1 ECS Portal Schermen

1 ECS Portal Schermen Het scherm bestaat uit drie delen: 1. Zoekfilter – Hiermee kunt u aan de hand van een aantal filters zendingsinformatie ophalen; 2. Zoek resultaten – Hier staan de gevonden zendingen die overeenkomen met de ingevulde criteria in het zoekfilter; 3. Exit Notificatie – Hier kunt u een Exit Notificatie (ENO) versturen naar Cargonaut. Tevens kunt u hier informatie wijzigen, toevoegen en verwijderen. 1.1

Zoekfilter

In dit schermdeel kunt u een aantal zoekcriteria opgeven. U kunt zoeken op een (gedeelte van) een AWB of HWB of MRN. Wanneer u een waarde invult in één van deze velden, zoekt de portal tot 6 maanden terug. Door te klikken op “meer”, kunt u extra filters selecteren. Wanneer u weer op “minder” klikt, worden de geselecteerde waarden gereset. Onderdeel AWB    HWB MRN Periode van Periode tot Meer/minder AFH Douane AaE EXS CoE Zoek

Reset

1.2

Omschrijving Hier kan een AWB nummer worden ingevuld op twee manieren: 00011111111 (airline prefix (3) air waybill nummer (8)) 000-11111111 (airline prefix (3) – air waybill nummer (8)) Er kan gezocht worden met behulp van de wildcard “*”. Hier kan een HWB, ABU, ADM, REF, TBD of TIR nummer worden ingevuld. De maximale lengte bedraagt 15 characters en zowel cijfers als letters zijn toegestaan. Er kan gezocht worden met behulp van de wildcard “*”. Hier kan een movement reference number worden ingevuld. Deze mag maximaal 18 karakters lang zijn, en kan zowel cijfers als letters bevatten. Er kan gezocht worden met behulp van de wildcard “*”. Hier bepaalt u de startdatum van de periode waarin u wilt zoeken. Dit is de einddatum van de periode waarin u wilt zoeken. Toont of verbergt de volgende extra filter mogelijkheden: Hier vind u een keuzeveld, waar een afhandelaar geselecteerd kan worden. Hier kunt u een douane aangiftetype kiezen. “J” voor het verstuurd en geaccepteerd zijn van de Arrival at Exit. “N” niet verstuurd OF niet geaccepteerd. “A” de AaE is verzonden, maar afgewezen. “J” voor het verstuurd en geaccepteerd zijn van de Summiere export aangifte (EXS). “N” niet verstuurd OF niet geaccepteerd. “A” de EXS is verzonden, maar afgewezen. Als er een “M” staat dan is er een melding ontvangen. “J” voor het verstuurd en geaccepteerd zijn van de Confirmation of Exit van de douane. De CoE informatie kan alleen worden weergegeven als de uitvoeraangifte is ingestuurd via het Cargonaut systeem. Als u deze knop aanklikt, zal conform de zoekcriteria die u heeft ingevuld gegevens worden opgehaald die matchen. De match geldt voor alle ingevulde zoekcriteria. Hierop is één uitzondering: Indien u enkel een AWB nummer, een HWB nummer of een MRN opgeeft, dan wordt de selectieperiode automatisch op zes maanden terug vanaf “vandaag” gezet. Na aanklikken zullen alle velden worden geschoond, zowel die in het zoekfilter als die in het resultaten overzicht en het Exit Notificatie gedeelte.

Zoek resultaten

Dit schermdeel toont de zendingen die overeenkomen met de opgegeven zoekcriteria. Bij de zendingen staat welke berichten verstuurd zijn. Indien het bericht is geaccepteerd vindt u een groen vinkje, als het is afgekeurd staat er een rood kruis. Is er een melding ontvangen dan staat er een rood uitroepteken. In de tooltip ziet u de datum en/of de melding. Indien de melding “er is geen inschrijving gevonden bij de AWB” is ontvangen, zal de AWB in het rood worden weergegeven. De resultaten zijn primair gesorteerd op datum en secundair op AWB. U kunt de sortering aanpassen door te klikken op een kolomkop. Let op:  De kolom “HWB” of “MRN” wordt alleen getoond als er in het zoekfilter een waarde in één van deze velden is ingevuld; Page 1 of 5

 Als u iets invult in het HWB veld dan wordt de “HWB” kolom getoond. Indien een zending over meerdere AWB’s is verdeeld, zullen meerdere regels worden getoond;  Als u zoekt op “MRN,” dan zal de MRN kolom getoond worden. Als een MRN gekoppeld is aan meerdere zendingen, worden er meerdere regels getoond;  Het kan voorkomen dat er wordt opgebouwd naar een MAWB middels losse AWB’s. Dit gebeurt mogelijk administratief via DGVS inschrijvingen. Voor de ECS web portal betekent dit, dat u onder een MAWB meerdere zendingen met AWB’s kunt vinden. 1.2.1 Omschrijving per veld Onderdeel AWB HWB MRN EXP AFH Aantal Gewicht Douane Ber. ENO AaE EXS MAN CoE Date

1.3

Omschrijving Dit is het AWB nummer gevonden bij uw zoekcriteria. Dit is het HWB nummer gevonden bij uw zoekcriteria. Deze kolom is alleen zichtbaar wanneer er op HWB gezocht wordt in het zoekfilter. Dit is het MRN nummer gevonden bij uw zoekcriteria. Deze kolom is alleen zichtbaar wanneer er op MRN gezocht wordt in het zoekfilter. Dit is de expediteur gevonden bij uw zoekcriteria. Dit is de afhandelaar gevonden bij uw zoekcriteria. Het aantal pakketten behorende bij de gevonden zending. Het gewicht behorende bij de gevonden zending. De douaneregeling behorende bij de gevonden zending. Als er meerdere zendingen met verschillende regelingen betrokken zijn, dan wordt de waarde “+” gegeven. Deze indicator geeft aan of Cargonaut de Arrival at Exit en /of de Summiere Exportaangifte verstuurt. Als deze op “N” staat dan verstuurt Cargonaut geen bericht. Geeft aan of de Exit Notificatie verstuurd en geaccepteerd is. Geeft aan of de Arrival at Exit verstuurd en geaccepteerd of afgewezen is. Geeft aan of de Summiere exportaangifte verstuurd en geaccepteerd of afgewezen is of dat er een melding is ontvangen. (Van toepassing bij NCTS aangifte zonder “safety and security” gegevens.) Geeft aan of het export manifest van de afhandelaar is ontvangen, en het ECS manifest naar de douane is gestuurd en geaccepteerd is (door de douane). De indicatie “+” geeft aan dat het een “deel zending” betreft. De zending is verdeeld over meerdere manifesten. Geeft aan of de douane een Confirmation of Exit heeft gegeven. De datum gerelateerd aan de zending. Het tijdstip dat bij de datum staat, refereert aan de laatste wijziging.

Aanpassen van de kolommen

U kunt u het schermdeel “Zoek resultaten” naar uw eigen voorkeur inrichten met de configuratieknop . Wanneer u deze functie kiest, dan krijg u een scherm te zien waarin u de gewenste kolommen kunt selecteren:

1.4

Exporteren zoek resultaten

U kunt de zoekresultaten exporteren naar een bestand (.csv). Klik hiervoor op . Er verschijnt dan een scherm waarin u kunt aangeven of u enkel op AWB niveau wilt exporteren, of dat u ook de onderliggende detailgegevens wilt exporteren.

Page 2 of 5

Als er teveel zoek resultaten zijn, verschijnt de volgende notificatie:

1.5

Exit Notificatie

In dit schermdeel kunt u:  Een ENO versturen – Dit doet u door de zendingsgegevens in te voeren en op “Stuur Exit Notificatie” te klikken. U kunt meerdere regels invoeren door op de + te drukken;  Detail informatie opzoeken, wijzigen en aanvullen – Hiermee kunt u bijvoorbeeld de opbouw van een zending invoeren; U start deze processen door:  Of de AWB en de afhandelaar in te voeren in de zoekvelden onder de titelbalk “Exit Notificatie” en op de check knop te klikken. Het systeem checkt of er zendingen aan deze AWB gekoppeld zijn. Gerelateerde zendingen worden getoond in de detail regels.  Of een zending te selecteren het zoek resultaten overzicht. 1.5.1 Regels voor ingeven detail informatie  Exit Notificatie nog niet verwerkt – Het is niet mogelijk om een Exit Notificatie te wijzigen of opnieuw te sturen als de betreffende Exit Notificatie nog niet is verwerkt door de systemen.  Maximale tijd tot doorvoeren wijzigingen – Als de registratie van de Exit Notificatie ouder dan zeven dagen is, mag u geen wijzigingen meer doorvoeren.  Opbouw zending - Een Exit Notificatie betreft: o een directe zending (één MAWB), - Indien u voor een directe zending een ENO wilt versturen kunt u het referentietype en het referentienummer overslaan bij het invullen van de ENO. U kunt geen tweede regel invoeren. o een (M)AWB met onderliggende zendingen: o back-to-back zending - MAWB met 1 onderliggende zending o consolidatie - MAWB met meerdere onderliggende zendingen. o U kunt onder een (MAWB) meerder zendingen opgeven met de referentie types: AWB, HWB, (ABU) artikel nummer, (REF) referentienummer separate additionele declaratie, (TAD) transit accompanying document, (TIR) transport international des merchandises par la route, (ADM) overige documenten met vereenvoudigde aangifteprocedure.  Douane status 821 (ontbrekende safety and security information) – Als een Exit Notificatie wordt gestuurd met 821 als douane status dan stuurt CGN een Exit Summary Declaration (339) naar de douane, de ontbrekende security gegevens haalt Page 3 of 5

CGN uit de HWB en/of de AWB. Van de douane krijgt CGN een response bericht met douane status 355 en een nieuwe (ECS) MRN. Deze laatste MRN ziet u na correcte verwerking terug in de portal met de gewijzigde douane status. 1.5.2 Beschrijving per element Onderdeel AWB AFH / FWD Check Ref. type

MRN / Decl. nr Aantal Gewicht Douane Ber.

ENO AaE EXS MAN CoE Datum Nieuw Stuur Exit Notificatie Verwijderen (X) Herstellen () Toevoegen (+)

Omschrijving Dit betreft het AWB nummer op het hoogste niveau van de zending. Hier geeft u aan welke afhandelaar (als uw rol expediteur is), of welke expediteur (als uw rol afhandelaar is) bij de zending betrokken is. Door te klikken op deze knop, controleert de portal of er aan het AWB gekoppelde zendingen zijn. Hier geeft u het referentietype op. Let op! Als u kiest voor AWB, dan moet het referentie nummer als volgt ingegeven worden: 00011111111 of 000-11111111. Als u kiest voor HWB, dan mag het referentie nummer maximaal 15 karakters bevatten aan tekst en cijfers. Dit is het declaratienummer dat de douane heeft afgegeven bij de export of transport aangifte. MRN staat voor: “Movement Reference Number.” Het aantal pakketten op de zending. Het gewicht van de zending. De douane exportregeling. Indicatie of Cargonaut een AaE of EXS moet versturen naar de douane. U kunt deze parameter zelf wijzigen van “Y” naar “N”, als Cargonaut geen berichten voor u moet versturen voor de betreffende zending. U kunt de parameter niet wijzigen van “N” naar “Y.” Dit is een waarde die is ingeregeld door uw gegevens in ECS. Neem contact op met de Cargonaut helpdesk als u hier problemen ondervindt. Als de Exit Notificatie verstuurd en geaccepteerd is, staat er een groen vinkje. Als de Arrival at Exit verstuurd en geaccepteerd is, staat er een groen vinkje. Als het bericht is afgewezen staat er een rood kruisje. Als de Summiere exportaangifte verstuurd en geaccepteerd is, staat er een groen vinkje. Als de EXS is afgewezen staat er een rood kruisje en als er een melding is ontvangen een rood uitroepteken. Als het ECS manifest verstuurd en geaccepteerd is, staat er een groen vinkje. Als de Confirmation of Exit ontvangen en geaccepteerd is, staat een groen vinkje. De datum waarop de Exit Notificatie is verstuurd of gewijzigd. Maakt het mogelijke om een nieuwe Exit Notificatie op te stellen. Als u deze knop activeert, dan wordt er een Exit Notificatie naar Cargonaut gestuurd. Er volgt een overzichtsscherm waar u uw keuze kunt bevestigen. Als u deze knop activeert, dan verwijdert u de betreffende regel. Er zal een rode streep door de regel worden gezet. Nadat u op “Stuur Exit Notificatie” heeft geklikt wordt de regel verwijderd (en komt dan niet meer op het manifest). Zichtbaar na klikken op “verwijderen”. Als u deze knop activeert, dan maakt u het verwijderen ongedaan. Als u deze knop activeert, kunt u een nieuwe regel toevoegen.

Indien er een vinkje of een kruisje staat bij één van de bericht indicatoren, dan kunt u de muis eroverheen bewegen. De datum van verwerking wordt dan getoond. Bij een “!” (Melding) wordt ook de melding weergegeven. 1.6

Verwijderen van een zending

U kunt een zending opvragen door gebruik te maken van de zoekcriteria en het resultatenoverzicht. Als u de zending selecteert in het resultaten overzicht, wordt deze zichtbaar in het detailoverzicht onderaan (schermdeel “Exit Notificatie”). Achter de regel staat een verwijder knop. Als u hierop klikt, verschijnt er een rode streep door de regel. Nadat u heeft gekozen voor “Stuur Exit Notificatie” wordt de regel verwijderd.

Page 4 of 5

2 Begrippen en afkortingen Onderdeel AFH AWB MAWB

HWB

ENO AaE

EXS

Manifest

MRN 1e linie loods 2e linie loods Expediteur DGVS

Omschrijving Afhandelaar – Diegene die het vliegtuig laadt op de luchthaven. Air waybill – Het contract tussen de verzender en de luchtvaartmaatschappij. IATA term: FWB. Master air waybill – Hoewel de opmaak van de air waybill geen gelaagdheid toestaat kan er middels DGVS inschrijvingen de situatie ontstaan, waarbij meerdere air waybills aan een air waybill gekoppeld zijn. Deze overkoepelende air waybill wordt in de praktijk de master air waybill genoemd. House waybill – Dit is een magazijn of transport bon waarop goederen informatie staat. Het is de overeenkomst tussen zender en de expediteur. IATA term: FZB Een bepaald type house waybill, de consolidated house waybill, staat wel gelaagdheid toe. Hierop staat een air waybill met daaraan gekoppeld de house waybills. IATA term: FHL Een house waybill kan ook een 1 op 1 relatie met een airwaybill hebben (back to back). Een house waybill kan ook zo groot zijn, dat hij over meerdere air waybills verspreid wordt. Exit Notificatie – Dit bericht geeft aan dat de zending klaar staat (bij de afhandelaar of bij de expediteur) om het land te verlaten. De ENO kan verstuurd worden als een EDI bericht, via een DGVS transactie en middels de web portal. Arrival at Exit – Dit bericht wordt gemaakt door Cargonaut (tenzij Trader at Exit expliciet heeft opgegeven dit zelf te doen), op basis van de ENO en aanwezige zendingdocumenten, en verstuurd naar de douane. Het informeert de douane dat de zending klaar staat om het land te verlaten. Summiere export aangifte – Dit bericht wordt door Cargonaut gemaakt bij een vervoersaangifte (NCTS) zonder ‘safety en security’ details (tenzij Trader at Exit expliciet heeft opgegeven dit zelf te doen). Het informeert de douane dat de zending klaar staat om het land te verlaten. Dit document geeft aan welke zending er op een vlucht zit tussen laad- en lospunt. Als een vliegtuig bijvoorbeeld van Amsterdam via New York naar Los Angeles vliegt en voor beide bestemmingen lading heeft, zijn de volgende manifesten aanwezig: AMS – JFK (New York, John F Kennedy Airport) AMS – LAX (Los Angeles Airport) Als er van New York nog extra lading aan boord komt voor Los Angeles, komt er een manifest bij in New York: JFK – LAX. Op een manifest staan de airwaybills en in welke containers de betreffende zendingen zitten. Op het ECS manifest staan ook de MRN’s van de ten uitvoer aangegeven goederen. Movement Reference Number – Dit is een referentie die de douane aan een zending koppelt bij de aangifte, zodat de zending traceerbaar is gedurende het export proces. Dit nummer moet meegegeven worden bij het versturen van een ENO. Dit is een opslag locatie aan de ‘airside’ van de luchthaven. In de praktijk is dit vaak de loods van de afhandelaar. Dit is een opslag locatie aan de ’landside’ van de luchthaven. In de praktijk is dit vaak een loods van de expediteur. Diegene die namens klanten zendingen verzamelt en aanbiedt aan een luchtvaartmaatschappij voor transport door de lucht. Synoniemen: Agent, forwarder. Documentloos Goederen Volg Systeem - Dit is een proces op het Schiphol terrein (douane vrije zone) dat deelnemers in staat stelt overslag van goederen administratief af te handelen met elektronische vervoer- en voorraad transacties.

Page 5 of 5