1

Administratie- en organisatieprotocol Sonnenborgh

versie 2014/1

Administratieve organisatie en regelingen Sonnenborgh Het protocol Sonnenborgh beschrijft de organisatie, de interne (administratieve) procedures en de bevoegdheids- en verantwoordelijkheidstoedeling bij Sonnenborgh. Tevens beschrijft het de uitgangspunten van enkele beleidsterreinen die centraal staan in de bedrijfsvoering van Sonnenborgh. Deze versie is vastgesteld door het bestuur in zijn vergadering van 15 april 2014 en is openbaar. Bij dit protocol is een bijlage gevoegd met betrekking tot de bezetting van functies en specifieke interne procedures. Deze bijlage of delen ervan kunnen op basis van bestuursbesluiten gewijzigd worden onafhankelijk van het protocol. Sonnenborgh voldoet aan de Governance Code van de gemeente Utrecht1 en hanteert de Governance Code Cultuur2 als leidraad voor organisatie en bestuur. 1.

Organisatie

2.

Het bestuur

3.

Vrienden, Raad van Advies en Comité van Aanbeveling

4.

Integriteit

5.

Kwaliteit

6.

Directie

7.

Hoofd bedrijfsvoering

8.

Administratie

9.

Interne procedures en functiescheiding

10.

Veiligheid en beveiliging

11.

Specifieke beleidsterreinen -

begroting, jaarrekening en jaarverslag

-

personeelsbeleid

-

vrijwilligersbeleid

-

huisvesting

-

ICT

-

verhuur

-

communicatiebeleid

bijlage

1 2

subsidievoorwaarde http://www.governancecodecultuur.nl/

1

Administratie- en organisatieprotocol Sonnenborgh 1.

versie 2014/1

Organisatie

Stichting Museum Sterrenwacht Sonnenborgh, verder Sonnenborgh genoemd, is gevestigd op Zonnenburg 2 te Utrecht en ingeschreven in het handelsregister onder nummer (RSIN) 804158459, en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41185055. Sonnenborgh wil bijdragen aan de popularisering van de astronomie, klimaat- en weerkunde, ruimteonderzoek en aanverwante wetenschappen. Sonnenborgh wil de beoefening van amateur-astronomie bevorderen. Sonnenborgh heeft een geschiedenis van nationale en internationale wetenschappelijke betekenis, maar stelt zich wat betreft huidige educatie en voorlichting ten doel primair een regionale functie te vervullen. Hiernaast stelt Sonnenborgh zich ten doel het historische bolwerk en het sterrenwachtgebouw te behouden en als huurder te blijven openstellen voor publiek. Sonnenborgh realiseert bovenstaande door een tentoonstellings- en museale inrichting van de gebouwen, door het beheer van enkele collecties, door het organiseren van een educatief aanbod voor scholen, rondleidingen, lezingen, kijkavonden en cursussen voor een breed publiek met als speciale doelgroep hierbinnen kinderen in de leeftijd van circa 8 tot 15 jaar, gezinnen en belangstellenden in sterrenkunde, en door het (mede-) organiseren van culturele activiteiten en participatie in stedelijke culturele activiteiten. Sonnenborgh participeert actief in activiteiten van de Stichting Utrechts Museumkwartier (SUM), is lid van de Nederlandse Museumvereniging en werkt samen met het Universiteitsmuseum en de Universiteit Utrecht. Sonnenborgh hanteert voor al haar activiteiten de volgende zeven waarden: -

-

Sonnenborgh enthousiasmeert; Sonnenborgh baseert alle educatieve en voorlichtende activiteiten en tentoonstellingen op actuele wetenschappelijke kennis en inzicht; Sonnenborgh stelt klantvriendelijkheid voorop; Sonnenborgh is ook een vrijwilligersorganisatie en houdt daar in haar werkwijzen rekening mee; Sonnenborgh vindt het belangrijk dat alle medewerkers en vrijwilligers er trots op zijn bij te dragen aan het behoud van het bijzondere culturele en academische erfgoed en de kennisoverdracht op het vlak van sterren- en weerkunde en ruimteonderzoek; Sonnenborgh hanteert de Ethische Code voor Musea; Sonnenborgh streeft in haar organisatie en werkwijze naar optimale transparantie.

De stichting wordt geleid door een bestuur en de dagelijkse leiding is in handen van de directeur. Op de website zijn de anbi-gegevens vermeld. Er werken bij Sonnenborgh vrijwilligers, betaalde medewerkers en afroepcontractanten ten behoeve van de publieksbegeleiding. Wat betreft de betaalde medewerkers is er sprake van medewerkers in dienst van de stichting en medewerkers die aangesteld kunnen zijn op basis van detachering vanuit

2


versie 2014/1

een andere (onderwijs)organisaties c.q. via een payroll-onderneming3. Vrijwilligers en medewerkers worden vermeld in het jaarverslag.

2.

Het bestuur

De Stichting kent cf. statuten een bestuur bestaande uit minimaal drie en maximaal zes leden. De bestuursleden zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en worden vermeld bij de anbigegevens op de website en in het jaarverslag. In het bestuur dient aanwezig te zijn expertise met betrekking tot astronomie, financieel beheer en marketing. Er bestaat een sterke voorkeur dat de voorzitter professioneel betrokken is bij sterrenkunde of aanverwante disciplines. Per vacature wordt een profielschets opgesteld. De Raad van Advies adviseert ten aanzien van het vervullen van vacatures. 

rooster van aftreden bestuur

Een benoeming geldt voor vier jaar en kan eenmalig met maximaal vier jaar verlengd worden. In de bijlage is het rooster van aftreden vermeld. Aan de hand van bestuursbesluiten wordt deze bijlage geactualiseerd. 

besluitvorming, bevoegdheden en taken

In de statuten zijn vastgelegd de procedures met betrekking tot de besluitvorming door het bestuur. Normaliter besluit het bestuur bij meerderheid en mondeling en is een quorum vereist van de aanwezigheid van minimaal de helft van de bestuursleden. Het bestuur besluit in ieder geval over: -

benoeming bestuursleden jaarrekening jaarverslag begroting en tarieven meerjarenplanning beleidsplan inclusief het museale plan personeelsbeleid inclusief arbeidsvoorwaarden uitgangspunten voor het vrijwilligersbeleid protocol administratieve organisatie benoeming directie, schorsing en ontslag, en stelt voor deze taken en bevoegdheden vast het openen, aanhouden en opheffen van bankrekeningen, het aangaan van leningen, het sluiten van huurovereenkomsten inclusief onderverhuur en het sluiten van leaseovereenkomsten.

3

Per 15/4/14 zijn er 50 à 60 vrijwilligers; het vaste personeel bestaat per 15/4/14 uit ca. vijf (parttime) medewerkers waarvan twee in dienst van de stichting en de overige gedetacheerd.

3


versie 2014/1

-

Er is een (globale) jaarplanning met betrekking tot de jaarstukken: o jaarverslag, jaarrekening (beide documenten uiterlijk 1 juli na afloop van het kalenderjaar); o begroting (uiterlijk 31 december van ieder jaar voorafgaand aan het nieuwe begrotingsjaar en zoveel eerder als noodzakelijk in verband met mogelijke subsidieaanvragen); o bij de bespreking van het jaarverslag en jaarrekening worden de diverse beleidsterreinen geëvalueerd tenzij anders besloten.

-

Het bestuur vergadert minimaal vier maal per jaar. Besluiten kunnen in spoedeisende situaties ook buiten de vergadering worden genomen, maar dienen dan wel te worden vastgelegd en bij de eerstvolgende vergadering in de notulen opgenomen te worden.

-

Het bestuur vergadert minimaal eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van de directeur of andere medewerkers over eigen functioneren en functioneren directie.

-

Van de vergaderingen worden notulen gemaakt die in het archief worden bewaard en in ieder geval toegankelijk zijn voor de bestuursleden.

-

De directeur informeert het bestuur schriftelijk en mondeling bij de vergaderingen over de voortgang van de uitvoering van de diverse voornemens en activiteiten en de stand van zaken met betrekking tot de organisatie.

-

Het bestuur kan zijn bevoegdheden en taken mandateren uitgezonderd het benoemen van bestuurders of directie en voor zover niet strijdig met de statuten 4.

3.

Vrienden, Raad van Advies en Comité van Aanbeveling 

Vrienden van Sonnenborgh

Er is een Stichting Vrienden van Sonnenborgh waar nauw mee samengewerkt wordt. Deze heeft een eigen bestuur. De Vrienden steunen projecten van Sonnenborgh en beogen het draagvlak en inbedding van Sonnenborgh Utrecht te versterken. De directeur van Sonnenborgh woont de bestuursvergaderingen bij en minimaal eenmaal per jaar is er een gezamenlijk bestuurlijk overleg5. Sonnenborgh verzorgt de administratie. Op de website van Sonnenborgh worden de actuele anbi-gegevens van de stichting vermeld.

4

Cf. art. 5-2 de statuten bepalen dat één van de leden van het bestuur van Sonnenborgh ook lid is van het bestuur van de Vrienden van Sonnenborgh; in onderling overleg is in 2013 besloten dat hiervan kan worden afgeweken mits de directeur wel de vergaderingen van beide bijwoont. 5

4




versie 2014/1

Raad van Advies

De stichting kent een Raad van Advies. Deze is gebaseerd op de statuten van Sonnenborgh en wordt geconsulteerd voor beleidsmatige vraagstukken en bij de vervulling van vacatures in het bestuur. De samenstelling is gebaseerd op het idee van betrekken van stakeholders en deskundigheid. In de statuten zijn enkele organisaties vermeld die in elk geval uitgenodigd worden deel te nemen aan de werkzaamheden van de raad. Dit zijn: -

Universiteit Utrecht: rector magnificus en een medewerker van de faculteit bètawetenschappen

-

Bestuur Vrienden Sonnenborgh

-

Koninklijke Vereniging voor Weer- en Sterrenkunde (was voorheen namens De Koepel)

-

KNMI

-

SRON

-

Vrijwilligers Sonnenborgh

Vanzelfsprekend nemen leden van het bestuur van Sonnenborgh deel aan de beraadslagingen evenals de directeur. 

Comité van Aanbeveling

Het comité van aanbeveling is ad hoc ter ondersteuning van sponsoractiviteiten en andere activiteiten ter versterking van de langere termijn financiële positie van Sonnenborgh.

4.

Integriteit

Een bestuurslid kan geen zakelijke belangen hebben bij activiteiten van Sonnenborgh en dat geldt ook voor de directeur van de stichting. De directeur of iemand anders door het bestuur hiertoe aangewezen, ziet toe op het voorkomen van mogelijke belangenverstrengeling van medewerkers en vrijwilligers bij de activiteiten van Sonnenborgh. Bestuurders en medewerkers worden geacht met gepaste vertrouwelijkheid om te gaan met de informatie die hen bereikt c.q. ter beschikking staat. Bestuur en medewerkers zijn alert op situaties die de integriteit van de organisatie zou kunnen schaden. Bij integriteit gelden ook de van toepassing zijnde richtlijnen in de Ethische Code voor Musea .

5.

Kwaliteit

5


versie 2014/1

Kwaliteit is van cruciaal belang voor Sonnenborgh, dit heeft betrekking op het programmaaanbod, op de activiteiten die georganiseerd worden, op de verschillende beheers- en beleidsactiviteiten, op het functioneren van medewerkers en vrijwilligers en op de wijze waarop leidinggegeven wordt aan de organisatie. Kwaliteit is tegelijk een afgeleide van het doel van de activiteit, de effectiviteit ervan en de mogelijkheden. -

Er wordt gehandeld conform dit protocol

-

Educatieve en voorlichtende activiteiten en tentoonstellingen worden ontwikkeld door professionals. Publieksbegeleiders worden geschoold en hebben minimaal een basiskennis van sterrenkunde.

-

Medewerkers en vrijwilligers worden geselecteerd en geschoold voor de functie die zij vervullen en hun functioneren geëvalueerd met dien verstande dat het intensiteit en frequentie samenhangt met de intensiteit van aanwezigheid.

-

De directeur evalueert periodiek de verschillende processen, activiteiten en medewerkers en doet hierover, in dien noodzakelijk, verslag aan het bestuur.

-

Minimaal eenmaal per jaar worden de diverse maatregelen ten behoeve van veiligheid en beveiliging geëvalueerd (zie desbetreffende paragraaf).

-

Jaarlijks worden bij voorkeur parallel aan de bespreking van jaarverslag en jaarrekening de diverse beleidsterreinen geëvalueerd.

6.

Directie

Het bestuur kan conform de statuten een directeur aanstellen en aan deze bevoegdheden en taken toekennen. De bezetting van het directeurschap is opgenomen in de bijlage. -

De directeur opereert binnen het door het bestuur vastgestelde algemene beleidskaders inclusief begroting.

-

De directeur verschaft het bestuur alle gewenste inlichtingen en legt verantwoording af over het door hem/haar gevoerde beleid.

-

De directeur is aanwezig bij de vergaderingen van het bestuur behoudens het gestelde bij paragraaf 2 (bestuur vergadert minimaal eenmaal per jaar buiten aanwezigheid directeur) en tenzij anders wordt besloten.

-

De directeur bereidt de vergaderingen van het bestuur voor tenzij anders afgesproken.

-

De directeur benoemt de betaalde medewerkers na het bestuur geconsulteerd te hebben en stelt hun salaris en andere arbeidsvoorwaarden vast. Dit geldt voor zowel medewerkers in 6


versie 2014/1

dienst van de stichting als medewerkers op detacheringsbasis. Hierbij geldt als randvoorwaarde dat de benoeming en salariëring passen binnen de door het bestuur goedgekeurde begroting en personeelsgids. Het verlenen van een vast dienstverband behoeft de instemming van het bestuur. -

De directeur is verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en stuurt de medewerkers aan.

-

De directeur belegt regulier, d.w.z. eenmaal in de twee à drie weken, een werkoverleg met in ieder geval die medewerkers die minimaal 0,4 in dienst zijn. Anderen en ook vrijwilligers kunnen hierbij aansluiten.

-

De directeur werkt de door het bestuur vastgestelde uitgangspunten voor het vrijwilligersbeleid uit en ‘benoemt’ de vrijwilligers. De directeur of namens hem/haar een ander, begeleidt en stuurt de vrijwilligers aan.

-

De directeur kan namens het bestuur rekeningen betalen en verplichtingen aangaan mits deze vallen binnen de begroting of niet meer dan 20% van de betreffende begrotingspost afwijken. In overige gevallen dient hij het bestuur te raadplegen. Bij projecten of uitgaven van meer dan € 5.000 dient hij het bestuur ic. de penningmeester te raadplegen, behalve in geval van reguliere uitgaven als huur of nutsvoorzieningen.

-

Investeringen (per geval) met een waarde van € 5.000 of meer behoeven vooraf goedkeuring van het bestuur.

-

De directeur kan overeenkomsten aangaan met derden mits deze vallen binnen het door het bestuur vastgesteld beleid. Daarover rapporteert hij/zij bij gelegenheid.

-

De directeur stelt in overleg met medewerkers en derden voorafgaand aan enig jaar het programma op t.b.v. educatieve, voorlichtende en culturele activiteiten. Hij/zij informeert hierover het bestuur. Dit programma kan worden aangepast. -

De directeur evalueert minimaal jaarlijks de voornaamste primaire processen inclusief educatie en evaluatie, activiteiten, veiligheid en beveiliging, onderhoud en de organisatie van beheer of laat dit doen door externe partijen na consultatie bestuur.

-

De directeur voert minimaal eenmaal per jaar een functioneringsgesprek met medewerkers in eigen dienst van Sonnenborgh. Met medewerkers die gedetacheerd zijn vanuit een andere organisatie kan een vergelijkbare afspraak gemaakt worden.

7


versie 2014/1

Hoofd bedrijfsvoering6

7.

De bezetting van de functie is opgenomen in de bijlage. -

Binnen door de directeur gestelde kaders is het hoofd bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

-

Het hoofd bedrijfsvoering vervangt de directeur bij zijn/haar afwezigheid of in onderlinge afspraak. Dit kan niet gelden voor het doen van betalingen via de bankrekening(en).

8.

Administratie

Sonnenborgh houdt de administratie bij van in ieder geval: -

in- en uitgaande post financiële bescheiden en documenten, waarbij zij opgemerkt dat de universiteit de administratie bewaart van voor 1 januari 2014 personeelszaken (in ieder geval vanaf 1/1/14) gebouwbeheer verzekeringen procedures met betrekking tot veiligheid bezoekcijfers bestuursvergaderingen jaarverslagen, begrotingen en belangrijke beleidsdocumenten als museale plannen

en verzorgt ook de administratie van het bestuur van de Stichting Vrienden van Sonnenborgh. Ten behoeve van herstel en onderhoud wordt er een eenvoudige registratie bijgehouden van achterstanden en te herstellen bij tentoonstellingen, gebouw en collectie.

9.

Interne procedures en functiescheiding

a.

algemene uitgangspunten: Binnen de organisatorische mogelijkheden van Sonnenborgh wordt uitgegaan van een optimale functiescheiding wat betreft het financieel beheer.

-

-

Het hoofd bedrijfsvoering vervangt de directeur bij zijn/haar afwezigheid of in onderlinge afspraak. Dit kan niet gelden voor het doen van betalingen via de bankrekening(en).

-

Het hoofd bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de gelden inclusief kassabeheer. Hij/zij voert ook de te betalen facturen in het administratief systeem

6

De titel hoofd bedrijfsvoering heeft betrekking op de verantwoordelijkheden; er is geen afdeling bedrijfsvoering of andere medewerkers.

8


versie 2014/1

in. In zijn/haar afwezigheid kan of een andere medewerker van Sonnenborgh, maar niet de directeur, of het administratiekantoor deze invoeren. -

De directeur is bevoegd tot het uitvoeren van de betalingen, maar niet tot het invoeren van facturen. In zijn/haar afwezigheid kan de penningmeester van het bestuur hem/haar vervangen.

-

Van afwijkingen van de procedures wordt melding gemaakt aan penningmeester en/of bestuur als mogelijk vooraf. contanten, geldopnamen, kassabeheer en eventueel gebruik pinpas

-

Aanvullend op dit A&O protocol stelt het bestuur (vertrouwelijk) algemene regels met betrekking tot de aanwezigheid van contanten, pinpas(sen), kassabeheer en met betrekking tot geldopnames en hierbij geldende procedures en bedragen.

-

De hierbij geldende regels worden door de betrokkenen nageleefd en gecontroleerd door het hoofd bedrijfsvoering. Bij niet naleving dient het hoofd bedrijfsvoering hiervan direct melding te maken aan directeur respectievelijk penningmeester.

b.

uitgaven en procedures: Sonnenborgh kent de volgende werkwijze met betrekking tot uitgaven: -

Alle uitgaven lopen via bankrekening tenzij expliciet anders besloten door directeur of hoofd bedrijfsvoering.

-

Voor uitgaven wordt vooraf toestemming gevraagd bij directeur of hoofd bedrijfsvoering. uitgaven per bankrekening

-

Uit oogpunt van functiescheiding zijn het voorbereiden en het betalen van facturen gescheiden. Het voorbereiden en ter betaling klaarzetten van facturen geschiedt uitsluitend door het hoofd bedrijfsvoering (welke bij afwezigheid wordt vervangen door het gemandateerde administratiekantoor). Het betalen van facturen geschiedt uitsluitend door de directeur (welke bij afwezigheid wordt vervangen door de penningmeester), .

-

Mocht het door omstandigheden niet anders mogelijk zijn dan dat of de directeur of de penningmeester één of meerdere facturen moeten invoeren in verband met noodzakelijke en urgente betalingen, dan wordt daarvan vooraf melding gedaan aan het hoofd bedrijfsvoering.

-

Gebruikersrechten en wachtwoorden voor internetbankieren staan op persoonlijke titel en mogen nimmer aan een ander worden verstrekt.

9

Administratie- en organisatieprotocol Sonnenborgh c.

versie 2014/1

inkomsten en procedures Inkomsten van Sonnenborgh lopen via één van onderstaande kanalen: inkomsten via verkoopfactuur naar bank -

Voor alle verhuur, groepsarrangementen en overige inkomsten die niet via één van de navolgende kanalen lopen, worden verkoopfacturen opgesteld met het verzoek tot overmaking op een bankrekening van Sonnenborgh.

-

Verkoopfacturen worden tenminste twee keer per maand opgesteld en worden voorafgaand aan verzending gecontroleerd door het hoofd bedrijfsvoering.

-

Overige betalingsverzoeken, zoals een subsidie- of sponsoraanvraag, verlopen altijd via een bankrekening van Sonnenborgh, tenzij het gaat om bijdragen in natura. Dergelijke verzoeken gaan voorafgaand aan verzending ter controle langs het hoofd bedrijfsvoering. inkomsten via verrekening met derden naar bank

-

Voor bepaalde activiteiten kan de inning van gelden bij derden worden belegd. Het betreft 1) de online-kaartverkoop voor individuele deelnemers van bijvoorbeeld kijkavonden, cursussen of andere soortgelijke activiteiten, 2) de entreegelden van museumkaarthouders en 3) de verhuur van ruimten of faciliteiten in samenwerking met de vaste cateraar.

-

De reguliere aanlevering en afstemming van gegevens is belegd bij een medewerker van Sonnenborgh. De periodieke afrekening wordt ter controle altijd voorgelegd aan het hoofd bedrijfsvoering. Inkomsten via museumkassa (contant en pin) naar bank

-

Ten behoeve van het innen van de museumentree en verkopen uit de museumwinkel is een kassa ingericht met daaraan gekoppeld een pinautomaat.

-

Klanten worden gevraagd gebruik te maken van de pinautomaat, om de contante geldstroom te beperken.

10.

Veiligheid en beveiliging

Sonnenborgh zorgt voor een veilige en beveiligde omgeving voor bezoekers, collectie en vrijwilligers en medewerkers en voldoet aan de diverse wettelijke verplichtingen. Uitgegaan wordt van de gebruiksvergunning die in 2003 is verleend (GV2015747). -

Het complex kent een brandalarmeringssysteem en een inbraak signaleringssysteem. Beide zijn aangesloten op de alarmcentrale van de Universiteit Utrecht (UU). Security van de UU verzorgt de alarm en bewakingsprocedures. 10


versie 2014/1

-

Er is een beschreven openings- en sluitingsprocedure die regelmatig gecontroleerd wordt. Het aantal huissleutels in omloop is beperkt en op naam geregistreerd.

-

Een beperkt aantal vrijwilligers en de medewerkers kunnen de openings- en sluitingsprocedure inclusief het uit- en inschakelen van het inbraakalarm uitvoeren en beschikken over een sleutel. Bij afsluiting van het complex wordt gecontroleerd bij de alarmcentrale van de UU of de beveiliging is ingeschakeld. Mocht dit na 23.00 uur om welke reden niet gebeurd blijken te zijn, dan neemt security UU zelf het initiatief om ter plekke het alarm in te schakelen. Security neemt tot het moment dat het gebouw weer open is, de beveiliging en bewaking over.

-

Een deel van de medewerkers en vrijwilligers zijn BHV geschoold. Er is altijd minimaal één BHV medewerker aanwezig die ook bekend is met de alarmprocedures. Bij grotere evenementen wordt beveiliging en BHV expliciet bezien en geregeld.

-

Alarm- en brandbeveiliging worden periodiek getest. Aan de reguliere brandweerinspectie wordt volledig meegewerkt.



collectie specifiek

De collectie en overige museale presentaties is zodanig bewaard en tentoongesteld dat de kans op beschadigingen en ontvreemding van (geregistreerde) museale objecten minimaal is. Alleen professionals en daartoe opgeleide medewerkers en vrijwilligers mogen de instrumenten bedienen. Collectie en inboedel zijn verzekerd op basis van opgave van professionele verzekeraars. 

verzekeringen

Sonnenborgh is adequaat verzekerd zowel wat betreft collectie, gebouw, medewerkers en bezoekers. Dit in overleg en in samenwerking met een erkende verzekeringsagent. De verzekeringen zijn geregistreerd. Er is een bestuurdersaansprakelijkheid verzekering.

11.

Specifieke beleidsterreinen

Sonnenborgh heeft op een aantal terreinen specifiek beleid. Deze wordt minimaal eenmaal per jaar bij gelegenheid van het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening geëvalueerd. 

begroting, jaarrekening en jaarverslag

-

jaarlijks stelt het bestuur de begroting vast en wel zo tijdig dat deze onderliggend kan zijn voor subsidieverzoeken bij gemeente e.a.

11


versie 2014/1

-

Het hoofd bedrijfsvoering stelt de concept-begroting op in overleg met de directeur en penningmeester.

-

De jaarrekening wordt door het bestuur vastgesteld, nadat er een accountantsverklaring is opgesteld.

-

Het concept-jaarverslag wordt door de directeur opgesteld en door het bestuur vastgesteld.

-

Jaarrekening en jaarverslag worden na vaststelling op de website geplaatst t.b.v. de anbiinformatie.

-

Jaarlijks stelt het bestuur bij de begroting de tarieven voor komend jaar vast.



personeelsbeleid

-

Sonnenborgh kent medewerkers in eigen dienst en medewerkers op basis van detachering.

-

Het bestuur stelt de personeelsgids vast waarin alle zaken met betrekking tot personeelsbeleid zijn vastgelegd inclusief de arbeidsvoorwaarden.

-

Er wordt naar gestreefd om de arbeidsvoorwaarden tussen medewerkers in dienst van Sonnenborgh en zij die op detacheringsbasis bij Sonnenborgh werkzaam zijn, zoveel mogelijk gelijkluidend te laten zijn.



vrijwilligersbeleid

-

Er zijn verschillende categorieën vrijwilligers: o publieksbegeleiders o TD o baliemedewerkers, huismeesters en tuinders o bestuurders en ‘meedenkers’

-

Sonnenborgh zet zich er voor in dat vrijwilligers zich betrokken weten bij Sonnenborgh en dat zij zich welkom en nuttig voelen.

-

De uitgangspunten van het vrijwilligersbeleid worden vastgesteld door het bestuur; de directeur is belast met de uitwerking en uitvoering.

-

Het vrijwilligersbeleid wordt beschreven en is openbaar. Met vrijwilligers afzonderlijk worden afspraken gemaakt met betrekking tot hun werkzaamheden en zij ontvangen de voor hun werkzaamheden noodzakelijke introductie en scholing. Zij worden geïnformeerd over de algemene doelstellingen van Sonnenborgh en werkwijzen.

12


versie 2014/1



Huisvesting

-

Sonnenborgh is eigendom van het K.F. Heinfonds. Het beheer wordt voor hen uitgevoerd door Stadsherstel. Het huurdersonderhoud valt onder Sonnenborgh.

-

Een deel van het complex wordt doorverhuurd door Sonnenborgh. Daar worden afzonderlijke contracten bij afgesloten en per verhuring is de instemming van K.F. Hein nodig.

-

Het hoofd bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het aansturen van de technische dienst en andere activiteiten ten behoeve van het huurdersonderhoud.



ICT

-

Sonnenborgh is voorzien van standaardvoorzieningen wat betreft internet en wifi.



Verhuur.

Een deel van het complex, met name het Terreplein, de oude collegezaal en de instituutsbibliotheek, kan worden gehuurd voor gelegenheden. Eventuele catering wordt uitbesteed. De cateraar wordt opgenomen in de bijlage samen met eventuele bijzonderheden hierbij. 

communicatiebeleid

Het communicatiebeleid van Sonnenborgh richt zich op de doelgroepen die Sonnenborgh kent in het algemeen en bij specifieke activiteiten op de bij die activiteit horende doelgroep. De doelgroepen in het algemeen zijn: -

kinderen tussen de 8 en 14 jaar en hun ouders c.q. begeleiders schoolklassen vanaf groep 5 algemeen publiek

In het communicatiebeleid staat het verschaffen van eenduidige informatie voorop, naast het versterken van een positieve beeldvorming ten aanzien van Sonnenborgh en haar activiteiten. In het communicatiebeleid worden afspraken met betrekking tot subsidie- en sponsorvoorwaarden nagekomen. Centraal in het communicatiebeleid staat de website van Sonnenborgh waarop alle informatie te vinden is. Verder worden alle beschikbare media benut. Voor intern gebruik kent de website een medewerkerssite.

13


versie 2014/1

BIJLAGE7 Bestuur en rooster van aftreden bestuur De benoeming van een lid van het bestuur geldt voor een periode van vier jaar en zijn eenmaal herbenoembaar. benoemd

aftredend

herbenoembaar

Roel Gathier

voorzitter

20-9-2011

19-9-2015

ja

Mariëlle Lichtenberg

secretaris

20-9-2011

19-9-2015

ja

Marcel van der Hooft

penningmeester

7-6-2012

6-6-2016

ja

Jan Kuijpers

lid

20-9-2011

19-9-2015

ja

Directie Per 1/1/12 wordt de directie vervuld door drs. Bas Nugteren hiertoe uitgeleend door de Universiteit Utrecht (5/10).

Hoofd bedrijfsvoering Per 1/9/12 wordt de functie vervuld door drs. Aline Harkink.

Cateraar en catering Sonnenborgh heeft de catering uitbesteed aan Catering Oud London. Bij verhuur met catering loopt het maken van de concrete afspraken via Catering Oud London. Zij zorgen daarnaast op verzoek van Sonnenborgh voor de afspraken rond de huurinkomsten.

7

Besluiten van het bestuur met betrekking tot samenstelling bestuur, directie, hoofd bedrijfsvoering en catering/cateraar, worden verwerkt in deze bijlage los van besluitvorming met betrekking tot het protocol.

14

1

Recommend Documents