Rapport
Aveco de Bondt bezoekadres postbus
CO2-prestatieladder communicatieplan 2014
Reggesingel 2 202
postcode
7460 AE Rijssen
telefoon
(0)548 51 52 00
telefax
(0)548 51 85 65
e-mail internet
[email protected] www.avecodebondt.nl
projectnaam Communicatieplan 2014 referentie AKA/003 opdrachtgever Aveco de Bondt vestiging Rijssen postadres Reggesingel 2, 7461 BA RIJSSEN contactpersoon T.a.v. ir E.P.W. Koenis status definitief versie 01 aantal pagina's 10 datum 20 januari 2014 auteur A. Kamst
paraaf gecontroleerd
datum
20 januari 2014
referentie
AKA/002
pagina
1 van 10
INHOUDSOPGAVE 1
INLEIDING
3
2
COMMUNICATIE DOELSTELLINGEN
4
3
DOELGROEPEN
5
3.1
stakeholdersanalyse
5
COMMUNICATIEMIDDELEN
7
4.1
7
4
5
6
datum
communicatie-uitingen
PLANNING
8
5.1
Fase 1: communicatie voor certificering
8
5.2
Fase 2: structurele communicatie na certificering
9
OVERIGE ZAKEN
20 januari 2014
10
referentie
AKA/002
pagina
2 van 10
1
INLEIDING Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop Aveco de Bondt haar ambities en maatregelen op het gebied van CO2-reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij is de carbon footprint van Aveco de Bondt. De communicatie is niet eenmalig, maar structureel van aard. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fase 1 en fase 2, waarbij fase 1 de periode betreft tot certificering en fase 2 de periode na certificering. De CO2-communicatie zal het belang van CO2-management voor Aveco de Bondt beschrijven. Zowel intern als extern moet de communicatie inzicht geven in het CO2-beleid en de prestaties. Daarbij moet de noodzaak van CO2-reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis). Bij de interne doelgroepen moet de communicatie daarnaast ook resulteren in een gedragsverandering. Het is belangrijk om duidelijk en regelmatig te communiceren. De kwaliteitscoördinator draagt zorg voor het periodiek vaststellen van veranderingen binnen de footprint van Aveco de Bondt en de effectiviteit van ingevoerde reductiemaatregelen. Het is zijn taak om deze verkregen inhoudelijke input te vertalen in toegankelijke teksten en illustraties. Dit zal vervolgens door de PR-manager, in overleg met de kwaliteitscoördinator, zowel intern als extern worden gepubliceerd.
datum
20 januari 2014
referentie
AKA/002
pagina
3 van 10
2
COMMUNICATIE DOELSTELLINGEN Algemeen: De CO2-communicatie moet bijdragen tot bewustwording (kennis), veranderingsbereidheid (houding) en vermindering (gedrag). Daarnaast moet de communicatie ervoor zorgen dat de stakeholders en derden inzicht hebben in onze CO2-prestaties. Bij de interne doelgroepen moet duidelijk zijn: •
Wat de ambities inhouden.
•
Dat er sprake is van belangrijke, noodzakelijke ambities en reductiemaatregelen.
•
Dat alle aangekondigde reductiemaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er altijd een inspanningsverplichting geldt voor de medewerkers die dit betreft.
Na het behalen van het CO2-bewust certificaat zal Aveco de Bondt eens per half jaar intern en extern communiceren over (minimaal): •
het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf;
•
het huidig energiegebruik en de trends binnen het bedrijf;
•
de behaalde besparingen in CO2-uitstoot;
•
de mogelijkheden voor individuele bijdrage(n) door medewerkers. Ze kunnen hun bijdrage mailen naar
[email protected]
datum
20 januari 2014
referentie
AKA/002
pagina
4 van 10
3
DOELGROEPEN B. Veel invloed, weinig belang • SKAO
A. • • • • •
Veel invloed, veel belang Medewerkers eigen bedrijf Opdrachtgevers Rijkswaterstaat Samenwerkingspartners Moeder Holding, Koninklijke Volker WesselsStevin nv • Prorail
D. • • •
C. • • •
invloed Weinig invloed, weinig belang Overheden (bestuursorgaan) NGO’s Media
Weinig invloed, veel belang Concurrenten Leveranciers Certificerende instellingen
belang
3.1
STAKEHOLDERSANALYSE Groep A Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij dienen op de hoogte te worden gehouden en zullen daar waar nodig geraadpleegd worden. •
De medewerkers behoren ook tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer dienen te komen.
•
Rijkswaterstaat behoort ook tot de A-groep aangezien deze erg veel invloed heeft op de vorm en regels van de CO2 prestatieladder. Het belang van Rijkswaterstaat is ook groot, want het doel van de CO2 ladder is dat aannemers daar aan mee gaan doen zodat Rijkswaterstaat duurzamer kan inkopen.
•
Opdrachtgevers hebben veel belang bij de CO2 reductie ambitie, aangezien een hoge ambitie ook kan uitstralen naar deze opdrachtgevers. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. Bijvoorbeeld Rijkswaterstaat.
datum
20 januari 2014
referentie
AKA/002
pagina
5 van 10
Groep B In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang en zullen daarom tevreden gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. In dit geval zijn er echter geen stakeholders in deze groep te benoemen. Groep C De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd te hoeven worden bij het maken van beslissingen, maar ze zullen wel in overweging worden gehouden. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om goodwill te behouden. Zij zullen in elk geval goed geïnformeerd moeten blijven. •
Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om op de CO2-prestatieladder te scoren. Dat betekent namelijk werk voor hen.
•
Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop Aveco de Bondt scoort op de CO2-prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of – nadeel opleveren.
•
Leveranciers zijn betrokken in het energiebeleid, omdat deze in kan houden dat een groot deel van de leveranciers ook de footprint moet aanleveren. Dit zal ook in de inkoopvoorwaarden komen te staan. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. De meeste vaste leveranciers zijn echter goed gestemd over de reductie van CO2-uitstoot en willen er graag aan meewerken.
•
Samenwerkingspartners zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop Aveco de Bondt scoort op de CO2-prestatieladder. Zij hebben op het moment wanneer we samen aanbieden ook voordeel bij de certificering. Voorbeelden hiervan zijn Wagemaker en Cauberg Huygen.
Groep D Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel kan deze groep geïnformeerd kunnen blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. •
De overheden in wiens invloedssfeer Aveco de Bondt ligt zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar ze zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van Aveco de Bondt op de CO2 prestatieladder. Overheden waar Aveco de Bondt mee te maken heeft zijn lokale gemeentes en provincies.
•
Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties.
datum
20 januari 2014
referentie
AKA/002
pagina
6 van 10
4
COMMUNICATIEMIDDELEN Voor de communicatie kan gebruik worden gemaakt van onderstaande beschikbare communicatiemiddelen.
4.1
Intern
Doelgroep
Beschikbaarheid
Frequentie
Intranet
Medewerkers
Ja
Doorlopend
ABC-Nieuws
Medewerkers
Ja
Elk kwartaal
MT-vergadering
Managementteam
Ja
Elk kwartaal
Afdelingsoverleg
Medewerkers
Ja
Elk kwartaal
Extern
Doelgroep
Beschikbaarheid
Frequentie
Website
Iedereen
Ja
Doorlopend
Mailingkaarten
Klanten
Ja
Op aanvraag
Linked-in
Iedereen
Nee
Doorlopend
COMMUNICATIE-UITINGEN Aveco de Bondt heeft verschillende manieren om te communiceren, hieronder volgt een reeks met daarbij een korte beschrijving. 1.
Intranet: Aveco de Bondt heeft in de vorm van Profitweb een intranet wat gericht is op interne communicatie, het is hier mogelijk om mededelingen te doen, voortgangsrapportages te publiceren en procedures vast te leggen.
2.
Het ABC-nieuws: Een interne krant die viermaal in het jaar wordt uitgebracht en naar alle werknemers van Aveco de Bondt wordt verstuurd. Hier kunnen mededelingen en voortgangsrapportages worden gepubliceerd.
3.
Website: De website van Aveco de Bondt www.AvecodeBondt.nl is met name bedoeld voor communicatie naar externe partijen.
4.
Mailingkaarten: Mailingkaarten bestaan uit korte nieuwsbrieven die per post naar
5.
Linked-in: Er kan een linked-in groep worden gemaakt die intern gericht is (door een
externe partijen worden gestuurd. gesloten community) en extern (door een open community). In groepen kunnen open discussies worden gestimuleerd.
datum
20 januari 2014
referentie
AKA/002
pagina
7 van 10
5
PLANNING Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning voor de fases 1 en 2 opgesteld. Intern 1a/b en Extern 1 vormen gezamenlijk het eerste communicatiemoment en intern 2a/b en Extern 2 vormen gezamenlijk het tweede communicatiemoment. Na certificering zal communicatie structureel plaatsvinden volgens de planning in fase 2.
5.1
FASE 1: COMMUNICATIE VOOR CERTIFICERING Doelgroep
Boodschap Uitleg start project, belang Aveco
Intern 1a
de Bondt + kwalitatieve doelstellingen Uitleg start project, belang Aveco
Intern 1b
de Bondt + kwalitatieve medewerkers
doelstellingen
Middel
Wanneer
Persoon
Website /
Januari
Aernout
mail
2012
Kamst
ABC Nieuws
Specifieke reductiemaatregelen +
ABC
input medewerkers
Nieuws
Intern
Specifieke reductiemaatregelen +
ABC
2b
input medewerkers
Nieuws
Intern 2a
Footprint 2010 +
Extern 1
reductiemaatregelen 2011
Website
Maart 2012
Maart 2012
Maart 2012
Aernout Kamst Aernout Kamst Aernout Kamst
Januari
Aernout
2012
Kamst
Stakeholders Extern 2
datum
20 januari 2014
Footprint 2011 + specifieke reductiemaatregelen
referentie
AKA/002
Website
pagina
Maart 2012
8 van 10
Aernout Kamst
5.2
FASE 2: STRUCTURELE COMMUNICATIE NA CERTIFICERING doelgroep
boodschap
middel
Het energiebeleid en
Intranet,
de
ABC Nieuws of
reductiedoelstellingen
nieuwsbrief
Het huidige energiegebruik en trends binnen het Intern
Medewerkers
bedrijf
Intranet, ABC Nieuws of nieuwsbrief
De behaalde
Intranet,
besparingen in CO2-
ABC Nieuws of
uitstoot
nieuwsbrief
Individuele bijdragen van medewerkers
Intranet, ABC Nieuws of nieuwsbrief
Het energiebeleid en de
Website
reductiedoelstellingen
Wanneer
Inhoud
Publicatie
Elke 6e
Aernout
Janneke
maand
Kamst
Elbert
Elke 6e
Aernout
Janneke
maand
Kamst
Elbert
Elke 6e
Aernout
Janneke
maand
Kamst
Elbert
Elke 6e
Aernout
Janneke
maand
Kamst
Elbert
Elke 6e
Aernout
Janneke
maand
Kamst
Elbert
Elke 6e
Aernout
Janneke
maand
Kamst
Elbert
Elke 6e
Aernout
Janneke
maand
Kamst
Elbert
Het huidige Extern
Stakeholders
energiegebruik en trends binnen het
Website
bedrijf De behaalde besparingen in CO2uitstoot
datum
20 januari 2014
referentie
AKA/002
Website
pagina
9 van 10
6
OVERIGE ZAKEN Organiseren Er is een tijdelijke werkgroep ingesteld die moet zorgen dat alle CO2-data inzichtelijk wordt gemaakt, zodat de directie het CO2-reductiebeleid kan vaststellen en hierop kan sturen. In fase 2 is dit proces binnen de organisatie verankerd. De kwaliteitscoördinator zorgt voor de implementatie van dit proces. Budget Met name de Energiemanager en de PR-manager zijn belast met de CO2-communicatie. Zij werken tegen een gemiddeld intern tarief van 60 euro per uur. Het opstellen van het communicatieplan (20 uren) het uitvoeren van de interne communicatie (2x 8 uren) en het uitvoeren van de externe communicatie (2x 8 uren) neemt daarmee in totaal 52 uur per jaar in beslag. Dit komt bij een intern tarief neer op 3120 euro aan manuren. Daarnaast worden de gezamenlijke kosten voor het drukwerk geschat op 2500 euro op jaarbasis. Het totale budget voor CO2-communicatie komt daarmee op 5620 euro per jaar. Evalueren en bijsturen Het is belangrijk om regelmatig te controleren of alle communicatie heeft plaatsgevonden en te toetsen of deze goed is overgekomen. Indien nodig kunnen zaken na deze evaluatiemomenten worden aangepast. Of de externe communicatie goed is overgekomen wordt steekproefsgewijs getoetst door de kwaliteitscoördinator. Hij zal dit terugkoppelen aan de energiemanager en de PR-manager.
datum
20 januari 2014
referentie
AKA/002
pagina
10 van 10
