Dr. Péter András belső ellenőr/külső szakértő Mobil: 20/9941678; email:
[email protected]
Jelentést készítő: Név: Dr. Péter András belső ellenőr
Aláírás: Dátum: 2014. február 10.
Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal Alsózsolca, Kossuth Lajos út 138 3571 /2014 (hivatal érkeztetési iktatószám)
2013. ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
Ellenőrzési jelentés 3 példányban készült. Kapják:
Urbánné Lengyel Zsuzsanna jegyző
Zsiros Sándorné polgármester Irattár A jelentésben foglaltakat kérjük bizalmasan kezelni!
(A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 49.§ (3) bekezdés rendelkezése szerint a helyi önkormányzati költségvetési szerv esetén a belső ellenőrzési vezetőnek az éves ellenőrzési jelentést a jegyzőnek, a tárgyévet követő év február 15-ig kell megküldeni.)
2 2013 ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS 1. VEZETŐI ÖSSZEFPOLALÓ
Az éves ellenőrzési terv alapján, 2013. évben bizonyosságot adó belső ellenőrzés 3 alkalommal történt. A képviselő testület által jóváhagyott éves ellenőrzési tervben három ellenőrzés volt ütemezve a IV. negyedévben. Az ellenőrzés elvégzésére külső szervezet megbízása 2013. december 9-én történt. Az ellenőrzés során 3 intézkedési terv készült, melyben 21 javaslat megvalósítására történt rendelkezés. Általános megállapítás, hogy a belső kontroll rendszer folyamatba épített ellenőrzésénél a gazdálkodási jogkörök gyakorlásánál az ellenőrzés hiányosságokat állapított meg. Az Önkormányzat által kialakított belső kontrollok biztosítják a pénzügyi gazdálkodás folyamatainak szabályosságát és eredményességét, de az ellenőrzési megállapítások alapján hiányos működésűnek értékelhető. A gazdálkodás folyamatában kulcsszerepet betöltő szakmai teljesítésigazolás és az utalvány ellenjegyzés kontrolltevékenységeit nem a szabályzatban előírtak szerint működtették. 2. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA ÖNÉTRÉKELÉS ALAPJÁN (Bkr. 48. § a) pont) A.) Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. § aa) pont) • Az éves ellenőrzési terv alapján az alábbi ellenőrzésekre került sor:
Közösségi Ház és Könyvtár intézménynél a munkatörvénykönyv és a közalkalmazotti törvény alkalmazása Polgármesteri Hivatal pénzügyi vizsgálata A 2012. évben indított és befejezett közbeszerzési eljárások vizsgálata • a tervtől való eltérések és annak indokai: nem volt eltérés B.) A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. § ab) pont) • Ellenőrzések személyi feltételeinek megléte - A polgármesteri hivatalnál önálló munkakörben belső ellenőr foglalkoztatására nem került sor. A belső ellenőrzési tevékenység ellátása külső szervezet – Dr. Péter András egyéni vállalkozó - bevonásával történt. A szervezettel külön megállapodás keretében történt meghatározásra az ellátandó feladat. Biztosított volt a belső ellenőr funkcionális függetlensége, nem vett részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a szervezet operatív működésével kapcsolatosak; - Tárgyévre vonatkozó összeférhetetlenségi eset nem állt fenn; - Belső ellenőrök regisztrációja: Dr. Péter András szakközgazdász, belső ellenőri regisztrációs száma: 5114155.; - A belsőellenőr képzéséről a külső szervezet köteles gondoskodni. A belső ellenőr 2013. évben az államháztartási belső pénzügyi ellenőrzés, ÁBPE–továbbképzés I. elnevezésű képzésen sikeres vizsgát tett;
Az ellenőrzés tárgyi feltételei biztosítottak voltak, a polgármesteri hivatal az ellenőrzéshez helységet biztosított, az egyéb tárgyi feltétel biztosítása a külső szakértő feladata volt.
Ellenőrzést akadályozó tényezők nem merültek fel.
3 C.)
Az ellenőrzések fontosabb megállapításai
Az éves ellenőrzési terv alapján az alábbi ellenőrzésre került sor:
Közösségi Ház és Könyvtár intézménynél közalkalmazotti törvény alkalmazása
a
munkatörvénykönyv
és
a
Az intézmény hatályos alapító okiratát a képviselő testület 87/2012. (XII.17.) sz. határozatával hagyta jóvá, az alapító okirat kiadásának időpontja 2012. június 18. Az intézmény 2012. évtől önállóan működő (gazdasági szervezettel nem rendelkező) költségvetési szerv. A Közösségi Ház és Könyvtár gazdálkodási feladatait a Polgármesteri Hivatallal látja el együttműködési megállapodás alapján. Az együttműködési megállapodás 2011. január 1. keltezett, az akkor hatályos Ámr. szerint részben önálló költségvetési szerv volt. A megállapodás a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendeletre (Ámr.) hivatkozik. A költségvetési szerv alapításakor már az nem volt hatályos, helyette az 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.) volt érvényben. Az Ávr. 10. § (1) szerint: Ha a költségvetési szerv nem rendelkezik szervezettel, az irányító szerv köteles az irányítása alá tartozó szervezettel rendelkező költségvetési szervet kijelölni, amely a szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv tekintetében a 9. § (1) szerinti feladatokat (gazdálkodás, finanszírozás, könyvvezetés) ellátja.
gazdasági gazdasági gazdasági bekezdése
Az ellenőrzésnek nem tudták bemutatni a képviselő testület kijelölő határozatát, valamint a 2011. évben aláírt együttműködési megállapodás jóváhagyására vonatkozó határozatát. Az Ávr. 10. § (5) alapján az azonos irányító szerv irányítása alá tartozó költségvetési szervek esetén a munkamegosztási megállapodást az irányító szerv – képviselőtestület hagyja jóvá. Az intézmény szervezeti és működési szabályzattal (SzMSz) rendelkezik. A SzMSz 2011. április 11-én keltezett, nem hatályos Áht, jogszabályra hivatkozással. A Közösségi Ház és Könyvtár jogállása 2012 évtől megváltozott, mint önállóan működő költségvetési szerv működik, ennek megfelelően az új Áht. alapján kell SzMSz-t készíteni. Az önkormányzat által alapított intézményben dolgozó közalkalmazottak jogviszonyát, az illetmények és a szabadságok megállapításának, a munkáltatói nyilvántartások jogszabályi megfelelőségét vizsgálta az ellenőrzés. A kinevezésekhez szükséges személyi okmányok, iskolai végzettséget igazoló okiratok –erkölcsi bizonyítvány kivételével – minden munkavállaló esetében rendelkezésre álltak.
A vezetőn kívül, a többi munkakört betöltőktől (4 fő), az erkölcsi bizonyítványt az alkalmazáskor nem kérték meg. Nem tartották be a Kjt. 20. § (2) bekezdésben, az alkalmazási feltételként előírtakat. Egy kivétellel valamennyi közalkalmazott kinevezési okmányát írásba foglalták. Egy fő áthelyezéssel került az intézményhez, kinevezési okmány részére nem készült.
4 Nem tartották be a Kjt. 21. § (1) előírását, mely szerint közalkalmazotti jogviszony
kinevezéssel létesíthető.
A 2007. szeptember 01. időpont után történő kinevezések esetében (1 fő), a 3 hónap próbaidő megállapítására vonatkozó Kjt. 21/A. § előírását nem tartották be. A Kjt. 40. § (1) a. pontja előírásának megfelelően a vezető minősítése, a vezetői
megbízás lejárta előtt megtörtént, az újabb minősítése 2013. szeptember 1-től volt esedékes.
A közalkalmazottakról egyedi nyilvántartást az intézmény vezet, azok a közalkalmazottak személyi anyagai között fellelhetők voltak, de a Kjt. 5. sz. mellékletében meghatározott
„A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatköre” nyilvántartás (adatlap) nem készült. A munkatörvénykönyvében és közalkalmazottak jogállásáról szóló törvényben meghatározott munkáltató nyilvántartási kötelezettségeknek eleget tesznek. A munka díjazásával kapcsolatos előírásokat betartják. A munka díjazásával kapcsolatos okmányok vizsgálata alapján megállapítható, hogy a vizsgált személyi anyagoknál a fizetési osztályok és fizetési fokozatok, a garantált illetmény megállapítása dokumentumokkal alátámasztott, rendben volt. A vezetői pótlékról a 150/1992. (XI. 20.) Korm. rendelet (Kjt. – Vhr.) - a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a művészeti, a közművelődési és a közgyűjteményi területen foglalkoztatott közalkalmazottak jogviszonyával összefüggő egyes kérdések rendezésére – tartalmaz előírást. A Kjt. – Vhr. 19. § szerint a magasabb vezető, valamint a vezető beosztások körét és a vezetői pótlék minimális mértékét a 3. melléklet tartalmazza. A Kjt. – Vhr. 3. sz. melléklete alapján a minimális vezetői pótlék a pótlék alap
(2012. évben 20.000 Ft) %-ában a Városi könyvtár, közművelődési intézmény igazgatója munkakörben 225 %. Az intézményvezető 2012.január 16-án kelt átsorolásában, a magasabb vezetői pótlék megállapítása (40,000 Ft/hó) nem felelt meg a Kjt-Vhr. 3. sz. mellékletében - Városi
könyvtár, közművelődési intézmény igazgatója részére - meghatározott minimális mértéknek, mely szerint a minimális vezetői pótlék összeg 45.000 Ft/hó lehet.
A munkavállalók szabadság nyilvántartása áttekinthető, egyéni saját tervezésű nyomtatványon, évenkénti nyilvántartás adatokat tartalmazva történik. Az intézmény dolgozói esetében, 2012 évben a tételes ellenőrzés alapján a szabadságjogosultsági napok száma, valamint a kivett szabadságok a nyilvántartás alapján egyező volt. Szabadság engedélyezési dokumentumot nem készítenek. A jelenléti íven történő szabadság feltüntetés a szabadság kiadására vonatkozó Mt. 122. §-ában előírtak betartására nem alkalmas. (A szabadság kiadásának időpontját a munkavállalóval legkésőbb a szabadság kezdete előtt tizenöt nappal közölni kell.)
5 Az intézményben a közalkalmazottak száma jelenleg 5 fő, Közalkalmazotti Tanács nem működik. Az intézményben közalkalmazotti képviselőt nem választottak. Javasolt a Kjt. 14. § alapján a közalkalmazotti képviselő megválasztása, és a Kjt-ben maghatározott jogok gyakorlásában együttműködés kialakítása.
Polgármesteri Hivatal pénzügyi vizsgálata A vizsgálat során felmérésre és értékelésre került a gazdálkodás szabályozottsága, pénzügyi elszámolások vizsgálata 2012. évben. Az ellenőrzés a gazdálkodási feladatok végrehajtására kormányrendeletben meghatározott számviteli politika, ennek keretében a – az eszközök és a források leltározási és leltárkészítési szabályzat, – az eszközök és források értékelésének szabályozását, – a pénzkezelési szabályzat, – önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat meglétére, a Pénzkezelési szabályzat, a Gazdálkodási szabályzat aktualizáltságára terjedt ki. A polgármesteri hivatal hatályos Pénzkezelési valamint a Gazdálkodási szabályzata tartalmazza a bankszámlakezelésre, a pénzkezelésre, valamint a pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlására vonatkozó előírásokat, a jogkörök gyakorlásával megbízott személyeket, megbízásukat. A szabályzatok felülvizsgálata, aktualizálása a jelentés részletes megállapításaiban közöltek alapján indokolt. A pénzügyi elszámolások, a pénztári okmányok, nyilvántartások, a pénz kezelésének, elszámolásának vizsgálatánál az ellenőrzés megállapította, hogy • Költségvetési forgalmat lebonyolító, tételesen ellenőrzött bankszámla kivonatokon feltüntetett összeg, a könyvelési utalványon szereplő és a banknaplóban lekönyvelt adatok, valamint a pénztári bizonylatoknál a pénztárjelentésben feltüntetett összeg, a kiadási illetve bevételi pénztárbizonylatokon szereplő adatok teljes egyezősége megállapítható volt. • A bankszámla kivonatok és az ahhoz csatolt könyvelési utalványok, bizonylatok dossziékban áttekinthetően vannak elhelyezve. Az ellenőrzött tételeknél a könyveléséi utalványrendeleten az utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés minden esetben megtalálható volt. • Tipikus hiányosság volt, hogy az önkormányzat és a polgármesteri hivatal bankszámlái közötti, helyesbítő tételek átvezetéseinél belső bizonylat nem készítettek, azokról külön főzetben található a nyilvántartás. • Több esetben előfordult, hogy az ellenőrzött pénztári bevételi és kiadási pénztárbizonylatoknál a gazdasági eseményt (pénzmozgást) alátámasztó bizonylatok nem voltak csatolva, vagy nem a gazdasági eseményt alátámasztó bizonylatok voltak elhelyezve, vagy a csatolt bizonylatok (jegyzékek) nem voltak összesítve, aláírva, dátummal ellátva. A gazdasági eseményt alátámasztó bizonylat hiányában a gazdálkodási jogkörök (érvényesítés, utalványozás, teljesítés igazolása), a folyamatba épített ellenőrzésre kialakított belső kontrollok gyakorlásának szabályszerűsége nem biztosítható, az aláírások formálisak. Nem tartották be a SzTv. 15.§ (3) előírását, „A könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük.” Nem tartották be a Szt.165. § bizonylat tartalmára vonatkozó előírásait.
6 • A szakmai teljesítésigazolások gyakorlása néhány esetben nem a gazdálkodási szabályzatban előírtak szerint történt. • A dekádonként készült időszaki pénztárjelentéseken a pénztár ellenőr aláírása megtalálható, de a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokon a pénztár ellenőr aláírása hiányzik. A pénztár ellenőr feladata többek között, hogy a pénztárjelentésben rögzített tételekhez megvannak-e a pénztári- és alapbizonylatok. Nem tartották be a pénzkezelési szabályzat V.2.4. pontban meghatározott, a pénztár ellenőr feladataira vonatkozó előírásokat. • A számítógépes házipénztár programmal rögzített, „Elszámolási előleg nyilvántartás” vezetése hiányos. A kiadott elszámolási kötelezettséggel járó előlegek nem minden esetben kerültek rögzítésre az elszámolási előleg nyilvántartásban. • Pénzkezelő helyen beszedett pénzek elszámolásának rendje – milyen alapbizonylatot kell készíteni az elszámoláshoz, hogyan és határidőben kell a költségvetési szerv házipénztárába befizetni - a pénzkezelési szabályzatban nem szabályozott. A pénzkezelést jelenleg is végző dolgozók felelősségvállalási nyilatkozatot sem tettek. Általános megállapítás, hogy a belső kontroll rendszer folyamatba épített ellenőrzésénél a gazdálkodási jogkörök gyakorlása a pénztári dokumentumoknál, az ellenőrzés jelentős hiányosságokat állapított meg. Az Önkormányzat által kialakított belső kontrollok – gazdálkodási jogkörök gyakorlása - biztosíthatják a pénzügyi gazdálkodás folyamatainak szabályosságát és eredményességét, de az ellenőrzési megállapítások alapján hiányos működésűnek értékelhető. A gazdálkodás folyamatában kulcsszerepet betöltő utalvány ellenjegyzés, érvényesítés kontrolltevékenységeit nem a szabályzatban előírtak szerint működtették. A 2012. évben indított és befejezett közbeszerzési eljárások vizsgálata A vizsgálat során felmérésre és értékelésre került a közbeszerzés szabályozottsága, a jogszabályi előírások és a belső szabályozások összhangja. Az éves ellenőrzési terv alapján az ellenőrzési programban meghatározott feladat a 2012. évben indított és befejezett közbeszerzési eljárások vizsgálata volt. A 2012. évi közbeszerzési tervben meghatározott „Idősek napközi otthonának bővítése, felújítása” feladat 2012. évben nem kezdődött el. A közbeszerzés megindítására csak 2013. évben került sor. (2013. 03.28. Hirdetmény közzététele nélkül induló eljárás esetén az eljárást megindító felhívás megküldésének napja) Az ellenőrzés alatt az eljárás még nem fejeződött be, a közbeszerzési eljárás eredeti, teljes körű dokumentációi, a közbeszerzési eljárás lebonyolítással megbízott vállalkozónál – alvállalkozónál találhatók, azok a hivatalban nem voltak megtekinthetők.
7 Az ellenőrzés nem vizsgálta a 2013. évben indult eljárás teljes körű szabályszerűségét, de a rendelkezésre bocsájtott iratmásolatok alapján tett észrevételeket. Főbb megállapítások Alsózsolca Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a Polgármesteri Hivatal által lebonyolított közbeszerzési eljárások lefolytatására megalkotta a Közbeszerzési Szabályzatot a 42/2012. (III. 22.) Kt. számú határozatával fogadta el. Általános megállapítás, hogy a közbeszerzési szabályzatban az eljárások lefolytatásával kapcsolatos feladatokat az ajánlattételi felhívástól a szerződéskötésig nem szabályozták. (az eljárás megindítása; a részvételi, illetve az ajánlattételi szakasz szabályai; részvételi jelentkezések illetve az ajánlatok felbontása; a részvételi jelentkezések illetve ajánlatok elbírálása és értékelése; összegezés elkészítése; előzetes vitarendezés, iratbetekintés) A Kbt. 31. § (1) a) pontja szerint a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) az elfogadását követően haladéktalanul, a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban – amennyiben az Adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges a saját vagy fenntartója honlapján – közzétenni. A közbeszerzési terv közzététele Alsózsolca város honlapján a „Közérdekű adatok/Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok/Képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvei” menü pontokon keresztül érhető el. A közbeszerzési terv a 2012. VIII.22. jegyzőkönyvben található meg. Ez nehezen lelhető fel, ha nem ismerjük a testületi ülés időpontját, nem találjuk meg. Az ellenőrzés javasolta a város honlapján az elérhetőség feltételének egyszerűbb megoldását. A közbeszerzési eljárás előkészítése során a közbeszerzési bíráló bizottságot 2013.01.11-én a polgármester kijelölte, erről értesítette az érintetteket. ( Tóth J. Sándor képviselő-testület tagja, bírálóbizottság elnök, Majoros Géza képviselőtestület tagja, Oroszné Verba Julianna gondozási központ vezetője, Dési Petra PH. titkársági és személyzeti ügyintéző bizottsági tagok.) A kijelölés nem volt jogszerű. A Kbt. 22. § (5) bekezdés szerint az ajánlatkérő nevében az eljárást lezáró döntést meghozó személy (önkormányzati képviselő) nem lehet a bírálóbizottság tagja. Testületi döntéshozatal esetén a döntéshozó a testület tagjai közül kizárólag tanácskozási joggal rendelkező személyt delegálhat a bírálóbizottságba. Ezt a döntést korrigálták, amikor 2013.02.28-i keltezéssel a polgármester „Megbízó levél és összeférhetetlenségi nyilatkozat”-ot a képviselő testületi tagoknak már nem adtak, csak a bíráló bizottsági tagoknak. A közbeszerzési Bíráló Bizottság tagjainak kijelölésénél bizonytalanság volt tapasztalható, második alkalommal már a képviselő tagjait csak tanácskozási joggal kérték fel a bizottság munkájába. Nem jelölték meg a bizottságon belül ki lesz a bizottság elnöke.
8 Ezek a hiányosságok abból is adódtak, hogy az önkormányzat Közbeszerzési Szabályzata hiányos, ezekre nem adott eligazítást. A szabályzat a közbeszerzési eljárás lebonyolítására ellenőrzési nyomvonal szerűen nem ad útmutatást. A közbeszerzés alapján a beruházás EU támogatással valósul meg, ezért az NFÜ közreműködő szervezete, a Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Zrt. (MAG Zrt.) 2013. november 27-i keltezéssel megküldte az Önkormányzat részére „Öregek Napközi Ellátását Biztosító Épület átalakítása az Alsózsolca 312/1 hrsz alatt felvett ingatlan vonatkozásában, ÉMOP-4.2.1=A-11-2012-0002” közbeszerzés utóellenőrzési jelentését. Megismerve a MAG Zrt. utóellenőrzési jelentést, a belső ellenőrzés az abban tett megállapítások körét nem vizsgálta újra. Az utóellenőrzés szerint a vizsgált közbeszerzési eljárással kapcsolatos hiányosságok: - az eljárás során keletkezett jegyzőkönyvek tartalmát nem megfelelőnek minősítették, - az eljárás során a bíráló bizottság által hozott javaslatokat nem megfelelőnek minősítették, - az eljárás lefolytatása nem felelt meg a Kbt. rendelkezéseinek, Az utóellenőrzésben tett észrevételek alapján az ajánlattételi felhívás, dokumentáció, valamint az eljárás lefolytatása nem felelt meg a Kbt. rendelkezéseinek. Ezek alapján szabálytalansági eljárást kezdeményeztek. Az MAG Zrt. utóellenőrzés szerint „A jelentés kiállítása az ajánlatkérő Kbt-ben meghatározott felelősségét nem érinti!” A MAG Zrt. utóellenőrzése alapján következtethető, hogy az eljárás lebonyolításával megbízott „közbeszerzési szakember”, aki a bíráló bizottság tagja is volt, nem végzett szakszerű munkát. Rr. Jámbor Igor Roland ügyvéd és dr. Tóth Gergely ügyvéd, mint közbeszerzési eljárásban közreműködő szakértők által készített és csatolt, MAG Zrt.-nek címzett, észrevétel előterjesztés a szabálytalansági eljárás kezdeményezéséről szóló értesítés vonatkozásában, levélben közölt álláspontjuk szerint a szabálytalansági eljárás lefolytatásának kezdeményezése megalapozatlan. A közbeszerzési szakértő dr. Tóth Gergely ügyvéd 2014. január 8-i mail levelében írja: „A MAG Zrt. a közbeszerzési eljárásban szabálytalansági eljárást kíván kezdeményezni, azonban az észrevételére felszólító levél még nem érkezett meg. A szabálytalansági eljárás az eljárás eredményét, a támogatást, a beruházást nem fogja érinteni, kedvezőtlen elbírálás esetén sem. A kedvezőtlen elbírálás esetén, esetleges szabálytalanságok megállapítása esetén is kizárólag a közbeszerzési szakértői díjból kerül levonásra valamekkora tétel. Ebben az esetben sem éri Önöket kár, mivel az összeget természetesen a közbeszerzési eljárással érintett szakértő visszautalja az Önök számára” A MAG Zrt. közreműködő szervezet utóellenőrzésében közölt szabálytalansági eljárás lezárását követően lehet értékelni a közbeszerzési szakértők részéről megállapított hiányosságokat és további következtetések alapján intézkedést tenni.
9 A közbeszerzés eljárás lebonyolítására vonatkozó GONFALONIERE Kft alvállalkozói szerződésben a közbeszerzési szakértői feladat ellátására, megbízott részéről kijelölt operatív kapcsolattartóknál nem jelölt, hogy hivatalos közbeszerzési szakértők lennének. (regisztrációs számuk nem feltüntetett.) D.)
Ellenőrzések nyilvántartása Az ellenőrzések ügyiratai a Polgármesteri Hivatalnál, iktatott ügyiratként vannak elhelyezve. A 2013. évben végzett belső ellenőrzésekről összesítő nyilvántartás készült, mely a polgármesteri hivatalnál megtalálható.
E.)
A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. § ac) pont) Előre tervezett hivatalos tanácsadói megbízások: nem voltak. A belsőellenőr informális tanácsadói megbízásokat teljesített, felmerült kérdésekben véleményezés, valamint rutinszerű információcserékre került sor.
3. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA, INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSULÁSA (Bkr. 48. § c) pont) A javasolt intézkedések felsorolása / javasolt intézkedések végrehajtásának státusza
(Intézkedési terv végrehajtásáról megküldött tájékoztatás alapján) Közösségi Ház és Könyvtár intézménynél a munkatörvénykönyv és a közalkalmazotti törvény alkalmazása 1. A hatályos Ávr. alapján a A képviselő testület határozattal jelölje ki a Közösségi Ház és Könyvtár önállóan működő, gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv részére Avr. 9. § (1) bekezdése szerinti feladatok ellátására a Polgármesteri Hivatalt. Készítsék el a Polgármesteri Hivatal és a Közösségi Ház és Könyvtár együttműködési megállapodását a hatályos Áht. és Ávr. alapján. Az együttműködési megállapodást Ávr. 10. § (5) előírása alapján a képviselő-testület határozattal fogadja el. Határidő: 2014. március 2. A Közösségi Ház és Könyvtár SzMSz elkészítése a hatályos alapító okirat alapján, és annak képviselő testülettel történő jóváhagyása Határidő: 2014. március 3. A közalkalmazottak hiányzó erkölcsi bizonyítványának bekérése, becsatolását követően közalkalmazotti jogviszony alkalmazási feltételének vizsgálata, az erkölcsi bizonyítvány elhelyezése a személyi anyagokban. Határidő:2014. január. Éves jelentés elkészítéséig a végrehajtásról a belső ellenőr nem kapott információt 4. El kell készíteni Szabó Csabáné részére a hiányzó kinevezési okmányt. Határidő:2014. január. Éves jelentés elkészítéséig a végrehajtásról a belső ellenőr nem kapott információt 5. A jövőben a kinevezéseknél a Kjt. 21/A. § próbaidő megállapítására vonatkozó rendelkezés betartása. Határidő: folyamatos, kinevezéseknél alkalmazzák a próbaidő kikötését.
10 6. A Közösségi Ház és Könyvtár vezetőjének a Kjt. 40. § (1) a) pont szerint az esedékes minősítését elkészíteni. Határidő: 2014. március 7. A Kjt. 5. sz. mellékletében meghatározott „A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatköre” nyilvántartást pótlása. Határidő: 2014. február 8. Az Mt. 122. §-ban elírtak betartására szabadságok kiadásánál engedélyezési nyomtatványt kell használni. Határidő: folyamatos, a szabadságok kiadásánál engedélyezési nyomtatványt használnak. 9. A Kjt. 14. § alapján a közalkalmazotti képviselő megválasztása, és a Kjt-ben maghatározott jogok gyakorlásában együttműködés kialakítása, közalkalmazotti szabályzat elkészítése. Határidő: 2014. március 10. Javasolt az intézményvezető átsorolásában a magasabb vezetői pótlékot a Kjt. – Vhr. 19. § előírásának megfelelően megállapítani. Határidő: 2014. január. Éves jelentés elkészítéséig a végrehajtásról a belső ellenőr nem kapott információt Polgármesteri Hivatal pénzügyi vizsgálata
1. Pénzkezelési szabályzat és a Gazdálkodási szabályzat felülvizsgálata és aktualizálása. Határidő: 2014. március 31. 2. A pénztáros az elszámolásra kiadott előlegek esetén, a PENNY házipénztár nyilvántartó számítógépes programban az előleg kiadás és elszámolás tényét teljes körűen rögzítse. Határidő: folyamatos, előleg kiadások és elszámolások ténye teljes körűen rögzítésre kerülnek. 3. Az újabb kiállítású be- és kiadási pénztárbizonylaton a pénzbefizető, illetve pénzátvevő nevének feltüntetése, ennek megfelelően az idegen személy esetén a személyi igazolvány számának feltüntetése. Határidő: folyamatos, a pénzbefizető illetve pénzátvevő neveit pénztárbizonylatokon feltüntetik. 4. Az újabb kiállítású kiadási pénztárbizonylatokhoz csatolt gazdasági eseményt alátámasztó bizonylatokon (számlák, egyéb bizonylat) a teljesítés igazolását a gazdálkodási szabályzat IV. pontjában előírtak szerint végezzék el. Határidő: folyamatos, a teljesítés igazolását a gazdálkodási szabályzat IV. pontjában előírtak szerint végezik. 5. A gazdasági jogkört gyakorló, érvényesítést ellátó személy - a folyamatba épített ellenőrzés gyakorlásakor (aláírás) - a gazdasági eseményt alátámasztó bizonylatok (belső bizonylatok is) meglétének és megfelelőségének vizsgálatát az utalványozás előtt, a gazdálkodási szabályzatban előírtak szerint végezze el. Határidő: folyamatos, a gazdasági eseményt alátámasztó bizonylatok elhelyezésére a folyamatba épített kontrollpontokon figyelemmel kísérik. 6. A pénztár ellenőr, a pénzkezelési szabályzatban előírt feladatinak ellátását a kiadási- és bevételi pénztárbizonylatokon történő aláírásával minden esetben igazolja. Határidő: folyamatos, a pénztár ellenőr az ellenőrzés tényét a kiadási illetve bevételi pénztárbizonylatokon aláírásával is ellátja.
11 7. Kulccsal vagy kóddal zárható-nyitható pénzszállító táska beszerzése és alkalmazása, ennek meghatározása a pénzkezelési szabályzatban is. Határidő: 2014. február 15. 8. A pénzkezelési szabályzat V. 5. pont „A házipénztáron kívüli pénzkezelés szabályai, az elszámolás rendje” újra szabályozása. Határidő: 2014. február 15. A 2012. évben indított és befejezett közbeszerzési eljárások vizsgálata 1. El kell végezni a közbeszerzési szabályzat felülvizsgálatát, részletesebb kidolgozását, abban a feladatok, végrehajtási és felelőségi körök egyértelműbb meghatározását, az eljárások lefolytatásával kapcsolatos feladatokat az ajánlattételi felhívástól a szerződéskötésig szabályozni, az eljárási dokumentum minták mellékletben történő elhelyezését. Határidő: 2014. április 30. 2.
A város honlapján a „Közérdekű adatok” menü pontban „Közbeszerzések” menü pontot kell nyitni, és itt elhelyezni a közzétételre előírt és tájékoztató információkat. Határidő: folyamatos, a város honlapján „Közbeszerzések” menüpont megtalálható,
3. A jövőben induló közbeszerzési eljárások lebonyolítására lehetőleg regisztrációval rendelkező, hivatalos közbeszerzési szakértő megbízására kell törekedni. Határidő: folyamatos 4. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN (Bkr. 48. § b) pont) A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. § ba) pont) A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. § ba) pont) Éves ellenőrzési tervben a IV. negyedévre ütemezett ellenőrzés december hónapban történő végrehajtása nem volt elégséges arra, hogy a kontrollrendszer elemeinek értékeléséhez elégséges információ a belső ellenőr részére rendelkezésre álljon. A gazdálkodás folyamatában kulcsszerepet betöltő szakmai teljesítésigazolás és az utalvány ellenjegyzés kontrolltevékenységeit nem a szabályzatban előírtak szerint működtették, a hiányosságok megszüntetésére intézkedési terv készült.
