V RIJWILLIGERS
IN DE
E MMAUSPAROCHIE
TE
A PELDOORN
versie 2.0
I N T R O DU CT I E In deze notitie schetsen we de contouren voor een uitdagend vrijwilligersbeleid van de RK Emmausparochie te Apeldoorn. Deze parochie maakt op dit moment een ingrijpende periode door in haar nog korte bestaan. De afgelopen jaren is een meerjaren-visie vastgelegd voor de ontwikkeling van de parochie naar de toekomst toe. De visie 'Als Emmausgangers verder...' wordt gekenmerkt door twee belangrijke pijlers. Ten eerste, het vertrouwde, traditionele programma wordt geconcentreerd op één locatie, d.i. de OLV ten Hemelopneming, door het bisdom aangewezen als eucharistisch centrum. De overige kerken zullen in de loop van 2013 allen gesloten zijn. Ten tweede,verspreid over de stad Apeldoorn ontstaat een netwerk van kleine geloofsgroepen, die zichzelf verstaan als onderdeel van de parochie.
1. D E E M M AU S - P ARO C HI E
V E R ZA M E LT Z I CH ...
... op één centrale, de Onze Lieve Vrouw ten Hemelopneming. Op deze plek zal een nieuwe vrijwilligersorganisatie gebouwd worden waar plek mag zijn voor iedere parochiaan, die actief wil bijdragen aan de doelen en het programma van de parochie. Vrijwilligers afkomstig uit 6 gemeenschappen staan voor de uitdaging samen te werken op één plek. Samenstelling van werkgroepen kan wijzigen, nieuwe groepen ontstaan, taken, werkwijzen en procedures komen in het begin ter sprake, en werkendeweg zal ieder stuiten op het verschil in manieren waarop een ieder gewend is de dingen te doen. Met geduld, begrip en overleg hopen en verwachten we dat we met elkaar de Emmaus-methode weten te ontwikkelen. Kernpunt van de Emmaus-manier is dat we willen proberen zoveel mogelijk bestaande vrijwilligers van alle locaties een plek te geven en te gunnen in de OLV Tenhemelopneming en het Emmaushuis. Dat zal een hele toer worden, maar daar gaan we voor. De wervingscampagne 'Zet jezelf op de kaart' is een eerste actie vanuit die visie.
2. E EN
V R I J W I L LI G ER I S ...
... een Emmausganger. Een parochie draagt niet zomaar de naam Emmaus. Het refereert aan een verhaal in Luc 24, Daarin wordt het verhaal vertelt van twee leerlingen van Jezus, die ontredderd door Zijn dood, op weg zijn van Jeruzalem naar Emmaus. Terwijl ze elkaar vertellen wat ze hebben meegemaakt, sluit een derde reisgenoot zich bij hen aan. Later ontdekken zij dat het Jezus zelf is, die met hen heeft meegewandeld, gesproken en gegeten. Deze twee Emmausgangers zijn als het ware onze voorgangers, in wier voetstappen wij treden. In hun optreden herkennen we op zijn minst drie belangrijke vaardigheden. Ze zijn in staat te delen aan elkaar wat ze meemaken en bezighouden. Ze kunnen zich openen voor een ander mens en zijn verhaal. Ze open hun ogen, oren en hart. Vervolgens zijn ze bereid zich te verbinden, aan elkaar, aan de mens die ze tegenkomen op hun weg, aan de mensen van waar zij vandaan komen. We zien de vrijwilligers graag als dragers van de identiteit van de Emmausparochie. Ze zijn in staat tot delen, openen en verbinden. In 'gewone mensen taal' hebben we het over tonen van interesse, plezier, aandacht en gastvrijheid, de bereidheid tot
samenwerken en zorgzaamheid. Vrijwilligers in de Emmaus-parochie realiseren zich dat we als gemeenschap van gelovigen met elkaar onderweg zijn.
3. E E N
V R I J WI LL I G E R I S
...
...iemand die onbetaald en onverplicht werk doet, voor anderen of voor de samenleving. Onderzoek door het Kaski ('Kritisch en Loyaal - Vrijwilligers in de Rooms-Katholieke parochies, rapnr. 488 - 2001) geeft aan dat vrijwilligers in RKparochies overwegend aktief zijn op de terreinen liturgie en gebouwen. Bij de doelmotieven voor vrijwilligerswerk in een parochie komt in volgorde van belangrijkheid de volgende vier motieven voorbij: 1) verantwoordelijkheidsgevoel, 2) sociale contacten en waardering, 3) het bezig-zijn en 4) er zelf iets van opsteken. Vrijwilligers zijn kerkbetrokken en gelovige mensen. De parochie en haar programma-doelen gaat de vrijwilliger zeer ter harte. ... onmisbaar. De vrijwilligers zijn de bouwstenen van de parochie. Hoewel het bestuur zorg wil dragen voor een pastoraal team van voldoende omvang is de nabije toekomst ongewis. De beschikbaarheid van pastoraal personeel én de daarvoor beschikbare financiële middelen zijn geen vanzelfsprekendheden meer. Des te meer reden om te stellen dat vrijwilligers van onschatbare waarde zijn. In algemene zin vinden we het belangrijk dat gelovigen die willen meewerken de parochie op te bouwen, dat zij zowel taakgericht kunnen werken als ook volop de ruimte krijgen hun talenten, ervaringen en gelovige inspiratie in te brengen in hun werk voor de parochie.
4. W I J
V R A G EN V AN E E N V R I J W I L LI G ER ...
... beschikbaarheid om een bepaalde, passende bijdrage te kunnen leveren. Wat een vrijwilliger feitelijk ter beschikking stelt is naast tijd, ervaring, kennis, talent en zijn inspiratie en betrokkenheid. Kortom, de vrijwilliger stelt zichzelf ter beschikking. Daarom draagt de Emmaus-parochie een grote verantwoordelijkheid voor een vrijwilliger een passende taak te vinden. De taken zijn zo divers dat er ook op heel veel verschillende (ervarings-)bronnen een beroep gedaan kan worden. De vrijwilliger... o o o o o o o o o
heeft goede zin is luisterbereid en spreekt zich open uit kan samenwerken in een werkgroep kan zelfstandig klussen oppakken, taken uitvoeren kan pendelen tussen werkgroep en pastoraatsgroep heeft kennis van katholieke geloof, leer en traditie heeft kennis van liturgie, catechese en diaconie vaart wel bij een werkomgeving waarin duidelijke afspraken heersen hoe dingen worden aangepakt en uitgevoerd accepteert leiding van de leden van de pastoraatsgroep of de beheerscommissie
Mocht het zijn dat je voor een opdracht specifieke kennis nodig hebt kan het zijn dat een taakgerichte opleiding of toerusting noodzakelijk is. Indien nodig en voor zover mogelijk neemt de parochie (een deel van de ) opleidingskosten voor haar rekening. ... met ons de volgende regels na te komen:
Dat mondeling gemaakte afspraken worden nageleefd. Er wordt met vrijwilligers geen contract afgesloten. Uitzondering op deze regel kunnen projectsituaties zijn met een duidelijk begin en eind aan een opdracht.
We willen op elkaar kunnen rekenen, dus afspraak is afspraak. Bij ziekte, problemen of anderszins meldt u zich bij de leiding van uw werkgroep, of de vrijwilligerscoördinator of de pastoraatsgroep.
We respecteren elkaar en ieders persoonlijke inzet voor de opbouw van de parochie. Dat betekent dat we hechten aan integer gedrag. Van onze vrijwilligers verwachten we dat zij geen mededelingen doen aan derden over personen of zaken, die zij als vrijwilliger te weten zijn gekomen.
Een vrijwilliger zorgt goed voor zichzelf en breng zichzelf niet in gevaarlijke situaties. Als er iets gebeurt en een vrijwilliger wordt aansprakelijk gesteld of ondervindt zelf schade dan neemt men zo snel mogelijk contact op met het centraal parochiesecretariaat.
5. W I J
BI E DE N E EN V RI JW I L LI G E R
...
... een plezierige en uitdagende werkomgeving, waarin hij rekenen op de volgende behandeling:
Bij de start van de werkzaamheden verzorgt de pastoraatsgroep een kleine introductie op de parochie en haar beleidskeuzes van dat moment. Belangrijk is dat elke vrijwilliger zicht krijgt op de specifieke identiteit van de parochie, want elke vrijwilliger is in zijn optreden daar een beelddrager van. Over de identiteit die de parochie wil vormgeven is gezegd, dat de parochie herkenbaar wil zijn met de woorden delen, openen en verbinden (zie par. 2). Vrijwilligers mogen van de parochie verwachten dat ze te horen krijgen wat de parochie onder deze waarden verstaat en hoe dat in praktijk wordt gebracht.
Het parochiebestuur verzorgt een up-to-date infopakket. Dit wordt de pastoraatsgroep in voldoende mate ter beschikking gesteld.
Bij de start van de werkzaamheden draagt de pastoraatsgroep (of de werkgroep) zorg voor een goede instructie op de taak. Het inwerken gebeurt in de taak- of werkgroep De leiding van de werkgroep is het eerste aanspreekpunt. Bij ontevredenheid of conflict is de vrijwilligerscoördinator [ krijgen we die??] of de pastoraatgroep het eerstvolgende adres.
De parochie wil staan voor kwaliteit. Dat betekent dat voor vrijwilligerstaken op het veld van de liturgie of de catechese het pastoresteam geraadpleegd wordt over de mate van geschiktheid voor de taak. Het betekent ook dat voor taken met een inhoudelijke component voldoende scholing een noodzaak is. Het kan zo zijn dat de parochie aan een vrijwilliger vraagt aanvullende scholing te volgen, maar een vrijwilliger kan ook zelf een behoefte kenbaar maken. In eerste aanleg wordt in de scholingsbehoefte voorzien door het pastoraal team, maar afhankelijk van de persoon en de situatie kan scholing elders worden gezocht. De pastorale school is een eerste, voor de hand liggende stap. De parochie is actief op zoek naar pastorale talenten, die geïnteresseerd zijn om de pastorale school te volgen. Na goede afspraken met het pastoraal en team en de pastoraatsgroep is het mogelijk dat de kosten voor scholing door de parochie worden vergoed. Wel zullen dan afspraken gemaakt worden, waaruit blijkt dat de opgedane scholing de parochie ook daadwerkelijk ten goede komt.
Een vrijwilliger van de Emmausparochie is via het bisdom verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid. Voor ongevallen tijdens de werkzaamheden en tijdens de reis van en naar huis zijn alle vrijwilligers tot de leeftijd van 80 jaar verzekerd.
Het vrijwilligerswerk mag in principe geen extra kosten met zich meebrengen. De inzet, tijd en energie van actieve parochiaan vormen immers de kern van het
vrijwilligerswerk. Als een vrijwilliger bij het uitvoeren van zijn taak onkosten maakt kunnen deze bij de leiding van de eigen werkgroep (of bij de pastoraatsgroep) worden gedeclareerd. Dit gebeurt schriftelijk via een declaratieformulier met bijsluiting van bonnetjes en/of betalingsbewijzen. De vergoeding van reiskosten vindt plaats na overleg met de pastoraatsgroep. In principe worden de kosten betaald uit een toegekend activiteitenbudget van een werkgroep. Wanneer van een budget geen sprake is, wende men zich in alle gevallen tot de pastoraatsgroep. Elke vrijwilliger dient zijn declaratie bijtijds in, d.w.z. maximaal 4 weken na uitgave van de kosten.
De parochie vindt het belangrijk dat de vrijwilliger het naar zijn zin heeft. Daartoe zal de pastoraatgroep [ of vrijwilligerscoördinator?] bij de vrijwilligers (jaarlijks of regelmatig) peilen of er problemen zijn, onduidelijkheden of behoefte aan ondersteuning of scholing. Een dergelijke peiling kan ook tot gevolg hebben dat een bijstelling of verandering in taak gewenst is of dat beide partijen tot het inzicht komen dat het beter is afscheid van elkaar te nemen.
De parochie waardeert de inzet van elke vrijwilliger, of die nu groot of klein is. Jaarlijks zal de parochie haar waardering onderstrepen door een dankjewelmanifestatie voor alle vrijwilligers. Het parochiebestuur is hiervoor de initiatiefnemer en stelt daarvoor budget beschikbaar.
Als vrijwilligers stoppen met hun werkzaamheden wordt zo laag mogelijk in de organisatie, in de kring van de eigen werkgroep afscheid genomen. Elke geloofsgemeenschap heeft een budget tot haar beschikking waaruit deze kosten betaald kunnen worden. De leiding van de werkgroep stemt dit af met de penningmeester van de locatie. Als leidraad mag gelden een gebakje per lid van de werkgroep en een bloemetje of fles wijn voor de vertrekkende vrijwilliger. Indien een vrijwilliger stopt met al zijn diensten (of taken) en er ook sprake is van meer dan gemiddelde verdienste neemt de parochie zelf op gepaste wijze afscheid van haar trouwe vrijwilliger.
Op het centraal parochiesecretariaat wordt een database van vrijwilligers en vacatures beheert. Daartoe wordt een protocol opgesteld hoe dit in te richten en te onderhouden. Werkgroepen zijn verantwoordelijk voor het up to date houden van het bestand voor zover het de eigen vrijwilligers betreft.
Elk kalender- (of werk-)jaar verzorgt het parochiebestuur naast een financieel ook een kwalitatief jaarverslag waaruit duidelijk wordt welke pastorale resultaten de parochie heeft geboekt. Daarmee krijgen de vrijwilligers een concreet beeld waaraan zij met hun inzet hebben bij gedragen.
….
6. W I J
W E R V EN V RI JW I L LI G E RS ...
... vanuit de gedachte dat een ieder een zinvolle bijdrage kan leveren aan het opbouwen van het Rijk Gods, want uiteindelijk is dat wat we doen. De eerste stap die we zetten is de nieuwe vrijwilligersorganisatie opbouwen met de bestaande vrijwilligers van alle locaties. Vervolgens zullen we constateren dat er altijd nieuwe vrijwilligers nodig zijn, omdat nieuwe initiatieven zich aandienen of omdat mensen stoppen. De werving van nieuwe vrijwilligers zal vanzelf weer veel aandacht krijgen. In de Emmausparochie willen we op een positieve manier met de werving omgaan. Voor ons bestaat die positieve benadering uit de volgende elementen:
Zoals gezegd bestaat de eerste stap uit het zorgvuldig plaatsen van de bestaande vrijwilligers uit alle locaties tot één nieuwe organisatie.
Vervolgens gaan we bij het ontstaan van nieuwe vacatures uit van mensen die nu nog niet actief zijn, of het een lange tijd niet geweest zijn. We willen de kring zo ruim mogelijk maken, om daarmee de overbelasting van de reeds actieve vrijwilligers te ondervangen . We hebben fris bloed nodig. Nieuwe parochianen of herintreders mogen onze speciale aandacht vragen om een eigen bijdrage te leveren aan de opbouw van de Emmausparochie.
Vrijwilligers krijgen in de parochie de kans te doen wat ze leuk vinden, waar ze goed in zijn en waarmee ze ervaringen hebben. Door scholing en toerusting is het mogelijk de beschikbare vaardigheden en kennis verder door te ontwikkelen. Doel is dat mensen vanuit hun geloof de kans krijgen een steentje bij te dragen aan de doelen van de parochie.
Voor vernieuwing van het pastorale programma is het belangrijk dat vrijwilligers niet te lang in dezelfde taak blijven hangen. In eerste aanleg moet uitgegaan worden van een periode van vier jaar met een optie tot verlenging van2 (of hooguit 4) jaar. Om dit te bereiken zal minimaal één maal per jaar met elke vrijwilliger een voortgangsgesprek worden gevoerd. Dit kan 1 op 1 of desgewenst groepsgewijs. Beide partijen krijgen zo de kans van elkaar te leren, een scholingsbehoefte te formuleren en een verandering van werkzaamheden te overwegen. Bij vacatures kan dus ook geworven worden onder actieve vrijwilligers, maar niet met de intentie een taak er bij te voegen, maar te rouleren.
Bij gerichte werving is de parochie in staat te vertellen om welke vacatures het gaat, waaruit bij elke vacature de werkzaamheden bestaan, en hoe de inbedding van de taak in de organisatie er uit ziet (o.a. aansturing en beleid). Globale taakomschrijvingen zijn gewenst en een databank (overzicht) met vacatures.
de parochie (het centraal secretariaat) houdt een lijst van actieve vrijwilligers bij. Deze lijst is onderdeel van een parochiële databank. Naast de traditionele vormen van werven via persoonlijke benadering is een selectie van interessante vacatures op de website en het parochieblad gewenst.
Jaarlijks organiseert de parochie een speciale wervingsactie voor nieuwe vrijwilligers. Daartoe heeft zij een lijst van openstaande vacatures of interessante projecten ter beschikking.
7. W I J
V O E R EN H ET V R I JW I L LI G E RS B E L EI D UI T ...
... overeenkomstig het Algemeen reglement voor het parochiebestuur, waarin staat dat vrijwilligers de verantwoordelijkheid is van een parochiebestuur. Vrijwilligers zijn een middel om de doelen van de parochie te realiseren. Vanuit die verantwoordelijkheid is het vanzelfsprekend dat het parochiebestuur het algemene kader aangeeft en vervolgens de uitvoering zoveel als mogelijk overdraagt aan de pastoraatsgroep (PG). Om de zorg voor het vrijwilligersbeleid goed te borgen in de parochieorganisatie heeft het parochiebestuur een portefeuille Personeel en Organisatie ingericht. De bestuurder die deze portefeuille behartigt is verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid. Bij deze verantwoordelijkheid onderscheiden we de volgende taken: 1.
vaststellen en up te date houden van het algemene beleidskader ‘Inzet vrijwilligers’
2.
Vier keer per jaar bespreekt de pastoraatsgroep [of vrijwilligerscoördinator] met de bestuurder/portefeuillehouder Personeel en Organisatie de voortgang. Samen kunnen zij ook speciale acties voorbereiden en evt. uitvoeren. 3. coördineren van parochiële acties (bijv centrale werving van belangrijke vacatures, jaarlijkse vrijwilligersdag, budgettering werkgroepen, algehele promotie in parochiële media etc) Indien met de uitvoering van het vrijwilligersbeleid ook kosten gemaakt worden stelt het parochiebestuur daarvoor budget beschikbaar. De portefeuillehouder Personeel en Organisatie in het parochiebestuur stelt jaarlijks een werkplan op waaruit de acties blijken en de daarbij gepaard gaande kosten.
Henk Brussel, 21 februari 2013
