Emile Jacqmainlaan 135 – 1000 Brussel Tel.: +32(2)563.03.00
[email protected]
Pagina 1 van 28
Ons kenmerk: VGC2016/DFB/Aankoop/AB/05
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel
Proces-verbaal Informatiesessie opdracht voor de ontwikkeling van een platform voor het digitaal indienen en behandelen van subsidiedossiers 25/02/2016 om 11 u.
1
Aanwezig:
Voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie: Dirk Van Der Kerken, Jacques Swinnen, Lies Wallyn, Ann Boulangier
Voor de firma Loqutus: Nico Deweerdt Voor de firma Ground Lion: Koen De Maesschalk Voor de firma Cronos: Ellen Geens Voor de firma Cronos / Infront: Gert Adriaensen Voor de firma Cegeka: Luc Rynders, Sven Vanairbeek, Glenn Gielens Voor de firma Orbid: Danny Deroose Voor de firma Amplexor: Tom Laureys, Berthold Ballet Voor de firma Net IT: Kristof D'Hoossche, Jan Hofman Voor de firma Devoteam: Stefan Lodewijckx Voor de firma Banc Tec: Harry Baan
Inhoud 1.
Voorbeeldformulieren .......................................................................................................................................................... 5
2.
Subsidievorm overzicht ...................................................................................................................................................... 5
3.
Beheer subsidievorm .............................................................................................................................................................. 5
4.
Berekeningstabel in Excel .................................................................................................................................................. 6
5.
Financieel auditor.................................................................................................................................................................... 6
6.
Organisatie: controle ............................................................................................................................................................ 6
7.
Communicatie: audio-opnamen ...................................................................................................................................7
8.
Planning: timing..........................................................................................................................................................................7
9.
Planning: evaluatie...................................................................................................................................................................7
10.
Organisatie: status verouderd ................................................................................................................................. 8
11.
Ad hoc aanvraag ................................................................................................................................................................. 8
12.
Extra licenties ........................................................................................................................................................................ 8
13.
Demo ............................................................................................................................................................................................. 9
14.
Demo ............................................................................................................................................................................................. 9
15.
Planning ...................................................................................................................................................................................... 9
16.
Archivering ............................................................................................................................................................................. 10
17.
Intake .......................................................................................................................................................................................... 10
18.
Knowledge Base ....................................................................................................................................................................11
19.
Beheren van taken .............................................................................................................................................................11
20.
Back office ................................................................................................................................................................................11
2
21.
Planning: timing ...................................................................................................................................................................11
22.
Belasting ................................................................................................................................................................................... 12
23.
Integratie VIKS..................................................................................................................................................................... 12
24.
Document generatie ....................................................................................................................................................... 12
25.
Mail generatie ....................................................................................................................................................................... 12
26.
Automatisch invullen .....................................................................................................................................................13
27.
Antwoorden ...........................................................................................................................................................................13
28.
Scope............................................................................................................................................................................................13
29.
Gunningscriterium prijs ................................................................................................................................................14
30.
Enterprise Architect files ............................................................................................................................................14
31.
Agile methode .......................................................................................................................................................................14
32.
Taal ................................................................................................................................................................................................14
33.
Cloud ............................................................................................................................................................................................15
34.
Cloud ............................................................................................................................................................................................15
35.
Planning: timing ..................................................................................................................................................................15
36.
Planning: beschikbaarheid..........................................................................................................................................15
37.
Word .............................................................................................................................................................................................15
38.
Word/excel .............................................................................................................................................................................16
39.
Offerte specificaties ........................................................................................................................................................16
40.
Scope............................................................................................................................................................................................16
41.
Service bus...............................................................................................................................................................................16
42.
Formulier software ........................................................................................................................................................... 17
43.
Planning timing.................................................................................................................................................................... 17
44.
Planning timing.................................................................................................................................................................... 17
45.
Prijs................................................................................................................................................................................................ 17
46.
Handtekenbevoegdheid ................................................................................................................................................ 17
47.
Service .........................................................................................................................................................................................18
48.
Archivering ..............................................................................................................................................................................18
49.
Sharepoint ...............................................................................................................................................................................18
50.
Prioriteiten..............................................................................................................................................................................18
51.
Bedrag..........................................................................................................................................................................................19
52.
Registratie................................................................................................................................................................................19
53.
Gemeenschappelijke dossiers...................................................................................................................................19
54.
EPM.................................................................................................................................................................................................19
55.
Planning: timing ..................................................................................................................................................................19
56.
Prioriteiten ............................................................................................................................................................................ 20
57.
Beschikbaarheid toepassing.................................................................................................................................... 20
58.
Beschikbaarheid toepassing.................................................................................................................................... 20
59.
Infrastructuur ..................................................................................................................................................................... 20
60.
Beheer ........................................................................................................................................................................................ 20 3
61.
Monitoring .............................................................................................................................................................................. 21
62.
Onderhoud ............................................................................................................................................................................. 21
63.
Infrastructuur ...................................................................................................................................................................... 21
64.
Infrastructuur ...................................................................................................................................................................... 21
65.
Upgrades.................................................................................................................................................................................. 22
66.
Service ....................................................................................................................................................................................... 22
67.
Service ....................................................................................................................................................................................... 22
68.
Service ....................................................................................................................................................................................... 22
69.
Service ....................................................................................................................................................................................... 22
70.
Service: releasenotes......................................................................................................................................................23
71.
Service ........................................................................................................................................................................................23
72.
Performantie.........................................................................................................................................................................23
73.
SLA: tijden ..............................................................................................................................................................................23
74.
Service: ticket ......................................................................................................................................................................24
75.
SLA: tijden ..............................................................................................................................................................................24
76.
Service: exploitatieperiode .......................................................................................................................................24
77.
SLA ................................................................................................................................................................................................24
78.
SLA ................................................................................................................................................................................................25
79.
Kantooruren..........................................................................................................................................................................25
80.
Onderhoud .............................................................................................................................................................................25
81.
Service ........................................................................................................................................................................................25
82.
Service ........................................................................................................................................................................................25
83.
Service ........................................................................................................................................................................................26
84.
Service ........................................................................................................................................................................................26
85.
Service ........................................................................................................................................................................................26
86.
Service ........................................................................................................................................................................................26
87.
Service ........................................................................................................................................................................................ 27
88.
Service ........................................................................................................................................................................................ 27
89.
Web ............................................................................................................................................................................................... 27
90.
Andere systemen ............................................................................................................................................................... 27
91.
CRM ............................................................................................................................................................................................... 27
92.
Service ........................................................................................................................................................................................ 27
93.
Service ........................................................................................................................................................................................28
94.
Prijsinventaris: Excel ......................................................................................................................................................28
95.
Budget ........................................................................................................................................................................................28
4
1. Voorbeeldformulieren Vraag Referentiepagina document VGC: Bijlage 2.2_Functionele vereisten_Analyse TOWaar kunnen we een voorbeeldformulier vinden van 2 verschillende subsidievormen, die vandaag de dag gebruikt worden om ingevuld te worden door KTT? Dit om een beeld te krijgen van welke informatie er wordt opgevraagd per aanvraag. Antwoord Zie in het algemeen onder http://www.vgc.be/ondersteuning/subsidies-thema , specifiek 2 voorbeelden: Educatieve schoolinitiatieven: http://www.vgc.be/sites/www.vgc.be/files/download/educatieveschoolinitiatieven_aanvraagfor mulier_5.doc Brede opvang: http://www.vgc.be/sites/www.vgc.be/files/download/bredeopvang-subsidieformulier_2.doc
2. Subsidievorm overzicht Vraag Referentiepagina document VGC: Bijlage 2.2_Functionele vereisten_Analyse TOHoeveel verschillende subsidievormen en welke worden er vandaag aangeboden? Antwoord Zie bijlage 5.8 inventaris subsidies ADOV. Deze is bijgewerkt en wordt beschikbaar gesteld in Excel vorm.
3. Beheer subsidievorm Vraag Referentiepagina document VGC: Bijlage 2.2_Functionele vereisten_Analyse TOMoeten gebruikers zelf nieuwe subsidievormen kunnen aanmaken zonder technische ingreep? Een subsidievorm is als het ware een sjabloon voor nieuwe definities: moet zo’n basisvorm dus door iedereen kunnen aangemaakt worden? Antwoord Subsidievorm is een vereiste. De koppeling van het dynamisch formulier aan een onderliggende subsidievorm is technisch evenwel complex vanwege de koppeling van datavelden van het dossierbeheersysteem aan formuliervelden. Vanwege de complexiteit laten we hier 2 mogelijkheden toe, waarvan er minstens één moet worden aangeboden: - Het onderhouden van de koppeling van datavelden van het databeheersysteem met dynamisch formulier kan door een niet technisch medewerker worden uitgevoerd, bv een business applicatieverantwoordelijke. Dit betekent dat er een gebruiksvriendelijke interface is die dit vlot ondersteund.
5
-
Het onderhouden van de koppeling van datavelden van het databeheersysteem met dynamisch formulier moet door een technisch medewerker van de VGC ICT dienst worden uitgevoerd. Ook hier kan de koppeling worden gelegd door het uitvoeren van handelingen en niet door software ontwikkeling.
4. Berekeningstabel in Excel Vraag Referentiepagina document VGC: Bijlage 2.2_Functionele vereisten_Analyse TOVoorbeeld “Berekeningstabel” in Excel is nodig (inclusief formules). Vraag Kunnen de belangrijke, representatieve voorbeelden bezorgd worden van de berekeningen die in Excel moeten uitgevoerd worden? Antwoord De bijlage wordt in Excel beschikbaar gesteld. We beklemtonen wel dat de formules in feite geen deel uitmaken van de oplossing. De gegevens moeten uit het databeheersysteem in een Excel binnengetrokken worden en de resultaten moeten kunnen worden teruggekoppeld. De eventuele business rules tussen aangeleverde data en de resultaten is de verantwoordelijkheid van de dossierbehandelaar. Dat is de reden dat we gekozen hebben voor Excel. De business rules kunnen variëren van jaar tot jaar in functie van de beleidsaccenten.
5. Financieel auditor Vraag Referentiepagina document VGC: Bijlage 2.2_Functionele vereisten_Analyse TOAls de auditor zijn advies moet kunnen opladen, is dit dan via een externe toegang of is dit ook een interne gebruiker die aan de backoffice applicatie kan? Antwoord De auditor is een gedefinieerde rol van een interne medewerker die een ActiveDirectory-login heeft en gebruikt maakt van de backoffice. Ook het opladen van externe adviezen gebeurt door een interne gebruiker.
6. Organisatie: controle Vraag Referentiepagina document VGC: Bijlage 2.2_Functionele vereisten_Analyse TOHoe zal men 100% zeker zijn dat iemand die zich als nieuwe organisatie registreert, ook “echt” is? Welke validatie gebeurt er tussen een persoon en zijn mandaat om aanvragen voor een organisatie in te dienen? Antwoord 100% zekerheid is niet te garanderen zonder gebruik van e-ID/CSAM. Uit de huidige praktijk leren we echter dat dossierbeheerders hun werkveld vrij goed kennen. Nieuwe namen worden geverifieerd door de dossierbeheerder bij de organisatie zelf.
6
Financieel is er een controle ingebouwd voor het rekeningnummer waarop een subsidie gestort wordt. We baseren ons op de manuele controle en de organisatiekennis van de dossierbeheerder.
7. Communicatie: audio-opnamen Vraag Referentiepagina document VGC: Bijlage 2.2_Functionele vereisten_Analyse TOMoeten in- en uitgaande telefoonoproepen ook de geluidsopnamen zijn of gaat het enkel om de taak van een gevoerd gesprek, zonder audio? Indien het audiogesprek moet opgeslagen worden, welke telefooncentrale en toestellen worden gebruikt? Antwoord Gevoerde telefoongesprekken moeten niet worden opgenomen in een audiobestand. Integratie dienaangaande is niet gewenst. Koppelen aan het dossier van mediabestanden moet mogelijk zijn.
8. Planning: timing Vraag bestek p.17 - eerste oplevering backoffice : 1/8/2016 - acceptatie backoffice en e-loket : 3/10/2016 => wat houdt deze “eerste oplevering exact in + in hoeverre is de timing bindend? Antwoord Eerste oplevering: we verwachten een operationele back-office in een acceptatieomgeving, waarbij de dossierbehandelaars uit de projectgroep zich met de toepassing vertrouwd kunnen maken. Het is niet de bedoeling de geregistreerde gegevens bij te houden voor de productieomgeving. Wat willen we zeker testen bij aanvang: - Aanmaken taxonomieën, aanmaken subsidievorm, aanmaken subsidiedefinitie - Instellen deadlines, taken, notificaties - Afhandelen in- en uitgaande communicatie - … Vanaf de eerste oplevering naar de back-office zullen nieuwe functionaliteiten gaandeweg worden toegevoegd volgens een agile filosofie waarbij er een goede interactie en samenwerking is tussen leverancier en VGC. Acceptatie back-office: we verwachten een operationele back-office en e-loket in een acceptatieomgeving, die op dat moment kan worden overgezet naar een productieomgeving. De opgegeven timing is bepaald door de operationele cycli van de subsidies die we in de verschillende fasen opstarten, vandaar het belang dat we er aan hechten. Het zijn streefdata. De data die de leverancier in zijn plan opneemt zijn bindend en maken deel uit van evaluatie.
9. Planning: evaluatie Vraag
7
Tijdens de uitvoering van de opdracht, wordt op regelmatige basis een evaluatie gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde opdracht. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde opdrachten zullen moeten herbegonnen worden. Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. => wat wordt verstaan onder ‘niet behoorlijk’ of ‘niet conform’? Antwoord Onder niet behoorlijk of niet conform verstaan we niet beantwoordend aan één of meerdere vereisten van het lastenboek. Bij de beoordeling zullen de globale doelstellingen steeds gehanteerd worden als maatstaf.
10.Organisatie: status verouderd Vraag Wat is de definitie van VEROUDERD bij de organisatiegegevens? Wanneer zijn organisatiegegevens verouderd? P.17 4.2.3. Aanvraag registreren of p.19 B2-1.1 Invoeren/wijzigen aanvraag. Antwoord Gegevens van een organisatie moeten minimaal jaarlijks nagekeken en bevestigd worden door de gemachtigde van de organisatie . Indien de wijzigingsdatum ouder is dan een jaar, dan krijgt de organisatie de status verouderd.
11. Ad hoc aanvraag Vraag TO BE ANALYSE: 4.2.4 ad-hoc aanvraag: een dossier kan dus bij willekeur wel of niet getoond worden in E-loket? Wordt hier impliciet gevraagd dat dit via een parameter aan of afgezet kan worden in de back-office? Graag meer duiding. Antwoord In deze vraag zijn er 2 noties: - Elke organisatie kan een idee of project voorstellen dat zij willen uitvoeren, los van de reeds bestaande subsidiedefinities, zich baserend op de algemene bepalingen van het organiek reglement. Om deze vragen te kanaliseren hebben we de ad hoc aanvraag ingevoerd. Omwille van de diversiteit van de vragen laten we echter niet toe dit via het eloket te doen. Het is de dossierbehandelaar zelf die de aanvraag invoert op het moment dat de aanvraag aanvaardbaar is. Verder wordt het standaard traject gevolgd en is het dossier beschikbaar op het e-loket. - Elk dossier (ad hoc en andere) kan door de dossierbehandelaar in het e-loket zichtbaar of niet-zichtbaar worden gesteld.
12. Extra licenties Vraag Kan de oplossing gebruik maken van de SharePoint omgeving van VGC, m.a.w. er moeten geen extra licenties voorzien worden in de offerte? Klopt dit? Antwoord
8
Het overzicht van de bij VGC beschikbare licenties is meegedeeld in bijlage 6.4. Indien er andere of bijkomende licenties nodig zijn specifiek voor de toepassing, dan moet dit vermeld worden in een document in bijlage dat deel uitmaakt van de opdracht. Hierbij verwijzen we ook naar de aanpassing/herformulering van de optie 5, zie vraag 29. De toepassing van de Collegeprocedure (besluitvormingsproces) is actueel in de VGC Sharepoint omgeving uitgerold.
13. Demo Vraag Demo sessie : Er wordt vanuitgegaan dat alles in de oplossing zit zonder custom development. a. Wat met zaken die custom worden bijgebouwd om aan de criteria te voldoen, deze kunnen logischerwijze niet getoond kunnen worden in demo. b. Is simuleren of mondeling toelichten in demoscenario toegestaan? Antwoord Inderdaad, in dit geval moet worden beschreven hoe de oplossing zal worden geconcipieerd om tegemoet te komen aan de vereisten. Simuleren en mondeling toelichten is toegestaan, maar dit moet kernachtig en to the point gebeuren. In dit geval moet dit ook worden gedocumenteerd en afgegeven tijdens de demo. Dit document is getekend en gedateerd en maakt deel uit van de offerte.
14. Demo Vraag Demo sessie: Wie wordt uitgenodigd voor een demo? Wordt er een shortlist opgesteld? Vraag Dient elke kandidaat een demosessie te geven? Of enkel een selectie van geshortliste kandidaten? Antwoord Elke kandidaat die zich inschrijft moet een demo geven.
15. Planning Vraag Rond de technologieën wordt het volgende vermeld: a. 'Uitvoeren van de functionele analyse voor onderdelen die nog in de roadmap van de leverancier zitten, met vermelding van de specifieke impact op de VGC implementatie. De voor dit dossier relevante onderdelen van de roadmap worden door de aanbieder opgelijst in een aparte bijlage bij de offerte, vergezeld van een tijdsplan voor realisatie en invoering met testen en starten in productie. Uitvoeren van de functionele analyse voor onderdelen die in maatwerk moeten worden gerealiseerd, met vermelding van de specifieke impact op de VGC implementatie. De maatwerk onderdelen worden door de aanbieder opgelijst in een aparte bijlage bij de offerte, vergezeld van een tijdsplan voor realisatie en invoering met testen en starten in productie.' b. Wat wordt bedoeld met specifieke impact? Antwoord
9
We gaan er van uit dat we kunnen vertrekken van een standaardoplossing. Bij de implementatie zullen er nog een aantal functionaliteiten moeten worden ontwikkeld. Hierin maken we onderscheid tussen: - De roadmap, die eigen is aan de productevolutie en dan ook niet moet worden beschouwd als maatwerk. Het onderhoud is voorzien in het onderhoudscontract. - Maatwerk, dat specifiek is voor VGC. Onderhoud aan dit maatwerk moet bij voorzien worden in het onderhoudscontract. Met specifieke impact bedoelen we welke onderdelen van de implementatie hierin zijn betrokken zodat dit consequent kan worden ingepland in het implementatieplan. In de planning dient de leverancier een duidelijk onderscheid te maken tussen roadmap en maatwerk.
16. Archivering Vraag Retentiebeheer en/of archiveringsmogelijkheden a. Zijn er specifieke requirements? b. Wat is voor VGC het verschil tussen retentiebeheer en archiveringsmogelijkheden. Antwoord Volgende noties spelen: - Archiveren van dossiers en subsidiedefinities die dat statuut krijgen. Ze behoren niet langer automatisch in de dashboards te verschijnen om de dagdagelijkse zaken performant en efficiënt te kunnen uitvoeren - Archiveren als techniek met retentiebeheer als achtergrond: o Gegevens onttrekken en op nieuw medium opslaan o Gegevens volgens moderne technologieën van de dagdagelijkse activiteit afzonderen (hiervoor kan wellicht beroep worden gedaan op de COMMVAULT oplossing van VGC standaard) Het doel is ten allen tijden nu en in de toekomst efficiënt, vlot en gebruiksvriendelijk te kunnen blijven werken, nu en in de toekomst. Verouderde data kan dit verstoren door de hoeveelheid aan data. Wat heeft de leverancier te bieden nu en in de toekomst om dat tegen te gaan.
17. Intake Vraag Om de communicatie vlot te laten verlopen moeten er bij de intake van communicatie, voorzieningen zijn om dit proces te vergemakkelijken. Hierbij denken we aan het automatisch verwerken van inkomende mails, het verwerken van elektronische documenten evenals het integreren van gescande documenten. a. Welke zijn de specifieke technische beperkingen en/of requirements rond deze voorzieningen? Antwoord We verwijzen hier naar de rubrieken 4.9.5, 4.9.7, 4.9.10 en aanverwante rubrieken. In rubriek 6.7. Intake van informatie zijn de mogelijkheden opgesomd betreffende Intake. We verwachten dat de inschrijver zijn invulling hierin weergeeft.
10
18. Knowledge Base Vraag Knowledge Base a. 'Echter de documentatie aangaande de reglementering, de reglementering zelf, de procedures en andere achterliggende informatie moet wel in een kennisbank kunnen worden opgenomen in het subsidieplatform, zodat steeds de laatste versie van elk reglement vlot en direct kan worden teruggevonden. Bovendien moeten de kennisdocumenten vlot gerelateerd kunnen worden aan een (type) subsidie.' (zie kennisbank) b. Mag dit via bijvoorbeeld Wiki's of moet dit in document formaat zijn? Antwoord We verwachten dat dit in documentformaat kan.
19. Beheren van taken Vraag a. Worden taken, gelinkt aan specifieke subsidiedossier en algemene taken rond het beheer van dossiers(subsidievorm/definitie) in hetzelfde systeem en/of gebruikersdashboard gezien? Antwoord Een globaal overzicht van taken is nodig voor de afhandeling ervan. Filteropties moeten mogelijk zijn.
20.
Back office
Vraag Enerzijds wordt gezegd dat een back-office gebruiker kan inloggen in de applicatie via Single Sign-On, anderzijds zou een gebruiker vanuit de applicatie zijn passwoord moeten kunnen resetten via een link. Dit lijkt een contradictie (zie hoofdstuk I2-1.1 Authenticeer backoffice): -
-
Een gebruiker die een login heeft bekomen voor de backoffice kan via Single Sign On aanloggen aan de toepassing. Dit betekent dat hij, nadat hij zich heeft aangelogd op het intranet, geen 2e maal zijn logingegevens hoeft in te brengen wanneer hij naar het backoffice portaal navigeert. De logingegevens van Active Directory zijn dan ook van toepassing voor de applicatie. Een gebruiker moet de mogelijkheid hebben om zijn paswoord te resetten via een link in een mail die hem op vraag wordt toegestuurd.
Antwoord Deze laatste zin is inderdaad te schrappen bij de rubriek I2-1.1 aangaande de back office. Dit is daarentegen wel relevant voor het e-loket.
21. Planning: timing Vraag Is de gesuggereerde planning, voorgesteld door VGC, een uitsluitingscriterium? Antwoord
11
Neen. De opgegeven timing is bepaald door de operationele cycli van de subsidies die we in de verschillende fasen opstarten, vandaar het belang dat we er aan hechten. Het zijn streefdata. De data die de leverancier in zijn plan opneemt zijn bindend en maken deel uit van evaluatie.
22.
Belasting
Vraag Op hoeveel (concurrent) gebruikers moet het systeem gedimentioneerd worden (piekbelasing)? Antwoord Refererend naar de technische specificaties, zie de kader hieronder. Actueel gebruik Aantal gebruikers back office (dossierbeheerders subsidies) Aantal gebruikers E loket (aantal aanvragende organisaties) Aantal subsidieaanvragen per jaar
ADOV 25
ECM 4
Gezondheid 9
Gezin 6
CJS 60
Totaal +/-105
300
80
117
45
450
80
142
60
1500 +/2050 3000 +/3750
In de huidige scope is enkel ADOV van toepassing, maar naar schaalbaarheid toe voor de toekomst, moet het totaal in acht genomen worden.
23.
Integratie VIKS
Vraag Integratie met Viks (contactenbank): welke organisatiegegevens worden in Viks beheerd en welke moeten bijkomend in het nieuwe systeem bijgehouden worden voor een organisatie? Antwoord Deze gegevens staan in het lastenboek (To Be analyse) rubriek 6.4. (p.103 en volgende).
24.
Document generatie
Vraag Hoeveel verschillende documenttemplates moeten ingericht worden? Antwoord Wij verwachten dat de dossierbeheerder zelf de templates kan opmaken en gebruiken. Behalve voor de dynamische formulieren: daarvoor verwijzen we naar de vraag aangaande het beheer van subsidievormen (3). In de opstartfase zal dit inderdaad gezamenlijk opgebouwd worden, per subsidiedefinitie gaat het om een tiental templates over het gehele subsidietraject (verspreid in de tijd). Zie ook rubriek 5.2.2 p.81 van de TO BE analyse
25.
Mail generatie
Vraag Hoeveel verschillende mailtemplates moeten ingericht worden?
12
Antwoord Wij verwachten dat de dossierbeheerder zelf de templates kan opmaken en gebruiken. In de opstartfase zal dit inderdaad gezamenlijk opgebouwd worden, per subsidiedefinitie gaat het om een zestal templates over het gehele subsidietraject (verspreid in de tijd). Zie ook rubriek 5.2.2 p.82 van de TO BE analyse
26.
Automatisch invullen
Vraag Welke informatie moet automatisch kunnen ingevuld worden in gegenereerde documenten en emails? En welke formatering moet hierbij ondersteund zijn? Antwoord De velden zijn dossier gerelateerd, zie voorbeelden in bijlagen 5.3 en 5.4 Office-formatteringen
27.
Antwoorden
Vraag Hoe moet er exact geantwoord worden op de functionele vereisten - Analyse TO BE (bijlage 2.2, document van auteur Dirk Van der Kerken) a. Hoe diep gaat die structuur, m.a.w wat is een 'rubriek'.. b. Tabellen? c. Vrije tekst? d. In begin document worden functionele vereisten expliciet opgelijst (bv. p. 11 van bijlage), verder in het document verdwijnt deze structuur... Antwoord In het opdrachtdocument p. 21 staat hoe te antwoorden. Onder rubriek wordt elke titel uit de volledige inhoudstafel van de functionele TO BE analyse verstaan. De reden hiervoor is dat we per rubriek en subrubriek een mapping kunnen maken met de in het lastenboek opgestelde structuur, zodat we duidelijk vraag en antwoord volgens de inhoudstafel kunnen matchen. Tabellen zijn enkel voor de technische vereisten ter beschikking. De volledige TO BE analyse kan worden beschouwd als functionele vereisten, waarbij de leverancier een aantal vrijheden krijgt om deze naar analogie in te vullen.
28.
Scope
Vraag Bepaalde procesblokjes worden zwart ingekleurd. a. Bv.: analyse To-BE (bijlage 2), p. 15 b. Moeten we die beantwoorden of zijn deze out of scope van de gewenste oplossing? Antwoord Het worddocument van de TO BE analyse wordt gepubliceerd, daarin zijn de blokjes zichtbaar. Deze zijn wel degelijk in scope.
13
29.
Gunningscriterium prijs
Vraag Wat zal er objectief vergeleken worden? Volgens de letter kunnen opties gekozen worden bij een offerte en bij andere offerte niet en hoe kunnen op die manier beide offertes vergeleken worden. Vraag Prijsberekening: hoe wordt er rekening gehouden met het wel of niet opgeven van vrije opties? M.a.w. hoe kunnen ""opties"" worden vergeleken aangezien ze vrijblijvend mogen worden ingediend ? Hoe kunnen de prijzen objectief worden vergeleken ?
Antwoord De optie 1 is een verplichte optie, waarvoor men een prijs opgeeft. Wij zijn niet verplicht deze optie te gunnen. De opties 2, 3 en 4 zijn optionele functionaliteiten, vallen in de globale prijs en worden meegenomen in de kwaliteitsbeoordeling. We zullen deze schrappen uit de prijstabel. De optie 5 wordt geschrapt als optie. In de plaats daarvan vragen we een Excel lijst die de extra componenten en onderdelen oplijst die toegevoegd moet worden aan de VGC standaarden, met prijsvermelding. Het totaal bedrag hiervan zal meegenomen worden in het gunningscriterium van de prijs, maar maakt geen deel uit van de opdracht.
30.
Enterprise Architect files
Vraag Niet alle details zijn gekend in EA. Wordt er verondersteld dat hier geen verdere analyse nodig is, m.a.w. Niet belangrijk en niet relevant voor dit project? Antwoord Het lastenboek bevat de volledige beschrijving van de scope. De EA files zijn documentatie voor de processen, betrokkenen, documenten en datamodellen. Uiteraard zijn dit theoretische benaderingen die in functie van de geboden toepassing anders kunnen uitgewerkt worden. Er is nog een functionele analyse fase voorzien, ook in de prijstabel.
31. Agile methode Vraag Kan VGC in detail toelichten wat dit voor hen betekent? Antwoord De werkmethode die VGC voor ogen heeft baseert zich op de algemene Agile-filosofie, nl. het starten met een degelijke werkbare basis en deze verder laten evolueren op basis van intensieve wederzijdse communicatie tussen het business-team en het ICT-ontwikkelteam (in dit geval de leverancier).
32.
Taal
Vraag Moeten de referenties ook in het Nederlands worden toegevoegd ? Antwoord 14
Alle teksten moeten in het Nederlands worden opgesteld.
33.
Cloud
Vraag Enkel de front-office mogelijk in de cloud? Back-office sowieso on premise ? Antwoord Ja, voor front eventueel, voor B.O. sowieso niet in de cloud.
34.
Cloud
Vraag Indien een cloud-oplossing wordt voorgesteld als vrije variant, kunnen we er als leverancier dan van uitgaan dat VGC de aanvragen bij privacy commissie voor mogelijke persoonsgebonden data op zich neemt? Is er rekening gehouden met de tijdsspanne tussen aanvraag & antwoord in de voorgestelde planning voor oplevering ? Antwoord Neen, er is geen rekening gehouden met een tijdspanne voor aanvraag bij de privacy commissie. Indien een aanvraag nodig is, zal VGC dit uiteraard op zich nemen. Wij moeten voor dit dossier geen aanvraag indienen bij de privacy commissie, maar moeten enkel aangifte doen voor het bijhouden van persoonsgegevens.
35.
Planning: timing
Vraag In hoeverre staan de termijnen van de uitvoering van de opdracht vast ? Betreft dit enkel de basis oplossing ? Antwoord De opgegeven timing is bepaald door de operationele cycli van de subsidies die we in de verschillende fasen opstarten, vandaar het belang dat we er aan hechten. Het zijn streefdata. De data die de leverancier in zijn plan opneemt zijn bindend en maken deel uit van evaluatie.
36.
Planning: beschikbaarheid
Vraag In hoeverre garandeert VGC de beschikbaarheid van de betrokken eigen medewerkers teneinde deze mijlpalen te halen ( workshops, functionele analyses, functionele testen, etc. ) ? Antwoord VGC garandeert de beschikbaarheid volgens de huidige planning en in functie van de op te stellen PID.
37.
Word
Vraag Is het mogelijk om deze informatie via Word beschikbaar te stellen
15
A. Offerteformulier B. Technische gegevens C. Bij te voegen documenten D. Inventaris Antwoord Het offerteformulier wordt in Word gepubliceerd. De prijsinventaris wordt in Excel gepubliceerd.
38.
Word/excel
Vraag In D. Inventaris wordt verwezen naar Bijlage 1. Wordt hiermee de prijstabel bedoeld? Is het mogelijk om deze ook extra toe te voegen in word of excel? Antwoord De bijlage Prijstabel zal in excel worden gepubliceerd
39.
Offerte specificaties
Vraag Is het de bedoeling dat we zelf een document aanmaken op basis van de inhoudstabel gelijkaardig aan het document Technische Vereisten ? Antwoord Een Word document met de structuur zoals gevraagd in het opdrachtformulier is veel beter leesbaar. We vragen dan ook de gevraagde structuur te hanteren.
40.
Scope
Vraag Dient er ook een schatting gemaakt te worden voor de migratie van bestaande dossiers naar de nieuwe omgeving ? Of is dit buiten scope ? Antwoord Neen. Buiten scope.
41. Service bus Vraag Moet de oplossing integreren met een service bus? Zo ja, dewelke ? Antwoord We verwachten in de offerte ook de opbouw van de toepassing zelf. Indien er in de architectuur van de toepassing een service bus is voorzien, dan dient dit uiteraard ook beschreven te worden. De leverancier moet aangeven en documenteren welke services kunnen er van de toepassing zelf worden gebruikt? Voor de ViKS gebeurt alles rechtstreeks via aanspreken van een REST API zoals meegegeven in de bijlagen.
16
42.
Formulier software
Vraag Het bestek geeft notie van Key Survey als formulier software, moet hiermee geïntegreerd worden? En zo ja, zijn er voldoende licenties aanwezig ? Antwoord KeySurvey is een enquetesoftware die eventueel als alternatief voor een documenttoepassing kàn gebruikt worden. Onze voorkeur gaat evenwel naar een geïntegreerde oplossing. Mocht KeySurvey het enige aangeboden alternatief zijn, dient in de offerte het aantal nodige licenties vermeld en becijferd te worden. Momenteel zijn er net voldoende licenties aanwezig om de huidige noden te dekken.
43.
Planning timing
Vraag Zijn volgende timings correct: - opdracht ontwikkeling: na gunning tot en met 31/5/2017 - garantie: van 1/6/2017 tot en met 31/5/2018 - onderhoud: start 1/6/2018 Antwoord De garantie gaat in na de eerste acceptatie, in de huidige planning is dit op 3 oktober 2016. De garantieperiode duurt een jaar. Het onderhoudscontract start na afloop van de garantieperiode.
44.
Planning timing
Vraag Er wordt vermeld dat de offertes voor de openingszitting op vrijdag 25/3 om 11 moeten worden ingediend, terwijl er in het projectplan (Deel 3 - Bijlage 7.1) als uiterste datum voor indiening 23/3 is opgegeven? Antwoord De correcte datum is 25/3 om 11u.
45.
Prijs
Vraag Globale prijs: Fixed prijs of time&material? Antwoord Globale prijs voor ontwikkeling en implementatie. Eenheidsprijzen voor onderhoudscontract (per jaar), toekomstige Chances (per dag), gebruikslicenties van de software (eenmalig of per jaar, duidelijk te vermelden), hosting e-cloud (per jaar).
46.
Handtekenbevoegdheid
Vraag Er is gevraagd om de handtekenbevoegdheid te bewijzen:
17
- aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes … - of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, … Volstaat hiervoor ook de publicatie in het staatsblad? Antwoord Indien in die publicatie duidelijk is opgenomen wie voor welke waarde offertes mag ondertekenen is dat OK.
47.
Service
Vraag Wat wordt er verwacht tijdens de uitgebreide service diensten gedurende 2 jaren? Hoe verhoudt zich dit met de garantie en onderhoud? Antwoord Met de uitgebreide service bedoelen we een extra ondersteuning en hulp aan de business en VGCICT (o.a. how-to-vragen).
48.
Archivering
Vraag Retentiebeheer en/of archivering staat beschreven binnen scope, terwijl dit eerder (Opdrachtdocument Deel 1 - J) als optie beschreven staat? Antwoord Zie de vraag over de opties. Archivering is inderdaad in scope genomen.
49.
Sharepoint
Vraag Is er meer informatie over het procesverloop van de collegeprocedure in SharePoint? Antwoord De collegeprocedure is een aparte software wat in dit dossier als black box kan beschouwd worden. De toepassing moet in de toekomst (buiten initiële scope) een dossiercreatie in sharepoint kunnen genereren. Vanuit sharepoint is het collegebesluit de terugkoppeling die moet kunnen binnen getrokken worden in het systeem. Wat daartussen gebeurt is niet relevant voor dit project.
50.
Prioriteiten
Vraag Bestaat er een prioritisering van de functionele vereisten? Op welke vereisten kan absoluut geen 'neen' ingediend worden? Antwoord Een vereiste is een verplichting. Daar waar expliciet anders vermeld, is marge toegestaan.
18
51.Bedrag Vraag Hoe wordt het max gebudgetteerde bedrag berekend? (zie TO BE analyse p.19) Antwoord In functie van begroting, beleidsaccenten en bestaand budget, zal de dossierbeheerder een maximum budget voor een bepaalde subsidie ter beschikking hebben. Dit is een variabele die manueel wordt ingevoerd.
52.
Registratie
Vraag Er wordt gesproken van verschillende mogelijkheden van aanvraag registratie. We mogen vermoeden dat dit gaat over registratie via e-loket, post/mail, manueel via backoffice? Antwoord We verwijzen hier naar de rubrieken 4.9.5, 4.9.7, 4.9.10 en aanverwante rubrieken. In rubriek 6.7. Intake van informatie zijn de mogelijkheden opgesomd betreffende Intake. We verwachten dat de inschrijver zijn invulling hierin weergeeft.
53.
Gemeenschappelijke dossiers
Vraag Wat is een portefeuille subsidie/aanvraag? Antwoord In de TO BE analyse p.102 rubriek 6.3. Gemeenschappelijke dossiers, staat dit uitgelegd.
54.
EPM
Vraag Waar staat EPM voor? Antwoord Dit is het aankoopsysteem van Ordiges met daaraan gekoppeld PIA als het boekhoudkundig systeem. Voor deze toepassing zien we beide als één geheel. De interface met EPM is momenteel buiten scope, maar de mogelijkheid hiertoe is wel degelijk van cruciaal belang, gezien hier in de toekomst heef wat efficiëntiewinst mee te halen valt.
55.
Planning: timing
Vraag In de technische vereisten wordt een definitieve oplevering van basisoplossing met e-loket op 15/9 voorzien, terwijl er in het projectplan (Deel 3 - Bijlage 7.1) 30/9 voorzien is? Dit zal in het opdrachtdocument worden aangepast. Antwoord Een definitieve oplevering kan op 30/9.
19
56.
Prioriteiten
Vraag Bestaat er een prioritisering van de technische vereisten? Op welke vereisten kan absoluut geen 'neen' ingediend worden? Antwoord Een vereiste is een verplichting. Daar waar expliciet anders vermeld is marge toegestaan.
57.
Beschikbaarheid toepassing
Vraag "Toepassing mag op jaarbasis 1% van arbeidstijd onbeschikbaar zijn -> (+-250 werkdagen @8u/gewerkte dag) = +-20u ? Bij NF_06_01 staat ""De continuïteit van de toepassing dient 95 % van de arbeidstijd beschikbaar te zijn, met max uitval van 4h aaneensluitende onderbreking"", wat 5% onbeschikbaarheid van de arbeidstijd inhoudt. Welk percentage onbeschikbaarheid is van toepassing?" Antwoord De toepassing mag op jaarbasis 1% van de arbeidstijd onbeschikbaar zijn, met een max uitval van 4u per aaneensluitende onderbreking. Vanuit infrastructuur worden deze up-times gehaald voor de in-house applicaties.
58.
Beschikbaarheid toepassing
Vraag Wordt in de context van onbeschikbaarheid ook rekening gehouden met maintenance windows? Antwoord Als het maintenance window overlapt met de kantooruren, valt het gedeelte dat binnen de kantooruren valt binnen de onbeschikbaarheid, indien het gaat om een patch ten gevolge dringende bugfixing. Geplande upgrades vallen buiten de context van onbeschikbaarheid.
59.
Infrastructuur
Vraag Is de onderliggende infrastructuur (on-prem vs. cloud) zo opgezet dat de gevraagde availability levels op applicatief niveau haalbaar zijn? (zie lager) Antwoord Wij verwachten van de leverancier een voorstel om hieraan te voldoen binnen de ICTstandaarden die gelden binnen VGC, of indien nodig uitgebreid.
60.
Beheer
Vraag Wie beheert de 'infrastructuur' (on-prem vs. cloud) en hoe ver dienen de verantwoordelijkheden voor de leverancier te gaan? Ook OS-, SQL- & werkplek-beheer, backups (en restore), disaster recovery vallen bijvoorbeeld niet binnen de verantwoordelijkheid van de leverancier, maar binnen de verantwoordelijkheid van de infra-beheerder, klopt dit? Hoe ziet de klant dit?
20
Antwoord Voor eventuele cloud ligt de volledige verantwoordelijkheid bij de leverancier voor software, hosting, back-up, disaster recovery, …. On-premise dienen de procedures en afspraken in overleg te gebeuren tussen VGC en de leverancier. Eens deze vast liggen, ligt de operationele verantwoordelijkheid over de infrastructuur aspecten bij VGC, net als voor netwerk.
61. Monitoring Vraag "Het is nuttig om te weten welke partij zal instaan voor de monitoring en welke tool hiervoor gebruikt wordt? Omvat dit systeemmonitoring of kan hier addidionele applicatieve monitoring op toegevoegd worden? Kan via de monitoring ook een end-to-end process gemonitord worden?" Antwoord Actueel gebruikt VGC standaard VM Ware en Microsoft tools voor systeem monitoring. Indien er specifieke monitoring nodig is, verwachten we een voorstel. End-to-end monitoring wordt actueel niet verwacht, tenzij er expliciet nood aan is of dit is geïntegreerd in de applicatie zelf.
62.
Onderhoud
Vraag Is er een zicht of er tijdens de onderhoudsfase veel applicatieve wijzigingen (changes) zullen plaatsvinden en in welke volumes (bijvoorbeeld i.k.v. evolutief onderhoud)? Antwoord Deze implementatie is de eerste stap in de uitbouw van een digitaal subsidieplatform voor de volledige VGC. We verwachten dan ook dat de evolutie verder gaat gedurende zeker 3 jaar. Anderzijds is er de roadmap van de leverancier zelf. Dit kwantitatief uitdrukken is niet mogelijk.
63.
Infrastructuur
Vraag Mogen we veronderstellen dat de onderliggende infrastructuur/architectuur mee wordt bepaald door de leverancier (maar wordt voorzien door de klant on-prem of in de cloud?) Antwoord In de cloud bepaalt de leverancier de onderliggende infrastructuur. On-premise wordt een voorstel verwacht dat binnen de VGC standaarden kadert en wat haalbaar is, rekening houdend met de omvang van het huidig project. Hierbij mag u er van uit gaan dat er een redundante infrastructuur aanwezig is (VM Ware, storage, …).
64.
Infrastructuur
Vraag Wat wordt juist verstaan onder 'onderliggende technologie' (infra?, OS?) Antwoord
21
In onderling overleg met de leverancier moet een procedure worden opgezet om technologische evoluties te kunnen implementeren. Dit betreft alle infrastructuur en bijhorende software (OS inclusief patches, browsers, Sharepoint, ….)
65.
Upgrades
Vraag Zijn upgrades enkel minor patches en/of service packs voor de huidige versies (major releases dienen m.i. beschouwd te worden als een apart project)? Antwoord Het gaat hier over alle upgrades en de procedure van introductie van die upgrades. We kunnen volgen dat major releases in sommige gevallen als een project kunnen worden beschouwd. De vraag is hier net te beschrijven hoe jullie zo’n introductie zien, zowel voor minor als major releases. We verwachten hier geen roadmap, maar eerder een beschrijving van een procedure (hoe gaat het in zijn werk).
66.
Service
Vraag Heeft de klant vandaag reeds bestaande releaseprocedures (en afgesproken releasemomenten/maintenance windows) in place waar de leverancier zich aan dient te houden of zijn dit onderlinge afspraken die gemaakt worden voor de ondersteuningsfase? Antwoord Dit zijn onderlinge afspraken die gemaakt worden.
67.
Service
Vraag Mag de leverancier zelf releases/deployments doen op ACC/PRD of dienen er releasescripts aangeleverd te worden aan de klant (/devops/systeembeheer)? Antwoord Het doorvoeren van releases/deployments gebeurt door de leverancier zelf. Over remote toegankelijkheid worden er afspraken gemaakt. Ter plaatse komen kan ook. Er wordt evenwel geen enkele release opgestart zonder afspraken vooraf.
68.
Service
Vraag Indien een 'initialisatie van de acceptatieomgeving' zou inhouden dat er images terug geplaatst moeten worden en/of backups gerestored, wie staat hier dan voor in als 'infra'-beheerder? Antwoord Dit behoort tot het takenpakket van VGC ICT, met richtlijnen van de leverancier.
69.
Service
Vraag
22
Wat wordt er bedoeld met volledig systeem? De verantwoordelijkheid van de leverancier omvat enkel het applicatieve deel, klopt dit? Dus enkel het up-n-running houden van de applicatie, niet de onderliggende infrastructuur. Vanuit Applicatief standpunt kunnen we evenwel adviezen formuleren aangaande infrastructuur. Of is de leverancier, indien cloudhosting van toepassing is, verantwoordelijk om de subscription van de klant volledig te beheren?" Antwoord De verantwoordelijkheid van de leverancier omvat het applicatieve deel. Enkel in geval cloudhosting ligt de volledige verantwoordelijkheid bij de leverancier.
70.
Service: releasenotes
Vraag Werkt het team met releasenotes? Antwoord VGC verwacht inderdaad releasenotes (functioneel en technisch) van de leverancier bij elke nieuwe installatie. Zie ook eerdere vragen omtrent de release procedure.
71. Service Vraag Wie beheert de databanken, SQL-server, backup/restore? In een clustered opzet? Antwoord Het beheer gebeurt door VGC ICT. Voor de performantie aspecten gerelateerd aan databanken, is dit eigen aan de toepassing en verwachten we know how en ondersteuning van de leverancier. Dit wordt best pro-actief opgevolgd.
72.
Performantie
Vraag Performantie: Heeft de klant momenteel tools in gebruik voor benchmarking en monitoring van performantie? Antwoord Neen.
73.
SLA: tijden
Vraag Availability: onbeschikbaarheid van de volledige toepassing van max.1% van arbeidstijd (+-20u op jaarbasis?) en max. 4u aaneensluitende onbeschikbaarheid -> Hoe reflecteert dit op applicatieve SLA's? Welke service objectieven verwacht de klant op applicatief niveau? Bijvoorbeeld: welke interventietijden en/of resolvertijden worden verwacht bij incidenten volgens de prioriteiten? De 2e lijnssupport door de leverancier dient bereikbaar te zijn op kantooruren. Wat in geval van een mogelijk applicatieve P1 buiten de kantooruren t.o.v. availability-levels? "
23
Antwoord In het geval van service tickets buiten de kantooruren wordt in de standaard SLA een best effort verwacht. De interventie- en reactietijden van de standaard SLA refereren enkel naar het window van de kantooruren. Zie ook vraag 75.
74.
Service: ticket
Vraag Logt VGC de nodige tickets in het (ticket)systeem van de leverancier (zijnde USD)? Antwoord Ja
75.
SLA: tijden
Vraag Welke interventietijden en/of resolvertijden worden verwacht door de klant bij incidenten volgens de prioriteiten (blokkerende melding, storende melding, minder belangrijke melding)? Antwoord We verwachten een voorstel van de leverancier. Onderstaande tabel kan alvast richting geven hoe dit in te vullen. Impact/ Urgentie Kan niet meer werken, geen workaround beschikbaar Kan gedeeltelijk werken, workaround beschikbaar Kan volledig werken
VGC
ADOV
Individu
blokkerend
blokkerend
storend
blokkerend storend
storend minder belangrijk
minder belangrijk minder belangrijk
Een aanvaardbare interventie en oplostijd kan zijn: Blokkerend Storend Minder belangrijk
76.
interventie 1wu 4wu 1wd
oplossing 4wu 8wu 5wd
Service: exploitatieperiode
Vraag Wat is de "exploitatieperiode"? De duur van het onderhoudscontract na oplevering van het project? Antwoord Ja.
77. SLA Vraag Welke (applicatieve) KPI's wenst de klant te definiëren?
24
Antwoord We verwachten een voorstel van de leverancier zoals omschreven in het lastenboek. Voor de standaard SLA verwachten we een pragmatische benadering. De essentie moet liggen bij continuïteit, beschikbaarheid en performantie. Indien relevant kunnen KPI’s vermeld worden in de alternatieve SLA.
78.
SLA
Vraag Welke (applicatieve) Service Levels wenst de klant te definiëren en hoe verhoudt zich dit tot de infra SLA? Antwoord We verwijzen naar eerdere vragen over de SLA, bij problemen met infrastructuur zijn de applicatieve SLA niet geïmpacteerd.
79.
Kantooruren
Vraag Kantooruren? Van 9u tot 17u? Antwoord We beschouwen kantooruren van maandag tot en met vrijdag 9u-17u, uitgezonderd wettelijke feestdagen. Van 8 u tot 18 u zou onze voorkeur genieten, maar omwille van financiële beperkingen vragen we als standaard 9 u tot 17 u.
80.
Onderhoud
Vraag Enkel correctief onderhoud (oplossen van bugs) is 'gratis' gedurende de garantieperiode? Antwoord Correctief onderhoud en verbeteren van tekortkomingen t.o.v. het lastenboek. Changes vallen hier buiten.
81. Service Vraag Indien er applicatieve systeem en applicatie monitoring zou worden voorzien, welk preventief onderhoud zou dan van toepassing kunnen zijn voor de betreffende applicaties? Antwoord Dit is aan de leverancier om te beantwoorden.
82.
Service
Vraag Wordt er systeem en/of applicatieve monitoring (en alerting!) voorzien? Wiens verantwoordelijkheid is om dit op te zetten en te beheren?
25
Antwoord Momenteel is er geen applicatieve monitoring. We verwachten van de leverancier elementaire monitoring. Het implementeren gebeurt in samenspraak met VGC ICT. Na overdracht kan VGC ICT het operationele deel weer op zich nemen.
83.
Service
Vraag nakend preventief onderhoud'? Is dit 'correctief onderhoud'? Antwoord In rubriek KW_04_02 wordt wel degelijk correctief onderhoud bedoeld.
84.
Service
Vraag Verwacht de klant dat changes zullen worden gedelivered in T&M of Fixed price? Worden hier per jaar budgetten voor voorzien?" Antwoord Changes worden vooraf in kaart gebracht en gedocumenteerd. Deze worden uitgevoerd in fixed price. VGC bepaalt de budgetten waar en wanneer ze dat nodig acht. Budgetten worden voorzien door VGC als nodig.
85.
Service
Vraag Ziet de klant de kost van de applicatieve dienstverlening/SLA als 1 vast maandelijks bedrag of kan er naast fixed Service Management ook in T&M gewerkt worden of bijv. met verschillende enveloppes voor incidents/problems (na garantie) en Request for Info/Support en/of Change Requests? Antwoord Change requests zijn niet opgenomen in het globaal bedrag van de opdracht. De dagprijs is hier van belang en wordt gegund. Dit wordt zo vermeld in het opdrachtdocument. Immers, deze kunnen tijdens implementatiefase slechts uitzonderlijk worden aanvaard, na goedkeuring stuurgroep. Hiervoor is immers budgetwijziging nodig. Incidents/problems zit inbegrepen in SLA, onderhoudscontract. Het onderhoudscontract zit niet in de globale prijs, maar Is een prijs per jaar. Het maakt wel deel uit van de opdracht tegen eenheidsprijs (prijs per jaar). Dit wordt zo vermeld in het opdrachtdocument. Request for info/Support kan onder T&M, na de garantie. Dit is echter buiten SLA. De dagprijs is hier van belang en wordt gegund. Dit wordt zo vermeld in het opdrachtdocument. Aanrekening gebeurt op basis van geleverde prestaties.
86.
Service
Vraag Heeft de klant een indicatie van hoeveel tijd voor tickets(vragen/wijzigingen, geen incidents) en changes er gedurende de eerste jaren van de looptijd van het contract gereserveerd zou kunnen worden? 26
Antwoord Neen.
87.
Service
Vraag Wie is verantwoordelijk voor het patchen en updaten van ontwikkel en test-omgeving op infrastructureel (t.e.m. Operating sytem, SQL) vs. op applicatief vlak (leverancier)? Antwoord Infrastructuur: VGC-ICT Applicatief: Leverancier
88.
Service
Vraag Wie beheert bestaande infrastructuur, OS en middleware? Antwoord VGC ICT, eventueel na overdracht van kennis voor bv specifieke middleware.
89.
Web
Vraag Welke Drupal sites hebben ze en hoe willen ze dit integreren? Gewoon een link van Drupal naar het e-loket? Antwoord Zie lastenboek rubriek 6.6 van de TO-BE analyse.
90.
Andere systemen
Vraag In het bestek is een beschrijving van VIKS toegevoegd. Bestaat er voor Datawarehouse, SharePoint, Ordiges een gelijkaardig document? Antwoord Actueel is dit niet relevant. Voor Ordiges is er een rapport met relevante gegevens in het lastenboek toegevoegd.
91. CRM Vraag Zijn er plannen om VIKS om termijn te migreren naar een ander systeem? Antwoord Dit is momenteel niet aan de orde.
92.
Service
Vraag
27
Kunnen de technische specificaties van de infrastructuur bekend gemaakt worden? Architectuur, data lijnen, hardware van de servers. Antwoord De globale architectuur is onderdeel van het lastenboek. Meer kan actueel niet worden vrijgegeven.
93.
Service
Vraag In welke mate kan er afgeweken worden van de opgegeven informaticastandaarden binnen de VGC? Antwoord Er kan niet worden afgeweken van de standaarden, tenzij er bijkomende componenten nodig zijn als uitbreiding. De basis moet evenwel de VGC standaard zijn.
94.
Prijsinventaris: Excel
Vraag Kan de prijsinventaris (excel met groene en gele arcering) digitaal bezorgd worden? Antwoord De exceltabel zal worden bijgewerkt en gepubliceerd
95.
Budget
Vraag Kan VGC het voorziene budget voor deze opdracht delen? Antwoord Neen
28
