Metodický list č. 4 Dokumentace dle zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád
Obsah Obsah ................................................................................................................................... 1 1. Základní pojmy .................................................................................................................. 2 2. Dokumentace dle daňového řádu ...................................................................................... 2 3. Spis – způsob vedení a obsah ........................................................................................... 3 4. Protokol ............................................................................................................................. 5 5. Úřední záznam .................................................................................................................. 6 6. Osobní daňový účet........................................................................................................... 6 7. Vzory ................................................................................................................................. 7 a) Vzor – protokol o ústním jednání ................................................................................... 8 b) Vzor – úřední záznam ..................................................................................................10
1
1. Základní pojmy Definice základních pojmů vycházejí ze zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále „daňový řád“): Správce poplatku (daně) = orgán veřejné moci, kterému byla v určitém rozsahu svěřena působnost v oblasti správy poplatků (daní). Správcem místních poplatků je územně samosprávný celek, který zavedl poplatek obecně závaznou vyhláškou. Poplatkový (daňový) subjekt = poplatník a plátce poplatku. Daňové (poplatkové) řízení = řízení vedené za účelem správného zajištění a stanovení daně (poplatku) a zabezpečení její úhrady končící splněním nebo jiným zánikem daňové povinnosti. Písemnost = listinná zpráva, jakož i datová zpráva, pokud to nevylučuje povaha věci. Protokol = záznam o ústních podáních a jednáních při správě poplatků (daní). Úřední záznam = záznam o důležitých úkonech při správě daní, které nejsou součástí protokolu. Spis = obsahuje písemnosti týkající se práv a povinností poplatkového subjektu. Osobní daňový účet = evidence daní, je veden pro jednotlivé daňové subjekty odděleně za každý druh daně. Úřední osoba = zaměstnanec správce poplatku, který je výkonem pravomoci správce poplatku pověřen přímo zákonem nebo na základě zmocnění daného zákonem.
2. Dokumentace dle daňového řádu Správa daní (poplatků) je neveřejná a z větší části písemná. V důsledku toho je pro potřeby správce daně a daňového subjektu důležité vést dokumentaci, která obsahuje informace o daňovém řízení. V novém daňovém řádu je tato problematika upravena v ustanoveních § 60 - § 69 daňového řádu. V novém daňovém řádu má samostatnou úpravu: a) protokol; b) úřední záznam; c) spis. Pro dokumentaci jsou důležité především tyto zásady zakotvené v daňovém řádu:
2
zákonnosti - § 5 odst. 1 - povinnost správce daně postupovat v souladu s právními předpisy; součinnosti - § 6 odst. 2 - právem i povinností osob zúčastněných na správě daní je spolupracovat; nespolupráce může mít za následek např. vyměření místního poplatku pomocí pomůcek (§98, §145 daňového řádu) nebo může správce daně v případě pochybností vyzvat daňový subjekt k odstranění pochybností (§89 daňového řádu); hospodárnosti a procesní ekonomie - § 7 odst. 2 - postupovat tak, aby nikomu nevznikaly zbytečné náklady; neveřejnosti, mlčenlivosti - § 9 odst. 1 - správa daní (resp. místních poplatků) je neveřejná), mlčenlivost musí dodržovat jak úřední osoba správce daně, tak každá osoba zúčastněná na řízení (§ 52 - § 55 daňového řádu), porušení mlčenlivosti je přestupkem dle § 246 daňového řádu (jen fyzická osoba); shromažďování údajů - § 9 odst. 3 - shromažďování údajů v rámci zákona, tak aby byl dodržen cíl správy daní.
3. Spis – způsob vedení a obsah Spis je upraven v ustanoveních § 64 a § 65 daňového řádu. Spisem je označen souhrn písemností, které se vztahují k povinnostem při správě daní jednotlivých daňových subjektů. Písemností se v tomto případě rozumí listinná i datová zpráva (pokud to nevylučuje povaha věci). Součástí spisu mohou být i obrazové a zvukové záznamy. Spis vede příslušný správce poplatku (obecní úřad) pro každého poplatníka a v případě poplatku za lázeňský a rekreační pobyt pro každého plátce zvlášť (spis se tedy vztahuje vždy ke konkrétní osobě). Zákonem způsob vedení spisů, tj. ve formě písemné či digitální. Písemnosti zakládané do spisu jsou zejména (pouze demonstrativní výčet): písemnosti obsahující podání; písemnosti vyhotovení rozhodnutí (platební výměry); protokoly; úřední záznamy. V ustanovení § 64 odst. 4 je upřesněno členění spisu:
3
1. podle dílčích řízení nalézací – vyměření, doměření, využité opravné prostředky; placení – posečkání, zajištění, exekuční řízení, řádné opravné prostředky; mimořádné opravné prostředky; 2. vymáhací spojuje více poplatkových řízení v rovině platební; 3. povinnosti správce poplatku pokud je správce poplatku povinen něco udělat; 4. vyhledávací součástí spisu je kvůli nahlížení poplatkového subjektu pokud by do ní poplatkový subjekt nahlížel, byl by ohrožen účel řízení – vybrat poplatek zakládají se zde písemnosti, které mohou sloužit jako důkazní prostředek, písemnosti, které mohou sloužit pro vyměření poplatku pomocí pomůcek, úřední záznamy či protokoly o podaných vysvětleních, písemnosti sloužící výlučně pro potřeby správce poplatku. 5. pořádkové pokuty § 247 - § 249 daňového řádu. Jednotlivé části spisu musí obsahovat soupis všech součástí, které jsou v nich uloženy. Písemnosti se řadí v časové posloupnosti, označují se pořadovými čísly a vedou se pod společnou spisovou značkou. Při přeřazení písemnosti z vyhledávací části spisu do příslušné části spisu musí být ze soupisu patrno, která písemnost a kam byla přeřazena. Na poplatkové subjekty, které platí včas a ve správné výši, nemusí být samostatné spisy vedeny. Z pohledu zásady procesní ekonomie lze tedy zakládat spis pouze na poplatkové subjekty, které např. žádají osvobození, neplatí včas či ve správné výši, případně s nimi již bylo komunikováno ohledně ohlašovací povinnosti atd. Evidenci poplatníků, kteří platí včas, je možné vést souhrnně bez zakládání „prázdných spisů“. Poplatkový subjekt má právo nahlížet do částí spisu týkajících se jeho práv a povinností, které označí. Výjimkou v tomto případě je vyhledávací část spisu, u které může nahlédnout pouze do soupisu písemností, ze kterého nesmí být patrný obsah písemností. Do této části může nahlédnout také v odůvodněných případech, není-li ohrožen zájem jiného daňového subjektu či jiných osob zúčastněných na správě daní či cíl správy daní. O nahlížení do spisu se pořizuje protokol nebo úřední záznam (dle povahy věci), ve kterém uvede, do kterých částí daňový subjekt nahlížel. Daňový subjekt může požádat o kopie,
4
opisy, výpisy nebo potvrzení ze spisu, či o ověření jejich shody s obsahem spisu. O pořízení listiny a vydání ověřovací doložky se provede úřední záznam.
4. Protokol Jedním z nejdůležitějších dokumentů daňového spisu je protokol o ústním jednání a o důležitých úkonech provedených v rámci správy daní (poplatků). Protokol je upraven v § 60 - § 62 daňového řádu. Sepisuje jej správce daně například v případě, kdy je učiněno podání do protokolu či na základě vlastní úvahy. Protokol je sepisován většinou v případě, kdy dochází k jednání s jinou osobou, čímž se protokol liší od úředního záznamu, který je sepisován v případě, kdy daný úkon neprovází jednání s konkrétní osobou. Protokol může obsahovat i zvukový či obrazový záznam. Náležitosti protokolu: předmět, místo, začátek a konec jednání; označení správce poplatku a úřední osoby, která úkon provedla; údaje umožňující označení osob, jež se úkonu účastnily; označení dokladů a jiných listin odevzdaných při jednání (případně podstatný obsah při předložení k nahlédnutí); poučení a vyjádření poučených osob; návrhy, výhrady; vyjádření správce poplatku k návrhům a výhradám; vyhlášená rozhodnutí – doručují se příjemci přímo při jednání předáním stejnopisu (takovýto protokol nemusí obsahovat otisk úředního razítka se státním znakem). vylíčení průběhu jednání Pokud není protokol diktován, je nutné jej před podpisem hlasitě přečíst a zapsat v něm, že se tak stalo. V případě, že se při čtení provádějí opravy, musí být původní text čitelný a uvede se, které části jsou upraveny či změněny. Při odepření podpisu se tato skutečnost v protokolu uvede, což nemá vliv na použití protokolu jako důkazního prostředku. Daňový subjekt pak dostane stejnopis protokolu, pokud se jednání zúčastnil, další osobě se stejnopis vydává na základě žádosti. 5
5. Úřední záznam Úřední záznam je upraven v ustanovení § 63 daňového řádu. Vyhotovuje se o důležitých úkonech při správě poplatků, které nejsou součástí protokolu a zachytí se v něm skutečnosti, jež mají vztah ke správě poplatku (např. ústní sdělení, oznámení, obsahy telefonických hovorů, určení úřední osoby dle § 12 odst. 4 daňového řádu). Dále úřední záznam obsahuje: podpis osoby, která úřední záznam vyhotovila; datum, čas a místo vyhotovení úředního záznamu. Příklady použití protokolu a úředního záznamu
Jmenování úřední osoby Doručování do vlastních rukou při ústním jednání
§ 12/4 § 51/5
úřední záznam ano ne
Poskytnutí informací jinému správci daně - dle povahy úkonu
§ 54/1
ano
ano
Ústní podání - obecné ustanovení § 60, § 71 Důležité úkony správce daně - obecné ustanovení § 63 Nahlížení do spisu - dle povahy úkonu § 67/1 Pořízení listiny a vydání ověřovací doložky § 67/3 O neodstranění vad podání § 74/3 Vysvětlení - dle povahy úkonu § 79/4 Místní šetření - dle povahy úkonu § 80/3
ne ano ano ano ano ano ano
ano ne ano ne ne ano ano
Průběh postupu k odstranění pochybností - dle povahy úkonu
ano
ano
Úkony
§
§ 90
protokol ne ano (s podpisy)
6. Osobní daňový účet K dokumentaci lze zařadit také osobní daňový účet. Ten je upraven v ustanoveních § 149 § 151 daňového řádu (evidence daní). Poplatkový subjekt může do svého osobního daňového účtu nahlížet. Osobní daňový účet je veden pro každý poplatkový subjekt a každý druh poplatku samostatně. Údaje jsou evidovány písemně nebo elektronicky na základě dokladů potvrzených úřední osobou:
6
předpisných; odpisných (§158 odst. 3 daňového řádu); platebních; opravných. Osobní daňový účet má dvě strany: 1. Debetní – předpisy, odpisy a jejich opravy 2. Kreditní – platby a vratky Nedobytné nedoplatky se evidují odděleně.
7. Vzory K metodickému listu jsou přiloženy vzory některých dokumentů, které je možno podpůrně využít při správě místních poplatků. a) Vzor – protokol o ústním jednání b) Vzor – úřední záznam
7
a) Vzor – protokol o ústním jednání
Protokol o ústním jednání Předmět jednání:
………………………..
Místo jednání:
………………………..
Datum jednání:
………………………..
Čas začátku jednání: ……………………….. Čas konce jednání:
…………………
Účastníci jednání Správce místního poplatku:
………………………..
Úřední osoba:
Jméno, funkce
Identifikace poplatkového subjektu: ……………………….. Identifikace dalších osob, které se jednání zúčastnily:
………………………..
Průběh jednání: ………………………………………. Označení dokladů a listin odevzdaných při jednání1: ………………………………………. Podstatný obsah listin předložených k nahlédnutí1: ………………………………………. Poskytnutá poučení: ………………………………………. Vyjádření poučených osob2: ………………………………………. Návrhy a výhrady proti protokolu osob zúčastněných na jednání: ………………………………………. Vyjádření správce místního poplatku k návrhům a výhradám: ………………………………………. Rozhodnutí3:
1
Pokud byly předloženy.
2
Jedná-li se o podání učiněna ústně do protokolu, musí zde být náležitosti uvedené v § 70 – 73 daňového řádu.
8
………………………………………. Protokol byl/nebyl4 hlasitě diktován5. Opravy a změny, ke kterým došlo před podepsáním protokolu6: ……………………………………….
Počet stran protokolu:
……………………………………….
Podpis osoby zúčastněné na jednání jméno byl odepřen. Důvodem pro odepření podpisu bylo ………………………………………. Pan/paní jméno byl upozorněn na skutečnost, že bezdůvodné odepření podpisu nemá vliv na použitelnost protokolu jako důkazního prostředku7.
Z jednání se před podpisem protokolu vzdálil účastník jednání jméno a příjmení. Jako důvod uvedl ………………………5
Podpisy osob, které se jednání zúčastnily: Podpis úřední osoby Podpis poplatkového subjektu Podpis další zúčastněné osoby
Stejnopis protokolu byl vydán těmto osobám zúčastněným na jednání: jméno
podpis
jméno
podpis
3
Náležitosti dle ustanovení § 101 - § 103 daňového řádu.
4
Nehodící škrtněte.
5
Pokud byl protokol přečten, uvede se zde i tato informace.
6
Přeškrtnutá místa musí zůstat čitelná.
7
Pokud tato situace nastane.
9
b) Vzor – úřední záznam
Úřední záznam Dne ………… v …………….hodin bylo provedeno místní šetření, které se uskutečnilo za účelem zjištění …………………………………
Místním šetřením bylo zjištěno ……………………………………… K úřednímu záznamu je přidána fotodokumentace8 ……………………
………………………………………………………. Podpis pracovníka správce místního poplatku (jméno, funkce)
Úřední záznam Dne …………… v ………..hodin bylo níže podepsanému pracovníkovi telefonicky9 oznámeno panem (paní) …………………………. následující ……………………………
……………………………………………………… Podpis pracovníka správce místního poplatku (jméno, funkce)
8 9
V případě, že fotodokumentace je přílohou úředního záznamu. Uvede se zde, zda se jedná o ústní sdělení, oznámení, poznámku, obsah telefonického hovoru či jiných
spisových materiálů.
10
