24/10/2008
PROJECT PLAN: BOEKEN VOOR STUDENTEN
Inhoud Project Plan 1. 2. 3. 4.
Identificatie ............................................................................................................................. 3 Aanleiding ............................................................................................................................... 3 Doelstelling ............................................................................................................................. 4 Afbakening .............................................................................................................................. 5 4.1. Uitgangspunten .............................................................................................................. 5 4.2. In scope ........................................................................................................................... 5 4.3. Out of scope .................................................................................................................... 6 5. Impact ..................................................................................................................................... 6 6. Beheersaspecten ..................................................................................................................... 8 6.1. Organisatie ...................................................................................................................... 8 6.1.1. Sturing ........................................................................................................................ 8 6.1.2. Samenstelling Team..................................................................................................... 8 6.1.3. Betrokkenen (raakvlakken) ........................................................................................ 10 6.2. Mijlpalen & tijd ............................................................................................................. 10 6.3. Budget .......................................................................................................................... 11 6.4. Informatie ..................................................................................................................... 11 6.4.1. Rapportering en Opvolging : ...................................................................................... 11 6.4.2. Informatiedoorstroming ............................................................................................ 12 6.4.3. Wijzigingsaanvragen .................................................................................................. 12 6.4.4. Documentatiebeheer ................................................................................................. 12 6.5. Kwaliteit / Projectevaluatie-criteria .................................................................................. 12 6.6. Risicobeheersing .............................................................................................................. 14
1. Identificatie Naam SBP: Boeken voor studenten SBP -nummer: S7D80 Straat + nummer: Lindenstraat 97 Postcode: 9100 Gemeente: Sint-niklaas Telefoon: 0493/56.40.13 Website: http://boekenvoorstudenten.be E-mail:
[email protected]
2. Aanleiding Omschrijving o opstarten van een onderneming als opdracht in de Themaweek ondernemen 7 op de Artesis Hogeschool Antwerpen (IW: EA-ICT) o meer bepaald: een dienst: kopen/verkopen van studentenboeken • Opportuniteiten o Kennis vergaren bij het opstarten van een onderneming: Businessplan (commercieel, financieel, SWAT analyse…): opstellen uitvoeren communiceren o een mogelijke onderneming op de markt brengen o prestige project break-even of winst • Aandachtpunten o De student wordt een dienst aangeboden makkelijker boeken kopen en verkopen •
3. Doelstelling S
Specifiek: • Het aanbieden van een dienst: we zullen voor studenten van verschillende hogescholen en universiteiten in de regio Antwerpen een medium aanbieden waarmee ze veilig boeken kunnen kopen en verkopen aan studenten. We zullen hiervoor een website aanbieden. Hierop kunnen de gebruikers dus boeken kopen en verkopen. o De mogelijkheid bestaat om de regio uit te breiden naar Vlaanderen. • We zorgen ervoor dat de boeken bij de juiste persoon terecht komen, dit gebeurt door het transportbedrijf Kiala. o De mogelijkheid bestaat om eigen transport dienst in te schakelen, maar alles is dan op risico van beide partijen • We zorgen dat de boeken op tijd verwerkt worden zodat leveringstermijn afhankelijk is van het transportbedrijf en daardoor zo kort mogelijk is. • De betaling wordt volledig door de onderneming geregeld indien er met Kiala wordt gewerkt. • Plaatsingskosten op Ebay zijn rond de 2 a 1%, verkoopkosten varieren van 5% tot 2%, hier moeten we zeker onder zitten • 0 - 10: 5% • 10 - 20: 4,5% • 20 - 30: 4% • 30 - 40: 3,5% • 40 - 50: 3% • 50 - 75: 2,5% • 75 - 100: 2% • 100 - xxx: 1%
M Meetbaar: (Meer cijfers gebruiken, hoeveelheden, hoeveelheden bij hoge conjunctuur etc) •
• •
• • •
A
Er is een website die volledig functioneel is en waarop een boekenverkoop succesvol kan afgerond worden. De website heeft een webspace van 2 gigabyte ter beschikking waardoor er wel tot 50.000 boeken kunnen worden opgeslagen. De gebruikers kunnen hun boeken verzenden tegen een lage kost. Deze lage kost is afhankelijk van het formaat van de boeken en de gekozen transportdienst. We zorgen voor een acceptabele leveringstermijn door de website dagelijks te controleren op meerdere tijdstippen (10.00, 13.00, 17.00 & 20.00), hierdoor kan het transportgedeelte direct afgehandeld worden. We kunnen het aantal gebruikers en verkochte boeken opvolgen. Tevredenheids enquêtes bij de gebruikers (formulier op de website). Inkomsten vanuit de verkoop van boeken en Google AdSense.
Acceptabel: Uitgebreider De doelstelling is acceptabel. De gebruikers worden beschermd tegen misbruik als Kialo als transportdienst wordt gebruikt. We controleren de pakketten op de juiste boeken. Bij het
kiezen van een ander transportbedrijf, bieden wij geen garantie.
R
Realistisch: De doelstellingen zijn realistisch en haalbaar.
T
Tijdsgebonden: Uitgebreider • • •
Op 25 november moet het project plan klaar zijn. Op 26 november moet het business plan klaar zijn. Op 1 januari moet de website operationeel zijn.
4. Afbakening 4.1. Uitgangspunten Normaal zijn in de voorgaande fases alle specificaties uitgeklaard, is de impact in kaart gebracht en ligt de gekozen oplossing vast. Mochten er toch nog onzekerheden resten, dan worden deze in de komende paragrafen opgelijst, telkens met vermelding van de genomen veronderstellingen. De projectleider is dan genoodzaakt een ‘analyse-fase’ te voorzien, om deze onduidelijkheden weg te werken. Het feit dat deze veronderstellingen kunnen wijzigen gedurende de analyse kan, indien nodig, opgenomen worden als een risico. Het is niet de bedoeling de projectopdracht te blijven aanpassen gedurende de analyse en deze pas op het einde van die analyse te laten goedkeuren.
4.2. In scope Website opzetten o o o o o •
• • • • • •
Database Verwante boeken Studie opleidingen help functie (handleiding i.v.m. de website) back-ups maken zodat transacties niet verloren gaan
Reclame 1. Hogescholen en universiteiten aanspreken 2. Studentenverenigingen aanspreken 3. Flyers en posters verspreiden Contact leggen tussen beide partijen (koper/verkoper) Financieel plan opstellen Kostprijs voor de gebruiker bepalen Business plan opstellen Systeem opstellen voor het overhandigen van de boeken (transport) Wetgeving i.v.m. veiligheid
4.3. Out of scope • •
Tweedehands cursussen Beheer van de server
5. Impact OPAFIT Er zal iemand nodig zijn om de website up-to-date te houden. Er zal iemand nodig zijn om de transacties te regelen. zowel financieel als materieel. • Er zal iemand zich moeten bezighouden met de bekendmaking van de website • Gedelegeerd bestuurder: Tim Van Overtveldt Personeel • Financieel Directeur: Peter De Cauwer • Technisch Directeur: Jan De Kock • Commercieel Directeur: Tim Verwimp • Administratief Directeur: Jorn De Baerdemaeker Er zal zorgvuldig moeten worden bijgehouden welke transacties er worden Administratief gedaan. Zo zal er zowel een stroming zijn van inkomsten als een stroming van doorstortingen. Wij zullen twee soorten inkomsten hebben: Financieel 1. een percentage van de prijs van het boek die onze service levert 2. reclame van de website Informatiestromen Afhandelen van verkopen. Duidelijkheid i.v.m. de website. Onze technisch directeur moet een duidelijk visie hebben over wat en wat niet Technisch op de website moet beschikbaar zijn. Welke functionaliteiten moeten beschikbaar zijn voor de gebruikers en welke voor de beheerders. De programmatie van de business layer moet een ordening brengen in onze chaos van transacties. Commercieel We moeten een goed image uitstralen naar de gebruikers toe. We moeten onze bekendheid zo veel mogelijk realiseren bij onze doelgroep, de studenten. Zij moeten dan tevens ook geneigd zijn, gebruik te maken van onze service. Huisvesting/Ergonomie De officiële vestigingsplaats van onze onderneming bevindt zich te SintNiklass, Lindenstraat 97. Alle bestuurders zijn regelmatig aanwezig zijn in het e-lab van de Artesis Hogeschool Antwerpen (campus paardemarkt). Juridisch • correcte licence agreement op de website die ons onaansprakelijk maakt voor eventuele geschillen. • respecteren van de privacy wet. Dit zal echter geen probleem zijn mits elke schending in ons eigen nadeel is • gegevens van personen blijven op privé-databanken. • Van alle transacties moeten schriftelijke bewijzen bestaan om ons te beschermen tegen conflicten. • Mits wij de tussenpersoon zijn moeten wij er tevens voor zorgen dat alles goed verloopt. Wij moeten dus ook onderzoeken wat er moet gebeuren als er ergens iets gebeurd is, wie er is aansprakelijk bij welk probleem. Hiervoor zullen wij inspiratie opdoen bij bestaande systemen van online-shops. Cultuur De jongeren zullen in staat zijn gemakkelijk en op een goedkope manier
Organisatorisch
• •
tweedehands boeken te kopen en te verkopen. Zo kunnen studenten die minder geld hebben ook het nodige studiemateriaal aanschaffen.
6. Beheersaspecten 6.1. Organisatie 6.1.1. Sturing Betrokkenen
Naam
RAID (cfr RAEW) Recommend (aanbevelen) Agree (goedkeuren) Input (informatie leveren) Decide (Beslissen)
Opdrachtgever(Sponsor) VLAJO & Artesis · Kim Smets Stuurgroep (namen betrokkenen) · Leo Vaningelgem · Serge Beersaerts Programma Manager Kim Smets Projectleider Tim Van Overtveldt
A D
A I, D
6.1.2. Samenstelling Team Beschrijf de samenstelling van het projectteam : dit zijn de medewerkers die rechtstreeks worden aangestuurd door de projectleider en in normale situaties voor 50 à 60% van hun beschikbare tijd aan het project toegewezen zijn.(indien gekend mag men hier ook het absoluut aantal mandagen (md) opgeven i.p.v. een percentage van de beschikbare tijd). Rol in project Voornaam Naam Start Projectleider Tim Van Overtveldt week 1 Financieel Peter De Cauwer week 1 Directeur Commercieel Tim Verwimp week 1 Directeur Technisch Jan De Kock week 1 Directeur Administratief Jorn De week 1 Directeur Baerdemaeker *: 12 lesweken, 5 dagen per lesweek en 16% bezetting
Einde week 12 week 12
% 16 16
md* 9.6 9.6
week 12
16
9.6
week 12
16
9.6
week 12
16
9.6
Taken en verantwoordelijkheden: Gedelegeerd Bestuurder: • leiding geven aan het SBP • het bewaken van de uitvoering van het businessplan • het organiseren en leiden van de verschillende vergaderingen • ervoor zorgen dat de departementen hun afspraken nakomen en goed samenwerken • eindverantwoordelijk zijn voor het samenstellen van het businessplan • organigram opstellen Financieel Directeur: • het beheren van de kas • het bijhouden van de administratie aan de hand van het kas-bankboek • het opstellen van het financieel plan van het SBP • het bespreken van de maandelijkse resultaten in de vergadering van het SBP • het bepalen van de financiële gevolgen van een product- en/of verkoopactie • het opstellen van het liquidatiedossier Technisch Directeur: • opzetten van het productieproces • onderhouden van de dienst • onderhouden van contacten met de koper en verkoper • beheren van de "voorraad" • het bewaken van de veiligheid van het product en het productieproces • verantwoordelijk voor het logistiek proces mbt de dienst Commercieel Directeur: • opstellen van verkoop- en leveringsvoorwaarden • verkoop van de dienst • Zoeken naar kopers en verkopers (advertentie) • markt onderzoek Administratief Directeur: • verslagen van de vergadering schrijven • opstellen van de fictieve gezinssituatie, het berekenen van de lonen • SBP op de website registreren • rapporten typen en kopiëren • correspondentie verzorgen • organiseren aandeelhoudersvergaderingen en bijhouden aandeelhoudersregister
6.1.3. Betrokkenen (raakvlakken) Activiteit Projectuitwerking
Verantwoordelijke projectmedewerkers adviseurs drukkerij aandeelhouders Google (adsense) Technisch directeur
printen posters kapitaal inbrengen reclame hosting
Afhankelijkheid Ad Hoc als nodig goedkeuring geld inbreng kapitaal geld geld
6.2. Mijlpalen & tijd Mijlpalen Kickoff goedkeuring projectconcept Bezoek KBC-bank opening rekening Evaluatie projectopdracht
Voorzien op 20/06/2008 2/10/2008
online gaan website
01/01/2009
Publiciteit vrijgeven
01/01/2009
Eindevaluatie
13/10/2008 28/11/2008
januari: examenperiode
Fiattering door VLAJO / Artesis Artesis: Leo Vaningelgem KBC-bank Artesis: Leo Vaningelgem / KBC projectmanager: Tim Van Overtveldt commercieel directeur Tim Verwimp Artesis/ VLAJO/ KBC
Definitiefase: In deze fase wordt er bepaald welk concept we gaan hanteren tijdens onze SBP. Deze stap zijn we reeds voorbij en we hebben ervoor gekozen om een website te maken om tweedehands boeken op te verkopen en te kopen. Voor meer uitleg zie doelstellingen.
Ontwerp en uitwerkingsfase: In deze fase gaan we bepalen welke functionaliteiten we in onze website gaan implementeren. Welke gevolgen hebben deze op financieel en juridisch vlak. Hoeveel tijd en werk zal dit vragen. Tevens zal er een goed commerciële strategie moeten uitgewerkt worden om zo veel mogelijk klanten en dus ook inkomsten te incasseren.
Implementatiefase:
Dit is het punt waar dat ons bedrijf, onze dienst, af is en dus klaar voor de eindgebruiker. Alles moet op dat moment klaar zijn. In de fase moet de website online zijn, en alle scholen en universiteiten aangesproken worden.
Afrondingsfase Bijvoorbeeld in de afrondingsfase gaan we kijken of alle punten zijn behaald, eventueel welke uitbreiding, welke fouten zijn gebeurd voor later in de toekomst aan te brengen. De bedoeling is dat er een algemene vergadering komt waarin bepaald wordt dat er nog wordt verder gegaan met het project. Als sommige wensen te stoppen, kunnen zij dan uit het bestuur stappen en eventueel zelfs hun aandelen verkopen of doorgeven. Als iedereen wenst te stoppen dan wordt de winst verdeeld over de aandeelhouders.
6.3. Budget Budget € 100
Doel • • •
Budget 48 mandagen
Doel •
• • • • • • • •
Totaal
Afdrukken posters (50 posters: 62.50€) Hosting: 20€ domeinnaam: 15€
Ontwerpen website: 10md Adminstratie: 2md Lichte boekhouding: 3md Marketing: 8md Verkopen (transport): 5md Support website: toevoegen content: 5md Businessplan: 5md POD: 5md Conceptueel denkwerk & discussie: 5md 48 md
Verantwoordelijke Aandeelhouders
Verantwoordelijke Technisch directeur Administratief directeur Financieel directeur Commercieel directeur Administratief directeur Projectmedewerkers (exclusief technisch directeur) Projectmedewerkers Projectmedewerkers
(Totaal aantal mandagen: aantal medewerkers * aantal werkdagen * percentage bezetting per werkdag : 5 medewerkers * (12 weken * 5 dagen/week) * 16% = 48 mandagen ) De budgetten zullen gedetailleerd worden in de ontwerp en uitwerkingsfase Ze worden via rapporteringen opgevolgd
6.4. Informatie 6.4.1. Rapportering en Opvolging : Hier geef je specifieke afspraken weer zoals vb. de programma-stuurgroep, projectmeetings, rapporteringen e.d. met hun frequentie / vaste afspraken
Wie
Frequentie
Projectteam Aandeelhouders Stuurgroep
Elke maandag om 12.45 - elab 4-wekelijks Begin -en einddatum project
6.4.2. Informatiedoorstroming
Wat
Wie
Communicatie aandeelhouders Communicatie stuurgroep
Vergadering Vergadering
Communicatie projectgroep
Vergadering / e-mail / GSM / Wiki / (forum)
6.4.3. Wijzigingsaanvragen De projectleider roept een vergadering samen.
6.4.4. Documentatiebeheer
Waar wordt de projectdocumentatie bewaard •
De informatie & documentatie worden opgesteld in Word 97-2003. Alle documenten worden elektronisch beschikbaar gesteld op www.docs.google.be (als werkdomein) en op de wiki (http://boekenvoorstudenten.wikidot.com). o De documenten zijn het projectplan en het business plan. o Informatie zoals taken verschijnen op de wiki en e-mail: http://boekenvoorstudenten.wikidot.com/taken-todo
6.5. Kwaliteit / Projectevaluatie-criteria De kwaliteit wordt getest op basis van het aantal bezoekers en de tevredenheid van de gebruikers. Ons bedrijf is een webdienst waarbij we slechts kunnen afgaan op het aanbod en de eigenlijke verkoop. Indien er genoeg aanbod ontstaat gedurende een paar dagen na de oprichting van de dienst, is dit een positief resultaat. Als er weinig aanbod is terug te vinden gaan we onze reclametechnieken moeten bijschaven. Wanneer we een aanbod kunnen creëren gaan we er stelselmatig vanuit dat dit na een tijdje ook een vraag creëren. Het bedrijf is geslaagd als: • Positief saldo (break-even situatie) • Gebruiksvriendelijke website • Studenten leren ons kennen • Studenten gebruiken onze dienst
6.6. Risicobeheersing Risico nr:
Eigenaar: BVS
Impact: groot
Kans voorkomen: medium
Status: open
Titel: Geen medewerking van de verschillende scholen Risico omschrijving: We rekenen dat we per provincie 4 à 5 scholen kunnen aanspreken dan zou dit ongeveer ons 25 scholen opleveren. Bij weinig hulp van deze scholen kan dit terugvallen op 5 tot 10 scholen. Mogelijke impact: Enorm, indien er geen enkele school bereid is om ons te helpen, kan dit fataal zijn voor onze onderneming. Actie: Indien de scholen niet wensen mee te werken, gaan we trachten studentenclubs, eveneens flyers uitdelen.
Risico nr:
Eigenaar: BVS
Impact: groot
Kans voorkomen: klein
Status: open
Titel: Website niet tijdig gereed Risico omschrijving: De bedoeling is dat de website op 31 oktober online zal zijn. Vanaf dat moment is onze business klaar voor onze klanten. Het risico is dat deze niet tijdig klaar zou geraken. Mogelijke impact: Geen website, geen klanten, geen opbrengst en geen bedrijf. De mogelijke impact is enorm
Actie: Onze webmaster krijgt de prioriteit om deze taak tot een goed einde te brengen.
Risico nr:
Eigenaar: BVS
Impact: medium
Kans voorkomen: klein
Status: open
Titel: Misbruik door de verkoper of koper Risico omschrijving: Het risico dat klanten of verkopers misbruik maken van onze dienst. Mogelijke impact: Slechte reclame voor het bedrijf, en dat is juist wat we kunnen missen. We trachten zoveel mogelijk te werken aan een goede dienstverlening, en dit zou ernstig kunnen verstoord door één van onze klanten of verkopers. Actie: Zorgen voor een extra beveiliging
