1. tétel: A KÖNYVTÁRTAN FOGALMA ÉS ÉRTELMEZÉSEI MAGYARORSZÁGON A 19. SZÁZADTÓL NAPJAINKIG

Könyvtártan – I. évfolyam, 1. félév (2003)

1/48

1. tétel: A KÖNYVTÁRTAN FOGALMA ÉS ÉRTELMEZÉSEI MAGYARORSZÁGON A 19. SZÁZADTÓL NAPJAINKIG Könyvtártan: Könyvtártan fogalma: tág értelemben minden könyvtárral foglalkozó, velük kapcsolatos ismeretek együttese, szők értelemben a könyvtári „üzem” mőködése, technikai problémák megoldása, mőködési problémák stb. Könyvtártan fogalma (reális értelemben): a könyvtárpolitika, a könyvtárügy, a könyvtári rendszer, a dokumentumismeret, a győjteményszervezés, a győjteményfeltárás (raktározás, dokumentumokról készült információk, katalógusok rendezése), a szolgáltatások, a módszertani tevékenységek, a könyvtárépítés, a könyvtárvezetés és a menedzsment. A 19. században Magyarországon létezı könyvtárak: nemzeti könyvtár: 1802-ben gróf Széchenyi Ferenc magángyőjteményét ajánlotta fel nemzeti könyvtárunk megalakításához. Késıbb más fıúri győjtemények is kerültek az állományba - kisebb-nagyobb dokumentumhalmazokkal bıvült a könyvtár. Az állomány részei különbözı mértékben voltak feltárva. Tartalma fıleg igényes irodalom volt, elsısorban idegen nyelvő és fıként a szők szellemi elithez szólt. fıúri könyvtárak: Eltérı nagyságú magánkönyvtárak, melyek zártak a nagyközönség elıtt, fıleg csak a család használta. Feltártságuk változó, eltérı. egyházi könyvtárak: Jelentıs állománnyal rendelkezı, javarészt nem nyilvános könyvtárak. egyetemi könyvtárak: 1635-ben Nagyszombaton jön létre az elsı magyar egyetem Pázmány Péter vezetésével. Az egyetem 1777-ben költözik át Budára, majd késıbb Pestre. Az egyetem alapvetı feladata a tudósképzés, a magyar szellemi elit képzése. Az egyetem könyvtárában szinte valamennyi tudomány képviselve van valamilyen szinten. A könyvtárat tudósok irányították. A 19. században megfogalmazódtak a könyvtárral szembeni feladatok, a könyvtárvezetık létrehoztak összefoglalókat a teendıkrıl, megoldandó feladatokról, megfogalmazódott igényekrıl. Ezek a munkák a porosz mentalitást tükrözik. A könyvtári feladatokkal foglalkozó munkák: Toldy Ferenc: A könyvtártan kézikönyve - Toldy Ferenc az egyetemi könyvtár vezetıjeként hozott létre összefoglaló mővet a tudományos könyvtárak teendıirıl. Mőve kézirat, amely nyomtatásban nem jelent meg egészében, csak az elsı fejezet 1843-ban az Atheneum folyóiratban. Magyar Könyvszemle (1876) - Az elsı könyvtári szakfolyóirat. Elméleti cikkek, tanulmányok jelentek meg benne, jelentıs volt Szinnyei József bibliográfus, Fraknói Vilmos történész, könyvtári tevékenységgel kapcsolatos tanulmányokat jelentettek meg. Hudora Károly: Könyvtártan (1893) - A könyvtári tevékenység elsı összefoglaló mőve, 200 oldalas szöveges leírás. Döntı fontosságúnak tartja, hogy szakképzett könyvtárosok dolgozzanak. Fontos feladatok szerinte: ▪ történeti megközelítés ▪ bibliográfia, régi könyvek kezelése ▪ állománnyal foglalkozó feladatok (győjtıkör, tárolás, raktározás, leíró katalógus készítése stb.) ▪ tartalmi feltárás A mő elsısorban a porosz irodalomra támaszkodik, de néha az angolszász irodalomra történı utalás is elıfordul. A korabeli szakma bírálta összefoglaló mővet, fıként Hellerbrant Árpád bírálta. Napjainkban egyértelmően pozitívan ítélik meg a mővet, hiszen az elsı bibliográfiai összefoglaló, jó gyakorlati megközelítés jellemzı, sürgeti a központi dokumentum-ellátást végzı iroda létrejöttét, illetve fontosnak tartja az olvasók kiszolgálását, segítését. Ferenczy Zoltán: A könyvtártan alapvonalai (1903) - Gazdagon illusztrált, terjedelmes mő. 1897-ben alakult meg a Múzeumok és Könyvtárak Országos Tanácsa, melynek feladata a népkönyvtárak szervezése volt. Ferenczy ekkor az egyetemi könyvtár vezetıje volt, központi problémaként fogalmazta meg a könyvtárépületek hiányát. A könyvtáros pályával kapcsolatosan elıször fogalmazott meg elvárásokat, azaz hogy milyen legyen egy könyvtáros: pontosság; rendszeretet; munkaszeretet; segítıkészség. Szólt a könyvtárépületekrıl és berendezésekrıl (1. rész), illetve a könyvtárkezelésrıl (2. rész). A mővet elfogadták általános mőnek, ennek ellenére hamar megjelentek más mővek is a témában.

Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


2/48

Gulyás Pál: A népkönyvtárak szervezése, fenntartása és kezelése (1909) - Gulyás Pál a Nemzeti Múzeum ıre volt, a könyvtárban is dolgozott, korának nagy szaktekintélye volt, porosz elkötelezettségő. Elméleti szakember és tudósember volt, mégis gyakorlati munkát állított össze. Fıleg porosz irodalomra támaszkodott, de angolszász anyagot is feldolgozott. Kritizálta az angolszász szellemiséget. Elsıként foglalkozott a népkönyvtárakkal. Emellett írt a külföldi- és a hazai helyzetrıl; könyvtárkezelésrıl; anyagi problémákról; épületekrıl és berendezésekrıl; beszerzés és feltárás nehézségeirıl; állományról; selejtezésrıl stb. Munkáját csak pozitívan fogadták, hiszen gyakorlati kézikönyvet állított össze, ábrákkal illusztrálva. A mő legfontosabb része a függelék, amely népkönyvtári szabályzatot tartalmazza. Ez alapszabály, minta valamennyi népkönyvtár számára. Ez tette lehetıvé, hogy egységes rendszerré alakult a népkönyvtárak rendszere, ez norma. Káplány Géza: A könyvtárak korszerő rendezése és fejlesztése (1943) - A Magyar Királyi Technológiai Intézet (mai OMIKK) könyvtárának vezetıje volt. Könyve az akkor korszerő tevékenységeket fogta össze, két kötetbıl áll: 1. kötet: hagyományos könyvtári tevékenységgel foglalkozott, hangsúlyozta a könyvtárvezetés problémáit. Fontosnak tartotta a statisztika szerepét. A dokumentumok tartalmi feltárását a magyarországi könyvtárakban a decimális rendszer alapján akarja végrehajtani (decimális = egyetemes ETO). 2. kötet: az ETO elsı, rövidített, nem hivatalos magyar nyelvő kiadása. Sallai István – Sebestyén Géza: A könyvtáros kézikönyve (1965) - Több mint 800 oldalas, gazdagon illusztrált, teljességre törekvı mő. Minden könyvtártípusra vonatkozik, minden korszerő (60-as évek!) tevékenységre, elvre, munkafolyamatra kitér. Az angolszász szakirodalmat veszi alapul, jó logikával felépített mő, fejezetei végén gazdag bibliográfia van. Tárgymutatója alap tárgyszójegyzékként, indexként használható. Pozitívum, hogy rendszere továbbépíthetı, kiegészíthetı. Könyvtárosok kézikönyve (1999-2002) - 5 kötet jelent meg eddig, korszerő szemlélető, átmeneti állapotot tükröz, nincs egy letisztult, világos helyzet, ezt mutatja.



3/48

2. tétel: A KÖNYVTÁR ÁLLOMÁNYA, AZ ÁLLOMÁNY RÉSZEI ÉS ALAKÍTÁSA A könyvtár állománya: A megırzı könyvtárból szolgáltató könyvtárnak kell lenni, ennek nyilvánosnak kell lenni, fontos a hozzáférhetıség. A könyvtáraknak az elsıdleges feladata a szolgáltatás. Az alapvetı funkció ellátásához győjteményt kell létrehoznia, győjtenie, raktároznia, feltárnia, szolgáltatnia. A könyvtáraknak feltétlenül szükséges, hogy birtokolja a dokumentumot, ugyanis a meglévı dokumentumokról tud csak információt szolgáltatni a könyvtár. Ez a könyvtár lényege, ezt nem adhatja fel. Minden dokumentumtípust győjteniük kell, fel kell tárni azokat és szolgáltatni kell belılük. A könyvtár önmagában valamilyen rendszert képez. Az 1997. évi 140. törvény szerint az állomány fogalma: a könyvtár által tartós megırzésre nyilvántartásba vett és szolgáltatok dokumentumok összessége. Az 1997. évi 140. törvény szerint a könyvtári győjtemény fogalma: a könyvtár tervszerően fejlesztett, rendezett és feltárt állománya. A könyvtár, mint rendszer jellemzıi: Nyitottság a felhasználói igények felé Gyarapítási források iránti nyitottság (a dokumentumpiac lehetıségei) Anyagi források elıtti nyitottság - új források megtalálása: pályázatok, szponzorok, saját kiadványok Változások nyomonkövetése - tartós változásra reagálás Dinamikus egyensúly: Egy könyvtár győjteménye gyarapszik és apad is, a gyarapodás sokkal nagyobb, meg kell találni az egyensúlyt Célirányos fejlesztés: figyelembe kell venni a körülöttünk lévı változásokat, feladatokat a gyarapításnál Hierarchikus felépítéső: további alrendszerekre tagolódik Visszacsatolás: a könyvtárhasználó visszacsatolása, figyelemmel kell kísérni az olvasói igények mellett véleményüket is A könyvtárak együttmőködése fontos – kooperáció Könyvtár állománya: dokumentumok meghatározott célokat szolgáló szervezett egysége. A dokumentum információt hordoz. A közgyőjtemények szempontjából dokumentum a kézirat (levéltár), a tárgyi dolgok (múzeum), a könyv (könyvtár). A könyvtár tulajdonosa lehet: egyén - magánkönyvtár csoport (egyház; szervezet; katonaság stb.) társadalmi csoport (tudományos könyvtárak; közkönyvtárak) nemzet - nemzeti könyvtár A könyvtárak állománya eltér egymástól a könyvtár feladata és a használói igények szerint. Különbözik az állomány nagysága, összetétele, a válogatás mélysége; más szintő az állomány (tudományos-, ismeretterjesztı szintő). Ezek szerint típusokba sorolhatók a könyvtárak: Nemzeti könyvtár; Tudományos/szakkönyvtár; Közmővelıdési könyvtár; Iskolai könyvtár stb. A könyvtár típusa egy általános keretet ad, de az egyes könyvtáraknak mindig vannak speciális jellemzıik egy típuson belül - két azonos állomány nincs. A könyvtári győjtemény önmagában is rendszer, az állomány két részre osztható: Törzsállomány Specifikus állomány (szempontok szerint vonunk ki a törzsállományból részeket, ebbıl lesznek a specifikus állományok, ez úgy mőködik mint egy kis könyvtár a nagyban, külön kezelendı, külön költségvetése van, külön személyzettel rendelkezik, önállóan történik a gyarapítása és az apasztása és önálló feltáró eszközei vannak. A 19. századtól alakult ki.) Kivonási szempontok: Használói érdekek miatt (vakok, gyerekek, hangzó dokumentumok stb.) Téma szerinti különleges igény miatt (pl. színháztörténet stb.) Dokumentumok értéke miatt (ısnyomtatványok; kéziratok stb.) Dokumentumok formája miatt (pl. mini könyvek stb.) Dokumentumtípusok szerint (pl. plakátok; filmek stb.) Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


4/48

Különgyőjtemények: Helytörténeti, helyismereti győjtemény - közmővelıdési könyvtárakhoz kapcsolódnak, ma már elvárható régi, ritka könyvek győjteménye - minden könyvtárban idıszaki kiadványok győjteménye - minden könyvtárban lehet kisnyomtatványok győjteménye - minden könyvtárban lehet kézirattár - minden könyvtárban elıfordulhat, de fıleg a nagyobb könyvtárakban van mikrofilmtár - fıleg nagykönyvtárakban van zenemőtár; hangtár - fıleg szakkönyvtárakban van, illetve közmővelıdési könyvtárak részlegei gyermekkönyvtár - bárhol lehet médiatár - bárhol lehet stb.



5/48

3. tétel: A KÖNYVTÁR GYŐJTEMÉNYE. A GYŐJTİKÖR FOGALMA. A KÜLÖNBÖZİ KÖNYVTÁRTÍPUSOK GYŐJTİKÖRÉNEK JELLEMZİI. A könyvtár győjteménye: A megırzı könyvtárból szolgáltató könyvtárnak kell lenni, ennek nyilvánosnak kell lenni, fontos a hozzáférhetıség. A könyvtáraknak az elsıdleges feladata a szolgáltatás. Az alapvetı funkció ellátásához győjteményt kell létrehoznia, győjtenie, raktároznia, feltárnia, szolgáltatnia. A könyvtáraknak feltétlenül szükséges, hogy birtokolja a dokumentumot, ugyanis a meglévı dokumentumokról tud csak információt szolgáltatni a könyvtár. Minden dokumentumtípust győjteniük kell, fel kell tárni azokat és szolgáltatni kell belılük. Az 1997. évi 140. törvény szerint az állomány fogalma: a könyvtár által tartós megırzésre nyilvántartásba vett és szolgáltatok dokumentumok összessége. Az 1997. évi 140. törvény szerint a könyvtári győjtemény fogalma: a könyvtár tervszerően fejlesztett, rendezett és feltárt állománya. A könyvtár, mint rendszer jellemzıi: Nyitottság a felhasználói igények felé Gyarapítási források iránti nyitottság (a dokumentumpiac lehetıségei) Anyagi források elıtti nyitottság - új források megtalálása: pályázatok, szponzorok, saját kiadványok Változások nyomonkövetése - tartós változásra reagálás Dinamikus egyensúly: Egy könyvtár győjteménye gyarapszik és apad is, a gyarapodás sokkal nagyobb, meg kell találni az egyensúlyt Célirányos fejlesztés: figyelembe kell venni a körülöttünk lévı változásokat, feladatokat a gyarapításnál Hierarchikus felépítéső: további alrendszerekre tagolódik Visszacsatolás: a könyvtárhasználó visszacsatolása, figyelemmel kell kísérni az olvasói igények mellett véleményüket is A könyvtárak együttmőködése fontos – kooperáció A könyvtár tulajdonosa lehet: egyén - magánkönyvtár csoport (egyház; szervezet; katonaság stb.) társadalmi csoport (tudományos könyvtárak; közkönyvtárak) nemzet - nemzeti könyvtár Könyvtár állománya: dokumentumok meghatározott célokat szolgáló szervezett egysége. A dokumentum információt hordoz. A közgyőjtemények szempontjából dokumentum a kézirat (levéltár), a tárgyi dolgok (múzeum), a könyv (könyvtár). A könyvtárak állománya eltér egymástól a könyvtár feladata és a használói igények szerint. Különbözik az állomány nagysága, összetétele, a válogatás mélysége; más szintő az állomány (tudományos-, ismeretterjesztı szintő). Ezek szerint típusokba sorolhatók a könyvtárak: Nemzeti könyvtár; Tudományos/szakkönyvtár; Közmővelıdési könyvtár; Iskolai könyvtár stb. A könyvtár típusa egy általános keretet ad, de az egyes könyvtáraknak mindig vannak speciális jellemzıik egy típuson belül - két azonos állomány nincs. A könyvtári győjtemény önmagában is rendszer, az állomány két részre osztható: Törzsállomány Specifikus állomány (szempontok szerint vonunk ki a törzsállományból részeket, ebbıl lesznek a specifikus állományok, ez úgy mőködik mint egy kis könyvtár a nagyban, külön kezelendı, külön költségvetése van, külön személyzettel rendelkezik, önállóan történik a gyarapítása és az apasztása és önálló feltáró eszközei vannak. A 19. századtól alakult ki.)



6/48

A győjtıkör fogalma: A győjtıkör a dokumentumoknak tartalmi, formai, földrajzi, kronológiai szempontból meghatározott kategóriáinak együttesét jelenti. A győjtıkör és a könyvtári funkció alakulása kölcsönhatásban van: a meglévı állomány összetétele befolyásolja a könyvtár által vállalt ellátható funkciót és a funkcióval összefüggı fejlıdési irányzatok visszahatnak a győjtıkör alakulására. Minden könyvtár győjtıkörének két összetevıje van: fıgyőjtıkör: a könyvtár alapvetı szolgáltatási kötelezettségének megfelelı dokumentumok; ezek győjtésében a könyvtár a teljességre törekszik mellékgyőjtıkör: a fıgyőjtıkörhöz kapcsolódó határterületekkel foglalkozó dokumentumok; ezek győjtésében válogat a könyvtár A győjtıkörben megkülönböztethetı: törzsanyag: a könyvtár funkciója ellátásához alapvetıen szükséges dokumentumok ajánlott dokumentumok kategóriája: a törzsanyag kiegészítése, a csatlakozó témák dokumentumai A győjtıkör meghatározói: a könyvtár feladatai, a könyvtári rendszerben elfoglalt helye, a könyvtár társadalmi környezete. A könyvtári győjtıkörbe tartozó dokumentumok formai kategóriái: nyomtatott könyv, folyóirat, hírlap, egyéb idıszaki kiadvány, zenemő, térkép, metszet, plakát, röpirat, más aprónyomtatvány, egyéb nyomdai sokszorosítás nem nyomdai úton terjesztésre elıállított szöveg-, kép-, adat- és hangrögzítés könyvtári jellegő kézirat A különbözı könyvtártípusok győjtıkörének jellemzıi: Nemzeti könyvtár: Országos Széchényi Könyvtár hungarikumok győjtése: − Magyarország területén megjelent dokumentumok − külföldön magyar nyelven megjelent dokumentumok − magyar szerzıtıl megjelent dokumentum − magyar vonatkozású dokumentumok magyar irodalomtudomány dokumentumainak győjtése magyar történelemtudomány dokumentumainak győjtése magyar könyvtártörténet, könyvtártan, könyvtárügy dokumentumainak győjtése Magyarországon keletkezett sajtótermékek kötelespéldány győjtése Szakkönyvtárak: győjteményüket a tudományterület vagy a tudományág irodalma adja, értékelı válogatással törekednek a téma legkorszerőbb, legfrissebb információs bázisának megteremtésére. Helyet kell kapnia a csatlakozó vagy interdiszciplináris kérdések irodalmának is - mellékgyőjtıkör. Felsıoktatási intézmények könyvtárai: napjainkban a felsıoktatási könyvtárak alapfeladatuk mellett egyre erıteljesebben vállalnak szakkönyvtári funkciót, győjtésben, feltárásban és szolgáltatásban egyaránt. Állományukkal elsıdlegesen az intézményükben oktatott tárgyak tanulmányozásához és kutatásához kell alapot nyújtaniuk, a témakörök dokumentumainak kiválasztásában jelentıs szerepe van a terület szakkönyvtárával való együttmőködésnek, győjtıköri megosztásnak. települési könyvtárak: sokoldalú szerepkörük van - oktatás, továbbképzés, tudományos, gazdasági és közérdekő információszolgáltatás, helytörténeti győjtés, etnikai kisebbségi ellátás, kórházi ellátás, stb. E típuson belül eltérı állományalakítási szempontok érvényesülhetnek. Ezek mindegyikében meg kell jelennie a vállalt funkció betöltéséhez szükséges győjtemény teljességének, azaz a válogatási döntéssel az olvasói kör igényeinek optimális kielégítését kell szolgálni. iskolai könyvtárak: győjteményük elsısorban az oktatási anyag, illetve az azt kiegészítı információkat tartalmazó dokumentumok, olyan szinten és mennyiségben, amely az adott korszak ismeretanyagát az iskolai képzés legmagasabb színvonalán fedi le.



7/48

4. tétel: GYŐJTİKÖRI SZABÁLYZAT. ÁLLOMÁNYGYARAPÍTÁSI TERV A GYŐJTİKÖR: A győjtıkör a dokumentumoknak tartalmi, formai, földrajzi, kronológiai szempontból meghatározott kategóriáinak együttesét jelenti. Minden könyvtár győjtıkörének két összetevıje van: fıgyőjtıkör: a könyvtár alapvetı szolgáltatási kötelezettségének megfelelı dokumentumok; ezek győjtésében a könyvtár a teljességre törekszik mellékgyőjtıkör: a fıgyőjtıkörhöz kapcsolódó határterületekkel foglalkozó dokumentumok; ezek győjtésében válogat a könyvtár A győjtıkör meghatározói: a könyvtár feladatai, a könyvtári rendszerben elfoglalt helye, a könyvtár társadalmi környezete. A könyvtári győjtıkörbe tartozó dokumentumok formai kategóriái: nyomtatott könyv, folyóirat, hírlap, egyéb idıszaki kiadvány, zenemő, térkép, metszet, plakát, röpirat, más aprónyomtatvány, egyéb nyomdai sokszorosítás nem nyomdai úton terjesztésre elıállított szöveg-, kép-, adat- és hangrögzítés könyvtári jellegő kézirat Győjtési teljesség: abszolút teljesség (a könyvtár győjtıkörébe tartozó kiadványkategóriákat hézagtalanul felöleli) relatív teljesség (viszonylagos teljesség, a lehetıségekhez képest a győjtıköri kategóriák egészére kiterjed) szükséges teljesség (válogató győjtés) Győjtıköri Szabályzat: A győjtıkör részletes meghatározása a könyvtár győjtıköri szabályzatában kap helyet. A Győjtıköri Szabályzat a könyvtár mőködésének egyik alapdokumentuma, ezért az intézmény Szervezeti és Mőködési Szabályzatához tartozóan jelenik meg. Tekinthetı a könyvtári stratégiai terv egyik legfontosabb elemeként; hosszútávú érvényessége a győjtemény folyamatosságának biztosítéka, viszont idınként módosításra illetve. új szabályozásra szorul. A Győjtıköri Szabályzat szempontjai: 1. fejezet: a könyvtár alapfunkcióit határozza meg a könyvtártípusát és fı feladatait határozza meg a könyvtár fıgyőjtıkörét adja meg és a mellékgyőjteményeket 2. fejezet: a könyvtár alapfunkcióit határozza meg megadja, hogy az adott könyvtár a könyvtári rendszer milyen feladatait látja el rögzíti milyen más könyvtárakkal, milyen együttmőködésben van a könyvtár 3. fejezet: kiegészítı funkciók - társadalmi környezet meghatározása: gazdasági; kulturális; demográfiai környezet vizsgálata



8/48

4. fejezet: részletes győjtıköri utasítás győjtıkör meghatározása témakörök szerint: fontos valamilyen rendszer követése (pl. ETO); minden témakörnél célszerő megjelölni a teljességre törekvı győjtést vagy a válogatás alternatíváját, a válogatás fı szempontjait. nyelvi határ: mit kövessen a könyvtár, csak magyar dokumentumokat győjt vagy idegennyelvőt is, ezeket meghatározni konkrétan. (pl. ha nemzetiségi oktatás van egy könyvtár közelében, akkor biztos kell az idegennyelvő irodalom.) idı határ: csak kurrens, folyamatosan megjelenı dokumentumokat győjt vagy retrospektív, visszatekintı irodalmat is - részletezni kell. földrajzi határ: dokumentumok megjelenési helye szerint, pl. csak a Magyarországon megjelent dokumentumokat győjti a könyvtár vagy nem csak azokat egy-egy témában - részletezés! A dokumentumok tárgya szerint, pl. Magyarországról szóló dokumentumokat győjt és kiemelten a hajdúszoboszlóról szólókat. feldolgozás jellege, szintje: részletezve tudományos-; szak-; ismeretterjesztı-; szépirodalom tekintetében dokumentum típusa: meg kell határozni milyen dokumentumtípusokat győjt a könyvtár példányszám meghatározás: pontosan meg kell adni mibıl hány példányt győjtenek, archiváló könyvtár esetén pl. egy példány archiválásra, egy pedig használatra stb. 5. fejezet: apasztás szabályai, szempontjai: elavulás (avulási szempontok megadása; annak a személynek a megadása, aki a döntést hozza) teendık elveszett dokumentum esetén (mit kell tenni, ha nem pótolható ugyanazzal a kiadással stb.) teendık rongálódott dokumentum esetén (hiányos, penészes, megázott stb.)

A szabályozás szempontjai a győjtemény jellegéhez és nagyságrendjéhez igazodva határozhatók meg, de a győjtés pontos körülhatárolása elengedhetetlen követelmény. Egy könyvtár életében rengeteg változás mehet végbe, ekkor aktualizálni kell a győjtıköri szabályzatát. Figyelembe kell venni az új, megváltozott igényeket, igazodni kell a változásokhoz, be kell építeni ezeket a győjtıköri szabályzatba. Módosítani kell vagy teljesen újat kell készíteni, ha szükséges. A régit meg kell ırizni, hogy bármikor visszakereshetı legyen, egy példányt az irattárba kell adni. Csak akkor kell változtatni a Győjtıköri Szabályzaton, ha szükséges és ha tartósnak tőni a változás, ami miatt változtatni kell. Az sem jó, ha sőrőn van változtatva, mert akkor összevisszaság lesz a könyvtár győjteményében. Állománygyarapítási terv: A Győjtıköri Szabályzat minden évben ki kell egészíteni Gyarapítási Tervvel, mely az adott év költségvetését veszi alapul és az adott év beszerzéseit vetíti elıre. Ez a Győjtıköri Szabályzat adott évre szóló megvalósítási terve. Elıre kell vetíteni mik a hiányok, mely irányba tart a könyvtár győjteménye tekintetében. Általában negyedévekre szokták felbontani ezt az éves tervet.

5. tétel: HIÁNYZIK!!



9/48

6. tétel: EGYÜTTMŐKÖDÉSI TÖREKVÉSEK A KÖZMŐVELİDÉSI KÖNYVTÁRI SZOLGÁLATBAN. RENDSZERSZEMLÉLETŐ ÁLLOMÁNYALAKÍTÁS. Győjtıköri kooperáció: A könyvtárak közötti együttmőködés az állományalakításban. A közkönyvtárak közötti együttmőködés szükségességének okai: megindult a tömegek áramlása az egyetemekre = nincs meg a szükséges könyvtári háttér = az egyetemi hallgatók igényeikkel megjelennek a közkönyvtárakban = a könyvtárak rákényszerülnek más könyvtárakkal való együttmőködésre ahhoz, hogy ki tudják szolgálni a felmerülı igényeket a gazdasági átrendezıdés miatt megnıtt a munkanélküliek száma = átképzések indultak és indulnak = oktatási anyagot biztosítaniuk kell a könyvtáraknak = a közkönyvtáraknak fel kell készülniük az új munkaterületekkel együtt megjelenı új információkra = együttmőködés szükséges más könyvtárakkal (területek felosztása) dokumentumárak rohamos növekedése jellemzı = a könyvtári költségvetések nem emelkednek = szükséges a más könyvtárakkal való együttmőködés - könyvtárközi kölcsönzés a gazdasági folyamatok, az infláció oda vezettek, hogy jelentıs számú könyvtárat bezártak, ez megnehezíti az információszolgáltatást. Sok helyen csökkent a könyvtárak állománya is, ezért is igen fontos a könyvtárak közötti kooperáció. a drága dokumentumárak és könyvtári költségvetés szőkössége miatt egyre inkább alkalmazták/zák a könyvtárak az egy példányos beszerzést. Az adott könyv nem kölcsönözhetı, a kézikönyvtárba kerül, a prézensz állományt gyarapítja. Igény van az adott dokumentumra, vagyis lenne, de kölcsönözni nem lehet, mert csak egy példány van belıle. Hogy lehet segíteni a problémákon: alapfeltétel lenne, hogy valamennyi közkönyvtár: meghatározza milyen állománnyal rendelkezik, milyen módon tárja azt fel meghatározza alapfeladatait és hogy mennyiben tudja teljesíteni azokat megadja mely feladatokat nem tud teljesíteni és mi okból, meghatározza hogy tudná teljesíteni feladatait megadja szolgáltatásit és hogy azok miképpen mőködnek megadja mi az amire szükség lenne, de egyedül nem képes megoldani, segítségre van szüksége megadja azokat a területeket, melyben ı maga tud segíteni más könyvtáraknak (erıségek-gyengeségek) élı kapcsolatrendszert kell kiépíteni a könyvtárak között, mely minden kvt-nak megéri az együttmőködést rögzíteni kell az együttmőködés feltételeit és folyamatosan felülvizsgálni összehangolt, dinamikus győjteményszervezésre van szükség nagy hangsúlyt kell fektetni a könyvtárakban az igényelemzésre és az állományelemzésre, ezek alapján lehet csak létrehozni a megállapodásokat. A kooperációk, együttmőködési lehetıségek vonatkozhatnak egyes állományrészekre, dokumentumtípusokra is. Ezekbıl alakulhat ki a teljes kooperáció. Kistelepülések problémái: az 1980-as években 3800 kistelepülés mőködtetett könyvtárt, ezek inkább klubkönyvtár jellegőek voltak, kevés volt a beszerzési keret, volt hely ahol évente max. 5 könyvet tudtak venni. szakmai képzettséggel nem rendelkezı könyvtárosok dolgoztak nem megfelelı az állományfeltárás, állománykezelés nem megfelelıen kihasznált az állomány ezek oda vezettek, hogy indokolttá vált a könyvtárak felszámolása, a kis településeket érintette legroszszabbul a könyvtárak csökkenése. Hiány, hogy az önkormányzati törvényben nem megfelelı a szabályozás. Az egyéb feladatokban jelenik meg a könyvtár a törvény szerint, az önkormányzat feladata, hogy mőködtesse a könyvtárat, de csak a maradék adott, nagyon hátul van a sorban. Változtatni kellene a törvényen, a kultúra részeként az iskolák között kellene szerepeltetni a könyvtárakat. Elıfordul, hogy kérdésessé válik egy-egy könyvtár léte, mert összevonják más dolgokkal (pl. temetkezés, szemétszállítás stb.), ezeket muszáj elvégeznie az önkormányzatnak, a pénz elfogy, a könyvtárakra alig marad valami vagy nem is marad. A kistelepülési könyvtárak problémáit enyhíteni, segíteni lehet központi feltárással és állományszervezéssel Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


10/48

Jó példa a kooperációra: 1996-ban a Békés megyei könyvtárak regionális együttmőködési kört alakítottak irányítója a békéscsabai megyei könyvtár, tagjai a városi könyvtárak, a fıiskolai könyvtárak, levéltárak, múzeumok cél: a minıségi információszolgáltatás, kiterjed a program egyeztetett állományalakításra, Texlib könyvtári rendszert használnak, a dokumentumok feldolgozását a megyei könyvtár végzi. Szerepel a programban a számítástechnikai fejlesztés is. Koordinátor a megyei könyvtár, 1998-tól a könyvtárközi kölcsönzést is szervezik a megyében; szerkesztenek adatbázisokat, pl. a megyében hozzáférhetı idıszaki kiadványokról stb.



11/48

7. tétel: A HAZAI DOKUMENTUMPIAC JELLEMZÉSE, ALAKULÁSÁNAK FİBB TENDENCIÁI A hazai dokumentumpiac: 1945-tıl „Sztálini modell” jellemzı. Az 50-es évek végére megalakultak a nagy állami profil-tiszta könyvkiadók, ezek a kiadók elkülönültek a nyomdáktól és a könyvkereskedelemtıl. A nyomdák és a könyvkereskedések is állami tulajdonba kerültek, az állam monopolhelyzete jellemzı. Profil-tiszta kiadók: ismeretkörökre specializálódtak Kossuth Kiadó: politikai mővek kiadása Gondolat Kiadó: ismeretterjesztı mővek kiadása Szépirodalmi Kiadó: szépirodalmi mővek kiadása Móra Könyvkiadó: ifjúsági könyvek kiadása Könyvterjesztés hazánkban: Állami Könyvterjesztı Vállalat: Budapest ellátását végezte Mővelt Nép Könyvterjesztı Vállalat: vidék ellátását végezte Jellemzık a rendszerváltásig: 1954-tıl az aktuális kulturális tárca keretein belül mőködött a Kiadói Fıigazgatóság, ez gyakorolta a cenzúrát. A kéziratokat ide kellett beküldeni, itt dılt el minden (megjelentethetı-e; hol; hány példányban stb.) Relatív kevés cím volt, mert nagy példányszámban kellett megjelentetni a dokumentumokat, hogy mindenkihez eljuthasson, olcsón kellett adni a könyveket. Meg volt adva, hogy mit kell kiadni, azaz, hogy mit olvassanak az emberek - politika. A kiadott dokumentumok egy részét elkapkodták, sok viszont senkinek nem kellett, ezeket ingyen is megkapták a könyvtárak. Ez rossz volt, mert a könyvtárban sem keresték ezeket a könyveket, csak az állomány inkurrens dokumentumainak számát gyarapították ezzel. Az 1960-as években megjelent a TTT - Tőrt; Tiltott; Támogatott könyvek. 1969-ben megalakult a Magyar Könyvkiadók és Könyvterjesztık Egyesülete, megjelent ezzel az érdekvédelem. Változtatásra volt szükség: meg kellett állapítani, hogy mi az amire szükség van. Az 1970-es évekre egyértelmő lett, hogy az állami dotáció nem tudja vállalni a terheket, fontos lett a nyereség produkálása a könyvkereskedelemben - piacképessé tétel a kulcsszó. 1985-tıl alakult át a könyvszakma: megszőnt a cenzúra, bıvült a kiadványok választéka, fıleg tartalomban. A könyvvásárlók fizetıképes kereslete csökkent, kevesebb könyvet vásároltak az emberek, inkább könyvtárból akartak olvasni - a könyvtárak feladata nıtt. Kevesebb periodika jelent meg, tartalmi átrendezıdés jellemzı: több politika, kevesebb tudomány. Jellemzık a 90-es évektıl: Címenként többféle könyv jelent meg, de a példányszám csökkent. Jelentıs tartalmi változás jellemzı, sok minden megjelent, ami elıtte nem volt engedélyezve (pl.: pornó; botránykönyvek; humor; természetgyógyászat stb.). Megjelentek újfajta terjesztési módok: utcai-, aluljárós árusítás. Az aluljáró irodalom kiszorította a drágább, igényes irodalmat, ettıl üres könyvesboltok lettek, mert inkább az olcsóbb „aluljáró-irodalmat” vették/veszik az emberek. Csak kiemelt események tették lehetıvé, hogy a könyvesboltokba is legyen vásárló (Könyvhét; Ünnepi könyvvásár stb.). Az 1990-es elıprivatizációs törvény végrehajtásaként minden 11 fınél kisebb létszámú kereskedelmi egységet értékesítettek. Az árveréseken bérleti jogot lehetett szerezni, a boltosok, akik értették a szakmát, nem rendelkeztek tıkével, nem volt pénzük, hogy megvegyék a boltot. Azok kezébe kerültek az üzletek, akik az aluljáróban árulva meggazdagodtak, így eltőnt a könyvesboltokból a szakértelem, az „aluljáróirodalom” bekerült az üzletekbe, elsıdleges szempont a haszonszerzés lett. Nagy állami vállalatok megszőntek, átalakultak egyéni cégekké, különbözı gazdasági formációk alakultak.



12/48

Trendek a rendszerváltás után: Az állami dotáció folyamatos csökkenése és jelentıs inflációnövekedés volt jellemzı. Az ÁFA, az elıállítási költségek, a reklámok, a rezsi növekedett. A példányszám csökkent, a piac beszőkült. Feladat: kevesebb, drágább könyvet kell eladni kisebb vásárlóközönségnek. Régen az értelmiségi réteg volt a fı vásárlóerı, a munkásréteg sem volt rossz, problémás a falusi lakosság. Az értelmiség pénze nem növekedett megfelelıen, ezért nagyrészt nem tudnak annyi könyvet vásárolni, mint régen. Akiknek pénze van, azoknak nincs igényük a könyvekre, érdektelenek, könyvtárba se járnak. Folyamatosan megjelentek a különbözı alapítványok, ezek dokumentum kiadásairól kevés adat áll rendelkezésre, nem nagyon lehet eligazodni (1993-ban kb. 9 ezer alapítvány mőködött hazánkban, vagyonuk kb. 30 milliárd forint volt; 1995-ben a becslések szerint már 250 milliárd forintos vagyonnal rendelkeztek az alapítványok. Kultúrához kötıdı alapítvány kb. 4500 mőködött, ezek vagyona kb. 5 milliárd forint volt.). Könyvkiadók a 90-es években: színes kép jellemzı erıs önprivatizált kiadók, ezeket az ott dolgozók vették meg - Európa; Corvina kiadók, melyek csak állami injekcióval mőködnek, de így is csıdközelben vannak - Móra; Gondolat stb. kiadók, melyek állami támogatással mőködnek, de jól - Akadémiai alapítványi kiadók, ezek kiskiadók, évente 70-80 címet jelentetnek meg kis példányszámban - Soros; Századvég stb. kis vidéki alapítványi kiadók - Csokonai (Debrecen) bestseller kiadók, igénytelen fordításokat adnak ki nagyon nagy példányszámban - Édesvíz több lábon álló kiadók megjelenése is jellemzı: értékes irodalom kiadására vállalkoznak. Leányvállalataiknál viszont kevésbé értékes irodalmat adnak ki, ezekbıl nagyobb a profit, ennek egy részét fordítják az igényesebb irodalom kiadására. A könyvkiadás jellemzıi: Itt is egyre inkább megjelenik a külföldi tıke - Oficina; Nova; Magyar Könyvklub stb. A periodikumok, fıleg a napilapok is külföldi tıkébıl jelennek meg, 2000-tıl nincs olyan lapkiadó, mely teljesen magyar kézben lenne. Általánosságban jellemzı, hogy nı a kiadott dokumentumcímek száma, a példányszám csökken. A gyermek- és ifjúsági irodalomban van csak pozitív változás, több ismeretterjesztı könyv jelenik meg, szinte duplájára nıtt a kiadott címek száma. A dokumentumpiacon is áttértek a piacgazdaságra, ebben az ágban van pénz, jön a tıke, az a nem mindegy, hogy honnan!! A magyar kultúra mára külföldi kézben van, nem a magyar érdekeket, színeket képviselik a kiadók mögöttük a külföldi tulajdonosokkal, ez nagy baj. Az állami befolyás semmi, vannak igényei, de nem tud beleszólni, nincs támogatás a részérıl. Ma kb. 300-400 kiadó van igazán jelen hazánkban, a többi csak egy-egy könyvet ad ki és eltőnik. A szerzıi jogvédı hivatal felhígult, sok kalauzkiadás jelent meg a rendszerváltás után, egészen 1999-ig, ekkor jelent meg a szerzıi jogi törvény hazánkban, ettıl kezdve nagyobb a rend. Cenzúra: a politika uralma az információ felett A 16. század közepétıl van cenzúra - a tridenti zsinaton kiadtak egy katolikus rendeletet, ebben a nemkívánatos mővek felsorolása történik, a reformáció ellen van, ez az Index librorum. Ezt a katolikus listát az egyetemek kiegészítették tudományos területeken, egészen 1966-ig érvényben volt. Az egyházi tiltás mellett megjelent az állami tiltás is, betartását államilag biztosították, megsértését retorzió követte - bőntetés; pénzbírság; kitiltás stb. 1944-ben a III. zsidótörvény része volt egy index, hazai és külföldi zsidó szerzıket sorol fel és mőveiket, ezeket ki kellett vonni a könyvtárakból és meg kellett semmisíteni azokat. Az indexen lévı dokumentumokat az OSZK-ban győjtötték össze zárolt dokumentumokként, ezek nem hozzáférhetıek. Voltak könyvek, melyek csak kutatóknak álltak a rendelkezésükre külön engedéllyel. 1989-ben megszőntették a zárolt kiadványok tárát, Kortörténeti tár lett, különgyőjteményként kezelik, szabadabb lett a használat. 2002-ben (talán) megszőntették ezt a különgyőjteményt és visszasorolták a dokumentumokat a törzsgyőjteménybe, itt mindenkinek elérhetı. Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


13/48

8. tétel: AZ ÁLLOMÁNY GYARAPÍTÁSA - VÉTEL. TÁJÉKOZÓDÁS A HAZAI ÉS NEMZETKÖZI DOKUMENTUMPIACON. A TÁJÉKOZÓDÁS FORRÁSAI. A VÁSÁRLÁST SEGÍTİ SZÁMÍTÓGÉPES ADATBÁZISOK. Állománygyarapításkor az elsıdleges szempont mindig a célszerőség, mielıtt a könyvtár beszerez egy adott dokumentumot, számos dolgot kell mérlegelnie (pl. az árat, a minıséget, a tartalmat, a szükségleteket stb.). Az állománygyarapítás módjai lehetnek: vétel (ez a legáltalánosabb); csere; ajándék és a saját elıállítás. VÉTEL szortiment vétel (kurrens, újonnan megjelenı dokumentumok vétele) retrospektív vétel (régebben publikált dokumentumok vétele) jogi személytıl való vétel természetes személytıl való vétel Szortiment vétel: naprakész ismeretek szükségesek segítséget nyújt a KELLO: Új Könyvek kiadványa, mely a könyvtárak állománygyarapítási tanácsadója ∝ Szerzıdéssel szolgáltatja a könyvtáraknak a dokumentumokat és akár azok bibliográfiai leírását is egyes dokumentum- és kiadványtípusok kurrens vétele ∝ periodikumok, többkötetes monografikus publikációk: elıfizetés: többkötetes mővek: standing order (állandó érvényő rendelés) publishing on demand: igény alapján történı publikálás ∝ elektronikus dokumentumok: felmerülnek sajátos szempontok, elıfizetés ∝ CD-ROM beszerzés: egyéb ismérvek figyelembe vétele! ∝ szürke irodalom: ún. alternatív (nem hivatásos) kiadók által publikált irodalom kimarad a kötelespéldány-szolgáltatásból számbavételükre a SIGLE vállalkozik ∝ hivatalos kiadványok: többnyire hivatalos kiadványcsere keretében (Országgyőlési Könyvtár) Antikvár vétel: másodkézbıl származó ún. „használt” dokumentumok Antikváriumok: Általános és specializálódott antikváriumok is vannak (pl. szakterületi, dokumentumtípus szerinti). A jelentısebb antikváriumok a dokumentumaikról jelentetnek meg jegyzékeket, idınként szerveznek aukciókat, az árverésre bocsátott könyveket elızıleg meg lehet tekinteni, az OSZK-nak elıvásárlási joga van az árveréseken. Az aukciós dokumentumokra van ahol adható vételi megbízás. OSZK elıvásárlási joga szortiment kereskedelem raktáraiból az elfekvı készlet átvétele, leszállított áron Vétel magánszemélytıl (természetes személytıl): Ez a mód a retrospektív gyarapodáshoz nyújt lehetıséget; szabályos üzleti szerzıdés szükséges a vételhez. Teljes győjtemények egyben történı megvásárlására is vállalkoznak egyes könyvtárak. Magánszemélytıl történı vásárlás esetén a könyvtár joga és feladata a vételár megállapítása, ehhez széles körő könyvészeti, tudományos és piaci tájékozottság szükséges. Hozzávetılegesen az antikvár vételár és eladási ár között kell lenni a vételárnak. Különbözı hazai és külföldi segédletek állnak rendelkezésre az értékbecsléshez, pl.: OSZK: A magyar könyvgyőjtı új kézikönyve (hazai antikvár árverések katalógusait összesíti. Fontos figyelembe venni, hogy a feltüntetett árak egyedi példányokra vonatkoznak.)



14/48

TÁJÉKOZÓDÁS A DOKUMENTUMOKRÓL: Az állománygyarapítás elsı mozzanata az új kiadványok áttekintése, ehhez különbözı segédeszközök állnak rendelkezésre. A megjelenı dokumentumokat a gyarapítás gyakorlata felıl tekintve két nagy csoportba oszthatjuk: egyesekhez a kereskedelmi forgalomból juthatunk hozzá, másokhoz egyéb módon. A kereskedelmi forgalomba kerülı kiadványokról tájékoztatnak például a kiadói és könyvterjesztıi jegyzékek, elınyük, hogy kellı idıben (általában közvetlenül a megjelenés elıtt vagy után) hívják fel a figyelmet a beszerezhetı dokumentumokra, hátrányuk, hogy nem adnak megbízható értékelést, kritikát a dokumentumról, illetve nem tájékoztatnak azokról a dokumentumokról, melyek a kereskedelem csatornáin kívül maradnak. Értékelést, kritikát az egyes dokumentumokról folyóiratokban megjelent bírálatokból kaphatunk, ezért ajánlatos ezeket is folyamatosan figyelemmel kísérni. A könyvtárak részére készül az Új könyvek címő állománygyarapítási tanácsadó, mely a hazai könyvtermés áttekintését tartalmazza, kéthetente jelenik meg, évente kb. 2500-3000 dokumentumot ismertet. Nagyjából felöleli a hazai kereskedelmi forgalomba kerülı ifjúsági-, szép- és ismeretterjesztı irodalom teljes körét és a tudományos, illetve szakkönyvek kb. felét. Az Új könyvek fıleg a közmővelıdési könyvtárak, iskolai könyvtárak és kisebb szakkönyvtárak részére lehet a tájékozódás kizárólagos eszköze. Az Új könyvek teljes címleírást közöl és részletes annotációt ad, melyben a könyv tartalmának ismertetése mellett felhívja a figyelmet a várható olvasói igényekre és jelzi, ha a régebbi kiadások elavultak. A szóbeli értékelésen kívül minısítı jelek segítenek a válogatásban: A - alapellátást nyújtó könyvtárak törzsanyaga; a - beszerezhetı az alapellátást nyújtó könyvtárak részére; B - középfokú ellátást nyújtó városi könyvtárak törzsanyaga; b - beszerezhetı a középfokú ellátást nyújtó könyvtárak részére; K - kézikönyvek; külön jel utal a gyermekirodalomra, az iskolai könyvtárak részére javasolt mővekre stb.. (A minısítı jelek részletes magyarázata megtalálható az Új könyvek füzeteiben!) A kereskedelmi forgalomba nem kerülı dokumentumokról a különbözı bibliográfiák tájékoztatnak, egyegy állam teljes könyvtermése a nemzeti bibliográfiájuk segítségével tekinthetı át, a szakkönyvtárak állományának gyarapítói a saját területük szakbibliográfiáit is figyelik. A dokumentum kiválasztás forrásai lehetnek tehát: nemzeti bibliográfiák; szakbibliográfiák ∝ elıny: viszonylag teljes tájékoztatást nyújt az ország dokumentumtermésérıl; szakrendi csoportosításban közli a dokumentumokat; pontos, hiteles leírásokat tartalmaz a szabványok szerint; közli az árat ∝ hátrány: késedelmes megjelenése és nincs benne teljes mélységő tájékoztatás a tartalomról kiadói jegyzékek, kiadói katalógusok: friss információkat közöl; általában rövid ismertetéseket ad a mőrıl, illetve a szerzırıl; bibliográfiai leírások nem pontosak; képekkel illusztrált; feltüntetik az árat. Lehet egy kiadó új dokumentumainak jegyzéke; egy kiadó összesített, teljes jegyzéke vagy több, hasonló profilú kiadó közös jegyzéke. kereskedelmi jegyzékek, kereskedelmi katalógusok ∝ kereskedelmi, reklám céllal kiadott jegyzékek, katalógusok ∝ „Books in Print” kiadványok: újonnan megjelenı publikációk kurrens tájékoztató kiadványtípusa ∝ egyes dokumentumtípusok megjelenésérıl tájékoztatnak, összegzı, országon belüli vagy kívüli, illetve nyelvtıl független összeállítások (pl. könyvek; idıszaki kiadványok; audio-, vizuális-, micro- dok-ok) aukciós katalógusok; antikvár könyvészetek: antikvár kereskedelem aktuális piaci kínálatáról tájékoztatnak; szerepük a retrospektív állománygyarapításban van szak- és szépirodalmi folyóiratok: hirdetéseket, kurrens bibliográfiai jegyzékeket jelentetnek meg a kiadott dokumentumokról; igen fontosak a közölt ismertetések, recenziók, tanulmányok könyvtári katalógusok; gyarapodási jegyzékek; központi lelıhely-nyilvántartások személyes piackutatás ∝ elınye, hogy a dokumentum kézbe vehetı, megnézhetı (könyvkiállítások, vásárok, boltok) ∝ antikvár kereskedésekben ritka, értékes kiadványokat is ki lehet fogni, leadhatók elızetes igények is olvasói javaslatok (gondosan meg kell vizsgálni!) ∝ „kívánságjegyzék” az olvasóktól Egy dokumentum kiválasztásakor elsıdleges szempont a tartalma, információs értéke és fontos a muzeális értékének megítélése is, mindig az adott könyvtár győjtıkörét kell szem elıtt tartani kiválasztáskor.



15/48

9. tétel: A MAGYAR KÖNYVTÁRAK ÁLLOMÁNYELLÁTÁSÁNAK SEGÍTÉSE. A KELLO SZOLGÁLTATÁSAI. A könyvtárak szempontjából a kurrens anyag vétel útján történı gyarapításának egyik leggyakoribb forrását világszerte az országos könyvtárellátó intézmények jelentik. Ezek többségükben az 1950-es években alakultak, és szervezett együttmőködésük az IFLA keretében 1976-ban kezdıdött. A könyvtárellátók szolgáltatásai általában nemcsak a dokumentumok vételi lehetıségét nyújtják, hanem a könyvtári igények szélesebb körének kielégítésére is vonatkoznak, úgymint: központi cédulaszolgáltatás könyvtári nyomtatványok forgalmazása könyvtári segédeszközök forgalmazása könyvtári bútorzat forgalmazása kötészeti munkák elvégzése egyes esetekben számítógépes adatbázis építése propaganda- és reklámanyagok kiadása nyomdai munkák könyvtárak részére általános szaktanácsadása KELLO: Magyarországon a hajdani Könyvértékesítı Nagykereskedelmi Vállalat keretében mőködı Könyvtárellátó, majd Téka átalakulásából szervezıdött meg 1991-ben elıbb a Könyvtárellátó Vállalat, majd a KELLO (Könyvtárellátó Közhasznú Társaság). Tevékenységében fontos szerepet tölt be a kiválasztási segédletek között is szereplı Új Könyvek Állománygyarapítási Tanácsadója címő kurrens kiadvány, amelynek alapján a könyvtárak szerzıdéses formában adhatják le rendeléseiket, és a szolgáltatás a közkönyvtárak számára készített katalóguscédulákra is vonatkozik. Új könyvek: A könyvtárak részére készül az Új könyvek címő állománygyarapítási tanácsadó, mely a hazai könyvtermés áttekintését tartalmazza, kéthetente jelenik meg, évente kb. 2500-3000 dokumentumot ismertet. Nagyjából felöleli a hazai kereskedelmi forgalomba kerülı ifjúsági-, szép- és ismeretterjesztı irodalom teljes körét és a tudományos, illetve szakkönyvek kb. felét. Az Új könyvek teljes címleírást közöl és részletes annotációt ad, melyben a könyv tartalmának ismertetése mellett felhívja a figyelmet a várható olvasói igényekre és jelzi, ha a régebbi kiadások elavultak. A szóbeli értékelésen kívül minısítı jelek segítenek a válogatásban: A - alapellátást nyújtó könyvtárak törzsanyaga; a - beszerezhetı az alapellátást nyújtó könyvtárak részére; B - középfokú ellátást nyújtó városi könyvtárak törzsanyaga; b - beszerezhetı a középfokú ellátást nyújtó könyvtárak részére; K - kézikönyvek; külön jel utal a gyermekirodalomra, az iskolai könyvtárak részére javasolt mővekre stb.. (A minısítı jelek részletes magyarázata megtalálható az Új könyvek füzeteiben!)



16/48

10. tétel: AZ ÁLLOMÁNY GYARAPÍTÁSA - ajándék, csere AJÁNDÉK: Ide is sorolható a fölös példány újraelosztás, hiszen az országos könyvtári rendszer állományából úgy részesülnek egyes könyvtárak, hogy összegben meghatározott ellenértékét nem térítik. Hagyományos értelmezésben az ajándék, mint beszerzési mód lehet: Spontán adományozás: Kezdeményezıi magán személyek és jogi személyek (intézmények, testületek stb.) egyaránt lehetnek. A szerzık vagy a közreadó testületek új megjelenéső publikációikat néha maguk adományozzák a könyvtárnak az ismertté tétel és az utókornak való megırzés érdekében. Jellemzıek az alapítványok dokumentum ajándékozásai is, pl.: Soros alapítvány. Ezen esetekben az ajándék tárgyát az adományozó határozza meg, a könyvtár passzív szerepet játszik, mint fogadó. A könyvtár nem kötelezett az ajándék elfogadására, mindig szem elıtt kell tartani, hogy ajándékként is csak olyan dokumentum fogadható el, mely beleillik a könyvtár győjtıkörébe; amelyik ajándék nem ilyen, az visszautasítható megjelölve a győjtésben illetékes intézményt vagy vállalva a továbbítást. Nagyobb problémát jelentenek az ajándékba kapott teljes győjtemények, elfogadás elıtt tisztázandó, hogy a könyvtár számára fölösleges tételek más intézményeknek továbbadhatók-e vagy lehetséges-e a győjtemény eleve válogatott átvétele. Hagyaték esetében a könyvtár, mint örökös vagy vállalja a teljes anyag átvételét a végrendeletben szereplı megkötésekkel vagy az egész örökséget egyben elutasítja. Bekérés: Ezt az ajándékozási formát a könyvtár maga kezdeményezi; többnyire olyan új megjelenéső dokumentumok gyarapításakor alkalmazzák, melyek kereskedelmi csatornákon keresztül nem férhetık hozzá (pl.: szürke irodalom, hivatalos kiadványok). A szerzıknek, közreadóknak un. bekérı levelet ír a könyvtár az adott dokumentumra vonatkozóan, a levélben közli a vételárat is, de többnyire a várakozásnak megfelelıen ajándékként megkapja a kért dokumentumot a könyvtár. Letét: Az ajándék körébe sorolható a letét is, ennek kétféle formája van: ∝ ideiglenes letét - meghatározott idıre vagy visszavonásig érvényes ∝ örökletét A letét elfogadása nem kötelezı, de átvétel esetén az egyben tartást vállalnia kell a könyvtárnak. A letétként elhelyezett anyag tulajdonjoga nem száll át a könyvtárra, megmarad a letéteményezınél, kivéve, ha utóbb adomány vagy végrendelet nem módosítja ezt. Használtatására a könyvtár jogosult a letétet elhelyezı feltételei szerint. A letét igaz nem a könyvtár győjteményi vagyona, de információs forrását gazdagítja. Az ajándékozás kötelezı velejárója az ajándék nyugtázása. A személyhez szóló köszönılevél az ajándék részletezése mellett annak további sorsáról is tájékoztasson, feltüntetve az állománynyílvántartási számokat vagy továbbadás esetén az átvevı intézmény nevét.



17/48

CSERE: A vételt követıen az állomány alakításának második legáltalánosabb és legfontosabb formája a csere. A nemzetközi kiadványcsere kérdéseivel az IFLA 1930-tól kezdve foglalkozik. A csere jelentısége korszakonként és országonként eltérıen alakult. A csere fogalmába különbözı gyarapítási módok tartoznak, melyek a cserélendı dokumentumok jellege, a cserepartnerek és az elszámolási formák szerint különböznek. Cserélendı dokumentumok fajtái: saját kiadványok, melyeknek közreadója, kiadója, terjesztıje maga a cserélı könyvtár vagy annak anyaintézménye. A partnerintézmények valamennyi publikációjukat kölcsönösen eljuttatják egymáshoz; a postaköltségen kívül anyagi ráfordítást ez nem igényel. Mivel nem értékegyenlıségen alapul, ezért elszámolást nem kell vezetni, a cserepartner kiadványai automatikusan beszerezhetık. Fontos követelmény, hogy a partnerek nyilvántartása naprakész legyen, így tudják kitıl várhatják a kiadványokat és a saját kiadásokat kiknek kell elküldeni. újonnan megjelenı publikációk, melyek nem saját kiadásúak, tehát csere céljára a példányokat kereskedelmi csatornákon keresztül kell beszerezni, ekkor megfelelı pénzügyi fedezet szükséges. hivatalos kiadványok, melyeknek nemzetközi cseréjét általában minden országban egy kijelölt könyvtár bonyolítja, leginkább a nemzeti könyvtár. fölös példányok, melyek az eddigiektıl alapvetıen eltérı csoportot alkotnak, mert a fölös példány csere tárgyát az állományapasztások során kiiktatott könyvtári példányok alkotják; a csereanyag már része volt valamely könyvtár állományának. (Az elızı három típus új példányokra, újonnan megjelent dokumentumokra vonatkozik.) Cserepartnerek lehetnek: külföldi és hazai könyvtárak egyéb intézmények, testületek, egyesületek belföldi és nemzetközi viszonylatban magánszemélyek csereközpontok (valamely együttmőködési rendszer keretében centralizált cseretevékenységet végeznek) Az elszámolás történhet: tételes pénzértékben, ez pontos egyenleg vezetését feltételezi mindkét partner részérıl az adott és kapott tételek piaci ára, becsértéke szerint mennyiség alapján (egy könyv - egy könyvért vagy egy oldal egy oldalért), a darabszám mellé pénzérték nincs rendelve átalányban meghatározva, érték- és darab egyenlıségtıl függetlenül



18/48

11. tétel: AZ ÁLLOMÁNY GYARAPÍTÁSA – kötelespéldány KÖTELES PÉLDÁNY A nyomdatermékek beszolgáltatásának kötelezettségével már a 16. századtól kezdve találkozunk, az állami és egyházi cenzúra írta elı, a beszolgáltatott példány alapján adták meg a többszörözéshez az engedélyt és a beszolgáltatási kötelezettséggel lehetett elnyerni a mő kiadásának privilégiumát is. Az elsı köteles példány beszolgáltatást elıíró jogszabályt Franciaországban adták ki 1537-ben, majd Belgiumban, Angliában, késıbb folyamatosan más országokban is. Napjainkban a legtöbb országban jogszabályok köteleznek a dokumentumok beszolgáltatására, a köteles példányok beküldésére. Magyarországon az Országos Széchényi Könyvtár 1804-tıl részesül köteles példányban; napjainkban a 60/1998. (III. 27.) számú kormányrendelet írja elı a köteles példányok beszolgáltatásának szabályait. A tudományos célú, ingyenes köteles példány szolgáltatás alapvetı célja a sajtótermékek: nemzeti könyvtári győjtése és megırzése nemzeti bibliográfia nyilvántartása és statisztikai számbavétele a könyvtári rendszerben való hozzáférhetıvé tétele A köteles példány szolgáltatás igen fontos: ez biztosítja a nemzeti könyvtárak alapfunkciójának ellátását, a patriotikumok győjtését és megırzését ez alapján készül a nemzeti dokumentumtermés bibliográfiai feltárása (ez az információszolgáltatás alapja) ez által kerülnek a dokumentumok a könyvtári rendszerbe ez teszi lehetıvé az egyetemes bibliográfiai számbavételt (UBC program) ez teszi lehetıvé a világ dokumentumaihoz való általános hozzáférhetıség megvalósítását (UAP program) A köteles példányt szabályozó jelenlegi rendelkezések ezen kérdéseket határozzák meg: milyen dokumentumtípusok esnek a beszolgáltatás körébe Csak olyan dokumentumokra vonatkozik a beszolgáltatási kötelezettség melyeket terjesztésre, nyilvános közlésre szántak (hazánkban kivétel: mőszaki rajzok, tesztlapok, katonai- és földmérési térképek, szöveges moziplakátok, kártyák, bélyegek, papírpénzek stb.). Az audiovizuális és elektronikus dokumentumok köteles példányainak szabályozásában országonként más és más a gyakorlat: ∝ A hangzó dokumentumok (szalag, lemez, kazetta, CD) beszolgáltatása már általában elterjedt. ∝ A nem hagyományos vizuális dokumentumok (diakép, videokazetta, film) beszolgáltatása még nem szabályzott kellıen; hazánkban kötelezı a beszolgáltatás a diafilmekre és 1989-tıl a mősoros filmszalagokra, videokazettákra és videolemezekre is; nyitott kérdés még a rádió és televízió adások rögzített formájának beszolgáltatási kötelezettsége (ezzel együtt a győjtésük és megırzésük is). ∝ Az elektronikus dokumentumok (szoftver, CD-ROM stb.) beszolgáltatási kötelezettsége országonként különbözı szinten áll, egyre terjed és bıvül a jogszabályi szabályozás. milyen megjelenési példányszám felett kötelezı a beszolgáltatás Elıállítási küszöbnek nevezzük azt, amely feletti megjelenésre vonatkozik a beszolgáltatási kötelezettség. Az utóbbi években ezt a küszöböt megemelték, hazánkban a 60/1998. (III. 27.) számú kormányrendelet szerint a legalább 50 példányban megjelenı sajtótermékbıl hat példányt kell beszolgáltatni az OSZK-ba (a három példányban beküldendı dokumentumféleségek körét a jogszabály melléklete határozza meg). ki illetve mi felelıs a beszolgáltatásért vagy annak elmulasztásáért A köteles példány beszolgáltatás kötelezettsége és felelıssége a kiadót, közreadót vagy az elıállítót terheli, de lehet, hogy mindkettıt. (Hazánkban az elıállítót.) hány példányra vonatkozik az ingyenes beszolgáltatási kötelezettség, mely intézmények részesülnek a köteles példányból és hogyan kapják meg Egyik forma, hogy a beszolgáltatásra kötelezettıl közvetlenül kapják meg a könyvtárak a nekik járó köteles példányt, vagy a másik forma, amikor a beszolgáltatásra kötelezett a jogszabályban megadott összes köteles példányt egy központi helyre küldi be és onnan osztják szét a könyvtáraknak. Ez utóbbi használatos hazánkban is, 1952-tıl az OSZK központi feladata a köteles példányok begyőjtése és szétosztása, illetve a beszolgáltatási kötelezettség betartásának ellenırzése és a mulasztások bírságolása.



19/48

A köteles példányokra vonatkozó szabályozásnak tartalmaznia kell J. T. Jasion szerint: a dokumentumok tartalmi körét a dokumentumtípusok felsorolását a beszolgáltatás alól mentesülı dokumentumokat a köteles példányok lelıhelyét, győjtıit a használói kör megjelölését azt az idıtartamot, melyre a szolgáltatási kötelezettség fennáll a tulajdonosra, a szabályozásra és a fenntartásra vonatkozó információkat A beszolgáltatás kötelezettsége és felelıssége a kiadót, közreadót, vagy az elıállítót, esetenként mindkettıt vagy a kettıt egyetemlegesen terheli amennyiben a kötelezettség több példányra vonatkozik és az egész országos könyvtári rendszer ellátását is szolgálja, ez kétféle gyakorlattal oldható meg: a jogi szabályozásban meghatározott könyvtárak közvetlenül kapják meg a szolgáltatásra kötelezettıl az ıket illetı példányt centralizált beszolgáltatási és elosztási rendszer: a központi szerepet többnyire a nemzeti könyvtár tölti be, megkapja, majd szétosztja a köteles példányokat. A központosítás lehetıséget ad a központi ellenırzésre, a szabályozott elosztásra, de a beszolgáltatás elmulasztásának nagyobb az esélye. a magyarországi szabályozás 1952 óta az OSZK központi szolgáltatásainak körébe sorolja: a köteles példányok begyőjtését a beszolgáltatási kötelezettség betartásának ellenırzését a mulasztások szankcionálásának kezdeményezését a példányok szétosztását az érvényes jogszabályban meghatározott könyvtárak között



20/48

12. tétel: AZ ÁLLOMÁNYGYARAPÍTÁS MUNKAFOLYAMATA TÁJÉKOZÓDÁS A DOKUMENTUMOKRÓL: Az állománygyarapítás elsı mozzanata az új kiadványok áttekintése, ehhez különbözı segédeszközök állnak rendelkezésre. A megjelenı dokumentumokat a gyarapítás gyakorlata felıl tekintve két nagy csoportba oszthatjuk: egyesekhez a kereskedelmi forgalomból juthatunk hozzá, másokhoz egyéb módon. A kereskedelmi forgalomba kerülı kiadványokról tájékoztatnak például a kiadói és könyvterjesztıi jegyzékek, elınyük, hogy kellı idıben (általában közvetlenül a megjelenés elıtt vagy után) hívják fel a figyelmet a beszerezhetı dokumentumokra, hátrányuk, hogy nem adnak megbízható értékelést, kritikát a dokumentumról, illetve nem tájékoztatnak azokról a dokumentumokról, melyek a kereskedelem csatornáin kívül maradnak. Értékelést, kritikát az egyes dokumentumokról folyóiratokban megjelent bírálatokból kaphatunk, ezért ajánlatos ezeket is folyamatosan figyelemmel kísérni. A könyvtárak részére készül az Új könyvek címő állománygyarapítási tanácsadó, mely a hazai könyvtermés áttekintését tartalmazza, kéthetente jelenik meg, évente kb. 2500-3000 dokumentumot ismertet. Nagyjából felöleli a hazai kereskedelmi forgalomba kerülı ifjúsági-, szép- és ismeretterjesztı irodalom teljes körét és a tudományos, illetve szakkönyvek kb. felét. Az Új könyvek fıleg a közmővelıdési könyvtárak, iskolai könyvtárak és kisebb szakkönyvtárak részére lehet a tájékozódás kizárólagos eszköze. Az Új könyvek teljes címleírást közöl és részletes annotációt ad, melyben a könyv tartalmának ismertetése mellett felhívja a figyelmet a várható olvasói igényekre és jelzi, ha a régebbi kiadások elavultak. A szóbeli értékelésen kívül minısítı jelek segítenek a válogatásban: A - alapellátást nyújtó könyvtárak törzsanyaga; a - beszerezhetı az alapellátást nyújtó könyvtárak részére; B - középfokú ellátást nyújtó városi könyvtárak törzsanyaga; b - beszerezhetı a középfokú ellátást nyújtó könyvtárak részére; K - kézikönyvek; külön jel utal a gyermekirodalomra, az iskolai könyvtárak részére javasolt mővekre stb.. (A minısítı jelek részletes magyarázata megtalálható az Új könyvek füzeteiben!) A kereskedelmi forgalomba nem kerülı dokumentumokról a különbözı bibliográfiák tájékoztatnak, egy-egy állam teljes könyvtermése a nemzeti bibliográfiájuk segítségével tekinthetı át, a szakkönyvtárak állományának gyarapítói a saját területük szakbibliográfiáit is figyelik. A dokumentum kiválasztás forrásai lehetnek tehát: nemzeti bibliográfiák; szakbibliográfiák ∝ elıny: viszonylag teljes tájékoztatást nyújt az ország dokumentumtermésérıl; szakrendi csoportosításban közli a dokumentumokat; pontos, hiteles leírásokat tartalmaz a szabványok szerint; közli az árat ∝ hátrány: késedelmes megjelenése és nincs benne teljes mélységő tájékoztatás a tartalomról kiadói jegyzékek, kiadói katalógusok: friss információkat közöl; általában rövid ismertetéseket ad a mőrıl, illetve a szerzırıl; bibliográfiai leírások nem pontosak; képekkel illusztrált; feltüntetik az árat. Lehet egy kiadó új dokumentumainak jegyzéke; egy kiadó összesített, teljes jegyzéke vagy több, hasonló profilú kiadó közös jegyzéke. kereskedelmi jegyzékek, kereskedelmi katalógusok ∝ kereskedelmi, reklám céllal kiadott jegyzékek, katalógusok ∝ „Books in Print” kiadványok: újonnan megjelenı publikációk kurrens tájékoztató kiadványtípusa ∝ egyes dokumentumtípusok megjelenésérıl tájékoztatnak, összegzı, országon belüli vagy kívüli, illetve nyelvtıl független összeállítások (pl. könyvek; idıszaki kiadványok; audio-, vizuális-, micro- dok-ok) aukciós katalógusok; antikvár könyvészetek: antikvár kereskedelem aktuális piaci kínálatáról tájékoztatnak; szerepük a retrospektív állománygyarapításban van szak- és szépirodalmi folyóiratok: hirdetéseket, kurrens bibliográfiai jegyzékeket jelentetnek meg a kiadott dokumentumokról; igen fontosak a közölt ismertetések, recenziók, tanulmányok könyvtári katalógusok; gyarapodási jegyzékek; központi lelıhely-nyilvántartások személyes piackutatás ∝ elınye, hogy a dokumentum kézbe vehetı, megnézhetı (könyvkiállítások, vásárok, boltok) ∝ antikvár kereskedésekben ritka, értékes kiadványokat is ki lehet fogni, leadhatók elızetes igények is olvasói javaslatok (gondosan meg kell vizsgálni!) ∝ „kívánságjegyzék” az olvasóktól Egy dokumentum kiválasztásakor elsıdleges szempont a tartalma, információs értéke és fontos a muzeális értékének megítélése is, mindig az adott könyvtár győjtıkörét kell szem elıtt tartani kiválasztáskor.



21/48

HASONLÍTÁS: A segédletekben beszerzésre kijelölt dokumentumokról meg kell állapítani, hogy nem szerepelnek-e már a könyvtár állományában vagy a már megrendelt, de még meg nem érkezett dokumentumok között. Ezt a munkafolyamatot hasonlításnak nevezzük, ekkor a kiválasztott dokumentumokat egybe kell vetni a könyvtári katalógussal és a megrendelési nyilvántartásokkal. A hasonlítás több szempontú vizsgálódásra vonatkozik: megvan-e a dokumentum már a győjteményben, ha igen mikori beszerzésben, hány példányban, milyen állapotban és érdemes meggyızıdni arról is, hogy milyen gyakran kölcsönzik megvan-e a dokumentum más kiadása (pl.: más dokumentumtípus formájában) és ha igen mik a jellemzıi a témával kapcsolatban a könyvtár milyen irodalommal rendelkezik, milyen szinten és mélységben A hasonlítás forrásai: állományt feltáró katalógusok beszerzés, feldolgozás alatt lévı dokumentumok belsı nyilvántartásai (deziderátum- és nóvum katalógusok) DÖNTÉS: A beszerzés eldöntésére az adott dokumentum győjteménnyel való egybevetése után kerülhet sor, a hasonlítási eredmények összessége fontos a beszerzési döntéshez. A döntés tulajdonképpen annak eldöntése, hogy beszerezzük vagy ne szerezzük be az adott dokumentumot, ez az elıszerzeményezés befejezı mozzanata. A döntés mozzanatok egymásutánjára épül: a helyzetfelismerés a döntést befolyásoló tényezık számbavételére vonatkozik, ehhez szolgáltatnak adatot: ∗ a hasonlítás eredményei ∗ a felhasználói igényelemzés ∗ a szakirodalmi szükségletelemzés ∗ a bibliometriai mérések mutatói ∗ a könyvtár feladatai ∗ a pénzügyi adottságok a döntési lehetıségek kialakítása az elutasítás vagy elfogadás mellett jelenthet egyéb megoldást is (pl.: másolatban történı beszerzés papír-, mikro- vagy elektronikus formában) a döntési lehetıségek értékelése a beszerzés vagy elutasítás következményeinek vizsgálata, pozitívumok, negatívumok megadása a döntés meghozatala az adott szempontok alapján Ez a döntési folyamat a gyakorlatban többnyire nem írásban lefektetett, hanem egy gondolatsort jelent. A döntés meghozatalakor mérlegelendı szempontok: az állományban már meglévı dokumentumhoz képest javított, bıvített, jobb jegyzetapparátussal ellátott kiadás-e; szépirodalom esetén kritikai kiadás-e egy dokumentum adott nyelvő változata mellett fontos-e az eredeti vagy más nyelvő kiadásának megléte szükséges-e egy adott dokumentum más hordozón való beszerzése (milyen többletet nyújthat) egy már meglévı dokumentum keresettsége szükségessé teszi-e újabb példányok beszerzését megtalálható-e a dokumentum az országban más könyvtár(ak)ban, milyen példányszámban és milyen a hozzáférhetıségük a kiválasztott dokumentum témája megfelelı színvonalon, nyelven, mennyiségben van-e meg a könyvtárban sokszor a dokumentum szerzıje mellett a kiadó vagy a sorozat is utal a mő értékére, jellegére A DEZIDERÁTUM KATALÓGUS: Pozitív döntés alapján kerülhet sor a beszerzési igények végleges összeállítására, deziderálására. A deziderátum katalógus a könyvtár belsı, munkaeszköz jellegő nyilvántartásainak egyike; a könyvtár által beszerezni kívánt dokumentumok címleírását tartalmazza. A deziderátum katalógus tartalma állandóan változik, újabb deziderátumokkal bıvül és a már beszerzett dokumentumok adatai a kívánságok közül kikerülnek. A deziderátumok olyan adatokat tartalmaznak, melyek a kiválasztásra használt forrásból megállapíthatók: bibliográfiai adatok; dokumentumok nemzetközi azonosító száma; a beszerzés lehetséges forrása; a vételár és a deziderálás kelte. Hagyományos munkamenetben ez katalógus formájában készül, egy-egy cédula képvisel egy dokumentumot és a cédulák szerzıi betőrendben vagy a beszerzési források szerint vannak csoportosítva. A gépi rendszerek gyarapítási moduljában a deziderátum a bibliográfiai rekordot jelenti; a rekord beviteli módja a kiválasztási forrástól függı: gépi adatbázisból való kiválasztáskor a könyvtár saját rendszerébe áttölti; a hagyományos forrásokból való kiválasztáskor az adatokat fel kell venni, be kell gépelni.



22/48

MEGRENDELÉS: A rendelés munkafolyamata tág értelmezésben használatos; a végleges deziderátumok teljes körének gyarapítási kezdeményezését magába foglalja. A beszerzésre kiválasztott dokumentumokról megrendelıjegyzék készül. Minden deziderátum esetében mérlegelni kell és kiválasztani a legoptimálisabb beszerzési módot: vétel, csere vagy bekért ajándék formájában szerezhetı-e meg, hozzá juthat-e a kvt köteles példányként vétel, csere és ajándék esetében ki kell választani azt a forrást, ahonnan a legkedvezıbb feltételek mellett, legbiztosabban lehet a dokumentumot megszerezni a vételi tételeknél a beszerzési források kínálatát össze kell hasonlítani és a legjobbat kiválasztani további mérlegelést igénylı deziderátumok vételekor választható a megtekintésre történı rendelés, utólagos számlázással vagy végleges rendeléssel, szállítással egybekötött számlázással kiadványtípustól függıen a több részben megjelenı dokumentumok (többkötetes mővek, idıszaki kiadványok) megrendelése történhet alkalmanként, minden újonnan megjelenı egységre új rendelést leadva vagy folyamatos elırendeléssel egyszerre megrendelve a jövıben megjelenı egységeket A megrendelésekrıl nyilvántartást kell vezetni, így biztosítható a költségvetés arányos felhasználása és ezáltal folyamatosan követhetı a rendelkezésre álló pénzösszeg. A dokumentumok beszerzése történhet helyszíni válogatás eredményeként, postai megrendelés útján vagy számítógépes hálózaton keresztül megrendelve. A hagyományos formában összeállított és továbbított rendelések szerepét egyre inkább felváltja a távrendeléses szolgáltatás (teleordering), elıször a könyvkereskedık és a kiadók között alakult ki az ISBN számra alapozottan, de ma már egyes könyvtárak és kiadók között is megvan. Napjainkban már a könyvtárak is bekapcsolódtak az együttmőködésbe, szervezeteket is hoztak létre Európában pl.: EFLC (European Foundation for Library Cooperation), EPL (European Publishers and Librarians). Több kiadó és könyvtár nemzetközi együttmőködését példázza az EDILIBE program (Electronic Data Interchange for Libraries and Booksellers in Europe), mely 1993-ban indult több ország könyvkiadóinak és könyvtárainak részvételével. Nagyobb kiadók önállóan mőködı saját kínálati és rendelési rendszerrel dolgoznak, pl. az angol Baker and Taylor (B+T). A periodikumok beszerzése eltér a könyvekétıl, formanyomtatvány áll rendelkezésre a megrendeléshez, ezt kitöltve a Postához kell eljuttatni. Emellett itt is van lehetıség elektronikus úton történı megrendelésre, egyre több kiadó biztosítja ezt. Jó példa az idıszaki kiadványok integrált rendelési rendszerére a Swets és Zeitlinger cég szolgáltatása, mely több ezer periodikum kezelésére alkalmas, a megjelent és várható számok bibliográfiai adataival, rendelési, reklamálási és számlakérési modullal.



23/48

13. tétel: A DOKUMENTUMOK ÁLLOMÁNYBAVÉTELE A DOKUMENTUMOK ÁLLOMÁNYBAVÉTELE: A könyvtárba beérkezı dokumentumok fogadása nagyrészt adminisztratív feladat, ennek a folyamatnak a végén az állomány feltárt részeként jelenik meg a dokumentum a győjteményben. Az állománybavétel szabályait az MSZ 3448-78 szabvány írja elı. A gyarapítás munkamenetének befejezı mozzanata a dokumentumok nyilvántartásba vétele (köznapi szóhasználattal leltározás). Az állomány-nyilvántartás a könyvtári vagyon okmány értékő bizonylata, a győjteménybe kerülı minden dokumentumot tartalmaznia kell. A nyilvántartás kötelezettsége, módja és adatainak köre általában jogi úton szabályozott. Jogszabály vagy belsı könyvtári szabályozás határozza meg azon dokumentumok körét, melyeket csak ideiglenes nyilvántartásban kell szerepeltetni. A jogszabály szerint a nyilvántartásban kötelezıen feltüntetendı adatok: nyilvántartási szám keltezés jelzet beszerzés módja és forrása dokumentum azonosító adatai rövidített formában ár vagy becsérték El kell dönteni, hogy melyik nyilvántartási forma alkalmas a statisztikai részletezéshez, az egyedi és csoportos nyilvántartások együtt vagy a velük párhuzamosan vezethetı összesített nyilvántartás. Az állomány egészérıl csak az egymás mellé helyezett nyilvántartások együtt tudnak számotadni. (A nyilvántartásokban kötelezı a dokumentum árának feltüntetése, a könyvtári vagyon így követhetı nyomon.) A leltári nyilvántartás módja szerint lehet: Egyedi - az egyedi nyilvántartás a dokumentumokat tételesen részletezi, eszerint kell állományba venni minden tartós megırzésre, azaz 3 évet meghaladó idıtartamra szánt dokumentumot. Csoportos - az egyedi részletezést nem igénylı, több tételt egy egységben összevonó nyilvántartási mód, gyakran további, különálló részegységekre oszlik, melyek mindegyikének önálló számozása van, a sorszámokat az eléjük helyezett betőjel vagy rövidítés különbözteti meg. Így külön leltárkönyvei lehetnek az egyes gyüjteményrészeknek (törzsgyőjtemény, különgyőjtemények stb.), a dokumentum- vagy kiadványtípusoknak (könyv, idıszaki kiadvány, hanglemez stb.), a beszerzési módoknak (vétel, csere stb.), országok szerint a beszerzési helyeknek, a nagyobb szakterületeknek. A csoportos nyilvántartás dokumentuma a csoportos leltárkönyv, ami nem pénzügyi okmány, hanem statisztikai kimutatás. Ennek segítségével naprakészen megállapítható: a könyvtári állomány összetétele dokumentumtípusonként, tudományáganként, illetve mőfajonként; a gyarapítás és az apasztás nagysága és hatása az állomány tartalmi összetételére; illetve a győjtemény nagysága, értéke. Összesített - az összesített nyilvántartásnak az egyedi- és a csoportos nyilvántartásokkal való párhuzamos vezetése kiküszöbölheti a nehézségeket, ebben minden új gyarapodás szerepel, az azonos forrásból, azonos idıpontban beszerzett dokumentumokból alkotva egy-egy nyilvántartási összesítést, így ez naprakészen tükrözi a könyvtár teljes állományának mennyiségét, értékét és a megkívánt szempontok szerinti statisztikai megoszlását. Fontos, hogy: ∼ az összesített és csoportos nyilvántartás két különbözı forma, mert míg a csoportosan kezelt dokumentumok egyedi nyilvántartásba nem kerülnek, addig az összesítettben az egyediként és a csoportosként kezelt dokumentumok együttesen szerepelnek ∼ az egyedi nyilvántartásokat nem helyettesítheti az összesítés, mivel ez csak az állomány egészének alakulásáról belsı munkaeszközként ad képet, pl. a tételes állományellenırzéshez nem alkalmas. A leltári nyilvántartás jellege szerint lehet: Idıleges - idıleges nyilvántartásba kerül minden olyan dokumentum, melyet a könyvtár átmeneti idıszakra (maximum 3 évre) szerez be, illetve a végleges megırzésre szánt periodikumok egyes számai, míg köttetésre nem kerülnek. Végleges - végleges nyilvántartásba kerül minden olyan dokumentum, melyet a könyvtárnak funkciójából eredıen tartósan ıriznie kell.



24/48

AZ ÁLLOMÁNYBAVÉTEL FOLYAMATA: Az érkeztetés adminisztrációja: a beérkezett dokumentumok és a kísérıjegyzék (vétel esetén számla) egybevetése, eltérés esetén reklamálás a beérkezett dokumentumok és a megrendelés egybevetése, a rendeléshez képest mutatkozó hiányok okának kiderítése, az esetleges fölöslegek visszaküldése a beérkezett példányok állapotának, hiánytalanságának, épségének megállapítása, hibás példányok cseréje A dokumentum beérkezésének tényét a belsı nyilvántartásokban is tükrözni kell. Az elıszerzeményezéskor készített deziderátumok a kívánságból megszerzett valósággá váltak, ezért a deziderátum nyilvántartásból (desideratio - kívánság) az adatok kiemelhetık. Hozzáférésük, használatuk a további munkafolyamatok elvégzésének függvénye, ennek eszköze az új beszerzések belsı nyilvántartása, a nóvumnyilvántartás (nóvum - újdonság). A hagyományos munkamenetben a deziderátumként készített leírás, a beérkezés dátumával kiegészítve, átemelhetı a betőrendes nóvumnyilvántartásba, melyben addig van szerepe, míg a könyvtári munkafolyamatok végeredményeként a dokumentum az állományba beépül és adatai az olvasói katalógusokban hozzáférhetıvé válnak. A nóvumnyilvántartás is folyamatosan változó tartalmú, belsı, könyvtári munkaeszköz, melynek gépi megfelelıje a gyarapítási modul érkeztetési rekordja. A kurrens idıszaki kiadványok érkezésekor a nóvum funkcióját a kardex nyilvántartás tölti be, mely címenként csoportosítva, folyamatosan tükrözi a részegységenként megjelenı kiadványok egyes egységeinek beérkezését és esetleges hiányait. A kardex szerepe az összefüggı, nagyobb egységek (évfolyam, kötet stb.) teljessé válásakor megszőnik, adatai a katalógusokba épülnek. A kardex belsı könyvtári munkaeszközként használt ideiglenes nyilvántartási forma. A gépi rendszerekben a kardex funkciója többnyire beépül a folyóirat kezelési modulba, mely lehetıvé teszi az egyes címek mellett a várható periodicitás jelölését és a beérkezés elmaradása esetén a reklamáció automatikusan készül. A beszerzett dokumentumhoz a könyvtárba való beérkezésekor csatlakozik belsı munkaeszközként a kísérılap vagy dokumentumkísérı, melynek induló adatai az azonosításhoz szükséges ismérvek (szerzı, cím, kötetszám) és a beszerzés módjáról, forrásáról, a dokumentum áráról vagy becsértékérıl tájékoztató adatok. Ezek az adatok fıleg a nyilvántartásba vételhez nyújtanak segítséget. A kísérılap végigkíséri a dokumentumot könyvtári útján, folyamatosan feltüntetve az egyes állomásokon a feladat elvégzésének tényét (dátummal és aláírással) és részben eredményét is (állomány-nyilvántartási szám, raktári jelzet); szerepe akkor szőnik meg, amikor a dokumentum az állományban, nyilvántartásba véve, jelzettel azonosítva a helyére kerül. A kísérılap segítségével nyomon követhetı, hogy: a dokumentum valamennyi munkafolyamaton végigment-e az egyes állomásokon mennyi volt a feladat elvégzésének idıigénye milyen idıtartamú az egyes dokumentumok könyvtári feldolgozásának átfutási ideje a beszerzéstıl a forgalmazásáig, mely állomásokon gyorsítható ez az idı Állomány-nyilvántartási szám - leltári szám: a dokumentum könyvtári példányának tulajdonjogi azonosítója. A leltári nyilvántartás formája szerint lehet: Hagyományos: ∝ Leltárkönyv - pénzügyi okmány, folyamatosan számozott lapokból áll, használatbavétel elıtt hitelesíteni kell, csak tollal vezethetı, téves bejegyzést egyszeri áthúzással és aláírással hitelesített módon lehet javítani, nem selejtezhetı. A leltárkönyvbe beírandó adatok: sorszám; leltározás dátuma; dokumentum jellege; darabszám; beszerzés módja (ajándék, vétel, csere stb.); beszerzési ár. ∝ Cédula - ritkán használt sajátos nyilvántartási forma, valamennyi leltári tétel szabványmérető cédulán (75*125mm) szerepel minden olyan adattal, melyet a leltárkönyv is tartalmaz. A cédulák a leltári számok, illetve a velük azonos raktári jelzetek rendjében követik egymást, hátrányuk, hogy a cédulák hiánytalan megırzése, azaz a nyilvántartás pontossága nehezebben biztosítható, ezért fıleg csak egyes dokumentumtípusok nyilvántartására használják (folyóiratok, mikrofilmek). A leltárkönyv egy sorának felel meg egy cédula! Számítógépes: a gépesített könyvtári rendszerek gyarapítási alrendszere alkalmas a leltári nyilvántartás vezetésére is (biztonságosabb, ha az adatbázis mellett az állomány-nyilvántartási számok sorrendjében, kinyomtatott formában is megırizhetı) Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


25/48

A bélyegzés: A könyvtár állományába kerülı minden dokumentumot tulajdonbélyegzıvel le kell pecsételni. A tulajdonbélyegzı a könyvtár tulajdonjogát fejezi ki, kerek (max. 22 mm) vagy ovális (max. 25 mm); a könyvtár nevét és székhelyét tartalmazza. Ha a bélyegzı külsı ívén van a szöveg, akkor középre beírható a leltári szám. Bélyegezni csak üres papírfelületre lehet, szövegre, képre sehol! A dokumentumokat le kell bélyegezni: könyveknél a címlap hátoldalát (verzót), az utolsó szövegoldalt és minden melléklet, tábla, térkép hátoldalát könyvek lapjait minden 99. oldalon (99, 199 stb.), illetve a 117. oldaltól minden 17. oldalon (217, 317 stb). A gyakorlatban eléggé általános, hogy a 17. oldalt is lebélyegzik, de ez szabvány szerint nem kötelezı. idıszaki kiadványoknál a borítólapot (ha hiányzik vagy a bélyegzés nem helyezhetı el jól olvashatóan, akkor az elsı szövegoldalt) és az utolsó szövegoldalt. (Bekötött folyóiratoknál: könyveknél alkalmazottak) hanglemez, mikro- és diafilm, mágnesszalag esetén a dokumentumhoz szorosan kapcsolódó, ahhoz rögzített címkét vagy más felületet (ettıl eltérı technika is alkalmazható, pl.: ráfényképezés, karcolás stb.) Elırendezés: Elıfordulhat hogy a beérkezett szállítmányban lévı könyveket nem azonos módon kell nyilvántartásba venni, hanem egy részüket egyedi, más részüket összesített nyilvántartásba, ekkor a csomag tartalmát szét kell válogatni. Az egyedi nyilvántartásba kerülı könyveket célszerő a számlának megfelelı sorrendbe rakni, egyrészt azért, hogy az azonos mővek példányai egymást követıen kerüljenek a nyilvántartásba, másrészt azért, mert ez megkönnyíti az ellenırzı egyeztetést. Idıleges állománybavétel: A lepecsételt idıszaki kiadványok minden egyes számát nyilvántartásba kell venni, függetlenül attól, hogy a teljes évfolyamot a tárgyév végén selejtezi-e, illetve átmenetileg vagy beköttetve véglegesen megırzi-e a könyvtár. Csak így ellenırizhetı, hogy megérkezett-e az idıszaki kiadvány minden száma. Az idıleges nyilvántartás céljára a cédulakatalógus egy sajátos változata, a kardex a legalkalmasabb, ehhez formanyomtatvány áll rendelkezésre. A kardexlapok közül a napilapé egy, a hetilapé négy, a folyóiratoké öt évig használható. A beérkezett idıszaki kiadvány lepecsételését követıen a kardex lapján a megfelelı szám áthúzásával vesszük idıleges nyilvántartásba. (Ha az derül ki a nyilvántartásból, hogy a korábbi szám nem érkezett meg nincs áthúzva-, akkor reklamálni kell.) Egyedi leltárkönyv vezetése: A könyvtári dokumentumok egyedi nyilvántartására formanyomtatvány áll rendelkezésre - a címleltárkönyv. Rovatrendje és vezetési módja: Nyilvántartási leltári szám: a dokumentum egyedi, megkülönböztetı sorszáma, mely a könyvtárak többségében 1-el kezdıdik és folyamatos. (Ha azonos dokumentumtípusonként vagy állományegységenként külön egyedi nyilvántartást vezetnek, akkor lehet minden egység újrakezdıdı sorszámú, ekkor betőjelek adják a megkülönböztetést, pl.: H - hanglemez; D - diafilm stb.. Vagy ki lehet jelölni számtartományokat az egyes dokumentumtípusoknak, pl.: könyvek 1 - 9 999; folyóiratok 10 000 - 10 999.) A nyilvántartási szám a leltárkönyvvel egyidıben bejegyzésre kerül a könyv verzójára, utolsó szövegoldalára, mellékletek, táblák hátoldalára (ha úgy van kialakítva a tulajdonbélyegzı, akkor a bélyegzés közepébe kell írni). Minden dokumentumnak külön leltári száma van, és csak egy. (Tehát ha egy dokumentumból több példányt szerez be a könyvtár, akkor minden példány más-más leltári számot kap! Ha a dokumentum többkötetes és az egyes kötetek egyszerre érkeztek, akkor minden darab azonos leltári számot kap és a leltárkönyvben egy sorban van közölve. Egyes kiadványok esetében (pl.: lexikonok) elıfordulhat, hogy a kötetjelzés folyamatos, de a megjelenési idı különbözı, ilyenkor persze minden kötetnek más a leltári száma. Ha viszont utólag, egyszerre rendeljük meg és egyszerre érkezik, akkor természetesen egy tételnek számít.) Kelet: a leltározás dátuma. Az évet elegendı az év elsı leltározásánál feltüntetni; több tétel egyidıben történı leltározása esetén ismétlıjel használható. Dokumentum azonosító adatai: cím (rövidíthetı); szerzıi adatok (rövidíthetı); kötet és kiadásjelzés (elhagyható); megjelenési év; ISBN szám (elhagyható). Egység szám: leltározott dokumentum darabszáma, azaz ahány darabból áll (pl.: 1 kötetes-1; 5 kötetes-5).



26/48

Raktári jelzet: a dokumentum raktári elhelyezésére utal, azaz, megadja hogy hol található a dokumentum. A könyv gerincén is szerepeltetni kell, illetve a verzón. Vékonyabb füzeteknél, hanglemezeknél a fedılap, lemezborító bal felsı sarkán kell szerepeltetni. Beszerzés módja: a beszerzés forrására utaló rövidített bejegyzés (vétel - v, ajándék - a, csere - cs stb.). Beszerzési ár, becsérték: mindig a számlán szereplı értéket kell ide beírni (ajándék esetén becsértéket). Megjegyzések: csak a törlésre vonatkozó oszlop kitöltése kötelezı. Egy számla anyagának beleltározása után a számlát záradékolni kell, pl.: Leltárba vettem a leltárkönyv 2356-2421. tétele alatt 65 db dokumentumot 87 200Ft értékben Dátum, Aláírás.

Egyedi cédulaleltár: Fıként pl. folyóiratok, dia- és mikrofilmek esetén célravezetı. A végleges megırzésre kerülı folyóiratok teljes évfolyamait be kell köttetni, a köttetni küldött folyóiratokról kísérıjegyzék készül két példányban, ezen szerepel a folyóirat címe, évfolyama és hogy hány darabba kell kötni. Ez a jegyzék az átadás és az átvétel bizonylata, majd pedig a csoportos leltárkönyv kitöltésének bizonylata. A bekötött folyóiratokról címenként raktári lap készül, ez általában a szabvány méret kétszerese (125*150mm), tartalma: raktári jelzet; raktári szám; címleírás szabvány adatai; évfolyam száma, megjelenési éve; darabszám (ahány kötetbe köttettük), érték (évi elıfizetési díj). A raktári lapon a címleírást egyszer kell elkészíteni, utána csak az egyes évfolyamok adatait kell beírni. Összesített leltárkönyv vezetése: Az egyedi nyilvántartású dokumentumokról a könyvtárak többsége csoportos (összesített) leltárkönyvet is vezet, formanyomtatványként rendelkezésre áll; részei: gyarapodási; törlési és összesítı (állománymérleg) rész. A gyarapodási részt minden szállítmány egyedi nyilvántartásba vétele után kell kitölteni; a törlési részt alkalmanként, az egyedi kivezetéseket követıen; az állománymérleget pedig negyedévenként. A bejegyzés alapbizonylata a számla (ajándék esetén a kísérıjegyzék), illetve a törlési jegyzék. A leltárkönyv rovatainak kitöltéséhez szükséges még, hogy a könyvtáros megállapítsa a számlán illetve a törlési jegyzéken szereplı dokumentumok tartalmi megoszlását, ez a raktári jelzetek alapján történik. A tartalom szerinti kategóriákat a szakkönyvtárak saját győjtıkörük jellege alapján állapíthatják meg. A közmővelıdési könyvtárakban az összesítı nyilvántartásban alkalmazott csoportok: Általános mővek (mővelıdés; kultúra; könyvtárügy; általános lexikonok; sajtótörténet stb.) - jele 0 Társadalomtudományok (filozófia; vallás; politika; pedagógia; néprajz stb.) - jele 1, 2, 3, 92, 99 Nyelv- és irodalomtudomány - jele 4, 8 Természettudományok (matematika; fizika; kémia; földrajz stb.) - jele 5, 908, 91 Alkalmazott tudományok (orvostudomány; mezıgazdaság; iparágak stb.) - jele 6 Mővészetek, sport - jele 7 Szépirodalom (hazai és külföldi) Gyermek- és ifjúsági irodalom (hazai és külföldi) Mivel a csoportos (összesített) leltárkönyv ugyanazt a szállítmányt részletezi különbözı szempontok szerint (gyarapodás módja; dokumentum típusa; tartalmi jelleg), ezeknek a csoportoknak számszakilag egyezniük kell. A csoportos (összesített) leltárkönyv ellenırizhetı úgy, hogy összeadjuk az egyedi nyilvántartásokban szereplı dokumentumok darabszámát és értékét, ebbıl levonjuk az összes törölt dokumentum mennyiségét és árát, ekkor a maradványnak egyeznie kell a csoportos (összesített) leltárkönyv állománymérlegében szereplı darabbal és forinttal. A nagyobb könyvtárakban a központi összesítı nyilvántartáson kívül vezethetık egyéb összesített kimutatások az egyes állományrészekrıl, pl. a zenei győjteményrıl; a gyermekkönyvtár dokumentumairól stb.. Ennek célja, hogy pontosabb képet kapjanak az állomány összetételérıl. Központi csoportos (összesített) leltárkönyv esetén csak az állapítható meg például, hogy mennyi a könyvtár hangzó anyaga, de az már nem, hogy ebbıl mennyi a lemez és a kazetta vagy a prózai és a népzenei felvétel stb.. A tervszerő állományalakításhoz és az olvasói igények megfelelı kielégítéséhez pedig ilyen mélységő ismeretek szükségesek, indokolt tehát a speciális győjtemények részletezı kimutatása, ami tulajdonképpen a csoportos (összesített) leltárkönyv egyegy rovatát osztja tovább.



27/48

14. tétel: AZ ÁLLOMÁNY ELEMZÉSE Cél, hogy mindenkor élı állomány legyen a könyvtárban, ahhoz, hogy ez létrejöhessen elengedhetetlen az állományelemzés. A könyvtári állomány elemzésének eredménye elsıdlegesen a gyarapítás és apasztás szempontjainak meghatározója, de az állománnyal kapcsolatos minden munkafolyamat alapja. A Győjtıköri szabályzat meghatározza, hogy milyen legyen az állomány. Állományelemzéskor a Győjtıköri szabályzatot vetjük össze az állománnyal - az elvet vetjük össze a gyakorlattal. Ez az elemzés minden fejlesztésnek az alapja kell, hogy legyen. Folyamatosnak kell lenni, sajnos ma még nagyon kevés könyvtárban figyelnek erre oda, legfeljebb az állományellenırzéskor felmerülı problémák kapcsán végzik el. Az információ- és dokumentum-szolgáltatás, vagyis a győjtemény használata közvetlenül összefügg az állomány elemzésével; az elemzésnek fel kell tárni a belsı állományszerkezetet és ennek eredményeit a győjteményen kívül álló, de azzal kapcsolatos tényezık vizsgálatával kell egybevetnie. Az állományelemzés az elıre megtervezett szempontok alapján lehet: mennyiségi elemzés: vonatkozhat kizárólag a vizsgált győjtemény belsı adottságaira és kiterjedhet a külsı, környezeti tényezık adataival való összehasonlításra is minıségi elemzés: mindig valamilyen külsı, az állománytól független tényezıhöz viszonyítottan határozhatja meg az egyes dokumentumok vagy győjteményrészek tartalmi adottságait. A szempontok kiválasztását befolyásolja a könyvtár típusa, a könyvtári-információs rendszerekben elfoglalt helye és szerepe, valamint az állomány nagysága. MENNYISÉGI (KVANTITATÍV) ELEMZÉS:

⇒ A győjteményre korlátozódó mennyiségi elemzés: Az állomány összetételének mennyiségi elemzése arról ad képet, hogy számszerő arányaiban hogyan oszlik meg a győjtemény a megjelölt elemzési szempontok szerint. Mennyiségi elemzésben vizsgálni kell: szakterületi megoszlásban dokumentumok megjelenésének helye szerinti megoszlásban (magyar, külföldi) nyelvi szempontból idıbeli szempont szerint (kronológiai vagy publikálás ideje szerint) dokumentumtípus (ezen belül mőfaj) szerint A különbözı szempontokat együttesen alkalmazzuk, pl.: egy-egy szakterület irodalmából, a könyv alakban, magyar nyelven, az elmúlt öt évben megjelent dokumentumoknak jelenlétét vizsgáljuk az állományban. Ezeknek a mennyiségi mutatóknak a jellemzı: csak a vizsgált győjtemény belsı adatait tükrözik; csak számszerőséget fejeznek ki; csak egy dimenziós vizsgálódásra alkalmasak. Az ilyen jellegő elemzés képet ad az állomány szerkezetérıl és kiindulási alap a további összehasonlító vizsgálatokhoz. A mennyiségi elemzés alkalmazható egy meghatározott idıpont állapotára, de lehet vizsgálni egy idıtartam folyamataként is. Az állapot elemzése a győjtemény egészének pillanatnyi mennyiségi összetevıit mutatja be, a folyamat pedig egy vagy több év állományalakulásának adatait összegezve a gyarapító-apasztó tevékenység irányát jelzi. A mennyiségi elemzés elvégzésekor felhasználhatók forrásként az állomány-nyilvántartás adatai. A győjtött adatok áttekinthetı értékeléséhez legáltalánosabban alkalmazottak a statisztikai módszerek. A statisztikai viszonyszám két szempont egymáshoz való viszonyát fejezi ki; százzal való szorzata pedig a százalékos arányt mutatja. A példa egy adott idıpont állapotának mennyiségi elemzésére vonatkozik: Történelmi dokumentumok száma = 24 300 Összes könyvtári egység = 96 450

= 0,25

A győjtemény egészén belül a történelmi dokumentumok aránya: 0,25x100 = 25% Történelmi videofilmek száma = 2 430 Összes történelmi dokumentum = 24 300

= 0,1

A történelmi tárgyú dokumentumok közzül a videofilmek aránya: 0,1x100 = 10%



28/48

A viszonyszámok szemléletes ábrázolására a grafikus statisztikai módszerek is felhasználhatók, ezek: oszlopdiagram (x tengely - vizsgált szempontok; y tengely - mennyiséget kifejezı számok) kördiagram (teljes kör - vizsgált egész; körcikkek - megoszlás arányai) vonaldiagram: folyamatok (idısorok) ábrázolására alkalmas (x - vizsgált évek; y - viszonyszámok)

⇒ Külsı tényezıkkel összekapcsolt mennyiségi elemzés Az állomány összetételére vonatkozó mennyiségi adatok akkor válnak érdemben értékelhetıvé, ha azokat nem elszigetelten, önmagukban vizsgáljuk, hanem egyéb, környezeti tényezık mennyiségi jellemzıivel öszszehasonlítva. Külsı tényezıkkel való egybevetés: dokumentumpiac összetétele, saját állományunk összetétele adott témában, ezek viszonya egymáshoz dokumentumtípusok vizsgálata a dokumentumpiacon, a könyvtár állományában hogy van jelen az adott dokumentumtípus szakterület képviseltségének szerkezete: az egyes szakterületek éves gyarapodása egybevetve ugyanazon szakterület viszonylag teljes éves dokumentumtermésével könyvtári rendszerre vonatkozó szerkezet: egyes szakterületeknek a vizsgált könyvtár állományán belüli aránya egybevetve ugyanazon szakterületeknek az együttmőködı többi könyvtár állományában képviselt arányával gazdaságossági szerkezet: megérte-e egy-egy dokumentumot megvenni, használják-e használati szerkezet vizsgálata: a beszerzett állomány milyen részeit mennyire forgatják (a kölcsönzési nyilvántartások, illetve a helyben olvasás kérılapjainak az állományelemzéssel azonos szempontú csoportosítását, majd a két elemzés összehasonlítását jelenti) MINİSÉGI (KVALITATÍV) ELEMZÉS: A minıségi elemzés az állomány összetételének tartalmi ismérveit világítja meg több szempontból, az állomány tartalmát vizsgálja, mennyire korszerő, az információ elsıdleges vagy másodlagos közléső. Kiindulópontja a mennyiségi elemzés, de abban több, hogy a számok mögött lévı tartalmi kritériumokat is figyelembe veszi. Egy-egy mennyiségi csoport tartalmi értékelésekor valamennyi egységét tételesen kell minısíteni. A minıségi értékelés szempontjából egyik legfıbb kritérium a dokumentum információs értéke, ennek megítéléséhez a tudománymetria, illetve a bibliometria módszerei is használhatók. A tudománymetria a tudomány keletkezésének, szerkezetének, terjedésének és felhasználásának sajátosságait vizsgálja. A bibliometria a matematikai és statisztikai módszereket az információhordozókra alkalmazza. A bibliometriai módszerek lehetnek: deszkriptívek - deszkriptív jellegő módszer a tudományos produktivitást vizsgálja földrajzi, idıtartamra vagy témára vonatkozó szempontból, vagyis a publikációk számát azzal a céllal méri, hogy összehasonlítsa a kutatások mennyiségét a különbözı országokban, az egyes idıszakokban vagy egyes tudományterületeken. Ezt a vizsgálódást a publikációk száma vagy azok referáltsága alapján végzi. értékelıek - az értékelı módszer a tudományos irodalom felhasználásának mértékét figyeli, az adott tudományág kutatói által legtöbbet hasznosított publikációkat határozza meg. Ennek leggyakoribb eszköze az információk idézettségénak, azaz az arra vonatkozó hivatkozások mérése. A bibliometriai módszereket leggyakrabban hasznosító területek: az egyes tudományágak kutatási irányának és növekedésének meghatározása a különbözı témakörök leggyakoribb használóinak definiálása az egyes témakörök magfolyóiratainak és másodlagos folyóiratainak szétválasztása a tudományos publikációk avulásának mérése osztályozási nyelvek és szabványosítás fejlesztése Szóródási törvény: Az információk elıfordulási helyeinek meghatározására vonatkozóan S. C. Bradford dolgozta ki 1948-ban a szóródási törvényt, mely azt vizsgálja, hogy az egyes szakterületek releváns információi milyen törvényszerőség alapján oszlanak meg a különbözı publikációs helyek között. Bradford törvényét továbbfejlesztve I. N. Sengupta statisztikai mérésekkel azt is megállapította, hogy egy tudományos diszciplína alakulásának növekedési szakaszában az azzal kapcsolatos tanulmányok száma a csatlakozó zónák folyóirataiban szintén emelkedik. Így a könyvtár állományában szereplı folyóiratok tételes vizsgálatával meghatározható információs értékük egy bizonyos korszakban, egy-egy tudományterület szempontjából. A módszer korlátját jelenti, hogy a vizsgálható folyóiratok címeinek mennyisége évrıl-évre nı, így teljességük áttekintése lehetetlenül, továbbá eleve csak a címek behatárolt köre vonható be a vizsgálatba. Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


29/48

SCI index: A szakirodalom információs értékének vizsgálatához igénybe vehetı módszer az egyes dokumentumokra való további hivatkozások mennyiségi és idıbeli alakulásának mérése. E. Garfield adta ki elıször 1963-ban a Tudományos Idézetek Indexet (SCI), az indexek a tudományos publikációkban szereplı hivatkozásokat győjtik egybe három fı szempont szerint visszakereshetıen: az idézetek szerzıi és címe szerint, melybıl megállapítható, hogy a keresett mőre a tárgyidıszakban hányan, hol hivatkoztak a források, azaz az indexekben feldolgozott folyóiratok alapján az intézmények alapján, melyek a forrásmutatóban szereplı publikációk intézményi mőhelyei voltak Az indexek anyagában általában az angol nyelvterület folyóiratanyaga szerepel túlsúllyal. Az SCI-ben regisztrált hivatkozások tudománymetriai vizsgálatával a JRC (Journal Citation Reports) foglalkozik, a vizsgálatok alapján több, a könyvtári folyóirat-állomány értékelésében is hasznosítható törvényszerőség állapítható meg. A módszer segítségével meg lehet határozni a vizsgált folyóirat hatástényezıjét (impact factor), mely megmutatja, hogy az adott folyóiratban a tárgyidıszak alatt megjelent tanulmányokat milyen gyakorisággal idézték. Ugyanazon tudományterületen megjelenı folyóiratok egymás mellé helyezett hatástényezıi utalnak az egyes folyóiratok információs értékére, a magasabb hatástényezı a gyakoribb idézettséget mutatja, vagyis a tanulmány erıteljesebb hatását, felhasználhatóságát. impact factor =

Ax4 B

A: a tárgyidıszakban, a vizsgált folyóiratban megjelent tanulmányokra való, bármely publikációban szereplı hivatkozások száma a tárgyidıszakot követı negyedévben B: a vizsgált folyóiratban a tárgyidıszakban megjelent összes tanulmány száma Mivel a dokumentumokban közölt egyes információk bizonyos idı elteltével fokozatosan elavulnak, túlhaladottá, korszerőtlenné válnak, ezért az elemzés fontos szempontja lehet az állományrészek aktualitásának vizsgálata; ennek ismérve a felezési idı, mely különbözıképpen fejezhetı ki: az az idıtartam, amely alatt a téma vizsgált hivatkozásainak a fele megjelent az az idıpont, amikorra az egy dokumentumra vonatkozó hivatkozások száma a vizsgált idıszak kezdetéhez képest a felére csökkent a könyvtári győjtemény szempontjából vizsgálva az az idıtartam, mely alatt a vizsgált publikáció iránti igény a felére apadt A kis felezési idı viszonylag gyors, a nagy pedig aránylag lassú elévülésre utal. Ez nem esik egybe szükségszerően a tartalom elévülésére, hanem a téma iránti érdeklıdés csökkenését, a dokumentum inkurrenssé válását jelzi. Conspectus módszer: A mennyiségi és minıségi elemzés ötvözése a Conspectus módszer, melyet 1974-tıl az USA-ban alkalmaznak, majd az 1980-as évektıl már Európában és más országokban is. A módszer lényege a győjteményben képviselt szakterületek színvonalának mélységben és kiterjedésben történı meghatározása és erre alapozva a gyarapítási irányok hasonló szempontú megoszlásának kijelölése. Az állomány minıségi szintjét számkódokkal értékelik 0-tól 5-ig, ehhez betővel jelzett nyelvi kód kapcsolódik. Minıséget értékelı számjegyek: 0 - nincs a könyvtárnak állománya; 1 - minimális mennyiségő az állomány; 2 - csak alapvetı, informatív szintő állománya van; 3 - oktatási szintő állománya van; 4 - kutatási mélységő állománya van; 5 - átfogó, a szakterület teljességére törekvı győjteménye van Ez a módszer tükrözi a meglévı állomány mennyiségét és mélységét, megmutatja a gyarapítás intenzitását és lehetıvé teszi a távlati győjtési tendencia meghatározását. A Conspectus alkalmazása minden ország és minden könyvtártípus sajátosságaihoz igazítható. Nem dolgozták át az ETO-ra, így hazánkban nem használt. SWOT-analízis: Értékelı módszert nyújt a SWOT-analízis is, a SWOT egy angol betőszó, feloldása: erısségek, gyengeségek, lehetıségek, veszélyek. Az elsı kettı a könyvtár belsı adottságaira utal, az utolsó kettı a külsı, környezeti adottságok felmérését teszi lehetıvé. Leíró jellegő módszer, különösen alkalmas új dokumentumtípusok győjtésének meghonosításakor (pl.: segédkönyvek CD-ROM-on), új témakör győjtıkörbe építésekor és a győjteménybıl való kiiktatásakor. A szépirodalmi állományrész minıségi összetétele is elemezhetı. Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


30/48

FELHASZNÁLÓI IGÉNYELEMZÉS: Az állományelemzés része a felhasználói igényelemezés is. Az állományalakítási stratégia kidolgozásakor figyelembe kell venni a felhasználói igényeket és elvárásokat is. Az állományi adottságok és a felhasználói igények együttes vizsgálata indokolt. A használói igény vizsgálatakor a jelen helyzet mellett a jövı várható igényeit is figyelembe kell venni, a könyvtáron kívüli források adatait is érdemes felhasználni. Az igényvizsgálat módszerei a felhasználói kör (olvasótábor) és az egyes tudományterületek szakirodalmi szükségletének alakulásával foglalkozhat (a két szempont együttes érvényesítése is lehetséges). A felhasználói kör szétválasztható: valóságos olvasótábor: a könyvtár jelenlegi használóinak a köre, azaz a beiratkozottak potenciális olvasótábor: a könyvtár jelenlegi olvasótáborától többnyire szélesebb számításba vehetı használók tábora Igényelemzési módszerek: használati nyilvántartások áttekintése és a vizsgált szempontok szerinti csoportosítása, ez képet nyújt a leggyakrabban keresett témák, konkrét mővek, dokumentumtípusok körérıl, ez befolyással van a győjteményszervezés területeire (pl.: a szabadpolcra kerülı állomány kiválasztása stb.). Az így levonható következtetések behatároltak, csak a valóságos olvasótábor igényei vehetık figyelembe, a potenciális olvasótábor szükséglete nem és csak a könyvtár meglévı állományának használatára vonatkozik. használói kör csoportokra bontása, ez mélyebb és részletesebb értékelésre ad lehetıséget; ez a piacszegmentáció a felhasználókat különbözı adottságaik szerint csoportosítja (pl.: foglalkozás, képzettség, életkor stb.), ezzel meghatározhatók az olvasótábor összetételének arányai és az igényelemzési szempontok vizsgálatai az egyes szegmenseknél külön-külön is elvégezhetık. szóbeli interjú vagy kérdıíves kérdezés: Az állomány összetételére vonatkozó használói elvárások az olvasói vélemények alapján is körvonalazhatók, ennek eszköze a szóbeli interjú vagy kérdıíves kérdezés is. Igen fontos a megválaszolandó kérdések átgondolt összeállítása és a véleményt adó olvasói kör meghatározása. A lebonyolításban kétféle módszer lehet: Delphi-módszer - lényege, hogy a kérdıíveket a kiválasztott használói csoportok egymástól függetlenül válaszolják meg; a válaszok alapján körvonalazódik az olvasói álláspontok átlaga. NGT módszer - a kérdıíveket a kiválasztott használói csoportok képviselıi összehívott vita keretében válaszolják meg, így alakul ki az átlagot képviselı álláspont. Dokumentumok hozzáférhetıségének vizsgálata: A felhasználói igényelemzés foglalkozhat a dokumentumok hozzáférhetıségének vizsgálatával is; a dokumentum hozzáférhetısége vizsgálható: kielégítetlen kérések elemzésével (csak a meglévı győjteményre korlátozódik, a kérés teljesíthetetlenségének oka lehet a kis példányszám, a raktári hiány stb.) dokumentumhoz való hozzájutás idejének mérésével (ez a kérés beadása és a teljesítés közötti idıtartamot jelenti; a hosszabb idıtartam oka lehet a rossz kiszolgálás és figyelmeztet a gyakran keresett dokumentumok távoli raktári elhelyezésére, esetleg szabadpolcon való hozzáférhetıvé tételére) könyvtárközi kölcsönzések tanulmányozásával (egyes konkrét dokumentumok gyakori keresése utalhat az állomány hiányosságára, ha indokolt, akkor be kell szerezni a keresett dokumentumokat) Egyes szakterületek vagy témák információs igényeinek megállapítása: A felhasználói igényvizsgálat eddig említett szempontjai és módszerei a meglévı győjtemény erıs oldalaira vagy hiányosságaira világítanak rá a valóságos olvasótábor nyújtotta adatok alapján. Az egyes szakterületek, témák információs igényeinek megállapításához szét kell választani a szakirodalmi-igényt és -szükségletet: szakirodalmi igény: a kutató által témájához igényelt dokumentumokat jelenti, melyeket munkája során bibliográfiákból, hivatkozásokból összegyőjtött szakirodalmi szükséglet: azoknak az információknak a szükséglete, melyek az adott téma mőveléséhez, kutatásához nélkülözhetetlenek A két rész nagyobbik hányadában fedi egymást, azaz az egyén igénye és az információk szükséglete többnyire egybeesik. Az állományalakítási stratégia alakításához az egyes szakterületek információs szükséglete nyújt támpontot (szakbibliográfiák, szakfolyóiratok stb. alapján); az igények ezen túlmenı részénél mérlegelhetı, hogy beszerzi-e a könyvtár az igényelt dokumentumot vagy célszerőbb, gazdaságosabb más könyvtár győjteményébıl kielégíteni az igényeket. Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


31/48

15. tétel: AZ ÁLLOMÁNY APASZTÁSA. TÖRLÉS AZ ÁLLOMÁNYBÓL AZ ÁLLOMÁNY APASZTÁSA: Az állomány folyamatos alakításának a gyarapítás mellett a másik igen fontos összetevıje a tervszerő apasztás, melynek szempontjait a könyvtár győjtıköri szabályzata rögzíti. Különbséget kell tenni a kényszerő kiiktatás és a tervszerő apasztás között. 1., Kényszerő kiiktatás szükséges: elháríthatatlan elemi csapás esetén (pl.: tőzkár, beázás stb.) a dokumentum elveszése esetén az állományellenırzés során megállapított hiány esetén A kiiktatandó anyag fizikai valóságában már nincs a győjteményben, hiányát a selejtezésre vonatkozó szabályok szerint kell rögzíteni a nyilvántartásokban. 2., Tervszerő apasztás szükséges: (meglévı, de további megtartásra nem érdemes dok-okra vonatkozik) tartalmi elavulás esetén (Ha a dokumentumban foglalt ismeretanyag tudományos vagy világnézeti szempontból túlhaladottá vált vagy a gyakorlatban nem hasznosítható, mert a benne szereplı adatok - rendeletek, árak, szabványok stb.- már megváltoztak. A közmővelıdési és szakkönyvtárakban elavultnak minısíthetı minden olyan ismeretterjesztı és tudományos munka is, aminek átdolgozott, bıvített kiadása jelent meg.) fölös példányok esetén (Olyan dokumentumoknál, melyek iránt az olvasói igény megcsappant vagy ami a könyvtár funkciójának megváltozása miatt nem tartozik már a győjtıkörbe.) ugyanazon mő újabb, korszerőbb kiadásának hozzáférhetısége esetén a használat teljes hiánya vagy a használathoz képest túl magas példányszám esetén győjtıköri módosulás vagy egyes szakterületek, dokumentumtípusok győjtésének megszőnése esetén a példány rongált állapota esetén, ha van másik példány vagy beszerezhetı újonnan és a beszerzés költsége alacsonyabb a restaurálásnál Minden könyvtár győjteményének eszmei értéke nem elsısorban mennyiségében, hanem tartalmi, muzeális jelentıségében rejlik; ez az érték annál nagyobb, minél jobb az aktív, folyamatosan használt állományrészek aránya a nem igényelt (inkurrens) részekhez képest. A jó arány kialakításához és fenntartásához az optimális gyarapítás mellett szükséges a feleslegessé vált tételek kiiktatása, azaz a tervszerő apasztás. A válogatás során nagy körültekintéssel kell eljárni, de a gondosság nem vezethet a dokumentumokhoz való szubjektív ragaszkodáshoz! Vigyázni kell, mert az inkurrens dokumentumok túlzott mennyisége elrejti a győjtemény valódi értékeit, felesleges többletmunkát jelent a könyvtárosoknak és nehezíti a könyvtárhasználókat is az információk megtalálásában. Az apasztás ezen kritériumai nem vonatkozik azokra a könyvtárakra, melyeknek megırzési kötelezettségük van (pl.: Nemzeti Könyvtár; helytörténeti, tudománytörténeti győjtemények stb.). A tervszerő állományapasztás a győjteményszervezés egyik igen fontos alkotóeleme, sokszor összekapcsolják az állományellenırzéssel, de mivel ez idıszakos, ezért ez kampányszerő apasztást jelent; ehelyett célravezetıbb az egyes győjteményrészek elıre megtervezett folyamatos vizsgálata. Az apasztás vonatkozhat: kiiktatásra külsı raktárba való áthelyezésre rossz fizikai állapotú dokumentumok restaurálásra jelölésére kiiktatott tételek további sorsának meghatározására (értékesítésük, csereként való felhasználásuk stb.) Az apasztást befolyásolhatja a fejlıdı- és mőködıképes tárolókönyvtár(ak) léte; ez biztosítékot nyújt arra, hogy az egyes könyvtárakban kevéssé használt tartalmi vagy muzeális értékő dokumentumok a könyvtári rendszeren belül hozzáférhetık maradjanak.



32/48

TÖRLÉS AZ ÁLLOMÁNYBÓL: A kiiktatás lebonyolítása az érdemi döntést követıen adminisztratív feladat, ennek két mozzanata: A könyvtár tulajdonjogát feloldó, hatálytalanító bélyegzı (Állományból törölve) teszi ellenırizhetıvé, hogy az országos könyvtári vagyon szabályosan és legálisan került ki az adott győjteménybıl. A törlési bélyegzıt a nyilvántartási szám közvetlen közelében kell a könyvbe nyomni! Ha a kiiktatás nem csak példányszámcsökkentést jelent, hanem a dokumentum megszőnését is a győjteményben, akkor figyelni kell a katalógussal és a raktári rendszerrel való összefüggéseire! A hagyományos katalógusrendszer összes részegységébıl minden besorolási helyrıl ki kell venni a katalógustételeket (a gépi adatbázisban meg kell szőntetni a rekordot és a központi lelıhely nyilvántartásból törölni kell a dokumentum lelıhelyei közül az adott könyvtárat). A törölt dokumentumokat tételesen ki kell vezetni a raktári nyilvántartásokban is. Dokumentumok törlése: Törlési jegyzék készítése: egyedi nyilvántartású dokumentumot törlése tételes jegyzék alapján történhet, a jegyzéken szerepelni kell sorszámnak; a jegyzék címének, számának; a dokumentum leltári számának, szerzıjének és címének; a darabszámnak; az árnak; a törlés okának és megjegyzésnek. Vannak esetek, amikor a törlést a fenntartóval kell engedélyeztetni (pl. az egy fıvel vagy részfoglalkozású munkatárssal dolgozó könyvtárakban; ha elavulás vagy fölöspéldánnyá minısítés a törlés oka). A törölt dokumentumokat tételesen ki kell vezetni az egyedi nyilvántartásból; a jegyzéken el kell végezni a tartalom szerinti bontását és az összesített adatokat be kell vezetni az összesített leltárkönyv törlési részébe A törölt mővek katalóguscéduláit is módosítani kell (tételek eltávolítása a katalógusból). A törölt dokumentumokban fel kell tüntetni a törlés tényét - Állományból törölve bélyegzı. ∝ A fölös-példányokat a könyvtár felajánlhatja az OSZK-nak vagy más könyvtáraknak; eladhatja könyvtáraknak, antikváriumoknak, magánembereknek esetleg a MÉH-nek. ∝ Az elavult vagy elhasználódott anyagot el lehet adni a MÉH-nek. Ha a selejtezés során elkopás, elvesztés stb. miatt olyan dokumentum kerül törlésre, ami fontos és gyakran keresett, akkor raktári lapját át kell tenni a deziderátum nyilvántartásba beszerzési elıjegyzésként.



33/48

16. tétel: AZ ÁLLOMÁNY ELLENÓRZÉSE, LELTÁROZÁS ÁLLOMÁNYELLENİRZÉS: a győjteményszervezés szinte vaslamennyi részfolyamatával összefüggı feladat. Az állományellenırzés célja a tulajdon vagyoni felmérése darabszám és érték alapján és emellett: kiterjedhet a példányok állapotának vizsgálatára, így hosszútávú állományvédelmi terv készíthetı összekapcsolható az állomány elemzésével beépülhet az ellenırzés folyamatába az állomány tervszerő apasztása a győjteményt feltáró katalógusok hiánytalansága is vizsgálható az állományellenırzés eredményével tételesen egybevetve, ez módot ad az esetlegesen hiányzó katalógustételek pótlására a megállapított dokumentum-hiányok adatai kiegészítik a deziderátum nyilvántartást, vagyis az ellenırzés visszahat az állománygyarapításra Ezek a szempontok mind beépülhetnek az ellenırzés munkafolyamatába, de célravezetıbb határok közé szorítani az egyidıben megoldandó feladatokat, így kisebb a hibaszázalék és megbízhatóbb a kapott eredmény. Az ellenırzés elsıdleges célja: az állomány mennyiségének megállapítása az állomány összértékének megállapítása a hiányok megállapítása Az ellenırzés a győjtemény és az állomány-nyilvántartás egybevetését jelenti. Az egyes országok könyvtárügyében az ellenırzés követelményeit jogi eszközökkel határozzák meg vagy a könyvtárak Szervezeti és mőködési szabályzatában adják meg, itt rögzítik az ellenırzés módozatait (teljeskörő-részleges), kötelezı idıszakosságát (idıszaki-soron kívüli), elvégzésének idıtartamát és feltételeit (folyamatos-fordulónapi), lebonyolításának követelményeit (jegyzıkönyvi forma stb.), a hiány megengedett mértékét (káló). A jogszabályok elıírják a darabszám szerinti összesítés mellett a könyvtári vagyon összértékének megállapítását is. Az állomány-nyilvántartás folyamatosan göngyölítve tartalmazza a vételárakat illetve a becsértékeket, így a megállapított hiányok értékének levonása után elméletileg egyszerő a kiszámítás. A kapott eredmény csak számszakilag helyes, mivel az árváltozások, pénznemváltozások miatt a győjtemény valós értéke ettıl eltér. Ennek kiküszöbölésére használatos a dokumentumok újraértékelése, ezzel csak a kisebb, esetleg közepes nagyságrendő győjtemények élnek, a nagykönyvtáraknál ez szinte megoldhatatlan. Az ellenırzés választott módszerét a könyvtár nyilvántartási rendszerének adottságai alapján lehet meghatározni; az azonosítás végsı eszköze a nyilvántartási szám. Az ellenırzés teljes folyamatát a könyvtárak hagyományos módszerrel végzik, mert a győjtemény régebbi részének belsı nyilvántartásai nem szerepelnek a számítógépes adatbázisban. Az állományellenırzés pontosan körülhatárolt feladat, akcióterv készíti elı. Az akcióterv lehet: vonalas ütemterv: a feladat egészének résztevékenységekre való felbontását és azok elvégzésének idıigényét rendeli egymás mellé idıtengelyben ábrázolva. Hátránya, hogy a részfolyamatokat egymástól függetlenül veszi figyelembe, nem fejezi ki mely mozzanat elıfeltétele vagy következménye a másiknak. 1. hét 2. hét 3. hét 4. hét 5. hét --------------------------A. feladat ----------------------------------------------B. feladat ---------------------------------------------------------------------------------C. feladat --------------

hálótervezési módszer: a részfeladatok és azok idıigényének összekapcsolására épül, a megtervezett hálónak "hurokmentesnek" kell lenni, azaz egy tevékenység sem fejezıdhet be elıbb, mint a teljesítéséhez szükséges elvégzendı munka. A háló kiterjedhet egyszerre több, egymástól nem függı, párhuzamosan is végezhetı feladatra. Az egyik legelterjedtebb a PERT technika, a teljes akciótervet részfeladatokra, azok eredményeire és az elvégzésükhöz szükséges idıkre bontja fel, logikai rendbe helyezve egymás mellé, meghatározva a részfolyamatokat. Esemény

Esemény

tevékenység + idı



34/48

Ebbıl szövıdik a háló, melyben a feladatok felosztásának optimális kombinációja és idıigénye alakítható ki. Gyakran alkalmazott hálótervezési módszer a CPM is; ezt akkor érdemes használni, ha a feladat elvégzésének idıtartama adott. Itt fordított sorrendben, a meghatározott idıtartamon belül kell a háló egyes részegységeinek idıigényét meghatározni és a munkaerı-szükségletet az adott idıtartamokhoz igazítani. Az állományellenırzés típusai: Idıszaki állományellenırzés, ez a szabályos, elıírt idıközökben történı leltározás, rendje: 10 000 könyvtári egység alatt 2 évenként 10 000 – 25 000 könyvtári egységnél 3 évenként 25 000 – 75 000 könyvtári egységnél 5 évenként 75 000 – 250 000 könyvtári egységnél 8 évenként Az idıszaki leltározások közül minden második teljes, minden második részleges. Teljeskörő a leltár, amikor a győjtemény valamennyi részére kiterjed, részleges, amikor az állomány egy részére vonatkozik. Soron kívüli állományellenırzés a kötelezı idıpontokon kívül, ha: az állományt valamilyen rendkívüli károsodás éri a fenntartó az ellenırzést valamilyen okból elrendeli egy személy által kezelt könyvtárban személyi változás következik be A soron kívüli leltár is lehet teljes vagy részleges.

Az állományellenırzés jellemzıi, elızményei: Az olyan állományellenırzést, amely alatt a könyvtári szolgáltatás szünetel, fordulónapinak nevezzük. Ha a könyvtár állománya meghaladja a 75 000 kötetet, az állományellenırzés közben a szolgáltatás nem szüneteltethetı, ilyenkor folyamatos ellenırzésrıl beszélünk. Minden leltározást elızetesen meg kell beszélni a fenntartóval és a hálózati központtal. Tisztázni kell a leltározás jellegét, mértékét, a leltározásban részt vevı személyeket, a leltározás idejét; meg kell tervezni a munka menetét. Az elıkészítéshez tartozó feladat az olvasók tájékoztatása a könyvtár zárva tartásáról. Ahhoz, hogy a könyvtár a lehetı legrövidebb ideig szüneteltesse a szolgáltatásait, a leltározási ütemterv elkészítése után rendezni kell a nyilvántartásokat és az állományt: a nyilvántartásokat naprakész állapotba kell hozni; a késedelmes olvasókat fel kell szólítani, a perléseket le kell zárni; a könyvtárközi kölcsönzésre vagy a letéti forgalmazásra kiadott dokumentumok, valamint a köttetésre küldött kötetek nyilvántartásait felül kell vizsgálni az állomány rendezésekor szoros raktári rendet kell kialakítani a polcokon; a rongált, az elavult és a fölös-példányokat ki kell győjteni; a selejtezésre kiválogatott könyveket a törlés végrehajtásáig félreesı helyen vagy külsı raktárban kell tárolni. A LELTÁROZÁS MENETE: az ellenırzı könyvtáros kézbe veszi sorba az egyes dokumentumokat és bemondja a raktári jelzetüket vagy a leltári számukat (attól függıen, hogy a raktári lapok milyen sorrendben vannak) a felvevı könyvtáros visszakeresi a mő raktári lapját és felolvassa annak adatait ha minden adat egyezik, akkor lepecsételik a dokumentumot és a raktári lapot ha valamelyik adat nem egyezik vagy nem találják a dokumentum raktári lapját, akkor a könyv címlapjának verzójára bejegyzik a hibát és félreteszik a könyvet ha olyan dokumentum kerül elı, melynek nincs raktári lapja, akkor új raktári lapot írnak róla illetve címleltári azonosítást végeznek a helyben fellelhetı dokumentumok ellenırzése után az olvasói, köttetési stb. nyilvántartásokat veszik sorra a teljes állomány egyeztetése után a bélyegezetlen és fekve maradt raktári lapok alapján összeállítható a hiányjegyzék (a leltározás során elvileg többlet is mutatkozhat, elıkerülhetnek az ellenırzéskor korábban „elveszett” címen törölt könyvek, ezeket újra leltárba kell venni, ha nem lettek pótolva másik példánnyal vagy nem avultak el) a leltározás befejezése után jegyzıkönyvet kell készíteni, ebben szerepeltetni kell a leltározás jellegét és a számszerő végeredményt (a jegyzıkönyvet a könyvtár vezetıje, átadó leltározás esetén az átvevı és átadó könyvtáros írja alá)



35/48

A hiány kezelése: a megengedhetı hiány mértéke a rendelet szerint: ahol az állomány 75%-a szabadpolcon van az összes dokumentum értékének évi négy ezreléke ahol kevesebb mint 70% van szabadpolcon, az összes érték 3,2-1,0 ezreléke ha a hiány mértéke meghaladja a megengedettet, a fenntartónak 30 napon belül ki kell vizsgáltatni a hiány okait, indokolt esetben kezdeményeznie kell a könyvtár vezetıjének fegyelmi felelısségre vonását Hiányzó dokumentumok törlése a könyvtári nyilvántartásokból és katalógusokból: 15. tételben van!!!



36/48

17. tétel: AZ ÁLLOMÁNY FELTÁRÁSA - RAKTÁROZÁS (raktári nyilvántartás, tárolás eszközei) Az állomány feltárása: A győjtemény feltárása egymásra épülı munkafolyamatok együttesét jelenti. A dokumentum nyilvántartásba vételével, a példány státusának meghatározásával a gyarapítási tevékenység végetér, az ezutáni munkafolyamatok a feltárás körébe tartoznak, itt a dokumentum a kísérılappal együtt halad végig. A feltárásnak különbözı szintjei alkalmazhatók: teljes feltárás: az érvényben lévı bibliográfiai leírási szabvány minden adatelemére kiterjedı katalógustételek készítését, a használt osztályozási rendszer részletezı alkalmazásával, minden mőrıl, tételesen egyszerősített feltárás: ez is tételes, de a bibliográfiai leírás szabályaiból csak a kötelezı adatokat tartalmazza és az osztályozási rendszer kevésbé részletezı elemeit csoportos feltárás: nem egyedileg dolgozza fel a dokumentumokat, hanem meghatározott szempontok szerint csoportokat alkot belılük és a csoport fı ismérveit összefoglalóan szerepelteti A három szint a feltárás mélységében, a közölt adatok mennyiségében és a visszakeresési szempontok szerint különbözik. A szintek kiválasztása könyvtáranként eltérı, nem minden könyvtár alkalmazza mind a három szintet, de egy győjteményen belül élhet párhuzamosan mindhárom szint is. A választást a könyvtár funkciója, győjteményének adottságai és szolgáltatásainak követelményei befolyásolják. Meghatározó lehet a választásnál a könyvtárnak az együttmőködési rendszerekben való részvétele (központi lelıhelynyilvántartások közös építése, gyarapítási kooperáció) és a feltárás módszere (helyi, központi, megosztott). A győjteményszervezésben és szolgáltatásban együttmőködı könyvtáraknak célszerő a feldolgozási szinteket azonos vagy egymást kiegészítı ismérvek alapján kialakítani, csak így érhetı el, hogy a központi lelıhely-nyilvántartás a rendszerben fellelhetı valamennyi dokumentumról egyforma szinten tájékoztasson és a rendszeren belül minden dokumentum hozzáférhetıvé váljék. A feldolgozás munkafolyamatai: bibliográfiai leírás elkészítése tartalmi feltárás az alkalmazott osztályozási rendszer alapján a formai és tartalmi feltárás adatainak ellenırzése, egységesítés az elkészült katalógustételben a besorolási adatok kijelölése (cédulák "szerelése") a katalóguscédula sokszorosítása a besorolási adatok jelölése az egyes cédulákon a katalóguscédulák elırendezése a kijelölt besorolási adatok alapján, majd a katalógusok szerkesztése Ezek a résztevékenységek csak a hagyományos katalógusokkal rendelkezı könyvtárak munkájában jelennek meg. Lehet, hogy a könyvtár nem maga végzi a feldolgozást, hanem központi cédulaszolgáltatásban részesül, ekkor a kész katalógustételt kell kiegészíteni és a helyi katalógusrendszerben elhelyezni. Lehet az is, hogy a könyvtár a hagyományos cédulakatalógusait gépi adatbázisból nyomtatja ki, ekkor is ki kell egészíteni a katalógustételeket az adatokkal, kivétel, ha a gép variált cédulákat állít elı, ekkor nincs szükség szerkesztésre. Az azonos katalógustétel másolataiból a besorolási adatok kiemelésével épülhet a teljes katalógusrendszer minden eleme. Mindenképpen szükséges egy központi belsı nyilvántartás, mely az egyes katalógustételek mellett jelzi annak valamennyi katalógusban, minden besorolási pontnál elhelyezett céduláit; ez segít a leírás javításakor, kiegészítésekor vagy a dokumentum kiiktatásakor a katalógustételek kiemelésében. Az elektronikus adatfeldolgozás eredményeként születı off-line vagy on-line katalógus építésekor csökken a munkafolyamatok száma, pl.: elmarad a cédulasokszorosítás és a cédulák "szerelése". A gépesített feltárás az érdemi, formai és tartalmi feltáró tevékenységet is befolyásolja; a korábban rögzített adatok újra felhasználhatók illetve továbbfejleszthetık. Az állományfeltárás módjai: Helyi feldolgozás: ez a feltárás legrégibb, ma is használt módja, ekkor a könyvtár a győjteményébe kerülı dokumentumokról maga készíti el a katalógustételeket az érvényben lévı szabályok szerint. A feltárás gyorsaságát a könyvtár személyi, pénzügyi és szervezeti adottságai határozzák meg. Ez a módszer sok többletmunkával és idıvel jár, mert ugyanazt a dokumentumot több könyvtárban is feltárják egyszerre, emellett eltérhetnek a leírások egy-egy könyvtárban, így az együttmőködés is nehézkes.



37/48

Központi feldolgozás: Ennek alapelve, hogy az együttmőködı, rendszerbe szervezett könyvtárak nem végeznek külön-külön feldolgozást, hanem egy helyen összpontosul a feltárás; az egységes katalógustételeket csak kiegészítik az egyes könyvtárak a szükséges egyedi adatokkal (pl.: raktári jelzet, állomány-nyilvántartási szám stb.). A központi feldolgozás egyik sajátos formája a dokumentumba beépülı katalógustétel a CIP, mely a könyvek címlap verzóján szerepel. 1971-ben indult el a CIP program, mára Európában is egyre terjed, bár még igen sok kívánnivalót hagy maga után. A CIP adatelemeiben egyszerősített, rövidített bibliográfiai leírást tartalmaz; a feltárás szempontjából csak segédletként használandó a katalógustétel elkészítésénél. A valódi központi feldolgozás országos, regionális, szakterületi vagy más együttmőködési rendszerekben valósítható meg, melyeknek központi könyvtára végzi el a feldolgozást. Ez országos szinten általában a nemzeti könyvtár vagy egy nemzeti bibliográfiai központ; a feldolgozás a kötelespéldányok alapján készül. A központi feldolgozás végterméke különbözı formákban jelenhet meg, hagyományos a katalóguscédula szolgáltatás, de az automatizálás hatására elterjedt a floppylemezen vagy CD-ROM-on nyújtott szolgáltatás. Osztott feldolgozás: Más néven kooperatív vagy közös feldolgozás, lényege egy központi adatbázis folyamatos építése; katalógustételeit az együttmőködésben résztvevı könyvtárak letölthetik saját adatbázisukba, illetve a rendszert ık maguk is bıvíthetik az általuk feldolgozott dokumentumok adataival. Az osztott feldolgozás lehetıségét az automatizálás teremtette meg; leghatékonyabb a feltárás on-line együttmőködési formája, ez közvetlen hozzáférést biztosít a könyvtárak számára, átvehetik a már elkészült leírásokat és bıvíthetik az adatbázist a saját feldolgozásuk eredményeivel Ez a módszer alkalmas központi lelıhely-nyilvántartások építésére és a könyvtárközi kölcsönzés lebonyolítására is. Az osztott feldolgozás megszervezése pontos tervezést és egységesítést követel: ∝ a résztvevı könyvtáraknak azonos szabványt kell használniuk ∝ a használt szoftvereknek alkalmasnak kell lenniük a MARC formátumok fogadására és elıállítására ∝ azonos vagy egymással kompatíbilis besorolási/keresési adattárakat kell használni ∝ a belföldi megjelenéső dokumentumok feldolgozását célszerő egy központban kialakítani ∝ hatékony, ha a feldolgozással összekapcsoltan a központi lelıhely-nyilvántartást is építik Nemzetközi törekvések, együttmőködések: ∝ OCLC rendszer: az USA-ban alakult, 1967-ben Ohio állam felsıoktatási könyvtárai indították; az 1980-as évektıl európai, ázsiai, ausztráliai és dél-amerikai könyvtárak is csatlakoztak hozzá. ∝ PICA: Hollandiában létesítették, de mára egyes német könyvtárakat is bevontak; szolgáltatásai pl.: tájékoztatás; könyvtárközi kölcsönzés stb. ∝ VK és ZDB: ez két németországi országos szintő adatbázis; emellett van regionális adatbázis is, mely hét földrajzi egység könyvtári állományadatát tartalmazza

Raktározás: Egy könyvtári állomány rendezésének elsıdleges célja az egyes dokumentumok visszakereshetısége, ennek eszközeként raktári rendszert kell kialakítani és raktári jelzetet, mely a dokumentumnak az állományban elfoglalt helyét határozza meg. Egy könyvtár több raktári rendszert is alkalmazhat győjteményén belül, a lényeg, hogy a használt raktári jelzetek azonosítani tudják a dokumentumokat. Raktári rendszerek: 19. tételben van részletesen!!! Mechanikus raktári rendszer: fıleg a férıhely iránti igény hozta létre, lényege, hogy a raktári elhelyezést a gyarapodás sorrendjében végzik minden rendszerezés nélkül, a dokumentum csak a katalógusból megállapítható raktári jelzet alapján kereshetı vissza (Numerus kurrens). Továbbfejlesztett változat a nagyságrendi elrendezés, a könyvtár méretkategóriákat határoz meg, beérkezés után a dokumentumokat besorolják ezekbe és a soron következı jelzetet kapja. (Típusai: ugrószámos-; betőjeles-; számjeles numerus kurrens.) A mechanikus rendszerő tárolás csak olyan könyvtárakban, állományrészekben használható, ahol a dokumentumok nem önkiszolgáló formában jutnak az olvasó kezébe. Rendszerezı raktári rendszer: ∝ szakrendi (tematikus) csoportosítás: egymás mellett vannak a hasonló témájú mővek ∝ betőrendi csoportosítás: alapja a szerzı nevének, hiányában a cím elsı szavának a betőrendje ∝ idırendi (kronológiai): megjelenési évek sorrendjét követi; régi könyvek csoportosításánál kap szerepet ∝ földrajzi: a rendezés alapja a dokumentum megjelenési helyének betőrendje ∝ fondok szerinti: levéltári rendszerezésben jelent meg, az egy-egy személyhez kapcsolódó iratanyag önálló egységként szerepel a raktári rendszerben, fıleg kéziratoknál alkalmazzák Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


38/48

Raktári nyilvántartás: A győjtemény rendszerérıl és dokumentumainak hollétérıl tájékoztatnak a raktári nyilvántartások. A raktárba helyezett dokumentumokról raktári nyilvántartást kell vezetni, hogy tudjuk mi van a raktárban. A raktári nyilvántartás katalógus vagy bekötött könyv. A raktári nyilvántartás készülhet a hagyományos katalógus jelzetek szerint rendezett céduláiból vagy gépesített rendszereknél a gyarapítási alrendszer példányrekordjaiból. A raktári „katalógus” kiegészítéseként fontos szempont lehet a példányok hollétének nyilvántartása, ez is a raktári jelzetek sorrendjében tünteti fel a helyi használatban ill. kölcsönzésben lévı dokumentumokat, a köttetésre átadott példányokat és a raktárból kihelyezett dokumentumok lelıhelyét. A raktári alapnyilvántartás és a távollévı dokumentumok folyamatosan változó nyilvántartása(i) együtt tájékoztatnak az egyes példányok státushelyzetérıl. A példánystátus meghatározása a dokumentum beérkezésekor veszi kezdetét a raktári jelzet jelölésével, majd a könyvtári munkafolyamatokra utalva jut el a raktári hozzáférhetıség, illetve a távollétek feltüntetéséig. Ezek a többszempontú és változó adatok a hagyományos munkamenetben többféle, párhuzamosan vezetett bizonylati rendet igényelnek (nóvum katalógus, kísérılap, raktári katalógus, távolléti nyilvántartás stb.); a komplex gépi rendszerek megteremtik a példánystátus változásainak egy rekordban történı nyomon követhetıségét. Raktári katalógus: Az egyedi nyilvántartásba vett - tehát végleges megırzésre szánt - dokumentumokról raktári nyilvántartás is készül, a raktári katalógus a dokumentumok tárolási rendjét követi, azt tükrözi. A kiemelések kivételével annyi csoportra bomlik, ahány győjteményegysége van a könyvtárnak (felnıtt, ifjúsági, olvasótermi, helyismereti, folyóirat, mikrofilm stb.), ezen belül pedig olyan sorrendben követik egymást a raktári lapok, amilyen sorrendben a dokumentumok sorakoznak a polcokon (mechanikus elrendezés esetén a numerus currens szerint, rendszerezı tárolásnál pedig a szépirodalom betőrendben, a szakirodalom szak-, azon belül betőrendben). Minden egyedi raktári számot viselı dokumentumról külön raktári lap készül. A raktári lap adatai: Raktári jelzet Dokumentumleírás adatai Leltári szám Ár vagy becsérték Kötés módja Dokumentum állapota Beszerzés forrása A raktári katalógust, mint minden katalógust folyamatosan gondozni kell, azaz az új szerzemények lapját bele kell rakni, a töröltekét ki kell szedni. A raktári katalógus amellett, hogy a könyvtári állomány elrendezését tükrözi egyéb funkciója is van: a raktári lapokon szokás megtervezni a katalóguscédulák irányítását, azaz a megfelelı rendszavak és szakszámok aláhúzásával itt jelzik, hogy az adott mőrıl a könyvtár katalógusrendszerébe hová kerülnek katalóguscédulák. Egy dokumentum állományból való törlése esetén, ha több példány nem marad az állományba, akkor a raktári lapról olvasható le, hogy honnan kell kiszedni a katalóguscédulákat. A raktári katalógus jól használható állományellenırzéskor is, mivel egyszerően kezelhetı a leltári- és a meglévı állomány összehasonlításánál. A raktári katalógus építése a feldolgozó könyvtáros, nagyobb könyvtárakban a feldolgozó csoport feladata. A raktár kezelése: a raktári munka megszervezése könyvtáranként más és más, a raktári rend betartása nagyon fontos eligazító feliratok alkalmazása szükséges; el kell helyezni jól látható helyen a raktár alaprajzát feltüntetve a különbözı győjtemények helyét a raktárba került anyagról a raktári elhelyezés sorrendje szerinti nyilvántartást kell vezetni, ez belsı, szolgálati célra készül, zárt helyen tartandó A tárolás eszközei: Kezdetben ládákban, faszekrényekben helyezték el az agyagtáblákat és a tekercseket, fektetve tárolták azokat, késıbb a kódexeket is táblájukra fektetve tárolták. A középkorból ismertek a „láncos kódexek”, lánccal voltak a könyvek a polchoz erısítve. A 16. században a könyvek száma megnıtt, szükségessé vált a külön helyiség kialakítása, ekkor már állítva tárolták a könyveket a szekrényekben, szorosan egymás mellé rakva. A tárolás céljait szolgáló bútorok, berendezési tárgyak, eszközök az egyes dokumentumtípusok formájától függıen változtak, a legáltalánosabb a polc volt, ahol a dokumentumok tárolási sorrendje: balról jobbra halad felülrıl lefelé. Az állványok rendszerint kétoldalasak, közöttük „utcák” vannak kialakítva. Az állvány tengelye középen van, a polcmagasság a polcok egymástól való függıleges távolsága, a polcmélység pedig a tengelynek a polc szélétıl mért távolsága. A tér jobb kihasználása érdekében egyre inkább elterjedt a tömör raktározás, az állványokat síneken futó görgıkre szerelték és szorosan egymás mellé állították. Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


39/48

A különbözı dokumentumtípusok megjelenésével a tárolási eszközei is bıvültek: elterjedtek a hanglemeztároló állványok és a függıtasakos szekrények a folyóiratállványokon a polcok elé megdöntött, peremmel ellátott lapokat szerelnek, ide fektetik a lapokat, a régebbi példányokat pedig a felhajtható lap mögötti polcra helyezik a keretezett diaképek vetítésre közvetlenül alkalmas formákban, diatárakban, kartondobozokban vagy függıtasakokban kerülnek tárolásra a puha fedelő füzetek, kották tárolása történhet állványokon, vagy tékázható (téka: két helyen szalaggal átfőzött két kemény kartontábla), illetve helyezhetık papucsba (papucs: téglatest formájú kartondoboz, felül teljesen, egyik oldalán részben nyitott) a kisnyomtatványok, lapkivágások függıtasakos tárolószekrényben vannak elhelyezve az orsóra tekercselt mikrofilmet 10x10x5cm-es karton- vagy alumínium dobozban tartják; a mikrofilmcsíkokat védıtasakban, a mikrokártyákat pedig albumban az értékes kódexeket, kéziratokat páncélszekrényben ırzik, ezen belül a kódexeket méretre készített, szellızınyílással ellátott dobozban helyezik el, a kéziratokat pedig egyenként borítékolják a plakátokat tárolásának legcélszerőbb módja kiterítve fiókos szekrényben a térképek tárolása fektetve vagy függesztve történik a grafikák, metszetek tárolására a fiókos tárolás jellemzı Szállítóberendezések: a raktárakból a könyvtárba emberi (kézi) vagy gépi erıvel kerülnek a dokumentumok; fontos a lépcsık alkalmassága, a járófelületek helyes kiképzése; olyan eszközöknek kell rendelkezésre állni, melyek segítik a szállítást (szállítókocsi, futószalag, lift stb.)



40/48

18. tétel: A DOKUMENTUMOK TÁROLÁSÁNAK TEREI. (Zárt- és szabadpolcos raktározás) A dokumentumok tárolásának terei: A győjtemény elhelyezése akkor mondható jónak, ha egyszerre szolgálja a dokumentumok biztonságos ırzését és gyors forgalmazhatóságát. Emellett meg kell felelni az érvényes munkavédelmi és tőzvédelmi szabályoknak is. A nagyobb könyvtárak állománya különbözı terekben nyer elhelyezést. Az alkalmazott raktári rendszereket a tároló térrel szoros összhangban választják meg. A terek a könyvtári funkciókkal vannak szoros kapcsolatban. A hozzáférhetıség szempontjából megkülönböztetünk zárt raktárakat és szabadpolcos tereket: Zárt raktár: Belsı könyvtárnak is nevezik, csak a könyvtárosok és a raktárosok használhatják, az állomány alkothat egy osztatlan egészet, vagy a kiadványfajtákhoz, a használathoz igazodva tagolódik. A gyakorlatban az alábbi részlegekrıl szoktak beszélni: törzsraktár: a könyvtári állomány törzsállományát foglalja magában, a különgyőjtemények nélkül kéziraktár: az olvasóteremmel vagy a kölcsönzıszolgálattal kapcsolatos különraktár (gyorsítja az olvasók kiszolgálását) letéti raktár: egy meghatározott könyvtár állományába vett, de használatra más intézménynek szánt dokumentumok helye fölöspéldány raktár: a könyvtár számára nem szükséges példányt tartalmazza (átmeneti) különgyőjtemények raktára: a törzsállománytól elkülönített olyan állományrészek tárolóhelye, melyek kiemelkedı értékőek vagy külön raktározási módot igénylı formájuk miatt külön kezelést igényelnek ömlesztett anyag raktára: a könyvtárban lévı rendezetlen, még fel nem dolgozott könyvhalmaz tárolóhelye (átmeneti) külsı (kisegítı) raktár: a könyvtár olyan anyagrészének a tárolására szolgál, amely a fıépület raktáraiban már nem fér el tároló raktár: több könyvtár ritkán használt állományegységeinek raktára Általában azok a dokumentumok kerülnek zárt raktárba, amelyek: különleges értékőek vagy bizalmasak (használók köre meghatározott, pl. csak kutatóknak) nem forgalmi anyagok (letéti állomány, fölöspéldányok) ritkábban keresett mővek duplumai, illetve a csak helyben használható, speciális tárolást igénylı nyomtatványok, mikroanyagok stb. A zárt raktár elınyei: biztonságos tárolási lehetıség és jó térkihasználás (állványok magasságának növelése; sőrőbb elhelyezés; tömör raktározás stb.) Szabadpolc: a szabadpolcos rendszer az angolszász könyvtárakban alakult ki, az elsı szabadpolcos közmővelıdési könyvtár 1890-ben nyílt meg Clevelandben hazánkban a hajdani Eötvös Kollégium könyvtára tette elsıként szabadon hozzáférhetıvé állományát, a tömeges elterjedés csak az 1950-es évektıl jellemzı a szabadpolcos tárolás kevésbé biztonságos és a térkihasználási lehetısége is korlátozottabb, mint zárt raktáraké, de kedvezıbb a forgalmazás szempontjából, az olvasók közvetlenül válogathatnak a szabadpolcos elhelyezésnek nagyobb a helyigénye, számolni kell a többpéldányos kihelyezéssel és a nagyobb választék kívánalmaival helyhiány miatt a könyvtárak állományukat úgy rendezik, hogy a szabad polcra való könyveknek csak egy része kerül az olvasói térbe, a többit a kiegészítı raktárban helyezik el a szabadpolcos tér övezetekre tagolódik (pl. felnıtt-, gyermek rész; olvasóterem stb.), ezek valamilyen módon el vannak választva (rögzített vagy mobil falakkal; bútorokkal). Minden övezet más berendezést igényel és eltérıek a tárolás lehetıségei is (pl. gyermekrészlegben alacsonyabb állványok). Különválasztják az állományt aszerint is, hogy kölcsönzésre vagy helyben olvasásra szánták. a szabadpolcos állomány szakrendi elhelyezéső; fontos hogy az állomány áttekinthetı legyen, mindenki által érthetıen legyen csoportosítva, ehhez praktikus állványzat, jó feliratok, elegendı alapterület szükséges minden dokumentumnak pontos raktári helyének kell lenni meg kell adni a lehetıséget arra, hogy bizonyos mőveket aktualitásuk miatt kiemeljünk a helyükrıl az állományvédelem szempontjából fontos, hogy a szabadpolcos tér könnyen áttekinthetı legyen és biztosítani kell a jó közlekedési és világítási viszonyokat Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –


41/48

Raktározási modellek: fıleg a szabadpolcos elrendezésre vonatkozik Sallay modell: az angolszász típusú szabadpolcos könyvtár alapmodellje, egy tér van ezen belül jelöljük ki a funkciók helyét - övezeteket alakítunk ki 1. klubövezet - átmeneti tér, becsalogató rész: napilapok, képeslapok, számítógépek stb. vannak itt, ezek köznapi információhoz juttatják a látogatókat. Itt egy személy dolgozik és megfelelı berendezés szükséges, ennek az övezetnek a visszaállítása a cél napjainkban. 2. nyilvántartási övezet - kölcsönzés, visszavétel, feltáró eszközök, katalógusok 3. könyvkiválasztó övezet - szabadpolcon a kínált állomány rendszerben (szépirodalom szerzıi betőrendben; szakirodalom ETO alapú szakrend szerint, cutter számok). A polcok mellett székek, asztalok adják a berendezést az olvasáshoz. 4. tájékoztató övezet - itt van legalább egy tájékoztató könyvtáros és itt van a segédkönyvtári állomány 5. olvasóterem a) kutatószobák b) zárt raktárak - különgyőjtemények, értékes dokumentumok stb. c) kiegészítı raktárak, ezek kapcsolhatók az olvasóteremhez, itt szabadpolcra helyezhetı dokumentumok vannak, csak hely nincs kirakni azokat a 5 4

b

b

3

c

2 1

Bejárat

Kétfedelő könyvtárak: 5

5

4

4 6

3

6

Felnıtt

Gyermek

3

2 Bejárat

Tribiblioték (Münsteri modell): Hazánkban több példa van erre, az egyik a Szabó Ervin könyvtár volt, de mára ezt már kiiktatták. A családi könyvtár van itt, témacsoportokba rendezett dokumentumok, nincs feltáróeszköz, katalógus, csak szabadpolcon lehet tájékozódni, a témákat kiírják, de a témákon belül nincs rendszer.

Hagyományos szabadpolcos könyvtár felnıtteknek, rendszerben mőködik (ugyanaz, mint a Sallay modell)

5 4

Közeli tartomány

Távoli tartomány

3

2

Bejárat Debreceni Egyetem – Informatikus könyvtáros szak – Készítette: Sándor Judit –

Ez a zárt raktári állomány, rendszerben mőködik


42/48

19. tétel: RAKTÁROZÁSI RENDSZEREK Egy könyvtári állomány rendezésének elsıdleges célja az egyes dokumentumok visszakereshetısége, ennek eszközeként raktári rendszert kell kialakítani és raktári jelzetet, mely a dokumentumnak az állományban elfoglalt helyét határozza meg. Egy könyvtár több raktári rendszert is alkalmazhat győjteményén belül, a lényeg, hogy a használt raktári jelzetek azonosítani tudják a dokumentumokat. Raktározási rendszerek: A könyvtár különbözı tereiben tárolt dokumentumokat többféle rendszerben lehet elhelyezni, mivel a rendszerek mindegyikének más és más tulajdonsága van ezért az állományhoz igazítva a könyvtárakban egyszerre több rendszert alkalmaznak. A tárolás kialakításakor gondoskodni kell arról is hogy a használt rendszer fennmaradjon, azaz a „mozgó” dokumentumok mindig visszakerüljenek a helyükre. Ezt a célt szolgálják a raktári jelzetek, melyek szoros logikai kapcsolatban állnak az elhelyezési módokkal, mintegy belılük vezethetık le. Raktári rendszerek típusai: Mechanikus raktári rendszer - mechanikus elhelyezés: Az állomány mechanikus rendszerő raktározása a 19. századtól kezdett meghonosodni, fıleg a férıhely iránti igény hozta létre, de bevezetését segítette a teremkönyvtárak helyett megjelenı különálló raktározási részlegek, itt már nem volt indokolt a tematikus vagy más szempont szerinti rendezés. Az önálló, zárt raktári terek az egyszerőbb, helytakarékosabb mechanikus elrendezést alkalmazták, melynek lényege, hogy a raktári elhelyezést a gyarapodás sorrendjében végzik minden rendszerezés nélkül, így a dokumentum csak a katalógusból megállapítható raktári jelzet alapján kereshetı vissza. Numerus kurrens: ez a mechanikus raktári rendszer legegyszerőbb formája, a dokumentumok beérkezésük sorrendjében kerülnek a polcokra és folyamatosan növekvı számjelzetet kapnak. Elınye az egyszerőség és a tér maximális kihasználása vízszintes irányban, hátránya viszont, hogy a beérkezı mővek eltérı mérete miatt nagy a függıleges térveszteség, mivel a polcmagasságot a legnagyobb dokumentum gerincméretéhez kell igazítani.

Nagyságrendi elrendezés: a mechanikus elhelyezés továbbfejlesztett változata, a könyvtár méretkategóriákat határoz meg (minimum 3-at, maximum 10-et), a számjelzetet az egyes méretkategóriákon belül használják, párhuzamosan, egymástól függetlenül folyamatosan. Beérkezés után a dokumentumokat besorolják méret szerint és az adott méretcsoportban soron következı jelzetet kapja. ugrószámos numerus kurrens: numerus kurrens jelzeteket alkalmaz és méretenként csoportosítja a dokumentumokat elıre kijelölt számkategóriák szerint, pl.: 18cm 0-2000; 21cm 2000-5000 között stb., minden méretcsoportnak megfelelı mennyiségő szabad számot hagy. betőjeles numerus kurrens: numerus kurrens jelzeteket alkalmaz és méretenként csoportosítja a dokumentumokat betőjelek szerint A-tól F-ig, A a legkisebb az F a legnagyobb (pl.: A 256) számjeles numerus kurrens: numerus kurrens jelzeteket alkalmaz és méretenként csoportosítja a dokumentumokat, a méreteket számmal látják el (pl.: 3-589) A mechanikus rendszerő tárolás csak olyan könyvtárakban, illetve állományrészekben használható, ahol a dokumentumok nem önkiszolgáló formában jutnak az olvasó kezébe. Rendszerezı raktári rendszer - rendszerezı elhelyezés: szakrendi (tematikus) csoportosítás: a dokumentumok témakörén alapszik, ez a legrégibb és a legelterjedtebb, napjainkban fıleg a kis könyvtárak alkalmazzák; a közepes és a nagy könyvtárak inkább csak egy-egy győjteményrészükben. A használó számára ez a rendszer a katalógus használata nélkül is eligazítást nyújt, egymás mellett vannak a hasonló témájú mővek. Az 1920-as évekig a szakrend általában a szakterület megnevezéséhez kapcsolta a dokumentum azonosító számát, tehát kevert jelzetet alkalmaztak betők és számok kombinációjából. Napjainkban a szakrendi elhelyezést olyan osztályozási rendszerrel oldják meg, mely a témát számokkal fejezi ki, ez a rendszer lehet teljesen egyedi vagy általánosan használt. A szakjelzeteket raktározási táblázatból lehet kikeresni. A közmővelıdési és az iskolai könyvtárakban, illetve azon könyvtárakban, ahol a győjtemény nagy része szabadpolcon van elhelyezve a szépirodalmi mőveket betőrendben, a tudományos és ismeretterjesztı munkákat pedig szak-, azon belül betőrendben helyezik el.



43/48

A szakrend kialakításánál szem elıtt kell tartani: ∗a szakrendet kifejezı jelzetek nem lehetnek azonosak az állomány-nyilvántartási számokkal ∗a szakrendnek és jelzetének tovább tagolhatónak kell lenni szakterületenként ∗az egyes jelzeteknek több dokumentumot kell jelölniük, azaz egy tematikus csoportot betőrendi csoportosítás: alapja a szerzı nevének, ennek hiányában a cím elsı szavának (névelıt mellızve) a betőrendje. Fıleg a szépirodalmi győjteményrésznél alkalmazzák, a jelzet megalkotásához itt is a Cutter számot használják és szintén csoportos jelzettípust jelent. idırendi (kronológiai): fıleg a kultúrtörténeti, nyomdászattörténeti fejlıdés nyomon követésére épül, a megjelenési évek sorrendjét követi; régi könyvek csoportosításánál kap szerepet. földrajzi: itt a rendezés alapja a dokumentum megjelenési helyének betőrendje; helyismereti győjteménynél használva egy-egy helység fejlıdését mutatja meg. Az idırendi és a földrajzi szempont általában hierarchikusan egymáshoz rendelt, az egyik szempont mellett a másik másodlagos rendezı elvként szerepel. fondok szerinti: fıleg kéziratoknál alkalmazzák, az egyes személyekhez kapcsolódó kialakított csoportok a fondok. Ez a levéltári rendszerezésben jelent meg, az egy-egy személyhez kapcsolódó iratanyag önálló egységként szerepel a raktári rendszerben.



44/48

20. tétel: RAKTÁRI JELZETEK TÍPUSAI, KÉPZÉSÜK. RAKTÁRI REND. Egy könyvtári állomány rendezésének elsıdleges célja az egyes dokumentumok visszakereshetısége, ennek eszközeként raktári rendszert kell kialakítani és raktári jelzetet, mely a dokumentumnak az állományban elfoglalt helyét határozza meg. Egy könyvtár több raktári rendszert is alkalmazhat győjteményén belül, a lényeg, hogy a használt raktári jelzetek azonosítani tudják a dokumentumokat. Raktározási rendszerek: (részletesen a 19. tételben!!) A könyvtár különbözı tereiben tárolt dokumentumokat többféle rendszerben lehet elhelyezni, mivel a rendszerek mindegyikének más és más tulajdonsága van ezért az állományhoz igazítva a könyvtárakban egyszerre több rendszert alkalmaznak. A tárolás kialakításakor gondoskodni kell arról is hogy a használt rendszer fennmaradjon, azaz a „mozgó” dokumentumok mindig visszakerüljenek a helyükre. Ezt a célt szolgálják a raktári jelzetek, melyek szoros logikai kapcsolatban állnak az elhelyezési módokkal, mintegy belılük vezethetık le. Raktári jelzet: az az azonosító elem, amelyik a címleírásokon utal a dokumentumok raktári helyére, a raktári jelzet tulajdonképpen a dokumentum helyreosztásának és kikeresésének eszköze, a dokumentum tartalmát és raktározási helyét mutatja. A raktári jelzet formai szempontból lehet: Tiszta jelzet - csak számokat vagy csak betőket tartalmaz Kevert jelzet - betőket és számokat is tartalmaz; ez a gyakrabban alkalmazott

A raktári jelzet dokumentumokhoz való viszonya szempontjából lehet: Csoportos jelzet - a rendszerezı tárolási módhoz kötıdik, formailag kevert jelzet (szépirodalomban cutterszám; szakirodalomban szakjelzet + cutterszám) Cutter szám: a rendszó kezdıbetőit számokkal egészítik ki, ezek azt fejezik ki, hogy a rendszó második és következı betői hol helyezkednek el az abc-ben. Ezt a betőszám együttest elsı alkalmazója - Ch. Cutter amerikai könyvtáros - után cutter számnak nevezzük. Ezt a rendszert minden ország módosítja saját név és szerzıi gyakoriságához és a 10-tıl 99-ig terjedı számtartományt úgy osztja el, hogy kiemelkedı írói önálló cutterszámot kapjanak (pl. Ady Endre - A 25; Babits Mihály - B 11; Jókai Mór - J 68 stb.). Egyedi jelzet - egyetlen mőre, példányra utaló jelzet, csak a mechanikus tárolási módnál fordul elı, formailag lehet tiszta vagy kevert jelzet, minden dokumentumnak külön, a többitıl eltérı jelzete van.

Minden beszerzett dokumentum feldolgozása a raktári jelzet megállapításával kezdıdik. Ha a könyvtár rendszerezı raktározási módot használ, akkor a Könyvtári raktározási táblázatok címő segédlet alapján állapítja meg a raktári jelzetet. Ha az állomány egészét vagy egy részét mechanikus rendben raktározza, akkor számkönyvet kell vezetnie, melyben nyilvántartja az általa kialakított sima vagy ugrószámos numerus currens már felhasznált tartományait. A megállapított raktári jelzetet fel kell tüntetni a dokumentumon, a katalóguscédulákon és az egyedi nyilvántartásban (címleltárkönyvben). Könyvek és bekötött folyóiratok esetén a kötéstábla gerincére kerül a raktári jelzet és a verzóra a tulajdonbélyegzı közelébe. A katalóguscédulákon a cédula bal felsı sarkába kerül a raktári jelzet. A közmővelıdési könyvtárakban gyakori részlegjelölések (OK; Ht; Ifj stb.) szoros tartozékai a raktári jelzetnek, tehát szerepelni kell a dokumentumok, a katalóguscédulákon és a leltárkönyvben is.



45/48

Raktári rend: Minél nagyobb és tagoltabb egy könyvtár állománya, illetve minél több a kölcsönzött kötetek száma, annál nagyobb gondot jelent a raktári rend megtartása. A raktári munka megszervezése könyvtáranként más és más, a megfelelı tárolási mód kialakítása, illetve a raktári rend megtartása igen fontos feladatok. Felelısségteljes feladat annak meghatározása is, hogy mely dokumentumok kerüljenek a szabadpolcra és melyek a zárt raktárba. Alapelvnek tekinthetı, hogy a szabadpolcra a keresett és a könyvtár által fontosnak, forgalmazandónak tartott dokumentumok kerüljenek. Sem a szabadpolcos tér, sem a zárt raktár állománya nem tekinthetı állandónak, a két tároló hely között folyamatos az áramlás. A könyvtárosnak a mechanikus rend fenntartása mellett gondoskodnia kell arról is, hogy a szabadpolcos állományból a fontos mővek ne kerüljenek a raktárba és az alkalmilag keresett dokumentumok pedig ne „ragadjanak” a szabadpolcon. A szabadpolcos terekben az olvasók válogatása is megzavarhatja a raktári rendet (nem oda teszi vissza a könyvet az olvasó, ahonnan elvette). Ennek megelızésére szolgálhat az ırjegy, mely egy karton vagy mőanyag lap - ez azonos lehet akár a ruhatár jeggyel is - amikor az olvasó levesz egy könyvet, a helyére teszi az ırjegyet, majd böngészés után visszateszi a könyvet oda ahová az ırjegyet tette. A raktári rend megtartásának egyik fontos szempontja, hogy a használatba vett dokumentum visszaosztása mielıbb megtörténjék. Kisebb könyvtárakban általában naponta egyszer történik a visszaosztás, nagyobb könyvtárakban folyamatos, ez jelentısen növeli egy-egy dokumentum forgalmazhatóságát. Visszaosztás elıtt a könyveket csoportosítani kell raktárrészek, jelzetcsoportok és azon belül a jelzetek sorrendjében, ezt követi a megfelelı polcra való elhelyezés. A raktár kezelése: eligazító táblák, feliratok alkalmazása: a kiválasztást és a visszaosztást is nagymértékben segítik. A szabadpolcos terekben a feliratok és a jelzések nem csak a tájékoztatást szolgálják, hanem figyelemfelhívó funkciójuk is van és hozzájárulnak a környezet esztétikumához is. Fontos az optimális mennyiség (ne legyen túl sok és túl kevés se), illetve a minıség, elvárások: esztétikusság, mobilitás. színcsíkok alkalmazása: az eligazodást segítik, célszerő külön eligazító táblákat készíteni használatukhoz raktár alaprajzát el kell helyezni jól látható helyen a különbözı győjtemények megjelölésével nyilvántartást kell vezetni a raktárba került anyagról a raktári elhelyezés sorrendje szerinti, ez belsı, szolgálati célra készül, zárt helyen tartandó



46/48

21. tétel: TÁROLÓKÖNYVTÁRAK KIALAKULÁSA, FUNKCIÓI, PERSPEKTÍVÁI, HAZAI HELYZETE Tárolókönyvtárak Kialakulásuk: Az évszázados győjtemények úgy alakultak, hogy a régebbi dokumentumok forgási ideje kicsi volt, óriási raktározási tereket foglaltak el. A tárolókönyvtárból bármikor elıhívhatók az itt lévı dokumentumok és felszabadítják a helyet a kurrens irodalomnak a könyvtárakban. Az elsı tárolókönyvtárak az 1920-as években alakultak fıként angol nyelvterületen - Harward Egyetem. Alapvetı feladat a korábbi irodalom megırzése. 1945 után egyre inkább úgy alakult, hogy megırzı és szolgáltató legyen a tárolókönyvtár. Bekerültek olyan dokumentumok, melyeket közepes gyakorisággal használtak, így bıvíteni kellett a tárolókönyvtárakat. Újabb mód, amikor a legújabb dokumentumokat is beszerzik és ott vannak mellette a közepesen használt és a régi dokumentumok is. 1956-ban hazánkban Csőry István vetette fel a tárolókönyvtár gondolatát (Debreceni Egyetemi Könyvtár vezetıje volt). Elıször egy könyvtárnak volt egy tárolókönyvtára, aztán több könyvtárnak egy tárolókönyvtára; tágabb körbıl tudnak így válogatni a tagkönyvtárak. Típusai: országos tárolókönyvtárak: általános és egyetemes győjtıkörrel országos szakkönyvtári tárolókönyvtárak országos tárolókönyvtárak dokumentumtípusokra szakosodva (pl. idıszaki kiadványok) regionális tárolókönyvtárak (duplumpéldányok elhelyezése egy régió könyvtáraiból, pl. Svéd és Németo.) több azonos funkciójú könyvtár tárolókönyvtára (pl. USA) lokális hálózatok közös tárolókönyvtára (pl. Szabó Ervin könyvtár - hálózat - Budapest) Funkciói: ritkán használt állományrészek megırzı helye összehangolt állománygyarapítás szervezıje és résztvevıje könyvtárközi kölcsönzés központja lehet állományvédelmi munkálatok szervezıje és kivitelezıje könyvtári győjteménybıl kikerülı állományrészek újrahasznosítója (belföldre, külföldre) ajándék dokumentumok elosztóhelye Tárolókönyvtár hazánkban: 1983-ban Horváth Tibor, Futala Tibor és Papp István vetették fel szükségszerőségét 1984-ben jött létre Törökbálinton, ez az elsı háttérkönyvtár Magyarországon. Elıször az OSZK anyagából válogattak, aztán az OMIKK, KSH, MTA könyvtáraiból - egy depó győjtı lett ez a könyvtár. Anyaga mai napig nincs rendszerezve, szinte csak szemétlerakó. Nagy rideg tér, hangár, magas polcokkal, óriási mennyiségő rendszeretlen könyvvel. Saccolni sem nagyon lehet mennyi dokumentum van elhelyezve. Elsıként a Győjtıköri Szabályzatot kellene kialakítani, aztán ehhez rendszerezni a győjteményt és erre építve kellene aztán szolgáltatni. Minél elıbb szükséges lenne a tárolókönyvtár anyagának rendszerezése, majd számítógépre vitele és adatbázisban, integrált könyvtári rendszerben való használata. Igen sok munka és pénzbeli ráfordítása eredménye lehet a megfelelı mőködés. Fontos és igencsak idıszerő lenne ez!



47/48

22. tétel: A KÖNYVTÁR ÁLLOMÁNYÁNAK VÉDELME Állományvédelem: dokumentumok megırzése dokumentumok fizikai állapotának megóvása dokumentumok helyreállítása Az állományvédelem lehet: megelızı állományvédelem Tisztítás: egészséges könyvtárépület szükséges és egészséges raktárak kialakítása. A raktárban és a szabadpolcos tárolási térben is gyakori takarítás, rendszeres portalanítás szükséges. Raktározási kérdések: fontos a rendszeres szellıztetés, a megfelelı páratartalom (45-60%), az optimális klíma 13-18°C közötti (káros a nagy hımérsékletingadozás). A napsugárzástól óvni kell a dokumentumokat (fehér vászonfüggöny). A könyvtartó polcok távolságának földtıl, faltól 20-20cm-nek kell lenni; a polcokon laza elhelyezést kell biztosítani (a dılt gerincő tárolás ártalmas). A hírlapok 2-3 cm-nél vastagabb kötetekbe ne legyenek kötve. Az állományvédelemnek ki kell terjedni az eszközök védelmére is! Szállítási kérdések: a szállításhoz a könyveket nagyságuknak megfelelı ládákba vagy konténerekbe kell tenni, óvakodni kell a túlzsúfolástól, de a lazán rakott láda sem jó. Könyvtárközi kölcsönzésnél különösen nagy gonddal kell csomagolni a könyveket. Az állomány biztonságának megteremtése a könyvtárépület és a győjtemény védelmét, vagyis lopás, betörés, tőz, víz és egyéb elemi kár elleni védelmét is jelenti. A lopás, betörés elleni vagyonvédelem formái a területi vagy kerületi védelem (biztonsági zár, rács stb.), a térfogati védelem (radar, ultrahang, infravörös érzékelı), a csapdás védelem (kötéstáblába ragasztott aktív vagy programozható csík), a riasztós védelem (kamerás rendszer). Az elemi csapás, földrengés, földcsuszamlás, vihar nem elızhetı meg; a robbanás, tőz- és vízkár esetén viszont gyakori az emberi mulasztás, gondatlanság, szándékosság, ezeket ki kell küszöbölni. Fontos, hogy minden könyvtár rendelkezzen katasztrófatervvel. Tőz esetén nem tanácsos vizet használni, habbal, porral kell oltani vagy halonnal. Elengedhetetlenül fontos a rágcsálók, rovarok elleni védelem is. Köttetés: a köttetés az állományvédelem fontos eszköze, azt hogy melyik könyvet érdemes újraköttetni, nem a mő forgalmi ára, hanem annak győjteményi értéke határozza meg. A tudományos és szakkönyvtárak rendszeresen köttetik a folyóirat-évfolyamokat, cél az állományvédelem illetve az elkallódás és lopás elleni védelem. Köttetésre küldés elıtt a folyóiratokat gondosan át kell nézni, a hiányokat pótolni kell és célszerő kísérıjegyzék készítése is, a nyilvántartásban célszerő szerepeltetni „kötészeten” felirattal. Másolás: széleskörben elterjedt módszer, a másolatok kétféle célt szolgálnak az eredeti dokumentumokat kímélik meg az elhasználódástól és a megsemmisülı dokumentumok (elsısorban erısen savtartalmú hírlapok) tartalmát ırzik meg. A másolat legelterjedtebb formái a papírmásolat (gyors eljárás, kényelmes, de nem alkalmazható képek reprodukálására); fénykép; mikromásolat (fontos szerepe van az állományvédelem mellett az állomány kiegészítésében, a könyvtárközi kölcsönzésben és a nemzetközi kiadványcserében is). Mikromásolással a muzeális értékő mővek megrongálódása vagy megsemmisülése esetén a másolat megmarad; az eredeti példányok használata nagymértékben visszaszorítható; a másolatok megsokszorozzák a hozzáférhetıséget; tökéletesen tudják visszaadni az eredeti dokumentum tartalmát. A digitális optikai lemez (CD-ROM) lényegesen nagyobb tömörítést tesz lehetıvé (egy optikai lemezoldalon 40.000 könyvoldal tárolható). Papír tartósítása: a papír minısége gátját jelentheti a dokumentum épségben való megırzésének, erre lehet „megoldás” az idıálló papír, mely semleges vagy legfeljebb enyhén lúgos kémhatású. Az OSZK folyamatosan mikrofilmezi a hírlapokat.



48/48

helyreállító állományvédelem Tennivalók vízkár esetén: a mentést a vízzel szemben legérzékenyebb anyagokkal kell kezdeni; a penészesedés ellen meg kell kezdeni a szárítást, vagy a fagyasztásra való csomagolást és utána 12 órán belül a fagyasztást. Az átázott vagy nedves anyagot tartalmazó helyiségben fontos, hogy a légnedvesség ne emelkedjék 50% fölé és a hımérséklet ne legyen 20°C-nál magasabb. A könyvtári anyagokat (fényképészeti anyagok kivételével) fagyasztással nedves állapotban kell tartósítani, fagyasztott állapotban elhelyezett könyvtári anyagok hónapokig, évekig eltarthatók. Ha fagyasztásra nincs mód, akkor levegıszárítást kell végezni. Tennivalók rovar-, penész- és egyéb fertızés esetén: a fertızött vagy gyanús dokumentumokat el kell különíteni, szakemberre kell bízni a további teendıket. A fertızı betegeknél járt mőveket el kell égetni! Restaurálás: mindig szem elıtt kell tartani a történeti és esztétikai szempontokat, valamennyi anyagpótlásnak a lehetı legnagyobb összhangban kell lennie az eredetileg használt anyaggal. Új módszerekkel értékes darabokon nem szabad kísérletezni! Meg kell óvni a kötést és mindazt, ami kívül vagy belül hozzátartozik. A restaurálás menetérıl fényképekkel illusztrált dokumentációt kell készíteni (alkalmazott eljárások, anyagok, azok vegyi összetétele, munkavégzı neve, restaurálás idıpontja). A restaurálást kizárólag szakember végezze! Házilag elvégezhetı viszont a szakadt papír ragasztása és a kissé elhasználódott könyveket is eredményesen javíthatja, védheti a könyvtáros öntapadós fóliával való borítókötés alkalmazásával.


1. tétel: A KÖNYVTÁRTAN FOGALMA ÉS ÉRTELMEZÉSEI MAGYARORSZÁGON A 19. SZÁZADTÓL NAPJAINKIG

Recommend Documents