1. Aanloop naar CMS
2. Content strategie, en content management
Windesheim Windesheim werkt als kennisinstelling aan kwalitatief hoger onderwijs, onderzoek en ondernemen. Met: • 22.000 studenten • enkele duizenden cursisten • 2.000 medewerkers • Windesheim in Zwolle • Windesheim Flevoland in Almere
Webteam Beheer en ontwikkeling website door webteam: • • • •
Internetmanager (1 FTE) Functioneel beheerder (0,8 FTE) Hoofdredacteur (0,8 FTE) Eindredacteuren (2 FTE)
En: • Redacteuren (15 personen, elk een deel van hun taak)
1. Aanloop naar CMS
Onze website moet vernieuwd!
Daarvoor hebben we een goede basis nodig.
Wat ís eigenlijk ‘een goede basis’? Via meerdere stappen vaststellen: welk CMS is geschikt
Stap Communicatie Communicatie ICT en Communicatie ICT en Communicatie ICT en Communicatie
Actie / Uitkomst Criteria op hoofdlijnen Deskresearch: uitkomst 9 mogelijke platforms Criteria aangescherpt: selectie verkleind tot 3 mogelijke platforms Referentiebezoeken bij gebruikers van de 3 platforms: selectie 2 mogelijke platforms Expertsessies met leverancier van beide overgebleven systemen: advies van ICT en Comm. aan Stuurgroep en College van Bestuur: keuze Sitecore
1: Criteria op hoofdlijnen • Gesprekken met ICT: zijn er voorwaarden, beperkingen t.a.v. techniek? • Gesprekken met collega’s van Communicatie: wat hebben we volgens jou nodig? • Redacteuren • Communicatieadviseurs, communicatiemedewerkers
Uitkomst: bekend met criteria, randvoorwaarden.
2: Deskresearch Zorg dat je een goede gesprekspartner bent! Informatie uit gidsen, boeken, ervaringsverhalen, congressen, websites.
Uitkomst: een selectie van 9 mogelijke platforms. Én goed zicht op de valkuilen.
De valkuilen Wees je er van bewust! • Onduidelijkheid over de vraag waarom een CMS wordt ingezet • Niet de juiste betrokkenen bij het selectieproces • Persoonlijke voorkeuren • Onvoldoende inzicht in de markt • Het verschil tussen eisen en selectiecriteria
3: Criteria aanscherpen: ICT en Communicatie Door formuleren selectiecriteria de lijst teruggebracht tot 3 systemen. D.m.v. multicriteria analyse de laatste 3 systemen met elkaar vergeleken. Uitkomst: zicht op de scores van elk systeem op de selectiecriteria, voorbereiding voor de volgende stap.
4: Referentiebezoeken: ICT en Communicatie Betrokkenen vanuit ICT en Communicatie samen in gesprek met gebruikers van de 3 platforms. • Demo • Vragen stellen • Systeem bekijken
Uitkomst: 2 systemen overgebleven
5: Expertsessies: ICT en Communicatie Experts van beide overgebleven systemen verzorgden elk een sessie bij Windesheim: • Presentatie • Demonstratie • Antwoorden op vragen van ICT en Communicatie Uitkomst: adviesnota over besluit. Advies overgenomen door CvB
Conclusies, ervaringen CMS selectie Werk samen: ICT en Communicatie of andere afdeling/collega die er mee gaat werken, en betrek uiteraard stakeholders
Doe het grondig je maakt een keuze die lange tijd mee moet gaan Wees je bewust van de valkuilen!
2. Contentstrategie & content management
Eén van de doelstellingen Scholieren ondersteunen bij het maken van een overwogen en gemotiveerde studiekeuze
Enkele uitgangspunten bij onze contentstrategie (een selectie): Structuur: - doelgroepen, hun informatiebehoefte en de bij hen gangbare terminologie - meerdere ingangen naar de inhoud - ‘landingspagina’s’ Inhoud: - tekst, fotografie en film - actualiteit, verspreid door de website - afwisseling feitelijke informatie en verhalen - drempelvrij Techniek - Content op 1 plek beheren, op meerdere plekken tonen
Doelgroepen / informatiebehoefte / terminologie
Meerdere ingangen
Tekst, fotografie, film
‘Landingspagina’
Actualiteit en verhalen verspreid door hele website
Voorbeelden snippets
Informatie vs. verhalen
Herbruikbare content
Drempelvrij De websites van Windesheim hebben het ‘waarmerk drempelvrij’. De websites voldoen aan de eisen van toegankelijkheid, prioriteit 1.
Contentproces Duidelijk onderscheid tussen: Contenteigenaar Redacteur
Bij nieuwe content: Intake: doel, doelstellingen, plek op de website, rollen, beheer,
Samenwerking redactie • • • • •
Maandelijks overleg Teamsite Planmatige contentherziening* Dagelijks onderhoud Trainingen: • • • •
Schrijven voor het web Nieuwsberichten schrijven, interviewtechniek Werken in het CMS Etc.
Planmatig beheer van de content • Dagelijks beheer: • • • • •
Actuele berichten: nieuws, agenda, pers, twitterfeeds etc. Content verspreiden via social media + reageren op vragen/reacties Verwijzingen maken met snippets Blogs van studenten plaatsen Nieuwe opleidingen, onderzoeken toevoegen
• Minimaal 1 x per jaar alle pagina’s herzien • Contentprojecten
Onderhoud aan de content(strategie) Je bent nooit klaar! • Externe ontwikkelingen, enkele voorbeelden: • • • •
Wet Kwaliteit in Verscheidenheid Nieuwe ontwikkelingen, mogelijkheden in de online wereld Veranderend bezoekersgedrag Benchmark HO website
• Interne ontwikkelingen, projecten, enkele voorbeelden: • Vernieuwd communicatieconcept • Project Studiekeuzeondersteuning • Onderzoeken, rapporten, bijv. usabilityonderzoeken
