Soalan PTK (esei) 1. Sebagai seorang Ketua Jabatan, anda perlu memastikan perlindungan keselamatan sepenuhnya dilaksanakan di kawasan-kawasan terperingkat.Apakah langkah-langkah yang boleh diambil oleh anda bagi memastikan kawasan tersebut bebas dari dimasuki oleh orangorang yang tidak berkenaan? 2. Terangkan prosidur penghantaran dokumen terperingkat melibatkan kawasan-kawasan berikut: •
luar bangunan
•
dalam bangunan
3. Jabatan anda bercadang untuk menganjurkan tayangan filem yang melibatkan perkara-perkara terperingkat dan anda dipertanggungjawabkan membuat persediaan keselamatan yang perlu. Apakah tindakan anda? Skima Jawapan: Soalan 1 •
Mengistihar kawasan tersebut sebagai kawasan larangan/tempat larangan.
•
Mengadakan pagar dan lampu keselamatan serta menghadkan pintu keluar masuk.
•
Mengadakan pengawal keselamatan
•
Mengadakan papan kenyataan ditempat-tempat yang sesuai bagi menunjukkan kawasan itu kawasan larangan.
•
Mewujudkan system pas keselamatan atau kad pengenalan jabatan.
Soalan 2 Hantaran Dengan tangan: 1 | P a g e : h a j i m i n H M ‐ J P S M 2 0 0 9
•
Menyediakan satu resit akuan terima .
•
Dokumen terperingkat dihantar melalui peti atau beg berkunci dengan menggunakan satu sampul surat sahaja.
•
Sampul surat itu hendaklah ditandakan peringkat keselamatannya,nombor rujukan dokumen berkenaan serta nama dan alamat penerimanya.
•
Sampul surat dimeteri dengan meteri pejabat yang menghantar.
Dokumen yang tidak dihantar dengan tangan hendaklah: •
Menggunakan 2 lapis sampul surat.
•
Sampul surat sebelah dalam ditandakan dengan peringkat keselamatan dan nombor rujukan dokumen berkenaan serta nama dan alamat penerimanya.
•
Sampul dimeteri dan dimasukkan ke dalam sampul surat lain yang bertulis nama dan alamat penerimanya sahaja dan ditutup dengan gam.
Langkah-langkah keselamatan hendaklah berasaskan kepada peringkat keselamatan maklumat yang terlibat, taraf dan kewarganegaraan orang yang menghadiri dan tempat ianya diadakan. Langkah-langkah keselamatan berikut boleh diambil: •
tempat itu dikepung sengan secukupnya bagi memenuhi keperluan keselamatan.
•
Tempat itu setelah dikepung, diperiksa bagi menentukan supaya alat pendengaran dan fotograpi tidak digunakan oleh sesiapa yang tidak diberi kebenaran.
•
Kawalan keluar masuk dikuatkuasa dengan pengeluaran pas kepada mereka yang dibenarkan masuk.
•
Kawalan rapi dipintu masuk.
•
Langkah keselamatan seperti cc tv.
•
Satu pusat kawalan khas untuk pelawat dan wartawan hendaklah ditempatkan diluar kawasan yang dikepung.
2 | P a g e : h a j i m i n H M ‐ J P S M 2 0 0 9
Soalan Anda dikehendaki menyampaikan taklimat mengenai jenis-jenis cuti yang diberi kerana perkhidmatan yang melayakkan bagi seseorang kakitangan serta jenis-jenis cuti atas sebab perubatan. •
Jelaskan jenis-jenis cuti yang diberi kerana perkhidmatan yang melayakkan bagi seseorang kakitangan?
•
Nyatakan jenis-jenis cuti atas sebab perubatan?
•
Sekiranya seseorang staf telah berkhidmat selama 10 tahun, berapakah kelayakan beliau untuk memohon cuti tanpa gaji?
Skima Jawapan
Jenis-jenis cuti yang diberi kerana perkhidmatan yang melayakkan bagi seseorang kakitangan ialah: I
Cuti rehat: bermakna cuti bergaji penuh yang boleh diambil pada bila-bila oleh seseorang kakitangan bagi perkhidmatan yang melayakkan.
ii)
Cuti Separuh Gaji: bermakna cuti yang boleh diambil oleh kakitangan sebanyak 30 hari bagi tiap-tiap genap tahun perkhidmatan yang melayakkan tetapi tidak melebihi 180 hari. Cuti separuh gaji ini hanya boleh diluluskan atas sebab kesihatan sanak saudara rapat sahaja.
iii)
Cuti Tanpa Gaji : bermakna cuti yang boleh diambil atas sebab-sebab persendirian yang mustahak. Jumlah cuti yang boleh diluluskan ialah 30 hari bagi tiap-tiap genap tahun perkhidmatan tetapi tidak melebihi 360 hari.
b)
Jenis-jenis cuti atas sebab-sebab perubatan ialah: •
Cuti Sakit
•
Cuti Sakit Lanjutan
3 | P a g e : h a j i m i n H M ‐ J P S M 2 0 0 9
c)
•
Cuti Pemulihan & Cuti Kuarantin
•
Cuti Bersalin
•
Cuti Kecederaan
•
Cuti Tibi, Kusta dan Barah
Prinsipnya adalah 30 hari bagi tiap-tiap genap tahun perkhidmatan. Maka kelayakan cuti tanpa gaji bagi 10 tahun perkhidmatan adalah 30 X 10 = 300 hari.
CUBA ANDA JAWAB 1. Puan Munah seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) telah dilantik sejak tahun 2000. Beliau mendapat berita ibunya sakit dan beliau berhasrat untuk menjaga ibunya. Memandangkan beliau tidak mempunyai cuti rehat untuk tahun tersebut, beliau telah berjumpa anda untuk mendapatkan nasihat dari anda. •
Apakah jenis cuti yang layak untuk Puan Munah bagi menjaga ibunya? Jelaskan tempoh cuti yang boleh diambil oleh Puan Munah?
•
Terangkan prosedur yang perlu diikuti oleh Puan Munah bagi mendapatkan cuti separuh gaji di atas.
2. Cuti atas sebab Perubatan diberi oleh Ketua Jabatan atau Kuasa Tertentu mengikut budibicaranya bila seseorang pegawai itu disahkan oleh seseorang pegawai perubatan sebagai tidak sihat untuk menjalankan tugas-tugas jawatannya. •
Nyatakan jenis-jenis cuti atas sebab-sebab perubatan.
•
Terangkan apa yang dimaksudkan cuti Kuarantin.
3. Encik Samad dilantik sebagai Pembantu Tadbir di PKNS. Beliau diarahkan berkursus di Kelantan selama 7 hari. Beliau menaiki bas ekspress ke Kelantan. •
Apakah elaun yang layak dituntut oleh beliau sepanjang tempoh kursus berkenaan.
•
Bolehkah beliau meminta wang pendahuluan diri? Apakah kadarnya?
4 | P a g e : h a j i m i n H M ‐ J P S M 2 0 0 9
PEPERIKSAAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN (TK1) BAGI PEGAWAI TADBIR GRED N41 PENGURUSAN PERSONEL 1.
Pengambilan pegawai dan kakitangan yang baru dalam Perkhidmatan Awam bukanlah satu perkara yang mudah. Huraikan secara terperinci prosedur dan kriteria pengambilan pegawai serta kakitangan yang terbaik di dalam Perkhidmatan Awam.
2.
Encik Abraham Maslow adalah seorang Pegawai Tadbir N41 yang sentiasa menunjukkan kualiti kerja yang baik serta produktif. Walau bagaimanapun, beliau sering tidak hadir bertugas sehingga 4 jam dalam sehari di pejabatnya tanpa kebenaran. Sebagai pegawai yang produktif, bolehkah beliau dikenakan tindakan tatatertib dan apakah langkah-langkah yang perlu untuk mengatasi masalah tidak hadir bertugas itu.
3.
Encik A mempunyai 5 orang anak yang masih bersekolah dan isterinya tidak bekerja. Oleh kerana berbagai tawaran jualan istimewa maka dia telah memohon sebilangan pinjaman peribadi dan membayar baliknya melalui potongan gaji bulanan yang menyebabkan gaji bersihnya kurang dari 20% daripada jumlah pendapatan bulanannya. Dengan demikian, dia terpaksa mencari pendapatan lain yang membawa kesan dia tidak hadir bertugas pada waktu petang sekurang-kurangnya tiga kali seminggu dan kerjanya pun tidak dapat diselesaikan. Disamping itu, dia juga berkali-kali memohon cuti rehat pada atau selepas hari berkenaan untuk mengelakkan ‘along’ kerana hutangnya dengan pihak meminjam yang tidak berlesen.
4.
a)
Namakan peraturan-peraturan yang telah dilanggar oleh Encik A sebagai seorang anggota Perkhidmatan Awam Negeri Sabah.
b)
Penyelia Encik A bersimpati dengan kedudukan Encik A dan tidak melaporkannya. Dalam Laporan Penilaian Prestasi Tahunannya, Encik A telah diberi markah 83% oleh penyelianya sebagai Pegawai Penilai Pertama. Apakah peraturan-peraturan yang telah dilanggar oleh penyelia itu, jika ada.
Seorang anggota di bawah penyeliaan anda telah mengemukakan beberapa Surat Akuan Sakit dari sebilangan klinik swasta dan klinik/hospital Kerajaan pada tempoh 3 tahun seperti berikut:Tahun
Surat Akuan Sakit (Swasta)
Surat Akuan Sakit (Kerajaan)
2002
8
2
2003
23
18
2004
25
20
5 | P a g e : h a j i m i n H M ‐ J P S M 2 0 0 9
Kesemua permohonan cuti sakit tersebut telah diluluskan oleh pihak Ketua Jabatan. Anda ditukarkan sebagai penyelia anggota tersebut pada awal tahun 2005. a)
b) c)
Tentukan jumlah cuti sakit (bilangan hari) yang boleh diluluskan bagi tahun 2002, 2003 dan 2004. Kenalpasti kuasa kelulusan dan prinsip perkiraan dalam perenggan (a) di atas. Sekiranya terdapat tempoh cuti sakit yang tidak boleh diluluskan mengikut peraturan yang terwujud, apakan kesannya kepada anggota berkenaan?
2.
Huraikan dasar dan syarat-syarat kenaikan pangkat yang dilaksanakan dalam Perkhidmatan Awam Negeri Sabah. Apakah dasar dan syarat-syarat ini mencukupi bagi menyediakan anggota Perkhidmatan Awam yang mampu menjayakan program pembangunan Kerajaan?
3.
Nyatakan secara ringkas peraturan yang perlu dipatuhi apabila membuat pelantikan seseorang dalam Perkhidmatan Awam. Adakah peraturan yang sedia ada berkemampuan untuk mendapatkan calon yang benar-benar terbaik dalam menganggotai Perkhidmatan Awam Negeri Sabah?
PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ORGANISASI 1.
Kreativiti dan inovasi sangat dituntut dalam Perkhidmatan Awam Negeri Sabah supaya terus relevan dalam arus cabaran globalisasi, ICT dan liberalisasi perdagangan. Nyatakan dengan tepat pengertian inovasi serta kriteria-kriteria yang membolehkan sesebuah organisasi itu diikhtiraf telah memperkenalkan idea-idea baru dan inovasi.
2.
Kita semua maklum sesuatu organisasi hanya mampu menjadi sebaik mana yang diusahakan oleh tenaga kerjanya. Sumber manusia tonggak yang menentukan hala tuju organisasi sama ada akan berjaya atau sebaliknya.
3.
a)
Selain daripada sumber manusia, nyatakan tujuh faktor lagi yang mempengaruhi produktiviti organisasi.
b)
Senaraikan tindakan-tindakan yang boleh diambil oleh pihak pengurusan bagi memperkukuhkan faktor sumber manusia untuk mempertingkatkan produktiviti organisasi.
Jabatan/agensi Kerajaan yang telah melaksanakan pengurusan kualiti dan produktiviti mempunyai asas yang kukuh untuk menetapkan piagam pelanggan yang berkesan. a)
Berikan definisi Piagam Pelanggan
6 | P a g e : h a j i m i n H M ‐ J P S M 2 0 0 9
b)
Namakan Piagam Pelanggan Jabatan/Bahagian/Unit anda dan huraikan kebaikan Piagam Pelanggan tersebut dari segi fokus dan ciri cirinya.
4.
Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) merupakan salah satu pendekatan pengurusan untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja. Nyatakan secara ringkas konsep TQM dan pelaksanaannya dalam Perkhidmatan Awam.
5.
Nyatakan ciri-ciri dan kualiti kerja seseorang yang layak diberikan anugerah Perkhidmatan Cemerlang dan Anjakan Gaji.
PENGURUSAN KEWANGAN 1.
Nyatakan secara jelas sebagaimana yang termaktub dalam Arahan Perbendaharaan tatacara yang perlu dipatuhi untuk melupuskan harta dan barang-barang milik Kerajaan Negeri.
2.
Antara tanggungjawab seorang Ketua Jabatan adalah sebagai Pegawai Pengawal perbelanjaan bagi jabatannya yang mana telah ditetapkan dalam Anggaran Belanjawan Tahunan supaya peruntukan yang telah ditetapkan tidak terlebih dibelanjakan.
3.
a)
Bagaimanapun, sekiranya perbelanjaan bagi sesuatu program telah dilebihi, apakah tindakan yang boleh dilakukan oleh Ketua Jabatan untuk menyelesaikan bayaran berkenaan
b)
Dalam keadaan di mana sesuatu tuntutan bayaran perbelanjaan mengurus hanya dikemukakan pada lewat Disember, sila jelaskan syarat-syarat dan prosesnya untuk melakukan pembayaran dalam tahun kewangan berikutnya.
Satu sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan adalah perlu bagi menjamin penyenggaraan, penjagaan dan pengawalan barang-barang Kerajaan yang sempurna. Dengan demikian, Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor telah dikeluarkan pada tahun 1982. Antara perkara-perkara terpenting dalam Panduan tersebut termasuk “Verifikasi Stok”. Nyatakan dengan jelas tugas-tugas seseorang pegawai yang dilantik untuk membuat kerja verifikasi stok.
DASAR PEMBANGUNAN NEGARA DAN NEGERI 1.
Huraikan tujuan pengenalan Dasar Bersih, Cekap dan amanah di dalam Perkhidmatan Awam Negeri Sabah.
2.
Rangka Rancangan Jangka Panjang Sabah 1995-2010 disediakan untuk merangka strategi pembangunan Negeri Sabah. Huraikan fokus dan strategi pembangunan Negeri Sabah yang terkandung dalam Halatuju Pembangunan Kemajuan Negeri Sabah.
7 | P a g e : h a j i m i n H M ‐ J P S M 2 0 0 9
3.
Huraikan secara ringkas fokus pembangunan yang ditekankan dalam Halatuju Pembangunan dan Kemajuan Negeri Sabah.
4.
Nyatakan rasional pengenalan Dasar Pandang Ke Timur dalam Perkhidmatan Awam Negeri Sabah dan jelaskan program-program yang dilaksanakan untuk merealisasikan objektif pengenalan dasar itu.
KEUTUHAN PERIBADI 1.
Tonggak Dua Belas diperkenalkan untuk mewujudkan Perkhidmatan Awam yang berkualiti dan beretika mulia. Nyatakan secara terperinci amalan positif dan amalan negatif salah satu daripada duabelas tonggak itu.
2.
Pembenterasan Rasuah merupakan salah satu agenda penting membangunkan negara Malaysia. Huraikan secara terperinci langkah-langkah untuk membenteras rasuah dalam Perkhidmatan Awam Negeri Sabah.
3.
Ketepatan masa merupakan satu nilai yang ditekankan dalam Perkhidmatan Awam terutama sekali dalam usaha-usaha Kerajaan untuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan. Selain daripada waktu bekerja yang telah ditetapkan, arahan menggunakan Kad Perakam Waktu telah dilaksanakan untuk memastikan semua anggota Kerajaan tiba di pejabat pada masa yang telah ditetapkan dan melaksanakan tugas dengan dedikasi dan tekun semasa di pejabat. Terangkan amalan positif Tonggak Menghargai Masa dan Tonggak Ketekunan Membawa Kejayaan yang setiap anggota perlu menghayati sepenuhnya sesuai dengan peranan barunya di arena antarabangsa sekarang yang lebih mencabar.
4.
Huraikan secara ringkas dua dariapda lapan terma rujukan yang terkandung dalam Arahan Perdana Menteri No. 1/1998 mengenai Keutuhan Pengurusan dalam Pentadbiran.
PENYELIAAN DAN KAUNSELING 1.
Penyeliaan dan kaunseling di kalangan anggota Perkhidmatan Awam penting untuk membantu mereka yang berprestasi rendah memperbaiki prestasi mereka supaya dapat menyumbangkan tenaga ke arah kecekapan Pentadbiran Awam. Nyatakan secara ringkas langkah-langkah dan pendekatan penyeliaan dan kaunseling yang terbaik untuk mempertingkatkan prestasi anggota yang bermasalah dan berprestasi rendah.
2.
Pekeliling Perkhidmatan Negeri Sabah Bil. 2/1999 memberikan garis panduan menguruskan anggota yang berprestasi rendah dan anggota yang bermasalah. Tindakan pembetulan dan pembaikan yang dicadangkan termasuk perbincangan dengan anggota berkenaan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapinya. Kadangkala permasalahan yang dihadapi anggota itu memerlukan perkhidmatan kaunseling. Nyatakan lima kriteria yang anda boleh gunakan untuk menentukan sama ada seseorang itu perlu diberikan kaunseling.
3.
(a) Sebutkan tujuan Dasar Persyarikatan Malaysia
8 | P a g e : h a j i m i n H M ‐ J P S M 2 0 0 9
4.
(b)
Nyatakan kecekapan yang pihak swasta harapkan daripada pihak petugas-petugas perkhidmatan awam dan apakah peranan sektor swasta untuk menjadikan Malaysia sebuah negara yang maju.
(c)
Tunjukkan bagaimana kejayaan sesuatu syarikat perniagaan adalah juga merupakan kejayaan kerajaan Malaysia.
Sesebuah organisasi dikehendaki untuk menubuhkan unit kaunseling masing-masing untuk memberikan khidmat kaunseling kepada pegawai dan kakitangan yang bermasalah. Nyatakan pendekatan yang berkesan untuk menangani anggota yang bermasalah dan berprestasi rendah di sesebuah organisasi kerajaan.
HUBUNGAN ANTARABANGSA DAN DIPLOMASI 1.
Nyatakan pendirian Kerajaan Malaysia mengenai usaha masyarakat antarabangsa yang diketuai oleh Amerika Syarikat untuk menangani masalah keganasan antarabangsa (terrorism).
9 | P a g e : h a j i m i n H M ‐ J P S M 2 0 0 9
