1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. A Szervezeti és Működési Szabályzat célja: A Szervezeti és működési Szabályzat (továbbiakban SZMSZ) célja, hogy rögzítse az Államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 13. §.a-ban előírtak szerint az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési intézmény adatait, tevékenységét és szervezeti felépítését, a vezetők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, a szervezet működésének belső rendjét, és mindazon rendelkezéseket, amelyeket a jogszabály nem utal más hatáskörbe. Az SZMSZ feladata, hogy meghatározza a Zalaegerszegi Gazdasági Ellátó Szervezet (továbbiakban: ZeGesz) céljait, tevékenységét, feladatellátás folyamatának összehangolt, hatékony működését, valamint annak kapcsolati rendszerét. 1.2. Az intézmény megnevezése, jogállása, tevékenységei az alapító okirat szerint Az intézmény neve: Zalaegerszegi Gazdasági Ellátó Szervezet Az intézmény székhelye: Zalaegerszeg, Kis u. 8. Az intézmény rövid neve: ZeGesz Az intézmény alapítás éve: 1968. január 1. Alapító Okirat száma: 690-2/2015. Alapító Okirat kelte: 2015. április 16. Az intézményazonosító adatai: törzsszám: 434209 adószám: 15434201-2-20 KSH szám: 15434201-8411-322-20 pénzforgalmi főszámla: 1174900-15434201 telefon száma: 311-134, 510-335 telefax száma: 92/311-280 postafiók száma: 107 Az intézmény önálló jogi személy: Gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv. Jóváhagyott költségvetésén belül a mindenkori hatályos jogszabályi keretek között önállóan működik és gazdálkodik. E tevékenységen belül önálló bér és munkaerő gazdálkodási jogkörrel rendelkezik. Az intézmény élén az igazgató áll. A költségvetési szerv vezetőjét a ZMJV Önkormányzat Képviselőtestülete nyilvános pályázat útján bízza meg a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény valamint a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról szóló 77/1993. (V.12.) kormányrendelet figyelembevételével. Az intézmény vezetője magasabb vezető beosztású közalkalmazott, tekintetében a munkáltatói jogokat a ZMJV Önkormányzatának Képviselőtestülete, egyéb munkáltatói jogokat a Polgármester gyakorolja. A gazdasági igazgatóhelyettes magasabb vezető beosztású közalkalmazott, tekintetében a munkáltatói jogokat a 368/2011. (XII.31.) kormányrendelet 9.§. (6) bekezdése szerint a Polgármester gyakorolja, egyéb munkáltatói jogokat a ZeGesz vezetője gyakorol. A foglalkoztatottak foglalkoztatása közalkalmazotti jogviszony keretében történik, rájuk a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény, valamint a

77/1993. (V.12.) kormányrendelet, továbbá a munkatörvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvényben foglaltak az irányadók. A feladatellátást, tevékenységet szolgáló vagyon: A ZeGesz vagyon feletti rendelkezési jogát a Zalaegerszegi Megyei Jogú Város Önkormányzatának Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Közgyűlésének 4/2013. (II.08.), önkormányzati rendelete az önkormányzat vagyonáról, a vagyongazdálkodás és vagyonhasznosítás szabályairól rendelete és a mindenkori hatályos előírások szerint gyakorolja. A ZeGesz az önkormányzati költségvetési szervek gazdálkodására vonatkozó jogszabályok előírásainak megfelelő hatáskörrel rendelkezik és az önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott költségvetési keretein belül, beszámolási kötelezettséggel önállóan gazdálkodik. Az intézmény telephelyei:

-

Zalaegerszeg, Rákóczi u. 49-53. Zalaegerszeg, Rákóczi u. 30. Zalaegerszeg, Göcseji u. 16. Zalaegerszeg, Puskás T. u. 1-3. Zalaegerszeg, Puskás T. u. 2. Zalaegerszeg, Kisfaludy u. 2. Zalaegerszeg, Kosztolányi u. 19. Zalaegerszeg, Kis u. 6. Zalaegerszeg, Köztársaság u. 68. Zalaegerszeg, Varkaus tér Zalaegerszeg, Landorhegyi u. 12. Zalaegerszeg, Béke liget u. 6. Zalaegerszeg, Köztársaság u. 2/A. Zalaegerszeg, Apáczai Csere János tér 5.

Az intézmény alapító, irányító szerve: Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Közgyűlése Zalaegerszeg, Kossuth L. u. 17-19. Az intézmény közvetlen jogelődje: Óvodai Gazdasági Ellátó Szervezet Az intézmény engedélyezett létszáma: 178 fő

1.3.

A ZeGesz alaptevékenységei

a.) Gazdasági szervezettel nem rendelkező, önkormányzat által fenntartott költségvetési szervek A ZeGesz ellátja a Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Önkormányzata által fenntartott és működtetett - gazdasági szervezettel nem rendelkező, felsorolt költségvetési szervek pénzügyi gazdálkodási, számviteli, egyes munkaügyi, valamint adatszolgáltatási karbantartási feladatait a felügyeleti szerv által jóváhagyott, a

Munkamegosztási és felelősségvállalási rendjére vonatkozóan kötött együttműködési megállapodásban foglaltak figyelembevételével, különös tekintettel az alábbiakban felsoroltakra:  elkészíti az intézményvezetők javaslata alapján az intézmények éves költségvetését és beszámolóit, a gazdálkodásról szóló beszámoló jelentéseit és gondoskodik az adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséről;  elkészíti az adójogszabályok által előírt bevallásokat, gondoskodik az ebből adódó kötelezettségek pénzügyi rendezéséről;  az intézményi létszám és bérgazdálkodás tekintetében szorosan együttműködik a Polgármesteri Hivatal osztályaival;  az intézmény működési körét érintő beszerzésekkel, szolgáltatásokkal kapcsolatban csak az intézményvezető vállalhat kötelezettséget;  ellenjegyzi az intézmények kötelezettségvállalásait, és pénzügyi kihatású döntéseit;  érvényesíti és ellenjegyzi az intézmények pénzügyi teljesítéséhez kapcsolódó bizonylatokat;  az érvényesítéssel kapcsolatos feladatokat a 368/2011. (XII.31.) kormányrendeletnek megfelelő képesítéssel rendelkező, erről írásbeli megbízással rendelkező érvényesítő(k) végzi(k);  ellátja az intézmények működéséhez szükséges pénzgazdálkodást, pénzügyi műveleteket;  folyamatos adatszolgáltatást biztosít az intézmények és a Polgármesteri Hivatal részére;  gazdasági, pénzügyi felügyeletet gyakorol a gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek felett. I. Zalaegerszegi Egyesített Bölcsődék székhely: Zalaegerszeg, Petőfi u. 21-25. II. Zalaegerszegi Családsegítő Szolgálat és Gyermekjóléti Központ székhely: Zalaegerszeg, Apáczai Csere János tér 5. III. Zalaegerszegi Egészségügyi Alapellátási Intézmény székhely: Zalaegerszeg, Kis u. 8. IV. Zalaegerszegi Belvárosi I. számú Óvoda székhely: Zalaegerszeg, Kis u. 8. V. Zalaegerszegi Belvárosi II. számú Óvoda székhely: Zalaegerszeg, Radnóti u. 1. VI. Zalaegerszegi Kertvárosi Óvoda székhely: Zalaegerszeg, Csillag köz 1. VII. Zalaegerszegi Landorhegyi Óvoda székhely: Zalaegerszeg, Űrhajós u. 2.

b.) Intézményhez rendelt köznevelési intézmények

Az intézmény ellátja a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvényben meghatározott működtetői feladatokat a hozzá rendelt köznevelési intézmények vonatkozásában: Petőfi Sándor és Dózsa György Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Eötvös József és Liszt Ferenc Általános Iskola Landorhegyi Sportiskolai Általános Iskola Zalaegerszegi Ady Endre Általános Iskola, Gimnázium és Alapfokú Művészeti Iskola Izsák Imre Általános Iskola Zalaegerszegi Öveges József Általános Iskola Béke ligeti Általános Iskola, Speciális Szakiskola és Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény Pálóczi Horváth Ádám Alapfokú Művészeti Iskola Zalaegerszegi Kölcsey Ferenc Gimnázium Zalaegerszegi Zrínyi Miklós Gimnázium Zalaegerszegi Városi Középiskolai Kollégium Zala Megyei Pedagógiai Szakszolgálat Az állami intézményfenntartó központ által fenntartott nevelési-oktatási intézmények közétkeztetésének biztosítása a fenti intézményekre vonatkozik. 1.4. Az intézmény feladatainak feladat szerint besorolása Fő tevékenység: általános közigazgatás szakágazat száma 1

841117

szakágazat megnevezése Kormányzati és önkormányzati intézmények ellátó, kisegítő szolgálatai

Szakmai alaptevékenysége kormányzati funkciók szerint: kormányzati funkciószám 1

013360

2

091220

3

091250

4

092120

5

092260

6 7 8

081071 096015 096025

kormányzati funkció megnevezése Más szerv részére végzett pénzügyi-gazdálkodási, üzemeltetési, egyéb szolgáltatások Köznevelési intézmény 1–4. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok Alapfokú művészetoktatással összefüggő működtetési feladatok Köznevelési intézmény 5–8. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok Gimnázium és szakképző iskola tanulóinak közismereti és szakmai elméleti oktatásával összefüggő működtetési feladatok Üdülői szálláshely-szolgáltatás és étkeztetés Gyermekétkeztetés köznevelési intézményben Munkahelyi étkeztetés köznevelési intézményben

9

Köznevelési intézményben tanulók lakhatásának biztosítása

096030

A ZeGesz vállalkozási tevékenységet nem folytat. 1.5. Az intézmény működtetését – a gazdálkodást – meghatározó jogszabályok:                       

2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról, 2011. évi CXCIV. törvény Magyarország stabilitásáról 2011. évi CXCVI. törvény a Nemzeti vagyonról, 2011. évi CVIII. törvény a Közbeszerzésről, 2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről, 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról, 77/1993. (V.12) a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáráról a helyi önkormányzatok által fenntartott szolgáltató feladatokat ellátó egyes költségvetési intézményeknél, 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről, 2000. évi C. törvény a Számvitelről, 1993. évi III. törvény a Szociális igazgatásról és szociális ellátásról, 1997. évi XXXI. törvény a Gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról, 1997. évi CLIV. törvény az Egészségügyről, 2011. évi CXVC. törvény a Nemzeti köznevelésről, 2003. évi XCII. törvény az Adózás rendjéről, 1990. évi C. törvény a Helyi adókról, 1995. évi CXVII. törvény a Személy jövedelemadóról, 2007. évi CXXVII. törvény az Általános forgalmai adóról, 1993. évi XCIII. törvény a Munkavédelemről, 2011. évi CXII. törvény az Információs önrendelkezési jogról és információszabadságról, 368/2011. (XII.31.) Korm. r. az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról, 4/2013. (I.11.) Korm. r. az államháztartás számviteléről, 370/2011.(XI.31.) Korm. r. a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és ellenőrzéséről és belsőellenőrzéséről, ZMJV helyi rendeletei.

1.6. Belső kontrollrendszer a) Vezetői ellenőrzés A vezetői ellenőrzés valamennyi vezetői szintre vonatkozik, az intézményvezetőtől a beosztott, közvetlen munkahelyi irányító vezetőig. A vezetők a szervezeti hierarchiában elfoglalt helyüknek megfelelően gyakorolják vezetői funkcióikat, ezen belül ellenőrzési jogosultságukat és kötelezettségüket. A vezetői ellenőrzés legfontosabb elemei: -

a kiadmányozás, aláírás joga az előzetes egyeztetés, véleményezés jog

gazdálkodási hatáskör, ezen belül a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés és utalványozás jogosítványai munkáltatói jogkör gyakorlása (csak igazgató esetén) beszámoltatás a jogszabályokban, saját szabályzatokban megszabott feladatok végrehajtásáról.

-

b) A folyamatban épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés A feladat ellátásának előírásait a belső ellenőrzési (FEUVE) szabályzata, illetve a kockázatkezelési szabályzat tartalmazza. c) Függetlenített belső ellenőrzés A belső ellenőrzési kontrollt kinevezett belső ellenőr látja el. Feladatát a költségvetési szervek belső ellenőrzésére vonatkozó jogszabályban megfogalmazottak szerint látja el, ellenőrzési program alapján.

2. 2.1.     

A ZEGESZ SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE ÉS FELADATAI

A ZeGesz öt fő részre tagolódik: Pénzügy – számvitel - munkaügy Műszaki feladatok Belső ellenőrzés Titkárság Üzemeltetési csoport

Az intézmény élén 77/1993. (V. 12.) Korm. rendelet alapján az igazgató áll, helyettese a gazdasági igazgató helyettes. A pénzügyi – számviteli - munkaügyi csoport harminckét főből áll: egy fő számviteli csoportvezetővel, egy fő pénzügyi csoportvezetővel, egy fő munkaügyi csoportvezetővel, valamint a pénzügyi-számviteli-eszközgazdálkodói-étkezési ügyintézők, munkaügyi előadók. Az egység vezetője a gazdasági igazgató helyettes. Az egység feladata a beszámolási, könyvvezetési, a pénzforgalomhoz kapcsoló feladatok ellátása, az ezzel kapcsolatos információs igények kielégítése. Műszak területen huszonkilenc fő dolgozik. Műszaki igazgató, műszaki vezető, műszaki főelőadók, rendszergazda, valamint karbantartók, udvari munkások. Az iskolákban és a központi műhelyben dolgozó karbantartók munkavégzését a műszaki vezető, utasításra a műszaki előadó felügyeli. A terület vezetője a műszaki igazgató, az igazgató közvetlen alárendeltségében. Az üzemeltetési csoport két főből áll, közvetlenül az igazgatónak alárendelve. Feladatuk az iskolákban dolgozó technikai dolgozók (takarítók, portások 111 fő) munkájának felügyelete.

A titkársági és a függetlenített belső ellenőri feladatokat egy-egy fő látja el, közvetlenül az igazgatónak alárendelve. Kézbesítő-takarítónő egy fő, titkársági munkatárs felügyeli munkáját. A részterületek vezetői teljes hatáskörrel és felelősséggel végzik a feladatkörükbe tartozó feladatokat a ZeGesz-nél és a hozzá tartozó gazdasági szervezettel nem rendelkező intézményeknél. A belső szervezeti részterületek jogi személyiséggel nem rendelkeznek. 2.2. A ZeGesz munkakörei, vezetőinek és szervezeti egységeinek feladata, hatásköre és felelőssége Az intézmény szakmai csoportjainak alapegységei a munkakörök. Az egyes munkakörök betöltéséhez elengedhetetlen feltétel az adott munkakörre vonatkozó jogszabályban előírt szakképesítés. A munkakörök ellátására vonatkozó előírásokat a munkaköri leírások tartalmazzák, melyek elkészítéséért és naprakészségéért a közvetlen vezető a felelős, az igazgatóval egyeztetve. A munkaköri leírás tudomásul vételét a munkakört betöltő dolgozó aláírásával igazolja. ZeGesz vezetői, munkakörei: Magasabb vezető besorolású dolgozók: - igazgató - gazdasági igazgatóhelyettes Vezető besorolású dolgozók: - műszaki igazgatóhelyettes - üzemeltetési csoportvezető Az igazgató általános helyettese a gazdasági igazgatóhelyettes. Az igazgató közvetlen irányítása alatt van a titkárság és a belső ellenőr. Titkársághoz tartozó munkakörök: - takarító-kézbesítő Gazdasági igazgatóhelyettes irányítása alatt áll: - munkaügyi csoport - pénzügyi csoport - számviteli csoport A munkaügyi csoporthoz tartozó munkakörök: - munkaügyi csoportvezető - munkaügyi főelőadó - munkaügyi előadók A pénzügyi csoporthoz tartozó munkakörök: - pénzügyi csoportvezető - pénzügyi előadók - étkezési csoport - pénztáros A számviteli csoporthoz tartozó munkakörök: - számviteli csoportvezető - számviteli főelőadók - eszköznyilvántartó előadók

Műszaki igazgatóhelyettes irányítása alatt áll: - műszaki vezető - műszaki főelőadók - rendszergazda - műhelyvezető - karbantartók - udvari munkás Üzemeltetési csoportvezetők irányítása alatt áll: - takarítónők - portások A ZeGesz szervezeti ábráját az SZMSZ 1. sz. melléklete tartalmazza.

Hatáskörök és felelősségek: Igazgató: Feladatai: az intézmény Alapító okiratában meghatározottaknak megfelelően biztosítja az intézmény szakszerű működését. Felelős az intézmény rendeltetésszerű működéséért, feladatainak maradéktalan ellátásáért, a ZeGesz, valamint a mellérendelt gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek eredményes, jogszabályban meghatározott, utasításokban előírt gazdálkodásáért. - Gondoskodik az intézmény anyagi, szellemi erőforrásainak hatékony felhasználásáról, gyarapodásáról. - Gyakorolja a ZeGesz dolgozói felett a munkáltatói jogokat. - Gondoskodik a ZeGesz, mint intézmény és a hozzárendelt gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek számviteli, gazdálkodási és információs rendjének megszervezését, továbbá végzi a hozzá rendelt köznevelési intézmények működtetését. - Megszervezi és működteti a ZeGesz és a hozzárendelt gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek belsőellenőrzési rendszerét, biztosítja a tulajdon és a vagyon védelmét. - Biztosítja az információáramlást a Polgármesteri Hivatal felé. - Megteremti és biztosítja a biztonságos munkavégzés feltételeit. - Gondoskodik a ZeGesz kötelezően előírt szabályzatainak elkészítéséről, betartatja rendelkezéseit, kapcsolatot tart a társintézményekkel, helyi szakmai szervezetekkel. - Jóváhagyásra előkészíti az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatát. - Kötelezettségvállalási és utalványozási jog illeti meg a ZeGesz, mint intézmény számára jóváhagyott éves költségvetés erejéig. Jogosult a személyi juttatásokkal való önálló gazdálkodásból adódó jogkörök gyakorlására. - A hozzárendelt gazdasági szervettel nem rendelkező költségvetési szervek esetében ellenjegyzésre jogosult. - Részletes feladatait a munkaköri leírása tartalmazza. -

Belső ellenőr A ZeGesz és a hozzárendelt költségvetési szervek vonatkozásában a belső ellenőrzési feladatokat a közalkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatott belső ellenőr az igazgató közvetlen alárendeltségében, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és a belső ellenőrzésről szóló 370/2011. (XII.31.) kormányrendelet alapján látja el. A feladatkörébe tartozó részletes meghatározásokat egyebekben a munkaköri leírás tartalmazza.

-

-

Titkársági feladatok: Az igazgató közvetlen alárendeltségében látja el feladatait: A ZeGesz-hez beérkező, kimenő levelek, iratok iktatása, átadása a kijelölt ügyintézőnek. Elkészíti azokat a leveleket, jelentéseket, kimutatásokat, amelyeket az intézmény igazgatója rábízott. Előkészíti postázásra a küldeményeket. Feladata az intézményektől és külső partnerektől érkező és eljáró személyekkel kapcsolatos ügyintézés, felvilágosítás, tájékoztatás. Ellátja a beérkező üzenetek, telefonhívások fogadását, továbbítását, napi levelezés lebonyolítását. Nyilvántartást vezet az iskolai tornatermek, tantermek bérbeadásáról. A bérleti szerződéseket aláírásra előkészíti. Kézbesítő/takarító A titkársági munkatárs közvetlen felügyelete alatt végzi munkáját: A beérkező és továbbítandó iratok csoportosítása és összesítése. Naponta, illetve szükség szerint kézbesíti az iratokat a Polgármesteri Hivatal, a MÁK, az intézmények, bank, posta és egyéb partnerek felé. A ZeGesz központ irodáit takarítja.

Gazdasági igazgató helyettes: Munkáját közvetlenül az igazgatónak alárendelten, de önálló felelősséggel végzi. Feladatai: - A gazdasági igazgató helyettes saját tevékenységi körében felelős a ZeGesz-hez, valamint a hozzá tartozó gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények pénzügyi, számviteli, (könyvvezetési) és funkcionális ellenőrzési tevékenységének teljes körű ellátásáért; a költségvetési intézmények gazdálkodásának tervezéséért és az előirányzatok felhasználásának figyelemmel kíséréséért, a gazdálkodási körbe tartozó nyilvántartások, adatszolgáltatások, zárlati feladatok, beszámolók határidőre történő elkészítéséért a számviteli csoportvezetővel együttműködve. - Közvetlenül irányítja a pénzügyi – számviteli - munkaügyi csoport tevékenységet. Munkája során felelős az éves költségvetési előirányzatok betartásáért, az intézmény gazdaságos működéséért, a szakmai valamint a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok, előírások, utasítások betartásáért, végrehajtásáért. Részletes feladatait a munkaköri leírása tartalmazza. Személyügyi és munkaügyi csoport feladatai: A gazdasági igazgatóhelyettes közvetlen alárendeltségében, a csoportvezető operatív irányításával, de önálló felelősséggel az alábbi feladatokat látják el: Létszámés illetménykeretének nyilvántartása, a személyzeti anyagok kezelése. - A közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával, megszűnésével összefüggő okmányok elkészítése. - Szabadság-nyilvántartás vezetése. - Munkaügyi adatszolgáltatások, igazolások készítése.

-

Munkaüggyel kapcsolatos iratok kezelése, nyilvántartása, irattárazása, számítógépes adatfeldolgozása. Részt vétel a költségvetés tervezésében, havi és időszaki jelentések elkészítésében. Figyelemmel kísérik a közalkalmazotti szabályzat rendelkezéseinek teljesülését, a tevékenységi körével kapcsolatos jogszabályok, szabályzatok és utasítások változását, adott esetben jelzi a belső utasítások esetleges módosításának szükségességét. Részletes feladataikat a munkaköri leírásuk tartalmazza.

Pénzügyi csoport feladatai: Pénzügyi csoportvezető: A gazdasági igazgatóhelyettes közvetlen alárendeltségében végzi munkáját. Közvetlenül irányítja a pénzügyi csoport tevékenységet. Munkája során felelős az éves költségvetési előirányzatok betartásáért, az intézmény gazdaságos működéséért, a szakmai, valamint a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok, előírások, utasítások betartásáért, végrehajtásáért. Feladata: Szervezi, irányítja és ellenőrzi az alárendeltségébe tartozó területek dolgozóinak szakmai munkáját. A pénzügyi csoport munkáját szervezi, irányítja, ellenőrzi különös tekintettel a folyamatba épített ellenőrzésekre. - Elkészíti, karbantartja a házipénztári pénzkezelési és a kötelezettségvállalási szabályzatot, s gondoskodik a betartatásáról. - A kiadások teljesítése és a bevételek beszedésével, a kötelezettségvállalással kapcsolatban az okmányokat érvényesíti. Az óvodákra vonatkozóan elkészíti az elemi költségvetést, a havi jelentéseket, a pénzforgalmi jelentést és mérlegjelentést, éves beszámolót előkészíti, összeállítja. Részletes feladatait a munkaköri leírása tartalmazza. Pénzügyi és étkeztetési ügyintézők: A beérkező szállítói számlák nyilvántartásba vétele, számszaki és tartalmi szempontból való ellenőrzés, azok határidőben való kifizetése. A ZeGesz és a gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények kötelezettségvállalásainak nyilvántartásba vétele. A gazdálkodói kifizetések rögzítése. A kimenő számlák elkészítése, nyilvántartása, a bevételek beszedése, behajtása. A szállítói és vevői számlákkal kapcsolatos egyeztetések elvégzése. Elvégzik a gyermekétkezetéssel kapcsolatos feladatokat. Részletes feladataikat a munkaköri leírása tartalmazza. Számviteli csoport feladatai: Számviteli csoportvezető: A gazdasági igazgatóhelyettes közvetlen alárendeltségében végzi munkáját. Közvetlenül irányítja a számviteli csoport tevékenységet. A gazdasági igazgatóhelyettes általános helyettese. Feladata: - Szervezi, irányítja és ellenőrzi az alárendeltségébe tartozó területek dolgozóinak szakmai munkáját; a ZeGesz gazdasági és számviteli tevékenységét.

-

-

Gazdasági igazgatóhelyettes részére készíti a gazdasági elemzéseket, értékeléseket, javaslatot tesz a ZeGesz és a hozzárendelt intézmények gazdaságossági mutatóinak javítására. Biztosítja a felügyeleti szerv és a ZeGeszhez rendelt intézmények részére a szükséges adatokat; adatszolgáltatások teljesítését megelőzően ellenőrzi azok tartalmi és számszaki helyességét. Közreműködik a költségvetés tervezésével kapcsolatos feladatok végzésében; a gazdasági igazgatóhelyettessel együtt készíti a szöveges költségvetéseket, beszámolókat és időszaki jelentéseket, biztosítja a költségvetési könyvvezetéssel, nyilvántartással, adatszolgáltatással, beszámolással összefüggő egyéb feladatok ellátását. Részletes feladatait a munkaköri leírása tartalmazza.

Számviteli előadók: Tárgyi eszközök nyilvántartással kapcsolatos feladatokat elvégzik, ellátják a ZeGesz adózással kapcsolatos feladatait. A ZeGesz által használt ORGAN-P rendszerben a banki kivonatokat a főkönyvi rendszerben lekönyvelik, főkönyvnek átadják. A 4/2013. (I.11.) kormányrendelet 14. sz. melléklete szerinti nyilvántartásokat vezetik. Részt vesznek az éves költségvetés előkészítésében, az éves és féléves beszámolók elkészítésében, az információszolgáltatásban. Feladatukat közvetlenül a számviteli csoportvezető közvetlen alárendeltségében végzik, de teljes felelősséggel. Részletes feladataikat a munkaköri leírásuk tartalmazza. Üzemeltetési csoport Az üzemeltetési csoportvezetők munkájukat közvetlenül az igazgatónak alárendelten, az igazgatótól függetlenül végzik. Feladata: - Az iskolai technika dolgozók (iskolai takarítónők, konyhai dolgozók, portások és udvari munkások) munkájának felügyelete. - Szükséges tisztítószerek, takarító eszközök nyilvántartása, beszerzése. - Napi kapcsolatban áll a hozzá tartozó iskolák igazgatójával, illetve annak megbízottjával. - Védőruha nyilvántartások vezetése, beszerzése az iskolai dolgozók részére. - Az iskolai tantermek, tornatermek bérbeadását felügyeli. A csoport részletes feladatait a munkaköri leírások tartalmazzák. Műszaki csoport A műszaki igazgatóhelyettes munkáját közvetlenül az igazgatónak alárendelten, de önálló felelősséggel, a műszaki vezető és rendszergazda operatív irányításával végzi tevékenységét. Feladata:

-

A műszaki igazgatóhelyettes saját tevékenységi körében felelős a ZeGesz alapító okiratában meghatározott feladatok közül az épületek és berendezések műszaki felügyeletéért, az energiagazdálkodás felügyeletéért, a szállítási feladatok ellátásáért, az anyag- eszköz- és készletbeszerzésekért, a biztosítási tevékenység koordinálásáért.

-

Az intézményhez rendelt, önkormányzat által fenntartott, illetve működtetett intézmények karbantartási, javítási és hibaelhárítási feladatainak építtetői lebonyolítása az épületek, építmények és berendezések vonatkozásában. Az éves karbantartási terv készítése, karbantartások szervezése, irányítása, ellenőrzése. Az intézmény által bonyolított felújítások szervezése, ellenőrzése. Műszaki felülvizsgálatok végzése, elvégeztetése. A karbantartó műhelyben és az iskolákban dolgozó karbantartók munkájának szervezése, irányítása. Informatikai rendszer karbantartása. Szolgáltatások szakmai teljesítésének igazolása. A csoport részletes feladatait a munkaköri leírások tartalmazzák. 3. AZ INTÉZMÉNY MŰKÖDÉSI RENDJE:

3.1. A munkavégzéssel kapcsolatos szabályok Az igazgató munkáját a Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Humánigazgatási Osztályának irányításával a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően végzi. Az igazgató biztosítja az intézmény jogszerű, szakmai elveknek megfelelő működését. Az igazgató munkáltatói jogkörébe tartoznak az intézménynél közalkalmazotti jogviszonyban álló munkatársai. A ZeGesz dolgozói felett a munkáltatói jogokat az igazgató gyakorolja. Képviseli az intézményt más szervek felé. Az igazgató általános helyettese a gazdasági igazgató helyettes. E minőségben eljárva az igazgató távollétében az egyes munkáltatói jogok (kinevezés, jutalmazás, stb.) kivételével, gyakorolja az igazgató feladat- és hatáskörét. Az igazgatói beosztás ellátására szóló megbízás megszűnése esetén, az igazgatói beosztás ellátására szóló megbízásra kiírt pályázat eredményes lezárásáig teljes jogkörrel és felelősséggel vezeti az intézményt. 3.1.1. Munkaidő, munkarend A ZeGesz-nél a munkaidő heti 40 óra, napi 8 óra, mely magába foglalja napi 20 perc munkaközi szünetet is. Munkaközi szünet valamennyi kirendeltségben 20 perc, melyet úgy kell az alkalmazottaknak ütemezni, hogy a folyamatos munkavégzést ne akadályozza. A ZeGesz központban a 20 perc munkaközi szünet 12,00-13,00 közötti időszakban vehető ki. A ZeGesz székhelyén dolgozók hivatalos munkaidejük az alábbi: hétfőtől – csütörtökig 7,30 –tól 16,00 óráig pénteken 8,00 –tól 14,00 óráig A ZeGesz munkaidejétől eltérő, külön beosztás szerint dolgozik a technikai személyzet az intézmény feladat ellátási helyszínein. Munkaidő beosztásukat a Munkaköri leírásuk tartalmazza, alkalmazkodva a feladat ellátás helyének munkarendjéhez. ZeGesz központ ügyfélfogadása: Hétfő: 13.00 - 15.30-ig Kedd: 9.00 - 12.00-ig

Szerda: 13.00 - 15.30-ig Csütörtök: 9.00 - 12.00-ig Péntek: nincs Ebédszünet: 12.00-13.00 ZeGesz étkeztetés ügyfélfogadása: Hétfő- péntek: 7-9 óra Szerda: 15-17 óra A munkarendtől való eltérést – egyedi mérlegelés után – a ZeGesz igazgatója engedélyezheti. Rendkívüli esetben (hőségriadó, stb.) az igazgató módosíthatja, jelezve a ZMJV Polgármesteri Hivatal Humánigazgatási Osztálya felé. Az intézmény dolgozói a munkában eltöltött időt jelenléti íven kötelesek aláírásukkal igazolni. 3.1.2. Szabadság A dolgozó évi rendes szabadságának mértékére a közalkalmazottak jogállásáról a szóló 1992. évi XXXIII. Törvény, valamit a 2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről előírásai az irányadók. Rendkívüli szabadság igénybevételét a Közalkalmazotti szabályzat szabályozza. A szabadság évi ütemezésének elkészítése az egység vezetőjének a feladata. A szabadság engedélyezésére és a fizetés nélküli szabadság engedélyezésére a munkahelyi vezető aláírása után az igazgató jogosult. A dolgozókat megillető, és kivett szabadságról nyilvántartás készül.

Az intézményhez tartozó valamennyi intézmény egész területén tilos a dohányzás!

3.1.3. Helyettesítés rendje: Az intézményben folyó munkát a dolgozó időleges, vagy tartós távolléte nem befolyásolhatja. A dolgozó távolléte esetén a helyettesítés rendjének kidolgozása a munkakör szerinti közvetlen vezető feladata. A helyettesítéssel kapcsolatos, egyes dolgozókat érintő konkrét feladatokat a munkaköri leírások tartalmazzák. 3.1.4. Munkaköri leírások: A munkaköri leírások elkészítése, módosítása, karbantartása a közvetlen vezető feladata. A munkaköri leírást az igazgató aláírásával véglegesíti. 3.1.5. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség: Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. Tv. alapján az intézményben vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök az alábbiak: - igazgató - gazdasági igazgatóhelyettes - műszaki igazgatóhelyettes

3.1.6. Felelősségi szabályok: A dolgozók a közalkalmazotti jogviszonyukból, a munkaviszonyukból eredő kötelezettségük vétkes megszegésével okozott kárért fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartoznak. Szándékos károkozás esetén a dolgozó a teljes kárt köteles megtéríteni. Anyagi felelősség: A ZeGesz valamennyi dolgozója felelős a berendezési, felszerelési tárgyak rendeltetésszerű használatáért, gépek eszközök megóvásáért. A ZeGesz dolgozó használati tárgyaiban a munkavégzés folyamán bekövetkezett kárért vétségre tekintet nélkül felel, ha a kár a dolgozó munkahelyén, vagy más, megőrzésre szolgáló helyen elhelyezett dolgokban keletkezett. Titoktartás: Az intézmény munkatársainak tudomására jutott adatok és tények nyilvántartására és kezelésére, valamint az általuk adott információkra és az adatok védelmére a személyes adatok és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, az egészségügyről szóló 1997.évi CLIV. törvény, valamint a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni. Etikai kódex: A ZeGesz valamennyi dolgozója köteles a kiadott Etikai kódex alapján végezni a munkáját. 3.2. Ügyiratkezelés Az ügyiratkezelés rendjét az igazgató az Iratkezelési Szabályzatban határozza meg. 3.2.1. Az informatikai biztonság szabályai: A ZeGesz az önkormányzat intézményei gazdálkodására, vagyonára vonatkozóan nagy mennyiségű adatot kezel. Az informatika biztonságának megteremtése érdekében külön szabályzattal kell rendelkezni a következőkről: - az informatikai eszközök fizikai védelme; - hálózatvédelem; - adatvédelem; - archiválás; - felhasználói jogosultságok és kötelezettségek, felhasználói adatok nyilvántartásáról; - internet és email használat; - karbantartások; - nyilvántartások. 3.2.2. A kiadmányozás rendje: A ZeGesz által ellátandó feladatok tekintetében a kiadmányozási jogkör az intézmény igazgatóját illeti meg. Az igazgató e jogkörét egyes ügytípusokban az igazgatóhelyettesekre átruházhatja. A kiadmányozási jogkör átadása nem érinti az igazgató ügyintézéssel kapcsolatos felelősségét. A kiadmányozási jogkör továbbadásához az igazgató egyetértése szükséges. Az igazgató által kiadmányozandó ügyféltípusok:  központi szerveknek, felügyeleti szervekhez írt jelentések, beszámolók, levelek  a ZeGesz működésével kapcsolatos anyagok  a gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények működésével kapcsolatos levelek Az igazgatóhelyettesek kiadmányozzák:  a szervezeti egységek feladatkörén belül az igazgatói kiadmányozás által nem érintett levelezéseket.

 az igazgató akadályoztatása esetén a kiadmányozási jogát a gazdasági igazgatóhelyettes gyakorolja. A ZeGeszre vonatkozó Jogkörjegyzék tartalmazza a különböző feladatokra vonatkozó jogosultságokat, korlátokat. (2. sz. melléklet) 3.2.3. Kapcsolattartás: A ZeGesz működésére vonatkozóan információt az igazgató, vagy az általa kijelölt személy adhat. A fenntartó és intézményei részére egy-egy funkcionális terület működéséről adott szakterület vezetője nyújthat információt. A ZeGesz felügyeleti szerve Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Önkormányzata, a közvetlen kapcsolattartásra a költségvetési-gazdálkodás vonatkozásában a Polgármesteri Hivatal Közgazdasági Osztályán, illetve annak vezetőjén, intézményműködtetés vonatkozásában a Humánigazgatási Osztály munkatársaival, illetve az osztály vezetőjén keresztül valósul meg. A ZeGesz, a Polgármesteri Hivatal és a gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények között létrejött megállapodás tartalmazza a feladatellátás és felelősségvállalás megosztását. A gazdasági ügyviteli feladatellátás szakszerű, hatékony és folyamatos együttműködést igényel. Az intézményvezetőkkel való folyamatos kapcsolattartás hozzájárul az intézmények pénzügyi gazdasági feltételeinek biztosításához. 3.2.4. Vagyonkezelés rendje Az intézmény használatába adott ingatlan és más vagyontárgyak használata, kezelése a Zalaegerszegi Gazdasági Ellátó Szervezet vagyonvédelmi szabályzatában rögzített. A szabályzat nem terjed ki a ZeGeszhez tartozó gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek ingatlan és ingó vagyontárgyainak védelmére, megóvására, mivel arról az intézmények maguk kötelesek gondoskodni. 4. INTÉZMÉNYI FÓRUMOK 4.1. Értekezletek rendje a) vezetői értekezlet: A vezetői döntések előkészítése érdekében, valamint jogszabályokban, saját szabályzatokban megszabott feladatok végrehajtásáról való beszámoltatás céljából a ZeGesz igazgatója vezetői értekezletet tart heti rendszerességgel. Résztvevői:  igazgató  igazgatóhelyettesek  műszaki vezető  üzemeltetési csoportvezetők Témája a szervezet működését, a feladat ellátását lényegesen befolyásoló döntések véleményezése, közlése, ellenőrzések eredményének ismertetése, feladat és felelősök kijelölése, rendkívüli feladatok megbeszélése. b) intézményvezetői

Résztvevői:  ZeGesz igazgató  Gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények  Köznevelési intézmények vezetői (fenntartó hívja össze) Témája az intézmény gazdálkodását, működését érintő, haladéktalan intézkedést kívánó kérdések megbeszélése, gazdálkodási szabályok változásának megbeszélése. c) dolgozói munkaértekezlet Évente legalább egy alkalommal a ZeGesz valamennyi dolgozója részére munkaértekezletet tart az intézmény vezetősége. Témája az elvégzett feladatokat értékelése. 4.2. Dolgozói érdekvédelem Az intézmény vezetése együttműködik a Közalkalmazotti Tanáccsal. Az intézmény igazgatója a munkaviszonyból származó jogok és kötelezettségek gyakorlását, illetve teljesítésének módját, az ezzel kapcsolatos eljárás rendjét jogszabályok idevonatkozó rendelkezései alapján a Közalkalmazotti Tanáccsal egyetemben Közalkalmazotti szabályzatban rögzíti. A fontosabb, az intézményt, a dolgozókat érintő kérdésekben a vezető kikéri a dolgozók érdekeit képviselő közalkalmazotti tanács képviselőjének véleményét is.

5. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Legitimációs záradékok Jelen szabályzatot az alkalmazotti közösség 2015. május 14-én tartott ülésén megtárgyalta és elfogadta. Ezt a tényt két választott jegyzőkönyv-hitelesítő aláírásával tanúsítja. Kelt: Zalaegerszeg, 2015. május 14.

............................................. hitelesítő közalkalmazotti testületi tag

............................................. hitelesítő közalkalmazotti testületi tag

Közalkalmazotti legitimáció A Közalkalmazotti Tanács képviseletében és felhatalmazása alapján aláírásommal tanúsítom, hogy a Szervezeti és Működési Szabályzat elfogadása során véleményezési jogunkat gyakoroltuk. Kelt: Zalaegerszeg, 2015. május 15. ……………………………. KT elnöke Záradék:

Fenntartói legitimáció Zalaegerszeg Megyei jogú Város Közgyűlése Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottsága 2015. június 1-i ülésén hozott 83/2015. sz. határozatával jóváhagyta a Zalaegerszegi Gazdasági Ellátó Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzatát, amely 2015. június 15-én lép hatályba, és ezzel egyidejűleg az intézmény előző Szervezeti és Működési Szabályzata hatályát veszti. Zalaegerszeg, 2015. június …. Makovecz Tamás az Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottság elnöke

Szervezeti ábra Igazgató

gazdasági igazgató

titkárság

műszaki igazgató

üzemeltetési csoportvezető

belső ellenőr pénzügyi

műszaki vezető

csoportvezető kézbesítő

takarítók munkaügyi

számviteli

étkezési

műszaki

csoportvezető

csoportvezető

csoport

főelőadók

munkaügyi főelőadók

pénzügyi előadók

rendszergazda

számviteli főelőadók

pénztáros

karbantartók központi műhely

eszköznyilvántartók

udvari munkás

portások

JOGKÖRJEGYZÉK 368/2011. (XII.31.) kormányrendelet 13. §. f) előírása alapján Bankszámla feletti rendelkezők: igazgató gazdasági igazgatóhelyettes pénzügyi csoportvezető számviteli csoportvezető Utalványozó: igazgató gazdasági igazgatóhelyettes Kötelezettségvállalók: igazgató gazdasági igazgatóhelyettes Utalványozó: igazgató gazdasági igazgatóhelyettes Ellenjegyző: gazdasági igazgatóhelyettes számviteli csoportvezető Pénztárellenőr: pénzügyi csoportvezető pénzügyi főelőadó I. Érvényesítő: pénzügyi csoportvezető pénzügyi főelőadó I. étkezési csoportvezető – étkezési csoport pénztár érvényesítés étkezési előadó I. Szakmai teljesítés igazolás: Üzemeltetéssel kapcsolatos kiadások (igazolható kiadások: takarítási, konyhai illetve portaszolgálati feladatokkal kapcsolatos kiadások, szervizes javítások) üzemeltetési csoportvezető Karbantartási, műszaki feladatok: (igazolható kiadások: anyagbeszerzés, beépítés, karbantartási szolgáltatások igazolása, stb.) műszaki igazgatóhelyettes műszaki vezető Informatikai és energia feladatok: (igazolható kiadások: energiafelhasználással kapcsolatos, illetve informatikai kiadásokkal kapcsolatos szolgáltatások, anyagbeszerzés)

műszaki főelőadó műszaki főelőadó műszaki előadó Iskolai élelmezési feladatok: étkeztetési csoport vezetője étkeztetési előadó II. Eszközgazdálkodási feladatok: eszközgazdálkodási csoport vezetője eszközgazdálkodó előadó I.

A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 6. § (4) bekezdésének megfelelően a költségvetési szerv vezetőjének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles: a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. Egyes eljárások értelmezése a szabálytalanságok során:  A Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény 4. § (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti - gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli.  A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani.  A szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló 2012. évi II. törvény 1. § (1) bek. szerint szabálysértés az a törvény által büntetni rendelt tevékenység vagy mulasztás, amely veszélyes a társadalomra. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 78. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, vagy a szabálysértési hatóság vagy a bíróság hivatali hatáskörében szerzett tudomása, illetve a helyszíni bírság kiszabására jogosult szerv vagy személy általi észlelés alapján indul meg.  A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók.  Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.).  Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., illetve a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók.

I. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSI RENDJÉNEK CÉLJA, TARTALMA, HATÁLYA

1. A szabálytalanságok kezelésének célja Az eljárásrend célja, hogy rögzítse azokat a fogalmakat, intézkedéseket, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják a ZeGesz sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő szabálytalanságok kezelésének rendjét, a szabálytalanságok újbóli előfordulásának megelőzését. Az igazgató a ZeGesz működési folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, ezen belül a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje része a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésnek. A belső kontrollrendszer mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat magában foglalja, melyek biztosítják, hogy - a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelményeivel, - az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, - megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és - a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével.

2. A szabálytalanságok kezelésének tartalma A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő témákhoz kapcsolódóan tartalmaz előírásokat:  a szabálytalanságok fogalma,  a szabálytalanságok észlelése (útvonal),  az intézkedések, eljárások meghatározása,  az intézkedések, eljárások nyomon követése,  a szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása,  jelentési kötelezettség.

3. A szabálytalanságok kezelésének hatálya Jelen eljárásrend hatálya a ZeGesz székhelyén lévő munkavállalók mellett a ZeGesz által működtetett intézményegységekben foglalkoztatott munkavállalókra, a munkaköri leírásokban, belső szabályozásban előírt feladatokra terjed ki.

II. A SZABÁLYTALANSÁGOK FOGALMA, MEGELŐZÉSE 1. A szabálytalanságok fogalma A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben előfordulhat. Alapesetei:  

a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés); gondatlanul okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, határidő elmulasztása miatti szabálytalanságból stb. származó szabálytalanság).

A szabálytalanság lehet továbbá:  egyedi;  rendszeresen ismétlődő. Csalás és hamisítás: A „csalás és hamisítás” olyan szándékos cselekményt jelent, amelyet egy vagy több személy követ el a vezetés, az alkalmazottak, vagy harmadik fél köréből, és amelyek következménye a kimutatások meghamisítása. A csalás vagy hamisítás az alábbiakat foglalhatja magában:  adatok vagy dokumentumok manipulálása, meghamisítása vagy megváltoztatása,  eszközök jogellenes eltulajdonítása,  a gazdasági események hatásának eltitkolása vagy kihagyása a nyilvántartásokból vagy dokumentumokból,  valótlan ügyletek rögzítése,  az érvényben lévő szabályzatok, eljárásrendek tudatos helytelen alkalmazása. Hiba: A „hiba” a kimutatásokban előforduló nem szándékos tévedésre utal.

A hiba az alábbiakat foglalhatja magában:  számszaki vagy elírási hibák a pénzügyi kimutatásokat alátámasztó nyilvántartásokban és számviteli adatokban,  tények figyelmen kívül hagyása vagy téves értelmezése. A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok elsődlegesen az Igazgató felelőssége.

megakadályozása

A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan az Igazgató felelőssége, hogy:  a ZeGesz a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön,  az igazgató, illetve a szervezeti egységek vezetői a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan figyelemmel kísérjék,  szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: 

   

hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, a szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés), elősegítse a munkavégzés hatékonyságát, elősegítse a helyes munkamorál kialakulását, meggátolja további szabálytalanságok elkövetését, kialakulását (szankció), keretet biztosítson ahhoz, hogy az előírások sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.

A szabálytalanságok kezelésének (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) feladata, amely feladatot a kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően átruházhatja. 2. A szabálytalanságfelelős 1. A ZeGesz tekintetében az igazgatónak szükséges gondoskodnia a szabálytalanságok eljárásrendjének kialakításáról. A szabálytalanságok kezelésérére az Igazgató kijelölhet más munkavállalót, aki ellátja a szabálytalanságfelelős operatív, illetve adminisztratív feladatait. A ZeGeszben a szabálytalanságfelelős az operatív feladatok és az adminisztratív feladatok esetén a gazdasági igazgatóhelyettes együttműködve.

2. Feladat és hatáskörök a. Feladatok 1. Operatív feladatok:  a szabálytalanságok okainak kivizsgálásában való részvétel,  a feltárt szabálytalanságok minősítése, rangsorolása, csoportosítása,  a várható következmények, hatások felmérése,  az intézkedések gyakorlati megvalósításának figyelemmel kísérése,  az elrendelt jogkövetkezmények végrehajtásának nyomon követése, monitoringja,  a szabálytalanságok ismétlődését megakadályozó intézkedések kidolgozásában való részvétel,  a személyiségi jogok védelme. 2. Adminisztratív feladatok:  a szabályzatban előírtak betartásának felügyelete,  a szabálytalanságok kezelésének és megelőzésének felügyelete,  a szabálytalanságok megelőzését szolgáló belső képzések szervezése,  az adott szervezeti egység által megtartott, a szabálytalanságok megelőzését szolgáló munkaértekezletről szóló feljegyzések nyilvántartása,  a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartások naprakész vezetése,  a szabályzatban előírt, a vezető és/ vagy külső szervek részére történő adatszolgáltatás és időszakos jelentéstételi kötelezettségek teljesítése,  a szabályzat évenkénti felülvizsgálata, javaslattétel a korszerűsítésére. b. Hatáskörök:  az igazgató részére negyedéves összefoglaló és soron kívüli jelentések összeállítása a szabálytalanságok alakulásáról,  szervezeti egységenként, ugyanakkor a ZeGesz egészére összesíthető nyilvántartás vezetése a szabálytalansággyanús esetekről, a kivizsgált szabálytalanságokról, illetve a megtett intézkedésekről, azok eredményességéről, a dokumentáció naprakészségének és teljességének biztosítása. 3. A szabálytalanságok megelőzése A szabálytalanság megelőzésének biztosítása az Igazgató feladata. A ZeGesz struktúrájában meghatározott egységek vezetőinek hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg.

A ZeGesz munkavállalóinak konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közalkalmazotti jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük.

III. A SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerében A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. A ZeGesznél felmerülhető szabálytalanságok körét az 1. sz. melléklet tartalmazza összevontan. A szervezeti egység vezetői az általuk irányított terület lehetséges szabálytalanságait kötelesek meghatározni, folyamatosan felülvizsgálni, módosítani, de legalább évente a szabályzat felülvizsgálatakor. A szabálytalanságok feltárásáról jegyzőkönyvet szükséges felvenni. A jegyzőkönyv felvétele az önellenőrzés kapcsán feltárt hibák, illetőleg a szervezeti egység vezetőjének megítélése alapján azonnal javítható szabálytalanságok kivételével kötelező. 1) A ZeGesz valamely munkatársa által észlelt szabálytalanságot: a) Az önellenőrzés kapcsán felmért és azonnal javítható szabálytalanság: A munkatárs által önellenőrzéssel észlelt szabálytalanság, illetőleg a FEUVE rendszeren belül kiszűrt, külön vezetői intézkedést nem igénylő, azonnali javítással megszüntethető szabálytalanság esetén a javítást haladéktalanul el kell végezni, melyet dokumentálni szükséges (a hiba javítását elvégző aláírásával, ill. a javítás dátumának megjelölésével). Az azonnal javítható, csekély súlyú szabálytalanságokat a szabálytalanságok nyilvántartásában nem kell szerepeltetni, jegyzőkönyvet nem kell felvenni. b) Az önellenőrzésen kívül feltárt és azonnal javítható, más szervezeti egység munkájára ki nem ható szabálytalanság: Az önellenőrzésen kívül feltárt, de a szervezeti egység vezetőjének (intézményegységek esetében kincstárnok) megítélése alapján azonnali javítással megszüntethető, más szervezeti egység szabályszerű munkáját nem befolyásoló szabálytalanság esetében a javítást haladéktalanul el kell végezni. Az azonnal javítható, csekély súlyú szabálytalanságokat a szabálytalanságok nyilvántartásában nem kell szerepeltetni, jegyzőkönyvet nem kell felvenni.

Azonban a szervezeti egység vezető, gazdasági igazgatóhelyettes köteles a vezetői értekezleten beszámolni az igazgató és – ha jelen van – a szabálytalansági felelős részére. Az ismétlődően feltárt szabálytalanságokat az intézményegységek vezetői – a szabálytalanságot bizonyító dokumentum megőrzésével, és az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően annak beiktatásával köteles dokumentálni, továbbá köteles az igazgatót és a szabálytalansági felelőst tájékoztatni megítélése szerint azonnal. c) Az önellenőrzésen kívül megállapított, de az előző pontba nem tartozó szabálytalanság: Önellenőrzésen kívül megállapított, de az előző pontba nem tartozó szabálytalanságot jelezni kell a meghatározott szolgálati úton keresztül. Amennyiben nem a folyamatba épített ellenőrzés során észlelnek egy szabálytalanságot, azt is meg kell vizsgálni, hogy a folyamatba épített ellenőrzés miért nem tárta fel a hiányosságot. (Ennek oka lehet pl. a kontroll tevékenységek nem megfelelő szervezése, végrehajtásának hiányossága; emberi mulasztás; rendszerhiba; előírások be nem tartása, stb.) A szabályzat értelmében a szabálytalansági gyanú esetén is jelentési kötelezettsége van a munkatársnak (az a) és b) pont kivételével). A szabálytalansági gyanú jelzésére a 1. sz. mellékletben foglaltakat kell megfelelően alkalmazni. 2) A belső ellenőrzés által észlelt szabálytalanság Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 370/2011. (XII. 31.) Korm. rend. rendelkezéseinek megfelelően jár el. A vizsgált szervezeti egységnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania, és erről a gazdasági igazgatóhelyettesnek/igazgatónak kell beszámolni. Az intézkedési terv végrehajtásáról az igazgató köteles a belső ellenőrzés felé beszámolni. Egy szabálytalanság belső ellenőrzés által történő feltárásakor külön kell vizsgálni az alábbiakat: - miért nem tárta fel a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszer a szabálytalanságot és az azt lehetővé tevő tényezőket; - amennyiben a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszer feltárta a szabálytalanságot vagy az azt lehetővé tevő tényezőket, az érintett szervezeti egység vezetője miért nem tette meg a megelőzéshez, illetve a káros következmények csökkentéséhez szükséges intézkedéseket; -

ha a szükséges intézkedéseket megtette a vezető, miért nem érte el a kívánt hatást;

-

volt-e korábban olyan vizsgálat, amelynek fel kellett volna tárnia a szabálytalanságot.

3) A külső ellenőrzési szerv által észlelt a szabálytalanság A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a vizsgált szervezeti egységnek intézkedési tervet kell kidolgozni. 4) Egyéb külső személy által észlelt szabálytalanság Amennyiben egyéb külső személy (pl. szerződéses ügyfél, társszervezet vagy ügyfél) jelzi a szabálytalanságot, a szervezeti egység vezetőjének a bejelentést érdemben kell megvizsgálnia. Ezekben az esetekben (a szabálytalanság kivizsgálásának eredményétől függően) írásban visszaigazolást kell tenni az észlelő személy felé (amennyiben személye ismert). Egyebekben az eljárás megegyezik a ZeGesz munkatársa által észlelt szabálytalansági eljárással. 5) A szabálytalansági vizsgálat lefolytatása Az igazgató dönt a szabálytalanság kivizsgálásáról, illetve annak formájáról, valamint szükség esetén a szakértői csoport tagjairól. Az igazgató illetékesség vagy hatáskör hiányában dönt a szabálytalansági gyanú kivizsgálására vonatkozó javaslat és a kapcsolódó dokumentumoknak az érintett szervezet részére történő átadásáról. Az igazgató a vizsgálatban való részvételre munkatársakat kérhet fel. A döntés meghozatalának megkönnyítése érdekében bizottság hozható létre a szervezet folyamatait jól ismerő vezetőkből vagy szakértőkből. Indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. A szakértő írásbeli nyilatkozatot tesz, hogy a bizottság munkájában való részvétele nem ütközik összeférhetetlenségi akadályba. A szabálytalansági vizsgálat maximális időtartama a Zegesz esetében 15 nap. Amennyiben a rendelkezésre álló határidő kevésnek bizonyul, a vizsgálatot folytatónak ezt a tényt – az indok és a javasolt határidő feltüntetésével – jeleznie kell az igazgató felé. A vizsgálat eredménye lehet: a) annak megállapítása, hogy nem történt szabálytalanság, valamint a szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetése (pl. hibás észlelés, jelentéktelen szabálytalanság, stb.); b) szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelő döntés; c) további vizsgálat elrendelése.

A vizsgálatot folytatók intézkedési javaslatot dolgoznak ki az igazgató számára a hasonló szabálytalanságok elkerülése érdekében.

IV. Az intézkedések, eljárások meghatározása 1. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása Az igazgató köteles a szükséges intézkedések végrehajtásáról gondoskodni. Bizonyos esetekben (pl. büntető- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén a minősítésre vonatkozó végső döntés meghozatala és az intézkedések foganatosításának megindítása az igazgató feladata. Más esetekben, fegyelmi ügyekben az igazgató vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. A ZeGeszen belüli szabálytalanság esetén a kárt okozó munkavállaló köteles az okozott kárt megtéríteni. A kártérítési kötelezettséget az érintett szervezeti egység vezetője valamennyi feltétel és körülmény mérlegelése után a jogszabályokban előírt korlátok közt korlátlan mértékben csökkentheti. A mérlegelési jogkör alól kivételt jelentenek a büntetőeljárás megindítására okot adó cselekmények, mivel azok vonatkozásában az eljárás megindítása kötelező, valamint a kiemelt jelentőségű szabálytalanságok, mert ott nem csökkenthető a kártérítési kötelezettség. Az igazgató mérlegelési jogkörébe tartozó jogkövetkezmények: ● kártérítési eljárás; ● fegyelmi eljárás; ● szabálysértési eljárás; ● pénzbeli juttatások további felfüggesztése – ha a belső szabályozók másként nem rendelkeznek.

V. Az intézkedések, eljárások nyomon követése 1. Az igazgató feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése során:   



nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét; figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását; a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanságlehetőségeket” beazonosítja (hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása), információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást; értékeli a megtett intézkedések hatását és hatékonyságát. A gazdasági igazgatóhelyettes felelős a fenntartó belső ellenőrzése, valamint a külső ellenőrzési szerv által készített ellenőrzési jelentés egy példányának a ZeGesz belső ellenőrzési vezetője rendelkezésére bocsátásáért. VI. A SZABÁLYTALANSÁGOKKAL KAPCSOLATOS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA

1. Az    

igazgató feladata a szabálytalansággal (intézkedés) nyilvántartása során:

kapcsolatos

eljárás

gondoskodik a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának napra-kész és pontos vezetéséről, illetve azok iktatásáról; gondoskodik egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásról; gondoskodik a megtett intézkedések nyilvántartásáról; a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet VII., fejezetében meghatározottakat.

A nyilvántartás a tárgyévet követő évre vonatkozó ellenőrzési terv elkészítéséhez szükséges kockázatelemzés alapjául is szolgáló információkat tartalmazza. A nyilvántartást 4. sz. melléklet tartalmazza, melyet a gazdasági igazgató helyettes köteles vezetni a rendelkezésére bocsátott szabálytalansági iratok, dokumentumok alapján.

VII. JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG 1. Jelentési kötelezettségek A belső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján a ZeGesz intézkedési tervet köteles készíteni. Az intézkedési terv végrehajtásáról a 370/2011. (XII. 31.) Korm. rend. előírásai szerint köteles a ZeGesz a belső ellenőr részére írásban beszámolni. A külső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készítenie és az Igazgatót erről, illetve annak végrehajtásáról tájékoztatni kell.

VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 2015. június 15. napján lép hatályba. Az igazgató gondoskodni köteles arról, hogy a Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjében foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék. Az érintett dolgozók munkaköri leírásában szerepeltetni kell a Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjében nevesített felelősségi, hatás és jogköröket, melyek elkészítéséért a Munkaügyi Csoportvezető a felelős.

Zalaegerszeg, 2015. május 14. Gehér Mariann igazgató

Gyakran előforduló szabálytalanságok Szabálytalanság fajtája Szabályozottságbeli

Lebonyolítással kapcsolatos

Pénzügyi

• • • • • • • • • • •

Számviteli

Szabálytalanság megnevezése az egyes területek tevékenységére vonatkozó szabályzatok hiánya, illetve azok aktualizálásának vagy testre szabásának elmaradása, • gyakori jogszabályváltozások miatt a szabályzatok aktualizálásának elmaradása, • a költségvetési szerv működését érintő jogszabályváltozások nyomon követésének elmulasztása, • szabályzatok felületes áttekintése, felülvizsgálata, • kintlévőség behajtásának elmulasztása • a feladatok elvégzésének elmaradása, nem előírásszerű ellátása, • az előírt határidők be nem tartása; • beszerzési eljárásokban túl rövid ajánlattételi határidő megállapítása, • beszerzési eljárás mellőzésével történő szerződéskötés, • belső szabályozók figyelmen kívül hagyása a szabályozásban foglalt feltételeknek meg nem felelő elszámolások, számlák, dokumentumok befogadása; számla rögzítés hiánya miatti pénzügyi teljesítés határidőben történő elmaradása, a szolgáltatás teljesítés igazolása ellenőrzésének elmaradása, nem megfelelő ellenőrzése kapcsán nem a tényleges teljesítéshez igazodó kifizetés, kintlévőség behajtásának elmulasztása, nem a finanszírozási tervben jóváhagyott kifizetések teljesítése, pénztárban időntúli elszámolás, engedély nélküli készpénzkifizetés (ellátmány kifizetése), számlák érkeztetésének elmulasztása, számlák hiányos ellenőrzése, pénzügyi ellenjegyzést megelőző kötelezettségvállalás, késedelmes számlabeérkezés miatti pénzügyi teljesítés határidőben történő elmaradása, utólagos ellenjegyzés munkáltatói utasítás hiányában téves ÁFA-kód, téves áfa időszak rögzítése, téves szakfeladat, COFOG rögzítése, nem megfelelő főkönyvi számra való könyvelés, számla összegének hibás felvitele, olyan számviteli nyilvántartás vezetése, amelyből a pénzmozgás, a pénzbeli juttatások tényleges felhasználása vagy a bevételek forrása a bizonylatok alapján nem vagy csak nehezen követhető, a számlák nem időbeni továbbítása, nem megfelelő pénzügyi jogcím választás, •

• • • • • •

• •

Irányítási-vezetési

• • • • • • •

• • Informatikai

Dokumentációs, nyilvántartásbeli

Adminisztratív jellegű

pontatlan adatrögzítés, számviteli bizonylat nélküli könyvelés, beszámoló alátámasztottságának hiánya, számla azonosítás elmulasztása, könyvelés ellenőrzésének elmulasztása, szabad előirányzatok pontatlan követése az ellenőrzési nyomvonal kidolgozásának vagy a FEUVE – azon belül a kontrollok – kialakításának, aktualizálásának elmulasztása vagy nem megfelelő működtetésük, a beszámoltatási rendszer működtetésében jelentkező hiányosságok, az elvégzendő feladat nem egyértelmű megfogalmazása • az adatkezelésre, adatvédelemre vonatkozó szabályok megsértése, • az ügyviteli folyamatokat, valamint a szakmai és informatikai hibajavításokat érintő programmódosítások végrehajtásának elmaradása vagy késedelmes teljesítése • biztonsági mentések hiánya, • hozzáférést biztosító jelszavak kiadása, • adatbevitel, illetve adatmódosítás hiánya, pontatlansága • nem megfelelő, nem megfelelően vezetett vagy nem a kellő tartalmú (az utólagos reprodukálást lehetővé nem tevő), a nyomon követést és a vezetői ellenőrzést nem vagy nem kellően segítő, vagy nem az előírások szerint részletezett, illetve szervezetileg vagy helyileg szétszórt, ezért nehezen követhető nyilvántartás, dokumentáció, • a szerződésnyilvántartás hiánya, vagy aktualizálásának elmaradása, • az elkülönített kezelést igénylő dokumentumok hozzáférhetetlensége nem biztosított, • ügyiratok tartalmának hiányossága, • iktatás elmaradása, • melléklet csatolásának elmaradása, • nehezen követhető nyilvántartás vezetése • számszaki hibák, • indokolatlan késedelem a szakmai feladatok vagy a kifizetések teljesítésekor, • téves adatgyűjtés és összegzés, • pontatlan, valótlan, bizonylatokkal nem kellően alátámasztott adatok bevitele az informatikai nyilvántartási rendszerbe; • az adatbevitel késve történő végrehajtása vagy elmaradása; • bizonylatok, megállapodások, szerződések módosítása dokumentálása javítások leszignálása nélkül • bizonylatok vissza dátumozása • beérkező vagy kimenő iratok iktatásának

elmaradása, vagy utólagos iktatása, téves címzések, elírások a levelezésben, egyéb kommunikációban, • szerződések visszadátumozása, • az egyes bizonylatok tartalma közötti vagy azokon belüli ellentmondások, • adatok téves megállapítása (pl. hibás besorolás, az ügyintézőnek felróható okból tévesen levont adók, járulékok), • ügyiratok kezelése nem naprakész • közbeszerzési eljárás mellőzésével történő beszerzés, • a közbeszerzési eljárás előkészítése során hibás, hiányos piacfelmérés, és egyéb, az előkészítéshez kapcsolódó tevékenységek hiánya, hibája, • közbeszerzési eljárási határidők (pl. szerződéskötési moratórium) be nem tartása, • hirdetmény feladásának elmulasztása, • éves közbeszerzési terv hiánya, a meglévő éves közbeszerzési terv aktualizálásának, módosításának elmaradása, • éves statisztikai összegzés elkészítésének elmulasztása, • az eljárás hiányos, nem megfelelő dokumentálása, • a dokumentumok megőrzési kötelezettségére vonatkozó előírások megszegése, • egyenlő elbánás elvének megsértése (pl. szállító-specifikus feltételek kiírása), • közbeszerzési értékhatár figyelmen kívül hagyása a beszerzés során a feltárt hiányosságok illetékesek felé történő továbbításának elmaradása, kötelező ellenőrzési tevékenységek elhanyagolása, elfogultság, vonatkozó szabályok megsértése, intézkedések nyomon követésének (monitoringjának) elmaradása, az intézmények által beküldött szerződések ellenőrzésének elmulasztása, folyamatban épített ellenőrzési tevékenységek hiányossága, pontatlansága, más szervezeti egységek jogi, kontrollt igénylő dokumentumai ellenőrzésének elmulasztása •

Közbeszerzéssel kapcsolatos

Ellenőrzéssel összefüggő

• • • • • • • •

Monitoringgal összefüggő

•

kötelező monitoring tevékenységek elhanyagolása,

• •

Összeférhetetlenséggel kapcsolatos

Titoktartással kapcsolatos

• • • •

Tájékoztatással kapcsolatos

• • • •

az ügyiratok nyomon követésének elmulasztása, szerződések teljesülése nyomon követésének elmulasztása, • más szervezeti egységeknek egyeztetésre megküldött dokumentumok további ügyintésének elmaradása vissza nem jelzés miatt • az összeférhetetlenségi szabályok megsértése, • a szabályozás szerint kötelezően szétválasztandó munkakörök, funkciók elkülönítésének elmulasztása, • beszerzési eljárásokban a bíráló bizottsági tagok összeférhetetlenségi nyilatkozata elkészítésének, aláíratásának elmulasztása, • összeférhetetlenség be nem jelentése a minősített adatok kezelésére vonatkozó szabályok megsértése, a számítástechnikai rendszerrel össze nem függő adatkezelési és adatvédelemmel kapcsolatos szabálytalanságok, az aláírt titoktartási nyilatkozatban foglaltak megsértése, az állam- és szolgálati titkok kezelésére vonatkozó szabályok megsértése szabályozásban foglalt jelentéstételi, információadási kötelezettség vagy az arra előírt határidők be nem tartása, a jelentésekben nem a valós helyzetet tükröző tények, adatok vagy mutatók szerepeltetése, nem megfelelő kommunikáció a szervezeti egységek között, vagy annak teljes hiánya, a tájékoztatások nem teljes körűen alátámasztottak, hibás, hiányos vagy félreérthető információkat tartalmaznak