2002

22 augustus 2002 Nr. 2002-13192, CB

Nummer 43/2002

Voordracht van de Statenwerkgroep bestuurlijke vernieuwing aan Provinciale Staten van Groningen inzake de stand van zaken invoering dualisme

SAMENVATTING: Op 4 juli 2001 hebben Provincia le Staten tien concrete opdrachten geformuleerd die van belang zijn voor de invoering van het dualisme bij de provincie. Verder werd de werkgroep bestuurlijke vernieuwing belast met de begeleiding van de invoering van het dualisme en waarnodig voorstellen te ontwikkelen. De uitwerking van de opdrachten is thans zover gevorderd dat het wenselijk is dat de staten richtinggevende uitspraken voor het vervolg doen. De werkgroep heeft als vertrekpunt gekozen dat de nieuwe staten zoveel mogelijk ruimte wordt gelaten haar eigen, duale werkwijze te kiezen. Een schematisch overzicht van de gevolgen van de invoering van het dualisme is opgenomen in bijlage 1.

0. Inleiding Op 4 juli 2001 hebben Provinciale Staten tien concrete opdrachten geformuleerd die van belang zijn bij de invoering van het dualisme bij de provincie. Verder kreeg de werkgroep bestuurlijke vernieuwing de opdracht het proces van invoering van het dualisme te blijven volgen en waar nodig nieuwe voorstellen te ontwikkelen. Ook hebben de staten, in die zelfde vergadering, besloten de provincie aan te melden als kandidaat voor deelname aan het Pilotproject Duale Provincies. Zoals bekend is Groningen niet geselecteerd als Pilotproject. Overigens is hierdoor het plan van aanpak niet van tafel. Gelet op de noodzaak van een breed draagvlak voor het vernieuwingstraject en het gegeven dat voor de voortgang van een aantal zaken standpuntbepaling c.q. richtinggevende uitspraken door Provinciale Staten noodzakelijk zijn, heeft de werkgroep besloten een rapportage aan Provinciale Staten voor te leggen. In de tekst zijn de voorstellen van de werkgroep voor uitspraken van de staten cursief aangegeven. Voorts zijn deze uitspraken integraal opgenomen in het bij deze rapportage gevoegde ontwerpbesluit. De werkgroep heeft als vertrekpunt gekozen dat de nieuwe staten zoveel mogelijk ruimte wordt gelaten haar eigen, duale werkwijze te kiezen. In vaak beknopte vorm passeren verschillende onderwerpen, die in de werkgroep aan de orde zijn geweest, de revue. Voor een nagenoeg complete opsomming verwijzen wij u naar bijlage 2. Blz. 1 van 23

'Overzicht van de inwerkingtreding van onderdelen van de Wet dualisering provinciebestuur'. Hierin is op basis van de ontwerpwet dualisering provincies (separaat toegezonden en ter inzage gelegd in de statenkast) nagegaan welke maatregelen verplicht en welke facultatief zijn. Voorts is per onderdeel aangegeven op welke moment ze moeten zijn ingevoerd. Voorbeeld: de verplichte rekenkamer dient uiterlijk 2007 in functie te zijn; eerder mag uiteraard ook. Bijlage 3 bevat de tien opdrachten welke de staten aan de werkgroep heeft meegegeven. Waar nodig verwijst de tekst van de rapportage naar deze opdrachten. Informatievoorziening Wat betreft de informatievoorziening gaat de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing ervan uit dat de statenleden ook zelf zich actief informeren over de invoering van het dualisme. Een belangrijke bron van informatie treft u aan op de website www.vernieuwingsimpulsprovincies.nl. Uitgebreide informatie over de inhoud van het dualisme, zoals bijvoorbeeld de wetgeving, de verschillende instrumenten, de dualiseringsagenda en verschillende initiatieven in het land geven ruime mogelijkheden voor oriëntatie. Ook zijn de opzet en de verslagen van het Vernieuwingsnetwerk, het informatie-uitwisselingforum voor de provincies, te raadplegen. Tevens heeft u de eerste van de handreikingen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) toegestuurd gekregen. Een overzicht van de gepubliceerde c.q. nog te publiceren handreikingen treft u aan in bijlage 4. Daarnaast worden de verslagen van de werkgroep naar alle statenleden gestuurd en liggen deze, inclusief de bijbehorende stukken, ter inzage in de statenkast. Ten slotte kunt u natuurlijk ook altijd bij een van de leden of het secretariaat van de werkgroep terecht. Suggesties voor onderwerpen, die een nadere uitwerking verdienen, juicht de werkgroep toe. 1. Ontvlechting Provinciale Staten – Gedeputeerde Staten Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten zullen onafhankelijker van elkaar gaan functioneren. De staten zullen enerzijds de beleidskaders opstellen en anderzijds controlerend optreden naar het College. Voorts berust bij de staten de bevoegdheid verordeningen vast te stellen. Het College zal binnen de gestelde kaders de programmaontwikkeling op zich nemen, de organisatie van de uitvoering regelen en tenslotte de uitvoering monitoren en evalueren. Uiteraard zijn statenleden bovenal volksvertegenwoordiger. Ter illustratie is hieronder voor de twee hoofdtaken "kaderstelling" en "controle" een aantal mogelijke activiteiten genoemd. Kaderstelling * statenconferenties * werkbezoeken * discussie in eigen partijpolitieke kring * concernbegroting * eigen statenagenda * initiatiefrecht * moties * hoorzittingen

Controle * rekenkamer * beleidseffectrapportages * hoorzittingen * contra-expertise * stateninformatiesysteem * beleidsevaluaties * recht van interpellatie * mondelinge en schriftelijke vragen * onderzoekscommissies * enquêtecommissies

Aanpassing regelgeving De nieuwe wetsbepalingen hebben gevolgen voor de provinciale regelgeving. In dit verband noemen wij het reglement van orde. Hoewel al veel duale aspecten in het Groninger reglement van orde zijn verwerkt zullen enkele aanpassingen kunnen/moeten plaatsvinden. Voorbeelden: aanpassing taken statencommissies, invoegen Presidium, aanpassingen inzake verzoek om ambtelijke bijstand, invoering van 'lichtere' vormen van beleidsonderzoek, etc. Op deze punten gaan de afzonderlijke paragrafen nader in. Daarnaast zal ook nieuwe regelgeving worden voorbereid. Voor deze aanpassingen zijn in de ontwerpwet ruime invoeringstermijnen gehanteerd. -2

1.1. Voorzitter Provinciale Staten Taken voorzitter De taak van de voorzitter bestaat voornamelijk uit: - het leiden van de werkzaamheden van de staten en het Presidium - het doen naleven van het reglement van orde - het doen voorbereiden van door de staten te nemen besluiten - het uitvoeren van door de staten genomen besluiten - het vertegenwoordigen van de staten. Plaatsvervangend voorzitter Bij afwezigheid van de voorzitter zal één van de statenleden het statenvoorzitterschap waarnemen. De staten kiezen zelf wie de voorzitter vervangt. De plaatsvervangend(e) voorzitter(s) zou(den) tijdens de eerste statenvergadering moeten worden aangewezen. Indien de staten niet zelf in de vervanging voorzien zal op grond van de wet het langstzittende statenlid deze functie waarnemen. De Commissaris van de Koningin De Commissaris van de Koningin is zowel voorzitter van het College als voorzitter van de staten. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet schrijft dit dwingend voor. Een eventuele loskoppeling van beide functies, zoals op rijksniveau, ligt i.v.m. de hiervoor noodzakelijke grondwetsherziening op korte termijn niet in het verschiet. De Commissaris heeft het recht deel te nemen aan de beraadslagingen; hij is derhalve niet alleen technisch voorzitter. Dit recht verwijst overigens niet naar het hebben van een eventuele verantwoordelijkheid van de Commissaris in het College van Gedeputeerde Staten maar geldt de functionaris Commissaris van de Koningin. Gelet op de, in het kader van het dualisme, na te streven scheiding van verantwoordelijkheden tussen Gedeputeerde Staten enerzijds en Provinciale Staten anderzijds en de daarmee verband houdende wenselijkheid van profilering van beide organen is een spanning tussen beide voorzittersrollen niet altijd uit te sluiten. De werkgroep hecht er aan dat de eigenstandige positie van de staten volledig tot zijn recht komt. Tijdens de statenvergadering van 4 juli 2001 is de rol van de Commissaris aan de orde geweest. Uitgesproken is dat de Commissaris in principe geen verantwoordelijkheid moet hebben voor politiekinhoudelijke portefeuilles. Wel moet het mogelijk zijn dat Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten de Commissaris van de Koningin inzetten voor bijvoorbeeld het voeren van onderhandelingen. In het geval van een dergelijke inzet zal van tevoren helderheid verschaft moeten worden over de aard ervan. Ook bij de vervulling van nevenfuncties die een sterk publicitair karakter dragen en tevens nauw gelieerd zijn aan het regulier provinciaal beleid zal grote zorgvuldigheid betracht moeten worden bij de uitvoering ervan. Er mag geen onduidelijkheid bestaan over de politieke verantwoordelijkheid voor het desbetreffende onderwerp/beleidsterrein. In het kader van zijn herbenoeming is met de Commissaris gesproken over zijn rol als voorzitter van Provinciale Staten in het licht van de invoering van het dualisme. Het belang van zijn onafhankelijke rol wordt door alle partijen onderschreven. Het jaarlijks overleg van de Commissaris met de fractievoorzitters omtrent zijn functioneren, o.a. waar het betreft zijn rol als voorzitter van de staten zal, evenals dat in de afgelopen jaren het geval is geweest, onderwerp van overleg zijn. In het wetsontwerp is de eigenstandige positie van de Commissaris nader uitgewerkt. Zijn betrokkenheid bij collegeonderhandelingen is gewaarborgd; zijn positie binnen Gedeputeerde Staten is versterkt; dat zelfde geldt voor zijn positie op het vlak van de verhouding burger-bestuur en hij is verplicht een burgerjaarverslag uit te brengen (vergelijk onderdeel: Zorgplichten Commissaris). Daarnaast vloeien er taken voort uit de ambtsinstructie en wetgeving (bijvoorbeeld politie, waar de Commissaris van de Koningin toezicht houdt op het gezag en een ombudsfunctie vervult). In overeenstemming daarmee en met het gestelde in de Rampenwet is het logisch dat de Commissaris van de Koningin bijvoorbeeld de veiligheidsportefeuille vervult. -3

Zorgplichten Commissaris Artikel 175 van de dualistische Provinciewet ziet de Commissaris toe op tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het provinciaal beleid en van de daaruit voortvloeiende besluiten, alsmede op een goede afstemming tussen degenen die bij die voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken. Verder heeft de Commissaris een zorgplicht ten aanzien van procedures op het gebied van burgerparticipatie, zorgvuldige behandeling van bezwaarschriften en klachten door het provinciebestuur en de kwaliteit van provinciale dienstverlening. Voorts bewaakt hij de samenwerking met andere overheden. De Commissaris is verantwoordelijk voor procedures, integraliteit en bestuurlijke kwaliteit. De staten bepalen het kwaliteitsniveau en de kaders, terwijl de portefeuillehouders verantwoordelijk zijn voor de vakinhoudelijke kwaliteit. Ontwerpbesluit: I. Ten aanzien van de Voorzitter Provinciale Staten/Commissaris van de Koningin het volgende: a. dat de taken van de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter, zoals verwoord in de voordracht, worden opgenomen in het reglement van orde; b. dat het wenselijk is dat de staten, in nieuwe samenstelling, hun plaatsvervangend(e) voorzitter(s) kiezen; c. dat de met de Commissaris van de Koningin gemaakte afspraken op 4 juli 2001 en in het kader van zijn herbenoeming, voldoende waarborg zijn voor zijn onafhankelijke rol als voorzitter van Provinciale Staten en als voorzitter van het Presidium; d. dat de Commissaris van de Koningin een concreet voorstel aan Provinciale Staten voorlegt inzake het gewenste kwaliteitsniveau zomede de kaders voor de uitoefening van zijn zorgplichttaken.

1.2. Statenleden Profielschets In het statendebat van 4 juli 2001 hebben Provinciale Staten gesproken over het statenlid in het dualistisch bestel. De staten concludeerden: "Politieke partijen zouden een nieuw type statenleden moeten gaan werven, selecteren en opleiden. Het gaat straks om volksvertegenwoordigers en niet meer zozeer om medebestuurders. Een verbetering van faciliteiten voor politieke partijen kan hierbij behulpzaam zijn." De werkgroep is van mening dat werven, selecteren en opleiden van statenleden een verantwoordelijkheid is van de betrokken politieke partij/fractie. Door IPO en BZK is een handreiking 'Profielschets voor fractie, statenlid en gedeputeerde in een dualistisch bestel' uitgebracht (in uw bezit). Deze handreiking kan gebruikt worden bij de voorbereiding van de kandidaatstelling door de politieke partijen. Training, scholing, e.a. "Statenleden moeten beter worden getraind in debatteren, mediagebruik, etc. In ieder geval is een goede introductiecursus gewenst bij het aantreden." (Provinciale Staten op 4 juli 2001). De werkgroep is begonnen met het ontwikkelen van een goed introductieprogramma voor statenleden. Dit programma zal tijdig - voor maart 2003 - gereed zijn. Voorts heeft de werkgroep op 29 mei j.l. een cursus voor statenleden georganiseerd waarin het gebruik van instrumenten centraal stond. Circa 20 statenleden hebben deelgenomen aan de cursus die de Commissaris gaf. Nadrukkelijk kwam naar voren dat een gedegen kennis van en goed kunnen toepassen van het beschikbare instrumentarium van groot belang is om de politieke doelen te bereiken. Een dergelijke cursus dient naar het oordeel van de werkgroep onderdeel te zijn van het introductieprogramma voor statenleden.

-4

Introductieprogramma's zijn gericht op het overdragen van informatie. Anders ligt dat met scholingen vormingscursussen. Hierbij gaat het om het aanleren van vaardigheden (bijv. debatteren, omgaan met media) en vorming (bijv. ontwikkelen maatschappijvisie). De meerderheid van de werkgroep is van mening dat dergelijke cursussen het beste kunnen worden gevolgd in eigen kring. De werkgroep is daarom van mening dat hiervoor geen centraal voorstel hoeft te komen. Vergoedingen statenleden Voor de individuele scholing van statenleden is het volgende van belang. Vorig jaar is de wettelijke basis van de vaste onkostenvergoeding voor statenleden gewijzigd. De vergoedingen voor scholing en pc-gebruik zijn uit de vaste onkostenvergoeding gehaald. De minister van BZK gaat er van uit dat deze voorzieningen ten laste van de bedrijfsvoering van de provincie worden gebracht. In de begroting is voor deze voorzieningen een stelpost (50.200 euro) opgenomen. In het kader van de wijziging van de verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden zal een concreet voorstel aan Provinciale Staten worden voorgelegd. Voorgesteld wordt de pc-voorzieningen en individuele scholing met ingang van de nieuwe bestuursperiode ter beschikking te stellen. Ontwerpbesluit: II. Ten aanzien van de statenleden het volgende: a. dat de invulling van het profiel van statenleden in het dualistisch stelsel een zaak is van de politieke partijen; b. dat onder regie van het Presidium een introductieprogramma voor statenleden wordt voorbereid gericht op informatieoverdracht, en dat overige cursussen/trainingen een verantwoordelijkheid zijn van de statenfractie en/of het statenlid; c. dat een voorstel voor pc-voorzieningen en individuele scholing voor statenleden wordt meegenomen in de herziening van de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden en dat voornoemde voorstellen per 12 maart 2003 worden geëffectueerd.

1.3. Politieke partijen Zelfonderzoek politieke partijen De werkgroep brengt onder de aandacht dat er een analyse-instrument beschikbaar is waarmee de effectiviteit van de eigen politieke organisatie kan worden gemeten, de zogenoemde DIVAmethode. De DIVA (diversiteit audit) is een door CDA, D66, GroenLinks, PvdA en VVD ontwikkeld computerprogramma dat meet hoe aantrekkelijk de politieke cultuur en organisatie in de partijafdeling zijn voor leden, potentiële leden en kiezers. De Vernieuwingsimpuls stelt deze methode beschikbaar aan partijafdelingen, zodat zij zelf kunnen onderzoeken in hoeverre de afdelingen op deze punten passen in de moderne en gedualiseerde democratie. De partijen kunnen de resultaten van het DIVA-onderzoek gebruiken om de werkwijze van de afdelingen te verbeteren. Partijen kunnen de ondersteuning betrekken bij hun partijbureaus. Faciliteiten politieke partijen Eind april j.l. bracht de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de notitie 'Herijking Wet subsidiëring politieke partijen' uit. In de inleiding van de notitie schrijft de minister: "Politieke partijen vervullen een essentiële functie binnen het stelsel van de representatieve democratie. Ze vormen een onmisbare schakel tussen de overheid en de samenleving. Ook in de toekomst zullen politieke partijen noodzakelijk blijven als instituties die verschillende maatschappelijke belangen tegen elkaar afwegen, zorgen voor participatie in het besluitvormingsproces, vorm geven aan verkiezingen en die de functie van rekrutering en selectie van politieke functionarissen vervullen. In het belang van het democratische bestel dienen de politieke partijen hun functies naar behoren te kunnen vervullen. Een gezonde financiële positie is hiervoor een basisvoorwaarde." BZK subsidieert de politieke partijen die in de Tweede Kamer zijn vertegenwoordigd. De politieke partijen die in onze staten zijn vertegenwoordigd profiteren mede van dat subsidie. -5

Een eventueel (aanvullend) subsidie aan de provinciale politieke partijen is een verantwoordelijkheid van Provinciale Staten. De werkgroep heeft geen zicht op de noodzaak en/of wenselijkheid van subsidieverstrekking aan de politieke partijen die in de staten zijn vertegenwoordigd. Het volstaat op dit moment met het signaleren van deze ontwikkeling. Ontwerpbesluit: III. Ten aanzien van Politieke partijen het volgende: a. dat het gebruik van de zogenoemde Divamethode (diversiteit audit) een zaak is van de politieke partijen; b. dat de landelijke ontwikkelingen met betrekking tot de herijking van de Wet subsidiëring politieke partijen thans voor kennisgeving wordt aangenomen. 1.4. Statencommissies In de (duale) Provinciewet staat over de bevoegdheden van de commissies het volgende: "Provinciale Staten kunnen statencommissies instellen, die de besluitvorming van Provinciale Staten kunnen voorbereiden en met Gedeputeerde Staten of de Commissaris kunnen overleggen. Zij regelen daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van Provinciale Staten inzage hebben in stukken waaromtrent door de commissie geheimhouding is opgelegd etc." Uitgangspunt is dat elk orgaan zijn eigen commissie instelt waarbij vertegenwoordigers van het ene orgaan niet lid kunnen zijn van een commissie van het andere orgaan. Uitzondering op deze regel zijn de adviescommissie bezwaar en beroepschriften en de klachtencommissie. De taak van de huidige statencommissies wordt derhalve gewijzigd. Het uitbrengen van advies aan Gedeputeerde Staten is in de nieuwe situatie niet meer mogelijk. Voorts regelt de nieuwe Provinciewet dat gedeputeerden geen lid mogen zijn van een statencommissie en dat een statenlid voorzitter van een statencommissie moet zijn. Deze laatste 'voorschriften' zijn bij ons al jaren staand beleid. Hoewel deze taakomschrijving op het eerste gezicht doet vermoeden dat de positie van de statencommissies ongewijzigd blijft, moet worden bedacht dat in het dualistische stelsel de functie van statencommissies in essentie dezelfde is als die van de plenaire staten: die van volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend lichaam. De statencommissie is niet langer een voorportaal van de besluitvorming van het College, maar ondersteunt de besluitvorming in de staten. Met andere woorden: de andere functie van de staten werkt door in de wijze van voorbereiding van de besluitvorming van de staten en in de inzet van de commissie bij het overleg met het College respectievelijk de Commissaris. Dit overleg dient niet gericht te zijn op het creëren van medeverantwoordelijkheid voor bestuursbeslissingen, maar op kaderstelling en controle door de staten en het afleggen van verantwoording door het College. Eén van de taken van de statencommissie is te beoordelen in hoeverre het College binnen de kaders gebleven is. De statencommissie heeft daarbij een signaleringsfunctie en moet – indien nodig – het College ook bijsturen. De statencommissie moet zich daarbij bewust zijn van haar functie in de bestuurlijke organisatie en in geval van meningsverschil en in geval van onacceptabele situaties het onderwerp doorgeleiden naar de staten. Een belangrijk aspect bij taakvervulling door de statencommissies is het bepalen van de verhouding tot de staten. Naast de mogelijkheid tot het afschaffen van de statencommissies zijn er twee varianten. In de eerste variant zijn de statencommissies louter gericht op de informatievoorziening. Het politieke debat en de besluitvorming vinden plaats in de staten. In de tweede variant vindt in de statencommissie naast informatievoorziening ook het politieke debat plaats. De besluitvorming vindt dan plaats in de statenvergadering, die dan ook kort kan duren. De werkgroep merkt hierover het volgende op. De discussie spitst zich toe op de vraag waar het politieke debat moet plaatsvinden. De werkgroep neemt hie rin het volgende standpunt in. Het debat over de belangrijke politieke onderwerpen vindt altijd plaats in de staten. -6

De politieke meningsuitwisseling in de commissie dient om zicht te krijgen op de opvattingen van de fracties over voorliggende stukken. Daar vindt een politieke gedachtewisseling plaats, in ieder geval in een eerste ronde. Afhankelijk van de aard van de problematiek zal het politieke debat in de commissie worden afgerond of zal het finale politieke debat plaatsvinden in de staten. De advisering aan de staten, onder meer tot uitdrukking komend in het aangeven van de classificatie B-stuk of Astuk is hiervan het resultaat. Het overleg met leden van het College dient op dezelfde wijze plaats te vinden dat wil zeggen: zware politieke zaken komen in de staten aan de orde. Naast de wijziging in de (formele) positie van de statencommissie zullen ook andere ontwikkelingen van invloed zijn op de werkwijze van de statencommissies. Paragraaf 1.8 staat stil bij de herijking van de wijziging van de bevoegdhedenverdeling. Naar verwachting zal met name op grond van aanpassing van diverse medebewindwetten het aantal te agenderen stukken (dat door het College naar de staten wordt gezonden) fors afnemen. Dit kan er toe leiden dat de vraag moet worden gesteld of samenvoeging van statencommissies wenselijk is. Voorts brengt de werkgroep het volgende naar voren. In het Presidium is van gedachten gewisseld over de vraag of de vergaderingen van de statencommissies, te weten vijf vergaderingen in een week op vier verschillende werkdagen voortgezet moet worden. Het valt te overwegen, vergelijk daartoe de gemeente Groningen, de statenwerkzaamheden zo veel mogelijk te laten plaatsvinden op een vaste dag in de week. Indien daarbij een vijfweken ritme wordt aangehouden ontstaat het volgende schema: Week 1.

2. 3. 4.

5.

Activiteit - fractievergaderingen - eventueel: bijzondere activiteiten statencommissies zoals werkbezoeken, hoorzittingen, etc. 2 of 3 statencommissies 2 of 3 statencommissies - fractievergaderingen - event. bijzondere activiteiten statencommissies - Presidium statenvergadering

Het ligt voor de hand de vergaderingen en/of activiteiten te laten plaatsvinden op de woensdag. Uiteraard zijn de fracties vrij om de fractievergadering op een andere dag te laten plaatsvinden. De werkgroep is van mening dat het zinvol is deze aanpak verder uit te werken en t.z.t. voor te leggen aan de (nieuwe) staten. Het model van de gemeente Groningen is uiteraard niet helemaal over te zetten voor de provincie. De gemeenteraadsfracties vergaderen namelijk elke week, evenals het Presidium. De woensdag is ook daar de vergaderdag. De vergaderingen van de raad en de raadscommissies beginnen laat in de middag om 16.30 uur en duren elk twee uur (maximaal). Tussen de eerste en de daarop volgende commissievergadering is er gelegenheid om gezamenlijk te eten. Tenslotte vraagt de werkgroep uw aandacht voor de wijze waarop thans inspraak plaatsvindt in statencommissies. Het reglement van orde regelt het spreekrecht van belanghebbenden tijdens commissievergaderingen. De werkgroep is van mening dat het aanbeveling verdient insprekers een tweede termijn te geven. Deze tweede termijn gaat direct in nadat de commissie in eerste termijn over het onderwerp heeft gesproken. Ontwerpbesluit: IV. Ten aanzien van de statencommissies het volgende: a. dat vóór 11 maart 2003 door het Presidium voorstellen worden uitgewerkt voor mogelijke toekomstige vormgeving van de statencommissies, o.a. taken, bevoegdheden, -7

aandachtspunten voor de commissie-indeling en werkwijze, met dien verstande dat de besluitvorming hierover plaatsvindt door de nieuwe staten. Vergelijk ook ontwerpbesluit XVII betreffende verruiming spreekrecht van belanghebbenden tijdens statencommisies.

1.5. Commissies van beleidsonderzoek. Ons reglement van orde bevat de mogelijkheid voor de staten om commissies van beleidsonder-zoek in te stellen. Zowel onderzoek naar gevoerd als naar toekomstig beleid zijn mogelijk. In 2001 zijn een drietal onderzoekscommissies werkzaam geweest, respectievelijk op de terreinen jeugdzorg, jongerenparticipatie en natuur en landschap. Het werk van deze commissies is door de voorzitters in overleg met de leden geëvalueerd; de voornaamste bevindingen zijn neergelegd in de bijlage die bij deze rapportage is gevoegd (zie bijlage 5). In de nieuwe Provinciewet is de onderzoeksfunctie van de staten versterkt. De staten kunnen vanaf maart 2003 onderzoekscommissies instellen, het gaat dan om onderzoek van gevoerd beleid. Getuigen en deskundigen zijn verplicht te verschijnen. Ook kunnen getuigen zo nodig onder ede gehoord worden. Overigens geldt de verplichte verschijning alleen voor leden provinciale staten, Commissaris van de Koningin, gedeputeerden, leden van commissies en voorgangers van genoemde groeperingen. Onderzoek naar toekomstig beleid valt dan straks onder het begrip "andere commissies" die de staten kunnen instellen. Eventuele lichtere en kortdurende vormen van onderzoek zijn desgewenst aan te haken bij een bestaande statencommissie. De diverse mogelijkheden voor onderzoek worden in een draaiboek opgenomen met opsomming van de politieke en organisatorische zaken betreffende het onderzoek. Eerdergenoemde evaluatie leidt tot drie ontwerpbesluiten: Ontwerpbesluit: V. Ten aanzien van commissies voor beleidsonderzoek het volgende: a. dat de volgende activiteiten worden verricht: 1. opstelling van een draaiboek voor de onderzoeksfunctie van de staten; 2. de procedure voor de behandeling van de adviezen/rapporten van commissies beleidsonderzoek uit te werken en op te nemen in het draaiboek; 3. creëren van een mogelijkheid voor een lichte, kortdurende vorm van onderzoek, aan te haken bij een bestaande statencommissie. 1.6. Presidium Het Presidium kan gezien worden als het dagelijks bestuur van Provinciale Staten. De telkens terugkerende procedurevragen komen bij dit college -veelal door tussenkomst van de voorzitter en/of de griffier- aan de orde. Het Presidium zal onder meer de volgende taken vervullen: - het doen van behandelvoorstellen aan de staten; - het opstellen van de raming voor de uitgaven van de staten; - het beheer van de geldelijke middelen van de staten; - het adviseren van de staten bij inschakeling van externe deskundigen; - het doen van voorstellen tot wijziging van het reglement van orde; - het aanstellen van medewerkers van het statenbureau; - het aanwijzen van zitplaatsen in de vergaderzaal en het toewijzen van kamers aan de fracties. De agenda en de vergaderingen van het Presidium zijn niet openbaar. Ook de besluiten zijn voor het merendeel niet openbaar. De staten kunnen desgewenst het Presidium over het gevoerde beleid ter verantwoording roepen. In het bijzonder bestaat daartoe de gelegenheid bij de jaarlijkse vaststelling van de raming. Bij de vergaderingen van het Presidium is de griffier aanwezig. Hij treedt op als -8

adviseur en is belast met de uitvoering van besluiten. Om de eigen invloed van Provinciale Staten nu ook daadwerkelijk gestalte te geven wordt thans op voorstel van de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing gewerkt met een Presidium (op informele basis) dat als volgt is samengesteld: voorzitter: Commissaris van de Koningin, leden: voorzitters van de statencommissies en vertegenwoordiging van de fracties die geen commissievoorzitter hebben. Het thans functionerende Presidium kan tot aan de invoering van het dualisme ervaring opdoen met de nieuwe taken, te weten: - te onderzoeken op welke wijze de agendavorming van de commissies en de staten optimaal gestalte kan krijgen, en - het doen van voorstellen omtrent het functioneren van de commissie- en (staten)vergaderingen in duale verhoudingen. De werkgroep is van mening dat tijdig - voor 12 maart 2003 - taken, werkwijze en samenstelling van het Presidium geëvalueerd moeten zijn. Ook de relatie met het seniorenconvent en de positie van de plaatsvervangend statenvoorzitter(s) dienen daarbij aan de orde te komen. Conceptbesluit: VI. Ten aanzien van het Presidium het volgende: a. dat het Presidium van de staten experimenteert met de nieuwe werkwijze. Tijdig voor maart 2003 wordt een concreet voorstel aan de staten voorgelegd omtrent definitieve samenstelling en werkwijze. 1.7. Agendering Ook in het huidige monistische systeem stellen Provinciale Staten (formeel) hun agenda vast. Materieel wordt de agenda nu bepaald door het College. Op stukken die het College naar de staten zendt staat bijvoorbeeld vermeld in welke statencommissie behandeling plaats zal vinden. Welke onderwerpen, wanneer en in welke commissie en/of Provinciale Staten komen worden in belangrijke mate bepaald door het College. Dit gaat veranderen. De staten gaan zelf bepalen hoe, wanneer en door wie de advisering en behandeling plaatsvinden. Hiervoor wordt een eenvoudige maar principieel juiste route gevolgd. 1. GS-stukken/brieven worden geadresseerd aan "Provinciale Staten" (p/a de statengriffie). Afschriften van deze brieven gaan naar de leden van Provinciale Staten (zie ad.1). Uitzondering op deze regel zijn stukken die op grond van staande regelgeving naar de commissies moeten bijvoorbeeld op grond van de subsidieverordening. 2. Voorzitter en griffier bereiden de vergadering van het Presidium voor. Het Presidium bespreekt de verschillende voorstellen en formuleert de behandelvoorstellen voor de staten. 3. De statengriffie maakt vervolgens een lijst op met geaccordeerde behandelvoorstellen voor de eerstvolgende statenvergadering. 4. De voorzitter stelt bij de Regeling van werkzaamheden deze behandelvoorstellen aan de orde. 5. De staten besluiten hoe de behandeling van elk stuk zal zijn (zie ad. 5). 6. De secretarissen van de staten(commissies) stellen aan de hand hiervan de agenda op. Ad.1. Op korte termijn vindt onderzoek plaats of het ontsluiten van alle aan PS-gerichte correspondentie van GS via het StatenInformatieSysteem (SIS/website) kan worden gerealiseerd. Stukken zullen dan op datum van binnenkomst worden geplaatst. Zodra een agenda van een staten(commissies)vergadering beschikbaar is worden de stukken op de site gelinked. In het najaar komt er een zoekmachine op de website, zodat dan ook stukken (los van een agenda) te vinden zijn. Ad. 5. De staten bepalen zelf hoe de behandelprocedure zal zijn, bijvoorbeeld: - in handen stellen van de statencommissie voor advies; - behandelen in de eerstvolgende statenvergadering; - zonodig nog in dezelfde vergadering behandelen; -9

- een schriftelijke voorprocedure volgen; - een hoorzitting houden. Overigens, ook zonder een ontvangen stuk kunnen Provinciale Staten bepalen dat over een onderwerp wordt gediscussieerd. Het zelf bepalen van de politieke agenda is een belangrijk ijkpunt voor de dualistische verhoudingen. De werkgroep stelt voor met deze nieuwe werkwijze te beginnen. Ontwerpbesluit: VII. Ten aanzien van agendering het volgende: a. dat dit najaar een procedure wordt gestart waardoor Provinciale Staten zelf bepalen op welke wijze stukken worden behandeld. 1.8. Bevoegdheden Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten In een dualistisch bestel moet duidelijkheid bestaan over de bevoegdheden van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten. De wetgevende, kaderstellende, budgettaire en controlerende bevoegdheid ligt in de dualistische rolverdeling bij Provinciale Staten. Er zijn onderwerpen die vallen onder de exclusieve bevoegdheden van Provinciale Staten. Voorbeelden daarvan zijn onder andere verordeningen en de strategische plannen. Er zijn ook exclusieve bevoegdheden van Gedeputeerde Staten, zoals de aanstelling van het personeel. Naar verwachting zal dit najaar het ontwerpwetsvoorstel inzake de bevoegdheden van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten met betrekking tot medebewindstaken aan de provincies worden voorgelegd. In dit voorstel wordt per medebewindtaak aangegeven wie beslissingsbevoegdheid krijgt. De werkgroep is van mening dat het raadzaam is t.z.t. een overzicht op te stellen van die zaken die tot de exclusieve bevoegdheid van de staten behoren en van zaken die tot de bestuurstaak van Gedeputeerde Staten behoren. In het najaar zou op de agenda's van de staten en de statencommissies kunnen worden aangegeven hoe de agenda er na invoering van het dualisme uit ziet. Op grond van ervaringen bij gemeenten is de verwachting dat meer dan de helft van het huidige agendapunten op de commissieagenda een zaak is van het College. E.e.a. kan een forse tijdsbesparing voor statenleden betekenen. Hierdoor zouden zij meer aandacht kunnen besteden aan hun rol als volksvertegenwoordiger. Ontwerpbesluit: VIII. Ten aanzien van bevoegdheden Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten het volgende: a. dat een overzicht van bevoegdheden Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten wordt opgesteld. In het najaar de agenda's van de staten(commissies) worden voorzien van de aanduiding of het, na invoering van het dualisme, om een PS- of GS-zaak gaat. 1.9. Informatieplicht Actieve informatieplicht Hierbij gaat het om zowel gevraagde als ongevraagde informatie. Tot nu toe is het zo dat de staten het College om bepaalde informatie (kunnen) vragen. In het duale stelsel zijn Gedeputeerde Staten verplicht zelf actief met 'bewijslast' te komen. De Provinciewet (art. 167) bevat een aangescherpte inlichtingenplicht voor Gedeputeerde Staten t.o.v. Provinciale Staten. Nieuw is de spontane informatieplicht op grond van het tweede lid; gedeputeerde staten en elke van hun leden afzonderlijk zijn gehouden provinciale staten van allerlei ontwikkelingen die voor hun taak van belang is uit eigen beweging te informeren. Het aangescherpte inlichtingenrecht van provinciale staten geldt zowel t.o.v. gedeputeerde staten als de Commissaris in zijn hoedanigheid van afzonderlijk bestuursorgaan (art. 179). In het najaar verschijnt een handreiking over de actieve informatieplicht, dit is gebaseerd op de ervaringen van verschillende gemeenten. Immers, de actieve informatieplicht staat open geformuleerd in de wet waardoor de criteria hiervoor niet duidelijk zijn. Een nadere inhoudelijke omschrijving van de inhoud van de actieve informatieplicht is dan ook moeilijk te geven. De concrete invulling hiervan is immers -10

sterk afhankelijk van de ter plaatse bestaande feitelijke omstandigheden en met name de reëel bestaande verhouding tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten. Het zou wenselijk zijn dat aan het begin van de statenperiode op dit punt afspraken worden gemaakt tussen beide organen. Deze afspraken zullen naar verwachting vooral een procedureel karakter (wijze van verstrekking, aard en omvang van de informatie) dragen. Het staat de staten vrij om van tevoren bepaalde categorie ën informatie te omschrijven, waarover zij in ieder geval wensen te worden geïnformeerd. Het is echter wel de verantwoordelijkheid van het bestuur zelf dat het controlerende orgaan voldoende is geïnformeerd om zijn controlerende taak effectief te kunnen uitoefenen. Openbaarmaking besluitenlijsten De verplichte openbaarheid van de besluitenlijst van het College draagt bij aan de vergroting van transparantie van het bestuur door het College. De wet maakt geen onderscheid tussen verschillende vormen van besluiten. Dit houdt in dat alle besluiten openbaar gemaakt moeten worden, ook die betrekking hebben op bijvoorbeeld de interne organisatie. Wel geldt dat openbaarmaking achterwege kan blijven indien het gaat om informatie waarvoor geheimhouding is opgelegd of informatie waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Voor de besluitenlijsten van de statenvergadering en van de statencommissies geldt eveneens dat openbaarmaking achterwege kan blijven voor zover het informatie betreft waarvoor geheimhouding is opgelegd of informatie waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Ontwerpbesluit: IX. Ten aanzien van actieve informatieplicht het volgende: a. dat de actieve informatieplicht van het College en de Commissaris om nadere afspraken vraagt met de staten. Het College en de Commissaris worden uitgenodigd hiervoor een voorstel te maken.

1.10. De duale begroting en de rekenkamer De duale begroting Na invoering van de wet dualisering provinciebestuur op de dag na de verkiezingen van Provinciale Staten in 2003 (11 maart 2003) zullen vele zaken binnen de provincie anders gaan lopen. De begroting en de rekening zullen er niet alleen anders uit gaan zien, maar zullen ook op een andere wijze door Provinciale Staten moeten worden behandeld. In het onderstaande wordt daarop nader ingegaan. Kern van de verandering. De hoofdtaken van Provinciale Staten zijn kaderstelling en controle. De belangrijkste taken van het College van Gedeputeerde Staten zijn uitvoeren en beheersen. De indeling van de begrotingen en de rekening zal dus ook wijzigen. De huidige begroting is ingedeeld volgens zogenoemde hoofdfuncties. In de toekomst - na invoering van de dualisering - zullen er meerdere begrotingen zijn. De door Provinciale Staten te behandelen begroting is de zogenoemde programmabegroting. Een programma is een samenhangende verzameling van activiteiten, voorzieningen en producten. De aandacht is daarbij met name toegespitst op de politiek meest relevante onderwerpen. Op dit moment zijn bij de meeste provincies de programmatische doelstellingen en de uitvoerende taken verweven in één begrotingsdocument. Deze beide elementen worden nu gescheiden. Het College krijgt voor het beheer een eigen begrotingsdocument, de zogenoemde productenbegroting. De begroting en de jaarstukken (het jaarverslag en de rekening) krijgen een identieke opzet. Het idee daarachter is dat de kaderstellende en controlerende functie hand in hand gaan. Door de identieke opzet hebben Provinciale Staten in de begroting een referentie voor de controlerende taak. Een belangrijk nieuw onderdeel is de zogenoemde paragrafen te weten: het weerstandsvermogen, het grondbeleid, onderhoud kapitaalgoederen, rechtspersonen waarmee de provincie een bestuurlijke -11

en financiële band heeft, heffingen en bedrijfsvoering. Deze paragrafen geven de kaders aan voor het beheer die voor het welslagen van de programma's van belang zijn. Het gaat daarbij ook om onderwerpen waarbij er sprake is van een grote financiële impact of grote politieke betekenis. Provinciale Staten krijgen meer mogelijkheden om de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de gelden te borgen en te controleren. Zij gaan expliciet de accountant een opdracht geven en de accountantsverklaring wordt aangescherpt. Daarnaast stellen Provinciale Staten bij verordening vast op welke wijze het College onderzoek verricht naar de doelmatigheid van de beleidsuitvoering en de doeltreffendheid van het beleid. Tenslotte zal de rekenkamer met ingang van 1 januari 2007 verplicht zijn. In de aanloop naar de opstelling van de begroting volgens het dualistische model zal er een beslissing moeten worden genomen ten aanzien van de aan te houden programma-indeling voor de begroting 2004. De werkzaamheden aan de begroting 2004 beginnen aan het eind van 2002. In de planning zal met dit gegeven rekening moeten worden gehouden. In de ontwerpbegroting 2003 heeft het College het volgende naar voren gebracht: "De invoering van het duale stelsel in 2003 zal vanaf het begrotingsjaar 2004 tot een gewijzigde begrotingsopzet leiden. De begroting 2004 zal worden uitgewerkt tot een programma- en een productenbegroting die zijn toegesneden op de Groninger situatie. De programmabegroting is bedoeld voor uw staten en moet de kaderstellende functie – de allocatie van gelden voor programma's en de autorisatie van de gelden – en de controlerende taak van uw staten ondersteunen. De productenbegroting is bedoeld voor het College en moet de bestuursbevoegdheden – de uitvoerende functie – ondersteunen. De in het voorjaar 2003 nieuw te kiezen staten zullen de te onderscheiden programma's moeten vaststellen. Wij zullen er bij de opstelling van de begroting 2004, waarvan de voorbereiding eind 2002 gaat starten, vanuit gaan dat de comptabele hoofdfuncties van de begroting overeenkomen met de programma's." Behandeling van de duale begroting Het gaat in feite om de behandeling van de programmabegroting, waarin de hoofdlijnen van het te voeren beleid door Provinciale Staten worden aangegeven. De programmabegroting moet antwoord geven op vragen als: - wat willen we? - wat gaan we daarvoor doen? - wat mag het kosten? - wat is het beoogd maatschappelijk effect? Zoals uit het bovenstaande al blijkt zullen er nog diverse beslissingen nodig zijn, alvorens het mogelijk is een programmabegroting op te stellen. Dan gaat het om vragen als: • hoe komt de programmabegroting er uit te zien, welke programma's moeten onderscheiden worden? • welke producten moeten onderscheiden worden om een goede vertaling te krijgen van de programmabegroting en de productenbegroting? • welke rapportageafspraken worden gemaakt voor de tussentijdse rapportages, m.a.w. hoe komt de begrotingscyclus er uit te zien? • welke interne maatregelen op het gebied van planning en control zijn nodig om het College van Gedeputeerde Staten in staat te stellen tijdig en volledig te rapporteren over de stand van de uitvoering van de programmabegroting? • hoe moet de programmabegroting worden behandeld? Op al deze vragen zijn verschillende antwoorden mogelijk. Zo kan er bij het punt van de behandeling gekozen worden voor diverse varianten, waarbij vragen aan de orde komen als: - wordt er gekozen voor eerst de plenaire behandeling en de details bespreken in de verschillende commissies? -12

- of wordt er voor gekozen eerst de commissiebehandelingen af te werken en daarna de plenaire bespreking van de hoofdlijnen? - of worden er geen commissievergaderingen gehouden over de programmabegroting? - op welk niveau vindt de autorisatie plaats? Het ministerie van BZK gaat er in een handreiking voor de duale begroting van uit dat de autorisatie plaatsvindt op programmaniveau, zowel wat betreft de financiële middelen als het beleid. - wordt er gekozen voor een systeem met vragen, memorie van antwoord, eventueel wijzigingen etc.? Bij het punt van de rapportages rijst de vraag in hoeverre er jaarlijks een wijziging van de (programma)begroting moet plaatsvinden. In principe kan een wijziging van die begroting achterwege blijven als er in de onderlinge verhouding tussen de programma's niets verandert. Tegelijkertijd kan worden bedacht, dat die situatie zich waarschijnlijk niet zal voordoen, in ieder geval is te verwachten dat er binnen de onderkende programma's verschuivingen zullen kunnen plaatsvinden. Verschuivingen binnen het programmabudget, zonder wijziging van de te realiseren beleidsdoelen hoeven in principe niet aan Provinciale Staten te worden voorgelegd. Maar het is nog maar de vraag of dat in de praktijk ook zo gaat werken. Ook is een situatie denkbaar dat het programmabudget niet wordt overschreden, maar dat de beleidsdoelen niet worden gehaald. Dan zullen Gedeputeerde Staten terug moeten naar Provinciale Staten. De rekenkamer Er bestaan tussen de Wet dualisering gemeentebestuur en het wetsontwerp Dualisering provinciebestuur enkele verschillen. De rekenkamer is één daarvan. Ging het wetsontwerp Dualisering gemeentebestuur nog uit van de verplichte instelling van een rekenkamer, in de loop van de parlementaire behandeling is dat de verplichte instelling van een rekenkamerfunctie geworden. Invulling van de rekenkamerfunctie is weliswaar verplicht, maar biedt wel veel meer mogelijkheden aan de invloed van de gemeenten zelf. In het wetsontwerp dualisering provinciebestuur wordt wederom uitgegaan van de verplichte instelling van een onafhankelijke rekenkamer. De provincies hebben ook gevraagd om de verplichte instelling van de rekenkamer. De staten van Groningen hebben in hun vergadering van 30 mei 2001 aangegeven dat absolute onafhankelijkheid, een hoge mate van deskundigheid en een grote affiniteit met de eigen provincie belangrijke criteria zijn voor het adequaat kunnen functioneren van een provinciale rekenkamer. De staten zijn de overtuiging toegedaan dat een landsdelige rekenkamer een goede keus zou kunnen zijn. Een landelijke rekenkamer behoort tot de mogelijkheden mits een provinciespecifieke aandacht en aanpak wordt ingebouwd en gewaarborgd. In IPO-verband is vanaf juni 2002 (na een uitvoerige consultatieperiode) een werkgroep aan de slag gegaan die met name een programma van eisen voor een provinciale rekenkamer gaat uitwerken. Hierbij komen de schaalgrootte en de verhouding tot de eigen provinciale controle- en toetsingsorganen weer expliciet aan de orde. In SNN-verband brengt een werkgroep de mogelijkheden van een noordelijke rekenkamer in kaart. In het najaar van 2002 (naar verwachting medio november) zullen zowel het IPO-voorstel (program van eisen) als het SNN-voorstel (landsdelige rekenkamer) ter tafel liggen en aan de staten voor behandeling worden aangeboden. Een goede afweging en een weloverwogen keuze kunnen dan worden gemaakt. Het streven is om in de loop van 2003 na behandeling van het wetsvoorstel in Tweede en Eerste Kamer de provinciale rekenkamer van start te laten gaan. De rekenkamer zal zich bezig gaan houden met onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid. Die taak staat als het ware naast het bewaken van de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de reguliere bestuurstaak, waarover art. 217 a bepalingen bevat, zoals hiervoor is uiteengezet. Bij die taak gaat het als het ware om de structurele toetsing van het provinciale beleid, de uitvoering daarvan en de inrichting van de provinciale organisatie. -13

De provinciale rekenkamer zal zich (net als de Algemene Rekenkamer bij het rijk) meer toeleggen op deelonderzoeken op bepaalde terreinen. Ontwerpbesluit: X. Ten aanzien van de duale begroting en rekenkamer het volgende: a. dat op korte termijn de leden van de Rekeningcommissie en de statencommissie Bestuur en Financiën bijeen worden geroepen om deze ontwikkeling te bespreken. Het College te vragen, in overleg met deze commissies, voorstellen voor te bereiden voor Provinciale Staten over het te volgen implementatieproces waarbij tevens de keuzemomenten voor de staten zijn aangegeven; b. dat de Werkgroep bestuurlijke vernieuwing de besprekingen rond de rekenkamer blijft volgen en daar tussentijds over bericht indien daar aanleiding voor bestaat. De staten ontvangen eind 2002 een voorstel van de kant van het IPO en SNN over de precieze vormgeving en inhoud van de toekomstige provinciale rekenkamer. 1.11. Communicatiebeleid Communicatie is van wezenlijk belang voor het functioneren van provinciale staten. Voor de ondersteuning van deze communicatie formuleert de werkgroep een eerste aanzet voor een communicatiebeleid (zie bijlage 7, Politieke profilering provinciale staten van Groningen en communicatie). Het is wenselijk dit beleid regelmatig te evalueren en bij te stellen en jaarlijks de communicatie-activiteiten te plannen. De werkgroep vindt dat provinciale staten van Groningen het beeld moeten uitstralen van een krachtige volksvertegenwoordiging. Politieke fracties en individuele statenleden zijn verantwoordelijk en bepalend voor een krachtig optreden van provinciale staten als orgaaan. De werkgroep formuleert de volgende communicatiedoelstellingen. Externe communicatiedoelstellingen: - het in de samenleving profileren als een krachtige volksvertegenwoordiging (provinciale staten als orgaan) - het tijdig en adequaat en aan de juiste personen en instanties voorlichting geven over werkzaamheden, belangrijke momenten van politieke keuzes en controle, hoorzittingen vanuit de staten, etc. - een eenduidig beeld in de samenleving van de huisstijl van provinciale staten (bijvoorbeeld inrichting agenda, uitnodigingen, omgaan met de burger / antwoord krijgen via protocollen). Interne communicatiedoelstellingen: - het tijdig, adequaat en aan de juiste personen (statenleden, collegeleden, ambtelijke organisatie) voorlichting geven over procedures, processen, opdrachten/instructies, huishoudelijke en persoonlijke zaken en dergelijke; - eenduidige communicatie over provinciale staten als orgaan. De werkgroep vindt dat het communicatiebeleid, onder regie van het Presidium, moet worden uitgewerkt in een communicatieplan. Voor de opstelling en uitvoering van dit plan zou één formatieplaats beschikbaar moeten worden gesteld. Ontwerpbesluit: XI. Ten aanzien van het communicatiebeleid het volgende: a. het in de nota "Politieke profilering provinciale staten van Groningen en communicatie" geformuleerde communicatiebeleid voor provinciale staten als beleidskader vast te stellen; b. dat onder regie van het Presidium dit communicatiebeleid wordt geconcretiseerd in een communicatieplan; c. dat voor de opstelling en uitvoering van dit communicatieplan 1 formatieplaats wordt ingezet. 1.12. ICT Digitale democratie is gericht op het verkleinen van de afstand tussen burgers en politiek. Dit kan -14

gebeuren door de afstand tussen kiezers en gekozenen te verkleinen. In de provincie Groningen is dit thema actueel gelet op de invoering van het dualisme. Het is de verwachting dat dit de herkenbaarheid van Provinciale Staten ten goede zal komen. Een eigen aanwezigheid van Provinciale Staten op het internet kan dit ondersteunen. Daarnaast is het uiteraard ook van groot belang dat statenleden zelf over adequate ICT-voorzieningen beschikken, zowel thuis als in het fractiehuis. In het ICT-beleidsplan zal aan de voorzieningen voor Provinciale Staten(leden) aandacht worden besteed. Naar het oordeel van de werkgroep zullen daarbij de volgende onderwerpen op korte termijn aan de orde moeten komen: • verstrekking van (rand)apparatuur en internetabonnement aan statenleden. Hiervoor zijn middelen beschikbaar op de begroting; • vervanging ICT-faciliteiten fractiehuis. Nader onderzoek naar de mogelijkheden en wenselijkheden omtrent aansluiting van PC's fractiehuis op het provinciale netwerk alsmede het gebruik maken van afgeschermde delen van het netwerk; • een herkenbare website van de staten als 'zelfstandig' onderdeel van de provinciale website. Dit onderdeel wordt in het communicatieplan meegenomen; • toegang van statenleden vanuit het huisadres op het netwerk van de provincie waardoor zij op eenvoudige wijze relevante informatie kunnen raadple gen. Aan een dergelijk voorstel dient een onderzoek naar de informatiebehoefte ten grondslag te liggen. Ontwerpbesluit: XII. Ten aanzien van ICT het volgende: a. dat Provinciale Staten uiterlijk 1 januari 2003 een uitgewerkt voorstel ontvangen inzake ICT-ontwikkeling zoals door de werkgroep is aangegeven. 1.13. Statenzaal Ook in de statenzaal zullen de dualistische verhoudingen tussen de staten enerzijds en (de leden van) het College anderzijds tot uitdrukking moeten komen. Een voorzitter van de staten, 'ingeklemd' tussen de gedeputeerden representeert de eenheid van het College van Gedeputeerde Staten. De werkgroep is van mening dat de voorzitter door zijn plaats in de statenzaal zijn onafhankelijke positie tot uitdrukking moet brengen. Ergo, voor de gedeputeerden dient een 'eigen' plaats in de zaal gevonden te worden. Hierbij komt dat na maart 2003 gedeputeerden op uitnodiging van Provinciale Staten aanwezig zijn bij statenvergaderingen, d.w.z. bij de behandeling van zijn/haarportefeuilleonderwerpen. De aanwezigheid van alle gedeputeerden zal wellicht 1 of 2 keer per jaar voorkomen. Het voorgaande betekent dat de inrichting van de zaal moet worden aangepast. Een drietal andere punten wordt daarbij betrokken. In de eerste plaats zal bij de herinrichting bezien worden of, meer dan thans het geval is, statenleden met het gezicht naar elkaar kunnen zitten. In de tweede plaats kan worden onderzocht of door het plaatsen van een beperkt aantal interruptiemicrofoons de levendigheid van het debat kan worden vergroot. Tenslotte, het is nog onzeker of het aantal leden van Provinciale Staten 55 of 43 zal zijn. Het wetsvoorstel, dat in behandeling is bij de Eerste Kamer, gaat uit van 43 leden. Dit wetsvoorstel is, na het demissionair worden van het kabinet, controversieel verklaard. Ontwerpbesluit: XIII. Ten aanzien van de statenzaal het volgende: a. dat zodra het aantal statenleden bekend is een voorstel voor inrichting van de statenzaal wordt voorbereid (tijdig voor 12 maart 2003) waarbij ook de financiële gevolgen worden aangegeven. 2. Ondersteuning De staten zullen voor het uitvoeren van hun taken voldoende ondersteuning krijgen. Het -15

wetsvoorstel Dualisering provinciebestuur verwoordt het recht op ambtelijke bijstand als volgt: "Provinciale Staten en elk van hun leden hebben recht op ambtelijke bijstand". Onderscheid wordt gemaakt naar drie vormen: 1. recht op ambtelijke bijstand, 2. recht op fractieondersteuning, en 3. een eigen statengriffie(r). Over de ambtelijke bijstand zijn in het huidige reglement van orde afspraken vastgelegd. In beginsel hoeft hier niets te veranderen, wel moeten er afspraken komen over de te volgen procedure. Ook de 'ondersteuning' van de fracties is geregeld, namelijk fractievergoeding en diensten/voorzieningen voor de fracties ten laste van de provinciale begroting. 2.1. Ambtelijke bijstand aan statenleden Over de ambtelijke bijstand zijn in het huidige reglement van orde afspraken vastgelegd. In beginsel hoeft hier behoudens met de invoering van het dualisme verbandhoudende technische zaken niets te veranderen. Wel moeten afspraken gemaakt worden omtrent de te volgen procedure. Voor de goede orde geven wij hierna, in vogelvlucht, de essentie van de regeling weer. Onderscheid wordt gemaakt tussen informatie, advies en bijstand. Voor het verkrijgen van informatie of advies kan het statenlid zich rechtstreeks wenden tot ambtenaren die door de griffier (straks secretaris) zijn aangewezen (directeuren, afdelingshoofden, behandelend ambtenaar). Het is mogelijk dat de ambtenaar die om informatie is gevraagd, betwijfelt of de gevraagde informatie kan worden verstrekt. Bijvoorbeeld wanneer het om vertrouwelijke aangelegenheden als bedrijfsgegevens gaat. Indien dergelijke informatie in een besluitvormingsproces onmisbaar is zal een dossier ter inzage worden gelegd. In andere situaties waarin de ambtenaar er onzeker over is of de informatie verschaft kan worden, zal deze het statenlid vragen het verzoek om de gewenste informatie schriftelijk bij Gedeputeerde Staten in te dienen. Onder het geven van informatie wordt ook verstaan het toelichten van onduidelijkheden in schriftelijke stukken van ambtenaren. Op dergelijke stukken staat de naam en het telefoonnummer van de behandelend ambtenaar. Als een statenlid ambtelijke bijstand wenst, kan het statenlid zich nu rechtstreeks wenden tot de griffier of tot een van de directeuren. Ook bij het verlenen van ambtelijke bijstand kunnen zich situaties voordoen waarin er betwijfeld wordt of aan het verzoek om bijstand kan worden voldaan. Bijvoorbeeld: de hoeveelheid tijd die de gevraagde bijstand in beslag zal nemen, wanneer onderzoek gevraagd wordt naar alternatieven waarvan de haalbaarheid vooraf kan worden uitgesloten, er gevraagd wordt beleid te ontwikkelen en het schrijven van een toespraak voor een statenlid. Bijstand wordt verleend wanneer het gaat om het uitvoeren van een onderzoek naar beleidsalternatieven met een potentiële haalbaarheid, het redigeren van een nota, een initiatiefvoorstel, een motie of een amendement. Als een statenlid niet tevreden is over de afhandeling van het verzoek om informatie, advies of bijstand kan hij een klacht indienen. Heeft een ambtenaar naar aanleiding van een verzoek van een statenlid informatie, advies of bijstand gegeven, dan licht hij/zij de vakgedeputeerde in volgens de huidige regeling. Dit betekent voor het statenlid dat er geen sprake kan zijn van volledige geheimhouding. Wel kan een statenlid van een ambtenaar verlangen dat het verzoek vertrouwelijk wordt behandeld. De werkgroep stelt voor de huidige regeling in beginsel te handhaven met uitzondering van de volgende onderwerpen: • Een statenlid met een verzoek om ambtelijke bijstand wendt zich rechtstreeks tot de griffier. Als de griffier de benodigde ondersteuning niet zelf kan leveren wendt hij zich tot de secretaris van het College. De secretaris kan het verzoek in de ambtelijke organisatie wegzetten. De secretaris verstrekt dus de opdracht tot bijstand. • de werkgroep kan zich voorstellen dat in sommige gevallen (bij uitzondering dus) de aanvrager van de ambtelijke bijstand prijs stelt op geheimhouding. De werkgroep stelt voor bij uitzondering geheimhouding op te leggen over de inhoud van het gegeven advies. -16

Conceptbesluit: XIV. Ten aanzien van ambtelijke bijstand aan statenleden het volgende: a. dat de regeling ambtelijke bijstand wordt gewijzigd m.b.t. de procedure voor aanvraag van ambtelijke bijstand en het, in bijzondere gevallen, opleggen van geheimhouding. 2.2. Fractievergoeding Inleiding De verwachting is dat mede als gevolg van de invoering van het dualisme de behoefte aan ondersteuning van fracties in de staten zal toenemen. Statenleden moeten zich meer gaan richten op hun volksvertegenwoordigende rol. Dit zal zijn het brengen van werkbezoeken, het houden van hoorzittingen, het voorbereiden van initiatiefvoorstellen, enz. Daarnaast zal ook meer tijd besteed moeten worden aan de controlerende rol (onderzoekscommissies, enz.). Voor fracties vraagt dit een goede interne coördinatie van mensen en middelen, goede archivering, een goede en snelle beschikbaarheid van de gewenste informatie, de mogelijkheid bepaalde werkzaamheden aan anderen over te laten, enz. Daarnaast zullen de fracties meer moeten doen aan onderzoek. Dit vraagt ook ondersteuning. Vanuit deze optiek heeft de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing zich gebogen over de vraag of het huidige basisbedrag dat de fracties ontvangen voldoende is voor het aanstellen van een of meerdere fractieassistenten met voldoende tijd voor ondersteuning. In de vergadering van Provinciale Staten van 4 juli 2001 is reeds bij de behandeling van de Voorjaarsnota 2001 een amendement van het CDA, mede ingediend door de fracties van de PvdA en de VVD, tot verhoging van de fractievergoedingen aanvaard. In dat amendement is als toelichting op het voorstel opgenomen dat de fractievergoedingen aan de lage kant zijn, dat het een tussentijdse aanpassing betreft en dat een meer fundamentele onderbouwing van de benodigde fractieondersteuning aan de orde zal moeten komen in het kader van de uitwerking van de voorstellen betreffende de bestuurlijke vernieuwing. Na verhoging per 4 juli 2001 zijn de bedragen op jaarbasis met ingang van 1 januari 2001 als volgt: een basisbedrag per fractie van 6.806 euro en een vergoeding per fractielid van 794 euro. Voorstel De werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing is tot de conclusie gekomen dat de toename van de fractievergoeding onvoldoende is om fractieassistentie te verkrijgen die bovengenoemde taken kan uitvoeren. Zij stelt voor de fractievergoeding te verhogen. De werkgroep meent dat een extra bedrag van 100.000 euro ten laste van de provinciale begroting redelijk is. De huidige fractiekosten bedragen in totaal circa 90.000 euro. Verder heeft de werkgroep als uitgangspunten gehanteerd, dat ook de kleinste fractie s een redelijke mate van ondersteuning moeten kunnen realiseren (circa 0,3 formatieplaats), waarbij het overigens aan de fracties zelf is te bepalen welk deel van de totale fractievergoeding aan fractieassistentie wordt besteed. En dat de omvang van de (extra) fractievergoeding mede gerelateerd wordt aan het aantal fractieleden. De werkgroep heeft twee berekeningen gemaakt: een bij 55 statenleden (zie bijlage 6.1) en een bij 43 statenleden (zie bijlage 6.2). In het voorstel van 55 statenleden wordt uitgegaan van een basisbedrag dat voor alle fracties gelijk is van 7500 euro, en voorts een bedrag per fractielid van 2500 euro. Ter bepaling van het per fractie beschikbare bedrag voor fractieassistentie is als aanname gehanteerd dat er voor reguliere kosten een bedrag nodig is van 1200 euro per fractielid. Uiteraard staat het de fractie vrij om een groter deel aan te wenden voor fractieondersteuning. In de bijlagen treft u deze berekening aan waarbij eveneens vermeld is hoeveel tienden van een formatieplaats per fractie kan worden ingezet indien een fractieassistent wordt aangetrokken met jaarlijkse lasten ad. 35000 euro. In de bijlage is deze berekening voor de huidige fracties uitgevoerd (de fracties van het GPV en de RPF/SGP zijn in de berekening samengevoegd). Indien het aantal statenleden wordt verminderd tot 43 en het totale bedrag voor de fractiekosten gelijk blijft (190.000 euro) kan de verdeling worden aangehouden zoals vermeld in bijlage 6.2. De werkgroep merkt op dat de zetelverdeling in dit model uiteraard fictief is. -17

Indien er na de verkiezingen van 2003 meer partijen in de staten komen dan de huidige zeven, dan zal het totale bedrag iets hoger worden. Voor de goede orde merkt de werkgroep op dat de fractieassistent in dienst komt van de fractie en dus niet in dienst van de provincie. Welke kosten mogen ten laste gebracht worden van de fractievergoeding? Ten behoeve van de vaststelling van de rechtmatigheid van de uitgaven dient te worden vastgelegd waarvoor de huidige fractievergoeding mag worden aangewend. In 1980 heeft de minister van Binnenlandse Zaken gesteld dat "de fractievergoedingen niet kunnen dienen voor de vergoeding van kosten van individuele leden van de fractie". Daarmee worden de onkosten die uit de fractievergoeding worden betaald, onderscheiden van de vaste onkostenvergoeding en de voor statenleden declarabele onkosten, onder individuele kosten vallen ook reiskosten in verband met fractievergaderingen. Uitgangspunt moet zijn dat de fractie verantwoordelijk is voor een verantwoorde besteding van de fractievergoeding en dat deze niet strijdig mag zijn met de wettelijke bepalingen. Over de besteding van de fractievergoeding kan het volgende worden vastgelegd: 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden toekomen. Uitgesloten is ook dat indien de staten een onderzoek c.q. contra-expertise laten uitvoeren voor hetzelfde doel, een fractie haar fractievergoeding hiervoor kan aanwenden. Facilitaire voorzieningen (rechtstreeks ten laste van provinciale begroting) Van provinciewege krijgt elke fractie op verzoek de beschikking over de volgende faciliteiten (de belangrijkste faciliteiten worden hier genoemd): - fractiekamer, inclusief kantoormeubilair, verwarming, verlichting; - telefoon, incl. ISDN-lijn (abonnement en gesprekskosten zijn voor rekening van de fractie); - pc, printer en software (volgens provincie standaard), e-mail account (printerpapier, inktpatronen zijn voor rekening van de fractie); - tijdens kantooruren helpdesk voor pc gebruik; - vergaderfaciliteiten (in fractiehuis en/of Provinciehuis), e.e.a. in overleg met het Presidium af te spreken; - de statenleden kunnen gebruik maken van de parkeergarage Provinciehuis tijdens vergaderingen. Verantwoording De werkgroep is van mening dat de fracties verantwoording moeten afgeleggen over de besteding van de fractievergoedingen. Voorgesteld wordt dat de fracties binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar aan het Presidium verantwoording afleggen en dat controle plaatsvindt door de provinciale accountant. Er zal een voorstel moeten komen voor boeking van de uitgaven, zodat een snelle controle mogelijk is. Ontwerpbesluit: XV. Ten aanzien van fractievergoedingen het volgende: a. dat de bedragen welke aan de fracties beschikbaar worden gesteld als fractievergoeding als volgt worden gewijzigd: vast bedrag per fractie 7500 euro, bedrag per fractielid 2500 euro. Als ingangsdatum voor de vergoedingen wordt gehanteerd 12 maart 2003. -18

Voorts wordt in de verordening fractievergoedingen de financiële verantwoording vastgelegd. 2.3. Uitgangspunten en taken statengriffie(r) De verplichte aanstelling van de statengriffier en de vorming van de griffie maken dat het 'instituut' staten gezicht krijgt. De taken van de griffie worden ontleend aan die van de statengriffier zoals vastgelegd in de wet. De taak van de griffier bestaat uit het terzijde staan van de staten en de door de staten ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak, de aanwezigheid in de vergadering van de staten en het medeondertekenen van stukken die uitgaan van de staten. Het is belangrijk dat de verhoudingen helder zijn en daartoe moeten de staten in een instructie nadere regels vaststellen over de taken van de griffier (artikel 104a). Het ligt voor de hand de desbetreffende regels uit de huidige instructie voor de secretaris als uitgangspunt te hanteren voor de instructie van de griffier. Ook de relatie tussen fractieondersteuning, griffier, griffie en ambtelijke organisatie moet helder zijn. Nog bezien moet worden of de betreffende passages in het reglement van orde moeten worden aangepast. De aard van de taken van de griffie(r) kan variëren. De griffierstaken zijn voor een groot deel afhankelijk van de prioriteiten die de staten zelf stellen ten aanzien van de werkzaamheden. De werkzaamheden zijn globaal onder te brengen in vier onderdelen, te weten: - secretariële ondersteuning, - procesmatige ondersteuning - inhoudelijke ondersteuning en - communicatie ondersteuning. Afhankelijk van de wensen en behoeften van de staten kan de griffiefunctie uiteenlopen van een puur secretariële functie (te vergelijken met een postbode die de administratie verzorgt) tot een zeer inhoudelijke functie (vergelijkbaar met een advocaat die als het ware de belangen van de staten behartigt). De griffier is de eerste ondersteuner van een krachtige staten. In de duale verhoudingen tussen staten en College, is de griffier de vooruitgeschoven ambtelijke post, terwijl voor het College de secretaris deze rol vervult. Daarnaast toont de griffier veel gevoel voor de bijzondere verhoudingen die per definitie binnen de staten bestaan en ook de verhouding tussen staten en College bepalen. 2.3.1. Secretariële ondersteuning De griffier fungeert als secretaris van de staten als geheel en woont de statenvergaderingen bij. In die hoedanigheid heeft hij onder andere een ondersteunende taak bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en de verzending van vergaderstukken. Daarnaast kan de secretariële ondersteuning bestaan uit archiveren en het verspreiden van relevante informatie voor de staten. De griffier is verantwoordelijk voor de statenverslagen, dus ook de verslagen van de commissievergaderingen. De commissievergaderingen zullen doorgaans door de commissiesecretarissen, die onder de verantwoordelijkheid van de griffier staan, worden genotuleerd. Verder is het de taak van de griffier de statenagenda, een eventuele jaaragenda van de staten ambtelijk voor te bereiden. In de praktijk zal het Presidium de voorbereiding van de staten(commissie)agenda's ter hand nemen. Tijdens de statenvergaderingen zit de griffier naast de Commissaris van de Koningin en staat hij hem bij in zijn functie als voorzitter van de staten. Over het geheel genomen is de griffier verantwoordelijk voor de administratieve en facilitaire ondersteuning van de staten. 2.3.2. Procesmatige ondersteuning De griffier vervult in de relaties van de staten met het College, de ambtelijke organisatie en mogelijk ook de buitenwereld een spilfunctie. De griffier is in deze functie vergelijkbaar met een makelaar, een tussenpersoon tussen de staten en het College, de secretaris, griffie, de reguliere ambtelijke organisatie en desgewenst de media, maatschappelijke organisaties en burgers. De griffier zal -19

vragen vanuit de staten zelf (doen) beantwoorden en zo nodig (wanneer hij geen adequaat antwoord kan geven) voorleggen aan de secretaris. Deze beoordeelt of en hoe de reguliere ambtelijke organisatie ingeschakeld wordt. Een zelfde weg geldt voor verzoeken om bijstand, bijvoorbeeld ten behoeve van initiatiefvoorstellen. Als de staten externe adviesbureaus willen inschakelen wordt dit door de griffier geregeld. In algemene zin is de griffier verantwoordelijk voor het bewaken van afspraken en procedures. De griffier kan de staten bijstaan in hun volksvertegenwoordigende functie, bijvoorbeeld bij het organiseren van hoorzittingen. Verder kunnen de staten representatieve zaken, zoals bijvoorbeeld het leggen en onderhouden van contacten met de media, via de griffier laten lopen. Er is mogelijk ook een taak weggelegd voor de griffier bij de training en begeleiding van statenleden bijvoorbeeld door het verzorgen van opleidingsfaciliteiten en het ondersteunen bij onderzoek door de staten. Daarnaast zal de griffier verantwoordelijk zijn voor de aansturing van commissiesecretarissen, die de administratieve en ambtelijke ondersteuning van de statencommissies verzorgen. 2.3.3. Inhoudelijke ondersteuning Naast de dagelijkse informatieve, organisatorische en administratieve ondersteuning van de staten kan de griffie(r) een belangrijke taak vervullen bij het voorbereidend werk en onderzoek van de staten in het kader van zijn kaderstellende en controlerende functies. Twee vormen van ondersteuning worden onderscheiden. 1. Technische bijstand. Ondersteuning gaat vaak verder dan alleen het verstrekken van feitelijke informatie en omvat bijvoorbeeld ook technische bijstand in de vorm van assistentie bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. De griffier en zijn medewerkers verzorgen tevens geannoteerde agenda’s, oplegnotities en samenvattingen van stukken. Op deze wijze kunnen de staten zich optimaal laten ondersteunen bij de uitvoering van hun taken. 2. Opstellen kaderstellende nota's en het uitvoeren van beleidsevaluatieonderzoek of het begeleiden van derden die met deze taken worden belast. De griffier kan de staten bijvoorbeeld bijstaan bij het opstellen van een korte kaderstellende nota. In een dergelijke nota kunnen de staten in hoofdlijnen hun doelstellingen voor het te voeren beleid verwoorden, en aangeven welke middelen zij willen besteden. Vervolgens verzoeken de staten het College om op basis van deze hoofdlijnen met een nader uitgewerkte nota te komen. Tevens kan de griffier een rol spelen bij het opzetten en uitvoeren van interactieve processen, waarbij de staten burgers willen laten participeren bij of in de aanloop naar hun keuzes. Als de staten een onderzoekscommissie instellen (beleidsevaluatie, enquête), verzorgt de griffier de ambtelijke ondersteuning. Deze ondersteuning van de staten is bij uitstek een taak om door de griffie zelf te laten verzorgen of aan externen uit te besteden. Bij uitbesteding verzorgt de griffie de begeleiding van het extern bureau. 2.3.4. Communicatie ondersteuning De staten dienen gezag uit te stralen. Burgers, belangengroepen weten wat de opdracht van de staten is. Er dient een herkenbaar profiel gecommuniceerd te worden. Deze communicatie is met name gericht op het geven van voorlichting over de werkwijze en de werkzaamheden van Provinciale Staten. In opdracht van de staten heeft de werkgroep een communicatiebeleid (doen) ontwikkelen. Kortheidshalve wordt naar de nota 'Politieke profilering provinciale staten Groningen en communicatie' verwezen (zie bijlage 7) 2.3.5. Organisatie en inrichting statengriffie De statengriffier werkt enkel ten behoeve van de (voorzitter van) provinciale staten en heeft geen formele relatie met gedeputeerde staten, de secretaris en de ambtelijke dienst. Provinciale Staten zijn bevoegd nadere regels te stellen over de organisatie van de griffie. Het Presidium beziet de wenselijkheid hiervan. Met betrekking tot de inrichting van de griffie is nog het volgende van belang. In het wetsvoorstel -20

worden Provinciale Staten verplicht een eigen griffier te benoemen die hen ondersteunt. In tegenstelling tot het gemeentelijk niveau is er sprake van een wettelijke incompatibiliteit tussen secretaris en statengriffier. De minister acht het van groot belang dat beide functies niet door een en dezelfde persoon worden vervuld. Een zelfstandige ambtelijke ondersteuning van Provinciale Staten acht hij essentieel voor de versterking van de positie van Provinciale Staten. Een zelfde uitgangspunt hanteert de werkgroep ook voor de secretarissen van de statencommissies. De commissie(voorzitter) wordt bij de uitoefening van zijn taak bijgestaan door een ambtelijk secretaris. Omdat de secretaris de controlerende taak van de commissie ten opzichte van het College en de individuele Collegeleden faciliteert, kunnen er spanningen ontstaan als dezelfde persoon ook in de reguliere ambtelijke organisatie voor datzelfde College werkzaam is. Het verdient daarom aanbeveling dat de ambtelijke secretarissen van de statencommissies deel uitmaken van de statengriffie en niet werkzaam zijn voor de GS-organisatie. Ook vanuit organisatieoogpunt is het niet gewenst om medewerkers (structureel) voor twee 'bazen' te laten werken, namelijk voor de statengriffie en de GS-organisatie. Samenbrengen in een organisatie zal de eenheid van de griffiewerkzaamheden vergroten. Ontwerpbesluit XVI. Ten aanzien van uitgangspunten en taken statengriffie het volgende: a. dat de uitgezette beleidslijnen voor de statengriffie worden overgenomen en de verdere uitwerking plaatsvindt in overleg met het Presidium. De Statenwerkgroep bestuurlijke vernieuwing stelt u voor in te stemmen met de voorstellen uit de voordracht door vaststelling van het bijgevoegde ontwerpbesluit. Groningen, 22 augustus 2002

De Statenwerkgroep bestuurlijke vernieuwing

-21

Nr.

43/2002 Provinciale staten van Groningen:

Gelezen de voordracht van de Statenwerkgroep bestuurlijke vernieuwing van 22 augustus 2002, 2002-13.192, CB;

BESLUITEN: I. Ten aanzien van de Voorzitter Provinciale Staten/Commissaris van de Koningin het volgende: a. dat de taken van de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter, zoals verwoord in de voordracht, worden opgenomen in het reglement van orde; b. dat het wenselijk is dat de staten, in nieuwe samenstelling, hun plaatsvervangend(e) voorzitter(s) kiezen; c. dat de met de Commissaris van de Koningin gemaakte afspraken op 4 juli 2001 en in het kader van zijn herbenoeming, voldoende waarborg zijn voor zijn onafhankelijke rol als voorzitter van Provinciale Staten en als voorzitter van het Presidium; d. dat de Commissaris van de Koningin een concreet voorstel aan Provinciale Staten voorlegt inzake het gewenste kwaliteitsniveau zomede de kaders voor de uitoefening van zijn zorgplichttaken. II. Ten aanzien van de statenleden het volgende: a. dat de invulling van het profiel van statenleden in het dualistisch stelsel een zaak is van de politieke partijen; b. dat onder regie van het Presidium een introductieprogramma voor statenleden wordt voorbereid gericht op informatieoverdracht, en dat overige cursussen/trainingen een verantwoordelijkheid zijn van de statenfractie en/of het statenlid; c. dat een voorstel voor pc-voorzieningen en individuele scholing voor statenleden wordt meegenomen in de herziening van de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden en dat voornoemde voorstellen per 12 maart 2003 worden geëffectueerd. III. Ten aanzien van Politieke partijen het volgende: a. dat het gebruik van de zogenoemde Divamethode (diversiteit audit) een zaak is van de politieke partijen; b. dat de landelijke ontwikkelingen met betrekking tot de herijking van de Wet subsidiëring politieke partijen thans voor kennisgeving wordt aangenomen. IV. Ten aanzien van de statencommissies het volgende: a. dat vóór 11 maart 2003 door het Presidium voorstellen worden uitgewerkt voor mogelijke toekomstige vormgeving van de statencommissies, o.a. taken, bevoegdheden, aandachtspunten voor de commissie-indeling en werkwijze, met dien verstande dat de besluitvorming hierover plaatsvindt door de nieuwe staten. V. Ten aanzien van commissies voor beleidsonderzoek het volgende: a. dat de volgende activiteiten worden verricht: 1. opstelling van een draaiboek voor de onderzoeksfunctie van de staten; 2. de procedure voor de behandeling van de adviezen/rapporten van commissies beleidsonderzoek uit te werken en op te nemen in het draaiboek; 3. creëren van een mogelijkheid voor een lichte, kortdurende vorm van onderzoek, aan te haken bij een bestaande statencommissie. VI. Ten aanzien van het Presidium het volgende: -22

a. dat het Presidium van de staten experimenteert met de nieuwe werkwijze. Tijdig voor maart 2003 wordt een concreet voorstel aan de staten voorgelegd omtrent definitieve samenstelling en werkwijze. VII. Ten aanzien van agendering het volgende: a. dat dit najaar een procedure wordt gestart waardoor Provinciale Staten zelf bepalen op welke wijze stukken worden behandeld. VIII. Ten aanzien van bevoegdheden Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten het volgende: a. dat een overzicht van bevoegdheden Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten wordt opgesteld. In het najaar de agenda's van de staten(commissies) worden voorzien van de aanduiding of het, na invoering van het dualisme, om een PS- of GS-zaak gaat. IX. Ten aanzien van actieve informatieplicht het volgende: a. dat de actieve informatieplicht van het College en de Commissaris om nadere afspraken vraagt met de staten. Het College en de Commissaris worden uitgenodigd hiervoor een voorstel te maken. X. Ten aanzien van de duale begroting en rekenkamer het volgende: a. dat op korte termijn de leden van de Rekeningcommissie en de statencommissie Bestuur en Financiën bijeen worden geroepen om deze ontwikkeling te bespreken. Het College te vragen, in overleg met deze commissies, voorstellen voor te bereiden voor Provinciale Staten over het te volgen implementatieproces, waarbij tevens de keuzemomenten voor de staten zijn aangegeven; b. dat de Werkgroep bestuurlijke vernieuwing de besprekingen rond de rekenkamer blijft volgen en daar tussentijds over bericht indien daar aanleiding voor bestaat. De staten ontvangen eind 2002 een voorstel van de kant van het IPO en SNN over de precieze vormgeving en inhoud van de toekomstige provinciale rekenkamer. XI. Ten aanzien van het communicatiebeleid het volgende: a. het in de nota "Politieke profilering provinciale staten van Groningen en communicatie" geformuleerde communicatiebeleid voor provinciale staten als beleidskader vast te stellen; b. dat onder regie van het Presidium dit communicatiebeleid wordt geconcretiseerd in een communicatieplan; c. dat voor de opstelling en uitvoering van dit communicatieplan 1 formatieplaats wordt ingezet. XII. Ten aanzien van ICT het volgende: a. dat Provinciale Staten uiterlijk 1 januari 2003 een uitgewerkt voorstel ontvangen inzake ICTontwikkeling zoals door de werkgroep is aangegeven. XIII. Ten aanzien van de statenzaal het volgende: a. dat zodra het aantal statenleden bekend is een voorstel voor inrichting van de statenzaal wordt voorbereid (tijdig voor 12 maart 2003) waarbij ook de financiële gevolgen worden aangegeven. XIV. Ten aanzien van ambtelijke bijstand aan statenleden het volgende: a. dat de regeling ambtelijke bijstand wordt gewijzigd m.b.t. de procedure voor aanvraag van ambtelijke bijstand en het, in bijzondere gevallen, opleggen van geheimhouding. XV. Ten aanzien van fractievergoedingen het volgende: a. dat de bedragen welke aan de fracties beschikbaar worden gesteld als fractievergoeding als volgt worden gewijzigd: vast bedrag per fractie 7500 euro, bedrag per fractielid 2500 euro. Als ingangsdatum voor de vergoedingen wordt gehateerd 12 maart 2003. Voorts wordt in de verordening fractievergoedingen de financiële verantwoording vastgelegd. -23

XVI. Ten aanzien van uitgangspunten en taken statengriffie het volgende: a. dat de uitgezette beleidslijnen voor de statengriffie worden overgenomen en de verdere uitwerking plaatsvindt in overleg met het Presidium.

XVII. Het Reglement van Orde voor de werkzaamheden van Provinciale Staten en van de Statencommissies van de provincie Groningen te wijzigen als volgt: Artikel 63 komt te vervallen en wordt vervangen door twee nieuwe artikelen die luiden als volgt: Artikel 63 Spreekrechtregeling niet-commisieleden 1. Belangstellenden kunnen zich tot de voorzitter van de commissie richten met het verzoek om de commissie te mogen toespreken over een van de onderwerpen die op de agenda voor een vergadering staan. 2. De maximale tijd voor het toespreken van de commissie, bedoeld in het eerste lid, is dertig minuten. In bijzondere gevallen kan de voorzitter een langere tijdsduur toestaan. 3. De spreektijd wordt verdeeld over de belangstellenden die zich als voorzien in het eerste lid hebben gemeld met dien verstande, dat een belangstellende in geen geval langer dan vijf minuten spreektijd krijgt. 4. De spreektijd voor belangstellenden gaat vooraf aan de behandeling van het onderwerp waarover belangstellende de commissie wil toespreken. Artikel 63a Belangstellenden als bedoeld in artikel 63 worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld om hun zienswijzen mondeling ten overstaan van de commissie naar voren te brengen. De leden van de commissie worden daarna in de gelegenheid gesteld om vragen tot de belangstellende te richten. Daarbij gaan de leden niet in discussie met de belangstellende. 2. De voorzitter vraagt vervolgens of de belangstellende, die zijn zienswijze als bedoeld in het eerste lid hebben uitgebracht, gebruik wensen te maken van de mogelijkheid om te reageren op de beraadslagingen van de commissie over het agendapunt na afsluiting van de eerste termijn. 3. Indien de belangstellende daartoe de wens te kennen geeft, stelt de voorzitter hem in de gelegenheid om van deze mogelijkheid gebruik te maken. De alsdan aan de belangstellende gegeven spreektijd is niet langer dan twee minuten. De leden van de commissie nemen de nadere zienswijze van de belangstellende voor kennisgeving aan zonder verdere mogelijkheid tot het stellen van vragen aan of tot gedachtewisseling met de belangstellende.

Groningen,

Provinciale Staten voornoemd:

, voorzitter.

, griffier.

-24