Tartalomjegyzék 1. Bevezetés ...................................................................................................................... 2 2. Értelmezések ................................................................................................................ 2 3. Az iratkezelés felügyelete ............................................................................................. 4 4. Iktatókönyv ................................................................................................................... 4 4.1. Iktatás ..................................................................................................................... 4 5. Küldemények átvétele, felbontása, érkeztetése, iktatása és továbbítása ....................... 6 5.1. A küldemény felbontása és érkeztetése .................................................................. 6 5.2. Küldemények átvétele ............................................................................................ 7 5.2.1. Átvételi jogosultság .......................................................................................... 7 5.2.2. A küldemény ellenőrzése átvételkor ................................................................ 7 5.2.3. Az átvétel igazolása.......................................................................................... 8 5.2.4. Sérült küldemény kezelése ............................................................................... 8 5.2.5. Téves címzés .................................................................................................... 8 5.2.6. Tévesen átvett küldemény ................................................................................ 9 5.2.7. Elektronikus küldemény................................................................................... 9 5.3. Küldemények szétosztása ....................................................................................... 9 5.4. Iratkölcsönzés ......................................................................................................... 9 6. Adatvédelem ............................................................................................................... 10 6.1. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme ......................................................... 10 7. Selejtezés .................................................................................................................... 10 7.1. Selejtezés .............................................................................................................. 10 7.2. Levéltárba adás ..................................................................................................... 11 8. Mellékletek ................................................................................................................. 13 1. számú melléklet Irattári terv .................................................................................... 13 9. Záró rendelkezések ..................................................................................................... 14 10. Megismerési nyilatkozat ........................................................................................... 15
1
1. Bevezetés A 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről rendelkezik. Ez alapján, a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ, mint önállóan működő és gazdálkodó intézmény iratkezelési szabályzatot adott ki melyet a helyi sajátosságok figyelembe vételével állított össze. Az iratkezelési szabályzatot évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani kell. Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős.
2. Értelmezések Érkeztetés: A beérkezett küldemény, érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele. Feladatkör: Azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési folyamat során. Hatáskör: Az ügyintézés feladatkörének pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek az összessége, amelyekben a szerv jogosult intézkedni. Iktatás: Az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést, keletkezést követően. Iktatókönyv: Olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik. Iktatószám: Olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot. Irat:
Minden
olyan
szöveg,
számsor,
amely a
szerv
működésével,
tevékenységével kapcsolatban keletkezett. Iratkezelés: Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, megőrzését, selejtezését együttesen magába foglaló tevékenység. Iratkezelési szabályzat: Írásbeli ügyintézésre vonatkozó szabályok összessége. 2
Küldemény: Papír alapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el. Küldemény bontása: Az érkezett küldemény felnyitása, olvashatóvá tétele. Küldő: A küldemény tartalmából, vagy a küldeményhez kapcsolódó azonosító adatokból a küldemény benyújtójaként azonosítható személy vagy szervezet. Másolat: Az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat Másodlat: Az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek. Melléklet: Valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ
helyreállításának
lehetőségét
kizáró
módon
történő
hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható. Papír alapú érkeztető könyv: Hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben a küldemények
közfeladatot
ellátó
szervhez
történő
beérkezésének
a
nyilvántartásba vétele megtörténik. Papír alapú iktatókönyv: Olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik. Selejtezés: A lejárt megőrzési határidejű iratok vagy e rendelet alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése. Szignálás: Az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása. Továbbítás: Az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is. Ügyintézés: Valamely szerv vagy személy tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, eközben felmerülő munkamozzanatok sora. 3
Ügyintéző: Az ügyek érdemi intézését végző személy, előadó, aki az ügyet döntésre előkészíti. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat. Ügykezelő: Az iratkezelési feladatokat végző személy. Ügykör: A szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. Ügyvitel: Az ügyintézés összessége a szolgáltatások teljesítését foglalja magába.
3. Az iratkezelés felügyelete Az iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy: a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, az irat tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető, az irat kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen, az irat szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez szükséges személyi, tárgyi, technikai feltételek biztosítottak legyenek, a beérkezett és továbbított iratok megváltoztathatatlansága biztosított legyen, a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen, az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. Az iratkezelés felügyelete az Igazgató kötelezettsége, aki felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak. Meg kell határoznia azt a személyt, aki bizonyos ügykörben, feladatkörben az ügyvitelt, iratkezelést ellátja, így e jogkört az iktató, irattáros munkaköri leírás tartalmazza.
4. Iktatókönyv 4.1. Iktatás
4
Iktatás céljára az iratkezelési szabályzatban meghatározott feltételek alapján megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyv tartalmazza minimálisan az alábbi, az iktatókönyvben nyilvántartott iratokra vonatkozó adatokat, azok rendelkezésre állása esetén: iktatószám, iktatás időpontja, beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, küldés időpontja, módja, küldő adatai, címzett adatai, hivatkozási szám (idegen szám), mellékletek száma, típusa, ügyintéző neve és a szervezeti egység megnevezése, irat tárgya, irattárba helyezés. Az iraton fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítást lehetővé tevő egyedi azonosító adatát. Az iktatószámnak tartalmaznia kell számot vagy betűt, vagy ezek tetszőleges kombinációját és az irat iktatási évének négy számjegyét. Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos vagy folyamatos, vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. Az ügyirat tárgyát az iktatókönyv rovatába be kell írni. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. Papír alapú iktatókönyv zárása esetén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a közfeladatot ellátó szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával kell hitelesíteni. Ezt követően a lezárt iktatókönyvben nem lehet iktatást végezni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. A papír alapú iktatókönyvbe ceruzával beírni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. Az iktatószám minden évben az 0001. sorszámmal kezdődik és perjelzéssel az évszámot is meg kell jelölni. Az iktató, vagy érkeztető bélyegző lenyomata az érkezett felirat és a dátum megjelölése. Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény, következő alszámára kell iktatni.
5
5. Küldemények átvétele, felbontása, érkeztetése, iktatása és továbbítása 5.1. A küldemény felbontása és érkeztetése A közfeladatot ellátó szervhez érkezett küldeményt a címzett, vagy az iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy a szervezeti és működési szabályzatban vagy iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint a szervezeti egység foglalkoztatottja, vagy az arra feljogosított személy bonthatja fel. A beérkezett, illetve a szervezeti egységeknél keletkezett iratokat iktatással kell nyilvántartani. Valamennyi beérkezett küldeményt, kivéve azokat, amelyek névre szóló, illetve magánküldemények, bizalmas adatokat tartalmaznak, a feladattal megbízott személy bonthatja fel, de gondoskodnia kell az utólagos iktatásról, a feltalálás helyének megjelöléséről, vonatkozik ez az intézményektől érkező és külső postai küldeményekre is. Külön szabályozás szerint kell kezelni a számlákat, melyek a számlakönyvbe való bejegyzéssel is iktatásra kerülnek. A számlákat a posta átvevő látja el „érkezett” és dátummal ellátott bélyegzővel, és az ügyintéző vezeti be a számlakönyvbe. Faxon, e-mail-en érkezett irat esetén gondoskodni kell egy időtálló másolat készítéséről. Másolatban érkezett irat esetén, a másolatot eredeti iratként kell kezelni. Mindkét esetben az iratkezeléséről az általános rendelkezések az irányadók. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni. Idegen pénz tárolására a Pénzkezelési szabályzat előírásai az irányadók. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. Papír alapú küldemény esetében, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni. Az ügykezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.
6
Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: könyveket, tananyagokat; reklámanyagokat, tájékoztatókat; meghívókat, üdvözlő lapokat; nem szigorú számadású bizonylatokat; bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; közlönyöket, sajtótermékeket; visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat; Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen. Nem kell az irattárba helyezni azokat az iratokat, amelyről az ügyintéző külön nyilvántartást vezet, az személyiségi jogokat sértene, vagy munkabérrel kapcsolatos adatokat tartalmaz, esetleg terjedelme miatt annak másolása gazdaságtalan. Ebben az esetben is el kell látni iktatószámmal és az iktatókönyvben, fel kell jegyezni az ügyintéző nevét és ahol az irat fellelhető.
5.2. Küldemények átvétele Az iratkezelési szabályzat határozza meg a beérkezett irat, levél, távirat, fax, csomag átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket. Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja szerinti bontásban is meghatározható. 5.2.1. Átvételi jogosultság A küldemény átvételére jogosult: a címzett vagy az általa megbízott személy; a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy; az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy; a postai meghatalmazással rendelkező személy; 5.2.2. A küldemény ellenőrzése átvételkor A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét. Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szerv belső szabályzatában előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről.
7
Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát az Igazgató fenntartotta magának. A névre szóló iratot, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, felbontást követően haladéktalanul vissza kell juttatni az iratkezelőhöz. 5.2.3. Az átvétel igazolása 5.2.3.1. Szignálás Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a jogosult szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának továbbítani, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt. Az iratkezelési szabályzat rendelkezhet úgy, hogy meghatározott iratcsoport esetén az iratot a szervezeti egység vezetőjének szignálása nélkül az adott szervezeti egység ügyrendjében kijelölt azon ügyintézőhöz kell továbbítani, aki jogosult az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. 5.2.3.2. Kiadmányozás Külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírására csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papír alapú irat akkor hiteles kiadmány, ha azt a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. A közfeladatot ellátó szerv által használt valamennyi bélyegző és elektronikus aláírás kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról az iratkezelési szabályzat vagy más belső szabályzat rendelkezik. A JIK a bélyegzőkről bélyegző nyilvántartást vezet. 5.2.4. Sérült küldemény kezelése Sérült küldemény átvétele esetén, az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratról azonnal értesíteni kell a küldemény feladóját. Ha az irat burkolata sérült vagy felbontottan érkezett, az adatkezelő rávezeti a "sérülten érkezett", illetőleg a "felbontva érkezett" megjegyzést, az érkezés keltét, és aláírásával igazolja azt. A megállapíthatóan hiányzó iratról vagy mellékletről a feladót értesíteni kell. 5.2.5. Téves címzés
8
Téves címzés, vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzettnek, ha ez nem lehetséges vissza kell postázni a feladónak. Ha ez nem állapítható meg, iktatni, irattárazni és meghatározott idő után selejtezni kell. 5.2.6. Tévesen átvett küldemény A felbontó a felbontás tényét a dátum megjelölésével köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. 5.2.7. Elektronikus küldemény Az elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Kezelése megegyezik a normál küldeményekkel, azzal a különbséggel, hogy a beérkezett küldeményt kinyomtatás után át kell adni iktatásra, az ezzel megbízott személynek, kimenő küldemény esetén a megérkezés tényét igazoló dokumentumot is mellé kell csatolni. Elektronikus adathordozón vagy elektronikusan érkezett küldemény esetén figyelembe kell venni az Informatika biztonsági szabályzat előírásait is. Elektronikus irat, számla fogadására, tárolására a JIK nem rendelkezik megfelelő rendszerrel, ezért elektronikus számlát nem fogadhat be. A küldemény munkahelyről történő kiviteléről, munkahelyen kívüli tanulmányozásáról, feldolgozásáról, tárolásáról belső szabályzatban kell rendelkezni.
5.3. Küldemények szétosztása Az iratokat úgy kell átadni az ügyintézőnek és ügykezelőnek, hogy a posta átvevőjének és átadójának a személye és az átadás, átvétel időpontja postakönyvben megállapítható legyen.
5.4. Iratkölcsönzés Az irattárból kiadott iratról másolatot kell készíteni és a kiadó, átvevő aláírásával annak tényét és idejét igazolni kell. Az irat visszahelyezéséig ennek a feljegyzésnek az eredeti irat helyén fellelhetőnek kell lenni.
9
6. Adatvédelem 6.1. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében. Az ezzel kapcsolatos védekezés, minden esetben az ügykezelő és ügyintéző feladata és felelőssége, a munkaköri leírásban szereplő ügykörével megegyezően. Minden esetben figyelembe kell venni az Informatika biztonsági szabályzat előírásait. Az alkalmazottak csak azokhoz az – akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt – iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: „Saját kezű felbontásra!”, „Más szervnek nem adható át!”, „Nem másolható!”, „Kivonat nem készíthető!”, „Elolvasás után visszaküldendő!”, „Zárt borítékban tárolandó!”. A meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
7. Selejtezés 7.1. Selejtezés Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.
10
A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.
7.2. Levéltárba adás A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni. Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni. Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányításával lehet végezni az őrzési idő leteltével. A selejtezés időpontját a nyilvántartásba fel kell jegyezni. Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. A határidő nélküli őrzési idővel megjelölt irattári tételeket az intézmény jogutód nélküli megszűnése esetén kell megküldeni az illetékes levéltárnak. Az irattári terv nem selejtezhető tételeit, továbbá azokat a tételeket, amelyek kiselejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá - ha a levéltár másképpen nem rendelkezett - ötven év után át kell adni az illetékes levéltárnak. Az irattárban őrzött iratokat legalább ötévenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. Az iratok selejtezését az intézmény vezetője rendeli el és ellenőrzi. A tervezett iratselejtezést harminc nappal előbb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak. A selejtezésre szánt iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a selejtezett irattári tételeket, az irattárba helyezés évét és az irat mennyiségét. A selejtezési jegyzőkönyv kettő példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a levéltárnak - a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett - hozzájárulása alapján lehet. Ha az intézmény jogutódlással szűnik meg, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az
11
irattárat a jogutód veszi át. Az el nem intézett, folyamatban lévő ügyeket a jogutód iktatókönyvébe be kell vezetni. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Ha az intézmény jogutód nélkül szűnik meg, a szerv vezetője a fenntartó intézkedésének megfelelően gondoskodik a feladatok ellátásáról. A jogutód nélkül megszűnő intézmény irattárában elhelyezett iratainak jegyzékét - az iratok elhelyezésével kapcsolatos intézkedésről szóló tájékoztatást – az intézmény vezetője megküldi az illetékes levéltárnak. Az irattári terv, az iratkezelési szabályzat, kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladatés hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. Az irattári tervet a 1. számú melléklete szerint kell kialakítani.
12
8. Mellékletek 1. számú melléklet Irattári terv Tárgykör megnevezése IGAZGATÁSI ÜGYEK
Megőrzési idő
Alapítással, módosítással kapcsolatos ügyek
Nem selejtezhető
Megszűnéssel kapcsolatos ügyek
Nem selejtezhető
Szabályzatok
10 év
Kártérítési, kötbér, szabálysértési ügyek
10 év
APEH vizsgálati ügyek
10 év
Belső ellenőrzési ügyek
10 év
Vagyonvédelmi ügyek
10 év
Munka- baleset- és tűzvédelmi ügyek
10 év
Számítástechnikai ügyek
10 év
Postai, távközlési ügyek
10 év
Bélyegzőbeszerzés, nyilvántartás ügyek
Nem selejtezhető
Iktatókönyv, tárgymutató
Nem selejtezhető
Iratátadási, selejtezési jegyzőkönyvek
Nem selejtezhető
PÁLYÁZATI ÜGYEK Pályázatok pénzügyi elszámolása
10 év
PÉNZÜGY Számlavezető pénzintézet, aláírás bejelentés
Nem selejtezhető
Bankszámlakivonatok
10 év
Pénztár és bank bizonylatok, jelentések
10 év
Bevételek beszedésével kapcsolatos ügyek
10 év
Intézmények évenkénti költségvetése
10 év
Beruházás, beszerzési ügyek
10 év
Reprezentációs ügyek
5 év
Adóbevallások
10 év
SZÁMVITELI ÜGYEK Számlarend
10 év
Számviteli bizonylatok
10 év
Főkönyvi kivonatok
10 év
Számviteli mérleg, beszámolás
Nem selejtezhető
Leltárak
10 év
Statisztikai adatszolgáltatások
10 év
MUNKAÜGYEK Munkaügyek-, megbízási szerződések
50 év
Bér megállapítási ügyek
50 év
Munkarendi ügyek
50 év
Betegség, szabadság ügyek
50 év
Nyugdíjazási, Társadalombiztosítási ügyek
50 év
Egyéb személyi, munkaügyi ügyek
50 év
13
10. Megismerési nyilatkozat Az érintettek kötelesek a Megismerési nyilatkozatot kitölteni, amellyel nyilatkoznak, hogy az Iratkezelési szabályzatban foglaltak rendelkezéseit megismerték és azokat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. A Megismerési nyilatkozatot a JIK-ban kell megőrizni. Az Iratkezelési szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani.
Név
Beosztás
Kelt
15
Aláírás
