2013. (V. 15.) rektori utasítás A Budapesti Gazdasági Főiskola bér- és munkaügyi, továbbá a kari bérgazdálkodási és HR-feladatok munkafolyamatáról

7/2013. (V. 15.) rektori utasítás A Budapesti Gazdasági Főiskola bér- és munkaügyi, továbbá a kari bérgazdálkodási és HR-feladatok munkafolyamatáról

BUDAPEST 2013 (2013. május 15. napjával hatályos változat)

1

A Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban: Főiskola) bér- és munkaügyi, bérgazdálkodási és HR folyamatainak és feladatainak egységes elvek szerinti ellátása érdekében – tekintettel a Központosított Illetményszámfejtő Rendszerre (továbbiakban: KIR) és a Főiskola intézményi szabályzataiban foglaltakra – a Bér- és Munkaügyi Osztály, valamint a kari bérgazdálkodás, HR munkafolyamatainak szabályozása vonatkozásában az alábbiakat rendelem el. Az utasítás hatálya 1. § Az utasítás hatálya a Főiskola valamennyi, bér- és munkaügyi, bérgazdálkodási és HR feladatokkal foglalkozó dolgozójára és az e feladatával összefüggő tevékenységére terjed ki. Kari munkatárs(ak) feladatai 2. § (1) A Főiskola kari munkatársainak bérgazdálkodási és HR feladatai: a) kiválasztás, pályáztatás, b) beléptetés, c) be- és kijelentés, d) rendszeres juttatások számfejtésének, időadatok feldolgozásának előkészítése, e) nem rendszeres juttatások számfejtésének előkészítése, f) kiléptetés, g) bérgazdálkodás (státusz), h) dokumentumok, igazolások előállítása, kiadása, i) utalványok, orvosi alkalmassági vizsgálat, jubileumi jutalom kezelése, j) analitikák, lekérdezések, kimutatások. (2) Kiválasztás, pályáztatás keretében ellátandó feladatok köre: a) felvételi igény jelzése (szervezeti egység, munkáltatói jogkör gyakorlójának), b) üres státusz, bérkeret ellenőrzése, c) pályáztatás szükségességének meghatározása, d) pályázati felhívás, közzétételi javaslat elkészítése, e) pályázati anyag megküldése főtitkár felé, f) pályáztatás lefolytatása (interjú, értékelés, kiválasztás), g) pályázók értesítése, h) értesítés pályázat eredményéről (munkáltatói jogkört gyakorló vezető, főtitkár, szervezeti egység vezető), i) pályáztatáson kívül eső munkakör betöltésekor hirdetés megfogalmazása, feladása, j) kiválasztása lefolytatása (interjú, értékelés, kiválasztás), k) értesítés kiválasztás eredményéről (munkáltatói jogkört gyakorló vezető, szervezeti egység vezető). (3) Beléptetéssel járó feladatok: a) elektronikus vagy papír alapú személyügyi nyilvántartás megnyitása az új belépő részére, a jelentkezési anyag csatolásával, b) a belépő tájékoztatása a felvételi folyamatról, és a szükséges okmányok, igazolások köréről, az „Adatlap” átadása és kitölttetése, c) a munkavédelmi, tűzvédelmi oktatás, valamint az orvosi alkalmassági vizsgálat bizonylatainak előkészítése, d) a belépés előtt egy héttel az új belépőtől az „Adatlap”, a belépéshez szükséges minden eredeti okirat, továbbá a Főiskola foglalkozás-egészségügyi orvosa által kiadott munkaalkalmasságról szóló igazolás átvétele, másolatok elkészítése, 2

e) vezetői instrukció szerint a „Kinevezési javaslat” elkészítése, aláíratása a munkáltatói jogkör gyakorlójával, f) az iratok továbbítása a központi Bér- és Munkaügyi Osztályra (továbbiakban: Központ, BMO) (közalkalmazotti jogviszony beszámítási adatlappal együtt), g) a Központban elkészített kinevezés aláíratása a munkáltató, az ellenjegyző, a keretgazda, valamint a Közalkalmazott által, h) a kinevezési okmány példányainak átadása a jogosultaknak: ha) egy példány a Közalkalmazott részére, hb) egy példány a munkáltató személyügyi nyilvántartásába, saját kezelésben marad, hc) egy példány a Bér- és Munkaügyi Osztály nyilvántartásába kerül, hd) egy példány a Magyar Államkincstár (továbbiakban: MÁK) részére. i) álláshely nyilvántartás aktualizálása. (4) Be-, és kijelentés feladata: a biztosítottak be- és kijelentéséről készült bizonylat kiadása közalkalmazottaknak, kilépőknek (területi intézetnél postai úton a Központ küldi meg az igazolást). (5) Rendszeres juttatások számfejtésének, időadatok feldolgozásának előkészítéseként a számfejtéshez szükséges bizonylatok összegyűjtése, ellenőrzése, Központba juttatása: a) rendkívüli munkavégzés igazolása, b) orvosi igazolás a keresőképtelenség (terhességi) állományba vételéről, c) jelentés a távollévő alkalmazottakról (plusz jelenléti ív), d) szabadságról lista, engedélyek, e) többletfeladatokkal összefüggő keresetkiegészítések, teljesítésigazolások, f) munkába járás havi igazolása, g) feljegyzések, h) helyettesítési megbízások, i) munkakörhöz kapcsolódó utazási bérlet. (6) Nem rendszeres juttatások számfejtésének előkészítéseként: a) megbízási jogviszonyhoz kötelezettségvállalás elkészítése, b) megbízási szerződések elkészítése, ellenőrzése, c) számfejtéshez szükséges bizonylatok központba juttatása. (7) Kiléptetés feladatai: a) a kilépés körülményeinek egyeztetése, a kilépő esetleges írásbeli kérelmének kezelése, b) vezetői instrukció szerint a jogviszony megszűnéséhez/megszüntetéséhez kapcsolódó intézkedés elkészítése, aláíratása a munkáltatói jogkör gyakorlójával, c) a kilépőlap átadása a közalkalmazottnak, d) tartozások meghatározása és rávezetése a kilépőlapra, e) döntés a tartozás rendezéséről, feltüntetése a kilépőlapon, f) a kitöltött kilépőlap ellenőrzése, g) a jogviszony megszűnéséről a központ által elkészített okmány aláíratása a munkáltató, ellenjegyző és keretgazda által, közös megegyezés esetén a Közalkalmazottal is, h) a példányok átadása, illetve eljuttatása a jogosultak részére: ha) egy példány a közalkalmazott részére – aláírásával kell igazoltatni az átadásátvétel tényét és keltét, hb) egy példány a munkáltató személyügyi nyilvántartásában, saját kezelésben marad, hc) egy példány a Bér- és Munkaügyi Osztály nyilvántartásába kerül, hd) egy példány a MÁK részére továbbít a BMO. (8) A bérgazdálkodás (státusz) feladatai: 3

a) információszolgáltatás költségvetés elkészítéséhez, b) keretek, létszámok lebontása, rögzítése, c) változások vezetése, egyeztetése, d) kimutatások, adatszolgáltatások készítése. (9) Dokumentumok, igazolások előállítása, kiadása keretében: a) utazási igazolvány kiosztása, átvételének dokumentálása, b) közalkalmazotti jogviszony igazolás kiadása (keresetigazolás nélkül), c) Európai EB kártya igényléséhez igazolás kiadása az alkalmazott részére, d) kinevezés-módosítások (nem többletfeladat ellátásával kapcsolatos), átsorolások aláíratása, átvetetése alkalmazottal. (10) Utalványok, orvosi alkalmassági vizsgálat, jubileumi jutalom kezelése keretében: a) orvosi alkalmassági vizsgálattal kapcsolatosan: aa) alkalmazott kiértesítése, ab) vizsgálat eredményének (alkalmas/nem alkalmas) megküldése Központba. b) iskolakezdési támogatással kapcsolatosan1: ba) fedezet vizsgálat, bb) értesítendő közalkalmazottak tájékoztatása, nyilatkoztatása évente, bc) igények feldolgozása, összesítése, bd) összesített igények megküldése a Műszaki Osztály felé, be) megrendelés indítása, utalványok átvétele (Pénztár). c) az ajándékutalványok kezelése kapcsán2: ca) fedezetvizsgálat, cb) jogosultak meghatározása, cc) kari megrendelés, névjegyzék elkészítése, cd) megrendelő továbbítása Műszaki Osztály felé, ce) utalványok átvétele (Pénztár). d) illetményelőleggel kapcsolatosan: da) éves keret meghatározása, db) kérelmezőként keretegyeztetés, kérelem kitöltése, dc) illetményelőleg engedélyezése, dd) engedélyezett kérelem beküldése Központba, dr) keretvezetése kifizetési bizonylat alapján. e) jubileumi jutalommal kapcsolatosan: ea) „Értesítés” elkészítése az alkalmazott felé, eb) az aláírt „”Értesítés” továbbítása a számfejtő részére. (11) Analitikák, lekérdezések kimutatások a) próbaidejű és határozott idejű kinevezések, megbízások kezelése: aa) lejáró szerződések leválogatása nexONBÉR rendszerből, ab) lejáró (hosszabbítandó, megszüntetendő) szerződésekről értesítés megküldése az egységvezetőknek és a munkáltatói jogkör gyakorlójának, ac) az ab) pontban meghatározott döntésről a Központ tájékoztatása, ad) a Központ által elkészített okirat átadása az alkalmazott részére. b) szabadságok vezetése: 1 2

Amennyiben a szakszervezettel kötött, adott évre vonatkozó, béren kívüli juttatásokra vonatkozó megállapodás biztosítja. Amennyiben a szakszervezettel kötött, adott évre vonatkozó, béren kívüli juttatásokra vonatkozó megállapodás biztosítja. 4

ba) az egységvezetők és a munkáltatói jogkör gyakorlójának értesítése az éves szabadságokról, bb) az alkalmazottak értesítése éves szabadságokról. c) a külföldi munkavállalókkal kapcsolatos nyilvántartások keretében: ca) az egységvezetők és a munkáltatói jogkör gyakorlójának értesítése lejáró szerződésekről (munkavállalási, tartózkodási), cb) szükség szerinti intézkedés kezdeményezése. d) oktatói nyilatkozatok, tudományos fokozatok, iskolai végzettségek nyilvántartása: da) az oktatói nyilatkozatok, tudományos fokozatok megküldése Központba, db) a közalkalmazottak új iskolai végzettségét igazoló bizonylat megküldése Központba, dc) szükség esetén átsorolás, kinevezés-módosítás kezdeményezése a Központban. e) nyugdíjazás során: ea) egyeztetés az alkalmazottal, a munkáltatói jogkört gyakorló vezetővel a nyugdíjazás körülményeiről, eb) a Központ által elkészített felmentési okirat átadása alkalmazottnak. f) éves bevallások, adatszolgáltatások keretében: fa) beszámoló űrlapok ellenőrzése, fb) a fenntartó, illetve a Főiskola vezetősége felé adatszolgáltatások elkészítésében való közreműködés, fc) költségvetés elkészítése. Kapcsolattartás 3. § A 2. §-ban részletezett feladatok ellátásához karonként 1 fő HR-es és 1 fő bérgazdálkodó (osztott munkakörben) kijelölése szükséges, aki a központi Bér és Munkaügyi Osztállyal rendszeresen tartja a kapcsolatot. Felelősség 4. § Amennyiben a beléptetést a munkavégzés megkezdéséig nem lehet lebonyolítani (új közalkalmazottnak a munkakezdés első napja előtt 3-5 nappal előbb kell jelentkeznie a kitöltött Adatlappal, az eredeti okirataival és a munkaköri alkalmassági orvosi igazolással), úgy a felelősség az új belépő munkáltatói jogkör gyakorlóját terheli. 5. § A HR feladatokkal és a bérgazdálkodással megbízott közalkalmazott köteles tájékozódni a tevékenységét érintő jogszabályokról és intézményi szabályozásról, azok változásait figyelemmel kell kísérnie, valamint felhasználói szinten ismernie kell a Főiskola által alkalmazott humánügyviteli szoftvert. A BMO ügyfélfogadási rendje 6. § A Főiskola közalkalmazottainak, megbízási- és egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott munkavállalóinak bér- és munkaügyi ügyintézésére, kérdéseik rendezésére, személyesen vagy telefonon a következő ügyfélfogadási idő áll rendelkezésre. Félfogadási idő:

hétfő csütörtök

13-16 óráig 10-13 óráig

5

Személyügyi, munkaügyi, és bérügyi nyilvántartás 7. § 2013. január 1-jétől a Főiskola a Magyar Államkincstár számfejtési körébe tartozó intézményként a Központosított Illetményszámfejtési Rendszer felhasználója. Ebben a konstrukcióban a humán folyamatok ügyviteléhez az alábbi nyilvántartások kapcsolódnak. 1. Álláshely nyilvántartás, amely karonként és a Rektorátus vonatkozásában, szervezeti egységenként mutatja a költségvetési engedélyezett létszámkeret bontását, a szervezeti egységeknél rendszeresített álláshelyeket a hozzájuk kapcsolódó képesítési követelményekkel és személyi juttatásokkal, valamint a nyilvántartott álláshelyek betöltésére vonatkozó adatokat. Az álláshely-nyilvántartást elektronikus formában, az alkalmazott humán ügyviteli rendszerben, a munkáltatói jogkört gyakorló vezető irányításával kell kezelni. 2. Pályázatok nyilvántartása meghatározott munkakörök és vezetői megbízatások vonatkozásában. A tevékenység a Főiskola főtitkárának hatáskörébe tartozik – a közzé tett felhívások, a beérkezett pályázati anyagok valamint a pályázatok elbírálását dokumentáló iratok kezelésével a Főiskola foglalkoztatási követelményrendszerében meghatározottak szerint. A nyertes pályázatok eredeti példánya a Bér- és Munkaügyi Osztály nyilvántartásába, egyegy másolati példánya az érintett kar és a főtitkár nyilvántartásába kerül. A főtitkár és a BMO szoros együttműködés keretében gondoskodik a lejáró vezetői megbízások esetében a jogszabályban előírt pályázati eljárások megindításáról és határidőre való lebonyolításáról. 3. Személyügyi nyilvántartás, amellyel a Főiskola területi széttagoltságának következtében a karoknak rendelkeznie kell, legalább elektronikus formában tárolt (szkennelt) vagy másolati példányban őrzött iratok formájában. A Rektorátus vonatkozásában a személyügyi nyilvántartást a bér- és munkaügyi nyilvántartással együtt, a BMO e feladattal megbízott ügyintézője kezeli, aki az egység vonatkozásában a HR feladatokat ellátja. 4. Bér- és munkaügyi nyilvántartás, amelynek vezetésére a BMO kötelezett a Főiskola foglalkoztatottainak vonatkozásában. Az egyéni tasakokban tárolt dokumentumok alapozzák meg a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (továbbiakban: Kjt.) 5. számú mellékletében szabályozott közalkalmazotti alapnyilvántartást, amely az alkalmazott humán ügyviteli rendszer keretében, elektronikus formában valósul meg. Ugyanilyen formában történik a szabadságok nyilvántartása is. A karok az elektronikusan tárolt bér- és munkaügyi adatokhoz – saját foglalkoztatottaik tekintetében – a HR ügyintéző és a bérügyi munkatárs megfelelő felhasználói jogosultságának biztosításával hozzáférnek. 5. A KIR-hez kapcsolódó nyilvántartás a MÁK Budapesti és Pest megyei Igazgatóságának kezelésében, amely a számfejtést megalapozó bizonylatokra és a MÁK saját működési körében elkészített igazolásokra terjed ki. A mellékelt jegyzék tartalmazza a 3., 4., 5., pont szerinti nyilvántartások előírt elemeit, valamint azt az információt, hogy az egyes dokumentum típusokból eredeti (E), hitelesített (H), vagy egyszerű másolati (M), illetve a KIR-ből kinyomtatott (K) példányt kell tárolni. Hitelesített példányon az arra illetékes ügyintéző által készített másolat értendő, amelyen a célra rendszeresített bélyegző lenyomat aláírásával két közalkalmazott igazolja, hogy a szóban forgó másolat a bemutatott, eredeti példánnyal mindenben egyezik.

6

Hatályba léptető és Záró rendelkezés 8. § (1) Jelen utasítás 2013. május 15-én lép hatályba. (2) Az utasítás hatályba lépésével egyidejűleg a központi bér- és munkaügyi, továbbá a kari bérgazdálkodási és HR-feladatok munkafolyamatáról szóló 8/2008. (11. 14.) számú rektori utasítás hatályát veszíti. (3) Jelen rektori utasításban meghatározott eljárásokban a Budapesti Gazdasági Főiskolán használatos munkaügyi iratmintákról és nyomtatványokról szóló rektori utasításban található iratmintákat kell alkalmazni. Budapest, 2013. május 15.

Sándorné dr. Kriszt Éva

Folyamatábrák: 1. sz. ábra Kiválasztás, pályáztatás 2. sz. ábra Beléptetés 3. sz. ábra Be/ki jelentés 4. sz. ábra Rendszeres juttatások számfejtése előkészítése, időadatok feldolgozása 5. sz. ábra Nem rendszeres juttatások számfejtése előkészítése 6. sz. ábra Kiléptetés 7. sz. ábra Bérgazdálkodás (státusz) 8. sz. ábra Dokumentumok, igazolások előállítása, kiadása 9. sz. ábra Utalványok, orvosi alkalmassági vizsgálat, jubileumi jutalom kezelése 10. sz. ábra Átsorolás

7

1. Kiválasztás, pályáztatás 1. Felvételi igény jelzése (szervezeti egység vezető a munkáltatói jogkört gyakorló felé)

2. Üres státusz, keret Ellenőrzése (bérgazdálkodó)

Felvételi igény elutasítása (bérgazdálkodó)

n

i

i

3. Pályáztatás Szükséges (HR munkatárs)

n

Ftv, saját szabályzat) 4. Pályázati felhívás, közzétételi javaslat elkészítése (HR munkatárs)

11. Hirdetés elkészítése, feladása (HR munkatárs)

5. Pályázati anyag megküldése a Főtitkárnak (HR munkatárs)

12. Kiválasztás Lefolytatás (HR munkatárs)

6. Pályázati anyag ellenőrzése (Főtitkár) Van jelentkező? (HR munkatárs) 7. Pályázat közzététele (Főtitkár)

i

n

Kiválasztás eredményes? (HR munkatárs)

8. Pályáztatás Lefolytatása (HR munkatárs, szervezeti egység vezető)

n

13. Jelentkezők értesítése a kiválasztás eredményéről (HR munkatárs)

Van pályázó? (HR munkatárs) i i

n

9. Pályázók értesítése Pályázat eredménytelenségéről (HR munkatárs)

Pályáztatás eredményes? (HR munkatárs)

n

9. Pályázók értesítése pályázat Eredményéről (HR munkatárs)

14. Munkáltatói jogkört gyakorló vezető értesítése a kiválasztás eredményéről (HR munkatárs)

i

13. Jelentkezők értesítése a kiválasztás eredményéről (HR munkatárs)

14. Munkáltatói jogkört gyakorló vezető értesítése a kiválasztás eredményéről (HR munkatárs)

10.Főtitkár, munkáltatói jogkört gyakorló vezető értesítése pályázat eredményéről (HR munkatárs)

10. Főtitkár, munkáltatói jogkört gyakorló vezető értesítése pályázat eredménytelenségéről (HR munkatárs)

Beléptetés

8

2. Beléptetés Kezdés

Belépő személyügyi dossziéjának megnyitás

Pályázati, jelentkezési anyag elhelyezése a dossziéban

Jelentkező tájékoztatása a szükséges igazolások, okmányok köréről

Előkészíti a munka-, és tűzvédelmi oktatás, valamint az orvosi alkalmassági vizsgálat bizonylatait

Iratok átvétele

Iratok ellenőrzése

Iratok rendben?

Kinevezési okmány

Kinevezési okmány elkészítése

Adatrögzítés, hitelesítés a KIR-ben Kinevezés tartalmilag és formailag Rendben?

Adatlap

kitöltteti Belépővel az Adatlapot (személyes-, és előző jogviszonyok adatai),

Okmányok és mellékletek nyomtatása KIR-ből

KIR-es kinevezés

Kinevezés és mellékleteinek megküldése HR munkatárs átveszi az alkalmazáshoz szükséges iratok eredeti példányait, és szükség esetén másolato(ka)t készít az eredetivel való egyezőség igazolásával Kinevezési javaslat

vezetői instrukció szerint elkészíti a Kinevezési javaslatot

Kinevezési okmány továbbítása KIR-nek Kinevezés Aláíratása (munkáltató, ellenjegyző, keretgazda, közalkalmazott)

MÁK Befogadja a kinevezési Okmány?

Kinevezés átadása közalkalmazott részére Adatrögzítés a nexON HR-ben

Kinevezési javaslat rendben?

Iratok továbbítása a Bér- és Munkaügyi Osztályra

Kinevezés eljuttatása Munkáltató személyügyi dossziéjába (saját kezelésben)

Kinevezés eljuttatása a Bér- és Munkaügyi osztály részére (MÁK példány)

összeállítja a közalkalmazott munkaügyi nyilvántartási dossziéját

MÁK által teljesített biztosított bejelentésről igazolást küld a közalkalmazottnak

Vége Vége

9

3. Be/ki jelentés

Kezdés

Belépő és kilépő közalkalmazott adatainak rögzítése a KIR-ben

Hitelesítés, bizonylatok küldése MÁK részére

Ellenőrzés

Hitelesítés

Elektronikus jelentés küldése a NAV felé

Igazolólap küldése BGF részére

Igazolólap küldése az illetékes HR felelős részére

Igazolólap átadása/ elküldése közalkalmazottnak

Vége

10

4. Számfejtés előkészítés, időadatok feldolgozása Kezdés

Számfejtés alapját képező bizonylatok átvétele

Dokumentumok tartalmi és formai ellenőrzése

Intézkedése bizonylatok helyesbítéséről, pótlásáról

Bizonylatok továbbítása a Bérés Munkaügyi Osztály részére

Bizonylatok rendben?

Adatrögzítés KIRben.

Nyomtatványok beküldése MÁK részére

Hitelesítés rendben?

Átutalási állomány letöltése e-Adat rendszerről

Számfejtés adatainak ellenőrzése

Utalványrendelet elkészítése

Átutalás kezdeményezése

e-munkabérjegyzék betöltése a neXON Personline felületre

Vége

11

5. Nem rendszeres juttatások dokumentumainak előkészítése, és a számfejtési folyamat

Kezdés

Számfejtés alapját képező bizonylatok átvétele

Dokumentumok tartalmi és formai ellenőrzése

Intézkedése bizonylatok helyesbítéséről, pótlásáról

Bizonylatok továbbítása a Bérés Munkaügyi Osztály részére

Bizonylatok rendben?

Adatrögzítés KIRben.

Hitelesítés

Nyomtatványok beküldése MÁK részére

Hitelesítés rendben?

Átutalási állomány letöltése e-Adat rendszerről

Utalási állomány ellenőrzése

Utalványrendelet elkészítése

Átutalás kezdeményezése

Vége

12

6. Kiléptetés Start

Kilépés körülményeinek meghatározása

JV. Megszüntető dokumentum aláíratása (munkáltató, közalkalmazott)

Kilépőlap átvetetése munkavállalóval

Intézkedési lap Intézkedési lap kitöltése

Kilépőlap átadása munkavállaló részére Intézkedési lap rendben

Tartozások számbavétele, intézkedés rendezés módjáról Munkáltatói jogkört gyakorló vezető aláírja az Intézkedést a jogviszony megszűnéséről

Iratok továbbítása a Bér- és Munkaügyi Osztályra Intézkedés hiányosságok pótlásáról

Álláshely nyilvántartás aktualizálás

Adatrögzítés, hitelesítés a KIR-ben

Okmányok és mellékletek nyomtatása KIR-ből

KIR-es megszüntető okmány

megszüntetői okmány továbbítása KIR-nek

MÁK Befogadja a megszüntető okmányt?

Kilépőlap továbbítása a Bérés Munkaügyi Osztályra Adatrögzítés a nexON HR-ben

Beküldött anyagok rendben?

Jogviszonyt megszüntető okmány

munkaügyi nyilvántartási dosszié aktualizálása

Jogviszonyt megszüntető okmány elkészítése MÁK által készített JV. Megszűntetése igazolás átadása a kilépőnek

JV megszűnéskor esedékes igazolások

Jogviszonyt megszüntető okmány rendben? Járandóságok átutalása

Az okmány szignózása a Bér- és munkaügyi osztályvezető által Vége Vége

JV. Megszüntető dokumentum továbbítása a HR munkatárshoz

13

7. Bérgazdálkodás (státusz) 1. Információ szolgáltatás az a költségvetés tervezéséhez (Bérgazdálkodó)

2. Költségvetés jóváhagyása (Gazdasági műszaki főigazgató)

3. Keretszámok megadása Karoknak (Gazdasági műszaki főigazgató)

Kari költségvetés

4. Kari keret és üres álláshely adatok lebontása a STÁTUSZ modulban (bérgazdálkodó) 5. Álláshely betöltés adatainak ellenőrzése (HR munkatárs)

6. Változások átvezetése a STÁTUSZ rendszerben (HR munkatárs)

7. Kimutatások, adatszolgáltatások elkészítése (HR munkatárs)

14

8. Dokumentumok, igazolások előállítása, kiadása (Utazási igazolvány kiállítása) 1. Jogosultak meghatározása (munkaügyi ügyintéző)

2. Utazási igazolvány előállítása (munkaügyi ügyintéző)

Utazási igazolvány Sorszámozott bizonylat

3. Utazási igazolvány aláírása (Bér- és munkaügyi OV)

Kari utalványok? i

n 4. Utazási igazolványok karra küldése (munkaügyi ügyintéző)

5. Utazási igazolványok átvetetése (HR munkatárs)

6. Utazási igazolványok átvetetése (munkaügyi ügyintéző)

15

9. Utalványok, orvosi alkalmassági vizsgálat, jubileumi jutalom kezelése a) Orvosi alkalmassági vizsgálat 1. Értesítendő alkalmazottak meghatározása (munkaügyi ügyintéző)

i

2. Kari HR munkatárs értesítése a kari személyekről (munkaügyi ügyintéző)

n

3. Alkalmazottak értesítése (HR munkatárs)

Vizsgálat eredménye

Kari alkalmazott?

3. Alkalmazottak értesítése (munkaügyi ügyintéző)

4. Vizsgálat eredményének (alkalmas/nem alkalmas) megküldése központnak (HR munkatárs)

6. Munkáltatói jogkört gyakorló vezető értesítése (Bér- és munkaügyi Ov.)

n

Alkalmas?

i

5. Következő vizsgálat időpontjának rögzítése a nexONBÉR programba (munkaügyi ügyintéző)

16

b) Üdülési csekk

1. Fedezet vizsgálat (Bérgazdálkodó)

n

Fedezet rendelkezésre áll?

Nincs beszerzés

i 2. Munkavállalók tájékoztatása, nyilatkozatok kiküldése (HR munkatárs)

3. Nyilatkozatok összegzése (HR munkatárs)

5. Megrendelés adatainak megküldése Központba (HR munkatárs)

i

Értékhatár miatt központi beszerzés

n

4. Megrendelés Indítása (Kari gazdasági vezető)

6. névjegyzék elkészítése, elküldése központi bér és munkaügyi osztály felé

7. Üdülési csekk Számfejtése (bérszámfejtő)

8. Üdülési csekkek kiosztása, átvetetése (Pénztár)

17

c) Iskolakezdési támogatás

1. Fedezet vizsgálat (Bérgazdálkodó)

2. Értesítendők körének meghatározása (HR munkatárs)

3. Munkavállalók tájékoztatása, nyilatkozatok kiküldése (HR munkatárs)

4. Igények feldolgozása összesítése (HR munkatárs)

5. Kari igény (megrendelő) megküldése műszaki osztályra (HR munkatárs)

6. Utalvány megrendelése (lehívása szerződés alapján) (Központi Műszaki osztály)

7. Utalvány kiosztása Karoknak (munkaügyi ügyintéző)

9. Iskolakezdési támogatás felvezetése nexonBÉR-be (bérszámfejtő)

8. Utalvány kiosztása alkalmazottak részére (Pénztár)

18

d) Ajándékutalványok kezelése

1. Fedezet vizsgálat (Bérgazdálkodó)

2. Jogosultak körének meghatározása, névjegyzék elkészítése (HR mukatárs)

3. Kari igény (megrendelő) megküldése műszaki osztályra (HR munkatárs)

4. Utalvány megrendelése (lehívása szerződés alapján) (Központi Műszaki osztály)

5. Utalvány kiosztása Karoknak (Munkaügyi ügyintéző)

6. Utalvány kiosztása alkalmazottak részére (Pénztár)

19

e) Illetményelőleg 1. Illetményelőleg-keret meghatározása (kari gazdasági vezető)

Illetményelőleg igénylőlap

2. Illetményelőleg igénylő lap alapján keret egyeztetése (bérgazdálkodó)

3. Keret rendelkezésre állásának igazolása (keretgazda)

4. Engedélyezés (munkaáltatói jogkört gyakorló vezetővel)

5. Aláírt illetményelőleg igénylőlap lap központba juttatása (HR munkatás)

6. Adatrögzítés nexONBÉR rendszerbe (bérszámfejtő)

Kifizetés utalással történik?

9. Kifizetési bizonylat megküldése Kari HR munkatárs részére (bérszámfejtő)

11. Illetményelőlegekről Levonási lista küldése (bérszámfejtő)

10. Kifizetés (pénztár)

7. Illetményelőleg Utalása GIRO-n keresztül (bérszámfejtő)

8. Kifizetési bizonylat Megküldése Kari HR munkatárs részére (bérszámfejtő)

11. Keret vezetése kifizetési bizonylat, levonási lista alapján (bérgazdálkodó)

20

f) Jubileumi jutalom

1. Jogosultság megállapítása (Munkaügyi ügyintéző)

2. Kari munkatárs Értesítése (Munkaügyi ügyintéző)

i

Jogosult kari alkalmazott?

n

Köszöntő levél

3. „Köszöntő levél” elkészítése (HR munkatárs)

4. „Köszöntő levél” aláíratása munkáltatói jogkört gyakorló vezetővel (HR munkatárs)

5. Számfejtő értesítése „egyéb feljegyzés” a jubileumi jutalom számfejtéséről (HR munkatárs)

21

10. Átsorolás Kezdés

Kötelező átsorolás? (törvény alapján soros előléptetés) Átsorolás alapját képező bizonylat ellenőrzése

Érintettek körének meghatározása

Átsorolás rögzítése KIR rendszerben

Átsorolás rögzítése nexONHR rendszerben

KIR-ből nyomtatott példány beküldése a MÁK részére

Átsorolási értesítő

Átsorolási értesítő elkészítése, ellenőrzése

Átsorolási értesítő(k) küldése HR munkatársaknak

Értesítő aláíratása munkáltatóval

Értesítő átvetetése közalkalmazottal

Aláírt példányok elhelyezése a személyügyi nyilvántartásban

Bér- és Munkaügyi Osztály és a MÁK példányának beküldése

Iratok elhelyezése központi nyilvántartásban

Vége

22