SAS pro Windows XP / Vista / 7/ 8 /10
Evidence pracovníků
Copyright © 1992, 1999, 2012, 2013, 2014, 2016MP-SOFT® Tato příručka k systému SAS (Systém agend pro školy) je popisem verze 7.5 tohoto programu. Změny a novinky v novějších verzích jsou popsány v nápovědě k programu v kapitole, Co je nového. Další informace hledejte v nápovědě, v přiložených textových souborech a na internetu (www.mp-soft.cz/sas). Tato verze příručky je upravenou a doplněnou verzí předchozí verze příručky. Úpravy a doplnění byly provedeny na základě aktuální verze systému SAS z roku 2015. Autor úpravy: Bohumil Černý, autorizované Konzultační středisko systému SAS při SOŠ Litvínov-Hamr, (
[email protected]).
MP-SOFT® spol. s r. o.
1
Příkop 4 604 16 Brno tel.: 05 / 45 17 61 36, 05 / 45 17 61 37 fax: 05 / 45 17 62 18 e-mail:
[email protected] www.mp-soft.cz
Obsah 1. Základní informace................................................................................................................................................. 3 1.1 Účel modulu ..................................................................................................................................................... 3 1.2 Důležité pojmy ................................................................................................................................................. 3 1.3 Spolupráce s ostatními moduly systému SAS.................................................................................................. 3 1.4 Datová provázanost se systémem SAS ............................................................................................................ 4 2. Popis ovládání a funkcí .......................................................................................................................................... 5 2.1 Spuštění ............................................................................................................................................................ 5 2.2 Hlavní okno ...................................................................................................................................................... 5 2.3 Karta pracovníka .............................................................................................................................................. 5 2.4 Výběr pracovníka ............................................................................................................................................12 2.5 Panel nástrojů ..................................................................................................................................................13 2.6 Nabídka Systém ...............................................................................................................................................13 2.7 Nabídka Vstupy ...............................................................................................................................................13 2.7.1 Funkce Vstupy | Nová karta .....................................................................................................................13 2.7.2 Funkce Vstupy | Oprava karty ..................................................................................................................14 2.7.3 Funkce Vstupy | Zrušení karty..................................................................................................................14 2.8 Nabídka Výstupy .............................................................................................................................................14 2.8.1 Funkce Výstupy | Tisk ..............................................................................................................................14 2.8.2 Funkce Výstupy | Prohlížení karet ............................................................................................................15 2.8.3 Funkce Výstupy | Aktuální stav ................................................................................................................15 2.8.4 Funkce Výstupy | Statistika ......................................................................................................................16 2.8.5 Funkce Výstupy | Statistika ......................................................................................................................16 2.9 Nabídka Operace .............................................................................................................................................17 2.9.2 Funkce Operace | Přesun karty z archivu do evidence .............................................................................17 2.9.3 Funkce Operace | Hromadné plnění .........................................................................................................17 2.9.4 Funkce Operace | Export dat ....................................................................................................................18 2.10 Nabídka Filtry................................................................................................................................................20 2.11 Nabídka Konfigurace ....................................................................................................................................20 2.11.1 Funkce Konfigurace | Práce s číselníky | Stupnice platových tarifů .......................................................20 2.11.2 Funkce Konfigurace | Práce s číselníky | Stupnice platových tarifů pro pedagog. pracovníky ..............21 2.11.3 Funkce Konfigurace | Práce s číselníky | Prohlížení stupnice platových tarifů ......................................21
2
2.11.4 Funkce Konfigurace | Práce s číselníky | Číselník zařazení ....................................................................21 2.11.5 Funkce Konfigurace | Nastavení typu souborů .......................................................................................21 2.11.6 Funkce Konfigurace | Možnosti .............................................................................................................21 3. Postup práce s modulem Evidence pracovníků .....................................................................................................22 3.1 Základní postup práce .................................................................................................................................22
1. Základní informace Modul Evidence pracovníků (EP) je nedílnou součástí Systému agend pro školy SAS. Modul nelze spouštět samostatně, ale pouze ze systému SAS.
1.1 Účel modulu Modul Evidence pracovníků eviduje základní údaje o pracovnících školy. Tyto údaje (především seznam pracovníků a jeho část – seznam učitelů) se využívají ve většině ostatních modulů systému SAS, a je proto vhodné (ne však nezbytné) začít s plněním dat v tomto modulu. Z modulu je možné provádět tiskové výstupy ve formě seznamů nebo karet. Všechny formátovací soubory, podle kterých se provádí tisk, je možné vytvořit a upravovat pomocí modulu Návrhář tiskových sestav.
1.2 Důležité pojmy Evidence, Archiv V modulu Evidence pracovníků je možné evidovat údaje nejen o aktuálních, ale také o bývalých pracovnících školy. Rozlišuje se tak Evidence (aktuální pracovníci) a Archiv (bývalí pracovníci). Na stavovém řádku je označeno, se kterým souborem pracovníků se právě pracuje. Změna se provádí funkcí Konfigurace | Nastavení typu souborů. V nabídce Operace se nachází funkce pro přesun pracovníka z Evidence do Archivu a obráceně. Konfigurace Konfigurace modulu Evidence pracovníků se nastavuje funkcí Konfigurace | Možnosti v dialogovém okně Možnosti. Různá nastavení umožňují přizpůsobit modul potřebám vaší školy.
1.3 Spolupráce s ostatními moduly systému SAS Hlavní modul Umožňuje spuštění modulu Evidence pracovníků, nastavení základních možností, práci se společnými číselníky a zálohování dat. Modul Evidence žáků Využívá seznam vybraných pracovníků z Evidence (učitelé, učitelé odborného výcviku) k nastavení třídního učitele ve třídě, příp. také k nastavení skupinového učitele pro učební skupinu. Modul Klasifikace žáků Využívá seznam vybraných pracovníků z Evidence k nastavení vyučujících učitelů jednotlivých vyučovaných předmětů ve třídách nebo klasifikačních skupinách. Modul Třídní kniha Využívá seznam vybraných pracovníků z Evidence k nastavení vyučujících učitelů 3
Modul Hospodářský majetek Využívá seznam vybraných pracovníků z Evidence k nastavení odpovědných osob pro majetek. Modul Školní knihovna Využívá seznam pracovníků (z Evidence i z Archivu) pro zaregistrování pracovníka jako čtenáře školní knihovny. Modul Rozvrh hodin Využívá seznam vybraných pracovníků z Evidence k nastavení vyučujících učitelů jednotlivých vyučovaných předmětů ve třídách a k vytvoření rozvrhu pro ně. Modul Suplování Využívá pracovníky použité v modulu Rozvrh hodin pro řešení suplování. Modul Návrhář tiskových sestav Tvorba formátovacích souborů tiskových sestav (zkráceně sestav) pro všechny moduly SAS. Modul Prohlížeč výstupů Provádí tiskové výstupy, zobrazuje náhled na stránky a provádí tisk na tiskárně. Modul Správce systému Definice přístupových práv uživatele k jednotlivým funkcím všech modulů systému SAS. Funkce pro obnovu poškozených pomocných (indexových) souborů, funkce pro zálohování dat a jejich obnovu. Funkce pro převod dat systému SAS na nový školní rok.
1.4 Datová provázanost se systémem SAS V modulu Evidence pracovníků se vytváří tyto datové soubory: Databáze pracovníků Využívá se ve většině ostatních modulů systému SAS. Stupnice platových tarifů Lokální číselník využitý pouze v Evidenci pracovníků a při tiskových výstupech. V modulu Evidence pracovníků se využívají tyto datové soubory: Společné číselníky Číselník národností, státních příslušností, zdravotních pojišťoven a předmětů na škole.
4
2. Popis ovládání a funkcí Modul Evidence pracovníků se ovládá standardním způsobem jako ostatní moduly SAS a jiné aplikace pro Windows.
2.1 Spuštění Modul Evidence pracovníků se spouští z Hlavního modulu volbou Evidence pracovníků v nabídce Moduly nebo dvojím kliknutím na ikonu. Podle přístupových práv přihlášeného uživatele se přizpůsobí nabídka modulu Evidence pracovníků, takže některé funkce nemusí být pro uživatele přístupné a nejsou zobrazeny v nabídce. Nastavení přístupových práv se provádí modulem Správce systému.
S modulem Evidence pracovníků může pracovat najednou více uživatelů na počítačích propojených v síti.
2.2 Hlavní okno Hlavní okno se skládá ze tří částí: • • •
hlavní nabídka panel nástrojů (lišta s tlačítky pod hlavní nabídkou) stavový řádek (spodní řádek okna)
Obrázek 1 Hlavní okno modulu Evidence pracovníků
Stavový řádek modulu Evidence pracovníků obsahuje: • •
informaci o aktuálně nastaveném typu souborů (Evidence nebo Archiv) informaci o aktuálně nastaveném filtru
2.3 Karta pracovníka S kartou pracovníka se pracuje v dialogovém okně nazvaném Evidenční karta pracovníka. Pomocí funkce Vstupy | Nová karta se vytvoří nová karta pracovníka. Na horní liště okna se mohou nacházet tato tlačítka: Tlačítka pro práci se schránkou: vyjmutí označeného textu do schránky, kopírování
5
označeného textu do schránky a vložení textu ze schránky. Pomocí schránky můžete přenášet text mezi textovými vstupními poli a zápisníky v kartě. Toto tlačítko je aktivní pouze při práci s položkou, která odkazuje do nějakého číselníku. Po stisku tlačítka se zobrazí karta pro zadání nové položky do odpovídajícího číselníku. Stejnou akci můžete vyvolat z lokální nabídky k danému vstupnímu řádku, která obsahuje funkci Přidání položky do číselníku. Lokální nabídka se vyvolá stiskem pravého tlačítka myši nad vstupním řádkem nebo speciální klávesou na klávesnici pro lokální nabídku. Tlačítko pro kopírování údajů. Na záložce Rozvrh hodin kopíruje nastavenou aprobaci do Seznamu vyučovaných předmětů, pokud je v položce Vyučované předměty navoleno vybrané předměty. Tlačítko pro okamžité uložení karty (nezobrazuje se při zadávání nové karty a při prohlížení). Toto tlačítko není obvykle nutné používat. Skupina čtyř tlačítek označovaných jako navigátor. Tlačítka slouží pro přesun na první, předchozí, následující a poslední kartu. Při zobrazení další karty zůstává aktivní stejná záložka na kartě. Tato tlačítka se nezobrazují při zadávání nového pracovníka. V dolní části okna se nachází některá z těchto tlačítek:
Potvrzení zadání. Po stisku provede uložení dat a zobrazí první záložku následující karty. Vyjma funkce pro prohlížení karet se však nejdříve zobrazí kontrolní dotaz na potvrzení správnosti zadaných údajů. Toto tlačítko bývá implicitní. Tlačítku odpovídá klávesa <PageDown>.
Potvrzení zadání. Po stisku provede uložení dat a zobrazí první záložku předchozí karty. Nejdříve však obvykle klade kontrolní dotaz pro potvrzení správnosti zadaných údajů (kromě funkce pro prohlížení karet). Stejnou funkci jako tlačítko plní klávesa <PageUp>.
Potvrzení zadání. Po stisku provede příslušnou operaci dle funkce, kterou bylo okno Evidenční karta pracovníka vyvoláno. Při zadávání nových karet provede uložení právě pořízených dat a nabídne novou prázdnou kartu. Nejdříve však obvykle klade kontrolní dotaz pro potvrzení správnosti zadaných údajů. Ve funkci Nová karta je toto tlačítko implicitní.
Ukončení nebo přerušení funkce bez uložení dat.
Zobrazí nápovědu k oknu. Nápovědu lze vyvolat také stiskem klávesy
. Dialogové okno Evidenční karta pracovníka má několik záložek. Zobrazení některých položek na kartě je závislé na nastavení funkce Konfigurace | Možnosti. Tučně označené položky (v dialogovém okně) musí být vyplněny, jinak program kartu nepřijme.
pomocí (na následující záložku), resp. (na předchozí záložku).
6
Osobní údaje Tato první záložka obsahuje nejdůležitější identifikační údaje o pracovníkovi. Podle nastavení konfigurace může být vlevo na záložce zobrazen náhled na fotografii pracovníka.
Obrázek 2 Evidenční karta pracovníka – záložka Osobní údaje
Zkratka
Zkratka pracovníka, která musí být vždy zadána. V Evidenci musí být zkratka jedinečná (dva pracovníci nesmí mít stejnou zkratku, jinak program zahlásí chybu „Přepisování existující karty“). V Archivu zkratka jedinečná nemusí být (může být v Archivu více pracovníků se stejnou zkratkou a může také existovat maximálně jeden pracovník s touto zkratkou v Evidenci). Při kontrole jedinečnosti zkratky nezáleží na velikosti písmen ve zkratce (zkratka NOV je stejná jako nov i jako Nov).
Příjmení
Příjmení pracovníka. Povinná položka.
Jméno
Jméno pracovníka. Musí být zadáno.
Titul
Titul pracovníka před jménem (Mgr., Doc. Ing. atd.).
Titul za
Titul pracovníka za jménem (CSc., DrSc.).
Rodné příjmení
Rodné příjmení pracovníka.
Rodné číslo
Rodné číslo lze zadat s oddělujícím lomítkem nebo bez lomítka. Neznáte-li rodné číslo, zadejte alespoň tu část rodného čísla, kterou lze odvodit z data narození. Na základě rodného čísla program zjišťuje pohlaví pracovníka a jeho datum narození.
Místo narození
Místo narození pracovníka.
7
Okres (země)
Okres nebo země narození pracovníka.
Karta
Možnost zadání nebo vymazání čísla čipu karty
Národnost
Národnost pracovníka.
Státní občanství
Státní občanství pracovníka.
Číslo OP
Číslo občanského průkazu pracovníka.
Číslo pasu
Číslo cestovního pasu pracovníka.
Osobní číslo
Osobní číslo pracovníka. Lze použít i jiné znaky než číslice.
Pracovní funkce
Funkce pracovníka na škole.
První část rodného čísla lze získat z data narození
následujícím způsobem: 1. první dvě čísla jsou poslední dvojčíslí roku narození 2. třetí a čtvrté číslo jsou měsíc narození, u žen zvýšeno o 50 3. páté a šesté číslo jsou den narození Má-li rodné číslo za lomítkem 4 cifry, provádí se jeho kontrola – mělo by být dělitelné 11 (obecná zásada tvorby rodných čísel). Pokud tak není, vydá program upozornění, že možná došlo k chybě při zadávání. Po kontrole buď potvrďte správnost, nebo proveďte opravu.
Údaje Na této záložce se zadávají stav, trvalé bydliště, zdravotní pojišťovna, ZPS..
Obrázek 3 Evidenční karta pracovníka – záložka Osobní údaje
8
Stav
Rodinný stav (svobodný, ženatý atd.).
Trvalé bydliště
Ulice, obec, PSČ ,telefon mobil a e-mail.
Zdravotní pojišťovna
Zdravotní je
ZPS
Pokud má pracovník změněnou pracovní schopnost, zaškrtněte tuto položku.
pojišťovna, u pracovník v evidenci.
které
Pracovní údaje 1 Tato záložka slouží pro zadávání různých údajů souvisejících se zaměstnáním.
Obrázek 3 Evidenční karta pracovníka – záložka Pracovní údaje 1
Nástup do prac. Datum nástupu do pracovního poměru. poměru Ukončení prac. poměru
Datum ukončení pracovního poměru.
Dosažené vzdělání
Jakého vzdělání pracovník dosáhl.
Požadované Jaké je požadované vzdělání na funkci, kterou vzdělání pracovník zastává. Aprobace
Splnění požadavků
Jakou má pracovník – učitel aprobaci. Je možné zadat až šest předmětů. kvalif. Zaškrtněte, požadavky
pokud
učitel
splňuje
kvalifikační
9
Zařazení
Pracovní zařazení. Možnosti jsou: učitel, mistr, vychovatel, instruktor, správní zaměstnanec I a II. Správní zaměstnance je možné dělit do dvou kategorií.
Třídní učitel
Zaškrtněte tuto položku, je-li pracovník třídním učitelem. Tato položka není provázána s číselníkem tříd a neaktualizuje se automaticky, je-li provedena u třídy změna třídního učitele. Tato položka je spíš informativní o možnostech využití pracovníka.
Externí pracovník
Zaškrtněte, jedná-li se o externího pracovníka.
Mateřská dovolená
Zaškrtněte položku v případě mateřské dovolené pracovníka.
Odchod do důchodu
Datum odchodu pracovníka do důchodu.
Pracovní poměr na Nastavte pracovní poměr na dobu neurčitou nebo dobu určitou. Pracovní poměr na Položka je přístupná jen v případě pracovního dobu určitou do poměru na dobu určitou a umožňuje zadat datum, do kdy je sjednán pracovní poměr. Pracovní údaje 2 Na této záložce pokračují údaje související se zaměstnáním. Platová třída Platový stupeň
Zařazení pracovníka podle tabulky platových tarifů.
Obrázek 4 Evidenční karta pracovníka – záložka Pracovní údaje 2
Příplatky
10
Výše příplatků osobních, za vedení a zvláštních.
Úvazek
Velikost úvazků pracovníka. Je možné použít i jiné znaky než číslice a zadat tak např. 1/2 pro poloviční úvazek. Chcete-li využívat velikost úvazků ve vzorcích pro tisk, zadávejte úvazky pouze číselně (např. 0,5) a ve vzorci převádějte úvazek na číslo funkcí HODNOTA.
Zkrácený úvazek
Zaškrtněte, má-li pracovník zkrácený úvazek.
Přesčasové hodiny
Položka pro informační údaj o přesčasových hodinách.
Dovolená
Položka pro informaci o velikosti nevyčerpané dovolené. Můžete zadávat ve tvaru kolik/celkový počet. Např. 5/15 může znamenat, že pracovníkovi zbývá 5 dní z celkových 15 dní dovolené.
Další platový postup
Datum dalšího platového postupu.
Započteno ke dni
Datum, ke kterému byl proveden zápočet, a počet započtených roků, měsíců a dní.
Volitelné Tato záložka slouží pro zobrazení volitelných položek nastavených v konfiguraci. Zápisníky Na této záložce se zobrazují v konfiguraci nastavené zápisníky. Foto Záložka pro práci s fotografií pracovníka a pro její zobrazení. Pomocí tlačítka Vložit můžete nastavit obrázek pracovníka (vyhledáním souboru s obrázkem). Tlačítko Odebrat zruší nastavenou fotografii.
Obrázek 5 Evidenční karta pracovníka – záložka Foto
11
Odkazy Záložka pro nastavení využití pracovníka v ostatních modulech systému SAS. Zaškrtněte ty položky, které označují moduly, ve kterých má být možné pracovníka vybírat v seznamech.
Obrázek 6 Evidenční karta pracovníka – záložka Odkazy
2.4 Výběr pracovníka Mnoho funkcí v modulu Evidence pracovníků začíná výběrem pracovníka a zobrazením jeho karty. Pro výběr pracovníka se zobrazuje dialogové okno Vyhledání pracovníka se seznamem pracovníků, kteří vyhovují zvolené funkci. Seznam je seřazen podle jména nebo podle zkratky pracovníka (podle nastavené konfigurace). Při práci s Archivem může být seznam seřazen jen podle jména pracovníka, nemůže být seřazen podle zkratky.
Obrázek 7 Dialogové okno Vyhledání pracovníka – podle jména
Pro rychlejší vyhledání je možné začít psát do vstupního řádku počáteční písmena příjmení a jména pracovníka, resp. zkratky pracovníka. Během psaní probíhá vyhledávání položky v seznamu, která vyhovuje zadanému textu. Stačí tedy napsat prvních pár znaků a stisknout klávesu <Enter> pro zobrazení karty pracovníka.
12
2.5 Panel nástrojů Panel nástrojů (nástrojová lišta) modulu obsahuje tlačítka pro rychlou volbu funkcí. Zadání nové karty pracovníka, funkce Vstupy | Nová karta. Prohlížení karet pracovníků, funkce Výstupy | Prohlížení karet. Oprava karty pracovníka, funkce Vstupy | Oprava karty. Zrušení karty, funkce Vstupy | Zrušení karty. Zobrazení aktuálního stavu, funkce Výstupy | Aktuální stav. Statistika o pracovnících Provedení výstupu na tiskárnu, funkce Výstupy | Tisk. Práce s filtry: nastavení filtru, zrušení nastavení filtru a zjištění počtu dle filtru. Funkce v nabídce Filtry. Nastavení konfigurace, funkce Konfigurace | Možnosti. Volba aktivního typu souborů (Evidence nebo Archiv), funkce Konfigurace | Nastavení typu souborů.
2.6 Nabídka Systém Nabídka Systém obsahuje jedinou funkci Konec, která způsobí ukončení modulu Evidence pracovníků.
2.7 Nabídka Vstupy Nabídka Vstupy obsahuje funkce pro práci kartami pracovníků – zadávání, oprava a rušení karet.
2.7.1 Funkce Vstupy | Nová karta Funkce pro vytvoření nové karty pracovníka. Údaje o pracovníkovi se zadávají v dialogovém okně Evidenční karta pracovníka. Záložka Volitelné se zobrazí, jen pokud je nastavena některá z volitelných položek. Záložka Zápisníky se zobrazí, pokud je zadán nějaký zápisník. Zobrazení některých položek je závislé na nastavení konfigurace. Tučně označené položky musí být vyplněny.
13
2.7.2 Funkce Vstupy | Oprava karty Funkce pro opravu údajů v kartě pracovníka. Lze ji využít pro opravu chybně zadaných dat, ale také pro změnu některých údajů. Nejdříve se vybere pracovník ze seznamu v dialogovém okně Vyhledání pracovníka. Seznam je seřazen podle jména nebo podle zkratky pracovníka (podle nastavené konfigurace). Údaje o pracovníkovi se opravují v dialogovém okně Evidenční karta pracovníka.
2.7.3 Funkce Vstupy | Zrušení karty Funkce pro zrušení karty pracovníka (vymazání karty z databáze). Pracovník se vybírá ze seznamu v dialogovém okně Vyhledání pracovníka. Potom se zobrazí okno Evidenční karta pracovníka pro kontrolu správnosti vybrané karty. Po stisku tlačítka OK dojde ke zrušení karty.
Zrušení karty je nevratná operace!
K přesunu karty pracovníka do Archivu slouží funkce Operace | Přesun karty z evidence do archivu.
2.8 Nabídka Výstupy Nabídka Výstupy obsahuje funkci pro provedení tiskového výstupu z modulu, funkci pro prohlížení karet pracovníků a funkci pro zobrazení aktuálního stavu.
2.8.1 Funkce Výstupy | Tisk Funkce provede tiskový výstup do Prohlížeče výstupů, ze kterého je pak možné provést tisk na tiskárně. V standardním dialogovém okně Otevřít vyberte sestavu, podle které proběhne tiskový výstup. Nejdříve ve spodní části okna vyberte typ sestavy – seznam pracovníků, karta pracovníka, číselníky. Potom vyberte ze seznamu sestavu a potvrďte tlačítkem Otevřít. Další řízení tiskového výstupu se předá modulu Prohlížeč výstupů. Před provedením výstupu pracovníků se zobrazí následující dialogová okna v závislosti na zvolené tiskové sestavě: Výběr, vstupy Toto okno může mít různý počet částí, záleží na konkrétní tiskové sestavě. Rozsah tisku
Nastavení, odkud vybírat pracovníky (Evidence, Archiv nebo obojí).
Výběr
Nastavení výběru pracovníků podle základních údajů (pohlaví, třídní učitel, externí pracovník, mateřská dovolená, doba pracovního poměru, úvazek, pracovní zařazení).
Vstupy
Vstupy mohou být nastaveny tyto:
14
Narozeniny (měsíc) – výběr pracovníka podle měsíce, ve kterém slaví narozeniny. 50 let věku (rok)/(měsíc a rok) – výběr pracovníka podle roku, resp. podle roku a měsíce, kdy slaví padesátiny. 25 let práce (rok)/(měsíc a rok) – výběr pracovníka podle roku, resp. podle roku a měsíce, kdy bude mít odpracováno 25 let. Odchod do důchodu (rok)/(měsíc a rok) – výběr pracovníka podle roku, resp. podle roku a měsíce, kdy odejde do důchodu. Další platový postup (rok)/(měsíc a rok) – výběr pracovníka podle roku, resp. podle roku a měsíce, kdy bude mít platový postup. Dělení na seznamy Nastavení položky, podle které se má výstup dělit na více seznamů - při změně zvolené položky se začne vytvářet nový seznam. Standardní nastavení je neprovádět dělení. Dělení je možné provádět podle pracovního zařazení, národnosti, státní příslušnosti nebo zdravotní pojišťovny. Řazení
V okně může být také přístupná část Řazení pro změnu přednastaveného seřazení pracovníků.
Text pro volnou proměnnou
Tato část se nachází v okně, pokud je v sestavě vložena volná proměnná. Volná proměnná je globální proměnná jejíž hodnota se zadává právě v tomto okně těsně před provedením výstupu. Používá se např. v seznamech, které se ve stejném tvaru používají pro různé příležitosti, kde tato proměnná označuje název seznamu.
Výběr karet pro tisk Okno pro ruční výběr karet. Implicitně jsou všichni vybraní pracovníci označeni k tisku, ale toto nastavení je zde možné změnit a tisknout jen některé pracovníky. 2.8.2 Funkce Výstupy | Prohlížení karet Funkce pro zobrazení údajů v kartě pracovníka. Nejdříve se vybírá pracovník ze seznamu v dialogovém okně Vyhledání pracovníka. Seznam je seřazen podle jména nebo podle zkratky pracovníka (podle nastavené konfigurace). Údaje o pracovníkovi se zobrazují v dialogovém okně Evidenční karta pracovníka.
2.8.3 Funkce Výstupy | Aktuální stav Funkce zobrazí informace o aktuálním stavu. Uveden je počet pracovníků v Evidenci rozdělený podle pracovního zařazení. Zobrazen je počet pracovníků na mateřské dovolené, počet externích pracovníků a počet pracovníků se zkráceným úvazkem. Také je uveden celkový počet pracovníků v Archivu.
15
2.8.4 Funkce Výstupy | Statistika
2.8.5 Funkce Výstupy | Statistika Skládá se z následujících částí: Průběh, Filtry, Graf, Tabulka, Intervaly…. Průběh Seznam jednotlivých průběhů, pro které lze vypočítat statistické údaje. Filtry Tlačítka pro nastavení a zrušení nastavení filtru, informace o nastaveném filtru. Při zahájení práce se statistikou je nastaven filtr, se kterým se pracuje v modulu. Při výpočtu statistických informací se používá filtr nastavený v dialogovém okně Statistika. Graf Graf pro zobrazení statistických informací. Tabulka Tabulka s vypočtenými údaji, tlačítko. Položky pro nastavení atributů grafu Položky pro nastavení absence, celkového prospěchu, průměru, známky. Pro nastavené atributy se provede výpočet statistických údajů. Po výběru průběhu proběhne výpočet statistických údajů, v grafu se zobrazí vypočtené údaje, v tabulce seznam hodnot zobrazených v grafu. Stiskem tlačítka Intervaly se zobrazí dialogové okno Intervaly, Dialogové okno pro zadávání intervalů. Obsahuje následující položky: Rozdělit hodnoty do intervalů Je-li vybráno, provádí se výpočet statistických údajů pro intervaly. Položky pro zadání intervalů: Od Počáteční hodnota intervalu Včetně hodnoty Od Je-li položka vybrána, je hodnota "Od" součástí intervalu. Do Koncová hodnota intervalu. Včetně hodnoty Do Je-li položka vybrána, je hodnota "Do" součástí intervalu [ Přidat ] - přidá nový interval do seznamu intervalů [ Opravit ] - přesune aktivní interval do položek pro zadaní intervalu [ Změnit ] - uloží opravený interval do seznamu intervalů [ Odebrat ] - odebere interval ze seznamu intervalů Položky s hodnotou mimo zadané intervaly zařadit mezi "ostatní" Je-li vybráno, pak se položky, jejichž hodnota není součástí žádného ze zadaných intervalů, zařadí mezi "ostatní".
16
Položky s nevyplněnou hodnotou Nastavení, kam zařadit nevyplněné položky (mezi "nevyplněné", mezi "ostatní" nebo nevyplněné položky nebrat v úvahu). Stiskem tlačítka Tisk se zobrazí dialogové okno Statistika - tisk, ve kterém se nastavují parametry pro tisk statistiky (grafu, tabulky). Po nastavení parametrů se provede tiskový výstup do Prohlížeče výstupů. Upozornění: Při výpočtu některých statistických údajů se může zobrazit následující hlášení: Počet položek grafu překročil meze zobrazení. Pro omezení počtu položek použijte intervaly. V tomto případě došlo k překročení počtu údajů, které lze zobrazit v grafu. Aby bylo možno graf zobrazit, je třeba zadat intervaly, pro které se provede výpočet statistických informací.
2.9 Nabídka Operace Nabídka obsahuje funkce pro přesun karet mezi Evidencí a Archivem.
2.9.1 Funkce Operace | Přesun karty z evidence do archivu Funkce pro vyřazení pracovníka z Evidence a přesun do Archivu (např. při ukončení pracovního poměru). I po přesunu pracovníka zůstanou zachovány vazby na tohoto pracovníka v archivních datech jiných modulů (např. třídní učitel nějaké třídy v archivu). Po zvolení funkce se nejdříve se vybírá pracovník ze seznamu Evidence v dialogovém okně Vyhledání pracovníka. Seznam je seřazen podle jména nebo podle zkratky pracovníka (podle nastavené konfigurace). Přesun se provede po potvrzení dialogového okna Přesun karty pracovníka do archivu. V tomto okně se zobrazuje zkratka, příjmení, jméno a rodné číslo zvoleného pracovníka. Pomocí tlačítka Karta pracovníka je možné zobrazit celou Evidenční kartu pracovníka.
2.9.2 Funkce Operace | Přesun karty z archivu do evidence Funkce pro přesun pracovníka z Archivu a do Evidence. I po přesunu pracovníka zůstanou zachovány vazby na tohoto pracovníka v datech jiných modulů. Po zvolení funkce se nejdříve se vybírá pracovník ze seznamu Archivu v dialogovém okně Vyhledání pracovníka. Seznam je seřazen podle jména pracovníka. Přesun se provede po potvrzení dialogového okna Přesun karty pracovníka do evidence. V tomto okně se zobrazuje zkratka, příjmení, jméno a rodné číslo zvoleného pracovníka. Zkratku pracovníka je možné opravit (v Evidenci nesmí být dvě stejné). Pomocí tlačítka Karta pracovníka je možné zobrazit celou Evidenční kartu pracovníka.
2.9.3 Funkce Operace | Hromadné plnění Funkce Hromadné plnění je určena k naplnění polí u více karet stejnou hodnotou. O provedené akci se vytvoří protokol. Upozornění! Doporučujeme, aby tuto funkci používali pouze zkušenější uživatelé. Před akcí proveďte zálohování dat (ochrana proti nechtěné změně). Hromadné plnění probíhá v několika krocích:
•
V okně Hromadné plnění - výběr karet se zobrazí seznam všech dostupných karet. V něm se označí ty karty, které se mají použít pro plnění.
17
•
Zobrazí se okno Hromadné plnění - nastavení položek, ve kterém se zadává požadovaná změna u vybraných karet. Je možné měnit najednou více polí karty.
•
V okně Hromadné plnění - volba protokolu se provádí nastavení typu protokolu (úplný nebo jen kolize).
•
Potvrzení, zda opravdu provést hromadné plnění.
•
Probíhá práce s databází.
•
Zobrazí se protokol Protokol o hromadném plnění.
2.9.4 Funkce Operace | Export dat Funkce Export dat slouží pro export dat ze systému SAS do souborů různých formátů (txt, dbf, xml) a je součástí modulů Evidence žáků, Přijímací řízení, Zápis žáků, Evidence pracovníků, Hospodářský majetek a Školní knihovna. Nachází v nabídce Operace a pro usnadnění je vytvořena formou průvodce. Pro zpřístupnění funkce v jednotlivých modulech slouží přístupové právo Export dat. 1. krok Úvodní okno průvodce exportem dat slouží pro nastavení formátu výstupního souboru. K dispozici jsou následující formáty: textový soubor - soubor s koncovkou TXT formát DBF - databázový soubor DBF formát XML - soubor XML, formát využívaný pro výměnu dat 2. krok V druhém kroku průvodce exportu dat se zadává jméno souboru, do kterého bude export dat uložen a parametry exportu dat. Soubor, do kterého bude export dat uložen, se zadává stiskem tlačítka Uložit. Koncovka souboru je doplněna automaticky podle formátu souboru pro export dat zadaného v prvním kroku průvodce exportem dat. Koncovky souborů jsou následující textový soubor - koncovka txt formát DBF - koncovka dbf formát XML - koncovka xml Parametry exportu dat, které lze nastavit závisí na nastaveném formátu souboru pro export dat. Pro formát textový soubor lze nastavit následující parametry Způsob exportu dat text s pevnou pozicí - jednotlivé údaje budou uloženy do sloupců, každý sloupec začíná na pevné pozici text s oddělovačem tabulátor - jednotlivé údaje budou odděleny tabulátorem text s oddělovačem středník - jednotlivé údaje budou odděleny středníkem Záhlaví text se záhlavím - první řádek bude obsahovat názvy jednotlivých údajů text bez záhlaví - názvy jednotlivých údajů nebudou součástí souboru s exportem dat Kódování češtiny - nastavení kódu, ve kterém budou údaje exportovány. Windows 1250 Latin 2
18
Kamenických bez diakritiky Pro formát DBF lze nastavit následující parametry Kódování češtiny - nastavení kódu, ve kterém budou údaje exportovány. Windows 1250 Latin 2 Kamenických bez diakritiky Pro formát XML se nenastavují žádné parametry. Exportovaná data se do souboru s formátem XML ukládají v kódování češtiny Windows 1250. Součástí souboru XML je informace o použitém kódovaní češtiny, aby bylo možno správně zobrazit české znaky na různých platformách. 3. krok Ve třetím kroku průvodce se vybírají karty, které budou součástí exportu dat. V seznamu karet je třeba označit karty, které chcete exportovat. Implicitně není vybrána žádná karta. 4. krok Čtvrtý krok průvodce slouží pro výběr polí z karty, která budou exportována. V levé části okna se nachází seznam polí, které mohou být součástí exportu dat. Pravá část okna obsahuje seznam vybraných polí pro export dat. Výběr polí pro export dat lze provést přetažením myší z levého seznamu do pravého, dvojklikem na pole v seznamu polí, která mohou být exportována, pomocí tlačítka se šipkou vpravo nebo pomocí klávesnice stiskem klávesy Insert. Vybrané pole ze seznamu polí pro export dat lze zrušit pomocí tlačítka se symbolem přeškrtnutí nebo stiskem klávesy Delete. Vybraná pole budou exportována v pořadí, v jakém se nachází v seznamu vybraných polí. Pořadí polí lze měnit přetažením myší, pomocí tlačítek se šipkami nahoru nebo dolů nebo pomocí klávesnice - stiskem klávesy Ctrl a kurzorových šipek nahoru nebo dolů. 5. krok V pátém kroku průvodce exportem dat se nastavují parametry exportu. V levé části okna se nachází seznam polí, která budou exportována, pravá část okna slouží pro nastavení parametrů. Parametry, které lze nastavit, závisí na formátu souboru s exportem dat. Pro formát textový soubor lze nastavit následující parametry Název - název sloupce, lze nastavit, pokud v 2. kroku bylo nastaveno záhlaví Délka - délka pole, lze nastavit pouze pro text s pevnou pozicí Pro formát DBF lze nastavit následující parametry Název - název sloupce Typ - typ pole v databázovém souboru DBF Délka - délka pole, lze nastavit pouze pro typ pole text Název sloupce může obsahovat pouze velká písmena bez diakritiky, číslice a znak _. Typ pole může nabývat následujících hodnot: text celé číslo číslo
19
datum logická hodnota Průvodce exportem dat přednastaví typ pole podle typu pole v systému SAS. Typy polí celé číslo, číslo, datum, logická hodnota je možno změnit na typ text. Pro formát XML lze nastavit následující parametr Název - název sloupce Název sloupce může obsahovat pouze písmena bez diakritiky, číslice a znak _. 6. krok Poslední krok průvodce exportem dat slouží pro potvrzení provedení exportu dat. Označením položky provést export dat a stiskem tlačítka Dokončit zahájíte vlastní export dat. Po ukončení exportu dat se zobrazí hlášení o provedení exportu dat.
2.10 Nabídka Filtry Nabídka Filtry obsahuje funkce • • •
pro vytváření filtrů: Nový filtr, Oprava filtru, Zrušení filtru pro nastavování filtrů: Nastavení filtru, Zrušení nastavení filtru pro zjišťování počtu karet vyhovujících filtru: Zjištění počtu dle filtru Další informace k filtrům najdete v příručce Základní
informace.
2.11 Nabídka Konfigurace Nabídka Konfigurace obsahuje především funkci Možnosti pro nastavení konfigurace modulu Evidence pracovníků. V nabídce Práce s číselníky se nachází funkce pro práci se stupnicí platových tarifů.
2.11.1 Funkce Konfigurace | Práce s číselníky | Stupnice platových tarifů Funkce zpřístupňuje dialogové okno Stupnice platových tarifů, ve kterém je zobrazen obsah celé stupnice ve formě seznamu. V kartě termínu se zadávají tyto údaje: Platová třída
Číslice udávající platovou třídu.
Platový stupeň
Číslice udávající platový stupeň.
Praxe
Informativní údaj pro označení délky praxe.
Platový tarif
Výše platu odpovídající zadané platové třídě a platovému stupni.
20
Obrázek 10 Konfigurace – Stupnice platových tarifů pro pedagog. pracovníky
2.11.2 Funkce Konfigurace | Práce s číselníky | Stupnice platových tarifů pro pedagog. pracovníky Tato funkce umožňuje zařadit pracovníky dle kvalifikačních požadavků
2.11.3 Funkce Konfigurace | Práce s číselníky | Prohlížení stupnice platových tarifů Tato funkce slouží k prohlížení stupnice platových tarifů
2.11.4 Funkce Konfigurace | Práce s číselníky | Číselník zařazení Číselník pracovních zařazení pracovníka
2.11.5 Funkce Konfigurace | Nastavení typu souborů Tato funkce umožňuje nastavit typ souborů, se kterým se bude pracovat v modulu Evidence pracovníků. Nastavit je možné Evidenci nebo Archiv. Nastavení se zobrazuje na stavovém řádku. Toto nastavení je možné provádět i ve funkci Možnosti.
2.11.6 Funkce Konfigurace | Možnosti Funkce pro nastavení konfigurace modulu Evidence pracovníků. Různá nastavení umožňují přizpůsobit modul potřebám vaší školy. Nastavení konfigurace se provádí v dialogovém okně Možnosti, které má následující části: Způsob vyhledávání Nastavení způsobu vyhledávání pracovníků - podle příjmení a jména pracovníka, podle zkratky pracovníka nebo podle karty. Podle nastaveného způsobu vyhledávání budou pracovníci seřazeni v dialogovém okně Vyhledání pracovníka. Při práci s Archivem lze vyhledávat jen podle příjmení a jména pracovníka. Nastavení typu souborů Výběr typu souborů (Evidence nebo Archiv), se kterými chcete pracovat. Odpovídá funkci Konfigurace | Nastavení typu souborů. Karta pracovníka - Volitelné položky Zadání volitelných položek v kartě pracovníka. Karta pracovníka - Zápisníky Zadání zápisníků v kartě pracovníka.
21
Karta pracovníka – Implicitní nastavení Přednastavení některých položek v kartě pracovníka, která bývají pro většinu pracovníků shodná. Nemusí se pak vyplňovat při zadávání nové karty pracovníka - jejich hodnota bude přednastavena. Týká se těchto položek: Národnost, Státní příslušnost, Stav, Zdravotní pojišťovna, Zařazení, Trvalé bydliště (obec a PSČ). Implicitní nastavení - možnost nastavit implicitní nastavení všem uživatelům. V dolní části záložky pro zadání implicitního nastavení se nachází řídící položka nastavit všem uživatelům. Po výběru této řídící položky se zadané implicitní nastavení uloží všem uživatelům. Řídící položka nastavit všem uživatelům se zobrazuje pouze správci systému SAS - je závislá na přístupovém právu Spuštění Správce systému (přístupové právo pro Hlavní modul). Karta pracovníka - Fotografie Nastavení, zda zobrazovat fotografii pracovníka na první záložce Osobní údaje v Evidenční kartě pracovníka. Povolení může způsobit pomalejší zobrazení karty pracovníka.
3. Postup práce s modulem Evidence pracovníků V této kapitole je uveden základní postup práce s modulem Evidence pracovníků.
3.1 Základní postup práce 1. Zkontrolujte typ souborů Na stavovém řádku zkontrolujte nastavený typ souborů (Evidence nebo Archiv), se kterým se pracuje. Je-li třeba provést změnu, použijte funkce Konfigurace | Nastavení typu souborů nebo Konfigurace | Možnosti. 2. Nastavte konfiguraci Pomocí funkce Konfigurace | Možnosti nastavte v dialogovém okně Možnosti konfiguraci modulu. 3. Zadejte karty pracovníků Postupně zadejte údaje o jednotlivých pracovnících. Zadávání provádějte pomocí funkce Vstupy | Nová karta v dialogovém okně Evidenční karta pracovníka. Může být vhodné začít zadáváním údajů o učitelích, protože ty budete nejvíce a tedy nejdříve potřebovat v dalších modulech systému SAS. 4. Změny v kartách pracovníků Opravy zadaných dat a jejich nastalé změny provádějte pomocí funkce Vstupy | Oprava karty. Chybně zadané karty, které již nechcete mít v databázi, zrušíte pomocí funkce Vstupy | Zrušení karty. Takto zrušenou kartu již nelze obnovit. 5. Prohlížení karet, aktuální stav, tiskové výstupy Funkci Výstupy | Prohlížení karet můžete použít pro prohlížení karet a vyhledávání požadovaných pracovníků. Přehled o počtech pracovníků získáte pomocí funkce Výstupy | Aktuální stav. V modulu Návrhář tiskových výstupů připravte tiskové sestavy pro různé seznamy. Tyto seznamy vytisknete v Evidenci pracovníků pomocí funkce Výstupy | Tisk. 6. Přesuny pracovníků Bývalé pracovníky přesunete z Evidence do Archivu pomocí funkce Operace | Přesun karty z evidence do archivu. Pracovníka z Archivu vrátíte zpět do Evidence funkcí Operace | Přesun karty z archivu do evidence.
22
