LAPORAN SOSIALISASI DAN EVALUASI PENGELOLAAN DAN PELAKSANAAN JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM DI PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR PADA TANGGAL 3 S.D. 5 JUNI 2015 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------A. LATAR BELAKANG Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) menurut Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 dalam Pasal 1 ayat (1) adalah sebagai Wadah pendayagunaan bersama atas dokumen hukum secara tertib, terpadu dan berkesinambungan serta merupakan sarana pemberian pelayanan informasi hukum secara mudah, cepat dan akurat. Badan Pembinaan Hukum Nasional sebagai Pusat Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) dalam melaksanakan tugasnya melakukan pembinaan ke Anggota Jaringan dalam hal ini adalah melakukan Sosialisasi dan Evaluasi Pengelolaan dan Pelaksanaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) di Provinsi Nusa Tenggara Timur pada tanggal 3 sampai dengan 5 Juni 2015
Berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor: PHN-134.HN.02.01 Tahun 2015 tertanggal 18 Mei 2015 Tentang Sosialisasi dan Evaluasi Pengelolaan dan Pelaksanaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) di Provinsi NTT Tahun Anggaran 2015 dengan susunan Kepanitiaan sebagai berikut: Ketua Pelaksana
: Drs. Khayatun
Panitia Pelaksana
: 1. Martinous 2. Katarina Rosariani S.Kom, M.Si 3. Desyana Berliana S.Sos 4. Wakidjo 5. Hempy J.W Poyk, S.H 6. Mardiyanto Ibrahim, S.H
Moderator
: Mustafa Beleng, S.H., M.H
Narasumber
: 1. Drs. Buddy Wihardja, M.Si. 2. Rochadi Iman Santoso, S.H.,M.H 3. Hadijah Abas, S.H., M.Si. 4. Tana Mantiri, S.H, M.H.
B. JALANNYA PELAKSANAAN SOSIALISASI Acara Sosialisasi Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) di Provinsi NTT tanggal 4 Juni 2015 dibuka secara resmi oleh Kakanwil Provinsi NTT Bapak Rochadi Iman Santoso, S.H., M.H pada jam 9.00 WIB, dengan ucapan terimakasih atas kehadiran Bapakbapak dan Ibu-ibu dalam acara sosialisasi JDIHN, dilanjutkan pembacaan sambutan Kepala Badan Pembinaan Hukum Nasional. Peserta Sosialisasi Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum berjumlah 50 (lima puluh) orang terdiri dari: 1. Pemerintah Daerah Provinsi NTT; 2. Sekretariat DPRD Provinsi NTT; 3. Pemerintah Daerah Kota Kupang 4. Sekretariat DPRD Kota Kupang; 5. Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi NTT; dan 6. Unit Pelaksana Teknis (UPT) di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM Provinsi NTT.
C. PELAKSANAAN SOSIALISASI - PENYAMPAIAN MATERI (bersifat Panel) 1. Kebijakan Badan Pembinaan Hukum Nasional dalam Pembinaan dan Pengembangan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (Oleh Drs. Buddy Wihardja, M.Si.) 2. Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi (Oleh Nandi Widyani,S.H., M.H.) 3. Kebijakan Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi Hukum Pada Kanwil Kementerian Hukum dan HAM NTT (Rochadi Iman Santoso, SH, M.H., Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM NTT)
4. Pengelolaan Dan Pengembangan Jaringan Dokumentasi Dan Informasi Hukum (JDIH) Di Provinsi NTT. - TANYA JAWAB: 1. ( Ditujukan kepada Kepala Biro Hukum Setda Provinsi NTT) Apakah ada peraturan yang menyatakan bahwa Pemerintah Daerah sebagai penyedia informasi memiliki kewajiban menyerahkan produk hukum ? Jawaban : Dalam Permendagri nomor 35 tahun 2010 dijelaskan tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah dalam Pasal 6, Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai peraturan perundang-undangan 2. (Pertanyaan untuk Kepala Biro Hukum Setda Provinsi NTT) Apakah ada sangsi yang memberatkan jika pihak penyedia informasi tidak menyampaikan informasi Jawaban : secara hukum, wajib dilaporkan semua hasil produk hukum atau hasil laporan kegiatan ke tingkat yang lebih tinggi untuk dapat diklarifikasi. Apalagi perda yang berkaitan dengan APBD ke Pemerintah Pusat dalam hal ini kementerian Keuangan. Jika hal tersebut lalai dilakukan maka sesuai ketentuan, maka Kementerian Keuangan akan menunda pencairan Dana Alokasi Umum (DAU) sebesar 25 persen dari nilai yang harusnya dicairkan setiap bulannya. Untuk itu semua hasil peraturan daerah wajib diundangkan dalam lembar daerah agar memiliki kekuatan hukum yang mengikat dan diketahui masyarakat . 3. Kami dari Pemerintah Provinsi ingin menanyakan apakah ada kerja sama yang mengikat dalam mengelola peraturan daerah dengan bantuan pusat JDIH? Jawaban : Tentu saja kami pusat jaringan bersedia membantu. Demi tersedianya dokumentasi dan informasi hukum yang lengkap, mudah akurat. Silahkan menghubungi.
4. (Pertanyaan untuk Kepala Pusat Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional) Apa yang dimaksud dengan Dokumen, apakah dimungkinkan untuk ada kerja sama dalam penyajian penegelolaan dokumentasi bagi kami di daerah. Jawaban : Dokumen secara umum adalah semua bukti keterangan ataupun naskah yang digunakan sebagai bahan keterangan dan memuat sebuah informasi. Saat ini pengelolaan dokumentasi seharusnya dikelola sendiri dengan adanya Permenkumham Nomor 2 tahun 2013, masing pengelola dokumentasi di daerah mempunyai kewajiban untuk menyebarluaskan informasi kepada publik melalui media, salah satunya Website JDIH. Untuk mngelolanya Badan Pembinaan Hukum Nasional menyediakan waktu bagi mereka untuk melakukan konsultasi melalui Bintek JDIH. 5.
(Pernyataan dari pengelola website dari Dinas Perhubungan) Kegiatan sosialisasi ini sangat penting diadakan dan kami baru mengatahui adanya JDIH ini sebagai sarana pelayanan informasi kepada masyarakat. Kedepan diperlukan adanya bimbingan teknis untuk lebih memprofesionakan peran pengelola teknis sebagai pengelola dokumen.
E. PENUTUP Berhubung Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi NTT tidak ada ditempat maka penutupan oleh Kepala Divisi Pelayanan Hukum dan HAM Drs. Khayatun, M.Si dengan ucapan semoga apa yang disampaikan oleh Narasumber, baik Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi NTT, maupun dari Badan Pembinaan Hukum Nasional bisa dipahami untuk mencapai tujuan yang sama seperti: -
Diharapkan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi NTT dapat melakukan kerjasama untuk membangun hukum yang lebih baik. Sebagai pusat layanan terus bersinergi dengan Biro Hukum Pemerintah Provinsi sebagai Pusat JDIH di daerah dan hal apa yang akan ditempuh, tidak lupa ucapan terima kasih kepada peserta sosialisasi yang telah sangat antusias mengikuti acara sosialisasi ini sehingga acara ini berjalan dengan baik dan penuh rasa tanggung jawab.
-
Diucapkan terima kasih kepada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi NTT yang telah menyediakan tempat sehingga acara dapat berjalan dengan lancar.
-
Sekali lagi apresiasi terhadap kegiatan ini sampai akhir kegiatan mudah-mudahan ada manfaat, Wassalamualaikum W.W.
Jakarta, Juni 2015 MONITORING DAN EVALUASI DI KANWIL KUMHAM NTT -------------------------------------------Monitor dan Evaluasi yang dilaksanakan pada tanggal 3 juni – 5 juni 2015 adalah kunjungan ke Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi NTT , Pemerintah Daerah Provinsi NTT, dan Pemerintah Daerah Kota Pekanbaru: Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi NTT: Sub Bidang JDIH Terdiri dari : 1 (satu) Orang Kepala Subbidang 3 (tiga) orang staff (termasuk SDM Fungsional Perancang Peraturan Perundang-undangan yang diperbantukan di Sub Bidang JDIH) Kondisi koleksi dokumen hukum termasuk produk hukum yang dikeluarkan belum lengkap. Terdiri dari : -
Buku hukum (dalam negeri dan luar negeri ) sebanyak 470 buah
-
Buku tentang bidang atau ilmu lain sebanyak 105 buah
-
Buku referensi 192 buah
-
Himpunan peraturan perundang-undangan dan instrumen hukum lainnya 445 buah
-
Himpunan yurisprudensi 60 buah
-
Laporan penelitian hukum 89 buah
-
Hasil seminar hukum 46 buah
-
Karya lepas berupa makalah/kertas kerja bidang hukum
-
Lembaran resmi, seperti berita negara, lembaran negara, lembaran daerah sebanyak 154 buah
-
Himpunan berseri seperti himpunan keputusan menteri tertentu yang terbit secara rutin 140 buah
-
Majalah hukum (dalam dan luar negeri) 1.177 buah
-
Surat kabar 2 jenis harian koran lokal (timor express) dan harian nasional (kompas)
-
Terbitan seperti brosur pameran yang berkaitan dengan bidang hukum atau pun bidang kerja unit jaringan
-
Gambar/Foto
-
Peta wilayah
-
Rekaman pita kaset
-
Rekaman disket
-
Rekaman cd 10 buah
-
Mikrofis/mikrofilm
-
Lembaran lepas yang diolah sendiri
-
Putusan pengadilan dan yurispridensi 85 buah
-
Lain lain 192 buah
Tekhnis Pengelolaan : 1.
Telah dilakukan tekhnis pendokumentasian produk hukum sesuai dengan pedoman standarisasi pendokumentasian dan informasi hukum untuk : - Pengadaan buku induk - Pengolahan daftar inventarisasi peraturan perundang-undnagan dan instrumen hukum lainnya - Katalogisasi peraturan perundang-undangan dann instrumen hukum lainnya - Abstraksi peraturan - Indeks kliping koran - Katalogisasi monografi hukum
2.
tekhnis pendokumentasian yang diterapkan di JDIH kanwil kemenkumham NTT sudah sesuai dengan pola standard yang ditetapkan dan mengacu pada Peraturan Presiden nomor 33 tahun 2012 tentang JDIHN dan Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 02 tahun 2013 tentang standarisasi pengelolaan teknis dokumentassi dan informasi hukum
3.
Alur kerja teknik pendokumentasian yang telah dilakukan adalah : a)
Dilakukan teknis pendokumentasian dari produk hukum meliputi : pengadaan atau pembelian dan bantuan atau kiriman. Lalu dilakukan pengolahan seperti pencatatan
buku induk, pengklarifikasian nomor buku berdasarkan subjek judul buku, membuat katalog buku untuk judul, pengaang dan subjek. b)
Pemberian label pada buku
c)
Melakukan input data base terhadap buku buku yang baru masuk dalam website offline JDIH Kanwil Kementerian Hukum dan HAM NTT
d)
Penataan dan perawatan koleksi perpustakaan dengan cara pemberian label/nama pada setiap buku dan namalemari penyimpanan untuk memermudah pecarian, mengutamakan layanan/sirkulasi peminjaman serta penyebarluasan sesuai dengan pedoman modul kerja yang dikeluarkan.
4.
Pemberian pelayanan dokumentasi dan informasi hukum rata-rata sebanyak 20 orang dengan rincian :
5.
6.
a.
10 orang peminjambuku
b.
5 orang baca buku/koran/majalah hukum
c.
5 orang pencari informasi hukum
Yang memanfaatkan pelayanan penyajian dokumentasi dan informasi hukum adalah : a)
Intern jajaran kanwil kementerian hukum dan ham
b)
Ekstern
c)
Mahasiswa
d)
Praktisi dan profesi hukum
e)
Masyarakat umum
Membutuhkan sarana dan prasarana untuk menunjang kinerja agar pelaksanaan JDIH dapat berjalan dengan baik
7.
Dalam memanfaatkan tehnologi informasi, sudah dilakukan otomasi dalam pengelolaan JDIH serta penyebarluasan informasi hukum melalui website JDIH dengan nama website : jdih-kemenkumham.ntt.
Permasalahan yang dihadapi : Kurangnya sosialisasi tentang peraturan presiden nomor 33 tahun 2012, koleksi referensi yang masih masih kurang,
Jakarta, Juni 2015 MONITORING DAN EVALUASI DI PROVINSI PROVINSI NTT -------------------------------------------Monitor dan Evaluasi yang dilaksanakan pada tanggal 3 juni – 5 juni 2015 adalah kunjungan ke Kantor Pemerintah Provinsi NTT , Terdiri dari : 6 Orang Kepala Subbidang Kondisi koleksi dokumen hukum termasuk produk hukum yang dikeluarkan belum lengkap. Terdiri dari : -
Buku hukum (dalam negeri dan luar negeri ) -
Buku tentang bidang atau ilmu lain
-
Buku referensi
-
Himpunan peraturan perundang-undangan dan instrumen hukum lainnya
-
Himpunan yurisprudensi
-
Laporan penelitian hukum
-
Hasil seminar hukum
-
Karya lepas berupa makalah/kertas kerja bidang hukum
-
Lembaran resmi, seperti berita negara, lembaran negara, lembaran daerah
-
Himpunan berseri seperti himpunan keputusan menteri tertentu yang terbit secara rutin
-
Majalah hukum (dalam dan luar negeri)
-
Surat kabar 2 jenis harian koran lokal (timor express) dan harian nasional (kompas)
-
Terbitan seperti brosur pameran yang berkaitan dengan bidang hukum atau pun bidang kerja unit jaringan
-
Gambar/Foto
-
Peta wilayah
-
Rekaman pita kaset
-
Rekaman disket
-
Rekaman cd 10 buah
-
Mikrofis/mikrofilm
-
Lembaran lepas yang diolah sendiri
-
Putusan pengadilan dan yurispridensi
Tekhnis Pengelolaan : 1.
Telah dilakukan tekhnis pendokumentasian produk hukum sesuai dengan pedoman standarisasi pendokumentasian dan informasi hukum untuk : - Pengadaan buku induk - Pengolahan daftar inventarisasi peraturan perundang-undnagan dan instrumen hukum lainnya - Katalogisasi peraturan perundang-undangan dann instrumen hukum lainnya - Abstraksi peraturan - Indeks kliping koran - Katalogisasi monografi hukum
2.
tekhnis pendokumentasian yang diterapkan di Pemerintah Provinsi NTT sudah sesuai dengan pola standard yang ditetapkan dan mengacu pada Peraturan Presiden nomor 33 tahun 2012 tentang JDIHN dan Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 02 tahun 2013 tentang standarisasi pengelolaan teknis dokumentassi dan informasi hukum
3.
Sudah dilakukan alur kerja sesuai dengan prosedur pendokumentasian informasi hukum
4.
Pemberian pelayanan dokumentasi dan informasi hukum
5.
Yang memanfaatkan pelayanan penyajian dokumentasi dan informasi hukum adalah :
6.
f)
Intern jajaran kanwil kementerian hukum dan ham
g)
Ekstern
h)
Mahasiswa
i)
Praktisi dan profesi hukum
j)
Masyarakat umum
Membutuhkan sarana dan prasarana untuk menunjang kinerja agar pelaksanaan JDIH dapat berjalan dengan baik
7.
Dalam memanfaatkan tehnologi informasi, sudah dilakukan otomasi dalam pengelolaan JDIH serta penyebarluasan informasi hukum melalui website JDIH dengan nama website : jdih-kemenkumham.ntt.
Permasalahan yang dihadapi : Kurangnya sosialisasi tentang peraturan presiden nomor 33 tahun 2012, koleksi referensi yang masih masih kurang,
