10/05/2012
Hoe archief overdragen naar het Depot? Doe-dag in Vilvoorde 10/05/2012
Even voorstellen • Dries Vandaele Coördinerende archiefdienst Team beleid Afdeling Proces- en Informatiebeleid Departement Bestuurszaken Vlaamse overheid www.bestuurszaken.be/informatiemanagement
10 mei 2012
2
Coördinerende archiefdienst Expertisedomeinen en doelgroepen archiefbeheer
zorgdragers
documentbeheer digitalisering
Vlaamse overheid Departement Bestuurszaken
10 mei 2012
3
1
10/05/2012
Overzicht 1. Toelichting 2. Stappenplan 3. Toekomst Alle informatie komt op de website van het Depot! Controleer bij het voorbereiden van een bewaargeving steeds de website voor de meest recente richtlijnen en procedures! http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-ietsoverdragen
10 mei 2012
4
Voortraject Depot • VR beslist op 14/9/2007 tot het nemen van een aantal maatregelen ter optimalisatie van het archiefbeheer bij de VO, waaronder de oprichting van een centraal depot in Vilvoorde. • Eisen voor de inrichting: • Moet voldoen aan de minimumeisen voor archiefbewaring • Moet voldoende ruimte bieden voor de opslag van het semistatische archief van de Vlaamse ministeries.
10 mei 2012
5
Scope • Depot voor de bewaring van semistatisch archief • Aanbieden van kwaliteitsvolle bewaarplaats in combinatie met professionele dienstverlening • Creëren van referentiekader voor semistatisch archiefbeheer binnen de VO 10 mei 2012
6
2
10/05/2012
Monitoring (31/3/2012)
• http://www.bestuurszaken.be/het-depot/aangroei-vanhet-archief 10 mei 2012
7
Terminologie • Archiefdocumenten • In bewaargeving • Bewaargever
10 mei 2012
8
Stappenplan • Gebaseerd op bestaande procedures, richtlijnen en checklist – http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-ietsoverdragen
10 mei 2012
9
3
10/05/2012
Stappenplan 1. Het prille begin 2. Voorbereiden van de overdracht 3. Organisatie van de overdracht 4. Realiseren overdracht 5. Dienstverlening 6. In het Depot 10 mei 2012
Bewaargever
10
Het prille begin
• Goed archiefbeheer start op de werkvloer – Zowel papier als digitaal – Stel een klassement op – Weet wat je hebt! – Ononderbroken beheerscyclus
• Stel informatiebeheersplan op – http://www.bestuurszaken.be/informatiebeheerspl annen 10 mei 2012
11
Dus niet:
‘Archivist’, David Bailin, 2006 (houtskool) 6 december 2009
12
4
10/05/2012
Bewaargever
Informatiebeheersplan
• Over welke archiefdocumenten beschikken wij? – Exhaustief overzicht gekoppeld aan processen en organisatie
• Hoe lang moeten/willen wij die bijhouden? – Administratieve bewaartermijn – Juridische bewaartermijn 10 mei 2012
13
Informatiebeheersplan • Wat is de uiteindelijke bestemming? – Bewaren, bewaren na steekproef, vernietigen
• Basis voor een goede overdrachtslijst • Laat goed en efficiënt beheer toe
10 mei 2012
14
Stap 2: Voorbereiden bewaargeving
Bewaargever
• Wat komt in aanmerking? – Niet: • Documentatie • Archief waarvan bewaartermijn is verstreken en bestemming vernietigen is • Ongeordende en ongestructureerde archiefdocumenten • Archiefdocumenten waar geen consistent beheer mogelijk is 10 mei 2012
15
5
10/05/2012
Semistatisch archief • Wat komt wel in aanmerking? – Semistatisch archief • Archief dat om juridisch of administratief nog geruime tijd moet worden bewaard • En niet meer frequent wordt geraadpleegd.
– Statisch archief: tijdelijk • Op dit moment is overdracht naar Algemeen Rijksarchief niet mogelijk 10 mei 2012
16
Voorbereiding
Bewaargever
• Neem contact op met Het Depot te Vilvoorde – Geef een indicatie van de omvang en timing – Richtlijnen en procedure voor overdracht
• Analyseer de over te dragen stukken • Vul de overdrachtslijst volledig in: http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-ietsoverdragen 10 mei 2012
17
Overdrachtslijst
Bewaargever
• Meestal opgesteld tijdens materiële bewerking • Volg de richtlijnen! • Geef betekenisvolle beschrijvingen – Bv. Niet dossiers, maar wel Huisvestingsdossiers
• Indien twijfel:
[email protected] 10 mei 2012
18
6
10/05/2012
Richtlijnen • Richtlijnen werden geëxpliciteerd: – Datakwaliteit – Transparantie
• Voorbeeldfunctie • Richtlijnen te vinden op de website: http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-ietsoverdragen 10 mei 2012
19
Nut overdrachtslijst • Geeft een duidelijke en overzichtelijke lijst van archiefdocumenten die zich in Depot Vilvoorde bevinden. • Zorgt ervoor dat de informatie vlot toegankelijk en raadpleegbaar is • Faciliteert de dienstverlening • Laat toe om te komen tot een goed beheer. – Tijdige vernietiging of doorstroom naar Bewaarinstelling – Laat toe om goed depotbeheer te voeren
Zowel in belang van jullie als van ons!
10 mei 2012
Bewaargever
•
20
Materiële voorbereiding
Schoon de in bewaring te geven overdrachten – dubbels, kopieën, blanco’s en lege formulieren – werkdocumenten met een louter tijdelijk belang, bv. circulaires, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen, … ) tenzij die van administratief-juridisch belang zijn – drukwerk dat louter ter informatie werd toegevoegd (folders, brochures, documentatie, …) – grote metalen hechtingsmechanismen – ringmappen en ordners (klasseurs), dus niet de inhoud, maar wel de map zelf – plastiek en elastiek – voorgaande en kladversies van een document, tenzij deze van belang zijn om de ontstaansgeschiedenis van een bepaald document of beslissing te reconstrueren. 10 mei 2012
21
7
10/05/2012
Bewaargever
Materiële voorbereiding
• Schaf de juiste dozen aan: – Stevige, duurzame archiefdozen – Maximale binnenafmetingen: 385*260*114 mm – Geen metaal – Onderscheid tussen korte- en langetermijnbewaring
• Plooi ze op de juiste manier!!! • Vul ze ook op de juiste manier!!! 10 mei 2012
22
Archiefdozen • Archief met korte bewaartermijn (5 à 10 j.) – Bij voorkeur conform ICN4-norm – Stevig en duurzaam
• Archief met lange bewaartermijn (> 10 j.) – Bij voorkeur conform ICN-norm 3/11 – Stevig en duurzaam – Aanbod vanuit ARA, maar ook vanuit JWB
10 mei 2012
23
3. Organiseren overdracht
Bewaargever
• Bezorg je overdrachtslijst: – Aan:
[email protected] – Timing: • Ideaal 1 maand op voorhand • Ten laatste 10 werkdagen voor de overdracht.
10 mei 2012
24
8
10/05/2012
Overdrachtslijst
Het Depot
• Screening van de overdrachtslijst – Vormelijk • Zijn alle velden ingevuld? • Kan Atlantis de overdrachtslijst importeren?
– Inhoudelijk: • Betekenisvolle beschrijvingen? • Zijn alle velden ingevuld conform richtlijnen? 10 mei 2012
25
Etikettering
Bewaargever
• Elke doos wordt voorzien van een etiket met minimaal volgende metadata, afkomstig uit de overdrachtslijst – Overdragende entiteit – Doosnummer – Bewaartermijn – Jaar van vernietiging – Bestemming
• http://www.bestuurszaken.be/beheer-vanarchieven#etiket
10 mei 2012
Bewaargever
26
Materiële voorbereiding
• Plaats de archiefdozen op paletten conform de richtlijnen: • http://www.bestuursza ken.be/sites/bz.vlaand eren.be/files/document en/organisatieontwikke ling/Handleiding%20vo or%20het%20stapelen %20van%20archiefdoz en.doc
10 mei 2012
27
9
10/05/2012
Bewaargever
Het Depot
4. Realisatie bewaargeving • Geen goedkeuring, geen bewaargeving! • Maak goede, tijdige en duidelijke afspraken met de archiefassistenten (
[email protected]) • Transport voor rekening van overdrager – Organisatie – Kosten 10 mei 2012
28
Transport
Bewaargever
• Regel tijdig je transport: – Eigen middelen – Via AFM: Goederenvervoer http://bz.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=430 5 – Via privé-firma: • Duidelijke afspraken • Geef contactgegevens mee
10 mei 2012
29
In het Depot
Bewaargever
• Geef steeds een exemplaar mee van de overdrachtslijst bij de overdracht • Zorg ervoor dat de paletten genummerd zijn • Archief zal geplaatst worden in Het Depot quarantaineruimte
10 mei 2012
30
10
10/05/2012
Nazicht
Het Depot
• Fysiek: – Zijn alle dozen aanwezig? – Zijn er dozen beschadigd, beschimmeld, …? – Is alles goed verpakt? – Zijn de dozen genummerd en op volgorde gezet?
10 mei 2012
31
Nazicht
Het Depot
• Algemeen: – Werden alle verbeterpunten afgehandeld?
• Inhoudelijk: – Zijn de beschrijvingen voldoende betekenisvol? – Klopt de inbewaargeving met de overdrachtslijst? • Aantal verpakkingseenheden en inhoudelijke beschrijvingen? • Etiket? • … 10 mei 2012
32
Afhandeling bewaargeving
Het Depot
• Plaatsen verpakkingseenheden • Importeren in Atlantis – Importmodule – Finale check
• Bevestigen bewaargeving • Afsluiten overeenkomst (in voorbereiding) 10 mei 2012
33
11
10/05/2012
Overeenkomst
Het Depot
•
Regelt de rechten en plichten van de beide partijen
•
DBZ organiseert: – goede, kwalitatieve bewaaromstandigheden – Professioneel beheer – Dienstverlening
•
Overdragende instantie staat in voor: – Goedkeuring tot inzage/reproductie – Kosten en inspanningen verbonden aan overdracht naar Vilvoorde – Bekomen machtigingen tot vernietiging – Kosten verbonden aan en uitvoeren van de vernietiging – Kosten en inspanningen verbonden aan voorbereiden en overbrengen naar bewaarplaats statisch archief – …
10 mei 2012
34
Atlantis!
Het Depot
Nee, een tool om het archief in Vilvoorde professioneel te: - ontsluiten - beheren - ter beschikking te stellen
Het verloren continent?
10 mei 2012
35
5. Dienstverlening
Het Depot
• Wordt geregeld in: – Gebruikersreglement (in voorbereiding) – Leeszaalreglement (in voorbereiding)
10 mei 2012
36
12
10/05/2012
Inzage in archiefdocumenten
Het Depot
Bewaargever
• Ontsluiting in eerste instantie intern, voor de ambtenaren zelf • Ontsluiting voor de burger enkel mogelijk via de betrokken entiteit (i.k.v. openbaarheid van bestuur en onderzoek)
10 mei 2012
37
Inzage: hoe?
Het Depot
• Leeszaal (raadpleging ter plaatse) • Interne bruikleen (raadpleging via estafette) – Voorwaarden: • Voor een vooraf bepaalde termijn • Mits registratie in databank
• Op termijn: scanning-op-vraag 10 mei 2012
38
Beheer van de archiefdocumenten
Het Depot
Bewaargever
• Overdragende instantie wordt betrokken – Bij vernietiging (bekomen machtigingen, kosten, …) – Bij overdracht naar bewaarinstelling – M.a.w. bij elke bewerking die beheersmatige of financiële gevolgen heeft
10 mei 2012
39
13
10/05/2012
6. In het Depot
Het Depot
• Uniforme en gestandaardiseerde plaatsing • Continue berging • Depotbeheersysteem, aangepast voor beheer van semistatisch archief en dienstverlening • Procedures, richtlijnen, doe-dagen • Rondleiding 10 mei 2012
40
7. Toekomst?
Het Depot
• Nota VR in voorbereiding – DBZ-aanbod Vilvoorde : eerstaangewezen depot voor semistatisch archief – Doelgroep wordt uitgebreid – Secundaire doelgroep • Kostprijs per str.m.
– Gelaagd dienstenmodel (voor iedereen)
• Scanning-op-vraag voor ambtelijk gebruik 10 mei 2012
41
Meer informatie? • Website Depot: http://bestuurszaken.be/depot-vilvoorde
• Contactgegevens: – www.bestuurszaken.be/informatiemanageme nt –
[email protected] 10 mei 2012
42
14
