100 COACHINGSTIPS voor de leidinggevende

100 COACHINGSTIPS voor de leidinggevende een digitale uitgave van Bruggeman & Den Brok vof druk 2

mei 2011

Inhoud Voorwoord Leidinggeven Communicatieve en sociale vaardigheden Voorbeeldgedrag Leiderschapsstijl Leidinggeven Functioneringsgesprek Interactie tussen medewerkers Bruggeman & Den Brok Teamvergadering Voorzitter Leidinggeven Leestip Tijdtip Het nieuwe werken Contact

blz. 3 blz. 4 en 5 blz. 6 en 7 blz. 8 blz. 9 blz. 10 en 11 blz. 12 blz. 13 blz. 14 en 15 blz. 16 en 17 blz. 18 en 19 blz. 20 en 21 blz. 22 blz. 23 blz. 24 en 25 blz. 26 en 27 2

Voorwoord Sinds begin 2010 kunt u ons volgen op Twitter. Op Twitter plaatsen wij binnen de maximaal toegestane 140 tekens een coachingstip voor leidinggevenden om u te inspireren én te ondersteunen bij uw dagelijkse werkzaamheden. Wij twitteren elke morgen, zeven dagen per week. In deze digitale uitgave leest u 100 coachingstips, verdeeld in 11 thema’s. U kunt omslaan door rechts- of linksonder op de bladzijden te klikken. Ook kunt u op elk thema apart klikken. De illustraties zijn van Dorien den Brok. Veel lees- en werkplezier. Henri Bruggeman en Agnes den Brok 3

Leidinggeven - Leidinggeven is net dirigeren. Jij geeft de maat en het tempo aan en treedt op bij een valse noot. - Het is de kunst om als leidinggevende medewerkers te overtuigen iets te doen en vervolgens hen te laten denken dat het hun eigen idee is. - Elke leidinggevende wil graag aardig worden gevonden, maar je medewerkers hechten meer aan iemand die als het moet ook onaardig kan zijn. - Een goed uitgangspunt bij het leidinggeven is dat je je medewerkers ten volle vertrouwt totdat het tegendeel is bewezen. - Het is moeilijker om van een slechte medewerker een matige te maken dan van een goede medewerker een nog betere. Maar wel veel uitdagener. 4

- Jij stuurt en je medewerkers roeien. Gaan je medewerkers sturen of ga jij roeien, dan wordt ’t een zooitje. Voorkom dat dus. - Geef leiding met humor maar laat de humor nooit ten koste gaan van een medewerker. Ook al mag je hem of haar beslist niet. - Pas je stijl van leidinggeven aan je medewerker aan. De ene medewerker verdient een compliment terwijl de andere begeleiding nodig heeft. - Probeer je medewerkers een werksituatie te bieden waarin initiatief nemen wordt beloond en beginnersfoutjes worden getolereerd. - Je hebt als leidinggevende meer aan een kritische medewerker dan aan een volgzame medewerker. Koester hem dan ook. 5

Communicatieve en sociale vaardigheden - Goed communiceren is een voorwaarde voor een gezonde werkrelatie tussen jou en je medewerker. Vergeet hierbij vooral niet te luisteren. - Geef feedback: zowel positief als negatief. Het karakter van je medewerker verander je niet maar zijn gedrag kun je wel beïnvloeden. - Wees proactief. Proactief gedrag is handelen en niet afwachten wat er gaat gebeuren. Dus ‘dat ga ik doen’ i.p.v. ‘als ik maar …..’. - Stel vragen om informatie te krijgen; niet om een oordeel te geven. Stel dus geen waarom-vragen maar wat- waar- welke- wanneer- hoe-vragen. - Een belangrijke oorzaak van miscommunicatie is als het verbale en het nonverbale met elkaar in tegenspraak zijn. 6

- Laat je niet verleiden tot een oordeel op basis van kant 1 van een verhaal. Luister ook altijd naar kant 2 en vel dan pas je oordeel. - Neem tijdens een gesprek dezelfde houding aan en gebruik dezelfde toon als je medewerker. Door te spiegelen loopt de communicatie vaak beter. - Goed luisteren is de basis voor ieder gesprek. Gebruik de LSD-formule: Luisteren Samenvatten Doorvragen. Zorg ook voor een goed oogcontact. - Vraag eens een collega om feedback op jouw functioneren. Vraag wel om eerlijke feedback en doe je voordeel ermee. - Miscommunicatie ontstaat ook als je niet naar de hele boodschap van je medewerker luistert. Laat hem dus uitpraten en reageer pas daarna. 7

Voorbeeldgedrag - Kom altijd en overal op tijd en geef het goede voorbeeld aan je medewerkers. - Wees consequent. Zorg dus dat je geloofwaardig bent en verander niet steeds je gedrag. Ook hierin dien je het goede voorbeeld te geven. - Geef het goede voorbeeld, want dan kun je pas je medewerkers echt aanspreken. Wees dus eerlijk, kleed je correct en communiceer helder. - Toon voorbeeldgedrag en kom je afspraak na. Afspraak is immers afspraak, ook voor de leidinggevende. - Zorg ervoor dat je medewerkers niet over elkaar maar met elkaar praten. Geef als leidinggevende ook hier het goede voorbeeld. 8

Leiderschapsstijl - Er zijn 4 types medewerker: volgers, doeners, remmers, verantwoordelijken. Typeer je medewerker en kies de betreffende leiderschapsstijl. - Type ‘de volger’: initiatiefloos, meeloper, wacht af, onzichtbaar. Leiderschapsstijl: sturing op alles. - Type ‘de doener’: vraagt niet maar doet, harde werker, soms oogklep op, niet alles gaat altijd goed. Leiderschapsstijl: controleren. - Type: de remmer’: altijd bezwaren, ja zeggen en nee doen, onbetrouwbaar. Leiderschapsstijl: in de gaten houden en direct ingrijpen. - Type ‘de verantwoordelijke’: trekt de kar, neemt initiatief, kiest kwaliteit. Leiderschapsstijl: koesteren en verantwoordelijkheid geven. 9

Leidinggeven - Neem een beslissing op basis van feiten en niet op basis van gevoelens. - Een beetje leidinggeven kan iedereen. Maar om goed leiding te kunnen geven heb je kennis en kunde nodig. Zorg daar voor. - Motiveer een medewerker door hem vertrouwen te geven. Controleer niet dagelijks maar maak afspraken over het resultaat en volg op afstand. - Gebruik zo min mogelijk managementtaal. Zeg bijvoorbeeld i.p.v. implementeren gewoon invoeren. Dan begrijpt iedereen je direct. 10

- Als je weloverwogen en zorgvuldig een besluit hebt genomen, blijf dan aan dat besluit vasthouden en waai niet met alle winden mee. - Geef op een vraag van een medewerker niet het verlossende antwoord maar laat de medewerker zelf nadenken en zeg: waar denk je zelf aan? - Houd je medewerkers voor dat het bieden van goede dienstverlening vooral een kwestie van mentaliteit is, dus van houding en gedrag. - Streef niet naar het volmaakte, wees realistisch. Ook bij leidinggeven geldt: kan het niet zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan. - Een leidinggevende dient ook aandacht te hebben voor de persoonlijke situatie van zijn medewerkers. Vraag hier eens naar. 11

Functioneringsgesprek - Een functioneringsgesprek is een open gesprek tussen jou en je medewerker. Jullie geven elkaar feedback en maken nieuwe afspraken. - Stel een functioneringsgesprek niet uit, ook al heb je het druk en weinig tijd. Je medewerker en jij hebben er recht op. - Bereid een functioneringsgesprek goed voor. Verzamel informatie, zet de bespreekpunten op een rij en geef deze aan je medewerker. - Laat je medewerker hetzelfde doen en zorg ervoor dat je zijn bespreekpunten ook tijdig krijgt. - Zorg dat je tijdens het functioneringsgesprek niet bedreigend overkomt en dat je je richt op concrete i.p.v. subjectieve zaken. - Maak zsm het verslag van het functioneringsgesprek, evalueer het gesprek en doe je voordeel met de suggesties van je medewerker. 12

Interactie tussen medewerkers - De vorming van een evenwichtig en slagvaardig team vereist sturing op interactie tussen je medewerkers en binnen je team. - Richt je tijdens de teamvergadering op de interactie tussen je medewerkers. Probeer te ontdekken hoe men met elkaar omgaat. - Observeer en registreer: wie doet mee, welk gedrag wordt vertoond, hoe reageren medewerkers op elkaar en op jou. - Breng in kaart: wat gebeurt er in de communicatie, welke kwaliteiten heeft het team en welke moeten worden ontwikkeld. - Bespreek je observaties met je medewerker en maak met hem een plan met nog te ontwikkelen competenties en vaardigheden. - Hetzelfde geldt voor je team. Maak voor je team een plan met nog te ontwikkelen kwaliteiten, voorzien van een tijdsplanning. 13

Bruggeman & Den Brok Bruggeman & Den Brok is opgericht door Henri Bruggeman en Agnes den Brok. Beiden hebben de nodige managementervaring opgedaan en een groot aantal coachingstrajecten verzorgd, zowel binnen profit als non-profit organisaties. Wij bieden de volgende diensten aan: - coaching (zie bladzijde 15); - interim-management; - het uitvoeren van quick scans en - advieswerkzaamheden. Hiernaast verzorgen wij workshops en lezingen over leidinggeven. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze website www.bruggemanendenbrok.nl. 14

Wij kunnen uw persoonlijke coach worden. Met name voor leidinggevenden hebben wij een specifiek coachingstraject ontwikkeld. Naast de rol van adviseur en ondersteuner, treedt de coach dan op als uw raadsman en uw sparring partner en is ook uw praatpaal en uw klankbord. De coach werkt op basis van een coachingstraject, dat bestaat uit een aantal bijeenkomsten. Tijdens deze bijeenkomsten komen verschillende thema’s en vaardigheden aan de orde in een tweegesprek tussen de coach en u. Voorbeelden hiervan zijn: - persoonlijke ontwikkeling en voorbeeldgedrag; - het omgaan met stress en weerstand; - het stimuleren, motiveren en begeleiden van medewerkers; - gespreks- en vergadertechniek; - communicatieve vaardigheden en - geïnspireerd blijven en niet uitgeblust raken. Vanzelfsprekend kunt u te allen tijde nadere informatie inwinnen. 15

Teamvergadering - Een goed team bestaat vaak niet uit de beste medewerkers maar wel uit de medewerkers die het beste met elkaar kunnen samenwerken. - Werkoverleg is niet vrijblijvend en heeft alleen zin als de leidinggevende wil overleggen en als de medewerkers serieus hun inbreng leveren. - Zet de rondvraag eens direct na de opening op de agenda. Je zult zien dat dit agendapunt dan sneller is afgehandeld. - Vergaderen hoort bij het leidinggeven. Zie het niet als een noodzakelijk kwaad maar als een middel om je doel te bereiken. - Twee tips voor de teamvergadering: zeg niet ‘niet’ of ‘nooit’ maar ‘het lijkt mij geen goed idee’ en vervang ‘ja maar ..’ door ‘ja en ..’. 16

- Zorg dat alle stukken op tijd bij de vergaderdeelnemers zijn en maak een tijdsplanning voor de behandeling van de agendapunten. - Let erop dat de genomen besluiten in goede bewoordingen zijn geformuleerd met daarbij aangegeven wie wat doet en wanneer. - Ga regelmatig na of de genomen besluiten ook worden uitgevoerd. Anders kun je net zo goed geen besluiten nemen. - Laat i.p.v. een verslag een besluitenlijst maken. Het gaat immers om de genomen besluiten en niet zozeer om wie wat zegt. - Een belangrijke vergadertip is de volgende: vergader uit noodzaak en niet uit een wekelijkse gewoonte. 17

Voorzitter - Als voorzitter ben je de regisseur van je teamvergadering. Je leidt de vergadering, je houdt orde en je bewaakt de tijd. - Zorg dat je als voorzitter al je medewerkers kunt zien en dat zij ook jou/elkaar kunnen zien; anders kun je niet communiceren. - Geef als voorzitter de onderliggende partij altijd wat extra ruimte om een standpunt naar voren te brengen. - Probeer als voorzitter te voorkomen dat er veel tweegesprekken ontstaan en geef alle deelnemers de kans hun zegje te doen. - Geef tijdens de vergadering als voorzitter je eigen mening het laatst en luister eerst naar je medewerkers. 18

- Zorg dat je als voorzitter de geldende regels/procedures kent en laat je op het gebied van de formaliteiten niet verrassen. - Vraag als beginnende voorzitter eens aan een ervaren voorzitter om feedback over jouw wijze van voorzitten. - Zorg ervoor dat je als voorzitter persoonlijke zaken en functionele zaken van je medewerkers niet door elkaar haalt. - Wacht als voorzitter niet op telaatkomers en begin op tijd. De volgende keer komen deze deelnemers meestal wel op tijd. - Laat alle vergaderdeelnemers tot hun recht komen en betrek ook de zwijgers erbij. Noem ook de deelnemers bij hun naam. 19

Leidinggeven - Ook voor leidinggevenden geldt dat alleen inspiratie niet voldoende is om goed leiding te geven. Transpiratie is minstens net zo belangrijk. - Een structuurwijziging is niet altijd de oplossing voor elk probleem. Analyseer eerst goed en vaak zie je dan dat het probleem elders ligt. - Behandel je medewerkers op dezelfde wijze als jezelf behandeld wilt worden. - Vergeet niet om regelmatig te netwerken. Het vergroot je kennis en je kennissenkring. En natuurlijk digitaal: Twitter en LinkedIn. 20

- Ga bij het aannemen van personeel niet over één nacht ijs. Bij twijfel niet doen. Je kunt beter om dan met iemand verlegen zitten. - Evalueer met je medewerkers eens welke verwachtingen je van elkaar hebt en of deze in de praktijk al dan niet worden waar gemaakt. - Haal het beste uit je medewerkers boven door je te richten op hun mogelijkheden in plaats van op hun onmogelijkheden. - Loop bij het doorvoeren van veranderingen niet te hard van stapel en check steeds of je medewerkers je nog volgen. Zo niet, stop dan even. - Hanteer een conflict als volgt. 1 Negeer nooit een conflict. 2 Accepteer dat er conflicten zijn. 3 Neem actie om het conflict op te lossen. 21

Leestip - Voorkom dat je stapel nog te lezen vakliteratuur te hoog wordt. Lees dus selectief maar bewaar nog selectiever. - Stel wat je wilt lezen niet te lang uit en gooi het ook niet op de stapel voor rustige tijden. Die tijden komen toch nooit. - Vaak wordt hetzelfde gezegd maar geschreven met andere woorden, zinnen en voorbeelden. Zonde van je tijd om dubbel te lezen. - Lees eerst de inhoudsopgave of de inleiding en dan de conclusies of de samenvatting. Kies vervolgens wat je verder wilt lezen. - Het lezen van vakliteratuur is voor je medewerker een must. Niet lezen betekent stilstand en dus achteruitgang. Waak daar voor. 22

Tijdtip - Wees eigen baas over je tijd en zorg voor een goede balans tussen werktijd en privétijd. - Zorg ervoor dat de dagelijkse gebeurtenissen niet jou beheersen, maar dat jij de gebeurtenissen beheerst. Manage dus je tijd. - Plan je dag niet vol en hanteer de 70%-30% regel. Leg 70% van je tijd vast en reserveer 30% voor onverwachte en nieuwe zaken. - Stel altijd twee vragen bij onverwachte zaken. 1 Moet het echt nu of kan het later. 2 Moet ik het zelf doen of kan ik het delegeren. - Houd eens een week bij waar je je tijd aan besteedt. Analyseer vervolgens je tijdgedrag en pas zo nodig je tijdgedrag aan. 23

Het nieuwe werken - Laat je medewerkers samen werken en kennis delen via Twitter en geef hen dan als richtlijn mee: twitter niets doms. - Gooi bij het nieuwe werken niet te vlug oude werkwijzen overboord. Oud is lang niet altijd fout maar sluit je ogen niet voor nieuw en beter. - Bij het nieuwe werken zijn heldere afspraken tussen jou en je medewerker over aanwezigheid en bereikbaarheid van belang. Maak deze ook. - De belangrijkste taak van een leidinggevende bij het nieuwe werken is het faciliteren van zijn medewerkers. - Via de sociale media kunnen je medewerkers op een laagdrempelige wijze contacten leggen en onderhouden met collega’s. Daag hen hiertoe uit. 24

- Gebruik Twitter met verstand. Niemand van je medewerkers is geïnteresseerd in je AH-boodschappenlijst maar wel in je inhoudelijke boodschap. - Bij het nieuwe werken hoort ook een nieuwe wijze van leidinggeven: minder controle van en meer vertrouwen in je medewerkers. - Het nieuwe werken biedt kansen voor je medewerkers als het gezamenlijk met externe collega’s werken aan een nota. Stimuleer hen hiertoe. - Laat je medewerkers niet het wiel opnieuw uitvinden en motiveer hen om gebruik te maken van de sociale media. - Leg je medewerkers uit dat het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken niet alleen vrijheid betekent maar ook verantwoordelijkheid. 25

Contact Bruggeman & Den Brok vof Lamsrustlaan 335 3054 VG Rotterdam telefoon : 010 - 4045391 mobiel Henri Bruggeman : 06 - 53356086 mobiel Agnes den Brok : 06 - 53583599 ING KvK Rotterdam BTW-nr.

: 7542682 : 24269168 : NL807426040B01

email

: [email protected] : [email protected] : [email protected] : www.bruggemanendenbrok.nl

website

26

Wanneer u bij het leidinggeven nog meer geïnspireerd wilt worden, neem dan contact met ons op.

27