaksana Administrasi oleh Manajer Administrasi. Prosedur: 1. Laboratorium Terpadu UNDANA, UNDANA, akibat keadaan yang tidak terduga, terdu seperti ketidakmampuan sementara, misalnya karena peralatan yang rusak, atau jumlah pekerjaan pengujian diluar batas kemampuan penyelesaian, dan alasan lainnya, maka laboratorium mensubkontrakkan pekerjaan pengujian ke subkontraktor yang telah diakreditasi tasi oleh Komite Akreditasi Nasional (Lampiran DP 4.5.1.1) 2. Apabila terjadi ketidakmampuan sementara, Manajer Administrasi memberitahu dan meminta persetujuan pelanggan untuk mensubkontrakkan pekerjaan pengujian kepada Subkontraktor yang ditunjuk oleh Manajer Teknis dengan mengisi formulir persetujuan (F DP 4.5.1.2). 4.5.1.2 3. Manajer Teknis melakukan kaji ulang untuk pekerjaan yang disubkontrakkan dan memilih subkontraktor yang ditunjuk. 4. Kajiulang dilakukan terhadap semua persyaratan, antara lain metode yang diminta pelanggan, dan kompetensi subkontraktor (Laboratorium yang telah terakreditasi oleh KAN, dan memeriksa nomor sertifikat akreditasi dan masa berlaku). 5. Pelanggan diberi kewenangan untuk menentukan subkontrak pilihannya bilamana tidak setuju terhadap subkontraktor yang diajukan oleh Laboratorium Terpadu UNDANA. 6. Setelah lah Manajer Teknis menentukan pilihan Subkontraktor, Manajer Administrasi segera memproses Subkontrak Pengujian., dan memonitor penyelesaiannya. 7. Manajer Administrasi membuat surat permohonan subkontrak pengujian kepada subkontraktor yang ditunjuk, dilengkapi dilengkapi dengan pengiriman contoh yang diuji (F DP 4.4.1.6.); dan memonitor penyelesaian pengujian dari sub-kontraktor. sub kontraktor. 8. Apabila laporan hasil uji dari subkontraktor telah diterima laboratorium, maka laporan tersebut dikajiulang oleh Manajer Teknis (FDP 4.5.1.8.),, dan disalin oleh bagian administrasi ke dalam laporan hasil uji, dan ditandatangani oleh Manajer Teknis, disertai surat pengantar yang ditandatangani oleh Manajer Eksekutif untuk diberikan kepada pelanggan dengan melampirkan nomor dan tanggal surat dari dar subkontraktor 9. Laboratorium bertanggung jawab atas pekerjaan subkontrak., kecuali bila pelanggan menentukan sendiri subkontraktornya. 10. Laboratorium memelihara/menyimpan daftar semua subkontraktor yang digunakan untuk pengujian. (IK DP 4.5.2). Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.6.1. PROSEDUR PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN


Tujuan: Agar jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) yang dibeli dan digunakan laboratorium sesuai dengan persyaratan yang diperlukan di dalam metoda pengujian, sehingga jaminan mutu pengujian dapat dipertahankan. Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada seluruh pembelian jasa dan perbekalan (pengadaan bahan dan peralatan) untuk pengujian. Acuan: PM 4.6.1. Persyaratan Manajemen tentang pembelian saja dan perbekalan. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Teknis; Pelaksanaannya dibantu oleh Manajer Administrasi. Adminis Prosedur: 1.

Jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) dari supplier diperiksa kesesuaian spesifikasi teknisnya sebelum disimpan di tempat penyimpanan atau sebelum digunakan langsung di laboratorium.

2.

Manajer teknis, dibantu oleh penanggung jawab laboratorium (yang mengusulkan barang dengan spesifikasi teknis tertentu) bertanggung jawab terhadap barang yang dibeli, melakukan pengecekan, memeriksa dokumen pembelian, memeriksa kesesuaian spesifikasi teknisnya, teknisnya, dituangkan dalam berita acara penerimaan barang (F DP 4.6.1.7)

3.

Spesifikasi teknisnya mencakup antara lain: nama atau jenis barang/bahan/alat, tipe, merek, konsentrasi, berat, ukuran, acuan gambar (bila tersedia), produsen, dan keterangan lainnya (tgl (tgl kadaluarsa, dll) yang tersedia/ada pada barang atau bahan, dibandingkan dengan spesifikasi yang ditetapkan. ditetapkan

4.

Bahan kimia/media reagensia disimpan pada ruang/lemari stok bahan kimia pada suhu ruangan sesuai dengan persyaratan pada label bahan kimia. Sedangkan Sedan media reagensia yang siap dipakai disimpan di lemari es, atau di rak bahan kimia.

5.

Penerimaan Jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) disertai dengan surat berita acara penerimaan. penerimaan Apabila terdapat ketidaksesuaian dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan, tuhkan, maka Manajer Teknis, berhak menolak, dan Manajer Administrasi membuat surat penolakan dan mengurus proses pengaduan kepada rekanan secara tertulis (F DP 4.6.1.7).

6.

Seluruh dokumen pembelian disimpan dan dipelihara oleh Manajer Administrasi.

Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.6.4. EVALUASI DAN PENUNJUKAN PEMASOK Tujuan:


Agar pemasok jasa dan perbekalan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan oleh Manajemen Laboratorium, dengan demikian mutu jasa dan perbekalan terjamin, dan dapat dipertanggung-jawabkan. dipertanggung

Ruang lingkup: Prosedur ini mencakup evaluasi dan penunjukkan pemasok jasa dan perbekalan untuk kebutuhan Laboratorium Terpadu UNDANA yang akan dipilih. Acuan: PM. 4.6.4. Definisi : Tidak ada. Administra Penanggungjawab: Manajer Teknis. Pelaksana: dibantu oleh Manajer Administrasi. Prosedur: 1. Tim pengadaan peralatan, bahan dan jasa bertanggung jawab terhadap evaluasi dan penunjukan pemasok jasa dan perbekalan untuk kebutuhan Laboratorium. 2. Tim pengadaan peralatan, bahan dan jasa mempelajari data / daftar pemasok yang telah ditetapkan dan melakukan evaluasi terhadap pemasok (IK.DP. 4.6.4.2) 3. Apabila memungkinkan, Tim pengadaan peralatan , bahan dan jasa melakukan peninjauan ke toko atau alamat perusahaan pemasok. 4. Penunjukkan pemasok ditetapkan oleh Tim berdasarkan evaluasi terhadap ter pemasok dan kesesuaian dengan parameter evaluasi pemasok. pemasok Berita Acara Hasil Evaluasi pemasok terdapat pada F. DP.4.6.4.1.2. 5. Daftar Rekanan tercantum di dalam F. DP.4.6.4.1.2. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.7.1. PELAYANAN KEPADA PELANGGAN

No. Bagian : 4.7.1 Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Tujuan: Agar pelanggan memperoleh pelayanan yang optimal. Ruang lingkup: Prosedur diberlakukan bagi pekerjaan teknis atau aspek manajemen laboratorium. Acuan: PM 4.7.1. Persyaratan Manajemen tentang Pelayanan Kepada Pelanggan. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu; Terpadu Pelaksana: Manajer Inti. Prosedur: 1. Manajer Administrasi dengan dibantu oleh Manajer Teknis dan Ketua Lab. Riset Terpadu,, bertanggungjawab dalam pelaksanaan sosialisasi kepada semua personel mengenai pentingnya pelayanan kepada pelanggan, memenuhi persyaratannya, termasuk kesesuaiannya dengan dengan perundang-udangan perundang dan peraturan yang berlaku. 2. Bagi pelanggan yang ingin menyaksikan pengujian, Manajer Teknis menjadwalkan waktu kunjungan. 3. Untuk pelanggan yang membawa contoh uji, pelayanan diatur dengan IK.DP 4.7.3. 4. Manajer Teknis mendampingi pelanggan dan berusaha menjawab setiap pertanyaan yang diajukan pelanggan baik aspek manajemen, teknis maupun unjuk kerja laboratorium secara ramah dan profesional. 5. Kunjungan pelanggan digunakan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan, dan pelanggan dapat mengisi formulir kunjungan yang disediakan oleh Laboratorium (FDP FDP 4.7.1.6-8.). 4.7.1.6 6. Laboratorium memperhatikan dan mempertimbangkan segala saran, kritik dan masukan dari pelanggan yang relevan dan realistis. 7. Ketua Lab. Riset Terpadumengkaji Terp mengkaji umpan balik tersebut untuk dijadikan bahan kaji ulang tahunan, dan memperhatikan serta mempertimbangkan segala saran, kritik dan masukan dari pelanggan yang relevan dan realistis. 8. Pelanggan tidak diperkenankan melakukan hal-hal hal hal yang dapat mengganggu mengg jalannya pengujian, dan mematuhi semua tata cara kunjungan yang diterapkan di laboratorium. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.8.1 PENYELESAIAN PENGADUAN


Tujuan: Menetapkan prosedur untuk menanggapi keluhan pelanggan, atau pihak-pihak pihak lain yang berkepentingan, untuk tujuan perbaikan dan penyempurnaan pelayanan kepada pelanggan. Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada kegiatan pengaduan dari pelanggan ke Laboratorium Terpadu UNDANA, UNDANA yang bersifat teknis dan non teknis. Acuan: PM 4.8.1. Persyaratan Manajemen Tentang Pengaduan Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pelaksana: dibantu oleh Manajer Inti. Prosedur: 1. Pelanggan mendatangi ruang administrasi Laboratorium Terpadu UNDANA sesuai jadwal layanan pelanggan. 2. Pelanggan menyampaikan pengaduan tertulis dengan mengisi formulir pengaduan (F DP 4.8.1.2) yang disediakan oleh personel adminstrasi. 3. Manajer administrasi mempelajari isi pengaduan tersebut dan menindaklanjuti dengan meneruskan formulir tersebut sesuai dengan materi pengaduan, yaitu: - Masalah Kebijakan kepada Ketua Lab. Riset Terpadu. - Masalah Pengujian kepada Manajer Teknis. - Masalah Administrasi kepada Manajer Administrasi. 4. Para manajer melaksanakan sendiri atau bersama-sama bersama sama personel terkait yang lainnya, melakukan penyelidikan untuk menyelesaikan masalah pengaduan, atau dapat menunjuk juk personel dalam unit terkait, misalnya penanggung jawab laboratorium atau penyelia yang mempunyai keahlian yang berkaitan dengan jenis pengaduan. 5. Khusus untuk masalah hasil pengujian, penyelidikan dilakukan melalui audit, mulai dari awal penerimaan contoh contoh sampai dengan penulisan hasil pengujian. 6. Semua bukti yang ditemukan disimpan dan direkam. Bukti yang dapat menunjukkan kebenaran pengujian dan hasil uji tidak dilaporkan hanya berdasarkan pernyataan lisan, melainkan direkam secara tertulis. 7. Apabila diperlukan rlukan dan disetujui oleh pelanggan, penyelesaian dilakukan dengan pengulangan pengujian, teknik pengukuran dan alternatif uji yang disepakati oleh pelanggan. 8. Personel pelaksana penyelidikan melaporkan hasil penyelidikannya secara rinci kepada manajer yang terkait, yang juga memuat rincian pengaduan. Laporan ditandatangani oleh personel pelaksana dan manajer yang terkait. 9. Selanjutnya Manajer Eksekutif melakukan pertemuan dengan Manajer Teknis, Ketua Lab. Riset Terpadu dan pelaksana penyelidikan untuk membuatt jawaban pengaduan.

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.8.1 PENYELESAIAN PENGADUAN


10. Manajer Eksekutif membuat balasan secara tertulis kepada pelanggan yang bersangkutan, dan apabila diperlukan disertai permohonan maaf kepada pelanggan atas ketidakpuasan terhadap pelayanan ataupun hasil pengujian. 11. Balasan penyelesaian pengaduan disertakan Penyelesaian Pengaduan (F. DP. 4.8.1.10).

Berita

Acara

Kesepakatan

12. Laporan jawaban pengaduan, oleh Ketua Lab. Riset Terpadu digunakan sebagai salah satu bahan untuk penyempurnaan pengendalian Sistem Manajemen Mutu. 13. Pelanggan diberitahu secara tertulis jika jika ada pembatalan hasil pengujian, dan segera dilakukan tindakan perbaikan dengan memberikan sertifikat pengujian yang telah diperbaiki sesuai pengaduan. 14. Rekaman pengaduan disimpan dan dipelihara oleh Manajer Administrasi. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.9.1. PENGENDALIAN PEKERJAAN PEKERJA PENGUJIAN YANG TIDAK SESUAI


Tujuan: Untuk mencegah terjadinya ketidak-sesuaian ketidak sesuaian pekerjaan pengujian atau hasil uji, terhadap prosedur atau persyaratan pelanggan yang telah disetujui. Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua kegiatan pengujian yang ditemukan atau diduga bermasalah, atau tidak t sesuai. Acuan: PM 4.9.1. Persyaratan manajemen tentang pengendalian pekerjaan pengujian yang tidak sesuai. Definisi : Tidak ada. Penanggung-jawab: Manajer Teknis sebagai penanggung-jawab penanggung utama; Ketua Lab. Riset Terpadu sebagai pendamping/supervisi. Prosedur: 1. Bilamana terjadi masalah di dalam pekerjaan pengujian, atau diduga ada masalah yang mempengaruhi hasil uji, maka Manajer Teknis segera mengevaluasi pengaruh tingkat signifikansi dari ketidak-sesuaian ketidak sesuaian tersebut, khususnya terhadap hasil uji. ketidak sesuaian tersebut berpengaruh signifikan terhadap hasil 2. Apabila tingkat ketidak-sesuaian uji, maka MT dapat menghentikan pengujian dan menahan Laporan Hasil Uji. 3. Manajer Teknis dibantu Kepala Laboratorium segera melakukan pemeriksaan terhadap sumber-sum sumber ketidak-sesuaian sesuaian yang mungkin terjadi dan aspek apapun yang kemungkinan dapat mempengaruhi hasil uji (IK DP 4.9.1.3). 4. Apabila ditemukan pekerjaan pengujian yang tidak sesuai, Manajer Teknis, mengadakan pertemuan/diskusi dengan personel penguji untuk menyusun me laporan ketidaksesuaian tersebut, menguraikan akar permasalahan, dan merekam pada (F DP 4.9.1.4) 5. Bila dianggap perlu, pelanggan diberitahu tentang temuan ketidak-sesuaian ketidak tersebut. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.11.1. TINDAKAN PERBAIKAN


Tujuan: Tindakan perbaikan dilakukan untuk menangani hasil pekerjaan yang tidak sesuai atau jika terjadi penyimpangan pada sistem mutu atau ada ketidaksesuaian pelaksanaan teknis. Ruang lingkup:: Prosedur ini dilakukan terhadap pekerjaan yang tidak sesuai dengan sistem mutu dan pelaksanaan teknis laboratorium. Acuan: PM 4.11.1. Persyaratan manajemen tentang tindakan perbaikan. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Teknis sebagai penanggung-jawab penanggung utama; Ketua Lab. Riset Terpadu sebagai pendamping/supervisi. Prosedur: 1. Apabila ditemukan pekerjaan pengujian yang tidak sesuai, Manajer Teknis beserta personel terkait melakukan penelusuran untuk mengetahui pada tahapan mana penyimpangan terjadi, kemudian segera melakukan perbaikan, termasuk bila diperlukan melakukan pengujian pengujia ulang. 2. Perbaikan dilakukan dengan mengevaluasi sistem secara menyeluruh dan sistematik (IK DP 4.9.1.3). 3. Manajer Teknis memantau efektifitas pelaksanaan tindakan perbaikan yang dilakukan. 4. Lembar evaluasi, tindakan perbaikan dan pemantauan yang dilakukan Manajer M Teknis, direkam dalam (F DP 4.9.1.4). Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.12.2. TINDAKAN PENCEGAHAN


Tujuan: Menetapkan prosedur tindakan pencegahan., agar kesalahan yang sama dan kesalahan pengujian tidak terulang lagi. Ruang lingkup: Berlaku erlaku pada kegiatan tindakan pencegahan di laboratorium pengujian. Acuan: PM 4.12. 2. Persyaratan Manajemen tentang tindakan pencegahan. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu sebagai penanggung-jawab penanggung jawab utama; Manajer Teknis sebagai pendamping/supervisi. Prosedur: 1. Ketua Lab. Riset Terpadu bersama Manajer Teknis mempelajari laporan ketidaksesuaian yang terjadi, uraian akar permasalahan, rekaman tindakan perbaikan dan pemantauan yang dilakukan Manajer Teknis terhadap ketidakketidak sesuaian yang terjadi. terjadi 2. Ketua Lab. Riset Terpadu bersama dengan Manajer jer teknis, dan manajer Administrasi mendiskusikan tindakan pencegahan yang dapat dilaksanakan. 3. Tindakan pencegahan dilaksanakan sesuai dengan uraian tugas dan kewenangan personel laboratorium. 4. Rencana tindakan dalam upaya tindakan pencegahan, antara lain: • Ikut aktif dalam kegiatan uji kemahiran yang diselenggarakan oleh Badan Penyelenggara yang berkompeten. • Melakukan kalibrasi peralatan secara rutin di Laboratorium Kalibrasi yang telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional. • Membuat perencanaan program program pelatihan pengujian bagi personel. personel • Mengikuti program uji profisiensi. profisiensi • Laboratorium Terpadu UNDANA melakukan uji ulang sampel arsip sesuai ruang lingkup untuk memastikan keabsahan hasil uji setiap 3 bulan sekali, dan digambarkan di dalam peta kendali mutu. 5. Pemantauan tindakan pencegahan dilakukan oleh Ketua Lab. Riset Terpadu setiap akhir tahun anggaran anggaran untuk mengetahui efektivitas/realisasi tindakan yang dilakukan. Penjadwalan masing-masing masing masing rencana tindakan, pemantauan tindakan pencegahan, dibawah tanggung jawab Ketua Lab. Riset Terpadu. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4. 13.1 PENGENDALIAN REKAMAN

No. Bagian 4.13.1 Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 2 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Tujuan: Untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen dokumen dokumen yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen mutu (SMM) mengacu pada ISO/IEC 17025:2005, direvisi, diimplementasikan dan dikelola secara terkendali. Ruang lingkup: Terhadap semua dokumen sistem mutu (PM, DP, IK, Formulir, Rekaman dan dokumen pendukung lainnya) Acuan: PM. 4.3.1. Definisi : Rekaman adalah semua jenis formulir yang telah diisi. Penanggungjawab: Penanggung jawab pengendalian rekaman mutu adalah Ketua Lab. Riset Terpadu, Terpadu sedangkan rekaman teknis adalah Manajer Teknis. Prosedur: 1. Rekaman mutu dan teknis disimpan khusus di ruang arsip yang mudah dibaca dan didapatkan bila diperlukan, terlindung dan terpelihara pada fasilitas yang memberikan lingkungan yang sesuai untuk mencegah kehilangan dan kerusakan atau deteriorasi. 2. Semua rekaman diberi nomor identitas yang sesuai dengan prosedur prose pengenndalian dokumen. 3. Penggunaan rekaman harus sepengetahuan penanggung jawab rekaman. (Ketua ( Lab. Riset Terpadu atau Manajer Teknis). 4. Rekaman hasil pengujian hanya diberikan kepada pelanggan dan/atau pihak yang berkepentingan atas ijin Manajer Eksekutif dan pelanggan. 5. Cadangan rekaman yang dibuat dengan sistem elektronik disimpan di dalam komputer pada Folder dan File serta diberi kata kunci khusus yang berbeda yang hanya diketahui oleh Manajer Inti dan personel khusus yang ditunjuk oleh Ketua Lab. ab. Riset Terpadu untuk menghindari dan mencegah akses dan amandemen oleh pihak yang tidak berwenang terhadap rekaman-rekaman rekaman rekaman tersebut. 6. Cadangan rekaman, setelah periode tertentu dikopi, dan disimpan dalam bentuk CD. 7. Penanggung jawab cadangan rekaman adalah adala Ketua Lab. Riset Terpadu. Terpadu

No. Bagian DOKUMEN PROSEDUR

4.13.1

4. 13.1 PENGENDALIAN REKAMAN

Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 2 dari 2 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

8. Rekaman teknis disimpan di ruang analis, yang mudah dijangkau bila diperlukan, terlindung dan terpelihara. Penangung jawab pengendalian rekaman teknis adalah Manajer Teknis. Publikasi Rekaman harus sepengetahuan Manajer Teknis. 9. Rekaman disimpan selama periode 3 tahun, selanjutnya pemusnahan rekaman teknis dan mutu dilakukan oleh Manajer Eksekutif dan Berita Acara Pemusnahan direkam pada formulir F DP4.13.1.b.9. 10. Bila terjadi kesalahan pada rekaman, setiap kesalahan harus dicoret, tidak dihapus, dibuat agar tidak kelihatan dihilangkan dan nilai yang benar ditambahkan disisinya, semua perbaikan dan rekaman yang demikian wajib ditandatangani/ diparaf oleh orang-orang yang melakukan koreksi. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.14.1. PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL


Tujuan: Untuk memverifikasi apakah Laboratorium masih tetap, secara konsisten memenuhi sistem keseluruhan, butir-butir butir butir manajemen mutu yang ditetapkan dalam ISO/IEC 17025:2005; dan untuk mengidentifikasi cara untuk menyempurnakan sistem mutu, dan bidang untuk perbaikan / peningkatan sistem dan organisasi secara berkelanjutan. Ruang lingkup : Prosedur berlaku bagi Pelaksanaan Audit Internal, untuk semua system mutu, termasuk audit kecukupan dokumen, dan dokumentasi/rekaman teknis kegiatan pengujian. Acuan: PM 4.14.1. Persyaratan manajamen tentang Audit Internal. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu; Terpadu; Pelaksanaan dibantu oleh Manajer Inti. Prosedur: 1. Perencanaan, pengoperasian dan pelaksanaan Audit Internal dibawah tanggung jawab Ketua Lab. Riset Terpadu. Terpadu 2. Dilaksanakan oleh personel yang terlatih dan memenuhi syarat serta tidak berhubungan langsung dengan kegiatan yang diaudit. 3. Audit Internal dilakukan pada bulan Nopember atau Desember setiap tahun yang meliputi seluruh elemen Sistem Manajemen Mutu termasuk kegiatan pengujian (IK DP 4.1.4.1.3). 4. Jadwal dan elemen yang diaudit disampaikan ke auditi paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan audit internal. Jadwal ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara auditi dan auditor (F. DP. 4.1.4.1.4). 5. Apabila temuan teridentifikasi, maka perbaikan dilakukan dalam jangka waktu 1 (satu) minggu hingga 3(tiga) bulan tergantung dari tingkat kesulitan jenis temuan. 6. Auditormenindaklanjuti kegiatan audit dengan memverifikasi serta merekam penerapan dan efektifitas dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan. 7. Bila temuan muan audit menimbulkan keraguan pada efektivitas kegiatan atau kebenaran/keabsahan hasil pengujian, Manajemen Lab. Terpadu UNDANA wajib melakukan tindakan perbaikan pada waktunya. 8. Bila temuan audit memperlihatkan hasil pengujian yang tidak sesuai, maka Manajer Man Administrasi memberitahu pelanggan secara tertulis. 9. Kegiatan dan hasil Audit Internal direkam pada formulir F DP 4.1.4.1.9 a-h. a 10. Hasil audit internal ditindak-lanjuti ditindak lanjuti dengan memverifikasi dan merekam penerapan dan efektivitas dari tindakan perbaikan yang y telah dilakukan. 11. Hasil Audit Internal dapat dijadikan bahan evaluasi pada saat kaji ulang tahunan. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 4.15.1. PELAKSANAAN KAJI ULANG MANAJEMEN Tujuan

:


Kaji ulang manajemen dilakukan untuk memastikan kesinambungan dan kesesuaian sistem mutu, mampu telusur, efektivitas hasil kerja dan untuk mengetahui perubahan dan penigkatan pengujian yang diperlukan.

Ruang lingkup

: Prosedur berlaku bagi pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen, pada aspek manajeen dan teknis.

Acuan

: PM 4.15.1. Persyaratan Manajemen tentang Kaji Ulang Manajemen.

Definisi

: Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pelaksanaan dibantu oleh Manajer Inti. Prosedur: 1. Kajiulang dilakukan secara periodik setiap satu tahun sekali. 2. Dalam Pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen, Manajer Eksekutif mengedarkan Formulir Usulan Perbaikan Sistim Manajemen Mutu Laboratorium kepada Semua Personel Laboratorium (F DP 4.15.1.2). 3. Formulir usulan perbaikan system mutu laboratorium dari semua personil dipelajari dan dibahas oleh Manajer Inti untuk dimunculkan usulan-usulan usulan usulan perbaikan system manajemen mutu. 4. Bahan lain yang menjadi pembahasan di dalam Kajiulang Manajemen antara lain adalah : (1) Laporan Audit Internal; (2) Laporan pengaduan dari pelanggan dan penyelesaiannya; (3) Saran dan masukan dari kunjungan pelanggan; (4) Laporan penyelesaian ketidak-sesuaian ketidak sesuaian dari uji profisiensi, uji banding; dan penyimpangan lainnya. 5. Usulan-usulan usulan dibahas di dalam pembahasan yang dihadiri dihadiri oleh semua personil laboratorium, dan diputuskan untuk perbaikan/peningkatan sistem manajemen mutu laboratorium. 6. Kaji ulang manajemen mencakup pertimbangan atas subjek-subjek subjek subjek yang terkait pada pertemuan manajemen yang reguler (F. ( DP. 4.15.1.5). 7. Hasil kaji ulang manajemen dituangkan ke dalam sistem perencanaan Laboratorium (sasaran dan program mutu) untuk tahun-tahun tahun berikutnya. 8. Hasil kaji ulang manajemen direkam pada formulir F DP4.15.1.7. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.2.1. PENETAPAN PERSONIL YANG BERTUGAS DI LABORATORIUM


Tujuan: Prosedur ini bertujuan untuk memastikan kompetensi semua personel yang terlibat, sehingga pengujian yang dilakukan akurat dan absah, sehingga dapat mempertahankan sistem mutu. Ruang lingkup: Penetapan personel dilakukan untuk memastikan bahwa personel dapat melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai sesuai dengan uraian tugas masing--masing. masing. Fungsi Laboratorium dapat berjalan semestinya, tidak mempengaruhi pengujian dan hasil uji. Acuan: PM 5.2.1. Persyaratan teknis tentang personel. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Prosedur: 1. Personel inti laboratorium ditetapkan oleh Manajer Eksekutif selaku Kepala Balai Besar, sesuai dengan jabatan di Laboratorium dan latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan kecakapan masing-masing masing masing personil, sehingga personil dapat melakukan tugasnya dengan professional (F. DP. 5.2.1.1). 2. Pelaksana pengujian, penanggung-jawab penanggung jawab alat/instrument, dan personil lainnya diusulkan oleh masing-masing masing masing Manajer Inti, sesuai dengan pengalaman masingmasing masing personel dalam ruang lingkup uji yang terkait; untuk kemudian kemudia disetujui dan ditetapkan oleh Manajer Eksekutif. 3. Semua personel Laboratorium, sebagai Pegawai Negeri Sipil, tunduk pada peraturan kepegawaian sesuai dengan peraturan Pegawai Negeri Sipil yang berlaku, dan peraturan kepegawaian lainnya dari Badan Litbang Pertanian. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.2.2. PELATIHAN PERSONEL LABORATORIUM


Tujuan: Menetapkan prosedur pengembangan kualitas sumberdaya manusia (personel), untuk meningkatkan kemampuan/kemahiran personel sehingga dapat melaksanakan system mutu secara maksimal, dan untuk menjamin kompetensi personil secara berkelanjutan Ruang lingkup: Prosedur berlaku bagi seluruh personel laboratorium, meliputi pelatihan internal maupun eksternal yang sesuai dengan bidang yang dibutuhkan dan dengan mempertimbangkan waktu dan dana yang tersedia. Acuan: PM 5.2.2. Persyaratan teknis tentang personel. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Prosedur: 1. Untuk menjamin kompetensi personil secara berkelanjutan, Manajemen Laboratorium mempunyai program pelatihan, internal maupun eksternal, sesuai dengan kemampuan, untuk semua personil. 2. Bidang pelatihan ditujukan pada perbaikan mutu Manajemen dan Teknik Laboratorium sesuai dengan ruang lingkup dan bidang-bidang bidang bidang lain yang berkaitan. 3. Pelatihan dapat dilakukan baik secara internal maupun eksternal, di dalam negeri maupun di luar negeri. 4. Manajer Eksekutif, ekutif, Manajer Teknis, Ketua Lab. Riset Terpadu dan Manajer Administrasi mengidentifikasi dan membuat rencana kebutuhan pelatihan bagi seluruh personel laboratorium sesuai dengan bidang dan tugasnya masing-masing, masing dan direkam dalam formulir F DP.5.2.2.4.. 5. Selain pelatihan, manajemen laboratorium mendukung personel untuk mengikuti seminar, ‘workshop’, pertemuan-pertemuan pertemuan pertemuan ilmiah sesuai dengan bidangnya masing-masing, masing, termasuk peningkatan pendidikan formal dan non formal. 6. Manajer Administrasi memproses program pelatihan tersebut, antara lain mengajukan permohonan pelatihan ke Institusi/Instansi/Balai tempat pelatihan, atau pendidikan yang akan dilaksanakan, termasuk mengajukan pembiayaan, proses penugasan dan penyelesaiannya penyelesaianny (F.DP. 5.2.2.6). 7. Personel yang telah menyelesaikan kegiatan pelatihan atau pendidikan, membuat laporan pelatihan dan mengevaluasi pelatihan yang telah diikuti (F. DP. 5.2.1.7), serta meneruskan pengetahuan dan ketrampilannya kepada personel laboratorium. 8. Semua kegiatan yang berkaitan dengan pelatihan untuk peningkatan SDM, didokumentasi dengan baik, untuk dijadikan sebagai pertimbangan di dalam peningkatan mutu pelatihan dimasa yang akan datang. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.2.2. PELATIHAN PERSONEL LABORATORIUM


9. Apabila kelebihan beban pekerjaan, Manajer Teknis, mengajukan kebutuhan personel yangdikontrak/dikaryakan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, sesuai dengan kualifikasinya. 10. Manajer Eksekutif merekrut personel dari laboratorium Instansi di lingkup Terpadu UNDANA yang relevan atau lulusan Perguruan Tinggi. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.2.3. PROSEDUR BAGI PERSONIL YANG DIKONTRAK Tujuan


Ruang lingkup

: Menjamin kompetensi penggunaan personel yang dikaryakan atau dikontrak laboratorium dan bekerja sesuaii dengan Sistem Manajemen Mutu laboratorium. : Penggunaan personel penguji tambahan dapat berasal dari lingkup internal maupun eksternal Terpadu UNDANA sepanjang mempunyai kompetensi terhadap erhadap pengujian yang dilakukan di laboratorium Terpadu UNDANA UNDANA.

Acuan Definisi

: PM 5.2.3. : Tidak ada.

Penanggungjawab: Prosedur

:

1.

Pemilihan personel subkontrak dilakukan oleh Ketua Lab. Riset Terpadu dengan sepengetahuan Manajer Eksekutif.

2.

Dalam pemilihan personel subkontrak Ketua Lab. Riset Terpadumelihat Terpadu terlebih dahulu dokumen kualifikasi yang sah dari personel subkontrak seperti pendidikan dan pengalaman kerja.

3.

Penggunaan personel personel subkontrak dilakukan apabila personel teknis laboratorium sudah tidak dapat mengatasi masalah atau dinilai kekurangan personel.

4.

Bentuk kerjasama dengan pihak ketiga dituangkan dalam lembar Persetujuan Kerjasama (F. F. DP 5.2.3.4). 5.2.3.4

Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.3.4. KEBIJAKAN TERHADAP PENELITI, MAHASISWA PRAKTEK DAN MAGANG


Tujuan: Agar peneliti, mahasiswa praktek dan magang dapat dilayani dengan baik dan tidak mengganggu/mempengaruhi kegiatan analisis di laboratorium, sehingga mutu data analisis tidak terganggu. Ruang lingkup: Kebijakan diberlakukan bagi peneliti, mahasiswa mahasiswa praktek dan magang. tentang kebijakan untuk peneliti, mahasiswa praktek dan magang. Acuan: PM 5.2.4. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Prosedur: 1. Setiap peneliti dari luar Instansi, mahasiswa praktek, atau magang yangmenggunakan fasilitas laboratorium selama periode tertentu harus mendapat ijin dari Manajer Eksekutif. 2. Manajer Teknis, bertanggung jawab terhadap peneliti, para mahasiswa praktek dan magang yang melakukan kegiatan di lingkup laboratorium. 3. Manajer Teknis, mengatur waktu/menjadwalkan setiap kegiatan peneliti, mahasiswa praktek dan magang. 4. Manajer Teknis, menunjuk seorang personel penguji untuk mendampingi kegiatan tersebut. 5. Kegiatan peneliti, mahasiswa praktek dan magang disesuaikan dengan kegiatan laboratorium. 6. Biodata ata atau identitas untuk peneliti, mahasiswa praktek dan magang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Manajer Administrasi (F DP 5.2.4.6). Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.2.5. URAIAN TUGAS SETIAP PERSONEL


Tujuan: Menjamin kompetensi personel dalam menjalankan tugas-tugasnya. tugas tugasnya. Ruang lingkup: Uraian tugas ini khusus untuk personel laboratorium selain personel inti. Acuan: PM 5.2.5. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Prosedur: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Penanggung-jawab jawab penyusunan uraian tugas adalah Manajer Eksekutif. Manajer Teknis, menyusun matrik uraian tugas bagi semua personel laboratorium di masing-masing masing bidang uji. Draft berupa matrik uraian tugas dibahas di tingkat manajerial. Pengawasan terhadap pelaksanaan tugas adalah masing-masing masing Kepala Laboratorium. Kaji ulang terhadap uraian tugas personel dilakukan dilakukan setiap tahun sekali, dan termasuk kaji ulang manajemen. Uraian tugas personel Laboratorium tercantum pada Lampiran PM 4.1.1.

Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.3.5. PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN RUANG LABORATORIUM

No. Bagian 5.3.5. Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Tujuan: Menjamin tidak adanya pengaruh letak dan kondisi ruangan terhadap mutu pengujian. Ruang lingkup:

Berlaku untuk semua laboratorium pengujian, dan fasilitas laboratorium seperti sumber energi, kondisi penerangan dan lingkungan harus memenuhi syarat untuk memfasilitasi kebenaran unjuk kerja pengujian.

Acuan: PM 5.3.5. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Prosedur: 1. Ketua Lab. Riset Terpadu bertanggung jawab terhadap pengendalian akses ke dan penggunaan ruangan laboratorium (IK DP 5.3.5.1). 2. Ruangan contoh, bahan kimia, preparasi contoh, penimbangan, ekstraksi, analisis intrumen, dan personel laboratorium masing-masing masing masing terpisah (tersendiri), ditata, dicegah dan dikendalian agar tidak mempengaruhi mutu hasil pengujian (IK DP 5.3.5.2). 3. Ruangan personel ersonel penguji laboratorium terletak tidak jauh dari laboratorium. 4. Laboratorium memantau, mengendalikan dan merekam kondisi lingkungan dengan mencatat kondisi suhu, kelembaban untuk ruangan yang digunakan untuk pengujian yang peka terhadap perubahan suhu dan kelembaban (F DP 5.3.5.4.). 5. Pemisahan ruangan dilakukan untuk mencegah terjadinya kontaminasi silang. 6. Limbah dari laboratorium dibedakan atas bahan-bahan bahan bahan berbahaya (B3), bahan tidak berbahaya, pecahan kaca dan benda tajam dipisahkan satu dan lainnya. 7. Limbah B3 dikumpulkan di wadah khusus. Untuk pemusnahannya, limbah tersebut dikirim ke instansi yang berwenang menangani limbah. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.4.1.1. METODA PENGUJIAN Tujuan:


Untuk menjamin penggunaan metoda pengujian yang sesuai standar nasional ataupun internasional.

Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua metoda pengujian yang menjadi ruang lingkup uji. Acuan: PM. 5.4.1.1. Definisi: Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Teknis. Prosedur: 1. Manajer Teknis di bidang pengujiannya masing-masing masing masing bertanggung jawab terhadap penetapan metoda pengujian pada contoh yang sesuai dengan ruang lingkup ujinya. 2. Laboratorium memilih dan menerapkan metoda yang tepat untuk suatu pengujian, sehingga diperoleh hasil uji yang sesuai dengan yang diharapkan. 3. Metoda pengujian yang digunakan sedapat mungkin, dengan prioritas utama adalah a metoda yang sudah SNI, atau metoda baku internasional (Lampiran PM 1.1). 4. Bila tidak tersedia metoda SNI, atau metoda baku internasional, atau dalam kondisi tertentu metoda baku internasional tidak dapat dilakukan di Laboratorium Terpadu UNDANA, maka Manajer Teknis dapat menggunakan metoda yang dikembangkan di Laboratorium Terpadu UNDANA. UNDANA 5. Sebelum digunakan, metoda yang dikembangkan diverifikasi, divalidasi, dan dievaluasi sesuai dengan cara-cara cara validasi metoda yang diterima (IK IK PM 5.4.5.2). 5.4.5.2 6. Ada tiga jenis validasi metoda yang digunakan yaitu: (1)Validasi (1)Validasi Penuh, digunakan untuk metoda yang pertama kali, laboratorium baru, metoda baru, metoda yg diterapkan pada bahan yang berbeda, dan metoda yang dikembangkan laboratorium (‘In-house methods’) ;(2)Validasi Parsial (Verifikasi), digunakan untuk metoda yang sudah pernah validasi penuh, bisa satu atau banyak parameter; digunakan untuk memverifikasi operator yang berbeda, laboratorium yang berbeda gedung, ganti sistem deteksi, perubahan prosedur, pereaksi, ganti rentang ukur, ganti software, ganti jumlah contoh, ganti matrik, ingin tahu selektivitas, dan lain-lain.; lain lain.; (3) Validasi Silang, digunakan untuk pengujian metoda baru dibandingkan dg metoda acuan yg sudah divalidasi. 7. Hasil validasi metoda direkam direkam dan dibuatkan laporan hasil validasi metoda. 8. Personel Penerima Contoh memberitahukan kepada pelanggan tentang metoda pengujian yang digunakan. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.4.6.1. PENETAPAN KETIDAKPASTIAN METODA ANALISIS


Tujuan: Untuk memenuhi persyaratan ISO 17025:2005, butir 5.4.6,, sehingga nilai tunggal dari hasil uji disertai informasi yang valid mengenai rentang nilai yang di dalamnya diperkirakan nilai benar yang diukur. Ruang lingkup: Diterapkan untuk semua metoda analisis. Acuan: PM 5.4.6.1. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Teknis Prosedur: 1. Manajer Teknis membuat konsep untuk penghitungan estimasi ketidakpastian pengukuran dilengkapi metode pengujian, validasi metode dan kalibrasi peralatan kepada pelaksana teknis untuk dihitung. 2. Pelaksana teknis menghitung nilai estimasi ketidakpastian pengukuran metoda pengujian sesuai konsep yang diberikan oleh manajer teknis (IK.DP 5.4.6.1.2). 3. Pelaksana teknis dan manajer teknis bersama-sama bersama sama mengkoreksi dan menyempurnakan nilai estimasi ketidakpastian ketidak pengukuran. 4. Manajer teknis mensahkan dan menandatangani estimasi ketidakpastian pengukuran metode pengujian di laboratorium. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.5.3. PENGGUNAAN PERALATAN


Tujuan: Untuk menjamin semua alat di laboratorium digunakan dan dirawat secara benar, menghasilkan nilai yang benar, mampu telusur, secara konsisten dan berkelanjutan. Ruang lingkup:

Prosedur berlaku pada semua alat di laboratorium pengujian Biologi Molekuler, Mikrobiologi dan Pengujian Mutu Benih.

Acuan: PM. 5.5.3 Definisi: Tidak ada Penanggungjawab: Manajer Teknis Prosedur: 1. Masing-masing masing Kepala Laboratorium bertanggung jawab bahwa setiap peralatan yang berada di laboratoriumnya dioperasikan oleh analis yang sudah terlatih. 2. Masing-masing masing Kepala Laboratorium bertanggung jawab bahwa setiap peralatan yang berada di laboratoriumnya laboratoriumnya dilengkapi dengan Instruksi Kerja Alat (IKA 5.4.1.2.), formulir penggunaan alat, catatan riwayat alat, manual orisinal dari produsen (bila masih tersedia), daftar inventaris alat. 3. Semua dokumen tersebut pada butir 2, disimpan di tempat yang aman, dan dipelihara di dengan baik. 4. Laboratorium Terpadu UNDANA adalah laboratorium penelitian dan pelayanan pengujian, maka bagi peneliti atau yang menggunakan alat, harus mendapat ijin dari Kepala Laboratorium (F. DP. 5.5.3.3). 5. Kepala Laboratorium memberikan supervisi penggunaan alat sampai pengguna alat mahir menggunakan dan mengoptimasi alat, dan pengguna alat dapat dicantumkan di dalam daftar pengguna alat. 6. Pengguna alat harus mengisi formulir penggunaan alat, dan menggunakannya sesuai dengan Instruksi Kerja alat (DP. 5.5.3.5). 7. Apabila terdapat indikasi bahwa alat tersebut tidak ’optimized’, atau ada gejala penyimpangan pengukuran, segera melaporkan kepada kepala laboratorium atau penanggung-jawab jawab alat tersebut. 8. Setiap peralatan mempunyai daftar penggunaan alat (kartu (kartu kendali alat) untuk mengetahui kondisi alat (rusak, atau baik) yang tersimpan di setiap alat. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.5.5.g. PERAWATAN DAN PENGECEKAN ANTARA PERALATAN Tujuan:

No. Bagian : 5.5.5.g. Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Untuk menjamin semua alat ukur di laboratorium berfungsi dengan baik, menghasilkan nilai yang benar, mampu telusur, secara konsisten dan berkelanjutan, dan terhindar dari kontaminasi atau deteriorasi.

Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua alat ukur di laboratorium pengujian Biologi Molekuler, Mikrobiologi dan Pengujian Mutu Benih. Acuan: PM. 5.5.5.g. Definisi: Tidak ada Penanggungjawab: Manajer Teknis Prosedur: 1. Manajer Teknis, dibantu oleh Penanggung Jawab Peralatan bertanggung jawab terhadap penanganan yang aman, transportasi, penyimpanan, penggunaan dan perawatan setiap alat ukur yang berada di laboratorium. laboratorium 2. Manajer Teknis, dibantu oleh Penanggung Jawab Peralatan memberi dan menginventarisasi seluruh peralatan yang ada. 3. Peralatan yang masih dapat berfungsi, atau tidak berfungsi, diidentifikasi /diberi label secara jelas. 4. Setiap alat memiliki petunjuk pengoperasian alat alat dan cara perawatannya (Instruksi Kerja Alat). 5. Selain pemeliharaan, Manajer Teknis, dibantu oleh Penanggung Jawab Peralatan melakukan pengecekan antara setiap periode tertentu dengan cara tertentu (IK PM 5.5.10),, dan jika dianggap perlu, didukung dengan cara cara melakukan uji dengan bahan acuan pada konsentrasi tertentu dengan ulangan sebanyak 3 x. 6. Apabila terdapat indikasi bahwa alat tersebut tidak menunjukkan pengukuran yang benar, atau diduga terjadi penyimpangan, pengguna alat segera melaporkan kepada kepala kepa laboratorium atau penanggung-jawab jawab alat tersebut. 7. Manajer Teknis mengajukan usulan perbaikan jika alat dapat diperbaiki, dikalibrasi ulang, atau mengajukan untuk pengadaan peralatan baru sebagai penggantinya. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.6.1. KALIBRASI


Tujuan: Agar peralatan yang digunakan selalu menghasilkan nilai yang benar, mampu telusur, secara konsisten dan berkelanjutan, karena dikalibrasi oleh Lembaga yang kompeten. Ruang lingkup: Prosedur berlaku untuk seluruh peralatan laboratorium, pengujian mutu Acuan: PM 5.6.1. Persyaratan teknis tentang kalibrasi peralatan. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer penanggungjawab alat.

Teknis;

dibantu

oleh

kepala

laboratorium

dan

Prosedur: 1. Semua peralatan di Lab Terpadu UNDANA yang berpengaruh langsung pada nilai pengukuran, dikalibrasi oleh Lembaga Kalibrasi Kalibrasi yang telah diakreditasi oleh KAN. 2. Setelah dikalibrasi, penanggung jawab peralatan atau personil yang kompeten melakukan perawatan dan pengecekan antara. 3. Apabila di dalam pengecekan antara ada indikasi atau kecenderungan tidak menunjukkan pengukuran yang benar, atau diduga terjadi penyimpangan, pengguna alat segera melaporkan kepada kepala laboratorium atau penanggung-jawab jawab alat tersebut. 4. Peralatan diperiksa, sa, dioptimasi ulang, diperbaiki, dan dikalibrasi ulang. 5. Selain data hasil pemeriksaan antara, kalibrasi ulang juga berdasarkan pertimbangan frekuensi dan jumlah atau lama pemakaian masing-masing masing masing alat. 6. Alat yang dikalibrasi ditetapkan oleh Manajer Teknis, dengan memeriksa buku penggunaaan alat, riwayat alat, dan data pemeriksaan antara. 7. Kalibrasi dilakukan oleh lembaga atau perusahaan yang telah diakreditasi oleh KAN 8. Sertifikat dan data kalibrasi alat, disimpan dan didokumentasikan oleh Manajer Teknis. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.6.3.1. PENANGANAN STANDAR DAN BAHAN ACUAN


Tujuan: Agar standar dan bahan acuan yang digunakan bermutu tinggi, tidak rusak sehingga ketertelusuran pengukuran dapat dipertahankan. Acuan: PM 5.6.3.1. Ruang lingkup: Berlaku untuk semua standar dan bahan acuan yang digunakan untuk semua ruang lingkup uji. Penanggungjawab: Manajer Teknis; pelaksanaannya dibantu oleh kepala laboratorium dan stafnya. Prosedur: 1. Laboratorium Terpadu UNDANA mempunyai prosedur penanganan standard dan bahan acuan (IK DP 5.6.3.1.) 2. Manajer Teknis bertanggung jawab terhadap terhadap pemeliharaan standar bahan acuan tersebut. 3. Standar dan bahan acuan digunakan untuk memelihara ketertelusuran pengukuran. 4. Pada saat penerimaan standard dan bahan acuan, Manajer Teknis memperhatikan bentuk fisik, label dari standard dan bahan acuan tersebut, tersebut, dan diperiksa kesesuaiannya dengan sertifikat yang menyertainya. 5. Standard dan bahan acuan disimpan di tempat yang disarankan di dalam kemasan, atau ditempat yang sesuai (kulkas, freezer atau suhu ruang), diinventarisasi, diberi tanggal penerimaan dan tanggal mulai dibuka atau digunakan. 6. Dilakukan pengenceran atau pelarutan dengan konsentrasi yang sesuai untuk pengujian dan dipisahkan ke dalam boto-botol boto botol sebagai bahan acuan sekunder, dan diberi label yang jelas, nama yang mempersiapkan bahan acuan, tanggal dibuat, dan paraf pembuat. 7. Bahan acuan dianalisis sesuai dengan ruang lingkup uji, pada periode tertentu, dan datanya digunakan untuk ‘Pengendalian Mutu Internal’. 8. Bahan acuan yang dimaksud adalah contoh uji silang yang diikuti oleh Laboratorium Terpadu UNDANA atau bahan acuan internal yang telah diuji banding dengan laboratorium lain yang telah mendapat akreditasi dari KAN. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 8.1. PENANGANAN, PERLINDUNGAN DAN PENYIMPANAN CONTOH

No. Bagian Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

: 8.1.

: 1 dari 1

Tujuan: Agar contoh dari pelanggan dapat dijamin memenuhi persyaratan untuk analisis, menghasilkan data sesuai dengan tujuan analisis, dan dapat di-analisis analisis ulang bilamana diperlukan. Ruang lingkup: Prosedur berlaku untuk penanganan contoh laboratorium pengujian Acuan: PM 5.8.1. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Teknis. Prosedur: 1. Contoh dari pelanggan, atau yang diterima melalui pos, diperiksa di bagian penerimaan contoh (Personel Manajer Administrasi), dilakukan identifikasi abnormalitasnya untuk memastikan bahwa contoh tersebut dalam kondisi baik/layak uji. 2. Contoh yang layak uji dibagi dua, satu untuk dianalisis, dianalisis, sisanya disimpan sebagai contoh arsip. 3. Kedua contoh tersebut diberi kode (nomor urut contoh) sesuai dengan cara pemberian kode yang telah ditetapkan, ditetapkan dengan menggunakan alat tulis yang tidak mudah terhapus. 4. Bilamana terdapat kelainan fisik, bau, warna, warna, dll. Manajer Administrasi mengkonsultasikan kelainan dari contoh tersebut ke Manajer Teknis. Manajer Teknis, melakukan pemeriksaan dan memutuskan bahwa contoh tersebut layak uji atau tidak. 5. Manajer Teknis mendistribusikan contoh uji ke unit kegiatan uji yang sesuai. 6. Kepala Laboratorium mencatat contoh baru tersebut pada buku penerimaan contoh di masing-masing masing Laboratorium. 7. Contoh yang telah dicatat, bila tidak segera dianalisis, disimpan pada penyimpanan contoh sementara. 8. Penanganan, perlindungan dan penyimpanan contoh uji disesuaikan dengan karakteristik contoh uji. Apabila contoh mudah busuk seperti tanaman, maka disimpan di lemari pendingin. Apabila tidak mudah busuk, tidak perlu di lemari pendingin namun dijaga dari efek sinar matahari langsung. a. Untuk contoh tanaman, serealia atau biji-bijian biji bijian disimpan di lemari pendingin. b. Untuk contoh uji mikroba dan biologi molekuler, disimpan di lemari pendingin (deep freezer). c. Penyimpanan contoh harus dijaga dari gangguan tikus, atau lainnya. 9. Penyimpanan contoh, contoh, diusahakan semaksimal mungkin tidak jauh dari Laboratorium Uji. 10. Contoh dikeluarkan dari penyimpanan apabila kegiatan pengujian dimulai. 11. Contoh sisa yang diuji dijadikan contoh arsip, dan disimpan selama 1 sampai 3 bulan, tergantung pada jenis contoh. 12. Pemusnahan musnahan contoh sisa uji dilakukan oleh Manajer Teknis (F. DP 5.8.1.10). Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.9.1.a. PENGGUNAAN BAHAN PEMBANDING SECARA TERATUR

No. Bagian 5.9.1.a. Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Tujuan: Agar pelaksanaan analisis memberikan hasil analisis yang bermutu, mampu telusur, secara berkelanjutan dan konsisten, serta dapat diandalkan validitasnya. Ruang lingkup: Prosedur berlaku untuk semua laboratorium pengujian. Acuan: PM 5.9.1.5 Jaminan mutu hasil pengujian. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Teknis. Prosedur: 1. Manajer Teknis bertanggung jawab atas pelaksanaan penggunaan bahan pembanding secara teratur dan berkala. 2. Bahan pembanding yang digunakan adalah bahan yang telah ditetapkan kadarnya pada program validasi metoda, atau program uji profisiensi atau uji banding lainnya. 3. Bahan pembanding tersebut disimpan ditempat khusus untuk mempertahankan kadarnya sampai maksimal 3 tahun. 4. Penggunaan bahan pembanding diuji sesuai dengan jenis uji contoh. 5. Data hasil uji bahan pembanding disimpan dalam folder khusus. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 5.9.1.b. UJI PROFISIENSI DAN UJI SILANG ANTAR LABORATORIUM

No. Bagian : 5.9.1.b. Terbitan/Revisi Tanggal Terbit Tanggal Revisi Halaman : 1 dari 1 Disetujui Ketua Lab. Riset Terpadu

Tujuan: Prosedur ini bertujuan untuk menjamin mutu dan keabsahan hasil pengujian yang dilakukan oleh laboratorium. Ruang lingkup: Berlaku untuk seluruh jenis uji. Acuan: PM 5.9.1.b. Depinisi: Tidak ada Penanggungjawab: Manajer Teknis. Prosedur: 1. Manajer Teknis bertanggungjawab secara keselutuhan terhadap pelaksanaan pengendalian mutu hasil pengujian. 2. Penyelia bertanggung-jawab bertanggung jawab terhadap mutu hasil pengujian di tingkat unit pelaksana (analis, pelaksana pengujian dan laboran), dan mengkonfirmasi data dan proses ses pengujian. 3. Analis atau pelaksana pengujian bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pengujian dan pencatatan hasil pengujian. 4. Jika terdapat hasil pengujian yang tidak sesuai, dilakukan evaluasi terhadap factor penyebab ketidasesuaian sampai teridentifikasi. teridentifikas 5. Manajer Teknis melakuka tindakan perbaikan sesuai dengan factor-faktor factor penyebab ketidaksesuaian. 6. Laboratorium Terpadu UNDANA mengikuti uji profisiensi/uji silang minimal sekali dalam satu tahun dengan Laboratorium yang telah mendapat ISO/IEC 17025:2005. 7. Hasil evaluasi uji profisiensi didokumentasikan dan dijadikan bahan kaji ulang tahunan laboratorium. 8. Disamping uji profisiensi/uji silang, laboratorium melakukan pengendalian mutu internal sebagai salah satu alat evaluasi dan pengendalian mutu pengujian. 9. Hasil uji profisiensi atau uji banding disimpan di dalam file rekaman Uji Profisiensi/Uji Banding. Dokumen Terkait:

DOKUMEN PROSEDUR Logo Lab Terpadu UNDANA 510.1. PELAPORAN HASIL PENGUJIAN


Tujuan: Agar hasil pengujian yang dilaporkan akurat, absah, jelas, objektif, dan tidak meragukan. Ruang lingkup: Prosedur ini mencakup tatacara pelaporan hasil dari tiap pengujian, untuk disampaikan kepada pelanggan dalam bentuk laporan/sertifikat hasil pengujian. Acuan: PM 5.9.1.6. Jaminan mutu hasil pengujian. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Administrasi.

Manajer

Teknis;

pelaksanaan

administrasi

adalah

Manajer

Prosedur: 1. Analis mencatat hasil pengamatan dan data perhitungan dalam laporan lembar hasil perhitungan. 2. Penyelia mengevaluasi lembar hasil perhitungan dan memindahkan ke draf laporan hasil pengujian (F DP 5.10.1.2.). 3. Evaluasi hasil pengujian di tingkat lanjut, merupakan tanggungjawab Manajer Teknis, dengan dibantu oleh Penyelia. 4. Draft laparan hasil pengujian diberikan ke Manajer Administrasi untuk diketik sebagai laporan hasil pengujian atau sertifikat, kemudian dikembalikan ke Manajer Teknis untuk ditanda-tangani. ditanda 5. Laporan hasil pengujian yang telah ditanda-tangani ditanda tangani Manajer Teknis, dikirimkan ke Manajer Administrasi, untuk dibuatkan surat pengantar dari Manajer Eksekutif. 6. Pelanggan menanda-tangani menand tangani penerimaan hasil pengujian baik lansung, maupun melalui pos (F. DP. 5.10.1.6a-b). 5.10.1.6a Dokumen Terkait: +++ (Lampiran DP 4.1.5.j.6). Matrik analis bila berhalangan hadir.

2014. Terkendali

Recommend Documents