Z/16/024809/47775
M
22 JAN2015
1
Gemeente Leiderdorp
-~M^"“"““““ „_«-ve
we
_
Control (071) 545s513 |wn@lelderdorj:› nl
Mfff
wat /mw
„„„_„„„.,„„„„„«„„w
-››--›~f
„„....„..„»„««›-›«
2 lllllllllllllllllllll
betreft
Managementletter 2015 van EY
ze
20 januari 2016 Z/16l024172/47548
e
datum kenmerk
~>
2016
en
januan
\ee-«›
22
äf
Gemeente Lelderdorp Aan de Raad
t
ø
É
Geachte leden van de raad
Bijgaand ontvangt u de rnanagementletter van de accountant over de tussentljdee controle 2015 De managementletter is elnd december rn concept besproken met de portefeuitlehouder flnancien, de gemeentesecretans, afdelingshoofd concernzaken en de concerncontroller. De deflmtleve managementletter xs begin januarl ontvangen en op 19 januari jl in het college aan de orde geweest
Conform het normenkader voor de accountantscontrole van de jaarrekenxng van Leiderdorp, wordt de managementletter na de besprekjng ln het college ook ter lnformatle aan de raad verstrekt Tijdens de bespreking van de managernentletter rs met de accountant afgesproken dat hij deze aan de raad mondeling zal toellchten Hlervoor is door de gnffle een afspraak gemaakt met de accountant voor 18 februan a s De belangnjkste opmerkingen van de accountant over 2015 betreffen de nslco e en onzekerheden met betrekking tot de verantwoordlng en controle van de decentralisaties. Pagina 6 van de managementletter
De knelpunten hebben vooral betrekking op het risico dat voor 2015 niet of niet tijdlg voldoende zekerheid kan worden verkregen over de getrouwheid en rechtmatigheid van met name de middelen in het kader van de Jeugdwet zoals die zijn besteed door de Jeugdzorginstellingen Dit leidt tot het risico dat als gevolg van deze externe omstandígheden mogelijk niet kan worden gekomen tot een goedkeurende verklaring blj de jaarrekening. Deze problematlek heeft ook landelijk aandacht onder andere door samenwerking tussen VNG en de beroepsgroep van accountants (NBA) Voor uw gemeente zien wij dlt risico ook voor de WMO De risico s zijn voornamelijk het gevolg van het late moment waarop de zorgverleners zich verantwoorden en de onzekerheid of de zorgaanbleders de prestatielevering wel kunnen aantonen over 2015 ltomekatllljiieß
Wlllolnltlekalntderlaalt t Leldelidolrjia ltmtbue % 2350 nlt l„oldel"dorj:› telefoon ttlltï t>/líš tllt Zßfšl
C 3
-_-mum-
e
G O 7
unpuunuiunuß
\ 11$ kkR ge
r.===%
_
Wm
4 9
3 9
*
ll^llo›@leldel”dol'jo.nl
wvvvv.le%dordorjfl„nl
Z/16/024809/47775
-2-
Zoais de accountant in de managementietter aangeeft, is de organisatie zich bewust van de risicde en zijn we voor de activiteiten in het kader van de Jeugdwet in nauw contact getreden met de Tijdelijke Werkorganisatie Updrachtgeverschap Jeugdhuip van Hellend Rijnland. In het kader van de WMO zijn en worden in Leidse regioverband en zetf extra (controle) werkzaamheden uitgevoerd. Wij hopen u met bevenstaande voidoende te hebben geïnformeerd.
Høogaêemen g J„,„izt
fr
7/'/›
/_;
z/
K/„./'
U
,1
Ã/
,X4 /
/1 r
M
„„„„„.„~~*
retaris
burgemeester
.„„/W
W
ir
MW,/')
Gamsanta Laiderdarp
Mañagemeñtleiter
<'~
~
f <
'13
ë”fW~w›*&~,›«
f°"«°\'â«*š«“°»f"
\§
Z/16/024809/47775
e
-í§š`>É'"r`ï§r=
`
\
?“t\
›
M
.< i
K
r
<
í"
<
„ *
U
eycom
Â
ee
šoorš
ln deze rapportage beperken wgons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de beclriifsvoeršngen processen die wij hebben onderzocht in het kader van cie controie ven dejearrekening en die naar onze mening van beiang zi_invoor het management en het college Dit heeft tot doei vanuit onze natuurliike aciviesfunctie een biidrage te ieveren een het zelf eontroierenoe vermogen van uw organisatie.
STEO-ASAJNL/mvo!
i
r
bereid.
Aceountents
wggaarne
Ernst & Young Açcountants LL? is een limitediiability partnership opgericht naar nel recht van Engelano en Wašesen geregistreerd bg Companies House onder registratienummer OiZ33S594.In relatie tot krnst & Young Accountants LLP wormde term partner gebruik! voor een íveftegenwoomigereen een;vennoot van Ernst si Young Accouritants LLP. Ernst 8-Young is statutair gevestigd te 5 More Londen Pl ace Lond en , S51 BBA. \ierenigo Koninkrïåit, heeft naar noofdvestigang een Seompjes 258i 3311 XZ Rottefeam ßiotšerlanct en is geregistroerri tai;de Kerner van KooehendeiRotterdam onder nummer 2% 329%, Gp onze werkzaamheden zijn aigemene voorwaarden een toepassing, weerm een oeperiong; van cie eansprakeiigxheio zeopgenomen,
wg SB. Spiessens RA
Hoogechtend. Ernst & Young Accountants LLP
Tot het geven van een nadere toelichting zijn
en besproken met de portefeuillehouder financien, de gemeentesecretaris, afdelingshoofd concernzeken en de coneerneontrolier.
Wiihebben onze conceptbevindingen toegelicht
\foor de belangriikste actuele ontwikkelingen wiišen wij u verwijzen near onze separate brochure cšieonlangs aan u is verstuurd.
40? 'EO013 Fâx: +3? 88 40? 131 8?
Teš;+3188
Met genoegen presenteren wii u hierbüonze managementletter Z01 5. Zoete u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in 2015, ln ons clienstverleningspianheeft uw raad ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 201 5 van uw gemeente te controšeren. Onze tussentiiclse bevindingen rapporteren wij door mioclei van deze rnanagementletter.
Geacht cotlege,
*
Den Haag?21 december 2015
gemeente
Leiderdorp Postbus 35 2350 AA LEEDERDORP
VERTRQUWELUK Het college van burge meester en wethouders van
Postbus 90636 2569 LP Den Haag, Netherlands
Ernst & Young Aceountants LLP Wassenearseweg 89 2586 CZ Den Haag, Netherlands
Z/16/024809/47775
Z/16/024809/47775
F
W K
A A'
M,
M:
Z/16/024809/47775
M
J I
íš \
šelangriikste
erop dat een rnanagementietter van nature kritisch omdat deze zich richt op te verbeteren aspecten \fan
aard is,
Wij volgen de wijze waarop binnen uw organisatie wordt omgegaan met punten uit eerdere rnanagementietters. Wij steiien dergelijke punten opnieuw aan de orde indien wij van mening zgndat nadere aandacht van het management nog steeds op zijn plaats is. Deze managernentletter bevat de bevindingen zoals tot dusverre opgedaan. Na afloop van de jaarrekeningeontroienemen wii in ons accountantsverslag een samenvatting op van de belangriikste bevindingen. Wiiverrichten de controie van dejaarrekening door middel van een combinatie van procesgerichte en gegevensgerichte controieinaatregelen,
indien onze Werkzaamheden aanwüzingen opieveren voor opgetreden fraudes of onregeinriatighedeni dan rapporteren wg u daar direct over. Dit is tot heden niet aan de orde geweest.
uw organisatie.
Onze bevindingen vloeien voort uit onze gebroikel¿ke werkzaamheden voor dejaarrekeningcontroie. Deze werkzaamheden zijn gericht op net afgeven van een controieveridaring bij dejaarrekening van de gemeente en omvatten daarom niet alle zaken die bij een specifiek op de organisatie gericht onderzoek naar voren zouden kernen. Qnze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraodes of onregeimatigneden in
WiiWijzen ti rjšis
iiiieet
Grondexploitaties
Hierna gaan wij nader in op de hiervoor genoemde punten.
3. Beheersing verbonden partüen 4. \HC functie en opvolgen bevindingen 5. Vennootschapsbelasting
2,
aandachtspunten: Wij onderkennen met u de volgende bestuurlüke decentralisaties effecten T . integratie
in štoäitiai;;i`ëirsgïieëišen
Pagina 5
gebaseerd op een risicoanalyse. De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van dejaarrekening. Dit betekent dat wii niet alle risii:o's die voor u als onderneming relevant zijn adresseren. De risicoanalyse is een iteratief proces en stellen wij gaandeweg bij indien nodig. Ditzelfde geldt voor onze aandachtspunten in de controle.
bevindingen en aanbevelingen
ln onze managementietter informeren wij U over onze bevindingen op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing. Bij deze bevindingen geven wii de risi<;o's weer en doen wij aanbevelingen ter daarvoor mogelgltbeden zien. verbetering indien WU
ioieiding
'i
Z/16/024809/47775
_
>
worden door de gemeente uitgevoerd.
in het kader van de WMO zeif extra (eontroleivverkzaamheden gepland en
Voor uw gemeente zien wij dit risico ook voor de WMO. De risicos zgn het gevolg van het kate moment waarop de zorgaanbieders voornameiiik zich verantwoorden en de onzekerheid of de zorgaanbieders de prestatielevering wei kunnen aantonen over 2015.
Sinds. i januari 2915 zijn de deoentraiisatiesvan .ieugdvvetf WMO 2015 en Participatievvet naar de gemeenten een teit. De implementatie is voorbij en de uitvoering is in uw gemeente in voile gang. De deoentralisaties confronteren ovv gemeente, de Tiidelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhuip l-ioiland Rgnland en zorgaanbieders met grote wijzigingen op het terrein vanjeugd, zorg en werk. ln het kader van de controle van dejaarrekening constateren vrij enkeie helangrßke kneipunten. die vviilandeiiik signaleren en dus niet aiieen voor uvvgemeente van toepassing zijn. De kneipunten hebben vooral betrekking op het risico dat voor 2015 niet of niet tgdig voldoende zekerheid kan worden verkregen over de getrouwheid en rechtmatigheid van met name de mlddeien in het kader van de Jeugdwet zoals die zgnbesteed door de Jeugdzorginstellingen,Dit leidt tot het risico dat als gevolg van deze externe omstandigheden mogelijk niet kan worden gekomen tot een goedkeurende verklaring hij de jaarrekening. Deze problematiek heeft ook aandacht, onder andere door samenwerking tussen VNG en de landeliik beroepsgroepvan accountants (NBA).
<
3 zo >± š,_,v=\„„:,z,§ e,=r;_\
r` r
`
°
Pagina 6
Wij heboen op dit moment geen onderzoek gedaan naar de berekening van de gronclexploitaties, dat doen vviials onderdeel van de jaarrekeningcontroie in het voorjaar 2016. voorde controie van de jaarrekening 2Ot 5 is het van belang dat een adequate onderoouvving aanwezig is van de gekozen uitgangspunten, waaronder de gehanteerde indexen en de grondslagen voor de verwachte kosten en opbrengsten.
vanuit de voortgangsrapportage GIG zijn een aantal positieve ontvvikkeiingente signaleren, die zorgen voor een betere dan verwachte uitkomst op een aantal gronclexploitaties. De gemeente hanteert hierin het voorzicntigheidsprincipe en vervverkt de vvijziging pas op het moment dat voldoende zekerheid bestaat over de reaiisatie.
en ook over de kansen. Gp basis van onze bevindingen uit voorgaandejaren zgnwiivan rnening dat de beheersing van de gronoexpioitatie op orde is. De gemeente Leiderdorp hanteert een behouden beieid omtrent de grondexpioitaties.
marktontwikkelingenen de verwachtingen voor de komendejaren wordt de gemeente geconfronteerd met financieie risšoo's. Goed en tijdig inzicht in de verwachte uitkomsten is daarom van beiang. Op die rnanier kan tiidšg worden bggestoord of kunnen negatieve gevolgen worden vertaašd naar het vorrnen van een voorziening in de jaarrekening. Ciegemeente actualiseert de grondexploitatlesjaarigks en rapporteert tussentijds over de voortgang van de eompiexen. De gemeente rapporteert actief over (financiele) risico's
De gemeente heeft een aantal actieve grondexpioitaties. Door
“<›«.«~,^~«
ëešangrghete hevindingen en aaneeveiingen
šeetrioriijiae aereïtaehteeršiiterrt
3
Z/16/024809/47775
šeiangriikste
vr;,;fïš.ši„,š§
ïigrciš
hiervan.
aanbevelingen monitort en hierover gedurende hetjaar regelmatig rapporteert, bij de halfiaarsrapportage. aan de gemeentesecretaris en het MT en ter kennisname aan het college. Wiionderschrijven het beiang
De gemeente voert werkzaamheden uit in het kader van de verbijzonderde interne controie (\flC functie). ln het kader van onze controle maken wij gebruik van die Werkzaamheden. De \HC voert onder andere werkzaamhedenuit voor de processen Wabe, WMO, belastingen en heffingen, aanbestedingen. subsidies en grondexpioitaties. Een belangrgk aspect waaraan wij aandacht besteden in het kader van de beoordeling van in dat de \fitl functie is de toepassing van de regeikring plan~do-<:heck~act. en bevindingen de actief concerncontroler kader constateren vvgdat de
afleggen van verantwoording en de zekerheid die daarbg wordt verstrekt. iviet name ten aanzien van de verantwoording in het kader van de Jeugdwet vanuit het Sameniiverkingsverband Hoiland~Ri_iniandzien wij risi<;o*s voor 2015. Voor de andere partijen zoals Servii:eptint71 zien Wij minder aandachtspunten, de beheersing op de uitvoering van de door hen uitgevoerde taken is in de basis op orde.
De gemeente is voor een deel van de bedriifsvoeringsprocessen afhankelgk van verbonden partijen. Van beiang is dat deze partijen tijdig informatie opleveren die de gemeente nodig heeft voor het afleggen van verantwoording door middel van dejaarrekening. Dit betekent dat vooraf adequate afspraken moeten zijn gemaakt met verbonden partgen over het
iaati širrïtïšÉrišš
van
van een proces voor het doen van de aangifte.
Pagina 3'
2016 onderhevig aan de Gemeenten worden met ingang veei van onze gemeenteiiike clienten zien bij \Ng vennootschapsbelasting. in de financiële consequenties inzicht te krijgen uitdagingen om tgdig administratie. Ook binnen uw fiscale van een hiervan en de invoering aan de orde. De organisatie is zich hiervan gemeenten zgndeze uitdagingen bewust en is bezig met het bepalen van de impact voor de gemeente. Belangrijke aandachtspunten ziindaarbg het bepalen van de fiscale grondslagen, het opstellen van de fiscale openingsbalans en het inrichten
ë§erriir'iei;'rt.srtanne
bevindingen en aanbevelingen
aandaontseonten Bestneräiike
i
Z/16/024809/47775
“ws
Z/16/024809/47775
«
M:
-šíšv*
4„
%
,M
åíw
„§„„M IM/Hi
šÉ'L;„„ k,
šïiw ëw I?
%
Wm
åøaww
›fšzw|w«ø4
W
,
M2 @„,„š vy¿maf
äïšš
,
W
ßïïß M/w„››1,„%? Z
fmrâfïf www
~
2.
*
›
-
è
3
Q
weer eâeeï
rie
er
A
_;
~
~
ff: :““`Z`*"“?ïf“°
wma
,
,
*
44
_
,
_
I-
1
I
i`e"-"J É-
*
-f
r
Bij het proces inzake de PGB's is sprake van een
Rood: het proces \foldeet Oranje: het proces voidoet Geel: het proces voldeet Green: het proces voidoet
,
'
'_
1.
'~
_.
I
É
e
A
`=-›:~<e`-,5-›;'
'
e
A
1
-
›~
_
M.
_ '
___
_
_
er
ïfïffï-
*fr-~» ~
"
tr ,1
e
fe
4
r
_
„„„„„
V
N
""""
r
M er
r
„.±›,
e
_:
er
““¿r~"eeeeeeeeeeee<eeeeeeeeeï§@\`ëeeeeseee
Mee
Q
r
van afhanketëkheid
à
ee
de SVB veer de beoordeiing van de recntmatighešd van de bestedingen,
niet aan de te stellen eisen. \feel aandachtspunten voer verbetering. voor een belangrük deel niet aan te stešlen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering. nageneeg geheel aan de te stellen ešsen. Enkele aandachtspunten ter verbetering. geheel aan de te stelíen eisen, Beperkte ruimte tut verbetering.
ümgevšngseergueniegen
eâetemeïšsering
8,
?. Beiestangenen heffmgen
5.Je-ugd
4'
3. Gmndexpioitatie
2. seesrerevefsrfeexingee
irzsiuešef 1. rBedf;;fsveer%n§, uitbesteding SF*?“i
°^”
,
åerrreeeäe?
âeášrššševeeršrrggereenštåzr
2
Pagina 9
Huidigjaer
Veorgaand jaar
Z/16/024809/47775
ci
ln dit stadium van de controle nebben iniioe opzet en net bestaan beoordeeld van de administratieve organisatie voor een deel van de processen. ln de bedriifsvoeringsmonitor geven wij een samenvatting van onze bevindingen. ln de bedrijfsvoeringsmonitor hebben wij onze
Bij onze controle ligt de focus voornarnelgk op betrouwbare (financiele) verslaggeving en bet financieel beheer (naleving van wet- en regelgeving). Qm te komen tot een afgewogen oordeel beoordelen wgcie interne beheersing van de voor onze controle belangrgltste processen van de gemeente Leiderdorp die ieiden tot geldstromen en die hun weerslag vinden op de balans en de programmarekenirig.
Big'onze controle ligt de focus voornameliik op de betrouwbare financiele verslaggeving en net financieel beheer lnaleving van web en regelgeving). Om hierover een uitspraak te doen vormen wii ons een oordeel over de interne beheersing van de beiangriikste processen van de gemeente Leiderdorp. in de hiervoor opgenomen bedrgfsvoeringsmonitor ziet ci de door ons geioentificeerde processen en ons oordeel daarbg op basis \fan de door ons tot november verrichte werkzaamheden. Het proces WWB en overige sociale diensten is niet in de bedrgfsvoeringsmonitor opgenomen, omdat deze diensten zijn uitbesteed aan de gemeente Leiden Ook personeel, financiele administratie en dergeliike zijn niet opgenomen, ornoat deze diensten zijn uitbesteed aan SP77. Be aansturing van cie gemeente Leiden en SP?? valt onder het proces bedrijfsvoering. ln deze rapportage gaan wii nacier in op onze bevindingen. ln de bijlage zgnonze oetailbevindingen opgenomen.
„
Qnse eanpaifi; en sanëentnereing met
2 iftšaar staat de gemeente?
ig i r ic; i ii
i
i artiest
Pagina 1 O
De gemeente is zelfverantwooroeiiik voor het opvolgen \fan bevindingen van de interne Vitï functie en de externe accountant. De concerncontroiler rnonitored de opvolging en beheert de followup overzichten. De bevindingen worden perjaar bijgehouden en actief gemonitord en periodiek besproken met de gemeentesecretaris en het ii/li en ter kennisname gebracht aan het college.
ici
per proces opgenomen.
ln net vervolg van deze rapportage gaan wii nader in op een aantal specifieke onderwerpen die van meer belang zijn in het kader van oe (financielel interne beheersing. in de bijlage zijn onze detailopmerkingen
vorigjaar.
inschatting zichtbaar gemaakt van de kwaliteit van de voor onze controle belangrijkste beheersproeessen. Wg hebben onze inschatting gebaseerd op onze waarneming voor 2015 en deze afgezet tegen onze inschatting van
Z/16/024809/47775
«
verlengde bedrijfsvoering
f\
Jaarlijks wordt door middel van een assurancerapport zekerheid verschaft bij de bedrijfsvoeringsprocessen die zijn ondergebracht bg Servicepuntïl . vooruitlopend hierop heeft de accountant van Servicepuntïi gerapporteerd door middel van een managementletter. Hieruit valt op te maken dat in 20i 5 verbeteringen zgngerealiseerd die een positief effect hebben op de effectiviteit van de beheersmaatregelen in de bedrijfsvoeringsprocessen. Toch zijn er aandachtspunten waar de gemeente is een dienstverlener en in die rekening mee moet houden. Servicepuntïi door de klantorganisatie van hetgeen mate afhankelgk rol in belangrijke mutaties overeenkomstig de of achteraf de toets en ook wordt aangeleverd van de de verantwoordelijkheid deel voor een afspraak zijn verwerkt blijft zgn De verbeteringen gemeente, zoals het goedkeuren van inkoopfacturen. en van begrotings vooral te zien in de beheersing rondom mutaties kredietwijzigingen, rnemoriaalboekingen en met betrekking tot het personele proces. Aandachtspunten zgner ten aanzien van de volledige naleving van de aanbestedingsregels en contraotbeheer. De gemeente Leiderdorp voert hiervoor zelf aanvullende werkzaamheden uit.
verantwoordelgkheden en bevoegdheden en het afleggen van verantwoording door de uitvoerende organisaties alsmede de (externe) controle daarop. Naast de uitbestede taken voor de financien. personeel en li aan Servicepunt7l en Werk en inkomen aan de gemeente Leiden zijn in 2015 ook de nieuwe taken in het kader van de decentralisatietaken grotendeels uitbesteed aan het Tgdeiiike werkorganisatie Opdrachtgeverschap .ieugdhulp Holland Rijnland.
De gemeente is voor een deel van de processen afhankelgk van derden. Dat wil zeggen dat de uitvoering van deze processen is belegd bg een andere organisatie, tervviji de gemeente verantwoordelijk blijft voor de getrouwe en rechtmatige verantwoording van de onderliggende financiele stromen. Om dit mogelijk te maken is het van belang dat er goede afspraken zijn over de reikwgclte van de dienstverlening, de verdeling van taken,
tiitoesteoe proeessen
Z Waar staat de gerneenter
k i ig ig is š is i ia ri ti
ti n i ti ri
ti
iïšri
tt itt
g t1aa;.ï:if
ti
ho
gemeente Leiderdorp.
Pagina 1 1
De gemeente maakt voor de uitvoering van vverk~ en inkomenstaken gebruik van diensten van de gemeente Leiden. De gemeente ontvangt maandelgks diverse rapportages vanuit de gemeente Leiden. De gemeente Leiden geeft haar accountant de opdracht om eenjaariijkse controle te verrichten op de financiele stromen van werk- en inkomenstaken. Het betreft de wetten/regelingen die de gemeente Leiden uitvoert voor de
de ontwikkelingen.
door de Tijdelijke Werkorganisatie Gpdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland en de zekerheid die daarbij' vvordt verkregen van de externe accountant van Holland-Rijnland. Begin oktober is hiervoor een eerste overleg georganiseerd waar vvij samen met medevverkers van de gemeente bij aanwezig zgngeweest. Samen met uw organisatie volgen vvg
De nieuwe taken op het gebied van de Jeugdvvet worden uitgevoerd in Holland-Rijnland verband. Dit betekent dat vanaf 201 5 sprake is van een nieuwe samenwerking die impact heeft op de controle van dejaarrekening, immers de taken op het gebied van de Jeudgvvet ziinvan materiele omvang in relatie tot de gemeentelgke begroting. Later in deze rapportage gaan wg meer in detail in op onze bevindingen met betrekking tot de Jeudgvvet en de andere nieuwe taken als gevolg van de decentralisatie van rijksoverheid taken. Wel merken Wiiin het kader van het beheersproces uitbestede processen nog de nodige aandachtspunten aan de orde zijn als het gaat om het maken van duidelijke afspraken over het afleggen van verantwoording
.E
É
Z/16/024809/47775
heeft een aantal actieve grondexploitaties. Boor
Vanuit de voortgangsrapportage Gllfšzijn een aantai positieve ontwikkelingen te signaleren zoals mogelijke verkooptransacties van restgrondeni die zorgen voor een betere dan verwachte uitkomst op een aantal grondexpioitaties. De gemeente hanteert hierin het voorziohtigheidsprincipeen verwerkt de vviiziging pas op het moment dat voldoende zekerheid bestaat over de realisatie. Wiionderschrijven het belang van een dergelijke voorzichtige benadering.
De gemeente rapporteert actief over (financiele) risico's en ook over de kansen. Op oasis van onze bevindingen uit voorgaandejaren zijn wij van mening datde beheersing van de grondexploitatie op orde is. De gemeente Leiderdorp hanteert een behouden beleid omtrent de grondexploitatie
De gemeente actualiseert de gronclexploitatiesjaarlüks en rapporteert tussentgds over de voortgang van de complexen. Wij rnerken op dat vanuit de interne controle is geconstateerd dat ten tijde van de interirmcontrole nog geen boekingen zijn gedaan in de boekvraarde van de grondexploitaties. Vanuit tussent¿ds inzicht adviseren WU dit minimaal op het rnornent van de hestuorsrapportageswel te doen. De actualisatie voor 2015 zal naar verwachting eerder plaatsvinden zodat tijdig inzicht bestaat in de financiele gevolgen van de actualisatie. Wiihebben met ovv organisatie afgesproken dat wij hierin vroegtijdig rneekiiken.
inarktontvvikkelingenen de verwachtingen voor de komendejaren wordt de gemeente geconfronteerd met financiele risicofs. Goed en tiidig inzicht in de verwachte uitkomsten is daarom van belang. Op die rnanier kan tijdig worden oggestuord of kunnen negatieve gevolgen worden vertaald naar het vorrnen van een voorziening in dejaarrekenšng.
De gemeente
Groeoerripioitaties
2 ifliaar staat de gerneente?
Pagina 1 2
\nig hebben op dit rnornent geen onderzoek gedaan naar de berekening van de grondexploitaties, dat doen wij als onderdeel van de jaarrekeningcontrole in het voorjaar 207 5. Wiikiezen derhalve voor een gegevensgerichte controleaanpak, dat is ook de conclusie van de uitgevoerde interne controles. Voor de controle van dejaarrekening 2915 is het van belang dat een adequate onderbouwing aanwezig is van de gekozen uitgangspunten, waaronder de gehanteerde indexen en de grondslagen voor de verwachte kosten en opbrengsten.
De levering van de grond aan ll<EA zal naar verwachting plaatsvinden medio december 2015, terwijl deze levering eerder was voorzien Het financiele risico voor de gemeente is beperkt, aangezien de levering al is betaald.
Z/16/024809/47775
ä„
„
~„
_,-E
«
A
ššašefšš
`
ee gemeenïe?
Her proces \fan ènkepen en factuurverwerking is belegd bij Servicepunt¿i Hierever werdt daer de accountant van Servicepunt?? gerapperteerd. Een bevinding die daaruit naar veren Remi en niet nieuw is voor 20? 5, is dat de \foiiecíigheid \fan cie naieving van de aanšuestedingsregelsniet in veldeende mate is geborgd. Hšertoe voert uw organisatie cierhaive zelf \/EC werkzaamheden uit. Uit deze werkzaamheden voigen enkeie bevindingen die megeè¿kgevešgen hebben \foor ons eordeeí in het kader van de ¿narzcšeíe rechtmatigheid. Hierever everïeggen wij neg met uw organisatie. Daarnaast wijzen wij cie gemeente op wijzigingen in de aanbestedingswetgevšng waardeer het onfierscheid tussen ZA en ZB dienstverlening komt te vervašierw.De kans op finaneèeíe rechtmatigheiüafoeten neemt hierdoor mogekijk tee.
E
W
Waar ataaï
Âaneeaïeašegea
2
Pagina 13
Z/16/024809/47775
1
i l
i
l
›
fl
l
»
i
a
3
\.v.„\t„t,:««. 5% *iE~f'*$š?š
wèl'
š»_,:
,Vb
»
$>~>f`â
f„
šš
mtr. :É
3?
š›«§
,~.
5
\li
„„
É
Q
Vl?
le >2
r
t
M. gylš
E;
2?
_„.v›› ~5,l2r>„_›g
„.we
5„__,š:'
4
E7;_Öí
š.~>,
,få
3
Als beiangriikste knelpunten voor deiaaratsluiting 2015 onderkennen wg: Het aantonen van de daadwerkeliike levering van zorg door zorgaanbieders daar waar de gemeenten hiervoor in het l-:adervan de privacy onvoldoende informatie ontvangen.
ë
t
in de afgelopen periode heeft ow raad aan ons als accountant de opdracht verstrekt om dejaarrekening 2615 te controleren. Diejaarrekening bevat vanwege de clecentralisaties in het sociale domein grote, nieuwe bedragen waarvan de getrouvvheid en rechtmatigheid moeten worden vastgesteld, voor ovvgemeente hebben vie het over een begroot bedrag van circa E 8 miljoen (bron: begroting 2015). Gezien de niertig gesignaleerde knelpunten is het zeker geen vanzelfsprekendheid dat dejaarrekening 2015 kan worden voorzien van een goeclkeorend accountantsoordeel met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid.
lokale kaderstelling die in regionaal verband is opgesteld (spelregels) door uw raad met daarbij nieuwe vormen van verantwoording en controle op getrouvvheid en rechtmatigheid.
bezuinigingsdoeistelling;
Sinds 1 januari 2815 zijn de decentralisaties van Jeugdwet, WMO 2815 en Participatiewet naar de gemeenten een feit. De implementatie is voorbij en de uitvoering is in uw gemeente in volle gang. Be decentralisaties confronteren uw gemeente, de Tiideliike werkorganisatie GpdraohtgeverschapJeugdhulp Holland Rijnland en zorgaanbieders met grote vriizigingen op het terrein vanjeugd, zorg en werk. Het is derhalve een complexe stelaelvvgzigingmet: overdracht van verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden; nieuw lokaal beleid met een andere manier van werken (integrale aanpak en iboven) regionale aamenwerkinglg overdracht van budgetten vanuit rijk en provincie met een forse
§šecenti'aišeatiee
2 Waar staat de gemeente?
Pagina 1 4
De gemeente werkt voor de verantwoording van de Jeugdwet samen in verband, in het kader van de WMO werkt de gemeente Hollandiëšnland samen met de gemeente Leidenf Oegstgeest en Zoeterwoude. Als gevolg van deze uitbesteding vindt een deel van de processen buiten de gemeente plaats en is de gemeente afhankelgk van verantwoordingsinformatie van de uitvoeringsorganisatie. ln geval van uitbesteding bigft de gemeente voor de getrouwheici en rechtmatigheid van de verantwoordeliik gerelateerde lasten en baten. ln dit kader is het noodzakelijk dat wii de interne beheersing bil de gemeente met betrekking tot de uitbestede processenfactiviteiten beoordelen en vaststellen in hoeverre de gemeente beschikt! zal beschikken over een controleerbare uiteindeliik totaaiverantvvoording inclusief de wijze waarop de gemeente invulling geeft aan haar verantwoordeliiltheld om toezicht te houden op de naleving door de zorgaanbieders en de uitvoeringsorganisatie van de met hen gemaakte contractafspraken.
controleverklaring) van zorgaanbieders. Een groot deel van cie zorgaanbieders is momenteel nog niet in staat aan deze contractuele verplichtingen te voldoen. ile rechtmatige betaling van P853 (PersoonsgebondenBudget) door de Sociale Verzekeringsbank en het tijdig aanleveren van de jaarverantwoording aan de gemeenten. De volledige informatieverstrekking aan het CAK ten behoeve van een volledige incasso van eigen biidragen (WMO). Duidelijkheid over de (boven) regionale verrekeningen als gevolg van eolidariteitsafspraken.
Het inschatten van de niet gefactureerde zorg en het onderhanden werk bil de zorgaanbieders perjaareinde. De gemeente client voor deze zorg een verplichting in haarjaarrekening op te nemen. De tijdige facturatie en aanlevering van dejaarverantwooroing (inclusief
Z/16/024809/47775
alle eontractvoorvvaarden,
Wij adviseren uw gemeente samen met de regio actief te vverken aan het verder inzichtelgk maken van de knelpunten en in overleg met de Tijdelijke Werkorganisatie Opclrachtgeverschap.leugdhulp Holland Rijnland en met de zorgaanbiederste bespreken vvelke knelpunten aanwezig ziinvoor een en tijdige aanlevering van facturen, informatie over het onderhanden werk aan voldoet die controleverklaring) deiaarverantvvoording(ai dan niet met
Wij zijn tijdens onze interim-controle nagegaan in hoeverre elementen uit de verantwoording- en controlescan de aandacht hebben van uw organisatie en knelpunten inzichtelijk zgn.Door de nauwe samenwerking in de regio is de gemeente in belangrgke mate afhankelgk van informatie van derden. Wg constateren verder dat de gemeente in regioveroand op dit moment nog onvoldoende inzicht heeft in de (tijdige) realisatie van de contractueel overeengekomen verantvvoordings- en controle eisen die de basis vormen voor de getrouvvheids- en rechtmatigheidscontrole die de gemeenten voor dejaarafsluiting dient uit te voeren. Het tgdig verkrijgen van dit inzicht draagt bil aan het beeld welke beheersmaatregelen nog geeftectueerd moeten worden maar ook wat nog de specifieke knelpunten zijn voor uw gemeente voor boekjaar 2015. Het biedt een basis om aanvullende maatregelen en werkzaamheden te treffen en uit te voeren.
gemeente gelden heeft de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants {i\lBA) gemeenten geadviseerd een verantwoording- en controiescan uit te voeren. Die scan gaat onder andere nader in op waar de gemeente staat het maken van afspraken over met het ontwikkelen van het normenkader, beschikbaarheid van en (tijdige) verantwoording en controle daarover in de regio is samenwerken informatie van de zorgleveranciers. Het thema van de afhankeliikheid hierin ook een belangrijk aandachtspunt, gelet op een gemeente ten opzichte van hetgeen regionaal is georganiseerd.
Om tijdig inzicht te verkrijgen in de specifieke knelpunten die voor uvv
üeeentraiisaties
2 Waar staat de gemeente?
šviíš
gfš
gif-v
gut
«
volgen.
Pagina T5
de PGB's en verstrekt een financiele verantvvoording per gemeente, welke niet is voorzien van een controleverklarlng. voor zover achteraf blijkt dat er fouten enfof onzekerheden zgnopgenomen in de controleverklaring van de SVB kan dit leiden tot een rechtmatigheid-slout in dejaarrekening van de gemeenten. Wg adviseren de gemeente de ontwikkeling nauwgezet te
i'
šiyn
rrsfp ïiiïš
~š iïrëåuš å;,i'i „;%:;Éicíitšâi Door de SVB zgnnamens uw gemeente betalingen verricht voor PGB's. De verantwoording over SVB verstrekt een controleverklaring bij de landeliike
Ook constateren wij dat er achterstanden zijn in de aanmelding bg het CAK in verband met de eigen bijdragen.
De late verantwoording door de zorgaanbieders is ook van toepassing voor de WMO. Om inzicht te krijgen of verantwoorde prestaties zijn geleverd gepland en wordt door de gemeente zelf extra ícontrolelvverkzaarnheden klanttevredenheidsonderzoeken, steekproefsgewlize uitgevoerd, waaronder contractfonderhoudsgesprekken naar aanleiding van signalen, mede op basis van het door Servicepunt?? gevoerde contractbeheer.
wg u erop
dat een aanlevering van de na controle door de accountant van de zorgaanbieders, jaarverantvvoording Jeugdhulp Holland Opdrachtgeverschap van de Tiidelijke Werkorganisatie van het een tot vertraging zal leiden Rgnland. per 38 aprii 2016 nu dit zoals gepland is. Ten einde de jaarrekeningtraject van de gemeente adviseren huidigejaarrekeningplanning te waarborgen wiieen aanleverdatum van 1 maart 2616 voor alle zorgaanbieders, uitvoeringsorganisaties en indien nodig de centrurngerneente.
Hierbg attenderen
Z/16/024809/47775
waarstaat
de gemeente?
applicaties beoordelen wghet eriizigingsbeheer en de logische toegangsbeveiliglng. Ook toetsen wij voor bovenstaande applicaties diverse geprogrammeerde controles in de appiicaties en gaan wii na welke maatregelen de organisatie heeft ingericht ter waarborging van de continuïteit van de gegevensvervverklng. Doordat w¿ten tijde van het uitbrengen van deze ML onze IT-auditvverkzaamheden nog niet hebben afgerond, hebben wii in deze ML alleen aandacht besteed aan het van de opvolging die de gemeente Leiderdorp heeft gedaan beschrüven op onze bevindingen uit 2014.
voorde in scope zijnde
T-care (WMQ),
Om de betrouwbaarheidvan de gegevensvervverking te borgen vindt jaarliiks door EY een toetsing plaats op en rondom deze lT systemen. Daarbij vindt een toetsing plaats op applicaties die ondersteunend zgnaan materiele processen. Een overzicht van de in scope ziindeapplicaties voor de controle 201 5 hebben avgonderstaand opgenomen: GlS\/G (belastingen:
elkjaar in toenemende mate gesteund op informatie beheerd in of afkomstig uit iT systemen. Om op die informatie te kunnen steunen is het van groot belang dat de betrouwbaarheidvan de gegevensverwerking in de lT systemen is gewaarborgd. Een betrouwbare gegevensverwerking draagt ook bij aan een betere informatievoorziening voor gemeenten ten behoeve van het nemen van de juiste besluiten op operationeel, tactisch en strategisch niveau.
voordejaarrekeningcontrole wordt
.ieitoiiiettiseriiig
2
19 november 2015 een gesprek gevoerd met de coordinator
sš \-stift;
1
<
Pagina 16
Wij onderschriiven het belang van bovengenoemde afsprakenen onderliggende documenten met afspraken tussen SPH en Leiderdorp.
De gemeente Leiderdorp heeft samen met diverse omringende gemeenten de interne bedrüfsvoeringstaken geconeentreerd in eenuitvoeringsorganisatie genaamd ServicePunt?1 (hierna: SP7'l ). Wij hebben vastgesteld dat tussen Leiderdorp en SPH afspraken zgngemaakt over de ETdienstverlening. Deze zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVS) en een producten en diensten catalogus (PDC) beide vvaarbii documenten conform de vereisten vanuit de Baseline lnformatiebeveiliging Gemeenten (BlG) zijn. Wiihebben vastgesteld dat beide documenten geactualiseerd en ondertekend zi_in.Ook geldt dat de taken en verantwoordelijkheden over de uitbeste-de beheerprocessen zijn vastgelegd eenduidig is omschreven vveike partii voor welke onderdelen vvaarbii verantwoordelijk is. Wiihebben vernomen dat eind 2015 een bijeenkomst plaatsvindt tussen SF'7i en Leiderdorp waarbg de dienstverlening over 2015 wordt geëvalueerd en afspraken worden gemaakt over de leveringsovereenkomst voor 201 6.
er
terug.
lnformatiebeleid van de gemeente Leiderdorp. In dit gesprek hebben wij de opvolging van onze lT-bevindingen uit 2014 besproken. Deze resultaten hebben wii in bijlage met detailbevindingen vveergegeveim B5deze resultaten geldt dat wii met onze IT-auditvverkzaamhedennog moeten vaststellen of de opvolging daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. in het accountantsverslag, dat op een later moment uitkomt, komen vvij daar op
Wiihebben op
Z/16/024809/47775
Wiihebben
verder veetgesteld datde gemeente bekend is met de Wet lvleldplicnt Detalekken en in regionaal verband aan het onderzoeken is noe aan deze wet kan worden voldaan. Uearbij worden onder meer de acties uitgevoerd zoals benoemd in de voorgaande alinea. Verder heeft de gemeente diverse verbeteringen doorgevoerd in de procedure gericht op het melden van incidenten en het bespreken van mogeliike (IB) beveiligingsineidenten in de periodieke informetiebiieenkornst overleggen.
Wij hebben vastgesteld dat de applicaties die door Leiderdorp worden gebruikt, zgngeclassificeerd orn de mate van noodzekel¿ke beveiliging te bepalen. Verder heeft de gemeente eind 2014 een GAP-analyse uitgevoerd om te bepalen op vveike punten wordt voldaan een de Baseline lnformatiebeveiliglng Gemeenten (BKB) en weer verbeteringen noodzakelijk zijn. Wg hebben vernomen dat de noodzekeiijke verbeteringen met name betrekking hebben op het vergroten ven het beveiligingsbewostzijn bij medewerkers; Op dat vlak hebben wij vastgesteld dat de gemeente wel al diverse maatregelen heeft uitgezet om het beveiligingsbevvustz¿n te vergroten, meer dat nog moet nog worden onderzocht in hoeverre de gemeente kan vaststellen dat deze verbetermaetregelen daadvverkeliik zorgdragen voor het gewenste resultaat.
De gemeente Leiderdorp beschikt over een regionaal goedgekeurd informatiebeveiligingsbeleid_ Dit betreft een beleid dat met de diverse omringende gemeenten is opgesteld en afgestemd. De gemeente Leiderdorp beschikt verder over een eclclenclurn met beveiiigingsonderclelen die specifiek zijn voor de eigen gemeente.
inånrneeebevešššng
äeexneeeenng
2 Weer eteet de gemeente?
Pagina 1?
Wij onderschrijven het belang van de stappen die de gemeente uitvoert op het vlak van informetiebeveiliging en het voldoen aan de Wet Meldplicht Detalekken. Wel adviseren wgLi om voor de zomer ven 2016 een compliance audit uitte laten voeren om vest te stelien in hoeverre uvv organisatie voldoet aan de Wet Meldplicht Datelekken.
Z/16/024809/47775
Z/16/024809/47775
I
, F
\
`l\__
I
1*
W
Wij constateren op basis van onze waarnemingen in voorgaandejaren en tot nu toe dat de \ilC functie voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Daarnaast schrüftCOS 618 voor dat de accountant alleen mag steunen op VlC werkzaamheden die zich richten op interne beheersmaatregelen. Voor een aantal processen hanteert de gemeente een meer gegevensgericnte controleaanpak. ln die gevallen steunen wij niet op de \HC functie, maar maken hier wel op een zo efficient mogelijke vvijze gebruik van.
De uitvoering van de \/lC werkzaamheden is belegd bij team AO/iC van Servicepuntïl . De concerncontroller van de gemeente voert de regie op dit proces en stelt de kaoer vast en is verantwoordelijk kwaliteitsbewaking en monitoring van de voortgang. Om als accountant te kunnen steunen op deze werkzaamheden moeten wgop basis van COS 610 nagaan of wordt voldaan aan de eisen die daarin zijn opgenomen. Die eisen gaan in op objectiviteit, deskundigheid en systematische en geoisciplineerde aanpak, Hierbij is de regelkririg van plan-do-check-act van groot belang.
per proces.
De gemeente voert verbgzonclerde interne controle uit op de belangrijkste processen, voor zover deze niet zynuitbesteed. Het betreft de processen bouwvergunningen; WMO, belastingen en heffingen, subsidies. aanbestedingen en grondexploitaties. De basis voor de \HC ligt vast in het algemeen controlepian. De aanpak per proces ligt vast in een controlepian
išr Gtrerige aanoacntsponten
g
sp
:za sš
„ _/ri
,„
maatregelen
Wiiadviseren
Pagina 19
op korte termijn maatregelen te nemen om te voldoen aan de Het inventariseren van de activiteiten die onder de VPB-plicht. vennootschapsverplichting komen te vallen is nagenoeg afgerond. l-Beiangrijikeaandachtspunten zijn het bepalen van de fiscale grondslagen. het opstellen van de fiscale openingsbalans en het inrichten van een proces voor het doen van de aangifte.
sprake van ingrijpende administratieve
\foor de gemeente Leiderdorp vindt de analyse van de veranderingen als gevolg van oe invoering van de vennootschapsbelasting plaats in Servicepontïii verband, in het Werkoverleg Gezamenlijke Bedrijfsvoering. Daarbij is aangegeven dat de afronding van het project afhankel¿k is van het landelgk overleg tussen de VNG, Belastingdienst en het Ministerie van Financien. Ondanks dat het gaat om een beperkt aantal activiteiten is wel
Wij vvillen uw aandacht vragen voor de tijdige implementatie van maatregelen om te voldoen aan de VPB-plicht per 1 januari 2616. Wij zien bij veel van onze gemeentelijke ciienten uitdagingen om tgoig inzicht te kriigen in de financiele consequenties hiervan en de invoering van een fiscale administratie.
Net als in voorgaandejaren is sprake van een groot aantal ontwikkelingen die voor uvv gemeente van belang zijn. Hierbij kan gedacht worden aan de vvgziging van de WN?-norm, wijzigingen in het BBV voor 2015, rnogelgke wijzigingen in het BSV vanaf 2316 en de invoering van de \fPB-plicht \foor overheidsondernemingen per l januari 2016, \foor nadere details verwijzen vr¿u naar onze separate brochure die onlangs aan u is verstoord.
gg
Z/16/024809/47775
Z/16/024809/47775
www
eeeeeveššeeee
Laag (te reaišseren op langere term¿n)
Mëddeš(te reaêiseren op mement van de tussentijdse centrale 2616)
Hoog (te realiseren op moment vaqiaerrekeningcentroie 2015)
Pagina 21
Hierna treft u een schematisch overzicht van onze bevindingen. Tevens treft u een prioriteštstelling aan waarbij wij gebruikmaken van de aanduidingen heeg (rood), gemiddeld {oranje) en laag (groen). Ten slotte maken wij voor u inzichteišjk wat de consequenties voor onze verdere controšewerkzaemheden z¿n.
Geeeïešššeešeeeevëecššegeeee
Z/16/024809/47775
„
_ 4
A
„
De seeadministratie sluit niet een op de finenešeie aciiriinistretie. Onjuiste verentweerding \ren de iesten in de fineneieie administratie.
Periecšiek(helífjeerlijks) cišenteen aansluiting gemaakt te werden tussen lasten T-eere en Decade door de senior financieel administratief medewerker. Elieaansluiting tussen T-eere en Decade heeft in 2015 niet pleeitsgevencien.
»_›„,„.
Onjuiste bedragen worden betaald aan de zergleverencier.
gelaergd.
Be veiledighešci van de eigen biidrage die cleor net CAK were:geïnd is niet
.
De faetuurcentreie heeft niet pieatsgevonelen voor elle facturen.
41
èeeinešregeeen eeneeeeiingen
De senier administratief medewerker dient de aenrneiding \ren de client aen te meiden hij het CAK veer cie berekening ven cie eigen biidrege. Er heeft geen zichtbare aanmelding plaatsgevonden bii het CAK veer de inning van cie eigen bijdragen.
›-«
ššïey <<'§r***ï“š*ïïf“`ï=,\~:
šïireeeseee
ššeeeiçeilieeree
MW,
„ /-«
_,_._...,„„„.
__., -_-.Me
4
_ .__«.
„ Ã
~
-
,
_ ,_„_.__»~=`*""*
~
maken.
minimaal perjaereinde elsneg te
WUadviseren u deze aansluiting
Wij adviseren u het proces zeclenig een te passen zeciet alvorens tot betaling werdt evergegean feetuurcontreie heeft piaetsgevencien Veer het beekjaer 2015 dringen wij een eeeen centrale achteraf.
Wij adviseren de gemeente te enclerzoeken ef cie aanmelding b¿ het CAK over 2015 volšecišgziin aangeleverd ultirne 2015.
,_ ,_
rewr ^
.Q
4
„
_.
,
,
Pagina 22
„
; «
Z/16/024809/47775
`_
A
i
~
_
~~~~~
~
-.
›
`````
„
-
--
M,
^
;__ «
-«--«-tw
W
A
Het risico bestaat dat de beiastingopbrengsten niet juistftiidigfvoiiedig worden verantwoord in de financiele administratie.
›
Er is geen automatische koppeling tussen de belastingapplicatie en de financiële administratie.
,-
Het risico bestaat dat de belastingen niet juist en/of volledig worden verwerkt in de financieie administratie en dat verschiilen niet tijdig worden geconstateerd.
-
eeifiiidiagen ee aaaeeafeiiagea
De aansiušting tussen de sub administiatie belastingen en Decade leidt tot verschiiien. De aansluiting wordt bemoeilijkt door geclusterde boekingen afvalstoffenheffing in Becade en boekingen kwiitscheldingen in de see administratie zonder vastlegging van het financiëiejaar. Tevens worden de aansluitingen gedeeitelük door team A0/TC gemaakt.
~;~<
êšaeeeaae
šeaetaiíšeeïde
A
^
er
„„ K
; 5 ,:„_:„ ““
„
A 4
Wiiadviseren
u de automatische koppeling op korte termiinte realiseren.
Wij adviseren een structufeie oplossing te zoeken waardoor verschillen zich niet meer kunnen voordaen. De aansluiting moet hierbij primair door de afdeling zelf worden gemaakt, in samenspraak met de financiele administratie.
§_
e sa
~ 4-
i
:
,M
T,
-ze š_šš>eš§eâ맚 e ,ee›,„l1_„_-
«ë_
,
A
f;
4.
,
'
Pagina 23
A
Z/16/024809/47775
V
W
.
_
“
.
~
«
.
0
A
U f A
“iz
„:„„-:.:\\~
fa?
`*
'fëfše
A
_ `
A
A
««
Verschiiien tussen het subsidiepfegremme en cie financiele administratie werden te iaet ontdekt en niet cieer cie eersteliinsë meer door cie tweecieiiinseentreie.
MM
Be eensiuiting tussen het subsidiepiegremma en de eubsidieverieningen met de finaneieie administratie wordt gemaakt deor team ff-\O!iC \fen Servicepuntlii en eierheixie niet door de afdeiing zeif.
»
Het risiee bestaat dat een suizisiciie entereeht wercit verstrekt.
'
=
M
„ „
„ ee -
«
.
A
„
-
-f
~
M
Senfieepuntïi
Wiiadviseren
.
u eeperiodieke eensiuiting te \eten maken door de afdeling in samenspraak met de fineneiëie administratie bij
Wij adviseren u tee te zien ep deiuiste endertekening ven suiesiciieiaeschikkingen.
“\š:?=r>s~\i~:»,e-,\<«~
=„<
ee eeeeeveiieeee eexfieešiieeïi
8i_ieenoverige subsidieaanvraag van ë i4,7OO is vastgesteld det cie beschikking niet is endertekend dees' het ceiiege van burgemeesier en wethouders maar Geer eeördinater Beieifi Maatschappij. Dit is niet overeenkomstig het mancíeatregister aangezien bij overige eebsidieaenvregen het Ceiiege van Båiw de beschikking meet ondertekenen.
^,§›“e<`
ï'"e“s"`
iššeeeeeee
šeeeïeišeeiee
2
,
R
2:; ~.`.
*'~'/`-s" `°›~at&*`››_«§š ~«~
e Q,
*
i
„_
^
“
, `
M
'
-
ew.
\"
_.
-
~_
Pagina 24
A
Z/16/024809/47775
*Nes we
šwz, ,
: ,.
„ v
'é 5.000.
Wij acšvšserenu toe te zien cpjuiste en \faliedige controše overeenkemstig de interne regeís. Tevens adviseren wiiu steekpreefsgewgšzecentrošes uit te vasten ep legesbedragen Eagerdan
er
Het risice bestaat dat de legesepbrengsten nietjuistßvelledig zš_§n.
,
Legesbedfagen groter dan ë 5.800 worden veigens de procedure getoetst opjuiste berekening. In eenvan eetwee gevallen ís dit niet gebeurd.
„W
Wšjadviseren u een automatische keppeiing te realiseren of de peršodiekeaansiuiting velledšg uit te voeren.
2
Het risico bestaat dat de opbfengsten niet voëiedig werden verantwoord.
.„,
eesfíeešegee ee aaaeeafešš¿gee
Vanuit de sub administratie SBA is er geen automatische koppeling met de financšèie admšnistratie. De aansšuätingis handmatig wei gemaakt, maar hierbij is niet gekeken naar de šegesopbrengstendie zijn geïnštšeerdin 2014 en in 201 5 tut opbrengsten leiden.
V,
Pfecessee
šeëeïašššeef¿íe
s
\fe ,
.
-
-
4
Pagšna25
s
„.„
Z/16/024809/47775
í
dat eind 2015 een wiiziging (update) wordt doorgevoerd waardoor deze bevinding van opvolging wordt voorzien. Deze wijziging is niet eerder doorgevoerd doordat bii het testen van deze vvijzigirig een aantal issues zgngeconstateerd die van opvoiging moeten worden voorzien voordat de wiiziging in de productie kan worden gepiaatst.
voor GESVGgeldt
Update 2015 ln T-care is in september 2015 een update doorgevoerd waardoor vanaf die versie de vvacntvvoordvereistenvoldoen aan de vereisten zoals genoemd in de aanbeveling.
vvachtwoordiengte_
Wij hebben vastgesteld dat de vvacritwoordvereisten voor net verkrijgen van toegang tot T~eare en GlSVG van onvoldoende niveau zyn.Daarbij worden geen eisen gesteld aan onder meer het verplicht periodiek vviizigen van bet wachtwoord en een minimale
Bevinding 201 4
ï
Âiditooiatšeering
Het risico bestaat dat ongeoorloofde mutaties worden doorgevoerd in iïeare en {3lS\fG.
ä
Gedetaiiieerde bevindingen en aanbeveiirigeri
u de
t
e
*
'“
““
Wachtwoord minimaal acht karakters. Verplicht periodiek vvgzigen wachtwoord om de SG dagen Be voorgaande tien wachtwoorden mogen niet hergebruikt worden. Na drie foutieve irilogpogirigen wordt het account geblokkeerd. Wachtwoord wijzigen na de eerste keer inloggen.
en GESVGaan te passen naar minimaal de volgende vereisten:
wachtvvoordinstellingenbinnen T~care
Wiiadviseren
Opgeiosti
Pagina 26
Z/16/024809/47775
Update 2015 Deze bevinding is begin 2015 van opvolging voorzien voor zowel T~care als GlS\!G. De bevinding komt daarmee te vervallen.
Bevinding 2014 Wij hebben vastgesteld dat geen proces is ingericht gericht op net beheerst toekennen en intrekken van rechten van gebruikers in de applicaties T-care en GlS`\./G.
Update 2015 Deze bevinding is begin 201 5 van opvolging voorzien waarbij de vergaande rechten zijn beperkt tot een aantal daartoe geautoriseerde personen. De bevinding komt daarmee te vervallen.
Bevinding 2014 Wij hebben vastgesteld dat binnen T-care teveel gebruikers beschikken over vergaande rechten.
štrtorrratšsering
Het risico bestaat dat ongeoorloofde mutaties worden doorgevoerd in T~care en GISVG.
mutaties worden doorgevoerd in T~care en GISVG.
Het risico bestaat dat ongeoorloofde
šeoetaiiieerde bevindingen en aanbevelingen
\Ng adviseren u een proces in te richten gericht op het beheerst toekennen en intrekken van rechten Be-langrigikeaandachtspunten zgn: t Het aanvragen van een autorisatie door een geautoriseerde persoon t Het controleren dat rechten conform aanvraag worden doorgevoerd of ingetrokken. Q Het hanteren van functiescneiding tussen het aanvragen en doorvoeren van rechten ë Het vastleggen van bovengenoemde werkzaamheden.
Wij adviseren u het aantal gebruikers met vergaande rechten in T-care te beperken tot drie medewerkers.
Opgelost.
Gpgelost.
Pagina 27
Z/16/024809/47775
Bexfinding2014
cšeefmeete vervaiien.
Update 2015 Deze bevinding is begin ZG? 5 van opvolging voorzien voor T-care. De bevinding komt
dat voor cie applicatie T-cafe geen wijzigšngsbeneerproces is ingericht.
Wiihebben vastgesteld
\,3
åeïeeieïåeeïiee
Het risice bestaat dat wijzigingen worden doorgevoerd die onvoldoende ziingetest en geautoriseerd met eis gexfeig dat dit invloed heeft ep de betreuwbare werking \fan T-eere en/of de output hieruit.
êeüeïeiiieeiee beifinëiegen en eeneeveiingen
§“
werkzaamheden.
Adequate aandacht Client ciaernli uit te gaan naar: Het auteriseren van wiizigingen ë Het testen van wijzigingen iš Het geeclkeuren van wijzigingen ë Het hanteren \fan functieseheicling in de bexfengenoemcie Steppen. n Het vastleggen een cie uitgevoercle
Wij adviseren u cie applicatie T-care een te laten sluiten op het gemeente brede wijzigingsbeneerprecesveer applicaties.
Opgelost.
Pagina 28
Z/16/024809/47775
