2012

10/3/2012

• •

• • • • •

• 10/3/2012

ayurai@2012_p3ngam3n

1

10/3/2012

Pengertian Perencanaan



2

Perencanaan

• Perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan. • Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

10/3/2012

Tahap awal dari proses manajemen Suatu persiapan untuk menghadapi masa depan dan mencerminkan upaya untuk mendapatkan hasil yang terbaik dengan dukungan sumber daya terbatas Menyusun rencana untuk menentukan arah yang akan ditempuh oleh organisasi Kapan & bagaimana kegiatan hendaknya dilaksanakan Rangkaian proses pengambilan keputusan Bidang perencanaan: produksi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia Proses penentuan course of action untuk memecahkan suatu persoalan – Bidang usaha apa yang akan dimasuki oleh perusahaan ? – Bagaimana alokasi sumber daya pada bidang usaha ? Siapa yang harus melakukan

3

• Adalah suatu jenis pembuatan keputusan yang spesifik yang dikehendaki oleh manajer bagi organisasi mereka • Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan memilih cara untuk mencapai sasaran tadi

10/3/2012


4

Pentingnya Perencanaan Perencanaan bukan peristiwa tunggal, dengan awal dan akhir yang jelas.

• Sasaran memberikan arah • Sasaran memfokuskan usaha kita • Sasaran menjadi pedoman rencana dan keputusan kita • Sasaran membantu kita mengevaluasi kemajuan yang kita capai

10/3/2012


Perencanaan adalah proses berkesinambungan yang mencerminkan dan menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi di lingkungan sekitar setiap organisasi

5

10/3/2012


6

1

10/3/2012

•

•

•

Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.

Karakteristik Perencanaan Perencanaan merupakan Pondasi Bagi Fungsi Manajemen Lainnya

Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.

PENCAPAIAN TUJUAN P E N G O R G A N I S A S I A N

Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

P E N G A R A H A N

P E N G E N D A L I A N

PERENCANAAN 10/3/2012


7

10/3/2012


8

Proses Perencanan Robbins dan Coulter

Proses Perencanaan merupakan salah satu tahapan transformasi

Perencanaan sebagai Pengarah

INPUT •People •Uang •Material •Mesin •Informasi

PROSES PERENCA NAAN

Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

OUTPUT Rencana Organisasi

Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

10/3/2012


9

10/3/2012


10

• Penetapan tujuan: – Degre of excellent yang ingin dicapai – Misi organisasi: perkiraan situasi masa depan – Arah, ruang lingkup usaha, segmen produk & pasar, – Karakteristik: spesifik, realistis, menantang, terukur, berbatas waktu – Menimbulkan komitmen dan menjadi sumber motivasi 10/3/2012


11

10/3/2012


12

2

10/3/2012

Tindakan / Langkah-langkah Pokok Perencanaan • Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas; • Mencari informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan; • Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi yang sudah terkumpul;

10/3/2012


13

10/3/2012

• Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan pelaksanaan rencana (memilih rencana yang diajukan/memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan; • Menetapkan planning alternatif; • Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan; 10/3/2012


15


14

• Membuat sintesis (metode/alternatif penyelesaian); • Mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci; • Mengadakan evaluasi (penilaian).

10/3/2012


16

Perspektif untuk setiap bentuk perencanaan

Samuel Certo: Perencanaan terdiri dari 6 tahapan. 1

2

10/3/2012

Perspektif Horison waktu Bidang Perencanaan

Menyatakan Tujuan Organisasi

Menyusun Alternatif cara mencapai tujuan

3

Menyusun Asumsi Untuk Setiap Alternatif

4

Memilih Alternatif Yang Terbaik

5

Menyusun Rencana Untuk Alternatif Terpilih

6

Mengubah Rencana Menjadi Tindakan ayurai@2012_p3ngam3n

Elemen Rencana

Karakteristik Rencana

Unit Organisasi 17

10/3/2012

Deskripsi 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Jangka pendek Jangka menengah Jangka panjang Produksi Riset Pengembangan produk baru Keungan Pemasaran SDM Aturan Prosedur Anggaran Program Strategi Sasaran Tujuan Arah Kebijakan Cita-cita 1. Murah/mahal 2. Rasaional/tidak 3. Rahasia/tidak 4. Strategis/taktis 5. Kualitatif/kuantitatif 6. Penting/kurang 7. Komprehensif/tidak 8. Mendesak/tidak 1. Korporasi 2. Anak Perusahaan 3. Divisi 4. Departemen 5. Proyek 6. Gugus tugas ayurai@2012_p3ngam3n

18

3

10/3/2012

Persyaratan Perencanaan Rasional

• dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secarakhayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan

Estimasi

• dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk

Preparasi

• dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu

Operasional

1. 2. 3. 4. 5.

Faktual atau realistis. Logis dan rasional. Fleksibel. Komitmen. Komprehensif.

• dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu

10/3/2012


19

10/3/2012


20

Jenis Perencanaan

Proses Perencanaan

1. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose)

Lingkungan Eksternal Organisasi

menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu.

Misi Organisasi

2. Tujuan Tujuan Strategis

Rencana Strategis

Tujuan Taktis

Rencana Taktis

merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi.

3. Kebijakan

Tujuan Operasional 10/3/2012

merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya).

Rencana Operasional


21

4. Prosedur

10/3/2012


22

HIRARKI PROSES PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir).

TUJUAN ORGANISASI

5. Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.

Pencapaian Jangka Pendek

Pencapaian Jangka Panjang

6. Program merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.

7. Anggaran

Rencana Operasional

Rencana Strategis

Single Use Plan

Default Plan

Program Kerja

Prosedur, Metode

merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka. 10/3/2012


23

10/3/2012


24

4

10/3/2012

Pengelompokan Orientasi Perencanaan Terhadap Level Manajemen

Hirarki Rencana Organisasi

PERNYATAAN

RENCANA STRATEGIS

RENCANA OPERSIONAL

• Dibuat oleh Pendiri, Dewan Direksi,Manajer Puncak • Dibuat oleh Manajer Puncak danMenengah • Dibuat oleh ManajerMenengah dan Manajer Lini Pertama

No

Dimensi

1

Fokus

2

Tujuan

3

Proses

4

Kendala/ pembatas

5

Hasil

6

Informasi

7

Organisasi

Pemencahan Persoalan

8 10/3/2012


25

Hirarki Rencana Organisasi

- Rencana Strategis - Rencana Operasional


27

10/3/2012

Perumusan sasaran dan program a. sumber daya terpakai di masa depan b. Business key success factors Pengembangan potensi masa depan a. Kekuatan dan kelemahan b. Informasi fungsional

Pertumbuhan yang berkelanjutan Kecenderungan

Entrepreneurial dan fleksibel Profesional a. b. c.

Antisipatif Butuh pendekatan baru Berisiko tinggi

a. Pendekatan sistem b. Resiko rasional

Keuntungan jangka pendek Implementasi program Sumber daya yang kini tersedia

Efisiensi dan stabilitas Kemajuan pelaksanaan kegiatan Terstruktur dan stabil a. Reaktif b. Berdasarkan pengalaman c. Beresiko rendah


26


28

• Proses Perencanaan – Perencanaan Strategis

1. Perencanaan Strategis 2. Perencanaan Taktis 3. Perencanaan Operasional

• Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.

– Perencanaan Taktis

1) Rencana Tunggal (sekali pakai) 2) Rencana Standing


Formulasi kebijakan dan strategi Sumber daya global dimasa depan

Manajemen Lini Pertama Problem operasional

• Rencana Operasional berisi rincian untuk melaksanakan atau mengimplementasikan rencana strategis dalam kegiatan sehari-hari

Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan dikelompokkan dalam 3 jenis perencanaan

10/3/2012

Manajemen Menengah Kompetisi dan pengembangan sumber daya Keuntungan masa depan

• Rencana Strategis didesain oleh manajer tingkat tinggi dan menentukan sasaran secara luas untuk organisasi

• Organisasi biasanya dimanajemeni menurut dua macam rencana:

10/3/2012

10/3/2012

Manajemen Puncak Keselamatan dan pengembangan jangka panjang Posisi masa depan

• Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah.

29

10/3/2012


30

5

10/3/2012

– Rencana Operasional • Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah. – Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran. – Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.

10/3/2012


31

10/3/2012

Perencanaan Situasional


33

32

Beberapa Alat Bantu Bagi Perencanaan

(perencanaan cadangan) • Perencanaan situasional merupakan perencanaan yang memasukkan alternatif perencanaan yang berbeda. • Dapat dikatakan perencanaan situasional adalah perencanaan cadangan, apabila rencana A tidak berhasil karena adanya sebab-sebab tertentu maka rencana B dapat dilaksanakan.

10/3/2012


1. Perencanaan dengan Flow Chart 2. Penjadwalan Melalui Gantt Chart 3. Perencanaan dengan PERT

10/3/2012


34

Penjadwalan Melalui Gantt Chart

Perencanaan dengan Flow Chart Mulai

Perlu buku bacaan

T idak

Berhenti

Pekerjaan Ya

B eli buku bacaan?

T idak

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Pembelian bahan baku 2. Proses produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman

P injam

Ya

10/3/2012

M embeli buku bacaan yang diinginkan

Mem baca buku bacaan yang diinginkan ayurai@2012_p3ngam3n

S elesai

35

10/3/2012


36

6

10/3/2012

Perencanaan dengan PERT

Hambatan dalam perencanaan

(D) Penyusunan Lay-Out Produksi 2

4

(A) Desain Produk (C) Produksi Terbatas

1

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi; 2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan; 3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif; 4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang; 5. Biaya; 6. Takut gagal; 7. Kurang percaya diri; 8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuantujuan alternatif.

(F) Estimasi Biaya

Selesai 5

(G) Promosi

6

(H) Produksi Massal

7

(B) Riset Pasar 3

10/3/2012

(E) Tes Pasar ayurai@2012_p3ngam3n

37

10/3/2012

Cara mengatasi hambatan 1. 2.

3.

4.

10/3/2012

38

Peter Drucker.

Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.



39

• MBO (Management By Objectives) – Merupakan metode penetapan tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan oleh Peter Drucker. MBO berangkat dari asumsi karakteristik manusia Y. Partisipasi dan komunikasi merupakan kunci MBO. – Efektivitas MBO • Komitmen manajemen puncak, penetapan tujuan dari manajemen puncak, penetapan tujuan dan tanggungjawab individu yang jelas, partisipasi, komunikasi, otonomi dan review (evaluasi) prestasi.

10/3/2012


40

– Kelemahan MBO dan Cara Mengatasi • Inheren pada MBO, menyerap tenaga dan waktu yang banyak, pekerjaan administratif yang banyak, proses yang rumit yang membutuhkan kemauan belajar. • Di luar MBO yang secara teoritis dapat dihilangkan, contoh adalah komitmen manajemen puncak yang kurang, gaya manajemen yang otoriter, keterampilan hubungan manusiawi yang kurang.

10/3/2012


41

– Langkah Memecahkan Kelemahan MBO; • Komitmen Manajemen Puncak diperkuat • Mendorong partisipasi • Memberi pelatihan komunikasi pada manajer yang mempunyai keterampilan hubungan manusiawi yang kurang • Umpan balik yang efektif • Menetapkan tujuan yang jelas • Memberi pelatihan dalam penggunaan MBO

10/3/2012


42

7

10/3/2012

Perencanaan Strategis – Analisis Tujuan dan Strategi Saat Ini

• Pengertian dan Komponen Strategi

• Tujuan dan strategi saat ini dievaluasi untuk menentukan apakah sudah sesuai dengan tujuan dan strategi seharusnya.

– Strategi didefinisikan sebagai “penetapan tujuan jangka panjang yang mendasar dari suatu organisasi, dan pemilihan alternatif tindakan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut”.

– Analisis Lingkungan • Perubahan di lingkungan dianalisis untuk melihat apakah ada kesempatan strategis yang bisa dimanfaatkan.

• Proses Perencanaan Strategis

– Analisis Sumberdaya

– Formulasi Misi dan Tujuan • • • •

10/3/2012

• Mencoba melihat kekuatan sumberdaya organisasi relatif terhadap pesaingnya, dalam mencapai tujuan organisasi dan memanfaatkan kesempatan strategis.

Fokus pada pasar Dapat dicapai Dapat memotivasi Spesifik


43

10/3/2012

– Identifikasi Kesempatan Strategis • Kesempatan strategis muncul apabila ada gap (perbedaan) antara hasil yang diperoleh dengan strategi saat ini dengan hasil yang diperoleh apabila strategi lain (strategi yang seharusnya) digunakan. – Pengambilan Keputusan Strategis • Setelah kesempatan strategis diidentifikasi, alternatif keputusan strategis bisa dikembangkan. Kemudian alternatif terbaik dipilih. – Pelaksanaan Strategi • Setelah alternatif terbaik dipilih, alternatif tersebut perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. – Evaluasi dan Pengendalian Strategis • Kemajuan pelaksanaan strategi perlu dievaluasi, untuk memastikan apakah perencanaan sesuai dengan rencana, dan apakah pelaksanaan tersebut dapat mencapai tujuan yang diinginkan. 10/3/2012


45


44

Tingkat Korporasi Merupakan keputusan pasar (corporate mana yang akan dimasuki. level) Tingkat Unit Bisnis (business unit)

Merupakan keputusan bagaimana bersaing pada setiap pasar.

Tingkat Fungsional (functional level) 10/3/2012


Merupakan keputusan bagaimana menjalankan setiap fungsi dalam organisasi. 46

– Strategi Tingkat Korporasi • Pendekatan Nilai • Pendekatan Unit Bisnis

• Top Manager: mengutamakan keselamatan dan pengembangan perusahaan dalam waktu panjang

Strategi Umum merupakan kerangka strategi keseluruhan yang dirumuskan oleh manajemen puncak. Contoh: integrasi vertikal, horizontal, strategi penarikan, strategi stabilitas, strategi pertumbuhan. Strategi Portofolio Bisnis berawal dar unit bisnis, yaitu unit yang independen. Contoh: Matrix BCG.

• Middle manager: kompetisi & pengembangan sumber daya • First line manager: persoalan operasional 10/3/2012


47

10/3/2012


48

8

10/3/2012

– Strategi Fungsional

– Strategi Tingkat Unit Bisnis • Strategi yang dikembangkan oleh Porter dapat digunakan untuk menganalisis strategi unit bisnis. Menurut Porter, daya tarik industri ditentukan oleh lima faktor: – Halangan untuk Masuk – Kekuatan Pelanggan – Ancaman Produk Substitusi – Persaingan dalm Industri • Sedangkan Strategi Generik Porter ada tiga: – Differensial – Kepemimpinan Biaya Rendah – Fokus 10/3/2012


49

• Ditujukan untuk fungsi organisasi seperti pemasaran, keuangan, produksi, sumberdaya manusia, serta riset dan penembangan.

• Implementasi Strategi – Strategi dan Struktur • Menurut Chandler, struktur mengikuti strategi. Organisasi biasanya melewati tiga tahap yaitu struktur unit, fungsional, kemudian multi divisi.

10/3/2012

– Peranan Manajer Puncak (CEO atau Chief Executive Officers)

– Memahami Hambatan Pelaksanaan Strategi • Manajer perlu memahami perencanaan dan pelaksanaan strategi.


• • •

• • •

10/3/2012

51

10/3/2012

2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sbb: What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan) When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan) How (bagaimana) = cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut) Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut) Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan) Why (mengapa) = keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).


53

50

1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sebagai berikut :

• Manajer puncak mempunyai peranan penting dalam perencanaan dan pelaksanaan strategi. Manajer puncak melembagakan strategi. Organisasi dapat mendatangkan manajer puncak dari luar atau dari dalam.

10/3/2012


• • •

Mempermudah tercapainya tujuan, Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi, Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,

• • • • •

Disertai perincian yang teliti, Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan, Bersifat sederhana, Luwes, Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,

• •

Bersifat praktis/pragmatis, Merupakan forcasting. ayurai@2012_p3ngam3n

52

3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem solving), melalui langkah:

10/3/2012

• Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem). • Mengumpulkan data (collect data), • Menganalisa data-data (analisis of the data), • Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives), • Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among alternatives), • Pelaksanaan (execution) • Penilaian hasil (evaluation of results) ayurai@2012_p3ngam3n

54

9

10/3/2012

Perbedaan Rencana Strategis dan Operasional

• Perencanaan dapat diibaratkan seperti lokomotif yang menarik kereta yang terdiri dari aktivitas mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan

• Kurun Waktu • Cakupan • Tingkat Rincian

• Atau kita dapat mengibaratkan perencanaan sebagai akar tunggang dari pohon yang besar dan rimbun, dari situ tumbuh cabang-cabang, yaitu penggorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian 10/3/2012


55

10/3/2012


Kurun Waktu

Cakupan

• Rencana Strategis cenderung untuk melihat kedepan beberapa tahun atau bahkan dekade • Bagi Rencana Operasional, satu tahun seringkali merupakan periode yang relevan

10/3/2012


57

• Rencana Strategis mempengaruhi aktivitas organisasi secara luas, sedangkan rencana operasional mempunyai cakupan yang sempit dan terbatas

10/3/2012

Tingkat Rincian


Penetapan Sasaran Membuat Rencana Strategis Merumuskan Strategi

Implementasi Strategis


58

Proses Manajemen Strategis

• Seringkali sasaran strategis dinyatakan dalam istilah yang tampaknya menyederhanakan dan umum • Rencana Operasional lebih rinci /detil

10/3/2012

56

59

10/3/2012

Pengendalian Strategi


60

10

10/3/2012

Hirarki Rencana Strategis dalam Oganisasi Multibisnis

PERENCANAAN PERMASALAHAN PENETAPAN TUJUAN

•

Keenganan untuk meninggalkan alternatif sasaran yang lain (mungkin lebih tepat)

Strategi Korporasi

Strategi Unit Bisnis

•

Takut salah (gagal, rasa malu, dianggap tidak mampu, tidak menghargai orang lain)

•

Kekurangan pengetahuan mengenai organisasi (bertentangan dengan unit organisasi lain)

•

Strategi Tingkat Fungsional

Kekurangan pengetahuan mengenai lingkungan organisasi (pesaing, pemasok, pelanggan, lembaga pemerintah/masyarakat)

Rencana Operasional

10/3/2012


61

10/3/2012


PROSES MANAJEMEN

PROSES MANAJEMEN

TAHAP DASAR PERENCANAAN (2)

TAHAP DASAR PERENCANAAN (2)

• Identifikasi dukungan & hambatan:

• Pendefinisian situasi saat ini:

– Identifikasi faktor eksternal dimasa yang akan datang – Faktor internal & eksternal apa yang membantu atau menimbulkan masalah dalam mencapai tujuan

– Sejauh mana posisi organisasi terhadap sasaran ? – Sumber apa yang dilakukan untuk menutup perbedaan ini ?

10/3/2012


62

• Penetapan tindakan: – Penetapan keputusan mengenai keadaan masa depan yang harus dibentuk

63

10/3/2012


PERENCANAAN (1)

PERENCANAAN (2)

HIERARKHI PERENCANAAN

HIERARKHI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

64

• Rencana Strategis: – Mempertemukan organisasi dengan tujuan yang ditetapkan organisasi, dalam rangka mengimplementasikan misi perusahaan

• Rencana Operasional: – Rencana detail yang menjabarkan bagaimana rencana strategis dapat direalisasikan ke dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari

10/3/2012


65

10/3/2012


66

11

10/3/2012

HIERARKHI PERENCANAAN

RENCANA OPERASIONAL

RENCANA OPERASIONAL

SINGLE USE PLAN (1)

• Single-use Plan (Rencana sekali pakai):

• Program: sekumpulan kegiatan yang memperlihatkan adanya:

– Rencana yang dikembangkan untuk menyelesaikan suatu tujuan yang sangat spesifik dan tidak digunakan lagi setelah tujuan yang dimaksudkan diselesaikan

– Rangkaian langkah kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan – Unit organisasi atau personil penanggung jawab setiap langkah – Urutan dan waktu untuk setiap kegiatan

• Standing Plan: – Pendekatan atau rencana yang dibakukan untuk menangani situasi yang sedang dihadapi atau diperkirakan

10/3/2012


67

10/3/2012


RENCANA OPERASIONAL

RENCANA OPERASIONAL

SINGLE USE PLAN (2)

STANDING PLAN (1)

68

• Proyek: – Bagian kecil dari program yang lingkup kerjanya sangat khusus dan waktunya cukup banyak

•

Uraian kegiatan yang berulang untuk menghadapi situasi yang relatif tidak berbeda

•

Kebijakan (Policy): – Pedoman umum daalam pengambilan keputusan yang menetaapkan apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pimpinan atau karyawan

• Anggaran: – Sumber dana yang diperlukan dalam jangka waktu tertentu

10/3/2012


69

•

Manfaat: – Meningkatkan efektivitas organisasi – Mengungkapkan personal value – Mengurangi konflik yang terjadi

10/3/2012


RENCANA OPERASIONAL

PERENCANAAN

STANDING PLAN (2)

TEKNIK DAN ALAT BANTU PERENCANAAN

• Standard Procedure (SOP-Standard Operating Procedure):

70

•

A. PERAMALAN

•

Teknik pendukung perencanaan yang sangat dibutuhkan sebelum kegiatan perencanaan dimulai.

•

Perkiraan mengenai apa, berapa, bagaimana dari keadaan di masaa mendatang.

•

2 jenis : Peramalan Kualitatif & Peramalan Kuantitatif

– Proses kerja yang merupakan rincian dari kebijakan

• Aturan (Rules): – Pernyataan yang menjelaskan suatu tindakan spesifik harus atau dilarang dilakukan dalam suatu kondisi tertentu

10/3/2012


71

10/3/2012


72

12

10/3/2012

PERENCANAAN

PERENCANAAN

PERAMALAN: METODA KUALITATIF (1)

PERAMALAN: METODA KUALITATIF (2)

•

• Metoda Judgement:

Metoda Proyektif: – Pencetusan gagasan & dibentuk sedikit demi sedikit menjadi solusi.

– Menggunakan opini atau dugaan sebagai data – Survey pendapat dilakukan dengan cara penjurian, teknik Delphi, dll – Kelemahan: terjadinya bias pada waktu survey pendapat

10/3/2012


•

73

– Brainstorming: kelompok memusatkan pikiran secara intensif pada masalah yang dihadapi, gagasan dilontarkan secara cepat sebanyak-banyaknya tanpa diskusi & kritik, dilanjutkan dengan konstruksi skenario (pembentukan logika pemikiran, urutan kerja secara hipotesis dan menjawab pertanyaan). – Membutuhkan keahlian dalam berbagai bidang.

10/3/2012


74

PERENCANAAN

PERENCANAAN

PERAMALAN: METODA KUANTITATIF (2)

TEKNIK DAN ALAT BANTU PERENCANAAN

Metoda Ekstrapolasi: Time Series Analysis – Peramalan mempelajari kecenderungan masa depan & sekarang – Kelemahan: mempertimbangkan satu variabel kunci

•

•

B. PERENCANAAN PROYEK

•

Diagram Network: menjelaskan kegiatan dari proyek serta hubungan

Metoda Causal (Metoda Ekonometrik, Metoda Segmentasi): – Hubungan sebab akibat antara variabel yang berlaku: variabel independen dan variabel dependen – Teknik statistik (analisis korelasi regresi)

ketergantungan antar kegiatan.

•

Gant Chart: gambaran jadual kegiatan di dalam suatu proyek (Millestone Scheduling).

•

CPM (Critical Path Method) & PERT (Program Evaluation and Review Technique): metoda yang menjelaskan urutan kerja yang paling kritis atau peluang yang diperhatikan dalam suatu proyek.

10/3/2012


75

10/3/2012


76

PERENCANAAN

PERENCANAAN

DIAGRAM NETWORK

GANTT CHART & MILLESTONE

Waktu KEGIATAN

10/3/2012


77

10/3/2012


78

13

10/3/2012

PERENCANAAN STRATEGIS

STRATEGI (DEFINISI)

• Mengenai apa yang diinginkan organisasi  program yang mempunyai cakupan luas untuk menetapkan & mencapai tujuan organisasi serta mengimplementasikan misi organisasi

• Perencanaan: – Proses untuk menentukan sasaran organisasi & menetapkan cara untuk mencapainya

• Mengenai apa yang dilaksanakan oleh organisasi  pola tanggapan organisasi terhadap keadaan lingkungan secara terus menerus

• Perencanaan strategis: – Proses untuk menetapkan sasaran organisasi pada jangka waktu yang cukup panjang serta langkah atau tindakan yang diperlukan untuk mencapai sasaran tersebut

10/3/2012


79

10/3/2012

80

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

STRATEGI (KARAKTERISTIK)

•


STRATEGI SEBAGAI GARIS BESAR RENCANA (GRAND PLAN)

Horizon waktu (waktu cukup panjang  segi keberlakuannya maupun dari dampak

• Strategi  «strategia » (Yunani)  «art or science of being a general » (seni atau ilmu untuk menjadi seorang jenderal)

terhadap keadaan perusahaan)

•

Dampak (berpengaruh terhadap hampir semua fungsi dalam organisasi)

•

Konsentrasi Usaha (membutuhkan konsentrasi suatu usaha, kegiatan atau perhatian

• Tugas jenderal: tertentu)

•

Pola Keputusan (pilihan strategi akan membutuhkan suatu rangkaian keputusan yang

– Mempunyai rencana, tetapi juga dapat melaksanakan rencana  strategi harus dapat menggabungkan komponen rencana & komponen keputusan (disebut Grand Strategic Plan)

diikuti oleh semua tingkatan organisasi dalam suatu pola yang konsisten)

10/3/2012


81

10/3/2012




STRATEGI SEBAGAI PERUMUSAN KEBIJAKAN

PENDEKATAN INTIAL STRATEGY (1)

82

• Policy Formulation Approach  Business Policy (50an – 60an) • Perubahan lingkungan  pendekatan strategi perusahaan

• Konsep untuk mengimplementasikan aturan sehari-hari mengenai apa yang boleh & apa yang tidak boleh dilakukan

• 2 faktor perubahan pendekatan strategi:

oleh suatu fungsi tertentu

• Tingkat pertumbuhan lingkungan bertambah secara cepat perusahaan tergantung terhadap lingkungan kecepatan munculnya gagasan produk baru & hilangnya produk baru

10/3/2012


83

10/3/2012


84

14

10/3/2012





• Pertumbuhan perusahaan (ukuran & kompleksitas)

• Karakeristik Intial Strategy (Chandler):

– Fortune  1949: 500 perusahaan single product line 1970: perusahaan multi-industri, usaha multi nasional

– – – –

• Chandler, Ansoff, Kenneth Andrew (1965 – 1975): Initial Strategy

10/3/2012


85

10/3/2012


EVOLUSI KONSEP STRATEGI PENDEKATAN MANAJEMEN STRATEGI (2)

3 tahap strategi: formulasi strategi, implementasi strategi & pengendalian strategi

•

6 tugas dasar:

•

Penetapan sasaran (ekonomis & menggambarkan power): sasaran personal &

Perumusan strategi: apa ? (apa yang diinginkan oleh organisasi), bagaimana ?

•

Strategi masa lalu: kemungkinan keberhasilan strategis di masa mendatang

•

Implementasi strategi: bagaimana mengadministrasikan kegiatan sehingga terlaksana secara konsisten agar getting the job done

Lingkungan Usaha: dapat mempengaruhi & dipengaruhi, tetapi tidak dikendalikan  kondisi lingkungan dapat diramalkan

10/3/2012

86

(bagaimana sasaran dapat dilaksanakan)

pengaruh unsur stakeholder

•


PENDEKATAN MANAJEMEN STRATEGI (1)

•

•

Dua unsur: objectives & cources of action (suatu kesatuan) Ada key-idea, bukan kegiatan rutin dalam strategi Perlu dirumuskan, bukan saja dijalankan Konsep pengelompokkan hubungan antara lingkungan dan industri (perubahan yang cepat & lamban)


•

87

Pengendalian strategis: proses harus dimonitor, feedback harus diperoleh

10/3/2012


88



TINGKATAN STRATEGI (1)

PENDEKATAN MANAJEMEN STRATEGI (3)

(THOMSON & STRICKLAND)

• Strategi tingkat korporasi: – Strategi yang diformulasikan oleh top management, berkaitan dengan pengoperasian organisasi yang mengandung lebih dari satu line of business

• Pertanyaan dalam manajemen strategi: – Kemana kita pergi ? – Bagaimana kita sampai kesana ? – Apa yang menjadi blue print tindakan kita ? – Bagaimana kita tahu masih berada dalam jalur yang benar ? 10/3/2012


• •

89

Bisnis apa yang akan masuk, dan apa yang akan keluar ? Pelanggan mana yang akan dilayani ?

10/3/2012


90

15

10/3/2012




• •


• • • •

Teknologi baru apa yang akan digunakan ? Bagaimana kita mengatur kegiatan & bagaimana sumber dialokasikan ?

• Strategi tingkat unit bisnis: – Strategi yang dilakukan dalam bisnis tertentu untuk memenangkan persaingan yang mungkin berbeda penangannya dengan bisnis lainnya •

Produk/jasa apa yang akan ditawarkan ? Pelanggan mana yang akan dilayani ? Bagaimana fungsi-fungsi diatur ? Bagaimana sumber-sumber didistribusikan ?

• Strategi tingkat fungsional: – Penetapan kerangka dasar untuk mengelola setiap fungsi di dalam organisasi: finance, R&D, SDM, dst.

Bagaimana bisnis ini bersaing di dalam pemasaran ?

10/3/2012


91

10/3/2012




KERANGKA DASAR PENETAPAN STRATEGI (1)


92

• Question Mark : perlu berusaha untuk meraih posisi Star dengan dana investasi, perlu pemakaian dana cukup besar •

Kerangka Portofolio: Matriks BCG (Boston Consulting Group)

•

Tujuan: menetapkan strategi pada tingkatan korporasi

• Dog : dana keluar atau masuk dalam jumlah yang tidak terlalu besar • Cash Cow : posisi penumpukkan dana masuk, menunggu posisi

• Star : angka relatif market share tinggi, perusahaan perlu

pertumbuhan pasar yang lebih menguntungkan

mempertahankan posisi dengan mengeluarkan dana position maintenance, sehingga jumlah dana yang dikeluarkan cukup moderat

10/3/2012


93

10/3/2012






•

Kerangka Analisis Industri (Porter-Harvard Business School)

•

Lima kekuatan ancaman terhadap pasar dari industri  analisis SWOT (kekuatan & kelemahan, peluang & ancaman):

•

Bargaining power of Supplier : posisi pemasok yang akan mempengaruhi

•

•

•

95

Persaingan: diantara perusahaan yang sudah ada, saling merugikan, menguras energi & dana yang besar

usaha


Ancaman dari produk atau jasa baru: produk/jasa yang mempunyai fungsi sama, tetapi mempunyai performance yang lebih tinggi atau kenyamanan pemakaian yang lebih tinggi

Bargaining power of Customer : posisi pelanggan yang menenmukan berjalannya

10/3/2012

Ancaman dari pendatang baru: perusahaan baru yang biasanya membawa modal besar, teknologi tinggi, perusahaan yang mempunyai nama besar yang sudah lama dikenal

berjalannya perusahaan

•

94

10/3/2012


96

16

10/3/2012

PROSES MANAJEMEN

PENGENDALIAN

PENGENDALIAN

DEFINISI (MOCKLER)

•

• Proses yang digunakan untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan aktivitas yang direncanakan

– Menetapkan standar prestasi dengan sasaran perencanaan, – Merancang sistem umpan balik informasi, – Membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, – Menentukan apakah ada penyimpangan, – Mengukur signifikansi dari penyimpangan tersebut, – Mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan,

• Mengukur kemajuan kegiatan terhadap tujuan dan memungkinkan untuk mendeteksi penyimpangan dari perencanaan secara tepat waktu dan mengambil tindakan perbaikan •

10/3/2012


97

Suatu upaya yang sistematik:

Menjamin semua sumber daya perusahaan telah digunakan dengan cara yang paling efektif & efesien dalam mencapai sasaran perusahaan

10/3/2012


98

PROSES PENGENDALIAN

PROSES PENGENDALIAN (1)

(2) LANGKAH-LANGKAH POKOK DALAM PROSES PENGENDALIAN

• Penetapan standar & metoda untuk pengukuran prestasi • Pelaksanaan pengukuran prestasi • Evaluasi prestasi sesuai dengan standar • Pengambilan tindakan perbaikan jika prestasi berada di bawah standar

10/3/2012


99

10/3/2012

ASPEK PENGENDALIAN (1)


100


• Jenis standar (ukuran): – Standard performance masa lalu, kelemahan: perubahan pada masa yang akan datang, sulit diterapkan – External Standard: diluar perusahaan – Engineering Standard: standar yang ditentukan oleh pembuat mesin – Productivity Standard: standar yang ditentukan berdasarkan times and motion study – Subjective Standard: standar yang ditentukan oleh atasan dengan menggunakan judgement

• Jumlah standar harus optimal: tidak terlalu rumit dan longgar • Wewenang untuk menentukan standar: – Siapa yang menentukan standar, bila atasan yang menentukan standar yang tidak realistis sehingga dapat menurunkan motivasi bawahan

• Fleksibilitas standar: – Harus dapat mengakomodasikan perubahan, standar memiliki ciri yang hampir sama untuk semua unit organisasi

10/3/2012


101

10/3/2012


102

17

10/3/2012


EFEKTIFITAS PENGENDALIAN KARAKTERISTIK • • • • • •

• Frekuensi pengukuran: – Sesuai dengan karakteristik proses: siklus pendek maka frekuensi pengukuran harus tinggi

Informasi memiliki ketelitian yang cukup baik, sehingga bisa diambil tindakan koreksi yang tepat Informasi harus tepat waktu & relevan Informasi harus mudah dimengerti & bersifat objektif Fokus pada tindakan koreksi yang dapat diterapkan secara efektif Memperhatikan aspek ekonomi & efesiensi Sesuai dengan organisasi yang berlaku saat ini

• Arah umpan baik: harus diberikan kepada orang/unit organisasi

10/3/2012


103

10/3/2012


104

LATIHAN MINGGU KE 2:

PR : Buat Kasus sederhana untuk jangka waktu 3 bulan ke depan

PERENCANAAN PROGRAM

untuk masing-masing mahasiswa, dari program sehari-hari yang dihadapi

Tentukan tujuan apa yang akan dicapai,lalu rumuskan saat ini berada pada kondisi apa?, Dukungna apa dan hambatan apa yang dihadapi, tindakan /program apa Saja yang perlu dilakukan serta bagaimana perkiraan waktunya? 10/3/2012


105

10/3/2012

PENGERTIAN PROGRAM

HARUS MENENTUKAN : 1. Nama/Judul Program 2. Tujuan perencanaan program 3. Kebijakan program 4. Sasaran program 5. Pelaksanaan program 6. Langkah-langkah pelaksanaan program 7. Analisis keyakan program

Suatu program dalam mencapai tujuan akan tersusun dengan melakukan perencanaan program.


106

DALAM PERENCANAAN PROGRAM

Program adalah rangkaian kegiatankegiatan atau seperangkat tindakan untuk mencapai tujuan.

10/3/2012


107

10/3/2012


108

18

10/3/2012

1. NAMA / JUDUL PROGRAM

2. TUJUAN PERENCANAAN PROGRAM Tujuan menunjukkan sesuatu/target yang ingin dicapai oleh seseorang/lembaga dalam kegiatan yang dimaksud. Oleh karena itu tujuan harus.

a. Mencerminkan fokus masalah yang akan dikaji. Ex: Penguatan keluarga b. Menunjukkan lokus. Ex: di Surabaya c. Berkaitan dengan substansi masalah yang akan dikaji. Ex: adanya kelonggaran dalam funsi keluarga. d. Menunjukkan adanya pemerlu pelayanan kesejahteraan sosial (PPKS). 10/3/2012


109

10/3/2012

111

•

Berkaitan dengan indikator keberhasilan kerja. (lihat konsep indikator). ayurai@2012_p3ngam3n

110

10/3/2012


112

6. LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN PROGRAM

a. Bisa menjukkan kepada perorangan. Ex: Suryo b. Bisa menunjukkan kepada kelompok orang (kepanitiaan). Ex : Ketua, Sekretaris, Bendahara, seksi-seksi. c. Bisa menunjukkan kelembagaan / institusi. Ex: Dinas Sosial Provinsi Jawa Timur d. Bisa menunjukkan kepada Tupoksi Jabatan. ayurai@2012_p3ngam3n

Menunjukkan teradap tertanganinya masalah.

a. Menunjukkan kepada orang yang mengalami masalah (klien). Ex: keluarga Sudibyo b. Menunjukkan kepada hubungan keluarga orang yang mengalami masalah. Ex. Orangtua keluarga Sudibyo. c. Menunjukkan kepada lembaga / institusi. Ex : PSKW d. Menunjukkan pada Tupoksi Jabatan. Ex : Kepala Dinas Sosial.

5. PELAKSANAAN PROGRAM

10/3/2012

•

4. SASARAN PROGRAM

Undang-undang 1945 Undang-undang Peraturan pemerintah Keputusan Presiden Keputusan Menteri dll


Menunjukkan pada suatu kondisi, dengan menggunakan kata keadaan. Ex: Meningkatnya kemampuan keluarga dalam melakukan fungsi pengawasan terhadap anggota keluarga.

10/3/2012

3. KEBIJAKAN PROGRAM a. b. c. d. e. f.

•

113

a.     b. 

c.   10/3/2012

Tahap Awal / Persiapan Identifikasi Masalah dan Sistem sumber Konsultasi dan koordinasi dengan berbagai pihak terkait Evaluasi Tahap awal / Persiapan Pemantapan Tahap awal / Persiapan Tahap Pelaksanaan Program Melaksanakan program sesuai dengan materi yang telah ditetapkan, Ex : 1) Pembentukan Kelompok Bantu Diri, 2) Social Marketing, 3) Pembangunan Sosial. Tahap Pengakhiran Evaluasi Terminasi ayurai@2012_p3ngam3n

114

19

10/3/2012

7. ANALISIS KELAYAKAN PROGRAM

TEKNIK ANALISIS SWOT

Apa itu S W O T ?

 Apakah program yang diajukan layak

untuk dilaksanakan atau tidak ? Kalau layak diteruskan , kalau tidak jangan diteruskan. Teknik analisis kelayakan diantaranya adalah dengan menggunakan analisis SWOT ( Strenght : Kekuatan, Weakness : Kelemahan, Opportunity : Peluang, Threats : Ancaman ). 10/3/2012


115

SWOT adalah singkatan dari :

S W O T 10/3/2012

117

10/3/2012

Jut’ach


116


118

SIAPA DAN KAPAN SWOT DIGUNAKAN ?

• Untuk mengoptimalkan kekuatan dan peluang, serta meminimalkan kelemahan dan ancaman, sehingga menemukan konsep strategis untuk menyusun program yang bersifat strategis dan menemukan kiat-kiat strategis untuk mengoptimalkan peluang dan kekuatan, serta menekan kelemahan dan ancaman yang ada. 10/3/2012

Threats ( Ancaman )

Analisis SWOT ini digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan (Strengths) dan Kelemahan (weakness) dari faktor-faktor internal, serta peluang ( opportunities) dan ancaman (threats) dari faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi suatu program.

Analisis SWOT adalah suatu analisa kualitatif yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk memformulasikan strategi dalam suatu kegiatan. ( Rangkuti, 2000 ).


:

FUNGSI ANALISIS SWOT

Teori Analisis SWOT

10/3/2012

Streangths ( Kekuatan ) :W eakness ( Kelemahan ) : O pportunities ( Peluang )

:


119

Teknik analisis SWOT digunakan sebagai tindak lanjut dari langkah awal dan owner, pemilik modal, atau negara (institusi) untuk melakukan perencanaan, pelaksanaan program, melakukan kegiatan untuk mencapai sasaran dan tujuan yang diinginkan. 10/3/2012


120

20

10/3/2012

LANGKAH TEKNIS ANALISIS SWOT

Analisis External Factor Evaluation (EFE)

Analisis Internal Factor Evaluation (IFE) Untuk mengidentifikasi / menginventarisasi / mencatat berbagai faktor kekuatan yang ada dalam lingkungan internal organisasi yang relevan dengan visi, misi, tujuan, sasaran, dan rencana kegiatan/aktivitas yang akan dilakukan, apakah menggambarkan ketersediaan maupun keterbatasan sumber atau kondisi organisasi. 10/3/2012


121

• Untuk mengidentifikasi / menginventarisasi / mencatat berbagai faktor peluang dan ancaman yang ada dan mungkin di luar organisasi dengan menggambarkan kondisi dan keadaan lingkungan eksternal yang penuh ketidakpastian. 10/3/2012

Pada tahap ini terdapat 4 alternatif strategi utama, yaitu : 1. Strategi SO, yaitu dibuat dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. 2. Strategi ST, yaitu menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman ayurai@2012_p3ngam3n

3. Strategi WO, yaitu menciptakan strategi untuk meminimalkan kelemahan-kelemahan dan memanfaatkan peluang –peluang yang ada. 4. Strategi WT, yaitu menciptakan strategi untuk meminimalkan kelemahankelemahan serta menghindari ancaman -ancaman 123

10/3/2012

TAHAPAN ANALISIS SWOT

10/3/2012


124

CARA MERUMUSKAN ANALISIS SWOT

1. Mengidentifikasi faktor-faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dan faktorfaktor eksternal (peluang dan ancaman ) program . 2. Mendiskusiakan rencana strategi dengan menggunakan analisis matriks SWOT. 3. Mendiskusikan strategi prioritas yang dapat merangkum alternatif strategi yang telah dihasilkan. 4. Menyusun rencana program/kegiatan secara partisipasif ayurai@2012_p3ngam3n

122

Jut’ach

Analisis Keterhubungan dan Tahap Pencocokan

10/3/2012


125



1. 2. 3. 4. 5. 10/3/2012

Dalam merumuskan SWOT masing-masing dari strenghts, Weakness, opportunities, dan threats harus dilihat dari 5 M, yaitu : Man Methode Many Mechine Mecanisme ayurai@2012_p3ngam3n

126

21

10/3/2012

10/3/2012


127

22

2012

Recommend Documents