047 BIJLAGEN COMMUNICATIEBELEID DE MEENT 2012 – 2015 INHOUDSOPGAVE A.
Conceptprotocol - Gedrag en handelen ........................................................................................................2
B.
Conceptprotocol - Social Media in het onderwijs .....................................................................................3 Richtlijnen gebruik social media .....................................................................................................................3
C.
Uitgangspunten- Huisstijl, vormgeving, merkbeleiD ..............................................................................4
D.
Overzicht Huidig communicatiebeleid .........................................................................................................5 De Meent: interne communicatie ....................................................................................................................5 De Meent: externe communicatie ...................................................................................................................5 Borchstee: interne communicatie...................................................................................................................6 Borchstee: externe communicatie ..................................................................................................................6 De Duif: interne communicatie ........................................................................................................................7 De Duif: externe communicatie .......................................................................................................................7 Het Octaaf: interne communicatie ..................................................................................................................8 Het Octaaf: externe communicatie .................................................................................................................8 De Petra: Interne communicatie .....................................................................................................................9 De Petra: Externe communicatie.....................................................................................................................9 De Regenboog: Interne communicatie....................................................................................................... 10 De Regenboog: externe communicatie ...................................................................................................... 10 De Wildemaet: Interne communicatie ....................................................................................................... 11 De Wildemaet: externe communicatie....................................................................................................... 11
E.
Overzicht stakeholders De Meent en Scholen......................................................................................... 12
F.
Overzicht taken en verantwoordelijkheden ............................................................................................ 14
G.
Overzicht communicatiemiddelen per rol ............................................................................................... 15
H.
Overzicht communicatiemiddelen per doelgroep ................................................................................ 16
I.
Aanzet 4-jaars Activiteitenplan De Meent ................................................................................................ 17
J.
Toelichting communicatiebeleid De Meent ............................................................................................ 18
Opmerking Versie
: Deze bijlagen vormen een onlosmakelijk geheel met het communicatiebeleidsplan 2012 - 2015 : 4.0
Datum
: 15 oktober 2013
A.
CONCEPTPROTOCOL - GEDRAG EN HANDELEN
Communicatie wordt ook gedaan door te handelen. Hoe medewerkers van De Meent zich gedragen dient de organisatie identiteit te ondersteunen. Een richtsnoer voor het handelen kan daarom erg handig zijn. In de gedachtegang achter dit beleidsplan, is het zinvol en raadzaam dat deze richtlijnen in samenwerking met de medewerkers worden uitgewerkt. Hier onder volgen alvast enkele handreikingen. VOORAL DOEN
Gedrag
Symboliek Identiteit Communicatie
persoonlijk contact verkiezen boven schriftelijk contact veel gebruik maken van mail en telefoon jezelf en andere houden aan afspraken nee durven zeggen tegen klanten en actief doorverwijzen elkaar (snel) op de hoogte houden geen ja-maar, maar ja en komen op vergaderingen terugbellen als je gebeld wordt notulen maken van 1 A4 gebruik maken van Power Point gebruik maken van beelden om elkaar, directie, ouders en anderen wat te vertellen
VOOR NIET DOEN
formeel taalgebruik ambtelijk taalgebruik bezigen elkaar bestoken met memo’s en lange notities denken ‘ik doe het liever alleen dan gebeurt het tenminste’ niet het achterste van je tong laten zien zelf geen actie ondernemen als je een vergadering hebt gemist je eigen organisatie niet op de hoogte houden zeggen dat het toch allemaal niets wordt
RICHTSNOER
Er wordt gecommuniceerd op basis van wederzijds respect. We kennen onze visie en missie, we weten waar we voor staan. We proberen zo eenvoudig mogelijk te communiceren. Elke vraag of opmerking wordt serieus genomen en serieus behandeld. We zijn betrouwbaar: we doen wat we zeggen, we zeggen wat we doen. Niets toezeggen wat we niet waar kunnen maken. We weten wat we willen communiceren. We kennen onze koers. De deur staat altijd open. Communicatie op maat. We sluiten aan op de behoefte van de ander en onszelf. Ook bij communicatie staat de leerling centraal. We zijn duidelijk in de boodschap, maar houden rekening met de relatie. Als we gevraagd worden om terug te bellen, bellen we terug. Als gevraagd wordt om een reactie op een mail, reageren we.
Pagina | 2
B.
CONCEPTPROTOCOL - SOCIAL MEDIA IN HET ONDERWIJS
Social Media zijn niet meer weg te denken in onze maatschappij en dus ook niet bij iedereen die betrokken is bij scholen. Social media kunnen een goede bijdrage leveren aan de professionaliteit van onderwijspersoneel en de kwaliteit van het onderwijs. Net zoals bij de introductie van internet en e-mail eind vorige eeuw levert het gebruik van social media vragen op over het gebruik van deze individuele en meestal openbare communicatiekanalen.
Gedrag
Symboliek Identiteit Communicatie
Uitgangspunt is dat professionals zelf weten hoe zij hiermee verstandig omgaan. Het digitale gedrag op social media wijkt niet af van het real life gedrag binnen de school. Er behoren geen dingen te worden gedaan, die men achteraf niet kan verantwoorden. Social Media zijn alle vormen van digitale communicatie die mensen met elkaar verbindt en waar informatie real-time wordt gedeeld. Voorbeelden hiervan zijn Twitter, Hyves, Facebook, LinkedIn enz. Toch zijn er in scholen verschillen in kennis en ervaringen met, en meer of minder enthousiasme over social media. Dit protocol heeft als doel de dialoog over het gebruik ervan op gang te brengen en een handreiking te bieden voor meer duidelijkheid in het grijze gebied tussen binnen- en buitenschools mediagebruik. Meer informatie is ook te vinden op de website van de Besturenraad en het CNV onderwijs. RICHTLIJNEN GEBRUIK SOCIAL MEDIA Waar hier De Meent wordt genoemd, wordt ook bedoeld alle bij De Meent aangesloten scholen. 1.
Medewerkers van De Meent en haar scholen delen kennis en andere waardevolle informatie.
2.
Bij onderwijs onderwerpen maken medewerkers duidelijk of zij op persoonlijke titel of namens de school publiceren.
3.
Medewerkers van de school publiceren geen vertrouwelijke informatie op social media.
4.
Ga niet in discussie met een leerling of ouder op social media.
5.
Schoolbestuurders, schoolleiders en leidinggevenden zijn altijd vertegenwoordiger van de school – ook als zij een privé-mening verkondigen. Bij twijfel niet publiceren.
6.
Medewerkers van de school zijn persoonlijk verantwoordelijk voor wat zij publiceren.
7.
Medewerkers van de school weten dat publicaties op social media altijd vindbaar zijn.
8.
Bij twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met de school zoeken medewerkers contact hun leidinggevende.
9.
De school zorgt ook digitaal voor een veilig klimaat en communiceert met medewerkers, leerlingen en ouders hoe zij dit doet.
10. De school legt vast welke maatregelen zij neemt bij digitale overtredingen van medewerkers, leerlingen en ouders en communiceert dit met deze doelgroepen.
Pagina | 3
C.
UITGANGSPUNTEN- HUISSTIJL, VORMGEVING, MERKBELEID
Vormgeving is één van de elementen om de gewenste identiteit over te brengen. Het is daarom belangrijk dat de huisstijl van De Meent en de betrokken scholen professioneel en eenduidig is. Het uitgangspunt daarbij is dat De Meent als extra kwaliteitsmerk gaat werken naar zowel ouders, (toekomstige) medewerkers en overige betrokkenen. De huisstijl betekent dat de gebruikte communicatiemiddelen van hoog niveau zijn, passen bij de gewenste uitstraling en consequent worden toegepast. Er gelden de volgende uitgangspunten.
Gedrag
Symboliek
Identiteit Communicatie
Voor 31 december 2012 worden er duidelijke procedures over de huisstijl opgesteld. Er wordt per school vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het gebruik van de huisstijl. Enkele uitgangspunten zijn: Het logo van De Meent wordt vermeld op alle post, zowel intern als uitgaand De Meent en de scholen hanteren één –nog nader te bepalen- lettertype voor correspondentie De Meent en de scholen hanteren één –nog nader te bepalen- type e-mail handtekening Per school wordt vastgelegd: Hoe het logo van de school wordt toegepast Hoe documenten worden opgemaakt Op welke wijze digitale communicatie wordt vormgegeven Welke uitgangspunten gelden voor de website(s) Welke eisen gelden voor presentaties (powerpoint)
Pagina | 4
D.
OVERZICHT HUIDIG COMMUNICATIEBELEID
In deze bijlage staan per organisatie, De Meent en de scholen, een overzicht van de huidige communicatiemiddelen, doelen en verantwoordelijkheden.
DE MEENT: INTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
PV*
9/j
onderwijsinhoudelijk
OP
Dir.
*Bouwvergadering
9/j
regelzaken
OP
Dir.
PV Iedereen
3/j
Onderwijsinhoudelijk/visie/beleid
OP
Dir
Intern memo
Wekelijks
Schoolzaken communiceren
OP en OOP
Dir
Nieuwsbrief
2-wekelijks
ouders
Dir.
schoolkrant
4/j Wisselend
Ouders en leerlingen OP en OOP
werkgroep
email
Schoolzaken en schoolbeleid commun. Idem, opgeleukt door leerlingenwerk Iedereen bereiken met vragen in info dat niet kan wachten
Infomeent
4/j
Versterken De Meent-gevoel door actuele informatie *Opmerking: via notulen worden afwezigen geïnformeerd
DIR, OP en OOP
Iedere werknemer kan hier gebruik van maken Redactie
DE MEENT: EXTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Nieuwsbrief op website Website
2-wekelijks
Informatie geven over schoolzaken Fotobestanden beschikbaar stellen Jaarplan van school bekend maken Lange termijnplanning Ouders informeren over leerstofinhoud van een schooljaar Nieuwe gezinnen info geven over school incl. inschrijfmogelijkheid Nieuwe gezinnen uitnodigen/oproepen om schoolkeuze te maken
belangstellenden
Dir/ICT-er
ouders
ICT-er/grl met taak Dir
Schoolgids
Wisselend/min. 2-wek. 1/j
Schoolplan
1/ 4 jaar
Informatieavonden
1/jaar
Inschrijfavond
1/ jaar
Huis aan Huis
2/ jaar
Ouders/belangstellenden/ inspectie/MR Bestuur/inspectie/MR
Dir.
ouders
Leraren
Nieuwe gezinnen uit de wijk
Management en deel leraren
Nieuwe gezinnen uit de wijk
Alg. dir.
Pagina | 5
BORCHSTEE: INTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
PV Iedereen
7/j
Onderwijsinhoudelijk/visie/beleid
OP
Dir
Bouwvergadering
6/j
Regelzaken/onderwijsinhoudelijk
OP
Intern memo
Wekelijks
Schoolzaken communiceren
OP en OOP
Dir/ Bouwcoördinator Dir
Nieuwsbrief
2-wekelijks
ouders
Dir.
schoolkrant
4/j Wisselend
Ouders en leerlingen OP en OOP
werkgroep
email
Schoolzaken en schoolbeleid communicatie. Idem, opgeleukt door leerlingenwerk Iedereen bereiken met vragen in info dat niet kan wachten
Intranet
Wisselend
Mededelingen/ polls
OP en OOP
Activiteitencommissie
2/j
Bespreken activiteiten
Leden AC
Iedere werknemer kan hier gebruik van maken Iedereen kan hier gebruik van maken Dir.
BORCHSTEE: EXTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Nieuwsbrief op website Website
2-wekelijks
Informatie geven over schoolzaken Fotobestanden beschikbaar stellen Jaarplan van school bekend maken Lange termijnplanning Ouders informeren over leerstofinhoud van een schooljaar Informatie geven over kind Nieuwe gezinnen info geven over school incl. inschrijfmogelijkheid Nieuwe gezinnen uitnodigen/oproepen om schoolkeuze te maken Informatie VO Alle zaken die de school aangaan
belangstellenden
Dir/ICT-er
ouders
ICT-er/grl met taak Dir
Schoolgids
Wisselend/min. 2-wek. 1/j
Schoolplan
1/ 4 jaar
Informatieavonden
1/jaar
10-minuten gesprekken Intakegesprekken
3/j
Huis aan Huis
2/ jaar
Info-avond VO MR
1/j 6/j
Wisselend
Ouders/belangstellenden/ inspectie/MR Bestuur/inspectie/MR
Dir.
Ouders
Leraren
Ouders
Leraren
Nieuwe gezinnen uit de wijk
Dir.
Nieuwe gezinnen uit de wijk
Dir.
Ouders groep 8 Leden MR
Leerkracht groep 8 Voorzitter MR
WMK (enquêtes)
Pagina | 6
DE DUIF: INTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Afdelingsoverleg bovenbouw Afdelingsoverleg onderbouw Intern memo
4 wekelijks
OP
coördinator
OP
coördinator
wekelijks
Onderwijskundig en organisatorisch Onderwijskundig en organisatorisch informeren
OP en OOP
directeur
MT overleg
4 wekelijks
Informeren/besluiten
directeur
Overleg TSO coördinator
2 jaarlijks
Overleg conciërge
Wekelijks
Mail
incidenteel
Informatie uitwisseling Informatie uitwisseling Informatie uitwisseling
Coördinatoren IB er Directeur TSO coördinator/directeur Conciërge / directeur OP en OOP
Directeur/ OP
4 wekelijks
directeur directeur
DE DUIF: EXTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Ouderinfo/ nieuwsbrief
Maandelijks
Informeren
Ouders
Directeur
Website
Dagelijks
Informeren
ICT-er
Mail
Incidenteel
Informeren
Ouders en belangstellenden Ouders/derden
Schoolplan
4 jaarlijks
Informeren
Directeur
Jaarplan
jaarlijks
Informeren
Schoolgids
jaarlijks
informeren
ouderavonden
Jaarlijks
spreekavonden
3x per jaar
Ouders
OP
kijkavonden
1x per jaar
Informeren onderwijsinhoudelijk Informeren kind gericht Informeren
OP OOP MR inspectie derden OP OOP MR inspectie derden OP OOP MR inspectie derden Ouders
Ouders/belangstellenden
Directeur OP
Directie OP OOP
Directeur Directeur Directeur
Pagina | 7
HET OCTAAF: INTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Afdelingsoverleg bovenbouw Afdelingsoverleg onderbouw Intern memo
4 wekelijks
OP
coördinator
OP
coördinator
wekelijks
Onderwijskundig en organisatorisch Onderwijskundig en organisatorisch informeren
OP en OOP
directeur
MT overleg
6 wekelijks
Informeren/besluiten
directeur
Overleg TSO coördinator
10 jaarlijks
Overleg conciërge
Wekelijks
Mail
incidenteel
Informatie uitwisseling Informatie uitwisseling Informatie uitwisseling
Coördinatoren IB er Directeur TSO coördinator/directeur Conciërge / directeur OP en OOP
directeur
4 wekelijks
directeur directeur
HET OCTAAF: EXTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Ouderinfo/ nieuwsbrief
Maandelijks
Informeren
Ouders
Directeur
Website
Dagelijks
Informeren
ICT-er/Directeur
Mail
Incidenteel
Informeren
Ouders en belangstellenden Ouders/derden
Schoolplan
4 jaarlijks
Informeren
Directeur
Jaarplan
jaarlijks
Informeren
Schoolgids
jaarlijks
informeren
informatieavonden
4x p/j
spreekavonden
4 x p/j
Informeren onderwijsinhoudelijk Informeren kind gericht
OP OOP MR inspectie derden OP OOP MR inspectie derden OP OOP MR inspectie derden Ouders Ouders
OP
Directie OP OOP
Directeur Directeur Directeur
Pagina | 8
DE PETRA: INTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Personeelsvergadering
1 x per 3 weken
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Overleg, Team directie ontwikkeling, borging, etc. Memo Wekelijks Teamleden Team Directie informeren Intranet* Zo vaak als Teamleden Team Directie noodzakelijk informeren *Wij plaatsen alles op het intranet en gebruiken de mail onderling nog maar sporadisch. Elk teamlid kan mededelingen plaatsen en lezen.
DE PETRA: EXTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Ouderinfo
1 x per 2 weken
Ouders, kinderen, team
directie
Schoolgids
Jaarlijks
Ouders informeren en betrekken bij het onderwijs. Ouders informeren,
Ouders, kinderen team
directie
Jaarkalender
Jaarlijks
Ouders, kinderen, team
directie
Website*
Wekelijks
Ouders, kinderen, team, externen
Directie
Ouderthema avond/ Informatie avond spreekavonden
Jaarlijks
Ouders en kinderen informeren Ouders, kinderen, team en externen informeren Informeren onderwijsinhoudelijk Informeren kind gericht Informeren
Ouders
Directeur
3 keer per Ouders team jaar kijkavonden Min. 3 keer Ouders/belangstellenden Directeur en team per jaar *Voor elke vakantie plaatst elke groep een stuk op de website. Er is geen schoolkrant meer. Van activiteiten worden foto’s gemaakt die op de website komen. De ouderinfo wordt ook op de website geplaatst.
Pagina | 9
DE REGENBOOG: INTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
PV
10/j
onderwijsinhoudelijk
OP
Dir.
Org. Vergadering
10/j
regelzaken
OP
Dir.
Intern memo
Wekelijks
OP en OOP
Dir
Nieuwsbrief
Maandelijks
ouders
Dir.
Email
Wisselend
Schoolzaken communiceren Schoolzaken en schoolbeleid commun. Iedereen bereiken met vragen in info dat niet kan wachten
OP en OOP
Iedere werknemer kan hier gebruik van maken
DE REGENBOOG: EXTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Nieuwsbrief op website Website
maandelijks
Informatie geven over schoolzaken Fotobestanden beschikbaar stellen Jaarplan van school bekend maken Lange termijnplanning Ouders informeren over leerstofinhoud van een schooljaar Nieuwe gezinnen uitnodigen/oproepen om schoolkeuze te maken
belangstellenden
Dir/ICT-er
ouders
ICT-er
Ouders/belangstellenden/ inspectie/MR Bestuur/inspectie/MR
Dir
ouders
Leraren
Nieuwe gezinnen uit de wijk
Alg. dir.
Schoolgids
Wisselend/min. 2-wek. 1/j
Schoolplan
1/ 4 jaar
Informatieavonden
1/jaar
Huis aan Huis
2/ jaar
Dir.
Pagina | 10
DE WILDEMAET: INTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Afdelingsoverleg bovenbouw
1 keer in de maand 1 keer in de maand Iedere week
Interne afstemming Interne afstemming informeren
Groep 5-8
Erna Koops (bouwcoördinator) Mirjam van Hoorn (bouwcoördinator) Directeur
Afdelingsoverleg onderbouw Intern memo* Intranet** Teamavondvergadering
informeren 8x p/j
Interne afstemming en overleg
Groep 1-4 Alle leerkrachten Alle leerkrachten Alle leerkrachten
Alle leerkrachten kunnen mededelingen plaatsen Tjip Wijma
*Wekelijks via intranet **We informeren zoveel als mogelijk via intranet. Ook email en documenten “in de cloud”
DE WILDEMAET: EXTERNE COMMUNICATIE Communicatiemiddel
Frequentie
Doel(stelling)
Doelgroep: Voor wie bestemd
Wie inhoudelijk Verantwoordelijk binnen de school
Maandbrief / nieuwsbrief*
Maand
informeren
ouders
Website *mededelingen
Informeren
Ouders
Ouderavond
De losse”briefjes worden nu ook digitaal verpreid Jaarlijks
Tjip Wijma en Jurjan Lipke Tjip Wijma en Jurjan Lipke
Informeren
Ouders
Tjip Wijma
Informatieavonden
Jaarlijks
Informeren
Leerkrachten
Contactavonden
5x p/j
Informeren
Ouders van een groep Ouders Ouders en belangstellenden richting inspectie, bestuur, AD ouders Personeelsleden de Meent
Tjip Wijma en Jurjan Lipke Tjip Wijma
Website algemeen* Schoolplan ***
informeren 1 keer per 4 jaar
Verantwoorden
Schoolgids 1 keer per jaar informeren Infomeent 4 keer pe rjaar Informeren personeelsblad *Wordt digitaal verspreid **De site wordt veelvuldig bezocht, gemiddeld 950 bezoekers per maand ***Jaarlijks uitwerking jaarplan
Leerkrachten
Tjip Wijma De redactie
Pagina | 11
E.
OVERZICHT STAKEHOLDERS DE MEENT EN SCHOLEN
In onderstaande tabel staat een overzicht van de stakeholders van De Meent en de aangesloten scholen. Ze zijn gegroepeerd rondom:
Directie Medezeggenschap Kinderopvang Ouders en School Zorg Onderwijs Overheid Arbeidsmarkt Arbo Leveranciers
Daarnaast zijn er vier belangrijke doelgroepen niet in de tabel opgenomen: Ouders, lees toekomstige klanten van De Meent Leerlingen Maatschappij Media en pers Per stakeholder staat aangevinkt of het bestuur van De Meent of de scholen contact hebben met de betreffende stakeholder.
De Borchstee
De Regenboog
De Wildemaet
O
Het Octaaf
Alle scholen van De Meent
De Petra
Adresgegevens
De Duif
Naam stakeholder
De Meent
Tabel E.1 – Overzicht stakeholders
O
O
O
O
O
O
O O
O O
O O
O O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
Directie Directies Medezeggenschap MR
Alle scholen van De Meent
GMR
p.a.: Weitakkerstraat 2, 8081 XX Elburg
Kinderopvang Broodschool (TSO) / Overblijfgroep SKE Stichting Kinderopvang Elburg
SKE, afd. Speelstee
St. Peuterspeelzalen Gemeente Elburg
Postbus 41, 8080 AA Elburg
O O
Ouders en school Oudercommissie / Ouderraad
Leisteenstraat 1, 8084 XE ‘t Harde
Zorg Bureau Jeugdzorg
Lange Wijden 33a, 8081 VS Elburg
Centrum voor jeugd en gezin Elburg
Lange Wijden 33a, 8081 VS Elburg
Centraal Nederland
Postbus 233, 8070 AE Nunspeet
Contactpersonen
Leisteenstraat 1, 8084 XE ‘t Harde
GGD
Postbus 46, 3840 AA Harderwijk
GGD Gelre IJssel
Postbus 51, 7300 AB Apeldoorn
O
O
O
O O O
O O
O Pagina | 12
Onderwijs
O
Boson
Albert Neuhuyslaan 53, 8072 HJ Nunspeet
Expertisecentrum Centraal Nederland
Tolweg 26b, 3851 SK Ermelo
Nuborgh College
Postbus 27, 8080 AA Elburg
PCL / SBO de Arend
Postbus 475, 8070 AL Nunspeet
Besturenraad
Postbus 381, 3440 AJ Woerden
O
Gemeente Elburg
Oostendorp
Ministerie van OCW
Postbus 16375, 2500 BJ Den Haag
Onderwijsinspectie
Postbus 10048, 8000 GA Zwolle
O O O
ACM opleidingen b.v.
Postbus 32, 8080 AA Elburg
O
Deltion college
Mozartlaan 15 8031 AA Zwolle
Gereformeerde Hogeschool
Grasdorpstraat 2, 8012 EN Zwolle
Landstede
Diverse locaties
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O O
Overheid
Arbeidsmarkt
O O O
O O O
O O O
O
Arbo Arbo Unie B.V.
Postbus 370, 2600 AJ Delft
ARBOZ
Postbus 75, 3740 AB Baarn
O O
Leveranciers Concent
Postbus 166, 8000 AD Zwolle
Dong Energy
Postbus 5032, 5201 GA ’s-Hertogenbosch
G-Company B.V.
Atoomweg 50, 3542 AB Utrecht
Koks Gesto B.V.
Postbus 112, 4040 DC Kesteren
Marsh Nederland
Postbus 23212, 3001 KE Rotterdam
Parnassys
Leeuwenbrug 23, 7411 TE Deventer
Ricoh
Postbus 93150, 5203 MB ‘s-Hertogenbosch
Ter Horst Milieu B.V.
Aaltenseweg 58, 7051 GV Varsseveld
O O O O O O O O
Pagina | 13
F.
OVERZICHT TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de taken en verantwoordelijkheden die de verschillende medewerkers binnen De Meent hebben. Directeur bestuurder Verantwoordelijkheden Overall communicatie binnen De Meent en van De Meent Faciliteren van de kennisdeling en kennisontwikkeling Creëren van een veilig communicatieklimaat Relatie en communicatie met (G)MR Voorbeeldgedrag: uitdragen missie, visie, imago Woordvoerder voor de pers Taken Voorzien van beleidsinformatie Verzorgen van lijncommunicatie en overlegvormen Communiceert formeel over formele zaken Doelgroepen Schooldirectie Verantwoordelijk Overall communicatie binnen de school en van de school Creëren van een veilig communicatieklimaat Faciliteren van kennisdeling en kennisontwikkeling Relatie met stakeholders: Ouderraad/MR Voorbeeldgedrag: uitdragen missie, visie, imago Woordvoerder voor de pers op schoolniveau Taken Medewerkers voorzien van beleidsinformatie en de betekenis ervan voor de schoolorganisatie Verzorgen van lijncommunicatie en overlegvormen Kennis delen Kennis ontwikkelen Doelgroepen Medewerkers\Leerkrachten Verantwoordelijkheden Communicatie in de klas Communicatie met alle medewerkers, ouders en andere betrokkenen Voorbeeldgedrag: uitdragen missie, visie, imago Taken Kennis delen Doelgroepen HRM/Personeelszaken Verantwoordelijkheden Kwaliteitsborging van de overlegvormen: faciliteren van de ontwikkeling van communicatieve vaardigheden Aanleveren van inhoudelijke informatie op HRM terrein Taken Informeren over Arbo Doelgroepen Stagaires Verantwoordelijkheden Communicatie in de klas Communicatie met alle medewerkers, ouders en andere betrokkenen Voorbeeldgedrag: uitdragen missie, visie, imago Taken Kennis delen Pagina | 14
G.
OVERZICHT COMMUNICATIEMIDDELEN PER ROL
Hieronder wordt een overzicht gegeven van te gebruiken communicatiemiddelen voor de verschillende rollen die binnen De Meent werkzaam zijn. Directeur bestuurder
Directie(s)
Doel Taakinformatie
Communicatiemiddel Persoonlijke communicatie E-mail Intranet
Afstemming
Overleg Notulen
Wij gevoel
Intranet Nieuwsbrief Activiteiten Intranet weblog Persoonlijk bezoek Communicatiemiddel Persoonlijke communicatie E-mail Intranet
Doel Taakinformatie
Afstemming
Overleg Notulen
Wij gevoel
Intranet Nieuwsbrief Activiteiten Intranet weblog Persoonlijk bezoek Communicatiemiddel Persoonlijke communicatie E-mail Intranet
Medewerkers\Leerkrachten Doel Taakinformatie
(G)MR
Opmerking Alle informatie wordt via intranet beschikbaar gemaakt Informatie delen / Dialoog Kan gericht zijn op directies alsook medewerkers Opmerking Alle informatie wordt via intranet beschikbaar gemaakt Informatie delen / Dialoog
Opmerking Alle informatie wordt via intranet beschikbaar gemaakt Informatie delen / Dialoog
Afstemming
Overleg Notulen
Wij gevoel
Intranet Activiteiten
Doel Betrokken, geïnformeerd en besluitvaardig
Communicatiemiddel Opmerking Beleidsdocumenten Formele Intranet communicatie
Pagina | 15
H.
OVERZICHT COMMUNICATIEMIDDELEN PER DOELGROEP
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de mogelijke communicatiemiddelen per doelgroep: intern en extern. Leerlingen
Doel Wij gevoel
Ouders
Doel Betrokkenheid
Geïnformeerd houden
Toekomstige ouders
Doel Positief imago Nieuwe leerlingen
Maatschappij
Doel Geïnformeerd houden Positief imago
Stakeholders
Doel Betrokkenheid Geïnformeerd houden Positief imago
Middelen Projecten met groepen andere scholen Eigen deelwebsite Middelen Persoonlijke communicatie Email van leerkracht Website/Extranet* Website Nieuwsbrief Schoolplan Jaarplan Middelen Ervaringen ouders Website “open” Nieuwsbrief**
Opmerkingen Hier worden alleen de zaken buiten de klas genoemd
Middelen Media Website “open” Nieuwsbrief Jaarverslag Middelen Persoonlijke afspraken Infomeent “open” Nieuwsbrief
Opmerkingen Vraagt actief persbeleid
Opmerkingen Ervaringen rondom kwaliteit zijn doorslaggevend
Opmerkingen
Opmerkingen
*
Met een extranet wordt een afgeschermd deel van de website bedoeld, waar men alleen kan komen als men geautoriseerd is. Met andere woorden: een toegangscode is vereist. De voordelen hiervan zijn onder andere dat informatie niet direct extern ligt.
**
Met een “open” nieuwsbrief wordt bedoeld dat iedere belangstellende zich hiervoor vrijelijk mag aanmelden.
Pagina | 16
I.
AANZET 4-JAARS ACTIVITEITENPLAN DE MEENT
Voor de periode 2012 – 2015 worden de volgende activiteiten voorzien. Deze moeten in overleg met directie en medewerkers nog worden uitgewerkt naar een concrete planning. Beleidsmatige activiteiten
Vaststellen strategisch communicatiebeleid Ontwikkelen visie- en positioneringsdocument De Meent Ontwikkelen of checken van de huisstijl. Zie bijlage C. Ontwikkelen of checken van persbeleid en externe communicatie Ontwikkelen of checken van sponsorbeleid Ontwikkelen of checken van beleid over kennismanagement
Organisatorische activiteiten
Ontwikkelen en afstemmen protocol “Gedrag en handelen”. Zie bijlage A. Ontwikkelen en afstemmen protocol “Social Media”. Zie bijlage B. Ontwikkelen en afstemmen protocol “Fotobeleid en (digitale) media” Ontwikkelen en afstemmen protocol “Crisiscommunicatie”
Persoonlijke ontwikkeling
Training / Teamcursus vergadertechniek, Training / Teamcursus persoonlijke communicatie, waaronder feedback, intervisie Training “digitaal vaardigheidsbewijs” Training gespreksvoering/communicatie met ouders
Faciliteren kennisontwikkeling Kenniskringen samenstellen Ondersteunende IT, zoals intranet, verder uitbouwen Afstemmen van communicatiemiddelen tussen scholen Doelgerichte communicatie
Vaststellen van communicatiebeleid en communicatiejaarplan per school (zie ook bijlage E) Vastleggen van communicatiejaarplan van De Meent (zie ook bijlage E) Stimuleren en ontwikkelen van digitale communicatie binnen De Meent en haar scholen De directeur-bestuurder komt tenminste tweemaal per jaar op bezoek bij iedere school
Pagina | 17
J.
TOELICHTING COMMUNICATIEBELEID DE MEENT
1.
Het communicatiebeleid geeft uitgangspunten aan voor hoe we ons idealiter gedragen of hoe we met elkaar omgaan. Daarbij geldt als uitgangspunt: we kunnen het oneens zijn met elkaar, maar we gaan daarom nog steeds respectvol met elkaar om. We hebben bovenal aandacht voor de relatie met elkaar. Door de dialoog te zoeken proberen we te achterhalen hoe de feiten worden geduid. Op basis daarvan kan een mening worden aangepast of in stand blijven. Uitgangspunt blijven de kernwaarden van De Meent. Daarbinnen is het protocol voor gedrag en handelen bedoeld als richtsnoer. Ook hierin staan handvatten om met elkaar in gesprek te komen en te blijven.
2.
De communicatiedriehoek is een metafoor die bedoeld is om aan te geven dat alle drie vormen van communicatie in balans moeten zijn met elkaar. Zodra die balans ontbreekt, ontstaat er mogelijk ontevredenheid. Het management is zich ervan bewust dat die balans noodzakelijk is en het personeel gaat hopelijk die balans waarderen: er wordt gedaan wat is beloofd, zowel intern als extern. De school kan worden gezien als een dienstverlenende organisatie. De ouders en de leerlingen krijgen een beeld van de school op het moment dat ze met een personeelslid (directeur, leerkracht, enz.) in contact komen of samenwerken. Wat wij als personeelslid doen en uitstralen is daarom heel belangrijk. Wat deze driehoek aangeeft is het volgende. Het management heeft de formele verantwoordelijkheid om aan de ‘buitenwereld’ (ouders, leerlingen en anderen) te vertellen waar De Meent met haar scholen voor staat. Er wordt als het ware een belofte gedaan. Deze belofte vertelt onder andere wat ouders en leerlingen mogen verwachten als ze op één van de scholen komen. Om die belofte waar te maken, moeten personeelsleden wel weten wat die belofte inhoudt. Dus is interne communicatie noodzakelijk om af te stemmen wat er moet gebeuren om te doen wat de ‘buitenwereld’ is beloofd. Als personeelsleden weten wat ze moeten doen, dan ervaart de ‘buitenwereld’ door het doen en laten van het personeel (lees: interactief) of en hoe de belofte wordt uitgevoerd. De interactiviteit slaat dus op het deel van de uitvoering van de belofte, ofwel het realiseren van de belofte, door het personeel van De Meent. Hier ervaren onder andere ouders en leerlingen direct door het gedrag en de communicatie van het personeel waar De Meent en haar scholen voor staan. Het resultaat zou moeten zijn dat het imago van De Meent en haar scholen overeenkomt met de identiteit die is vastgesteld in het strategisch plan. Als de directie van De Meent wel naar de buitenwereld vertelt wat er van De Meent verwacht mag worden, maar dat niet intern afstemt, zal het resultaat van de interactie tussen ouder of leerling en een personeelslid van De Meent niet in lijn zijn met elkaar.
Pagina | 18
3.
De aanzet voor wat personeelsleden mogen verwachten wordt in hoofdstuk 2 gegeven. Personeelsleden mogen de directie aanspreken op een open en veilig communicatieklimaat, adequate informatie en participatie tijdens de besluitvorming. Voor het management gelden uiteraard dezelfde uitgangspunten als voor personeelsleden. Er wordt gehandeld op basis van de kernwaarden. Het voorgestelde protocol voor gedrag en handelen is eveneens van toepassing. Het management is er van overtuigd dat alleen op deze manier een organisatie kan ontstaan waar personeelsleden plezier in hun werk ervaren en waarbij dialoog en interactie worden gestimuleerd om tevens verder te groeien als professionele en lerende organisatie. De communicatiedriehoek is hierbij niet zozeer toepasbaar. De driehoek geeft aan dat er balans hoort te zijn tussen de drie vormen van communicatie en gaat minder in op de uitgangspunten van het communicatiebeleid. De doelstellingen in het communicatiebeleid gelden als uitgangspunt voor iedere school. Daarbinnen zijn er nog volop mogelijkheden om in te vullen hoe dat doel gehaald gaat worden. Het communicatiebeleid geldt daarbij als kader.
Pagina | 19
