2012. M a t e r i. PengertianDeskripsi..Enterprise

11/1/2012

Materi

Konsepdasar

Pengertian Deskripsi Definisi-Definisi Karakteristik Sistem Sejarah dan LatarBelakang Manfaat dan Alasan Implementasi ERP Kendala penerapan ERP

E.r.p 1

ERP 2011| Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, M.T

2

PengertianDeskripsi

..Enterprise Kata enterprise digunakan untuk menggambarkan situasi bisnis secara umum dalam satu entitas korporat, dalam berbagai ukuran, mulai dari bisnis ukuran kecil seperti café, hingga bisnis raksasa seperti perusahaan telekomunikasi. Secara konseptual, enterprise dapat digambarkan sebagai sebuah kelompok orang dengan tujuan tertentu, yang memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut.

ERP singkatan dari 3 elemen kata : Enterprice Resource Planning

Perusahaan / Organisasi Sumber daya Perencanaan

Tiga kata ini mencerminkan konsep yang berujung pada kata kerja yaitu ‘Planning’, yang berarti ERP menekankan kepada aspek perencanaan. 3

ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT


4


1

11/1/2012

Tradisional

- Isolasi Informasi Informasi yang dihasilkan oleh masing-masing departemen, hanya akan dibaca oleh top management itu sendiri dan tidak dimanfaatkan oleh dept. lain. Setiap dept. bergerak dengan arah dan sasaran masing-masing, karena tidak mengetahui apa yang dikerjakan oleh departemen lainnya.

Sudut pandang enterprise ini berbeda dengan sudut pandang organisasi atau perusahaan yang bersifat tradisional. Sudut pandang tradisional, organisasi/perusahaan Unit dengan fungsi tertentu Departement Dalam sudut pandang enterprice, keseluruhan organisasi dianggap sebagai sebuah sistem dan masing-masing departemen adalah subsistem.

5


6

Dalam kaitannya dengan enterprise, resource dapat berupa aset perusahaan yang melewati aset keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, dan juga strategi. Istilah sumber daya ini melebar meliput semua hal yang menjadi tanggung jawab dan tantangan manajemen untuk dikelola agar menghasilkan keuntungan. ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT

- Transparansi Informasi Masing-masing departemen mengetahui apa yang dikerjakan oleh departemen lain, mengapa hal itu dikerjakan, dan apa yang harus dilakukan untuk mendukung pekerjaan tersebut sehingga dapat mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.


Jadii…..ERP dapat dideskripsikan sebagai, sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder), atas organisasi tersebut.

..Resource

7

Enterprise

8


2

11/1/2012

..DefinisiDefinisi

“ERP System are computer based system designed to process an organization’s transaction and facilitate integrated and real time planning, production, and customer response. In particular ERP system will be assumed to have certain characteristics” (Daniel O’leary, 2004) ERP integrated (or attempt to integrate) all data and processes of an organization into a single unified system. A typical ERP system will use multiple components of computer software and hardware to archieve the integration. A key ingredient of most ERP system is the use of a single, unified database to store data for the various system modules” (Wikipedia)

“ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi dalam perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen” (Davenport, 1998) “Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi”(Kumar dan Van Hillsgerberg, 2000) “Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise” (Tadjer, 1998) ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT

9

Front-Office

10


..KarakteristikSistem

Back-Office Coorporate Reporting

Financial Application C U S T O M E R S

Sales And Distribution Manufacturing Application

Service Application Inventory Management

ERP is a Back Office System

S U P P L I E R S

not Front Office System

Example : e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Human Resource Management 11


12


3

11/1/2012

Daniel O’Leary juga menambahkan beberapa karakteristik tertentu yang idealnya ada pada sistem ERP, yaitu: Paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan, Memadukan sebagian besar dari proses bisnis, Memproses sebagian besar dari tansaksi perusahaan, Menggunakan database perusahaan secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja, Memungkinkan akses data secara real time,

Kata integrasi yang sering disebut-sebut dalam konsep ERP ini berhubungan dengan interpretasi sebagai berikut: Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis Metode dan teknik berkomunikasi Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis Koordinasi operasi bisnis

13


14

ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, Produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

..continue Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan, Menunjang sistem multimata uang dan bahasa yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional, Memungkinkan penyesusaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

15



16


4

11/1/2012

LatarBelakang

Latar Belakang ERP(2)

Sekitar awal tahun 1998, ERP masih merupakan istilah yang sayup-sayup terdengar di beberapa perusahaan dan orang-orang yang berkutat di sektor manufaktur. Wujud ERP yang sering hadir secara fisik menjadi sebuah paket software membuat ERP sering ditafsirkan secara sederhana yaitu sebuah “software”

17


Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik hardware dan software sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi Peranan perangkat teknologi dalam konsep ERP selain sebagai fasilitator juga karena perangkat teknologi dapat memberikan nilai tambah berupa perampingan proses, penyederhanaan proses, integrasi dan otomasi proses. 18

Manfaat Penerapan ERP

Manfaat dan Alasan Implementasi ERP

19



ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien, ERP memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta mata uang, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan, 20


5

11/1/2012

Manfaat Penerapan ERP(2)

Manfaat Penerapan ERP(3)

ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah, ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP manajemen tidak hanya mampu menjawab pertanyaan “Bagaimana keadaan kita?”; tetapi juga mampu menjawab pertanyaan “Apa yang kita kita kerjakan untuk menjadi lebih baik?” 21


MANFAAT Akses informasi yang andal Menghindari duplikasi data dan operasi

Mempercepat waktu pemrosesan data 23

ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen Supply Chain dengan kemampuan memadukannya. Secara keseluruhan sistem ERP diharapkan dapat meningkatkan tulang punggung fungsionalitas, baik pada bagian operasional maupun antarmuka dengan konsumen secara simultan. 22


CARA MENDAPATKAN DBMS yang fleksibel, data yang konsisten dan akurat, sistem pelaporan yang lebih baik Modul-modul yang mengakses data dari satu database terpusat, sehingga menghindari proses pemasukan dan modifikasi data dari berbagai titik yang berbeda yang menyebabkan duplikasi Meminimalisasi waktu pengambilan data dan pembuatan laporan


MANFAAT(lanj) Mengurangi biaya

Kemudahan adaptasi Meningkatkan skalabilitas

24

CARA MENDAPATKAN Menghemat waktu, mengingkatkan kontrol dengan melakukan analisis menyeluruh terhadap keputusan organisasional Perubahan pada proses bisnis dapat diadaptasi dengan mudah Struktur sistem yang bersifat modular dan modah di kostumisasi


6

11/1/2012

MANFAAT(lanj) Kemudahan pemeliharaan Pengembangan Global

E-commerce

25

Nilai Manfaat vs Investasi

CARA MENDAPATKAN Dukungan pernajual sistem yang berjangka panjang Ekstensi modul meliputi SCM(Supply Chain Management) dan CRM(Customer Relationship Management) Bisnis internet, kultur kolaboratif


Banyak organisasi memilih dan mengembangkan sistem ERP dengan berbagai alasan strategis bersifat tangible (terhitung) dan intagible(tidak terhitung). Dalam beberapa kasus, perhitungan pengembalian investasi(return of invesment – ROI) lebih banyak ditekankan pada aspek intangible dan manfaat yang bersifat strategis.

26

Indikasi Pengembalian Invetasi(2)

Indikasi Pengembalian Investasi Penghematan biaya operasi,

Peningkatan jumlah penjualan,

Karena ERP mengurangi, bahkan mungkin menghilangkan usaha percuma dan duplikasi data. Salah satu studi menunjukan bahwa 33% perusahaan memperoleh penghematan biaya dalam manajemen pesanan penjualan, dan 34% mengatakan bahwa sistem ERP mereka sangat mengurangi kebutuhan jumlah karyawan 27



Karena sistem ERP dapat membantu arus barang dan jasa dengan lebih cepat

Menambah daya saing, Karena ada beberapa perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP kadang-kadang terpaksa ditutup karena tidak mampu bersaing dengan perusahaan yang menggunakan ERP

28


7

11/1/2012

Contoh kasus implementasi ERP

Namun demikian, tetap saja sulit untuk mengukur keuntungan ini karena manfaat-manfaat tersebut terjadi dalam waktu yang lama.

Perusahaan pembuat mesin fax dan fotocopy Pengembalian Investasi ERP didapat hampir secara langsung berupa pengurangan biaya operasi total sebesal 28%, Kenaikan penjualan sebesar 4% (dari $ 4 milliar per tahun) dan Peningkatan akurasi agen penjualan sebesar 41%, yang berarti meningkatkan kepuasan pelanggan.

Sedangkan dalam kurun waktu tersebut mungkin saja ada faktor lain dalam bisnis yang mempengaruhi keuntungan dan aspek biaya dalam operasional perusahaan. Sehingga sulit mengisolasi pengaruh mana yang hanya disebabkan oleh implementasi ERP ! 29


30

Kendala dalam Implementasi ERP

Contoh kasus Impementasi ERP(2)

Memakan waktu

Toro, pedagang besar dari Pabrik pemotong rumput Memperoleh keuntungan dari implementasi ERP dalam jangka panjang Toro menghabiskan biaya US$ 25 juta untuk sistem ERP untuk 4 tahun Diperoleh penghematan sebesar US$10 juta dalam bentuk pengurangan persediaan barang, sebagai hasil dari perbaikan pengelolaan persediaan, pergudangan dan metode distribusi. 31



Cara mengatasi : meminimalisasi isu sensitif, politik internal dan ciptakan konsensus umum

Mahal Cara mengatasi : memilih paket dan strategi ERP yang sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan

Kesesuaian modul

32

Cara mengatasi : arsitektur dan komponen dari sistem yang harus dipilih harus sesuai dengan proses bisnis, sasaran strategis organisasi ERP 2011 | Sesi kultur 01 | Noverizadan Yuliasari, MT

8

11/1/2012

Kendala dalam Implementasi ERP(2)

Kendala dalam Implementasi ERP(3)

Kebergantungan pada vendor

Skalabilitas dan kompabilitas global

Cara mengatasi : pertimbangkan pilihan single vs multivendor, pertimbangkan kriteria pemilihan kombinasi terbaik dan komitmen dukungan dalam jangka waktu yang cukup panjang

Cara mengatasi : perhatikan investasi vendor di bidang riset dan pengembangan, komitmen jangka panjang atas produk dan layanan, dan pertimbangkan sistem yang dapat berjalan di internet

Fitur dan kompleksitas

Pengembangan kemampuan

Cara mengatasi : Pilih modul dan fitur yang benarbenar yang diperlukan oleh organisasi

33


Cara mengatasi : pertimbangkan aplikasi perantara (middleware) dan pengembangan modul, misalnya SCM/CRM 34

Mekanisme Pengambilan Keputusan

Strategi Evaluasi dan Pemilihan Paket Sistem ERP

35



1. Identifikasi dan perumusan masalah, dimulai

dengan membuat pernyataan dan sasaran yang ingin dicapai 2. Koleksi informasi, mengumpulkan semua informasi yang berhubungan dengan masalah. Informasi ini dapat digunakan untuk memperbaiki rumusan masalah. 3. Mendefinisikan Alternatif, pada fase ini semua alternatif solusi yang relevan di definisikan

36


9

11/1/2012

Mekanisme Pengambilan Keputusan(2) Metode Pengembangan Sistem ERP 4. Evaluasi dan perbandingan alternatif, melakukan

analisis dan perbandingan setiap alternatif solusi 5. Memilih salah satu solusi 6. Implementasi solusi yang sudah dipilih 7. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan membandingkan terhadap masalah yang ingin diselesaikan

37


38

METODE

KELEBIHAN

KEKURANGAN

Membangun sendiri(In House) Membangun sendir dengan tambahan dari vendor

Paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhan perusahaan

Sulit, mahal dan lama Sulit, mahal dan lama

Best of breed (kombinasi dari berbagai tawaran vendor

Secara teoritis akan menghasilkan sistem yang terbaik

Sulit menggabungkan antarmodul, lama dan tidak efisien


Metode Pengembangan Sistem ERP(2) METODE

KELEBIHAN

Modifikasi sistem dari vendor

Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor Memilih modulRisiko lebih rendah, modul tertentu dari relatif cepat dan sistem vendor murah

39


Metode Pengembangan Sistem ERP(3)

KEKURANGAN

METODE

KELEBIHAN

KEKURANGAN

Biasanya lebih lama

Menerapkan sistem vendor dengan lengkap Application Service Provider(APS), menyerahkan implementasi pada perusahaan penyedia jasa

Cepat, lebih murah, efisien

Tidak Fleksibel

Risiko lebih rendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relatif tidak banyak berubah

Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali, biaya dapat meningkat di luar perkiraan

Jika kemudian sistem dikembangkan , akan menyebabkan waktu implementasi lebih lama dan biaya lebih mahal 40


10

11/1/2012

Aspek Evaluasi 1.

41

Aspek Evaluasi(2)

Modul Pada banyak organisasi biasanya terjadi kesenjangan antara prosedur pada modul dengan kondisi yang ada. Untuk menjembatani hal tersebut, perlu dilakukan rekayassa ulang proses bisnis(dari segi organisasi) dan kostumisasi dan pengembangan dari paket aplikasi yang ada. Dalam mewujudkan usaha ini, kedua sisi (paket modul) maupun organisasi harus berdifat fleksibel agar dicapai titik temu yang ideal. ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT

2. Flexibilitas

Merupakan alasan utama pentingnya evaluasi atas konsep teknologi dan arsitektur sistem ERP Flexibilitas ini memungkinkan kita untuk berfokus pada satu sistem atau alternatif sistem dan teknologi yang lain Flexibilitas juga berarti kita dapat menambahkan beberapa modul dan antarmuka pada paket ERP yang dipilih, sehingga menghemat biaya integrasi

42

Kriteria Evaluasi Paket Sistem ERP

Aspek Evaluasi(3) 3. Metode Implementasi

Meliputi pencarian solusi yang ideal antara membangun sendiri seluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari vendor ERP. Jalan tengahnya adalah adopsi beberapa modul paket ERP, kostumisasi dan pengembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

43



44

Kesesuaian Fungsionalitas (Fungtional Fit)

Dukungan (Support) • Dukungan infrastruktur • Pelatihan • Dokumtasi

Fleksibilitas (Flexibility) • Kostumisasi • Upgrade yang fleksibel • Internasionalisasi • Kemudahan Penggunaaan • Arsitektur • Skalabilitas • Keamanan • Antarmuka • Sistem Operasi • Independent Database • Bahasa ERP 2011 Pemrograman | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT

Kontinuitas (Continuity) • Struktur Proyek • Aktivitas Komunitas • Transparansi • Frekuensi Update Kematangan (Maturity) • Status pengembangan • Situs referensi

11

11/1/2012

Kriteria Evaluasi Paket Sistem ERP(2)

FLEXIBILITY • Kostumisasi • High Level, meliputi editing dan metadata • Low Level, dilakukan oleh pengembang (programmmer)

Functional Fit Kesesuaian fungsional memandang fungsional sistem ERP dari prespektif perusahaan.

• Upgrade yang fleksibel • Idealnya upgrade pada sistem utama tidak mengakibatkan kostumisasi atau adaptasi baru.

Flexibility, Berperan menjembatani antara kesenjangan fungsional paket ERP dengan kondisi di organisasi. Feksibilitas juga mencakup kemudahan penggunaan dan administrasi, dan kebebasan terhadap platform tertentu. 45


• Internasionalisasi • Sistem harus mendukung berbagai bahasa, skema akuntansi dan biaya yang beragam, dan beberapa situs lokasi perusahaanb yang tersebar (multiple site) • Kemudahan Penggunaaan • Kemudahan penggunaan sangat berpegaruh pada kemungkinan kustomisasi, penerimaan dari pengguna sistem(user acceptance), biaya pelatihan dan operasional. 46


FLEXIBILITY(2)

FLEXIBILITY(2)

• Arsitektur • Umumnya sistem ERP memiliki arsitektur 2 atau 3 tingkatan(tier) • Skalabilitas • Sistem harus mendukung volum transaksi dalam jumlah besar dengan waktu tanggap yang konstan. Skalabilitas sangat bergantung pada arsitektur, atau pada teknologi aplikasi server dan database yang digunakan. • Keamanan • Sistem keamanan harus mendukung diterapkannya mekanisme keamanan untuk berbagai tingkat akses yang berbeda.

47


• Antarmuka • Kemudahan sistem untuk berhubungan dengan sistem lain atau untuk saling bertukar data • Sistem Operasi • Kebebasan untuk menjalankan sistem ERP pada berbagai flatform. • Independent Database • Tingkat kebebasan yang besar pada database biasanya berdampak pada minimnya fitur yang disediakan oleh database. • Bahasa Pemrograman 48


12

11/1/2012

Faktor Penentu Keberhasilan Sebagai pedoman untuk menilai atau menentukan target keberhasilan implementasi sistem ERP, biasanya ditetapkan sekumpulan faktor utama yang dianggap sebagai tolok ukur keberhasilan yang ingin di capai. Faaktor-faktor ini lazim disebut dengan Critical Success Factor (CSF)

Implementasi Sistem ERP


49

50

Faktor Penentu Keberhasilan(2) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 51

Langkah-langkah Implementasi

Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis Komitment dari seluruh jajaran manajemen Manajemen proyek implementasi yang baik Tim implementasi yang baik Dapat mengatasi isu-isu teknik Rekayasa ulang proses bisnis Komitmen organisasi untuk berubah Pendidikan dan pelatihan intensif Data yang Akurat Sosialisasi dan komunikasi yang intensif Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya Dapat mengatasii isu multi-site ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT


Secara garis besar tahapan implementasi sistem ERP tidak jauh berbeda dengan tahapan implementasi sistem informasi lainnya. 1. Membangun organisasi tim proyek 2. Menentukan pendekatan implementasi 3. Membangun rencana implementasi 4. Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukurannya

52


13

11/1/2012

Aktivitas Implementasi ERP

Siklus Hidup Implementasi ERP

NO

Fase 1 : Perencanaan Fase 2 : Analisis Fase 3 : Desain Fase 4 : Implementasi Fase 5 : Dukungan Teknis

53


54

AKTIVITAS

1

Peluncuran Proyek

2

Penyelesaian set-up Prototype

3

Pelatihan tim implementasi

4

Penyelesaian modifikasi desain

5

Persetujuan proses secara fungsional

6

Analisis kebutuhan hardware dan perhitungan kapasitas

7

Penyelesaian modifikasi antarmuka dan laporan

8

Pembuatan dokumentasi end user dan prosedur pendukung

9

Penentuan keputusan apakah sistem akan digunakan/tidak

10

Mulai pelatihan end user

11

Penyelesaian konversi data

12

Go Live! (sistem digunakan secara langsung)

TANGGAL


Evaluasi dan Pengukuran Kinerja Evaluasi terhadap kinerja sistem ERP dapat dilakukan dalam dua sudut pandang berdasarkan pendekatan ukuran yang digunakan Evaluasi Finansial

Evaluasi dan Pemeliharaan

Evaluasi keuangan menekankan pada identifikasi penyimpangan antara anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan

Evaluasi Teknis Evaluasi teknis terhadap kerja ERP berfokus pada kriteria teknis. Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebih mudah diukur, tetapi biasanya kurang erat kaitannya dengan dampak bisnis implemtasi ERP 55


56


14

11/1/2012

Jenis Pemeliharaan Sistem

Jenis Pemeliharaan Sistem(2)

Korektif

Perfektif

Aplikasi tambahan, penambahan objek baru Troubleshooting, menyelesaikan masalah berdasarkan laporan user

Upgrade Versi : penyesuaian, perencanaan dan implementasi versi baru

Preventif

Adaptif

Administrasi, Monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup dan error log Monitoring Alur Kerja, penelusuran aliran aktivitas pemeliharaan

Transfer, implemtasi fitur baru Testing, pengujian setelah perubahan Modifikasi/peningkatan fitur, kostumisasi internal Otorisasi, perubahan/pengelolaan password Penyesuaian antar muka, implementasi antarmuka dengan software lain 57


58

Antisipasi Kegagalan


Estimasi Biaya dan Return of Investment(ROI)

Kegagalan ERP biasanya disebabkan oleh integrasi sistem, tidak ada kesesuaian antara orang, proses, dan teknologi. Beberapa peluang kegagalan yang perlu di antisipasi: Implementasi yang didasari oleh sistem berpeluang gagal dibandingkan yang didasari oleh bisnis User kurang terlatih Tidak dapat memahami bagaimana aplikasi enterprice dapat mengubah bisnis User belum menyadari bahwa semua tindakan pada sistem dapat berpengaruh pada operasional perusahaan Kesenjangan pengetahuan antara pelatihan dan aktual 59


60


15

11/1/2012

Estimasi Biaya

Direct Cost

Total Cost of Ownership (TCO) adalah besarnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan sistem ERP. Biaya ini dihitung mulai dari inisiatif awal adanya kebutuhan sistem hingga pemeliharaan sistem yang sudah berjalan Komponen TCO dapat dilihat dari 2 sisi, yaitu:

Direct Cost(Biaya langsung) meliputi biaya software, lisensi, kontrak dukungan teknis dan konsultasi. Biaya konsultasi meliputi : implementasi, pendidikan, pelatihan, dam kostumasi sistem. Termasuk didalamnya biaya pelunasan software Pada umumnya sistem tidak dibeli secara tunai, tetapi pembayaran dilakukan secara bertahap, semakin lama pembayaran maka semakin besar biaya pelunasan.

Berdasarkan pemisahan komponen Direct cost dan Indirect Cost

Berdasarkan tipe pengeluaran biaya One Time cost dan ongoing annual cost 61


62

Contoh Estimasi TCO

Indirect Cost

Diambil dari implementasi ERP di Gonzaga University tahun 1997

Indirect Cost terutama terdiri atas biaya untuk membayar honor/gaji karyawan yang akan mendukung sistem(termasuk para pengguna sistem). Biasanya Indirect cost lebih besar dari direct cost (sekitar 2.5x direct cost), dan meliputi biaya tenaga kerja yang dikerahkan untuk implementasi dan migrasi ke sistem ERP. Biaya tenaga kerja ini meliputi juga tenaga kerja yang termasuk pada perencanaan proyek dan pelatihan.

63



64

KOMPONEN BIAYA Direct Cost

%

…..Software dan Lisensi

29

..…Hardware …...Pelunasan pembayaran

4 9

Indirect Cost ……Pelatihan Staff Teknologi Informasi

6

……Pelatihan pengguna siste

52

TOTAL

100


16

11/1/2012

One Time Cost(2)

One Time Cost Pembelian Software

Klasifikasi ini berdasarkan pada frekuensi pengeluaran biaya. One Time Cost adalah biaya yang dikeluarkan satu kali dalam suatu proyek implementasi ERP. Biaya ini terdiri dari:

Harga paket software ERP dari vendor internasional berkisar $30.000 untuk paket berukuran kecil hingga jutaan dolar untuk paket berukuran besar . Selain harga paket, biaya software dapat meliputi software untuk sistem, pengembangan dan kostumisasi software atau integrasi dengan aplikasi lain

Pembelian Software Pembelian/Upgrade Konsultasi dengan pihak eksternal Biaya tenaga kerja internal

65

Pembelian/Upgrade Ada kemungkinan terjadi pergantian/upgrade atas software yang sudah ada. Jika perusahaan sudah memiliki infrastruktur jaringan komputer yang memadai, biasanya paket standar tidak banyak memerlukan hardware baru.


66

One Time Cost(3)

Ongoing Annual Cost

Konsultasi dengan pihak eksternal

Biaya ini meskipun angkanya relatif tidak terlalu besar dibandingkan dengan komponen one time cost Tetapi jika tidak berhati-hati nilainya bisa melebihi one time cost terutama jika setelah implementasi ternyata banyak perubahan atau kesalahan fungsional sistem Biaya ini terdiri dari:

Bantuan dari pihak luar meliputi konsultasi dan pelatihan untuk implementasi paket ERP. Jasa ini disediakan oleh vendor software, agen penjual, ataupun grup konsultan independen

Biaya tenaga kerja internal Banyak pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan di dalam perusahaan ketika memulai implementasi ERP, yang meliputi: pelatihan, membuat prosedur internal penggunaan sistem, membuat kostumisasi laporan dan aplikasi, menyiapkan data, konsultasi dengan konsultan eksternal, dan per temuan rutin tim proyek 67



Pemeliharaan Software Pemeliharaan Hardware Konsultasi dengan pihak eksternal Tenaga kerja internal 68


17

11/1/2012

Ongoing Annual Cost(2)

R.O.I.

Pemeliharaan Software

Salah satu faktor yang paling sulit dalam manajemen proyek implementasi sistem informasi adalah perhitungan estimasi biaya dan ROI. Estimasi biaya dan ROI dapat dijadikan salah satu variabel pengukuran kinerja proyek, untuk melihat sejauh mana kecermatan perencanaan proyek dan bagaimana realisasinya. ROI adalah rasio antara keuntungan proyek dan biaya yang dikeluarkan untuk proyek tersebut. Untuk kasus implementasi ERP perhitungan ini tidak mudah, karena sering keuntungan yang didapat tidak dapat dihitung secara kualitatif dan berbagai sebab lainnya.

Perjanjian dukungan teknis dengan vendor software Upgrade software Kostumisasi akibat adanya update software versi baru

Pemeliharaan Hardware Biaya yang muncul akibat adanya perubahan/penambahan fitur agar fitur tertentu dapat berjalan.

Konsultasi dengan pihak eksternal Perbaikan proses bisnis, fungsional software baru atau yang kurang berfungsi, dan pelatihan karyawan baru

Tenaga kerja internal Pelatihan berkesinambungan terhadap karyawan 69


70


Hasil Riset atas Perhitungan ROI

Pertimbangan Perhitungan ROI

1. Hanya sepertiga perusahaan melakukan 1. Alasan Pemilihan Software/Sistem Tertentu

perhitungan ROI terhadap semua investasi Teknologi Informasi; 2. Dari kelompok yang melakukan perhitungan ROI, secara virtuak perhitungan dilakukan di awal proyek untuk memperkirakan pembelanjaan projek; 3. Sebagian besar organisasi percaya bahwa manfaat tidak terhitung(intangible) penting bagi perhitungan ROI dan manfaat intangible ini perlu diberikan nilai tertentu untuk dimasukan dalam perhitungan ROI;

2. Dampak Kedalaman Proyek 3. Anggaran Proyek Keseluruhan 4. Perkiraan Waktu Penyelesaian Proyek 5. Manfaat Potensial Proyek 6. Manfaat yang didapat dari Proyek di Waktu

Mendatang

71


72


18

11/1/2012

Hasil Riset atas Perhitungan ROI(3)

Hasil Riset atas Perhitungan ROI(2) 4. Meskipun banyak yang mengalami kesulitan

7. Dari perusahaan –perusahaan yang mengeluarkan

perhitungan ROI, hanya sedikit yang meminta bantuan pihak luar; 5. Sebagian besar kalangan profesional merasa perhitungan ROI mereka gagal menangkap nilai proyek secara keseluruhan 6. Sebagian besar profesional merasa kesulitan memperhitungkan ROI yang dikaitkan dengan investasi Teknologi Informasi

73


investasi untuk sistem ERP diperoleh fakta bahwa: Kurang dari setengahnya melakukan perhitungan ROI terhadap proyek Dari mereka yang melakukan perhitungan, mayoritas menyatakan bahwa mereka berhasil mencapai ROI atau ROI yang diperoleh lebih besar dari yang diharapkan.

74


Software ERP Sekarang ini terdapat sekitar ratusan jenis software ERP berbagai fitur, versi, skala dan kemampuan. Beberapa vendor penyedia software tersebut ada yang membuat sistem ERP untuk bebagai jenis industri, tetapi ada juga yang spesifik untuk tipe industri tertentu. Dalam perkembangannya, beberapa perusahan vendor ERP melakukan merger untuk meningkatkan kualitas produk mereka Contohnya Oracle(yang semula perusahaan penyedia database) bergabung dengan Peoplesoft dan J.D Edward untuk membentuk ERP yang spesifik.

Software ERP

75


76


19

11/1/2012

Terdapat beberapa kategori software ERP, antara lain:

--- Alhamdulillah ---

Berdasarkan dukungan terhadap jenis proses pada manufaktur Jenis produk yang didukung dan k Kemampuan pada dukungan bisnis perusahaan berdasarkan ukuran perusahaan(kecil, mengah dan besar)

Vendor yang mendominasi pasar penyedia ERP di dunia internasional antara lain: SAP, Oracle, IFS, MGFPro dan banyak lagi Selain software komersial terdapat juga software yang bersifat opensource 77


78


20

2012. M a t e r i. PengertianDeskripsi..Enterprise

Recommend Documents