Vlabus 2.0
Tineke 2 Stalmans
Titel van de ppt
Tineke 3 Stalmans
Titel van de ppt
Organogram Vlabus 2.0 3 regio’s: Regio West: provincie West-Vlaanderen provincie Oost-Vlaanderen uitgezonderd subregio’s Vlaamse Ardennen en Zuid Oost-Vlaanderen Regio Zuid: provincie Vlaams-Brabant Brussel (vanaf 2016) subregio Vlaamse Ardennen subregio Zuid Oost-Vlaanderen subregio Zuid-Limburg Regio Noord: provincie Antwerpen provincie Limburg uitgezonderd subregio Zuid-Limburg (Haspengouw)
Tineke 4 Stalmans
Titel van de ppt
Dienstverlening De dienst dienstverlening werkt frontoffice en treedt in onmiddellijk contact met de opdrachtgevers (klanten) en medewerkers (lesgevers). De dienst staat onder leiding van een manager Dienstverlening en opereert via 3 regio’s. Elke regio bestaat uit 4 medewerkers: -
1 Consulent klanten 2 Consulenten HR 1 Support dienstverlening
Voor al uw vragen omtrent aanvragen en lesgevers kunt u terecht bij onze Consulenten en de Supports.
Tineke 5 Stalmans
Titel van de ppt
Consulenten per afdeling: West Regio West: - Consulent klanten: Michiel De Zutter - Consulenten HR: Katrien De Gols, Ruth Baerts - Support dienstverlening: Barbara Blondeel
(tijdelijk)
Algemeen telefoonnummer: 09 243 12 63 of 09 243 12 32
Tineke 6 Stalmans
Titel van de ppt
Consulenten per afdeling: Zuid Regio Zuid: - Consulent klanten: - Consulenten HR: Gerda Aertgeerts, Jordi Rits - Support dienstverlening: Daisy Cockx Algemeen telefoonnummer: 016 26 76 58
Tineke 7 Stalmans
Titel van de ppt
Consulenten per afdeling: Noord Regio Noord: - Consulent klanten:
- Consulenten HR: Karen Vrancken, Liesbet De Schryver, Katrien Outtier (tijdelijk) - Support dienstverlening: Tine D’hondt, Marie-Roos Slezak Algemeen telefoonnummer Antwerpen: 03 240 62 10 Algemeen telefoonnummer Limburg: 011 23 72 58 (Deze diensten zitten tijdelijk nog gescheiden.)
Tineke 8 Stalmans
Titel van de ppt
Digitale omgeving DocRoom
Aanmelden
1 Tineke 0 Stalmans
Titel van de ppt
DocRoom • • •
Klik op ‘Mijn Vlabus’ Aanmeldpagina DocRoom U ontvangt een gebruikersnaam en paswoord na activatie van uw klantenfiche in het softwareprogramma ‘OpenERP’ van Vlabus.
1 Tineke 1 Stalmans
Titel van de ppt
DocRoom - Startpagina
Je ziet nu 2 mappen: • Algemeen: algemene documenten zichtbaar voor alle klanten • Relatie: de map met de eigen documenten
1 Tineke 2 Stalmans
Titel van de ppt
Algemeen
Documenten zoals tariefwijzigingen, marketingcampagnes en dergelijke zullen in de map ‘Algemeen’ worden geplaatst. Deze documenten zijn voor ALLE klanten zichtbaar.
1 Tineke 3 Stalmans
Titel van de ppt
Opgelet ! Klik steeds op de naam van de map. Klik NIET op het kruisje voor de map want dit werkt niet.
1 Tineke 4 Stalmans
Titel van de ppt
Relatie
In de map ‘Relatie’ komen aanvragen, offertes, planningen, verkooporders en facturen te staan. Alle contactpersonen onder Bloso VTS hebben toegang tot deze map. Deze documenten zijn enkel zichtbaar voor deze contactpersonen (klanten). 1 Tineke 5 Stalmans
Titel van de ppt
Relatie
Klik op de map ‘Bloso Vts’ om de documenten in deze map te kunnen zien.
1 Tineke 6 Stalmans
Titel van de ppt
Nieuwe aanvraag
Klik bovenaan op ‘Nieuwe aanvraag’ wanneer u een aanvraag wilt indienen. Opmerking: u ziet deze knoppen enkel wanneer u op de map ‘Bloso Vts’ geklikt hebt! 1 Tineke 7 Stalmans
Titel van de ppt
Nieuwe aanvraag - Pop-up blokkering Wanneer u op ‘Nieuwe aanvraag’ klikt opent er een nieuw venster met daarin het aanvraagformulier. Opmerking: Het kan zijn dat dit venster niet opent door een pop up – blokkering. U dient deze blokkering eerst toe te staan alvorens u het venster kunt openen. Klik na het toestaan vervolgens opnieuw op ‘Nieuwe aanvraag’. Mozilla Firefox: Pop-up blokkering komt bovenaan de pagina onder de url te staan in een beige balk. Klik op ‘Opties’ en vervolgens op ‘Pop-up blokkering toestaan’
1 Tineke 8 Stalmans
Titel van de ppt
Nieuwe aanvraag - Pop-up blokkering Internet Explorer: Pop-up blokkering komt onderaan het scherm te staan. Klik op ‘Opties voor deze website’ en vervolgens op ‘Altijd toestaan. Klik nu terug op ‘Nieuwe aanvraag’.
1 Tineke 9 Stalmans
Titel van de ppt
Nieuwe aanvraag - Pop-up blokkering Google Chrome: Pop-up blokkering komt bovenaan de pagina rechts van de url te staan in een beige kader met daarbij een rechthoekje met een rood kruisje in. Klik met de rechtermuis knop op dit icoontje. Vink ‘Pop-ups van docroom.vlabus.be altijd toestaan’ aan en klik vervolgens op ‘Klaar’.
2 Tineke 0 Stalmans
Titel van de ppt
Nieuwe aanvraag Het aanvraagformulier bestaat uit 3 tabbladen: • Klantgegevens • Activiteit • Aanvraag • Gegevens in het grijs kunnen niet aangepast worden. • Velden met een rood sterretje zijn verplichte velden. Wanneer deze niet zijn ingevuld kan u niet verder naar het volgende tabblad. 2 Tineke 1 Stalmans
Titel van de ppt
2 Tineke 2 Stalmans
Titel van de ppt
2 Tineke 3 Stalmans
Titel van de ppt
Klantgegevens Wanneer gegevens in het grijs moeten worden aangepast dient de klant contact op te nemen met de dienst Dienstverlening van zijn/haar regio. • Telefoon • E-mail 2 Tineke 4 Stalmans
Titel van de ppt
Lessenreeks, sportdag, bijscholing, evenement, sportkamp, …
Geef een korte omschrijving van de activiteit die je wenst aan te vragen.
2 Tineke 5 Stalmans
Titel van de ppt
Activiteit •
Soort activiteit: Lessenreeks, Sportdag, Bijscholing, Evenement, Sportkamp, Sportklassen, … (éénmalige activiteit of terugkerende activiteit)
•
Omschrijving: Geef een korte omschrijving van de activiteit die u wilt aanvragen. (max. 50 karakters) Vb1: Lessenreeks onderhoudsgym – Sporthal Genk Vb2: Sportdag Vrije Basisschool Genk – Bloso Centrum Kattevennen
2 Tineke 6 Stalmans
Titel van de ppt
Voetbal, tennis, judo, watergewenning, gymnastiek, figuurtraining, avonturencircuit, …
Je kan meerdere lesgevers gelijktijdig aanvragen.
2 Tineke 7 Stalmans
Titel van de ppt
Aanvraag Wanneer u alle velden heeft ingevuld dient u nog op ‘Voeg bovenstaande gegevens toe aan de lijst’ te klikken alvorens u de aanvraag kan verzenden. Indien u voor een sportdag meerdere activiteiten wenst aan te vragen kunt u nog een lijn toevoegen door bovenstaande velden nogmaals in te vullen en opnieuw op de groene knop te klikken. Er wordt een tweede aanvraaglijn toegevoegd. Zo is het mogelijk om in de toekomst één aanvraag te doen voor meerdere activiteiten.
2 Tineke 8 Stalmans
Titel van de ppt
Aanvraag Wanneer alle gegevens zijn ingevuld kunt u onderaan op ‘Verstuur gegevens’ klikken. Uw aanvraag wordt verzonden. U ontvangt een e-mailbericht met een pdf-versie van uw gedane aanvraag. Vlabus zal de aanvraag verder behandelen. Een consulent zal u per e-mail of telefonisch doorgeven tegen wanneer u ten laatste op de hoogte gebracht zal worden of er al dan niet een lesgever gevonden werd voor de aangevraagde activiteit. 2 Tineke 9 Stalmans
Titel van de ppt
Evaluatie van Vlabus
Via dit formulier kunt u Vlabus laten weten wat u van de samenwerking of de aangevraagde lesgever vond.
3 Tineke 0 Stalmans
Titel van de ppt
3 Tineke 1 Stalmans
Titel van de ppt
3 Tineke 2 Stalmans
Titel van de ppt
Alles kan beter! Wanneer u een klacht hebt kunt u deze via dit kanaal doorgeven aan Vlabus.
3 Tineke 3 Stalmans
Titel van de ppt
3 Tineke 4 Stalmans
Titel van de ppt
Overzicht documenten
Door op ‘Titel’ of ‘Type document’ te klikken worden alle documenten oplopend of aflopend gerangschikt. U kunt ook rangschikken op ‘Datum document’. 3 Tineke 5 Stalmans
Titel van de ppt
Overzicht documenten Op dit moment zitten alle documenten in één grote map. Ondertussen wordt er bij Arco (DocRoom) onderzocht op welke manier er in DocRoom een boomstructuur kan worden opgezet. De bedoeling is om onder de map Relatie een boomstructuur op te zetten waarbij documenten vlotter terug te vinden zullen zijn.
Momenteel ligt het volgende plan op tafel: 3 Tineke 6 Stalmans
Titel van de ppt
Voorstel boomstructuur
3 Tineke 7 Stalmans
Titel van de ppt
•
Boomstructuur met 5 niveaus
•
Aanvragen zullen rechtstreeks in de correcte map onder de correcte contactpersoon worden geplaatst.
•
Offertes, verkooporders en facturen gericht aan de naam van de organisatie en niet specifiek aan een contactpersoon worden in een gemeenschappelijke map geplaatst. De klant kan vervolgens zelf het document verslepen naar de juiste map.
•
Ongelezen documenten worden in het vet geplaatst.
•
Map facturen op niveau van de contactpersoon of een gemeenschappelijke map voor alle facturen?
Voorstel boomstructuur • Wat met de bestelbonnen? Maken we ook hier een gemeenschappelijke map voor aan? • Extra veld toevoegen op niveau van document om het document zelf een naam te kunnen geven zodat duidelijk is welke inhoud dit document bevat. Inhoud zelf te bepalen door de klant. • Andere bemerkingen of ideeën zijn steeds welkom! 3 Tineke 8 Stalmans
Titel van de ppt
Achterstand facturatie Sinds januari 2014 factureert Vlabus maandelijks. Op dit moment is onze boekhouding nog volop bezig met het opmaken van de facturen voor januari, februari en maart. Eind deze week zal er ook gestart worden met het opmaken van de facturen voor april. Het is mogelijk dat u eerst uw factuur voor april zal ontvangen voordat u de facturen van januari, februari en maart ontvangt. Bij de betaling van de facturen zouden wij u willen vragen om steeds de gestructureerde mededeling te gebruiken die vermeld staat op elke factuur.
3 Tineke 9 Stalmans
Titel van de ppt
Achterstand facturatie Sinds 1 januari 2014 werkt Vlabus met één centraal rekeningnummer. Het rekeningnummer van de afdelingen wordt niet meer gebruikt. Gelieve bij de betaling van uw factuur te controleren of u het correcte rekeningnummer gebruikt! IBAN: BE79 6528 1353 4133 BIC: HBKA BE22 Graag geven wij u dit mee zodat u hier rekening mee kan houden. Wij hopen eind mei bijgewerkt te zijn met deze facturatie. Alvast bedankt voor uw begrip!
4 Tineke 0 Stalmans
Titel van de ppt
Vragen • Vragen omtrent DocRoom? • Andere vragen?
4 Tineke 1 Stalmans
Titel van de ppt
Bedankt voor uw aandacht!
4 Tineke 2 Stalmans
Titel van de ppt
