1908

Instroombeleid 2012 Werving Selectie Indiensttreding Verhuiskostenregeling Incentivesbeleid

Bijlage bij LB 2011/1908

Inhoudsopgave

VOORWOORD INLEIDING EN UITGANGSPUNTEN 1 WERVING 4 1.1 1.2 1.3

OPENSTELLEN VAN DE VACATURE WERVINGSINSTRUMENTEN 4 WERVINGSTRAJECTEN 5

4

2 SELECTIE 7 2.1 2.2

DE SELECTIECOMMISSIES HET SELECTIEPROCES

7 8

3 INDIENSTTREDING 11 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

DIENSTVERBANDEN: 11 BESLUITVORMING 12 BENOEMING EN AFSCHRIJVING12 DE INTRODUCTIE 12 EVALUATIE 14

4 VERHUISKOSTENREGELING 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

TEGEMOETKOMING UITRUSTINGSKOSTEN 14 VRIJE OVERTOCHT 14 VERGOEDING TRANSPORT HUISRAAD EN/OF AUTO EXTRA BAGAGETOELAGE 15 HOTEL/PENSIONKOSTEN 15 OVERIGE KOSTEN 15 VOORSCHOT 15 REPATRIËRINGKOSTEN 15

5 HET INCENTIVESBELEID 5.1 5.2

14

16

TOELAGEN 17 KWIJTSCHELDING STUDIESCHULDEN:

18

14

INSTROOMBELEID 2012 (LB 2011/1908)

Voorwoord Personeelsbeleid kan worden ingedeeld in drie hoofdprocessen te weten de instroom, doorstroom en uitstroom van het personeel in de organisatie. Deze nota behandelt onderwerpen rond het proces instroom zoals: werving, selectie, aanname, verhuiskostenregeling en het incentivesbeleid. Deze onderwerpen zijn hier samengebracht in één nota om tot een zo compleet mogelijke beschrijving te komen van het instroombeleid van de ambtelijke organisatie van St. Maarten. Deze onderwerpen zijn eerder beschreven en vastgesteld door het toenmalige Eilandgebied St. Maarten middels BC beslissing BC220408.12. Door de transitie van Eilandgebied van de Nederlandse Antillen naar Land St. Maarten binnen het Koninkrijk der Nederlanden zijn de inrichting van de ambtelijke organisatie, en de beslissingsbevoegdheden aangaande personeelsaangelegenheden ingrijpend gewijzigd. Hierdoor werden een flink aantal tekstuele wijzigingen noodzakelijk. Naast de noodzaak tot het doorvoeren van tekstuele wijzigingen bestond er ook behoefte het beleid op een aantal punten te herzien. Hieronder volgt een korte opsomming van doorgevoerde wijzigingen: 1. In het hoofdstuk 2: Selectie is de rolverdeling tussen het ministerie en de afdeling P&O herzien. Het ministerie draagt een grotere verantwoordelijkheid. 2. In het hoofdstuk 3: Indiensttreding is het gebruik van arbeidscontracten versus ambtelijke benoemingen verder uitgewerkt en krijgen Landskinderen die vanuit het buitenland komen de gelegenheid te kiezen welk soort dienstverband men wil. 3. In hoofdstuk 5: Incentivesbeleid, zijn de gewenningstoelage en de arbeidsmarkttoelages, geleidelijk aflopende toelagen geworden en is de maximale hoogte voor arbeidsmarkttoelagen voor een aantal functies verhoogd. Het voorliggende document vervangt derhalve de eerder genoemde versie van het instroombeleid. . De herziene nota Instroombeleid is definitief vastgesteld door de raad van ministers.

Inleiding en uitgangspunten Het doel van deze nota is tweeledig: 1. Een bijdrage leveren aan een objectieve, gestructureerde en kwalitatief hoogwaardige werving, selectie en aannameprocedure, 2. Het vastleggen van de rollen, taken, en verantwoordelijkheden van de bij de werving, selectie en aanname betrokken partijen. Teneinde uniformiteit en eenduidigheid in de procedure te verkrijgen bij indienstneming van nieuw personeel, zal deze beleidsnotitie en de daaraan gekoppelde procedure van toepassing zijn. In de procedure zijn de taken en verantwoordelijkheden vastgelegd van alle actoren betrokken bij dit proces. Dus wie moet, wat, wanneer en hoe oppakken. De belangrijkste actoren in de werving- en selectieprocedure zijn de SG’s en de afdeling P&O. De SG als verantwoordelijke voor zijn/haar ministerie en de afdeling P&O als deskundige op het gebied van personeel, werving, selectie en aanname.

PAGINA 3 VAN 19


De SG is, als verantwoordelijke voor het middelenbeleid van het ministerie , de initiator voor wat betreft het opstarten van de werving- en selectieprocedure. Daarnaast is het ministerie verantwoordelijk voor de voortgangsbewaking van de werving en selectie. De afdeling P&O is verantwoordelijke voor het begeleiden, sturen en bewaken van de objectiviteit, uniformiteit en eenduidigheid van het totale instroombeleid. De afdeling faciliteert de ministeries.

1

Werving

Werving zijn alle activiteiten gericht op het doen solliciteren van zoveel mogelijk geschikte kandidaten voor een vacante functie.

1.1

Openstellen van de vacature De SG is verantwoordelijk voor het middelenbeleid van het ministerie en moet derhalve aangeven dat er budget bestaat voor de vervulling van een vacature. De SG dient voor het starten van de werving een verzoek in bij de afdeling P&O. Het verzoek dient te voldoen aan de volgende criteria:  Aangeven hoe de vacature is ontstaan.  Aangeven waarom deze vacature ingevuld moet worden.  Moet vallen binnen het vastgestelde formatieplan.  Aanwezigheid van budget aangeven. De afdeling P&O is bewaker van het formatieplan. P&O hanteert de functieomschrijving en eisen conform het vastgestelde formatieplan en controleert tevens of er geen sprake is van maatregelen die werving zouden belemmeren zoals bijvoorbeeld een vacaturestop.

1.2

Wervingsinstrumenten Bij een wervingstraject kan gebruik gemaakt worden van een aantal instrumenten. Sommige worden in alle wervingstrajecten gebruikt en sommige slechts bij uitzondering.

1.2.1

Personeelsadvertenties Het plaatsen van een advertentie is een instrument om te trachten geschikte kandidaten te motiveren te solliciteren op de vacature. Alle advertenties worden op de door P&O of de Dienst Communicatie, beheerde website geplaatst. De website kan daarnaast allerlei aanvullende informatie herbergen over de overheidsorganisatie, de toepasselijke verhuiskostenregeling en andere rechtspositieregelingen. De website heeft een aparte pagina voor interne vacatures. Bij interne werving Collega’s kunnen op verschillende manieren worden geattendeerd op het bestaan van interne vacatures. De Dienst Communicatie kan op verzoek van P&O berichten sturen per e-mail aan alle afdelingen en diensten of zelfs aan alle medewerkers. Deze berichtgeving is meestal kort en verwijst voor meer informatie naar de website. Degelijke berichten kunnen ook worden verspreid middels het personeelsblad of zelfs via de overheidspagina in de lokale krant. De reflectietijd voor interne vacatures is doorgaans twee weken. Bij externe werving Het bestaan van vacatures, met een verwijzing naar de website voor nadere informatie, kan op verschillende manieren wereldkundig worden gemaakt. PAGINA 4 VAN 19


Afhankelijk van de markt waarop men wil werven zullen daar in lokale dagbladen, vakbladen en of websites, advertenties worden geplaatst. Dit zijn vaak korte advertenties die het bestaan van vacatures melden en vervolgens naar de website verwijzen voor meer informatie. Het plaatsen van advertenties gebeurt door de Dienst Communicatie. 1.2.2

Executive Search Executive Search is een ander instrument. Het is een kostbaar traject en wordt doorgaans door een extern bureau uitgevoerd. Het is het persoonlijk benaderen van potentieel geschikte kandidaten (veelal uit het bedrijfsleven) voor een functie bij de overheid. Voor het aanbrengen van geschikte kandidaten worden commissies in rekening gebracht. Executive Search wordt toegepast bij zeer moeilijk vervulbare functies bijvoorbeeld hoofden, SG’s en specialisten), doorgaans op academisch niveau. Voor Executive Search wordt pas gekozen als is gebleken dat de reguliere werving- en selectieprocedure geen geschikte kandidaten oplevert.

1.2.3

Sollicitantenbank Nog een instrument kan zijn een sollicitantenbank. De afdeling P&O heeft een systeem waarin alle open sollicitaties in portefeuille worden bewaard, evenals de sollicitaties van geschikte afgewezen kandidaten. Op het moment dat er een vacature wordt opengesteld, kan men gebruik maken van de tussentijdse opgebouwde databank. Potentieel geschikte kandidaten worden aangeschreven met een uitnodiging te solliciteren op de opengestelde vacature. Gegevens in deze databank dienen niet ouder dan een jaar te zijn. Na een jaar wordt de databank opgeschoond. Met andere woorden open sollicitaties worden na een jaar uit het systeem verwijderd. Mensen die open sollicitaties schrijven worden van dit beleid op de hoogte gesteld via de ontvangstbevestiging van hun sollicitatiebrief.

1.3

Wervingstrajecten Uitgangspunt bij het invullen van vacatures is het vastgestelde formatieplan van de afdeling of dienst, waarin functiebeschrijvingen en functie-eisen van de verschillende formatieplaatsen zijn opgenomen. Er zijn bij het werven van personeelsleden een aantal doelgroepen te onderscheiden; interne kandidaten, externe kandidaten en schoolverlaters (afgestudeerden MBO’ers, HBO’ers, Academici, e.d.). Bij de werving van iedere doelgroep zal het te volgen traject hierop worden aangepast. Bij vacatures op HAVO en MBO niveau dient eerst intern te worden gezocht naar potentiële kandidaten. Bij vacatures op HBO niveau en hoger zal de externe werving simultaan aan de interne werving plaatsvinden. De gedachte hierachter is dat binnen de huidige organisatie het hogere kader schaars aanwezig is, het middenkader in redelijke mate aanwezig is en het lager kader ruim aanwezig is.

1.3.1

Intern werven Bij interne werving wordt uitsluitend een advertentie geplaatst zoals beschreven in paragraaf 1.2.1. Om een snelle afhandeling van de procedure te bewerkstelligen heeft de interne werving een maximale duur van twee weken. Is er binnen deze termijn geen PAGINA 5 VAN 19


geschikte interne kandidaat gevonden, dan wordt de externe werving opgestart. Om als geschikte kandidaten beschouwd te kunnen worden, dienen kandidaten aan de functie-eisen te voldoen. In sommige gevallen kan ook bezien worden of iemand na het volgen van een bepaalde training geschikt zou kunnen worden. 1.3.2

Extern Werven Bij het opstarten van een extern wervingstraject dient bepaald te worden welk instrument gebruikt zal gaan worden. In het geval van een nieuwe vacature zal doorgaans gestart worden met het plaatsen van een personeelsadvertentie (zie paragraaf 1.2.1. P&O is verantwoordelijk voor het opstellen van de advertentie). Blijkt na afloop van een werving- en/of selectieprocedure dit instrument niet het gewenste resultaat op te leveren (geen geschikte sollicitanten) dan wordt het gekozen traject geëvalueerd. Indien nodig wordt het instrument aangepast door bijvoorbeeld elders te gaan werven of er wordt een Executive Search gestart.

1.3.3

Werven schoolverlaters Naast bovengenoemde twee wervingstrajecten bestaat er nog een derde traject, het werven van afgestudeerde studenten van St. Maarten. Vele studenten studeren, met een studiebeurs, in Nederland, Amerika en andere (ei)landen. Deze studenten hebben de verplichting na afronding van hun studie terug te komen naar het Sint Maarten om zich met gebruik van hun studie ten behoeve van Sint Maarten verdienstelijk te maken. Met deze wetenschap moet er gezorgd worden dat de student na afronding van zijn/haar studie, bij geschiktheid, in een functie binnen de overheid van Sint Maarten geplaatst kan worden waarvoor niet direct enige jaren ervaring vereist is. Voor de werving van schoolverlaters heeft de afdeling P&O de volgende informatie nodig van de Dienst Studiefinanciering:  De studierichting.  De datum van afstuderen.  Eiland van afkomst.  Huidig woonadres.  De functieomschrijving en –eisen van de opengestelde vacature De actoren die verantwoordelijk zijn voor de uitvoer van dit onderdeel van het instroombeleid zijn de Dienst Studiefinanciering en de afdeling P&O. De Dienst Studiefinanciering is verantwoordelijk voor het informeren van studenten over de openstaande vacatures. De studenten die in aanmerking komen voor deze vacatures zullen worden meegenomen in de reguliere selectieprocedure. Schoolverlaters hebben nauwelijks werkervaring en verdienen speciale aandacht bij binnenkomst. Gedurende de eerste 6-12 maanden zullen zij door een mentor worden begeleid (zie ook paragraaf 3.4.4).

1.3.4

Vergoedingen Terugkerende beursstudenten hebben onder bepaalde voorwaarden recht op een retourticket economy class en een geldelijke vergoeding voor inrichtingskosten van de afdeling onderwijs voor hun terugkeer naar St. Maarten. Voor voormalig (afgestudeerde) beursstudenten die komen werken voor de overheid is het incentivesbeleid van toepassing (hoofdstuk 5).

PAGINA 6 VAN 19


2

Selectie

Selecteren betreft het zoeken van de meest geschikte kandidaat uit het totale aantal sollicitaties voor een functie. Het gaat bij het selectietraject om twee doelstellingen:  

het overdragen van informatie omtrent de organisatie en functie; het verkrijgen van informatie over de sollicitant inzake zijn kennis, vaardigheden, werkervaring en competenties.

Een selectiecommissie wordt samengesteld om het selectieproces door deskundigen te laten uitvoeren. Deskundigen op het gebied van werving en selectie, interview e.d. (P&O) en vakdeskundigheid (SG, afdelings- of diensthoofd, en/of beleidsmedewerkers). De afdeling P&O is verantwoordelijk voor het bij aanvang van ieder selectietraject bijeenbrengen van de selectiecommissie. De samenstelling van deze commissie is afhankelijk van het niveau van de te vervullen vacature.

2.1

De selectiecommissies Afhankelijk van het niveau van de functies worden de volgende selectiecommissies gevormd: SG’s  de minister verantwoordelijk voor P&O,  de minister om wiens portefeuille het gaat (voorzitter),  het hoofd P&O (secretaris).

Afdelings- en diensthoofden  de direct betrokken SG (voorzitter),  één van de hoofden van het ministerie,  evt een sectiehoofd van de afdeling of dienst, indien specifieke materiedeskundigheid in het geding is die niet aanwezig is bij de overige managers.  het hoofd P&O (secretaris) of een door hem aan te wijzen vertegenwoordiger. Sectiehoofden  de betrokken SG (voorzitter),  het betrokken hoofd,  evt een sectiehoofd van de afdeling,  de personeelsadviseur (secretaris). Overige medewerkers  het betrokken hoofd (voorzitter),  het betrokken sectiehoofd indien er geen sectiehoofd is kan evt iemand anders van de dienst of afdeling deelnemen,  de personeelsadviseur (secretaris). De SG kan te alle tijden deelnemen in selectiecommissies binnen zijn/haar ministerie. 2.1.1

De taken van de selectiecommissie

De selectiecommissie draagt zorg voor het:

PAGINA 7 VAN 19


      2.1.2

beoordelen van de sollicitatiebrieven aan de hand van een scoreformulier, uitnodigen van de kandidaten, voeren van sollicitatiegesprekken met de geselecteerde kandidaten, beeoordelen van de geschiktheid van kandidaten naar aanleiding van de gevoerde gesprekken aan de hand van een scoreformulier, nemen van beslissingen ten aanzien van de geschiktheid van de voor te dragen kandidaat in relatie tot de functie en taakbeschrijving en vereiste competenties, opstellen van een integraal advies.

Rol van de afdeling P&O Secretarisfunctie De afdeling P&O vervult de secretarisfunctie van de selectiecommissie. Indien noodzakelijk kan de secretarisfunctie aan derden worden uitbesteed. De taken bestaan uit:  zorg dragen voor de totstandkoming van een eindbeoordeling,  zorg dragen voor de uniformiteit van beoordeling van de selectiecommissie,  zorg dragen voor het gestructureerd verlopen van het interview,  zorg dragen voor het verzamelen, inventariseren en het op objectieve wijze evalueren van de beoordelingsformulieren,  contactpersoon voor de kandidaat en eventueel voor de psychologische test. Administratieve ondersteuning Daarnaast levert de afdeling P&O de benodigde administratieve ondersteuning.  het behandelen van alle binnengekomen sollicitatiebrieven,  het doen uitgaan van een ontvangstbevestiging,  het doen uitgaan van afwijzing-, en/of benoemingsbrieven,  het evt geven van toelichting op de afwijzing.

2.2

Het selectieproces Het selectieproces bestaat uit de volgende onderdelen, die hieronder nader zullen worden toegelicht:

2.2.1

1. Brievenselectie; 2. Interview; 3. Geschiktheidsbeoordeling; 4. Arbeidsvoorwaardengesprek 5. Voordracht. De Brievenselectie Het beoordelen van de ontvangen sollicitatiebrieven is de eerste stap in het selectieproces en deze is daardoor voor het verdere verloop van de procedure maatgevend. De volgende richtlijnen dienen om de kwaliteit van de te nemen beslissingen bij de brievenselectie te verhogen. 1. De secretaris formuleert in overleg met de voorzitter op basis van de functiebeschrijving en advertentie een aantal harde criteria waaraan kandidaten moeten voldoen en waarvoor relevante informatie in de brieven en CV’s terug te vinden is. Harde criteria zijn: criteria waarvoor geen interpretatie nodig is bv: nationaliteit, genoten opleiding en biografische gegevens. 2. De secretaris beoordeelt de brieven in overleg met de voorzitter, onafhankelijk van elkaar op deze harde criteria zonder daaraan direct een PAGINA 8 VAN 19


beslissing te koppelen en deelt op grond van de eerste lezing de brieven in drie categorieën:  voldoet aan sleutelvereisten: daarom uitnodigen voor een gesprek  voldoet aan sommige sleutelvereisten maar uit de brief blijkt weinig over de sollicitant: plaats kandidaat op de reservelijst  voldoet in onvoldoende mate aan de sleutelvereisten: afschrijven met terugzending van sollicitatiebrief. 3. Alle selectiecommissieleden stemmen onafhankelijk van elkaar in met de in punt 2 vermelde selectie. 4. Geen terughoudendheid in het uitnodigen van kandidaten voor een eerste gesprek. Het is beter achteraf drie gesprekken te veel gevoerd te hebben dan uiteindelijk de ideale kandidaat niet te hebben uitgenodigd. Bovengenoemde stappen vinden plaats aan de hand van een beoordelings-, of scoreformulier. 2.2.2

Het Interview Om het interview op gestructureerde wijze te laten verlopen, bestaat het uit drie onderdelen. Indien men meerdere kandidaten interviewt verdient het aanbeveling om elke kandidaat zo veel mogelijk dezelfde vragen voor te leggen. Dit vergemakkelijkt de vergelijkbaarheid van de kandidaten. Introductie  Korte introductie door de voorzitter over de achtergrond en de positie van de selecteurs.  De tijdsplanning van het interview.  De onderdelen van het gesprek.  De structuur van de volledige procedure en de stand van zaken (aantal sollicitanten, reacties, uitgenodigd).  Informatie geven over de organisatie, afdeling en functie. Informatie vragen  Werkervaring, opleiding, competenties, we gebruiken hier bij voorkeur de STAR methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat).  Eventueel een presentatie of casus.  Korte samenvatting geven van datgene wat gezegd is. Afsluiten  Vervolg van de procedure toelichten.  De sollicitant kans geven hierover vragen te stellen.  Tijdsplanning.  Arbeidsvoorwaarden toelichten.  Bedanken voor komst.

2.2.3

De Geschiktheidsbeoordeling Teneinde de uniformiteit en de eenduidigheid van de geschiktheidsbeoordeling te verhogen vindt de beoordeling plaats aan de hand van een beoordeling/scoreformulier . Dit moet uiteindelijk leiden tot een geschiktheidsbeoordeling en het selecteren van de meest geschikte kandidaat voor de functie, welke zal worden voorgedragen voor benoeming. Het kan voorkomen dat geen van de kandidaten na afloop van de interviews geschikt wordt geacht voor de functie. In dit geval wordt bekeken of kandidaten op de reservelijst uitgenodigd kunnen worden voor een interview. Het kan ook voorkomen dat geen enkele kandidaat geschikt wordt geacht voor de functie. In dit geval dient de hele procedure opnieuw te worden opgestart, met PAGINA 9 VAN 19


mogelijke aanpassing aan het te volgen traject, zoals het werven op andere locaties. Het kan uiteraard ook zo zijn dat een kandidaat net een klein stukje ervaring en kennis mist. In dit geval kan er ook gekozen worden voor één of meerdere vervolgstappen:  een tweede gesprek regelen;  referentie navraag doen;  het afnemen van een psychologische test;  bepalen of met behulp van stage en/of training een kandidaat geschikt gemaakt kan worden en of dit gewenst is. Gebruik van psychologische tests Psychologische tests, ook wel assessments genoemd, kunnen een waardevolle aanvulling zijn op andere selectie instrumenten, zoals interviews, referenties, presentaties en casestudies. Vooral wanneer persoonlijkheidskenmerken erg belangrijk zijn in de vervulling van de functie. Assessments zijn ook duur en het gebruik daarvan moet derhalve zoveel mogelijk beperkt worden. Pas in een laat stadium van het selectieproces, wanneer er nog maar enkele kandidaten over zijn worden dergelijke tests afgenomen. We maken alleen gebruik van erkende psychologen 2.2.4

Arbeidsvoorwaardengesprek Arbeidsvoorwaardengesprekken hebben primair tot doel het aanvangssalaris en de toepasselijkheid van de verhuiskostenvergoedingen en (onderdelen van) het incentivesbeleid vast te stellen. Een secundair doel is verschaffen van informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vastgelegd in overige toepasselijke rechtspositionele regelingen en beleid. De gesprekken worden uitsluitend door P&O gevoerd om consistentie te waarborgen in de toepassing van beleid. Het aanvangsalaris wordt voorafgaand aan het doen van een aanbod met de SG van het desbetreffende ministerie besproken. Op deze manier willen we bewerkstelligen dat onderhandelingen over salaris en de toepassing van het incentivesbeleid overal op gelijke wijze plaatsvinden.

2.2.5

De Voordracht Om te komen tot afronding van de procedure en benoeming van een kandidaat dient er nog het een en ander te gebeuren zoals:   

een integraal advies opstellen (door het ministerie); het informeren van niet geselecteerde kandidaten (P&O); het opstellen van besluiten/contracten e.d. (P&O).

Uitgangspunten Om te kunnen bewerkstelligen dat er éénduidigheid en uniformiteit in het benoemingsbeleid bestaat, gelden de volgende uitgangspunten als voorwaarden bij benoemingen:    

een vacature wordt alleen vervuld indien een kandidaat voldoet aan de functie-eisen; er worden geen concessies gedaan ten aanzien van de functie-eisen, bij twijfel niet doen; bij tekortkomingen die overbrugbaar zijn, aanvullende maatregelen nemen; bij gelijke geschiktheid wordt aan bovenformatieve kandidaten de voorkeur gegeven; PAGINA 10 VAN 19




in het geval dat de interne, externe werving en werving van schoolverlaters simultaan aan elkaar hebben plaatsgevonden krijgt bij gelijke geschiktheid de interne kandidaat de voorkeur, dan de schoolverlater en tenslotte de externe kandidaat.

3

Indiensttreding

Het aantal verschillende dienstverbanden bij het de overheid is beperkt tot twee, te weten een ambtelijk aanstelling of een overeenkomst naar burgerlijk recht. In dit hoofdstuk wordt het beleid inzake de keuzes voor beiden en regels rond de indiensttreding uiteengezet. Conform artikel zes van de Landsverordening Materieel Ambtenarenrecht kan men slechts in aanmerking komen voor aanstelling tot ambtenaar wanneer hij/zij:   

3.1

van goed zedelijk gedrag is, hetgeen dient te blijken uit een verklaring, afgegeven door de daartoe bevoegde instantie; Nederlander is; op grond van de uitslag van een geneeskundig onderzoek, ingesteld door een of meer door het bevoegd gezag aangewezen deskundigen, geschikt is verklaard voor de vervulling van het ambtelijk dienstverband.

Dienstverbanden:    

ambtelijke aanstelling in vaste dienst, ambtelijke aanstelling in tijdelijke dienst, arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur, arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur.

Aan de aanstelling in vaste dienst (ambtenaar) gaat in de regel een aanstelling in tijdelijke dienst vooraf van tenminste 1 jaar, die fungeert als proeftijd. Daarnaast kan gekozen worden voor een tijdelijke aanstelling indien de werkzaamheden kennelijk van tijdelijk aard zijn. In de regel wordt Landskinderen een ambtelijke aanstelling aangeboden. Er zijn een aantal gevallen waarin voor een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur wordt gekozen. 1. Kandidaten die uit het buitenland komen vinden een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar doorgaans te kort. Daarnaast willen zij repatriëringkosten bedingen bij een eventuele terugkeer. Op basis van een kosten-baten analyse is besloten dat in deze gevallen een contract van drie jaar wordt geboden. 2. Wanneer er redenen zijn waarom iemand (nog) niet in ambtelijke dienst kan worden benoemd bv: a. Men is in afwachting van een VOG (verklaring omtrent het gedrag en of een medische keuring. In dat geval kan een arbeidsovereenkomst worden afgesloten totdat aan deze voorwaarden is voldaan. b. Men heeft niet de Nederlandse nationaliteit. In dat geval kan een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur dienen als proeftijd voor een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur. Voor een arbeidsovereenkomst voor een onbepaalde duur wordt alleen gekozen in het geval genoemd onder punt 2b. PAGINA 11 VAN 19


3.2

Besluitvorming Voor aanstellingen of arbeidsovereenkomsten van afdelingshoofden of diensthoofden en SG’s wordt door de Ministerraad besloten. Voor het overige personeel beslist de minister van het betreffende ministerie. Het advies dat ter besluitvorming wordt toegezonden wordt door het betreffende ministerie opgesteld waarbij de volgende voorschriften gelden:.  

er wordt slechts één kandidaat per functie voorgedragen; er wordt nog geen aanvangsdatum genoemd, om de afdeling P&O de gelegenheid te geven na de besluitvorming diverse administratieve zaken te regelen voordat de kandidaat begint met werken.  alle documenten mbt de voorgedragen kandidaat en alle overige kandidaten worden als bijlagen bij het advies gevoegd. Het ambtelijk advies bevat tenminste de handtekeningen van de voorzitter van de selectiecommissie, het hoofd P&O en de betrokken SG. Daarnaast kan het zijn dat voorgeschreven is dat ook nog anderen het advies moeten ondertekenen. De exacte datum van indiensttreding wordt niet langer opgenomen in het advies. De reden daartoe is dat de besluitvormingscyclus vaak veel tijd in beslag neemt. Hierdoor is soms de voorgestelde aanvangsdatum al gepasseerd of wordt de kandidaat direct na de beslissing te werk gesteld terwijl er nog een groot aantal administratieve handelingen hadden moeten worden verricht voordat de kandidaat aan het werk gaat.

3.3

Benoeming en afschrijving In het kader van behoorlijk bestuur krijgen alle kandidaten, nadat besluitvorming heeft plaatsgevonden, bericht:.  niet geselecteerde kandidaten: een afwijzingsbrief,  de geselecteerde kandidaat: een aanbiedingsbrief. Een aanbiedingsbrief is een brief van de minister waarmee de kandidaat een aanbod wordt gedaan. Dit is vooruitlopend op de totstandkoming van een arbeidscontract of aanstellingsbesluit. Zonder een aanstellingsbesluit of contract kan de nieuwe medewerker niet tewerkgesteld worden. Het is van belang dat zowel gedurende als na de selectieprocedure, de commissie de privacy van de kandidaten kan waarborgen. Dit houdt in:  Alle gegevens van de kandidaten (inclusief notities interviews) blijven slechts bekend bij de selectiecommissieleden.  Bij het eventueel afnemen van een psychologische test zal de uitslag slechts aan de selectiecommissieleden bekend gemaakt worden. Er worden alleen erkende (NIPP) psychologen gebruikt bij het testen.  De niet geselecteerde ongeschikte kandidaten krijgen een afwijzingsbrief met hun sollicitatiebrief en bijlagen toegezonden en worden eventuele uitslagen van de psychologische test vernietigd.  De niet geselecteerde geschikte kandidaten krijgen een afwijzingsbrief met de mededeling dat hun sollicitatiebrief en bijlagen nog 1 jaar in de sollicitantenbank worden gehouden.

3.4

De Introductie Als laatste schakel in het proces verhoogt een goede introductie de kans op een succesvolle invulling van een vacante functie. Voor dit doel dient voor nieuwe werknemers een introductieprogramma te worden opgesteld.

PAGINA 12 VAN 19


3.4.1

Het doel Het doel van een introductieprogramma is zorg dragen dat nieuwe medewerkers (en voor een deel ook overgeplaatste medewerkers) op zo kort mogelijke termijn bekend worden met de organisatie, collega’s binnen en buiten de afdeling, de functie, werkzaamheden, rechten, plichten en gebruiken.

3.4.2

Actoren Het betreffende ministerie is verantwoordelijk voor de inhoud van het introductieprogramma

Er is een verschil tussen de introductie van medewerkers, leidinggevend middenkader en leidinggevend hoger kader. Afhankelijk van het niveau van de nieuwe medewerker kan het introductieprogramma variëren van een paar dagen tot en met een aantal weken of zelfs maanden. 3.4.3

De inhoud Een standaard introductieprogramma, bestaat uit een introductiepakket met informatiemateriaal, zo mogelijk een aantal korte trainingen en verschillende activiteiten om vertrouwd te geraken met de volgende aspecten:                 

3.4.4

hoe zit de organisatie in elkaar; verhoudingen binnen de organisatie; processen binnen de organisatie formele en informele regels van de organisatie; faciliteiten; waarden en de cultuur etc; kennismaking “belangrijke” mensen zoals de directeur, collega’s van een aantal andere afdelingen; kennismaking met de afdeling/sectie; wie is de leidinggevende; wie zijn de collega’s; functies van de collega’s; werkzaamheden van de functies; eigen functieomschrijving en werkzaamheden; apparatuur, middelen; ontvangen van het Employee Handbook; afnemen van de ambtseed; Integriteit.

Als belangrijke stap in het introductieprogramma wordt de nieuwe medewerker op de eerste werkdag door de personeelsadviseur van P&O geïntroduceerd bij het betreffende ministerie alwaar men het handboek uitgereikt krijgt. Mentorschap De nieuwe medewerker krijgt op zijn nieuwe werkplek een mentor toegewezen. De mentor is verantwoordelijk voor:  Het zorgdragen voor de uitvoering van het introductieprogramma (dit geldt ook bij overplaatsingen).  Het begeleiden van de nieuwe medewerker (met ervaring) gedurende drie tot zes maanden en schoolverlaters 6 tot 12 maanden.  Wanneer de medewerker als counterpart is aangesteld, fungeert de aanwezige deskundige tevens als mentor.

PAGINA 13 VAN 19


3.5

Evaluatie Zowel de nieuwe medewerker als het introductieprogramma dienen geëvalueerd te worden. Voor omzetting van de tijdelijke benoeming naar een vaste is een beoordeling noodzakelijk. Bij de eerste beoordelingscyclus zal ook de kwaliteit van de introductie meegenomen moeten worden in het geheel van omstandigheden.Naar aanleiding van de beoordeling zijn de volgende scenario’s denkbaar:    

het tijdelijke ambtelijke of burgerlijke dienstverband wordt omgezet naar een vaste ambtelijke of burgerlijke aanstelling; De proeftijd wordt verlengd met nog een jaar aangezien het functioneren onvoldoende is gebleken, maar er nog wel vooruitzicht bestaat voor verbetering; Het dienstverband wordt beëindigd; Voor contracten of aanstellingen voor het verrichten van tijdelijke werkzaamheden zal bezien moeten worden op welke gronden het contract of tijdelijke benoeming wordt voortgezet met in achtneming van de bepalingen in de LMA en het BW inzake verlenging van tijdelijke overeenkomsten of aanstellingen.

4

Verhuiskostenregeling

Aan de ambtenaar of arbeidscontractant met een tijdelijk dienstverband van tenminste 3 jaren die hiervoor moet verhuizen naar Sint Maarten, wordt verhuiskostenvergoeding toegekend conform paragraaf 4.1.t/m 4.8. Aan de ambtenaar aangesteld in tijdelijke dienst, bij wijze van proeftijd, of de ambtenaar in vaste dienst, die voor de aanvaarding van zijn benoeming moet verhuizen naar St. Maarten wordt verhuiskostenvergoeding toegekend conform paragraaf 4.1 t/m 4.7. De vergoedingen in dit hoofdstuk gelden voor de ambtenaar of contractant en zijn wettig gezin.

4.1

Tegemoetkoming uitrustingskosten Een tegemoetkoming in de kosten van uitrusting ten bedrage van NAfls. 3.750,voor gehuwden en NAfls. 2.000,- voor ongehuwden en NAfls. 250,- voor elk kind.

4.2

Vrije overtocht Aan de ambtenaar/arbeidscontractant worden de reiskosten naar Sint Maarten vergoed, mits men gebruik maakt van de kortste en voordeligste route in de economy klasse.

4.3

Vergoeding transport huisraad en/of auto Met betrekking tot de vergoeding van kosten verbonden aan het verschepen van huisraad en/of auto kan uit één van onderstaande opties gekozen worden: 1. Vergoeding kosten verscheping huisraad in een 20ft zeecontainer, indien alleen huisraad wordt vervoerd (een 20 ft container bevat ongeveer 30 m³). 2. Vergoeding kosten verscheping huisraad + auto in een 40ft zeecontainer. 3. Vergoeding kosten verscheping auto in een groepage container, indien alleen een auto wordt vervoerd.

PAGINA 14 VAN 19


De vergoeding heeft betrekking op de verpakking, aanlevering en havengelden alsmede verzekering en vrachtkosten. Indien de ambtenaar/arbeidscontractant geen gebruik maakt van één van bovenstaande opties, wordt een éénmalige tegemoetkoming in de kosten voor bovengenoemde zaken toegekend ad. NAfls. 5.000,-.. In overleg met P&O wordt bepaald van welke verhuizer gebruik gemaakt wordt.

4.4

Extra bagagetoelage Bij overtocht per vliegtuig wordt een extra bagagetoelage gegeven (vergoeding van overvracht). Deze heeft betrekking op ten hoogste 10 kg per passagier van 12 jaar en ouder, voor kinderen beneden de 12 jaar maximaal 5 kg per kind. Indien de extra bagage niet per kilo wordt berekend maar per stuk (max. 23kg) dan 1 stuk per gezin.

4.5

Hotel/Pensionkosten De gemaakte noodzakelijke verblijfskosten t.b.v. de ambtenaar/ arbeidscontractant worden vergoed, terzake het verblijf in een hotel of pension voor een periode van maximaal 6 weken na aankomst op Sint Maarten. Als eigen bijdrage wordt in mindering gebracht 15% van de bruto bezoldiging plus toelagen genoten in deze periode. Men is niet vrij in de keus van het hotel of pension. Dit zal geschieden in overleg met en door tussenkomst van P&O. De vergoeding zal per dag niet meer mogen bedragen dan het bruto-inkomen per dag van de ambtenaar/arbeidscontractant. Onder noodzakelijke kosten worden uitsluitend logieskosten (exclusief ontbijt, lunch en diner) verstaan.

4.6

Overige kosten Een maximale vergoeding van NAfls. 250,- per volwassene en NAfls. 100,- per kind ter dekking van enige andere, administratieve kosten i.v.m. de verhuizing (bijvoorbeeld leges voor verklaring omtrent het gedrag, medische keuring etc.). Een en ander op declaratiebasis.

4.7

Voorschot De nieuwe medewerker mag een renteloos voorschot nemen op zijn salaris op basis van Bruto = Netto tot een maximum van NAfls 6000,- dat terugbetaald wordt in 10 termijnen middels inhouding op de bezoldiging.

4.8

Repatriëringkosten

4.8.1

Indien de ambtenaar of arbeidscontractant na afloop van zijn dienstverband besluit om niet terug te keren binnen 2 maanden na beëindiging van zijn dienstverband, vervallen de rechten op alle vergoedingen inzake de repatriëring (4.8.1 t/m 4.8.3). Daarnaast zijn deze vergoedingen alleen van toepassing wanneer men terugkeert naar het land van herkomst, niet indien men zich in een ander land of op een ander eiland vestigt. Herinrichtingskosten

4.8.2

Aan de repatriërende ambtenaar of arbeidscontractant worden herinrichtingskosten toegekend, welke NAfls. 3.750,- voor gehuwden en NAfls. 2.000,- voor ongehuwden bedragen. Overtocht, transport huisraad en auto, extra bagage Bij repatriëring zijn de bepalingen opgenomen onder paragrafen 4.2 tot en met 4.4 mede van toepassing. PAGINA 15 VAN 19


4.8.3

Hotel/Pensionkosten Bij repatriëring worden de kosten, welke vlak voor het vertrek uit Sint Maarten worden gemaakt voor het verblijf in een hotel of pension voor de duur van ten hoogste vier dagen voor de helft vergoed. Voorts worden de onvermijdelijke hotel-, en pensionkosten die de repatriërende ambtenaar na aankomst maakt voor de duur van ten hoogste 14 dagen voor de helft vergoed. De daarvoor in aanmerking komende kosten moeten worden gedeclareerd onder overlegging van bewijsstukken. De vergoeding zal per dag niet meer mogen bedragen dan de bruto bezoldiging plus toelagen per dag van de ambtenaar/arbeidscontractant. Onder noodzakelijke kosten worden uitsluitend logieskosten (exclusief ontbijt, lunch en diner) verstaan.

4.8.4

Dienstverband van korter dan 3 jaar Indien van tevoren een dienstverband van korter dan 3 jaar is overeengekomen, worden verhuiskosten en repatriëringskosten naar evenredigheid verminderd.

4.8.5

Verbreken contract Wanneer de ambtenaar/arbeidscontractant binnen de contractperiode de overeengekomen periode van dienstverband door eigen toedoen verbreekt, dan wordt een evenredig deel van de te zijnen laste gedane uitgaven teruggevorderd, dan wel niet aan hem uitgekeerd. Voor toepassing van dit onderdeel worden verhuiskosten en repatriëringkosten samengenomen. Hiervan kan worden afgeweken wanneer hiervoor zwaarwegende redenen zijn, dit naar het oordeel van het bevoegd gezag.

4.8.6

Voortzetting dienstverband Wanneer het tijdelijk dienstverband wordt omgezet in vaste ambtelijke benoeming of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, vervalt het tijdelijke karakter van het dienstverband. Daarmee vervallen alle rechten op vergoeding van repatriëringkosten.

4.8.7

Weduwe/weduwnaartoelage De weduwe/weduwnaar van een overleden ambtenaar/arbeidscontractant met kinderen voor wie, ware de persoon nog in leven, kindertoelage ontvangen werd, ontvangt bij repatriëring binnen zes maanden na overlijden van de echtgenoot dezelfde tegemoetkomingen die zouden zijn toegekend indien de ambtenaar/arbeidscontractant in leven was gebleven en zijn dienstverband volledig had volbracht. In geval er geen kinderen als bedoeld zijn, ontvangt de weduwe/weduwnaar een tegemoetkoming in de herinrichtingskosten tot de helft van het bedrag, dat aan wijlen de echtgenoot zou zijn uitgekeerd.

5

Het Incentivesbeleid

Het blijkt moeilijk te zijn om geschikte kandidaten aan te trekken voor bepaalde functies vanwege de hoogte van het aangeboden salaris. Om hier aan tegemoet te komen, kunnen aan aantal incentives worden toegekend. De toepasselijkheid van de hieronder genoemde incentives moet in de rekruteringsfase worden overeengekomen en vastgelegd in een arbeidsovereenkomst of Landsbesluit. PAGINA 16 VAN 19


5.1

Toelagen Gewenningstoelage: Aan afgestudeerden die voor de overheid komen werken, kan een gewenningstoelage van 15% op de overeengekomen bezoldiging worden toegekend indien zij aan de hieronder opgenomen voorwaarden voldoen. Deze toelage wordt jaarlijks met 5% wordt verminderd. De voorwaarden zijn dat zij: 1. Meer dan 3 jaar hebben gewerkt tegen hogere arbeidsvoorwaarden, m.a.w. gewend zijn aan een andere levensstandaard. 2. aantoonbaar (salarisstroken) meer dan 20% achteruitgaan ten opzichte van het gemiddeld genoten brutosalaris van de afgelopen 12 maanden. Arbeidsmarkttoelage: Voor moeilijk vervulbare functies kan in plaats van de gewenningstoelage een arbeidsmarkttoelage worden toegekend van 25% op de bezoldiging die elk jaar met 5% wordt verminderd. Een functie is moeilijk vervulbaar wanneer aan alle van de volgende criteria wordt voldaan: 1. voor de werving is geadverteerd zowel lokaal, als internationaal; 2. wanneer er niet meer dan 3 sollicitanten aan de criteria in de functiebeschrijving voldoen; 3. aantoonbaar (salarisstroken) meer dan 20% achteruitgaan ten opzichte van het gemiddeld genoten brutosalaris van de afgelopen 12 maanden. Arbeidsmarkttoelage-plus: In een aantal gevallen is gebleken dat bepaalde noodzakelijke expertise zeer moeilijk te vinden is en dat zelfs het toekennen van 25% toelage niet voldoende is om het verlies in inkomen te overbruggen. Onder de hieronder genoemde omstandigheden kan een ‘arbeidsmarkttoelage-plus’ worden toegekend van maximaal 45% op de bezoldiging, die jaarlijks met 5% wordt verminderd: 1. er wordt voldaan aan alle voorwaarden voor een arbeidsmarkttoelage; 2. de hoogte van de toelage wordt uitgedrukt in een percentage en mag niet hoger zijn dan nodig om het werkelijke verlies in salaris te compenseren; 3. het betreffen geschikte kandidaten voor de volgende limitatieve lijst van functies: a. juristen; b. fiscalisten; c. managementposities schaal 15 en hoger. Deze limitatieve lijst van functies wordt per LB vastgesteld en gewijzigd op voordracht van de minister van AZ. . Om het verschil te bepalen tussen de aangeboden bruto bezoldiging en het laatstelijk ontvangen bruto salaris wordt van de zijde van St. Maarten de bezoldiging vermeerderd met de vaste inkomensbestanddelen vergeleken met het laatstelijk ontvangen basissalaris plus vaste inkomensbestanddelen. Variabel inkomen en onkostenvergoedingen worden in deze vergelijking niet meegenomen. Overgangsregeling: Wanneer medewerkers een toelage op grond van het ‘oude incentivesbeleid’ ontvangen blijft deze gelden voor de overeengekomen periode. Indien na afloop van die periode de medewerker en de overheid van St. Maarten de overeenkomst wensen voort te zetten, kan overeengekomen worden dat de toelage wordt voortgezet onder de voorwaarde dat de toelage jaarlijks met 5% wordt verminderd.

PAGINA 17 VAN 19


5.2

Kwijtschelding studieschulden: Landskinderen met studieschulden kunnen krijgen: 1. kwijtschelding van hun studieschuld aan de overheid van Sint Maarten van 10% per jaar tot een maximum van 50%; 2. jaarlijkse vergoeding ter hoogte van 10% van de studieschuld aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in Nederland (bij aanvang van het dienstverband) terzake een voor de bedoelde functie gevolgde relevante opleiding.

5.2.1

Uitvoeringsregels kwijtschelding studieschuld Bij goed functioneren, heeft men recht op een jaarlijkse vergoeding ter hoogte van 10% van de studieschuld aan de overheid en / of DUO in Nederland. Hiervoor zijn de volgende uitvoeringsregels vastgesteld: 1. Het recht wordt jaarlijks vastgesteld. a. De vergoeding moet jaarlijks verzocht worden door de medewerker na afloop van een vol jaar dienstverband. Met overlegging van de gegevens waaruit blijkt wat de hoogte van de studieschuld op dat moment is en wat de hoogte was bij aanvang van het dienstverband. b. De looptijd van dit deel van het incentivesbeleid is maximaal 5 jaar. c. De aanvraag moet jaarlijks, schriftelijk worden ingediend binnen twaalf maanden na het ontstaan van het recht. d. Door het niet tijdig indienen van de aanvraag vervalt het recht voor dat jaar. e. Aanvragen die incompleet worden ingediend worden als niet ingediend beschouwd en geretourneerd aan de aanvrager. f.

Bij tussentijdse beëindiging van het dienstverband door eigen toedoen, komen gedeelten van een jaar niet in aanmerking voor uitvoering van dit onderdeel van het incentivesbeleid.

2. Kwijtschelding van de studieschuld aan de overheid geschiedt door afboeking van gedeelten van de openstaande schuld. De verplichting tot terugbetaling van gedeelten van de openstaande studieschuld die niet voor kwijtschelding in aanmerking komen, blijft bestaan en kan ook gelijktijdig plaatsvinden. 3. Om er van verzekerd te zijn dat de vergoeding aangewend wordt voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt, geschiedt betaling door de overheid aan DUO , onder vermelding van ‘uw correspondentienummer’/ILS. 4. De hoogte van het totale bedrag wordt concreet berekend als zijnde maximaal 50% van de bestaande studieschuld bij aanvang van het dienstverband, wat in 5 gelijke jaarlijkse termijnen wordt betaald, zoals onder 1 is aangegeven. De overheid neemt geen schulden over of verplichting tot betalen van schulden van de medewerker aan DUO , maar betaalt jaarlijks deze vergoeding. De medewerker moet de overheid op de hoogte stellen van verwerking van deze aflossing. Dit kan door middel van het invullen van een zogenaamde ‘wijziging debiteur’ bij DUO , zodat ook de overheid op de hoogte wordt gesteld door DUO van de aflossing van de studieschuld. PAGINA 18 VAN 19


5. Goed functioneren wordt jaarlijks vastgesteld door de verantwoordelijke beoordelingsautoriteit volgens de daarvoor op dat moment geldende richtlijnen binnen de organisatie. Indien de verantwoordelijk leidinggevende nalaat een beoordeling of verklaring inzake het functioneren af te geven, wordt de kandidaat geacht naar behoren te hebben gefunctioneerd. 6. Als de gehele studieschuld middels aflossing, kwijtschelding of schenking van derden, binnen de maximale looptijd van deze incentives-regeling (5 jaar) reeds is afgelost, dan vervalt het recht op vergoeding. 7. Wanneer na beëindiging van het dienstverband een nieuw dienstverband met de overheid wordt overeengekomen , herleeft het recht op de vergoeding niet. Het recht op vergoeding kan herleven indien het nieuwe dienstverband een voortzetting is van het oorspronkelijke dienstverband dat hierop tevens aansluit. . 8. Bij een hernieuwd dienstverband zoals bedoeld onder punt 7, mag de totale periode waarover het beleid van toepassing is de maximale termijn van 5 jaar, vanaf het begin van het oorspronkelijke dienstverband niet overschrijden. 9. Door het niet voldoen aan enige verplichting van deze regeling vervalt het recht op de vergoeding. 10. De aanvragen worden behandeld door de afdeling P&O en voor elke betaling dan wel kwijtschelding wordt een beschikking opgesteld.

PAGINA 19 VAN 19

1908

Recommend Documents