4/3/2012
Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: FLOWCHART
Deskripsi Materi: • Konsep dasar flowchart • Tipe Flowchart • Simbol flowchart • Membuat flowchart
Pendahuluan - Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi
yang sering digunakan, yaitu: Data flow diagrams Flowcharts -Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu: – Flowchart Dokumen (Document flowcharts ) menggambarkan aliran dokumen dan informasi antaradepartemen-departemen dan unitunit. – Flowchart System (System flowcharts) menggambarkan hubungan antara input, pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem informasi – Flowchart Program (Program flowcharts menggambarkan urutan pengoperasian secara logis yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program
FLOWCHARTS - Merupakan teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. - Menggunakan serangkaian simbol standar untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemprosesan transaksi yang digunakan perusahaan, dan arus data yang melalui sistem. - Setiap simbol dalam f lowchart menggambarkan input, output, pemprosesan, serta media penyimpanan yang dipergunakan.
1
4/3/2012
Simbol Flowchart Simbol Input/Output
• Mewakili alat atau media yang merupakan input atau output dari suatu proses
Simbol Proses
• Mewakili tipe alat yang digunakan untuk memproses data (manual/komputerisasi)
Simbol Penyimpanan
• Mewakili tipe alat yang digunakan untuk menyimpan data ketika sedang tidak dipergunakan oleh sistem
Simbol Aliran adan simbol lainnya
• • • •
Mewakili aliran data atau barang Mulai atau selesai dari f lowchart Keputusan Penjelasan Simbol Flowchart
FLOWCHART DOKUMEN Mengilustrasikan arus dokumen dan informasi diantara area tanggung jawab dalam suatu perusahaan. Menunjukkan: tempat asal setiap dokumen distribusinya tujuan penggunaannya tujuan akhirnya segala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersebut
mengalir melewati suatu sistem.
FLOWCHART DOKUMEN Dokumen flowchart melacak dokumen dari awal dibuatnya hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan lagi
Dapat digunakan sebagai alat pengendalian internal: Aliran komunikasi yang tidak sesuai Aliran dokumen yang tidak perlu Prosedur-prosedur yang dapat menyebabkan penundaan
2
4/3/2012
Membuat Flowchart • Pahami sistemnya, yaitu dengan cara: - wawancara para pemakai, pembuat sistem, auditor, dan pihak manajemen - Kuisioner - Baca seluruh deskripsi naratif sistem - Praktekkan seluruh transaksi sistem • Identifikasi departement yang akan menggunakan
sistem, arus dokumen dan informasi, serta proses yang dilaksankan atas dokumen-dokumen tersebut. • Ketika membaca naratif coba beri tanda dengan simbol-simbol flowchart
Membuat Flowchart Gunakan kolom yang terpisah untuk aktivitas-
aktivitas dari setiap entity. misal jika terdapat 3 departemen atau fungsi yang
berbeda yang melaksanakan suatu kegiatan dalam suatu sistem maka gunakan 3 kolom yang berbeda dalam flowchart yang Anda buat
What are the entities in this flowchart?
3
4/3/2012
Membuat Flowchart - Buat flowchart untuk arus normal operasi perusahaan, untuk memastikan bahwa seluruh prosedur dan proses berada dalam urutan yang sesuai. Jika ada pengecualian, identifikasikan dengan menggunakan simbol anotasi. - Desain flowchart sedemikian rupa agar dimulai dari atas ke bawah, dan dari kiri ke kanan - Gunakan simbol flowchart yang standart, dan gambarlah dengan pola atau komputer - Beri nama seluruh simbol dengan jelas. Tulis deskripsi input, proses, output di dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi
Membuat Flowchart • Tunjukkan dari mana asal setiap dokumen, dan
perlihatkan pula tujuan akhirnya Ketika membaca narasi, tentukan: One approach you can use is to read through the
narrative and for each step define: Apa inputnya Apa proses yang terjadi Apa outputnya
Identifikasi asal input
4
4/3/2012
Input
Proses
Output yang Disimpan/ diarsip
5
4/3/2012
Input utk Proses berikutnya
Proses
Output
6
4/3/2012
Membuat Flowchart • Setiap proses manual harus memiliki setidaknya satu
input dan output Data yang dimasukkan atau diambil dari file komputer
harus melalui proses • Jangan menunjukkan simbol proses untuk: - Meneruskan suatu dokumen ke departemen yang lain - Filling suatu dokumen
Meneruskan Dokumen
Menyimpan dokumen
7
4/3/2012
Membuat Flowchart Jangan menghubungkan 2 dokumen
secara langsung, kecuali jika memindahkannya dari satu kolom ke kolom lainnya.
Ketika sebuah dokumen dipindahkan ke kolom lainmemperlihatkan dokumen tersebut di ke-2 kolom
Beri nomor di pojok kanan atas dokumen
jika menggunakan multiple document
Tampilkan dokumen yang diteruskan di kedua kolom
8
4/3/2012
Membuat Flowchart Gunakan on-page connector dan nama untuk menghindari kelebihan garis arus Gunakan off-page connector jika alirannya beroindah ke halaman lain
9
4/3/2012
Membuat Flowchart • Jika flowchart menggunakan lebih dari satu halaman, maka penomoran halamannya adalah 1 dari 5, 2 dari 5, dst. • Perlihatkan terlebih dahulu dokumen atau laporan didalam kolom tempat mereka dibuat. Kemudian dapat diperlihatkan perpindahannya ke kolom lainnya untuk pemprosesan lebih lanjut • Gambar sketsa kasar sebagai langkah awal • Buktikan keakuratan dari flowchart dengan menanyakannya pada users • Beri nama, tanggal, dan nama yang membuat flowchart
FLOWCHART SISTEM
Let’s change topics.
FLOWCHART SISTEM Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara
input, proses, dan output dari suatu SIA Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input
yang memasuki suatu sistem. Dapat berupa
• Input dapat berupa: – Data baru – Data yang disimpan & digunakan lagi – Keduanya
10
4/3/2012
FLOWCHART SISTEM Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara
input, proses, dan output dari suatu SIA Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input
yang memasuki suatu sistem. Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkah-
langkah yang dilaksanakan atas data
• Jika prosesnya terkomputerisasi, maka logika dari program komputer akan ditunjukkan dalam flowchart program
FLOWCHART SISTEM Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara
input, proses, dan output dari suatu SIA Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input
yang memasuki suatu sistem. Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkah-
langkah yang dilaksanakan atas data Proses itu sendiri diikuti oleh output, yaitu berupa
informasi
• Output dapat : – Disimpan & digunakan lain waktu – Ditampilkan di layar/screen – Dicetak/print – Input untuk proses berikutnya
System Flowchart
Shown in Figure 3-11 in your textbook Can you spot the input— process— output pattern?
11
4/3/2012
FLOWCHART PROGRAM
Let’s change topics.
Flowchart Program • Program flowchart mengilustrasikan urutan proses
logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan suatu program. • Dalam program flowchart juga terdapat pola input – proses - output
•
The program flowchart from Figure 3-11 in your textbook is shown on the right.
12
4/3/2012
•
Note that the program flowchart details the logic of processes performed by the computer.
•
This flowchart becomes the programmer’s blueprint for writing the actual computer program.
FLOWCHARTS VS. DFDs Now that we’ve examined both flowcharts and DFDs,
it may be useful to discuss the differences again. DFDs place a heavy emphasis on the logical aspects of
a system. Flowcharts place more emphasis on the physical
characteristics of the system. An example may be useful.
13
4/3/2012
FLOWCHARTS VS. DFDs Kantor registrasi dari suatu universitas menerima formulir pendaftran dari mahasiswa. Formulir kemudian diurutkan dan disimpan berdasarkan abjad dan kemudian file catatan mahasiswa di-update untuk menunjukkan kelas yang baru. Mereka juga menyiapkn daftar kelas dari data yang sama. Formulir pendaftaran yang sudah diurutkan di teruskan ke kantor bendaharawan untuk tujuan penagihan pembayaran. Kemudian daftar kelas dikirimkan ke fakultas.
Here’s a DFD that goes with the story.
Students Enrollment Forms
1.0 Update Student Records
Student Records
Enrollment Forms
2.0 Prepare Class Lists
Enrollment Forms
Bursar
Class Lists
Faculty
Registrar’s Office Students
Student s
Enrollment Forms
Sort Forms
Update Student Records
Sorted Enrollment Forms
Sorted Enrollment Forms
Prepare Class Lists
Enrollment Forms
1.0 Update Student Records
A Student Records
Enrollment Forms
2.0 Prepare Class Lists Class Lists
Faculty
Enrollment Forms
Bursar
Here’s a flowchart that goes with the story
Class Lists
Faculty
Sorted Enrollment Forms
Bursar
14
4/3/2012
FLOWCHARTS VS. DFDs Misal para mahasiswa mendaftar secara online. Maka
kantor registrasi/pendaftaran akan mengirimkan tape file dari data pendaftran tersebut ke bandaharawan kmpus dan mengirimkan daftar kelas ke fakultas.
Original DFD
Students Enrollment Forms
Enrollment Data
1.0 Update Student Records
1.0 Update Student Records
Student Records
Enrollment Forms
2.0 Prepare Class Lists
2.0 Prepare Class Lists
Bursar
Enrollment Forms
Registrar’s Office
Enrollment Forms
Sort Forms
Update Student Records
Sorted Enrollment Forms
Sorted Enrollment Forms
Prepare Class Lists
Class Lists
Sorted Enrollment Forms
Facult y
Bursar
Faculty
Registrar’s Office
Original Flowchart
Enrollment Data
Class Lists
Faculty
A
Student Records
Enrollment Data
Class Lists
Stude nts
Here’s the revised DFD. How has it changed?
Students
Bursar
Studen ts
Enrollment Data
Enrollment Data
Update Student Records
Bursar Student Records
Here’s the revised flowchart. How has it changed?
Prepare Class Lists Class Lists
Faculty
15
4/3/2012
FLOWCHARTS VS. DFDs Moral of the story: Changes in the physical
characteristics of the process do affect the flowchart but have little or no impact on the DFD. The DFD focuses more on the logic. When deciding which tool to employ, consider the information needs of those who will view it.
16
