BASIS SOFTWARE
Inhoudsopgave 1.
INLEIDING .......................................................................................................................................... 3
1.1. 2.
HOOFDFUNCTIES ...................................................................................................................................... 3 WERKOMGEVING .............................................................................................................................. 4
2.1.
SYSTEEM CONFIGURATIE ............................................................................................................................ 4
2.1.1. 2.1.2.
HARDWARE ................................................................................................................................................................. 4 BESTURINGSSYSTEEM .....................................................................................................................................................4
3.
INSTALLEREN....................................................................................................................................... 4
4.
VOOR U BEGINT................................................................................................................................. 5
5.
OPSTARTEN EN AFSLUITEN ................................................................................................................. 5
5.1. 5.2. 6.
OPSTARTEN .............................................................................................................................................. 5 AFSLUITEN ................................................................................................................................................ 5 MENU OPTIES ..................................................................................................................................... 6
6.1. 7.
BESCHRIJVING MENUBALK ......................................................................................................................... 6 KNOPPENBALK................................................................................................................................... 6
7.1. 8.
BESCHRIJVING ALGEMENE KNOPPENBALK ................................................................................................... 6 LEDENADMINISTRATIE........................................................................................................................ 7
8.1. 8.2. 8.3. 8.3.1.
8.4. 8.4.1.
8.5. 8.5.1.
8.6. 8.6.1. 8.6.2.
DOEL....................................................................................................................................................... 7 KNOPPEN ................................................................................................................................................. 7 TABBLAD ALGEMENE GEGEVENS ................................................................................................................. 7 WERKWIJZE.................................................................................................................................................................. 7
TABBLAD BETALINGSGEGEVENS ................................................................................................................ 10 WERKWIJZE................................................................................................................................................................10
TABBLAD GEZINSOVERZICHT ..................................................................................................................... 12 WERKWIJZE................................................................................................................................................................12
SPECIALE HANDELINGEN .......................................................................................................................... 12 VERHUIZINGEN ...........................................................................................................................................................12 VERWIJDEREN VAN GEZINSHOOFD ..............................................................................................................................13
8.6.3.
9.
AANVULLEN VAN DE STAMTABELLEN TIJDENS INVOEREN ................................................................................................14
ZOEKEN LEDEN ................................................................................................................................. 15
9.1. 9.2.
DOEL..................................................................................................................................................... 15 SCHERM ................................................................................................................................................ 15
9.2.1. 9.2.2.
10.
WERKWIJZE................................................................................................................................................................15 VOORBEELDEN: .........................................................................................................................................................16
OVERZICHTEN ................................................................................................................................ 18
10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 11.
DOEL................................................................................................................................................... 18 TABBLAD ALGEMENE OVERZICHTEN ........................................................................................................ 19 TABBLAD ETIKETTEN................................................................................................................................ 19 TABBLAD FINANCIEEL ............................................................................................................................ 20 BEHEER HULPTABELLEN................................................................................................................... 22
11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. 11.6. 11.7. 11.8. 11.9. 11.10. 11.11. 12.
DOEL:.................................................................................................................................................. 22 SCHERM: ............................................................................................................................................. 22 ACCEPTGIRO INFORMATIE ..................................................................................................................... 23 BETALINGSTERMIJNEN ............................................................................................................................ 24 BETALINGSWIJZE ................................................................................................................................... 25 CONTRIBUTIEBEDRAGEN ........................................................................................................................ 26 INCASSO INFORMATIE............................................................................................................................ 27 INSTELLINGEN ....................................................................................................................................... 28 WOONPLAATSEN .................................................................................................................................. 30 GROEPEN .......................................................................................................................................... 31 ETIKETTEN ........................................................................................................................................... 32
CONTRIBUTIE CENTRUM................................................................................................................. 33
12.1.
CONTRIBUTIEREGELS AANMAKEN ............................................................................................................ 33
12.1.1. 12.1.2.
WAAROM CONTRIBUTIEREGELS AANMAKEN? ............................................................................................................ 33 HOE CONTRIBUTIEREGELS AANMAKEN? ....................................................................................................................34
12.2.
ACCEPTGIRO’S AANMAKEN ................................................................................................................... 37
12.2.1. ENKELVOUDIGE ACCEPTGIRO’S MET BRIEFHOOFD: .................................................................................................... 40 12.2.1.1. STIPPELLIJNEN .......................................................................................................................................................41 12.2.1.2. AFDRUKVOORBEELD ............................................................................................................................................. 41 12.2.2. DRIEVOUDIGE ACCEPTGIRO’S ONDER ELKAAR: ......................................................................................................... 42 12.2.2.1. STIPPELLIJNEN .......................................................................................................................................................42 12.2.2.2. AFDRUKVOORBEELD: ............................................................................................................................................ 42 12.2.3. ONTWERP AANPASSEN VAN UW ACCEPTGIRO............................................................................................................ 43 12.2.3.1. DRAG AND DROP.................................................................................................................................................44
12.3.
INCASSOBESTAND AANMAKEN ................................................................................................................ 47
12.3.1. 12.3.2.
AANMAKEN VAN DE INCASSOREGELS ........................................................................................................................47 CLIEOP03 VOORBEELD:........................................................................................................................................... 49
12.4.
CONTRIBUTIEREGELS AFBOEKEN.............................................................................................................. 50
12.4.1.
WERKWIJZE: ............................................................................................................................................................51
12.5. 12.6.
ACCEPTGIRO’S OPENSTAANDE POSTEN.................................................................................................. 53 CONTRIBUTIE OVERZICHTEN ................................................................................................................... 54
12.6.1. 12.6.2. 12.6.3.
OVERZICHT OPENSTAANDE POSTEN DETAIL ...............................................................................................................54 CONTRIBUTIE OVERZICHT OPENSTAAND SAMENGEVAT ..............................................................................................55 CONTRIBUTIE OVERZICHT BETAALD SAMENGEVAT ...................................................................................................... 56
12.7.
CONTRIBUTIE PERIODES VERWIJDEREN.................................................................................................... 57
13.
EXPORTEREN .................................................................................................................................. 58
13.1. 13.2. 13.3.
CRITERIA INSTELLEN VOOR DE EXPORT .................................................................................................... 58 VELDEN SELECTEREN VOOR DE EXPORT ................................................................................................... 59 FORMAAT VAN DE EXPORT ..................................................................................................................... 60
13.3.1. 13.3.2. 13.3.3. 13.3.4. 13.3.5. 13.3.6.
EXPORTFORMAAT .....................................................................................................................................................60 STYLESHEETS .............................................................................................................................................................60 ASCII VOORBEELD: .................................................................................................................................................61 EXCEL VOORBEELD: .................................................................................................................................................61 XML ZONDER STYLESHEET / XML MET STYLESHEET: ...................................................................................................... 62 HTML ZONDER STYLESHEET / HTML MET STYLESHEET: .................................................................................................. 62
14. 14.1. 14.2. 14.3. 15. 15.1. 15.2.
BACK-UPS ...................................................................................................................................... 63 EEN BACK-UP MAKEN ............................................................................................................................ 63 EEN BACK-UP TERUGZETTEN .................................................................................................................... 64 EEN BACK-UP VERWIJDEREN .................................................................................................................. 64 ADDITIONELE INFORMATIE ............................................................................................................ 65 FOUTEN ............................................................................................................................................... 65 INFORMATIE ......................................................................................................................................... 65
1.
Inleiding Dit is de gebruikershandleiding van de applicatie LEDENbasis.
1.1.
Hoofdfuncties De hoofdfuncties van LEDENbasis zijn: Het invoeren en onderhouden van het leden bestand. Het genereren van diverse rapportages over het ledenbestand. Het aanmaken van acceptgiro’s ter ondersteuning van het betalingsproces van de leden. Het aanmaken van een incassobestand dat aan de bank kan worden aangeleverd volgens het CLIEOP03 formaat. Het automatisch afboeken van betalingsgegevens per betalingsperiode. Het exporteren van gegevens uit het ledenbestand naar andere toepassingen zoals Excel, Word en Internet.
UITVAARTbasis 1.2
3
2.
Werkomgeving
2.1.
Systeem Configuratie
2.1.1.
Hardware PC met minimaal een Pentium processor. PC met minimaal 64 Mb intern geheugen PC met een minimale resolutie van 800 x 600 en 256 kleuren.
2.1.2.
Besturingssysteem Windows 98, Windows ME, Windows 2000 en Windows XP.
3.
Installeren U kunt het programma installeren door de cd-rom in de cd-rom speler te doen en via de verkenner naar de cd-rom drive navigeren. U dient dan het programma setup.exe te starten waarna een installatie wizard u door de installatie begeleidt. Volgt u gewoon de instructies op het scherm en het programma wordt geïnstalleerd. LET OP: Indien u als besturingssysteem Windows 98 gebruikt, dan dient u eerst 2 additionele componenten te installeren. U vindt deze componenten op cd cdrom onder tools, daarna windows98. Het zijn mdac_typ_nl.exe en dcom98.exe.
UITVAARTbasis 1.2
4
4.
Voor u begint Voor u begint met het invoeren van leden is het verstandig om eerst in de beheermodule de juiste gegevens in te voeren omdat deze gegevens benodigd zijn voor het invoeren en wijzigen van leden. Een beschrijving van de beheermodule kunt u in deze handleiding vinden.
5.
Opstarten en afsluiten
5.1.
Opstarten Dubbelklik op het icoontje van LEDENbasis. Na het opstarten van de applicatie verschijnt het volgende scherm.
Als dit opstartscherm verdwijnt, kunt u met de applicatie aan de slag.
5.2.
Afsluiten Klik op de knop afsluiten in het hoofdmenu.
UITVAARTbasis 1.2
5
Of: Selecteer menuoptie Algemeen en vervolgens Afsluiten Of: Dubbelklik op Icoontje linksboven op Titelbalk Of: Klik op het kruisje in het hoofdscherm rechts boven
6.
Menu opties
6.1.
Beschrijving Menubalk Het hoofdscherm van LEDENbasis heeft verschillende menuopties (deze worden later nader omschreven):
Alle functies die u via het menu kunt vinden zijn ook vanuit de “Knoppenbalk” te starten. In het volgende hoofdstuk “Knoppenbalk” kunt u de beschrijvingen vinden.
7.
Knoppenbalk
7.1.
Beschrijving algemene knoppenbalk Op de knoppenbalk kunnen dmv knoppen diverse functies worden aangeroepen binnen het systeem. Hieronder volgt een lijst van alle knoppen:
Afsluiten - De applicatie afsluiten Leden - Onderhoud plegen op het ledenbestand. Zoeken - Zoeken en sorteren van leden door verschillende zoekcriteria te combineren. Leden Archief – Onderhoud plegen op het archief van het ledenbestand. Overzichten - Overzichten op het scherm tonen of afdrukken. Contributie Centrum – Alle contributiehandelingen kunt u hierin uitvoeren. Exporteren – U kunt gegevens exporteren naar verschillende formaten (html, xml, excel en text). Back-ups maken – Het maken van back-ups van uw data. Beheer - Onderhoud plegen op hulptabellen die worden gebruikt door de applicatie.
UITVAARTbasis 1.2
6
8.
Ledenadministratie
8.1.
Doel De ledenadministratie dient ervoor om het ledenbestand te vullen met gegevens over nieuwe leden en onderhoud te plegen op bestaande leden in het systeem. Van een lid worden diverse gegevens vastgelegd. Dit kunnen gegevens zijn over de naam en adresgegevens maar ook betalingsgegevens. Er kan ook per lid worden aangegeven of het lid hoofd van het gezin is of bij een ander gezinshoofd hoort. In de paragraaf “werkwijze” hieronder, wordt in detail beschreven welke waarden kunnen worden ingegeven. Ook staat hier hoe deze waarden gevuld dienen te worden.
8.2.
Knoppen Nieuw (Voer een nieuw lid in) Opslaan (Opslaan van een wijziging) Annuleren (Annuleer het invoeren van een nieuw lid) Verwijderen (Verwijder het geselecteerde lid) Sluiten (Sluiten van het scherm)
8.3.
Tabblad algemene gegevens
8.3.1.
Werkwijze Een lidnummer wordt door het systeem gegenereerd en is een uniek opvolgend nummer van 8 posities. Dit nummer kan worden gewijzigd in een ander nummer van 8 posities. Na UITVAARTbasis 1.2
7
het invoeren van een eigen nummer zal het systeem controleren of het nummer nog niet gebruikt wordt door een ander lid in de database. Het volgende nummer dat gegenereerd wordt door het systeem zal dan het hoogst ingevoerde nummer zijn + 1. Een subnummer wordt ook door het systeem gegenereerd bij leden die niet het hoofd van het gezin zijn. Dit nummer is handig om eventueel contact te houden met leden die bijvoorbeeld verhuisd zijn en waar moeilijk nog contact mee kan worden opgenomen. Het subnummer verwijst naar de eerdere link met een hoofdlid (vaak de ouders). Via dit contact kan eventueel opnieuw contact worden gelegd met het verloren lid. Na het invoeren van het lidnummer dient u een naam op te geven voor het lid. Het lidnummer en de naam zijn verplichte velden, als deze velden niet zijn ingevoerd kan het lid niet worden opgeslagen in de database. Verplichte velden zijn te herkennen aan hun kleur, ze zijn geel gekleurd. Als eerste onderdeel voor de invoer van naamgegevens kan / kunnen de voorletter(s) worden ingegeven. Er kan voor worden gekozen om alleen de voorletter(s) in te voeren maar ook hele namen kunnen worden ingegeven. Het tussenvoegsel kan indien van toepassing worden ingevoerd. Namen als van den Berg, van Dongen moeten worden ingevoerd als Naam: Dongen Voorvoegsel: van. Voor namen waarbij geen voorvoegsel is opgenomen kan dit veld gewoon leeg worden gelaten. Met de naam wordt bedoeld de achternaam van het lid, dit veld is verplicht, als u dit veld niet invult, kunt u de gegevens niet opslaan. De meisjesnaam dient op dezelfde wijze te worden ingevoerd als de naam met de uitzondering dat dit veld niet verplicht is om in te voeren. Het veld wordt gebruikt om voor gehuwde vrouwen de meisjesnaam vast te leggen. Zoals eerder genoemd in het doel van de ledenadministratie kan bij een lid worden aangegeven of het lid het hoofd van het gezin is of bij een ander gezinshoofd hoort. Alleen voor gezinshoofden worden betalingsgegevens ingevoerd. Als u het veld is hoofd van gezin aanvinkt, betekent dit dat het betreffende lid het hoofd van een gezin is. Deze optie staat standaard aangevinkt en dient indien anders te worden gewijzigd. Als een lid niet het hoofd van een gezin is kunt u voor dit lid aangeven bij welk gezinshoofd hij/zij hoort. Dit doet u door het vinkje uit te zetten, nu verschijnt er een selectielijst waaruit u een gezinshoofd kunt selecteren. In dit lijstje worden alleen gezinshoofden getoond. Door deze gegevens in te vullen creëert u een gezinsstructuur die bij het afdrukken van de overzichten eenvoudig het hele gezin tonen. Na het naamgedeelte van het lid kunnen de adresgegevens worden ingevoerd. De adresgegevens beginnen met het adres zelf, dit adres dient volledig te worden ingevuld inclusief huisnummer en eventueel een huisnummertoevoeging. Na het adres kan een postcode worden ingegeven. De gebruiker is zelf verantwoordelijk om hier een juiste postcode op te geven want het systeem staat ook toe om onjuiste gegevens in te voeren in dit veld. Een juiste postcode dient 4 getallen en 2 letters te bevatten. De woonplaats is automatisch ingevuld met de standaardwaarde die in de UITVAARTbasis 1.2
8
beheerschermen is opgegeven en kan indien gewenst worden gewijzigd door een andere waarde uit de lijst te selecteren of zelf een woonplaats in te typen. Als laatste onderdeel van de adresgegevens kan indien bekend een telefoonnummer worden ingegeven. In dit veld kan de gebruiker zowel numerieke als alfanumerieke waarden invoeren. Tegenwoordig heeft bijna iedereen wel een emailadres, in het veld e-mail kunt u het emailadres van het lid invullen. Als alle adresgegevens zijn ingevuld dient aan het lid een geboortedatum te worden toegekend. Let op dit is wederom een verplicht veld. Dit kunt u aan de kleur zien. Indien er in uw vereniging gebruik wordt gemaakt van onderverdelingen in groepen of teams dan kunt u deze in het beheerscherm definiëren. Deze groepen kunt u gebruiken om bijvoorbeeld een elftal samen te stellen of andere onderverdelingen binnen uw vereniging. U kunt bij ieder lid een groep toekennen door een groep te selecteren uit lid van groep, dit is echter niet verplicht. Als uw vereniging niet met groepen werkt kunt u dit veld negeren. Vul bij inschrijfdatum de datum in waarop het lid zich heeft ingeschreven. Bij opzegdatum kan een datum worden ingegeven waarop het lid zijn of haar lidmaatschap heeft beëindigd. U kunt eventueel in het opmerkingenveld de reden van opzegging vermelden. Als laatste onderdeel van het tabblad kan de burgerlijke stand worden aangegeven. Er kan hier maar één keuze worden gemaakt. De standaardwaarde is Ongehuwd. U hebt de mogelijkheid om foto’s te tonen bij uw leden, de werkwijze is eenvoudig. Als u een foto bestand van een lid heeft, dan dient u dit bestand te hernoemen naar het lidnummer van het betreffende lid (bijvoorbeeld 00000001.gif). Dit bestand dient u dan in de foto folder te kopiëren. Hierna zal het systeem de foto tonen bij het betreffende lid. Als u gegevens van iedere andere aard bij het lid wilt opslaan, kan hiervoor het opmerkingen veld worden gebruikt. In dit veld kunt u vrij informatie typen tot het veld blokkeert. Deze informatie wordt ook getoond op het ledenoverzicht.
UITVAARTbasis 1.2
9
8.4.
Tabblad Betalingsgegevens
8.4.1.
Werkwijze Op het tabblad betalingsgegevens worden de gegevens van een lid vastgelegd die enige betrekking hebben op het betalingsverkeer van de vereniging. Dit zijn gegevens over rekeningnummers, de betalingswijze die voor het lid van toepassing is evenals de verschuldigde contributie voor het lid. TIP: Als er een gezinsstructuur is dan kunt u de contributie in zijn geheel aan het hoofdlid toekennen en voor de andere gezinsleden de gegevens achterwege laten, zo hoeft u maar 1 maal een acceptgiro te versturen of een incasso te verwerken. Van een lid dient het rekeningnummer te worden ingevuld. Bij banknummers dient dit een getal te zijn van 9 of 10 posities, elk groter getal wordt gezien als een onjuist banknummer. Voor een gironummer dient u alleen het gironummer te vermelden dit is een getal van 6 of 7 posities. Het programma controleert of het ingegeven banknummer correct is door een zogenaamde “elfproef” op het nummer uit te voeren. De elfproef controle geld alleen voor banknummers en niet voor gironummers.
LET OP: Bij een gironummer geen "P" voor plaatsen. Bij leden waarbij als betalingstype incasso is aangegeven dient een correct bank of gironummer ingevuld te worden. Indien er bij een lid een onjuist rekeningnummer of geen rekeningnummer is ingevuld kan het incassobestand niet worden aangemaakt. UITVAARTbasis 1.2
10
Bij een lid kan zoals eerder vermeld, worden aangegeven hoe het lid wenst te betalen. De mogelijkheden die geboden worden bij betalingstype zijn uit te breiden in de beheermodule. Echter kunnen incasso en acceptgiro niet worden verwijderd of gewijzigd, dit type betalingen zijn in elk geval aanwezig. De keuze die hier voor een lid wordt ingegeven is bepalend voor het aanmaken van het incasso en acceptgiro bestand. De betalingstermijn is voor alle gebruikers in te stellen. Er kunnen in de beheermodule meerdere termijnen worden opgegeven. Deze termijnen die in de beheermodule zijn opgegeven worden ook getoond in de selectielijst in het scherm. LET OP: Als iemand lid wordt van de vereniging halverwege het jaar, dan zal het systeem de eerst volgende contributieperiode naar ratio berekenen. Voorbeeld: Jan Jansen wordt op 20-07-2004 lid van de vereniging, hij wordt donateur van de vereniging en dient 120 euro per jaar te betalen. Voor het huidige jaar zal Jan Jansen dan geen 120 euro hoeven te betalen maar 53,92 euro. De volgende contributieperiode wordt hij gewoon voor 120 euro aangeslagen. De berekening van dit bedrag hangt af van de datum ingang lidmaatschap. U kunt het bedrag na het berekenen nog handmatig aanpassen indien u dit wenst. Er is een mogelijkheid toegevoegd om een gebruiker een extra toeslag door te berekenen boven op de contributie. U kunt dit veld naar eigen inzicht invullen als u een extra toeslag wilt doorberekenen. U dient echter deze extra toeslag niet te verwarren met extra kosten die u kunt opgeven voor een bepaald betalingstype, dit doet u in het beheerscherm. In dit scherm geeft u ook de contributie op voor het lid. U kunt kiezen uit een lijstje met contributiebedragen dat u zelf kunt onderhouden in de beheermodule. De contributie historie geeft weer hoe de betalingshistorie van het lid eruit ziet. U kunt hier zin of het lid nog openstaande posten heeft, deze zijn namelijk rood gekleurd.
U kunt hier ook de regels afboeken door het vinkje aan of uit te zetten, of door het ontvangen bedrag te vergroten (dubbelklikken). U kunt ook eventueel de betaaldatum aanpassen (dubbelklikken). Voor de betalingsverwerking kunt u ook in het contributiecentrum terecht, in het contributiecentrum is het makkelijker om grotere hoeveelheden regels af te boeken.
UITVAARTbasis 1.2
11
8.5.
Tabblad gezinsoverzicht
8.5.1.
Werkwijze Op het tabblad gezinsoverzicht worden de gegevens van alle leden die bij het gezin horen overzichtelijk in een grid getoond. TIP: U kunt door op een regel te dubbelklikken snel naar de verschillende leden van het gezin navigeren. U kunt vanuit dit scherm ook snel een gezinsoverzicht printen. Door op de knop “Gezinsoverzicht Afdrukken” te klikken wordt een voorbeeld op het scherm getoond zoals het systeem het gaat afdrukken.
8.6.
Speciale handelingen
8.6.1.
Verhuizingen Als u een verhuizing voor een lid wilt verwerken kan dit in het ledenonderhoud scherm, u kunt gewoon de adresgegevens wijzigen van het lid.
Als het lid als hoofd van het gezin is aangemerkt dan wordt u tijdens het opslaan UITVAARTbasis 1.2
12
gevraagd of u ook de adresgegevens van de andere gezinsleden wilt wijzigen.
Als u “Ja” antwoordt dan wijzigt het systeem ook het adres van alle andere gezinsleden, antwoordt u “Nee” dan zal alleen van het lid dat u gewijzigd heeft het adres worden aangepast. 8.6.2.
Verwijderen van gezinshoofd Als u een lid verwijderd die het hoofd van het gezin was dan zal het programma vragen of u de gezinsstructuur wilt herstellen. De vraag ziet er als volgt uit:
Als u deze vraag bevestigd met “Ja’ dan zal het programma het volgende scherm tonen. In dit scherm worden alle gezinsleden getoond die bij het te verwijderen lid horen. Door op een regel te klikken kunt u een nieuw hoofd van het gezin aanwijzen. U kunt tevens een aantal belangrijke gegevens aanpassen naar de nieuwe situatie.
UITVAARTbasis 1.2
13
Na het bevestigen van de keuze, zal het systeem de gezinsstructuur aanpassen en het nieuwe hoofd van het gezin instellen. Het te verwijderen lid wordt werkelijk verwijderd uit de administratie of naar het archief verplaatst. 8.6.3.
Aanvullen van de stamtabellen tijdens invoeren Tijdens het invoeren van leden kunt u de stamtabellen aanvullen, als u bijvoorbeeld een lid wilt invoeren uit een plaats die u nog niet in het beheerscherm heeft geconfigureerd dan kunt u deze gegevens vanuit het ledenscherm ook aanvullen. Als u op deze knop drukt verschijnt een scherm waarin u het nieuwe onderdeel kunt invoeren. Na het opslaan van dit nieuwe onderdeel keert u terug in het invoerscherm en is automatisch het nieuwe onderdeel geselecteerd.
UITVAARTbasis 1.2
14
9.
Zoeken Leden
9.1.
Doel In dit scherm kunt u door gebruik te maken van verschillende parameters gegevens zoeken en sorteren. Door in het scherm de tekst te typen bij de aangegeven labels kunt u selectiecriteria samenstellen. Als u dit scherm opent om te zoeken in leden zult u op alle velden kunnen zoeken die worden opgeslagen bij een lid.
9.2.
Scherm
9.2.1.
Werkwijze Selecteer bij “Veld waarop gefilterd dient te worden” het veld waarop u wilt zoeken. Geef nu op welke voorwaarde u wilt gebruiken. U krijgt in sommige gevallen twee mogelijkheden en soms drie mogelijkheden, dit hangt af van het veld waarin u wilt zoeken. De volgende mogelijkheden kunt gebruiken “=” betekent is gelijk aan, als u dit symbool kiest betekent dit dat u een waarde wilt zoeken in een veld welke exact voldoet aan de opgegeven zoekwaarde . U zoekt bijvoorbeeld iemand met de achternaam “Jansen” dan gaat u als volgt te werk: Selecteer in het eerste lijstje het veld “Naam” vervolgens selecteert u het vergelijkingssymbool “=” en u vult de waarde in waarop u wilt zoeken in dit geval “Jansen” (houdt er echter rekening mee dat u de aanhalingtekens niet intypt) . Het ziet UITVAARTbasis 1.2
15
er dan zo uit “Naam” “=” “Jansen”. Deze zoekactie zal alleen maar de leden met de achternaam “Jansen” opleveren. Namen als “Jans” en “Jansens” zullen niet worden gevonden. Een andere mogelijkheid is het gebruik van het “ongeveer” symbool, hiermee kun u door het gebruik van jokers zoeken op waarden die u gedeeltelijk weet. Zo kunt u bijvoorbeeld alle leden opzoeken waarvan het adres begint met een “B” of alle leden waarvan de achternaam eindigt met een “n”. In vergelijking met het vorige voorbeeld gebruiken we nu het “Ongeveer” vergelijkingsteken om de leden met de achternaam “Jansen” te zoeken. We gaan nu als volgt te werk: Selecteer in het eerste lijstje het veld “Naam” vervolgens selecteert u het vergelijkingssymbool “ongeveer” u vult nu echter niet de volledige naam in waarop u wilt zoeken maar een deel ervan met een jokerteken (%). Het ziet er dan zo uit “Naam” “=” “Jans%”. Het jokerteken vertegenwoordigt nu ieder ander teken wat volgt op “Jans”. Het resultaat zal zijn dat alle leden worden gevonden waarvan de achternaam begint met Jans, dus namen als Jansen, Jansens, Jans, Jansma worden allemaal gevonden. Als u het jokerteken echter voor “%Jans” plaats, dan vindt het systeem alleen de namen die eindigen op Jans, dus namen als Jongejans, Oudejans e.d worden nu gevonden. Als laatste kunt u ook nog de jokers aan beide kanten plaatsen “%Jans%” wat als resultaat zal opleveren dat alle leden worden gevonden waar Jans in voorkomt en het maakt dan niet uit waar het staat voor, achter of in het midden. Het laatste vergelijkingsteken is het uitsluitingsteken “<>” dit betekent ongelijk aan. Hiermee kunt u zoeken naar leden door waarden uit te sluiten. Bijvoorbeeld: Als u alle leden wilt zien in het resultaat behalve de leden die wonen in “Zwolle”, dan vult u in de criteria in “Woonplaats” “<>” “Zwolle”. Nu worden alle leden getoond behalve de leden uit Zwolle. 9.2.2.
Voorbeelden: Voorbeeld1 U bent op zoek naar een persoon misschien wel meerdere, wiens achternaam begint met een "B" en woont in "Zwolle" en ook weet u dat deze persoon een vrouw is. En het resultaat wilt u gesorteerd hebben op straatnaam. U gaat dan als volgt te werk: Veld waarop gefilterd dient te worden.
Voorwaarde
De te zoeken waarde
Naam
Ongeveer
B%
Woonplaats
=
Zwolle
Geslacht
=
Vrouw
Sortering1
Sortering2
Sortering3
Adres
Voorbeeld2 U bent op zoek naar een persoon misschien wel meerdere, wiens adres "weg" bevat en als betalingswijze acceptgiro heeft. Ook weet u dat deze persoon een “weduwe / weduwnaar” is. En het resultaat wilt u gesorteerd hebben op naam. U gaat dan als volgt te werk:
UITVAARTbasis 1.2
16
Veld waarop gefilterd dient te worden.
Voorwaarde
De te zoeken waarde
adres
Ongeveer
%weg%
betalingswijze
=
Acceptgiro
Burgelijke stand
=
Weduwe / weduwnaar
Sortering1
Sortering2
Sortering3
Naam
UITVAARTbasis 1.2
17
10.
Overzichten
10.1.
Doel Rapporten afdrukken. Er zijn een aantal verschillende overzichten, alle overzichten worden vanuit een overzichtenscherm beschikbaar gesteld. Door op een icoontje in het scherm te dubbelklikken wordt het overzicht geopend. Bij een aantal overzichten wordt eerst de mogelijkheid geboden om een aantal parameters in te voeren die van invloed zijn op het resultaat in het overzicht. Van een overzicht wordt altijd eerst een versie op het scherm getoond. Als u tevreden bent over het resultaat kunt u in dit scherm kiezen om het rapport af te drukken. Als het resultaat niet voldoet kunt u het scherm sluiten en het rapport opnieuw opstarten met bijvoorbeeld andere parameters. Voor de overzichten zijn de volgende opties beschikbaar
De printknop werkt zoals in alle andere Windows applicaties u krijgt eerst een printscherm waarin u diverse instellingen kunt wijzigen m.b.t. de printopdracht, zoals aantal prints, de kwaliteit en etc. Dit scherm kan afwijken van de versie die u te zien krijgt omdat dit afhankelijk is van de Windows versie die u gebruikt. Het getoonde print scherm is uit Windows 2000.
Als u voor het afdrukken eerst het voorbeeld op het scherm goed wilt bekijken kunt u de knoppen gebruiken bovenaan het overzicht. Met + en - kunt u in- en uitzoemen. U kunt dit ook bereiken door direct een vastgestelde vergroting of verkleining te kiezen uit de selectielijst. Verder kunt u gebruik maken van diverse navigatiemogelijkheden waarmee u kunt navigeren naar de volgende pagina of teruggaan naar de vorige pagina.
UITVAARTbasis 1.2
18
10.2.
Tabblad Algemene Overzichten Op het eerste tabblad vindt u de algemene overzichten die u kunt printen. Dit zijn overzichten betreffende contributies, leden overzichten, telefoonlijsten, overzicht gezin, etiketten en dergelijke. Ook kunt u hier overzichten raadplegen die betrekking hebben op de contributie, bijvoorbeeld overzichten van openstaande posten of overzichten van betaalde contributie.
10.3.
Tabblad Etiketten In het tabblad etiketten vindt u 9 verschillende soorten etiketten, u kunt deze etiketten allemaal zelf configureren naar uw eigen wensen. In het beheerscherm van de applicatie zit een configuratieonderdeel verwerkt waarin u alle etiketten kunt instellen. Verderop in deze handleiding wordt dit onderdeel nader beschreven. Als U op een bepaald etiket dubbelklikt dan krijgt u eerst het zoekscherm te zien, hierin kunt u eventueel criteria instellen om uw zoekresultaat te beperken.
UITVAARTbasis 1.2
19
Na het zoekscherm wordt het rapport met de etiketten geopend, u krijgt nu nog een vraag van het systeem. Er wordt u gevraagd bij welk etiket u wilt beginnen met printen. Het komt namelijk vaak voor dat u op een etikettenvel halverwege bent geëindigd, dit zou betekenen dat u deze vellen niet meer kunt gebruiken. In LEDENbasis kunt u deze vellen gewoon opmaken.
Een voorbeeld van enkele etiketten rapporten:
10.4.
Tabblad Financieel In het tabblad financieel vind u een aantal rapportages over betaalde en openstaande contributies. De overzichten bieden u inzicht in de bedragen die al betaald zijn in een periode, maar ook de nog openstaande posten. Er zijn 3 financiële rapporten: § Overzicht betaalde posten § Overzicht openstaande posten per betalingstype § Overzicht historie contributieperiodes
UITVAARTbasis 1.2
20
Voorbeelden van deze rapportages:
UITVAARTbasis 1.2
21
11.
Beheer Hulptabellen
11.1.
Doel: Hulptabellen onderhouden
11.2.
Scherm: In dit scherm kunt u een keuze maken uit een aantal tabbladen met gegevens die worden gebruikt door het systeem. Door deze gegevens uit te breiden of te veranderen, veranderen ook de mogelijkheden die u worden geboden binnen de andere schermen zoals het ledenonderhoud scherm. !!LET OP!! Net als in de andere schermen dienen gele velden verplicht ingevuld te worden. Als dit niet wordt gedaan kunnen de gegevens niet worden opgeslagen.
UITVAARTbasis 1.2
22
11.3.
Acceptgiro Informatie U kunt u een hier een aantal opties opgeven die worden gebruikt bij het aanmaken van acceptgiro’s. Zo kunt u aangeven welk type acceptgiro u wilt gebruiken, u heeft de keuze uit enkelvoudige acceptgiro’s met briefhoofd op A4 papier of op 12 inch papier en drievoudige acceptgiro’s onder elkaar. Verder kunt u nog het lettertype veranderen en de lettergrootte. Ook heeft u de mogelijkheid het lettertype vet afdrukken of het Lettertype schuin afdrukken aan te vinken. U kunt het lettertype vergroten door een grotere waarde in dit scherm op te geven, als u echter een te grote waarde gebruikt kan het voorkomen dat de tekst op de acceptgiro niet meer past. Als u een ander lettertype wilt gebruiken voor het afdrukken van de acceptgiro’s kunt u hier de naam van het gewenste lettertype invoeren bij “Lettertype voor acceptgiro”.
UITVAARTbasis 1.2
23
11.4.
Betalingstermijnen U kunt in dit scherm aangeven welke mogelijke betalingstermijn u wilt gebruiken om aan leden toe te kennen. Deze termijnen hebben invloed op de contributieregels die het systeem genereert. Er kunnen termijnen worden toegevoegd en u kunt deze gegevens koppelen aan leden. Dagen in termijn is belangrijk voor het berekenen van de ratio, u geeft hier het aantal dagen in de termijn op die u heeft toegevoegd.
LET OP: Als iemand lid wordt van de vereniging halverwege het jaar, dan zal het systeem de eerst volgende contributieperiode naar ratio berekenen.
Voorbeeld: Jan Jansen wordt op 20-07-2004 lid van de vereniging, hij wordt donateur van de vereniging en dient 120 euro per jaar te betalen. Voor het huidige jaar zal Jan Jansen dan geen 120 euro hoeven te betalen maar 53,92 euro. De volgende contributieperiode wordt hij gewoon voor 120 euro aangeslagen. De berekening van dit bedrag hangt af van de datum ingang lidmaatschap. U kunt het bedrag na het berekenen nog handmatig aanpassen indien u dit wenst.
UITVAARTbasis 1.2
24
11.5.
Betalingswijze Het systeem is initieel ingericht om verschillende betalingwijzen te ondersteunen. Deze betalingswijzen zijn Acceptgiro, Incasso, Automatisch en Postbank. Het is mogelijk om aan deze lijst betalingswijzen toe te voegen. U kunt ook betalingwijzen verwijderen, u kunt echter Acceptgiro en Incasso niet verwijderen omdat het systeem hiervan afhankelijk is bij betalingsverwerkingen. U kunt ook bij een betalingswijze kosten opgeven. Bij de betalingsadministratie zal hiermee rekening worden gehouden.
UITVAARTbasis 1.2
25
11.6.
Contributiebedragen Bij leden wordt een contributiebedrag opgegeven, dit bedrag kan worden geselecteerd uit een lijstje; de inhoud van dit lijstje kan hier worden onderhouden. U kunt deze bedragen wijzigen, de wijzigingen die u hier aanbrengt worden ook direct doorgevoerd bij alle leden.
UITVAARTbasis 1.2
26
11.7.
Incasso informatie Bij het aanmaken van een incassobestand zijn een aantal instellingen variabel in te vullen. Deze velden dienen echter wel verplicht gevuld te worden. De velden die u hier kunt aanpassen worden opgenomen in het incassobestand. De inzenderidentificatie geeft uniek aan welke partij het bestand aan de bank heeft geleverd Het rekeningnummer dient te worden ingevuld met een correct rekeningnummer van de opdrachtgever. De vaste omschrijving voor het incasso krijgen de leden te zien op hun afschrift van de bank. Als laatste dient de naam van de opdrachtgever te worden ingegeven.
UITVAARTbasis 1.2
27
11.8.
Instellingen In het Instellingenscherm kunt u een aantal opties opgeven die worden gebruikt binnen het systeem voor diverse taken.
Alle overzichten in het systeem hebben een koptekst waar de tekst in wordt geprint die u in dit scherm invult bij “Standaard tekst voor rapport”. U kunt ook in dit scherm aangeven of u informatie labels wilt zien. Informatie labels zijn tekstballonnen die worden getoond als extra informatie bij het invoeren van leden. De informatie wordt getoond in een witte informatie ballon.
Als u nieuw bent in het programma kan dit handig zijn, meer ervaren gebruikers kunnen dit vervelend vinden, daarom wordt hier de mogelijkheid geboden om deze informatie uit te zetten. Door Informatie labels tonen aan de vinken kunt u deze informatie wel of niet laten tonen door het programma U kunt in dit scherm ook aangeven welk telebankieren pakket u gebruikt. LEDENbasis kan automatisch contributie afboeken aan de hand van een transactiebestand dat u kunt exporteren uit het telebankieren pakket dat u gebruikt. Dit kan u veel werk besparen in het afboeken van betalingen voor bijvoorbeeld acceptgiro’s. U kunt verder een programma selecteren waarmee u de ontwerpen van uw acceptgiro’s wilt aanpassen. Standaard is dit Wordpad, maar u kunt hier ieder willekeurig programma selecteren dat RTF bestanden kan bewerken. Als u op de knop klikt met de drie puntjes kunt u een alternatief programma selecteren. UITVAARTbasis 1.2
28
TIP: Als u bij het wijzigen van de tekstblokken de foutmelding “File not found” krijgt dan heeft uw systeem niet de beschikking over het standaard ingestelde programma “Wordpad” of de locatie waar “Wordpad” zich moet bevinden is niet juist. U kunt hier dan een ander programma selecteren of een andere locatie aangeven naar een programma waarmee u deze gegevens wilt aanpassen. U dient hiervoor een programma te selecteren dat de mogelijkheid heeft om bestanden te kunnen muteren van het type “Rich Text Format”. De extensie voor deze bestanden is “.RTF”. Voorbeelden van zulke programma’s zijn Microsoft Word, Wordpad en andere veelgebruikte editors. Verder kunt u in dit scherm nog een standaard directory opgeven waar u de back-ups wilt neerzetten maar ook bestandslocaties voor export en incassobestanden kunnen hier worden ingevoerd en opgeslagen.
UITVAARTbasis 1.2
29
11.9.
Woonplaatsen In het ledenonderhoud scherm wordt bij een lid een woonplaats vastgelegd. Bij ieder nieuw ingevoerd lid worden een “standaard” woonplaats ingevuld. Welke woonplaats dat is kunt u hier aangeven. Verder kunt u in dit scherm een lijstje met woonplaatsen invoeren die vaak voorkomen, deze woonplaatsen worden in het ledenonderhoud scherm in een keuzelijst aangeboden.
UITVAARTbasis 1.2
30
11.10. Groepen In het ledenonderhoud scherm kan een lid aan een groep worden toegekend. Door het gebruik van groepen kunt u leden onderverdelen en hiervan rapportages maken. Een sportvereniging kan bijvoorbeeld teams definiëren. Als u hiervan gebruik wilt maken kunt u in dit scherm groepen ingeven die u later kunt toekennen aan uw leden.
UITVAARTbasis 1.2
31
11.11. Etiketten Veel verenigingen gebruiken verschillende soorten etiketten voor bijvoorbeeld clubblaadjes, enveloppen, standaard brieven en mailings. In het onderhoudscherm voor etiketten kunt u deze verschillende etiketten configureren. U kunt maar liefst 9 verschillende soorten etiketten configureren. De etiketten kunt u een duidelijke beschrijvende naam geven.
De etiketten ziet u terug in het scherm overzichten, vanuit hier kunt u de etiketten printen.
UITVAARTbasis 1.2
32
12.
Contributie Centrum Het Contributie Centrum is een menu waarin u alles kunt vinden dat iets te maken heeft met contributies. U kunt hier een aantal functies vinden zoals het aanmaken van contributieregels, het aanmaken van acceptgiro’s en incasso’s, het afboeken van betalingen, overzichten van openstaande posten en betalingen, en acceptgiro’s voor openstaande posten. Dit alles handig in één scherm zodat u weet dat als u handelingen moet verrichten voor de contributieverwerking dat u deze in dit scherm terug kunt vinden. Het hoofdmenu van het “Contributie Centrum” ziet er als volgt uit:
De volgorde van de knoppen heeft ook een betekenis, deze zijn namelijk in volgorde geplaatst van de werkwijze voor het verwerken van contributies. In de volgende paragrafen zullen alle onderdelen nader worden beschreven.
12.1.
Contributieregels aanmaken
12.1.1.
Waarom Contributieregels aanmaken? Het aanmaken van contributieregels heeft als doel uw betalingen te kunnen controleren. Wat is er nu betaald en door wie, en wie moeten er eigenlijk wat betalen? Dit zijn vragen waarop u eenvoudig een antwoord kunt krijgen als u contributieregels heeft aangemaakt. De functie maakt voor ieder lid waar een contributiebedrag en betalingswijze voor is vastgelegd een contributieregel aan. Deze contributieregels dienen te worden afgeboekt als de betalingen binnenkomen, u kunt zo eenvoudig zien wie er betaald heeft en van wie u nog een betaling verwacht. De leden die de contributie nog niet hebben betaald hebben een rood gekleurde UITVAARTbasis 1.2
33
contributieregel, totdat zij hun betaling hebben afgerond zal deze contributieregel rood blijven wat wil zeggen “openstaand”. U kunt de contributieregels van ieder lid bekijken bij de gegevens in het ledenonderhoud scherm op het tabblad “Betalingsgegevens” onderdeel “Contributie Historie” of in het Contributie Centrum bij de functie “Contributieregels Afboeken”. Een voorbeeld van de “Contributie Historie” zoals deze terug te vinden is in het “Ledenonderhoud” scherm staat hieronder:
Hoe u in het “Contributie Centrum” deze regels kunt vinden en afboeken kunt u vinden in de paragraaf “Contributieregels Afboeken”. 12.1.2.
Hoe Contributieregels aanmaken? Voor het aanmaken van contributieregels is een handige wizard te gebruiken. Een wizard is een soort stappenplan dat u enkele vragen stelt en daarna zelf de regels voor u genereert. In 4 stappen bent u klaar. We zullen de stappen even met u doornemen. Stap 0. Informatie over de procedure voor het aanmaken van contributieregels. In dit scherm kunt u lezen wat de functie inhoud en wat voor taken deze zal uitvoeren.
UITVAARTbasis 1.2
34
Stap 1. Geef een contributieperiode en een omschrijving op voor deze contributieperiode. U bent verplicht om een periode op te geven, dit mag niet een periode zijn die al eens eerder is gebruikt. Als u toch een periode wilt gebruiken die al eens eerder is gebruikt dan dient u de vorige periode eerst te verwijderen, u kunt dit doen in het “Contributie Centrum” bij “Contributieperiode verwijderen”. Indien uw vereniging jaarlijks de contributies verwerkt dan kunt u hier bijvoorbeeld een jaartal opgeven, doet uw vereniging contributie-inningen per kwartaal dan kunt u hier een kwartaal opgeven. U kunt een extra omschrijving invoeren maar dit is niet verplicht.
Stap 2. Voor elke betalingswijze die u heeft ingegeven in de beheermodule kunt u contributieregels genereren. U kunt in deze stap aangeven voor welke betalingswijzen u contributieregels wilt genereren. Wilt u een betalingswijze niet meenemen dan kunt u deze betalingswijze uitvinken, deze wordt dan niet meegenomen in de te genereren contributieregels.
UITVAARTbasis 1.2
35
Stap 3. Er wordt een samenvatting getoond van de werkzaamheden die het systeem voor u gaat uitvoeren, bent u tevreden met wat het systeem zal gaan doen klik dan op klaar. Als u nog iets wilt wijzigen dan kunt u weer terug naar een vorige stap en wijzigingen aanbrengen. Wilt u helemaal sluiten zonder iets uit te voeren, klik dan op sluiten.
Stap 4. UITVAARTbasis 1.2
36
Klaar! Als de contributieregels gegenereerd zijn krijgt u hiervan een melding.
U heeft nu met succes de contributieregels aangemaakt voor de opgegeven periode en kunt nu bij uw leden in de Contributie Historie deze regels terug vinden. Nu kunt u de acceptgiro’s gaan afdrukken of een incasso bestand aanmaken.
12.2.
Acceptgiro’s aanmaken Het aanmaken van acceptgiro’s voor het versturen naar leden die wensen te betalen via een acceptgiro. Voordat het acceptgiro scherm wordt geopend krijg u eerst de mogelijkheid een periode te selecteren waarvoor u acceptgiro’s wil printen. LET OP: Als u geen contributieperiodes heeft aangemaakt, dan kunt u ook geen acceptgiro’s printen.
UITVAARTbasis 1.2
37
Afhankelijk van de keuze die u heeft gemaakt in het beheerscherm bij instellingen krijgt u nu enkelvoudige acceptgiro’s met een briefhoofd of drievoudige acceptgiro’s onder elkaar te zien. Voor beide type acceptgiro’s wordt de mogelijkheid geboden om het ontwerp aan te passen d.m.v. drag and drop (slepen van onderdelen en ze op de gewenste plaats zetten). Hoe dit werkt kunt u verderop in deze handleiding vinden.
UITVAARTbasis 1.2
38
In het acceptgiroscherm vindt u ook de informatie terug die u heeft ingesteld in de beheermodule. Als u deze informatie wilt wijzigen dient u hiervoor naar de beheermodule te gaan en daar de gegevens aan te passen. U krijgt op het acceptgiroscherm te zien hoeveel acceptgiro’s het systeem gaat afdrukken en op welke printer dit gaat gebeuren. Deze informatie kunt u vinden rechts bovenin het scherm: U kunt voordat u een acceptgiro opdracht geeft, een afdruktest uitvoeren om te kijken of de acceptgiro op de juiste wijze wordt afgedrukt. U dient hiervoor 1 acceptgiro formulier in de printer te plaatsen en op de knop “Afdruktest” te drukken. Er wordt dan een afdruk gemaakt met testgegevens. Het controle menu dat u te zien krijgt bij het ontwerpscherm voor de acceptgiro ziet er als volgt uit:
Afdrukken van de acceptgiro’s in Vergrendelen en
Afdrukken van
ontgrendelen
een voorbeeld acceptgiro.
Na wijzigingen
Wijzigingen
van de tekst,
opslaan na het
verversen.
wijzigen van het ontwerp.
Wijzigingen ongedaan maken na het
Scherm afsluiten.
wijzigen van
UITVAARTbasis 1.2
39
12.2.1.
Enkelvoudige Acceptgiro’s met briefhoofd: Met enkelvoudige acceptgiro’s wordt bedoeld de acceptgiro’s waar een brief boven aan vast zit. Onderaan dit acceptgirotype zit een acceptgiro. U heeft de mogelijkheid om de brief boven de acceptgiro volledig naar uw wensen in te delen en van tekst te voorzien of zelfs plaatjes, Excel grafieken of werkbladen. Buiten deze objecten worden u nog vele andere mogelijkheden geboden om de acceptgiro op te maken. U kunt de adresgegevens verplaatsen zodat de acceptgiro precies in uw venster enveloppen past. En u heeft de mogelijkheid om twee extra componenten in te vullen met bijvoorbeeld mededelingen. U vindt hieronder één van de vele mogelijkheden die deze functie u biedt: Voorbeeld:
De onderkant van de acceptgiro kunt u ook indelen zoals u dat wenst, als u bijvoorbeeld het lidnummer op een andere plaats zou willen printen dan kunt u eenvoudig de onderdelen verslepen. UITVAARTbasis 1.2
40
12.2.1.1. Stippellijnen
Op het ontwerpscherm ziet u ook stippellijnen staan deze geven de marge aan die uw printer aankan, alle onderdelen die u buiten deze stippellijnen plaatst, kunnen gedeeltelijk niet worden afgedrukt. Indien u een andere printer installeert kan het zijn dat de acceptgiro even opnieuw moet worden ingesteld omdat deze nieuwe printer wellicht meer of minder marge aan kan. 12.2.1.2. Afdrukvoorbeeld
Na het indrukken van de knop afdrukken of afdruktest krijgt u een afdrukvoorbeeld te zien van de gehele opdracht. Vanuit de rapporttool kunt u de opdracht printen. Een voorbeeld van een dergelijk printvoorbeeld staat hieronder. Afdrukvoorbeeld:
UITVAARTbasis 1.2
41
12.2.2.
Drievoudige Acceptgiro’s onder elkaar: Met drievoudige acceptgiro’s wordt bedoeld de acceptgiro’s die per drie onder elkaar zijn vastgemaakt. U kunt de lay-out aanpassen zodat de onderdelen goed worden afgedrukt op uw printer. Door de onderdelen te verslepen d.m.v. drag and drop kunt u zelf bepalen hoe de acceptgiro eruit komt te zien. De wijzigingen die u hier toepast worden voor alle drie acceptgiro’s doorgevoerd. Hoe u het ontwerp kunt wijzigen wordt in de volgende paragraaf uitgelegd.
12.2.2.1. Stippellijnen
Op het ontwerpscherm ziet u ook stippellijnen staan deze geven de marge aan die uw printer aankan, alle onderdelen die u buiten deze stippellijnen plaatst, kunnen gedeeltelijk niet worden afgedrukt. Indien u een andere printer installeert kan het zijn dat de acceptgiro even opnieuw moet worden ingesteld omdat deze nieuwe printer wellicht meer of minder marge aan kan. 12.2.2.2. Afdrukvoorbeeld:
Na het indrukken van de knop afdrukken of afdruktest krijgt u een afdrukvoorbeeld te zien van de gehele opdracht. Vanuit de rapporttool kunt u de opdracht printen. Een voorbeeld van een dergelijk printvoorbeeld staat hieronder.
UITVAARTbasis 1.2
42
Afdrukvoorbeeld:
12.2.3.
Ontwerp aanpassen van uw acceptgiro U kunt van beide type acceptgiro’s het ontwerp aanpassen, dit kunt u doen door de onderdelen te verslepen en op een andere plaatst neer te zetten of door onderdelen van tekst en of plaatjes e.d. te voorzien. Indien u het ontwerp wilt wijzigen, dan dient u eerst het huidige ontwerp te ontgrendelen, dit doet u door op de knop “Vergrendeld” te drukken. Het ontwerp is “Vergrendeld” als de knop er alsvolgt uitziet:
Ziet de knop eruit zoals hieronder dan is het ontwerp “Ontgrendeld”, dan kunt u objecten verslepen met de muis.
Als u het ontwerp heeft gewijzigd en u bent tevreden over het resultaat dan dient u op de “Opslaan” knop te drukken om de wijzigingen door te voeren en op te slaan. Bent u niet tevreden over het resultaat dan kunt u door “Annuleren” in te drukken uw wijzigingen ongedaan maken. UITVAARTbasis 1.2
43
12.2.3.1. Drag and Drop
Een voorbeeld hoe u kunt slepen met de objecten op de acceptgiro. Pak het object op door met de muis op het object te klikken en de muisknop vast te houden, gebruik hiervoor de linker muisknop. U kunt nu met de knop ingedrukt gehouden de muis bewegen in de gewenste richting. Heeft u de gewenste locatie bereikt dan laat u de muis weer los en het object is verplaatst. Verplaats het object:
UITVAARTbasis 1.2
44
Laat het object los op de gewenste plaats:
U kunt ook het onderste gedeelte van de acceptgiro wijzigen door de objecten te verslepen op dezelfde wijze als hierboven beschreven. Verplaats het object:
UITVAARTbasis 1.2
45
Laat het object los op de gewenste plaats:
UITVAARTbasis 1.2
46
12.3.
Incassobestand aanmaken
12.3.1.
Aanmaken van de incassoregels Het aanmaken van een incassobestand volgens het CLIEOP03 formaat opgesteld door InterPay. Interpay is de organisatie die het betalingsverkeer bewaakt en hiervoor standaarden op stelt voor de markt. Dit bestand kan worden ingelezen in een telebankieren pakket van de meeste banken. Voor het aanmaken van het incassobestand is een handige wizard te gebruiken. Een wizard is een soort stappenplan dat u enkele vragen stelt en daarna zelf de regels voor u genereert. In 4 stappen bent u klaar. We zullen de stappen even met u doornemen. Als u de wizard start krijgt u een scherm te zien waarin u de contributieperiode kunt selecteren waarvoor u het incassobestand wilt aanmaken.
Na het selecteren van de periode kunt u een bestandsnaam opgeven voor het incassobestand en ook een locatie waar u het bestand wilt opslaan.
UITVAARTbasis 1.2
47
Na het kiezen van een bestandsnaam en een locatie krijg u een scherm te zien waarin een aantal specifieke instellingen worden getoond voor uw vereniging.
De informatie die u in dit scherm ziet is opgeslagen in de beheermodule bij incasso gegevens. Indien de informatie die in dit scherm vermeld staat niet juist is, kunt u dit direct in dit scherm aanpassen. Echter als u de wijzigingen wilt doorvoeren voor altijd dient u dit in de beheermodule te doen. U dient hiervoor naar de beheermodule te gaan en daar in het tabblad incassogegevens de juiste gegevens in te voeren. In het voorlaatste scherm van de wizard kunt u nog twee parameters instellen. U kunt aangeven of het om een productie set gaat of om een test set. Als u een test set wilt versturen dan dient u een “T” te selecteren, gaat het om een echte incasso dan dient u een “P” te selecteren (P is als standaard ingesteld).
U kunt ook de datum opgeven waarop u de incasso wilt laten uitvoeren, standaard is dit de datum van vandaag wat inhoud zo snel mogelijk. Als laatste stap in dit proces wordt een samenvatting getoond van wat u heeft ingesteld en wat het systeem zal uitvoeren. Als de informatie op dit scherm niet klopt kunt u altijd UITVAARTbasis 1.2
48
weer terug gaan naar een vorig scherm en de informatie corrigeren.
Als u op de knop “klaar” klikt begint het systeem met het aanmaken van het incassobestand. Het systeem start nu de controleslag op de leden die in de incasso dienen te worden meegenomen. Als het systeem fouten heeft geconstateerd kan het incassobestand niet worden aangemaakt. Het systeem geeft een duidelijke melding wat er fout is. U dient deze fout of fouten eerst te corrigeren en daarna kunt u opnieuw proberen het incassobestand aan te maken. 12.3.2.
Clieop03 Voorbeeld: Hieronder staat een voorbeeld van een CLIEOP03 bestand.
UITVAARTbasis 1.2
49
12.4.
Contributieregels afboeken Als u contributieregels heeft aangemaakt en u heeft daarna de acceptgiro’s geprint en het incassobestand aangemaakt, dan bent u in principe klaar met uw werk om de contributies te innen. U dient in dit geval te wachten totdat de leden hun betalingen voltooien. De verwerking van de betalingen werkt op verschillende manieren: •
De incasso-opdracht zal worden verwerkt door uw bank, u krijgt een aantal dagen na het versturen van uw incasso-opdracht van uw bank een melding dat er een x bedrag is geïncasseerd. U krijgt later ook nog een overzicht van incasso’s die niet konden uitgevoerd inclusief de reden waarom niet. Van deze geweigerde incasso’s wordt tevens het rekeningnummer gemeld.
•
De acceptgiro’s zullen worden verwerkt door interpay. Afhankelijk van de codes die op uw acceptgiro’s staan geprint krijgt u een overzicht van interpay opgestuurd waarin wordt gemeld wie betaald heeft en wie niet. Op de acceptgiro’s wordt ook het lidnummer geprint vanuit het pakket zodat de acceptgiro’s makkelijk te linken zijn aan uw leden en daarmee kunt u ze sneller afboeken in de afboekfunctie.
•
Automatische betalingen en andere betalingswijzen zoals bijv. postbank, kas, kwitanties e.d. kunt u op uw eigen manier afboeken. U kunt gebruik maken van het zoeken op rekeningnummer, betalingskenmerk of lidnummer.
Hieronder volgt een beschrijving hoe u contributieregels kunt afboeken voor de bovengenoemde betalingswijzen. In het volgende scherm kunt u alle handelingen uitvoeren om de contributieregels af te boeken:
UITVAARTbasis 1.2
50
12.4.1.
Werkwijze: Selecteer een periode waarvoor u de contributieregels wilt afboeken. U doet dit door een optie te selecteren uit de lijst Contributie Periode. Nadat u deze periode heeft geselecteerd dient u een betalingswijze te selecteren, u doet dit door een optie te selecteren uit de lijst Betalingswijze. Na deze twee selecties verschijnen de openstaande posten in de lijst aan de rechterzijde. Door op de grid te dubbelklikken kunnen een aantal velden worden gewijzigd, de velden ontvangen, openstaand en betaaldatum kunnen handmatig worden gewijzigd. Dubbelklikken
Nu kunt u voor de verschillende betalingswijzen een andere werkwijze kiezen: Leden die betalen via incasso: U krijgt van de bank een mededeling dat een incasso is geslaagd en dat een X bedrag is geïncasseerd. Ook krijgt u te horen welke incasso’s niet geslaagd zijn, dit zullen er in de praktijk niet veel zijn. Omdat het erg veel tijd kost om iedere contributieregel handmatig af te boeken door deze aan te vinken, kunt u in dit geval het beste kiezen voor de knop “Iedereen Betaald”. Het systeem vinkt automatisch ieder lid aan als betaald. Nadat u dit heeft gedaan kunt u voor de leden bij wie de contributie niet geïncasseerd kon worden het vinkje weer uitzetten waarmee ze weer worden aangemerkt als niet betaald. Leden die betalen via acceptgiro: Alle acceptgiro betalingen kunt u handmatig af te boeken door deze af te vinken, en eventueel de datum van de betaling te wijzigen. U kunt ze eenvoudig opzoeken doordat op de acceptgiro’s de lidnummers zijn afgedrukt en de afboekinglijst gesorteerd zijn op lidnummer. U kunt uiteraard ook zoeken op een lidnummer, rekeningnummer of betalingskenmerk zoeken dan zoekt het systeem het lid voor u op. Nog makkelijker is het om een bestand in te lezen vanuit uw telebankierenpakket bijvoorbeeld Rabobank telebankieren. Een dergelijk transactiebestand wordt door het systeem gescand en als er betalingskenmerken worden gevonden die matchen met de betalingsregels dan worden ze automatisch afgeboekt. Deze functie is onmisbaar als u bijvoorbeeld duizenden betalingen moet verwerken.
UITVAARTbasis 1.2
51
Na het inlezen van het bestand krijgt u een overzicht te zien waarin wordt aangegeven hoeveel posten zijn afgeboekt en welk bedrag in totaal is afgeboekt.
Leden die betalen via een andere betalingswijze: Alle andere type betalingen dient u handmatig af te boeken door deze af te vinken, u kunt hiervoor de rekeningnummers gebruiken en eventueel op de regels klikken om te kijken of u wel de betalingsregel voor het juiste lid heeft geselecteerd. U kunt zien bij wie een bepaalde contributieregel hoort, door op deze regel te klikken verschijnen boven in het scherm de naam en adres gegevens van dit lid. Ook kunt u gegevens zoeken door bij lidnummer, een lidnummer of een gedeelte van een lidnummer in te geven. Of op dezelfde wijze bij rekeningnummer en betalingskenmerken een geheel rekeningnummer of een gedeelte van een rekeningnummer in te geven en op de knop zoek te drukken. Met reset worden de zoekcriteria weer gewist.
UITVAARTbasis 1.2
52
12.5.
Acceptgiro’s Openstaande Posten Acceptgiro’s Openstaande posten is een functie waarmee u voor de leden die na een contributieperiode nog niet betaald hebben acceptgiro’s kunt sturen. Ongeacht welke betalingwijze deze leden initieel hebben wordt voor deze leden een acceptgiro aangemaakt. De initiële betalingwijze van deze leden blijft ongewijzigd en deze leden worden dan ook de volgende contributieperiode weer gewoon op hun oude betalingswijze verwerkt. Als u deze functie start wordt u gevraagd om een contributieperiode te selecteren, van deze contributieperiode worden alle openstaande posten aan de acceptgiromodule aangeboden.
Na het selecteren van de contributieperiode kunt u ook nog aangeven voor welke betalingstypen u acceptgiro’s wilt afdrukken. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen leden waarbij de incasso mislukt is een acceptgiro sturen. Uiteraard kunt u ook alle leden uit deze periode een acceptgiro sturen. Na de selectie criteria te hebben ingegeven gaat het printen van de acceptgiro’s op dezelfde wijze als beschreven in de paragraaf “Acceptgiro’s Aanmaken”
UITVAARTbasis 1.2
53
12.6.
Contributie Overzichten Om inzicht te geven in de betalingen, openstaande posten en periodes zijn een aantal overzichten beschikbaar die u kunt raadplegen. De overzichten geven inzicht in de openstaande posten in een bepaalde periode, de openstaande posten samengevat per jaar en de betalingen samengevat per jaar. U krijgt een duidelijk overzicht van de leden die nog niet betaald hebben. Hieronder worden de overzichten nader beschreven:
12.6.1.
Overzicht Openstaande Posten Detail Dit overzicht geeft u per contributieperiode een beeld van alle openstaande posten per betalingswijze. U krijgt te zien welke leden nog niet hebben betaald in deze periode. Van deze leden krijgt u de naam en adres gegevens te zien en eventueel een telefoonnummer. Als er posten zijn die erg lang open blijven staan kunt u deze gegevens gebruiken om contact op te nemen. Hieronder ziet een u voorbeeld van dit rapport.
UITVAARTbasis 1.2
54
12.6.2.
Contributie Overzicht Openstaand Samengevat Een samenvattingoverzicht geeft u een overzicht van openstaande posten over de contributie periodes heen. U kunt van meerdere kwartalen of jaren zien welk bedrag aan contributie nog openstaat of open is blijven staan. Deze informatie is gegroepeerd op betalingstype. Hieronder staat een voorbeeld van dit overzicht.
UITVAARTbasis 1.2
55
12.6.3.
Contributie Overzicht Betaald Samengevat In tegenstelling tot het vorige overzicht geeft dit overzicht u een beeld van betaalde posten over de contributie periodes heen. U kunt van meerdere kwartalen of jaren zien welk bedrag aan contributie is betaald. Deze informatie is gegroepeerd op betalingstype. Hieronder staat een voorbeeld van dit overzicht.
UITVAARTbasis 1.2
56
12.7.
Contributie Periodes Verwijderen Indien u een contributieperiode heeft aangemaakt en u wilt deze verwijderen dan kunt u hier de periode selecteren en deze verwijderen.
U bent dan wel alle gegevens kwijt die betrekking hadden op deze contributieperiode. Alle openstaande posten en betalingen zijn niet meer te herleiden en deze gegevens bent u kwijt nadat u de periode heeft verwijderd.
U kunt deze functie o.a. gebruiken om oude contributieperiodes te verwijderen die geen toegevoegde waarde meer hebben voor uw administratie.
UITVAARTbasis 1.2
57
13.
Exporteren
13.1.
Criteria instellen voor de Export Voordat u gegevens gaat exporteren zal het systeem u een aantal mogelijkheden bieden om uw export vorm te geven. De eerste stap is criteria opgeven voor de gegevens die u wilt exporteren. Hoe u criteria op kunt geven is al eerder beschreven in de handleiding bij het onderdeel Leden Zoeken d.m.v. het zoekscherm. De werkwijze die daar wordt beschreven kunt u hier ook gebruiken om de gegevens op te zoeken. Het zoekscherm ziet er alsvolgt uit:
UITVAARTbasis 1.2
58
13.2.
Velden selecteren voor de Export Na het instellen van de criteria, zal het systeem een scherm tonen waar u de velden kunt selecteren die u in de export wilt terugzien. U kunt zelf bepalen welke velden u wilt selecteren en in welke volgorde u deze velden wilt weergeven.
Het programma biedt u verschillende mogelijkheden om dit te bereiken. U kunt de velden verslepen door ze met de linker muisknop op te pakken en te verslepen naar de andere kant. U kunt ook op de velden dubbelklikken, dan verhuizen ze automatisch naar de andere kant. En u kunt ook een veld selecteren en op de knop met het pijltje naar links of rechts klikken, daarmee wordt het veld ook naar de andere kant verplaatst. De knoppen met de dubbele pijltjes verhuizen alle velden naar de andere kant. Er zijn twee velden die een speciale opbouw hebben, dit zijn “NaamCompleet” en “AdresCompleet” deze twee velden zijn een samenvoeging van een aantal velden. Voor “NaamCompleet” zijn dit “Voorletters”, “Tussenvoegsel”, “Naam” en “Meisjesnaam”. Voor “AdresCompleet” zijn dit de velden “Adres”, “Postcode” en Woonplaats. Deze combinaties worden erg veel gebruikt en daarom zijn deze als standaardvelden opgenomen zodat u ze in zijn geheel kunt selecteren. Nadat u de velden geselecteerd heeft kunt u op de knop “Volgende”drukken om naar de volgende stap te gaan.
UITVAARTbasis 1.2
59
13.3.
Formaat van de Export Na het selecteren van de criteria en velden voor de export kunt u een aantal eigenschappen instellen voor de export. U dient het exportbestand een naam te geven dit dient een naam te zijn zonder een extensie (ie .exe .bat .txt), eventueel aangevuld met een omschrijving voor de export, verder kunt u nog een aanmaakdatum ingeven.
13.3.1.
Exportformaat Als u deze gegevens heeft ingesteld dan kunt u een gewenst exportformaat opgeven. De volgende formaten worden ondersteund: ASCII formaat (.txt) Excel (.csv) HTML (.htm) XML (.xml)
13.3.2.
Stylesheets Voor HTML en XML kunt u ook eventueel een stylesheet opgeven om uw bestand mee op te maken. Voor HTML is dit een CSS (Cascading StyleSheet) en voor XML dient dit een XSL stylesheet te zijn. Hoe u deze bestanden kunt maken kunt u vinden op MSDN.Microsoft.com of vele andere Internet sites. In de toekomst zal basissoftware ook een aantal standaard stylesheets beschikbaar gaan stellen die u desgewenst kunt aanpassen aan de huisstijl van uw vereniging. Nadat u alle gegevens heeft ingesteld kunt u op de knop “Maak Bestand” klikken, het systeem vraagt u dan om een locatie op te geven waar u het bestand wilt neerzetten. Selecteer de gewenste locatie en klik op de knop “Save”. Uw export is klaar. Hieronder UITVAARTbasis 1.2
60
staan een aantal voorbeelden hoe de verschillende exports eruit kunnen zien. U krijgt ook een goed beeld hoe HTML en XML zonder en met stylesheets eruit ziet: 13.3.3.
ASCII voorbeeld:
13.3.4.
Excel voorbeeld:
UITVAARTbasis 1.2
61
13.3.5.
XML zonder stylesheet / XML met stylesheet:
13.3.6.
HTML zonder stylesheet / HTML met stylesheet: Zonder stylesheet
Met stylesheet:
UITVAARTbasis 1.2
62
14.
Back-ups
14.1.
Een back-up maken Het systeem biedt de mogelijkheid om back-ups te maken van de gegevens, u kunt back-ups aanmaken, verwijderen en terugzetten. Als u een nieuwe back-up wilt maken dan kunt u via het menu de optie back-ups openen. Het volgende scherm wordt geopend:
In dit scherm heeft u een overzicht van alle gemaakte back-ups van het systeem. U kunt hier back-ups aan toevoegen, u kunt oude back-ups verwijderen en u kunt gegevens terugzetten. Voor het aanmaken van een nieuwe back-up gaat u als volgt te werk: Klik op de knop “Maak Back-up” het volgende scherm verschijnt nu:
Als u deze vraag beantwoord met “Ja” dan zal het systeem een back-up aanmaken in de directory waar u de applicatie geïnstalleerd heeft. In de applicatie directory wordt een directory “Back-ups” aangemaakt. Onder deze directory wordt vervolgens een directory aangemaakt met de huidige datum. U kunt dus per dag een back-up maken indien u dit wenst.
UITVAARTbasis 1.2
63
14.2.
Een Back-up terugzetten Als u een back-up wilt terugzetten dan kan dit door in het back-up scherm een back-up te selecteren en op de knop terugzetten te drukken. De volgende melding verschijnt:
Als u een back-up terugzet betekent dit dat alle gegevens uit de huidige database verloren gaan en de oude gegevens worden teruggezet. Deze handeling kunt u niet meer ongedaan maken.
14.3.
Een Back-up verwijderen Als het scherm vol raakt, kunt u oudere back-ups die u toch niet meer zult gebruiken verwijderen. U kunt dit doen door een bestaande back-up te selecteren en vervolgens op de knop “verwijderen” te drukken. Het volgende scherm verschijnt:
UITVAARTbasis 1.2
64
15.
Additionele informatie
15.1.
Fouten Als er in de software fouten optreden worden deze getoond in een foutenscherm:
Dit scherm geeft u informatie over de fout. U heeft hierbij twee mogelijkheden, u kunt het scherm sluiten en de fout als gezien beschouwen of u slaat de fout eerst op en sluit daarna het scherm. De fout wordt dan opgeslagen in een logbestandje dat in een later stadium kan worden gebruikt om fouten door te zenden.
15.2.
Informatie Indien u vragen heeft m.b.t. de software of u wilt een fout melden bezoek dan onze website. U kunt op deze website ook suggesties melden voor nieuwe updates van de software. Indien u niet beschikt over Internet dan kunt u ook een fax sturen naar het volgende nummer: 038-4217018. Verder kunt u op deze website kunt u veel informatie vinden over het programma. Verenigingen die een servicecontract hebben afgesloten, kunnen hier ook de laatste versies downloaden en vinden hier diverse andere informatie zoals tips en trucs, handleidingen, handige programma’s, beschrijvingen hoe mailingen te maken in Word, rapporten maken in Access en vele andere onmisbare informatie. U kunt onze website vinden op http://www.basissoftware.nl.
UITVAARTbasis 1.2
65
