0205 Jelentés a Magyarországi Németek Országos Önkormányzata pénzügyi gazdasági tevékenységének vizsgálatáról
TARTALOMJEGYZÉK I. Összegző megállapítások, következtetések, javaslatok II. Részletes megállapítások 1. a feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága 2. az önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége 3. a beszámolási kötelezettség teljesítése, a költségvetés készítése és végrehajtása 4. az önkormányzat ellenőrzési rendszere 5. a korábbi számvevőszéki ellenőrzések javaslatainak hasznosulása Mellékletek
Az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény 2. § (5) bekezdése alapján ellenőriztük az országos kisebbségi önkormányzatoknál az állami költségvetésből juttatott támogatások felhasználását. A nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. törvény (továbbiakban: Nek tv.) szabályozza az országos kisebbségi önkormányzatok létrehozásának rendjét, azok feladat- és hatásköreit. Az Állami Számvevőszék 1995. és 1997. évben témavizsgálat keretében ellenőrizte az országos kisebbségi önkormányzat pénzügyi, gazdasági tevékenységét. A vizsgálat az országos kisebbségi önkormányzatok 1999. és 2000. évi és 2001. első félévi gazdálkodására terjedt ki, egyes esetekben – a
székházjuttatási folyamat és egyszeri vagyonjuttatás hasznosulása – a korábbi vizsgálat óta eltelt teljes időszakot áttekintettük. Az ellenőrzés célja: annak megállapítása volt, hogy – az országos kisebbségi önkormányzat működési feltételrendszere hogyan változott a vizsgált időszakban, – a gazdálkodás szervezettsége, szabályszerűsége mennyiben felel meg a jogszabályi követelményeknek és az önkormányzati működés sajátosságainak, – biztosított-e a gazdálkodás és a pénzeszközök felhasználásának törvényessége és szabályszerűsége, a számviteli törvény és a vonatkozó kormányrendeletek előírásainak betartása. I. Összegző megállapítások, következtetések, javaslatok II. Részletes megállapítások 1. a feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága 2. az önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége 3. a beszámolási kötelezettség teljesítése, a költségvetés készítése és végrehajtása 4. az önkormányzat ellenőrzési rendszere 5. a korábbi számvevőszéki ellenőrzések javaslatainak hasznosulása
I. Összegző megállapítások, következtetések, javaslatok A MNOÖ naprakész, részletes ismeretekkel rendelkezik a Magyarországon élő német nemzetiségi lakosság számáról, összetételéről, életkörülményeiről. Ezt a kialakított területi szervek (megyei szövetségek, regionális irodák) és a helyi kisebbségi önkormányzatokkal való közvetlen kapcsolattartás biztosítja. A MNOÖ működésének legfontosabb kérdéseit, az egyes önkormányzati szervek közötti feladat és hatásköröket Alapszabályban rögzítették. Az MNOÖ széles körű, jól kiépített területi és szakmai háttérrel és infrastruktúrával rendelkezik a törvényben megfogalmazott feladatai ellátására.
Az Alapszabály nem rendelkezik a vagyonleltár megállapításáról és a törzsvagyoni kör meghatározásairól. A MNOÖ Alapszabálya a gazdasági társaságok alapításakor elvként mondta ki és betartotta a Nek. törvény előírásait, hogy csak olyan vállalkozásban vesz részt, amelyben felelőssége nem haladja meg a vagyoni hozzájárulás mértékét. Ugyanakkor az önkormányzat határozata, amelyben a tulajdonosi jogosítványokat – kivéve a mérleg és üzleti terv elkészítését – a kabinetre ruházza – ellentétes a törvény előírásával, miszerint “a kisebbségi önkormányzatot megillető tulajdonosi jogok gyakorlása kizárólag a testületi ülés, illetőleg a közgyűlés hatáskörébe tartozik”. A működés tárgyi feltételei (székház, technikai eszköz) jelentős német anyagi támogatással megteremtődtek. A gazdálkodással kapcsolatos feladatokat saját hivatali apparátussal és külső könyvelői szervezettel javuló színvonalon látják el. A gazdálkodási folyamatokat érintő szabályzatokat elkészítették, ezek kiegészítésére és hasznosítására intézkedéseket kell tenni. A számviteli politika több kérdéssel nem foglalkozik (pl. az analitika és a főkönyv kapcsolatával, az éves zárási folyamatokkal, a számviteli elvek helyi alkalmazásával stb.), valamint a számvitelről szóló törvény előírásait nem vették figyelembe. Az éves költségvetések elkészítése és végrehajtása kiegyensúlyozott, takarékosságra törekvő szemlélettel és gyakorlattal párosul. Az MNOÖ pénzügyi helyzete stabil, likviditási gondjaik nincsenek. Vagyonukat megőrzik, gyarapítják. Jelentős ingatlan vásárlással, felújítással az MNOÖ vagyona a vizsgált időszakban több mint kétszeresére növekedett. Az éves beszámolási kötelezettségeiknek eleget tettek. A mérleg és eredmény-kimutatásnál meglévő hiányosságok (értékcsökkenési leírás, vállalkozói tevékenység) megszüntetése indokolt. Az MNOÖ ellenőrzési tevékenysége a Felügyeleti Bizottság létrehozásával megerősödött. A szabályozott gazdálkodás vitelét segíti a könyvvizsgálói szervezet alkalmazása. A korábbi ÁSZ vizsgálat javaslataira megfelelő intézkedéseket tettek, a hiányosságok döntő részét megszüntették. A törvényességi és szabályszerűségi működés és gazdálkodás érdekében javasoljuk a közgyűlés számára, hogy 1. Határozzák meg törzsvagyoni kört a Nek. törvény 37. § (1) bekezdése alapján. 2. Korszerűsítsék a számviteli politikát és a kapcsolódó szabályzatokat a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény és a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII.19.) Korm. rendelet előírásai alapján.
3. Biztosítsák a Nek. törvény 60. § (4) bekezdése előírásának érvényesülését, mely szerint a gazdasági társaságok feletti tulajdonosi jogok gyakorlása kizárólag a közgyűlés hatáskörébe tartozik.
II. Részletes megállapítások 1. a feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága 2. az önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége 3. a beszámolási kötelezettség teljesítése, a költségvetés készítése és végrehajtása 4. az önkormányzat ellenőrzési rendszere 5. a korábbi számvevőszéki ellenőrzések javaslatainak hasznosulása
1. a feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága 1.1. Általános ismeretek a német kisebbségekről, a Magyarországi Németek Országos Önkormányzat kapcsolatrendszere Magyarországon 13 megyében, 400 településen, mintegy 200 ezer német nemzetiségű magyar állampolgár – jellemzően aprófalvas településen él. Nagyobb koncentráltságban Baranya, KomáromEsztergom, Tolna, Veszprém, Bács-Kiskun és Pest megyében élnek. Az 1998-99-es önkormányzati és kisebbségi választások során 281 településen választottak német kisebbségi képviselőt, összesen 1319 elektort, 30 településen német kisebbséghez tartozó polgármestert. A választás eredményeként 271 német kisebbségi önkormányzat alakult, köztük 30 átalakult települési önkormányzat. Az előző választáshoz hasonlóan ez alkalommal is megalakult a Fővárosi Német Önkormányzat. 1999. január 17-én 1286 elektor választotta meg a Magyarországi Németek Országos Önkormányzatát (továbbiakban: MNOÖ). Az 53 fős testület a megalakult kisebbségi önkormányzatok számától függően területi alapon szerveződött. Hasonló elvek alapján választották a szakmai testületek élén álló elnökhelyetteseket is. Az MNOÖ élén főállású elnök áll.
Az MNOÖ a kisebbségi önkormányzatok munkáját regionális irodáin keresztül segíti. A 13 regionális iroda a kisebbségi önkormányzatok megyei szövetségei mellett működik. Az MNOÖ alapszabálya értelmében, azokban a megyékben, ahol legalább négy német kisebbségi önkormányzat működik, létrehozható megyei önkormányzati szövetség. A szövetségek egy-egy képviselőt delegálnak az MNOÖ elnökségébe. A szövetség legfontosabb feladata, hogy koordinálja a helyi önkormányzatok tevékenységét, foglalkozzon a megye speciális problémáival, képviselje a megyét érintő, illetve a megyében működő német nemzetiségi intézmények érdekeit. Az MNOÖ bizottságai révén szorosan együttműködik a német országos egyesületeivel, intézményeivel, kiemelt figyelmet fordít az oktatásinevelési intézményekre. Az MNOÖ folyamatos, napi kapcsolatot tart fenn a Nemzetiségi Etnikai Kisebbségi Hivatallal – a hivatalban német referens működik. A hivatal rendszeres konzultációs fórumot biztosít az országos kisebbségi önkormányzatnak, az őket érintő jogszabályok tervezeteit megvitatják. Érdekérvényesítési fórumot jelent az Országgyűlés Emberi Jogi Kisebbségi és Vallásügyi Bizottságaival való kapcsolat. A költségvetési támogatás, valamint egyéb, a kisebbségek alapvető kérdéseit érintően szükség szerint együttműködnek. Részt vesz az MNOÖ az Oktatási Minisztérium Országos Kisebbségi Bizottság munkájában is.
1.2. A szervezeti és működési rend alakulása Az MNOÖ jelenleg érvényben lévő Szervezeti és Működési Szabályzatát (Alapszabályát) a Közgyűlés 1999. II. 1-én hagyta jóvá és lépett hatályba. Az alapszabály szerint az egyes önkormányzati szervek – közgyűlés, bizottságok, elnökség, kabinet, megyei szövetségek, közgyűlés hivatala – közti döntési hatáskörök megosztásáról az Alapszabály rendelkezik. Az MNOÖ feladatait és hatáskörét a közgyűlés gyakorolja. Az önkormányzatot érintő legfontosabb ügyek eldöntése, a szervezet kialakítása, költségvetési és zárszámadás elfogadása, tisztségviselők megválasztása, intézményalapítás stb. a közgyűlés át nem ruházható hatáskörébe tartozik. A közgyűlés döntései közgyűlési határozatok. Az alapszabály értelmében a közgyűlés 6 bizottságot működtet
Felügyelő Bizottság (3 tagú) Gazdasági Bizottság Oktatási Bizottság Kulturális Bizottság Külkapcsolatok Bizottsága Szociális Bizottság A bizottságokat elnökhelyettesek vezetik. A bizottságok részt vesznek a közgyűlés döntéseinek előkészítésében, szervezik és ellenőrzik azok végrehajtását. A közgyűlés határozza meg azokat az előterjesztéseket, amelyeket a bizottság nyújt be, továbbá amelyek csak bizottsági állásfoglalással terjeszthetők be. Az Elnökség tagjai: elnök, elnökhelyettesek, megyei szövetségek és a fővárosi német önkormányzat 1-1 képviselője. Közgyűlés között az önkormányzat irányító szerve, dönt azokról a kérdésekről, amelyeket a közgyűlés hatáskörébe utalt és ezekről a közgyűlésnek köteles beszámolni. A kabinet (tagjai az elnök és elnökhelyettesek) hatáskörébe tartozik az éves költségvetés elveire és a költségvetési javaslatra vonatkozó előterjesztés elkészítése, törvény-tervezetek véleményezése. A megyei szövetségek és a fővárosi német önkormányzat A megyei szövetségek a helyi és az MNOÖ határozatai alapján működnek. Az MNOÖ közgyűlése a testületek tevékenységével kapcsolatos hivatali, adminisztrációs feladatok ellátására hivatalt hozott létre. A hivatalt a hivatalvezető irányítja, létszámában szerepelnek a megyei (regionális) irodák vezetői is. A hivatal ügyrendjét és a munkaköri leírásokat 2000. XI. 1.-én korszerűsítették.
1.3. A költségvetés, zárszámadás, vagyonleltár megállapításának szabályozottsága Az Alapszabály IX. fejezete az MNOÖ gazdálkodásáról, vagyonáról és a költségvetésről rendelkezik. A testületet saját hatáskörben határozza meg a költségvetését és zárszámadását, a rendelkezésre bocsátott források felhasználását. A költségvetés összeállítását az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény és az éves költségvetési törvények alapján, a könyvvezetést a társadalmi szervekre vonatkozó szabályok szerint végzik. Az MNOÖ vagyonával kapcsolatos tulajdonosi jogosítványokat a közgyűlés gyakorolja, a gazdálkodás vonatkozó határozatainak végrehajtásáért az elnök és helyettesei, valamint a hivatalvezető felelős.
Az Alapszabály nem rendelkezik a vagyonleltár megállapításáról és a törzsvagyoni kör meghatározásairól (Nek. törvény 37. § (1) bekezdés).
1.4. A működés szervezeti feltételrendszere A MNOÖ széles körű, jól kiépített területi és szakmai szervezeti háttérrel és feltételekkel rendelkezik a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló törvényben meghatározott feladatok ellátására. Az MNOÖ 13 területi (regionális) irodával rendelkezik és 10 megyében jött létre megyei szövetség. A bajai székhelyű Magyarországi Németek Általános Művelődési Központja intézményfenntartó társulásának, majd az azt 1998-ban felváltó Közalapítványnak az MNOÖ is tagja. A Magyarországi Nemzeti és Etnikai Kisebbségekért Közalapítvány a közép- és felsőfokú oktatásban részt vevő német nemzetiségi fiatalok számára ösztöndíjat biztosít. A középiskolai ösztöndíjat csak a német nemzetiségi gimnáziumok tanulói kaphatnak. A magyarországi német egyesületek száma több százra tehető, hiszen az egyesületi törvény megjelenésével számos, sok éve működő kultúrcsoport, énekkar, zenekar, táncegyüttes alakult át egyesületté. Az 1972-ben létrehozott tatai Német Nemzetiségi Múzeum anyagában megtalálhatók az ország valamennyi, németek által lakott vidékéről származó emlékek. A múzeum az állandó kiállítások mellett időszaki és vándorkiállításokat szervez, melyek bemutatására rendszeresen sor kerül Ausztriában és Németországban is. Az 1980-as évek derekán alapított szekszárdi Német Színház – Deutsche Bühne Ungarn – 1989. óta önálló intézményként, 1994. novemberétől – hazai és németországi támogatásból átalakított – saját színházépületben működik. A német nyelvű előadásokat a MNOÖ is támogatja. A magyarországi németek esetében nagy segítséget jelentenek az anyaországból érkező támogatások, adományok, melyek azonban nem pótolják, nem pótolhatják az itthon beszerezhető kiadványokra, szervezésre fordítható forrásokat. Az 1957. óta fennálló Neue Zeitung a magyarországi németek közszolgáltató hetilapjaként működik. A hetilap tájékoztatást nyújt a kisebbség jelenéről, történelméről, kultúrájáról, irodalmáról, művészetéről, a hagyományok és a nyelv ápolásáról, az anyanyelvi oktatásról. A hetilap átfogó beszámolókban tudósít Magyarország és Németország sokszínű kapcsolatairól, hazai és németországi települések partnerkapcsolatairól.
Az MNOÖ megbízásából a Neue Zeitung adja ki a Deutscher Kalander-t. A szerkesztőség a Deutsche Haus Kft épületében működik. Az MNOÖ szoros kapcsolatban áll a környező országok német kisebbségi szervezeteivel, valamint a német nyelvű országok más anyanyelvű kisebbségeivel. A kisebbségi törvény hatályba lépése óta megélénkült érdeklődésnek köszönhetően az elmúlt években számtalan delegáció járt tapasztalatcserén a magyarországi németek képviselőinél. A budapesti Német Gimnázium 2000. őszén avatta új tornacsarnokát, melynek németországi alapítványi támogatással beszerzett felszerelése színházi előadások, nagyobb rendezvények lebonyolítását is lehetővé teszi. A pécsi Magyar-Német Nyelvű Iskolaközpont mellett 2002-re kollégium létrehozását tervezi az MNOÖ, mely a Tolna és Baranya megye kistelepüléseiről érkező diákoknak biztosítana bentlakást. A 2001-ben esedékes vásárlásra és az épület felújítására hazai és külföldi támogatással nyílik lehetőség. A Német Ház és az 1999-ben vásárolt belvárosi ingatlanok működtetésére az MNOÖ egy korlátolt felelősségű társaságot hozott létre. Ugyancsak az MNOÖ alapította 2000-ben azt a közhasznú társaságot, mely Városlődön a helyi önkormányzattól átvett ifjúsági tábort működteti.
2. az önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége 2.1. A működés tárgyi feltételeinek alakulása Az MNOÖ működésének tárgyi feltételrendszere 1998. év elejére megteremtődtek. A Nek. törvény és a kisebbségi önkormányzatok költségvetésének, gazdálkodásának, vagyonjuttatásának egyes kérdéseit szabályozó 20/1995. (III.9.) Korm. rendelet alapján a Kincstári Vagyoni Igazgatóság 1997. XII. 16-án “Ingyenes Használati Megállapodás”-sal a MNOÖ részére a Budapest, II., Júlia utca 9. számú épületet átadta. Az ingatlan teljes felújítása és az igény szerinti átalakítása megtörtént és a használatbavételi engedélyt megkapták. Tekintettel arra, hogy a garázsépületnél a beruházási keretet 2 793 716 Ft-tal túllépték, ezt az összeget a MNOÖ megtérítette a kivitelezőnek. Továbbá – mivel az átadott épület 451 m2 volt, ebből az ingyenes használatra átadott 313 m2, a 138 m2 különbségre vonatkozóan a MNOÖ és a Kincstári Vagyoni Igazgatóság Budapest-Pest Megyei Kirendeltsége 1998. XII. 11-i megállapodás szerint 3 500 Ft/ m2/év+ ÁFA bérleti díj megfizetését írták elő. A székház berendezési tárgyait (bútorok, számítógépek stb.) a német kormány biztosította az MNOÖ-nek.
Az épületet az MNOÖ 1998. I. 19-én vette birtokba. Alkalmas arra, hogy az MNOÖ hivatalán kívül, a közgyűlés, az önkormányzat szervei (elnökség, kabinet, bizottságok) kulturált körülmények között ülésezzenek és végezhessék munkájukat. A hivatal a feladatellátáshoz szükséges tárgyi feltételekkel rendelkezik (10 számítógép nyomtatóval, 3 fénymásoló, 1 írógép, 2 fax). A regionális irodák – a 2001-ben alakult Rátka kivételével – számítógéppel, fénymásolóval, fax-szal rendelkeznek.
2.2. Az egyszeri vagyonjuttatásként kapott részvények hasznosítása A MNOÖ a Nek törvény 63. § (4) bekezdése alapján a működési feltételeknek kialakítására egyszeri, vagyonjuttatásban részesült. Az 1997. I. 21-én kötött részvény-vagyonátadásról szóló megállapodás szerint az ÁPV Rt 17 626 E Ft névértékű 30 000 E Ft árfolyamértékű MOL részvényeket adott át az MNOÖ-nek. Az MNOÖ letéti szerződést kötött a CODEX Értéktár és Értékpapír Rt-vel (1997. IV. 9-én) majd a BUDA-CASH Brókerház Rt-vel (1998. III. 1-én). A közgyűlés 39/1998. (VII.15.) sz. határozatában 4 brókercég ajánlata alapján a MOL részvények 50%-ának értékesítéséről döntött. A BUDA-CASH és az MNOÖ közötti megállapodás szerint a 8 813 E Ft névértékű részvényt 55 918 485 Ft-ért (napi 6 345 Ft árfolyamon) 1999. VIII. 9-én értékesítették. A befolyt összeget a Nagymező utcai ingatlan vásárlására fordították. A maradék MOL részvények értékesítéséről döntött a közgyűlés 28/1999. (V.29.) számú határozatában, kikötötte viszont, hogy legalább 6 500 Ft árfolyamon értékesíthető. Tekintettel arra, hogy a részvények árfolyama tartósan 6 500 Ft alatt maradt, az értékesítéstől elálltak. A MOL részvények után az MNOÖ 1999-ben 484 715, 2000-ben 474 715 Ft osztalékot kapott.
2.3. A gazdálkodási tevékenység személyi és tárgyi feltételei Az MNOÖ gazdálkodásával kapcsolatos feladatokat saját hivatali szervezettel, a könyvelést – megbízás alapján – külső vállalkozóval végezteti. A hivatalának létszáma 9 fő. A gazdálkodással kapcsolatos munkakörben dolgozó 2 fő között mérlegképes könyvelői képesítéssel rendelkező nincsen, szakközép, illetve felső fokú banki szakügyintéző képesítéssel rendelkeznek. A hivatalt a hivatalvezető (egyetemi végzettségű) irányítja, ügyrenddel és munkaköri leírással rendelkeznek. A hivatal dolgozóinak jogállását a Munka Törvénykönyv alapján szabályozták. A hivatal létszámában szerepelnek a regionális irodák irodavezetői is. Ezek közül 5 fő teljes, 5 fő 4 órás munkaviszonyban dolgozik. Az irodavezetők közül 9 felsőfokú, egy középfokú végzettséggel rendelkezik. Az MNOÖ 1998. I. 1-től kezdve egy könyvelési társasággal kötött szerződést a könyvelés, a kontírozás, mérlegkészítés, adóbevallás és a
bérszámfejtés elvégzésére. A szerződésben nem rögzítettek határidőket (pl. éves beszámoló leadási határidő stb.), ennek ellenére a gyakorlatban a beszámolók elkészítése a közgyűlési munkatervekhez igazodik, illetve a számviteli politikában meghatározott tárgyévet követő II. 28-i határidőhöz. A könyvelési folyamatok és éves beszámolók elkészítésének valódiságát és szakszerűségét van hivatva biztosítani könyvvizsgáló cég szerződéses alkalmazása, amely a beszámolót felülvizsgálja és auditálja. Év közben is e könyvelő cég a hivatal gazdasági referenseivel folyamatos szakmai tapasztalatot tart fenn.
2.4. A gazdálkodási folyamatok szabályozottsága A MNOÖ a gazdálkodás pénzügyi folyamatát, ennek részterületeit érintő szabályzatokkal rendelkezik. A jelenlegi számviteli politika 1999. VIII. 1-gyel lépett hatályba. Az MNOÖ az éves beszámolási kötelezettségét, az egyszerűsített éves beszámolóval a kettős könyvvitel alkalmazásával teljesíti a számviteli törvény és az egyéb szervezetek éves beszámoló készítésének és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 219/1998. (XII.30.) Korm. rendelet alapján. Az egyszerűsített éves beszámoló mérlegből és eredmény-kimutatásból áll. Az eredmény-kimutatás összeállításánál az összköltség-eljárást alkalmazzák. A számviteli politika szerint a 30 E Ft alatti beszerzési értékű eszközöket azonnal költségként számolják el. Az értékcsökkenés mértékét a költségvetés alapján gazdálkodó szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló 54/1996. (IV. 12.) Korm. rendelet 22. § (2) bekezdésszerinti kulcsokkal állapították meg. A számviteli politika több kérdéssel nem foglalkozik (pl. az analitika és a főkönyv kapcsolatával, az éves zárási folyamatokkal, a számviteli elvek helyi alkalmazásával stb.), valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírásait nem vették figyelembe. A számviteli politikához kapcsolódó számlatükröt évente aktualizálják, főkönyvi kivonatot negyedévente készítenek. Rendelkezik az MNOÖ eszközök és forrás-értékelési szabályzattal, a feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének, az eszköz és források leltározási és leltárkészítési szabályzatával. Az utóbbi szabályzatban a tételes mennyiségi felvétel idő-ütemezésére vonatkozó időpontokat nem rögzítettek. A házipénztár kezelési szabályzatot 1999. VIII. 1-én korszerűsítették. Külön szabályzatba foglalták a gépjármű használattal, valamint a külföldi kiküldetéssel kapcsolatos pénzügyi elszámolási és eljárási rendet. Az összeférhetetlenségi elveket betartják, a pénztáros az
utalványozóval és a pénztár ellenőrrel azonos személy nem lehet, a pénztári ellenőri feladatot az utalványozó-hivatalvezető látja el.
2.5. A gazdálkodási jogkörök szabályozottsága A Házipénztár Kezelési Szabályzatban rögzítették a gazdálkodási jogkörökkel összefüggő jogosítványokat. Ezek szerint utalványozási joggal az MNOÖ elnöke és a hivatal vezetője (500 E Ft-ig) rendelkezik. A szabályzat hiányos, mivel a teljesítések igazolásáról nem rendelkezik.
2.6. Vállalkozási tevékenység Az MNOÖ 1999-ig vállalkozási tevékenységnek minősítette az általa bérelt ingatlanban elhelyezett szervezetek felé történő bérleti és közüzemi díjak továbbszámlázását, valamint a könyvértékesítést. Ez a tevékenység, mivel nem tartósan, üzletszerűen, nyereségszerzés céljából történik, nem minősül vállalkozásnak. Az MNOÖ ezeket a feladatokat az 1999. VI. 28-án alapított Deutsches Haus Szolgáltató és Ingatlanhasznosító Kft-nek adta át. Az alapítás a gazdasági társaságokról szóló 1997. évi CXLIV. törvény szerint történt. Az egyszemélyes kft törzstőkéjét – 3 000 E Ft – az MNOÖ pénzbeli betétként biztosította. A kft-t a cégbíróság 1999. IX. 23-án bejegyezte. A kft tevékenysége kibővült többek között ingatlankezeléssel, ifjúsági és turista-szállásszolgáltatással, éttermi, munkahelyi étkeztetéssel, könyvtári és levéltári tevékenységgel. A tevékenységet két telephelyen – a megvásárolt Budapest VI. ker. Nagymező u. 49. számú épületben és a felújított Budapest VI. ker. Lendvay u. 22. sz. épületben látják el. Az ingatlanokat az MNOÖ nem apportálta a Kft-be, azok a saját mérlegében szerepelnek. A kezdeti működési kiadásokat a MNOÖ 3 700 E Ft kölcsönnel segítette. A MNOÖ Alapszabálya a gazdasági társaságok alapításakor elvként mondta ki és betartotta a Nek. törvény 60. § (3) bekezdésének előírásait, hogy csak olyan vállalkozásban vesz részt, amelyben felelőssége nem haladja meg a vagyoni hozzájárulás mértékét. Ugyanakkor az önkormányzat 25/1999. (V. 29.) sz. határozata, amelyben a tulajdonosi jogosítványokat – kivéve a mérleg és üzleti terv elkészítését – a kabinetre ruházza – ellentétes a törvény 60. § (4) bekezdésével, miszerint “a kisebbségi önkormányzatot megillető tulajdonosi jogok gyakorlása kizárólag a testületi ülés, illetőleg a közgyűlés hatáskörébe tartozik”. A Kft 2000. évi beszámolóját a közgyűlés 8/2001. V. 10.) sz. határozatával – 1 229 E Ft mérleg szerinti eredménnyel fogadta el. A MNOÖ a Városlőd Község Önkormányzatával 50-50%-os törzsbetét aránnyal 1 500-1 500 E Ft törzstőkével közhasznú társaságot hozott létre, melyet Városlődi Villa Oktatás-Fejlesztési-Üdültetési és Étkeztetési Kht néven a cégbíróság 2000. XI. 9-én bejegyezett (továbbiakban: Városlődi Villa Kht.).
A Városlőd Község Önkormányzata vagyonátadás keretében az ingatlant átadta a MNOÖ részére 84 209 E Ft értékben, amely a Német Szövetségi Köztársaság 600 E DEM értékű Városlődi Önkormányzatnak juttatott támogatással azonos összeget képvisel. A társaság célja a Magyarországon élő német kisebbség kultúrájának, népi hagyományának, oktatási ellátásának biztosítása, konferenciák, ifjúsági táborok szervezése, képzés és továbbképzések megtartása és közhasznú tevékenység végzése; e tevékenységet nyereség- és vagyonszerzési cél nélkül folytatja. A Kht-nél szintén működik Felügyeleti Bizottság és könyvvizsgáló.
3. a beszámolási kötelezettség teljesítése, a költségvetés készítése és végrehajtása 3.1. A könyvvezetési kötelezettség A 2.4 pontban leírtak szerint az MNOÖ a pénzügyi folyamatok számviteli regisztrálása kettős könyvviteli rendszerben történik és egyszerűsített éves beszámoló készítésére kötelezett a 219/1998. (XII.30.) Korm. rendelet szerint. A könyvelési, zárlati munkákat külső könyvelő társaság végzi.
3.2. Az éves költségvetések Az éves költségvetések elkészítése több lépcsőben történik. Az Alapszabály szerint a kabinet az éves költségvetési tervre és annak alapelveire a tárgyévet megelőző év negyedik negyedévében javaslatot tesz, majd az elnökség és a közgyűlés elé terjeszti. A tervezés folyamatában a Felügyelő és Gazdasági Bizottság is részt vesz. A Felügyelő Bizottság a beterjesztett javaslathoz írásos jelentést készít. A költségvetési koncepciót általában november-decemberben tárgyalja a közgyűlés, majd a vita eredményeként véglegesített javaslattal a tárgyév II-III. hónapban hagyja jóvá a testület. A két olvasatban történő költségvetés elkészítés módszere a költségvetés megalapozottságát segíti. A közgyűlés az 1999. évi költségvetést 119 550 E Ft bevételi 115 417 E Ft kiadási főösszeggel és 4 133 E Ft tartalékkal 13/1999. (III. 20.) sz. határozatával a 2000. évit
118 100 E Ft bevételi 117 240 E Ft kiadási főösszeggel és 860 E Ft tartalékkal 46/2000 (III. 4.) sz. határozatával a 2001. évit 145 325 E Ft bevételi 142 814 E Ft kiadási főösszeggel és 2 511 E Ft tartalékkal 1/2001. (II.24.) sz. határozatával elfogadta. Az elfogadott költségvetési előirányzatokat a közgyűlés éven belül egy alkalommal módosítja. Az első féléves teljesítés tárgyalása során az addig ismertté vált változások (pályázati pénzek elnyerése, támogatások stb.) összegével módosítják az eredi előirányzatokat. A költségvetés struktúráját, illetve szerkezetét illetően a bevételeket állami támogatás, könyvértékesítés, Német Szövetségi Köztársaság támogatása, kamat, osztalék bevétel, egyéb bevételek-re, a kiadásokat tekintve a közgyűlés, elnökség, kabinet, bizottságok, regionális irodák, megyei szövetségek, egyéb támogatások, beruházás, fejlesztés alfejezetekre bontják.
3.3. A költségvetés végrehajtása Az MNOÖ éves költségvetéseire a megalapozottság volt a jellemző. A kiadási tételek a költségvetésben megfelelő bevétellel biztosítottak voltak. Minden évben eltérő mértékben tartalékokat képeztek. A pénzügyi egyensúly biztosított, hitel felvételére, likviditási nehézségekre a három évben nem került sor. A központi költségvetésből biztosított állami támogatáson túlmenően jelentős saját bevétellel rendelkeztek. Így az 1999. évi bevételek 41%-a, 2000-ben 25%-a származott saját bevételből. (Lásd. 1. számú melléklet) A költségvetési bevételeken belül a külföldi – elsősorban németországi támogatás – a bevételeken belül jelentős részarányt képviselnek (1999ben 13; 2000-ben 17; 2001. I. félévében 9%) A támogatások különböző projektekre, a regionális irodák irodavezetőinek bérhozzájárulására, technikai támogatásra (Lendvai utcai épület berendezése, számítógépek) az évente kiadásra kerülő Deutsche Kalander (Német Naptár) kiadásához való hozzájárulásra irányultak. Az MNOÖ a pályázati pénzek felhasználásáról különböző módon számol el. A német kormánytól kapott MNOÖ-nek juttatott támogatással közvetlenül számolnak el, az adott esetben fel nem használt összeget visszatérítik. A támogatások egy része közvetlenül a német kisebbségi
szervezetbe kerül, a felhasználás pénzügyi elszámolása is ott történik. A pályázati pénzek egy része viszont csak keresztül folyik az MNOÖ költségvetésén és átutalják az adott projektekre. A belföldi pályázatok esetében az ellenőrzés az Oktatási Minisztérium Közoktatási és Kisebbségi Kapcsolatok Főosztálya által gondozott – német-magyar állandó albizottság által finanszírozott pályázati elszámolására terjedt ki. A két évente megállapított keretet német nyelvű pedagógusok, óvónők továbbképzésére fordítják. Az MNOÖ 1999-ben 1 990 E Ft, 2000-ben 2 614 E Ft, 2001-ben 2 000 E Ft pályázati keretet kapott. A továbbképzés szervezésére, bonyolítására szolgáló költségeket az MNOÖ megelőlegezi, majd számlákkal dokumentáltan utólag minden év XII. 15-ig elszámolt a főosztállyal. A 2001. évi 2 000 E Ft esetében részelszámolás történt. A beérkezett pályázatokat külön kódszám alatt veszik nyilvántartásba és a felhasználás is az adott kódszámon kerül elszámolásra. Így az adott célra fordított pályázati pénzek felhasználása nyomon követhető. Az MNOÖ a helyi kisebbségi önkormányzatokat közvetlenül nem támogatja. A megyei szervezetek is közvetve, elsősorban megyei, vagy több megyét érintő projekteket támogatnak. A 2.sz. mellékletben szereplő adott támogatások a megyei szövetségeknek, a bajai oktatási centrumnak, a Városlődi Kft-nek stb. juttatott pénzeszközöket tartalmazza Az éven belüli költségvetési előirányzatok kiadási tételei szintén a bevételekkel (pályázatok, külföldi támogatások) összhangban kerültek megállapításra. A vizsgált időszakban a költségvetés mind bevételi, mind pedig kiadási oldalt tekintve – a nem tervezhető pályázati pénzek és támogatások miatt – mintegy kétszeresére – 1999-ben 185,6%, 2000ben 225,9%-ra – teljesültek. A költségvetés végrehajtása során az előirányzatok felhasználására a költségkímélő, takarékos és ésszerű gazdálkodás volt a jellemző. Így pl. a közgyűlés tagjai tiszteletdíjat nem kapnak, utazási költségtérítésen túl napidíjat nem számolnak el. A hivatal működési feladataihoz kapcsolódó költségek csökkenő tendenciát mutatnak, 1999-ben 32,5%, 2000-ben 27,3%-ot tettek ki. Összességében megállapítható, hogy a költségvetési kiadások a NEK törvényben és az Alapszabályban megfogalmazott célokra kerültek felhasználásra.
3.4. A gazdasági események bizonylati alátámasztottsága
A gazdasági eseményeket magukban foglaló pénztári és banki bizonylatok közül az 1999. évi májusi pénztári és 1999. II. negyedévi bank-bizonylatok, valamint a 2000. évi novemberi pénztári és bankbizonylatok kerültek felülvizsgálatra. A vizsgálat kiterjedt a bizonylatok alaki, tartalmi követelményeinek ellenőrzésére. Az MNOÖ un. időszaki pénztár-jelentést készít, amit a Pénztár és Pénzkezelési Szabályzat szerint havonta zárnak. A záráskor az ellenőrzést megelőzően a pénztárjelentés átvitel és áthozat rovatában ceruzával beírt összegek szerepeltek. A számlákhoz un. Számla-előlapot rendszeresítettek, amin a tétel költségnem, illetve költséghely száma szerepel. Ezeket a gyakorlatban nem használják, hanem különböző kódszámokat tüntetnek fel, amelyet a főkönyvi számlákkal – kontírozás után – hoznak összefüggésbe. A számla előlapon szerepel az utalványozó és ellenjegyző aláírása, de az ellenőrzés során az összes átvizsgált bevételi és kiadási pénztárbizonylatnál – a szabályozás pontatlansága miatt – csak az utalványozó aláírása szerepelt. A pénztári be- és kifizetésekhez számlát, szerződést, testületi határozatot stb. csatoltak. Az elszámolásra kiadott összegekről külön nyilvántartást vezetnek és bruttó módon történik az elszámoltatás. A saját gépkocsi hivatalos célra történő használata esetén az APEH üzemanyagárat számolják el és kilométerenként 3 Ft költségtérítést. A kiküldetési utalványon a saját használatú gépkocsi engedélyezését az utazást jóváhagyó egyik utalványon sem írta alá. 2001. VII. 1-től a hivatal számítógépes program alapján vezetett pénztárjelentést készít. A program alkalmas arra, hogy időszaki bizonylat-összesítőt készítsen, különböző bevételi és kiadási címenként csoportosítsa a pénzmozgást, illetve a bevételek és kiadások alakulását. Az MNOÖ a bankszámla feletti jogosultságot külön nem szabályozta. A pénztár és pénzkezelési szabályzatban lévő gyakorlatot alkalmazzák, vagyis az MNOÖ elnöke, a hivatalvezető 500 E Ft-ig rendelkezhet az átutalásokat illetve a megterheléseket illetően.
3.5. A vagyongazdálkodás szabályozottsága, vagyonvédelem A vagyonról, azokról való rendelkezésekről külön szabályzatot a közgyűlés nem alkotott. Az Alapszabály szerint az MNOÖ tulajdonát képezi mindaz az ingatlan és ingó vagyon, melyet jogi személyek, magánszemélyek és természetes személyek bármilyen jogcímen a tulajdonába adtak, továbbá az MNOÖ-ot megillető tulajdonosi jogokat kizárólag a közgyűlés hatáskörébe tartozik. Az MNOÖ vagyona befektetett eszközökből – ingatlan, gépek, berendezések, értékpapírok – forgóeszközökből és pénzkészletből tevődik össze. A vizsgált időszakban ezek mérleg szerinti értéke
jelentősen nőtt. Az 1999. I. 1-i mérleg szerinti vagyon (eszközök értéke) 344 170 E Ft-ról 2000. XII. 31-ig megkétszereződött és 707 544 E Ft-ot tett ki. A növekedés elsősorban a tárgyi eszközök – ezen belül az ingatlanok növekedéséből származik (Nagymező utcai és Lendvay utcai épületek ingatlanvásárlás és felújítás következtében). Az MNOÖ vagyon megőrzése, gyarapítása tehát biztosított, a vagyongazdálkodással összefüggő döntéseket a közgyűlés hozta (az ingatlan vétel, portfolióértékesítés, gazdasági társaság alapítása) az MNOÖ számviteli elszámolásában, mérlegeiben szerepelnek. Az épületekre berendezéseire az MNOÖ vagyoni és kárbiztosítási szerződést kötött.
3.6. Éves beszámolási kötelezettség Az MNOÖ a vizsgált két évben eleget tett az éves beszámolási kötelezettségeinek, elkészítették az egyszerűsített éves beszámolójának mérlegét és eredmény-kimutatását a 219/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet előírásai szerint. Az MNOÖ eszköz és forrás Leltározási és Leltárkészítési Szabályzata szerint az ingatlant 5 év, a gépek, berendezések, felszereléseket 2 év, az egyéb eszközöket évente kell mennyiségi felvétellel leltározni és a könyvekben (mérlegben) szerepeltetni. A gyakorlatban az analitikus nyilvántartás és főkönyvi egyeztetéssel történt a leltározás valamennyi eszköz és forrás mérlegtételénél. A pénzeszközök mérlegtételnél 4 358 E Ft-os előző évi helyesbítést végeztek el, mivel önellenőrzés keretében a regionális irodák 1998. XII. 31-i pénzmaradványát a mérlegben nem szerepeltették. Az immateriális javak és tárgyi eszközök értékcsökkenés elszámolásánál eltértek a számviteli politikában lefektetett leírási kulcsoktól. Egyes ingatlannál 10%-os, a szellemi termékeknél 20%-os kulcsot alkalmaztak, így a mérlegben az immaterális javak magasabb, az ingatlanok alacsonyabb nettó értéken szerepelnek, mind 1999-ben és 2000-ben. A befektetett pénzügyi eszközök értéke 1999-re lecsökkent, mivel a MOL részvényeket rövid lejáratú értékpapírok közé sorolták értékesítési, illetve forgatási célból. 2000. évben a MOL részvényeket letétbe helyezték és a befektetett pénzügyi eszközök között névértéken szerepeltetik. A 2000. évben a Városlődi Villa Kft 1 500 E Ft törzstőkével növelte a részesedések értékét. Az MNOÖ 127 475 E Ft induló tőkéjét a megszűnt Magyarországi Német Szövetségtől átvett eszközök jelentik. Az összeget a NEK törvény által biztosított egyszeri vagyonjuttatás (30 000 E Ft) összegével módosítani kellett volna. Az egyszerűsített éves beszámoló eredmény-kimutatásban az értékcsökkenési leírás a kimutatást torzítja. Az 1999. évi bevételek
között még 2 305 E Ft értékű vállalkozói bevételt számoltak el, mely lényegében az Alapszabályban rögzített célnak megvalósítására irányult és nem fogható fel vállalkozási tevékenységnek (önköltségi szintű bérbeadás, könyvkiadás). A 2000-es évben a könyvvizsgáló jelzése ellenére ugyanúgy szerepeltették. A könyvvizsgáló kft az egyszerűsített éves beszámolókat hitelesítő záradékkal látta el.
3.7. Az éves zárszámadások Az MNOÖ elnöksége az éves költségvetési beszámolókat (zárszámadás) a költségvetéssel azonos, összehasonlítható formában terjesztette a közgyűlés elé. A beszámoló számszaki (táblázatos) részét szöveges értékelés egészítette ki. A Felügyelő és a Gazdasági Bizottság írásos jelentése kiegészült a könyvvizsgálói jelentéssel. Az MNOÖ gazdálkodása kiegyensúlyozott, a bevételek mindkét évben jóval meghaladták a kiadások mértékét.
4. az önkormányzat ellenőrzési rendszere 4.1. Az ellenőrzés szabályozottsága A MNOÖ ellenőrzési tevékenységét a közgyűlés megbízásából három tagú Felügyelő Bizottsága látja el. Az Alapszabály szerint feladata az MNOÖ gazdálkodásának, jogszabályi és alapszabály szerinti működésének ellenőrzése, a zárszámadás véleményezése. Emellett a közgyűlés megbízásából az MNOÖ szerveit, a hivatalát és egyes témákat jogosult ellenőrizni. A vizsgált időszakban fontosabb ellenőrzési feladatot jelentett hivatali szabályzatok ellenőrzése. Ennek során a jelen vizsgálattal egyezően a kötelezettségvállalás, utalványozás szabályzatainak hiányosságait állapították meg, a megyei szövetségek és a regionális irodák közti költségvetésipénzügyi átfedések megszüntetése érdekében végeztek vizsgálatokat és ez alapján sikerült 1999-ben különválasztani a pénzügyi elszámolásokat. Továbbá ellenőrizték a megbízási díjak indokoltságát és szükségességét, valamint a regionális irodán bér és működési kiadások alakulását és különböző javaslatokat tettek a költségek csökkentésére. A Felügyelő Bizottság ezen belül a költségvetés és beszámoló javaslatról írásos előterjesztést készít a közgyűlés felé.
4.2. A belső ellenőrzés
A hivatalon belül a gazdálkodási-pénzügyi ellenőrzések a folyamatba épített ellenőrzésen keresztül valósulnak meg. A kis létszámú apparátus az MNOÖ elnöke és hivatalvezetője a napi gazdasági folyamatokon keresztül közvetlenül ellenőrzi, amit a hivatal tagoltságmentes rendszere is indokol. Az MNOÖ beszámolójának valódisága, a gazdálkodási-pénzügyi folyamatok szabályszerűségének és törvényességének érdekében könyvvizsgálói társaságot alkalmaz megbízás alapján, amely a gazdálkodás különböző területeinek ellenőrzésére is kiterjed. Az ellenőrzések tapasztalatai rövid úton, operatív módon hasznosulnak.
5. a korábbi számvevőszéki ellenőrzések javaslatainak hasznosulása Az MNOÖ-nél a legutóbbi ÁSZ vizsgálat 1997. III.-IV. hónapban volt. Az 1997. évi jelentésében az ÁSZ az alábbi javaslatokat tette: 1. A működéssel, az operatív gazdálkodással összefüggő szabályzatokat aktualizálják, a hiányosságokat pótolják annak érdekében, hogy azok a mindenkori jogszabályi előírásoknak, a működés sajátosságainak egyaránt megfeleljenek. (Pl. SzMSz, leltározási, selejtezési, házi pénztári pénzkezelési szabályzat, számlarend, gazdálkodási jogkörök gyakorlása.) 2. Szervezzék meg az ellenőrzési rendszerüket, s biztosítsák annak a belső szabályozottságnak megfelelő működtetését. 3. Biztosítani kell a bizonylati rend és az okmányfegyelem következetes betartását és betartatását. Az MNOÖ közgyűlése megtárgyalta az ÁSZ jelentést és a 18/1999. (VI. 28.) sz. határozatában intézkedett a hibák kijavításáról. Ez alapján az MNOÖ a hiányzó szabályzatokat elkészítette. A gazdálkodási jogkörök gyakorlásával összefüggő korábbi hiányosságok egy része a jelenlegi ellenőrzésnél is megtalálható. Az MNOÖ ellenőrzési rendszere alapját a Felügyelő Bizottság felállításával, könyvvizsgáló megbízással megteremtette. A bizonylati rend, okmányfegyelem a könyvelő társaság alkalmazásával jelentős mértékben javult. Összességében a tett intézkedések az MNOÖ gazdálkodásának szabályszerűségét javították. Budapest, 2002. január Dr. Kovács Árpád elnök
Mellékletek
Mellékletek felsorolása: 1. számú melléklet: Kimutatás az 1999-2001. évek bevételeiről 2. számú melléklet: Kimutatás az 1999-2001. évek kiadásairól
