Inhoudstafel 1.
2.
Wanneer moet u als aannemer factureren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1.
Verplichting tot facturatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.2.
Uiterste factuurdatum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Wat moet u als aannemer vermelden op uw factuur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Enkele algemeenheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1.1.
Is het woord ‘factuur’ verplicht? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.1.2.
Moet u een bepaalde lay-out volgen?
2.1.3.
Verplichte vermelding van uw ondernemingsnummer . . . . . . . . . . . . 5
2.1.4.
Uw registratienummer en/of erkenning als aannemer . . . . . . . . . . . . . 7
2.1.5.
In welke munt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.1.6.
Moet u ondertekenen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.1.7.
Bankrekeningnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
........................ 5
Verplichte vermeldingen voor de Btw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2.1.
Belang van een correcte factuur
............................ 9
2.2.2.
Verplichte btw-vermeldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Bij voorkeur te vermelden op uw factuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.3.1.
Uiterste betaaldatum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.3.2.
Algemene voorwaarden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Specifieke vermeldingen inzake de belastingvermindering voor dakisolatiewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.4.1.
Wat houdt deze belastingvermindering in?
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.4.2.
Verplichte vermeldingen op de factuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.5.
Specifieke vermeldingen voor creditnota’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.6.
Specifieke vermeldingen bij het afleveren van een dubbel
2.7.
Specifieke vermeldingen voor werken met het oog op de beveiliging van een woning tegen inbraak of brand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
. . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.7.1.
Waarover gaat het precies? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.7.2.
Welke werken komen in aanmerking voor die bijkomende belastingvermindering? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.7.3.
Bijkomende voorwaarden voor de klant om de belastingvermindering te kunnen genieten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.7.4.
Verplichte vermeldingen op de factuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
I | © Praktische Gids 2015 – Veilig en correct factureren als aannemer
2.8.
2.9.
3.
Waarover gaat het precies? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.8.2.
Welke werken komen in aanmerking voor die bijkomende aftrek? . . 19
2.8.3.
Bijkomende voorwaarden voor de klant om de aftrek te kunnen genieten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.8.4.
Verplichte vermeldingen op de factuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Ook een vereenvoudigde factuur mogelijk! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2.9.1.
Wat is het principe van een vereenvoudigde factuur? . . . . . . . . . . . 20
2.9.2.
Onder welke voorwaarden is een vereenvoudigde factuur mogelijk? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.9.3.
Wat zijn de minimale vermeldingen van zo’n vereenvoudigde factuur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.1.
Via de post? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.2.
Elektronisch? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.2.1.
Perfect mogelijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.2.2.
Hoe zit dat dan concreet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Handigheidje… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Wanneer moet u als aannemer factureren met ‘btw verlegd’? . . . . . . . . . 25 4.1.
Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
4.2.
Wanneer is de regeling ‘btw verlegd’ toepasselijk? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
4.3.
5.
2.8.1.
Hoe moet u uw facturen versturen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.3.
4.
Specifieke vermeldingen voor werken met het oog op de beveiliging van beroepslokalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
4.2.1.
Voorwaarde 1: ‘‘Het moet een werk in onroerende staat zijn’’ . . . . . 26
4.2.2.
Voorwaarde 2: “De klant moet zelf een btw-plichtige zijn en zijn btw- aangiften indienen” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Specifieke gevallen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4.3.1.
Werken aan de privéwoning van een btw-plichtige zelfstandige . . . . 30
4.3.2.
Werken aan een woning die eigendom is van een vennootschap, maar die privé bewoond wordt door de zaakvoerder of de bedrijfsleider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.3.3.
Terbeschikkingstelling van personeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.4.
Is een combinatie van het stelsel ‘btw verlegd’ en het verlaagd btw-tarief mogelijk? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.5.
Het stelsel ‘btw verlegd’ geeft aanleiding tot een btw-tegoed . . . . . . . . . . . . . . . 32
Wanneer kunt u factureren tegen 6% btw? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 5.1.
Basisgegevens en -voorwaarden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 5.1.1.
Basisvoorwaarden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
5.1.2.
Aan ú als aannemer om het btw-tarief te bewijzen! . . . . . . . . . . . . . 34
II | © Praktische Gids 2015 – Veilig en correct factureren als aannemer
5.2.
5.3.
Aan welk type pand zal u werken uitvoeren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 5.2.1.
Is het een woning? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
5.2.2.
Wordt het pand gebruikt voor privébewoning? . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
5.2.3.
Wordt het pand hoofdzakelijk gebruikt voor privébewoning? . . . . . . 35
5.2.4.
Is de woning minstens vijf jaar in gebruik? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
5.2.5.
Hoe moet u die vijf jaar beoordelen bij appartementen? . . . . . . . . . 36
Welke werken zal u precies uitvoeren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 5.3.1.
Werken die gefactureerd kunnen worden tegen 6% btw . . . . . . . . . . 37
5.3.2.
Werken die nooit gefactureerd kunnen worden tegen 6% btw . . . . . 38
5.3.3.
Reinigingswerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
5.3.4.
Tuinwerkzaamheden en aanverwante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
5.3.5.
Onderscheid tussen nieuwbouw en renovatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
5.3.6.
Vergroting van een gebouw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5.3.7.
Stookolietanks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
5.3.8.
Leeghalen van beerputten, septische putten, waterputten, … . . . . . 42
5.3.9.
Centrale stofzuigersystemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
5.3.10. Individueel waterzuiveringsstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 5.3.11. Airconditioning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 5.3.12. Inbouwkasten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 5.3.13. Kachels, radiators en convectors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 5.3.14. Zonnepanelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 5.3.15. Traplift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.3.16. Douchecabine met stoomunit en/of waterjet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.3.17. Plafondliftsysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.3.18. Lift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 5.4.
Is uw klant een eindverbruiker? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 5.4.1.
Wat is een eindverbruiker? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
5.4.2.
Specifieke gevallen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.5.
Heeft u een attest van de klant? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.6.
Relatie hoofdaannemer-onderaannemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 5.6.1.
U bent onderaannemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.6.2.
U bent hoofdaannemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.7.
Wat bij werken aan een appartementsgebouw? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.8.
Wat met woningen van een vennootschap? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
5.9.
Wat met woningen voor dubbel gebruik? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
5.10. Wat met woningen voor gehandicapten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 5.11. Instellingen voor gehandicapten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 5.12. Huisvesting in het kader van het sociaal beleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
III | © Praktische Gids 2015 – Veilig en correct factureren als aannemer
5.13. Afbraak en heropbouw van gebouwen in 32 welbepaalde steden en gemeenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 5.14. Wat met cohousing? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
6.
7.
8.
9.
Wanneer kunt u tegen 12% btw factureren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 6.1.
Principe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
6.2.
Voorwaarden voor wat betreft de verkoop van woningen voor huisvesting in het kader van het sociaal beleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
6.3.
Voorwaarden voor wat betreft de werken aan woningen voor huisvesting in het kader van het sociaal beleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Grond en btw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 7.1.
Wanneer wél met btw? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
7.2.
Toepasselijk btw-tarief voor de grond . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
7.3.
Is btw op de grond nadelig? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Hoeveel tijd moet u de klant geven om te betalen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 8.1.
Algemeen principe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
8.2.
Mythe van de 30 dagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
8.3.
Wat is de ideale termijn? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 8.3.1.
Aanbevolen betalingstermijn voor klanten-particulieren . . . . . . . . . . 66
8.3.2.
Aanbevolen betalingstermijn voor klanten-bedrijven . . . . . . . . . . . . 66
8.3.3.
Aanbevolen betalingstermijn voor de overheid als klant
. . . . . . . . . 67
Wat kunt u doen als de klant niet betaalt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 9.1.
9.2.
9.3.
9.4.
Herinnering of zgn. rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 9.1.1.
Commercieel én juridisch doel in één klap… . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
9.1.2.
Inhoud van de eerste herinnering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Aanmaning of ingebrekestelling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 9.2.1.
Juridisch gezien veilige aanpak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
9.2.2.
Gevolgen van een officiële aanmaning of een ingebrekestelling . . . 70
9.2.3.
Inhoud van de aanmaning of van de ingebrekestelling . . . . . . . . . . . 71
Een beroep doen op derden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 9.3.1.
Incassobureau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
9.3.2.
Deurwaarder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
9.3.3.
Advocaat
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Rechtstreekse vordering van de onderaannemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 9.4.1.
Principe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
9.4.2.
Onderaannemer versus bouwheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
9.4.3.
Hoe kunt u die rechtstreekse vordering instellen? . . . . . . . . . . . . . . 76
IV | © Praktische Gids 2015 – Veilig en correct factureren als aannemer
9.5.
Wat als uw klant wil afbetalen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
9.6.
Wat als uw klant failliet gaat?
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
10. Hoe en hoelang moet u uw facturen bewaren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 10.1. Hoelang moet u uw facturen bewaren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 10.2. Hoe moet u uw facturen bewaren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 10.3. Plaats van bewaring moet niet noodzakelijk meer in België zijn . . . . . . . . . . . . . 80
11. Sinds 2013 verplicht om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid te waarborgen van alle facturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 11.1. Zowel voor elektronische als voor papieren facturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 11.2. Authenticiteit: is de factuur wel degelijk afkomstig van die leverancier? . . . . . . . 81 11.3. Integriteit: is de inhoud van de factuur niet gewijzigd? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 11.4. Leesbaarheid: is de factuur door iedereen te openen en/of te lezen? . . . . . . . . . 83 11.5. Heeft dit invloed op de wijze waarop u uw facturen moet bewaren? . . . . . . . . . . 83 11.6. Specifieke controlemogelijkheden bij elektronische bewaring . . . . . . . . . . . . . . . 84
12. Een factuur op zich is niet meer voldoende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 12.1. Factuur én controlespoor vereist sinds 2013 voor uw btw-aftrek . . . . . . . . . . . . . 85 12.2. Zorgen voor een bedrijfscontrole die een ‘reconstructie’ mogelijk maakt . . . . . . 85 12.3. Welke ‘stukken’ zorgen voor een betrouwbaar controlespoor? . . . . . . . . . . . . . . 86
13. Wijziging in de zgn. opeisbaarheid van de btw sinds 2013 . . . . . . . . . . . 88 13.1. Wat moet er verstaan worden onder ‘belastbaar feit’ en ‘opeisbaarheid’? . . . . . 88 13.2. Wat waren de spelregels tot eind 2012 bij het verrichten van diensten zoals werk in onroerende staat? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 13.3. Fundamentele verandering sinds 2013! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 13.3.1. De nieuwe regels samengevat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 13.3.2. Overgangsregeling voor 2013 en 2014 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 13.3.3. En wat is de regeling vanaf 2015? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 13.3.4. Bijzonder geval als u de overheid als klant heeft . . . . . . . . . . . . . . . 96
14. Inhoudingsplicht voor fiscale en sociale schulden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 15. Modellen en checklisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
V | © Praktische Gids 2015 – Veilig en correct factureren als aannemer
