1. SZ. MELLÉKLET A TÁMOP 2.1.1-B „Lépj egyet elıre!- Ápolási díjban részesülık képzési támogatása ” c. projekt keretében folyó oktatási és vizsgáztatási tevékenység költségeinek elszámolása, bizonylatolási rendje
A „Lépj egyet elıre” II. projekt keretében a hallgatói támogatás terhére végzett egyes tevékenységek (oktatás és vizsgáztatás) költségeinek elszámolása és azok bizonylatolása a számviteli törvényben foglaltak betartásának kötelezettségével, a következık szerint történik. I. A bizonylatolással szembeni általános követelmények: a) Alaki kellékek: – – – – – – – –
a bizonylat megnevezése, kelte, sorszáma, vagy egyéb más azonosítója, a kiállító megnevezése, címe, adószáma, bankszámla száma, a gazdasági mővelet tartalmának részletes körülírása, az erre vonatkozó mennyiségi, minıségi, egységár és összes érték adatok feltüntetése, a gépi feldolgozás esetén a feldolgozási programok azonosító jelzése, az adatállomány azonosító jelzése, az azonosítási kódok, a fizetési határidı dátummal legyen feltüntetve, teljesítés idıpontja, továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály elıír.
b) Tartalmi kellékek: – jogosság, – szükségszerőség, – adathőség.
II. Alapdokumentumok A képzı az intézmény-akkreditációjának a program ideje alatti folyamatos meglétére vonatkozó kötelezettségvállalás érdekében a képzési ajánlat benyújtásával együtt minden képzı intézmény köteles a honlapon található (www.afsz.hu) képzıi nyilatkozatot kitölteni. A képzési és vizsgaköltségek átvállalásának, valamint a képzési/megélhetési támogatás és az utólagos juttatás kifizetésének alapdokumentuma a jelentkezı (továbbiakban: Támogatott) és a Foglalkoztatási és Szociális Hivatal közötti képzésre vonatkozó (a felnıttképzési szerzıdéssel együtt érvényes) támogatási szerzıdés. Ebben az FSZH kötelezettséget vállal arra, hogy a Támogatott által kiválasztott képzınél a kiválasztott óraszámú tanfolyamon, a kiválasztott szakma megszerzéséhez képzési támogatást nyújt a Támogatott számára. Az adott képzésre vonatkozó differenciált normatívákat a módszertani útmutató, az adott képzés elfogadott óraszámát, valamint az egy fıre (adott Támogatottra) jutó költségét a az FSZH és a Támogatott között megkötött támogatási szerzıdés, a képzı intézménnyel az adott tanfolyam tekintetében megkötött együttmőködési megállapodás ) és a tanfolyamra vonatkozó, a Támogatottal megkötött felnıttképzési szerzıdés tartalmazza ( együttmőködési megállapodás megkötése minden tanfolyam esetében külön-külön szükséges, és a megállapodás csak akkor lép hatályba, ha az 1. sz. melléklet szerinti, a tanfolyam elvégzésére támogatást nyert Támogatottak névsorát az FSZH jóváhagyva a Képzı részére is megküldi. )
Együttmőködési megállapodás megkötésének további elıfeltétele, hogy a képzı intézmény a Hivatal számára megküldje a képzési programot, az indítási nyilatkozatot, a tanfolyam ütemtervét, valamint amennyiben nem programakkreditált képzésrıl van szó a képzési programot a Felnıttképzésrıl szóló 2001. évi CI: törvény 16.§ (2) bek e. pontja szerint 150 órás képzési egységekre ( modulok) bontva az adott képzési egység tananyagára vonatkozó teljesítményértékelési rendszerrel együtt (a Felnıttképzésrıl szóló 2001. évi CI. törvény 16.§ (2) g) pont) . A támogatási szerzıdés 2. pontja kimondja: „A Támogatott feltétlen és visszavonhatatlan beleegyezését adja ahhoz, hogy a képzési költség átutalása a Támogatott nevére kiállított számla alapján közvetlenül a képzı intézmény részére történjen.” A számlát e címen bocsátja ki a képzı intézmény. A képzési költségeket az FSZH az engedményezésre tekintettel közvetlenül a képzı intézménynek utalja át, az alábbiakban meghatározott elszámolási eljárás szerint. III. Elszámolási rend A képzési normatíva és az óraszám szorzata alapján megállapított képzési költség annyi órára illeti meg a képzésben résztvevıt , ahány órát igazoltan a képzésben eltöltött. A hallgató lemorzsolódása esetén a képzı csak a képzésben eltöltött olyan teljes 150 órás képzési egységet számolhatja el, amelyben nem kellett a teljes tanfolyami óraszámára vetített 10 % -os hiányzást, vagy a képzı költségére pótolt hiányzást meghaladó hiányzás miatt a hallgatót a képzésbıl kizárni. ( Módszertani Útmutató V. 4.5. pont ) A képzési költségre vonatkozó elszámolás alapbizonylata a képzı intézmény által a Foglalkoztatási és Szociális Hivatalnak megküldött, a képzésben résztvevık által aláírt eredeti jelenléti ív alapján és a haladási napló bejegyzései szerint a Képzı részérıl hallgatónként, valamennyi órára kiterjedıen kiállított jelenléti igazolás és a képzési egységekre ( modulok) vonatkozó teljesítményértékelési rendszer teljesítésérıl, tehát a modul ismeretanyagának elsajátításáról kiállított igazolás együttesen. A Foglalkoztatási Hivatalnak megküldendı igazolás az eredeti jelenléti ívnek a hallgató aláírása nélküli, az adott órán való részvételt az órán oktató tanár által igazolt és a Képzı által cégszerően felülhitelesített változata . A jelenléti ív adatait az FSZH által mőködtetett internetes nyilvántartásban is szerepeltetni kell. Ennek alapján a programból kinyomtatható az elszámolási dokumentum. Ennek alkalmazása biztosítja a dokumentum megfelelı kitöltését és ellenırizhetıségét, megkönnyíti a képzı intézmények elszámolási munkáját. A jelenléti ívet a tanfolyam indulása elıtt kell az ügyviteli nyilvántartásból kinyomtatni. A papír alapú jelenléti ív alapján kiállított igazolásnak összhangban kell lennie az informatikai rendszerben rögzített jelenléti ívvel. Eltérı adatközlés esetén a felek egyeztetése hiányában az írásbeli jelenléti igazolás tekintendı irányadónak. Az FSZH részére beküldendı jelenléti igazolás kiállításának az alapját képezı jelenléti íveket, továbbá a
felnıtt teljesítményértékelése alapjául szolgáló iratokat és a modul ismeretanyagának elsajátításáról kiállított igazolást kérjük fokozott gondossággal megırizni, meglétüket folyamatosan, a módszertani útmutató szerinti ellenırzés során vizsgálja a Hivatal. A képzı köteles a Hivatal-, vagy a programban érintett bármely hatóság részére a jelenléti ív hitelesített másolatát az erre irányuló megkeresés kézhezvételétıl számított 5 munkanapon belül ingyenesen rendelkezésre bocsátani vagy az eredeti példányba munkaidı alatt betekintést biztosítani Tekintettel arra, hogy a hallgatói támogatások kifizetésének az alapdokumentuma is az aláírt jelenléti ív alapján a Képzı által kiállított jelenléti igazolás, ezért az egyes elszámolási idıszakokban egy eredeti és egy az eredetivel mindenben megegyezı és a Képzı által cégszerő aláírással hitelesített másolati példányt kérünk a jelenléti igazolásból az FSZH részre benyújtani. A jelenléti igazoláson minden esetben szerepelnie kell: az elszámolási idıszaknak (-tól-ig), a teljesített (amelyen részt vett a Hallgató) és a hiányzással érintett órák számának, valamint az
-2-
oktató és a képzı aláírásának. Az igazolás az informatikai rendszerbıl nyomtatható, mintája megtalálható a www.afsz.hu honlapon. A dokumentumokat az FSZH számára a „Lépj egyet elıre II.” 1438 Budapest, Pf. 450. címre kell postázni, vagy az FSZH részére munkaidıben benyújtani. Az adott képzés keretében az elszámolni kívánt idıszakban – ami minimum 150 óra – megtartott elméleti és/vagy gyakorlati óraszám és a képzési normatíva szorzata mutatja a Támogatott részére kifizetendı képzési költség összegét, amelyet a számlán feltüntetnek. Ha az adott tárgyidıszakban vizsgáztatás is történt, a vizsgáztatási költséget hallgatónként külön számlán kell közölni. Az elmélet, gyakorlat arányát, valamint a vizsgadíjat a jogszabályban elıírtak alapján, az együttmőködési megállapodásban, illetve a felnıttképzési szerzıdésben szereplı adatok szerint kell megállapítani. A képzés költségeit a Módszertani útmutató V. 4.5. pontjában foglaltak szerint – a hallgató által a jelenléti íven igazolt – óraszám alapján .a V. pont Hiányzások fejezet figyelembevételével lehet elszámolni. A jelenléti íven vagy a képzési költség elszámoló lapon hamis adatok közlése a Képzınek és a Támogatottnak a projektünkbıl történı kizárását és valamennyi olyan jogkövetkezmény alkalmazását eredményezi, amelyet erre az esetre a jogszabályok elıírnak. Ez esetben a képzı által indított más képzésekben résztvevı hallgatók költségeinek képzı részére történı átutalása is felfüggesztésre kerül a tényállás kivizsgálásáig, de legfeljebb 90 napig. Távoktatási formában zajló tanfolyam esetén kizárólag a kontaktórák számolhatóak el gyakorlati óradíjjal. A hamis adatok közlése alapot ad arra, hogy a hallgatók részére a megkötött szerzıdés alapján, más képzınél történı képzés lehetıségét biztosítsa a hivatal. Kérjük, hogy a megırzendı jelenléti íveket is szabályosan javítsák (a rossz tétel áthúzása, jól láthatóan felé kell írni a helyes adatot, a javítás dátuma és cégszerő aláírás ) ellátni) Vita esetén, amennyiben a Képzı a jelenléti igazolás alapját képezı jelenléti ívet nem mutatja be az FSZH részére 5 ( öt) munkanapon belül, vagy a bemutatott jelenléti íven nem a támogatott hallgató aláírása szerepel, úgy hivatalunk haladéktalanul megteszi a szükséges jogi lépéseket. Az egy fıre jutó képzési költség és a vizsgadíj együttes összege nem lehet több, mint a támogatási szerzıdésben, illetve az együttmőködési megállapodásban rögzített képzési támogatás. A vizsgaelszámolásokat (vizsgáztatási költséget) csak egyszer, a vizsga után lehet elszámolni. A módszertani útmutatóban foglaltaknak megfelelıen, legfeljebb 25 ezer Ft számolható el ezen jogcímen. Amennyiben a hallgató sikertelen vizsgát tesz, kérjük az elektronikus rendszerben a vizsgadokumentum számához „0”-t vagy „–„ jelet rögzítsenek. A kifizetésnek feltétele, hogy az elektronikus rendszerben a hallgatókhoz fel legyen rögzítve a vizsgadokumentum száma, a vizsga ideje, az okmány kiállításának dátuma. Ez után lehetséges a vizsgaelszámolás felvitele. Az elszámoláshoz a vizsgadíjra vonatkozó számlák két eredeti, aláírással ellátott példányát, a jogszabálynak megfelelıen kiállított vizsgajegyzıkönyv illetve osztályozó ív másolatának „eredetivel mindenben megegyezı” jelzéssel, aláírással és a képzı intézmény pecsétjével ellátott két példányát, továbbá a képzési költség elszámolólap egy példányát kell beküldeni. Felhívjuk ezúton is a képzı intézmények figyelmét, hogy csak az elsı vizsga díját térítjük meg a Támogatott hallgatónak! Ezért a rendszerben a sikertelen vizsgát tett hallgató nevét és az elsı vizsga dátumát is kérjük megjeleníteni. Külön vizsgadíj csak az OKJ vizsgák esetén számolható el, a dokumentumok adataival egyezıen. A nem OKJ-s képzések esetén a vizsgázott hallgatókról – célszerően az egyes vizsgaidıszakok végével –
-3-
tájékoztatni kell a hivatalt. A vizsgázott hallgatók adataihoz a(z elsı) vizsga dátumát, az oklevél számát és dátumát kell visszaírni a programba. A tankönyvtámogatás elszámolása az elsı 150 órát követı elszámolás benyújtásával egyidejőleg történhet, a hallgató nevére 2 példányban kiállított számla, valamint egy példány eredeti átadás-átvételi jegyzıkönyv (aminek tartalmazni kell a tankönyvek írójának nevét, pontos címét, a tankönyv árát és a hallgató aláírását) alapján. A hivatal kizárólag a tankönyv átvételi bizonylattal igazolt számlákat (a számlán nem kell tételesen feltüntetni a tankönyveket) téríti meg, de a támogatás nem lehet több, mint 18 000 Ft. Ahhoz, hogy elszámolható legyen a költség, az elektronikus rendszerben a tanfolyam indulását megelızıen rögzíteni kell a részletes tankönyvlistát a szerzı, a cím, a kiadó, valamint a megjelenés évének feltüntetésével. Csak lektorált tankönyv árát tudjuk megtéríteni. Az FSZH és a képzı intézmény által megkötött együttmőködési megállapodás keltét megelızı idıszakban felmerült költségek a program keretében nem számolhatóak el. Csak tartalmilag és formailag megfelelıen dokumentált elszámolásokról szóló számlát áll módunkban befogadni és kiegyenlíteni. A hiányosan vagy tévesen kiállított elszámolások, illetve számlák teljesítésének 60 napos határideje, attól az idıponttól kezdıdik, amikor a hiánytalan, illetve korrigált elszámolás, illetve számla a hivatalhoz megérkezik. IV. Az elszámolás benyújtásának határideje A képzési költségek elszámolása a módszertani útmutató szerint 150 óránként történik. Ha a tanfolyam, kevesebb vagy egyenlı mint 300 óra, vagy a tanfolyamból hátralévı óraszám kevesebb, mint 300 óra akkor csak egyben, a tanfolyam végén adható be elszámolás. Az elszámolt idıszakra vonatkozóan a Támogatott hallgató nevére kiállított számlát a képzési költség elszámoló lappal és a jelenléti igazolások egy eredeti és egy hitelesített másolati példányával minden 150 teljesített tanfolyami óra után tudjuk elfogadni. Az elszámolás beküldésekor kérünk egy összesítı kimutatást is készíteni, hogy mely hallgatók számláit tartalmazza a csomag. V. Hiányzások 1. Azokon a napokon, amikor a hallgató hiányzik, és ezt nem igazolja, az adott idıszakra nem lehet elszámolni az óradíjat. Amennyiben a hiányzást igazolta, és az igazolást az elszámoláshoz csatolták, úgy a hiányzásra jutó óradíj is elszámolható, ha a hiányzás mértéke nem haladja meg a képzés óraszámának 10%-át. . Az elektronikus rendszerben ekkor a hallgatót úgy kell beállítani, hogy nem volt jelen, de igazolt a hiányzás. Ekkor a program elszámolja a hiányzott órát is. A hiányzások mértéke nem haladhatja meg a képzés óraszámának 10%-át. A hiányzások igazolására lehetıség van, amennyiben a Támogatott a) állampolgári kötelezettségét teljesíti; b) közeli hozzátartozója (A Munka Törvénykönyvérıl szóló 1992. évi XXII. törvény. 139. § (2) bekezdés) halálakor, esetenként legalább két munkanapon át; c) keresıképtelen beteg; d) saját magát érintı , illetve annak akire tekintettel az ápolási díjban részesül , kötelezı és szükségszerő orvosi vizsgálata (ideértve a terhességgel összefüggı orvosi vizsgálatot is) esetén, annak teljes idıtartamára.
A Képzı a Támogatott hallgatónak az adott tanfolyam teljes óraszáma figyelembe vételével igazolható 10 % hiányzáson felüli hiányzása esetén a kiesett tananyag pótlására saját költségére órákat szervezhet, az azon való részvételt jelenléti igazolással igazolja. Az így igazolt eredetileg a képzéshez tartozó órák a hallgató képzési idejébe beszámítanak
-4-
2. A legfeljebb alapfokú iskolai végzettségő hallgatóknak 150 teljesített óránként nyújtott képzési/megélhetési támogatás számításakor nem vehetı figyelembe az az óra, amelyrıl a hallgató igazolatlanul távol volt. 3.
Az igazolást, a jelenléti ívekkel a képzınek kell megıriznie és kérésre rendelkezésre bocsátani, az igazolt hiányzást a jelenléti igazoláson és az informatikai rendszerben is jelezni kell.
VI. A számla kiállításának módja A számlát a számviteli elıírásoknak megfelelıen kell kiállítani. A számlán (az összesítıben szereplı adatokkal megegyezıen) a következık szerepeljenek: A számlát a Támogatott nevére és címére kell kiállítani Szállítóként a képzı cég szerepel A számla tételei között: – A szolgáltatás megnevezéseként Felnıttoktatási szolgáltatást (SZJ-szám: 80.42.10. vagy 85.59) kell megjelölni (zárójelben a tanfolyam nevét). (Az SZJ/VTSZ szám feltüntetése akkor szükséges, ha áfás a számla.) (Tankönyv esetén: VTSZ: 4901 helyett 4903) SZJ-VTSZ szám pontosítása: Az ÁFA tv. 169. § f , pontja szerint: „az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére-a számlakibocsátásra kötelezett választása alapjánaz e törvényben alkalmazott vtsz., továbbá mennyisége, illetıleg a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére- a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján- az e törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhetı.” A tankönyv számlákon a VTSZ 4901 helyett a VTSZ 4903-at, a képzési díjról kiállított számlákon az SZJ 80.42.10 vagy SZJ 85.59 (Máshová nem sorolt egyéb oktatás) kell használni. Azaz a számlán a szolgáltatás megnevezésének vagy a SZJ számnak szerepelnie kell. – Az adott negyedévben a Támogatott részvételével megtartott elméleti órák számát (mennyiség) és óradíját (egységár), valamint OKJ-s képzéseknél a gyakorlati órák számát és óradíját (értelemszerően külön számlatételként) kell szerepeltetni. A vizsgáztatás díját külön számlán kell szerepeltetni. – A 2007. évi CXXVII törvény 85.§ értelmében adó alól mentes a felnıttképzési szolgáltatás. A számlán kérjük feltüntetni a nem alanyi adómentes (AM) képzık esetén a következı szöveget: „Adó alóli mentesség a tevékenység közérdekő jellegére tekintettel.” – A számlára rá kell írni: „Elszámolva a TÁMOP 2.1.1 programban” – A számlán kérjük feltüntetni az elszámolni kívánt idıszakot (az elszámolni kívánt tanítási nap elsı és utolsó napja.) – A kiállítás dátuma a számla kiállításának az ideje. – A számla kifizetésének határideje nem lehet rövidebb, mint 60 nap. A 60 napos határidı a számlának a hivatalba történı beérkezésétıl számít. – A számlából derüljön ki, hogy a hallgató melyik tanfolyamhoz tartozik (név, ID-szám). – Azoknál az elszámolásoknál, ahol többszöri számlakibocsátás (részszámlázás) történik, a 2007. évi áfa CXXVII törvény 58.§ az irányadó: 58. § (1) Termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása esetében, ha a felek részletfizetésben vagy határozott idıre szóló elszámolásban állapodtak meg, teljesítés az ellenérték megtérítésének esedékessége, amelyre az adott részlet vagy elszámolás vonatkozik. Azaz: a teljesítés ideje és a fizetési határidı megegyezik. - Az egyösszegő képzési költség (ahol 300 óra vagy az alatti a képzési óraszám, vagy pedig egy összegben történik az összes képzési költség számlázása), a tankönyv és a vizsgadíj számlázásánál a következı az irányadó: A számlát a teljesítésig, de legfeljebb a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás teljesítésétıl számított ésszerő idın belül ki kell bocsátani.
-5-
Ésszerő idınek: --- az elılegnek, ellenértéknek készpénzzel, készpénz-helyettesítı eszközzel történı megtérítése esetén haladéktalan (azonnali) számlakibocsátást, --- nem készpénzzel, készpénz-helyettesítı eszközzel történı megfizetés esetén, ha a teljesítésrıl, elılegrıl szóló számla áfát tartalmaz 15 napon belüli (azaz legkésıbb a 15. napon történı) számlakibocsátást kell érteni. --- Amennyiben a kibocsátandó számla áfát az áfatörvény rendelkezései alapján nem tartalmaz, akkor az ésszerő idıt a szó köznapi értelmében kell érteni, amely határidı lejár abban a legkorábbi idıpontban, amikor a számla kibocsátásához szükséges valamennyi információ maradéktalanul a számlakibocsátó rendelkezésére áll. Hiányos vagy formai hibás elszámolás esetén hiánypótlásra kerül sor. Kézi számlákat kisebb formai hibák esetén cégszerően szükséges javítani (jav, aláírás, dátum, pecsét), de gépi számlát csak érvényteleníteni lehet, gépi számla bármely adatának módosítása csak számlával egy tekintet alá esı okirattal lehetséges. Új számlák kiállításakor az elektronikus rendszerben meglévı elszámolást is újra fel kell vinni – a régi törlése után –, hogy a számlaazonosítókat javítani tudják. A hibásan, vagy hiányosan kitöltött számla elszámolása akkor történik meg, amikor az adott számla hiánytalanul beérkezik. A hiánypótláshoz szükséges egy nyilatkozat, amelyben a képzı tudomásul veszi, hogy a fizetési határidı a hiánypótlás beérkezésétıl újra indul. A nyilatkozatban fel kell tüntetni az elszámoláshoz tartozó számlák sorszámait. Felhívjuk figyelmüket, hogy amennyiben a képzı intézmény számlatömbjébıl csak egy eredeti számlát tud beküldeni, úgy második példányként a hivatal elfogad egy arról készült fénymásolatot, amelyre azonban rá kell írni, hogy „Az eredetivel mindenben megegyezı hiteles másolat.”, valamint dátummal és cégszerő aláírással kell ellátni. A számlákon minden esetben szerepelnie kell a tanfolyam azonosító, azaz incidens számának. VII. 150 óránkénti és utólagos juttatás A legfeljebb alapfokú iskolai végzettségő hallgatók számára a 150 óránkénti képzési/megélhetési támogatás valamint a magasabb iskolai végzettségőek számára az utólagos, egyszeri juttatás feltétele az adóelıleg megállapítására vonatkozó nyilatkozat megléte. A nyilatkozatot a támogatási szerzıdéssel és a kérelemmel egyidejőleg kell eljuttatni a hivatalba. Ugyancsak feltétele az utalásnak, hogy a jelentkezési dokumentumokat hiánytalanul csatolja a felnıtt (adó- és TAJ-kártyájának, személyi igazolványának és lakcímkártyájának, valamint az ápolási díj összegérıl szóló igazolás másolatát). Fentieken túl az utólagos juttatás utalásához minden esetben szükséges a vizsgadokumentumok beküldése is. A legfeljebb alapfokú iskolai végzettségőek képzési/megélhetési támogatásának utalása teljesített 150 óránként történik. Ehhez szükséges a jelenléti igazolás hitelesített fénymásolata, illetve a rendszerben, a papír alapú jelenléti ívvel egyezı tartalmú, elektronikus jelenléti ív rögzítése. Ha a tanfolyam, vagy a tanfolyamból hátralévı óraszám kevesebb mint 300 óra, akkor csak a tanfolyam végén adható be elszámolásra a vizsgadokumentumokkal együtt. A Támogatási Szerzıdés szerint a juttatás utalásának határideje 60 nap. Ha a hallgató hiányzása a megengedett 10 % os határt nem éri el a ténylegesen teljesített órák alapján kell a támogatást megállapítani és kifizetni. A képzési/megélhetési támogatás valamint az egyszeri utólagos juttatás összege a 2010. január 1-én érvényes legkisebb munkabér összege (73.500,-Ft) és az ápolási díj különbözete.
-6-
VIII. Jelenléti ív Kötelezı tartalmi elemek: - Tanfolyam alkalom (év, hó, nap, óra-tól, ig) - Aznapi elméleti és gyakorlati órák száma (elmélet/gyakorlat megosztásban) - részvétel, hiányzás oszlop kitöltése - hallgató és oktató aláírása, javítás nélkül - minden nap külön legyen aláírva, és nem összevontan - a nyomtatás dátuma korábbi legyen, mint az elsı tanítási nap Az óráknak minimum 45 percesnek kell lenniük, és közéjük legalább 5 perc szünetet kell beiktatni.
-7-
