Tugas ERP Bapak Isa Arwani. NAMA : M. Fahrudin Andriyansyah NIM :0903008011 1. Business Proces : Kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Business process adalah proses yang memiliki sebuah fungsi, didalamnya terdapat beberapa business function. Suatu business process memerlukan beberapa bagian untuk menjalankan pekerjaan didalam proses tersebut. Bagian itu terdiri dari beberapa business function yang memiliki suatu keahlian khusus dibidangnya, misalnya adalah pekerjaan melayani customer, maka business functionnya adalah departemen sales atau departemen customer service. Contoh business function lainnya adalah departemen manufaktur, departemen HRD, dan departemen keuangan.
2. Dampak dari terkotak-kotaknya fungsi bisnis sangat bagus karena masing-masing mempunyai tugasnya sendiri-sendiri sehingga dalam proses bisnis bisa berjalan dengan maksimal. contoh dari terkotak-kotaknya fungsi, kita bisa mengambil sedikit contoh yaitu pada saat melayani customer perusahaan (Telekomunikasi) mempunyai DepartemenDepartemen yg mengurusinya yaitu departemen sales dan departemen Custemer Service yg mana masing-masing mempunyai tugas-tugasnya sendiri.
3. Banyak sekali Peranan ERP dalam suatu Organisasi atau Dalam Sebuah perusahaan di antaranya adalah: a. Mengkoordinasikan Bisnis Perusahaan Secara Keseluruhan b. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
c. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise d. Menghasilkan informasi yang real-time e. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
4.
Implementasi Sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perusahaan , dan peran serta pelanggan. Tahapan dalam Implementasi ERP dalam sebuah perusahaan adalah sebagai berikut: a. Pemilihan ERP system (Software selection) Sebelum kita memulai proyek ini menjadi sangat penting untuk memutuskan sistem ERP apa yang akan dipergunakan? beberapa pertimbangan dalam phase ini adalah: (a) Apakah kita akan membuat (custom made) atau membeli sistem ERP yang sudah tersedia dipasar?. (b) Apabila akan membeli sistem ERP yang sudah tersedia, apakah kita akan membeli sistem yang disediakan oleh vendor lokal atau vendor internasional?. Pertanyaan di atas kelihatan mudah, namun mencari jawabannya mempunyai tantangan tersendiri. Kami sering melihat kegagalan penggunaan sistem ERP terjadi di langkah ini. Hal ini dikarenakan Perusahaan atau Calon Pengguna tidak mengerti dengan pasti apa yang mereka ingini dari sistem ERP. Di lain sisi kami sering melihat keinginan yang kurang pas dari perusahaan atau pengguna, seakanakan dengan menggunakan sistem ERP yang baru maka segala persoalan / tantangan yang terjadi selama ini dapat diselesaikan oleh sistem ERP. Karenanya sebelum kita dapat menentukan sistem ERP mana yang akan kita gunakan hal pertama yang harus kita pikirkan adalah? apa target perusahaan dan pengguna (user) dari penggantian sistem ini. Dengan memikirkan dengan seksama kebutuhan perusahaan dan pengguna maka akan lebih mudah dalam pengambilan keputusan dalam memilih sistem ERP. pada phase ini kita melihat bagaimana pentingnya menentukan Ekspektasi dari Perusahaan dan Pengguna setelah penggunaan sistem baru. Kekeliruan yang sering terjadi juga, manajemen perusahaan melihat bahwa proyek ERP ini lebih kepada team MIS/EDP/IT sehingga, proses pemilihan vendor ini diserahkan kepada team tersebut dengan pertimbangan teknis. Hal ini berakibat kepada pemilihan ERP sistem berujung kepada keuntungan-keuntungan
teknis seperti penggunaan teknologi yang lebih baru, ketimbang keuntungan fungsional secara sistem untuk perbaikan proses bisnis. Tips dalam Software Selection Process : (a) Buat daftar / check list dari tantangan operasional yang saat ini dihadapi perusahaan, dari tingkat manajemen dan check list dari tiap-tiap bagian atau divisi. (b) Buat daftar / check list dari kebutuhan perusahaan akan penggantian sistem. Bisa saja perusahan saat ini tidak mengalami kendala operasional, namun sesuai visi perusahaan akan berkembang pada tahun-tahun mendatang, dan sistem yang ada saat ini tidak dapat lagi mendukung perkembangan tersebut. (c) Beri Bobot kedua check list diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari tiap kendala operasional yang terjadi dan kebutuhan, sehingga memudahkan untuk menetukan prioritas. (d) Proses seleksi vendor apakah untuk pembuatan (custom made) atau membeli produk ERP yang sudah jadi menjadi lebih mudah dengan check list di atas, dimana kita dapat membandingkan suatu produk ERP dengan yang lainnya bukan karena banyaknya fungsi yang tersedia pada suatu sistem ERP, melainkan kepada apakah cocok dengan kebutuhan kita. (e) Proses seleksi merupakan suatu aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap bagian/departemen/divisi. Hal ini dikarenakan pengguna dari sistem ERP nantinya adalah setiap divisi yang ada, bukan divisi MIS/EDP/IT Harus dihindari: (a) Kesalahan paling umum pada phase ini adalah, Manajemen dan calon Pengguna tidak membuat check list dari kebutuhan mereka. Hal yang umum dilakukan adalah departemen MIS/EDP/IT langsung mempertemukan manajemen dan pengguna dengan ERP software vendor untuk melihat presentasi produk.
Akhirnya setelah melihat beberapa aplikasi, keputusan yang di ambil tidak terdokumentasi namun hanya berdasarkan intuisi semata. Selain hasil keputusan yang kurang terukur, ekspektasi dari manajemen dan pengguna dari penggunaan sistem ERP baru juga sulit dapat diketahui yang pada akhirnya sulit untuk diukur apakah implementasi dapat dikatakan berhasil atau tidak. (b) Persepsi umum Manajemen yang menganggap implementasi ERP adalah masalah IT, sehingga proses seleksi diserahkan kepada team MIS/EDP/IT.
5.
Posisi opensource ERP lebih accessable sehingga dapat digunakan oleh umum dan biasanya digunakan pada organisasi yang relative kecil. Posisi Opensource bila dibandingkan dengan Package ERP yaitu, tergantung kepada kebutuhan dari pihak pengguna itu sendiri. Adapun beberapa rekomendasi diatas yang menjelaskan tentang kelebihan dan kekurangan dari masing-masing baik opensource atau dari segi package ERPnya. Saat ini ada banyak opensource ERP diantaranya : 1. Compiere ERP & CRM Compiere adalah salah satu piranti lunak Enterprise Resource Planning (ERP) berbasiskan Open Source yang dapat diimplementasikan pada perusahaan, terutama perusahaan distribusi. Selain itu, compiere opensource ERP yang pertama dan paling besar komunitasnya, menggunakan database oracle dan Sybase, dapat berjalan di platform linux atau unix maupun windows. Compiere menerapkan konsep baru ERP sehingga sedikit perlu waktu untuk adaptasi, terutama bagi yang sudah terbiasa menggunakan aplikasi ERP standard. Compiere bias diakses secara remote maupun web. Meskipun cukup rumit pada awalnya, namun karena komunitasnya cukup besar sehingga dukungan dari komunitas cukup kuat. Secara umum fiturenya cukup lengkap, hanya saja untuk CRM dan Manufacturing masih sangat terbatas.
2. Adempiere Merupakan turunan dari Compiere yang dikembangkan oleh komunitas, hal ini muncul karena compiere dipandang kurang mengakomodir keinginan komunitas. Menggunakan database postgreSQL maupun Oracle. Karena baru saja “berpisah” dengan Compiere, maka fiturnya masih sangat mirip dengan compiere. 3. Openbravo Merupakan turunan dari Compiere juga, akan tetapi full web base, sehingga sangat cocok untuk perusahaan yang mempunyai banyak sabang yang berlainan kota/Negara, karena mereka semua dapat mengakses system secara web base. Menggunakan database postgreSQL atau Oracle. Dapat berjalan diplatform Linux maupun windows. Satu kekurangan yaitu openbravo meniadakan modul CRM, karena meskipun CRM di compiere cukup sederhana, namun fiture ini sangat bermanfaat. 4. Tiny ERP Merupakan ERP yang simple dan mudah dipelajari, menggunakan database postgreSQL. Dapat berjalan diplatform Linux Maupun Windows. Modulnya cukup standard sehingga untuk yang sudah biasa menggunakan aplikasi ERP lain akan dapat dengan mudah beradaptasi. Kelemahan tinyERP adalah mungkin komunitasnya masih kecil, sehingga kalau ada masalah susah untuk mencari dukungan. Sedangkan dari segi package ERP ada beberapa yang perlu kita ketahui, yaitu packaged ERP digunakan pada organisasi yang lebih besar, complicated dan memerlukan proses yang panjang. Selain itu, kita harus mengetahui kelebihan dan kekurangan dari setiap package (SAP, Oracle & Microsoft).
1. System Aplications and Products (SAP) SAP is the recognized leader in providing collaborative business solutions for all types of industries and for every major market. SAP mempunyai leverage pengalaman yang luas untuk cakupan sebuah solusi yang menyeluruh dalam penguasaan tiap-tiap aspek atau pengarah operasi bisnis. Dengan penggunaan Solusi SAP, organisasi dari semua ukuran termasuk bisnis kecil dan midsize dapat memperoleh manfaat : 1. Mengurangi biaya-biaya 2. Meningkatkan capaian 3. dan mempunyai kecermatan dalam melakukan perubahan kebutuhan bisnis Salah satu contoh pengimplementasian SAP, yaitu Semenjak sukses Astra International mengimplementasikan SAP di periode 90-an, perkembangan ERP package di Indonesia tumbuh dengan pesat seiring dengan perkembangan platform dan hardware yang lebih baik. Umumnya pasar didominasi dengan package SAP-OracleDB-Unix yang memang punya pengalaman besar di manufacturing process yang merupakan cikal bakal SAP itu sendiri.
2. Oracle Only Oracle Offers Significant Benefits
• • •
• • •
• • •
Leverage
Gain
Accomplish
Highly scalable global shared services Flexible Ledger Architecture Best practice ERP and industry solutions
The Most Scalable and Adaptable Financial Processes
•
Reduce costs by automating, centralizing, and standardizing global transactional processes - often through shared services
Comprehensive GRC applications Best-in-class GRC infrastructure Integrated business insight
The Most Complete Governance, Risk and Compliance Solution
•
Manage enterprise risk and reduce compliance costs with end-to-end processes for governance, risk, and compliance
Consistent financial and operational information Dynamic planning, budgeting and forecasting Multi-dimensional profitability analysis
The Most Integrated Performance Management
•
Make the right investments in the business with integrated performance management and business intelligence
Adapun beberapa alasan pemilihan package, yaitu : 1. Pricing, Tetep. Indonesia kan. Kebanyakan bukan karena alasan technical, karena pricing yang mereka (vendor) kasih bagus, padahal di early implementation siapa yang bisa jamin pake X lebih bagus dari pake Y. 2. Global recommendation Pemain di Indonesia ini umumnya mendapatkan instruksi dari global, dimana holding company punya instruksi untuk memakai aplikasi ERP tertentu. Misalnya Coca Cola Indonesia aplikasi ERP nya mesti ngikut global punya, atau sebaiknya sama biar ada apa-apa gampang. 3. Ketersediaan tenaga kerja Seperti biasa trend teknologi di Indonesia, diikuti dengan lompatan-lompatan para ‘kuli-kulinya’, akibatnya Vendor ga terlalu pusing, yang lagi trend disini seperti apa itu yang bakal laku dijual. 6.
Pembeli atau customer Mempunya peranan yg sangat penting bagi sebuah perusahaan, karena tanpa adanya Pembeli/customer sebuah perusahaan tidak akan pernah berkembang, atau bahkan tanpa adanya pembeli sebagai elemen penting, perusahaan tidak akan pernah berdiri.
