BAB
SISTBI
II TER-]A
2.L. SISIE{ FTOTI Aplikasi sistem pengolahan data Anggaran Biaya Proyek mempunyal eistem flow sebagai berikut
DAIA
t0nEc A5t
rILE I ASEL
tl0gE5 C EIAI
,105E s C E'AX
c?/09
E€C/ttElt
tlP0t? LXULAS
rEr0nl
(t /
I
0s
?t05Es C
EIAI Ext.
act.
tlt0nl
AC?UAL
IX'.
tt0gE5 CE?AT C
5
AIEX
2-2
PENJET,ASAN
SISTB{
FTOT|
Agar mendapatkan gambaran yang jelas mengenai
eistem flow pada eub bab 2-L di atae, maka di bawah ini akan diJelaskan urutan dari proaes yang harue dilakukan yaitu sebagai berikut : 1. Langkah pertama yang harue dilakukan adalah mengiei data CAPITAL PROPOSAL kedalam file CAPITAL PROPOSAT (CP.DBF) melalui program CAPITAL CPVIEW11.PRG, dimana data dari file PROPOSAL ini unik, tidak boleh aama. Dalam satu proyek hanya ada eatu Nomor CAPITAL PROPOSALUntuk update data CAPITAL PROPOSAL dilakukan melalui prograln CPMENU12.PRG, dan untuk menghapue data CAPITAL PROPOSAL dilakukan melalui program HAPUS.PRG. Proees Adding' updte dan delete data tereebut kita sebut CAPITAL PROPOSAL file MAINTENANCE. Dari (CP.DBF) akan dihaeilkan output yang berupa CP APPROVED REPORT BUEGET
2- tangkah kedua adalah m€ngi-6i data ITEM (Uraian dari data CAPITAL PROPOSAL) kedalam file ITEM (ITEM.DBF) melalui program CPVIEW.PRG dengan memalukkan Nomor CAPITAL PROPOSAL atau cukup hanya menekan tombol Enter dan kemudian mencari dengan arrow key. Program ini akan membaca data dari file CAPITAL PROPOSAL (CP.DBF) kemudian
6
-f
dilanjutkan dengan program ITADD.PRG yang akan membaca file ITEM (ITEM.DBF) dan dilanjutkan ke program EDITITEM.PRG. Untuk update data dilakukan melalui progran CPVIEW.PRG untuk membaca data dari file CAPITAL PROPOSAL (CP.DBF), dilanjutkan dengan program ITVIEIII.PRG yang akan membaca file ITEM (ITEM.DBF) kemudian dilanjutkan ke prograln EDITITEM-PRG. Sama seperti diatas, proaea untuk Adding, update dan delete kita sebut MAINTENANCE. 3- Langkah ketiga adalah mengiri data transaksi ORDER SCHEDULE kedalam file ORDER SCHEDULE (OS.DBF) melalui program CPVIEW.PRG dengan memasukkan nomor CAPITAL PROPOSAL atau cukup dengan menekan tombol Enter dan kemudian mencari dengan aruow key untuk membaca data dari file CAPITAL PROPOSAL (CP-DBF) kemudian dilanjutkan dengan program ITVIEI,I.PRG untuk nemilih nomor ITEM dengan amow key. Progra.rr ini akan membaca data dari file ITEM ( ITEM.DBF), dilanjutkan kembali dengan program OSADD.PRG yang akan membaca data dari file ORDER SCHEDULE dilanjutkan ke progran JUDUL-PRG, ke program RFP-PRG dan ke program CPMENUT1-PRG. Untuk update data digunakan proeedur yang aama sampai dengan program ITVIET{.PRG, kemudian dilanjutkan dengan program
untuk membaca data dari file ORDER SCHEDULE, dan dilanjutkan dengan progran
OSVIEW.PRG
OSFC4-PRG,
dan program
program JUDUL-PRG, program
RFp.pRG
CPMENUT1.PRG-
Dari- ketiga langkah di atae akan dihaeilkan
tiga buah file yaitu : file CAPITAL PROPOSAL (CP.DBF), file ITEM (ITEM.DBF) dan file ORDER SCHEDULE (OS.DBF). Sedangkan file TABEL (TABEL.DBF) ialah file DAFTAR MATA UANG ASING yang hanya dapat di update- Untuk nemasukkan pertama kali dilakukan aecara manual. Darj- keenpat file diatas akan dihaeilkan output berupa : KAIJITIASI i Vaitu program untuk menghitung seluruh transaksi pada file ORDER SCHEDULE (OS-DBF ) untuk masing-masing ITEM dan haeilnya disimpan pada file ITEM (ITEM.DBF). Total dari rnasing-masing ITEM untuk setiap nomor CAPITAL PROPOSAL disimpan pada file CAPITAL PROPOSAL (CP.DBF) - Hasil output daripada program KALKULASI ini akan ditampilkan di EcreenPRO"IECT COSf COlllrcL RmClRf : yaitu report yang memberikan informasi mengenai biaya yang telah dikeluarkan, siea dari budget untuk masing-maeing ITEM, sisa dari budget ereca.ra
I
total
berapa pereren over /
under setiap
CAPITAL PROPOSAL.
- Pm.IEC:f @Slf @NTrcL Pm ITB{ R@ORf : yaitu report yang nemberikan informaei nengenai biaya yang tel-ah dikeLuarkan,sisa dari budget untuk ITEM yang ditentukan pada saat akan mencetak.
CP No AIID ORDER SC'IffiII,E R$ORI : yaitu report yang memberikan informaej. mengenai_
eeluruh CAPITAL PROPOSAL yang ada, baik itu yang sudah di eloee maupun yang masih actual beserta seluruh deecriptionnya, biayanya transaksinya, suppliernya dan lain-lain. - ACIIIAL EXPH{DIIIIRE RmOnT : yaitu report yang akan memberikan informaei mengenai biaya yang dikeluarkan Eemua CAPITAL PROPOSAL untuk periode tertentu, dapat dicetak secara detail atau secara summary tergantung kebutuhan-
4- Langkah keempat adalah mengisi data kedalan fiLe FORECAST (FC.DBF) melalui program FC-PRG dengan memasukkan nomor CAPITAL PROPOSAL. Program ini akan membaca data dari file FORECAST
(FC.DBF)- Untuk nomor CAPITAL
PROPOSAL
yang telah ada di dalam file, maka data yang ada akan di update, tetapi untuk nomor CAPITAL
I
PROPOSAL
yang baru, maka data akan di
kedalam file
FORECAST(FC.DBF)
adding
.
5. Langkah kelj-ma adalah men TRANSFER data dari (CP.DBF, ITEM.DBF, kelima f ile OS. DBF, TABEL.DBF, FC.DBF) untuk data transaksi ORDER SCHEDULE tr>ada periode yang ditentukan melalui program CAREP.PRG kemudian dilanjutkan ke program TRANSCA.PRG untuk membaca kelima file diatas dan akan menghaailkan file CAPITAL EXPENDITURE (CPCA-DBF). Setelah proBea trangfer selesai maka akan kembali ke program CAREP.PRG untuk membaca file OAPITAL EXPENDITURE (CPCA.DBF) dan program dilanjutkan ke CAREP2.PRG. Output yang dihasilkan ialah CAPITAL EXPENDITURE REPORT yaitu report yang memberikan informaei mengenai biaya pengeluaran pada bulan ini, kumulatif tahun ini, kumulatif tahun yang la1u, berapa peraen over,/under nVEr berapa total biaya untuk CAPITAL PROPOSAL yang PARTLY CLOSED, VanB CLOSED pada tahun ini dan Iain sebagainya. 2.3.
DESXRIPSI FII,E
Untuk mengetahui isi dari
eetiap file yang dipakai dalaur aplikasi ini, maka berikut ini akan dijelaskan mengenai perincian file yang di€unakan adalah eebagai berikut :
10
