11. Projektová angličtina

11. Projektová angličtina Většina zahraničních poskytovatelů finančních prostředků relevantních pro Střední Evropu má jako hlavní komunikační jazyk angličtinu. I čeští poskytovatelé kvůli moţnosti zapojení zahraničních vědců – studentů nebo akademiků působících na českých VŠ – či oponentů umoţňují nebo dokonce poţadují, aby část nebo celá projektová ţádost byla zpracována v anglickém jazyce (Grantová agentura UK to umoţňuje, Grantová agentura ČR vyţaduje). Pro studenty, jak jsme viděli dříve, jsou otevřeny jiţ během studia zajímavé stipendijní programy zahraničních nadací. Je tedy pravděpodobné, ţe dříve nebo později budete nějakou ţádost v angličtině zpracovávat. Domnívám se, ţe pro úspěšnou přípravu a realizaci projektu administrovaného v angličtině je nutným předpokladem znalost angličtiny alespoň na úrovni B2. Tuto úroveň tedy u frekventantů tohoto kurzu 1

předpokládám.

Cílem dnešní přednášky je seznámit se se základními termíny vztahujícími se k projektové ţádosti. Drobnou komplikací pouţívání projektové angličtiny je její různorodost jak co do slovní zásoby, tak co se týče významu slov. Různí poskytovatelé pouţívají zpravidla terminologii vycházejících ze zvyklostí své domovské země. Pokud nejde o anglofonní kulturu, vznikají často pravidla a formuláře překladem do angličtiny a pouţitá anglická terminologie závisí na zkušenostech a původu překladatele.2 Druhou obtíţí je, ţe se v různých státech myslí stejným slovem různé věci, resp. ţe je někdy obtíţné najít vzájemně srozumitelné označení určité kategorie. Příkladem je nesoulad mezi pojmy „stravné“ vs. „per diems“. Stravné vyplácené jako cestovní náhrada podle českého zákoníku práce je myšleno jako příspěvek na jídlo a pití na sluţební cestě. „Per diems“ je širší kategorie určená k pokrytí i dalších ţivotních nákladů (ubytování, místní doprava atd.) – více v rámci slide 15. Struktura dnešního povídání kopíruje jednotlivé fáze cyklu obvyklého projektu základního výzkumu. Nejdříve se budeme věnovat termínům vztahujícím se k výzvám k prodávání projektových ţádostí – call for proposals. Následuje slovní zásoba vztahující se k vyplnění projektové ţádosti – application form. Je-li ţádost úspěšná, přijde na uzavření grantové smlouvy – grant agreement. Nejdelší fází je samotná realizace projektu – project implementation. Jiţ během realizace projektu a zvláště na jeho konci je důleţitá tématika podávání zpráv poskytovateli – reporting. Po úvodní přibliţně 50 minutách výkladu bude následovat praktické cvičení. Cvičení můţe mít různou podobu. Buď je moţno projít zadávací dokumentaci určitého poskytovatele a ověřit porozumění textu. To je vhodné zvlášť před blíţící se uzávěrkou, do níţ chce podávat ţádost většina frekventantů. Jako příklad uvádíme zadávací dokumentaci Mezinárodního visegrádského fondu nebo Evropské komise. Jinou moţností je projít jiţ existující ţádost a upozornit na silné a slabé stránky. Vzhledem k citlivosti osobních údajů a

1

Zajímavé návody pro psaní vědeckých textů v angličtině a plno dalších uţitečných informací obsahuje příručka Zdeňka Šestáka „Jak psát a přednášet o vědě“ (1. vyd. Academia, Praha 1999). Tato publikace je v několika exemplářích dostupná v Knihovně FF UK. 2 V té souvislosti bych rád upozornil i na opačný problém vznikající u unijních dokumentů. Jejich originály většinou vznikají v angličtině a následně jsou překládány do ostatních unijních jazyků. Radím vám, abyste vţdy pouţívali anglické znění a nesnaţili si studium pravidel zdánlivě ulehčit čtením českého překladu. Překlady do češtiny nejsou vţdy úplně ideální. Četbou anglického textu si navíc osvojujete důleţité fráze a slovní zásobu, která se vám bude následně hodit při realizaci projektu a komunikaci se zahraničními partnery atp.

Připraveno v rámci projektu „Projektové financování vysokých škol“ podpořeného FRVŠ pod číslem 72/2011 http://kurz-projekty.ff.cuni.cz 1

duševního vlastnictví bude záleţet na lektorovi, aby si takovou ţádost opatřil. V neposlední řadě je moţno podle zadávací dokumentace zpracovat (ideálně ve dvojicích) projektové ţádosti v angličtině a navzájem je potom porovnat. V praxi jen část akademiků zpracovává finální anglickou verzi ţádosti osobně. Na FF UK je velmi častý postup, ţe akademik napíše ţádost v češtině a nechá si jí přeloţit. To má hned několik racionálních důvodů: 1. snaha o efektivní práci – v rodném jazyce přeci jen myslíme a vyjadřujeme se nejlépe, takţe je lepší vtělit záměr do projektové ţádosti v češtině a nemuset při to ještě přemýšlet o slovíčkách a gramatice, 2. menší znalost angličtiny – pokud se akademik věnuje problematice, která nevyţaduje aktivní znalost angličtiny a ţádost je připravována v angličtině jen kvůli hodnotitelům a další agenda během realizace projektu bude v češtině, nemá smysl, aby akademik ztrácel čas sestavováním textu v angličtině, a konečně téţ 3. slabší znalost angličtiny. Na seznámení s projektovou angličtinou rozhodně nerezignujte, abyste mohli alespoň kontrolovat kvalitu a přesnost překladu a efektivně komunikovat s poskytovatelem a případnými partnery v zahraničí. Nedorozumění v administrativní oblasti jsou totiţ poměrně běţná a mají někdy za následek vracení chybně vynaloţených finančních prostředků. Projektová angličtina se rovněţ vyplatí při různých kontrolách, na které mohou přijet třeba úředníci z Evropské komise. Při takové kontrole je třeba znát jak příslušnou slovní zásobu, tak chápat rozdíly v porozumění jednotlivým termínům. Na schopnosti vysvětlit kontrolorům např. rozdíly v pojetí některých účetních kategorií často závisí výsledek kontroly. Slide 3 – Call for Proposals 1 Projektový cyklus začíná výzvou k podávání projektových ţádostí – call nebo call for proposals. Kaţdý poskytovatel má svá pravidla, guidelines. Pravidla se obvykle dělí na obecná, general terms, a specifické parametry dané výzvy, specific terms, Výzva začíná zveřejněním, publication. Od určitého data je pak moţné předkládat grantové ţádosti, submission. Zahájení příjmu ţádostí se někdy popisuje výrazem „výzva se otevírá“, call opens. Projektové ţádosti se říká proposal, zatímco označení projekt, project, je vyhrazeno spíše pro proces začínající nápadem, vedoucí přes úspěch ve výběrovém řízení a realizaci aţ ke splnění vytýčeného cíle. Při zvaţování podání ţádosti do určité výzvy, je třeba zváţit jednak proveditelnost z hlediska navrhovatele (jsme vůbec schopni vytýčené cíle naplnit, máme dostatečnou kapacitu a zkušenosti?), feasibility. Proveditelnost je zpravidla třeba u náročnějších projektů doloţit poskytovateli v rámci projektové ţádosti. Dále je třeba posoudit, zda parametry našeho projektu vyhovují podmínkám výzvy, je-li ţádost podpořitelná, eligibility. Základní otázku zpravidla bývá, patří-li náš záměr do oblasti vědy a výzkumu, R&D (research and development), resp. RTD (research and technical development). Výzvy mají svou pevnou uzávěrku, deadline, termín, do kterého je třeba ţádost předloţit poskytovateli, to submit. U kaţdé výzvy je stanoveno, jaké datum a forma podání ţádosti jsou závazné. U podávání elektronických ţádostí jde vţdy o datum odeslání prostřednictvím webové aplikace, to submit. U ţádostí podávaných v papírové podobě, hard copy, poskytovatelé stanovují datum uzávěrky buď jako den, kdy bude ţádost doručena poskytovateli, the application must be delivered not later than…, nebo jako den podání k poštovní přepravě, the application must be postmarked not later than….


Slide 4 – Call for Proposals 2 Jak jsme jiţ řekli, výzvu určitého poskytovatele k podávání grantových ţádostí ohraničuje její zveřejnění, date of publication, a uzávěrka předkládání ţádostí, deadline. Uzavřením výzvy výzvy ovšem nekončí, pouze se přesunuje do dalšího stádia. V rámci výzvy je většinou stanoven a zveřejněn finanční limit, který poskytovatel vyčlenil pro podporu projektových ţádostí, indicative budget. Podle toho je moţno učinit si obrázek o očekávané míře úspěšnosti ţádostí a případně tomu přizpůsobit objem ţádaných prostředků. Po zveřejnění výzvy sestavujeme návrh projektové ţádosti, draft proposal. Většina poskytovatelů poskytuje asistenci ţadatelům při formulaci projektu a vyplňování ţádosti, helpdesk. Nadnárodní poskytovatelé mají v ČR svou pobočku nebo partnera, který zajišťuje zcela nebo zčásti administraci programu na národní úrovni, national agency. Kontaktním pracovištím asistujícím ţadatelům a realizátorům projektů především informační podporou se obvykle říká národní kontaktní body, national contact point. Slide 5 – Call for Proposals 3 Na podání projektové ţádosti navazuje výběr projektových ţádostí, project selection. Hodnotící proces, evaluation procedure, má různé podoby. Většina grantových soutěţí má formu jednokolové soutěţe, onestage competition, kdy na podání ţádosti navazuje formální a věcné hodnocení a rozhodnutí poskytovatele. Pokud poskytovatel očekává velké mnoţství zájemců a přitom chce vybrat pouze několik málo podpořených – typicky při hledání pár excelentních vědců z celé Evropy v rámci grantů Evropské výzkumné rady, organizuje se dvou stupňová soutěţ, two-stage competition, do níţ jsou v prvním kole vyţadovány jen stručné ţádosti. Vybraní zájemci jsou pak vyzváni k předloţení podrobné ţádosti a zpravidla téţ k obhajobě návrhu před komisí. Finanční prostředky jsou vzácný statek. Do výběrových řízení bývá přihlašováno ohromné mnoţství ţádostí. Obsahové hodnocení projektových ţádostí je velmi náročné a drahé a proto se většina poskytovatelů nejdříve soustředí na vyhodnocení, nakolik předloţené ţádosti splňují formální poţadavky, compliance with the formal requirements. Pro různé, i absurdní, formální chyby jsou vyřazovány ţádosti, aby nebylo třeba se jimi dále zabývat. Veřejní poskytovatelé se uţ dále netrápí tím, jestli náhodou kvůli nějaké maličkosti nevyřadili geniální ţádost… Na konci hodnotícího procesu, do nějţ nemá ţadatel moţnost vstupovat, stojí schválení nebo neschválení projektové ţádosti k podpoře, project approval / rejection. Slide 6 – Application Form 1 Projektová ţádost musí být většinou zpracována do poskytovatelem předepsaného formuláře ţádosti, application form, která má v dnešní době většinou podobu webové on-line aplikace. Ţádost zpracovává ţadatel, applicant, který většinou není akademik nýbrţ právnická osoba, legal entity. V této souvislosti je třeba vzít v potaz, ţe fakulta nemá podle stávajících zákonů právní subjektivitu a ţádost je třeba podávat za univerzitu. Jen zřídka se setkáme se soutěţemi, kam se student nebo akademik hlásí sám za sebe jako fyzická osoba, natural person. Většina soutěţí, se kterými se setkáte, bude mít podmínku, aby ţadatelem byla nezisková organizace, non-profit organisation nebo také non-for-profi organisation. Dále je zpravidla vyţadováno, aby ţadatel byl nevládní organizací, non-governmental organisation, NGO. Některé soutěţe jdou při zkoumání vztahu ţadatele ke státu dále a stanovují, zda můţe o podporu ţádat i organizace státem zřízená či řízená, která Připraveno v rámci projektu „Projektové financování vysokých škol“ podpořeného FRVŠ pod číslem 72/2011 http://kurz-projekty.ff.cuni.cz 3

ovšem z právního hlediska není jeho součástí, quasi-non-governmental organisation, QUANGO. Univerzita je z hlediska poskytovatelů obvykle klasifikována jako veřejná vzdělávací instituce, public education institution, nebo instituce vysokého školství, higher education establishment. Oficiální anglický překlad názvu Univerzity Karlovy v Praze je Charles University in Prague. Filozofická fakulta se překládá správně jako Faculty of Arts. V časově starších dokumentech se setkáte s dalšími, nesprávnými variantami: Faculty of Arts and Philosophy, Faculty of Philosophy and Arts apod. Jménem právnické osoby můţe jednat pouze statutární zástupce, statutory representative, kterého někteří poskytovatelé nazývají téţ legal representative. Tímto statutárem je vţdy rektor, rector, který pro řadu projektů zplnomocňuje (to authorize) děkana, dean, k podpisu projektové ţádosti a jejích příloh. Do ţádosti se obvykle uvádí jednak oficiální adresa, sídlo, univerzity, legal address, a dále poštovní adresa pro komunikaci ve věcech konkrétního projektu, mail address. Slide 7 – Application Form 2 Formuláře pro přípravu a podání ţádosti se vedle klasického application form někdy označují téţ grant preparation form či proposal submission form. Soubor veškerých papírových i elektronických náleţitostí ţádostí tvoří projektovou ţádost, project application. Kromě samotného fomrulmáře ţádosti sem patří různé přílohy, annexes, výpisy z různých státních registrů (např. doklad o IČO), withdrawals from public registries, zmocnění k vystupování jménem ţádající instituce, authorisation, či různá potvrzení, certifications. Jiţ dříve jsme se zmínili, ţe přípravu projektové ţádosti završuje její předloţení poskytovateli, submission, které se nejčastěji uskutečňuje jednak prostřednictvím webové on-line aplikace, on-line application, k níţ je nezřídka vyţadováno doloţení alespoň jednoho papírového originálu, hard-copy. Pro snadnější práci s mnoha projektovými ţádostmi jsou často vedle dlouhých názvů projektů vyţadovány zkrácené názvy, tzv. akronymy, acronym. Tvorba akronymů je zábavnou a z hlediska úspěšnosti ţádosti nejméně důleţitou záleţitostí, nicméně vtipný akronym následně dobře reprezentuje projekt. Pro zajímavost uvádím příklady akronymů projektů řešených na FF UK v poslední době: 

EUTOPA-IP = European Guideline for Target Group Oriented Psychosocial Aftercare Implementation



CLIOHRES.net = Creating Links and Innovative Overviews for a New History Research Agenda for the Citizens of a Growing Europe



LINEE = Project title: Languages in a Network of European Excellence



NMFRDisaster = nIdentifying the Needs of Medical First Responder in Disasters

Slide 8 – Application Form 3 Jak bylo řečeno výše, k projektové ţádosti je obvykle potřeba doloţit různé identifikační či registrační dokumenty, identification / registration documents. Klasickým příkladem je dokument o registraci k plátcovství daně z přidané hodnoty, doklad o přidělení identifikačního čísla organizace (IČO) nebo zřizovací listina. Některé dokumenty mají poskytovatelem stanovené vzory, template. V některých případech je vyţadováno, aby určitý dokument byl vyhotoven na hlavičkovém papíře, letterhead paper. Připraveno v rámci projektu „Projektové financování vysokých škol“ podpořeného FRVŠ pod číslem 72/2011 http://kurz-projekty.ff.cuni.cz 4

V ţádosti je obvykle třeba uvést právní formu organizace, legal status / form (ohledně formy FF UK viz výše). Obdobou našeho identifikačního čísla organizace (IČO) je ID number, BIN (business identification number), company identification number nebo national registration number. Daňové identifikační číslo (DIČ) se obvykle označuje jako VAT number (value added tax number) nebo tax identification number. Identifikační či registrační dokumenty se dokládají buď ve formě kopie, copy, častěji ověřené kopie, certified copy, nebo výpisu z příslušného registru, abstract from a registry. Slide 9 – Application Form 4 U vědeckých projektů financovaných na mezinárodní úrovni, tj. prakticky většinou z unijních prostředků, je třeba, aby se pro realizaci projektu spojilo více projektových partnerů, project partner. Souhlas partnera se zapojením do projektu se poskytovateli většinou dokládá souhlasem partnera se zapojením do projektu, letter of intent nebo confirmation letter. Někteří poskytovatelé vyţadují, aby partneři zmocnili jednoho ze členů projektového týmu k případnému vyjednávání o grantové smlouvě a dalších náleţitostech, mandate. U individuálních grantů a stipendií musí ţadatel často doloţit doporučení na svou osobu od významných odborníků v oboru, reference. V některých případech poţaduje poskytovatel kontakty na osoby, které jsou na vyţádání schopny takové reference poskytnout, referee. Slides 10/11 – Application Form 5 Kaţdá projektová ţádost má dvě zásadní stránky: věcnou a finanční. Poskytovatel finančních prostředků předpokládá, ţe ţadatel sestaví celkový rozpočet projektu a zdroje na pokrytí jednotlivých nákladů zajistí z různých zdrojů. Proto se ve formuláři ţádosti ve finanční části většinou hovoří o finančním příspěvku poskytovatele, financial contribution. Kaţdý poskytovatel stanoví okruh nákladů, které je moţno hradit z jeho příspěvku, tj. o které je moţno v projektové ţádosti poţádat. V evropských podmínkách se takové náklady nejčastěji označují jako uznatelné náklady či výdaje, eligible cost / expenses. Pojmy „náklad“ a „výdaj“ mohou laickému uchu znít jako synonyma, ač spolu úzce souvisejí, nejde o totéţ. Termín „náklad“ je daňová kategorie. Jde o sumu, kterou na základě daňových a účetních předpisů můţete vykázat jako výdaj určený k dosaţení cíle organizace. „Výdaj“ oproti tomu označuje pouhé vydání hotovosti, třeba i zálohu, která se nemusí nutně na konci proměnit v náklad (např. kdyţ si zaměstnanec vezme z pokladny zálohu na realizaci sluţební cesty, na kterou nakonec kvůli nemoci vůbec neodjede a zálohu zase do pokladny vrátí). Protipólem nákladu je výnos a opakem výdaje je příjem. Cílem podnikatelských subjektů je maximalizace zisku, tj. maximalizace rozdílu mezi náklady a výnosy. Dále je třeba mít na paměti rozdíl mezi tzv. uznatelnými a uznanými náklady. Uznatelné náklady jsou takové náklady, které je moţno hradit s příspěvku daného poskytovatele. Někteří poskytovatelé např. zakazují nákup nábytku, jiní nechtějí hradit cestovné, a ještě jiní chtějí třeba právě hradit jen cestovné. V rámci projektové smlouvy jsou na realizaci projektu schváleny určité nákladové poloţky. V rámci projektu tyto poloţky čerpáte, tj. realizujete výdaje, a o čerpání zasíláte poskytovateli ve stanovených termínech finanční zprávy. Poskytovatel následně finanční zprávu přezkoumá a zašle vám informaci o uznání jednotlivých výdajů. Jakmile jsou výdaje uznány jako oprávněné, můţe je instituce realizující projekt zaúčtovat jako uznané náklady. Tuto jemnou distinkci přinesly do české projektové praxe především projekty financované z Evropské unie. Většina domácích poskytovatelů totiţ kategorii „uznatelné Připraveno v rámci projektu „Projektové financování vysokých škol“ podpořeného FRVŠ pod číslem 72/2011 http://kurz-projekty.ff.cuni.cz 5

náklady“ nepouţívá, jakmile vám jednou přidělí prostředky, tak automaticky jejich čerpáním se výdaje stávají daňovými, tzn. uznanými náklady. O uznání uznatelných nákladů se vţdy vede velký boj mezi poskytovatelem, auditory a realizátory projektu. Téměř v kaţdém projektu totiţ nastává situace, ţe poskytovatel některé výdaje neuzná. Často se to stává u osobních nákladů, kdy ve výkazu práce pracovník uvede činnost, kterou není moţno v rámci projektu financovat. U projektů financovaných z některých operačních programů je to případ publicity, která např. v Operačním programu Praha – Adaptabilita není uznatelným nákladem. Jakmile tedy pracovník do pracovního výkazu uvede, ţe např. vytvářel poster o projektu, poskytovatel příslušný počet hodin neuzná a osobní náklady nedovolí zaúčtovat. Velmi důleţitou stránkou projektového hospodaření je tzv. cash-flow, obrat, který se běţně pouţívá i v češtině. Přeloţit se dá jako „tok hotovosti“. Pro realizaci projektu je tedy nejen důleţité, aby nám poskytovatel uznal maximum našich nákladů, ale téţ, abychom měli vţdy potřebný objem hotovosti, abychom mohli průběţně financovat projektové výdaje. Co nám pomůţe, ţe nám někdo slíbí milion korun s tím, ţe nám je dá po úspěšné realizaci projektu, kdyţ nemáme na účtu ani korunu, abychom mohli projekt realizovat, tj. nemáme moţnost projektové výdaje předfinancovat, pre-financing. Z tohoto důvodu poukazují poskytovatelé obvykle určitý objem finančních prostředků předem formou zálohy, advance payment. Pokud záloha zaslána není a poskytovatel finanční prostředky uvolňuje aţ po schválení výdaje, mluvíme o zpětném proplácení, reimbursement. Při operaci s hotovostí se rozlišují bankovní převody, bank transfer, a hotovostní (pokladní) operace, cash operations. Projektový tým hospodaří podle rozpočtu, budget. Poskytovatel zasílá finanční prostředky zpravidla na základě ţádosti o platbu, funding request. Projektový rozpočet se téměř vţdy člení na podrobnější poloţky, budget breakdown. Veřejní poskytovatelé finančních prostředků ve vědě a výzkumu dnes tradičně rozdělují náklady na přímé, direct cost, a nepřímé, indirect cost. Přímé náklady musí být jednoznačně připsatelné projektu. Takovým nákladem je např. pronájem sálu na konání workshopu nebo práce profesora při sepisování knihy. Přímé náklady se poskytovateli prokazují účetními doklady. Nepřímé náklady jsou takové, které se projektu připisují obtíţně (např. podíl na energiích, platy administrativního personálu, který se podílí na realizaci mnoha aktivit v rámci instituce – personalisté, účetní, uklízečky atd.). Nepřímé náklady se většinou stanoví jako určité procento přímých nákladů, tj. paušálem, lump sum, resp. paušální procentní sazbou, flat rate. Do nepřímých nákladů poskytovatelé také často zahrnují náklady, které by byly sice prakticky i poměrně jednoduše připsatelné konkrétnímu projektu z účetního hlediska, ale poskytovatel má zkušenost, ţe příjemci tyto náklady sice účetně deklarují jako související s projektem, ale ve skutečnosti je věcná souvislost neověřitelná. Typickým příkladem je kopírování, komunikační poplatky nebo cestovné. Někteří poskytovatelé zřizují pro běţné náklady organizace, jako jsou energie, osobní náklady na standardní administrativní aparát atd., zvláštní rozpočtovou sekci institucionálních nákladů, overhead cost či jednoduše overheads, která je obvykle omezena určitým procentem rozpočtu. V uplynulých letech proběhla Evropskou unií dnes vlna dnes jiţ opět opuštěné představy, ţe se vytvoří finanční modely, které umoţní všechny nepřímé náklady přepočítat na přímé s uţší vazbou na příjemce. Jestliţe jsou totiţ doposud nepřímé náklady stanoveny jako pevné procento nákladů přímých, profitují z tohoto výpočtu organizace s niţšími institucionálními náklady. Evropská komise chtěla ušetřit a tento svého Připraveno v rámci projektu „Projektové financování vysokých škol“ podpořeného FRVŠ pod číslem 72/2011 http://kurz-projekty.ff.cuni.cz 6

druhu zisk ušetřit. Mnoho konzultačních firem se tedy velmi dobře přiţivilo na vývoji metodik převodu nepřímých nákladů na přímé, full-cost model. I české ministerstvo školství podporovalo vysoké školy ve vývoji těchto metodik. V poslední době Komise z povinnosti zavést full-cost modely slevila, především na základě rezistence podstatné části evropských výzkumných institucí. Základem full-cost modelu je tzv. cost driver. Nepřímé náklady se na přímé přepočítávají tak, ţe se stanoví, podle jaké veličiny se přepočet provede, např. přepočet podle počtu pracovníků zapojených do realizace projektu. Následně se spočtou celkové náklady organizace spadající do kategorie nepřímých nákladů a zároveň celková pracovní kapacita všech zaměstnanců organizace. V posledním kroku se zjistí procento, kterým se pracovní kapacita zaměstnanců věnovaná na realizaci projektu podílí na celkové pracovní kapacitě všech zaměstnanců organizace a odpovídající část nepřímých nákladů se připíše projektu. Tento přepočet se můţe dělat pro všechny poloţky najednou nebo je moţno jej ještě podrobněji členit (vodné, stočné, elektřina…). Slide 12 – Application Form 6 Při sestavování rozpočtu je třeba posoudit také jeho realizovatelnost vzhledem k účetním postupů, accounting procedures. Někteří poskytovatelé poţadují, aby příjemce sám zajistil externí kontrolu čerpání přidělených prostředků, financial audit, Cíle projektu můţe dosáhnout pouze projektový tým nebo můţe pro jejich dosaţení vyuţít externích dodavatelů, subcontracting. Jelikoţ poskytovatel ne vţdy přispívá celou částkou potřebnou k úspěšné realizaci projektu, je třeba zajistit dofinancování. Některé zdroje mohou mít podobu věcných vkladů, in-kind contribution, jako např. kancelářské prostory pro realizaci projektu. Dále bude třeba v mnoha případech zajistit spolufinancování, cofinancing, buď z vlastních, nebo externích zdrojů. Uznatelnost daně z přidané hodnoty, DPH, value added tax, VAT, kolísá poskytovatel od poskytovatele. FF UK je sice plátcem DPH, ale v mnoha projektech nemáme nárok na její odpočet, takţe je pro nás uznatelným nákladem. V kaţdém konkrétním případě se poraďte s rozpočtáři ekonomického oddělení. Slide 13 – Application Form 7 V sociálních a humanitních vědách bývají největším nákladem v projektech zpravidla osobní náklady, personnel cost. Zaměstnanci s pracovní smlouvou jsou odměňováni formou mzdy, salary nebo wage. Zaměstnanci mohou být zaměstnáni buď na celý úvazek, full-time job, nebo na úvazek částečný, part-time work (plný úvazek činí na FF UK aktuálně 8 hodin denně celotýdenně). V ČR je moţno také zaměstnance zaměstnat formou tzv. dohody mimo pracovní poměr. Této formě odpovídá anglický termín short term contract work. V české legislativě je tato forma práce rozlišena do dvou podkategorií: 1. Dohoda o provedení práce, DPP, agreement to complete a job, kterou je moţno u jednoho zaměstnavatele na jeden druh práce vykonávat maximálně v rozsahu 150 hodin za rok. Nad tuto hranici počtu hodin je moţno zaměstnat spolupracovníka na dohodu o pracovní činnosti, DPČ, agreement to perform work. V souvislosti s osobními náklady se setkáte ještě s dalšími termíny, které se tak docela nekryjí s pojmy z českého pracovního práva. Některé poskytovatele zajímá celková výše plnění, která vůči zaměstnanci v rámci projektu vyplatíte, remuneration. Tato poloţka zahrnuje jednak samotnou mzdu, ale dále téţ různé Připraveno v rámci projektu „Projektové financování vysokých škol“ podpořeného FRVŠ pod číslem 72/2011 http://kurz-projekty.ff.cuni.cz 7

formy benefitů jako stravenky, příspěvky na ubytování v místě pracoviště, příspěvky na úroky z hypotéčních úvěrů atd. Některé z těchto poloţek jsou podle českého práva zdaňovány (např. příspěvek na ubytování), některé nikoliv (např. stravenky). Při plánování projektů na FF UK se většinou tyto benefity a příspěvky do rozpočtu projektu nezahrnují, jelikoţ je fakulta platí z jiných zdrojů (např. ze sociálního fondu, do kterého zaměstnavatel přispívá ve výši 2% hrubé mzdy daného zaměstnance v rámci tzv. zákonných odvodů). Termínem na pomezí mzdy a různých typů náhrad jsou tzv. allowances. Obecně jde o částku přidělenou zaměstnanci na určitý účel. V rámci ze zahraničí financovaných projektů je typickou poloţkou allowance denní příděl prostředků na realizaci pracovní cesty, per diem, zpravidla jako maximální dovolené náhrady (to allow = dovolit). V Prostředí FF UK jsou konkrétní limity stanoveny pouze pro stravné (vyhláškou ministerstva financí). V ostatních případech jsou stanoveny pouze obecné zásady, jak se má s prostředky hospodařit, např. ţe je moţno cestovat pouze ve druhé třídě vlaků nebo nutno pouţívat economy class v letadlech. Jinou formou osobního nákladu je stipendium, scholarship. V českém prostředí je z účetního hlediska stipendium určeno jen pro studenty dané vysoké školy. Stipendium se vyplácí podle stipendijního řádu a není předmětem daně z příjmu fyzických osob, ani se z něj neodvádí ţádné zákonné odvody. Termín stipendium se ovšem pouţívá i v širším smyslu jako osobní grant, třeba i akademikovi. Jelikoţ tyto osobní granty bývají administrovány přes fakultu, je třeba počítat, ţe musí být vyčerpány buď jako mzda, tj. s povinnými zákonnými odvody a zdaněny, nebo čerpány na nákup sluţeb, materiálu nebo třeba cestovné v souladu s předpisy fakulty. Nelze je tedy bez dalšího poukázat na bankovní účet podpořeného stipendisty! Odměny expertům, fees for experts, mohou být z účetního hlediska vyplaceny hned šesti různými způsoby, který závisí na vztahu experta k fakultě a povaze odvedené práce: mzda, DPP, DPČ, stipendium, autorská smlouva či sluţba. Při plánování projektu je proto třeba jiţ jmenovitě obsadit plánované pozice, popř. při neznalosti jména alespoň nastavit nejvhodnější způsob výplaty. Není např. příliš prozíravé počítat s tím, ţe expert bude mít ţivnostenský list a plánovat tento náklad jako sluţbu. Velmi dobře je třeba také zváţit autorskou smlouvu, aby předmět dodávky odpovídal autorskému zákonu a také, aby se expert nedostal do problémů s komplikovanou legislativou kolem odvodů a zdanění autorských honorářů. Jako optimální forma odměny se jeví DPP – je velmi flexibilní a vhodná pro práce do 150 hodin ročně a neplatí se z ní zákonné odvody. Slide 14 – Application Form 8 Provozní náklady, operational costs, se obvykle rozpadají do několika velkých podskupin. První z nich jsou sluţby, supplies, kam tradičně spadají nájmy prostor, rent of premises, energie, utilities, telekomunikační poplatky, telephone bills, či kancelářské potřeby, office supplies. U této skupiny nákladů je třeba připomenout, ţe poskytovatelé mezi přímé náklady zpravidla dovolují zařadit pouze nájmy cizích prostor, tj. takových, která příjemce nevlastní nebo nemá v dlouhodobém pronájmu. Telekomunikační poplatky lze obvykle proplácet pouze tehdy, zní-li smlouva k telefonu nebo internetovému připojení na FF UK. Nelze tedy zpravidla proplácet např. hovory ze soukromých mobilů. Ke sluţbám patří rovněţ tisk, printing, náklady spojené s vydáváním publikací, publishing, a doprava materiálu, delivery. Častou poloţkou v mezinárodních projektech jistě budou překlady, translation cost, a náklady tlumočení, interpreting costs. Zde opět upozorňuji, ţe v této kategorii se počítá s tím, ţe dodavatel Připraveno v rámci projektu „Projektové financování vysokých škol“ podpořeného FRVŠ pod číslem 72/2011 http://kurz-projekty.ff.cuni.cz 8

má ţivnostenské oprávnění a bude moci vystavit daňový doklad. Důleţitou poloţkou je dlouhodobý majetek, equipment, v rámci nějţ se někdy vyděluje speciální poloţka na techniku, technology, kam z hlediska poskytovatelů obvykle patří hardware a software. Rád bych upozornil, ţe podle českých předpisů patří software do skupiny nehmotného majetku, který je účetně – coţ někdy budí podiv a nedorozumění – podmnoţinou sluţeb. Slide 15 – Application Form 9 K realizaci projektů neodmyslitelně patří informování cílových skupin, odborné i širší veřejnosti o průběhu a výstupech projektu a také zveřejnění poděkování poskytovatelům finančních prostředků. Někteří poskytovatelé náklady na publicitu, public relations costs, počítají k nepřímým nákladům, jiní do přímých. Patří sem náklady na inzeráty a různé druhy reklamy, advertizing, propagační náklady, promotion, a v dnešní době vţdy náklady na vytvoření webových stránek projektu, website design, a jejich průběţnou aktualizaci, website update. Významnou poloţkou všech rozpočtů bývají cestovní náklady realizačního týmu a také pozvaných expertů či referentů na různých konferencích. Cestovní náklady, travel and subsistence nebo jen travel cost. Do těchto nákladů spadá ubytování a stravování (je-li poskytnuto v rámci ubytování), accommodation and board, stravné, per diems, a jízdné, transportation costs. Poloţka per diems je typickým příkladem, jak se rozchází vnímání některých nákladových poloţek u nás a v zahraničí. Per diems mají charakter paušálních částek, resp. maximálních moţných nárokovatelných částek (viz výše: allowances). Na rozdíl od české praxe, v jiných státech obvykle zahrnují všechny náklady týkající se cesty, tj. ubytování, jízdné, místní doprava atd. Tak např. program bilaterálních česko-slovenských mobilit stanoví výši limitu příspěvku, který obdrţí český řešitel k úhradě pobytových nákladů slovenského řešitele pro jeho pobyt na území České republiky 2.500 Kč/den.3 Česká legislativa naopak počítá s tím, ţe paušálně je stanoveno pouze stravné a pobytové náklady jsou zaměstnanci nahrazeny ve skutečné prokázané výši. Slide 16 – Application Form 10 Interní náklady příjemce, internal costs, obvykle není třeba vyčíslovat, neboť poskytovatelé na jejich úhradu přispívají v rámci nepřímých nákladů buď procentem přímých nákladů, nebo paušální částkou. V zadávací dokumentaci je ovšem okruh interních nákladů vymezen, aby bylo jasné, co nelze zahrnout např. do přímých provozních nákladů. Do interních nákladů zpravidla patří nájem vlastních prostor, rent of one’s own premises, ubytování poskytnuté účastníkům různých setkání nebo zaměstnancům a expertům ve vlastních prostorách, např. na univerzitních kolejích, accommodation in one’s own premises. Někteří poskytovatelé si nepřejí, aby součástí rozpočtu byly vlastní osobní náklady příjemce, one’s own work, a různé typy pojištění zaměstnanců nebo majetku příjemce, insurance. Velké rozdíly mezi pravidly jednotlivých poskytovatelů jsou, co se úhrady stravování účastníků nejrůznějších setkání týče, meals. Dalšími moţnými poloţkami rozpočtu mohou být ceny pro vítěze soutěţí vyhlašovaných v rámci grantů, awards nebo prizes. Co se nevešlo do předchozích poloţek, je moţno 3

Srov. Výzva k podávání návrhů česko-slovenských výzkumných projektů s dobou řešení 2012-2013, str. 2 (k 18.7.2011 dostupné na adrese: http://www.msmt-vyzkum.cz/cz/mobility/slovensko-130862.aspx).


zahrnout do poloţky další náklady, other costs. U této poloţky nikdy nezapomeňte náklady specifikovat. Méně obvyklou poloţkou v projektech sociálních a humanitních věd jsou různé typy investic, capital investments, hypoték, mortgages, či jiných druhů úvěrů, credits. Slide 17 – Application Form 11 Na straně projektových příjmů, project incomes, se krom finanční podpory poskytovatelů a dárců mohou vyskytnout příjmy z účastnických poplatků na workshopech či konferencích, workshop participation fees, poplatky jiných subjektů za účast v síti zřízené v rámci daného projektu, network membership fees. Dalšími příjmy projektu mohou být bankovní úroky, bank interests, které ovšem většinou poskytovatele nezajímají, neboť se předpokládá, ţe výnos z úroků běţného účtu, na kterém jsou deponovány zálohy poskytnuté poskytovatelem ani nepostačí na úhradu bankovních poplatků, které obvykle nebývají uznatelným nákladem projektu. Příjmem projektu můţe být i prodej zboţí (např. publikací vydaných v rámci projektu), sale of goods, a další příjmy, other incomes. Slide 18 – Grant Agreement 1 V případě, ţe byla vaše ţádost úspěšná, následuje uzavření grantové smlouvy, které se obvykle říká grant agreement nebo contract. Někteří poskytovatelé peněţní prostředky darují, tehdy se uzavírá darovací smlouva, deed of donation. Smlouva je uzavřena buď rovnou, nebo jejímu uzavření předchází vyjednávání o podmínkách realizace projektu, negotiation – zpravidla tehdy, kdyţ bylo přiděleno méně prostředků neţ ţádáno, nebo byly hodnotiteli navrţeny úpravy ve výstupech nebo harmonogramu realizace projektu. Kaţdá smlouva obsahuje sadu smluvních podmínek, contractual terms nebo contractual conditions, které se skládají z jednotlivých smluvních ustanovení, grant agreement provisions, z nichţ nejdůleţitější je doba realizace projektu, resp. častěji období, na které se uzavírá grantová smlouva, contractual period. Období realizace projektu je zpravidla kratší a je vymezeno daty začátku a konce realizace projektu. V tomto období lze čerpat rozpočtové prostředky. Smluvní období končí ovšem aţ ve chvíli, kdy obě strany splnily všechny své závazky, tj. příjemce předloţil všechny výstupy v poţadované kvalitě a kvantitě a poskytovatel je jako takové uznal a uhradil příjemci veškeré uznané náklady. Ve smlouvě je výslovně označen příjemce prostředků, grantee nebo téţ beneficiary. V mezinárodních projektech je rovněţ důleţité ustanovení o tom, jaké právo se pro uzavřen smlouvy a rozhodování případných sporů pouţije, applicable law. Často to bývá právo země poskytovatele, pro čerpání prostředků a pracovně-právní vztahy se pouţívá právo země příjemce. Smlouva dále obsahuje ustanovení o smluvních pokutách, financial penalty, pro případy nesplnění výstupů projektu nebo zneuţití přidělených prostředků. Smlouvu je moţno doplňovat a měnit dodatky, amendment. Přílohou smlouvy, annex, bývá schválený rozpočet projektu, approved budget, všeobecné podmínky poskytovatele, general terms, a popis projektu, project description. Slide 19 – Grant Agreement 2 Mezinárodní projekty jsou často realizovány konsorcii několika výzkumných organizací. Projekt má svého koordinátora, project coordinator, který vystupuje jménem konsorcia před poskytovatelem, jedná s ním a Připraveno v rámci projektu „Projektové financování vysokých škol“ podpořeného FRVŠ pod číslem 72/2011 http://kurz-projekty.ff.cuni.cz 10

ručí mu za splnění cílů projektu. Ostatní subjekty vystupují v roli projektového partnera, project partner. Projektoví partneři bývají někdy označováni jako příjemci a očíslování s tím, ţe koordinátor je příjemce číslo 1, beneficiary no. 1. Pro partnery se pouţívá téţ označení spolupříjemce, co-beneficiary. Při podávání projektové ţádosti dávají partneři koordinátorovi zmocnění, mandate, k zastupování konsorcia před poskytovatelem, tj. ke sjednání grantové smlouvy a k průběţné komunikaci s poskytovatelem. Vztahy v rámci konsorcia upravuje konsorciální smlouva, consortium agreement, která vymezuje rozdělení úkolů a finančních prostředků, stanovuje základní odpovědnosti a mechanismy pro vyjednávání v konsorciu a vymáhání vzájemných závazků mezi členy konsorcia. Slide 20 – Project Implementation Při samotné realizaci projektu, project implementation, je třeba dbát na to, aby přiměřeně pravidlům poskytovatele byly uváděny údaje o zdroji podpory, acknowledgement. Poskytovatelé vás mohou během realizace projektu navštívit a přesvědčit se na místě, jestli vše zdárně probíhá, monitoring visit. Častější neţ tento typ věcné kontroly během projektu je kontrola finanční stránky, financial audit. Příspěvky na úhradu nákladů, disbursement, přicházejí ze strany poskytovatele obvykle v několika splátkách, tranches, z nichţ poslední můţete očekávat aţ po zdárném ukončení projektu, termination of the grant. Pro hospodaření s projektovými prostředky je třeba mít určen bankovní účet, bank account, popř. podúčet, bank sub-account. Někteří poskytovatelé vyţadují, aby byl zřízen speciální bankovní účet pouze pro potřeby projektu. Čerpání projektových prostředků je v účetnictví sledován na tzv. zakázce (dříve téţ středisku), cost centre. Realizace projektu obvykle začíná zahajovací schůzkou zástupců projektového konsorcia, kickoff meeting. Jednotlivé činnosti v rámci projektu bývají rozděleny do několika tzv. klíčových aktivit, work package. Klíčovou aktivitou můţe být např. realizace terénního výzkumu nebo příprava publikace. Slide 21 – Reporting Poskytovatelé chtějí být obvykle prostřednictvím průběţných zpráv, interim / periodic report, zpravováni o průběhu realizace projektu. Na konci projektu se předkládá závěrečná zpráva, final report. Zprávy jsou obvykle zpracovávány za stejně dlouhá monitorovací období, reporting period. Zpráva obsahuje jednak textovou část, narrative report, v níţ se popisuje stav realizace projektu, plnění harmonogramu, způsoby provádění publicity a další informace vyţadované poskytovatelem. Vedle toho se zpracovává finanční část zprávy, financial report, jejíţ hlavním obsahem je vyúčtování vynaloţených finančních prostředků, financial settlement, a ţádost o uznání nákladů a zaslání příslušných finančních prostředků příjemci, reimbursement. Ke zprávě se připojuje většinou i zpráva o plnění výstupů projektu, deliverables, často je třeba přiloţit elektronickou nebo papírovou verzi výstupů jako doklad splnění cílů projektu. Informační zdroje 

Lepičová, L., Mittnerová A., Řípová K. Vyjednávání o podmínkách uzavření grantové dohody s Evropskou komisí. VŠCHT, Praha 2008 (k zapůjčení na grantovém referátu FF UK).



Příklad: Dokumenty k výzvám Mezinárodního visegrádského fondu: http://visegradfund.org/grants/guidelines/




Příklad: Dokumenty k výzvě FP7 – Marie-Curie Actions Calls: FP7-PEOPLE-2011-IIF: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP7DetailsCallPage&call_id=396



Model Grant Agreement FP7: http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html


11. Projektová angličtina

Recommend Documents