2. Hoofdstuk 2: Keuze van een ondernemingsvorm BVBA EBVBA SBVBA... 22

2

Woord vooraf Als laatstejaars in de afdeling handel kregen we de opdracht een onderzoek te doen in verband met een zelfstandige detailhandel. Op regelmatige tijdstippen kregen we via de leeromgeving opdrachten die we zo goed mogelijk trachten op te lossen. Dit bracht heel wat zoekwerk en groepswerk met zich mee. We ontdekten dat er heel wat verplichtingen en formaliteiten komen kijken bij de oprichting van een zelfstandige zaak. Ook hadden we aandacht voor de vereenvoudiging van een aantal administratieve activiteiten met behulp van software en cloud-toepassingen. Deze software toepassingen hebben we volledig zelfstandig uitgewerkt door het bestuderen van de handleiding en het zelf uittesten van de toepassing. We onderzochten tevens de mogelijkheden om een onderneming financieel door te lichten. Bovendien kozen we een modern distributiekanaal namelijk een webshop. De samenwerking met mijn partner is zonder problemen en goed verlopen. We zijn tevreden met het verkregen eindresultaat en danken onze mentor Meneer Crauwels voor zijn hulp bij het realiseren van dit eindwerk. Bovendien gaat onze dank uit naar onze ouders voor hun steun. We wensen de lezer veel leesgenot.

3

Inhoud 1. Hoofdstuk 1: Opstarten onderneming.............................................................................................. 6 1.1. STARTERSVOORWAARDEN ....................................................................................................... 6 1.2. STARTERSFORMALITEITEN ........................................................................................................ 6 1.3. ONDERNEMINGSLOKET............................................................................................................. 7 1.4. KREDIETEN AAN KMO’S............................................................................................................. 8 1.5. BETALINGSVERKEER ................................................................................................................ 17

2. Hoofdstuk 2: Keuze van een ondernemingsvorm........................................................................... 21 2.1. BVBA........................................................................................................................................ 21 2.2. EBVBA...................................................................................................................................... 22 2.3. SBVBA ...................................................................................................................................... 22

3. Hoofdstuk 3: De boekhouding in de onderneming ........................................................................ 24 3.1. VERPLICHTINGEN I.V.M. DE BOEKHOUDING .......................................................................... 24 3.2. VERPLICHTINGEN I.V.M. DE BTW ............................................................................................ 26 3.3. JAARREKENING ........................................................................................................................ 27

4. Hoofdstuk 4: Debiteurenbeheer ..................................................................................................... 30 4.1. DEBITEURENBEHEER ............................................................................................................... 30

5. Hoofdstuk 5: Uitbouwen van een webshop ................................................................................... 36 5.1. Webshop: theorie ................................................................................................................... 36 5.2. Webshop: Praktijk ................................................................................................................... 39

6. Hoofdstuk 6: Besluit ........................................................................................................................ 51

7. Hoofdstuk 7: Bronnen ..................................................................................................................... 52

8. Hoofdstuk 8:Bijlagen ....................................................................................................................... 53

4

Inleiding

Onze eerste opdracht was een onderzoek naar de startvoorwaarden, startformaliteiten, kredietmogelijkheden en betalingsfaciliteiten voor een opstartende handelszaak. Uiteraard bespraken we de rol van een ondernemingsloket hierbij.

Een startende onderneming moet bovendien kiezen voor een gepaste ondernemingsvorm. Wij opteerden voor een BVBA en bespraken tevens de EBVBA en de SBVBA.

Een verder onderzoek gaf ons enig inzicht in de boekhoudkundige en btw-verplichtingen van de ondernemingen. Een analyse van de jaarrekening liet ons toe een oordeel te vellen over de liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit van een onderneming. Aangezien een degelijke bewaking van de debiteuren garant staat voor de liquiditeit hebben we een debiteurenmodel in Excel uitgebouwd. Voor een degelijke facturatie hebben we ook hiervoor een pakket ontwikkeld als een rekenblad. De nodige theoretische kennis in verband met debiteurenbeheer hebben we verwerkt.

Om deze informatie visueel aantrekkelijk te presenteren ontwikkelden we een website gebruikmakend van wordpress. Een belangrijke menuoptie op deze site is de map documenten met hierin het facturatie pakket, de handleiding van het digitaal uitgebouwde archief evernote, een klantendatabase in access, kredietfiches en bijkomende informatie, een debiteurenbeheer in Excel enzovoort.

Onze laatste opdracht bestond erin de wettelijke bepalingen in verband met een webshop voor te stellen met een power pointpresentatie en vervolgens met aangepaste software de webshop daadwerkelijk uit te bouwen.

De ganse cyclus hebben we afgerond met het uitwerken van het ganse dossier in word en pdf formaat rekeninghoudend met de bin normen.

We hopen het eindwerk te kunnen afsluiten met een geslaagde presentatie en verdediging voor de jury

5

Hoofdstuk 1: Opstarten onderneming 1.1 STARTERSVOORWAARDEN De zelfstandige ondernemer mag een handelsonderneming oprichten in België als de starter:    

minstens 18 jaar is; Gerechtelijk en wettelijk bekwaam is verklaard; Geen advocaat, notaris, rechter, gerechtsdeurwaarder of boekhouder/ accountant is; Eerherstel na een faillissement heeft gekregen. De rechtbank van koophandel kan u verbieden (opnieuw) een onderneming op te starten als blijkt dat u door een grove fout hebt bijgedragen tot het faillissement, en dit voor een periode van minimum 3 en maximum 10 jaar na de faillietverklaring. Dit verbod kan wel worden ingetrokken in geval van eerherstel.

De onderneming mag in België een eigen zaak oprichten als de starter beschikt over:  



Bewijs kennis van bedrijfsbeheer: elke KMO, natuurlijke persoon of rechtspersoon die een handels- of ambachtsactiviteit uitoefent, moet een basiskennis bedrijfsbeheer bewijzen. Bewijs van beroepskennis: voor een aantal gereglementeerde beroepen gelden bijkomende vereisten naar beroepsbekwaamheid. Deze gereglementeerde beroepen worden opgedeeld in clusters. Enkele gereglementeerde beroepen zijn kapper, slager, opticien. Voor verschillende beroepen gelden bijkomende verplichtingen. Afhankelijk van de activiteit en van de specifieke kenmerken van de onderneming zijn extra passende vergunningen of een registratie nodig. Voorbeelden zijn: de milieuvergunning, de vergunning voor grote verkoopruimtes.

Uitzondering: Als de onderneming niet tot de EER (Europese Economische Ruimte) behoort en toch in België een onderneming in eigen naam wil oprichten, kan het zijn dat de starter een beroepskaart en/of een verblijfsvergunning nodig heeft. De starter moet als niet Belg ook kennis bewijzen door zijn diploma gelijkwaardig te laten verklaren.

1.2 STARTERSFORMALITEITEN Standaardformaliteiten   



Openen van een zichtrekening. Een zelfstandig handelaar of vakman moet een zichtrekening hebben bij een in België gevestigde bank. De rekening moet op de handelaar zijn naam staan. Voorafgaande vergunningen, vooraleer de onderneming zich naar het ondernemingsloket begeeft, checkt de onderneming best of er geen voorafgaande vergunningen nodig zijn. Inschrijving bij het Ondernemingsloket. Als starter van een handels- of ambachtsonderneming of als vrij beroeper is het verplicht om de onderneming in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen en een ondernemingsnummer aan te vragen. Een ondernemingsnummer wordt aangevraagd via een erkend ondernemingsloket zoals Zenito Ondernemingsloket, het Ondernemingsloket van UNIZO en haar partners. Activeren van de BTW-Status. Nadat de onderneming in de KBO is ingeschreven, dient de onderneming een BTW identificatie aan te vragen. Ook hiervoor kan de onderneming terecht bij het Ondernemingsloket. Op dit moment dient de onderneming het Btw-stelsel aan te geven waarvoor de onderneming kiest: de gewone regeling, maandelijkse aangiftes, het vrijstellingsregime, het forfaitair stelsel, enz. 6







Andere vergunningen of registratie voor bepaalde activiteiten. Voor verschillende beroepen gelden bijkomende verplichtingen. Afhankelijk van de activiteit en van de specifieke kenmerken van de onderneming zijn extra passende vergunningen of een registratie nodig. Voorbeelden zijn: de milieuvergunning, de registratie voor aannemers, exportvergunning, … Aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Dit fonds int de sociale bijdragen die de onderneming moet betalen en zorgt ervoor dat de uitkeringen correct gebeuren. De onderneming kan hiervoor terecht bij Zenito Sociaal Verzekeringsfonds, Sociaal Verzekeringsfonds voor Zelfstandigen. Aansluiten bij een ziekenfonds.

1.3 ONDERNEMINGSLOKET Een startende ondernemer kan terecht bij een ondernemingsloket De startende zelfstandige moet zijn onderneming inschrijven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Sinds 1 juli 2003 moet de inschrijving gebeuren bij een erkend ondernemingsloket naar keuze.

Startersvoorwaarden   

Een ondernemingsloket zal nagaan of de eventuele voorafgaande vergunningen in orde zijn. Het ondernemingsloket zal onderzoeken of de onderneming wel voldoet aan de vestigingswetgeving (kennis van bedrijfsbeheer kunnen voorleggen). De onderneming moet de nodige diploma’s, attesten en andere verantwoordingsstukken voorleggen om het ondernemingsloket te laten beoordelen of deze stukken volstaan om de zelfstandige activiteit te kunnen uitoefenen.

Wettelijke voorwaarden De activiteiten moeten geregistreerd worden in de Kruispuntbank van ondernemingen (KBO), ten laatste op de dag van de start van de activiteiten. Een ondernemingsloket helpt de onderneming op weg met de nodige stappen die ondernomen moeten worden en biedt daarnaast nog bijkomende diensten aan zoals de activatie van het BTW nummer.

Het sociaal verzekeringsfonds Het sociaal verzekeringsfonds beheert het dossier van sociale bijdragen en rechten van de onderneming. Dankzij deze bijdrage heeft de zelfstandige recht op kinderbijslag, gezondheidszorg, pensioen, een faillissementsuitkering en palliatief of zorgverlof. Het ondernemingsloket regelt ook de aansluiting van de vennootschap en de inning van de jaarlijkse vennootschapsbijdrage. En ook voor een vrij aanvullend pensioen is de zelfstandige bij een ondernemingsloket aan het juiste adres.

De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) Deze databank bevat alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden. De KBO bevat de volgende gegevens:  Het ondernemingsnummer en de vestigingseenheidnummers;  De externe identificatienummers;  De benamingen van de onderneming en de vestigingseenheden;  De adressen van de maatschappelijke zetel en van eventuele vestigingseenheden in België; 7

             

De contactinformatie van de onderneming en vestigingseenheden (tel., e-mail, fax, website); Ondernemingstype (natuurlijk persoon of rechtspersoon); Status van de onderneming; De rechtsvorm; De rechtstoestand; De financiële informatie; De oprichtings- en stopzettingsdatum van de onderneming of de vestigingseenheid; Duur van de onderneming, indien dit beperkt is; Ambtshalve doorhaling wegens niet neerlegging van de jaarrekeningen gedurende minstens 3 opeenvolgende boekjaren; De identificatiegegevens van de oprichters, mandatarissen en lasthebbers van de onderneming; Ondernemersvaardigheden – ambulant – kermisuitbater; De economische activiteiten die de onderneming uitoefent; De bankrekening(en); De toelatingen en vergunningen waarover de onderneming beschikt of de functie waaronder de onderneming bekend is bij de verschillende overheden, administraties, diensten en de aanvragen. De onderneming kan volgende functie hebben: handelsonderneming of ambachtsonderneming. Voorbeelden ondernemingsloketten: Ondernemingsloket Acerta

Zenito Ondernemingsloket

Gasthuisvest 9, 2500 Lier

Belgiëlaan 52, 2200 Herentals

03 491 84 49

014 84 93 06

Xerius Ondernemingsloket

Formalis

Augustijnenlaan 2A, 2200 Herentals

Parklaan 44, 2300 Turnhout

014/76.34.80

014/42.00.71

Securex Ondernemingsloket – Go-Start Frankrijklei 53-55, 2000 Antwerpen 03/201.36.32

1.4 KREDIETEN AAN KMO’S 1. Een zaak beginnen Voor een startende onderneming zijn de volgende kredieten een goede keuze.

ING Business Line Starter Min. € 2.000 en max. € 25.000 Het is een krediet voor een starter en zelfstandige, met deze kasfaciliteit geniet het bedrijf van bijzondere startersvoorwaarden en heeft het zijn startkapitaal altijd op zak.

8

Voordelen:  Onmiddellijk beschikbaar;  Lage rentevoet;  Enkel interesten op opgenomen bedragen. ING Business Line Starter koppelt een kasfaciliteit van minimaal 2.000 euro en maximaal 25.000 euro aan de ING-zichtrekening. Bovendien hangen er voor starters gedurende 3 jaar uitzonderlijke voorwaarden aan vast. Kortom:  Altijd rechtstreeks beschikbaar op de ING-zichtrekening van de onderneming.  ING Business Line Starter heeft een looptijd van 3 jaar. Daarna schakelt het bedrijf automatisch over op een standaard ING Business Line met onbeperkte looptijd.  De onderneming kan terugbetalen op eigen tempo.  Alleen interesten betalen op de bedragen die effectief gebruikt worden. ING berekent die interesten driemaandelijks en houdt ze automatisch af van de zichtrekening.  De starter krijgt uitzonderlijke voorwaarden, zoals een kosteloos contract of een lage rentevoet. Op voorwaarde dat de onderneming minder dan 18 maanden geleden gestart is. Kosten: Er zijn geen kosten verbonden aan deze kasfaciliteit.

ING Opticash Min. €50.000 Het is een kredietopening die het bedrijf kan gebruiken voor onverwachte grote uitgaven. De kredietopening heeft flexibele voorwaarden. Het bedrijf kan zelf bepalen wanneer ze geld opnemen en wanneer ze terugbetalen. ING Opticash koppelt een kredietopening van minimaal 50.000 euro aan de ING-zichtrekening van de onderneming. Zo kan de onderneming zijn liquiditeiten makkelijk zelf beheren via overschrijvingen tussen zijn Opticash-rekening en zichtrekening. Voordelen:  Eenvoudig en gratis beheer;  Onmiddellijk beschikbaar;  Zeer flexibel. Kortom:  Kredietopening van minimaal 50.000 euro, gekoppeld aan de ING-zichtrekening.  De zaak beheert het kapitaal zelf door overschrijvingen tussen de ING Opticash-rekening en de ING-zichtrekening via Home’Bank Plus of Telelink Online.  ING Opticash heeft een onbeperkte looptijd met een minimum van 3 maanden.  Terugbetalen kan op eigen tempo door geld over te schrijven naar de Opticash-rekening.  De onderneming betaalt alleen interesten op de bedragen die effectief gebruikt zijn. ING berekent die interesten driemaandelijks en houdt ze automatisch af van de zichtrekening.

9

Kosten: Het bedrijf betaalt eenmalig een studiekost van 125 euro, per trimester 25 euro dossierrechten en een provisie die wordt berekend op de toegekende kredietopening.

ING Business Loan Min. € 2.000 Voordelen:  Korte aanvraagprocedure;  Eenvoudige voorwaarden;  Aftrekbaar als beroepskosten. ING Business Loan financiert aankopen van de onderneming, zoals investeringen in materieel, nieuwe machines of een bedrijfsgebouw. Kortom:  De onderneming kan het volledige bedrag of een deel van de aankoop lenen, exclusief btw. Het minimumbedrag is 2.000 euro.  ING stort het geld voor de aankoop op de ING-zichtrekening of maakt het rechtstreeks over aan de leverancier. De lening moet in 1 keer worden opgenomen.  Een vaste rentevoet gedurende de volledige looptijd van het contract.  Terugbetalen kan via vaste periodieke stortingen (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks). Deze worden automatisch afgehouden van de ING-zichtrekening.  De looptijd is afhankelijk van het geleende bedrag, de terugbetalingcapaciteit en het gefinancierde goed. Kosten: De dossierkosten die betaalt worden voor een ING Business Loan worden berekend in functie van het bedrag dat de onderneming wil lenen. De starter betaald geen dossierkosten

2. Investeringen Wanneer een startende onderneming investeringen wil doen zijn de volgende kredieten een goede keuze.

ING Leasing Min. €10.000 ING Leasing is een zeer flexibele financieringsmethode. Aan het einde van een leaseperiode heeft de onderneming een aankoopoptie en de mogelijkheid om eigenaar te worden van het geleasede goed, de aankoopoptie overdragen aan een derde, het leasecontract verlengen of het geleasede goed terug te geven aan ING Voordelen:  Werkkapitaal blijft behouden;  100% financiering, ook van de btw;

10

Kortom:  Aankopen worden voor 100% gefinancierd door ING Lease.  De onderneming kan kiezen tussen financiële (enkel huur) en operationele (huur en diensten) leasingformules.  Bepaal zelf het bedrag van de aankoopoptie en het betaalschema van de huur naargelang de behoeften en mogelijkheden.  Betaal uw eerste huur pas bij levering van het goed.  Betaal terug gedurende een vastgelegde periode die overeenstemt met de economische levensduur van het goed.  De onderneming wordt enkel belast op huurgeld en moet dus geen btw vooraf betalen. De btw zit in de leasingverhuurprijs. Kosten: De kosten zijn afhankelijk van bepaalde factoren zoals de looptijd, de restwaarde van het geleasede goed en de periodiciteit waarmee de onderneming de huur wil betalen.

ING Investeringskrediet Min. €250.000 Het ING Investeringskrediet is een lening op middellange of lange termijn. Er bestaan meerdere formules met verschillende mogelijkheden voor de opnames, de terugbetaling van het geleende bedrag en de herzieningsfrequentie van de rentevoet. Volgende varianten zijn beschikbaar.    

Investeringskrediet met een rente op korte termijn waarbij de terugbetaling begint vanaf de eerste opname. Investeringskrediet met een rente op korte termijn waarbij de terugbetaling begint vanaf de laatste opname. Investeringskrediet met een rente op lange termijn waarbij de rentevoet wordt vastgelegd bij de toekenning van de lening. Investeringskrediet met een rente op lange termijn rente waarbij de rentevoet wordt vastgelegd als de lening volledig werd opgenomen.

Voordelen:  Lening op middellange of lange termijn;  Verschillende formules op maat van de behoefte van de onderneming;  Periodieke renteherziening mogelijk; Kortom:  ING stort het geld voor de aankoop op de ING-zichtrekening of maakt het rechtstreeks over aan de leverancier.  De onderneming kan het bedrag, afhankelijk van de voortgang van het project of de aard van de investering, in 1 of meerdere keren opnemen binnen een tijdspanne van maximaal 9 maanden.  De looptijd bedraagt minimaal 24 maanden en maximaal 15 jaar. Instellingen uit de public sector of socialprofit kunnen afhankelijk van de aard van hun investering een langere looptijd krijgen.  Afhankelijk van de formule die de onderneming kiest, beginnen ze met de terugbetalingen vanaf de eerste of laatste opnamedag. 11



De onderneming betaalt het geleende kapitaal en de interesten terug. Afhankelijk van de gekozen formule, zijn er verschillende terugbetaling plannen mogelijk.

Kosten: De kosten die de onderneming betaalt voor een ING Investeringskrediet worden berekend op basis van het bedrag dat ze willen lenen.

3. Tijdelijk tekort overbruggen ING Business Line Min. €2.000 ING Business Line zorgt voor extra ruimte als de onderneming tijdelijke liquiditeitstekorten moet overbruggen. Deze kasfaciliteit met onbeperkte looptijd gebruikt de onderneming alleen als het echt nodig is. Voordelen:  Onmiddellijk beschikbaar;  De onderneming neemt enkel op wat het nodig hebt;  Enkel interesten op opgenomen bedragen. Kortom:  Kasfaciliteit van minimaal 2.000 euro gekoppeld aan de ING-zichtrekening.  Altijd rechtstreeks beschikbaar op de zichtrekening.  Deze kasfaciliteit heeft een onbeperkte looptijd met een minimum van 3 maanden.  Terugbetalen op eigen tempo.  De zelfstandige betaalt alleen interesten op de bedragen die effectief gebruikt worden. ING berekent die interesten driemaandelijks en houdt ze automatisch af van de zichtrekening.  De interesten zijn fiscaal aftrekbaar als beroepskosten.  ING Business Line is niet combineerbaar met ING Easy Line Business of een andere bijkomende kasfaciliteit. Kosten: Eenmalige studiekost van 125 euro en per trimester 25 euro dossierrechten en een provisie die wordt berekend op de toegekende kasfaciliteit.

ING Easy Line Business Max. €2.500 Met ING Easy Line Business kun de onderneming onder nul gaan op de zakelijke zichtrekening. Zo zijn onverwachte geldgebreken geen obstakel meer. Voordelen:  Tot 2.500 euro onder nul;  Onmiddellijk beschikbaar;  Enkel interesten op negatief saldo.

12

Kortom:  Kasfaciliteit waarmee de onderneming tot 2.500 euro onder nul kunt gaan op de INGzichtrekening voor professioneel gebruik.  Altijd rechtstreeks beschikbaar op de zichtrekening.  Deze kasfaciliteit heeft een onbeperkte looptijd.  Terugbetalen op eigen tempo op voorwaarde dat de zichtrekening niet langer dan 3 opeenvolgende maanden onder nul staat. De onderneming moet dus minstens om de 3 maanden het negatieve saldo aanzuiveren.  De zelfstandige betaalt alleen interesten op een negatief saldo. ING berekent die interesten maandelijks en houdt ze automatisch af van de zichtrekening.  ING Easy Line Business is niet combineerbaar met ING Business Line of een andere bijkomende kasfaciliteit. Kosten: Aan deze kasfaciliteit zijn geen kosten verbonden.

ING Voorschot Vaste Termijn Min. €125.000 Voordelen:  Eenmalige of hernieuwbare voorschotten;  Aanzienlijke bedragen of thesaurietekorten;  Interessante rentevoet. Kortom:  ING Voorschot Vaste Termijn is een krediet waarmee de onderneming een voorschot kan opnemen.  De looptijd bedraagt maximaal 12 maanden met een optie om het contract te hernieuwen.  Bepaal zelf het bedrag (minimaal 125.000 euro) en de duur van de periode (minimaal 1 week en maximaal 6 maanden) waarin de onderneming de voorschotten trekt of opneemt.  De terugbetaling van het voorschot en de interesten gebeurt in 1 keer op de eindvervaldag. Kosten: De onderneming betaalt een eenmalige studiekost van 125 euro en per trimester 25 euro dossierrechten. Elke 3 maanden betaalt de onderneming ook een provisie die berekend wordt op het toegestane krediet of op het vooraf bepaalde bedrag van niet-aanwending. Verder betaalt de onderneming bij elke opname een trekkingsrecht.

ING Commercial Finance Voordelen:  Debiteurenbeheer van A tot Z;  Extra liquide middelen;  Beperking van financiële risico’s.

13

Kortom:  Enkel voor bedrijven met een jaaromzet van minstens 4.000.000 euro.  Door vorderingen aan ING Commercial Finance te verkopen beschikt de onderneming over een financieringsfaciliteit van maximaal 90% van het bedrag aan openstaande facturen bij de debiteuren.  De onderneming bepaalt zelf hoeveel ze van het krediet gebruiken.  Door de debiteurenportefeuille, het beheer ervan en de vorderingen uit handen te geven, vermindert de onderneming ook de financiële risico’s die eraan verbonden zijn. Bovendien geniet de onderneming van een tal van andere voordelen, zoals een besparing op de personeelskosten of meer werkkapitaal dankzij kortere betalingstermijnen.  De onderneming betaalt enkel interesten op de bedragen die effectief gebruikt worden. Kosten: De onderneming betaalt een provisie die berekend wordt op de omzet van de vorderingen en een aantal andere factoren zoals de formule (volledige of gedeeltelijke uitbesteding), het land, de risicoklasse van de cliënten en/of debiteuren, het aantal facturen en het aantal debiteuren.

ING Overbruggingsvoorschot Min. €2.000 Voordelen:  Eenmalig voorschot met verlengoptie;  Overbruggen van kleine en grote geldbehoeften;  Interessante rentevoet. Kortom:  ING Overbruggingsvoorschot is een krediet waarmee de onderneming een voorschot kan opnemen.  De looptijd bedraagt maximaal 12 maanden. De onderneming kan het contract 2 keer verlengen zolang de looptijd van 12 maanden niet wordt overschrijdt.  De onderneming bepaalt zelf het bedrag (minimaal 2.000 euro) en de duur van de periode (minimaal 1 maand en maximaal 12 maanden) waarin het voorschot in 1 keer wordt opgenomen.  De onderneming betaalt de interesten op voorhand terug en het kapitaal in 1 keer op de eindvervaldag. In bepaalde gevallen is een vervroegde terugbetaling mogelijk. Kosten: De onderneming betaalt 1 keer een trekkingsrecht van minimaal 60 euro (afhankelijk van het bedrag van het voorschot). Per trimester 25 euro dossierrechten

4. Kosten spreiden ING Financiering Voorafbetaling Belastingen Min. € 1.250

14

Voordelen:  Terugbetaling via vaste maandsommen;  Jaarlijks contract, automatisch hernieuwd;  Kortetermijnlening van 8 tot 12 maanden. Kortom:  De voorafbetaling belastingen worden op het meest geschikte tijdstip naar het ministerie van Financiën overgeschreven.  ING hernieuwt het contract jaarlijks.  De onderneming behoudt de liquiditeiten voor andere investeringen.  De rentevoet wordt berekend op basis van de geldende marktrente.  De interesten zijn fiscaal aftrekbaar als beroepskosten. Kosten: Aan deze lening zijn geen kosten verbonden.

ING Financiering Vakantiegelden Min. € 2.000 Dankzij de ING Financiering Vakantiegelden kan de onderneming deze uitgave over een volledig jaar spreiden. Voordelen:  Vaste rentevoet;  Spreiding van een zware kost;  Jaarlijks contract, automatisch hernieuwd. Kortom:  Lening van minimaal 2.000 euro.  De rentevoet wordt bepaald op basis van de geldende marktrente bij de ondertekening van het contract.  De terugbetaling van het kapitaal en de interesten gebeurt in 6 tot 12 vaste maandsommen.  ING hernieuwt het contract jaarlijks op de vervaldag voor eenzelfde bedrag.  De interesten zijn fiscaal aftrekbaar als beroepskosten. Kosten: Eenmalige dossierkost van 125 euro.

ING Financiering Eindejaarspremies Min. € 2.000 Dankzij de ING Financiering Eindejaarspremies kan de onderneming deze uitgave over een volledig jaar spreiden.

15

Voordelen:  Vaste rentevoet;  Spreiding van een zware kost;  Jaarlijks contract, automatisch hernieuwd. Kortom:  Lening van minimaal 2.000 euro.  De rentevoet wordt bepaald op basis van de geldende marktrente bij de ondertekening van het contract.  De terugbetaling van het kapitaal en de interesten gebeurt in minimaal 6 en maximaal 12 vaste maandsommen.  ING hernieuwt het contract jaarlijks op de vervaldag voor eenzelfde bedrag  De interesten zijn fiscaal aftrekbaar als beroepskosten. Kosten: Eenmalige dossierkost van 125 euro.

5. Bankgarantie Met een bankgarantie bij ING kan de onderneming vlot zakelijke overeenkomsten sluiten zonder al de fondsen te moeten blokkeren. Voordelen:  Zekerheid voor de zakenpartners;  Liquide middelen behouden;  Ook voor internationale zaken. Kortom:  Met een gegeven bankgarantie verzekert ING de zakenpartners ervan dat de de onderneming zijn deel van de overeenkomst nakomt.  Met een huurwaarborg geeft ING zekerheid aan de eigenaar van het gebouw dat de onderneming huurt.  ING biedt ook internationale bankgaranties. Kosten: De kosten die de onderneming betaalt om een bankgarantie aan te gaan, worden berekend op basis van de aanvraag.

16

1.5 BETALINGSVERKEER Dagelijks bankieren De starter krijgt een gratis basispakket van ING. Daarin zitten 2 Groene ING-Rekeningen: één voor privégebruik en een voor professioneel gebruik. Het bedrijf kan ook gratis online bankieren met Business ‘Bank en krijgt een ING Master Card Business. Die laatste is 1 jaar gratis. De rekeningen zijn gratis gedurende het lopende en het volgende kalenderjaar. Business ‘Bank is bij het pakket inbegrepen. Als het bedrijf kiest voor de ING Ondernemingsrekening Plus dan krijgt de firma deze rekening gratis in het huidige en het volgende kalenderjaar.

Groene ING-Rekeningen De Groene ING-Rekening is een zichtrekening die uitstekend aan de noden van zelfstandigen beantwoordt. Het bedrijf kan deze zichtrekening via internet beheren, maar ook in het kantoor, waar het bedrijf terecht kan voor verrichtingen en waardevol advies. Praktisch:  Het is een zichtrekening waarmee zelfstandig een onbeperkt aantal online verrichtingen kan worden uitgevoerd via Business ‘Bank.  De onderneming kan 36 manuele debet verrichtingen aan het loket, zoals het afhalen van muntstukken en biljetten en het uitgeven en incasseren van cheques.  Professioneel advies in het kantoor.  Een internationale betaalkaart met Maestro* om probleemloos te betalen, geld af te halen en te storten. Een tweede bankkaart kan worden aangeschaft tegen een voordelig tarief.  Toegang tot de Self’Bank-automaten in meer dan 800 ING-kantoren. Hier kan de onderneming rekeningafschriften afdrukken en verrichtingen invoeren zoals stortingen, overschrijvingen en buitenlandse betalingen. Voordelen:  Online en in het kantoor: beheer de Groene ING-Rekening zoals gewenst, naargelang de noden.  Pakketrekening: bij deze zichtrekening horen tal van diensten zoals internetbankieren, een internationale betaalkaart, maar ook verrichtingen en professioneel advies in het kantoor.  Voordelig: geniet van een totaalpakket tegen een zeer aantrekkelijke prijs. Kosten: Het totaalpakket van de Groene ING-Rekening is beschikbaar voor een forfaitair bedrag van 30 euro per jaar, inclusief btw.

17

ING Ondernemingsrekening Plus De ING Ondernemingsrekening Plus is een volledig pakket waarmee rechtspersonen dagelijkse transacties uitvoeren. Het bestaat uit:      

Een zichtrekening; Gratis en onbeperkt toegang tot business’bank, phone’bank en self’bank; Een onbeperkt aantal elektronische verrichtingen; De mogelijkheid om betalingen in verschillende valuta uit te voeren en geld af te halen met hetzelfde rekeningnummer; 12 manuele verrichtingen per jaar; De mogelijkheid tot elektronische rapportering.

Praktisch: De onderneming kan de ING Ondernemingsrekening Plus online openen, waar en wanneer zij maar wenst. Ook het beheer van de rekening verloopt volledig online. Bovendien kan de onderneming nog altijd in het kantoor terecht voor een aantal verrichtingen. Voordelen:  E-banking: online onbeperkt verrichtingen uitvoeren via Business’Bank, het e-bankingplatform voor ondernemers.  Multi-currency: activeer deze optie voor betalingen in verschillende munteenheden. Open en beheer gemakkelijk een deviezenrekening met hetzelfde rekeningnummer.  Gratis rekening: koppel gratis een Business Account-rekening aan het rekeningnummer.  Manuele verrichtingen: er zijn jaarlijks 12 verrichtingen in het kantoor inbegrepen in het pakket.  Reporting: geeft de zelfstandige elke dag een overzicht van de rekeningbewegingen? Dankzij het CODA-systeem. Kosten: Voor 70 euro exclusief btw en 10 euro beheerskosten per jaar maakt de onderneming gebruik van het hele pakket van de ING Ondernemingsrekening Plus.

Business Bank Mogelijkheden:  Raadpleegt zakelijke zicht- en spaarrekeningen, leningen, verzekeringen en beleggingen bij ING in 1 oogopslag dankzij een handig overzicht.  Beheer vlot begunstigden, doorlopende opdrachten en domiciliëringen (vaste maandelijkse betalingen).  Een simulatie maken of een product aanvragen, wordt nog eenvoudiger.  Zeer interessante overschrijvingslimieten.  Open rekeningen voor rechtspersonen en beheert de mandaten op die rekeningen.  Gepersonaliseerde documenten aanvragen en downloaden.  Eenvoudige kredieten ondertekenen en afhandelen.

18

Voordelen:  24/24 beschikbaar: beheer professionele bankzaken de klok rond via internet.  Specifieke business diensten: de mogelijkheden van Business ’Bank zijn specifiek gericht op zakelijk gebruik.  Handige gebruikersinstellingen: Business’Bank instellen volgens de persoonlijke voorkeuren.  Efficiënt: win tijd want tal van verrichtingen kan de onderneming gewoon op het kantoor uitvoeren.  Extra mogelijkheden: voor juridische beroepen of bedrijven die boekhoudsoftware gebruiken, biedt Business’Bank extra opties.

ING Master Card Business De ING Master Card Business is een kredietkaart die uitsluitend bestemd is voor beroepsuitgaven. Ze is gelinkt aan een professionele ING-zichtrekening. De ING Master Card Business laat toe:   

Beroepsuitgaven wereldwijd te betalen, zowel in winkels met het Master Card®-logo als via internet. Aankopen van de onderneming te delegeren. Eén ING Master Card Business-contract kan namelijk meerdere kredietkaarten omvatten, voor de onderneming en zijn medewerkers. Uitgaven van de onderneming en medewerkers beter te beheren.

Aan het ING Master Card Business-contract is ook een gratis reisongevallenverzekering verbonden. Zo zijn de medewerkers tot 200.000 euro verzekerd tijdens hun verplaatsingen per vliegtuig, trein, boot, taxi of huurwagen, die met de ING Master Card Business werden betaald. Praktisch: Om van de voordelen van de ING Master Card Business te genieten, volstaat het om een contract af te sluiten op naam van de onderneming. De onderneming krijgt dan een of meerdere kaarten op naam van de onderneming zelf en van zijn medewerkers. Voordelen: 

 

Comfort: de ING Master Card Business wordt aanvaard in 30 miljoen verkooppunten en aan 600.000 geldautomaten wereldwijd. Ze vergemakkelijkt bovendien het kasbeheer en de onkostenadministratie in de onderneming. Controle: maandelijkse uitgavenstaten geven de onderneming een glashelder overzicht van de transacties met een of meerdere kaarten. Betalingsuitstel: betaalt pas de 16e van de maand, zonder interest.

Kosten: De jaarlijkse bijdrage voor de ING Master Card Business bedraagt 20 euro per kaart. Maandelijks uitgavenlimiet: De uitgavenlimiet voor de ING Master Card Business bedraagt minstens 2.500 euro voor een natuurlijke persoon en 1.250 euro voor een rechtspersoon. Bepaal de contract- en kaartlimieten samen met de ING-gesprekspartner. 19

Budgetbeheer: De onderneming krijgt maandelijks 2 soorten uitgavenstaten:  

Gedetailleerde uitgavenstaat per kaart; Globale uitgavenstaat met het totaal van de uitgaven voor de verschillende kaarten die aan het contract verbonden zijn.

Terugbetaling: De zichtrekening waaraan de ING Master Card Business verbonden is, wordt maandelijks gedebiteerd voor het bedrag van de transacties. Dit gebeurt op de 16e kalenderdag van de maand. Veiligheid: De ING Master Card Business beantwoordt aan de meest recente veiligheidsvoorschriften. Bij verlies of diefstal volstaat een telefoontje naar Card Stop op het nummer +32 70 344 344 om de kredietkaart te laten blokkeren.

20

Hoofdstuk 2: Keuze van een ondernemingsvorm 2.1 BVBA Voorwaarden en verplichtingen      



 

In de BVBA is het minimumkapitaal € 18.550, waarvan minstens € 6.200 bij de oprichting moet zijn volgestort. Een BVBA moet ten minste 2 oprichters hebben. Financieel plan is verplicht bij een BVBA. Het afleveren van een bankafschrift als bewijs van storting van het kapitaal is verplicht bij een BVBA. Rechtspersonen kunnen aandeelhouder zijn bij een BVBA. Indien de enige vennoot een rechtspersoon is, en indien binnen een jaar geen nieuwe vennoot in de vennootschap is opgenomen of deze niet is ontbonden, wordt de enige vennoot geacht hoofdelijk borg te staan voor alle verbintenissen van de vennootschap ontstaan na de vereniging van alle aandelen in zijn hand. In een bvba met verscheidene vennoten mag een vennoot zijn aandeel niet zomaar aan iemand anders overdragen of uit de vennootschap stappen. De aanvrager heeft de instemming nodig van:  ten minste de helft van de vennoten;  die in het bezit zijn van ten minste drie vierde van het resterende kapitaal (na aftrek van de over te dragen rechten of aandelen). De bvba wordt in principe opgericht voor onbepaalde duur, maar de statuten kunnen de duur beperken. De BVBA wordt bestuurd door een of meer zaakvoerders.

De oprichtingsakte van een bvba moet de volgende zaken vermelden:            

De rechtsvorm en de naam van de vennootschap; Een nauwkeurige aanduiding van de maatschappelijke zetel; De duur van de vennootschap, tenzij de vennootschap is opgericht voor onbeperkte duur; Een nauwkeurige omschrijving van het doel van de vennootschap; De identiteit van de oprichters en vennoten; De samenstelling van het maatschappelijk kapitaal, het gestorte bedrag, en de aanduiding van elke inbreng in natura; Het aantal en de nominale waarde van de deelbewijzen en de voorwaarden bij een eventuele overdracht; Het begin en einde van het boekjaar; De bepalingen betreffende het aanleggen van reserves en de verdeling van de winst; Tijdstip van de jaarvergadering; De aanwijzing van commissarissen (toezicht op beleid van de raad van bestuur.); De personen die gemachtigd zin om de vennootschap te besturen en te verbinden.

21

Financieel plan: Voor de onderneming kan opgericht worden, moet er een financieel plan opgemaakt worden over de voorgenomen activiteiten. Dit plan moet een gedetailleerd overzicht bieden van de nodige financiële bronnen en van de behoeften in de eerste twee werkjaren van de vennootschap. Het plan moet ervoor zorgen dat de onderneming de voorziene financiële verbintenissen kunt nakomen. Het belang van dit plan is, dat het een reëel overzicht geeft van de kosten en de inkomsten om zo te kunnen laten zien dat de onderneming niet failliet kan gaan. Als de zelfstandige een bvba of nv opricht, moet het opgestelde financieel plan aan een notaris voorleggen. De erkende ondernemingsloketten kunnen de zelfstandige helpen om dit plan voor te bereiden.

2.2 EBVBA Voorwaarden en verplichtingen   

Gewone bvba met slechts één oprichter/aandeelhouder; Minimum volstort kapitaal 12.400 euro i.p.v.. 6.200 euro bij een gewone bvba; Bij een faillissement binnen de drie jaar na oprichting, kan de rechter het financieel plan opvragen.

Als vastgesteld wordt dat de onderneming onvoldoende kapitaal voorzag om de zaak enige kans op succes te geven, kan de beperkte aansprakelijkheid opgeheven worden.

SBVBA De starters-BVBA zal het voor een startende ondernemer makkelijker maken om met een (zeer) bescheiden kapitaal toch een vennootschap op te richten en bovendien te kunnen genieten van de beperkte aansprakelijkheid en afscherming van het privévermogen ten opzichte van schuldeisers. De onderneming kan slechts gedurende 5 jaar gebruik maken van deze Starters-BVBA. Aangezien men na 5 jaar de vennootschap dient om te vormen tot een (E)BVBA moet het kapitaal verhoogd worden tot 18.550 euro. De Starters-BVBA wijkt op een aantal punten af van de klassieke (E)BVBA: De S-BVBA zal vanaf 13 februari 2014 onbeperkt in de tijd kunnen blijven bestaan. En ze zal haar kapitaal niet meer op 18.550 euro moeten brengen vanaf het ogenblik dat ze 5 voltijdse werknemers of meer tewerkstelt.  Het minimumkapitaal: 1 enkele euro minimumkapitaal volstaat, daar waar in de (E)BVBA het kapitaal minstens 18.550 euro moet bedragen. De ondernemer is vrij in het bepalen van het kapitaal bij oprichting, het moet minimum € 1 zijn en mag maximum € 18.549 zijn.  Het financieel plan: dit moet worden opgesteld samen met een boekhouder, externe accountant, bedrijfsrevisor of door een erkende instelling of organisatie. In een (E)BVBA bestaat deze controleverplichting niet.  Het afleveren van een bankafschrift als bewijs van storting van het kapitaal. Gezien het beperkte minimumkapitaal is het afleveren van een dergelijk bankafschrift niet verplicht bij de StartersBVBA. Bij de (E)BVBA is dit wel verplicht.  Het aandeelhouderschap: alleen natuurlijke personen kunnen een Starters-BVBA oprichten, rechtspersonen niet. In de (E)BVBA zijn wel rechtspersonen als aandeelhouder mogelijk. Rechtspersonen kunnen wel aandeelhouder worden van een Starters-BVBA via een kapitaalverhoging die het maatschappelijk kapitaal op ten minste € 18.550 brengt. 22

  

Het bestuur: het bestuur van de starters-bvba mag alleen door een natuurlijk persoon worden uitgeoefend en niet door een vennootschap. Het personeelsbestand: in een Starters-BVBA moet men minder dan 5 voltijdse werknemers te werk stellen, in de (E)BVBA is het aantal werknemers onbeperkt. De overdraagbaarheid van de aandelen: zolang het om een Starters-BVBA gaat, kunnen de aandelen niet overgedragen worden aan rechtspersonen. Indien een rechtspersoon wil toetreden, moet dit gebeuren middels een kapitaalverhoging en verliest de BVBA zijn statuut van starter. In de (E)BVBA is er wel vrije overdracht.

23

Hoofdstuk 3: De boekhouding in de onderneming 3.1 VERPLICHTINGEN I.V.M. DE BOEKHOUDING Het bedrijf moet een boekhouding voeren die aangepast is aan de omvang van de onderneming zijn activiteiten, zodat het mogelijk is om de btw toe te passen en te controleren. Dat betekent ook dat de inschrijvingen in de boeken hetzelfde moeten zijn als de bedragen die in de periodieke btwaangiften opgenomen moeten worden en anderzijds dat alle inschrijvingen gesteund worden door verantwoordingsstukken.

Een kleine onderneming Kleinhandelaars, ook wel zeer kleine ondernemingen genoemd, moeten aan de volgende voorwaarden beantwoorden:  het moet gaan om natuurlijke personen die koopman zijn, om vennootschappen onder firma of om gewone commanditaire vennootschappen;  de omzet, exclusief btw, over het laatste boekjaar mag niet meer bedragen dan 500 000 euro. Zeer kleine ondernemingen moeten een voor hun bedrijf passende boekhouding voeren. Zij hebben de mogelijkheid een vereenvoudigde boekhouding te voeren voor zover alle verrichtingen zonder uitstel, getrouw volledig en naar tijdsorde worden geregistreerd in ten minste drie dagboeken:   

Een financieel dagboek waarin de verrichtingen worden opgetekend in contanten en op rekeningen, de onttrekkingen andere dan voor het bedrijf, alsook het dagelijks saldo in speciën; Een inkoopdagboek: dit is een dagboek van de inkoop- en invoerverrichtingen en van de dienstverrichtingen waarin de bedragen per dag en per wijze van betaling worden opgetekend; Een verkoopdagboek: wanneer de ondernemer goederen verkoopt dient hij een verkoopfactuur op te maken die hij inschrijft in het verkoopboek. Bij betaling van de factuur gebeurt dan een boeking in het verkoopboek .

De zeer kleine ondernemingen zijn tevens verplicht ten minste eens per jaar een inventaris op te maken, dewelke niet enkel de bezittingen maar ook de schulden en verplichtingen omvat. Concreet houdt een inventaris de volgende elementen in:      

De voorraad; Alle schulden van de onderneming; Alle tegoeden; De eigen middelen die in de onderneming geïnvesteerd werden; Geldmiddelen in kas of op de bank; Andere bezittingen van de onderneming zoals machines, gebouwen…

24

Een kleine middelgrote onderneming Kmo’s zijn ondernemingen met rechtspersoonlijkheid, die voor het laatste afgesloten boekjaar niet meer dan 100 personen tewerkstellen (jaarlijks gemiddelde) en niet meer dan één van de volgende drempels overschrijden: 1. Jaargemiddelde personeelsbestand: 50 personeelsleden; 2. Jaaromzet: 7.300.000 euro (exclusief btw); 3. Balanstotaal van 3.650.000 eur    



1. 2. 3. 4.

Bedrijven die meer dan 100 personen tewerkstellen worden sowieso beschouwd als grote ondernemingen. Als KMO moet de zelfstandige een volledige boekhouding voeren en dit door middel van een stelsel van boeken en rekeningen, volgens de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden. De geopende rekeningen moeten worden ondergebracht in een rekeningenstelsel, aangepast aan de aard van de bedrijfsactiviteit. Minstens één keer per jaar dient de onderneming een inventaris op te stellen van al zijn bezittingen, schulden, verplichtingen, ... De jaarrekeningen die de balans, resultaatrekeningen en bijlagen omvatten, moeten een getrouw beeld geven van de bezittingen van het bedrijf en haar resultaten. Kleine en middelgrote ondernemingen hebben de mogelijkheid om een verkorte jaarrekening in te dienen. Deze jaarrekeningen moeten, binnen de dertig dagen na hun goedkeuring door de algemene vergadering, ter publicatie neergelegd worden bij de Nationale Bank. Ook de sociale balans moet daaraan toegevoegd worden. Die geeft een overzicht van de volgende elementen: Personeelsbestand op het moment van afsluiting van de rekening; Personeelsverloop; Van het aantal werknemers dat betrokken is bij een maatregel ten gunste van de tewerkstelling; Per type overeenkomst, van het aantal personen dat een opleiding kreeg ten laste of op aanvraag van de onderneming.

Wat betreft specifieke aspecten inzake de jaarrekeningen, kan de onderneming alles vinden (inclusief volledige en verkorte schema’s en een gratis programma (Sofista) op de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. Sofista is een door de Nationale Bank van België ontwikkelde software die dient om jaarrekeningen op te maken en te valideren in de vorm van een gestructureerd databestand.

Grote ondernemingen Grote ondernemingen zijn ondernemingen met rechtspersoonlijkheid, die voor het laatste afgesloten boekjaar hetzij meer dan 100 personen per jaar tewerkstellen, hetzij meer dan één van de drie volgende criteria overschrijden : 1. Jaargemiddelde personeelsbestand: 50 personeelsleden; 2. Jaaromzet : 7.300.000 euro (exclusief btw); 3. Balanstotaal van 3.650.000 euro.

25

Als grote onderneming moet de zelfstandige een volledige boekhouding voeren en dit door middel van een stelsel van boeken en rekeningen volgens de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden. Grote ondernemingen zijn verplicht hun jaarrekening op te maken volgens het volledig schema.

VERPLICHTINGEN I.V.M. DE BTW De belastingplichtige moet een aantal verplichtingen vervullen:  Een aangifte van economische activiteit indienen (aanvang, wijziging en stopzetting van activiteit).  Facturen opmaken, en de btw-ontvangstbewijzen of handelingen inschrijven in het dagboek van ontvangsten.  Een bewijskrachtige boekhouding houden, ten opzichte van de btw-administratie.  Elk jaar een lijst van belastingplichtige klanten neerleggen (klanten listing).  Een overzicht van intracommunautaire handelingen indienen. Dit zijn alle handelingen met klanten binnen de EU  Het saldo aan btw ten gunste van de administratie binnen de voorgeschreven termijn betalen, en bij kwartaalaangiftes eventueel een voorschot betalen.  De btw-aangifte binnen de voorgeschreven termijn indienen. Er zijn verschillende mogelijkheden om de btw-aangifte in te dienen namelijk:

Periodieke btw-aangifte Btw-plichtigen die recht op aftrek hebben, moeten een periodieke btw-aangifte indienen. Met de periodieke btw-aangifte informeert de belastingplichtige de administratie over:  

Het bedrag van de bij klanten uitgevoerde handelingen (uitgaande handelingen) en de btw die op deze handelingen verschuldigd is. Het bedrag van de handelingen met leveranciers (binnenkomende handelingen) en hoeveel de verschuldigde en aftrekbare btw hierop bedraagt.

Met deze aangifte wordt het verschil tussen de verschuldigde en aftrekbare belasting duidelijk.

Maandelijkse aangifte In principe moet elke btw-plichtige maandelijks een aangifte doen. Deze aangifte moet ten laatste de 20ste dag van de kalendermaand die volgt op de betrokken maand worden ingediend. De eventuele betaling van btw moet gebeuren binnen dezelfde termijn als de aangifte. Ten laatste op 24 december moet elke belastingplichtige de belasting storten die verschuldigd is voor de handelingen van de maand december. Het bedrag van het voorschot komt overeen met de taks die verschuldigd is tussen 1 en 20 december van het lopende jaar. Het bedrag van het voorschot kan ook forfaitair worden vastgelegd op basis van de belasting die verschuldigd was voor de handelingen van de maand november tijdens het lopende jaar.

26

Kwartaalaangifte De belastingplichtige mag, behalve als leverancier van minerale oliën, enkel een kwartaalaangifte indienen wanneer:  

Zijn jaarlijkse omzet niet meer bedraagt dan 2.500.000 euro (exclusief btw). Hij een voorschot betaalt dat overeenkomt met een derde van de belasting die verschuldigd was in het voorgaande kalenderkwartaal.

Elke kwartaalaangifte moet worden ingediend ten laatste de 20ste van de maand die volgt op het kalenderkwartaal waarop deze betrekking heeft. Het btw-saldo moet worden gestort binnen dezelfde termijn. Het voorschot moet worden betaald ten laatste de 20ste dag van de 2de of 3de maand van het kalenderkwartaal.

Elektronische aangifte Het bedrijf moet bij de aangifte verplicht de Intervat-toepassing indienen. De identificatie gebeurt met de elektronische identiteitskaart, of met een digitaal certificaat (Global Sign, Isabel of Certipost).

JAARREKENING Wat is een jaarrekening De jaarrekening is een financieel eindverslag van de onderneming dat elk jaar opgesteld wordt. Een jaarrekening geeft in grote lijnen weer wat er met het bedrijf is uitgespookt in het betreffende boekjaar. De jaarrekening sluit aan op de administratie en die sluit weer aan op boekstukken zoals bonnen, facturen en bankafschriften. Meestal stelt de boekhouder of belastingadviseur de jaarrekening voor de onderneming op, maar sommige ondernemers doen het zelf. Bij grotere bedrijven vanaf een bepaalde omvang (wat betreft werknemers, omzet of balanstotaal) moet een accountant de jaarrekening goedkeuren. De jaarrekening bestaat uit drie verschillende onderdelen:  De balans per 31 december.  De resultatenrekening van het boekjaar.  Een toelichting op beide. De omvang van deze toelichting hangt af van de grootte van de onderneming. Voor een eenmanszaak bestaat deze meestal uit een beschrijving van de manier hoe de balans tot stand is gekomen en basisgegevens over het bedrijf.

Het doel van de jaarrekening Het doel van de jaarrekening is tweeledig:  

De jaarrekening geldt als uitgangspunt voor de aangifte vennootschapsbelasting. Verder is de jaarrekening ook een vorm van informatieverstrekking naar diverse partijen zoals bijvoorbeeld de aandeelhouders, schuldeisers, banken, potentiële overnemers, …

27

Waar en wanneer moet de jaarrekening worden neergelegd De jaarrekening moet binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd door de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar bij de Balanscentrale worden neergelegd. De jaarrekening kan op papier worden neergelegd bij een loket van de Nationale Bank van België, of elektronisch worden neergelegd via internet. Dit laatste gebeurt in een specifiek formaat, “xbrl” of extensible business reportinglanguage. Minder dan 10% van de jaarrekeningen worden nog op papier neergelegd. Dit omdat aan de neerlegging op papier een aantal nadelen zijn verbonden:  

Hogere neerleggingskosten: de neerleggingskosten zijn 60,5 euro duurder dan bij een elektronische neerlegging. Geen online controles. De controles door de Nationale Bank gebeuren pas na de neerlegging. Als er bij deze controles nog fouten worden gevonden, moet de onderneming een verbeterde versie neerleggen, met bijkomende kosten als gevolg.

Het verdient dus de aanbeveling om de jaarrekening via internet neer te leggen. Hiervoor dient de onderneming wel te beschikken over de nodige software om de jaarrekening in xbrl formaat aan te maken, en over een geldig digitaal certificaat dat de onderneming toelaat om via beveiligde weg deze informatie door te sturen naar de Nationale Bank.

Neerlegginskosten jaarrekening Bij het tijdig neerleggen van een jaarrekening zijn de neerleggingskosten, te betalen aan de Nationale Bank, de volgende:

Voor VZW’s geldt er een verlaagd tarief van 129,28 euro.

Wettelijke controles Bij de neerlegging van de jaarrekening controleert de Nationale Bank eerst of deze voldoet aan een aantal verplichte controles. Er mogen bijvoorbeeld geen tegenstrijdigheden zijn tussen de balans en de uitsplitsing van bepaalde balansposten in de toelichting. Indien de jaarrekening niet voldoet aan deze verplichte controles, wordt ze geweigerd door de Nationale Bank, en dient de onderneming een nieuwe versie voor te leggen ter neerlegging.

28

Info te vinden in balans De balans is een belangrijk onderdeel van de jaarrekening. Het is een overzicht van de bezittingen en schulden van de onderneming. Die bezittingen (de activa) en de schulden (de passiva) worden weergegeven zoals ze zijn op één bepaald moment, de afsluitdatum. Dit onderdeel van de jaarrekening is een momentopname, een soort foto van de onderneming op het einde van het boekjaar.

Info te vinden in de resultatenrekening De resultatenrekening (of winst- en verliesrekening), is een weergave van alle opbrengsten en kosten die werden gemaakt tijdens het afgelopen boekjaar. Het resultaat daarvan is winst of verlies. Dit resultaat kan worden uitgekeerd aan de aandeelhouders, of worden opgenomen in het eigen vermogen (de passiva) van de onderneming.

Info te vinden in de toelichting Bij de jaarrekening hoort ook een toelichting, die dat document verduidelijkt. Ze bevat alle begeleidende en aanvullende informatie die niet in de jaarrekening zelf is opgenomen, maar die wel relevant is om de beslissing erover te onderbouwen.

Info te vinden in de sociale balans In de sociale balans wordt specifieke informatie vermeld over het personeelsbestand: aantal tewerkgestelde, personeelsverloop, opleiding …

Opdracht commissaris-revisor De commissaris-revisor controleert en certificeert de jaarrekening van de onderneming en maakt deel uit van het “externe toezicht”. Hij maakt hierover een verslag.

29

Hoofdstuk 4: Debiteurenbeheer DEBITEURENBEHEER Debiteurenbeheer betreft het beleid dat een onderneming voert ten aanzien van haar debiteuren. Doel is op tijd betaald worden met een zo klein mogelijk risico van non-betaling en tegen zo min mogelijk inspanning. Creditmanagement is een onderdeel van een financiële administratie en is in veel gevallen bekend als de afdeling debiteurenadministratie van een bedrijf of overheidsinstelling. De belangrijkste facetten van creditmanagement zijn het tijdig innen van uitstaande facturen, het beoordelen van debiteurenrisico’s, bepalen van kredietwaardigheid en het onderhouden van klantcontacten.

Taak van een kredietmanager Een kredietmanager zorgt ervoor dat de facturen die door de boekhouding werden uitgeschreven ook echt worden betaald door de klanten. De kredietmanager rapporteert daarom meestal direct aan de financieel directeur. Tot zijn taken behoren:  incasso van onbetaalde klantenfacturen  opvolging en contact met klanten en wanbetalers  dubieuze debiteuren bewaken  samenwerken met incassobureaus en advocaten  rapporteren aan de financieel directeur

Aan debiteurenbeheer doen Debiteurenbeheer is essentieel voor een organisatie die efficiënt en effectief wil werken. Dat is voor iedere organisatie een doel. Debiteurenbeheer is een noodzaak want dan kan de onderneming zien welke klanten al betaald hebben en welke niet. De financiële gezondheid van de onderneming hangt af van de betaling van klanten. Een klant die niet tijdig of helemaal niet betaalt, kan de onderneming financieel uit balans brengen.

Krediet verlenen onder de vorm van betalingsuitstel Er zijn verschillende redenen waarom een onderneming krediet aan haar klanten verleend.  Om de groei van de omzet te bevorderen;  Om de winst op te voeren;  Om het hoofd te bieden aan concurrentie;  De klant heeft krediet nodig voor een minimum aan tijd te hebben.

Factoringsmaatschappij http://www.commercialfinance.be/home Diensten die een factoringmaatschappij aanbiedt De debiteurenadministratie, de voorfinanciering, het onderzoek naar de kredietwaardigheid van de afnemers, de bewaking over, de inning en incasso van vorderingen De dekking van het insolventierisico van debiteuren en de financiering van uitstaande vorderingen

30

Kosten die een factoringmaatschappij aanrekent 

 

De factoringmaatschappij rekent een factorloon aan dat tussen de 0,1 en 2% bedraagt, afhankelijk van de omzet, het aantal facturen, de gemiddelde betalingstermijn. Bij de uitbetaling van de vorderingen aan de onderneming wordt het factorloon direct ingehouden op het verschuldigde saldo. Voor de voorfinanciering van de vorderingen wordt ook een rentetarief ingehouden. Het aangerekende rentetarief is vergelijkbaar met dit van de banken. De factoringmaatschappij rekent ook een vergoeding aan voor het risico op wanbetaling. Deze vergoeding wordt als een percentage van de omzet uitgedrukt en wordt bijgevoegd bij het factorloon. Hierdoor bedraagt het factorloon tussen de 8 en 15 procent.

Een kredietmanager kan “preventief” en “curatief” optreden De preventieve fase van kredietmanagement start met het verzamelen van handelsinformatie over potentiële klanten met inbegrip van een risico- en kredietwaardigheid analyse. In een tweede, curatieve fase onderscheiden we rappels, incasso en gerechtsdeurwaarders. Factoring, reverse factoring en kredietverzekering horen thuis in zowel de preventieve als curatieve fase.

10 oorzaken van wanbetaling bij klanten          

Financiële problemen: De klant heeft geen geld; De klant maakt bezwaar tegen de geleverde goederen of diensten; De klant heeft zijn administratie niet goed georganiseerd, waardoor hij geen aandacht heeft voor de factuur; Tijd rekken: De klant hoopt op rente voordeel; De klant heeft de factuur niet aangekregen; De kant is het niet eens met de factuur; De klant wil niet betalen; De klant denkt dat de factuur automatisch wordt betaald; De goederen worden niet op de afgesproken datum geleverd; De klant heeft een klacht.

10 uitvluchten die door klanten worden gebruikt om niet of laattijdig te betalen          

We hebben de rekening nooit ontvangen; Onze betalingstermijnen zijn (30,60..) dagen; We doen pas een betalingsronde aan het einde van de maand; Er zijn geen budgetbevoegde personen aanwezig; We hebben de goederen nooit ontvangen of de opdracht was geannuleerd; De goederen/diensten zijn niet in goede staat of volgens afspraak aangekomen; De factuur is al betaald; De rekening klopt niet en we wachten nog op een credit nota; De geleverde goederen zijn nog niet (door)verkocht – we hebben die en opbrengsten van andere debiteuren nodig om u te kunnen betalen; De afnemer is failliet.

31

Informatie die Unizo geeft aan haar leden i.v.m. debiteurenbeheer          

Wees niet te gul met krediet aan uw klanten Maak tijd en energie vrij voor debiteurenopvolging Vraag expliciet om uw geld Baken uw betalingsvoorwaarden duidelijk af Koester gezonde argwaan Eis boter bij de vis Factureer zo snel mogelijk Zet alles zoveel mogelijk op papier of op computer Stuur desnoods een aangetekende brief Weiger verdere levering aan hardnekkige wanbetalers

Een aging-list betreft Ouderdomsoverzicht van de openstaande facturen die worden geclassificeerd naar brackets en buckets. De aging-list dient aan te sluiten op het sub-grootboek debiteuren.

Afdruk aging-list

32

Informatiebronnen die de onderneming kan gebruiken om risico’s van niet-betaling door klanten in te schatten Op deze site vindt de onderneming volgende informatie:

http://www.zelfstandigen.be/dubieuze-debiteuren/        

Maak altijd meteen een factuur op; Stel factuurvoorwaarden op en pas ze toe; Werk met degelijke contracten en goede afspraken; Werk met tussentijdse facturen of vraag een voorschot; Kies voor contante betaling als het om winkelwaar gaat; Bied factuurklanten kortingen aan wanneer zij bijvoorbeeld binnen een week betalen; Ga de solvabiliteit van nieuwe klanten na; Via deze site kan de onderneming een berekening uitvoeren.

https://graydon.be/kredietwaardigheid/check-je-klant Jaarrekeningen opvragen en analyseren De jaarrekening kan de onderneming opvragen bij de balanscentrale nationale bank

Onderdelen van een jaarrekening Het bestaat uit een jaarverslag van het bestuur, een balans, een resultatenrekening of winst- en verliesrekening over het afgelopen jaar, een toelichting op beide, het kasstroomoverzicht en de Overige gegevens met daarin in bepaalde gevallen een accountantsverklaring (in België commissarisverslag geheten).

Horizontale analyse van de jaarrekening Horizontale analyse heeft tot doel na te gaan hoe de verschillende financiële gegevens zijn geëvolueerd in de tijd. Deze evolutie in de tijd kan vastgesteld worden bij middel van tijdindexen. Mogelijkheden Procentueel : (eindcijfer- begincijfer) / begincijfer * 100 Via tijdsindex: : cijfer bepaald jaar / cijfer basisjaar * 100 Absolute bedragen: : vereenvoudigde stromenanalyse

Verticale analyse van de jaarrekening Verticale analyse laat toe de structuur van de balans vast te stellen : wat is de samenstelling van de geïnvesteerde activa en in welke mate dragen de verschillende passiva bij tot de financiering van de onderneming.

33

Cash flow analyse In een cashflowanalyse geeft de onderneming gedetailleerd aan wat de te verwachten kasstromen zullen zijn voor de komende maanden, eventueel kwartalen. Hierbij vindt een schatting plaats van alle kasstromen met betrekking tot de omzet, kosten en belastingen. De rente en woonlasten dienen veelal maandelijks vooraf betaald te worden, de crediteuren achteraf, de BTW afrekening per kwartaal achteraf terwijl de belastingafdracht/teruggave ergens halverwege het volgende jaar plaats vindt. In een cashflow analyse moet hier allemaal rekening mee worden gehouden.

Ratio-analyse Een ratio is een verhoudingsgetal, waarbij twee of meer gegevens uit de balans, de resultatenrekening of de toelichting aan elkaar gerelateerd worden. Een studie van deze getallen laat toe een beter inzicht te verkrijgen in de absolute waarden van de bedragen van de verschillende rubrieken van de jaarrekening

Liquiditeitsratio De liquiditeitsratio is een ratio dat laat zien in hoeverre een bedrijf op korte termijn aan alle betalingsverplichtingen kan voldoen. De ratio laat zien hoe de kasstromen zijn van de onderneming en de verhouding tussen het geld wat de onderneming bezit door vlottende activa en de betalingsverplichtingen van de vlottende passiva.

Informatie aantal dagen klanten- en leverancierskrediet Deze twee ratio’s worden berekend door de handelsvorderingen te delen door de verkopen inclusief btw voor het aantal dagen klantenkrediet, en de handelsschulden te delen door de aankopen inclusief btw voor het leverancierskrediet. Zo kan berekend worden na hoeveel dagen facturen geïnd of betaald worden. Bedrijven trachten steeds het aantal dagen afnemerskrediet zo laag mogelijk te houden, terwijl ze het aantal dagen leverancierskrediet proberen te verhogen.

Solvabiliteit van een onderneming De solvabiliteit is de mate waarin een bedrijf of instelling in staat is om aan financiële verplichtingen te voldoen Afhankelijk van de directe opbrengstwaarde van de activa ligt de minimumnorm van de waarde tussen de 25% en 40%. Er zijn twee formules om de solvabiliteit te berekenen. Deze zijn echter wel van elkaar afgeleid.

Solvabiliteit kan ook worden gemeten aan de hand van de debet ratio, waarbij men het vreemd vermogen deelt door het totaal vermogen. Als de debet ratio daalt, is de solvabiliteit verbeterd.

34

Betekenis en het belang van de algemene schuldgraad De solvabiliteitsratio’s worden ook schuldgraadratio’s genoemd, waarmee men doelt op de schuldgraad en financiële onafhankelijkheid van een onderneming. Ze geeft aan met welk percentage middelen de aandeelhouders de vennootschap ondersteunen. Het is evident dat wanneer dit percentage hoog ligt, de vennootschap financieel sterk staat en minder of nauwelijks afhankelijk is van haar schuldeisers.

Zelffinancieringsgraad De reserves plus het overgedragen resultaat gedeeld door het totaal passief. Het is een minder gangbare ratio die echter een voorlopende indicator van een faillissement kan zijn.

Kredietmanagement praktisch uitwerken   

Uitwerken van een bewakingssysteem; Voorafgaandelijk de klant doorlichten m.b.v. de jaarrekening en het graydon rapport; Bij laattijdige betaling de volgende acties ondernemen. 1. Telefonisch contact opnemen; 2. Klant in gebreke stellen en 1e aanmaning; 3. 2e aanmaning; 4. Inschakelen incasso bureau.

35

Hoofdstuk 5: Uitbouwen van een webshop Webshop: theorie Wet op handelspraktijken Overeenkomst op afstand    

Elke overeenkomst tussen een verkoper en een consument inzake producten of diensten; Wordt gesloten in het kader van een door de verkoper georganiseerd systeem voor verkoop of dienstverlening op afstand; Uitsluitend gebruik van één of meerdere technieken voor communicatie op afstand tot en met de sluiting van de overeenkomst zelf; De webshop is een overeenkomst op afstand want er wordt besteld op afstand en geleverd aan huis.

Informatie die vooraf wordt meegedeeld          

De identiteit van de verkoper en zijn geografisch adres; De belangrijkste kenmerken van het product of de dienst; De prijs van het product of de dienst; De leveringskosten, in voorkomend geval; De wijze van betaling, levering of uitvoering van de overeenkomst; Het al dan niet bestaan van een verzakingsrecht; De wijze van terugnemingen teruggave van het product, met inbegrip van de eventueel daaraan verbonden kosten; De kosten voor het gebruik van de techniek voor communicatie op afstand, wanneer die op een andere grondslag dan het0 basistarief worden berekend; Geldigheidsduur van het aanbod of van de prijs; Waar passend, de minimumduur van de overeenkomst in geval van overeenkomsten voor duurzame of periodieke dienstverlening of productlevering.

Informatie achteraf wordt meegedeeld     

Identificatie van het product of dienst; Het geografische adres van de vestiging van de verkoper waar de consument met zijn klachten terecht kan; De inlichtingen betreffende de bestaande diensten na verkoop en commerciële waarborgen; De voorwaarden voor de opzegging van de overeenkomst, indien deze van onbepaalde duur is of een duur van meer dan één jaar heeft; In voorkomend geval, de voorwaarden en de uitoefeningswijze van het verzakingsrecht, evenals een verzakingsbeding in vetgedrukte letters in een kader los van de tekst op de eerste bladzijde.

Het verzakingsrecht   

Een recht dat aan de consument toekomt om binnen een bepaalde termijn af te zien van een overeenkomst die hij gesloten heeft; Hij kan dit recht uitoefenen zonder betaling van een boete en zonder opgave van motief; Het termijn is 14 dagen en het start voor producenten de dag na de levering aan de consument en voor diensten de dag na het afsluiten van de overeenkomst of de dag waarop de informatieverplichting wordt voldaan.

36

Het verzakingsbeding 



De consument heeft het recht aan de verkoper mee te delen dat hij afziet van de aankoop, zonder betaling van een boete en zonder opgave van motief binnen... werkdagen vanaf de dag die volgt op de levering van het product of het sluiten van de dienstenovereenkomst. Indien dit beding niet vermeld wordt, wordt het product of de dienst geacht geleverd te zijn aan de consument zonder voorafgaande vraag van de consument en is de consument niet gehouden tot het betalen van het product of de dienst, of tot het teruggeven ervan.

Het verzakingsrecht bij een voorschot    

Er kan geen voorschot of betaling worden geëist; In geval van uitoefening van het verzakingsrecht, is de verkoper gehouden tot terugbetaling van de gestorte bedragen, zonder kosten. Deze terugbetaling moet plaatsvinden ten laatste binnen de dertig dagen die volgen op de verzaking. Als de verkoper te laat levert dan wordt de verkoop ontbonden.

Wet elektronische handel Dienst van de informatiemaatschappij: Elke dienst die gewoonlijk tegen vergoeding, langs elektronische weg op afstand en op individueel verzoek van een afnemer van de dienst verricht wordt Het is van toepassing op onze webshop. Informatieplicht t.o.v. de koper 1. zijn naam of handelsnaam; 2. het geografische adres waar de dienstverlener is gevestigd (niet de plaats van de server); 3. nadere gegevens die een snel contact en een rechtstreekse en effectieve communicatie met hem mogelijk maken, met inbegrip van zijn elektronisch postadres; 4. desgevallend het handelsregister waar hij is ingeschreven en zijn inschrijvingsnummer (dit is ondertussen vervangen door het ondernemingsnummer); 5. wanneer een activiteit aan een vergunningsstelsel is onderworpen, de gegevens over de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor de duidelijkheid: het starten en uitoefenen van een online dienst op zich is niet afhankelijk van een voorafgaande vergunning); 6. wat gereglementeerde beroepen betreft : A) de beroepsvereniging of beroepsorganisatie waarbij de dienstverlener is ingeschreven, B)de beroepstitel en de staat waar die is toegekend, C)een verwijzing naar de van toepassing zijnde beroepsregels en de wijze van toegang ertoe; 7. wanneer de dienstverlener een aan de belasting over de toegevoegde waarde onderworpen activiteit uitoefent, het identificatie nummer zoals bedoeld in artikel 50 van het wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde (= btw nummer); 8. de gedragscodes die hij desgevallend heeft onderschreven, alsook de informatie over de manier waarop die codes langs elektronische weg kunnen worden geraadpleegd. 37

Bijzondere regels bij het afsluiten van een verkoopcontract    

De talen waarin het contract kan worden gesloten; De verschillende technische stappen om tot de sluiting van het contract te komen; De technische middelen waarmee Invoerfouten kunnen worden opgespoord en gecorrigeerd voordat de order wordt geplaatst; Uitsluitsel omtrent de vraag of de dienstverlener het gesloten contract zal archiveren en of het toegankelijk zal zijn .

De klant ontvangt: De klant ontvangt een order en een ontvangstbewijs.

Reclame en SPAM-KB Elke vorm van communicatie bestemd voor het direct of indirect promoten van de goederen, diensten of het imago van een onderneming, organisatie of persoon die een commerciële, industriële of ambachtelijke activiteit of een gereglementeerd beroep uitoefent. Voorwaarden reclame 

 



Onmiddellijk na de ontvangst ervan is de reclame, vanwege de globale indruk, met inbegrip van de presentatie, duidelijk als zodanig herkenbaar. Indien dit niet het geval is draagt zij leesbaar, goed zichtbaar en ondubbelzinnig de vermelding " reclame "; De natuurlijke of rechtspersoon voor wiens rekening de reclame geschiedt, is duidelijk te identificeren; Verkoopbevorderende aanbiedingen, zoals aankondigingen van prijsverminderingen en eraan verbonden aanbiedingen, zijn duidelijk als zodanig herkenbaar en de voorwaarden om van deze aanbiedingen gebruik te kunnen maken, zijn gemakkelijk te vervullen en worden duidelijk en ondubbelzinnig aangeduid; Verkoopbevorderende wedstrijden of spelen zijn duidelijk als zodanig herkenbaar en de deelnemingsvoorwaarden zijn gemakkelijk te vervullen en worden duidelijk en ondubbelzinnig aangeduid.

Reclame via mail 

 

De onderneming heeft rechtstreeks hun elektronische contact gegevens verkregen in het kader van de verkoop van een product of een dienst, mits de wettelijke en reglementaire voorwaarden betreffende de bescherming van de private levenssfeer nageleefd zijn; De onderneming gebruikt de beschouwde elektronische contact gegevens uitsluitend voor gelijkaardige producten of diensten die hijzelf levert; De onderneming geeft aan de klanten, op het ogenblik waarop hun elektronische contactgegevens worden verzameld, de mogelijkheid om zich kosteloos en op gemakkelijke wijze tegen de uitbating te verzetten.

Recht van de consument i.v.m. reclame per mail Iedere persoon kan rechtstreeks aan een bepaalde dienstverlener zonder kosten en zonder een reden op te geven, zijn wil kenbaar maken om van hem geen reclame per elektronische post meer te ontvangen.

38

Webshop: Praktijk webshop: front-end Home: dit is het beginscherm met een welkomtekst.

Algemene voorwaarden: wanneer er op algemene voorwaarden wordt geklikt dan verschijnt dit scherm.

39

Producten: als de klant op producten klikt dan komt hij op dit scherm.

Product bestellen: als de klant op het winkelwagentje klikt dan komt het product in de winkelwagen.

40

Als de klant op winkelwagen in het zij scherm klikt komt er een overzicht van de artikelen die de klant heeft besteld.

Bestellen: als de klant op bestellen klikt dan krijgt hij dit scherm.

41

Als de klant er dan nog eens op klikt dan krijgt hij dit scherm. Al de vakjes met een * moeten worden ingevuld.

Als de klant op bestelling annuleren klikt krijgt hij dit scherm.

42

Als de klant op bestellen klikt dan krijgt hij dit scherm.

Als de klant op bestelling afdrukken klikt dan wordt de bestelling natuurlijk afgedrukt.

Back-end 1. Dit is het startscherm dat de klant krijgt wanneer hij de webshop opstart, voor de klant verder gaat moet hij eerst nakijken of de knoppen Evaluatie en webshop zijn aangevinkt.

43

2. De klant moet nu de juiste handleiding aanduiden en op accepteren drukken.

3. Nu moet de klant de gewenste talen aanduiden waarin de webshop zal worden weergegeven

44

4. De volgende stap is de lay-out van de webshop kiezen

5. Nu moet de klant de eigenschappen van de site en lay-out invullen. Hierin zitten o.a. welkomsttekst, logo, dankwoord, zoekwoorden en dergelijke.

45

6. Nu kan de klant de eigenschappen van de catalogus kiezen. Wanneer de klant bij bezorgvormen en betalingswijzen op bewerken drukt kan hij nog andere bezorgvormen of betalingswijzen toevoegen en/of verwijderen. Bij voorraadweergave kan de klant alles regelen in verband met de voorraad

7. Hier kan de klant enkele extra’s toevoegen voor op de site zoals Algemene voorwaarden en contact.

46

8. Deze stap is enkel noodzakelijk als de site werkelijk op het internet moet komen. Voor deze onderneming is dit dus niet van toepassing.

9. Na de 6 vorige stappen te hebben uitgevoerd komt de klant op volgend scherm uit waarbij vanaf nu alles via de knop bewerken gaat gebeuren die zich links vanboven bevind.

47

10. Wanneer de klant op de knop bewerken drukt, en vervolgens op de knop artikelen vind hij de btw tarieven. Hier kan de klant zelf btw tarieven invoeren.

11. Wanneer de klant nogmaals op de knoppen bewerken en artikelen drukt en vervolgens op artikelgroepen krijgt hij volgend scherm. Hierin kan de klant categorieën maken waarin hij producten kan onderverdelen.

48

12. Wanneer de klant via bewerken en artikelen op artikelen drukt kan hij artikelen toevoegen via volgend scherm.

13. Wanneer de klant bij bewerken op relaties drukt en vervolgens op klanten kan hij klanten toevoegen.

49

14. Wanneer de klant bij bewerken nogmaals op relaties drukt en vervolgens op leveranciers dan kan hij leveranciers toevoegen via volgend scherm.

50

Hoofdstuk 6: Besluit Na een heel jaar bezig geweest te zijn aan onze GIP is het tijd om nu een balans op te maken. Om te beginnen was de GIP zwaarder dan we ons hadden voorgesteld. We moesten hard werken om de vooropgestelde deadlines te halen en zo onze GIP te maken tot wat het nu is geworden. Ook was er veel verschil in de taken die we kregen, er waren lange en korte taken, alsook leuke taken en minder leuke taken. Zo was het uitbouwen van een webshop een leuke ervaring. Andere leuke taken waren de handleidingen die we moesten maken zoals van Evernote. De samenwerking tussen ons tweeën is vlot verlopen. Wanneer we een nieuwe taak kregen werd er meteen in onderling overleg beslist hoe we dat zouden aanpakken. Deze methode was efficiënt omdat we meteen wisten wat er verwacht werd van de partner. De GIP heeft ons ook een grote stap vooruit laten zetten omdat samenwerken één van de belangrijkste punten was om het gewenste resultaat te bekomen. Onze conclusie is dus dat de GIP ons enkel maar meer kennis heeft gegeven naar onze toekomst toe gericht en dat we deze ervaring zeer goed zullen kunnen gebruiken.

51

Hoofdstuk 7: Bronnen http://www.unizo.be/uwzaakstarten/kennisnet/faq/kan_iedereen_starten_met_een_ eigen_zaak_of_zijn_er_bepaalde_voorwaarden.html http://www.xerius.be/docs/praktische-handleiding-startende-zelfstandige.pdf http://economie.fgov.be/nl/ https://www.ing.be/nl/business/Pages/index.aspx https://www.ing.be/nl/business/Pages/index.aspx http://www.ejustice.just.fgov.be/mopdf/2014/02/03_1.pdf#Page47 http://www.voka.be/ondernemen/starten/aan-welke-boekhoudkundigeverplichtingen-moet-ik-voldoen/ http://www.carbofisc.be/tag/s-bvba/ http://www.belgium.be/nl/belastingen/btw/verplichtingen/ https://graydon.be/jaarrekening#sparx-x-54b8c35f7c7818b16afc72c6 http://www.jaar-rekening.be/ https://graydon.be/blog/wat-betekent-modern-debiteurenbeheer-in-de-praktijk http://www.stepstone.be/Carriere-Tips/Tips-Trucs/wat-doet-een-credit-controller-offinancieel-directeur.cfm http://www.tuxx.be/debiteurenbeheer/smoezen/

52

Hoofdstuk 8:Bijlagen 8.1

Facturatie in Excel

53

8.2

Digitaal archiveren met evernote

Evernote Evernote is een programma dat de onderneming gebruikt voor het uitbouwen van een volledig digitaal klassementsysteem. De werknemer kan dit systeem benaderen zowel lokaal op zijn pc als via een cloudtoepassing op het internet. Bovendien wordt alle informatie gesynchroniseerd naar draagbare toestellen zoals een tabletcomputer of een smartphone. Hier volgt een overzichtelijke handleiding met de nodige schermafdrukken om u wegwijs te maken in het systeem.

Handleiding in stappen 1. Ga naar https://evernote.com/intl/nl/ Aanmelden stap1: voor aan te melden drukt de klant op de knop “nu aanmelden”, wanneer de klant al een account heeft dan drukt hij op de knop “inloggen”.

Wanneer de klant evernote wilt downloaden moet hij op de startpagina op de knop downloaden drukken. Notitieboeken stap 1: druk op het pijltje achter “notitieboeken” stap 2: druk op “nieuw notitieboek” stap 3: geef het notitieboek een gepaste naam

Stacks stap 1: druk met de rechtermuisknop op de notitieboek die in een stapel moet stap 2: druk op de knop “aan toevoegen” stap 3: druk op “nieuwe stapel” stap 4: Geef de stapel de gepaste naam stap 5: Nu kan de klant al zijn gewenste notitieboeken naar de stack slepen.

54

Notitieboek delen stap 1: druk met de rechtermuisknop op de notitieboek die u wil delen stap 2: Druk op de knop “delen” stap 3: Geef het e-mail adres in van de persoon waarmee u het notitieboek wil delen stap 4: Kies voor de optie “kan bekijken”

Nieuwe notitie Stap 1: druk op de knop “nieuwe notitie” Stap 2: Nu kan de klant een bestand toe voegen door op de knop met het paperclip logo te drukken Stap3: Druk nu op bladeren en kies het bestand uit de computer Stap 4: Wanneer de klant het bestand heeft toegevoegd dan moet hij op de knop “bijvoegen” drukken

55

56

8.3

Krediet fiche kaskrediet

Doel Met een kaskrediet financiert de onderneming zijn behoefte aan werkkapitaal, zoals roterende klantenvorderingen en/of voorraden. Een kaskrediet kan eveneens nuttig zijn om leveranciers contant te betalen indien de onderneming hiervoor een korting krijgt. Een kaskrediet dient voor de overbrugging van tijdelijke liquiditeitstekorten als gevolg van het verschil in tijd tussen in- en uitgaven. Indien de liquiditeitstekorten van permanente aard zijn of dikwijls meer dan 75.000 EUR bedragen, overweegt de onderneming beter een investeringskrediet of een straightloan. Op www.financieringvanondernemingen.be vindt de onderneming een checklist die kan helpen om de juiste kredietvorm te kiezen. Werking Met een kaskrediet heeft de onderneming de mogelijkheid om onder nul te gaan op de zichtrekening. Deze kredietvorm is zeer gemakkelijk in gebruik. De onderneming neemt het krediet op door via de rekening betalingen te doen. De betalingen die de onderneming ontvangt op de rekening vullen het krediet weer aan. Op basis van financiële planning en exploitatienoden bepaalt de onderneming in overleg met de account manager of kredietbeheerder het plafond voor het kaskrediet. De onderneming moet geen investeringsbewijzen voorleggen om het krediet te gebruiken. Kenmerken  Bedrag: minimum 5.000 EUR  Looptijd: meestal van onbepaalde duur, doch in bepaalde gevallen kan een eindvervaldag voorzien worden.  Opnamemodaliteiten: het bedrag, de frequentie en de duur van de opnemingen bepaalt de onderneming vrij binnen het afgesproken plafond. Rente en provisies  Rente: basisrente (momenteel 9,5%) verhoogd met 1%. De intresten worden per dag berekend op de kredietomloop. De onderneming betaalt ze per kwartaal.  Commissie: deze terbeschikkingstellingsprovisie bedraagt 0,25% per kwartaal op het toegestane krediet. De onderneming betaalt ze per kwartaal.  Dossierkosten: 150 EUR (ongeacht het bedrag). De onderneming betaalt een toeslag voor een hypothecaire akte (+ 150 EUR) en bij pandname handelsfonds (+ 150 EUR)  Vervroegde terugbetaling: mogelijk mits een dossierkost van 150 EUR.

57

Overheidssteun  De onderneming kan een kaskrediet koppelen aan de regionale overheidsmaatregelen: o Vlaamse gewest: de Participatiemaatschappij Vlaanderen (PMV) financiert ondernemers die actief zijn in Vlaanderen. Zij helpt hen van bij de prille start tot aan de groei en internationalisering van hun bedrijf. Als ondernemer moet u wel beschikken over een goed businessplan en managementteam. Afhankelijk van de situatie of het doel van de betrokken onderneming levert PMV financiering op maat: risicokapitaal, waarborgen voor bedrijfskredieten, voordelige leningen en investeringen via externe fondsen. Voor meer info raadpleeg: www.pmv.eu o Waals gewest: via Sowalfin ondersteunt het Waalse gewest ondernemingen bij de start, groei of overdracht o.a. via toekenning van achtergestelde leningen (co-financiering met banken), waarborgregelingen en coördinatie van durfkapitaalverstrekking. Voor meer info raadpleeg: www.sowalfin.be o Brussels hoofdstedelijk gewest: tegen betaling van een eenmalige forfaitaire premie kent het Brussels Waarborgfonds aan kredietinstellingen, een substantieel deel van de waarborgen toe die van KMO’s en zelfstandigen vereist worden voor de toekenning van beroepskredieten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Voor meer info raadpleeg: www.fondsbruxelloisdegarantie.be Hebt u klachten of suggesties? Neem dan contact op met de adviseur cliëntentevredenheid van Bank J. Van Breda : mail naar clië[email protected] of bel 0800 93 004. Indien nodig kan u een beroep doen op de ombudsdienst voor de financiële sector. Voor meer info raadpleeg www.ombudsfin.be.

58

8.4

Hoe het juiste krediet bepalen

Als ondernemer of vrije beroeper investeert u in materiële en/of immateriële activa. Daarnaast kan de onderneming nood hebben aan extra bedrijfskapitaal. Wij trachten u hierbij een leidraad te bezorgen voor wat de meest aangewezen kredietvorm is voor uw investering. Immaterieel vast actief  Investeert de onderneming in de overname van een handelsfonds of goodwill? o Investeringskrediet (standaard looptijd: 5 à 7 jaar tot maximum 10 jaar)  Investeert de onderneming in de aankoop van software? o Financiering of investeringskrediet (standaard looptijd: 2 jaar tot maximum 4 jaar) Materieel vast actief  Investeert de onderneming in de aankoop en/of (ver)bouwing van een onroerend goed? Welke bestemming krijgt dit onroerend goed? o Bestemd voor verkoop: Indien kostprijs meer dan 75.000 EUR:  Gemengde lijn (kaskredietstraightloan) of overbruggingskrediet Indien kostprijs minder dan 75.000 EUR:  Kaskrediet of overbruggingskrediet o Bestemd voor eigen gebruik en/of verhuur? Terugbetaling met beschikbare en/of toekomstige cashflows en/of huurinkomsten:  Investeringskrediet (standaard looptijd: 15 jaar tot maximum 20 jaar) Terugbetaling uit de verkoop van een ander onroerend goed:  Overbruggingskrediet (maximum looptijd: 2 jaar) 

Investeert de onderneming in roerend(e) goed(eren), zoals rollend materieel (personenwagen, bestelwagen, vrachtwagen) of bedrijfsmaterieel (machines, meubilair)? o Indien investeringsbedrag minder dan 120.000 EUR en afschrijvingsperiode maximaal 60 maanden:  Financiering op maximum 60 maanden o Indien investeringsbedrag meer dan 120.000 EUR en/of afschrijvingsperiode > 60 maanden:  Investeringskrediet (standaard looptijd: 7 jaar tot maximum 10 jaar)

Financieel vast actief  Wenst de ondereneming een overname te financieren? Betreft het een overname onder de vorm van aandelen?  Investeringskrediet (standaard looptijd: 7 jaar tot maximum 10 jaar met uitzondering van overname apotheek waar 15 jaar mogelijk is)

59

Bedrijfskapitaal  Heeft de onderenming nood aan extra werkkapitaal voor de financiering van voorraden en/of klantenvorderingen en/of leverancierskortingen? o Bedraagt de behoefte meer dan 75.000 EUR:  Gemengde lijn (kaskrediet-straight loan) o Bedraagt de behoefte minder dan 75.000 EUR:  Kaskrediet of investeringskrediet  Heeft de onderneming nood aan extra werkkapitaal voor de financiering van eindejaarspremies en/of vakantiegelden?  Investeringskrediet (looptijd: maximum 12 maanden)  Wenst de onderneming een financiering voor de voorafbetaling belastingen?  Voorafbetaling belastingen (looptijd:maximum 12 maanden) Hier vindt de onderneming demodaliteiten van elke kredietvorm: http://www.bankvanbreda.be/family/alles_wat_u_nodig_hebt/ http://www.bankvanbreda.be/liberal/alles_wat_u_nodig_hebt/

8.5

Debiteurenbeheer in Excel: aging list

60

8.6

Klachten databank in Access

Aanmeldingspagina

Tabelrelaties

61

Personeelsinfo

62

Personeelsformulier

Aanmeldingsscherm

63

Bestelling klant

Draaitabel omzetevolutie

64

Klachtenformulier

65

Rapport klachten

Query klacht

66

8.7

Bedrijfseconomische analyse en Graydon: As Adventure Belgium

67

68

69

8.8

Klanten administratie in bob

Bestand: Klanten

Raadplegen  klantenrekeningen

Facturatie  ingaven klanten: bestellingen

70

Facturatie: ingaven klanten: facturen

Facturatie: ingaven klanten: creditnota’s

Raadplegen: klantenhistoriek

71

Afdrukken: balansen: klanten

Afdrukken: grootboek: klanten

72