KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 70 TAHUN 2O1O TENTANG PETUNJUK TEKNIS TATA CARA PENYUSUNAN FILE KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, Menimbang
:
a
bahwa dengan adanya perubahan Nomor Induk Pegawai (NlP) yang semula terdiri dari 9 digit menjadi 18 digit perlu dilakukan penyusunan file kepegawaian di Lingkungan Kementerian Agama;
b
bahwa penyusunan file pegawai yang semula dilakukan sesuai dengan nomor urut NlP, perlu ditata kembali dengan mengelompokan tahun pengangkatan Pegawai Negeri Sipil yang kemudian disusun berdasarkan tahun, bulan dan tanggal kelahiran;
c. bahwa
berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu menetapkan Keputusan Menteri Agama tentang Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Agama;
Mengingat
:1.
Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1974 yang telah diubah dengan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok- Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890);
2.
Peraturan Presiden Nomor 50 Tahun 2008 tentang Perubahan Kesembilan Atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik lndonesia;
3.
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Departemen Agama;
47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Agama, Peraturan Presiden Nomor
5. Keputusan...
4
5.
Keputusan Menteri Agama Nomor 480 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 373 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi dan Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota;
Keputusan Menteri Agama Nomor 551 Tahun 2003 tentang Pedoman Pembentukan dan Penyempurnaan Organisasi di Lingkungan Departemen Agama dan Kantor Urusan Agama Kecamatan; 7.
Peraturan Menteri Agama Nomor
3
Tahun 2006
tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;
MEMUTUSKAN
:
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA
Menetapkan
TENTANG FILE CARA PENYUSUNAN TATA PETUNJUK TEKNIS KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA.
KESATU
Menetapkan Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Agama sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.
Petunjuk teknis sebagaimana dimaksud
KEDUA
dalam Diktum KESATU merupakan pedoman bagi setiap unit pengelola kepegawaian dalam melakukan kegiatan penyusunan file kepegawaian.
KETI GA
Pada saat Keputusan Menteri Agama ini mulai berlaku, Keputusan Menteri Agama Nomor 367 Tahun 2004 tentang Petunjuk Teknis (juknis) Pengelolaan Data dan Informasi Kepegawaian di Lingkungan Departemen Agama dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
KEEMPAT
: Keputusan
ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan
di
Jakarta
padaTanggal 1? Maret
2O1O
a.n MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIS JENDERAL
2
r'
5
IW I
I BAHRUL HAYAT, Ph. D
LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 30 TAHUN 2010 TENTANG TATA CARA PENYUSUNAN FILE PETUNJUK TEKNIS KEPEGAWAIAN DI LINGKI]NGAN KEMENTERIAN AGAMA
BAB I PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Dalam rangka penyelenggaraan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan Kementerian Agama diperlukan pengelolaan arsip file pegawai yang didasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file pegawai yang seragam dan
standar, sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 367 Tahun 2004 tentang Petunjuk Teknis (uknis) Pengelolaan Data dan Informasi
di Lingkungan Departemen Agama. Prinsip penyusunan arsip file pegawai sebagaimana dalam juknis tersebut adalah berdasarkan urut Nomor
Kepegawaian
Induk Pegawai.
Konversi NIP berakibat kepada perubahan dalam penyusunan file pegawai yang sudah ada yaitu berdasarkan urut NlP, secara otomatis tidak dapat dilakukan
sejak terbitnya Peraturan Kepala BKN nomor 22 tahtn 2007. Selanjutnya penyusunan filejuga harus berubah.
Bahwa sebagai tindak lanjut dari adanya konversi NIP tersebut maka perlu adanya pola penataan arsip
file
pegawai yang sesuai dan memiliki nilai
efektivitas dan efisiensi dalam penemuan kembali.
Berdasarkan uraian diatas maka arsip
file pegawai di lingkungan Kementerian
Agama, penyusunannya dikelompokkan berdasarkan tahun pengangkatan CPNS kemudian disusun berdasarkan tahun, bulan dan tanggal lahir.
/
il.
B.
RUANG LINGKI]P
l.
Organisasi pengelola file kepegawaian;
2. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai; 3. Prosedur Penataan file Pegawai; 4. Penyusunan file Pegawai; 5. Peminjaman dan Penemuan kembali file pegawai'
C.
MAKSUD DAN TUJUAN
l.
Maksud
Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian ini dimaksudkan
sebagai pedoman bagi pengelola kepegawaian dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan file kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama.
2.
Tujuan
a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian; b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file;
c.
Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif; dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali'
D.
PENGERTIAN Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan
L
:
Konversi NIP adalah perubahan Nomor lnduk Pegawai (9) digit menjadi Nomor Identitas Pegawai (18) digit.
2. 3. 4.
File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian.
Filling kabinet adalah tempat untuk menyimpan file aktif berskala kecil. Lemari arsip gerak adalah tempat untuk menyimpan file aktif dalam skala besar.
5.
Buku kendali adalah petunjuk untuk memudahkan pencarian letak file pegawai.
:ii
r{{
6.
Lembar peminjaman file adalah catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang dikeluarkan atau diPinjam.
7.
Kartu petunjuk isi file adalah kartu yang menerangkan jumlah isi file berdasarkan
NIP l8 (digit).
8.
Map arsip gantung adalah tempat menyimpan dokumen-dokumen pegawai.
g.
Kardaf adalah kartu pendaftaran PegawaiNegeri Sipil Tahun 1974.
10. PUPNS
adalah pendataan ulang Pegawai Negeri Sipil Tahun 2003.
lI:l ti,'
BAB
II
ORGANISASI PENGELOLA FILE KEPEGAWAIAN
A.
struktur organisasi Pengelola file Kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama
di
Struktur organisasi pengelola file kepegawaian Agama meliPuti
l.
lingkungan Kementerian
:
Unit Pembina, adalah Sekretariat Jenderal dalam hal ini dilakukan oleh Biro Kepegawaian Kementerian Agama.
2.
Unit Pengelola
a.
:
Kementerian Agama Pusat terdiri dari
1.
Satuan organisasi Eselon
l, yaitu
:
Sekretariat pada Ditjen, Itjen, dan
Balitbang dan Diklat.
2. b.
Biro dan Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal
Kementerian Agama di Daerah terdiri dari
l.
:
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi;
2. Institut Agama lslam Negeri (IAIN); 3. Universitas Islam Negeri (UlN); 4. lnstitut Hindu Dharma Negeri (IHDN); 5. Sekolah TinggiAgama Islam Negeri (STAIN); 6. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN); 7. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN); 8. Sekolah Tinggi Agama Buddha Negeri (STABN); 9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota; 10. Balai Diklat Teknis 1
,A
1. Balai Penelitian;
Keagamaan;
ri
12. Madrasah Negeri
(Madrasah Aliyah Negeri, Madrasah Tsanawiyah
Negeri dan Madrasah lbtidaiyah Negeri);
13.
3.
Kantor Urusan Asama Kecamatan.
Unit Pelaksana Teknis Pengelola File Penyelenggaraan pengelolaan file kepegawaian pada setiap satuan organisasi dilaksanakan oleh unit yang fungsi dan tugas pokoknya menangani masalah kepegawaian, atau pada unit-unit yang diserahi tugas tambahan penanganan urusan kepegawaian, masing-masing sebagai berikut : Unit Ditjen, Itjen, dan
Balitbang dan Diklat, yaitu Bagian Ortala dan Kepegawaian, Unit Setjen pada Bagian Data dan Informasi Kepegawaian Biro Kepegawaian.
a. Unit Eselon lI Pusat
o "
Unit Seden, adalah Sub bagian Tata Usaha Biro dan setiap
o
:
Biro
dan Pusat.
Unit Ditjen, Iden, dan Balitbang dan Diklat adalah Sub Bagian Tata Usaha pada setiap unit Eselon
b.
Pusat pada
Il.
Kanwil Kemag Provinsi pada Sub Bagian Ortala dan Kepegawaian.
c. IAIN pada Bagian Kepegawaian. d. UIN pada Bagian Ortala dan Kepegawaian. e. IHDN pada Bagian Ortala dan Kepegawaian.
f.
STAIN, STAKN, STAHN pada Sub Bagian Kepegawaian
dan
Keuangan.
g. h.
STABN pada Sub Bagian Umum.
i.
Balai Diklat Teknis Keagamaan dan Balai Penelitian pada Sub Bagian
Kankemag Kabupaten lKota adalah Sub Bagian Tata Usaha.
Tata Usaha.
j.
Madrasah Aliyah/\4adrasah Tsanawiyah Negeri (MAN/MTsN) pada Urusan Tata Usaha.
k.
KUA kecamatan bersanskutan.
pada
KUA dan Madrasah lbtidaiyah Negeri pada MIN
tT r.
4
Tugas Pokok Unit Pembina dan Unit Pengolah file Kepegawaian
1. Tugas Pokok a. Tugas Pokok Unit Pembina 1. Melakukan pembinaan terhadap proses pengelolaan file kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama;
2.
Mengelola buku kendali pegawai Kementerian Agama;
3. Mengelola file pegawai 4. Menghimpun,
Kementerian Agama;
mengolah, dan menyimpan file kepegawaian
Kementerian Agama pusat dan daerah'
b.
"
Tugas Pokok Unit Pengelola
l. Tingkat Pusat mengelola seluruh file pegawai
dan menghimpun
Kartu Induk pegawaidi lingkungan Kementerian Agama;
2. Tingkat
Daerah mengelola file pegawai pada satuan kerja masing-
masins.
B.
Azas Penataan File Kepegawaian
Sistem pengelolaan file di lingkungan Kementerian Agama mengacu pada azas
sentralisasi dalam kebijaksanaan, desentralisasi dalam pelaksanaan, artinya bahwa semua file kepegawaian yang aktif disimpan pada Biro Kepegawaian, sedangkan yang dimaksud dengan desentralisasi adalah penyimpanan file kepegawaian aktif dan tanggung jawabnya diserahkan ke unit pengolah file pada satuan kerja masing-masing.
il, BAB
trI
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE PEGAWAI
A.
Sarana 1.
Filling kabinet
2. Lemari arsip gerak 3. Map arsip gantung
4. Buku kendali 5. Lembar peminjaman file 6. Kartu petunjuk isi file 7. Vacum cleaner 8. Exhause fan 9. Obatpencegah/pembasmi kutu 10.
B.
Air Conditioner
Pemeliharaan 1. Pemelih
araan meliputi kebersihan ruang file, almari file, map
arsip
gantung dan isinya.
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara peralatan/s arana penataan
file,
penyediaan exhause fan, penyemprotan
rayap atau kutu lainnya yang merusak file'
t.:
BAB IV PENATAAN FILE PEGAWAI
A.
Bahan Bahan yang diperlukan dalam penataan
file pegawai meliputi
l. SK pengangkatan pertama CaPeg; 2. SK-SK mutasi kepegawaian
(PNS, kenaikan pangkat, iabatan,
:
kepindahan, peninjauan masa kerja, impassing KGB);
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. I l. 12. B.
KARPEG, KARIS DAN KARSU, KARTU TASPEN, ASKES
KARDAF, PUPNS; Nota persetujuan / pertimbangan Kepala BKN; Daftar Riwayat Hidup lDaftar Riwayat Pekerjaan (DRH / DRP);
SK hukuman disiplin; IjazahlSTTPL / Piagam; Daftar Keluarga (KP.a); Perubahan susunan keluarga seperti : akte nikah, kelahiran, kematian
dll;
DP3; dan SK Petikan KonversiNIP.
Cara Penataan File
1. Untuk memudahkan penyusunaan
file yang perlu dilakukan adalah :
l) Mendata file pegawai dalam program excel yang terdiri dari 5 kolom (Nomor, NIP Lama, NIP baru, Nama dan TMT CPNS).
4
ii
Contoh : Jumlah arsip file pegawai sebanyak 50 file
Data asli sebelum di sort
:':N-o,I!,oli#$-! !8:.!4laAin:
..:::,:;,
1
2
3
t
150415769
2 3
t504L5773
4
B
150415789 150416819 150416731 150414413 150416738
197s02092003101002 197808292003102002 198107102003102002 197406062003102003 197807052004101003 1980 1 1222003101002 197707712004101002 1973 1 1052003102001
9
t504r6744
r97410t22003102002
10
150411818 150410921 150416798 1s0399040 150416828 150410608 150412613 150399041 150410621
197604052007101002 197006162006102001 197308262003102001
5
6 a
11
12 13
t4 15 16 L7
18 19 20 2T
t504t5778
1504t0622 15041 1434 15041 1438
22 23
150410972
24
t504t2062
25 26
150410567 150410925
27 28 29 30
t5042tt62
31
32 33
34 35 36
37
1504r2049
150421165 1s0410619 1s0399042 150399043 150416788 150399033 150410684 150410827 150410878 150410916
3B
t504trB27
39
150410930 150410942
40
45 SURYANA UMAHATU FAUZIAH
TATIK MHMAT IYAH MASFIYAH HARUN
IMAM MUTTAQIN ALI IMRON ROSADI UTIN KHOLISOH EVA RUSIYANTI NURDIN
LILIS SENAWATI
INA HAYATI
1978100120050 12021
FITRIANA SUSANTI
197803172004102001 196903022004101001 196903072004101002
DAWIYAH DEDEN SUADININGMT EPI SUHAEPI HAJAR SAKINAH ITOH MASITOH
1983 100320060 12006
196903082004102001 196802212004101001 197008162004102001
DADANG
AI YUDANINGSIH
r972t2t32004101001
IRMAN RAHMAN FAUZI
196606212007101001 t975L0262005102002 197505152005101002 r97606222005101001 197704L42006102001 197405052005101002 r975072s2005101004 196910042004101002
SUPARTA
ADE BADRIAH ENGKUS KUSDINAR LALAN JAELANI RASYID
MUTIAM FURQON
DENI ]AMALUDIN SYAEPUL ANWAR
t9720s232003102002
IKA KULSUMIATI MIA SILVIANA SRI SUMIATI
1965071020060 12028
R ADAH
t96704132006102001 198309092006102001 1984030s2006101001
MAS.AH KHOLII.AH
19730519200s0 12014 19801 1172005012018
SMDAH
STTI HELWIYAH SYAEFUL SUBHI RASYID
1968102 12006102001
HENI
19810s092007102002 L98208272006102001
ITA ROSITA SITI SOLIHAT
196603 18200610100
TOLIB
1
01-10-2003 01-10-2003 01-10-2003 01-10-2003 01-10-2004 01-10-2003 01-10-2004 01-10-2003 01-10-2003 01-10-2007 01-10-2006 01-10-2003 01-01-2005 01-10-2004 01-10-2004 01-10-2004 01-01-2006 01-10-2004 01-10-2004 01-10-2004 01-10-2004 01-10-2007 01-10-2005 01-10-2005 01-10-2005 01-10-2006 01-10-2005 01-10-2005 01-10-2004 01-01-2005 01-01-2005 01-10-2003 01-01-2006 01-10-2006 01-10-2006 01-10-2006 01-10-2006 01-10-2007 01-10-2006 01-10-2006
iir
!Er
4L 42 43 44 45 46 47
150410949 150410956 150410961 150399897 150410974 150410975 150410977
197705062006101001 198108082006101001
HAMZAH HAMDANI
r97207272007t0r002
ISMAIL
4B
r504rrB22
49
15041 1824
198111162007t02002
DEDE SOLIHAH
50
150416774
197704172003 101002
BOBBY NURHUDA
2)
198006252007101003 197904032007101004
U. WARSITA SAMSUDIN IWAN
t97209t62007102002
ASUROH
197606132007101001
UKI
1
963040820050
1
102s
01-10-2006 01-10-2006 01-10-2007
M TAUFIQ HAQIQI
01-01-200s 01-10-2007 01-10-2007 01-10-2007 01-10-2007 01-10-2007 01-10-2003
Datadisort/dikelompokkan berdasarkan tahun pengangkatan CPNS terdapat
5
kelompok yaitu : tahun 2003,2004,2005,2006 dan 2007, selanjutnya dari
masing-masing kelompok tahun pengangkatan CPNS disort kembali berdasarkan NIP baru.
Hasil data sort berdasarkan NIP baru (untuk melaKukan softing terlebih dahulu data semua kolom di blok)
ii*i$ff-,flf :5,
,Ui'pj$Anuiia F;;ri'$*r*ii* 1
2 3
4'
5,
15,04L6744
6
150415769 L59416774 1504L5773 150416731 150415778
7,
8
9 10
11 L2 13
L4 15
t504Lt434
20
2l
150399897
19
0ulo12003 otnfrlzxlo3 ,
:
otlLol2o03
UMAHATU FAUZIAH IMAIV! MUTTAQIN
0u10/2003 0r/r012003
.
DADANG DEDEN SUADININGRAT
EPI SUHAEPI ITOH MASITOH SYAEPUL ANWAR AI YUDANINGSIH IRMAN MHMAN FAUZI ALI IMRON ROSADI DAWIYAH
19630408200s011005
ouL012003 ot/1012003 01/10/2003
BOBBYNURHUDA .
TATIK MHMAT
1,50410619
150411438 150414413 150416828 150416819
0v10/2003
INA HAYATI
EVARUSIYANTI :: SURYANA
150410608 150412613 150410621
T7
SRI SUMIATI LITIN KHOLISOH IYAH MASFIYAH
rso4L0622
16 1B
4
2 150416788 150416798 150416738 150415789
0uL0l2o03
0L/t02801 o!/\0.12q94
outu2a84 oLlLol2oot 0v1012004 QUtQi12904
ouLotzqgl ul!012004
HARUN-
otlL012004 or/1012004
U, WARSITA
o1/0v20os
:r
22'
:,r'150399042
"
,
2+
i'r,
;...?$ll'',li',: f$::.,,:1.
2i
i '
:..'
' '''; ':''
lgr11:
,:. :l
29
30
.
31
32' JJ
34 ,,
l5 96
37,
38. 39 40 4L
42 43 44 45 46 47 48
49
50,'
rKA
0U0112005 01/10/200s'
ENqKUS'KUSDINAR :., ' DENr ADE
1s0399033 150410942 150410684 150410916 1s0410921 1s0410925 150410949 1504109s6 1s0410930 150410827 150399041 1s0310878
R ADAH SMDAH TOLIB MAS.AH KHOLILAH
L50410972 1s0410961
SUPARTA
oLltol2o0z
ISMAIL
oLlL012007
r504t0977
ASUROH
150411818
0t1r012007 0t1r012007
1504r1822
NURDIN UKI
15041097s
IWAN
0u1012007
r504L0974
SAMSqDIN ITA ROSITA DEDE SOUHAH
gt/19t2007
3) Hasil sorting
JAMALUDIN
01110/2005
MSYrD
0t/1012005 0L/r012005
FrrRrA.N4,5USANl'r
'AU0Ll2}Ac
BADRTAH
|-ALAN JAELANT
MrA STLVTANA '
0rl0u200s 0110u2006
ulrc12006 .
HENI
LILIS SETIAWATI
berdasarkan
0rlto12006
0uLal2006 0tlto12006
MUTIAM
auL012006
HAMZAH HAMDANI
SITI SOLIHAT
0tlL0/20a6 0r/r012006 0ur012006
SITI HELWIYAH
01/10/2006
M TAUFIQ HAQIQI
HA]AR SAKINAH
orl0tl2006
SYAEFUL SUBHI RASYID
0LlL012006
0LlLo12007
0t/1012007 oL.l'tol2007
NIP baru ini yang digunakan sebagai
dasar
penyusunan fi le pegawai.
2.
Cara penyusunan file pegawai I
)
2)
Memberikan label (NIP baru) pada pojok kanan atas map arsip gantung; Memasukkan file pegawai yang bersangkutan ke dalam map arsip gantung yang sudah diberi label;
3)
Menggantungkan map arsip gantung tersebut ke dalam filing kabinet atau almari arsip gerak.
-<
.
. ALfl012005 '
I504L2062 150421165 150412049 150410567 150399040 150399043
1s0411827 150411824
't' ..
KULSUMTATT
FURQON
:1,1504211.62
23'
3.
Kartu petunjuk isi file Kartu Petunjuk isi file kartu yang menerangkan jumlah isi file. Kartu petunjuk isi file digunakan untuk menunjukan jumlah isi file yang diletakkan/ditempel pada sisi luar almari arsip gerak/filing kabinet. Contoh gambar
:
Almari arsip gerak terdiri dari satu pintu 2 sisi, masing-masing sisi terdiri dari 6 rak, dari masing-masing rak memuat 80 s/d
120
jile pegawai ( contoh gambar
1.1 dan 1.2)
Untuk yang menggunakan filing kabinet isi file pegawai disesuaikan dengan kapasitas
filing kabinet tersebut.
t
t"' t
a.--,
a
].
Gambar.
--Y
x.
l.l
li.
!i!i
Gambar. 1.2
4,
Buku Kendali
Buku Kendali disusun berdasarkan Nomor urut, NIP lama, NIP baru, Nama pegawai,
TMT CPNS dan Rak.
Contoh: 1
,.2.'
4
4
197205232003102002 L97308262003102001 19731 1052003102001 r97406062003102003
5
t504r6744
r974L0I22003102002
6
150415769
7 B
t50416774 1504t5773
9
150416731
10 11 12
t504t5778
16
150410622 1s0410608 150412613 150410621 1s0410619 150411434
197502092003101002 L97704172003101002 197808292003102002 19801 1222003101002 198107102003102002 r968022L2004101001 196903022004101001 19690307200410 1002 196903082004102001 196910042004101002 197008162004102001
t7
15041 1438
L972r2t32004101001
18
150414413 150416828 150416819 150399897 150399042
197707LL2004101002
1
2 3
13
t4 15
19
20
2I 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
32 33 34 35 36 37
L5042tt62 150412062 150421165 150412049 150410567 150399040 150399043 150399033 1504L0942 150410684 150410916 150410921 15041092s 150410949 150410956
t97803t72004102001 197807052004101003 19630408200501 102s 197305192005012014 1974050s200s101002 197505152005101002
t97507252005101004 197s10262005102002 L9760622200s101001 197810012005012021 19801 1172005012018 196507102006012028 196603182006101001 196704132006102001 19681021200610200 1 197006162006102001 197704t42006102001 t97705062006101001 198 10808200610 100
01-10-2003 I 01-10-2003 I 01-10-2003 I 01-10-2003 I IYAH MASFIYAH 01-10-2003 I EVA RUSIYANTI 01-10-2003 I SURYANA 01-10-2003 I BOBBY NURHUDA 01-10-2003 I UMAHATU FAUZIAH 01-10-2003 I IMAM MUTTAQIN 01-10-2003 I TATIK MHMAT 01-10-2004 I DADANG DEDEN SUADININGMT 01-10-2004 I 01-10-2004 I EPI SUHAEPI 01-10-2004 I ITOH MASITOH 01-10-2004 I SYAEPUL ANWAR 01-10-2004 I AI YUDANINGSIH IRMAN MHMAN FAUZI 01-10-2004 I 01-10-2004 I ALI IMRON ROSADI 01-10-2004 I DAWIYAH 01-10-2004 I HARUN 01-01-2005 I U. WARSITA 01-01-2005 I IKA KULSUMIATI 01-10-2005 I FURQON 01-10-2005 I ENGKUS KUSDINAR 01-10-2005 I DENI JAMALUDIN 01-10-2005 II ADE BADRIAH I.ALAN JAELANI RASYID 01-10-2005 II 01-01-2005 II FITRIANA SUSANN 01-01-2005 II MIA SILVIANA 01-01-2006 II R ADAH SMDAH 01-10-2006 II TOLIB 01-10-2006 II KHOLILAH MAS.AH 01-10-2006 II HENI 01-10-2006 II LILIS SETIAWATI 01-10-2006 II MUTIARA 01-10-2006 II HAMZAH HAMDANi 01-10-2006 II M TAUFIQ HAQIQI
SRI SUMIAN INA HAYATI UTIN KHOLISOH
150416788 150416798 150416738 150415789
1
3B
150410930
39
t504t0827
40
150399041 150410878 150410972 150410961
4t 42 43 44 45 46
t504t0977 150411818 15041 1822
198208272006102001 198309092006102001 1983 10032006012006 198403052006101001 196606212007101001 t97207272007101002 797209162007102002 197604052007101002 19760613200710 1001
47
150410975
t97904032007101004
4B
t504t0974
198006252007101003 19810s092007102002 1981 1 1 162007102002
49
1504trB27
50
1s041 1824
--t
SITI SOLIHAT SITI HELWIYAH HA]AR SAKINAH SYAEFUL SUBHI SUPARTA
ISMAIL ASUROH
NURDIN UKI IWAN SAMSUDIN ITA ROSITA DEDE SOLIHAH
MSYID
01-10-2006 II 01-10-2006 II 01-01-2006 II 01-10-2006 II 01-10-2007 II 01-10-2007 II 01-10-2007 II 01-10-2007 II 01-10-2007 II 01-10-2007 II 01-10-2007 Ii 01-10-2007 II 01-10-2007 II
?:
BAB V
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI A. Peminjaman File
:
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan melalui telepon, datang sendiri atau dengan memo. Dari semua cara tersebut yang penting bahwa peminjaman harus tercatat, sehingga semua file pegawai yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya. Ketentuan peminjaman file
l.
:
Yang dapat dipinjamkan adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjamkan file seutuhnya dengan map/latomapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menanda tangani formulir peninjaunan file ( yang berisi maksud peminjaman, lama waktu peminjaman ), sebagaimana contoh lampiran juknis ini dengan dibuat rangkap (2) dua yaitu l lembar (asli) untuk unit file sebagai bukti peminjaman file dan I lembar lainnya untuk peminjam.
3. Pejabat yang diserahi mengurus file, memeriksa dan membuat catatan setuju atau tidaknya dan menandatangani tanda terima file.
4. Setelah disetujui,
petugas yang ditunjuk mengambil File yang dipinjam menyerahkan kepada peminjam dengan terlebih dahulu pihak peminjam menanda tangani tanda terima file.
dan
5. Bukti peminjaman file disimpan ditempat tersendiri oleh petugas file dan apabila saat waktu yang diharuskan pengambilan File ternyata belum dikembalikannya, maka petugas menghubungi peminjam untuk segera mengembalikannya.
6. Apabila
file telah dikembalikan,
petugas memaraf dan mencatat tanggal I maupun Lembar 2 dan mengembalikan File yang dipinjam ke tempatnya. (Contoh gambar lembar peminjaman pengembaliannya baik pada Lembar
Iite)
DEPARTEIIENAGAIARJ. SEKRETARIAT.'EXDEPAT
JAI(AR?A Bori:o.
Iba fu Infoo-c,i r,-'.-..,....:-----
Biro l(epegrnir
Na
N-$t{
Unx
l!4grl Prninjmrn
Narl|hmilh$e Jabrtrn UritPrFrpldr
Il
LEMBAR FgMINJAMANrIl,E NIP
jEN:SSr
aAr
Judldh/bcrk3s
CMM
Trnggd Pogcnbelia
: :
!{rno horBs ltle
:
Todo ongen
:
PFinjn
Kcpali $rbt6s
hir
Unn hagolah r).
Ntr x) Co€r
ysg
{idn& fErlu.
B. Penemuan Kembali File Keberhasilan pelaksanaan lxanajemen file dinamis atau file aktif, akan nampak dengan jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali
dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena penemuan pencarian
atau
file merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali file karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali,
juga berarti
memastikan
dimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa
file itu
berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya (Contoh gambar 3map gontung).
4
La*rpiran Itl: Contoh .
{rf*iirirn \itr:*:j
.rr,:rr:r:, Ri
Il,rp,\;i;;' G::lr:r,;,i.a:,i:.:;.,
.,
t"
<
i> '. ,rl: I
.\
;i.-
\'r-.
LJ\N.T0R \\.ILA}.AII Df f ."\R1' g It t N PROPI
.rr{i
\5I 5l'l.-rll'r:tI
{.\1.{ ti'f-.\ti..\ .a-.
A
{.---
FTLE PEGA}VAI > \l
l,
\ ,\ )t ..\
'r(;1_ t_AiltR
-'-A
BAB
VI
PBI\TUSUTAI\
FIIJ
Penluutan file adalah kegiatan pengurangan file Pegawai yang telah secara resmi
dinyatakan oleh pejabat yang berwenang, telah pensiun, berhenti, meninggal dunia (in aktif) atau pindah tugas ke Instansi/ Lembaga lain filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusutan file meliputi
l.
:
Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan;
2. File in aktif dikeluarkan
kemudian diserahkan ke Subbag Umum dengan
menggunakan berita acara serah terima;
3
Bagi pegawai yang pindah instansi atau lembaga lain file yang bersangkutan diserahkan ke instansi barunya.
4.
Untuk di Biro Kepegawaian
:
a.
File in aktif diserahkan ke Biro Umum untuk disimpan di depo arsip.
b.
File in aktif yang akan diserahkan ke Biro Umum terlebih dahulu dicatat sebagaian dari data pegawai yang bersangkutan meliputi data NIP, NAMA, sebab in aktifnya kedalarn fonnulir pertelaan (Daftar Pertelaan Arsip) arsip
in aktif.
c.
Penyerahan ke Biro Umum disertai dengan berita acaru penyerahannya dengan menggunakan formulir.
.tX
BAB
VII
PENUTUP
Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian
di
lingkungan
Kementerian Agama merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan Arsip
pegawai yang memiliki nilai ef'ektivitas dan efisiensi dalam menemukan File pegawai.
Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksanaan dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.
a.N MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA. . Sekretaris Ienderal
Bahrul Havat Ph. D
