LAPORAN AKHIR P2M DANA DIPA UNDIKSHA 2014 SPK.PKM. NO.148/UN48.15/LPM/2014
PELATIHAN TATA KELOLA MANAJEMEN PADA KOPMA CITRA DANA PENANGGUNJAWAB KEGIATAN
I WAYAN SUWENDRA,SE.,M.SI (KETUA ) NIDN:0014057003 DRS. I KETUT KIRYA,M.M (ANGGOTA) NIDN:0031125010 NI NYOMAN YULIANTHINI,SE.,M.M (ANGGOTA) NIDN: 0029078205 DESAK NYOMAN SRI WERASTUTI,SE.,M.SI.,AK (ANGGOTA) NIDN.0006127903 NI LUH HENNY ANDAYANI,S.ST.PAR.,M.PAR (ANGGOTA) NIDN: 0014048306
UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA SINGARAJA TAHUN 2014
1
2
Kata Pengantar Program pengabdian kepada masyarakat (P2M) ini dilakukan dalam rangka untuk memberikan pelatihan tentang tata kelola koperasi yang baik. Pelatihan ini mengacu pada analisis situasi yang terjadi pada kopma “Citra Dana”Undiksha di Singaraja Pada kesempatan ini, pelaksana P2M menyampaikan rasa terimakasih yang sedalamdalamnya kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan : Dana Pengabdian, informasi dan data yang sangat berharga. Untuk itu pada kesempatan ini kami dari Tim P2M mengucapkan banyak terimaksaih atas peran serta dukungannya kepada : 1. Ketua Lembaga pengabdian kepada Masyarakat (LPM) Undiksha 2. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis 3. Pengurus dan anggota koperasi Mahasiswa (Kopma) Citra Dana 4. Rekan-rekan Tim pengabdian Masyarakat. Besar harapan kami tim pengabdian kepada masyarakat, bahwa dengan hasil P2M dapat bermanfaat bagi pengembangan koperasi kedepan, khusunya pada tata kelola koperasi Mahasiswa Citra Dana Undiksha Singaraja, September 2014
Tim P2M
3
DAFTAR ISI Lembaran Pengesahan Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Bab I. Pendahuluan a. Analisis Situasi b. Indentifikasi dan Rumusan Masalah c. Tujuan Kegiatan d. Manfaat Kegiatan Bab II. Metode Pelaksanaan Bab III. Hasil dan Pembahasan Bab IV. Penutup a. Simpulan b. Saran Daftar Pustaka Lampiran
4
…………………………………… …………………………………... …………………………………... …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ……………………………………
Hal i ii iii iv v 1 1 2 3 3 4 5 10 10 10 11 12
DAFTAR TABEL …………………………………… …………………………………...
Tabel 3.1 Tabel 3.2
5
Hal 8 8
BAB I PENDAHULUAN a. Analisis Situasi Koperasi Mahasiswa (KOPMA) Citra Dana merupakan badan usaha yang berada di kampus tengah Universitas Pendidikan Ganesha jalan Udayana No. 11 Singaraja, sesuai dengan Anggaran Dasar (AD) fungsi dan peran Kopma Citra Dana adalah sebagai organisasi ekonomi dan organisasi pendidikan yang membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatakan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya, untuk mencapai maksud tersebut Kopma Citra Dana menyelenggarakan usaha Perdagangan dan jasa. Dibidang perdagangan meliputi; Penyediaan Alat Tulis, makanan ringan dan secara isidental juga menyediakan kebutuhan mahasiswa baru dalam kegiatan OKK. Sedangkan dibidang jasa, pelayanan foto copy, print out,pulsa Keanggotaan Kopma Citra Dana sampai saat ini berjumlah sebanyak 11.350 yang terdiri dari anggota biasa dan anggota aktif, anggota biasa adalah mahasiswa UNDIKSHA yang sudah membayar simpanan pokok serta mempunyai kartu simpanan pokok anggota. Sedangkan anggota aktif adalah anggota biasa yang sudah mengikuti pendidikan dan pelatihan (Diklat), dari jumlah tersebut yang menjadi anggota aktif sebanyak 250 orang yang dalam perkembangannya selalu mengalami penyusutan. Besarnya kontribusi (simpanan pokok) yang dibayar oleh anggota adalah sebesar Rp. 15.000 dan meningkat pada tahun 2013 sebesar Rp. 20.000, sedangkan kontribusi simpanan wajib maupun simpanan sukarela tidak ada. Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan langsung dengan pengurusnya, dari kegiatan usaha yang dijalankan omzet perharinya berkisar antara Rp.70.000 s.d Rp.150.000 dengan waktu operasi pukul 07.30 s.d 17.00 wita, dengan jumlah anggota yang begitu besar rata-rata penjualan tersebut masih terlalu kecil. Perangkat organisasi Kopma Citra Dana terdiri dari rapat anggota, pengurus dan pengawas, rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi di koperasi yang diselenggarakan paling sedikit sekali dalam setahun, yang terdiri dari Rapat Anggota Tahunan (RAT), Rapat anggota Khusus (RAK) dan Rapat Anggota Luar Biasa (RALB) namun dua bentuk rapat terakhir selama ini belum pernah dilakukan, dan pada saat usulan proposal ini dibuat beberapa minggunya lagi akan diadakan RAT. Selanjutnya pengurus terdiri dari 20 orang
6
yang terdiri dari Ketua umum, ketua bidang, bendahara umum, bendahara usaha dan sekretaris, sedangkan pengawas terdiri dari 3 orang. Karenanya, koperasi harus diberdayakan. Sejalan dengan itu, kedepan berbagai upaya terus dilakukan untuk memberdayakan koperasi. Upaya pemberdayaan koperasi ditujukan untuk mewujudkan lingkungan usaha yang mampu menstimulasi, mendinamisasi dan memfasilitasi koperasi yang berkualitas dan menciptakan iklim usaha yang kondusif pada berbagai tingkatan pemerintah agar koperasi memiliki daya saing yang tinggi baik didalam maupun di luar negeri. Khususnya terkait dengan salah satu program revitalisasi koperasi,yaitu peningkatan akses koperasi terhadap sumberdaya produktif terutama sumber pembiayaan, beberapa pihak terkait seperti pihak perbankan atau lainnya berharap dapat ikut memanfaatkan hasil pemeringkatan/pengklasifikasian
keperasi.
Untuk
itu
diperlukan
upaya
penyesuaian/penyempurnaan dan pengintegrasian terhadap metode dan instrument klasifikasi yang selama ini telah digunakan agar mampu mengakomodasikan berbagai kepentingan. Khususnya kepentingan pemeringkatan bagi koperasi yang bersangkutan.
b. Identifikasi Dan Perumusan Masalah Mitra dalam kegiatan P2M ini adalah Kopma Citra Dana dengan jumlah anggota 11.350 anggota, 20 orang pengurus , 3 orang pengawas, berdasarkan observasi dan interview sebagai langkah awal P2M ini ditemukan bahwa mitra ini menghadapi beberapa permasalahan yang dapat dirinici sebagai berikut : 1. Anggota Kopma Citra Dana tingkat partisipasinya baik sebagai pemilik (owner) maupun sebagai pelanggan (coustamer) masih rendah terbukti dengan anggota hanya membayar simpan pokok saja sedangan simpanan wajib dan simpanan sukarela tidak pernah dilakukan, demikian juga dengan peran anggota sebagai pelanggan, ini terbukti dengan omzet penjualan dalam sehari masih rendah dibandingkan dengan jumlah anggota yang begitu besar. 2. Promosi terhadap usaha yang dimiliki oleh Kopma Citra Dana belum dilakukan secara optimal seperti penyebaran brosur, pamplet dan lain-lain belum dilakukan, seperti ajakan untuk berbelanja dikoperasi dengan kata-kata “Dari Oleh dan Untuk Anggota”. 3. Pencatatan transaksi penjualan belum memiliki standar prosedur operasioanl (SOP) sehingga sering terjadi ketidak balance antara penjualan dengan persediaan barangnya.
7
4. Transaksi penjualan masih dilakukan secara manual tidak dilakukan dengan sistem computerisasi sehingga tidak terdeteksi anggota yang aktif dan tidak aktif dalam melakukan transaksi c. Tujuan Kegiatan Kegiatan program pengabdian masyarakat dalam bentuk pelatihan Tata kelola manajemen Koperasi sehingga mereka paham bagaimana menumbuh kembangkan koperasinya Kegiatan ini memiliki tujuan yakni; 1. Dipahaminya pengelolaa koperasi yang sesuai dengan prinsip identitas (kriteria identitas ) yaitu anggota sebagai pemilik dan anggota sebagai pelanggan 2. Tersusunnya promosi (propaganda)
yang baik dengan kalimat ajakan untuk
memanfaatkan usaha koperasi 3. Tercatatnya setiap transaksi dengan baik sesuai dengan standar Akuntansi 4. Tercatatnya transaksi dengan sistem komputerisasi d. Manfaat Kegiatan Program pengabdian kepada masyarakat ini berupa pelatihan tata kelola manajemen pada Kopma Citra Dana yang memberikan manfaat bagi anggota dan pengelolanya. Dengan tata kelola manajemen yang baik dan partisipasi yang meningkat dapat meningkatkan keberhasiln koperasi. Adapun manfaat dari kegiatan ini adalah 1. Meningkatnya pemahaman anggota Kopma Citra Dana baik sebagai pemiliki maupun sebagai pelanggan 2. Terlaksananya promosi dengan baik yang bermuara kepada kemauan anggota untuk berpartisipasi kepada koperasinya 3. Terjadinya tertib administrasi dengan pencatatan akuntansi yang baik 4. Terlaksananya sistem penjualan secara komputerisasi
8
BAB II METODE PELAKSANAAN Berdasarkan rumusan masalah yang diangkat dalam pelaksanaan pengabdian masyarakat kali ini metode yang dipilih dalam pelaksanaanya adalah program pelatihan tata kelola manajemen pada Kopma Citra Dana. Kurangnya pemahaman pengeloalaan koperasi dan partisipasi anggota menjadi alasan kuat pelaksanaan pengabdian kali ini. Pengabdian kali ini memiliki fungsi yang sangat penting khususnya dalam pengelolaan Koperasi sehingga Kopma dapat berkelanjutan. Adapun tahapan – tahapan dalam pengabdian masyarakat kali ini dimulai dengan kegiatan 1) kegiatan observasi mengenai masalah yang dihadapi oleh mitra. 2). pendataan terhadap peserta pelatihan sebanyak 57 orang yang terdiri dari pengurus sebanyak 20 orang, pengawas sebanyak 3 orang, dan anggota sebanyak 34 orang yang berasal dari masing – masing Himpunan Mahasiswa Jurusan. 3). pelaksanaan Kegiatan pengabdian kepada Masyarakat. Alur kegiatan disajikan pada gambar berikut:
Kurangnya Partisipasi Anggota Lakukan Observasi dan Wawancara dengan Pengurus Kopma Citra Dana
Kurangya Promosi (Propaganda)
Tidak Dilakukan Prosedur Akuntasi
Transaksi Dilakukan Secara Manual
Pendataan Peserta Pelatihan
Pengawas
Pengurus
Anggota Pelaksanaan Pengabdian pada Masyarakat
Gambar 2.1 Alur Kegiatan
9
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN a. Hasil Pelaksanaan P2M yang diselenggarakan pada tanggal 27 Agustus 2014, pada pengurus dan anggota aktif koperasi mahasiswa “Citra Dana” para peserta diberikan pelatihan tentang tata kelola manajemen dan pembukuan koperasi, sebagaimana yang telah diungkapkan dalam metode pelaksanaan dalam kegiatan P2M ini. Materi yang diberikan pada sesi pertama adalah tentang tata kelola manajemen koperasi yang baik atau yang dikenal dengan istilah Good Governance Cooperative yang merupakan penerapan dari Good Corporate Governance (GCG) Rasionalisasi pemberian materi ini pertama, karena mereka (Pengurus, Badan Pengawas dan Anggota) Kopma ini supaya menyadari bahwa keberhasilan pengelolaan koperasi tidak terlepas dari kondisi koperasi sebagai sebuah organisasi yang sehat,transparan, akuntable, mandiri, responsible, dan wajar dengan tetap mengacu pada prinsip-prinsip koperasi. Disamping itu mereka harus menyadari bawah anggota koperasi memiliki peran yang ganda yaitu sebagai pemilik dan sebagai pelanggan. Keadaan yang ideal tersebut mereka mulai dari mana?. Inilah pertanya yang mereka harus mampu menjawab dan mengimplementasikannya dalam pengembangan Kopma kedepan sebagimana diamanatkannya dalam AD/ART Kopma “Citra Dana”. Perlu adanya komitmen untuk perubahan (change) baik dari sisi mindset orang, organisasi serta praktek penyelenggaraan organisasi, selanjutanya mereka harus menyadari bahwa pengelolaan koperasi itu atas dasar sistem bukan orang. Terbangunnya system dengan baik itu diawali oleh kesiapan, kelengkapan aturan, mekanisme di internal organisasi. Aturan tersebut berupa AD/ART, yang sejalan dengan perubahan-perubahan kondisi. Disamping itu pula tersedianya aturan diluar itu diantaranya Standar Operasional prosedur dalam pembelian, penjualan, dan lain sebagainya. Itulah yang dimaksud dengan system bukan orang. Disamping itu pula Mampu mereka menangkap peluang-peluang pasar yang ada,sehingga potensi yang besar tersebut bisa termanfaatkan, hal ini disebabkan karena ada orientasi yang diinginkan, yaitu Profit oriented dan benefit oriented berjalan sejalan. Selanjutna materi kedua adalah pembukuan koperasi, sebagai wujud keberhasilan GGC ini adalah penerapan pembukuan yang baik dan benar, sehingga pengetahuan akuntasi sangat penting.
Karena dengan pengetahuan akuntansi yang dimiliki dapat mengetahui
apakah koperasi memperoleh keuntungan atau malah mengalami kerugian.
10
Kegiatan Akuntasi (pencatatan) yang dimulai dari pencatatan-pencatatan transaksi, dari pencatatan transaksi tersebut akah mengasilkan Laporan keuangan yang berupa Neraca, Laporan Laba/Rugi Laporan arus kas. Selanjutnya bagimana praktek-praktek akuntansi dibuatkan sebuah skenario pelatihan yang dibuat dalam bentuk simulasi-simulasi pencatatan trasaksi, pembuatan neraca, pembuatan laporan Laba Rugi dan perubahan arus kas. Diakhir pelatihan ini diadakan diskusi.
Dari diskusi tersebut timbul beberapa
pertanyaan dari para peserta diantaranya : 1.
Gede Bayu “Pertanyaannya apakah tata kelola koperasi yang baik terfocus pada modal usaha saja. Narasumber menjawab, tata kelola yang baik tidak saja dipandang dari satu sisi saja, seperti yang ungkapkan diatas tetapi harus secara menyeluruh. Mulai dari : a.
Kelembagaan koperasi adalah penting karena menentukan tujuan kegiatan, status, hukum, manajemen, dan sumber daya manusia di dalam koperasi. Oleh karna itu, ketika hendak mendirikan koperasi (dalam hal ini koperasi sekolah) kita harus melihat arah dan tujuan koperasi ekonomi para pendiri.
b.
Pengorganisasian menghasilkan suatu susunan tugas atau tanggung jawab yang terdiri dari bagian – bagian yang terintegasikan melalui hubungan antar bagian dalam koperasi. Melalui pengorganisasian terjadilah kerja antar orang, antar kelompok, dan antar bagian. Struktur organisasi koperasi dapat ditinjau dari segi intern organisasi koperasi dan segi ekstern organisasi koperasi.
c.
Struktur intern organisasi koperasi melibatkan unsur-unsur didalam organisasi itu sendiri. Struktur organisasi intern mengatur pembagian tugas dan wewenang orangorang yang bekerja didalam koperasi dan mendeskripsikan jenis hubungan dan tanggungjawab setiap setiap jabatan. Unsur-unsur dalam organisasi intern koperasi antara lain sebagai berikut : Alat kelengkapan organisasi meliputi rapat anggota, pengurus dan badan Pengawas Pelaksana,
meliputi
manajer
dan
karyawan
koperasi
Pengelolaan organisasi koperasi, agar koperasi bisa berjalan dengan baik, koperasi perlu dijalankan secara professional dan melibatkan unsur-unsur antara lain rapat anggota, pengurus, anggota, dan badan pengawas. Ketiga unsur itu berkerja sama untuk mencapai tujuan koperasi.
11
2. Apakah Penggunaan Kartu Anggota aktif bisa berfungsi seperti kartu ACC (Hardys), jawaban narasumber “Bisa” justru kartu itu harus diberdayakan atau difungsikan, sebagai contoh kartu tersebut dipakai bukti untuk melakukan transaksi sehingga siapa anggota koperasi yang paling banyak bertransaksi mereka yang paling banyak mendapatkan point pada akhir tahun dalam pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU), anggota ini lah mendapatkannya paling banyak.
Bagimana pencatatan persediaan yang baik untuk
Kopma citra dana, jawaban narasumber dibantu dengan kartu persediaan, kartu pembelian, kartu penjualan dan lain lain pelaporan mengenai persediaan sangat penting bagi koperasi dalam mengambil suatu keputusan dan persediaan merupakan salah satu dari beberapa unsur yang paling aktif dalam operasi koperasi yang secara terus menerus diperoleh, diproduksi, dan dijual. Oleh karena itu, sistem akuntansi itu sendiri harus dilaksanakan sebaik mungkin sehingga tidak mengalami hal-hal yang mengganggu jalannya operasi koperasi .Pelaporan persediaan dianggap vital untuk memberikan informasi yang berguna bagi koperasi . Apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan persediaan, maka akan mengakibatkan kesalahan dalam menentukan besarnya SHU.
Dari penjelasan diatas,
maka dapat diketahui bahwa mengelola persediaan barang sangat penting artinya bagi koperasi . Oleh karena itu, persediaan harus di-manage secara benar yang diterapkan dalam suatu perusahaan agar membawa faedah yang baik dalam pencapaian laba yang diinginkan. 3. Apakah pencatatan persediaan barang dagangan dicampur atau dipisahkan? Mengelola kartu persediaan Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dengan tujuan dijual kembali tanpa merubah bentuk. 1.
Dokumen transaksi dan buku yang diperlukan a) Dokumen transaksi yang diperlukan dalam pengelolaan kartu persediaan : 1) Surat permintaan pembeliaan 2) Surat order pembelian 3) Laporan penerimaan barang 4) Faktur pembelian 5) Surat order pengiriman barang 6) Faktur penjualan 7) Memo kredit b) Buku yang digunakan dalam proses pengelolaan kartu persediaan : a. Buku jurnal pembelian b. Buku jurnal penjualan c. Buku jurnal pengeluaran kas d. Buku jurnal penerimaan kas e. Buku jurnal umum f. Kartu persediaan 2. Data transaksi persediaan barang dagang : a. Pembelian barang dagang b. Penjualan barang dagang 12
3.
c. Retur penjualan dan pemotongan harga d. Retur pembeliandan pemotongan harga e. Beban angkut pembelian f. Beban angkut penjualan Pengelolaan kartu persediaan barang dagang :
Tabel 3.1 Kartu persediaan system periodic KARTU PERSEDIAAN Nama barang : PT. … No. kode : Satuan : Tanggal Nomor Dibeli Jumlah Harga Diterima Bukti Dari Satuan Satuan Total
Jumlah Harga
Jumlah Harga Persediaan Barang
Tabel 3.2 Kartu persediaan barang system perpetual Kartu persediaan Nama barang :
Metode :
Kode barang : Satuan : Tgl
No Bukti
Pembelian unit
Penjualan
Harga Jumlah Satuan (Rp)
unit
Persediaan akhir
Harga Jumlah Unit satuan (Rp)
Harga Jumlah satuan (Rp)
4. Laporan keuangan koperasi apa perlu di lakukan ekternal audit, jawabannya perlu. Hal ini disebabkan laporan auditor harus menyatakan apakah laporan keuangan telah disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yan berlaku umum. Laporan auditor harus menunjukkan keadaan di mana prinsip akuntansi tidak diterapkan secara konsisten dalam penyusunan laporan keuangan periode berjalan dibandingkan dengan prinsip akuntansi yang diterapkan pada periode sebelumnya.
Pengungkapan informative dalam laporan keuangan harus
dipandang memadai,kecuali dinyatakan lain dalam laporan auditor. Laporan audior harus memuat suatu pernyataan pendapat mengenai laporan keuangan secara menyeluruh,atau suatu asersi bahwa penyataan demikian tidak dapat diberikan. Sehingga laporan keuangan koperasi perlu diaudit untuk melihat apakah penyajian laporan keuangan sudah sesuai dengan fakta atau tidak.
13
b. Pembahasan Penyelenggaran P2M yang diselenggarakan pada tanggal 27 Agustus 2014, pada pengurus dan anggota aktif koperasi mahasiswa “Citra Dana” para peserta diberikan pelatihan tentang tata kelola manajemen dan pembukuan koperasi, sebagaimana yang telah diungkapkan dalam metode pelaksanaan dalam kegiatan P2M ini. Materi yang diberikan pada sesi pertama adalah tentang tata kelola manajemen koperasi yang baik atau yang dikenal dengan istilah Good Governance Cooperative yang merupakan penerapan dari Good Corporate Governance (GCG) Dari pelatihan tersebut menimbulkan adanya rasa keingin tahuan terhadap tata kelola koperasi yang baik dan benar, hal ini ditunjukkan oleh antusiasme peserta untuk bertanya sejalan pula dengan analisis situasi yang pertama kali dilakukan pada saat penyusunan proposal ini. Tata kelola yang baik tidak saja pada pengelolaan modal semata namun dilakukan secara menyeluruh mulai dari Kelembagaan koperasi, Pengorganisasian menghasilkan suatu susunan tugas atau tanggung jawab yang terdiri dari bagian – bagian yang terintegasikan melalui hubungan antar bagian dalam koperasi. Dan Struktur intern organisasi koperasi melibatkan unsur-unsur didalam organisasi itu sendiri.
14
BAB IV PENUTUP a. Simpulan 1. Tata kelola manajemen koperasi harus dimulai dari adanya sebuah komitmen untuk berubah. 2.
Penerapan akuntansi yang baik dan benar akan berdampak pada pelaporan keuangan yang benar pula.
b. Saran 1.
Kegiatan pelatihan seperti ini dilaksanakan secara berkala untuk memberikan pengetahuan dan ketrampilan kepada para pengelola koperasinya
2.
Secepat mungkin untuk menerapkan pencatatan transaski yang benar, untuk menghindari terjadinya penyelewengan.
15
Daftar Pustaka
Hendra, Manajemen Koperasi,2010, Erlangga.Jakarta Neddy Rafinaldy Halim,2014,Kapan Lagi.com Muhamad Wahyudi Sarkasyi,2008,Good Corporate Governence,Alpabet Bandung Suwendra,I Wayan, 2012 Manajemen Koperasi. Singaraja Badan Pusat Statistik Bali, 2012, Bali dalam angka 2012, Denpasar UU N0 12 Tahun 1992 Pokok-pokok perkoperasian
16
Lampira Kegiatan Foto-Foto kegiatan
17
FOTO-FOTO KEGIATAN
18
LOKASI Kopma citra Dana Undiskha
19
