UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA UTM .02.0 1/10.! 2/2 Jld. 6(82)
21 September 2007 9 Ramadhan 1428
PEKELILING PENTADBIRAN BIL. 15/2007
SISTEM DESPATCH UNIVERSITI Tujuan pekeliling ini adalah untu k
memal<J.~.;mkan
kepada semua staf
berhubung dengan peraturan Sistem Despatch Universiti. 2.
O~jektibya
adalah:
Mcmberi panduan tcntang tatacara pengurusan sistcm despatch
2.1
Universiti yang betul. 2.2
Memberi pengetahuan dan pendedahan kcpada staf berhubung dengan pelaks
2.3
Memberi pengetahuan dan kefahaman kcpadB. staf yang terlibat tentang Peraturan Sistem Despatch Universiti.
3.
Peraruran Sistem Despatch Universiti adalah sepcrti di Lam piran 1.
4.
Semua staf dan perugas dill"jnta mengikut garis panduan seperti ya.•g dikemukakan agar kebcrkesanan sistcm tersebut dapat membM tu Universit.i ke arab kecemerlan gan.
Sckian. terima kasih. 'BERKHIDMA T UNTUK NEGARA KERANA ALLAH'
YMg benar,
OHD ZAWAWI BIN HJ. WAN ABD RAHMAN
... 2/-
-2 -
s.k
Y.Bhg. Tan Sri Naib Canselor
Y.Bhg. Dato' Tim bala.n :'llaib Canselor (HEP dan Alumni) Timbalan Naib Canselor (Akadcrl'jk & Antarabangsa) Y.Bhg. Dato' Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan lnovasi) Pengarah City Camp'"' J alan Semarak, Kuala Lumpur Pcgawai -Pegawai Kanan I Dcka.n f Pengarah
LAMPIRAl\' 1
PERATURAN SISTEM PENGHANTARAN (DESPATCH) UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA 1.0
Sistcm Despatch mclibatkan koordinasi kerja antara JabatanfFakulti dan pihak pusat (Bah agian Pe mbangunan Sistem) .
2.0
Pelaksanaan sistem ini boleh dipecahkru1 kepada beberapa katcgoli urusan:2 . 1 Peti Mel 2.1. 1.
Pihak Jabatan/Faku!ti/Kolej perlu memastikan surat sentiasa dirunbil dad peti mel pada setiap hari bekerja. Sah agian Pembangunan Sistem al
Hari
Mas a
lsnin- Khami s
8.45 pagi & 2. 15 pel
Jumaat
I
8.45 pagi & 2.45 peta n g
2.1.2.
Su:at biasa rasmi Universiti dan bungkusan rasmi bersaiz 12" X 5" sahaja yang boleh dimasukkan ke dalam peti mel. Sahagian Pembangunan Sistcm tidak benanggungjawab ke atas suratjbungkusan yang diletakkan di luar peti mel.
2 .1.3.
Staf yang bcrtanggt.\ngjawab pcrlu mere kodkan pengambilan smat/ bungkusM d i dalam Borang Rekod Despatch Peti Mel Universiti yang disediaka11 d i dalam peti m el. Borang tersebut tidak boleh dikeluarkan dari peti mel.
2.1.4.
Surat-surat bcrikut tidal< ciibenarkM dimasukkan dalam peti mel:
kc
a. Surar. be rstalus SULrT.
b. Su rat SEGERA DENGAN TANGAN.
c. Sural SEGERA. d. Surat BERDAFTAR.
e. Surat/ Bungkusanf KURIER/ POS LAJU.
... 2/ -
-22.1.5.
Kunci peti mel perlu diletakkan di tempat yang sesuai dan tidal< boleh dibawa keluar dari pejabat Jabatan/Fakulti/ Kolej bagi memudahkan pengambilan surat oleh staf yang di pertanggungjawabkan.
2.1.6.
Sc barang kcrosakan pada peti/kchilangan kunci hendaklah dila porkan kepada Sahagian Pcmbangunan Sistem.
2.1. 7.
Tidak dibenarkan membuat kunci pendua peti meL
2.2 Surat Pos Dalaman 2 .2.1.
Surat pos dalaman (penghantaran antara Jabatan/Fakulti/Kolej) pcrlu disertakan SLIP POS DALAMAN (Lampira.n 1.1) beserta no. rujukan sural yang lengkap dan dimasu kkan ke dalam sampul despatch ya'1g tenera kod Jaba tan/Fakulti/ Kolej.
2.22.
Bagi surat-surat yang mcmpunyai pcncrima di Jabatan / Fakulti/Kolej yang sama perlu dimasukkan kc dalam sampul despatch yang sama.
2.2.3.
Hanya satu no. rujukan beserta jumlah kuanuti surat yan g dicatat dalam Slip Pos Dalaman bagi satu-satu surat yang dikirim kepada lebih seorang penerima.
2.3 Surat/Bungkusan Pos Keluar (Pos Biasa) 2.3.1.
Surat yang he ndak dipos keluar dari UTM perlu disertakan SLIP POS HARlAN (Lampiran 1.2) beserta no. rujukan surat di bahagia.n atas kiri sampul surat.
2.3.2.
Surat yang hendak dipos pcrlu dimasukkao ke dalam sampul surat yang bersesuaia.n dan d1gam (tanpa menggunakan stapler i klip kertas). Nama dan alan1at penerima hendaklah d itulis dengan jelas d an lengkap beserta poskod.
2.3.3.
Surat yang hendak dipos perlu dicop Fakulti/Bahagian di sebelah atas kiri sa.;npu! surat.
2.3.4.
Had berat maksimu m bagi surat biasa adalah 2 kg. dan bungkusan tidal< mcleb ihi 20kg.
nama
...3i
-3-
2.3.5.
Bungkusan hendaklah diikat dengan tali yang sesuai dan kuat yang tidak mudah putus serta dibungkus dengan kertas tebal yang tidak mudah rosak/koyak.
2.3.6.
Sebarang bungkttsan yang me mpunyai kua11titi yang banyak pcrl u dihantar terus ke Bahagian Pembangunan Sistem, Pejabat Pendaftar.
2.3.7.
Surat/ bungkusan yang dipos keluar tertakluk kcpada standard dan peratura.1·1 yang ditetapkan olch POS MALAYSIA.
2.4
Surat Segem 2.4 .l.
Surat yang berstatus 'SEGERA DENGAN TANG AN' da.11 'SEGERA' hendaklah dihantar terus ke jabatan berkenaan oleh pihak Jabatan/Falrulti/Kolej t<mpa memasukkannya ke dalam peti mel.
2.5 Surat Berstatus Sulit 2 5. i.
Pihak Jabatan/Fai
i.
Pos dalaman - Dimasukkan ke dalam sampul surat dan digam. Tuliskan no. rujukan di penjuru atas sebelah kiri sampul sural beserta nama dan alan1at penerima yang lengkap.
ii.
Pos eli luar UTM - Sampul surat pertama yang mengandungi n ama dati alamat pencrima serta no. rujukan surat di gam serta dicop 'SULIT'. Kemudtan surat tersebut periu dimasukka.l't ke dala.-n sampul surat kedua dan di gam.1'uJiskan no. rujukan, nama dan alamat penerima sahaja.
" I-
' " ""T I
-4-
2.6. Perkhidmatan Kuricr/Pos Laju/ A.R.Register 2. 6 . 1.
Pcrkhidmat<'Jl Pos Laju jKuricr disediakan k husus umuk pen gh antaran surat/bungkusan di dalam negeri. Ma.nakala bagi penghantaran suratfbungkusan ke lua.r n egeri hanya menggunakan perkhidma tan kurier sahaja setelah mendapat kelulusan da.ripada Ke tua Jabat<m.
2 .6.2.
Scbarang surat/bungkusan yang memerlukan p e rkhidmatan Kurierf Pos Laju/ A.R. Register pe rlu dihantar te rus olch Jabata.n / Fakulti/Kolej ke Sahagian Pcmbanglman Sistem beserta surat permohonan mengikut format yang ditetapkan pe rlu ditandataJlgani oleh pegawai yang bertanggungj awab.
2.6 .3 .
Sahagian Pe mbangunan Sistem tidak akan mengambil surat/bungkusan yang memerlukan perl
2 6.4.
Pihak Jaba tan/Faku ltl j Kolej pe rlu bertanggu ngjawab ke atas sebarang penerimaan suratjbungkusan d aripada wakil syarika t d<m menghantarn ya kepada peneri ma. Bahagian Pe mbangunan Sis tem tidak bertanggungjawab ke atas sebarang kelewatan pencrimaan yang dtsebabk an pcmulangan surat/ bungkusan oleh piha.l{ JabatanjFakultij Kolcj yang tidal< dapat mengenalpasti penerimanya.
2.6.5.
Sebarang sura t/bungkusan yang memerlukan perkhidmatan KurierjPos Laju j A.R. Register hendaklah cliscn a kan dengan alamat yang lengka p bescrta no. telefon penerima. Pihak perkh idmata.'l. Ka rier/Pos Laju Lidak mene rima surat/ bungkusan yang beral amatkan pe ti surat (P.O.Box).
2.6.6.
Waktu urusan perkhidmatan KurierfPos Laju/ A.R. Register eli Bahagian Pembangunan Sistem, Pcjabat Pendaftar adalah s eperti berih:ut:
I
Perkhidmatan
I
Hari
Masa Penerima an
Ku rier
!snin - Jumaat
8.0 0 pagi- 3.00 ptg
Pos Laju/ Surat Berdaftar
lsn in - J \;maat
8.00 p agi - 12.00 tgh
.. .5/ -
I
-5-
3.0
Scmua s t.af dan petugas juga pcrlu mengambil maklum perkara-perkara berikut: 3.1.
Surat-surat antara Bal1agian di Bangunan Pentadbiran hendaklah d i.hantar terus ke Sahagian be rkenaa.n oleh PAP m asing- masing.
3.2.
Surat- surat yang dikeluarkan oleh PersatLt
3 .3.
Slip kcputusan pcperiksaan pelajar hendaklah d icop nama Fakulti/Bahagian masing-masing di sebelah atas kiri slip te rsebut.
3.4.
Alamat pcnerima pada sampul surat tidak dibc.narkan d itampal d engan kertas selain dari kertas sticker (yang b crpelekat).
3.5.
Sahagian PembangumU1 Sistem tidak bertanggungjawab ke atas surat/Bungkusan peribadi dan pamp letjrisalahfsurat jemputanfkad hari perayaan yang tidal< berkaitan dengan urusan rasmi Univcrshi.
3.6.
Sahagian Pembangunan Sistem tidak bertanggungjawab ke atas surat yang diterima dari luar di mana ala.mat penerim a adalah tidak lengkap .
3. 7.
Sebarang surat yang dite: ima dari Pejabat Pos Malaysia seperti Pos L.aju, ?os Ekspres dan s urat peribadi bersetem yang tidak dapat diserahkan kepada plmerima, perlu dikembalikan kepada Posmen ?os Malaysia Berhad tanpa memasukkannya k c dalam sampul despatchfpeti meL
3.8.
J abatanfFakulti/Kolej yang bercadang roengeluarkan sampul surat send.i.ri hendaklah merujuk tcrlebih dahulu ke Pejabat Sahagian Pem bangunan Sistem untuk spesiftkasi sebenar sebagaima.'1a yang digariskan oleh ?OS MAl-AYSIA.
I.AMI'IIIAN I./
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
No: 810 1
Pejabat Pendaftar (Sahagian Pembangunan Sistem)
Samb . 30442, 30440
Rekod Penghantaran Surat Dalaman Oarip ada
Kcpada
Masa Hanta.r
M asa Teoima
Tru·ikh H
Tarikh Tcrima
Dis~hkun
Oisahkan - ---- - - - - r - -
Ed a ran
ljuh:an No. Rujul
Bil.
- - - -- - -- - -1 - ----No. 111jukan surat -
· --
1---
Catalan
Numa ptmerinw sural
- -- -- --- - ---- ---
-- -
- - - --- - - - - - - ---- -
--
-- --
- r--·- -
- -
----
-
- - ··- - - - - -- - - - - -
r---- - -
- -· -- - - -
---
----·-- - - -- - -
- --
- --- -
L_
---
-- --
-
- - -
Tajuk SZII'UI
--
- -L-- -- -
___
,
I.A!df'!R,JN 1.2
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA Pejabat Pendaftar (Sahagian Pembangunan Sistem)
Samb. 30440
Rekod Pos Harian
No:M llERDt\FTAR
Daripada
l
Masa Hantw·
:vtasa Terima
Tarikh llantar
Tarikh Terima
l)j ~~.hkan
Di»ahkan
No.
Bil.
l~ujukan
-
Posllarian~ Posl~jo
No. ntju kon surat
1
Sila ('/) mana yu ng berkenaan
-
E-
LJNEGERI ·- -
~ -- _ _ _
~~
-
·--
-
-
Taril
---
-1"ctrilc/·;
Tajuk sural
l'erryepo~ISQU
'--- -
- ------ ·
-
- - -·
-
___
..,_
-----
--
