Jaarverslag aarverslag ouderraad schoolseizoen 2011/2012 Het jaar wordt gestart met een bestuursverkiezing waaruit een bestuursbestuurswijziging voortkomt. Annemarie Breed stopt als penningmeester en Annemarie Koeman neemt de functie van haar over. Helma Koel blijft voorzitter en Doreen Orsel blijft secretaris. Het nieuwe bestuur is voor twee jaar gekozen. Aan het eind van schoolseizoen 2012/2013 zal er een volgende bestuursverkiezing zijn. De ouderraad bestaat aan het begin van het jaar uit 8 leden, en we sloten het jaar af met 10 leden. 2011/2012 was een jaar van bezinning op de doelstelling en het functioneren van de ouderraad. De financiële situatie die in de voorgaande jaren was ontstaan maakte dat we onze werkwijze bij de projecten moesten evalueren. We hebben alle projecten inhoudelijk beoordeeld en in overleg met de directie daar waar nodig een nieuwe aanpak gekozen. Op deze manier hebben we gewerkt aan een duidelijk zichtbare en herkenbare ouderraad die doet wat ze moet doen, namelijk een bijdrage leveren aan de extra's die het schoolleven voor de kinderen veraangenamen. Hieronder volgt een korte samenvatting van de boven genoemde punten: • Uitvoering van de projecten • Financiële situatie • Organisatie van de ouderraad • Communicatie met ouders
Uitvoering Uitvoering van de projecten Sport Op het gebied van de sport zijn de rol en taken van de ouderraad ongewijzigd gebleven: bij sportactiviteiten zorgt de OR voor een kleine versnapering voor de deelnemers. Vanwege de financiële situatie heeft de school de afgelopen jaren zelf de contributies voor de sporttoernooien betaald. Echter, dit is een post die nu de financiële situatie van de OR weer gezond is, wel bij de OR terugkomt. Er is afgesproken om het eten en drinken bij de activiteiten te schrappen, zodat het sportbudget volledig aan de inschrijfgelden uitgegeven kan worden. St. Maarten: Er is, net als voorgaande jaren, gezorgd voor lekkers om aan de kinderen uit te delen bij het 'oefenen' voor Sint Maarten. Sinterklaas: De cadeautjes werden door de leerkrachten uitgezocht en door de OR besteld. Dit verliep soepel. Op de feestdag zelf was er een schatkamer in de gymzaal gemaakt waar Sinterklaas audiëntie hield. De kinderen konden bij hem op bezoek en zelf een pakje uitzoeken. Deze formule werkte naar tevredenheid. De versiering werd weer uitgebreid uitgezocht en de zolder werd opgeruimd. De Sinterklaasattributen van de ouderraad staan in grote kuubzakken achterin op zolder. Op deze manier is alles bij elkaar te vinden, en raakt het niet verspreid tussen alle andere spullen op zolder. Kerst: Na overleg tussen de ouderraad en de directie is er dit jaar voor gekozen om de kerstmaaltijd door de klassen en hun ouders te laten verzorgen. Het drinken voor alle klassen en het serviesgoed voor de groepen 1 t/m groep 4 werd door de ouderraad verzorgd. Budgettechnisch was dit erg gunstig, en de reacties waren overwegend positief. Ouders en kinderen waren nauw bij het diner betrokken. Het leverde bonte tafels met een grote variatie aan lekkere hapjes op. Tijdens de maaltijd was er geen hulp van de ouderraad nodig in de klassen. Bij aanvang van het diner werden er buiten op het plein vuurkorven aangestoken en was er kerstmuziek te horen. Dit werkte sfeerverhogend. Bij de korven was toezicht van een aantal ouderraadsleden. Na afloop van het diner was er voor alle kinderen een klein kerstpresentje om de kinderen een fijne vakantie te wensen. Dit droeg, door het aangehechte kaartje van de ouderraad, bij aan de zichtbaarheid van de ouderraad. Kortom er zijn net als vorig jaar veel veranderingen in de werkwijze en het is goed bevallen. Wat de versieringen betreft kan hetzelfde geconcludeerd worden als bij de Sint-versieringen. Voorleesontbijt: Zoals de voorgaande jaren werd het voorleesontbijt voor de onderbouw verzorgd door stichting Netwerk, en voor de bovenbouw door de OR.
Pasen Zoals voorgaande jaren verzorgde de OR wat lekkers voor in de paasmandjes van de kinderen. Dit jaar was er een klein extraatje, vanwege een partij paasfiguurtjes die aan school gedoneerd waren. De ouderraad heeft een klein cadeauzakje voor alle kinderen gemaakt met deze paasfiguurtjes en wat lekkers. Door een kaartje van de ouderraad eraan te hangen werd ook hierdoor de zichtbaarheid van de OR vergroot. Open dag: De OR verzorgde wat lekkers voor bij de koffie voor de bezoekers. Avondvierdaagse: Er is dit jaar weer voor gekozen om alle deelnemers in één grote groep te laten wandelen. Dit verliep goed. Ook de 10 km. route werd dit jaar gelopen. Eten en drinken voor onderweg verzorgde de ouderraad wel, maar de begeleiders namen het zelf mee. Het inschrijfgeld is verhoogd met 0,50 cent naar 4,50 per persoon. Door sponsoring van Verkade en 'Daan de Groenteman' konden alle kosten voor de 4daagse uit het budget van het inschrijfgeld betaald worden. Er is dus geen budget van de ouderraad aan besteed. Afscheid groep 8: De feestavond is als vanouds verlopen. Hapjes en drankjes werden door de OR verzorgd, en er waren een aantal OR-leden aanwezig om te helpen. De kinderen kregen dit jaar een jaarboek dat door hen zelf was samengesteld. Ze hebben hier samen met de leerkrachten en een aantal OR-leden aan gewerkt. Het cadeau viel in zeer goede aarde. Er is een vast bedrag per kind door de OR bijgedragen voor de jaarboeken. Het restbedrag is betaald door school. Op deze manier is het een afscheidscadeau van school en de ouderraad. Schoolfotograaf: Alles is als voorgaande jaren georganiseerd door de OR en is goed verlopen. Voorgaande jaren is gebleken dat er vrij veel ouders de foto's wel afnemen maar niet betalen. Daarom is er dit jaar voor gekozen om de ouders die de foto's niet hadden betaald de foto's van dit jaar niet mee naar huis te geven. Zij konden de foto's in de hal bij een OR-lid ophalen, en direct de machtiging ondertekenen. Het zal blijken hoeveel effect deze aanpak heeft op het percentage wanbetalers.
Financiële situatie Het budgetprobleem waar de OR vorig jaar mee kampte werd dit jaar opgelost dankzij een aantal maatregelen: -
-
-
Het verzoek om betaling van de ouderbijdrage is voor de zomervakantie aan de ouders gestuurd. Op deze manier weten we eerder in het schoolseizoen op welk budget we ongeveer kunnen rekenen zodat we de begroting voor het jaar kunnen maken. Bij de laatste rapportavond van het jaar werden ouders in de gelegenheid gesteld een automatische incasso te ondertekenen. De eerste betalingsherinneringen zijn half september naar de ouders die niet betaald hebben gestuurd, de tweede herinnering half oktober, vervolgens nog een herinnering in november, voor de feestdagen, en tot slot de laatste herinnering in februari. We hebben veel geïnvesteerd in communicatie naar de ouders toe over het werk van de ouderraad. We maakten zichtbaar waar de ouderraad bij betrokken was en maakten de werkwijze en kosten inzichtelijk voor ouders. Dit zorgde mogelijk ook voor een grotere betalingsbereidheid van de ouderbijdrage.
Deze maatregelen samen resulteerden in een ouderbijdrage betalingspercentage van 75 %. Naast het vergroten van het budget, hebben gewerkt aan het bezuinigen op de uitgaven. Daarvoor hebben we kritisch alle projecten beoordeeld op relevantie en uitvoering. In overleg met de directie zijn hier een aantal wijzigingen in de uitvoering van de projecten doorgevoerd. Deze zijn in het vorige hoofdstuk beschreven.
Organisatie van de ouderraad Er zijn een aantal organisatorische vernieuwingen doorgevoerd: Er is een onafhankelijke kascommissie die twee maal per jaar de boekhouding controleert. De voorgaande schooljaren tot aan 2010/2011 zijn gecontroleerd en akkoord bevonden door een lid van de MR. Hiervan is verslag gedaan aan de OR, MR en directie. Vanaf 2011/2012 worden de boeken gecontroleerd door een onafhankelijke kascommissie. Bij iedere OR-vergadering worden kort door de penningmeester de financiële zaken besproken. Aan het begin van ieder schooljaar wordt een inhoudelijke jaarplanning en begroting gemaakt. Ieder schooljaar wordt afgerond met een inhoudelijk- en een financieel jaarverslag. Dit wordt aan de directie en de MR gestuurd en wordt inzichtelijk gemaakt voor alle ouders. De verslagen van 2011/2012 worden gepubliceerd op de website van de school. De statuten van de OR zijn nog niet herschreven. Dit staat voor volgend schoolseizoen op de planning. Er wordt een ledenadministratie bijgehouden. Het bestuur van de OR en de directie van de Zonnewijzer vergaderen periodiek met elkaar. Deze nauwe manier van samenwerken is hat afgelopen jaar zeer vruchtbaar gebleken. Het levert een heldere, kordate manier van samenwerken en korte besluitvormingsprocessen op. Het bestuur van de OR werkt actief met elkaar samen, zodat de verantwoordelijkheden gespreid worden. De nauwe samenwerking tussen de bestuursleden hebben als resultaat dat besluitvormingsprocessen worden verkort en dat resulteert onder andere in een lagere frequentie van de OR-vergaderingen. Het werken met hulpouders heeft zich als nuttig bewezen. Als de hulpouders worden ingezet betekent dit een ontlasting voor de OR-leden. In het voorjaar van het afgelopen jaar is er een uitgebreide oproep voor nieuwe leden en hulpouders door de OR gedaan. Dit resulteerde in een aantal nieuwe aanmeldingen. Ouderraadsleden kunnen wel nog meer gebruik maken van de hulpouderlijst. Zij zullen, waar mogelijk, taken bewuster gaan delegeren aan hulpouders.
Communicatie met de ouders Eén van de mogelijke oorzaken voor het lage betalingspercentage van de ouderbijdrage is dat ouders onvoldoende op de hoogte waren van wat de ouderraad doet en wat er betaald wordt van de ouderbijdrage. Om dit te verbeteren hebben we de communicatie met de ouders verbeterd. Dit hebben we gedaan door: Een folder waarin uitgelegd wordt wat de ouderraad doet en waar het geld van de ouderbijdrage aan besteed wordt. Deze wordt aan alle ouders van nieuwe kinderen op school meegegeven. De brieven met een betalingsherinnering zijn zeer frequent verstuurd en scherper dan in het verleden opgesteld. Op deze manier hebben we ouders positief willen motiveren om de ouderbijdrage te betalen. De nieuwsbrief die we voornemens waren te maken, heeft dit jaar nog geen aandacht gekregen. Volgend schoolseizoen staat dit op de agenda. Het is de vraag of dit inderdaad in de vorm van een nieuwsbrief moet, of dat het ook een periodiek bericht op de website van school kan zijn. We zullen hier volgend seizoen een besluit over nemen. De avond van de rapportbesprekingen op school is door de OR benut om informatie over de ouderraad te geven aan ouders over het werk van de ouderraad. Er was een informatietafel en er werden foto's van activiteiten van de OR getoond. Het trok positieve aandacht van de ouders. Ook was er weer gelegenheid om machtigingsformulieren voor de ouderbijdrage te tekenen.
