10/2011. sz. Szabályzat
Csákvár Nagyközség Polgármesteri Hivatala
PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT
-1-
I.
Általános rész
Csákvár Nagyközség Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala,- mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv- a részben önálló intézmények költségvetési gazdálkodásának ügyvitelét is végzi. A gazdálkodás pénzforgalma a Polgármesteri Hivatal elszámolási számlájáról történik, melyhez kapcsolódik házipénztár, a önállóan működő intézmények pénzkezelő helyek. A önállóan működő intézmények rendelkeznek költségvetési elszámolási számlával, azon azonban tényleges pénzforgalom csak az általános forgalmi adó elszámolásával kapcsolatosan, illetve a számla költségei és kamatai okán van. A Floriana Könyvtár elszámolási számlája a személyi jövedelemadó 1 %-ának fogadására szolgál. II.
Bankszámlák kezelése
Megnyitott bankszámlák listáját e szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. A bankszámlák feletti rendelkezés jogosultságát a banki aláírási címpéldányok tartalmazzák, másolata a Szabályzat 2. sz. melléklete. 1. A bankszámlákról történő teljesítéshez a számlavezető pénzintézet rendelkezésünkre bocsátott programot, mellyel számítógépen és telefonvonalon keresztül végezzük átutalásainkat. 2. Az átutalások bank felé történő elküldésénél a banki aláírási címpéldány szerinti aláírók, aláírásukat egyéni jelszavas floppyval teljesítik. 3. Az aláíró lemezeket a Polgármesteri Hivatal pénzügyi irodájának biztonsági zárral ellátott fémszekrényében tároljuk.
-2-
4. A teljesített átutalások listáját kinyomtatva őrizzük, melyen a program feltünteti az aláírok nevét, ezzel biztosítva van az átutalásokkal kapcsolatosan a felelősségvállalás.
III. Házipénztár fogalma 1. A házipénztár a Polgármesteri Hivatal és a kapcsolódó önállóan működő intézmények - melyek csak pénzkezelő helyek - működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség, ahol a készpénz elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó, biztonsági zárral ellátott pénztári berendezés (páncélszekrény) van. Nem tekintendő az intézményeknél házipénztárnak az állandó vagy eseti ellátmányokat kezelő pénztárakat. 2. A házipénztár rendeltetése A Polgármesteri Hivatal a házipénztárba köteles kezelni - a pénzintézettől felvett, valamint, - a postán érkezett készpénzt A házipénztárba idegen - más szervezetek, alkalmazottak és más személyek pénzét vagy értékét a Jegyző külön engedélyével szabad tartani. Az idegen pénzeket és értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. 3. A házipénztár elhelyezése és biztonságos védelme A Jegyző köteles gondoskodni a házipénztár biztonságos elhelyezéséről, az ott tartható készpénz és egyéb értékek tűz és betörés elleni védelméről. A Polgármesteri Hivatal épülete riasztóval ellátott, a házipénztárban kétkulcsos páncélszekrény szolgál a készpénz és értékek őrzésére. 4. Pénzkezelő helyek A önállóan működő intézményeknél pénzkezelő helyek működnek, melyek pénzellátását a polgármesteri hivatal házipénztára biztosítja ellátmány útján.
-3IV. A házipénztár működési rendje 1. A házipénztár helyiségében idegen személy - nagyobb készpénzfelvétel kivételével - nem tartózkodhat. A házipénztár működési rendjéről, így a pénztári órákról, a pénztári kifizetések utalványozására jogosultak névsoráról - az ügyfeleket feliratok hirdetmények útján tájékoztatni kell. A tájékoztatásért a Jegyző felelős. Pénztári órák: Délelőtt: hétfő, csütörtök 9 órától –12 óráig, Dálután: hétfő, csütörtök 12 óra 30 perctől- 14 óráig 2. A Házipénztár kulcsainak kezelése és őrzése Az elkülönített pénztárhelyiség kulcsát munkaidőben a pénztárellenőrnek kell kezelni. A páncélszekrény kulcsának őrzése: egyik kulcsát a pénztáros, másik kulcsát a pénztárellenőr őrzi. A páncélszekrény kulcsának második az eredeti kulcsot őrző személy által lezárt, lepecsételt, aláirt borítékban, biztonsági zárral felszerelt lemezszekrényben kell tartani. Ha a pénztáros munkahelyét a pénztári órák alatt - akár csak egy rövid időre is elhagyja, köteles a pénzt elzárni. Ha távolmaradása a munkahelyéről tartós, köteles a nála levő kulcsokat lepecsételt, leragasztott és aláirt borítékban a pénzügyi irodavezetőnek eljuttatni. Ilyen esetben a pénzügyi irodavezető a pénztár számbavétele és esetleges átadása iránt köteles intézkedni. A pénztárhelyiség, a páncélszekrény bármely kulcsának elvesztését, eltörését vagy a zár elromlását a pénztár kezelője haladéktalanul köteles jelenteni a pénzügyi irodavezetőnek, akinek az eset körülményeihez képest a szükséges intézkedést meg kell tennie. A pénztár összes kulcsa még különböző időpontban sem kerülhet ugyanannak a személynek a kezébe.
-4-
3. A pénztárkulcsok nyilvántartása A pénztárhelyiség és a páncélszekrény kulcsainak eredeti példányairól a pénztáros olyan nyilvántartást köteles vezetni, amelyből egyértelműen megállapítható, hogy az eredeti kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak. A pénztár kulcsainak átvételét, valamint visszaadását a nyilvántartásba aláírással kell igazoltatni. 4. A házipénztár pénzellátása A házipénztár készpénzellátását, a bakfiókban készpénzfelvételre szolgáló Készpénzfelvételi utalvány és 3 db üzleti kártya szolgálja. Az üzleti kártyák használatára az üzleti kártyaszerződés szerinti alkalmazottak jogosultak, a szerződés szerinti keretösszegig. (lásd:1432/2007. iktatószám alatt) A pénztáros feladata, hogy a szükségletnek megfelelő készpénz a pénztári órákban rendelkezésre álljon. A pénztáros Heti pénztárjelentést köteles készíteni, illetve hó végén mindig, melyet a pénztárellenőr ellenjegyez. Pénztárzárás után a pénztár készpénzkészlete 500.000 Ft lehet maximum, csak kivételes esetben – pl. nagy összegű kifizetés előre jelezvehaladhatja meg azt. 5. A készpénzszállítás szabályai A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért, a megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban el nem helyezték. A pénzszállítás szabályai: -600.000 Ft-ig a pénz felvételére és szállítására egy személy, - 600.001 Ft -tól pénzfelvételre és szállításra két személy, és személykocsi szükséges. A készpénz szállításával megbízott dolgozónak (dolgozóknak), a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb úton és időn belül a pénztárba
-5kell szállítani és ott elhelyezni. A pénz szállításával megbízott dolgozót(kat) a pénz szállítása közben más feladattal megbízni nem szabad, de öntevékenyen sem vállalhat(nak) olyan feladatot, amely gátolná a feladata(tuk) maradéktalan végrehajtásában. 6. Készpénzkezelés a házipénztárban A pénztáros a pénztárban lévő pénzeket címletenként elkülönítve köteles kezelni. Minden 100 db azonos címletű bankjegyből bankjegycsomagot kell készíteni. A bankjegyeket összefogó papírszalagon a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell a bankjegycsomag készítésének keltét, a csomagban lévő bakjegyek darabszámát, címletét és összértékét. A pénztárban a bankjegycsomagokon kívül csak 100 darabnál kevesebb azonos címletű bankjegy lehet. Az érméket a pénztárban címletenként rendezve kell tartani. V. A készpénz kezelésével kapcsolatos feladatkörök 1.A pénztáros feladatköre A Jegyző a pénztárosi teendők ellátásával arra alkalmas, büntetlen előéletű személyt: pénztárost, továbbá pénztáros-helyettest köteles megbízni. Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. A házi pénztárat a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelőséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése, részletezve: - a megfelelő mennyiségű készpénz biztosítása a pénztári órákra, - közreműködés a pénzfelvételben és szállításban, - bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása az alap okmányok alapján pénztárellenőr érvényesítése, valamint az illetékes utalványozó és ellenjegyző aláírása után, majd a kifizetések, bevételezések teljesítése, - heti pénztárjelentés vezetése, - szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, kezelése,
-6- értékcikkek nyilvántartása, kezelése - előlegek nyilvántartása, - letétek kezelése, nyilvántartása. Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy ha a beosztásából végleg távozik, pénztárzárást kell készíteni. 2. Pénztárellenőr feladatai Pénztárellenőr csak büntetlen előéletű személy lehet. A pénztárellenőrnek egyéb munkaköre mellett kötelessége a pénztári bevételezéseket és kifizetéseket ellenőrizni (alaki, tartalmi követelmények), a heti pénztárzárást egyeztetni, a készpénz meglétét ellenőrizni és aláírásával az ellenőrzést igazolni. A munkaköri leírások szerinti intézmények vonatkozásában- a pénztári kifizetések előtti érvényesítést a pénzügyi iroda ügyintézői végzik. A pénztárellenőr, ha az előirt pénzkezelési szabályoktól eltérő eljárást, mulasztást, szabálytalanságot vagy visszaélést tapasztal azonnal köteles jelenteni felettesének, akinek kötelessége a szükséges intézkedések megtétele. 3. Utalványozás, ellenjegyzés A pénztári bizonylatok utalványozása, ellenjegyzése a Felelősségvállalás rendjében szabályozottak szerint történik a Polgármesteri Hivatal vonatkozásában. A kapcsolódó önállóan működő intézmények utalványozási jogkörét az intézményvezetők és az általuk meghatalmazott személyek gyakorolják, melyet szintén a Felelősségvállalás rendje tartalmaz. VI. A házipénztári szigorú számadású nyomtatványok és értékcikkek nyilvántartása, kezelése 1. A Bizonylati rend 6. pontjában foglaltak betartásával kell végezni a szigorú számadás alá vett nyomtatványok, értékcikkek kezelését.
-7VII. A készpénzkészlet változásaival kapcsolatos szabályok 1. Alkalmazott nyomtatványok - Bevételi pénztárbizonylat - Kiadási pénztárbizonylat - Heti pénztárjelentés A Polgármesteri Hivatal pénztárának ügyvitelét az integrált pénzügyi rendszeren belül a pénztári modulban is lehet végezni, a szabályozást ez nem befolyásolja. Amennyiben valamely akadály miatt a nem használható a számítógépes programon belül a Pénztár modul, úgy a fenti nyomtatványokat alkalmazva szükséges a pénztár bizonylatolása. A pénztáros minden év január 01-vel új tömböt köteles megkezdeni. Az előző évi befejezetlen tömböket az év végén a pénztárellenőr jelenlétében lyukasztással érvényteleníteni kell. Az érvénytelenített bizonylatok sorszámát a tömb borítólapjára is fel kell vezetni. A pénztárbizonylatokat átíró tollal kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylatok helyett új bizonylatot kell kiállítani, a rontott bizonylat eredet példányát "RONTOTT" megjegyzéssel kell ellátni és a többi bizonylattal együtt megőrizni. 2. Pénztári bevételezés Pénztári befizetésnél szabályként kell betartani, hogy előbb a befizetésre szánt pénzt kell átvenni és az elismervényt utána kell átadni a befizetőnek. Készpénz befizetése esetén a bevételi pénztárbizonylatot a befizetőnek tintával mindkét nevét kiírva kell aláírnia. Nem személyes befizetés esetén a bizonylaton hivatkozni kell a vonatkozó okiratra, illetve a bevételezést elrendelő iratra. Postán érkező készpénzek bevételezése során minden esetben a pénztárosnak a bevételi pénztárbizonylathoz kell csatolni a postai értesítő szelvényt. A pénztáros csak valódi forgalomképes pénzeket (bankjegyeket, érméket) fogadhat el a befizetőktől. Nem fogadhat el sérült (megrongálódott, csonkult egyes részeiben hiányos, nagymértékben szennyezett) bankjegyet, érmét. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak tetsző bankjegyet, érmét talál, azt fizető eszközként nem fogadhatja el. Az ilyen érmét vagy bankjegyet vissza kell tartania és a befizetőt meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol és mikor kapta a bankjegyet vagy
-8érmét. Az elmondottakat jegyzőkönyvben kell rögzíteni, melyben a befizető személyi adatait is fel kell tüntetni. A jegyzőkönyvet alá kell íratni, amennyiben a befizető ezt megtagadja azt is jegyzőkönyvezni szükséges. A hamis pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a hamis pénzzel együtt át kell adni a pénzintézetnek. 3. Pénztári kifizetés A készpénz kifizetésénél alapvető szabály, hogy először a pénztárbizonylatot kell aláíratni igazolásul a pénz átvételére, majd csak ezután szabad a pénzt átadni. A kiadási pénztárbizonylatot a pénztáros az alapokmány alapján szabályszerűen kiállított (érvényesített, utalványozott, ellenjegyzett) Érvényesítő és utalványozó lap megléte után állíthatja ki. Ennek hiányában a pénztárból kifizetés nem történhet. A pénztárosnak a készpénz kifizetése előtt meg kell győződnie, hogy csak a jogosult, vagy annak meghatalmazottja jelentkezett-e a pénz felvételére. Csak a szabályszerű meghatalmazás esetén fizethető ki készpénz a meghatalmazottnak. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Az alapokmányokat (számlák, határozatok) ismételt felhasználásuk megakadályozása céljából azonnal lyukasztással érvényteleníteni kell. 4. Elszámolási kötelezettséggel kiadott pénzösszegek nyilvántartása Elszámolási kötelezettséggel a következő címeken lehet előleget kiadni: - Kisebb összegű intézményi kifizetésekre ellátmány - Dolgozók utazási bérletvásárlására - Kiküldetésre - Üzemanyag-vásárlásra falugondozáshoz - Eseti beszerzésekre, szolgáltatások kifizetésére - Egyéb más esetben, amennyiben az engedélyezésre jogosult erről írásban engedélyt ad. Általános szabály, hogy az elszámolásra kiadott készpénzzel a cél megvalósulása után azonnal, még a megjelölt határidő előtt el kell számolni a felvevőnek.
-9Az elszámolási határidőről a készpénz felvételekor tájékoztatni kell a felvevőt. Elszámolásra készpénzt csak abban az esetben adhat ki ismételten a pénztáros, ha az előzőleg felvett készpénzzel már elszámolt. Az elszámolásra felvett összegek végső elszámolási határideje: - intézményi ellátmányok: tárgyhó utolsó pénztári napja - bérletvásárlás: tárgyhót követő hó 5-e utáni első pénztári nap - egyéb más esetben a cél megvalósulását követő pénztári nap 5. Pénztárjelentés vezetése A be és kifizetések összesítésére és a pénzelszámolás ellenőrzésére a két példányos heti pénztárjelentés szolgál (számítógépes feldolgozás esetén a pénztárjelentés). A Bevételi és Kiadási pénztárbizonylatok és a pénztárjelentés vonatkozó szövegeinek és összegeinek meg kell egyezniük egymással. A pénztárjelentésbe a be- és kifizetéseket azok sorrendjében kell felvezetni.
VIII. Letétek, értékpapírok nyilvántartása, kezelése 1. A letétek nyilvántartása és kezelése A készpénz-letét befizetésénél és kifizetésénél a jelen előírásokat értelemszerűen alkalmazni kell. A letétek pénztári bizonylataként csak az erre célra külön használatba vett Bevételi és Kiadási pénztárbizonylatot kell használni, azt "LETÉT" feliratozással el kell látni. A házipénztárban a Jegyző egyedi írásbeli elrendelése alapján letétként kisebb tárgyak és egyéb értékek elhelyezhetők, melyekről az alábbi nyilvántartást kell vezetni: - letétbehelyezés időpontja - a letevő neve és címe - a letétet átvevő aláírása
- a letét tárgyának megnevezése - a letétet elrendelő ügyirat száma - a letét kiadásának időpontja -10- a letét kiadását elrendelő ügyirat száma - az átvevő neve, címe személyi azonossága - átvevő aláírása A letétek kezelésének ellenőrzése értelemszerűen a pénztárellenőr feladata. 2. Értékpapírok nyilvántartása, kezelése A polgármesteri hivatal házipénztára látja el Csákvár Nagyközség és Bodmér Község vonatkozásában az értékpapírok nyilvántartását, őrzését, amennyiben azok nem kerültek letétbe más szervezetnél. Az értékpapírok nyilvántartásának tartalmazni kell: - értékpapír megnevezését - sorozatszámát, sorszámát - értékét címletenként - elhelyezés dátumát, - a kiadás dátumát, - az átvevő nevét és címét, jogosultságát - az átvevő aláírását.
IX. Pénzkezelő helyek elszámolási és nyilvántartási rendje A önállóan működő intézmények kisebb készpénzfizetésekre a polgármesteri hivatal házipénztárából ellátmányba részesülnek. A készpénz biztonságos őrzéséről az intézményvezetők kötelesek gondoskodni. A pénzkezelő helyek az ellátmányuk terhére számlák alapján teljesíthetnek kifizetést. A kifizetésekről idősorosan rovat-elszámolási ívet kell vezetni, melyből megállapítható a felvett előleg, a kifizetések és a meglévő készpénzkészlet. Bevételi és kiadási pénztárbizonylatot nem kell kiállítaniuk. Ellátmányukkal hó közben is elszámolhatnak, amennyiben újabb előlegre van szükségük, egyébként havonta kötelesek az elszámolást elkészíteni és a polgármesteri hivatal házipénztárában elszámolni. A polgármesteri hivatal és intézményei az általuk nyújtott szolgáltatások díjait marhalevél kezelési díj, étkeztetésért szedett díjak, telefonhasználat költségtérítése,
hirdetési díjak, fénymásolási díj stb. - nyugta illetve számla ellenében beszedik, azt az ellátmánytól elkülönítve kezelik. A beszedett készpénzt a befizetés napján, vagy az azt követő munkanapon köteles postai átutalási csekken az önkormányzat költségvetési számlájára feladni. Ha a beszedett díjak az 1.000 Ft-ot nem érik el, a készpénzt 1.000 Ft-ig gyűjthetik és feladásáról azon a napon kell gondoskodni.
X. Kerekítési szabályok Kerekítésre vonatkozó szabályok: A Magyar Nemzeti Bank a 10/2007. (X. 1.) MNB rendelete alapján 2008. március 1-
től kivonta a készpénzforgalomból az 1 és 2 forintos érméket, így ezek a kiscímletű érmék elvesztették a törvényes fizetőeszköz jellegüket. A pénzérmék bevonásának következményeként, annak érdekében, hogy a rendelkezésre álló fizetőeszközökkel a fizetendő összeg kiegyenlítésre kerülhessen, a szükséges kerekítés szabályairól a 2008. évi III. törvény rendelkezik. A törvény értelmében a forintban, készpénzzel (bankjegy vagy érme átadásával) történő fizetés esetén, ha a fizetendő végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végződik, akkor az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendő összeget megállapítani és kiegyenlíteni. a 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0;
forintra végződő összegre kell kerekíteni. A kerekítési szabályok 2008. március 1-én léptek hatályba. A törvény nem írja elő kötelező jelleggel a kerekített (ténylegesen fizetendő) összeg, illetve a kerekítési különbözet bizonylaton (nyugtán, egyszerűsített adattartalmú számlán) való feltüntetését, mivel a kerekítési különbözet nem minősül vagyoni előnynek vagy hátránynak. A kerekítési különbözetek összegét egyéb bevétel vagy ráfordítás jogcímén kell elszámolni a heti pénztárzárás alkalmával egyszer- külön kiállított bizonylat alapján.
-12A kerekítési különbözet az ÁFÁ-nak nem képezi alapját. Az ebből eredő bevétel, illetve kiadás a 751126 Önkormányzatok igazgatási tevékenysége szakfeladaton kerül elszámolásra. Ezen szabályzat 2011 10.01. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg hatályát veszti a 2008. december 01-től érvényes szabályzat. Csákvár, 2011. szeptember 5.
Tóth Jánosné jegyző
1. számú melléklet Számlavezető pénzintézet: Raiffeisen Bank Zrt.Székesfehérvári Fiókja 8000 Székesfehérvár, Távírda u. 1. Intézmények költségvetési elszámolási számlái Gróf Esterházy Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény Mese-Vár Óvoda Gondozási Központ és Idősek Otthona Nagyközségi Könyvtár és Közművelődési Intézmény Csákvár Nagyközség Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala
12023008-00156982-00100006 12023008-00156983-00100005 12023008-00156987-00100001 12023008-00156989-00100009
12023008-00156965-00100009
Csákvár Nagyközség Önkormányzatának elszámolási számláihoz tartozó alszámlák Társadalmi összefogással megvalósuló közműfejlesztési számla Építményadó beszedési számla Tartózkodási idő utáni idegenforgalmi adó beszedési számla Államigazgatási illetékbeszedési számla Iparűzési adó beszedési számla Bírság számla Késedelmi pótlék számla Talajterhelési díj beszedési számla Idegen bevételek elszámolási számla Környezetvédelmi alap számla Állami hozzájárulások számla Bérlakás értékesítés lebonyolítási számla
12023008-00156965-00200006
Letéti számla Céltámogatás megelőlegezési számla Termőföld bérbeadásából származó szja. beszedési számla Gépjárműadó beszedési számla Egyéb bevételek beszedési számla Lekötés Munkabér elszámolási számla Értékpapírszámla
12023008-00156965-01400003 12023008-00156965-01500000 12023008-00156965-01600007
12023008-00156965-00300003 12023008-00156965-00400000 12023008-00156965-00500007 12023008-00156965-00600004 12023008-00156965-00700001 12023008-00156965-00800008 12023008-00156965-00900005 12023008-00156965-01000005 12023008-00156965-01100002 12023008-00156965-01200009 12023008-00156965-01300006
12023008-00156965-01700004 12023008-00156965-01800001 12023008-00156965-02100005 12023008-00156965-02000008 2300-156965-001
2. számú melléklet
Bankszámlák feletti rendelkezési jogosultság aláírási címpéldány 1. 2. 3. 4. 5.
Polgármesteri Hivatal Csákvár Gróf Esterházy Móric Általános Iskola Mese-Vár Óvoda Gondozási Központ és Idősek Otthona Floriana Könyvtár
