ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG (STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS (DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
Oleh : BETTI KARLIATI H24103013
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2007
ABSTRAK Betti Karliati. H24103013. Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan Sjafri Mangkuprawira. Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM IPB baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). Terdapat perbedaaan fungsi antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji. Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester, serta mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode analisis pekerjaan dan analisis beban kerja. Permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang belum sesuai. Masalah di Fakultas (Dekanat) adalah pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai. Sementara di TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi yang masih kurang efektif. Berdasarkan perbandingan jumlah pegawai, TU Fakultas (Dekanat) memiliki beban kerja sebesar 5.954,4 lebih ringan daripada TU Departemen Manajemen 4.158,4. Hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) adalah empat belas orang, dan di TU Departemen Manajemen adalah delapan orang yang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas/Dekanat) dan Bagian Urusan Rumah Tangga.
iii
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Kota Sukabumi, sebuah kota sejuk yang sangat nyaman dan indah pada tanggal 13 Maret 1985. Penulis merupakan anak ketiga dari tiga bersaudara dari pasangan Syarif Hidayat dan Rasimi. Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Budi Asri I pada tahun 1991, kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. Pada tahun 1997 penulis melanjutkan pendidikan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri I Kota Sukabumi, kemudian melanjutkan pendidikan ke Sekolah Menengah Umum Negeri I Kota Sukabumi dan masuk dalam program IPA. Pada tahun 2003, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Selama mengikuti perkuliahan penulis aktif di berbagai organisasi, diantaranya panitia MPF dan MPD 2006 sebagai Penanggung Jawab Kelompok. Selain itu penulis juga tergabung dalam himpunan profesi Center of Management (COM@) 2004-2005 sebagai staf Direktorat Sumber Daya Manusia serta mengikuti kepanitiaan bersifat insidental lainnya.
iv
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat serta karunia-Nya, skripsi yang berjudul Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor ini dapat selesai pada waktunya. Penulis mengangkat perencanaan jumlah tenaga penunjang sebagai tema pada skripsi ini karena penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui jumlah pegawai Tata Usaha (TU) yang efisien di Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Dalam skripsi ini, penulis menganalisis pekerjaan pegawai dan beban kerjanya untuk mendapatkan jumlah pegawai yang benar-benar dibutuhkan. Selama proses penelitian, penulis banyak belajar mengenai berbagai hal, tidak hanya terkait dengan manajemen sumberdaya manusia, melainkan juga berbagai input bagi pengembangan diri penulis, terutama terkait dengan attitude dan soft skill. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.
Bogor, Maret 2007
Penulis
v
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penyusunan skripsi ini banyak pihak-pihak yang membantu baik secara moril maupun materiil, secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada: 1. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen pembimbing yang telah mencurahkan waktu, kasih sayang dan kesabaran dalam membimbing dan mendidik penulis hingga terselesaikannya skripsi ini. 2. Ir. Pramono, F. MS dan Dra. Siti Rahmawati, M.Pd yang telah bersedia meluangkan waktu ditengah kesibukannya untuk menjadi dosen penguji yang tentunya akan memperkaya ilmu dan pengetahuan penulis serta menambah masukan bagi skripsi penulis. 3. Ratih Maria Dhewi, SP. MM yang dengan suka cita dan penuh kasih sayang serta kelembutannya memberikan banyak masukan berarti bagi penulis. 4. Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, para pegawai TU, serta pegawai dari Rektorat yang membantu memberikan data bagi penulis. 5. Apa dan Mamah yang seumur hidupku pun takkan mampu terbalaskan jasanya, terima kasih telah menjadi Ayah dan Ibu terbaik untukku, terima kasih atas kasih sayang dan doa yang tiada pernah terputus. Kakak-kakakku tercinta Dasep, Evie, Ade, dan Mira dan keponakanku yang lucu Ghaza, Adrian, dan De Sifa, “I love you all”. 6. Kekasihku, Dicky, yang selalu mendukung, menyemangati, dan menjadi tempatku berkeluh kesah. 7. Sahabat-sahabatku ; Imel, Mira, Oom, Papz, Kakek, Okty, serta rekan-rekan seperjuangan, anak Man’40 dan Poetri 26. 8. Seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu per satu, tidak berkurang rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dari penulis. Bogor, Maret 2007
Penulis
vi
DAFTAR ISI
Halaman ABSTRAK ............................................................................................. ........ iii RIWAYAT HIDUP ................................................................................. ........
iv
KATA PENGANTAR ............................................................................ ........
v
UCAPAN TERIMA KASIH ............................................................................ vi DAFTAR ISI ..................................................................................................... vii DAFTAR TABEL…………………...…………………………………........... ix DAFTAR GAMBAR…………………...………………………………..........
x
DAFTAR LAMPIRAN………………..……………………………………… xi I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang…………………………………………………………. 1.2. Perumusan Masalah……………………………………………………. 1.3. Tujuan Penelitian………………………………………………………. 1.4. Kegunaan Penelitian……………………………………………............ 1.5. Ruang Lingkup Penelitian……………………………………………...
1 2 3 4 4
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia……………………………………. 2.2. Perencanaan ……………………...…………………………………… 2.3. Perencanaan Sumberdaya Manusia ...………………………………… 2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis) ......……………………………….. 2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description).......................................... 2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) .................................... 2.5. Audit....................... ………………………………………………….. 2.6. Beban Kerja (workload)………………………………………………. 2.7. Tinjauan Studi Terdahulu……………………………………………..
5 6 6 8 9 10 10 11 12
III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian……………………………………….. 3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual……………………...…..…... 3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional…………………………...… 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian…………………………………………. 3.3. Jenis dan Sumber Data………………………………………………... 3.4. Metode Penentuan Responden .………………………………………. 3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data……………………………….. 3.5.1. Studi Dokumentasi .…………………………………………… 3.5.2. Skala Likert .. …………..……………………………………... 3.5.3. Menganalisis Beban Kerja……………………………….…….
14 14 15 17 17 17 17 17 17 19
vii
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Organisasi...……………………………………….. 20 4.2. Organisasi Mutu IPB…………………………………………………. 22 4.3. Karakteristik Responden……………………………………………… 23 4.4. Unit Kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)……..………………. 24 4.4.1. Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat) .................................................................................... 24 4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 25 4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja….. 26 4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai……………………………………..... 27 4.4.5. Menganalisis Beban Kerja…………………………………….. 28 4.4.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ................................ 42 4.5. Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen.......................... 44 4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen............................................................. 44 4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 45 4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja....... 46 4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai............................................................. 47 4.5.5. Menganalisis Beban Kerja........................................................... 48 4.5.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ................................. 58 4.6. Implikasi Manajerial.............................................................................. 59 4.6.1. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Fakultas (Dekanat) 59 4.6.2. Beban Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat).…. …………….. 63 4.6.3. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Fakultas (Dekanat)……… 64 4.6.4. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Departemen Manajemen……………………………………………………... 66 4.6.5. Beban Kerja Pegawai TU Departemen Manajemen..…………… 70 4.6.6. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Departemen Manajemen…. 71 V. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan .............................................................................................. 72 2. Saran......................................................................................................... 72 DAFTAR PUSTAKA………………...……………………………………… 74 LAMPIRAN……………...…………………………………………………...
76
viii
DAFTAR TABEL
Halaman 1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 ….........................….. 2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB .………………………………… 3. Jumlah staf penunjang FEM IPB ............................................................... 4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) .............................................. 5. Jumlah responden di TU Departemen Manajemen ..................................... 6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja ......................... 7. Posisi keputusan penilaian .......................................................................... 8. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan .................. 9. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai .......... 10. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ......................................................................................... 11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) .................................................... 12. Beban kerja bagian administrasi keuangan ............................................... 13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa ...................... 14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian .......................................... 15. Beban kerja bagian administrasi persuratan .............................................. 16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi .......................................... 17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan ............................... 18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer ............... 19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pramu kantor) ........................ 20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ............................. 21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) .............................. 22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ............................. 23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) .............................. 24. Posisi keputusan penilaian .......................................................................... 25. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan .................. 26. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai .......... 27. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai .......................................................................................... 28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ..................................................... 29. Beban kerja bagian keuangan ................................................................... 30. Beban kerja bagian keuangan .................................................................... 31. Beban kerja bagian administrasi umum …................................................. 32. Beban kerja bagian administrasi akademik ............................................... 33. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ........................................... 34. Beban kerja pramu kantor ......................................................................... 35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) …………………………… 36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) ………………….. 37. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen ……………………… 38. Perbandingan jumlah pegawai TU Departemen Manajemen ..…………...
21 21 21 23 23 23 25 26 26 28 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 40 41 45 46 47 48 50 52 52 54 55 56 57 64 65 70 71
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman 1.Proses perencanaan sumberdaya manusia ………………………………… 7 2.Kerangka pemikiran konseptual…………………………………………… 15 3.Kerangka pemikiran operasional…………………………………………... 16
x
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman 1. 2. 3. 4.
Hasil prastudi .......................................................................................... 76 Struktur organisasi .................................................................................. 77 Kuisioner penelitian ...…………………………………………………. 78 Penghitungan hasil skala likert ...………………………………………. 92
xi
ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG (STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS (DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh : BETTI KARLIATI H24103013
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2007
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN
ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG (STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS (DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR) SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh : Betti Karliati H24103013 Menyetujui,
Maret 2007
Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira Dosen Pembimbing Mengetahui,
Dr. Ir. Jono Mintarto Munandar, M. Sc. Ketua Departemen
Tanggal Ujian: 14 Maret 2007
Tanggal Lulus:
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Era persaingan yang semakin ketat saat ini, dibutuhkan keunggulan kompetitif dari organisasi. Organisasi sebagai wadah pengolahan sumberdaya harus dapat menghasilkan produk yang berkualitas atau pelayanan yang maksimal, sehingga penting mendapatkan perhatian dari berbagai pihak, khususnya para atasan sebagai pihak yang berwenang. Sumberdaya manusia merupakan aset utama organisasi yaitu sebagai motor penggerak dan sumber potensi yang mendukung keberhasilan organisasi. Untuk itu, organisasi yang memiliki prospek maju ke masa depan harus melakukan kegiatan perencanaan sumberdaya manusia dengan baik. Perencanaan sumberdaya manusia adalah langkah-langkah tertentu yang diambil dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Langkah berikutnya agar tersedia pegawai yang tepat dalam menduduki berbagai kedudukan, jabatan atau pekerjaan yang tepat, serta pada waktu yang tepat, dapat dilakukan dengan menggunakan analisis pekerjaan dan beban kerja, sehingga dapat diperoleh jumlah pegawai yang efisien. Institut Pertanian Bogor (IPB) sebagai sebuah organisasi yang perlu melakukan
perencanaan
sumberdaya
manusia
terutama
sejak
IPB
mencanangkan program IPB sebagai Research Based University yang salah satunya bertujuan untuk meningkatkan kualitas output. Oleh karena itu, dibutuhkan perencanaan sumberdaya manusia di setiap fakultas yang ada di IPB, diantaranya Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM). Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). FEM memiliki lima TU yang akan membantu fakultas dan departemen, antara lain TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Manajemen, TU Departemen Ilmu Ekonomi, TU Departemen Agribisnis, dan TU Departemen Ekonomi Sumberdaya Lingkungan. Perbedaan antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ada pada fungsi dari TU. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai
2
fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji lebih lanjut, terutama mengenai perencanaan sumberdaya manusia di masing-masing TU tersebut, sehingga bisa diperoleh efektivitas dn efisiensi dalam struktur manajemen TU di FEM. Berdasarkan pemaparan di atas, maka penelitian ini penting dilakukan untuk mengetahui sejauh mana perencanaan jumlah tenaga penunjang di TU Fakultas (Dekanat) dan departemen. Dalam penelitian ini diambil salah satu perwakilan dari TU departemen yaitu TU Departemen Manajemen. Hal ini dilakukan untuk mengetahui dampak dari perbedaan fungsi yang diemban oleh kedua TU Fakultas (Dekanat) dan departemen yang ada di FEM, sehingga diperoleh alternatif solusi untuk dapat memberikan kontribusi positif bagi TU di FEM. 1.2. Perumusan Masalah Pegawai sebagai motor organisasi sangat mempunyai pengaruh pada peningkatan keefektifan dan keefisienan organisasi. Untuk itu, perlu dilakukan perencanaan kerja yang baik meliputi analisis pekerjaan dan analisis beban kerja. Analisis pekerjaan terdiri dari deskripsi pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang jelas sangat berperan penting dalam mencapai efektivitas dan efisiensi kerja pegawai. Selain itu, perlu dilakukan analisis beban kerja, sehingga dapat diketahui apakah tugas dapat diselesaikan oleh pegawai atau TU masih memerlukan sumber daya manusia yang baru. Berdasarkan hasil prastudi yang dilakukan melalui observasi dan wawancara pada mahasiswa dan dosen sebagai pengguna jasa TU, diketahui bahwa pelayanan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen masih kurang optimal. Namun berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai, pegawai merasa bahwa pelayanan yang telah dilakukan oleh pegawai sudah baik. Hal ini bertolak belakang dengan yang dirasakan oleh mahasiswa dan dosen, sehingga permasalahan ini harus menjadi perhatian dari pihak pimpinan.
3
Berdasarkan uraian di atas, maka hal-hal yang diteliti adalah sebagai berikut: 1. Permasalahan apa saja yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam melaksanakan pekerjaan? 2. Berapakah beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB? 3. Berapakah jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara efektif? 4. Bagaimana alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB? 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam melaksanakan pekerjaan. 2. Menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. 3. Mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara efektif. 4. Merekomendasikan alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. 1.4. Kegunaan Penelitian 1. Bagi organisasi, hasil penelitian ini diharapkan menjadi masukan bagi pihak yang berwenang untuk menambah atau mengurangi pegawai yang kurang efisien dan mengetahui permasalahan yang dihadapi pegawai. 2. Bagi pegawai, diharapkan hasil penelitian ini dapat membantu pegawai agar dapat bekerja lebih efektif dan efisien.
4
3. Bagi peneliti, sebagai sarana aplikasi ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dan untuk meningkatkan kemampuan berpikir penulis. 4. Dapat dijadikan master untuk penelitian selanjutnya di fakultas lain di IPB. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini adalah: 1. Seluruh pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. 2. Cakupan yang akan dikaji didasarkan pada jenis dan deskripsi pekerjaan pegawai yang telah ada, yaitu: a. TU Fakultas (Dekanat) memiliki bagian-bagian unit kerja sebagai berikut: 1. Kepala Tata Usaha 2. Bagian Keuangan 3. Bagian Administrasi 4. Penanggung Jawab Perpustakaan dan Laboratorium Komputer 5. Bagian Urusan Rumah Tangga b.
TU Departemen Manajemen memiliki beberapa bagian unit kerja seperti di TU Fakultas (Dekanat), kecuali Bagian Penanggung Jawab.
5
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia Manajemen sumberdaya manusia merupakan suatu perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap pengadaan,
pengembangan,
pemberian
balas
jasa,
pengintegrasian,
pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi (Mangkunegara, 2002). Sementara itu, menurut Ishak dan Tanjung (2003), manajemen sumberdaya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur unsur manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai salah satu aset suatu organisasi demi
terwujudnya
tujuan
organisasi
dengan
cara
memperoleh,
mengembangkan dan memelihara tenaga kerja secara efektif dan efisien. Selain itu, menurut Hasibuan (2005) manajemen sumberdaya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Adapun fungsi-fungsi dari manajemen sumberdaya manusia (Ishak dan Tanjung, 2003) adalah sebagai berikut: a. Fungsi Manajerial adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung dengan
aspek-aspek
manajerial
yaitu
fungsi
perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. b. Fungsi Pengarahan yaitu memberikan dorongan untuk menciptakan kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektif dan efesien. Termasuk didalamnya adalah fungsi memotivasi karyawan agar dari waktu ke waktu dapat bekerja dengan baik. c. Fungsi Pengendalian adalah melakukan pengukuran antara kegiatan yang telah dilakukan dengan standar yang telah ditetapkan, khususnya dalam bidang tenaga kerja. Berdasarkan uraian diatas, dapat diketahui pentingnya manajemen sumberdaya manusia dalam suatu organisasi, sehingga penelitian ini sangat
6
bermanfaat dalam memberikan kontribusi terhadap jalannya manajemen sumberdaya manusia yang efektivitas dan efisiensi dalam organisasi. 2.2. Perencanaan Perencanaan adalah proses pemilihan sejumlah kegiatan untuk ditetapkan untuk sebagai keputusan tentang suatu pekerjaan yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan siapa yang melakukannya (Nawawi, 2001). Pengertian lain dari perencanaan yang dikemukakan Siagian (2005), perencanaan merupakan usaha sadar dan pengambilan keputusan yang telah diperhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan dalam dan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Selain itu, menurut Billy E. Goetz dalam Samsudin (2006) adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif. Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan ditetapkan untuk membuat keputusan yang dibuat secara sadar dan telah diperhitungkan secara matang dari permasalahan-permasalahan yang timbul. Hal ini menunjukkan pentingnya membuat perencanaan dalam memecahkan permasalahan yang terdapat dalam organisasi. 2.3. Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan sumberdaya manusia adalah jumlah dari seluruh rencana yang diformulasikan untuk rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, struktur pekerjaan, promosi, dan aturan main dari sumberdaya manusia perusahaan. Perencanaan sumberdaya manusia merupakan sebuah proses yang dirancang untuk menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan ke dalam syarat-syarat pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif (Mangkuprawira, 2004). Sedangkan menurut Siagian dalam Gomes (2003) perencanaan sumberdaya
manusia
merupakan
fungsi
yang
pertama-tama
harus
dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan sumberdaya manusia adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat.
7
Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Selain itu perencanaan sumberdaya manusia menurut Hasibuan (2005) adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Tujuan perencanaan sumberdaya manusia adalah sebagai berikut: 1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan. 2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya. 3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. 4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat. 5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan. 6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan. 7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan. 8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian keryawan. Menurut Tulus dalam Ridwan (2005) proses perencanaan sumberdaya manusia dapat dijabarkan dalam bentuk bagan di bawah. Perencanaan Perusahaan Perencanaan Tenaga Kerja Perencanaan mutu tenaga kerja
Perencanaan Jumlah tenaga kerja
Analisis Pekerjaan
Analisis beban kerja Analisis angkatan kerja
Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan
Jumlah beban kerja Jumlah angkatan kerja
Gambar 1. Proses Perencanaan Sumberdaya Manusia
8
Gambar satu di atas menunjukkan bahwa dalam perencanaan perusahaan terdapat perencanaan tenaga kerja yang meliputi perencanaan mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu tenaga kerja dapat dilakukan dengan analisis pekerjaan yang diantara fungsinya akan menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan dengan menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja, sehingga dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja. Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan sumberdaya manusia dirancang untuk mengetahui rencana organisasi untuk mendapatkan sejumlah orang untuk ditempatkan pada posisi tertentu. Dalam hal ini, disesuaikan dengan kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan organisasi. Berdasarkan hasil penelitian dapat diperoleh jumlah spesifik pegawai yang benar-benar dibutuhkan oleh TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. 2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis) Menurut Garry Desler (1997), analisis pekerjaan merupakan langkah awal dalam proses rekrutmen. Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan diperkerjakan untuk itu. Selain itu, menurut Hasibuan (2005) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Sejalan dengan pendapat tadi, Mangkuprawira (2004) mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan, karena jenis data dan informasi begitu beragam, maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda. Misalnya, data yang digunakan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di divisi produksi akan berbeda dengan di divisi sumberdaya manusia, dan sebagainya, sehingga hasil penelitian untuk divisi produksi akan berbeda dengan hasil penelitian sumberdaya manusia. Syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi:
9
1. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan internal dan eksternal. 2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien serta efektif. 3. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang memadai, serta 4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif. Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis pekerjaan adalah langkah awal sebelum proses perekrutan dengan mengetahui kualifikasi dan deskripsi dari pekerjaan untuk mendapatkan pegawai dengan kualitas dan kuantitas yang telah ditetapkan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Analisis pekerjaan akan terus berubah seiring dengan berjalannya waktu. Oleh karena itu, penelitian ini akan sangat berguna untuk menganalisis kesesuaian pekerjaan dari pegawai Tata Usaha Fakultas dan Departemen Manajemen FEM IPB. 2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description) Deskripsi
pekerjaan
(Handoko,
2002)
merupakan
suatu
pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Adapun Hasibuan (2005) berpendapat bahwa uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Selain itu, menurut Dessler (1997) deskripsi pekerjaan merupakan suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan. Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa deskripsi pekerjaan ialah uraian atau informasi tertulis yang berisikan tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, dan posisi dalam struktur organisasi. Deskripsi pekerjaan akan sangat berguna agar pegawai dapat bekerja secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, penelitian ini akan sangat berguna bagi Tata Usaha sebagai masukan untuk manajemen Tata
10
Usaha Fakultas dan Departemen Manajemen FEM IPB agar terus meninjau deskripsi pekerjaan setiap tahunnya, karena seiring perubahan waktu dan teknologi akan mengakibatkan perubahan deskripsi pekerjaan. 2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) Menurut Handoko (2002), spesifikasi pekerjaan mencakup siapa yang melakukan pekerjaan dan faktor-faktor manusia yang disyaratkan. Adapun spesifikasi pekerjaan menurut Hasibuan (2005) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Pengertian lain spesifikasi pekerjaan menurut Dessler (1997) yaitu suatu daftar dari ”tuntutan manusia” suatu jabatan yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai. Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dan penjelasan lengkapnya terdapat dalam deskripsi pekerjaan. sedangkan untuk mengetahui seperti apa dan bagaimana pekerjaan tersebut harus dikerjakan, terdapat dalam spesifikasi pekerjaan. Semua itu terangkum dalam pencanaan sumberdaya manusia, yaitu sebuah proses yang dirancang untuk menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan kedalam syarat-syarat pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif. Dengan demikian, dari hasil penelitian dapat diperoleh implikasi manajerial yang dapat bermanfaat bagi manajemen sumberdaya manusia Tata Usaha Fakultas dan Departemen Manajemen. 2.5. Audit Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran, dan penilaian serta penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas nilai manfaat (Susilo, 2004). Audit operasional adalah audit internal yang secara lebih khusus dan mendalam menyoroti aspek pengendalian pada
11
kegiatan
operasional
dengan
cara
mengkaji,
mengevaluasi
kegiatan
operasional dalam organisasi sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta kesesuaian terhadap kebijakan setiap operasi yang dilakukan. Sedangkan audit personalia menurut Handoko (2001) mengevaluasi kegiatankegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi, mungkin mencakup satu departemen atau perusahaan keseluruhan. Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa proses audit sangat penting bagi keberlangsungan organisasi TU di Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen di masa datang. Selain itu, dapat dijadikan sebagai pemacu untuk meningkatkan produktivitas agar lebih baik lagi dengan mengetahui aspek-aspek yang perlu diperbaiki, dirubah atau ditingkatkan. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi. 2.6. Beban Kerja (Workload) Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan formasi dari pekerja (PAN, 2004). Caranya berdasarkan perhitungan tingkat produktivitas pekerja. Beban kerja juga merupakan sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam suatu rata-rata pegawai. Dengan menggunakan pengukuran beban kerja dapat mempermudah dalam penetapan jumlah pegawai. Pengukuran beban kerja (Biro Organisasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1995) adalah teknik yang diciptakan untuk menetapkan waktu bagi seorang pekerja yang memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu pada suatu tingkat prestasi yang telah ditetapkan. Pengukuran beban kerja juga merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan di berbagai instansi negeri maupun swasta. Dengan adanya pengukuran beban kerja dapat mempermudah dalam melakukan analisis beban kerja. Analisis beban kerja (Workload analysis) menurut Hasibuan (2005) adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Berdasarkan uraian di atas, analisis beban kerja sangat penting untuk dilakukan agar setiap organisasi yang ada dapat berjalan dengan baik, karena memiliki beban kerja dan jumlah pegawai yang efisien. Penelitian ini memiliki
12
tujuan yang sama yaitu untuk menganalisis jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen. 2.7. Tinjauan Studi Terdahulu Berdasarkan penelitian Makiyah, N (2005) dalam tesisnya mengenai Analisis Beban Kerja Karyawan Bagian Administrasi Rumah Sakit Adi Husada Surabaya Berdasarkan Hasil Pengukuran Kerja dengan Metode Sampling Pekerjaan. Metode ini dipakai untuk mengetahui keseimbangan beban kerja yang diterima oleh empat orang karyawan dengan menggunakan uji Kai-Kuadrat dan uji proporsi. Hasil penelitian diketahui bahwa terjadi ketidakmerataan beban kerja. Beban kerja terberat berada pada karyawan ke empat. Berdasarkan penelitian Suharyono dan Wiku (2006) dalam artikel penelitian mengenai Analisis Kebutuhan Jumlah Tenaga Pekarya dengan Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan Bagian Pelayanan Kesehatan St. Carolus, Jakarta. Diambil sampel sebanyak tiga belas orang pekerja. Kemudian dilakukan analisis data dengan menggunakan metode WISN. Hasil penelitian diperoleh kelebihan jumlah tenaga pekarya di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan St. Carolus sebanyak enam orang. Berdasarkan penelitian Enida, S. N (2006) dalam skripsinya mengenai Analisis Perencanaan Sumber Daya Manusia pada Kompartemen Produksi PT. Pupuk Kujang Cikampek. Bertujuan untuk mengetahui jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam jangka waktu 3 tahun mendatang semenjak 2006-2008 dengan menggunakan metode peramalan analisis Trend dan Teknik Delphi sebagai prediksi. Dari hasil penelitian diketahui bahwa kompartemen produksi membutuhkan 16 orang karyawan baru sampai akhir tahun 2006, 16 orang untuk tahun 2007 dan 17 orang untuk tahun 2008. Hal ini terjadi karena kompartemen ini memiliki kontrak pembelian gas dengan volume 135 Triliun BTU (British Thermal Unit) dari tahun 2007-2017. Penelitian terdahulu di atas, telah membuktikan bahwa dengan metode sampling pekerjaan (Work Sampling) dan stop watch telah terbukti berhasil untuk mengetahui beban kerja dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada bagian pekerjaan yang dapat diketahui urutan kerjanya dan dilakukan secara
13
rutin. Metode tersebut tidak dapat digunakan dalam penelitian ini karena penelitian ini, dilaksanakan pada organisasi jasa (Intangible) yang sifat urutan kerjanya tidak pasti, sehingga sulit untuk menghitung beban kerja pegawai, dan membutuhkan waktu yang lama jika memakai metode work sampling. Sama halnya penelitian analisis sumberdaya manusia dengan memprediksi jumlah karyawan untuk tiga tahun ke depan tidak dapat digunakan dalam penelitian ini, karena penelitian ini hanya untuk mengetahui kondisi saat ini. Penelitian yang akan dilakukan ialah menganalisis perencanaan jumlah pegawai di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor dengan terlebih dahulu menganalisis pekerjaan pegawai berdasarkan frekuensi pekerjaan dan beban kerja pekerjaan. Oleh karena itu, dalam penelitian ini untuk mengetahui beban kerja para pegawai, diperoleh berdasarkan hasil dari standar waktu ratarata yang dibutuhkan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan.
14
III. KERANGKA PEMIKIRAN
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian 3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan perguruan tinggi yang khusus bergerak di bidang pertanian dan telah banyak menyumbangkan pemikiran, konsep dan hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor swasta maupun masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan pertanian yang maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB sebagai Research Based University yang ditunjang dengan berubahnya status IPB sebagai BHMN sejak dikeluarkan PP No. 154 Tahun 2000, memiliki beberapa tujuan, salah satunya adalah untuk meningkatkan kualitas output, sehingga diharapkan dapat tercapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Dalam upaya untuk mencapai program tersebut maka dibutuhkan perencanaan. Salah satunya adalah perencanaan pegawai pada setiap fakultas yang ada di IPB, termasuk Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM). Proses perencanaan pegawai di fakultas dalam penelitian ini mengadopsi pendapat dari Tulus dalam Ridwan (2005), meliputi perencanaan mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu tenaga kerja dapat dilakukan dengan menggunakan analisis pekerjaan yang salah satu fungsinya adalah menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan dengan menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja, sehingga dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja yang sesuai. Dengan demikian, efisiensi dan efektivitas jumlah pegawai dapat tercapai, yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan produktivitas pegawai IPB.
15
Penetapan IPB sebagai BHMN
IPB sebagai Research Based University Perencanaan IPB sebagai RBU Efisiensi dan efektifitas Organisasi Perencanaan pegawai IPB
Perencanaan Pegawai di Fakultas Perencanaan mutu tenaga kerja
Perencanaan Jumlah tenaga kerja Analisis beban kerja Analisis angkatan kerja
Analisis Pekerjaan Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan
Jumlah beban kerja Jumlah angkatan kerja
Efisiensi jumlah pegawai Produktivitas Gambar 2. Kerangka Pemikiran Konseptual 3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional Perencanaan jumlah pegawai pada organisasi jasa (intangible) seperti IPB sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas organisasi. Perencanaan jumlah pegawai diharapkan dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas organisasi IPB. Salah satu tujuan dari adanya perencanaan adalah untuk mengevaluasi jumlah pegawai setiap tahunnya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan meninjau kembali kesesuaian antara jumlah pegawai dengan tujuan
16
organisasi. Sebab kekurangan atau kelebihan satu orang pegawai saja akan berpengaruh besar pada produktivitas organisasi. Langkah awal dimulai dengan menganalisis pekerjaan pegawai. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara pelaksanaan dengan deskripsi pekerjaan pegawai. Oleh karena itu, data dan informasi yang diperoleh dari masing-masing Kepala Tata Usaha (KTU) dijadikan sebagai dasar untuk penelitian ini. Langkah berikutnya ialah
mencari tahu
permasalahan dalam
pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai, yaitu dengan memberikan kuesioner yang berisi tentang kemungkinan permasalahan pada analisis pekerjaan, keadaan kerja pegawai, dan kinerja pegawai. Selain itu diberikan juga kuesioner berpola audit sumberdaya manusia untuk mengetahui tingkat efektivitas kerja pegawai. Selanjutnya, cara untuk mengetahui proporsi standar rata-rata beban kerja pegawai adalah dengan mengamati proses para pegawai bekerja. Untuk selanjutnya para pegawai diberikan kuesioner yang berisikan deskripsi pekerjaan masing-masing pegawai yang disertai dengan kolom frekuensi pelaksanaan tugas, dan rata-rata waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Selanjutnya rata-rata waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan (beban kerja pegawai) dibagi dengan jumlah waktu kerja produktif selama satu semester. Dengan demikian, akan diperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan pada masing-masing bagian.
Perencanaan Pegawai di TU Fakultas dan Departemen Manajemen Perencanaan mutu tenaga kerja Permasalahan dalam melaksanakan pekerjaan Skala Likert
Perencanaan jumlah tenaga kerja
Deskripsi pekerjaan Spesifikasi pekerjaan
Standar rata-rata waktu penyelesaian Jumlah beban kerja Efisiensi jumlah pegawai
Gambar 3. Kerangka Pemikiran Operasional
17
3.2. Lokasi dan Tempat Penelitian Penelitian dilakukan di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) yang beralamatkan di Jl. Kamper, Wing 2 Level V dan Departemen Manajemen di Wing Rektorat Lt.2, Kampus IPB Darmaga, Bogor. Adapun penelitian ini dilaksanakan mulai dari bulan Desember 2006 sampai dengan Februari 2007. 3.3. Jenis dan Sumber Data Jenis data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer berasal dari kuisioner, wawancara dan observasi langsung pada Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Sementara data sekunder diperoleh dari hasil studi literatur yang berkaitan dengan bahasan penelitian. 3.4. Metode Penentuan Responden Pengambilan responden dilakukan secara sengaja (purposive), yaitu mengambil semua pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen. Jumlah pegawai untuk TU Fakultas adalah 13 orang dan 7 orang untuk TU Departemen Manajemen . 3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data 3.5.1. Studi dokumentasi Dilakukan untuk mendalami struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan (Job Description) berdasarkan jenis pekerjaan. Data tersebut akan digunakan untuk menghitung beban kerja pegawai. 3.5.2. Skala Likert Menurut Kinnear dalam Umar (2003), Skala Likert berhubungan dengan sikap seseorang terhadap sesuatu, yaitu: a. Sangat tidak setuju = 1 b. Tidak setuju
=2
c. Cukup setuju
=3
d. Setuju
=4
e. Sangat Setuju
=5
Untuk membuat skala Likert dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
18
1. Kumpulkan sejumlah pernyataan yang sesuai dengan sikap yang akan diukur dan dapat diidentifikasi dengan jelas (positif atau tidak positif). 2. Berikan pernyataan-pernyataan diatas kepada sekelompok responden untuk diisi dengan benar. 3. Respons dari setiap pernyataan dihitung dengan cara menjumlahkan angka-angka dari setiap pernyataan sedemikian rupa sehingga respons yang berada pada posisi yang sama akan menerima secara konsisten nilai angka yang selalu sama. 4. Selanjutnya, mencari pernyataan-pernyataan yang tidak dapat dipakai dalam penelitian. Setiap jawaban responden dari pertanyaan dalam kuesioner diberikan skor. Cara menghitung skor rataan adalah sebagai berikut: X(bar) =
Σ (Xi . ni) n
................................................(1)
Dimana: X(bar) ni Xi n
= skor rataan = jumlah jawaban responden untuk skor i = skor nilai jawaban responden i = jumlah responden
Langkah selanjutnya adalah
menggunakan rentang
skala
penilaian untuk menentukan posisi tanggapan responden dengan menggunakan nilai skor. Setiap skor alternatif jawaban yang tebentuk dari teknik skala peringkatan terdiri dari kisaran antara 1 hingga 5 yang menggambarkan posisi yang sangat negatif ke posisi yang sangat positif, kemudian dihitung rentang skala dengan rumus sebagai berikut: R (skor) .................................................................(2) Rs = ........................... M Dimana: R (skor) = skor terbesar – skor terkecil M = banyaknya kategori skor
19
3.5.3. Menganalisis beban kerja Menggunakan formulir yang berisi kolom-kolom mengenai aspek-aspek yang akan diperiksa yang diperoleh dari deskripsi pekerjaan pegawai, bagaimana persepsi pegawai dengan deskripsi pekerjaannya, frekuensi pelaksanaan pekerjaan tersebut dalam satu semester, dan jumlah beban kerja berdasarkan waktu rata-rata pegawai menyelesaikan pekerjaan (bentuk formulir terdapat dalam Lampiran 3). Ada beberapa tahapan proses yang harus dilakukan dalam pengolahan data yang diperoleh, yaitu sebagai berikut : 1. Menghitung waktu kerja efektif yang tersedia bagi pegawai selama satu semester. Perhitungannya adalah sebagai berikut (menurut Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara): Hari Kerja efektif = X1 – (X2 + X3 + X4+X5) .............................(3) Keterangan : X1 = Jumlah hari menurut kalender X2 = Jumlah hari sabtu&minggu dalam 1 semester X3 = Jumlah hari libur dalam 1 semester X4 = Jumlah cuti dalam 1 semester X5 = lain-lain (sakit, izin, dll) Waktu efektif = 80% x jam kerja/hari .......................................(4) Waktu produktif dalam satu semester = Hari efektif x waktu efektif ........................................................(5) 2. Mengolah data dan menghitung berapa beban kerja pegawai. 3. Menghitung Jumlah Pegawai yang efektif dan efisien. beban kerja dalam satu semster .... (6) Jumlah pegawai = efektif dan efisien Waktu produktif dalam satu semester
20
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Organisasi Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan organisasi yang bergerak di bidang jasa pendidikan. Sebagai perguruan tinggi yang khusus bergerak di bidang pertanian, IPB telah banyak menyumbangkan pemikiran, konsep dan hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor swasta maupun masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan pertanian yang maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB sebagai Research Based University, salah satu program yang dicanangkan adalah peningkatan kualitas output. Upaya tersebut dimulai sejak berubahnya status IPB menjadi Badan Hukum Milik Negara (BHMN). Visi IPB adalah “Menjadikan perguruan tinggi bertaraf internasional dalam pengembangan sumberdaya manusia dan IPTEKS dengan kompetensi utama di bidang pertanian tropika” dan misi IPB adalah menyelenggarakan pendidikan tinggi berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat kini dan akan datang, mengembangkan IPTEKS ramah lingkungan melalui penelitian mutakhir, meningkatkan kesejahteraan umat manusia melalui penerapan dan pendayagunaan IPTEKS, dan mendorong terbentuknya masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan hak azasi manusia. Salah satu fakultas yang ada di IPB adalah Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM). FEM memiliki visi sebagai “Sebagai salah satu fakultas yang memiliki hak otonom merupakan wahana bagi pengembangan sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi dalam bidang ekonomi dan manajemen, berwawasan global (holistik) serta tanggap terhadap dinamika ilmu pengetahuan dan teknologi yang bermanfaat untuk kesejahteraan umat manusia” adapun misi FEM yaitu memberikan penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran yang bermutu dalam bidang ekonomi dan manajemen, kelembagaan penelitian dan pengembangan dalam bidang ekonomi dan manajemen yang berwawasan luas, serta kelembagaan dalam bidang pengabdian kepada masyarakat yang berhubungan dengan ekonomi dan manajemen.
21
Sumberdaya manusia di FEM terdiri dari dua kelompok pegawai, yaitu tenaga akademik (dosen) dan tenaga penunjang (pegawai Tata Usaha). Tenaga penunjang atau pegawai Tata Usaha (TU) mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung kegiatan operasional organisasi FEM. Namun, pada kenyataannya masih terdapat perbedaan antara beban kerja dengan deskripsi pekerjaan yang telah ditentukan untuk masing-masing pegawai, sehingga perlu dilakukan analisis beban kerja untuk mengetahui tugas masingmasing
pegawai
secara
tepat.
Analisis
ini
dilakukan
dengan
mempertimbangkan banyaknya mahasiswa yang harus dilayani serta staf pengajar yang ada di FEM. Tabel 1, 2, dan 3 menyajikan jumlah mahasiswa, staf pengajar dan staf penunjang di FEM tahun 2006/2007. Tabel 1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 (satuan orang) Jenis kelamin Ilmu Ekonomi Manajemen Agribisnis Ekonomi dan Sumberdaya Lingkungan
Angkatan < 39 L P 3 7 3 7 22 10 4
6
Angkatan 39 L P 6 17 10 4 12 14 2
14
Angkatan 40 L P 43 67 29 78 43 59
Angkatan 41 L P 34 74 42 69 42 71
Angkatan 42 L P 46 51 42 78 29 71
15
22
18
44
46
32
Total 348 462 372 203
Sumber : Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan IPB (2007) Tabel 2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB (satuan orang) Tata Usaha Departemen IE Departemen Manajemen Departemen AGB Departemen ESL Jumlah
PNS (orang) Dosen (%) 29 27,36
Non PNS (orang) Dosen (%) 5 35,71
Jumlah (orang) Dosen (%) 34 28,33
22
20,75
4
28,57
26
21,67
38
35,85
2
14,29
40
33,33
17 106
16,04 100
3 14
21,43 100
20 120
16,67 100
Sumber : Data dari Fakultas Ekonomi dan Manajemen (2007) Tabel 3. Jumlah staf penunjang FEM IPB (satuan orang) Tata Usaha Fakultas (Dekanat) Departemen Manajemen Departemen Ilmu Ekonomi Departemen Agribisnis Departemen Ekonomi Sumberdaya Lingkungan
PNS (orang) Penunjang (%) 2 15,38
Non PNS (orang) Penunjang (%) 11 84,62
Jumlah (orang) Penunjang (%) 100 13
2
28,57
5
71,43
7
100
1
16,67
5
83,33
7
100
4
40,00
12
60,00
16
100
4
37,50
11
62,50
15
100
Sumber : Data dari Fakultas Ekonomi dan Manajemen (2007)
22
Upaya untuk membangun dan mempertahankan kualitas output IPB (salah satunya: FEM) dilakukan dengan cara membentuk sistem jaminan mutu untuk mendukung visi dan misi IPB. Hal tersebut diperkuat dengan adanya Surat Keputusan Rektor IPB No.169/K13/PP/2004. Dengan demikian, pegawai akan tidak hanya merasa sebagai pekerja, melainkan sebagai bagian dari sistem yang pada akhirnya diharapkan dapat memberikan kinerja yang terbaik. 4.2. Organisasi Mutu IPB Organisasi mutu IPB merupakan bentuk organisasi yang dibangun untuk mendukung sistem jaminan mutu yang melekat pada struktur organisasi IPB dan berada pada seluruh tingkat atau level, yaitu level Institut, Fakultas dan Departemen. Rektor merupakan penanggung jawab ditingkat Institut dengan pelaksana Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (DAJMP), sedang ditingkat fakultas dan departemen langsung dibawah tanggung jawab Pimpinan Fakultas dan Pimpinan Departemen. Fungsi tiap level organisasi mutu adalah sebagai berikut: 1. Tingkat Institut (IPB) sebagai manajemen mutu terpadu 2. Tingkat fakultas sebagai jaminan mutu 3. Tingkat departemen sebagai pengendalian mutu Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) sebagai salah satu fakultas yang melaksanakan jaminan mutu dalam menjalankan tugas pelayanan administrasi dan akademik yang dilaksanakan oleh Tata Usaha (TU). FEM memiliki lima TU, yaitu TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Ilmu Ekonomi, TU Departemen Manajemen, TU Departemen Agribisnis dan TU Departemen Ekonomi dan Sumberdaya Lingkungan. Sesuai dengan fungsinya, TU Fakultas (Dekanat) sebagai penjamin mutu (Quality Assurance), sedangkan TU Departemen sebagai pengendalian mutu (Quality Control) yang menjadi ujung tombak dalam pelaksanaan pelayanan. Dalam penelitian ini, ruang lingkup penelitian yaitu TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen Manajemen sebagai perwakilan dari TU departemen. Hal ini dilakukan karena fungsi TU yang berbeda antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen, maka akan berpengaruh pada deskripsi pekerjaan serta beban kerja pegawai berdasarkan pada bagian kerja dan jenis pekerjaan pegawai yang telah ada.
23
Penelitian ini berdasarkan pada klasifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB, dengan merinci deskripsi pekerjaan yang telah ada. 4.3. Karakteristik Responden Berdasarkan hasil kuesioner, diperoleh karakteristik responden yang terdiri dari jumlah pegawai yang menjadi responden dan masa kerja. Jumlah dan persentase responden berdasarkan karakteristik masing-masing dapat dilihat pada Tabel 4,5 dan 6. Tabel 4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) Bagian TU Kepala Tata Usaha Keuangan Administrasi kesejahteraan mahasiswa Administrasi Kepegawaian Administrasi Persuratan Administrasi Inventarisasi Penanggung Jawab Urusan Rumah Tangga Jumlah
Jumlah Pegawai (Orang) 1 1 1
Jumlah Responden (Orang) 1 1 1
1 1 1 2 5 13
1 1 1 2 5 13
Tabel 5. Jumlah responden di Departemen Manajemen Bagian TU Kepala Tata Usaha Keuangan Administrasi kesejahteraan mahasiswa Administrasi Kepegawaian Administrasi Persuratan Administrasi Inventarisasi Urusan Rumah Tangga Jumlah
Jumlah Pegawai (Orang) 1 1 1
Jumlah Responden (Orang) 1 1 1
1 1 1 1 7
1 1 1 1 7
Tabel 6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja. Masa kerja (tahun) ≤1 1-2 2-3 3-4 4-5 >5 Jumlah
Jumlah Responden TU Fakultas 1 3 3 1 2 3 13
(%) 7,69 23,08 23,08 7,69 15,38 23,08 100
Jumlah Responden TU Departemen Manajemen 2 4 1 7
(%) 28,57 57,14 14,29 0,00 0,00 0,00 100
Tabel 4 menunjukkan jumlah responden untuk TU Fakultas (Dekanat) 13 orang dan untuk Departemen Manajemen sebanyak 7 orang. Sementara
24
pada Tabel 6 diketahui variasi masa kerja responden di TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen Manajemen memberikan data yang representatif dari segi waktu adaptasi responden dengan pekerjaan. 4.4. Unit kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) Unit kerja TU Fakultas (Dekanat) adalah bagian dari organisasi FEM. TU Fakultas (Dekanat) berperan sebagai jaminan mutu (Quality Assurance) organisasi. Rincian tugas TU Fakultas (Dekanat) yaitu mengontrol setiap kegiatan dan mengumpulkan setiap data dan informasi dari TU Departemen yang ada di FEM. Selain itu, TU Fakultas (Dekanat) bertugas untuk melayani kegiatan administrasi dan akademik bagi mahasiswa serta dosen di tingkat Fakultas. 4.4.1. Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat) Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi penyelesaian pekerjaan. Perencanaan yang dibuat dengan matang sekalipun, tidak akan menghasilkan output yang maksimal, jika terjadi masalah pada pegawai TU Fakultas (Dekanat) sebagai sumberdaya utamanya. Dengan demikian, dalam penelitian ini perlu dilakukan analisis untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi para pegawai. Skala yang digunakan untuk melihat persepsi responden terhadap permasalahan yang dihadapi para pegawai ialah skala likert. Nilai skor rata-rata (Rs) yang didapatkan adalah sebesar 0,8. Hal ini didapatkan dari hasil perhitungan dari rumus adalah sebagai berikut: Rs =
5–1 5
Rs = 0,8 Nilai skor rataan (x) dihasilkan dari perkalian antara skor nilai jawaban berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden, kemudian dibagi dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor rataan tersebut, maka posisi keputusan penilaian memiliki rentang skala yang dapat dilihat pada Tabel 7.
25
Tabel 7. Posisi Keputusan Penilaian Skor rataan (x) 1,0 - 1,8 1,8 – 2,6 2,6 – 3,4 3,4 – 4,2 4,2 – 5,0
Penilaian Sangat tidak setuju Tidak setuju Cukup setuju Setuju Sangat setuju
Interpretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,0 sampai 1,8, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan sangat tidak baik. Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,8 sampai 2,6, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan tidak baik. Kemudian, jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 2,6 sampai 3,4, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat dua persepsi yaitu cukup baik dengan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian tidak baik, jika terdapat pada skala penilaian dari 2,6 sampai 2,99, dan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian baik dengan skala penilaian dari 3,00 sampai 3,4. Jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 3,4 sampai 4,2, maka permasalahan yang dihadapi oleh pegawai TU Fakultas (Dekanat) dapat dikatakan baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 4,2 sampai 5,0, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan sangat baik. 4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan Analisis persepsi responden terhadap permasalahan pada analisis pekerjaan, diwakili oleh tujuh pertanyaan yang menggambarkan tentang deskripsi pekerjaan pegawai. Tabel 8 menunjukkan permasalahan mengenai analisis pekerjaan dinilai telah baik. Sebagian besar permasalahan telah dapat diatasi oleh atasan maupun oleh pegawai yang bersangkutan. Berdasarkan hasil yang diperoleh dari skor rataan semua penilaian berindikasi pada penilaian baik.
26
Tabel 8. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan di TU Fakultas (Dekanat) Indikator Permasalahan Deskripsi pekerjaan sudah jelas Atasan sudah membimbing dalam penetapan uraian pekerjaan Aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas Atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas Keahlian dan pendidikan yang dimiliki telah sesuai dengan pekerjaan sekarang Tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki sudah sesuai Posisi kerja sekarang sudah sesuai Total
Skor Rataan 3,60 3,54
Penilaian Setuju Setuju
3,38
Cukup Setuju
3,38
Cukup Setuju
3,15
Cukup Setuju
3,54
Setuju
3,62 3,46
Setuju Setuju
Pegawai menilai aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan pegawai sudah jelas. Selain itu, atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas dinilai baik. Pegawai juga menilai keahlian dan pendidikan yang dimiliki pegawai telah sesuai dengan pekerjaan sekarang.
4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai Analisis persepsi responden terhadap permasalahan mengenai keadaan kerja pegawai dilakukan dengan merinci permasalahan yang dapat mempengaruhi pegawai. Hasil perhitungan, skor rataan persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pada Tabel 9. Tabel 9. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat) Indikator Permasalahan Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah cukup untuk menangani pekerjaan yang ada Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang Gaji sudah cukup Insentif tambahan yang diberikan telah sesuai Hubungan dengan rekan kerja baik Kondisi ruang kerja sudah baik Rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM telah sesuai Spesialisasi pekerjaan sekarang telah baik Total
Skor Rataan 2,38
Penilaian Tidak Setuju
2,31
Tidak Setuju
2,08 2,69 3,31 3,46 2,92
Tidak Setuju Cukup Setuju Cukup Setuju Setuju Cukup Setuju
3,38 2,82
Cukup Setuju Cukup Setuju
Skor rataan 2,38 menunjukkan pegawai menilai jumlah pegawai yang ada saat ini tidak cukup untuk menangani pekerjaan yang ada.
27
Selain itu, pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang dinilai tidak cukup. Hal ini karena pelatihan yang diadakan IPB masih ada yang belum dapat diikuti oleh pegawai honorer, sedangkan pelatihan diadakan khusus untuk PNS. Pegawai menilai gaji pegawai yang diterima sekarang masih dirasakan belum memenuhi kebutuhan hidup pegawai. Selain itu, insentif tambahan yang telah diberikan masih belum sesuai dengan pengorbanan waktu, tenaga dan pemikiran yang sudah diberikan oleh pegawai, terutama insentif lembur. Skor rataan 2,92 menunjukkan penilaian pegawai tentang rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM belum sesuai. Rotasi yang tidak sesuai dengan latar belakang pegawai sebaiknya tidak dilakukan, karena dapat menyebabkan kekakuan kerja akibat dari ketidaksesuaian dengan kompetensi yang dimiliki. Total nilai rataan sebesar 2,82 menunjukkan bahwa keadaan kerja pegawai dinilai tidak baik. Oleh karena itu, perlu dilakukan penanganan yang cepat pada permasalahan yang berkaitan dengan keadaan kerja pegawai. 4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai Analisis persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dilakukan dengan menguraikan faktor-faktor
yang
berkaitan
dengan
kinerja
pegawai,
serta
kemungkinan terdapat hal-hal yang menjadi permasalahan. Hasil perhitungan skor rataan persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dapat dilihat pada Tabel 10. Tabel 10 menyimpulkan bahwa penanganan permasalahan mengenai kinerja pegawai adalah sudah baik. Skor rataan 3,54 menunjukkan bahwa pegawai menilai baik pelayanan pegawai kepada mahasiswa, dosen dan atasan. Hal ini menunjukkan perbedaan persepsi hasil penelitian pada pegawai dengan hasil prastudi pada mahasiswa dan dosen yang menunjukkan masih merasa tidak puas dengan pelayanan dari pegawai.
28
Tabel 10. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat) No
Indikator Permasalahan
1.
Laporan evaluasi yang telah ada sekarang telah cukup Pelayanan terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan sudah baik Atasan telah puas dengan penyelesaian tugastugas Cara kerja saat ini telah baik Sudah dilaksanakannya tugas-tugas dan pekerjaan dengan baik Beban kerja sehari-hari sudah cukup Total
2. 3. 4 5 6
Skor Rataan 3,00
Cukup Setuju
3,54
Setuju
3,46
Setuju
3,50 3,77
Setuju Setuju
2,38 3,44
Tidak Setuju Setuju
Penilaian
Setelah dianalisis permasalahan ini terjadi karena pekerjaan yang harus dikerjakan pegawai tersebut bersifat insidental dan mendesak untuk cepat diselesaikan. Selain itu, permasalahan ini disebabkan pegawai tersebut belum memiliki pengetahuan yang cukup berkaitan dengan pekerjaan yang diberikan. 4.4.5. Menganalisis Beban Kerja Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Jika pegawai dapat bekerja secara efektif setiap hari maka pekerjaan akan selesai tepat pada waktunya. Oleh karena itu, perlu diketahui waktu produktif yang dipergunakan pegawai dengan asumsi beban kerja setiap semester tetap. Berikut ini perhitungan waktu kerja produktif pegawai (Perkuliahan Semester ganjil 2006/2007 mulai dari tanggal 28 Agustus 2006 – 20 Januari 2007) dan diketahui hari absen, sakit, izin, dan lain-lain sebesar 5%, diperoleh dari hasil pembagian waktu absen dalam satu tahun 10% (menurut International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku) dengan jumlah semester dalam satu tahun. Kemudian dikalikan dengan jumlah hari menurut kalender dalam satu semester adalah 5% x 146 = 7,3 hari, dibulatkan menjadi 7 hari.
29
Jumlah hari menurut kalender dalam 1 semester Jumlah hari sabtu dan minggu
146 hari
42 hari
Jumlah hari libur Nasional
5 hari
Jumlah hari cuti bersama
3 hari
Jumlah absen (sakit, izin, dll)
7 hari
+ 57 hari -
Hari kerja efektif dalam 1 semester
81 hari
1 hari kerja = 8 jam – 1 jam (waktu istirahat) = 7 jam Waktu efektif dalam 1 semester = 80% x 7 jam = 5,6 jam Keterangan: Asumsi menurut International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku pegawai dianggap produktif bila mampu menyelesaikan 80% dari beban kerja pegawai. Jadi, waktu produktif dalam 1 semester adalah: 81 hari x 5,6 jam/hari = 453,6 jam Hasil perhitungan menunjukkan waktu produktif dalam satu semester adalah 453,6 jam. Perhitungan waktu produktif ini dibutuhkan untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Selain waktu produktif, untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien dibutuhkan beban kerja pegawai. Oleh karena itu, analisis beban kerja berdasarkan tugas yang dikerjakan masing-masing pegawai sangat penting untuk diketahui. Hal tersebut diuraikan pada Tabel 11 sampai dengan 23. Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan KTU meliputi : menyusun rencana, memberikan petunjuk, mengkoordinasikan dan menilai pelaksanaan kegiatan bagian TU serta memberikan layanan di bidang ketatausahaan di lingkungan fakultas berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk pelaksanaan kelancaran tugas. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan KTU di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 11.
30
Tabel 11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Mengkoordinasikan bagian sumberdaya manusia Mengkoordinasikan bagian keuangan Mengkoordinasikan bagian perlengkapan Mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan umum
Persepsi tentang pekerjaan Sedang
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Kegiatan rutin
120 x
0,5 jam
120 x
0,5 jam
120 x
0,5 jam
120 x
1,5 jam
Kegiatan rutin Kegiatan Sedang rutin Banyak pekerjaan Berat yang tidak terduga Total beban kerja Sedang
360 jam
Tabel 11 menunjukkan beban kerja KTU dalam satu semester adalah 360 jam. Rata-rata penilaian untuk pekerjaan KTU dinilai sedang. Hal ini karena pekerjaan KTU merupakan kegiatan yang sudah menjadi rutinitas sehari-hari. Selain itu, beban kerja dinilai berat, hal ini karena pekerjaan tersebut datang sewaktu-waktu dan membutuhkan penanganan secepatnya. Deskripsi pekerjaan KTU ini masih belum terurai dengan jelas, sehingga perlu dilakukan perincian agar lebih jelas. Deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan merangkap juga sebagai bendahara petty cash dan juru bayar gaji adalah sebagai berikut: a. Administrasi keuangan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa,
mencatat,
mengonsep,
menyiapkan,
memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan. b. Bendahara petty cash ; menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang serta mempertanggungjawabkan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c. Juru bayar gaji ; membayar sejumlah uang kepada yang berhak, berdasarkan ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 12.
31
Tabel 12. Beban kerja bagian administrasi keuangan Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang pekerjaan
Mengurus Surat Perintah Berat Transfer Rekening (SPTR) ke bank Menerima dan mendistribusikan dana ke Sedang bagian yang membutuhkan sesuai usulan Membuat pembukuan Sedang sederhana Memeriksa keabsahan Berat bukti pembayaran Menyetor pajak-pajak Berat sesuai peraturan yang berlaku Membuat laporan Sedang keuangan secara berkala dan bulanan Membuat permohonan Sedang untuk pengisian kembali keuangan Membayar gaji para dosen Berat dan staff penunjang Menyusun dan Sedang mengendalikan RKAT Total beban kerja
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Harus teliti dan cermat
18 x
1 jam
Sudah terbiasa
72 x
1 jam
120 x
2 jam
72 x
0,5 jam
Harus teliti
12 x
1 jam
Sudah terbiasa
6x
6 jam
Sudah terbiasa
18 x
2 jam
6x
1 jam
2x
28 jam
Sudah terbiasa Harus teliti
Harus teliti Sudah terbiasa
516 jam
Tabel 12 merinci deskripsi pekerjaan bagian keuangan di atas, sehingga diketahui frekuensi pelaksanaan pekerjaan pada bagian keuangan, yaitu sebanyak 2 x, 6 x, 12 x, 18 x, 72 x dan 120 x dalam satu semester. Selain itu, diketahui jumlah beban kerja untuk bagian keuangan adalah sebesar 516 jam. Hal ini cukup berat, karena membutuhkan ketelitian dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa atau bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan, yaitu melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat,
mengonsep,
menyiapkan,
memproses,
mengirim
dan
menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan kemahasiswaan. Rincian deskripsi pekerjaan bagian ini ada pada Tabel 13.
32
Tabel 13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Memeriksa kelengkapan persyaratan beasiswa Membuatan persuratan perkuliahan Daftar dan persyaratan wisuda Membuat surat keterangan bagi para alumni Penelusuran alamat, pekerjaan dan jabatan alumni
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Hanya mengontrol
10 x
0,5 jam
Sedang
Sudah ada data basenya
120 x
1 jam
Sedang
Hanya memasukkan data
60 x
1,5 jam
Sedang
Sudah ada database
50 x
1,5 jam
Berat
Sulit mendapat data terbaru
5x
0,5 jam
Total beban kerja
292.5 jam
Tabel 13 menunjukkan beban kerja bagian administrasi kesejahteraan
mahasiswa
sebesar
292,5
jam
dengan
frekuensi
pelaksanaan pekerjaan mulai dari 5 x hingga 120 x dalam satu semester. Beban kerja pada bagian ini dinilai sedang, karena hanya memeriksa kelengkapan persyaratan dan terdapat database persuratan yang akan mempermudah dalam membuat surat yang dibutuhkan. Sementara itu, ada pekerjaan yang dinilai berat, karena adanya ketidaklengkapan data yang diberikan oleh mahasiswa, kesulitan dalam mendapatkan informasi yang terbaru dari alumni atau informasi yang telah diberikan sudah berubah. Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, ternyata deskripsi pekerjaan bagian administrasi kepegawaian, yaitu melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan kepegawaian. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian administrasi kepegawaian di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 14.
33
Tabel 14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Membuat rekapitulasi absensi pegawai Membuat surat yang berhubungan dengan administrasi kepegawaian Menyiapkan administrasi bagi pelanggar peraturan Memproses DUK Memproses DP3 Memproses KP4
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Mudah
6x
3 jam
Berat
Belum mengetahui ilmunya
1x
28 jam
Sedang
Jarang terjadi pelanggaran
1x
0,5 jam
1x
28 jam
1x
28 jam
1x
11,2 jam
Ilmu masih kurang Ilmu masih Berat kurang Ilmu masih Berat kurang Total beban kerja Berat
98,7 jam
Tabel 14 menjelaskan beban kerja bagian administrasi kepegawaian sebesar 98,7 jam. Bagian ini memiliki beban kerja yang rendah dengan frekuensi pekerjaan tidak rutin sebanyak 1 x dan 6 x dalam satu semester. Beban kerja bagian ini dinilai berat, karena pegawai belum memiliki pengetahuan yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan. Oleh karena itu, bagian ini sangat membutuhkan pelatihan mengenai kepegawaian, agar pegawai yang bekerja pada bagian ini dapat bekerja secara efektif dan tidak membuat beban kerja KTU bertambah
untuk
membantu
mengerjakan
pekerjaan
bagian
kepegawaian. Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan bagian agendaris atau administrasi persuratan, yaitu menerima, mencatat, dan menyampaikan surat/dokumen/berkas masuk dan keluar, sesuai dengan ketentuan tata persuratan yang berlaku. Rincian deskripsi pekerjaan bagian ini pada Tabel 15.
34
Tabel 15. Beban kerja bagian administrasi persuratan Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Mengelompokkan surat dan mencatat surat masuk dan keluar Menyerahkan suratsurat yang memerlukan tindak lanjut pengolahan Menyelenggarakan pengarsipan Menerima dan mengarahkan tamu Membantu bagian kemahasiswaan: pembuatan surat keterangan, kelengkapan beasiswa dan legalisir Membantu bagian keuangan untuk memberikan uang transportasi rapat
Tabel
15
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Ringan
Hanya mengelompokkan dan mencatat
120 x
0,5 jam
Sedang
Harus jalan sedikit
120 x
0,5 jam
120 x
1 jam
120 x
1 jam
120 x
0,25 jam
6x
0,25 jam
Sangat ringan Ringan
Hanya menuliskan Mempertemukan dengan orang yang dicari
Sedang
Jarang
Hanya memberikan ke Sedang orang yang bersangkutan Total beban kerja
berisi
tentang
pelaksanaan
391,5 jam
pekerjaan
bagian
administrasi persuratan dengan frekuensi pekerjaan sebanyak 6 x dan 120 x dalam satu semester. Beban kerja untuk bagian ini sebesar 391,5 jam dengan beban kerja bervariasi mulai dari sangat ringan sampai sedang. Beban kerja pada bagian ini dinilai sangat ringan untuk pelaksanaan pengarsipan. Mengelompokkan surat, mencatat surat masuk dan keluar, serta menerima dan mengarahkan tamu adalah pekerjaan
yang
dinilai
ringan.
Sedangkan
pekerjaan
seperti
menyerahkan surat-surat yang memerlukan pengolahan lebih lanjut, membantu bagian kemahasiswaan dan keuangan dinilai sedang. Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang, ternyata deskripsi pekerjaan bagian administrasi pengawasan fasilitas, atau disebut juga administrasi inventarisasi, yaitu mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang terdapat di FEM IPB, baik dari
35
kerusakkan ataupun perawatannya. Rincian deskripsi pekerjaan bagian ini dapat dilihat pada Tabel 16. Tabel 16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Jika data lengkap
1x
50 jam
Sangat berat
Mengerjakannya sendiri
3x
25 jam
Berat
Belum mengetahui ilmunya
1x
1 jam
Berat
Mengerjakannya sendiri
1x
5,6 jam
Sedang
Daftar barang habis dan berdasarkan laporan
48 x
0,5 jam
Sedang
Laporan barang habis
1x
3 jam
Membuat laporan inventarisasi Mengontrol peralatan yang rusak Mendaftarkan dan mengamankan keberadaan barang inventaris yang rusak/sudah waktunya dihapus Melaporkan data barang yang sudah waktunya dihapus kepada atasan Melaksanakan pengadaan bahan Rumah Tangga (kebutuhan rapat dan sehari-hari) Melaksanakan pengadaan alat tulis kantor
Total beban kerja
158,6 jam
Tabel 16 menunjukkan jumlah beban kerja bagian administrasi inventarisasi sebesar 158,6 jam dengan frekuensi pelaksanaan sebanyak 1 x, 3 x dan 48 x dalam satu semester. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi
dinilai
berat,
karena
pegawai
harus
melakukan
pengontrolan sendiri dan harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai administrasi untuk peralatan dan perlengkapan inventaris. Oleh karena itu, bagian ini membutuhkan pelatihan mengenai cara administrasi barang inventaris, serta dibutuhkan pegawai baru untuk ditempatkan di lapangan yang tugasnya mengontrol kondisi barangbarang inventaris milik FEM dan melakukan pekerjaan lain di luar ruangan, sehingga pegawai tersebut dapat bekerja lebih efektif.
36
Deskripsi
pekerjaan
bagian
administrasi
perpustakaan,
pustakawan dan petugas shelving atau penanggung jawab perpustakaan adalah sebagai berikut: a. Administrasi perpustakaan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa,
mencatat,
mengonsep,
menyiapkan,
memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan perpustakaan. b. Pustakawan ; melaksanakan urusan administrasi di lingkungan perpustakaan untuk kelancaran tugas. c. Petugas shelving ; menata dan merapihkan bahan pustaka, serta menjaga letak bahan pustaka sesuai dengan ketentuan sistem klasifikasi perpustakaan. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian penanggung jawab perpustakaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 17. Tabel 17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Mengevaluasi data pengunjung dan peminjaman buku perpustakaan Labeling buku dan menghimpun publikasi ilmiah Melaksanakan administrasi perpustakaan, menata dan merapihkan bahan pustaka Fotocopy
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Tidak dikerjakan setiap hari
1x
3 jam
Sedang
mudah
30 x
4 jam
120 x
4,5 jam
48 x
1 jam 711 jam
Jika sedang ramai Berat karena bekerja sendirian sedang mudah Total beban kerja
Tabel 17 menjelaskan jumlah beban kerja pada bagian penanggung jawab perpustakaan sebesar 711 jam dengan frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 1 x, 30 x, 48 x, dan 120 x dalam satu semester. Beban kerja bagian ini dinilai sedang, karena pekerjaan tersebut tidak dikerjakan setiap hari dan dapat dilaksanakan dengan mudah. Beban kerja dinilai berat karena perpustakaan sedang ramai
37
dikunjungi dan terbatasnya jumlah pegawai. Oleh karena itu, bagian ini membutuhkan pegawai baru yang dapat membantu mengurus pencarian buku yang diminta oleh mahasiswa dan untuk membantu fotocopy bahan yang diminta mahasiswa, sehingga pelayanan dapat optimal. Deskripsi pekerjaan operator dan laboran komputer atau bagian penanggung jawab laboratorium komputer adalah sebagai berikut: a. Operator komputer ; menyiapkan, menjalankan, mengoperasikan, merawat dan melayani permintaan jasa penggunaan alat, berdasarkan pedoman dan petunjuk teknis yang berlaku. b. Laboran komputer ; menyiapkan,
melayani dan membantu
pelaksanaan praktikum dan penelitian mahasiswa/dosen, serta membersihkan, menyimpan dan merawat peralatan yang digunakan. Tabel 18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Menyusun, mengevaluasi dan menjelaskan tata tertib penggunaan lab komputer untuk praktikum/responsi serta mengawasinya Membereskan komputer Melayani penyewaan komputer Menyusun database hasil-hasil penelitian dan pemberdayaan masyarakat Mengkoordinasikan dalam penyusunan dan pemeliharaan sistem informasi manajemen pelayanan berbasis komputer dan website
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Berat
Diperlukan pengawasan dan kontrol yang tegas dan berkesinambungan
48 x
4 jam
Sedang
Mudah
120 x
2 jam
Sedang
Mudah
120 x
4,5 jam
Sedang
Kurangnya informasi database dari departemen
6x
5 jam
Sedang
Up date data kurang dari departemen& kurangnya pegawai TU
6x
3 jam
Total beban kerja
1.020 jam
Tabel 18 menunjukkan beban kerja bagian penanggung jawab labolatorium komputer sebesar 1.020 jam, dengan frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 6 x, 48 x dan 120 x dalam satu semester. Beban
38
kerja pada bagian ini dinilai sedang, karena pekerjaan tersebut tidak dilakukan setiap hari dan dapat dilaksanakan dengan mudah. Sementara itu, beban kerja yang dinilai berat, jika laboratorium komputer sedang ramai dikunjungi, karena tidak ada yang membantu. Oleh karena itu bagian ini membutuhkan pegawai tambahan. Deskripsi pekerjaan pramu kantor dan caraka/ekspedisi surat atau disebut bagian pramu kantor adalah sebagai berikut: a. Pramu kantor ; menerima informasi, menyiapkan, melayani dan memandu suatu kegiatan kerja di dalam kantor, berdasarkan petunjuk atasan/permintaan dari pihak yang berkepentingan. b. Caraka/ekspedisi surat ; menerima, mencatat dan melaksanakan pengiriman surat dan lain-lain, langsung dari/ke alamat tertentu, baik melalui kantor pos maupun jasa pengiriman lain. Tabel 19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (Pramu Kantor) Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai Menyiapkan perangkat dan bahan kerja Melayani jamuan tamu, rapat, dan lainlain serta pemesanannya Membersihkan seluruh ruang bagian dalam kantor FEM Fotocopy Mengedarkan surat
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Sudah biasa
120 x
0,75 jam
Sedang
Mudah
120 x
1 jam
Berat
Pemberita -huannya mendadak
24 x
1 jam
Sedang
Mudah
120 x
1 jam
120 x
1 jam
120 x
1 jam
Sedang
Mudah Jaraknya Berat jauh Total beban kerja
Waktu rata-rata penyelesaian tugas
594 jam
Tabel 19 menunjukkan beban kerja pramu kantor dalam satu semester adalah 594 jam. Rata-rata penilaian beban kerja bagian pramu kantor adalah sedang, karena merupakan kegiatan yang sudah menjadi rutinitas sehari-hari. Penilaian berat terjadi karena informasi pekerjaan yang diberikan biasanya insidental atau dikarenakan jarak yang ditempuh jauh.
39
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan cleaning service atau disebut bagian urusan rumah tangga (kebersihan), yaitu melaksanakan tugas kebersihan ruang kerja dan halaman kantor, serta memelihara keindahan taman. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian urusan rumah tangga (kebersihan) di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 20. Tabel 20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Melaksanakan kebersihan dan keindahan tanaman pot Membersihkan kaca jendela Membersihkan ruang kuliah dan koridor Membersihkan toilet
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sangat berat
Peralatan kurang lengkap
120 x
1,5 jam
24 x
1 jam
120 x
1 jam
120 x
1 jam
Sangat berat
Tidak ada peralatannya Mahasiswa membuang Sangat sampah berat sembarangan Toilet Sangat dipakai oleh berat umum Total beban kerja
Waktu rata-rata penyelesaian tugas
444 jam
Beban kerja tenaga kebersihan pada Tabel 20 dalam satu semester adalah 444 jam. Beban kerja bagian ini dinilai sangat berat, karena sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan masih sangat kurang, sehingga hasil yang diperoleh kurang optimal. Deskripsi pekerjaan cleaning service atau disebut bagian urusan rumah tangga (kebersihan) sama dengan uraian di atas, sehingga diketahui pada Tabel 21 bahwa beban kerja tenaga kebersihan dalam satu semester adalah 624 jam. Pegawai menilai beban kerja bagian kebersihan adalah ringan, sedang dan berat.
40
Tabel 21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (Kebersihan) Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Sudah terbiasa
120 x
1 jam
Sedang
Tidak terlalu sering
72 x
1,5 jam
Sedang
Tugas
120 x
2 jam
Melaksanakan kebersihan dan keindahan tanaman pot Membersihkan kaca jendela Membersihkan ruang kuliah dan koridor Membersihkan toilet Mengumpulkan dan membuang sampah
Ringan
120 x
1 jam
Berat
Biasa Pernah terjatuh, karena tangga licin Total beban kerja
72 x
0,5 jam 624 jam
Sementara itu pada Tabel 21 terdapat beban kerja yang dianggap ringan, karena pekerjaan tersebut sudah menjadi rutinitas. Pekerjaan dinilai sedang, karena frekuensi pekerjaan tidak rutin dikerjakan. Selain itu, pekerjaan dinilai berat karena di tempat kerja terdapat tangga yang terkadang licin, sehingga pernah terjadi kecelakaan. Tabel 22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (Kebersihan) Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sangat ringan
Mudah
120 x
1,5 jam
Ringan
Mudah
48 x
1 jam
24 x
1 jam
24 x
1 jam
48 x
1 jam
120 x
0,25 jam
Melaksanakan kebersihan dan keindahan tanaman pot Membersihkan kaca jendela Membersihkan papan pengumuman
Sedang
Membersihkan ruang kuliah dan koridor
Sedang
Membersihkan toilet Mengumpulkan dan membuang sampah
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Sangat ringan
Tidak terlalu sering Ruangannya sedang dipakai Sudah terbiasa
Sedang
Mudah
Total beban kerja
354 jam
Deskripsi pekerjaan cleaning service atau disebut bagian urusan rumah tangga (kebersihan) sama dengan uraian di atas, sehingga diketahui pada Tabel 22 bahwa beban kerja tenaga kebersihan dalam satu semester adalah 354 jam. Beban kerja pegawai dinilai sangat ringan,
41
ringan dan sedang, karena pekerjaan tersebut sudah biasa dikerjakan pegawai dan sudah menjadi rutinitas setiap hari. Frekuensi pekerjaan bagian ini sebanyak 24 x, 48 x dan 120 x dalam satu semester. Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang, deskripsi
pekerjaan
mengemudikan
sopir
dan
atau
merawat
pengemudi,
kendaraan
yaitu
dinas,
menyiapkan,
serta
melayani
permintaan layanan transportasi sesuai dengan peraturan yang berlaku. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan pengemudi di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 23, sehingga diketahui beban kerja pengemudi dalam satu semester adalah 610 jam. Tabel 23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Menyiapkan kendaraan dalam keadaan siap pakai Mengantar dan menjemput pegawai/pejabat Pemeliharaan kendaraan Laporan tentang kerusakan Memelihara kendaraan dinas (mencuci, dll) Memantau perbaikan kendaraan oleh pihak ke-3
Persepsi tentang pekerjaan Berat Ringan Sedang Berat Ringan
Alasan Tiap pagi mengontrol kendaraan Sudah menjadi kewajiban Tidak dipersulit Merasa berat untuk laporan Tugas saya
Harus menunggu Berat dan mengawasi Total beban kerja
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu ratarata penyelesaian tugas
120 x
0,5 jam
120 x
1,5 jam
120 x
2 jam
120 x
1 jam
6x
0,5 jam
2x
3,30 jam 610 jam
Beban kerja pegawai ini dinilai berat, karena memiliki tanggung jawab untuk menjaga keselamatan penumpang, yaitu dengan mengawasi keadaan kendaraan setiap hari, segera membuat laporan jika terjadi kerusakan, harus menunggu dan mengawasi proses perbaikan kendaraan oleh pihak ketiga. Sementara itu, beban kerja yang dianggap ringan, karena pekerjaan tersebut sudah menjadi kewajiban yang tidak dapat dihindari pegawai, sedangkan beban kerja sedang diberikan untuk pemeliharaan kendaraan.
42
Berdasarkan hasil yang telah dipaparkan dapat diketahui jumlah beban kerja untuk masing-masing bagian dalam unit TU Fakultas (Dekanat). Hal ini akan mempermudah dalam penghitungan jumlah pegawai yang sesuai untuk masing-masing bagian di TU Fakultas (Dekanat). 4.4.6. Menghitung jumlah pegawai yang efisien Menghitung jumlah pegawai yang efisien dilakukan dengan membagi jumlah beban kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan selama satu semester, dengan rumus dan perhitungan sebagai berikut:
Jumlah pegawai efektif dan efisien =
Beban kerja pegawai dalam satu semester
Waktu produktif dalam satu semester 360 = = 0,79 453,6
a. KTU
Berdasarkan perhitungan untuk bagian KTU diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang dibutuhkan pada bagian ini adalah 1 orang. b. Bagian keuangan =
516 = 1,14 453,6
Berdasarkan perhitungan pegawai pada bagian keuangan diperoleh bahwa jumlah pegawai yang efisien adalah 1 orang. Nilai beban kerja yang masih berlebihan masih dapat ditangani oleh pegawai dan sebagai imbalan atas pekerjaan tersebut maka diperlukan peningkatan kompensasi. c. Bagian kesejahteraan mahasiswa =
292,5 = 0,64 453,6
Berdasarkan analisis jumlah pegawai yang ada saat ini untuk bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa sudah sesuai. Beban kerja yang masih kurang, diasumsikan akan tertutupi dengan adanya penambahan jumlah mahasiswa yang harus dilayani dari Departemen Agribisnis dan Departemen Sumberdaya Lingkungan. d. Bagian administrasi kepegawaian =
98,7 = 0,22 453,6
43
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai bagian administrasi kepegawaian masih terjadi ketidakefisienan, karena dari hasil penghitungan diperoleh bahwa jumlah pegawai untuk beban kerja sebesar 98,7 jam kurang dari 1 orang, sehingga beban kerja bagian ini dapat digabung dengan bagian yang masih memiliki beban kerja rendah. e. Bagian administrasi persuratan =
391,5 = 0,83 453,6
Jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk bagian administrasi persuratan adalah 1 orang. Waktu kerja untuk bagian ini masih kurang produktif, sehingga dapat diberi tambahan beban kerja yang sesuai. f. Bagian administrasi inventarisasi =
158,6 = 0,35 453,6
Jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk beban kerja sebesar 158,6 jam kurang dari 1 orang, sehingga beban kerja pada bagian ini dapat digabung dengan bagian yang masih kurang efektif. g. Bagian Penanggung Jawab Perpustakaan =
771 = 1,70 453,6
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai yang efisien, diperoleh hasil untuk pegawai bagian penanggung jawab perpustakaan yang dibutuhkan adalah 2 orang. h. Bagian Penanggung jawab laboratorium komputer =
1020 = 2,25 453,6
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai yang efisien, diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai bagian penanggung jawab laboratorium komputer sebanyak 2 orang. i. Pramu Kantor =
594 = 1,31 453,6
Berdasarkan hasil perhitungan di atas diperoleh jumlah pegawai yang efisien untuk pramu kantor adalah 1 orang. j. Bagian Kebersihan =
444 + 624 + 354 = 3,13 453,6
44
Berdasarkan hasil perhitungan jumlah pegawai yang efisien pada bagian kebersihan sebanyak 3 orang. k. Pengemudi =
610 = 1,34 453,6
Jumlah pengemudi mobil dinas di FEM membutuhkan 1 orang. Berdasarkan perhitungan di atas, dapat diketahui bahwa adanya ketidakefisienan
pada
bagian
administrasi
kepegawaian
dan
inventarisasi. Selain itu adanya ketidakjelasan deskripsi pekerjaan KTU Fakultas (Dekanat). 4.5. Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen
Unit kerja TU Departemen Manajemen adalah bagian dari organisasi FEM. TU Departemen Manajemen memiliki tugas sebagai pengendali mutu pelayanan administrasi dan akademik di Departemen Manajemen. TU Departemen Manajemen merupakan ujung tombak organisasi mutu yang paling banyak berhubungan dengan mahasiswa dan dosen. 4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen
Permasalahan
yang
dihadapi
pegawai
TU
Departemen
Manajemen akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi penyelesaian tugas. Perencanaan yang dibuat dengan matang sekalipun, tidak akan menghasilkan output yang maksimal jika terjadi masalah pada pegawai TU Departemen Manajemen sebagai sumberdaya utamanya. Dengan demikian, dalam penelitian ini perlu dilakukan analisis untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi para pegawai. Skala yang digunakan untuk melihat persepsi responden terhadap
permasalahan
yang
dihadapi
para
pegawai
dengan
menggunakan skala likert. Nilai skor rata-rata (Rs) yang didapatkan adalah sebesar 0,8 dari hasil perhitungan dari rumus adalah sebagai berikut: Rs =
5–1 5
Rs = 0,8
45
Nilai skor rataan (x) dihasilkan dari perkalian antara skor nilai jawaban berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden, kemudian dibagi dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor rataan tersebut, maka posisi keputusan penilaian memiliki rentang skala yang dapat dilihat pada Tabel 24. Tabel 24. Posisi Keputusan Penilaian Skor rataan (x) 1,0 - 1,8 1,8 – 2,6 2,6 – 3,4 3,4 – 4,2 4,2 – 5,0
Penilaian Sangat tidak setuju Tidak setuju Cukup setuju Setuju Sangat setuju
Interpretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,0 sampai 1,8, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan sangat tidak baik. Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,8 sampai 2,6, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan tidak baik. Kemudian, jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 2,6 sampai 3,4, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat dua persepsi yaitu cukup baik dengan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian tidak baik, jika terdapat pada skala penilaian dari 2,6 sampai 2,99, dan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian baik dengan skala penilaian dari 3,00 sampai 3,4. Jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 3,4 sampai 4,2, maka permasalahan yang dihadapi oleh pegawai TU Departemen Manajemen dapat dikatakan baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 4,2 sampai 5,0, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan sangat baik. 4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan dalam analisis pekerjaan akan dilakukan berdasarkan pertanyaan yang
46
menggambarkan tentang deskripsi pekerjaan pegawai. Berdasarkan Tabel 25, dapat disimpulkan untuk permasalahan analisis pekerjaan dinilai baik. Permasalahan ini telah ditangani oleh atasan maupun oleh pegawai
yang
bersangkutan,
sehingga
permasalahan
ini
tidak
mempengaruhi produktivitas pegawai di TU Departemen Manajemen. Tabel 25. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan Departemen Manajemen No 1. 2. 3. 4 5 6 7
Indikator Permasalahan Deskripsi pekerjaan sudah jelas Atasan sudah membimbing dalam penetapan uraian pekerjaan Aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas Atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas Keahlian dan pendidikan yang dimiliki telah sesuai dengan pekerjaan sekarang Tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki sudah sesuai Posisi kerja sekarang sudah sesuai Total
Skor Rataan 3,14 3,29
Penilaian Cukup Setuju Cukup Setuju
3,29
Cukup Setuju
3,57
Setuju
3,57
Setuju
3,86
Setuju
3,14 3,41
Cukup Setuju Setuju
Pegawai menilai deskripsi pekerjaan sudah jelas. Selain itu, atasan sudah membimbing dalam penetapan uraian pekerjaan dan pelaksanaan tugas dengan baik. Pegawai juga menilai aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas. 4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan mengenai keadaan kerja dilakukan dengan merinci hal-hal yang berkaitan dan dapat mempengaruhi pegawai. Perhitungan nilai skor rataan persepsi responden dapat dilihat pada Tabel 26. Tabel
26
menunjukkan
penilaian
pegawai
mengenai
permasalahan keadaan kerja dinilai tidak baik, sehingga perlu penanganan khusus dan segera dari atasan untuk beberapa permasalahan yang berkaitan dengan keadaan kerja. Secara lebih rinci, pegawai menilai jumlah pegawai yang ada saat ini tidak cukup untuk menangani pekerjaan yang ada. Hal ini menjadi masukan yang sangat berarti bagi peneliti untuk mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Departemen Manajemen.
47
Tabel 26. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Departemen Manajemen No
Indikator Permasalahan
1.
Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah cukup untuk menangani pekerjaan yang ada Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang
2.
Skor Rataan 2,57
Penilaian Tidak Setuju
3,00
Cukup Setuju
3.
Gaji sudah cukup
1,57
4
Insentif tambahan yang diberikan telah sesuai Hubungan dengan rekan kerja baik Kondisi ruang kerja sudah baik Rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM telah sesuai Spesialisasi pekerjaan sekarang telah baik Total
2,14
Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju
3,43 3,14 3,43
Setuju Cukup Setuju Setuju
3,14 2,80
Cukup Setuju Cukup Setuju
5 6 7 8
Pegawai menilai untuk permasalahan gaji dengan skor rataan 1,57, menunjukkan bahwa pegawai menilai sangat tidak baik, sehingga perlu dianalisis kembali kelayakannya. Oleh karena itu, perlu penanganan segera dari atasan atau pihak yang terkait dengan kompensasi pegawai. Hal ini diperlukan untuk meninjau kembali kebijakan yang telah dibuat sebagai revisi untuk FEM IPB pada khususnya dan IPB pada umumnya sebagai langkah awal untuk mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Skor rataan 2,14 menunjukkan insentif tambahan yang diberikan belum sesuai dengan pengorbanan waktu, tenaga, dan pemikiran yang sudah diberikan oleh pegawai, terutama insentif lembur. 4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dilakukan dengan menguraikan faktorfaktor yang berkaitan dengan kinerja pegawai serta beberapa hal yang mungkin menjadi permasalahan pada pegawai. Hasil perhitungan skor rataan persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dapat dilihat pada Tabel 27.
48
Tabel 27. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai Departemen Manajemen No 1. 2. 3. 4 5 6
Indikator Permasalahan Laporan evaluasi yang telah ada sekarang telah cukup Pelayanan terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan sudah baik Atasan telah puas dengan penyelesaian tugas-tugas Cara kerja saat ini telah baik Sudah dilaksanakannya tugas-tugas dan pekerjaan dengan baik Beban kerja sehari-hari sudah cukup Total
Skor Rataan 2,86
Penilaian Cukup Setuju
3,86
Setuju
3,57
Setuju
3,71 3,71
Setuju Setuju
2,57 3,38
Tidak Setuju Cukup Setuju
Tabel 27 menunjukkan kinerja pegawai di TU Departemen Manajemen sudah baik. Skor rataan 2,86 menunjukkan laporan evaluasi yang ada sekarang dinilai tidak baik, sehingga perlu adanya peningkatan kualitas dan kuantitas pada pelaksanaan laporan evaluasi. Selain dalam bentuk tulisan perlu diadakan rapat evaluasi yang berkualitas agar terjadi komunikasi yang baik, sehingga akan benar-benar tercipta hubungan yang baik antara atasan dan bawahan, serta diperoleh solusi dan kesepakatan bersama yang berasal dari kedua belah pihak. Pegawai
menilai
baik
atas
pelayanan
mereka
terhadap
mahasiswa, dosen dan atasan sudah baik. Hal ini menunjukkan perbedaan persepsi antara pegawai dengan mahasiswa, dosen dan atasan pegawai berdasarkan hasil prastudi yang menunjukkan masih terdapat ketidakpuasan dari pengguna jasa TU tersebut terhadap pelayanan yang telah diberikan pegawai. 4.5.5. Menganalisis Beban Kerja
Beban kerja merupakan hal yang penting untuk perhitungan formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai yang sesuai dengan hasil yang ingin diperoleh. Oleh karena itu, perlu diketahui waktu produktif yang dipergunakan pegawai sebagai perbandingan dengan beban kerja yang diasumsikan bahwa setiap semester memiliki beban kerja yang sama. Perhitungan lebih jelas diperoleh dengan menghitung perkuliahan semester ganjil 2006/2007 mulai dari tanggal 28 Agustus 2006 – 20 Januari 2007.
49
Jumlah hari menurut kalender dalam 1 semester Jumlah hari sabtu dan minggu
146 hari
42 hari
Jumlah hari libur Nasional
5 hari
Jumlah hari cuti bersama
3 hari
Jumlah absen (sakit, izin, dll)
7 hari
+ 57 hari -
Hari kerja efektif dalam 1 semester
81 hari
Keterangan: Hari absen, sakit, izin, dan lain-lain diperoleh sebesar 5%, dari pembagian antara waktu absen dalam satu tahun 10% (menurut International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku) dengan
jumlah semester dalam satu tahun. Kemudian dikalikan dengan jumlah hari menurut kalender dalam satu semester adalah 5% x 146 = 7,3 hari, dibulatkan menjadi 7 hari. 1 hari kerja = 8 jam – 1 jam (waktu istirahat) = 7 jam Waktu efektif dalam 1 semester = 80% x 7 jam = 5,6 jam Diasumsikan
menurut
International
Labor
Organization
dalam
Suharyono dan Wiku, pegawai dianggap produktif bila mampu menyelesaikan 80% dari beban kerja pegawai. Jadi, waktu produktif dalam satu semester adalah: 81 hari x 5,6 jam/hari = 453,6 jam Perhitungan tersebut sangat dibutuhkan untuk menghitung jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Oleh karena itu, analisis beban kerja berdasarkan tugas yang dikerjakan masing-masing pegawai sangat penting untuk diketahui yang diuraikan pada Tabel 28 sampai dengan 34. Deskripsi pekerjaan KTU dan administrasi akademik yang dipegang oleh KTU adalah sebagai berikut: a. KTU
;
menyusun
rencana,
memberikan
petunjuk,
mengkoordinasikan dan menilai pelaksanaan kegiatan bagian TU
50
serta memberikan layanan di bidang ketatausahaan di lingkungan fakultas berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk pelaksanaan kelancaran tugas. b. Administrasi akademik ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa,
mencatat,
mengonsep,
menyiapkan,
memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik. Tabel 28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat pegawai TU Mengerjakan Penghitungan Angka Kredit (PAK) dosen Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian Membuat surat pengantar pengiriman surat/dokumen kepegawaian Membantu menyusun dan memperbaharui Daftar Urut Kepegawaian (DUK) dosen&pegawai Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU dan DP3 Membuat surat pengantar laporan kinerja tenaga penunjang Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang Memasukkan data mahasiswa lulusan Departemen Membuat jadwal kuliah,dll
Persepsi tentang pekerjaan Berat Berat Sedang
Data kurang lengkap Data kurang lengkap Hanya mengusul -kan
Waktu ratarata penyelesaian tugas
1x
28 jam
6x
28 jam
6x
1 jam
Ringan
Mudah
30 x
1 jam
Ringan
Hanya membantu
1x
1,5 jam
Sedang
Mengoreksi
6x
1 jam
Sedang
Butuh proses
6x
16,8 jam
30 x
11,2 jam
30 x
16,8 jam
1x
4 jam
20 x
1 jam
1x
5,6 jam
Ringan Ringan Berat
Mengatur jadwal kuliah,dll Berat Menyusun rencana kebutuhan ATK
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Ringan Total beban kerja
Sudah terbiasa Mengumpulkan data lama Sering bentrok Sering bentrok waktu Masuk dalam RKAT
670,3 jam
51
Berdasarkan rincian deskripsi pekerjaan KTU pada Tabel 28 diketahui beban kerja untuk KTU Departemen Manajemen adalah 670,3 jam. Frekuensi pelaksanaan pekerjaan KTU sebanyak 1 x, 3 x, 6 x, 20 x dan 30 x dalam satu semester. Beban kerja pada bagian ini dinilai ringan untuk pekerjaan yang mudah dan sudah terbiasa, serta sudah direncanakan pada bagian lain. Sementara itu, penilaian sedang diberikan
untuk
pekerjaan
yang
membutuhkan
sedikit
proses,
mengoreksi dan membantu bagian lain. Beban kerja yang dinilai berat, karena data tidak lengkap atau pembuatan jadwal dengan waktu yang sering bersamaan. Deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan merangkap juga sebagai bendahara petty cash dan juru bayar gaji adalah sebagai berikut: a. Administrasi keuangan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa,
mencatat,
mengonsep,
menyiapkan,
memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan. b. Bendahara petty cash ; menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang serta mempertanggungjawabkan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c. Juru bayar gaji ; membayar sejumlah uang kepada yang berhak, berdasarkan ketentuan yang berlaku. Tabel 29 menunjukkan beban kerja bagian keuangan sebesar 509 jam dengan frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 1 x, 2 x, 6 x, dan 120 x dalam satu semester. Beban kerja bagian ini rata-rata dinilai berat, karena membutuhkan ketelitian dari setiap pekerjaan pegawai. Hal ini terjadi karena bagian keuangan TU Departemen merupakan pihak yang merumuskan dalam pembuat RKAT dan perhitungan pemberian gaji, honorarium dan insentif bagi dosen dan pegawai TU. Sedangkan beban kerja dinilai ringan untuk proses pemberian informasi berkaitan dengan keuangan dan konsultasi dengan pihak Keuangan Rektorat.
52
Tabel 29. Beban kerja bagian keuangan Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Juru bayar gaji, honorarium, insentif dosen dan pegawai TU Membuat laporan keuangan harian
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sangat berat
Harus teliti
2x
56 jam
120 x
2 jam
1x
30 jam
2x
2 jam
120 x
1 jam
Berat Sangat berat
Membuat RKAT Menghadiri rapat tentang kas departemen Mendistribusikan dan mengadministrasikan dokumen dana Melakukan koordinasi dengan Direktorat Keuangan IPB
Waktu rata-rata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Ringan
Harus teliti Butuh waktu dan teliti Mendengarkan informasi Harus teliti
Berat
Konsultasi jika ada masalah Total beban kerja Sedang
6x
0,5 jam 509 jam
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, ternyata deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan adalah melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 30. Tabel 30. Beban kerja bagian keuangan Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Membuat laporan keuangan harian Administrasi bank Membuat anggaran kebutuhan harian rutin Membuat laporan bulanan
Waktu rata-rata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Sudah biasa
120 x
3 jam
Ringan
Prosedur sudah jelas
6x
1 jam
Sedang
Sudah biasa
24 x
1 jam
Berat
Harus teliti
6x
28 jam
Total beban kerja
558 jam
Tabel 30 menunjukkan beban kerja bagian keuangan sebesar 558 jam dengan frekuensi pelaksanaan sebanyak 6 x, 24 x, dan 120 x dalam
53
satu semester. Beban kerja pegawai ini bervariasi, akan tetapi cenderung pada penilaian ringan, karena sudah terbiasa. Penilaian berat ada karena membutuhkan ketelitian dari pekerjaan tersebut. Adapun penilaian ringan diberikan untuk pelaksanaan administrasi Bank dengan prosedur yang sudah jelas. Deskripsi
pekerjaan
bagian
administrasi
akademik,
kemahasiswaan, kepegawaian, agendaris, atau sekretaris pimpinan atau bagian administrasi umum adalah sebagai berikut: a. Administrasi akademik dan kemahasiswaan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan kemahasiswaan. b. Administrasi kepegawaian ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa,
mencatat,
mengonsep,
menyiapkan,
memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan kepegawaian. c. Agendaris
;
menerima,
mencatat
dan
menyampaikan
surat/dokumen/berkas masuk dan keluar, sesuai dengan ketentuan tata persuratan yang berlaku. d. Sekretaris pimpinan ; memberikan petunjuk, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pimpinan, berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Berdasarkan perincian deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 31, sehingga diketahui beban kerja bagian administrasi umum adalah 805 jam. Jika dilihat lebih seksama bagian ini memiliki beban kerja paling berat dibandingkan bagian lainnya.
54
Tabel 31. Beban kerja bagian administrasi umum Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Mengarsipkan data kepegawaian Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang Melayani aspek komunikasi Melayani surat masuk dan keluar Mengagendakan surat masuk dan keluar Memasukkan data mahasiswa lulusan Data base pendidikan Pengumuman perkuliahan/ujian Membantu teknis persiapan rapat Memanajemen rapat Merekap surat masuk Membuat agenda departemen
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Memasukkan data
80 x
0,25 jam
Ringan
Hanya membantu
100 x
0,25 jam
20 x
0,5 jam
120 x
1,5 jam
Memberi informasi hanya membuat
Sedang Sedang
Waktu rata-rata penyelesaian tugas
Sedang
Sudah terbiasa
120 x
1 jam
Berat
Belum tahu ilmunya
10 x
2 jam
Sedang
masih baru
10 x
2 jam
Ringan
Mudah
60 x
0,5 jam
Ringan
Mudah
80 x
1 jam
Sedang
Cukup mudah
80 x
1 jam
Ringan
Mudah
120 x
1 jam
sedang
Sudah biasa
100 x
1 jam
Total beban kerja
805 jam
Pekerjaan dinilai berat oleh pegawai karena pengetahuan pegawai mengenai pekerjaan yang diberikan belum cukup. Selain itu, perlengkapan pendukung yang masih belum dapat digunakan, seperti SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) menyebabkan beban kerja dinilai berat. Deskripsi
pekerjaan
bagian
administrasi
akademik,
kemahasiswaan dan pengawasan fasilitas atau bagian administrasi akademik adalah sebagai berikut: a. Administrasi akademik dan kemahasiswaan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang
55
diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan kemahasiswaan. b. Pengawasan fasilitas ; mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang terdapat di FEM IPB, baik dari kerusakan ataupun perawatannya. Tabel 32. Beban kerja bagian administrasi akademik Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Melayani pendaftaran seminar, ujian dan sidang Membuatan persuratan perkuliahan Membantu mahasiswa bermasalah dalam akademiknya Pengumuman perkuliahan/ujian Menyiapkan suratsurat yang berhubungan dengan akademik Menerima, membukukan dan mendistribusikan ATK Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Penggandaan soal ujian Menyiapkan pemakaian ruangan Mengatur pemakaian LCD/OHP/wireless Melayani surat izin magang dan penelitian Membuat IP semesteran dan rekap IPK Memasukkan data mahasiswa lulusan departemen
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Berat
Sering mendadak dan memaksa
40 x
3 jam
Sedang
Sudah tugasnya
120 x
1 jam
Sedang
Membantu menyelseaikan nya
3x
1,5 jam
Sedang
Mudah
10 x
0,33 jam
Sedang
Sudah terbiasa
20 x
1,5 jam
Sedang
Sudah terbiasa
5x
2 jam
Sedang
Ikut membantu
48 x
0,25 jam
Berat
Datangnya soal sering telat
12 x
2 jam
Ringan
Mudah
48 x
1 jam
Sedang
Hanya membantu
48 x
0,25 jam
Berat
Sering memaksa
120 x
0,5 jam
Berat
Sering mendadak dan memaksa
120 x
4 jam
Berat
SIMAK belum bisa dipakai
5x
Total beban kerja
1,5 jam 653,5 jam
56
Tabel 32 menunjukkan beban kerja bagian administrasi akademik sebesar 653,5 jam. Beban kerja pegawai dinilai ringan karena pekerjaan tersebut dapat dikerjakan dengan mudah. Penilaian beban kerja sedang diberikan pada pekerjaan yang sudah menjadi rutinitas dan penilaian beban kerja berat karena adanya pekerjaan yang insidental dan harus dilaksanakan dengan cepat. Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang, deskripsi pekerjaan bagian pengawasan fasilitas atau administrasi inventarisasi meliputi : mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang terdapat di FEM IPB, baik dari kerusakkan ataupun perawatannya. Tabel 33 menunjukkan beban kerja bagian administrasi inventarisasi. Tabel 33. Beban kerja bagian administrasi inventasisasi Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Mengarsip data kepegawaian Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Petugas buka pintu Perawatan dan pengaturan peralatan dan perlengkapan, tanaman Mengatur pemakaian LCD/OHP/wireles Membantu persiapan peralatan rapat Membantu menyiapkan kebutuhan dosen Mengarsipkan surat masuk dan keluar Mengagendakan surat masuk dan keluar Membuat pengumuman perkuliahan dan mengatur peralatannya
Waktu rata-rata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Sudah terbiasa
100 x
0,25 jam
Berat
Sering tidak memberitahu
100 x
0,25 jam
Sedang
Mudah
120 x
0,25 jam
Berat
Waktunya sering bersamaan
120 x
0,25 jam
Sedang
Sudah terbiasa
120 x
0,25 jam
Sedang
Sudah terbiasa
100 x
0,33 jam
Sedang
Sudah terbiasa
100 x
1 jam
Sedang
Membantu
120 x
1 jam
Sedang
Membantu
120 x
1 jam
Berat
Jadwalnya Berubahubah terus
60 x
1 jam
Total beban kerja
612,6 jam
57
Beban kerja bagian administrasi inventarisasi sebesar 612,6 jam dan memiliki frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 60 x, 100 x, dan 120 x. Beban kerja bagian ini dinilai sedang karena pekerjaan tersebut sudah biasa dikerjakan atau hanya membantu bagian administrasi akademik. Sedangkan beban kerja dinilai berat karena proses inventarisasi pada bagian ini waktunya tidak tetap. Hal ini dikarenakan tidak ada pemberitahuan terlebih dahulu ketika adanya permintaan barang. Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, diketahui deskripsi pekerjaan pramu kantor meliputi : menerima informasi, menyiapkan, melayani dan memandu suatu
kegiatan
kerja
di
dalam
kantor,
berdasarkan
petunjuk
atasan/permintaan dari pihak yang berkepentingan. Berdasarkan perincian deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 34. Tabel 34. Beban kerja pramu kantor Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Menyiapkan perangkat kerja dan bahan kerja Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai Melayani jamuan tamu, rapat ,dll Memasukkan suratsurat ke box dosen Menyiapkan air minum, dll Melayani kebutuhan makan dosen
Waktu ratarata penyelesaian tugas
Persepsi tentang pekerjaan
Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Sedang
Sudah seharus-nya
120 x
2 jam
Sedang
tugasnya
120 x
0,08 jam
Sedang
Hanya Menyiapkan
24 x
0,5 jam
Sangat ringan
Mudah sekali
72 x
0,08 jam
Ringan
mudah
120 x
0,5 jam
120 x
0,58 jam
Hanya mengantarkan / membelikan Total beban kerja Ringan
348 jam
Beban kerja pramu kantor diketahui sebesar 348 jam (Tabel 34). Memiliki frekuensi pelaksanaan sebanyak 24 x, 72 x dan 120 x. Beban kerja pegawai bagian ini dinilai sedang karena hanya menyiapkan perangkat kerja, bahan kerja, melayani kebutuhan dan perlengkapan
58
pegawai, melayani jamuan tamu, rapat, dan pekerjaan lainnya yang dilakukan secara rutin. Beban kerja pegawai dinilai ringan karena mudah dikerjakan dan beban kerja dinilai sangat ringan, karena pekerjaan tersebut sangat mudah, seperti memasukkan surat-surat ke dalam loker dosen. 4.5.6. Menghitung jumlah pegawai yang efisien
Perhitungan jumlah pegawai untuk masing-masing bagian di TU Departemen Manajemen dilakukan dengan membagi jumlah beban kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan dalam satu semester, dengan rumus dan perhitungan sebagai berikut: Jumlah beban kerja dalam satu semester Jumlah pegawai efektif dan efisien = Waktu produktif dalam satu semester a. KTU
=
670,3 = 1,48 453,6
Berdasarkan perhitungan di atas, KTU memiliki beban kerja untuk 2 orang, karena dalam pelaksanaannya KTU mengerjakan beberapa pekerjaan bagian administrasi. Oleh karena itu, beban kerja KTU harus dikurangi, dengan cara menambah pegawai bagian administrasi. b. Bagian keuangan =
509 + 558 = 2,35 453,6
Berdasarkan perhitungan dapat diketahui bahwa jumlah pegawai untuk bagian keuangan di TU Departemen Manajemen yang efisien adalah 2 orang. Cara menyelesaikan beban kerja yang lebih yaitu dengan memberikan kompensasi lebih untuk pegawai di bagian ini. c. Bagian akademik =
805 + 653,5 = 3,22 453,6
Jumlah pegawai yang efisien untuk bagian administrasi akademik adalah 3 orang. Cara menyelesaikan beban kerja yang lebih yaitu dengan memberikan kompensasi lebih untuk pegawai di bagian ini. d. Bagian administrasi umum =
612,6 = 1,35 453,6
59
Beban kerja pada bagian Administrasi Umum sebesar 612,6 jam, sehingga membutuhkan 1 orang pegawai karena beban kerja untuk bagian ini cukup berat. Cara mengantisipasi beban kerja yang berat yang masih dapat diatasi oleh pegawai adalah dengan memberikan kompensasi yang sesuai dengan kelebihan beban kerja yang ditangani pegawai. e. Pramu Kantor =
348 = 0,77 453,6
Hasil perhitungan diperoleh jumlah yang efisien untuk pramu kantor adalah 1 orang. Berdasarkan perhitungan di atas, diketahui masih terjadi kekurangan pegawai pada bagian administrasi akademik dan perlu diadakan peninjauan kembali untuk deskripsi pekerjaan KTU, agar KTU dapat bekerja lebih efektif. Dari hasil analisis diketahui bahwa jumlah pegawai yang belum sesuai merupakan salah satu penyebab pelayanan TU Departemen Manajemen yang kurang optimal kepada mahasiswa, dosen maupun pejabat departemen. 4.6. Implikasi Manajerial
Hasil yang diperoleh dari pembahasan di atas diketahui bahwa perbedaan fungsi yang diemban oleh TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen memiliki sedikit perbedaan untuk permasalahan yang dihadapi oleh pegawai. Selain itu, terdapat perbedaan beban kerja yang diemban oleh TU Departemen Manajemen dan TU Fakultas (Dekanat). Berdasarkan permasalahan yang telah dianalisis sebelumnya, maka diperoleh solusi sebagai berikut: 4.6.1. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat)
Permasalahan yang dihadapi pegawai TU dianalisis sehingga diperoleh solusi sebagai berikut: (a) Analisis pekerjaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan pegawai yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, antara lain masih terdapat ketidaksesuaian antara keahlian dan pendidikan yang dimiliki pegawai dengan pekerjaan pegawai saat
60
ini. Solusi untuk permasalahan ini adalah dengan mengadakan kembali pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan deskripsi pekerjaan
pegawai,
terutama
untuk
bagian
administrasi
kepegawaian dan administrasi inventarisasi. Pelatihan yang berkaitan dengan sistem komputerisasi juga perlu diadakan, sehingga pegawai dapat lebih ahli dalam mempergunakan komputer dan fasilitas lain yang dapat dikerjakan dengan menggunakan komputer. Selain itu, deskripsi pekerjaan pegawai harus disesuaikan dengan beban kerja, sehingga dapat diketahui dengan jelas pekerjaan setiap bagian, seperti bagian yang harus menangani pekerjaan yang sudah diberikan untuk masing-masing bagian
maupun
pekerjaan
yang
insidental.
Berikut
ini
direkomendasikan deskripsi pekerjaan bagi KTU dan masingmasing bagian sesuai dengan pekerjaan yang telah rutin dikerjakan serta berdasarkan beban kerja yang disesuaikan: 1. KTU memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut: a.) Mengkoordinasikan tugas-tugas di bagian TU Fakultas (Dekanat) b.) Membantu Wakil Dekan dalam mengkoordinir pegawai TU c.) Mengarsipkan data kepegawaian d.) Membantu menyusun atau memperbaharui Daftar Urut Kepegawaian (DUK) dosen dan pegawai TU e.) Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU dan membuat DP3 f.) Membuat surat pengantar laporan kinerja pegawai TU g.) Membuat atau merubah uraian tugas pegawai TU h.) Mengatur kegiatan diluar jam kerja i.) Melayani aspek komunikasi Fakultas j.) Mengatur jadwal kuliah dan praktikum, serta pengaturan ruangan di FEM bersama dengan pihak terkait k.) Menghadiri rapat dengan AJMP dan FEM yang berhubungan dengan kemahasiswaan
61
l.) Membuat
pengumuman
yang
berhubungan
dengan
pengaturan perkuliahan 2. Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa atau di rubah menjadi bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. Pada bagian ini tidak diperlukan adanya perubahan deskripsi pekerjaan pegawai karena diasumsikan dengan bertambahnya departemen di FEM maka jumlah pelayanan untuk mahasiswa lebih banyak dibutuhkan lagi. 3. Administrasi Persuratan atau Agendaris, di rubah namanya menjadi
Administrasi
Umum.
Selain
memiliki
beberapa
pekerjaan dalam deskripsi pekerjaan bagian administrasi persuratan, terdapat beberapa tambahan pekerjaan yang harus dilakukan bagian ini, yaitu: a) Membuat rekapitulas absensi pegawai b) Membuat
surat
pengusulan
yang
berhubungan dengan
administrasi kepegawaian c) Menyiapkan administrasi bagi pelanggar peraturan d) Memproses KP4 dan DP3 4. Bagian Administrasi Inventarisasi atau Pengawasan fasilitas, memiliki deskripsi pekerjaan yang sama dan tidak diberi tambahan
beban
kerja.
Hal
ini
terjadi
karena
untuk
mempersiapkan pegawai dalam mengantisipasi pekerjaan yang membutuhkan peninjauan langsung ke lapangan, sehingga tidak dibutuhkan penambahan bagian lapangan seperti yang diminta oleh sebagian besar pegawai. 5. Bagian Urusan Rumah Tangga, baik itu Pramu Kantor, Kebersihan ataupun Pengemudi, serta Penanggung Jawab, baik Perpustakaan
maupun
Laboratorium
Komputer,
memiliki
deskripsi pekerjaan yang masih sama. (b) Keadaan kerja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan keadaan kerja pegawai dikarenakan jumlah pegawai yang masih kurang, pelatihan yang berdasarkan pekerjaan sekarang masih
62
kurang, gaji dan insentif yang belum sesuai. Permasalahan ini sangat
mempengaruhi
produktivitas
pegawai,
sehingga
membutuhkan penanganan segera dari pihak terkait. Permasalahan jumlah pegawai yang masih kurang dapat diselesaikan dengan memanfaatkan dan memperbaiki sistem penghubung dengan DAJMP (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan), sehingga sistem pendukung seperti SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) dan DUPAK dapat mengefisienkan jumlah pegawai, mempermudah dalam penyelesaian pekerjaan pegawai dapat dipergunakan dengan baik. Adapun beberapa bagian yang permasalahannya tidak dapat diselesaikan dengan adanya sistem pendukung yang sudah dipaparkan di atas, sehingga harus dilakukan penambahan pegawai baru. Selain itu, pelatihan yang diadakan IPB juga bisa dijadikan salah satu jalan untuk meminimalkan terjadinya penambahan pegawai. Pelatihan yang diadakan oleh IPB dapat diikuti oleh pegawai PNS maupun Honorer, karena 84,62% pegawai di TU Fakultas (Dekanat) adalah honorer. Hal ini juga akan sangat berpengaruh pada kinerja dari organisasi yang dibawahi IPB. Selain itu, dalam pelaksanaan kegiatan pelatihan perlu diadakan sosialisasi yang intensif dan menyeluruh, sehingga informasi tersebut dapat diketahui oleh semua pegawai. Selain itu, pelatihan yang banyak terdapat di luar IPB seperti pelatihan komputer, dan lain sebagainya juga perlu dilakukan sehingga dapat menambah ilmu juga keahlian para pegawai. Permasalahan gaji dan insentif pegawai, hal ini menjadi wewenang dan pertimbangan bagi atasan atau pihak yang terkait dengan pemberian gaji dan insentif, seperti Dekan, untuk ditinjau kembali kebijakan yang telah dibuat agar dijadikan sebagai revisi bagi FEM IPB khususnya dan IPB umumnya sebagai langkah awal untuk mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari
63
pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Dalam hal ini, pihak terkait dengan pemberian kompensasi, disarankan untuk memberikan gaji yang lebih besar pada pegawai yang memiliki beban kerja lebih berat dan jika perlu tidak perlu dilakukan penambahan pegawai pada bagian-bagian tertentu yang masih bisa ditangani dengan cara lembur, karena frekuensi penumpukkan pekerjaan yang tidak rutin dikerjakan setiap hari, sehingga hal ini dapat menekan biaya kompensasi bagi FEM dan dapat menghindari inefisiensi pegawai TU. Rotasi pegawai sebaiknya dilakukan sesuai dengan kompetensi pegawai. Selanjutnya yang perlu ditangani adalah hubungan dengan rekan kerja, kondisi ruang kerja dan spesialisasi pekerjaan membutuhkan perbaikan agar lebih efektif. (c) Permasalahan kinerja pegawai. Permasalahan pegawai yang berkaitan dengan kinerja pegawai dinilai sudah baik, sehingga dapat diambil tindakan yang dapat meningkatkan keadaan saat ini dengan terus mengawasi kegiatan pelayanan TU dengan cara memberikan sarana yang dibutuhkan oleh pegawai seperti menambah jumlah printer, penyediaan sarana transportasi untuk mengantar surat ke
tempat-tempat jauh, diadakan kembali pelatihan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan, perbaikan SIMAK, SIMPEG dan DUPAK yang jangan hanya dijadikan sebagai suatu sistem, tetapi dapat dipergunakan, serta pengadaan prasarana untuk kebersihan seperti kain pel, ember, lap, pembersih kaca dan sarana yang lain. Untuk permasalahan beban kerja lebih lanjut dijelaskan pada sub bab berikut ini. 4.6.2. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat)
Berdasarkan uraian tadi di atas maka diperoleh hasil perhitungan beban kerja dapat dilihat pada Tabel 35 yang diukur dalam satuan jam. Tabel 35 menunjukkan bobot beban kerja terbesar terjadi pada bagian urusan rumah tangga yaitu sebesar 2.626 jam karena terdiri dari 3 jenis pekerjaan, sedangkan yang terkecil adalah KTU dengan bobot sebesar
64
360 jam karena hanya dikerjakan oleh 1 orang saja. Sementara itu, penanggung jawab Perpustakaan dan Laboratorium Komputer memiliki bobot beban kerja sebesar 1.791 jam, dikerjakan oleh 2 orang. Total keseluruhan beban kerja untuk TU Fakultas (Dekanat) adalah 5.954,4 jam dalam satu semester. Tabel 35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) (dalam jam) Bagian KTU Keuangan Kesejahteraan mahasiswa Administrasi kepegawaian Administrasi persuratan Administrasi inventarisasi PJ Perpustakaan PJ Lab. Komputer Pramu kantor Kebersihan Pengemudi Jumlah
Keterangan : KTU Keu Adm PJ URT
KTU 360 -
Keu 516
Adm -
PJ -
URT -
Total 360 516
-
-
292,5
-
-
292,5
-
-
98,7
-
-
98,7
-
-
391,5
-
-
391,5
-
-
158,6
-
-
158,6
360
516
941,3
771 1.020 1.791
594 1.422 610 2.626
771 1.020 594 1.422 610 5.954,4
: Kepala Tata Usaha : Keuangan : Administrasi : Penanggung Jawab : Urusan rumah Tangga
4.6.3. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat)
Berdasarkan
hasil
yang
telah
diperoleh
maka
akan
mempermudah dalam membandingkan jumlah pegawai sekarang dengan pegawai yang efisien. Lebih jelasnya dapat di lihat pada Tabel 36, sehingga diperoleh jumlah total pegawai yang efisien untuk TU Fakultas (Dekanat) adalah 14 orang. Bagian yang membutuhkan penambahan pegawai adalah Penanggung Jawab Perpustakaan dan Penanggung Jawab Laboratorium Komputer masing-masing 1 orang.
65
Tabel 36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) (dalam orang) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Bagian Pekerjaan KTU Keuangan Kesejahteraan mahasiswa Administrasi persuratan Administrasi inventarisasi PJ Perpustakaan PJ Lab. Komputer Pramu kantor Kebersihan Pengemudi Jumlah
Jumlah sekarang 1 1 1 1 1 1 1 1 3 1 13
Jumlah yang dibutuhkan 1 1 1 1 1 2 2 1 3 1 14
Beban kerja untuk masing-masing bagian sudah diketahui, bagian Administrasi Kepegawaian dan Administrasi Inventarisasi memiliki beban kerja yang rendah. Hal ini dikarenakan pegawai memiliki pengetahuan yang masih kurang untuk mengerjakan tugas yang diberikan. Selain itu, karena sistem pendukung yang belum dapat dimanfaatkan dengan baik seperti SIMPEG bagi bagian kepegawaian, sehingga ada beban kerja bagian kepegawaian dibebankan pada KTU. Oleh karena itu, pelatihan yang berhubungan dengan deskripsi pekerjaan perlu diadakan kembali untuk pegawai yang bersangkutan dan perbaikan pada sistem pendukung yang dapat terhubung langsung dengan
DAJMP
(Direktorat
Administrasi
dan
Jaminan
Mutu
Pendidikan). Solusi ini diharapkan agar pegawai dapat menghadapi pekerjaan yang kemungkinan semakin banyak setelah administrasi dari seluruh pegawai FEM baik dosen maupun pegawai TU masuk ke TU Fakultas (Dekanat). Hal ini karena terdapat dua Departemen baru yang bergabung di FEM yaitu Departemen Agribisnis dan Ekonomi Sumberdaya Lingkungan. Jika dilihat dari beban kerja yang hanya sedikit maka perlu diadakan penggabungan, beban kerja pada bagian Administrasi Kepegawaian digabung dengan bagian Administrasi Persuratan, kemudian bagian ini dapat diubah menjadi bagian Administrasi Umum. Pekerjaan bagian Administrasi Kepegawaian yang berkaitan dengan administrasi dosen dan pegawai TU sepenuhnya dikerjakan oleh KTU.
66
Beban kerja bagian Administrasi Inventarisasi yang dinilai masih kurang, dapat diberikan toleransi karena sebagian besar pekerjaan dilakukan di luar ruangan seperti meninjau kondisi peralatan yang terdapat di setiap Departemen. Berdasarkan alternatif solusi yang telah dipaparkan, diharapkan dapat menjadi masukan bagi pihak manajemen atau pihak terkait untuk menindaklanjuti permasalahan yang terjadi di bagian TU Fakultas (Dekanat). 4.6.4. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Departemen Manajemen
Permasalahan
yang
dihadapi
pegawai
TU
Departemen
Manajemen dianalisis, sehingga diperoleh solusi sebagai berikut: (a) Analisis
pekerjaan.
Hasil
penelitian
menunjukkan
bahwa
permasalahan pegawai yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, antara lain deskripsi pekerjaan yang masih belum jelas, sehingga perlu diadakan uraian yang lebih jelas dan spesifik pada pekerjaan yang harus dikerjakan oleh masing-masing pegawai. Deskripsi pekerjaan pegawai harus disesuaikan dengan beban kerja pekerjaan, sehingga dapat diketahui dengan jelas setiap bagian yang harus menangani pekerjaan untuk masing-masing bagian maupun pekerjaan yang insidental. Selain itu, masalah kesesuaian posisi pegawai masih belum tepat antar kompetensi yang dimiliki dengan pekerjaan yang dikerjakan. Solusi untuk permasalahan ini adalah diadakan kembali pelatihan yang berkaitan dengan deskripsi pekerjaan, sehingga pegawai dapat lebih ahli dalam menyelesaikan pekerjaan yang dikerjakan saat ini. Berikut ini rekomendasi deskripsi pekerjaan untuk KTU dan semua bagian pada TU Departemen Manajemen berdasarkan beban kerja yang telah disesuaikan. 1. KTU memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut: a. Mengkoordinasikan
tugas-tugas
bagian
tata
usaha
departemen b. Membantu sekretaris departemen dalam mengkoordinir pegawai TU
67
c. Membuat DP3, KP4, staf pengajar maupun pegawai TU d. Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat pegawai TU dan dosen departemen e. Membantu dosen dalam proses Penghitungan Angka Kredit (PAK) dosen f. Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian dosen ke Tim Penilai Karya Ilmiah (TPKI-IPB) Direktorat SDM dan administrasi Umum IPB g. Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU h. Membuat/merubah uraian tugas pegawai TU i. Membuat surat pengantar laporan pegawai TU j. Mengatur jadwal kuliah berserta petugas terkait k. Membuat pengumuman jadwal perkuliahan/ujian l. Membantu menyusun rencana ATK m. Membuat agenda departemen n. Mengarsip data kepegawaian o. Membuat surat pengantar pengiriman surat atau dokumen kepegawaian p. Melayani aspek komunikasi departemen 2. Deskripsi
pekerjaan
bagian
Administrasi
Akademik
dan
Kemahasiswaan yang meliputi pekerjaan untuk tiga orang adalah sebagai berikut: a. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang mahasiswa departemen b. Mengentri data kelulusan departemen c. Data base pendidikan d. Mengarsip surat masuk dan keluar e. Melayani pembuatan surat masuk dan keluar f. Merekap surat masuk dan keluar g. Membuat IP semester dan rekap IPK h. Membuat surat izin magang dan penelitian i. Membantu mengurus mahasiswa yang bermasalah
68
j. Mengagendakan surat masuk dan keluar 3. Bagian Inventarisasi memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut: a. Petugas piket buka pintu ruang kuliah b. Perawatan dan pengaturan peralatan, perlengkapan dan tanaman c. Menginventarisasi
dan
mengamankan
peralatan
dan
perlengkapan departemen d. Menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah/ujian, rapat, dan lain-lain e. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless f. Membantu menyiapkan peralatan rapat g. Membantu mengatur persiapan rapat h. Membantu menyiapkan peralatan kebutuhan dosen mengajar i. Menerima, membukukan dan mendistribusikan ATK j. Penggandaan soal ujian 4. Untuk bagian Keuangan dan Urusan Rumah Tangga tidak terjadi perubahan deskripsi pekerjaan, sehingga deskripsi pekerjaan pada bagian ini masih tetap. (b) Keadaan kerja. Hasil penelitian menunjukkan pegawai memiliki permasalahan keadaan kerja yaitu jumlah pegawai yang masih kurang, pelatihan yang berdasarkan pekerjaan sekarang masih kurang, gaji dan insentif yang belum sesuai. permasalahan ini sangat
mempengaruhi
produktivitas
pegawai,
sehingga
membutuhkan penanganan segera dari pihak terkait. Permasalahan jumlah pegawai yang masih kurang dapat diselesaikan dengan memanfaatkan dan memperbaiki sistem penghubung dengan DAJMP (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan), sehingga sistem pendukung seperti SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) dan DUPAK dapat mengefisienkan jumlah pegawai, mempermudah dalam penyelesaian pekerjaan pegawai dapat
69
dipergunakan dengan baik. Selain itu, pelatihan yang diadakan IPB juga bisa dijadikan salah satu jalan untuk meminimalkan terjadinya penambahan
pegawai.
Pelatihan
yang
diadakan
oleh
IPB
seharusnya dapat diikuti PNS maupun Honorer, karena 71,45% pegawai
di
TU
Departemen
Manajemen
adalah
honorer.
Pelaksanaan kegiatan pelatihan perlu disosialisasi secara intensif dan menyeluruh, sehingga informasi tersebut dapat diketahui oleh semua pegawai. Selain itu, pelatihan yang banyak terdapat di luar IPB seperti pelatihan komputer, dan lain sebagainya juga perlu dilakukan, sehingga dapat menambah ilmu juga keahlian para pegawai. Permasalahan gaji dan insentif pegawai, hal ini menjadi wewenang dan pertimbangan bagi atasan atau pihak yang terkait dengan pemberian gaji dan insentif untuk ditinjau kembali kebijakan yang telah dibuat untuk dijadikan sebagai revisi bagi FEM IPB pada khususnya, dan IPB pada umumnya sebagai langkah awal untuk mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Dalam hal ini, pihak terkait dengan pemberian kompensasi, disarankan untuk memberikan gaji yang lebih besar pada pegawai yang memiliki beban kerja lebih berat dan jika perlu tidak perlu dilakukan penambahan pegawai pada bagian-bagian tertentu yang masih bisa ditangani dengan cara lembur, karena frekuensi penumpukkan pekerjaan yang tidak rutin dikerjakan setiap hari, sehingga hal ini dapat menekan biaya kompensasi bagi FEM dan dapat menghindari inefisiensi pegawai TU. (c) Permasalahan kinerja pegawai. Permasalahan pegawai yang berkaitan dengan kinerja pegawai dinilai sudah baik, sehingga dapat diambil tindakan untuk meningkatkan keadaan yang sudah ada dengan terus mengawasi kegiatan pelayanan TU dengan cara memberikan sarana yang dibutuhkan oleh pegawai seperti menambah jumlah printer, diadakan kembali pelatihan yang sesuai
70
dengan deskripsi pekerjaan, perbaikan SIMAK, SIMPEG dan DUPAK yang bukan hanya sekedar ada, akan tetapi dapat dipergunakan, serta pengadaan prasarana untuk kebersihan seperti kain pel, ember, lap, pembersih kaca dan sarana yang lain. Permasalahan laporan evaluasi yang masih belum baik dapat diselesaikan dengan laporan tertulis yang jelas dan sesuai dengan yang dikerjakan. Selain itu, permasalahan tersebut juga dapat dilakukan dengan meningkatkan kualitas dan kuantitas rapat evaluasi. Berdasarkan solusi tersebut diharapkan terjadi komunikasi yang lebih baik, sehingga tercipta pola hubungan yang baik antara atasan dan bawahan serta menghasilkan solusi bersama. 4.6.5. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen
Berdasarkan uraian di atas maka diperoleh hasil sebagai berikut: Tabel 37. Beban kerja keseluruhan dari pegawai TU Departemen Manajemen (dalam jam) Bagian KTU Keuangan Administrasi akademik Administrasi akademik Administrasi umum Pramu kantor Jumlah
KTU 670,3 670,3
Keu 1.067 1.067
Adm 805 653,5 612,6 2.071,1
URT 348 348
Total 670,3 1.067 805 653,5 612,6 348 4.158,4
Keterangan : KTU : Kepala Tata Usaha Keu : Keuangan Adm : Administrasi URT : Urusan rumah Tangga Berdasarkan Tabel 37 diketahui bobot beban kerja keseluruhan adalah 4.158,4 jam. Bobot terbesar terdapat pada bagian administrasi yaitu sebesar 2.071,1 jam, karena terdiri dari dua jenis pekerjaan yaitu akademik dan umum, sedangkan yang terkecil adalah URT dengan bobot sebesar 348 jam karena hanya terdiri dari bagian pramu kantor saja, urusan kebersihan sudah ditangani oleh TU Fakultas (Dekanat) sebagai pengelola semua ruangan yang ada di Departemen Manajemen dan Ilmu Ekonomi (Wing Rektorat).
71
4.6.6. Jumlah pegawai yang efisien di TU Departemen Manajemen
Berdasarkan hasil yang telah diperoleh (Tabel 38) dapat mempermudah dalam membandingkan jumlah pegawai saat ini dengan pegawai yang benar-benar dibutuhkan. Berdasarkan Tabel 38 diperoleh jumlah pegawai yang efisien di TU Departemen Manajemen adalah 8 orang. Tabel 38. Perbandingan jumlah pegawai TU Departemen (dalam orang) No 1 2 3 4 9
Bagian Pekerjaan KTU Keuangan Kesejahteraan mahasiswa Administrasi umum Pramu kantor Jumlah
Jumlah sekarang 1 2 2 1 1 7
Jumlah yang dibutuhkan 1 2 3 1 1 8
Membutuhkan 1 orang pegawai baru pada bagian administrasi akademik kemahasiswaan. Hal ini dapat menjadi masukan bagi pihak manajemen atau Kepala Departemen Manajemen, sehingga aktivitas organisasi TU Departemen Manajemen dapat berjalan secara efektif dan efisien dengan memiliki pegawai dengan jumlah tersebut.
72
V. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
1. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang masih belum sesuai. 2. Permasalahan yang hanya terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat) antara lain: pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai, serta untuk pegawai TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi yang masih kurang efektif. 3. Berdasarkan hasil analisis beban kerja diperoleh bahwa di TU Fakultas (Dekanat) memiliki beban kerja lebih ringan daripada TU Departemen Manajemen. 4. Berdasarkan hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) adalah 14 orang, dan di TU Departemen Manajemen adalah 8 orang yang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas/Dekanat) dan Bagian Urusan Rumah Tangga. 2. Saran
1. Dekan dan Ketua Departemen sebaiknya menambah jumlah pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen masing-masing satu orang dan menaikkan gaji dan insentif pegawai, disesuaikan dengan status pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Selain itu, beban kerja pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, sebaiknya disesuaikan dengan waktu produktif dalam satu semester. 2. Bagian Perencanaan Sumberdaya Manusia di fakultas maupun di IPB mengadakan kembali pelatihan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan pegawai untuk PNS maupun honorer, terutama untuk bagian Administrasi
73
Inventarisasi dan Kepegawaian. Selain itu, Bagian Perencanaan Sumberdaya Manusia di fakultas maupun di IPB sebaiknya melakukan sosialisasi pelatihan yang intensif dan menyeluruh, serta perlu diadakan pula pelatihan yang diadakan diluar lingkungan pekerjaan, sehingga dapat memperkaya ilmu pegawai. Bagian Perencanaan juga sebaiknya menyesuaikan rotasi yang dilakukan dengan kompetensi pegawai. Selain itu, pihak manajemen sebaiknya meningkatkan kualitas dan kuantitas laporan evaluasi dari para pegawai. 3. Sistem pendukung pekerjaan seperti SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) dan DUPAK (Daftar Usulan Perhitungan Angka Kredit) yang sudah ada, sebaiknya dapat dimanfaatkan dengan cara memperbaiki jaringan penghubung antara IPB (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan) dengan semua unit kerja terkait dengan Jaminan Mutut Pendidikan yang ada di IPB. 4. Bagian Perencanaan Sumberdaya Manusia di fakultas maupun di IPB sebaiknya mengadakan pelatihan atau seminar untuk semua pegawai, dengan tema bekerja secara efektif dan efisien, sehingga pegawai lebih menyadari pentingnya bekerja secara efektif dan efisien sesuai dengan deskripsi pekerjaan.
74
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2004. Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, Jakarta. Anonim. 1995. Pengukuran Beban Kerja. Penerbit Biro Organisasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta. Anonim. 2007. Rekapitulasi Jumlah Mahasiswa Program Sarjana S1 (Reguler) Berdasarkan Tahun Masuk dan Jenis Kelamin Keadaan Sampai dengan Tanggal 26/01/2007. Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan, Institut Pertanian Bogor, Bogor. Arep, I dan H. Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta. Dessler, G. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi 9. Jilid 1. PT Prenhallindo, Jakarta. Handoko, H. 2001. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi 2. BPFE, Yogyakarta. Hasibuan, M. S. P. 2005. Manajemen Sumberdaya Manusia. Edisi Revisi. Bumi Aksara, Jakarta. Makiyah, N. 2005. Analisis Beban Kerja Karyawan bagian Administrasi Rumah Sakit Adi Husada Surabaya Berdasarkan Hasil Pengukuran Kerja Dengan Metode Sampling Pekerjaan. Tesis. JIPTITS, Surabaya. Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Ghalia Indonesia, Jakarta. Masud, M. 1984. Manajemen Personalia. Edisi Keenam. Jilid 1. Erlangga, Jakarta. Nawawi, H. 2001. Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. Gadjah mada University Press, Yogyakarta. Ridwan, W. A. 2006. Perencanaan dan Pengembangan Sumberdaya Manusia. FE UNPAK, Bogor. Samsudin, S. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. CV. Pustaka Setia, Bandung.
75
Suharyono, M. W dan Wiku B. B. A. 2003. Analisis Jumlah Tenaga Pekarya dengan Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Masyarakat. Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Jakarata. Susilo, W. 2002. Audit SDM. PT. Vorqistatama Binamega, Jakarta. Stoner, J, dkk. 1995. Manajemen. Jilid 1. PT Prenhallindo, Jakarta.
Lampiran 1. Struktur organisasi
REKTOR
FAKULTAS
DEPARTEMEN
TATA USAHA FAKULTAS (DEKANAT)
TATA USAHA DEPARTEMEN
76
Lampiran 3. Berilah tanda silang pada kotak jawaban yang anda anggap paling sesuai! Keterangan : STS : Sangat Tidak Setuju TS : Tidak Setuju CS : Cukup Setuju S : Setuju SS : Sangat Setuju
ANALISIS PEKERJAAN No Pertanyaan STS TS 1. Uraian pekerjaan (Job Description) saya sudah jelas 2. Atasan saya sudah membimbing saya dalam penetapan uraian pekerjaan uraian pekerjaan (Job Description) saya 3. Aturan baku yang mengatur tentang bagian-bagian apa saja yang harus saya kerjakan sudah jelas 4. Atasan saya telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas saya 5. Keahlian dan pendidikan yang saya miliki telah sesuai dengan pekerjaan saya sekarang 6. Tanggung jawab dan wewenang yang saya miliki sudah sesuai 7. Menurut saya posisi saya sekarang sudah sesuai
KONDISI KERJA No Pertanyaan STS 1. Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah cukup untuk menangani pekerjaan yang ada 2. Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang saya kerjakan sekarang 3. Menurut saya gaji saya sudah cukup 4. Menurut saya insentif tambahan yang diberikan telah sesuai 5. Situasi ditempat kerja saya sekarang sangat nyaman 6. Kondisi ruang kerja saya sudah baik
TS
CS
S
SS
CS
S
SS
77
Lanjutan lampiran 3. 7. Rotasi kerja diantara pegawai TU FEM telah sesuai 8. Penspesialisasian pekerjaan sekarang telah baik KINERJA KERJA No Pertanyaan STS 1. Laporan evaluasi yang telah ada sekarang telah cukup 2. Pelayanan saya terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan saya sudah baik 3. Menurut saya atasan saya telah puas dengan penyelesaian tugas-tugas saya 4. Cara kerja saya saat ini telah baik 5. Selama ini saya sudah melaksakan tugas dan pekerjaan saya dengan benar/tepat 6. Beban kerja saya sehari-hari sudah sesuai
TS
CS
S
SS
Dimohon kerja samanya untuk mengisi uraian pertanyaan berikut ini! 1. Jika dari mahasiswa/dosen/atasan Anda ada yang merasa tidak puas dengan pelayanan yang Anda berikan, misalnya dalam pelayanan yang kurang cepat atau kurang optimal. Kira-kira hal apa yang menyebabkan hal tersebut terjadi menimpa Anda? ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... 2. Jika atasan Anda merekrut/memberhentikan pegawai, sebaiknya pegawai tersebut diperkerjakan pada bagian mana? Jelaskan alasan Anda? ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... 3. Apa yang Anda butuhkan agar Anda dapat bekerja lebih efektif dan efisien lagi dari kinerja Anda sekarang? ........................................................................................................................ ....................................................................................................................... 4. Bagaimana pendapat Anda jika diadakan rotasi kerja diantara para pegawai TU di FEM? ....................................................................................................................... .......................................................................................................................
Lampiran 3. Penghitungan hasil skala likert Tata Usaha Fakultas (Dekanat) Pertanyaan tentang Analisis Pekerjaan 1.
(2 x1) + (0 x 2) + (2 x3) + (6 x 4) + (3x5) 47 = = 3.6 13 13
2.
(1x1) + (1x 2) + (3 x3) + (6 x 4) + (2 x5) 46 = = 3.54 13 13
3.
(1x1) + (1x 2) + (4 x3) + (6 x 4) + (2 x5) 44 = = 3.38 13 13
4.
(1x1) + (1x 2) + (3 x3) + (8 x 4) + (0 x5) 44 = = 3.38 13 13
5.
(1x1) + (2 x 2) + (5 x3) + (4 x 4) + (1x5) 41 = = 3.15 13 13
6.
(1x1) + (1x 2) + (2 x3) + (8 x 4) + (1x5) 46 = = 3.54 13 13
7.
(1x1) + (0 x 2) + (4 x3) + (6 x 4) + (2 x5) 47 = = 3.62 13 13
Pertanyaan tentang Kondisi Kerja 1.
(3 x1) + (4 x 2) + (4 x3) + (2 x 4) + (0 x5) 31 = = 2.38 13 13
2.
(5 x1) + (2 x 2) + (3 x3) + (3 x 4) + (0 x5) 30 = = 2.31 13 13
3.
(4 x1) + (5 x 2) + (3 x3) + (1x 4) + (0 x5) 27 = = 2.08 13 13
4.
(1x1) + (6 x 2) + (2 x3) + (4 x 4) + (0 x5) 35 = = 2.69 13 13
5.
(1x1) + (1x 2) + (5 x3) + (5 x 4) + (1x5) 43 = = 3.31 13 13
6.
(1x1) + (1x 2) + (3 x3) + (7 x 4) + (1x5) 45 = = 3.46 13 13
7.
(0 x1) + (0 x 2) + (4 x3) + (3 x 4) + (0 x5) 24 = = 3.43 7 7
8.
(1x1) + (3 x 2) + (2 x3) + (4 x 4) + (3 x5) 44 = = 3.38 13 13
Pertanyaan tentang Kinerja Pegawai 1.
(1x1) + (2 x 2) + (6 x3) + (4 x 4) + (0 x5) 39 = =3 13 13
2.
(1x1) + (2 x 2) + (3 x3) + (3 x 4) + (4 x5) 46 = = 3.54 13 13
3.
(1x1) + (2 x 2) + (3 x3) + (4 x 4) + (3 x5) 45 = = 3.46 13 13
4.
(2 x1) + (1x 2) + (3 x3) + (6 x 4) + (1x5) 42 = = 3.5 13 13
5.
(0 x1) + (1x 2) + (4 x3) + (5 x 4) + (3 x5) 49 = = 3.77 13 13
6.
(1x1) + (3 x 2) + (1x3) + (6 x 4) + (2 x5) 44 = = 3.38 13 13
Tata Usaha Departemen Manajemen Pertanyaan tentang Analisis Pekerjaan 1.
(1x1) + (1x 2) + (1x3) + (4 x 4) + (0 x5) 22 = = 3.14 7 7
2.
(0 x1) + (1x 2) + (3 x3) + (3 x 4) + (0 x5) 23 = = 3.29 7 7
3.
(0 x1) + (1x 2) + (3 x3) + (3 x 4) + (0 x5) 23 = = 3.29 7 7
4.
(0 x1) + (0 x 2) + (3 x3) + (4 x 4) + (0 x5) 25 = = 3.57 7 7
5.
(0 x1) + (1x 2) + (2 x3) + (4 x 4) + (0 x5) 25 = = 3.57 7 7
6.
(0 x1) + (0 x 2) + (1x3) + (6 x 4) + (0 x5) 27 = = 3.86 7 7
7.
(0 x1) + (2 x 2) + (2 x3) + (3 x 4) + (0 x5) 22 = = 3.14 7 7
Pertanyaan tentang Kondisi Kerja 1.
(1x1) + (2 x 2) + (3 x3) + (1x 4) + (0 x5) 18 = = 2.57 7 7
2.
(0 x1) + (2 x 2) + (3 x3) + (2 x 4) + (0 x5) 21 = =3 7 7
3.
(4 x1) + (2 x 2) + (1x3) + (0 x 4) + (0 x5) 11 = = 1.57 7 7
4.
(3 x1) + (0 x 2) + (4 x3) + (0 x 4) + (0 x5) 15 = = 2.14 7 7
5.
(0 x1) + (1x 2) + (2 x3) + (4 x 4) + (0 x5) 24 = = 3.43 7 7
6.
(0 x1) + (1x 2) + (4 x3) + (2 x 4) + (0 x5) 22 = = 3.14 7 7
7.
(0 x1) + (0 x 2) + (4 x3) + (3 x 4) + (0 x5) 24 = = 3.43 7 7
8.
(0 x1) + (2 x 2) + (2 x3) + (3 x 4) + (0 x5) 22 = = 3.14 7 7
Pertanyaan tentang Kinerja Pegawai 1.
(0 x1) + (2 x 2) + (4 x3) + (1x 4) + (0 x5) 20 = = 2.86 7 7
2.
(0 x1) + (0 x 2) + (2 x3) + (4 x 4) + (1x5) 27 = = 3.86 7 7
3.
(0 x1) + (0 x 2) + (3 x3) + (4 x 4) + (0 x5) 25 = = 3.57 7 7
4.
(0 x1) + (0 x 2) + (3 x3) + (3 x 4) + (1x5) 26 = = 3.71 7 7
5.
(0 x1) + (0 x 2) + (3 x3) + (3 x 4) + (1x5) 26 = = 3.71 7 7
6.
(1x1) + (2 x 2) + (2 x3) + (2 x 4) + (0 x5) 18 = = 2.57 7 7
78
Lanjutan lampiran 3. Bagian Keuangan TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1.
2.
3.
4.
5. 6.
7.
Mempelajari RKAT sebagai pedoman dalam melakukan pembayaran Membuat permintaan uang untuk pembentukkan Petty Cash dengan menggunakan formulir Bukti Permintaan Uang (BPU) Menandatangani BKK (Bukti Kas Keluar), menerima dan membawa cheque atau Surat Perintah Transfer Rekening (SPTR) ke Bank Menerima dan membayarkan uang kepada pengguna dana sesuai usulan yang telah disetujui oleh atasan langsung petty cash Menyimpan uang atau surat berharga lainnya pada bankas Membuat pembukuan sederhana kas kecil/ petty cash Memeriksa keabsahan bukti dan pendukungnya atas pembayaran untuk dibuatkan rekapitulasi sebagai dasar akuntabilitas
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
79 Lanjutan lampiran 3. 8.
Memungut dan menyetorkan pajak-pajak sesuai peraturan yang berlaku 9. Membuat pertanggungjawaban keuangan secara berkala dan bulanan 10. Membuat permohonan untuk pengisian kembali petty cash 11. Membantu pimpinan dalam menyusun dan mengendalikan RKAT 12. Membayarkan gaji para dosen dan staff penunjang
Bagian Administrasi (Kepegawaian) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No 1. 2.
3. 4.
Aspek yang Diperiksa Menyiapkan dan menyusun usulan formasi Menyiapkan administrasi pengadaan dan penempatan calon pegawai menjadi pegawai Absensi pegawai dan membuat rekapitulasinya Memproses dan melaksanakan administrasi kepegawaian
Sangat Ringan
Ringan
Sedang
Berat
Sangat berat
Alasan
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
80 Lanjutan lampiran 3. 5.
6.
7.
Memproses dan melaksanakan administrasi kepegawaian Pengelolaan data, statistik, laporan-laporan dan dokumentasi berkas Menyiapkan administrasi bagi pegawai yang melanggar peraturan perundangundangan kepegawaian
Bagian Pengadministrasian kesejahteraan Mahasisiwa TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Mengurus beasiswa, penghunian, dll Pembayaran administrasi, persuratan, dll Wisuda (daftar dan persiapan) Pelayanan administrasi pada para alumni Membuat daftar based mahasiswa Penelususran alamat, pekerjaan, dan jabatan alumni Biodata dan statistik mahasiswa
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
81 Lanjutan lampiran 3.
Bagian Administrasi (persuratan) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1. 2.
3.
4. 5.
Ringan
Sedang
Berat
berat
Ringan
2. 3. 4. 5.
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
Mengelompokkan surat berdasarkan jenisnya Menyelenggarakan proses pencatatan surat masuk dan keluar, dll Mengarahkan/menyerahkan surat-surat yang memerlukan tindak lanjut pengolahan Menyelenggarakan pengarsipan Menerima dan mengarahkan tamu
Bagian Penanggung Jawab (Perpustakaan) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat 1.
Frekuensi /semester
Melaksanakan dan memelihara data pengunjung perpustakaan Melaksanakan labeling buku Melaksanakan pengadaan buku-buku Menghimpun publikasi ilmiah Melaksanakan administrasi perpustakaan/ruang baca
Ringan
Sedang
Berat
berat
82 Lanjutan lampiran 3. 6. Melaksanakan pelayanan kepustakaan (peminjaman, penelusuran, fotocopy pustaka dan pelayanan sirkulasi)
Bagian Pengadministrasian (Inventarisasi) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1.
2.
3.
4.
5.
Menyelenggarakan laporan inventarisasi sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku Menerima laporan mengenai barang-barang/peralatan yang rusak dan sudah tidak dapat dipergunakan lagi dari unit kerja Mendaftarkan dan mengamankan keberadaan barang inventaris yang rusak atau menurut perkiraan sudah waktunya dihapus Melaporkan data barang yang sudah waktunya untuk dihapuskan kepada tim dengan berita acara penyerahan barang inventaris tersebut Melaksanakan pengadaan barang ATK dan lainnya
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
83 Lanjutan lampiran 3.
Bagian URT (pengemudi) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1.
2.
3.
4.
5. 6.
Menyiapkan kendaraan dalam keadaan siap pakai, termasuk BBM Mengemudi kendaraan menurut tata tertib lalu lintas dalam rangka keselamatan dan kenyamanan penumpang Mengantar dan menjemput pegawai atau pejabat dari kantor dan atau ke tempat kerja Memelihara dan memperbaiki kerusakan ringan kendaraan dinas Membuat laporan secara rinci tentang terjadinya kerusakan Memantau perbaikan kendaraan yang dilakukan oleh pihak ke-3
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
84 Lanjutan lampiran 3.
Bagian Penanggung Jawab (Labolatorium Komputer) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1.
2. 3. 4.
5.
Menyusun, mengevaluasi dan menjelaskan tata tertib penggunaan lab. Computer untuk praktikum/response serta mengawasinya Membereskan, membersihkan computer Melayani penyewaan computer Menyusun data base hasilhasil penelitian dan pemberdayaan masyarakat Mengkoordinasikan dalam penyusunan dan pemeliharaan sistem manajemen pelayanan berbasis komputer dan website
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
85 Lanjutan lampiran 3.
Bagian URT (tenaga kebersihan) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1.
2. 3. 4. 5.
6. 7. 8.
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
Melaksanakan kebersihan, keindahan, tanaman pot, halaman/ruanga kantor/lab/toilet/aula dan memeriksanya secara berkala Membersihkan kaca, jendela, pintu, papan pengumuman,dll Mengawasi kebersihan gedung FEM Melayani kegiatan akademik (ruangan) Membersihkan seluruh ruangan didalam dan di luar ruangan Membersihkan toilet Mengumpulkan dan membuang sampah Membersihkan ruang kuliah
Bagian URT (pramu kantor) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No 1.
Aspek yang Diperiksa Menyiapkan perangkat kerja dan bahan kerja
Sangat Ringan
Ringan
Sedang
Berat
Sangat berat
Alasan
86 Lanjutan lampiran 3. 2. 3. 4.
Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai Melayani jamuan tamu, rapat, dll dan pemesanannya Membersihkan seluruh ruangan bagian dalam kantor FEM
KTU TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1.
2.
3.
4.
5.
Membantu sekretaris departemen dalam mengkoordinir tenaga penunjang, PNS dan honorer Membuat DP3, KP4, staf pengajar maupun penunjang pada akhir tahun Departemen Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat tenaga penunjang dan dosen Departemen Membantu dosen dalam proses Penghitungan Angka Kredit (PAK) dosen Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian dosen ke Tim Penilai Karya Ilmiah (TPKI-IPB) Direktorat SDM dan administrasi Umum IPB.
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
87 Lanjutan lampiran 3.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12. 13.
14.
Membuat surat pengantar pengiriman suratsurat/dokumen kepegawaian Departemen Membantu menyusun dan memperbaharui Daftar Urut Kepegawaian (DUK) dosen dan tenaga penunjang Mengoreksi laporan produktivitas kerja tenaga penunjang, PNS, dan DP-3. Membuat surat pengantar laporan kinerja tenaga penunjang, PNS setiap bulannya ke Direktorat SDM dan administrasi Umum IPB Membuat/merubah uraian tugas tenaga penunjang PNS dan honorer Departemen Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang mahasiswa Departemen Mengentri data kelulusan Departemen Mengatur jadwal kuliah/praktikum bersama dengan petugas akademik/bagian perlengkapan Membuat pengumuman yang berhubungan dengan pengaturan perkuliahan/ujian
88 Lanjutan lampiran 3. 15.
16.
17. 18.
19.
Mempersiapkan surat yang berhubungan dengan akademik Menerima, membukukan, dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor Menyusun rencana kebutuhan ATK setiap tahun Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruang untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya Membantu pelaksanaan rapat
Bagian administrasi TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1.
2.
3.
Membantu Sekretaris Departemen dalam mengkoordinir tenaga penunjang, PNS dan honorer Membuat surat pengantar pengiriman suratsurat/dokumen kepegawaian Departemen Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan seminar mahasiswa Departemen
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
89 Lanjutan lampiran 3. 4. 5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Mengentri data mahasiswa lulusan Departemen Ikut serta dalam pemberian remedial bagi mahasiswa yang bermasalah Membuat pengumuman yang berhubungan dengan pengaturan perkuliahan/ujian Mempersiapkan surat yang berhubungan dengan akademik Menerima, membukukan dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor Melakukan perawatan dan pengaturan pemakaian peralatan, perlengkapan, dan tanaman Departemen Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Departemen Membantu kelancaran pelaksanaan tugas harian RT Departemen, penggandaan soal ujian, konsumsi, dll Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless
90 Lanjutan lampiran 3. 14. 15.
16.
Melayani surat masuk dan keluar Departemen Melayani surat izin magang/praktek lapangan/penelitian mahasiswa Membuat IP semester dan rekap IPK
Bagian administrasi TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No 1. 2.
3.
4. 5.
Aspek yang Diperiksa Mengarsipkan data kepegawaian Membuat surat pengantar pengiriman suratsurat/dokumen kepegawaian Departemen Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan seminar mahasiswa Departemen Melayani aspek komunikasi Departemen Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya
Sangat Ringan
Ringan
Sedang
Berat
Sangat berat
Alasan
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
91 Lanjutan lampiran 3. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
13.
14. 15. 16. 17. 18. 19.
Melayani kebutuhan dosen dalam KUM Melayani surat masuk dan keluar Departemen Mengagendakan surat masuk dan keluar Departemen Mendata/membukukan data mahasiswa dari semester 3-8 Mengentri data kelulusan mahasiswa Pelayanan data base komisi pendidikan Dept Membuat pengumuman yang berhubungan dengan pengaturan perkuliahan/ujian Menerima, membukukan dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor Menyusun rencana kebutuhan ATK setiap tahun Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless Membantu pelaksanaan rapat Mengatur manajemen rapat Merekap surat masuk Membuat agenda Departemen
92 Lanjutan lampiran 3.
Bagian administrasi TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1. 2. 3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Mengarsipkan data kepegawaian Petugas piket, membuka pintu ruang TU dan ruang kuliah Membuat pengumuman yang berhubungan dengan pengaturan perkuliahan/ujian Mempersiapkan surat yang berhubungan dengan akademik Menerima, membukukan dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor Melakukan perawatan dan pengaturan pemakaian peralatan, perlengkapan, dan tanaman Departemen Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Departemen Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
93 Lanjutan lampiran 3. 10. 11. 12. 13. 14.
Membantu pelaksanaan rapat Menyiapkan air minum/kopi/teh pagi Melayani kebutuhan dosen Melayani surat masuk dan keluar Departemen Mengagendakan surat masuk dan keluar
Bagian Keuangan TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1. 2.
3.
4. 5.
6.
Pemegang kas kecil (petty cash) Departemen Juru bayar gaji, honorarium, insentif dosen dan tenaga penunjang Membuat laporan keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran operasional harian Departemen Menyusun RKAT Departemen Menghadiri rapat yang berkaitan dengan kas kecil Departemen Mendistribusikan dan mengadministrasikan dana RKAT serta dokumen keuangan
Ringan
Sedang
Berat
berat
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
94 Lanjutan lampiran 3. 7. Melakukan koordinasi dengan Direktorat Keuangan IPB
Bagian Keuangan TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat Ringan 1.
2. 3. 4.
5.
Ringan
Sedang
Berat
berat
Ringan
2. 3.
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian tugas/semester
Membuat laporan keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran operasional harian Departemen Melakukan koordinasi dengan pemegang kas Melakukan administrasi bank Membuat anggaran kebutuhan harian rutin Departemen Membuat laporan bulanan penggunaan dana
Bagian URT (pramu kantor) TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!! Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat Alasan Sangat 1.
Frekuensi /semester
Menyiapkan perangkat kerja dan bahan kerja Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai Melayani jamuan tamu, rapat, dll dan pemesanannya
Ringan
Sedang
Berat
berat
95 Lanjutan lampiran 3. 4.
5. 6. 7. 8.
Membersihkan seluruh ruangan bagian dalam kantor Departemen dan dosen Memasukkan surat-surat ke box dosen Membuka dan menutup pintu kantor Menyiapkan air minum/kopi/teh pagi Melayani kebutuhan dosen dalam hal makanan dan foto copy
