1. MAATREGELEN MOBILITEITSMANAGEMENT

1. MAATREGELEN MOBILITEITSMANAGEMENT


CHECKLIST MAATREGELEN MOBILITEITSMANAGEMENT Details over de organisator van het evenement Naam en adres

Verantwoordelijke voor het concept Naam en adres

Verantwoordelijke voor publiciteit Naam en adres

1. ALGEMENE INFORMATIE OVER HET EVENEMENT Type evenement: Locatie: Start van het evenement: Einde van het evenement: Verwacht aantal bezoekers: Leasing contracten / vergunningen: Aantekeningen bij het concept: 2. PLANNINGSFASE VAN HET EVENEMENT Start en duur: Verwacht aantal bezoekers per vervoermiddel zonder extra maatregelen (indien data beschikbaar)

Individuele wagen: Aantal verwachte voertuigen: Met de bus: Met de trein: Met de fiets: Te voet:

Beschikbare Trein: transportmogelijkheden Bus: naar het evenement Fietsroutes: (kaarten bijvoegen) Parkeerplaatsen:

Laatste vertrek: Laatste vertrek:

Wandelroutes en ingangen: Indicatie waar de bezoekers vandaan komen

Mogelijke doelgroep extra treinen: Mogelijke doelgroep busdienst: Mogelijke doelgroep Park & Ride: Mogelijke doelgroep fiets:

Deadline voor beschikbaarheid informatie over vervoersmaatregelen

Evenement posters: Evenement brochure: Tickets en verkooppunten: Website: Massamedia:

(zie afzonderlijke checklist)

Materialen bewegwijzering: Andere:

Duurzame evenementen – Richtlijnen voor organisatoren

10


Deadline voor beslissingen over budget: Onderwerp

Periode planning

Deadline Informatie

Te behandelen onderwerpen (personeel, locatie, infrastructuur, benodigde budget)

Verantwoordelijke Personen/bedrijven (contactpersoon)

Aanbod speciale treinen Speciale busdiensten – direct Speciale busdiensten – park & ride Speciale parkeerruimte (park & ride) Gecombineerd ticket Bewaakte fietsenstalling Fietshersteldienst Bewegwijzering: auto en wagenparken Bewegwijzering: fietsroutes Bewegwijzering: wandelroutes Car-pool service BereikbaarheidsInformatie Promotie


11


3. IMPLEMENTATIEFASE VAN HET EVENEMENT Start en duur: Onderwerp

Datum en uren

Te doen

Nodig materiaal

Uitvoerende personen (contactpersoon)

Algemene coördinatie van de implementatie Aanbod speciale treinen:

Toezicht: capaciteit

Speciale busdiensten – direct

Toezicht: capaciteit

Special busdiensten – park & ride: Speciale parkeerruimte (park & ride): Gecombineerd ticket Bewaakte fietsenstalling Fietshersteldienst Bewegwijzering: auto en wagenparken Bewegwijzering: fietsroutes Bewegwijzering: wandelroutes Car-pool service

Toezicht: routing Toezicht: capaciteit Toezicht: routing Aanwijzers parking Parking stewards Toezicht: capaciteit Controle op de bus / aan de ingang Opstelling Bewaking Registratie Opstelling Uitvoering Produktie Opstelling Controle Produktie Opstelling Controle Produktie Opstelling Controle Matching voor evenement Last minute matching Productie info op papier Informatie op website

Bereikbaarheidsinformatie

Info voor telefoonlijn Personeel voor telefoonlijn Opstelling infostand Personeel infostand

Promotie


12


4. VERWIJDERINGSFASE VAN HET EVENEMENT Start en duur: Onderwerp

Datum en uren

Te doen

Nodig materiaal

Uitvoerende personen (contactpersoon)

Algemene coördinatie van de afbraak Speciale parkeerruimte (park & ride): Bewaakte fietsenstalling Fietshersteldienst Bewegwijzering: auto en wagenparken Bewegwijzering: fietsroutes Bewegwijzering: wandelroutes

Afbraak nadars Herstel van de site Afbraak Herstel van de site Afbraak Herstel van de site Verwijdering Verwijdering Verwijdering


13


CHECKLIST MEDIAMAATREGELEN Verantwoordelijke voor het concept

Details over de organisator van het evenement Naam en adres

Naam en adres

1. ALGEMENE INFORMATIE OVER HET EVENEMENT Type evenement: Locatie: Start van het evenement: Einde van het evenement: Verwacht aantal bezoekers: Leasing contracten / vergunningen: Aantekeningen bij het concept: 2. PLANNING VAN DE MEDIACAMPAGNE Start en duur: Medium:

Contact (naam, adres,telefoon, e-mail)

Krant: Radio: TV: Persconferentie:

Contact (naam, adres, telefoon, e-mail)

Datum: Locatie:

(adres, telefoon, e-mail)

Uitnodigingen naar (adres, telefoon, e-mail)

3. IMPLEMENTATIE VAN DE MEDIACAMPAGNE Start en duur: Medium:

Check

Krant:

o Persbericht verzonden

o Foto’s gestuurd

o Logo/slogan gestuurd

o Wedstrijd (indien budget)


o Tekst voor trailer gestuurd

Radio:

o Wedstrijd (indien budget) TV: Persconferentie:


o Foto’s gestuurd

o Logo/slogan gestuurd

o Wedstrijd (indien budget)

o Locatie geboekt?

o Persmap

o Zitplaatsen

o Catering

o Technische bijstand (Beamer, PA) o Briefing sprekers


14


1.1. VERBETERDE OPENBAAR VERVOER DIENSTEN Wat & Waarom Bijkomende bus- en/of treinverbindingen hebben verschillende functies: · · · ·

Voorzien van ontbrekende diensten van bushaltes en stations naar de locatie van het evenement; Voorzien van latere diensten zodat mensen nog naar huis geraken; Voorzien van voldoende capaciteit bij grote evenementen; Voorzien van park & ride-faciliteiten bij grote evenementen

Hoe doen we het þ In kaart brengen van de herkomstgemeentes van bezoekers: komen ze van nabijgelegen steden en gemeenten of komen ze van alle uithoeken van het land? þ Op welke tijdstippen komen de bezoekers naar het festival en gaan ze naar huis? þ In kaart brengen van bus of treinroutes langs het evenement: bestemmingen, frequenties, nachtdiensten indien relevant, haltes in de buurt van het evenement... þ Ga na of het haalbaar is om aanpassingen door te voeren zoals: - Kleine omleidingen of uitbreidingen van de bestaande busdiensten om de site beter te bedienen; - Een pendeldienst op gepaste tijdstippen naar een dichtbijgelegen bus- of treinstation; - Bijkomende haltes voor treinen die volgens de gewone dienstregeling normaal gezien niet halt houden in bepaalde stations. þ Voor grote evenementen: breng de verschillende mogelijkheden van bijkomende dienstregelingen (zoals extra treinen, shuttledienst,...) in kaart, rekening houdend met de herkomst van de bezoekers. þ Voor kleine evenementen kunnen gehuurde bussen, bestuurd door vrijwilligers een oplossing bieden. þ Overweeg de mogelijkheid van een gecombineerd ticket (toegang tot het evenement en vervoersticket in één). þ Overweeg bewegwijzering vanaf het dichtstbijgelegen bus- of treinstation naar de site en omgekeerd. þ Om een goed resultaat te bekomen is een intensieve communicatiecampagne noodzakelijk. Vooral een goede communicatie via de website blijkt heel belangrijk. Voor meer details hieromtrent, ga naar het onderdeel “Bereikbaarheidsinformatie via internet en andere communicatiemiddelen”. þ De timing van deze stappen hangt af van de plaatselijke vervoersmaatschappijen en de procedures die zij dienen te volgen om bijkomende dienstregelingen te onderzoeken, alsook van de grootte van het evenement. Wij raden u ten zeerste aan om minstens 4 maanden voor het evenement het proces inzake bijkomende dienstregelingen te starten, dit indien het gaat om een private busmaatschappij. Openbare vervoersmaatschappijen hebben meestal meer tijd nodig om bijkomende diensten te voorzien


15


Kosten · ·

Indien de organisatoren gevraagd wordt een deel van de kosten van een busdienst te dragen loopt dit al snel op van 500 tot 800 euro per nacht en per voertuig met een professionele chauffeur. De kosten kunnen sterk verminderd worden door een bijdrage van de bezoekers, afhankelijk van de prijs van het ticket en het aantal gebruikers.

Baten · · ·

Meer bezoekers kunnen de festivalsite bereiken of de bezoekers kunnen langer blijven. Het aantal parkeerplaatsen kan sterk gereduceerd worden indien er een beter aanbod van openbaar vervoer voorzien wordt. Er kan een aanzienlijke reductie bekomen worden van het aantal wagens dat naar het evenement komt, en bijgevolg van het effect op het milieu.


16


Voorbeeld: verbeterde diensten openbaar vervoer

NACHTBUSSEN Sfinks openluchtfestival, 2002 & 2003 (België) Het SMASH-events team bracht op het Sfinks festival (wereldmuziekfestival, 50.000 bezoekers op 4 dagen), editie 2002 en 2003, nachtbussen in circulatie. Overdag heeft de festivalsite een goede openbaar vervoerbediening: een gewone busdienst die elke 20 minuten de festivalsite bereikt, een lokaal treinstation en 2 andere buslijnen op wandelafstand van het terrein. Hoe dan ook stopt de gewone dienstregeling rond middernacht en dit terwijl het festival gewoon doorgaat. De nachtbussendienst was het resultaat van een goede samenwerking tussen de betrokken partners: de organisator van het festival, de lokale autoriteiten en het SMASH-events team. Deze partners zijn drie maal samengekomen in een stuurgroep: éénmaal om te overleggen, éénmaal om te beslissen en de laatste maal om het plan te evalueren. Deze bussen sloten aan op het bestaande nachtbussennetwerk op vrijdag- en zaterdagnacht vanuit het centrale busstation in Antwerpen naar de deelgemeenten. De ontbrekende dienst (van de festivalsite naar het busstation) werd toegevoegd alsook twee andere diensten naar de nabijgelegen kleinere gemeenten. Bijgevolg was de hele stedelijke omgeving goed bereikbaar via de Sfinks nachtbus en de aansluitende reguliere nachtbussen

De invoering van deze bijkomende busdiensten werd begeleid door een intensieve communicatiecampagne. Deze bestond uit het plaatsen van reisinformatie op de website, in de programmaboekjes en een LED scherm op de festivalsite met reisinformatie. Dienstregelingen en tarieven waren te verkrijgen aan de informatiestand.

De resultaten 1.000 tot 1.500 festivalbezoekers maakten gebruik van de busdiensten naar het festival.

Contact TRAJECT, [email protected], telefoon +32 9 242 32 80


17


1.3. AFGELEGEN PARKINGS MET PARK & RIDE MOGELIJKHEDEN Wat & waarom? Om overvloedig verkeer weg te leiden uit bepaalde zones kunnen meer afgelegen en bestaande parkeerfaciliteiten worden benut, aangevuld met een shutlle service om de afstand tussen het evenement en de parking te overbruggen. Bij grote evenementen zoals beurzen, voetbalwedstrijden of openluchtconcerten zijn de parkings meestal dicht bij de locatie van het evenement gelegen. In dat geval kan men bezoekers ook overtuigen hun auto achter te laten aan afgelegen stations, bij voorkeur in de buurt van afritten van autowegen, en vandaaruit de bestaande treinverbindingen laten nemen naar het evenement.

Hoe doen we het þ

þ þ þ þ þ þ þ þ

þ þ

þ

Een goede samenwerking tussen de organisatoren en de vervoersmaatschappijen is noodzakelijk om goede resultaten te bekomen. Om de shuttledienst van en naar afgelegen parkings te garanderen moet men niet alleen “officiële” vervoermaatschappijen in overweging nemen maar ook private busmaatschappijen. Dit maakt wel een belangrijk verschil in kosten. Heel belangrijk is ook de samenwerking met de overheid voor vragen omtrent welke parking geschikt is, toegangswegen naar de parkings, haltelocaties enz. De shuttle diensten zijn voor de bezoekers meestal kostenloos. Daarom is het noodzakelijk dat duidelijke afspraken worden gemaakt in verband met de kosten. In veel gevallen zorgen sponsors voor deze diensten (zie onderaan bij “kosten baten”) In kaart brengen van de herkomst van de bezoekers: komen ze van de naburige gemeenten of komen ze van over gans het land? Indien geen studie beschikbaar is kan de organisator een schatting maken. In kaart brengen van de bestaande openbaar vervoerdiensten. Welke bus-of treinlijnen rijden voorbij de site en de omliggende parkings: bestemmingen, frequentie, nachtbusdiensten indien relevant, haltes aan de evenementenzone, tarieven,… In kaart brengen van mogelijke afgelegen parkings nabij de verschillende toegangswegen zodat bezoekers de evenementzone niet binnen rijden. Voor grote evenementen: in kaart brengen van openbaar vervoerdiensten op grote schaal, rekening houdend met de herkomst van de bezoekers. Overleg met lokale vervoersmaatschappij, private vervoersmaatschappij en de overheid en selecteren van de meest haalbare parkings. Vergelijk de verschillende voorstellen. De timing van deze verschillende stappen zal afhankelijk zijn van de vervoersmaatschappijen en de procedures die ze moeten volgen om de aanvullende diensten operationeel te maken, alsook van de grootte van het evenement. Indien u gebruik maakt van een private busmaatschappij gebeurt dit best minstens 4 maanden voor het evenement van start gaat, indien u beroep doet op een openbaar vervoersmaatschappij tenminste 8 maanden voor het evenement van start gaat. Zorg voor een goede bewegwijzering naar de parkings. Hiervoor dient u toestemming te vragen bij de lokale autoriteiten, bevoegd voor officiële verkeersborden. Deze stap dient zo snel mogelijk genomen te worden, liefst 4 maanden voor het evenement. Voor éénmalige evenementen zoals concerten en sportevenementen is de nodige vervoerscapaciteit bepaald door de vraag bij het einde van het evenement. Neem maatregelen genomen om te voorkomen dat grote bezoekersstromen in één beweging na het evenement huiswaarts keren. Start een promotiecampagne om de bezoekers te informeren over het park & ride concept en dit van zodra de ticketverkoop start.


20


Kosten · · ·

Om de kosten van een shuttle dienst te bepalen mag u rekenen op 500 tot 800 Euro per dag/nacht per voertuig met een professionele chauffeur. Hou ook rekening met de kosten van de bewegwijzering. Soms is het noodzakelijk personeel in dienst te nemen om de chauffeurs en de bezoekers te voorzien van de nodige informatie, de verkeersstromen van en naar de parkings te leiden... De lokale politie kan in bepaalde gevallen enkele van deze taken op zich nemen.

Baten · · ·

Nieuwe bezoekers worden aangetrokken waardoor de inkomsten stijgen. De shuttle diensten kunnen aangeboden worden door sponsors. Vooral sponsors in de sfeer van milieu, vervoer of communicatie zullen deze extra publiciteit interessant vinden. Belangrijke voordelen voor het milieu door beter georganiseerde verkeersstromen, veiligheid van de bezoekers, minder vervuiling, geluidsoverlast en stress in de omgeving van het evenement en minder impact op de bewoners rond deze zone.

Voorbeeld: park & ride faciliteiten

PARK & RIDE VANAF AFGELEGEN PARKINGS Deze maatregel is een veel voorkomend gebruik bij beurzen. Er zijn veel voorbeelden voor festivals, shopping centers, concerthallen en stadia. In het kader van het SMASH-events project werden afgelegen parkings georganiseerd voor het Filmfestival van Gent, België, dat plaatsvond nabij het stadscentrum, in een zone met weinig parkeermogelijkheden. Deze aanpak omvatte een duidelijke bewegwijzering, parkingstewards die de automobilisten de weg toonden naar afgelegen parkings en frequente shuttlediensten met minibussen tussen de parkings en het evenement.

Contact: VIA, Kai Lorenz, [email protected], telefoon +49 30 880 44 00


21


1.4. CARPOOLDIENSTSEN VOOR GROTE EVENEMENTEN Wat & Waarom Een carpool matching systeem brengt chauffeurs en passagiers samen om de heen- en/of terugreis naar het festival te maken. Carpooling is een goed alternatief voor alle types evenementen en zeker ‘s avonds laat als er onvoldoende of geen openbaar vervoer beschikbaar is. Carpool matching kan georganiseerd worden: · ·

Voor het evenement. In dit geval maken de carpoolpartners afgespraken om samen naar een evenement te gaan alvorens ze vertrekken. Dit gebeurt hoofdzakelijk via internet of telefoon. Tijdens het evenement. In dit geval krijgen bezoekers die gebruik maken van het openbaar vervoer voor de heenrit ’s avonds een terugrit aangeboden. Dit kan georganiseerd worden via een informatiestand op het evenement.

Natuurlijk kunnen beide vormen gecombineerd worden.

Hoe doen we het Voor carpooling georganiseerd voor het evenement: þ

þ

Organiseer een inschrijvingscampagne via de website of een ticketverkooppunt en plaats de geregistreerde aanbiedingen en aanvragen op een website. Een (aanvullende) telefoonservice kan ook voorzien worden. Voor een dergelijke dienst kunnen professionele carpoolorganisaties worden aangesproken. Communiceer het bestaan van deze dienst via elke medium dat gebruikt wordt voor promotie van het evenement.

Voor carpooling georganiseerd op het evenement is niet veel voorbereiding vereist, alhoewel communicatie van deze dienst nog voor het evenement aanbevolen is: þ þ þ þ þ þ

Zorg voor een goede locatie voor de informatiestand waar de carpoolinformatie wordt gecentraliseerd. Voorzie een informatiebord waarop alle aanvragen kunnen geplaatst worden (vraag en aanbod van vrije plaatsen). Vraag en aanbod kunnen genoteerd worden op een whiteboard of een briefje. Essentiële zaken zijn de bestemming, het voorziene vertrekuur en het GSM-nummer. Een bijkomende optie is het voorzien van een kaart waarop alle bestemmingen kunnen worden aangeduid door middel van vlagjes of nummers. De ervaring leert dat meer vraag is naar vrije zitjes dan aanbod. Het aanspreken van chauffeurs om hun vrije zitjes aan te bieden kan helpen. Het is aan te raden een kleine financiële bijdrage van ongeveer 0,05 euro per km voor de chauffeurs te vragen aan de passagiers

Kosten · ·

Carpool matching voor het evenement: kosten voor de ontwikkeling van de carpool website (eventueel de kost voor een extern carpool matching systeem), kosten voor personeel die carpoolinformatie verschaffen via de telefoon. Carpool matching op het evenement: indien een informatiestand aanwezig is op het festival zijn er geen bijkomende kosten. Sommige materialen zoals een whiteboard, briefjes of plakband zijn noodzakelijk. Indien een aparte informatiestand vereist is, dan is personeel voor het bemannen van de stand de enige bijkomende kost. Dit kunnen zonder problemen vrijwilligers zijn.


22


Baten · · ·

Nieuwe bezoekers kunnen de festivalsite bereiken en /of bezoekers kunnen langer blijven. Het aantal parkeerplaatsen kan gereduceerd worden. Er kan een aanzienlijke reductie bekomen worden van het aantal wagens die naar het evenement komen, en bijgevolg van hun effect op het milieu.

Voorbeeld: Carpooling

CARPOOL MATCHING Sfinks openluchtfestival 2002 & 2003 (België) Voor het Sfinks wereldmuziekfestival (50.000 bezoekers in 4 dagen) werd in 2002 en 2003 een volledige carpooldienst aangeboden. Er was wel een nachtbusdienst aanwezig, maar die bereikte niet iedereen: sommige mensen wonen te afgelegen en anderen vertrekken later dan de laatste nachtbusdienst. Deze dienst omvatte een carpooldatabank voor het evenement en “last minute” carpool matching tijdens het evenement. Carpool matching voor het evenement gebeurde via een carpooldatabase gelinkt aan de festivalwebsite. Op deze website konden de geïnteresseerde bezoekers zich inschrijven en hun voorkeuren (aankomst- en vertrekuur) en contactgegevens (telefoon, email,...) opgeven. Een ”last minute” carpoolsysteem werd aangeboden aan de informatiestand op het festival. Aan potentiële carpoolers werd gevraagd een formulier in te vullen en dit op een kaart van België op hun bestemming te hangen. Zo konden de passagiers de meest toepasselijke chauffeur contacteren (juiste uur en bestemming).

De resultaten Zoals voor andere muziekfestivals wordt carpool-matching meer gebruikt voor het oplossen van “last minute” problemen bij vertrek. Dit vindt zijn oorzaak in het feit dat de meeste bezoekers reeds naar het evenement komen in een goed gevulde wagen. Het aantal aanvragen voor “last minute carpool” was dan ook dubbel zo hoog als het aantal inschrijvingen voor het evenement.

Contact: TRAJECT, [email protected], telefoon +32 9 242 32 80


23


1.2. BEWAAKTE FIETSENSTALLINGEN Wat & waarom Fietsenstallingen zijn tijdelijke faciliteiten op de festivalsite bedoeld voor de fietsende bezoekers. Deze stallingen moeten beveiligd worden om diefstallen tegen te gaan. Fietsenstallingen zijn aangewezen voor elke type evenement, zowel grote als kleine festivals en zeker als de regio een hoog fietsgebruik kent. Bewaking van de stalling is onontbeerlijk. Vooral ‘s avonds en ‘s nachts is dit cruciaal.

Hoe doen we het þ þ þ þ þ þ þ

þ

þ þ

In kaart brengen waar de bezoekers vandaan komen: komt een groot deel uit de nabijgelegen zone? Staat men in het algemeen positief tegenover het gebruik van de fiets? In dat geval zijn fietsenstallingen zeer nuttig. Beslissen hoe men de fietsenstallingen gaat bewaken: met vrijwilligers of professionelen. Aanwerven van bewakers. Drukken van tickets voor gebruikers van de fietsenstallingen. Opmaken van het uurrooster voor de bewaakte fietsenstallingen volgens het programma van het festival. Beslissen of bewaking ’s avonds en ’s nachts zinvol is. Schatting van de nodige capaciteit. Stel de fietsenstallingen op in een zone dichtbij de ingang van het festival. Het is essentieel dat de fietsenstallingen dichter bij de ingang liggen dat de autoparking. Indien deze te ver van de ingang verwijderd zijn, zullen vele fietsers hun fiets toch vlakbij de ingang achterlaten en hierbij voetgangers storen. De fietsenstalling moet ook goed zichtbaar zijn, zowel voor fietsers als gebruikers van andere vervoermiddelen. Ga na welk parkeersysteem gepast is voor de stallingen. Indien de gebruikers niet te veeleisend zijn, is een eenvoudig “nadar” systeem voldoende. Sommige lokale overheden leveren deze kostenloos. “Echte” opslagfaciliteiten zijn te huur op de private markt. Zij bieden een betere bescherming tegen diefstal en beschadiging. Deze faciliteit zou gratis, of tenminste tegen een gunstiger tarief dan de autoparking, moeten aangeboden worden. De aanwezigheid van bewaakte fietsenstallingen moet noodzakelijkerwijs gecommuniceerd worden via website, pers,... Indien deze faciliteiten gratis worden aangeboden, wordt dit best opgenomen in de communicatiecampagne, want vele fietsers zullen denken dat het betalend is. Overweeg bewegwijzering van fietsroutes (zie hoofdstuk “Bewegwijzering voor duurzame vervoersmiddelen”).

Kosten · ·

Huurkosten van professioneel stallingsmateriaal (optioneel): mogelijk alternatief is het goedkope “nadar”systeem van de gemeente, dat meestal kostenloos kan gebruikt worden. Personeelkosten: bewakers fietsenstallingen (2 tot 3 per stalling, afhankelijk van het aantal verwachte fietsers). In veel gevallen kunnen vrijwilligers ingeschakeld worden (bv. in ruil voor een toegangsticket). Hou rekening met het aantal uren dat de dienst moet verzekerd worden.

Baten · · ·

Het aantal autoparkeerplaatsen kan sterk verminderd worden. Bovendien zal de verkeersdruk in de omgeving van de site afnemen. Bij grote evenementen neemt het risico op verkeerschaos sterk af. Er kan een aanzienlijke reductie bekomen worden van het aantal wagens dat naar het evenement komt, en bijgevolg van het effect op het milieu.


18


Voorbeeld: bewaakte fietsenstallingen GRATIS BEWAAKTE FIETSENSTALLINGEN Sfinks openluchtfestival, 2002 & 2003 (België) Het SMASH-events team heeft voor het Sfinks festival, editie 2002 en 2003, gratis bewaakte fietsenstallingen gerealiseerd. Ongeveer 60% van de bezoekers woont op minder dan 10km (enkel) van de festivalsite. Deze omgeving is zeer aantrekkelijk voor fietsers: een goede reden om verschillende intiatieven rond de fiets te starten.

Gratis fietsenstalling op het Sfinksfestival

· · · · ·

·

Deze faciliteit werd gespreid over 2 locaties, met een totale capaciteit van 3000 fietsen. Hiervoor werden “nadar” systemen gebruikt die door het gemeentebestuur gratis ter beschikking gesteld werden. Deze nadars werden zowel voor de afbakening als voor het stallen gebruikt. Zelfklevende tickets werden gebruikt: bij het binnenkomen van de fietsenstalling werd één deel op de fiets gekleefd, het andere deel werd afgegeven aan de eigenaar. Bij het verlaten van de fietsenstalling werden aan de eigenaars de twee tickets gevraagd, die vanzelfsprekend identiek moesten zijn. Bewaking was voorzien tot middernacht uitgezonderd vrijdag (tot 01.00u) en zaterdag (tot 03.00 u) 30 Vrijwilligers werden ingezet voor het bewaken van de fietsenstallingen. Zij werkten steeds in teams van 2 tot 3 personen per locatie (4 tot 5 personen in totaal) in shiften van 4 uren. Als compensatie ontvingen zijn een toegangticket voor het festival , een t-shirt en drankbonnen. Voorafgaand werd een korte briefing gegeven. De fietsenstalling was één van de vele fietsmaatregelen, zoals bewegwijzering van de fietsroutes en communicatie.

De resultaten Ø Ø Ø Ø

9.000 fietsers maakten gebruik van de bewaakte fietsenstallingen, dit gespreid over 4 dagen. De reacties van de gebruikers was unaniem positief. Uit een enquête is gebleken dat 91% zeer tevreden waren over de fietsenstallingen. Vele fietsers dachten toch dat de stallingen betalend waren en parkeerden hun fiets buiten de stallingen. Geen klachten van fietsdiefstallen in de bewaakte zones. Dit in tegenstelling met de fietsen die buiten deze zone werden geplaatst,. Hiervoor liepen bij de politie verschillende klachten van diefstallen binnen.



19


1.11

COMMUNICATIE VIA DE

MEDIA Wat & waarom Elk evenement wordt gepromoot via verschillende kanalen. Tijdens het plannen van het evenement moet men er rekening mee houden dat de bezoekers zich niet bewust zijn van de gerealiseerde mobiliteits- en milieumaatregelen. De promotie moet dus de aandacht van de bezoekers vestigen op deze maatregelen (via een speciaal logo of een motto) en hen een duidelijk beeld geven van wat ze precies kunnen verwachten. Communiceren kan in de evenement-communicatie zelf maar bij voorkeur ook ook via media zoals radiostations, kranten, tv-stations, vrijetijdsmagazines,...

Hoe doen we het þ þ þ þ þ þ þ þ þ þ

Plaats een informatiestand op het evenement (zie hoofdstuk ”Informatiestand op het evenement”). Hang spandoeken met het specifiek milieuvriendelijk logo of motto op het evenement. Gebruik het motto of logo in alle gedrukte materialen van het evenement zoals flyers, posters; informatiefolder,... Contacteer de lokale radio en informeer hen over de geïmplementeerde maatregelen. Dit kan een interessant onderwerp zijn voor hen . Indien een radiostation sponsor is van het evenement, vraag hen om het logo of motto op hun trailer te plaatsen. Contacteer de lokale krant of het radiostation en informeer hen over de geïmplementeerde maatregelen. Zij zullen waarschijnlijk verslag uitbrengen over het evenement en kunnen het milieuvriendelijk aspect dan beter benadrukken. Om beter ingang te vinden bij de media is het misschien interessant hen vrijkaarten voor het evenement aan te bieden voor hun lezers/luisteraars. Organiseer een persconferentie voor de lokale media. Zo kan je hen informeren over de aanpak en maatregelen. Hou steeds een goed contact met de lokale media en informeer hen over de laatste ontwikkelingen. Plaats het logo en de genomen maatregelen op de homepage van het evenement.

Kosten · · ·

Indien bestaande advertentieinstrumenten (flyers, posters en brochures,..) worden gebruikt zullen er geen extra kosten zijn. Het milieuvriendelijke logo of motto op deze instrumenten plaatsen is een kleine moeite. Indien één mediakanaal ook sponsor is van het evenement dan zou het logo of motto zonder bijkomende kosten op de trailer/advertentie kunnen worden geplaatst. Het organiseren van een persconferentie zal ongeveer 500 Euro kosten voor de huur van de ruimte, catering en informatiemateriaal. Het web-design zal ongeveer 300 Euro kosten.

Baten ·

Door het bereiken van een groot publiek via de media zullen de milieuvriendelijke aanpak en de geïmplementeerde maatregelen beter bekend zijn bij de bezoekers.

Ecological event management – Richtlijnen voor organisatoren

37


Voorbeeld: communicatie via de media

MASSA-COMMUNICATIECAMPAGNE NiteSkate Nürnberg op Hitradio N1, 2002 (Duitsland) Funkhaus Nürnberg realiseerde twee Skate evenementen in 2002. De Nürnberg Nite Skate trok in juli 2002 ongeveer 20.000 enthousiaste skaters aan. In augustus 2002 werd de Fürth Skate georganiseerd waarbij ongeveer 5.000 bezoekers samen kwamen voor het skaten door de stad. Op beide evenementen werden posters met het SMASH-events logo uitgehangen in scholen en op publieke plaatsen. Verder werden twee trailers met het SMASH-events idee gelanceerd via radiostation Hit Radio N1. De radiospots werden 76 maal uitgezonden.

Contact: FUNKHAUS NÜRNBERG, [email protected], telefoon +49 911 5191 114


38


1.10.INFORMATIESTAND OP HET EVENEMENT Wat & waarom Het gaat hier over een balie op het evenement waar bezoekers alle soorten informatie, waaronder bereikbaarheidsinformatie of informatie omtrent milieumaatregelingen, kunnen vragen. Vele bezoekers hebben bijvoorbeeld nood aan last minute informatie over hoe en wanneer ze kunnen terugkeren met het openbaar vervoer of carpooling. Een informatiestand op het festival is vooral nuttig voor die evenementen waarbij het einduur niet gekend is.

Hoe doen we het þ

þ

þ

þ

þ

Doordat de bezoekers reeds op het evenement aanwezig zijn, spitst de infostand zich vooral toe op het geven van informatie voor de terugrit met duurzame vervoersmiddelen. Loopt een evenement over verschillende dagen, dan zal de infostand ook informatie voor de volgende dagen geven. Aangezien een informatiestand niet kan verhinderen dat bezoekers met de wagen naar het evenement komen, maar wel de duurzame vervoersmiddelen aantrekkelijker kan maken, is het heel belangrijk dat deze opgenomen wordt in alle communicatie die verschijnt over het evenement en zijn mobiliteitsbeleid. De informatiestand kan volgende types informatie verstrekken: - Dienstregelingen openbaar vervoer voor de terugreis; - Bestemmingen / looproutes naar nabijgelegen bus-of treinhaltes; - Carpool matching diensten: vindt een carpoolpartner voor de terugrit; - Informatie over fietsroutes; - Informatie over afvalpreventie; - Informatie over energie- en waterbesparende maatregelen; Bij kleine evenementen volstaat slechts 1 informatiestand voor alle types informatie. Voor grote evenementen (met meer dan tienduizend bezoekers) is een aparte informatiestand voor bereikbaarheidsinformatie aangewezen. Dit laat toe gespecialiseerd personeel in te zetten om bereikbaarheidsinformatie te geven. De nodige informatie kan tezelfdertijd op de festivalwebsite worden geplaatst (zie elders in deze richtlijnen).

Kosten · ·

De constructie van de stand is de enige kost van deze maatregel. Voor grote evenementen mag je op 2 of 3 werknemers of vrijwilligers rekenen om de stand permanent te bemannen .

Baten ·

Deze maatregel verhoogt de aantrekkelijkheid van de duurzame vervoersmiddelen door het geven van informatie en oplossingen op maat voor problemen met de terugreis.


35


Voorbeeld: Informatiestand

INFORMATIESTAND OP HET EVENEMENT Sfinks openlucht muziekfestival, 2002 & 2003 (België) Het SMASH-Events team heeft een informatiestand uitgebaat op het Sfinks festival, editie 2002 en 2003 (wereldmuziek, 50.000 bezoekers in 4 dagen). De stand verspreidde informatie over de maatregelen rond mobiliteit en milieu. Oorspronkelijke was één enkele infostand voorzien voor alle types van informatie, inclusief over festivalprogramma, cateringmogelijkheden, verloren kinderen,.... Na de eerste dag werd beslist afgescheiden stands op te zetten voor de verschillende types van informatie zodat milieu- en mobiliteitsinformatie door specialisten ter zake kon worden gegeven. De stand voorzag: · · · · ·

Openbaar vervoersinformatie, inclusief dienstregelingen, laatste vertrek, tarieven en haltes voor bus en trein; Carpool matching service; Informatie over fietsroutes rond de festivalsite; Informatie omtrent herbruikbare bekers, energie- en waterbesparende maatregelen; Deze infostand was een extra verkooppunt van herbruikbare bekers.

Resultaten Ongeveer 450 vragen rond mobiliteit werden beantwoord aan de informatiestand op het Sfinks festival.



36


1.5. BEWEGWIJZERING VOOR DUURZAME VERVOERSWIJZEN Wat & Waarom Het is nuttig een aparte bewegwijzering te voorzien voor fietsers en openbaar vervoer gebruikers. Voor de laatstgenoemde kunnen wegwijzers worden geplaatst van nabijgelegen bushaltes en treinstations naar het evenement en vice-versa, dit indien de site niet zichtbaar is vanaf de openbaar vervoerhalte. De bewegwijzering voor fietsers laat toe aantrekkelijke fietsroutes, weg van het drukke verkeer, te nemen, wat het fietsen van en naar het evenement aanlokkelijk maakt.

Hoe doen we het þ þ þ þ þ þ þ þ þ þ þ

Het plannen van de bewegwijzering vergt veel tijd, vooral als toestemming van de autoriteiten noodzakelijk is. Dit proces moet minimum 3 maanden voor het evenement en, indien sponsoring van externen vereist is, zelfs langer op voorhand gestart worden. Selecteer vanaf welke punten de bewegwijzering van de fietsroutes moet geplaatst worden. Selecteer de bushaltes en/of treinstations van waar veel bezoekers naar het evenement zullen stappen. Ga na of de wandelroute duidelijk is en of bewegwijzering noodzakelijk is. Zoek sponsors die een deel van de kosten voor de bewegwijzering willen dragen (optioneel). Maak een keuze van de wegen waar bewegwijzering moet voorzien worden, in samenspraak met de organisatoren, gemeentebesturen en eigenaars van de wegen. Maak een ontwerp van de wegwijzers en zoek een producent. Vraag toestemming aan de wegbeheerders. Deze stap vraagt tijd. Hang de wegwijzers 1 tot 2 dagen voor het evenement. Controleer de wegwijzers tijdens het evenement indien er kans is dat verzamelaars deze meenemen of de richtingen gewijzigd worden. Verwijder de wegwijzers na het evenement. Bewaakte fietsenstallingen zijn een ideale aanvulling op de bewegwijzering van fietsroutes (zie hoofdstuk “bewaakte fietsenstallingen”).

Kosten · · ·

De prijs van de wegwijzers kan heel verschillend zijn afhankelijk van aantal, formaat en kwaliteit. Voor uitgebreide bewegwijzering voor fietsers en openbaar vervoergebruikers mag je al vlug rekenen op 1.000 tot 2.000 euro voor ongeveer 300 wegwijzers. Reken op ongeveer 15 tot 30 manuren om de wegwijzers te hangen en 10 tot 20 manuren om deze te verwijderen. Deze kosten worden bij voorkeur gedragen door sponsors.

Baten · · ·

Verkeersveiligheid wordt verbeterd doordat grote fietsersstromen en voetgangers weggeleid worden van het verkeer. Het aantal parkeerplaatsen wordt gereduceerd. Er kan een aanzienlijke reductie bekomen worden van het aantal wagens die naar het evenement komen, en bijgevolg van hun effect op het milieu.


24


Voorbeeld: bewegwijzering

BEWEGWIJZERING VOOR FIETSERS Sfinks openluchtfestival, 2002 & 2003 (België) Het SMASH-events team implementeerde voor de editie 2002 en 2003 van het Sfinks wereldmuziekfestival (50.000 bezoekers in 4 dagen) bewegwijzering voor fietsers en openbaar vervoergebruikers. Voor de fietsers werden aantrekkelijke fietsroutes uitgestippeld vanuit alle zones rond de festivalsite. De gedetailleerde planning werd 3 maanden voor het festival uitgewerkt door het SMASH-events team in samenwerking met de betrokken gemeenten. Alle fietsroutes vertrokken vanuit gekende vertrekpunten zoals treinstations, hoofdstraten, pleinen,… De organisatoren stelden een drukker aan voor het maken van de wegwijzers. Opvallende wegwijzers werden geproduceerd voor zowel automobilisten, fietsers als openbaar vervoergebruikers. De wegwijzers werden 1 tot 2 dagen voor het festival aan de bestaande bewegwijzering vastgemaakt en de dag na het festival verwijderd. De bewegwijzering voor fietsers leidde naar de bewaakte fietsenstallingen, een andere maatregel die werd geïmplementeerd tijdens het Sfinks festival. De geïndividualiseerde communicatiecampagne via de festivalwebsite leidde de fietsers naar het vertrekpunt of een ander punt van de bewegwijzerde routes.

De resultaten Doordat deze maatregel een stijging van de kwaliteit van duurzame vervoersmiddelen als doel heeft, kan geen direct effect op de vervoerswijze worden aangetoond, maar een enquête onder de bezoekers heeft uitgewezen dat deze service geapprecieerd werd bij de gebruikers van het openbaar vervoer, fietsers en voetgangers. Enkele klachten werden genoteerd, bijvoorbeeld over wegwijzers die waren weggehaald.



25


1.6. BEREIKBAARHEIDSINFORMATIE VIA INTERNET EN ANDERE COMMUNICATIEMIDDELEN Wat & waarom Infomatie- en communicatiecampagnes over de beschikbare duurzame vervoersmiddelen zijn heel belangrijk omdat beslissingen omtrent vervoerswijzekeuze voor het evenement gemaakt worden. Heel regelmatig zijn alternatieven voor de auto voorhanden, maar deze zijn meestal niet bekend bij de bezoekers. Uitgebreide informatie helpt dit probleem te voorkomen. De bestaande website van een evenement kan uitgebreid worden met bereikbaarheidsinformatie. Ook de gedrukte communicatiemiddelen (zoals posters, programmaboekjes...) kunnen van deze informatie voorzien worden.

Hoe doen we het þ þ þ þ þ þ

þ þ

In kaart brengen waar de bezoekers vandaan komen. Maak een overzicht van alle fietsroutes (inclusief fietsparkings), openbaar vervoermogelijkheden (inclusief dienstregelingen) en toegangswegen voor automobilisten (inclusief parkeermogelijkheden) naar de festivalsite. Maak een overzicht van de informatiekanalen van het evenement: posters, website, programmaboekjes, strooibriefjes , tickets,..... Beslis via welke van deze kanalen – bij voorkeur zoveel mogelijk – bereikbaarheidsinformatie zal worden gegeven. Geef een algemeen overzicht van de bereikbaarheid van de site met de nadruk op duurzame vervoersmiddelen zoals de fiets, openbaar vervoer, carpooling. Voeg deze informatie toe aan zoveel mogelijk informatiekanalen. Overweeg daarnaast een geïndividualiseerde aanpak: vooral op de website is het mogelijk om informatie te verstrekken voor de verschillende vervoersalternatieven vanuit een brede waaier van vertrekpunten. Je kan ook een (groene) telefoonlijn organiseren voor het verstrekken van bereikbaarheidsinformatie. Maak gebruik van speciale radiospots via de regionale radiostations om mensen te informeren over de alternatieve bereikbaarheid van het evenement. Speel ook in op het gevoel bij de doelgroep bij het promoten van alternatieven. Vooral bij jongeren kan dit veel effect hebben (emoties als avontuur, dating, onafhankelijkheid,...).

Duurzame evenementen –Richtlijnen voor organisatoren

26


Kosten · ·

De kosten blijven beperkt doordat de communicatiekanalen reeds gebruikt worden om het evenement zelf aan te kondigen. Het werkvolume hangt af van een aantal elementen: - Indien slechts algemene informatie wordt voorzien (buslijnen, fietsroutes, parkingoverzicht,..) zal de werklast beperkt zijn. - Indien meer gedetailleerde informatie wordt voorzien bv voor verschillende vertrekpunten, met verschillende kaarten voor de verschillende vervoerszwijzen, zal de werklast natuurlijk stijgen.

Baten ·

Nieuwe bezoekers kunnen de festivalsite bereiken wat een extra inkomen betekent voor de organisatoren.

· ·

Het aantal parkeerplaatsen zal aanzienlijk afnemen door gebruik van openbaar vervoerdiensten. Beter imago van het evenement: aanbieden van duurzame mobiliteit, minder filles in de omgeving van de site. Er kan een aanzienlijke reductie bekomen worden van het aantal wagens die naar het evenement komen, en bijgevolg van hun effect op het milieu

·


27


Voorbeeld: bereikbaarheidsinformatie

BEREIKBAARHEIDSINFORMATIE Sfinks openluchtfestival, 2002 & 2003 (België) Het SMASH-events team implementeerde een uitgebreide informatiecampagne voor het Sfinks festival 2002 en 2003 (wereldmuziek, 50.000 bezoekers in 4 dagen). De website voorzag: · Algemene bereikbaarheidsinformatie met een overzicht van alle gerealiseerde maatregelen: bewaakte fietsenstallingen, bewegwijzering van fietsroutes, nachtbussen, gecombineerde tickets toegang + busticket. · Gepersonaliseerde informatie: de bezoekers konden hun vertrekpunt uit een gedetailleerde lijst selecteren. Voor elke van deze vertrekpunten werd alle mogelijke bereikbaarheidsinformatie gegeven zoals fietsroutes (voor een afstand tot 10km van de festivalsite), openbaar vervoer en bereikbaarheid voor automobilisten. Er werd ook een link geplaatst naar de carpoolmatching website waar een carpoolpartner kon gevonden worden van en naar het festival. In het programmaboekje werd algemene bereikbaarheidsinformatie gekopieerd van de website. Bereikbaarheidsinformatie werd aangeboden op het infonummer van Sfinks: de telefonisten hadden toegang tot gedetailleerde bereikbaarheidsinformatie. De infostand om het festival beschikte ook over gedetailleerde informatie omtrent de bereikbaarheid van de site.

De resultaten Ø Ø

Het aantal hits op het bereikbaarheidsonderdeel van de website is niet bekend. Voor resultaten in verband met de infostand, gelieve hoofdstuk “Infostand op het evenement” te raadplegen. 1.000 tot 1.500 bezoekers maakten gebruik van de busdiensten. Hiervan gebruikten 90 bezoekers de extra nachtbussen.



28


1.9. LAAT HET EVENEMENT STARTEN IN DE BUS Wat & waarom Deze maatregel wil bezoekers overtuigen om openbaar vervoer te gebruiken in plaats van hun eigen wagen. Aan een bus wordt een opvallend item toegevoegd om een unieke sfeer te creëren, bijvoorbeeld muziek op de bus, drankjes of zelfs zand op de vloer voor strandbussen. Hierdoor begint het evenement eigenlijk al vanop de bus en eindigt het pas op de terugweg. Dit is natuurlijk vooral geschikt voor “fun-evenementen” met jongeren als doelgroep. De nood aan “special effects” op het openbaar vervoer wordt de laatste jaren wel wat overschat. Deze maatregel alleen zal niet zorgen voor een aanzienlijke stijging van openbaar vervoergebruikers, maar vooral voor meer plezier.

Hoe doen we het þ þ þ

De maatregel kan in overweging genomen worden indien één van de partners in het project interesse toont. Bijvoorbeeld: indien een sponsor de kosten voor deze shuttlebus betaalt, moet voor hem de mogelijkheid bestaan om, indien hij dit wenst, reclame te maken op de bus. Bespreek deze maatregel met de busmaatschappij en sponsors. Onderzoek de technische mogelijkheden en beperkingen voor deze maatregelen op de bus ten minste 4 maanden voor het evenement. Extra technische certificaten van officiële instanties met betrekking tot vervoer van passagiers en veiligheid kunnen noodzakelijk zijn. Denk na over brand, nooduitgangen , noodrem en afleiding van de chauffeur,...

Kosten · ·

Merk op dat een eenvoudige maatregel zoals “muziek op de bus” extra kosten met zich meebrengt doordat de muziek in een publieke ruimte gespeeld wordt en bijgevolg auteursrechten moeten betaald worden. Voor maatregelen die wijzigingen aan voertuigen inhouden moet nagegaan worden of ze binnen de huidige wetgeving inzake transport van passagiers en hun veiligheid passen en of er geen verborgen kosten zijn.

Baten ·

Deze maatregel is zeer bruikbaar om de vervoersdienst aantrekkelijker te maken, indien sponsors de kosten dragen en de maatregel gebruiken als promotie.

Voorbeeld uit Oostenrijk: Shuttlebus voor een shopping- en bioscoopcenter.


33


Voorbeeld: Laat het evenement starten op het openbaar vervoer

EVENEMENTEN OP HET OPENBAAR VERVOER In Potsdam werden evenementen zoals auteurslezingen, theatervoorstellingen,… georganiseerd in bussen en trams van het openbaar vervoer. Deze maatregelen hadden als bedoeling om de culturele festivals in Potsdam te ondersteunen en tezelfdertijd het imago van het openbaar vervoer op te poetsen. Tijdens de Nationale Tuinbeurs was de tram in een speciaal kleedje gestopt:

Contact: VIA, Kai Lorenz, [email protected], telefoon +49 30 880 44 00


34

1. MAATREGELEN DUURZAME MOBILITEIT

1.7. COMMUNICEER HET BESTAANDE OPENBAAR VERVOERAANBOD ALS SPECIFIEK VOOR HET EVENEMENT Wat & waarom Het gebruik van openbaar vervoer kan sterk toenemen indien het bestaande netwerk voorgesteld wordt als “specifiek” voor een evenement. Informatie over het openbaar vervoer kan in dit geval een breder publiek bereiken. Terzelfdertijd kunnen nieuwe doelgroepen (jeugd,...) die reeds gebruik maken van het openbaar vervoer, aangetrokken worden tot het evenement. Een specifieke naam, vormgeving en communicatie moeten dan worden ontwikkeld.

Hoe doen we het þ þ þ þ þ þ

þ

In kaart brengen waar de bezoekers vandaan komen. Schatten van het aantal verwachte bezoekers op verschillende uren. Contact opnemen met de openbaar vervoermaatschappij: informeer hen over het evenement en ga na of een eventuele samenwerking mogelijk is. Deze stap neemt men best op voorhand, liefst 1 jaar voor het evenement plaatsvindt. Breng het openbaar vervoer in kaart samen met de openbaar vervoermaatschappij.(bestemmingen, frequentie, nachtbusdiensten, haltes rond de site, dienstregelingen,...). Analyseer met de openbaar vervoermaatschappij welke bestaande openbaar vervoerdiensten de noden van de bezoekers kunnen invullen. Probeer met de openbaar vervoermaatschappij tot een overeenkomst te komen gebaseerd op een evenredige verdeling van de taken. Een goede samenwerking is gebaseerd op motivatie van beide partners. Hou er rekening mee dat de organisator ook actief aan de promotie van het openbaar vervoer moet werken. Betrek hierbij ook de mensen die verantwoordelijk zijn voor de marketing zodat zij de communicatiemiddelen kunnen ontwerpen (een naam vinden,...) en de openbaar vervoerinformatie op de website kunnen plaatsen. Het ontwerp van de communicatiecampagne gebeurt bij voorkeur 2 maanden voor het starten van de algemene communicatieactiviteiten.

Kosten · ·

In het algemeen zal de overeenkomst met de openbaar vervoermaatschappij kunnen opgezet worden zonder bijkomende kosten. Beide partners hebben voordeel. Indien marketingkosten worden gemaakt (bij de openbaar vervoermaatschappij of de organisator) zijn deze meestal van dezelfde grootorde als kosten van andere genomen communicatieinitiatieven

Baten · · · ·

Imagowinst voor evenement en openbaar vervoer Nieuwe bezoekers kunnen de site bereiken, wat een extra inkomen betekent voor de organisatoren. Het aantal parkeerplaatsen zal aanzienlijk verminderen door de goede openbaar vervoerdiensten die worden aangeboden. Er kan een aanzienlijke reductie bekomen worden van het aantal wagens die naar het evenement komen, en bijgevolg van hun effect op het milieu.


29

1. MAATREGELEN DUURZAME MOBILITEIT

Voorbeeld: communiceer het bestaand openbaar vervoeraanbod als specifiek voor het evenement

“NAAR HET PARK MET EEN CHAUFFEUR” CAMPAGNE Natuurpark Dolomiti Bellunesi, 2002 (Italië) Ongeveer 50.000 toeristen bezoeken tijdens de zomerweekends het Natuurpark Dolomiti Bellunesi. Tijdens deze dagen concentreren deze bezoekersstromen zich op bekende recreatiegebieden of nabijgelegen stadjes zoals bijvoorbeeld ter gelegenheid van de ambachtsbeurs in Feltre (25.000 bezoekers). De zone is bereikbaar per trein vanuit alle grote steden in de regio (Padova, Venice, Treviso, etc). Tijdens de zomer van 2002 werd een communicatiecampagne opgestart om het gebruik van de trein te promoten. Dit initiatief werd “Naar het park met een chauffeur” genoemd. Zo werd publiciteit gemaakt voor de bestaande treinverbindingen. Het grootste deel van de campagne werd geïntegreerd in de reeds geplande marketing voor de evenementen. Specifieke informatie werd via een radiospot uitgezonden. Bijkomende openbaar vervoerdiensten werden voorzien om een vlotte verbinding te bieden tussen de treinstations en de evenementen. De nationale spoorwegen boden een korting van 30% aan door dit initiatief. Een gecombineerd ticket met verlaagd tarief (trein + toegang) werd aangeboden ter gelegenheid van de ambachtsbeurs in Feltre

De resultaten Ø Ø Ø

Er werden door de organisatoren geen bijkomende kosten gemaakt. Enkele communicatiemaatregelen werden gefinancierd door het natuurpark en het SMASH-events project. Het aantal bezoekers per trein steeg op zondag van 0,7 naar 2,6% en van 1,1 naar 3,4% tijdens de ambachtsbeurs in Feltre. 89% Van de bezoekers van het natuurpark kwamen per trein. Zowel de organisatoren van de ambachtsbeurs als van het natuurpark vroegen dit initiatief te herhalen. De nationale spoorwegen bevestigden de korting van 30%.

Contact: ECOISTITUTO, Marco Viviani, [email protected], telefoon + 39 0471 98 00 48


30


1.8. GECOMBINEERD TICKET TRANSPORT PLUS TOEGANG Wat & waarom Gecombineerde ticketing komt eriop neer dat bij het kopen van een ticket voor het evenement het openbaar vervoer van en naar het evenement in de prijs inbegrepen is. Andere vormen van een gecombineerd ticket zijn “toegangsticket plus parking“, een ticket waarin naast openbaar vervoer ook een gratis drankje is inbegrepen, of een ticket voor fietsers in combinatie met een deelnamevoucher aan een loterij.

Hoe doen we het þ

þ þ þ

þ þ

Kies uit verschillende types gecombineerde tickets, bijvoorbeeld: - Gecombineerd ticket “openbaar vervoer + toegangsticket” (het toegangsticket is geldig als openbaar vervoerticket voor en na het evenement – met een minimum van 1 uur voor en na het evenement) - Gecombineerd ticket “aankomst openbaar vervoer + gratis drankje” - Gecombineerd ticket: “aankomst fiets + deelname aan een loterij” - Gecombineerd ticket “toegangsticket plus parking” Maak een schatting van de het aandeel van het openbaar vervoergebruik om een aanvaardbaar contract met het vervoerbedrijf op te stellen en start de onderhandelingen. Voorzie 4 maanden voor de onderhandelingen. Stel een overeenkomst op met de cateringbedrijven (afgeven van de consumptiebon,...) voor bijkomende voordelen (bv. gratis drankje) en onderteken de nodige contracten. Integreer „Gecombineerde Ticketing“ in het evenement door het in te passen in de planning, public relations en marketingactiviteiten. Zorg dat alle distributiekanalen (voorverkoop – adressen, online-ticketing, reservatiekaarten, personeel van de organisatie,...) goed geïnformeerd zijn over het gecombineerd ticket en alle tickets worden voorzien van adequate informatie. Overweeg een strikt parkingbeleid in de zone rond het festival. Dit kan het gebruik van een gecombineerd ticket stimuleren. Evalueer het succes van gecombineerde ticketing voor de planning van het evenement het jaar nadien. Maak een studie onder de openbaar vervoergebruikers om na te gaan of ze tevreden zijn over de dienst en om na te gaan of ze eventueel voorstellen hebben om deze te verbeteren. Dit laat toe om gecombineerde ticketing onder een meer gebruiksvriendelijke vorm aan te bieden bij een volgend evenement.

Kosten ·

Afhankelijk van de overeenkomst met de openbaar vervoersmaatschappij is er een korting van 40% tot 80% op de normale prijs indien het ticket gecombineerd is voor alle bezoekers. Financiering van bijkomende kosten kan gebeuren door de prijs van een ticket miniem naar omhoog te halen of door sponsoring van bvb. gemeenten of door de parkinggelden aan te wenden voor de kosten van het openbaar vervoer.

Baten · ·

Verminderen van de verkeersproblemen veroorzaakt door autogebruik in de zone (bereikbaarheid, parking,...) Aanbieden van adequate bijkomende diensten of voordelen versterkt het positief imago.

Duurzame evenementen – Richtlijnen voor organisatoren van evenementen 31


GECOMBINEERD TICKET “OPENBAAR VERVOER + TOEGANGSTICKET” Provinciale Beurs Stiermarken, 2001 (Oostenrijk) De tentoonstelling onder het moto „Energy at your fingertips“ vond plaats in Weiz en Gleisdorf van 27 april tot eind oktober 2001. Ongeveer 143.700 bezoekers kwamen hierop af. Tijdens de tentoonstelling maakten veel bezoekers gebruik van het openbaar vervoer dankzij het aanbod van een gecombineerd ticket (openbaar vervoer naar het evenement en toegangsticket). Het lokale openbaar vervoer met bus of trein tussen de twee steden van de tentoonstelling was gratis voor de bezoekers. Het toegangsticket fungeerde ook als openbaar vervoerticket. Daarnaast werden ook transportfaciliteiten voor fietsers per trein voorzien. Gecombineerd ticket voor de Provinciale Beurs in Stiermarken Ook geldig voor het regionale openbaar vervoer tussen Gleisdorf en Weiz (bus of trein) op de dag van ontwaarding.

De resultaten Het gecombineerd ticket was verkrijgbaar gedurende 6 maanden (mei tot oktober 2001). Ongeveer 4.300 personen maakten gebruik van deze openbaar vervoerdienst.

MULTIFUNCTIONEEL TICKET: “AANKOMST FIETS, LOTERIJ, GRATIS DRANKJE.” “Alpe-Adria Biofest”, 2002 (Oostenrijk) Deze beurs voor organische produkten werd georganiseerd in Graz op 13 en 14 september 2002. Dit evenement vond plaats in de voetgangerszone van de stad. Ongeveer 10.000 personen bezochten dit evenement. Tijdens dit evenement werd een aantrekkelijk aanbod voor fietsers opgezet: een informatiestand voor fietsers, gratis houten sleutelhangers werden uitgedeeld aan fietsers en een gratis drankje werd hen aangeboden. De fietsers namen ook deel aan een loterij. Ook de bezoekers die gebruik maakten van het openbaar vervoer om naar het evenement te komen kregen een sleutelhanger en een gratis drankje en konden ook deelnemen aan de loterij.

De resultaten Deze maatregelen waren heel succesvol doordat het grootste deel van de bezoekers per fiets kwam. Het aandeel van de duurzame vervoersmiddelen (openbaar vervoer, fiets, te voet) bereikte 55% van de bezoekers.

Contact: Austrian Mobility Research AMOR, Karl Reiter, [email protected]; telefoon +43 316 81 04 51 23

Duurzame evenementen – Richtlijnen voor organisatoren van evenementen 32

1. MAATREGELEN MOBILITEITSMANAGEMENT

Recommend Documents