Kiegészítő jelentés A Moldvai Csángómagyarok Szövetsége 2008/2010 évi működéséről és gazdálkodásáról
Készítette: Teleki László Alapítvány Dr. Diószegi László okl. közgazda Oláh Rudolf okl. közgazda, könyvszakértő Szénégető Csaba okl. közgazda 2011. október
I.
Előzmények A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Nemzetpolitikai Államtitkársága és a Moldvai Magyar Oktatásért Alapítvány (AMMOA) 2011. június 14-én megbízta a Teleki László Alapítványt, hogy folytasson teljes körű pénzügyi és szakmai ellenőrzést a Moldvai Csángómagyarok Szövetsége működésével kapcsolatban. A 2011 augusztusában lezárult ellenőrzés során számos kérdés merült fel, melynek tisztázására az ellenőrzés további kiterjesztését javasoltuk.
A kiterjesztett ellenőrzés az alábbiakra terjedt ki: • a vagyonban szereplő tárgyi eszközök tisztázása • a 2010, 2011 tisztázása
évben
folyósított
bérkiegészítések
• aktuális likviditási helyzet • 2010, 2011 évi telekommunikációs költségek vizsgálata •
II.
a Csíkszeredában tanuló diákok bentlakási, szállítási költségeire, valamint az ott tanító, vagy egyéb MCSMSZ alkalmazottak költségei
Az augusztusi ellenőrzés összegzése A teljes körű, több év működését vizsgáló ellenőrzés során az alábbi hiányosságokat tártuk fel. •
Az MCSMSZ nem rendelkezik a társadalmi szervezetek működésére vonatkozó megfelelő számviteli politikával. Hiányoznak a belső szabályzatok. Különösen fontos lenne a pénzkezelési szabályzat (utalványozási rend), és a bérkiegészítések kifizetésének szabályozása.
•
Hiányzik a vagyonleltár (beruházások, támogatásként kapott eszközök).
vásárolt,
2
•
A könyvelési rendszer áttekinthetetlen, év közben nem teljes körű, ezért az MCSMSZ aktuális likviditási helyzete nem megállapítható.
•
A bérkiegészítések kifizetése adózás nélkül történik. A bérkiegészítés (prémium) összege és annak megállapításának módja nem tisztázott.
• Nem készült a beruházásokat megalapozó pénzügyi terv. •
Nem érvénytelenítik bizonylatokat.
•
Nem különítik elszámolásokat.
•
Nincs szabályozva a telefon és gépkocsi használat, nincs útnyilvántartás.
el
a a
pályázatokhoz könyvelésben
a
elszámolt pályázati
• Nincs nyilvántartva az egyes oktatási helyszínekre természetben kiszállított anyagok mennyisége (tűzifa).
III.
A kiegészítő ellenőrzés észrevételei
Mellékeljük a kiterjesztett helyszíni ellenőrzésről készült kiegészítő tájékoztató jelentést (1. számú melléklet). A kiegészítő jelentéssel kapcsolatos észrevételeinket az alábbiakban részletezzük.
1.
A könyvelési adatok alapján elkészült a nagy értékű tárgyi eszközök és, ingatlanok tételes listája. Az MCSMSZ beszerzési értéken közel 777e RON (53M Ft) ingatlan tulajdonnal rendelkezik. Fontosnak tartjuk, hogy az adományokból megvásárolt ingatlanok esetében rendelkezés történjen arról, hogy esetleges funkcióváltozás esetén mi történjen az ingatlanokkal. Megjegyezzük, hogy a listán szereplő tételek nem mindegyike beazonosítható. Az évek óta elkészült Lábnyiki, és Külsőrekecsínyi ingatlanok töredék értéken szerepelnek a tárgyi eszközök között, nincsenek aktiválva. A két épület beruházási összegének 3
jelentős része a befejezetlen beruházások közötti nem részletezett tételekben szerepel. Ez alapjaiban kérdőjelezi meg az eszközlista helyességét. Tekintettel arra, hogy az MCSMSZ leltárakat nem készített, a lista nem lehet teljes. Javaslat: Teljes körű leltárfelvétel szükséges, melyben sor kerül a könyvelésben szereplő tételek beazonosítására, a leltárban szereplő tárgyi eszközök bizonylatokkal alátámasztott valós értékének megállapítására, a használatból kivont tételek selejtezésére, kivezetésére, a többletként fellelt eszközök nyilvántartásba vételére. Az MCSMSZ alapító okiratában a támogatókkal egyeztetve az ingatlanvagyonról rendelkezni szükséges az esetleges megszűnés, funkció váltás esetére. Határidő: 2012. január 31.
2.
A bérkiegészítések és természetbeni juttatások rendszere kaotikus. A prémiumon felül az alkalmazottak többségének lakhatást is biztosítanak. Ez nem számottevő összeg a falvakban tanító alkalmazottak esetében, különösen, ha figyelembe vesszük, hogy ők általában az oktatás helyszínéül szolgáló házakban, igen szerény körülmények között laknak. (Az átlagos bérleti díj 250-300 RON/ház, amelynek csak egyik helyisége a komfort nélküli tanári lakás.) Jelentős összeget jelent azonban a Bákóban és Csíkszeredában lakó alkalmazottak ilyen költsége, amelyet aránytalannak és általában indokolatlannak tartunk. A városi lakhatás biztosításának költsége (4.116.-RON/hó, 10 fő részére) jelentősen meghaladja az összes oktatási helyszín és falusi tanári lakás bérleti díjainak költségét (3.450.-RON/hó, 14 helyszín).
4
Helyszín
Bérlő
Lakbér RON/hó
Rezsi RON/hó
Összesen: RON/hó
Bákó
Hegyeli Attila Károly
840
220
1060
Bákó
Csillag Levente
630
180
810
Bákó
Ferencz Éva
210
70
280
Bákó
Pogar Laurentiu
210
70
280
Bákó
Farkas-Ferencz Endre
210
70
280
BÁKÓ
2100
610
2710
Rezsi RON/hó
Összesen: RON/hó
Helyszín
Bérlő
Lakbér RON/hó
Csíkszereda
Krabót Emőke
378
Csíkszereda
Pfemeter Mária és Józsa Csaba
756
Csíkszereda
Imre Hajnal Veronika
378
Csíkszereda
Ferencz Gabriella
504
60
564
CSÍKSZEREDA
2016
220
2236
Helyszín
Bérleti díj RON/hó
378 160
916 378
Helyszín
Bérleti díj RON/hó
Somoska
250
Buda
250
Tyukszer
250
Bogdánfalva
250
Pokolpatak
300
Diószény
250
Trunk
250
Szitás
250
Nagypatak
300
Lujzikalagor
100
Ferdinánújfalu
250
Gajdár
300
Dumbravény
150
Lészped
300
14 helyszín
3.450.-RON
5
Hangsúlyozzuk, hogy a lakhatás ilyen támogatása adókockázatot tartalmaz egy esetleges adóellenőrzés során, hiszen adóköteles juttatásról van szó. Javaslat: A lakhatási támogatások esetében fennálló aránytalanságot meg kell szüntetni és új rendszert kell kidolgozni. Indokolatlannak és adóügyi szempontból kockázatosnak tartjuk a bákói és csíkszeredai alkalmazottak teljes körű lakhatási támogatását. Javasoljuk a bérjellegű kifizetések egyértelmű megjelenítését a munkaszerződésekben. Ugyanígy szükséges a bérelt ingatlanok közüzemi díjfizetéseinek adójogi tisztázása. Határidő: 2011. december 31.
3.
Az augusztus 31-i likviditási táblázattal kapcsolatban újból ki kell hangsúlyoznunk, hogy az MCSMSZ nem rendelkezik áttekinthető, zárt nyilvántartási rendszerrel, mely alapján biztonsággal kijelenthető, hogy a közölt adatok teljes körűen tartalmaznak minden adatot. Áttanulmányozva az év során különböző időpontokban készült likviditási listákat, az egyes listákon eltűnő, míg más listákon újra megjelenő tartozás elemek kaotikus képe rajzolódott ki. Javaslat: Szükséges a költségek sokkal áttekinthetőbb, naprakész könyvelési nyilvántartása, mely alapján nyomon lehet követni a gazdálkodást. Ehhez megítélésünk szerint elengedhetetlen új könyvelői szerződés megkötése. Határidő: 2011. december 31.
4. A telekommunikációs költségek két mobil, és egy vezetékes hálózat között oszlanak meg. A fő (Vodafon) mobilszolgáltatóval flottaszerződés van érvényben. Az egymás közötti beszélgetés a fizetett átalány terhére ingyenes.
6
Az MCSMSZ-nek nincs a telefonok használatára szabályzata. A Vodafon társaságnál annak ellenére, hogy egymás között ingyenesen beszélnek, és az alapdíj külső lebeszélhető időt is tartalmaz, magas az egy telefonra jutó költség. Javaslat: Telefon használattal kapcsolatos szabályzat megalkotása, a limit feletti költségeket a telefont használóval meg kell téríttetni. Elérendő a külső, különösen nemzetközi kapcsolattartás beterelése az egyébként is fizetett internet vonalakra. Határidő: 2011. november 30.
5.
A Csíkszeredában továbbtanulókhoz kapcsolódó költségek egy diákra jutó átlaga nagyságrendileg nem tér el más hasonló bentlakásos diákok átlagától. A diákok hazautaztatása nem rendszer szerint történik. A kiegészítő jelentés mellékletének 16. sz. táblájában (Csíkszeredában tanuló utaztatási ráfordításai) nyilvánvalóan egyéb autóbusz bérleti díjak, köztük több nemzetközi (magyarországi) utaztatás is szerepel. A Vándor Trans Tours-nak kifizetett utazási költségek 2011-ben az előző évhez képest az MCSMSZ fennálló tartozásai ellenére jelentős mértékben növekedett. Az MCSMSZ nyilvántartásnak hiányosságait mutatja, hogy a 2012. szeptember 5-én a KIM-ben történt megbeszélést követően átadott „tartozás lista” 9-es és 10-es pozíciójú számlája (Vándor Trans Tours, 745 és 787 sz.) a helyszíni ellenőrzés alkalmával nem volt fellelhető (ld. 2 számú melléklet). Javaslat: A támogatások terhére tanévente limitált számú haza utazás legyen finanszírozható. Külföldi utazás finanszírozása csak külön céltámogatásból legyen megvalósítható.
7
IV.
Összegzés
A kiegészítő ellenőrzés során a felmerült kérdések többségét sikerült megvilágítani. Továbbra sem tisztázott azonban a MCSMSZ aktuális likviditási helyzete. A könyvelési adatok alapján összeállított augusztus 31-i tartozási lista, és az MCSMSZ által szeptember 2-án átadott tartozási lista összehasonlíthatatlan adatokat tartalmaz. Ellentmondásosak az adatok az „Adományok, támogatások,” tétel alatt könyvelt kifizetésekkel kapcsolatban (1. számú jelentés 14. oldal). A hiányosságokat az MCSMSZ elégtelen adatszolgáltatása okozza. Ennek hátterében esetenként az MCSMSZ vezetésének nem megfelelő, az ellenőrzést nem segítő viselkedése áll. A kérdésekre nagy késésekkel, sokszor elégtelen válaszok érkeztek. Másrészről nyilvánvalóvá vált, hogy számos esetben a vezetőség nem tud válaszolni a feltett kérdésekre, mert ehhez nem kap megfelelő információt a könyvelőtől. Összességében megállapítható, hogy az MCSMSZ működése jelentősen túlnőtte a kezdeti kereteket és a nyilvántartási rendszert. Ezzel a rendszerrel a jelenlegi nagyságú és kiterjedtségű szervezetet nem lehet biztonságosan, stabilan működtetni, a gazdálkodást és a pénzügyi folyamatokat átlátni. A kaotikus nyilvántartások miatt törvényszerű az állandó lemaradás a tényekhez képest. Nincs valóságos kapcsolat a tervezett, és a ténylegesen megvalósult költségek között. A vezetőség az állandó bővülés céljával (új helyszínek, beruházások, továbbtanulói létszám) olyan feszített terveket tűz ki és kezd megvalósítani, mely mögött nincs megfelelő garancia, megkötött támogatási szerződés. Az MCSMSZ az alapfeladathoz, a magyar nyelvoktatáshoz kapcsolódóan számos nem elsőrendűen fontos tevékenységet, költséget is finanszíroz. (fafaragás tanfolyam, gitár, szintetizátor és zongoraórák, külföldi utaztatás stb.). Ezek az egyenként nem jelentős költséggel járó tevékenységek is hasznosak 8
lehetnek, azonban a likviditási problémák rendezéséig semmiképpen nem javasoltak, hiszen az alaptevékenységet veszélyeztetik. A pályázati rendszerek csökkenő lehetőségei mellett, akár egy pályázat meghiúsulása vagy a tervezetthez képest csökkentett támogatása a teljes költségvetés összeomlásával fenyeget. Az is nehezíti a tervszerű gazdálkodást, hogy a költségtervekben semmilyen tartalékot nem terveznek, nincs semmilyen felhalmozott pénzvagyon az időszaki csúszások áthidalására. A jelenlegi rendszerben a biztonságos, kiszámítható működés megoldhatatlan feladat. Megjegyezzük, hogy a határon túli szervezetek nagy része hasonló gondokkal küzd, ezért kiemelten fontos a támogatások ütemezett és kiszámítható átutalása. Hangsúlyozzuk azonban, hogy az MCSMSZ esetében a gazdálkodási, könyvelési hiányosságok jelentősen hozzájárultak ahhoz, hogy a vezetőség a kiemelt támogatás mellett sem volt képes a konszolidált működést biztosítani.
V.
A 2011. augusztusi jelentés és a kiegészítő jelentés összegző javaslatai Keretek változtatása •
Szervezeti, és működési szabályzat, számviteli politika, pénzkezelési (utalványozási rend) szabályzat megalkotása Határidő: 2011. november 30.
•
2012-től új könyvelő szerződtetését javasoljuk, aki garantálni tudja a naprakész, átlátható, a szükségeknek megfelelően felépített könyvviteli rendszert, adatszolgáltatást és kontrolling funkciót. Határidő: 2011. december 31.
• Az új könyvelési rendszerre való áttérés előtt teljes vagyonleltárt kell felvenni.
9
Határidő: 2012. január 31. • Pályázati elszámolások könyvelési elkülönítése, a pályázati elszámolás rávezetése az eredeti bizonylatokra. Határidő:2011. december 31. •
Az összes alkalmazotti szerződést, és a bérleti szerződések tételeit hozzá kell igazítani a román adó jogszabályokhoz. Határidő: 2011. december 31.
Működés változtatása •
Minden központi támogatásból megvalósuló bővítés leállítása, amíg a jelenlegi kereteken belül nem sikerül stabilizálni a működést és visszafizetni a görgetett tartozásokat. Határidő: azonnal
• Kizárólag az alap oktatás finanszírozása ugyaneddig az időpontig. Különórák, utaztatás, kiadvány megjelentetése, stb. csak az ezekre kapott céltámogatásból finanszírozható. Határidő: azonnal •
A lakhatási támogatás megszüntetése vagy csökkentése a bákói és csíkszeredai alkalmazottak esetében. Határidő: 2011. december 31.
•
A továbbtanulók hazautaztatásának szabályozása. Határidő: 2011. december 31.
•
A kolozsvári csökkentése.
egyetemisták
lakhatási
költségeinek
Határidő: 2011. december 31.
10
•
Telefon és gépkocsi használat szabályozása. Határidő: 2011. november 30.
• Oktatási helyszínekre természetben kiszállított anyagok mennyiségi nyilvántartása. Határidő: 2011. december 31. •
A konszolidált működés eléréséhez javasoljuk az irodai alkalmazotti létszám csökkentését. Határidő: 2011. december 31.
VI.
Javaslat a Magyar Állami támogatásból finanszírozható költségekre
1. Alkalmazottak szerződés szerinti alapbére 2. Alapbérek járulékai 3. Oktatási helyszínek bérleti díja 4. Oktatási helyszínek közüzemi díja 5. Oktatási helyszínek internet költsége 6. Oktatók munkába járásának dokumentált költsége 7. Oktatási helyszínek limitált telefon költségeinek térítése 8. Tanszerek, irodaszerek limitált összegben 9. Kollégiumi bérleti díjak 10. Kollégiumi étkezési díjak 11. Kollégisták hazautaztatása évi 3 alkalommal 12. Központi iroda közüzemi díjai
11
13. Központi iroda internet költsége 14. Központi iroda limitált telefon költségének térítése 15. Gépkocsi üzemeltetés limitált költsége 16.Oktatási helyszínek karbantartási munkái, limitált összegben.
Javasoljuk, hogy a támogatási szerződés megkötésére kizárólag a fenti költségelemekre havi bontásban elkészített 2012. évi költségvetési terv alapján kerüljön sor. A tervnek tartalmaznia kell az eddig felhalmozott tartozások meghatározott összegének törlesztését, és a bérjellegű költségeken kívüli egyéb költségelemekre 5% tartalék képzését. A költségvetés melléleteként a költségelemek alátámasztása céljából javasoljuk bekérni a tervezés benyújtásakor meglévő szerződéseket. (Munka-, bérleti-, közüzemi-, kollégiumi-, telekommunikációs szerződések.) A finanszírozás tekintetében folyamatos egyeztetést javaslunk az MCSMSZ másik fő támogatójával „A Moldvai Magyar Oktatásért Alapítvánnyal”.
12
