2012

GP-05-19

INSTRUCTIEFICHE GEWONE OMSTANDIGHEDEN

BARGEBRUIK IN DE SPORTHAL VAN SPORTPUNT 2 15/08/2012

ALGEMENE AFSPRAKEN    

    

De bar en bijhorende drankenberging moet vooraf gereserveerd worden. Wanneer te gebruiken ? De bar en drankenberging kan enkel gebruikt worden bij competitiematchen gedurende een gans seizoen ingevolge jaarlijkse afspraken met de sportdienst. Ingeval van speciale sportmanifestaties wordt eventueel goedkeuring verleent door de sportdienst op het ogenblik van de reservatie. Huurprijs bedraagt 10 EUR voor meerdere matchen (5 EUR voor 1 match) per dag per gebruiker. Verzekering : Gebruikers van de bar moeten geen polis huurgevaar voor gebouw afsluiten. Wel moeten zij hun eigen inboedel die zich tijdelijk of permanent in de bar bevindt, verzekeren. Dit afstand van verhaal geldt enkel binnen de gemeentelijke brandpolisvoorwaarden en is niet van toepassing ingeval van kwaadwilligheid. De vereniging en/of personen blijven aansprakelijk voor alle schade aan gebouwen, inhoud en infrastructuur door haarzelf, haar aangestelden of haar bezoekers aangebracht door bv. de aard van haar activiteiten of vandalisme. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en contractuele aansprakelijkheid dient wel door de gebruiker afgesloten te worden. Het gemeentebestuur beschikt over een abonnementspolis, van toepassing bij gebruik van gemeentelijke infrastructuur, waarop elke gebruiker desgewenst kan intekenen aan een voordelig tarief. (info bij de sportdienst) Diefstal : geen enkele klacht wordt aanvaard betreffende voorwerpen die gedurende het verblijf in de toegewezen plaatsen zouden verloren of ontvreemd zijn. De gebruiker beschikt over de sleutel voor de bar en drankenberging. Deze kunnen dus ten allen tijde gesloten worden. Controle : Gebruikers worden verondersteld het politiereglement, alle gebruikersreglementen en huishoudelijke reglementen, evenals de beslissingen van de Raad van Bestuur te kennen en te aanvaarden. De door het beheersorgaan aangestelde personeelsleden waken over de stipte naleving ervan. Sleutelgebruik : de verantwoordelijke ziet erop toe dat de hem toevertrouwde sleutels enkel gebruikt worden voor de hem beschikbaar gestelde ruimtes. Hij controleert tevens of alle sleutels terug in de bar hangen na afloop van de activiteiten. De prijzen en het gamma van alle te koop gestelde producten moeten vooraf goedgekeurd worden door de Raad van beheer van de VZW. De vraag tot wijzigingen moet schriftelijk ingediend worden bij de directie. De bierhandelaar/brouwerij staat in voor de leveringen en voor het oplossen van eventuele exploitatiestoornissen tijdens de week en in noodsituaties tijdens het weekend, voor een regelmatig onderhoud en herstelling van de koel- en tapinstallatie, de levering van koolzuurgas tegen horecaprijzen, de gratis levering van extra frigo’s, spoelbakken voor grote manifestaties (tijdig aanvraag in te dienen)

WAT DOEN VÓÓR GEBRUIK ? *

   

De lichten van de zaal mogen maximaal een half uur vóór en na gebruik van de sporthal branden (extra gebruik moet vooraf worden aangevraagd). Buiten deze uren kan enkel nog de verlichting, speciaal bestemd voor in en rond de bar, gebruikt worden. Daarvoor zijn 2 schakelaars geplaatst (1 voor in de bar, 1 voor buitenverlichting rond de bar). In functie van het opkuisen, opvullen koelkasten, leveren drank kunnen deze schakelaars gebruikt worden op maandag tot vrijdag van 8 tot 22u en op zaterdag van 8 tot 13u, behalve op feestdagen. Bij losse reservaties (wedstrijden, tornooien,…) wordt de bar gereserveerd volgens aanvraag van de klant. Vóór ingebruikname worden eventuele tekortkomingen, nalatigheden, gebreken gemeld aan de conciërge of bij afwezigheid aan de kassa. Tafels en stoelen nodig voor de bar, worden op de daarvoor bestemde matten geplaatst. Frigo’s worden, indien nodig, aangelegd. Drank wordt exclusief aangekocht bij en afgeleverd door de leverancier aangeduid door de VZW. De bestelling gebeurt op dinsdag voor 12u en dit voor de komende week. Momenteel is dit Brouwerij Rosseel N.V., SintJorisstraat 38, 8870 Izegem, tel. 051/30 11 31, fax 051/30 11 68. De dranken moeten behoren tot het gamma Alken-Maes en de nevenproducten. De brouwerij, de VZW en haar afgevaardigden zijn gemachtigd controles uit te voeren in alle bergingen. De enige uitzondering op deze regel is het aan te kopen water ten voordele van de spelers, de koffie, thee, aperitieven en versnaperingen.

T:\nieuwe mappenstructuur_NIET IN WERKEN\EXP\VEILIGHEID\Gewone procedures\GP-05-19 Bar sporthal afspraken instructiefiche.doc/mdp 12-6-2013 12:04

GP-05-19 WAT DOEN TIJDENS GEBRUIK ?  



Er wordt erop toegezien dat drank enkel verbruikt wordt op de matten en dus niet op de sportvloer De organisator moet, conform het gebruiksreglement, instaan voor spelers en toeschouwers (incl. bezoekende ploegen). De clubverantwoordelijke houdt toezicht en zorgt er ondermeer voor dat  supporters plaatsnemen op de tribune of aan de bar  kinderen zich niet bevinden t.h.v. het sportmateriaal of achter de bergingsgordijnen  niemand de sportvloer zonder aangepast sportschoeisel betreedt. Rubberen zolen die strepen afgeven zijn niet toegelaten.  Tijdens matchen kunnen overtrekschoenen verkregen worden bij verantwoordelijken van de thuisploeg welke voor de uitlening verantwoordelijk zijn. Zij mogen hiervoor een borgsom vragen. Ander schoeisel is enkel toegelaten op de rubbermatten en op de tribunes.  Er geen stoelen gebruikt worden in de zaal uitgezonderd op de afgeschermde barzone De prijslijst van de diverse artikelen, goedgekeurd door de VZW, dient opgehangen te worden.

WAT DOEN NA GEBRUIK OPRUIMING BAR  De bar wordt proper achtergelaten. Alle gebruikte materialen worden afgewassen (incl. toog, tap, tafels, stoelen,…). Zeker het materiaal voor gemeenschappelijk gebruik moet proper en steeds beschikbaar zijn voor iedere gebruiker. Alles wordt op de juiste plaats teruggezet.  De vloer in de bar wordt gedweild.  Vuilnisbakken die zich in de bar bevinden, worden geledigd in officiële vuilniszakken en geplaatst buiten in de vuilnisberging t.h.v. de zoutzuur en chloortanks. De sleutels zijn beschikbaar in de barruimte. Alle glas (afval en leeggoed) dient in de glasbolcontainer naast de tennis gedeponeerd – zie aparte nota.  Het rolluik van de bar wordt neergelaten.  De frigo’s worden geledigd en afgelegd.  Drank en versnaperingen worden terug in de drankenberging geplaatst. De drankenberging wordt proper achtergelaten en telkens op slot gedaan. Enkel de toegewezen plaatsen worden gebruikt. De lichten worden telkens gedoofd.  De lichten speciaal voorzien voor de bar, worden gedoofd onmiddellijk na de baractiviteiten. OPRUIMING ZAAL, TRIBUNE, GANGEN, KLEEDKAMERS * Opruiming van de zaal en alle gebruikte lokalen gebeurt ten laatste tijdens of na het bargebruik. Uitzonderingen op die regel voor wat betreft de bar zijn vooraf te bespreken met de sportdienst en kunnen enkel voor zover opruiming gebeurt vóór het eerstvolgend gebruik door eender welke club of indien overeengekomen met de volgende gebruiker.  De matten voor bargebruik worden eerst geveegd en daarna terug op de loopwagen geplaatst. De stoelen en tafels worden op de onderste draagplateau van de stelling geplaatst.  Het groot vuil dat zich in de zaal, de gangen, de kleedkamers of op de tribunes bevindt, wordt opgeruimd (bv. zakjes chips worden verwijderd)  Bevuilde plaatsen in de zaal worden schoongemaakt. (bv. glas of limonade op de sportvloer). Het noodzakelijke schoonmaakmateriaal bevindt zich in de drankenberging.  Lichten doven zaal, tribune en kleedcabines. AFSLUITEN GEBOUW Het gebouw wordt door de conciërge afgesloten ten laatste om 23u. Ingeval het rolluik in de inkomhal is neergelaten moet de sleutel voor de buitentoegang via Swim Gym gebruikt worden om het gebouw te verlaten. De verantwoordelijke sluit af bij vertrek van de laatste supporters.

PROBLEMEN Elke beschadiging geeft aanleiding tot betaling van een vergoeding, gelijk aan de herstellingskosten of de kosten van vervanging van het beschadigde. De persoon die de schade veroorzaakt, is verplicht dit te melden aan het toezichthoudend personeel. De verantwoordelijke van de club meldt onmiddellijk na gebruik eventuele tekorten, problemen, defecten.

NALATIGHEID Ingeval van nalatigheid kan de VZW een tarief aanrekenen van 12.39 EUR per uur. Bij overtreding inzake bestelling drank kan de brouwerij naast een zware financiële vergoeding, de recuperatie van maximaal 85% van de oorspronkelijke waarde der investeringen vorderen en/of het contract verbreken. Zonder enige nadelige erkentenis vanwege de VZW en met behoud van alle andere mogelijke rechten zal de VZW deze schadeloosstelling van de overtreder-baruitbater terug opeisen. Het verder gebruik van de bar kan bovendien aan de overtreders ontzegd worden. Indien huurders niet tijdig betalen, kunnen subsidies ter compensatie ingehouden worden. T:\nieuwe mappenstructuur_NIET IN WERKEN\EXP\VEILIGHEID\Gewone procedures\GP-05-19 Bar sporthal afspraken instructiefiche.doc/mdp 12-6-2013 12:04

GP-05-19

GP-05-19

INSTRUCTIEFICHE BARGEBRUIK IN DE SPORTHAL VAN SPORTPUNT 2 UITTREKSEL UIT ALGEMENE AFSPRAKEN VERSIE 15 augustus 2012

1. ALGEMENE AFSPRAKEN  RESERVEER VOORAF !  LEG VERZEKERING VOOR AAN DE SPORTDIENST (1x voor seizoengebruik en telkens bij éénmalige activiteiten) BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID  BESCHERM WAARDEVOLLE VOORWERPEN TEGEN DIEFSTAL  SLEUTELS : ENKEL TE GEBRUIKEN VOOR TER BESCHIKKING GESTELDE RUIMTES - ALLE SLEUTELS ONMIDDELLIJK TERUG IN DE BAR HANGEN.  VERLICHTING SPORTZAAL EN TRIBUNE ONMIDDELLIJK AFLEGGEN NA SPORTACTIVITEIT, VERLICHTING BAR EN DRANKENBERGING ONMIDDELLIJK AFLEGGEN NA BARACTIVITEITEN

2. WAT DOEN VÓÓR GEBRUIK ?  AANKOOP/LEVERING DRANK  EXCLUSIEF BROUWERIJ ROSSEEL N.V. (uitgezonderd water ten voordele van de spelers, koffie, thee, aperitief, versnaperingen, andere uitzonderingen mits toestemming VZW)  TAFELS EN STOELEN  ENKEL OP RUBBERMATTEN  FRIGO’S EVENTUEEL AANLEGGEN

3. WAT DOEN TIJDENS GEBRUIK ?  HOU TOEZICHT OVER BARGEBRUIKERS DRANK ENKEL OP RUBBERMATTEN, NIET OP SPORTVLOER KINDEREN EN PUBLIEK MOGEN ZICH ENKEL BEVINDEN OP DE BARMATTEN OF OP DE TRIBUNES SCHOENEN ENKEL OP RUBBERMATTEN, NIET OP SPORTVLOER ALLE REGLEMENTEN DOEN NALEVEN  PRIJSLIJST VAN UW SPORTCLUB, TER BESCHIKKING GESTELD DOOR DE SPORTDIENST, OPHANGEN T:\nieuwe mappenstructuur_NIET IN WERKEN\EXP\VEILIGHEID\Gewone procedures\GP-05-19 Bar sporthal afspraken instructiefiche.doc/mdp 12-6-2013 12:04

GP-05-19

4. WAT DOEN NA GEBRUIK ?

 OPRUIMING BAR ONMIDDELLIJK NA AFLOOP (tenzij uitzondering is toegestaan)  AFWASSEN (OOK TOOG, TAP, TAFELS, STOELEN)  VLOER BAR DWEILEN MATERIAAL LIGT IN DRANKENBERGING  VUILNISBAKKEN LEDIGEN IN OFFICIËLE VUILNISZAKKEN  VUILNISZAKKEN IN VUILNISBERGING SLEUTEL HANGT IN BARRUIMTE  ALLE SLEUTELS TERUG IN HET SLEUTELKASTJE HANGEN  FRIGO’S LEDIGEN EN AFLEGGEN DRANK IN BERGING, VERSNAPERINGEN IN DRANKENBERGING OF IN KAST DRANKENBERGING  ROLLUIKBAR NEERLATEN  LICHTEN BAR, KLEEDCABINES, ZAAL, TRIBUNE, DRANKENBERGING EN SPORTMATERIALEN BERGING DOVEN  OPRUIMEN ZAAL, TRIBUNE, GANGEN, KLEEDKAMERS SCHOONMAAKMATERIAAL IN DRANKENBERGING MATTEN VEGEN, DAARNA MATTEN OP LOOPWAGEN. STOELEN OP ONDERSTE PLATEAU STELLING VUIL WEGHALEN VAN TRIBUNES, UIT GANGEN, SPORTZAAL, KLEEDKAMERS BEVUILDE ZAAL SCHOONMAKEN (bv. frisdrankenvlekken op vloer)  AFSLUITEN BUITENDEUREN VIA SWIM-GYM

5. PROBLEMEN ?  BESCHADIGING, TEKORTEN, PROBLEMEN MELDEN AAN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL  NOODGEVAL EXPLOITATIESTOORNIS BAR: BROUWERIJ ROSSEEL(051 30 11 31)

T:\nieuwe mappenstructuur_NIET IN WERKEN\EXP\VEILIGHEID\Gewone procedures\GP-05-19 Bar sporthal afspraken instructiefiche.doc/mdp 12-6-2013 12:04

GP-05-19

Zwevegem, 2001-10-18

Aan de voorzitters en secretarissen van DAVOZ VOLLEYBAL ZWEVEGEM KBBC ZWEVEGEM

Uw kenmerk : Ons kenmerk : SD/Spc/ormap/sdalg/sporthal049/bar sporthal afspraken/2001 Vragen naar : Mieke Depoortere, Roos Baert

Geachte voorzitter en secretaris, De gemeentelijke sportdienst heeft naar aanleiding van een aantal recente problemen alle bestaande afspraken omtrent gebruik van de bar in de sportzaal van het Gemeentelijke Bekaert Sportcentrum op een instructiefiche verzameld. In bijlage vindt u een afschrift van deze instructiefiche evenals van de bijhorende pancarte. Deze pancarte zal tevens opgehangen worden in de bar. We hebben er een aantal dubbels bijgevoegd bestemd voor alle betrokkenen van uw sportclub. Gelieve deze te bezorgen. Extra exemplaren kunnen steeds opgevraagd worden bij de sportdienst. Mogen wij u met aandrang vragen alle voorschriften na te leven opdat alle misverstanden in de toekomst kunnen vermeden worden ? Wij danken u alvast voor de medewerking en groeten u van harte.

sportbeheerder-diensthoofd 

Schepen van Sport

De gebruikte tribunes worden opgeruimd. en terug in hun oorspronkelijke stand geplaatst tenzij andere instructies worden gegeven door de sportdienst of de conciërge. T:\nieuwe mappenstructuur_NIET IN WERKEN\EXP\VEILIGHEID\Gewone procedures\GP-05-19 Bar sporthal afspraken instructiefiche.doc/mdp 12-6-2013 12:04