Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlésének 74/2011. (03.17.) sz. határozata a Kodály Központ Működési Kódexének jóváhagyásáról (EKF) Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése az határozat mellékletében levő Kodály Központ Működési Kódexét jóváhagyja. Határidő: Felelős:
azonnal dr. Páva Zsolt polgármester Ruzsa Csaba ügyvezető Bozóky Anita ügyvezető
Kapják:
dr. Páva Zsolt polgármester, Trombitás Károly, dr. Hoppál Péter bizottsági elnök, dr. Lovász István főosztályvezető, Ruzsa Csaba ügyvezető, Bozóky Anita ügyvezető a Referatúra útján
Dr. Páva Zsolt s.k. polgármester
Dr. Modrovits Sándor s.k. aljegyző A kivonat hiteléül: Tatai Ferencné vezető főtanácsos
MŰKÖDÉSI KÓDEX Zsolnay Örökségkezelő Nonprofit Kft.
Preambulum: Az Európa Kulturális Fővárosa – Pécs2010 program egyik kulcsprojektje a Pécsi Konferencia- és Koncertközpont. A terem működésének, menedzselésének célja, hogy Pécs város meghatározó művészeti intézményévé, s önmagában branddé formálódjon. A működési kódex célja a benne helyet kapó, s a bejövő szervezetek működési rendjének meghatározása. Fogalmi körök: Üzemeltető és menedzsment szervezet Rezidens zenekar Kiemelt partner intézmény Partner intézmény (Használatba Vevő) Üzleti bérlő (Használatba Vevő) Üzemeltető és menedzsment szervezet: (Zsolnay Örökség Kezelő Nonprofit Kft. - ZSÖK) Az Európai Uniós pályázat értelmében üzemelteti a létesítményt, meghatározza a Kodály Központ szakmai koncepcióját és arculatát, kidolgozza a létesítmény működési koncepcióját a kulturális és üzleti céloknak megfelelően. Feladata a Kodály Központ brandjének kialakítása, ennek érdekében egyeztet a Kodály Központban megrendezésre kerülő események és programok szervezőivel; valamint kialakítja és irányítja a további kulturális programok és üzleti rendezvények befogadási rendjét. A Kodály Központ koncepciójának a város kulturális kínálatának összhangja érdekében illeszkednie kell a Zsolnay Negyedben, valamint a Világörökségi helyszíneken zajló eseményekhez. Törekednie kell a Pécsi Tudományegyetemmel, valamint Baranya megye intézményeivel való minél szorosabb együttműködésre. Rezidens zenekar: (Pannon Filharmonikusok - Pécs) Az Európai Uniós pályázat értelmében a Pannon Filharmonikusok zenekar, melynek székhelye a Kodály Központ. A pályázat értelmében a Kodály Központban lát el évente 51 napon komolyzenei és ahhoz kapcsolódó programrendezői tevékenységet, egyeztetve az üzemeltető és menedzsment szervezettel. Kiemelt partnerintézmény: (Pécsi Kulturális Központ) Feladata, a Kodály Központ művészeti program-kínálatának alakítása, az Európai Uniós pályázat értelmében meghatározott évi 28 napon. A kiemelt partnerintézmény a Kodály Központ koncepciójához illeszkedő művészeti programot szolgáltat, egyeztetve az üzemeltető és menedzsment szervezettel.
Partnerszervezetek: Azon szervezetek köre, amelyek a ház brand-építése szempontjából fontos eseményeket valósítanak meg. A bérlés feltételeit szerződés rögzíti. Továbbiakban: Használatba Vevő Üzleti bérlő: Minden piacról jövő cég és vállalkozás, akik piaci alapon bérlik az épületet, vagy annak egyes részeit, kulturális, vagy üzleti céllal. A bérlés feltételeit szerződés rögzíti. Továbbiakban: Használatba Vevő
A KK-ban tartandó rendezvények befoglalási sorrendjéről 1.1. Az üzemeltetői és menedzsment szervezet feladata összeállítani az éves rendezvénynaptárt, valamint az éves, vagy az akár több évre előre tervezett eseményeket összehangolni, időpontjaikat és helyszíneiket lekötni. 1.2. A rezidens zenekar foglalásaiból a 12 hónapra előre tervezett rendezvények időtartama és költségvetése tekinthető biztosnak és kötelező érvényűnek, az ezen túl megrendezésre kerülő attrakciók időpontja a későbbiek során szabadabban változtatható. Megfelelő részletezettség esetén (ld. 1.5.) a rezidens zenekarnak joga van 18 hónapra előre foglalást tenni. 1.3. a rezidens zenekarnak 6 hónapra előre le kell adnia a konkrét (ld. 1.4. pont), 12 hónapra előre a várható (ld. 1.5. pont) programtervezetét. Amennyiben a rezidens zenekar nem adja le a fenti pontokban meghatározott anyagokat, az előzetes időpontfoglalása törlésre kerül. 1.4. A konkrét programtervezethez kötelezően csatolandó mellékletek: 1.4.1. az adott rendezvényhez szükséges termek listája 1.4.2. az adott rendezvény rövid leírása, mely használható kell, hogy legyen a sajtó és pr megjelenésekhez; illetve hozzávetőleges képet ad a tervezett esemény jellegéről, illetve tematikájáról. A leírásnak ki kell egészülnie nyomdai minőségű képi anyaggal is. A programgazdának nyilatkoznia kell arról, hogy a promóciós anyagok szerzői és szomszédos jogaival rendelkezik. 1.4.3. az adott rendezvényen fellépő művészek listája 1.4.4. az adott rendezvényen elhangzó darabok listája 1.4.5. az adott rendezvényhez szükséges (belső és külső, beszerzésre váró) technikai eszközök listája, a rendezvényhez kapcsolódó előkészületi és utómunkálati napok száma. 1.4.6. az adott rendezvényhez (illetőleg rendezvénysorozathoz) kapcsolódó jegyek, bérletek ára 1.4.7. Saját kommunikációs terv, tervezett saját megjelenések listája 1.4.8. az adott rendezvényhez szükséges humán erőforrás 1.5. A várható programtervezethez kötelezően csatolandó mellékletek: 1.5.1. az 1.4.1.-1.4.4.-ig terjedő, a rendezvény lefoglalásának időpontjában 1.5.2. az 1.4.5-1.4.8-ig a rendezvény megvalósulása előtt legalább 6 hónappal csatolni kell. 1.6. A 18 hónappal előre tervezett eseményeken túli rendezvények időpontja legfeljebb kétszer, az eredeti időponthoz képest legtöbb egy héttel módosítható, a tervezett esemény előtt legalább 12 hónappal. 1.7. A 18 hónapon belüli események időpontja legfeljebb egyszer, az eredeti időponthoz képest legtöbb egy héttel módosítható, a tervezett esemény előtt legalább 6 hónappal, kizárólag hivatalos levélben. 1.8. Az 1.4.-es, illetve az 1.5-ös pontban leírt mellékleteket a rezidens zenei szervezetnek a költségvetési terv leadási határidejével együtt minden évben egyszer kell leadnia, ezután az 1.6.-os illetve az 1.7.-es pontokban leírtak válnak érvényessé.
1.9. A kiemelt partnerintézményre a rezidens zenekarral azonos foglalási szabályok vonatkoznak. Időpontütközés esetén a rezidens zenekar már lefoglalt időpontjai élveznek elsőbbséget. 1.10. A terem foglalásához szervesen hozzátartozik a szükséges technikai eszközök foglalása, valamint azok az időpontok is, amikor a tervezett eseményhez kapcsolódó előkészületi munkák kötődnek (átállási napok, próbanapok, teremrendezési időpontok, be- és elpakolás napjai). A foglalás lehetőségének megállapításakor figyelembe kell venni, hogy nem csak az esemény tényleges időpontja, de a szükséges eszközök, valamint az előkészületi napok időpontjai sem ütközhetnek. 1.11. A rezidens zenekar, illetve a kiemelt partnerszervezet által fel nem használt időpontok átütemezése kizárólag az üzemeltető és menedzsment szervezettel való egyeztetés után történhet meg.
2. A KK-ban megjelenő rendezvények tematikus és szerkezeti megoszlásáról: 2.1.
a KK rendezvény-naptárában 100 nap fordítandó művészeti jellegű, újabb 100 nap egyéb jellegű rendezvényekre. Ebből 51 nap biztosítása a rezidens zenekar feladata, 28 nap a Kiemelt Partnerszervezet hatásköre, s a fennmaradó 31 nap művészeti eseményeit a ZSÖK határozza meg. A KK-ban tartott rendezvények fennmaradó 100 napján (nem művészeti jellegű rendezvények) a ZSÖK bérbe adja termeit, illetve eszközeit és humán erőforrásait egyaránt.1 A fent említett időtartamok a rendezvény tényleges megjelenését jelentik, az előkészületi, valamint utómunkálati napok nem tartoznak bele a megadott időkeretekbe (mivel nem tekinthetőek nyilvános eseménynek).
2.2. a KK-ban tartott rendezvények 1.4.1. -1.4.4-es pontban felsorolt csatolmányait külső szervezésű események esetén minimum 5 hónappal előre a rendezvény szervezője köteles 1 példányban leadni.
1
A művészeti és egyéb jellegű rendezvények meghatározását ld. a mellékletben!
3. A KK-ban tartott rendezvények konkrét redundanciájáról: 3.1. a KK-ban, illetve tágabb értelemben véve a város kulturális menedzsmentje által szervezett rendezvényeken három hónapos határt kell húzni az egyes fellépők ismétlődése között. 3.2. Ez a három hónap mind az adott rendezvény előtt, mind utána kötelező érvényű. Így biztosítható, hogy a különböző rendezvények nem jelentenek egymás számára direkt konkurenciát, nem osztják meg a közönséget; ezáltal a felmerülő gazdasági, illetve kulturális szempontokat érvényesítve. 3.3. A három hónapos ismétlődési tilalom ellenőrizhető az 1.4.-es, illetve 1.5.-ös pontokban beadott dokumentumok alapján. 3.3.1. A három hónapos tilalom alapján az adott rendezvény előtt, illetve után három hónappal nem szerepelhet sem részében, sem egészében: • Ugyanaz a művész • Azonos műalkotás esetében ugyanaz a koncepció 3.3.2. A tilalom alól egyedi elbírálás alapján kivételek képezhetők, amennyiben: • Az adott művész egészen más műalkotásokkal szerepel, vagy a két rendezvényen más formai keretek között jelenik meg. 3.3.3. A kivételek elbírálása minden esetben a ZSÖK feladata, a rezidens zenekarral és a kiemelt partnerszervezettel egyeztetve.
4. A rezidens zenekar által megrendezett eseményekről: 4.1. A rezidens zenekar által kötelezően lefoglalt 51 nap során zenei jellegű programokat szervez. 4.2. A szervezett programoknak nem kell kötelezően csak a rezidens zenekar erőforrásait használniuk, ezek éppúgy lehetnek külső szervezetek által megvalósított események is. 4.3. Az események során felmerülő összes többletköltség, amely nem a KK, illetve annak infrastrukturális, technikai, humán illetve promóciós alapszolgáltatásba tartozó környezetének használatából fakad, a rezidens zenekart terheli; beleértve: 4.3.1. A szükséges, de a KK-ban nem jelen lévő erőforrások finanszírozása. 4.3.2. A felmerülő jogdíjköltségek finanszírozása. 4.4. A nem saját erőforrásokat használó, de a rezidens zenekar által megrendezett eseményekhez tartozó szerződések megkötése egyedül a rezidens zenekar feladata, de az üzemeltető szervezet felé beszámolási kötelezettséggel tartozik. Érvényesnek tekinthetők továbbá a 6.4.8.-as pontban leírt rendelkezések is.
5. A kiemelt partnerszervezet által megrendezett eseményekről: 5.1. A kiemelt partnerszervezet által kötelezően lefoglalt 28 nap során programokat szervez. 5.2. A szervezett programoknak nem kell kötelezően csak a kiemelt partnerszervezet erőforrásait használniuk, ezek éppúgy lehetnek külső szervezetek által megvalósított események is. 5.3. Az események során felmerülő összes többletköltség, amely nem a KK, illetve annak infrastrukturális, technikai, humán illetve promóciós alapszolgáltatásba tartozó környezetének használatából fakad, a kiemelt partnerszervezetet terheli; beleértve: 5.3.1. A szükséges, de a KK-ban nem jelen lévő erőforrások finanszírozása. 5.3.2. A felmerülő jogdíjköltségek finanszírozása. 5.4. A nem saját erőforrásokat használó, de a kiemelt partnerszervezet által megrendezett eseményekhez tartozó szerződések megkötése egyedül a kiemelt partnerszervezet feladata, de az üzemeltető szervezet felé beszámolási kötelezettséggel tartozik.
a.
A pályázati alapon történő teremhasználatról:
6.1. a művészeti jellegű rendezvények 2.1.-es pontban részletezett időkeretében meglévő 21, úgymond kiszervezett nap időkeretén felül 10 nap ingyenesen kerül továbbadásra, ehhez a lehetséges szervezők pályázat útján juthatnak hozzá. Ezáltal lehetőség nyílik rá, hogy a különböző civil, illetve profitorientált szervezetek (ezek körét az adott pályázati kiírás határozza meg), melyek viszonylag kevés tőkeerővel bírnak is hozzájuthassanak a KK által nyújtott infrastrukturális, illetve humán erőforrásokhoz. 6.2. A 10 nap pályázati kiírásánál figyelembe kell venni, hogy a pályázó semmilyen körülmények között nem lépheti túl a megadott időkeretet, ennél azonban kisebb időtartamra is pályázhat. A 10 nap elosztásakor kiírt pályázatban lehetőség nyílik rövidebb időtartamok megpályáztatására is, ekkor értelemszerűen több pályázat minősül majd nyertesnek. 6.3. Amennyiben a pályázat nyertese a megadott pályázati időszaknál kevesebbet foglal el, újabb pályázat kiírására van lehetőség. 6.4. A pályázatot PMJV Kulturális és Oktatási Bizottsága útmutatása alapján a ZSÖK írja ki. A beadott pályázatokról a ZSÖK készít előterjesztést és Kulturális és Oktatási Bizottság hoz döntést. 6.5. A pályázat során elnyerhető juttatások: 6.5.1. A pályázat elnyerése egyszeri, nem pénzbeni támogatást jelent, melynek tartalma a következő: • A KK alapszolgáltatásba tartozó infrastrukturális eszközeinek használata. • A KK alapszolgáltatásba tartozó technikai eszközeinek használata. • A KK promóciós eszközeinek külön megállapodásban rögzített használata. • Bevétellel rendelkező rendezvények esetén a rendezvényhez kapcsolódó jegyárakat a rendező szervezet a ZSÖK-kel egyeztetve alakítja ki, az alap külső szolgáltatások (ruhatár, hostess, orvos) díjainak biztosítása érdekében. • A gasztronómiai és vendéglátási szolgáltatások tekintetében a rendezvényre vonatkozóan kötelező előzetesen egyeztetni kell a ZSÖK-kel, az érvényben lévő vendéglátói szerződésekre tekintettel. 6.5.2. A pályázat elnyerése nem foglalja magában: • A KK-ban nem meglévő, de a megpályázott rendezvényhez szükséges technikai, promóciós és infrastrukturális eszközöket. • A rendezvény során felmerülő szerzői jogdíjak költségeit. 6.5.3. Az 6.5.2.-es pontban említett erőforrások biztosítása a pályázó szervezet feladata. Amennyiben más rendezvény miatt nem foglaltak, mindezeket a ZSÖK-től bérelheti. 6.6. A pályázat kiírása: 6.6.1. A pályázatot évente egyszer, PMJV döntése alapján lehet kiírni. 6.6.2. A pályázók által szervezett rendezvényeknek a pályázat kiírásától számított legalább 6 hónapon túli időpontra kell esniük.
6.6.3. A rendezvény időpontját egyeztetni kell a ZSÖK-kel, az időpont megállapításakor a KK foglalási rendje iránymutató. 6.6.4. A pályázathoz csatolni kell az 1.4.-es pontban felsorolt összes mellékletet. 6.7. Amennyiben a pályázatra nem érkezne érvényes pályázati anyag, újbóli pályázat kiírására nincs lehetőség. Ebben az esetben a 10 nap bekerül a ZSÖK által rendezett eseményekre szánt napok közé.
b.
A Használatba Vevő szervezetek számára történő bérbeadásról:
7.1. A KK-ban tartott rendezvényekre fennmaradó 100, valamint a ZSÖK számára szabadon maradt 21 napon a ZSÖK bérbe adhatja termeit, illetve eszközeit és humán erőforrásait egyaránt. 7.2. A bérbeadás feltételeiről: 7.2.1. A Használatba Vevő szervezetnek kötelezően jelezni kell a felhasználandó erőforrásokkal kapcsolatos igényeit, valamint a szükséges előkészületi és utómunkálati napok számát az 1.4.1.5.-ig terjedő pontokban megjelenők alapján a ZSÖK felé. 7.2.2. A Használatba Vevő számára módosítási igény esetén az 1.6.1.7.-ig terjedő pontokban megjelenő szempontok iránymutatóak, a következő kiegészítéssel: • A Használatba Vevő a szerződés megkötése után anyagi felelősséggel tartozik az általa megrendezett esemény után, így a későbbi módosításokból fakadó károkat köteles fedezni. 7.2.3. A Használatba Vevő a KK használatához (a meglévő infrastruktúrának megfelelően) az adott szerződésben meghatározott termeket, alapvető infrastrukturális erőforrásokat, parkolóhelyeket, kiszolgáló helységeket illetve technikai anyagokat veheti igénybe. 7.2.4. A humán és promóciós erőforrásokat a Használatba Vevő piaci áron veheti igénybe. 7.2.5. A Használatba Vevő köteles a rendezvényt megelőző hónap 20-ig benyújtani a szükséges humán erőforrás, 60 nappal az adott rendezvény előtt a szükséges technikai erőforrás listáját, valamint szintén 60 nappal az adott rendezvény előtt az esemény pontos forgatókönyvét (beleértve a rendezvényhez kapcsolódó előkészületi, valamint utómunkálatok idejét), a használt terület berendezését. Amennyiben ezt elmulasztja, Használatba Vevő tudomásul veszi, hogy a ZSÖK a később felmerült igények teljesítését nem garantálja, ezekért felelősséget nem vállal. 7.2.6. Használatba Vevő tudomásul veszi, hogy a használatba vételi szerződésben meg nem jelenő, illetve a határidőkön túli igények, feltételek megtartására, valamint a KK műszaki, egészségügyi, illetve biztonságtechnikai szabályozásába ütköző elemekre a ZSÖK felelősséget nem vállal. 7.2.7. A Használatba Vevő harmadik személy szolgáltatásait csak a ZSÖK előzetes, írásbeli hozzájárulásával veheti igénybe. Ennek részleteit a Használatba Vevő a rendezvény előtt legkésőbb a rendezvényt megelőző hónap 20-ig köteles megküldeni a ZSÖK képviselője számára. A harmadik személy tevékenységéért, valamint az általa okozott károkért kizárólag a Használatba Vevőt terheli felelősség. Használatba Vevő tudomásul veszi, hogy harmadik személy kizárólag a ZSÖK felügyelete mellett végezhet munkákat a KK épületein belül, valamint a hozzá tartozó területeken.
7.2.8. A Használatba Vevő az adott szerződés szerinti (piaci viszonyok által szabott árú) használatba vételi díjat köteles fizetni. Amennyiben a fizetést elmulasztja, a ZSÖK a Használatba Vevő írásos értesítésével elállhat a szerződéstől. 7.2.9. Használatba Vevő az adott rendezvényre jegyeket kizárólag a ZSÖK-től kapott jegytérkép alapján számolt darabszámban értékesíthet. 7.2.10. A jegyek árbevétele a Használatba Vevőt illeti, ha más megegyezésről a szerződés nem rendelkezik. 7.2.11. Használatba Vevő a rendezvény után legfeljebb 3 munkanappal köteles tájékoztatást adni a ZSÖK számára az eladott jegyek számáról, így az később látogatói statisztikáiban ezt felhasználhatja. 7.2.12. Használatba Vevő a nyilvános rendezvények jegyeinek legalább 30%-át köteles a ZSÖK információs pontjaiban értékesíteni. 7.2.13. A ZSÖK az adott szerződés szerint lehetőséget biztosít, hogy a Használatba Vevő promóciós anyagokat helyezzen el a KK erre a célra kialakított felületein. A promóciós tevékenységek díja egészében a Használatba Vevőt terheli. 7.2.14. Használatba Vevő köteles az általa megjelentetett promóciós termékeken feltűntetni a ZSÖK arculati kézikönyvében szabályozott arculati elemeit, a Használatba Vevővel kötött szerződésnek megfelelően. 7.2.15. A használatba vételről szóló egyéb rendelkezéseket (kötbérfizetési kötelezettség, biztosítások, anyagi felelősség) az adott használatba vételi szerződés tisztázza.
c.
A kedvezményes bérbeadás feltételeiről:
8.1. a KK-ban tartott rendezvények fennmaradó 100 napján (nem művészeti jellegű rendezvények), valamint a ZSÖK számára szabadon maradt 21 napon lehetőség nyílik rá, hogy a KK kedvezményesen adja bérbe termeit, illetve eszközeit és humán erőforrásait egyaránt partnerszervezetei számára. 8.2. A Partnerszervezetek körét a ZSÖK határozza meg. 8.3. A bérbeadás egyéb feltételeinek meghatározásakor a 6. pontban foglaltak kötelező érvényűek.
d.
A Kodály Központ és a vele szerződésben álló szervezetek közös kommunikációs és marketingtevékenységéről:
9.1. A ZSÖK a Kodály Központban működő intézmények és szervezetek által megvalósuló programok kommunikációján túl a város kulturális és turisztikai brandépítéséhez kapcsolódó kommunikációs és marketingtevékenységet is folytat, valamint összhangba hozza a szereplők ilyen irányú tevékenységét. 9.2. A város kulturális imázsának erősítése érdekében a ZSÖK és a vele együttműködő szervezetek közös kommunikációs stratégia kialakítására törekednek; kommunikációjukban egymást erősítik. 9.3. A ZSÖK a KK épületében, valamint egyéb nyomtatott és elektronikus felületeken promóciós tevékenységet folytat. A ZSÖK a rezidens zenekar és a kiemelt partnerszervezet, valamint az egyéb partnerszervezetek által megvalósított programok kommunikációját támogatja. 9.4. A KK-ban megjelenő promóciós eszközök és felületek használatához a ZSÖK előzetes írásbeli engedélye szükséges. 9.5. A rezidens zenekar és a kiemelt partnerszervezet KK-hoz kapcsolódó promóciós tevékenységét az előzetesen leadott kommunikációs terv alapján a ZSÖK-kel egyeztetve végzi. A partnerszervezetek, valamint az üzleti bérlők promóciós tevékenységét az adott eseményhez tartozó szerződés rögzíti. 9.6. A KK-hoz kapcsolódó promóciós célú megjelenések vizuális részleteit a ZSÖK Arculati Kézikönyvének erre vonatkozó részei hivatottak szabályozni. 9.7. A KK arculati elemeinek használatára kizárólag a ZSÖK-kel üzleti, illetve jogi kapcsolatban álló, a KK-t üzemeltető szervezettől írásos engedélyt kapó szervezetek jogosultak. 9.8. A KK-ban lévő és a ZSÖK egyéb promóciós felületeinek és eszközeinek kereskedelmi célú értékesítése a ZSÖK joga és feladata, bevételteremtés céljából. A rezidens zenekar és a kiemelt partnerszervezet, valamint a Használatba Vevők a ZSÖK-kel kötött külön megállapodás keretében vehetik igénybe ezeket. 9.9. Az egyes rendezvények archiválásáról: 9.9.1. A ZSÖK a KK-ban megrendezésre kerülő, általa kiválasztott eseményeket egészében, vagy részleteiben, a programszervezővel kötött szerződés szerint saját maga számára archiválja és az adott szerződésben foglaltak értelmében használja fel.
e.
A jegyértékesítésről:
10.1. A jegyértékesítés helyben, külső infopontokon, valamint interneten keresztül történik, a ZSÖK irányításával. A ZSÖK minden rendezvényt szervező szereplő számára megállapodás keretében biztosítja a helybeni, a külső infopontokon történő, illetve az internetes jegyértékesítést. 10.2. A ZSÖK törekszik arra, hogy a város és a megye által fenntartott kulturális intézmények jegyei megvásárolhatóak legyenek a fenti módon.
f.
A beszerzések menetéről
11.1. Az anyagigényeket minden esetben (belső, intézményi igény felmerülése esetén és külső igény esetén egyaránt) a Kodály divízió vezető számára kell leadni. 11.2. Az anyagigényeket a Kodály divízió vezető köteles továbbítani a pénzügyi divízió felé. 11.3. A konkrét beszerzések lebonyolítása az anyagigények tisztázása után minden esetben a pénzügyi divízió kizárólagos feladata. 11.4. A beszerzések részletes szabályozását a II. számú melléklet (Megrendelési és beszerzési szabályzat) írja le.
g.
Rendezvénynaptár
12.1. A ZSÖK a terem programjainak kezelésére rendezvénynaptárt vezet. 12.2. A rendezvénynaptár elsődleges foglalása a nem kiadható időpontok, mely a következő napokat jelenti: jan 2, márc 15, szept.1, okt. 1. zene világnapja, okt.23 12.3. Az ezen kívüli, rendezvényekre szánt időpontok kiadásakor az 1., 2. illetve 3. pontban ismertetett feltételek kötelező érvényűek. 12.4. A rendezvénynaptár összeállításakor az egyes rendezvények között minden esetben szerepelnie kell elegendő időtartamnak a különböző rendezvények közötti technikai átállásra. 12.4.1. A technikai átálláshoz szükséges időt a Kodály Központ divízióvezetője hivatott eldönteni. 12.4.2. A technikai átálláshoz szükséges időt a rendezvénynaptárban minden esetben rögzíteni kell, ezek az időpontok nem lefoglalhatók. 12.4.3. Egyedi elbírálás esetén a technikai átállásra szánt idő módosítható, ekkor azonban az adott rendezvényhez kapcsolódó szerződésnek tartalmaznia kell a műszaki személyzet beosztásához kapcsolódó pénzügyi, illetve munkajogi rendelkezéseket. Az egyedi elbírálás minden esetben a Kodály Központot üzemeltető szervezet ügyvezetőinek, illetve a Kodály Központ divízióvezetőjének közös jogköre. 12.5. A rendezvénynaptár a különböző szervezetek és intézmények számára nem kiadható, azonban bizonyos részei hozzáférhetőek: 12.5.1. A rendezvénynaptár a ZSÖK kizárólagos tulajdona. Annak bármely részének vagy egészének közlése csak a tulajdonos előzetes, írásbeli engedélyével adható tovább harmadik személy részére. 12.5.2. A rendezvénynaptárban megjelenő információkból csak a következő adatok hozzáférése kérhető: − A KK-ban megjelenő rendezvények időpontja − A KK-ban megjelenő rendezvények jellege (művészeti, vagy nem művészeti jellegű rendezvény) − A KK-ban megjelenő rendezvények publikus leírása az 1.4.8.-as pont alapján 12.5.3. A rendezvénynaptárból a 12.5.2.-es pontban nem szereplő információk harmadik személy számára nem kiadhatók; különös tekintettel a rendező szervezet nevére, gazdasági és társasági adataira, az adott rendezvény gazdasági tervére, összefoglalóan azokra az adatokra, amelyek a Ptk. Személyiségi jogokat védő rendelkezései alatt állnak. 12.5.4. A rendezvénynaptárból a 15.5.2-es pontban nem szereplő információk kiadását harmadik személy csak akkor kérvényezheti, ha: − A kérelmező hivatalos szerv részét képezi és az adatszolgáltatásra a rendező szervezetet törvény kötelezi. 12.5.5. A kiadott adatok harmadik személynek való továbbadása súlyos szerződésszegésnek minősül.
12.5.6. A rendezvénynaptárba új bejegyzéseket kizárólag a cég következő tagjai jegyezhetnek be: az ügyvezetők, az értékesítési vezető, illetve a rendezvénydivízió-vezető. 12.5.7. Amennyiben időpont-foglalási kérelem érkezik, a cég minden alkalmazottjának kötelessége jelezni a fent felsoroltak valamelyikének. Az időpont egyeztetése, illetve a naptár részleteinek kiadása, ezek felelőssége minden esetben az adott divízió vezetőjének hatásköre. 12.5.8. Az egyes rendezvényeket foglaló intézményekkel a témához kapcsolódó divízió munkatársai tartják a kapcsolatot (lehetőség szerint egy intézménnyel egy ember), továbbítják az információkat a divízió, a pénzügyi részleg, valamint a cég vezetése, illetve a partner intézmények, valamint az üzleti bérlők között. A kapcsolattartás az esemény szervezésének és lebonyolításának idején is folyamatos.
h.
Különböző termek párhuzamos használata
13.1. A KK 8 különböző kiadható teremmel rendelkezik: 13.1.1. hangversenyterem 13.1.2. két darab konferenciaterem 13.1.3. öt db szekció és szólampróba terem 13.2. A termek működtetése szempontjából elengedhetetlen feltétel, hogy a termekben folyó programok ne zavarják egymást, azonban a párhuzamos használat nem kizáró ok. 13.3. A termek párhuzamos használatáról az 1. pontban ismertetett prioritási feltételek alapján a tervezett rendezvények anyagainak beérkezésétől számított legfeljebb két munkahéten belül a ZSÖK hivatott döntést hozni. 13.4. A belső működést részletesen a III. számú melléklet (Házirend) szabályozza.
i.
A KK nyitva tartása
14.1. A nyitva tartási rendet az 1. számú melléklet (Biztonsági és beléptetési szabályzat) hivatott szabályozni.
j.
Vendéglátás
15.1. A KK-ban a rendezvény büfét és kávézót működtető, vendéglátós cég üzemel. A jegyértékesítéshez kötött nyílt rendezvények büfé jellegű tevékenységét kizárólag ő mint a ház szerződött partnere hivatott ellátni. 15.2. A KK-ban üzemelő, vendéglátói tevékenységet folytató céggel a ZSÖK az egyéb típusú úgynevezett települt (hideg, meleg, álló vagy ültetett fogadások, ahol nem a vendég, hanem a megrendelő fizeti a catering díját – azaz nem büfé jellegű szolgáltatás) vendéglátás tekintetében nem köt kizárólagos vendéglátói szerződést, így a rendezvények szervezői arra az üzemeltető által megjelölt további preferált települt vendéglátós beszállító cégek szolgáltatását is igénybe vehetik, amennyiben annak ajánlatát választja a ház büfé üzemeltetőjének ajánlatával szemben. 15.2.1. A KK-ban rendezvényt szervező rezidens zenekar, kiemelt partner, partner, illetve üzleti bérlő szervezetek minden esetben kötelesek a ház preferált beszállítói közül vendéglátással foglalkozó harmadik céget megbízni a vendéglátás lebonyolítására. 15.2.2. Vendéglátói tevékenységgel megbízott harmadik cég igénybe vétele esetén a KK-ban rendezvényt szervező intézmény köteles a 7.2.7-es pontoknak megfelelően eljárni. 15.2.3. A KK-ban vendéglátói tevékenységet végző harmadik cég, amennyiben nem azonos a büfé üzemeltetőjével, nem használhatja a KK-ban található, a házhoz, vagy a házban üzemelő vendéglátói tevékenységet folytató céghez tartozó eszközöket, csak akkor, ha a harmadik cég rendezvényhez kapcsolódó szerződése ennek feltételeit és díjszabását tartalmazza, és a harmadik cég ezekért a szerződésben foglaltaknak megfelelően bérleti díjat fizet. 15.2.4. A KK-ban rendezvényt szervező kiemelt partner, partner, illetve üzleti bérlő szervezetek minden esetben kötelesek árajánlatot kérni a KK-ban üzemelő, vendéglátói tevékenységet folytató cégtől. Az árajánlat alapján a döntés joga az adott rendezvényt szervező cégé. 15.3. Amennyiben az adott rendezvény szervezői más vendéglátói cég szolgáltatásait választják, dönthetnek úgy, hogy a KK-ban üzemelő cég köteles az adott időtartamra tevékenységét szüneteltetni.
16. A KK alapműködéséhez szükséges szolgáltatások 16.1. A KK alapműködéséhez szükséges szolgáltatások: 16.1.1. hostess-szolgálat 16.1.2. ruhatár 16.1.3. orvosi ügyelet 16.1.4. technikai szolgáltatások 16.2. Az egyes rendezvényekhez kapcsolódó alapszolgáltatások igénybe vétele minden esetben kötelező. 16.3. A rendezvények idején működő alapszolgáltatásokról, az azt nyújtó cégek köréről döntési joga egyedül a ZSÖK-nek van. 16.4. A KK igénybevételéhez a fent felsorolt alapszolgáltatásokat nyújtó cégekkel a rendezvényt szervező szervezet minden esetben külön köteles szerződést kötni. A Működési Kódexet Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzatának Közgyűlése 74/2011.(03.17.) sz. határozatával jóváhagyta. A Működési Kódex az épület használatba vételétől az állami intézményi státuszba történő lépésig hatályos.
