2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Konsep Dasar Sistem Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai
berbagai pengertian. Sistem adalah suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian (Amirin, 1992). Sedangkan menurut Kristanto (2008), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dijelaskan oleh Robert N. (2007) Sebuah sistem merupakan cara yang biasanya berulang kali dilakukan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau seperangkat aktivitas. Sistem diwarnai dengan serangkaian langkah yang berirama, terkoordinir dan terulang yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan khusus. Rumusan sistem serupa tidak berbeda jauh dengan rumusan yang dikemukakan oleh Martin, Merle P. (1991), hanya saja rumusan tersebut menambahkan unsur rencana ke dalamnya, sehingga sistem itu dikatakannya merupakan sehimpunan komponen atau subsistem yang terorganisasikan dan berkaitan sesuai dengan rencana untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu. Diperkuat oleh Robert N, Anthony dan Vijay (2007), bahwa suatu sistem terdiri atas input, proses transformasi, output dan timbal balik dari lingkungan, merupakan satuan terorganisir yang terdiri atas dua atau beberapa bagian atau subsistem yang saling tergantung, dan bisa dibedakan dari lingkungannya dengan batasan yang jelas. Menurut Amirin (1992), ciri-ciri pokok suatu sistem adalah sebagai berikut : 1) Sistem bersifat terbuka atau pada umumnya bersifat terbuka. Boleh dikatakan dalam kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Sesuatu sistem dikatakan terbuka jika berinteraksi dengan lingkungannya dan sebaliknya, dikatakan tertutup jika mengisolasikan diri dari pengaruh apapun. 2) Suatu sistem terdiri dari dua atau lebih subsistem. Setiap sistem terdiri dari subsistem yang terbagi lagi ke dalam subsistem yang lebih kecil begitu seterusnya.
10
3)
Di antara subsistem-subsistem itu terdapat saling ketergantungan, satu sama lain saling memerlukan masukan (input) yang diperoleh dari sub sistem yang lain, dengan kata lain keluaran (output) satu subsistem diperlukan sebagai masukan bagi subsistem yang lain.
4) Suatu sistem mempunyai kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan lingkungannya (selft adjustment). Kegiatan ini dimungkinkan karena adanya sistem umpan-balik atau balikan (feedback). 5) Sistem itu juga mempunyai kemampuan untuk mengatur diri sendiri (selfregulation). Hal ini berkaitan erat dengan kemampuan di atas. 6) Sistem itu mempunyai tujuan atau sasaran Suatu sistem akan disebut sebagai sistem jika mempunyai “ batas ” yang memisahkan sistem tersebut dari lingkungannya (sistem yang lebih luas lagi atau lebih besar). Adanya konsep pengertian batas sistem maka memungkinkan adanya perhatian khusus terhadap sesuatu sistem di dalam kerangka jenjang (hierarki) sistem. Secara operasional batasan sistem itu digambarkan oleh Kristanto,A. (2008), dengan cara sebagai berikut : 1) Mencatat semua komponen yang membentuk sistem dan memberikan batasbatas sekitarnya. Segala sesuatu di luar batas-batas tersebut disebut lingkungan sistem. 2) Mencatat semua arus atau aliran yang melewati batas sistem. Aliran yang berasal dari lingkungan ke dalam sistem disebut masukkan (input), sedangkan aliran dari dalam sistem ke luar sistem disebut keluaran (output). 3) Mencatat atau daftar semua unsur yang turut membantu mencapai tujuan tertentu dari sistem tersebut kemudian memasukkan ke dalam batas sistem jika belum dimasukkan.
2.2
Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam
pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari hasil pengolahan data di manapun dan kapanpun. Informasi juga bisa didapat dari sistem informasi yang berada dalam suatu organisasi yang mengolah transaksi harian guna mendukung operasi baik yang bersifat manajerial ataupun kegiatan strategis. Sistem informasi
11
biasanya menyediakan pelbagai macam laporan yang diperlukan sebagai hasil dari pengolahan transaksi (Jogiyanto, 1989). Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan
satu
sama
lain
yang
membentuk
satu
kesatuan
untuk
mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi, yang akan mendukung pembuatan keputusan (Sutedjo, 2002). Disini penekanan informasi menjadi sangat penting. Informasi dijadikan sebagai sumberdaya yang sangat berharga, sama halnya seperti sumber daya lain seperti sumberdaya alam, manusia, dan teknologi. Informasi menambah nilai mutu manajemen suatu organisasi dimana pengolahan data menjadi titik tolaknya. Menurut Listiyo (2000), Informasi memberikan sesuatu yang berguna jika sesuai dengan kebutuhan prima, mempunyai ketelitian dalam pengolahan data, tidak kadaluarsa, dan dapat dipergunakan secara efektif. Adapun Komponen Sistem Informasi menurut Burch dan Grudnitski dalam Jogiyanto (1989), terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). Masing-masing blok tersebut saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
2.3
Tingkatan Sistem Informasi Menurut Oetomo (2004), beberapa sistem informasi berbasis teknologi
informasi dikembangkan berdasarkan lini manajerial. Masing-masing sistem informasi mempunyai fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Beberapa tingkatan sistem informasi adalah: 1) Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) merupakan hasil pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk proses transaksi. Pada SPT data transaksi yang dimasukan kemudian diolah untuk menghasdilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan. 2) Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan pengelolaan dari prosesproses yang menghasilkan informasi untuk manajer guna mendukung operasi dan pengambilan keputusan. Pada SIM masukan berupa data transaksi yang
12
telah diproses untuk menghasilkan laporan ringkas, keputusan rutin dan jawaban dari query yang diperlukan. 3) Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM, tersedia prosedur-prosedur khusus, pemodelan yang unik dalam membantu manajer mengambil alternative keputusan. 4) Sistem Informasi e-Business merupakan integrasi data dan informasi dari suatu proses bisnis berbasis internet.
2.4
Sistem Informasi Manajemen Kombinasi dari istilah sistem, informasi, dan manajemen menjadi kata-kata
baru yaitu “Sistem Informasi Manajemen” (SIM). McLeod.Jr.R dan Schell (2010) mengemukakan bahwa SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah. Sedangkan menurut Badriyah (2002), SIM adalah pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen. Menurut Mahyuzir (1989), secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan daripada semua faktor dan sumberdaya yang menurut suatu perencanaan (planning), diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau tujuan-tujuan tertentu. Sedangkan menurut Siagian (1999), manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Akhirnya, menurut Suroso (2003), manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Dari ketiga definisi tersebut di atas, ada tiga hal penting dalam definisi-definisi tersebut. Pertama, ada tujuan yang hendak dicapai; kedua, tujuan yang hendak dicapai memerlukan/membutuhkan tenaga orang lain; dan ketiga, kegiatan/aktivitas orang lain tersebut harus dibimbing dan diawasi atau dikontrol.
13
Sistem informasi Manajemen yaitu serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan (Wijana, 1997). Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Kristanto, A. 2008). Sistem informasi manajemen di dalam perancangan, penerapan dan pengoperasiannya sangat mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit (Harahap, 2000). Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM menurut George dalam Jogiyanto (1989) adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem infomasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Menurut Davis (1991), SIM adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Secara teori, komputer tidak harus digunakan di dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non-komputer dan elemen komputer. Definisi yang diberikan oleh Davis (1991), elemen non-komputer adalah sistem manusia dan elemen
14
komputer adalah sistem mesin. Lebih lanjut Martin (1991), juga menegaskan bahwa SIM selalu berhubungan dengan persoalan informasi yang berbasis pada komputer.
2.5
Peranan sistem informasi bagi manajemen Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan yang akan dilakukannya. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eksternal dan internal. Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi yang dihasilkan dari operasi PDE (pengolahan data elektronik) dan informasi non PDE diperoleh melalui studi penelitian secara empiris (Jogiyanto, 1989). Sistem informasi mempunyai peran penting untuk menyediakan informasi bagi manajemen semua tingkatan. Agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi tepat sasaran dan berguna bagi manajemen, maka analisis sistem perlu dibuat untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang diinginkan oleh manajemen. Oleh karena itu, untuk melakukan analisis sistem harus mengerti terlebih dahulu tujuan kegiatan dari manajemen untuk masing-masing tingkatannya dan tipe keputusan yang diambilnya. Bentuk informasi yang dibutuhkan oleh manajemen juga sangat penting untuk diketahui, sehingga informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat mengena sesuai yang dibutuhkan manajemen (Kristanto,1994).
2.6
Metode Pengolahan Data Menurut Davis, William S. (1983), sistem informasi dapat mempunyai
metode pengolahan data sebagai berikut : 1) Metode pengolahan data terpusat (centralized data processing method), merupakan metode pengolahan data yang memusatkan pengolahannya pada suatu tempat tunggal tertentu. 2) Metode pengolahan data tersebar (distributed data processing method), dengan metode ini masing-masing subsistem dapat melakukan pengolahan bahkan menghasilkan output tersendiri.
15
3) Metode pengolahan kumpulan (batch processing method), merupakan metode pengolahan data yang mengumpulkan data terlebih dahulu selama beberapa periode setelah itu diolah untuk memutakhirkan file induk. 4) Metode pengolahan langsung (on line processing method), pada metode ini transaksi terjadi secara segera dan langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk.
2.7
Basis Data atau Database Basis data (database) adalah suatu sistem penyusunan dan pengolahan
record-record dengan menggunakan komputer dengan tujuan untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional pada sebuah organisasi, sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan oleh pemakai untuk mengambil keputusan (Fathansyah, 2001). Menurut McLeod (1998), basis data adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan denga cara yang memudahkan pengambilan kembali. Fungsi dan peranan basis data dalam suatu sistem informasi berbasis komputer sangat penting dalam suatu sistem informasi, yaitu merupakan sumber dalam menyediakan kebutuhan data bagi para pemakai atau pengambil keputusan (Jenal, 2004). Basis data dapat disimpan dalam beberapa struktur yaitu : Hirarki, Jaringan dan Relasional. Struktur basis data relasional lebih banyak digunakan karena
meminimumkan
redundancy
data,
sehingga
penyimpanan
dan
pemeliharaan data lebih sederhana. Di dalam basis data relasional, sekelompok data atau tabel data atau entitas dihubungkan sesuai dengan keterikatannya (Mahyuzir, 1989). C.J. Date dan E.F. Codd adalah professional yang memperkenalkan pertama kali struktur data base relasional. Struktur ini sampai saat ini merupakan struktur database yang paling umum digunakan oleh perusahaan atau organisasi bisnis. Konsep struktur data base relasional terdiri dari tabel-tabel yang saling berhubungan secara implisit dibangun dengan cara mencocokan nilai-nilai field data, hal ini yang menjadikannya mudah digunakan dan dipahami oleh para manajer dan professional (McLeod.Jr.R dan Schell, 2010).
16
2.8
Data Flow Diagram (DFD) Menurut McLeod.Jr.R dan Schell (2010), dijelaskan bahwa Data Flow
Diagram (DFD) adalah tampilan diagram suatu sistem yang menggunakan empat bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses yang saling berhubungan. Simbol-simbol tersebut menggambarkan: 1. Unsur lingkungan yang berhubungan dengan sistem; 2. Proses; 3. Arus data; dan 4. Penyimpanan data. Unsur lingkungan atau terminator di luar batas sistem. Unsur inilah yang memberikan input data ke sistem dan menerima output dari sistem. Unsur ini dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain. Unsur ini mempunyai simbol segi empat persegi panjang. Unsur proses adalah yang mengubah input menjadi output. Masing – masing proses diberikan penjelasan menggunakan kata kerja dan obyek, tetapi dapat juga nama suatu sistem atau program komputer. Simbol unsur proses berupa lingkaran atau persegi panjang dengan sudut tumpul. Unsur aliran data terdiri dari elemen data yang saling berhubungan secara logis berjalan dari proses ke proses yang lain.
Aliran data dapat berjalan secara
bercabang ataupun memusat. Simbol dari aliran data berupa garis lurus atau garis lengkung seperti anak panah. Unsur penyimpanan data atau storage dapat digambarkan dalam bentuk garis sejajar atau segi empat terbuka atau oval (McLeod.Jr.R dan Schell 2010). Di dalam DFD terdapat tingkatan penggambaran. Diawali dengan penggambaran DFD tingkat atau level 0 yang dikenal dengan nama Diagram Konteks. Diagram konteks hanya menggambarkan suatu proses tunggal dari keseluruhan sistem dan keterkaitannya dengan lingkungannya (Riyanto, Tosin, 2000). Setelah Diagram Konteks selesai dibuat, dilakukan analisa dan identifikasi proses-proses secara lebih detil. Proses–proses tersebut yang merupakan turunan proses dari sistem tersebut pada diagram konteks. Detil proses pada DFD dinotasikan sebagai DFD level n. Tingkat kedalaman penyusunan DFD harus mengikuti kaidah-kaidah yaitu : Pertama, batasi jumlah proses dalam DFD tunggal sehingga tidak lebih dari enam sampai delapan proses.
Kedua,
dokumentasikan proses ke tingkat yang paling bawah dan usahakan tidak lebih
17
dari satu halaman. Salah satu contoh tools untuk membuat DFD adalah Use Case (McLeod.Jr.R dan Schell, 2010).
2.9
Database Management System (DBMS) Database management system (DBMS) adalah suatu aplikasi perangkat
lunak yang menyimpan struktur database, data itu sendiri, hubungan antar data di dalam database, maupun laporan dan formulir atau form yang berhubungan dengan database termasuk di dalamnya adalah deskripsi data, nama field, jenis data, jumlah bilangan desimal, jumlah karakter, nilai awal dan semua deskripsi field lainnya (McLeod.Jr.R dan Schell, 2010). Oetomo (2004), menyatakan bahwa DBMS merupakan antar muka untuk pengguna dalam mengorganisasikan database yang dibangunnya. Pengguna dapat berinteraksi dan mengekplorasi database dengan mudah dan praktis dengan menggunakan perintah-perintah sederhana dalam bahasa pemrograman tertentu. Bahasa pemrograman yang sudah sangat dikenal antara lain dBase III+, dBaseIV, FoxBase, FoxPro, Visual FaoxPro, MA Access dan Visual Basic, dll.
2.10 Perangkat Lunak (software) Ada dua tipe dasar perangkat lunak yaitu sistem dan aplikasi. Perangkat lunak sistem untuk menjalankan komputer, sedangkan perangkat lunak aplikasi untuk mengolah data pengguna. Perangkat lunak aplikasi dapat berupa perangkat lunak jadi dari vendor, sedangkan perangkat aplikasi dapat dibuat untuk pesanan atau pemakaian tertentu (Kristanto, 1994). Perangkat lunak sistem biasanya dibuat oleh pembuat perangkat keras atau Perusahaan tertentu yang memfokuskan dalam pembuatan perangkat lunak sistem. Perangkat lunak sistem yang terdapat dipasaran antara lain: Windows XP, Mac OS, OS/390 IBM, UNIX sedangkan, perangkat lunak aplikasi biasanya dibuat untuk memfasilitasi pengguna atau pengembang memenuhi kebutuhannya. Perangkat lunak aplikasi yang dikenal juga sebagai bahasa pemrograman antara lain adalah Cobol, C++, Java, Visual Basic, bahasa generasi keempat – 4GL (McLeod.Jr.R dan Schell, 2010).
18
2.11 Interaksi Manusia dan Komputer Pada beberapa kasus kehadiran komputer tidak membuat pengguna merasa mudah berinteraksi dengan komputer. Untuk itu, berbagai langkah dilakukan untuk memperbaiki cara memakai komputer. Dimulai tahun 1970-an muncul ide tentang ‘User Friendly’ atau komputer yang bersahabat dengan penggunanya, Tahun 1980-an timbul pengetahuan yang lebih luas lagi yaitu yang dikenal dengan nama interaksi manusia komputer (IMK) Zakaria dan Prijono (2007). Kisah sukses produk yang memiliki IMK yang baik adalah graphical user interface (GUI) yang sudah umum kita kenal yaitu penggunaan windows, icon, mouse, pointer. Beberapa keuntungan yang ada adalah lebih cepat prosesnya, lebih mudah dipelajari, dan lebih banyak waktu untuk mempelajari aplikasi Zakaria dan Prijono (2007). SIMWASKAN adalah sistem informasi manajemen pengawasan perikanan yang menyajikan tampilan menu-menu. Menurut Karuniawan, B. (2002), desain menu dirancang secara cermat dengan memperhatikan kaidah- kaidah di bawah ini: 1) Pilihan harus dapat dijalankan atau diproses, 2) Ada informasi visual untuk membantu pengguna, 3) Wajar, masuk akal, mudah dipahami dan mudah diingat oleh pengguna, 4) Struktur menu harus jelas (misal: tree-structured menus atau linear sequences).
2.12 Pengawasan Perikanan Charles, A. (2001), menyatakan bahwa yang dimaksud pengawasan (controlling) adalah suatu proses yang dilakukan untuk menjamin bahwa tujuan suatu organisasi dan manajemen dapat dicapai. Pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Jelasnya pengawasan harus berpedoman terhadap rencana (planning) yang telah diputuskan, perintah (order) terhadap pelaksanaan pekerjaan (performance), tujuan dan atau kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya.
19
Handayaningrat (1994), menyatakan bahwa pengawasan dimaksudkan untuk memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian, penyelewengan dan lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah ditentukan. Jadi maksud pengawasan bukan mencari kesalahan tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan. Tujuan pengawasan adalah agar pelaksaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna dan berhasil guna sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Macam-macam pengawasan menurut (Handayaningrat, 1994), adalah: 1)
Pengawasan dari dalam adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat atau unit pengawasan yang dibentuk di dalam organisasi itu sendiri, aparat pengawas bertindak untuk dan atas nama pimpinan organisasi. Aparat pengawas ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk perbaikan atau kebijaksaan lebih lanjut;
2)
Pengawasan dari luar adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat atau unit dari luar organisasi itu. Aparat atau unit pengawasan bertindak atas nama atasan dari pimpinan organisasi itu, atau atas nama pimpinan oeganisasi itu atas permintaannya;
3)
Pengawasan
preventif
adalah
pengawasan
sebelum
suatu
rencana
dilaksanakan, pengawasan untuk mencegah terjadinya kekeliruan, kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan; 4)
Pengawasan
represif,
pengawasan
kapal
ikan
dimaksudkan
untuk
memastikan bahwa tidak terjadi kesalahan atau kekeliruan dalam pelaksaan izin oleh kapal ikan tersebut, berupa surveillance dengan cara melakukan pemeriksaan secara langsung pelaksaan kegiatan kapal ikan tersebut di laut. Metode pengawasan terdiri dari enam jenis (Handayaningrat, 1994), yaitu: 1)
Pengawasan langsung adalah apabila aparat pengawasan atau pimpinan organisasi melakukan pemeriksaan langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan, baik dengan sistem inspektif, verivikatif maupun investigatif. Metode ini dimaksudkan agar segera dapat dilakukan tindakan perbaikan dan penyempurnaan dalam pelaksanaan pekerjaan;
2)
Pengawasan tidak langsung adalah apabila aparat pengawasan atau pimpinan organisasi melakukan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan melalui laporan-
20
laporan yang masuk padanya. Laporan dapat berupa deretan angka-angka statistik dan lain-lain tentang kemajuan pelaksanaan pekerjaan. Kelemahan laporan ini tidak segera mengetahui kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga dapat menimbulkan kerugian yang lebih besar; 3)
Pengawasan formal adalah pengawasan yang dilakukan oleh unit atau aparat pengawas yang bertindak atas nama pimpinan organisasi itu atau atasan dari pimpinan organisasi itu. Dalam pengawasan ini telah diatur prosedur, hubungan dan tata kerja, dan periode waktunya. Aparat pengawasan ini harus melakukan pengawasan dan pelaporan pengawasannya secara periodik, laporan harus disertai saran-saran perbaikan atau penyempurnaan;
4)
Pengawasan informal adalah pengawasan yang tidak melalui saluran formal atau prosedur yang telah ditentukan. Pengawasan informal ini biasanya dilakukan oleh pejabat pimpinan dengan melalui kunjungan yang tidak resmi (pribadi), atau secara incginito. Hal ini berguna untuk menghindari kekakuan hubungan antara atasan dan bawahan, sehingga tercipta suasana keterbukaan dalam memperoleh informasi tentang pelaksanaan pekerjaan, usul dan saran-saran dari bawahan;
5)
Pengawasan adminstratif adalah pengawasan meliputi bidang keuangan, kepegawaian dan material;
6)
Pengawasan teknis adalah pengawasan terhadap hal-hal yang bersifat fisik, misalnya pemeriksaan terhadap pembangunan gedung, pembuatan kapal dan sebagainya;
Prinsip-prinsip pengawasan oleh (Charles, 2001), adalah: 1)
Pengawasan berorientasi pada tujuan organisasi;
2)
Pengawasan harus obyektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi;
3)
Pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan perundangan yang berlaku (wetmatigheid), berorientasi pada kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan (rechtmatigheid), dan berorientasi terhadap tujuan atau manfaat dalam pelaksanaan pekerjaan (doelmatifheid);
4)
Pengawasan harus menjamin daya guna dan hasil guna pekerjaan;
5)
Pengawasan harus berdasarkan atas standar yang obyektif, teliti dan tepat;
6)
Pengawasan harus bersifat terus menerus;
21
7)
Hasil pengawasan harus dapat memberikan umpan balik terhadap perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan, perencanaan dan kebijaksanaan dimasa depan. Pengawasan perikanan sebagai pengawasan represif dapat menggunakan
beberapa sistem (Handayaningrat, 1994), yaitu : 1)
Sistem komparatif yaitu mempelajari laporan penangkapan ikan (fishing log book) dibandingkan dengan lamanya trip penangkapan dan jenis ikan yang tertangkap,
mengadakan
analisis,
dan
memberikan
penilaian
serta
penyempurnaan; 2)
Sistem verivikatif yaitu pemeriksaan berdasarkan pedoman atau petunjuk teknis dan dibuat laporan periodik, melihat perkembangan dan penilaian hasil pelaksanaan serta memutuskan tindakan-tindakan lebih lanjut;
3)
Sistem Inspekstif yaitu dengan cara mengecek kebenaran dari suatu laporan penangkapan ikan dengan pemeriksaan di tempat (on the spot inspection);
4)
Sistem investigative yaitu pemeriksaan dengan titik berat pada penyelidikan atau penelitian yang lebih mendalam terhadap indikasi adanya pelanggaran perikanan, baik dari laporan masyarakat atau dari pengamatan langsung di lapangan, tujuannya untuk memberi keyakinan tentang kebenaran laporan atau dugaan pelanggaran yang telah diterima sebelumnya. Keempat sistem tersebut saat ini dipergunakan dalam pelaksanaan kebijakan
pengawasan perikanan di Indonesia dan dikenal dengan sebutan sistem MCSI singkatan dari monitoring, controlling, surveilance dan investigation. Pengertian MCS, secara umum dipakai sebagaimana disepakati dalam konferensi FAO tahun 1981 di Roma dengan uraian sebagai berikut: 1)
Monitoring – the continuous requirement for the measurement of fishing effort characteristics and resources yields;
2)
Control – the regulatory conditions under which the exploitation of the resource may be conducted;
3)
Surveillance – the degree and types of observation reguired to maintain compliance with the regulatory control imposed on fishing activities. Penerapan sistem MCS di setiap negara anggota berbeda tergantung dari
pola dan strategi pembangunan negara yang bersangkutan. Direktorat Jenderal
22
Pengawasan Sumber Daya Kelautan dan Perikanan, mendefinisikan MCS sebagai berikut : 1)
Monitoring (pemantauan) adalah pencarian dan pengumpulan data, informasi, fakta yang dilakukan setiap saat secara berkelanjutan untuk memperoleh kejelasan serta akibat peristiwa yang terjadi;
2)
Controlling (pemeriksaan) adalah upaya menemukan terjadinya sebuah peristiwa yang dilakukan di luar ketentuan perundang-undangan yang berlaku;
3)
Surveillance (pengamatan) adalah tindakan hukum yang dilakukan terhadap suatu peristiwa tindak pidana yang disengaja atau tidak disengaja oleh seseorang atau badan hukum.
2.13 Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Pengawasan Perikanan Sistem informasi merupakan elemen pokok dari teknologi informasi, dan telah banyak mengalami perkembangan berkat kemajuan yang telah dicapai dalam teknologi perangkat keras dan perangkat lunak (Suroso, 2003). Teknologi informasi merupakan suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data dalam batas ruang dan waktu. Pemanfaatan teknologi informasi pada kegiatan pengawasan perikanan akan membantu dalam kemajuan kegiatan pengawasan perikanan, hal ini berkaitan dengan semakin cepatnya arus informasi yang mengalir dan semakin mudahnya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Sebagai instansi Pemerintah, pangkalan pengawasan sumberdaya kelautan dan perikanan Jakarta dapat diandalkan untuk mengumpulkan data yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan perikanan. Sistem informasi akan sangat berguna bagi kegiatan pengawasan yang dilakukan karena sistem informasi berbasis komputer dapat menyajikan informasi bagi pemakai dengan kebutuhan yang serupa ataupun pihak pengawasan untuk mengelola serta mengembangkan pangkalan pengawasan sumberdaya kelautan dan perikanan Jakarta menjadi lebih baik lagi.
