Návod ONE PUB – digitální hárek/zrcadlo Pokud nemáte čas a chuť studovat návody a nastavovat výrobky, tak si můžete u ONE PUB (JEDNA HOSPODA tel: 736 769 241) objednat kompletní servis, který znamená, že naprosto vše uděláme za Vás a vy již budete jen vážit rozpité láhve, dělat rychlé inventury nebo objednávky a příjmy. Součástí je instalace do Vašeho zařízení, registrace, zadání všech Vašich produktů včetně specialit (i vč. hmotností), zadání jejich cen a stavu z poslední inventury a školení pro Vás a Váš personál. Součástí může být i dodání váhy, čtečky nebo Android zařízení, ale aplikaci můžete provozovat na Vašem zařízení a váze. Samozřejmě si můžete vše nastavit sami a k tomu slouží níže uvedený návod (ke stažení i na www.inventurabaru.cz/rychly_navod.html), návodná videa nebo pomůžeme po telefonu či přes vzdálený přístup (např. přes TeamViewer) KROK 1: Instalace a registrace aplikace ONE PUB Stáhněte si aplikaci do mobilu nebo tabletu s Androidem, testování 14 dní je zcela zdarma. Pokud nemáte Android tak můžete aplikaci částečně vyzkoušet i na webu www.inventurabaru.cz/zrcadlo.php (jen převody) nebo www.inventurabaru/digitalnizrcadlo (vč. inventury) případně Vám můžeme aplikaci zprovoznit i na PC (Android X86) Postup instalace Android: na mobilu si spustíte aplikaci Obchod play vyhledáte slovo ONE PUB (pokud nemáte účet google tak si ho musíte založit) Po instalaci se Vám zobrazí návod, ten si přečtete a dole ho potvrdíte tlačítkem Přejít na aktualizaci cen. Ta bude poprvé trvat cca 5 minut, protože se stahuje přes 30 000 produktů. Aplikace funguje později i bez připojení na Internet – tedy jí můžete používat třeba ve sklepě nebo ve skladu (bez wifi nebo dat), ale neuvidíte fotografie a nebudete mít zálohu Vašich dat. Jednou za čas je třeba se na Internet připojit pro stažení nových láhví, cen nebo pro odeslání objednávky. Přihlášení: nevypisujte ihned E-mail a heslo, ale zvolte nejprve VYTVOŘIT REGISTRACI Zadáte typ podniku (není nutné uvádět ani jméno podniku ani IČO pokud chcete zůstat anonymní a nebudete používat objednávky mailem). Zadáte správný Telefon a přihlašovací jméno (E mail, může být osobní) – slouží pro podporu z naší strany a zadáte Vaše nové heslo (později ho můžete změnit). Zaškrtnete souhlas s podmínkami a zvolíte REGISTROVAT. Na Vámi uvedený mail dorazí 4 místný ověřovací kód, přepnete se do Vašeho mailu, opíšete si kód a vrátíte se do aplikace. Zde se již přihlásíte svým mailem a heslem a pak zadáte kód a máte k dispozici plnou verzi aplikace na testování KROK 2: Úvodní nastavení inventury Jděte na čárových kódů
a přes tlačítko
zadejte své produkty a to přes vestavěnou čtečku
(telefon/tablet musí podporovat automatické zaostřování zblízka, často je třeba zapnout
i přisvětlení), nebo začněte psát název výrobku do kolonky , nebo ho vyberte z příslušné kategorie. U každého přidaného výrobku zadejte jeho prodejní cenu za litr, panáka nebo kus a zadejte jeho minulý stav z poslední inventury a případně příjem (nákup) od poslední inventury. V případě, že Váš výrobek jste nenašli (je třeba zadávat název s diakritikou a pokud hledáte přes čárový kód tak si zkontrolovat, že byl načten opravdu správný kód), tak se nabídne sama volba NAVRHNOUT NOVÝ PRODUKT, kam si produkt sami
zadáte: Název, EAN (lze rozpoznat), Jednotka ( litr, kus, gram - u litru pak zadáte objem celého balení a případně hmotnosti prázdné a plné láhve; u gramů pak hmotnost celého balení) Pak zvolíte ODESLAT KE SCHVÁLENÍ, takový produkt můžete vy hned používat a ONE PUB ho většinou brzy (pokud je to běžný produkt nebo novinka) zařadí i do běžné databáze a naváží ho/ naměří/ nafotí. Výrobek můžete přidávat i z katalogu (menu/navrhnout nový produkt). Pokud uvidíte u nějakého výrobku nesrovnalost (např v hmotnosti) tak nás o tom můžete informovat na mailu
[email protected] nebo v menu/PODPORA, kde můžete nechat zprávu pro nás. Vždy zkuste nejprve vyhledat v katalogu jestli už neexistuje k danému EANu nebo názvu nová položka (např. najdete Absolut 1L stará těžká láhev a Absolut 1L nová lehká láhev) Do skladu se vrátíte pomocí tlačítka zpět nebo pomocí ikony ONE PUB vlevo nahoře. Inventuru můžete dělat pro všechny Vaše výrobky nejen pro alkohol, ale i pro kusové zboží (tyčinky, limonády) nebo vážené zboží (maso, káva). Kávu je lepší zadávat jako novou vlastní položku (jednotka gram, balení např. 1000 g) a pak jen zadáváte gramy (cenu za kg kávy zadáte jako cenu za espreso/7g x 1000). Pokud máte na kávovaru počítadlo (nebo na pivním tanku), tak můžete přidat do inventury také počítadlo (dole pod produkty). Zadáte poprvé počet číslic na počítadle (např. 4 pro počítadlo do 9999 kusů) a současný stav. Počítadlo umí pracovat i s vynulováním když přesáhne maximum. Čaj a čokoládu doporučujeme zadávat jako vlastní položku a vybrat si jestli jí budete vážit (gramy – např. sypaný čaj, granulovaná čokoláda) nebo zadávat v kusech (pytlíčky). Sekty – si můžete zvolit, jestli je chcete měřit v litrech nebo kusech (na jeden EAN se nabídnou 2 různé položky), vína nad 1 litr jsou nastaveny pro zadávání v litrech (rozlévají se), vína pod litr jsou nastavená pro zadání v kusech. Pokud to potřebujete jinak tak si položku zadejte jako vlastní a zvolte si jednotku. Pivo vyhledejte v katalogu, zvolte správný objem sudu a zadáváte ho pak v litrech nebo gramech. Např. zadáte hmotnost 21 200 gramů (21,2 kg) a aplikace sama odečte hmotnost sudu (např. 12 kg) a zobrazí objem 9,2 litru. Snažte se vždy položku nejprve najít a až pak si jí zadávat sami, protože u položek z katalogu je fotografie, správný EAN a tak se Vám pak položka bude dobře dávat i do objednávek a velkoobchod zaveze tu správnou. KROK 3: Inventura - aktuální stavy a příjem Na skladu jsou výrobky s růžovým pozadím, což znamená, že jste ještě nedoplnili aktuální stav. Bílé pozadí značí doplněné výrobky, podle tohoto kritéria můžete výrobky i řadit (menu/řadit nezadané). Zkratka N/A znamená, že zatím výpočet není možno provést. Při ukončení inventury jsou růžové produkty považovány za produkty bez prodeje a tak neovlivní tržbu a nemusíte je tak vůbec otevírat. Vyberte si na skladu příslušný výrobek a klikněte na něj (klikem na fotografii se dostanete do detailu výrobku, klikem na křížek výrobek smažete - pokud má již nulový stav, klikem na text se dostanete do pole pro zadávání údajů – přímo na příjem, stav nebo cenu). Výrobek na skladu můžete opět hledat buď textem (lupa) nebo čárovým kódem. Případně můžete výrobky řadit, jak jste zvyklí po kategoriích a pak je nemusíte hledat. Změna řazení je možná z MENU ŘADIT ABECEDNĚ nebo ZMĚNIT POŘADÍ přesunem či zápisem požadovaného pořadového čísla a pak UKONČIT ŘAZENÍ V poli pro zadávání jednotlivého produktu jsou tři záložky: CENY (pro zadávání prodejní ceny, pokud jste tak již neučinili při přidávání produktu na sklad), PŘÍJEM (pro zadávání příjmu na sklad nebo nákupu, sem lze u první inventury zadat i minulý stav) a STAV. Když jednou záložku zvolíte tak se zapne její režim a pro další výrobky se nabízí automaticky (např zadávám ceny nebo příjmy nebo stavy) Jako první zadávejte příjmy až pak stavy, aby Vám nevznikala záporná tržba. V záložce STAV zadejte pro každý výrobek aktuální počet výrobků na skladě v kusech (u lihovin se přepočte dle objemu láhve na litry)
nebo litrech (desetinná čísla se zadávají s tečkou např. 1.5 L) a potvrďte zeleným tlačítkem PŘIPOČÍST (hodnota se tak přičte ke stávajícímu stavu a tak můžete přidávat láhve postupně i z více skladů). Tlačítko ODEČÍST slouží k opravám, pokud jsem připočetl něco chybně (k opravě slouží i šipka zpět, která reaguje na dlouhý stisk) dále slouží k odfasování u příjmu (například odpis nebo převod na jiný sklad). Tlačítko BEZ PRODEJE opíše stav z minulé inventury + příjem, tedy prodej je nula. Tlačítko VYPRODÁNO změní aktuální stav na nulu, tedy prodalo se vše. U otevřených láhví lihovin nebo např. u rozlévaného vína či piva zadejte jejich hmotnost v gramech (nebo výšku jejich hladiny v milimetrech ode dna láhve) a ta se automaticky přepočte na objem v litrech. Přidáte do stavu opět tlačítkem PŘIPOČÍST (ikona mikrofonu slouží k zadávání gramů hlasem – 1 132 gramů vyslovujte jako tisícstotřicetdva a ne jedenáctsettřicetdva). Je možno v jednom kroku přidat jak litry, tak kusy tak třeba i gramy rozpité láhve. Zpět do skladu pro zadání dalšího stavu výrobku se dostanete tlačítkem zpět. KROK 4: Spočítat inventuru V MENU vyberte SPOČÍTAT INVENTURU a po kontrole zvolíte UKONČIT INVENTURU A ZAPSAT STAVY. Výsledek (tržbu a stavy) poslední uzavřené inventury uvidíte v seznamu inventur (je řazen podle času, inventura pro příští použití má označení aktivní, je otevřená a vytvoří se sama) a můžete ho poslat mailem sobě nebo nadřízenému v excelu (formát csv) na počítač. Při příštím spuštění inventury už jsou současné stavy zobrazeny jako stavy minulé (počáteční) a v záložce PŘÍJEM se pak přidávají nákupy. Pokud budete dělat objednávky přes aplikaci, tak se Vám příjem naskladní automaticky při obdržení dodávky – potvrzení položek se zobrazí při dalším spuštění aplikace.
KROK 5: Objednávky a ceny Pro objednávání mailem přes funkci je vhodné vybrat své oblíbené dodavatele (V základní obrazovce zvolíte menu a DODAVATELÉ, aby se Vám nabízeli při objednávce. Můžete přidat i nového dodavatele:Název a E mail, například Vašeho obchodního zástupce) a vyplnit svůj uživatelský profil: menu/ UŽIVATELSKÝ PROFIL, kde zadáte např. adresu pro závoz, ale můžete posílat objednávky i anonymně pod číslem). Dále se pro objednávky vyplatí vybrat oblíbené produkty. Po rozkliknutí detailu produktu, zvolíte hvězdu vpravo nahoře . Oblíbené výrobky se automaticky zapíšou i na sklad. V detailu produktu vidíte i informace o produktu a orientační ceny u dodavatelů (přesné ceny jsou pouze zveřejněné akční ceny z letáku) - Vaše ceny tedy mohou být jiné. Produkty můžete v menu filtrovat jako oblíbené nebo jen akční a pak si z nich vytvořit objednávku nebo jí vytvořit na základě minulé objednávky nebo přímo z košíku. Objednávat můžete i přímo z probíhající inventury ikonou a pak zadat počet kusů (u kusového zboží) nebo litrů. Objednávku dokončíte z košíku volbou POPTÁVKA (umožní poptat více dodavatelů např. v případě nějaké velké akce) nebo OBJEDNÁVKA. Pak si vyberete dodavatele (oblíbení jsou nahoře) a vidíte u nich počet položek, které vedou a orientační ceny, dále POKRAČOVAT, zkontrolujete údaje o objednávce (adresy, termín, typ dodávky, dopíšete poznámky), dáte PŘEJÍT KE KONTROLE a pak ODESLAT OBJEDNÁVKU. Objednávka odejde mailem na Vašeho dodavatele na jeho centrální adresu nebo na adresu příslušného obchodního zástupce. Objednávka obsahuje EAN, název výrobku i počty a tak jí může Vás dodavatel zpracovat automaticky a nedojde tak k žádným nepřesnostem, které by mohly vzniknout při telefonické objednávce a jejím přepisu. Navíc můžete objednávat kdykoliv a nemusíte čekat až dodavatel zavolá, nebo
vy se dovoláte a můžete odeslat najednou objednávku i pro více dodavatelů. (např. Coca Cola a Váš velkoobchod). Pokud chcete mít v aplikaci i akční ceny Vašeho dodavatele tak je třeba se s ním domluvit na pravidelném dodávání akčních cen z letáku. Nemusíte však objednávat mailem a jen si položky dát do košíku, který máte v mobilu stále u sebe a pak si z košíku zavolat objednávku nebo košík poslouží jen jako nákupní seznam, když budete nakupovat přímo na prodejně nebo C&C. OBECNÁ DOPORUČENÍ Pokud používáte zařízení jen pro aplikaci ONE PUB, doporučujeme tablet nebo mobil po ukončení inventury zcela vypnout (ne jen uspat), aby se šetřily baterie a dát ho do napájení. Po skončení inventury je třeba aplikaci zcela vypnout (opakovaný stisk tlačítka zpět), během vypnutí dojde totiž i zálohování dat do přístroje a kontrole nové verze aplikace. Výběr nového mobilu nebo tabletu konzultujte přímo s námi 606 726 001 Dr. Pavel Friedrich, aby byl plně kompatibilní (zejména dobrý fotoaparát) a za rozumnou cenu. V případě váhy stačí běžná digitální váha do 5 kg s přesností 1gram a to splňuje většina vah za 500 Kč, v případě že preferujete automatický přenos hmotností do aplikace (což je o něco rychlejší) tak doporučujeme bezdrátové váhy za 2 500 Kč (nabízíme i drátové a bezdrátové čtečky pro rychlejší čtení kódů.) Zabezpečení aplikace: zadání PIN pro citlivé operace, které by měl dělat jen provozní. Například volba Příjem, pokud volbu nezaškrtnete, personál nebude moci dělat příjem zboží. Vy pouze po zadání PIN. PIN platí, dokud se neodhlásíte ikonou klíčku. Stejně fungují další volby jako odečíst v příjmu, zadání ceny, mazání inventury, poslat mailem inventuru, zobrazit minulý stav, zobrazit prodeje, smazání položky, nový sklad. Vypnutím těchto voleb můžete např. nastavit, že personál může zadávat pouze aktuální stavy a už nevidí minulý stav, obrat nebo prodej a nemůže si inventuru ani poslat mailem. Nemůže tedy inventuru nijak zkreslit - třeba, že by změnil cenu, odečetl příjem nebo smazal inventuru. V nastavení lze i vypnout zobrazování milimetrů v inventuře, pokud nepoužíváte měření výšky hladiny anebo, že nové inventury se zakládají s nulovými stavy, pokud aplikace slouží jen jako převodník a ne jako klasické zrcadlo. V případě, že máte již pokladnu na provozovně tak máte dvě možnosti a) přejdete na pokladnu ONE PUB Káča (v ceně je vždy i základní verze pokladny) – podporuje EET, mobilní číšník, odtěžování skladu, receptury, přidávání výrobku přes čárový kód, propojení s ONE PUB inventura nebo s facebookem b) budete v ONE PUB inventura počítat jen aktuální stavy, které pak zapíšete do Vaší pokladny a ta dopočte zbytek (je možné za poplatek zajistit i automatické propojení s Vaší pokladnou) nebo budete porovnávat tržby z inventury a z pokladny. Pokud chcete používat na provozovně inventuru pro více barů (v menu je volba nový sklad a vyberete si prázdný sklad nebo sklad kde budete mít stejné položky a ceny, ale zatím s nulovými stavy) nebo máte více provozoven a chcete se mezi nimi přepínat a vzdáleně (z domova) je sledovat nebo máte nějaké náměty na zlepšení aplikace tak nám také prosím zavolejte. Obecně je možné pracovat na více zařízeních najednou a sledovat či zapisovat do nich inventury nebo objednávky.
Návod na ONE PUB pokladnu
ONE PUB pokladna (zvaná Káča) tvoří celek s ONE PUB inventurou. ONE PUB pokladna slouží k evidenci tržeb, stavu skladu, tisku účtenek a jejich analýze, z ONE PUB inventury získáváte data o fyzické inventuře, příjmech a o reálných stavech výrobků. Oba údaje se nakonec porovnají – jak oba obraty, tak stavy pro jednotlivé produkty a vyčíslí se přebytky a manka v prodejních cenách. Do pokladny se pak nahrají opravené stavy. Velmi efektivní opatření na snížení ztrát je tzv. neplánovaná inventura, kdy zastavíte prodej, vyberete např. 10 položek a u nich srovnáte stavy dle pokladny a dle inventury (kterou díky vážení uděláte rychle). Pokladna umožňuje i analýzu hrubé marže, pokud zadáváte při příjmu i nákupní cenu. Pokladna ve verzi KOMPLET obsahuje inventuru a pokladnu a pokročilé funkce jako je: vazba na sklad a odtěžování, neomezeně uživatelů, více tiskáren a tabletů, fronty v kuchyni i na baru formou tabletu nebo bonů, mobilní číšník na běžném mobilu s Androidem, vzdálené přehledy a reporty (např export pro tisk jídelního lístku nebo pro Facebook). Pokladna může běžet na dotykovém displeji (ale možné je i ovládání myší) od 7 palců až do 28 palců takže se vždy přizpůsobí Vašim potřebám. Samozřejmostí je i telefonická podpora a kompletní úvodní nastavení (položky skladové i pokladní, ceny, minulé stavy a instalace HW a zaškolení – cena je 4 tis Kč) a tak vy už bude jen pokladnu používat. Každý uživatel ONE PUB inventury získává i instalaci pokladny je na jeho zvážení jestli jí bude využívat. Hlavní funkce: 1) 2) 3) 4) 5)
Přihlášení, hlavní uživatel, další role Zadávání místnosti a stolů Zadávání pokladních položek Práce s pokladnou – výběr, příjem, přehled Práce s účtem – zadávání, potvrzení, fronty, platba, částečná platba, převod účtu, sloučení účtu, přejmenování účtu 6) Inventura a srovnání stavů Ad 1: Přihlášení je stejné jako do ONE PUB (viz výše), tedy pokud máte již účet tak ho použijete i u pokladny. Po přihlášení je vhodné si nastavit master PIN (6 čísel), které nahrazuje dlouhé přihlašování. Pokud máte více uživatelů, tak je vhodné nastavit automatické odhlášení např. po 10 sekundách. Pro menší mobily je vhodné nezobrazovat panely aplikace, aby se na displej více vešlo. Dále zde můžete nastavit chování kategorií, počet sloupců produktů při účtování, jestli chcete vždy tisknout účtenku a kdy se má pokladna sama vrátit na seznam stolů (po potvrzení, po zaplacení, nebo ručně) Uživatelé –zde nastavíte další uživatele a jejich oprávnění a 4 místné PINy pro přihlašování Tisk – zde vyberete tiskárnu (USB nebo LAN, doporučujeme EPSON) a můžete vyzkoušet tisk, nastavení hlavičky účtenky, najdete v profilu (hlavička vpravo nahoře) – upravit profil a zde vyplníte jméno provozovny, jméno firmy a IČ a adresu firmy – do pole fakturační adresa (nutno vyplnit obě čísla budovy) Záloha a obnova - slouží pro zálohování pokladny do tabletu nebo na SD kartu nebo si pošlete soubor mailem (je možné nastavit automatické denní zálohování do šifrovaného cloudu ONE PUB. Obnova dat v rámci stejné verze aplikace je jednoduchá, pokud jde o starou zálohu a aplikace se mezitím změnila tak se obraťte na nás.
Ad 2: Zadávání místností a stolů
Místnosti: mohou mít název i barvu, můžete je přidávat i odebírat (+ a -) – např bar, terasa, salonek, restaurace Stoly: přidáte je do místnosti pomocí tlačítka plus na pruhu s názvem místnosti, pak jim dáte název (např 1,2,3; 11,12,13 nebo T1, T2 nebo například terasa vlevo dlouhý stůl. Můžete použít i grafickou mapu stolů ve vyšší verzi. Ad3: Zadávání pokladních položek a) Importem ze skladu ONE PUB (doporučené) b) Nová položka c) Bez položky jen zadání ceny do účtu Ad a) jděte do skladu a zvolte import a povolte tvorbu položek sortimentu, všechny položky, které jste dříve zadávali do skladu v aplikaci ONE PUB inventura (např přes EAN) se tak nahrají jako pokladní položky a vznikne mezi nimi vazba, které je důležité pro jejich pozdější odtěžování. Položky se nahrají do kategorie import s aktuálním datem, odkud je už jen zařadíte do správných kategorií a upravíte porce nebo ceny (vhodně je proto do skladu zadávat prodejní ceny za porci a ne třeba za litr, aby se tyto ceny použily následně i v pokladní položce) Ad b) Vytvoříte ve skladu tlačítkem plus novou skladovou položku – zadáte její náležitosti, do objemu zadáte číslici 1 u kusů, u rozlévaných nápojů objem láhve např 0,7. Zásoba – sem vyplníte vstupní zásobu. (Možno např. využít u hotových jídel, zadám, že mám ráno 20 porcí svíčkové a celý den zde vidím kolik mi jich ještě zbývá a kdy už jsem vyprodaný) Ad c) Možnost zadat do účtu jen částku a poznámku, zobrazí se pak ve frontě, na účtu i v celkové tržbě. Úprava nové položky: Vytvoříte novou kategorii (+ vpravo dole) např nápoje nebo předkrmy. Modrým plus v pruhu kategorie můžete přidat podkategorii (např teplé nápoje), šedé plus již přidává pokladní položky (možno i stiskem pruhu s názvem kategorie Pořadí kategorií nebo položek můžete měnit – dlouhým stiskem vyberete položku pro přesun a pak kliknete na místo kam jí chcete přesunout a ona se přesune pod cílové místo. Nastavení položky: K prodeji, pokud není zaškrtnuté, tak se položka nezobrazí v nabídce (např vánoční specialita, ale čeká na Vás na příští rok, kdy jí zaktivníte). Název – co se bude, tisknou na účtence, krátký popis (např pro tvorbu jídelního lístku), dlouhý popis (například receptura nebo poznámka) Kategorie: vyberete příslušnou, Fronta - kde se má zobrazovat nebo tisknout formou bonu, nemusí být přidělená žádná, Zkratka – název který je možno lehce vyhledat a zapamatovat si (např sv pro svíčkovou) a PLU (kód položky – pro rychlé hledání, může být např. uveden přímo v jídelním lístku a pak je objednávání velmi rychlé). Oblíbená skupina – možno jí vytvořit nebo vybrat a zobrazuje se při účtování nahoře pro rychlé hledání. Porce - je základní pokladní položkou, obsahuje její velikost, cenu a vazbu na skladovou položku. Přidáte jí tlačítkem +, zvolíte správnou jednotku (např L) a množství např 0,04 a cenu. Pak zvolíte ze kterého produktu se má tato porce odečítat. Např Becherovka 0,04L se má odečítat z láhve becherovka 1L a to o 0,04L za každou porci. Pokud není zatím skladová položka přiřazena tak se musí porce nejprve uložit a až pak můžete pomocí šedivého + zadat odtěžování – zadáte odebírané množství (např 0,04) a pak vyberete skladový produkt). Pokud má porce více ingrediencí (receptura) tak pokračujete v přidání další skladové položky) – např bavorák odečte 0,3 L Tonicu (nebo 1 ks ve skle) a 0,04L z Fernetu. U kuchyně mohou být receptury složité, ale doporučujeme evidovat jen drahé položky jako je např maso.
Pak můžeme přidat další porci (dlouhý stisk názvu původní porce)– např dětskou porci (0,5 ks) a její odtěžování anebo např malé pivo nebo malý panák. U každé položky sortimentu je možno zadat její barvu, aby se lépe hledala. Ad 4 Práce s pokladnou – výběr, příjem, přehled Na začátku směny je třeba otevřít pokladnu: přehled /otevřít pokladnu a vložit do ní počáteční stav, na konci směny, když se předává hotovost tak jí uzavřít. V přehledu vidím hotovost v pokladně, dnešní tržbu, otevřené účty, a jednotlivé typy plateb od poslední otevření pokladny a tržby dle jednotlivých uživatelů (číšníků). Po zavření pokladny se tyto údaje vynulují a je možno je uložit. Do pokladny je možno vkládat a vybírat což je nutné zaznamenat v nabídce vklad a výdej, uvést PIN a poznámku za co daný výdej např. byl. Pokladní deník a účty jsou přehledy všech provedených transakcí s časem a osobou vč. příjmu, výdeje, účtenky, změny hesla, změny ceny, přidání položky, smazání položky, storna Ad 5 Práce s účtem – zadávání, potvrzení, fronty, platba, částečná platba, převod účtu, sloučení účtu, přejmenování účtu Na účet se dostanete rychle stiskem účtenky. Vidíte přehled stolů, kde je možno zobrazit jen otevřené účty a hledat stůl dle názvu (např T13= terasa 13). Účty se zobrazují pod daným stolem. Šedým + se dostanete na nový účet u daného stolu. Zde můžete hledat (hledá průběžné dle PLU, zkratky nebo názvu, diakritika musí být správně). Vlevo dále vidíte kategorie, podkategorie a produkty, na začátku jsou kategorie zabalené, pak jí rozbalíte, vyberete produkty, jakmile najedete do další kategorie tak se tam minulá opět sbalí (lze vypnout v nastavení). Šíři levého sloupce s kategoriemi můžete měnit dole v šedém posuvníku dole a tak můžete zobrazit až 10 sloupců (vhodné pro velké monitory). Nahoře vidíte oblíbené položky, které si nastavíte sami v sortimentu. Vpravo vidíte název účtu (je ho možné změnit dotykem, např na jméno hosta a mít ho otevřený třeba celý týden). Sem přibude produkt zleva a vy můžete na zelené pravé část přidat +1 a na červené ubrat-1 a nebo ho smazat (znovu -1). Dokud nejsou položky potvrzené tak je možno je libovolně měnit. Dlouhým stiskem přidáte poznámku do kuchyně (rare steak, jiná příloha, dětská porce, nepálivé, poznámky je možné předdefinovat). Tlačítkem potvrdit, odešlete požadavek do fronty kuchyně nebo bar – buď se zobrazí na jejich tabletu (doporučujeme, úspora papíru, přehledné) nebo se vytisknou 2 bony – pro bar a pro kuchyni (možno na jedné tiskárně nebo kuchyň přímo v kuchyni). Chování front se nastaví v položce fronty. Aktivní fronta znamená, že se bude zobrazovat na tabletu a odtud je nutné položky potvrzovat, tisknout bon znamená tisk bonu. Po té se už položky nedají měnit (a odčerpají se i ze skladu), ale jejich stiskem je možno je doobjednat – přidá se 1 kus do návrhu). Ještě před platbou je možno z menu úpravy účet přesunout na jiný stůl nebo ho přejmenovat. Dále je možno stornovat vybrané položky a zvolit jestli se mají vrátit na sklad nebo ne, ale každé storno je protokolované. Nakonec volíme zaplatit vybrané (šipkami přesunu vybrané) nebo zaplatit vše. V dialogu zaplatit můžete vytisknout meziúčet (symbol tiskárny) a po zaplacení nastavíte typ platby nebo se zeptáte dopředu. Hotově se jediné přičítá do hotovosti, ostatní ne, je možné zvolit i kombinaci. Zvolit je možno jestli chcete účtenku tisknout (hodně hostů jí nevyžaduje, je možno jim účtenku poslat mailem nebo celou fakturu) anebo ne (možno nastavit i v základním nastavení celé aplikace). Pokud máte mobilního číšníka nebo hosta u pokladny (u baru) tak můžete využít i pole pro zadání částky včetně spropitného, pole pro placeno a zobrazení částky pro vrácení. Slevu je možno zadat na celý účet pomocí %. (klikněte na nápis sleva. Jiné formy slevy jako Happy hour nebo welcome drink se připravují.) Zaplacená částka je přičtená k tržbě v pokladně nebo i k hotovosti. Odtěžování skladu proběhne již při potvrzení objednávky a zobrazí se Vám i upozornění, že např. daná položka dochází a můžete si jí přidat do košíku (pokud klesne stav pod zadanou
minimální úroveň) .Zaplacený účet je možno také stornovat (jen s oprávněním a zdůvodněním) – zvolíte si jestli chcete porce vrátit zpět na sklad (pokud je lze fyzicky vrátit, což je výjimečné) a nebo mají zůstat odečtené . Ad 6 Inventura a srovnání stavů Na závěr směny je třeba udělat následující kroky: uzavřít pokladnu a opsat si stav utržený celkem a stav hotovosti, vybrat peníze od personálu (včetně spropitného, to je možno v pokladně případně vykazovat zvlášť). Dále v ONE PUB inventura udělat fyzickou inventuru (včetně příjmů/nákupů zboží s možnosti zadání nákupní ceny, vážení láhví atd) ale neuzavřít jí, abyste do ní mohli případně zasáhnout. Ve skladu již vidím stavy skladových položek dle pokladny a pak tlačítkem porovnání a načíst stavy zobrazím rozdíly mezi spočteným a skutečným stavem pro jednotlivé produkty, manka (příp. přebytky) vypořádám s personálem (zobrazeny jsou v prodejních cenách) a nechám přepsat u většiny položek jejich stavy podle fyzické inventury (ne vždy, chyba může být i v inventuře, tam pak mohu ještě udělat opravy ve formě přičtení nebo odečtení z aktuálního stavu) pak inventuru ONE PUB definitivně uzavřu. Ale mohu třeba jen snadno srovnat celkovou tržbu z pokladny s dopočtenou tržbou z inventury a tak mám nad provozem a personálem téměř dokonalý přehled. Další den pak pokladnu opět otevřu. Reporty – mohou být automatické, denní mailem nebo report v aplikaci - například tržby, počty účtů a jednotlivé prodané položky za dané období.
Přejeme hodně ušetřeného času a jsme připravení Vám pomoci
Pavel Friedrich, Dr.Ing. MBA & Aleš Vaněk Morseova 5, Vědeckotechnický park Plzeň 606 726 001 ; 736 769 241;
[email protected] www.onepub.cz; inventurabaru.cz; pokladnavtabletu.cz, kdeposedime.cz
