Zpráva ze služební cesty do Austrálie
Účel cesty: účast na Kongresu Mezinárodní archivní rady v Brisbane a na generálním zasedání téže organizace ve dnech 20.-24. srpna 2012
Trvání cesty: 18. - 25. srpna 2012
Zprávu podává: PhDr. Michal Wanner, Ph. D. pracovník odboru archivní správy a spisové služby MV
Datum vyhotovení: 30. srpna 2012
1
Část všeobecná Odbor archivní správy a spisové služby MV je dlouholetým členem celosvětové organizace archivářů - Mezinárodní archivní rady (MAR, angl. International Council of Archives - ICA). Mezinárodní archivní rada pořádá jednou za čtyři roky celosvětové setkání odborníků v dané oblasti. Kongres je vždy jedinečnou příležitostí k získání globální představy o vývoji archivnictví a jeho jednotlivých odvětví v celosvětovém měřítku. Letos bylo heslem kongresu "klima změny", zaměřen byl na udržitelnost a důvěryhodnost v archivní praxi v klasické i digitální oblasti. Kongres bezesporu přinesl řadu poznatků z oblasti digitálního archivnictví a archivního popisu, které mají klíčový význam pro právě realizované projekty Národního digitálního archivu a implementace nových Základních pravidel pro zpracování archiválií v digitální podobě. Původně bylo cílem účasti na kongresu rovněž prezentovat výsledky v oblasti výstavby Národního digitálního archivu. Navržené vystoupení týkající se projektu Národního digitálního archivu v Praze však nebylo akceptováno organizátory kongresu, pravděpodobně proto, že čeští archiváři se narozdíl od většiny vystupujících trvale neúčastní práce odborných grémií organizace a nemají proto vybudováno postavení, které by jim dodalo dostatečnou prestiž. Autor zprávy se rovněž účastnil generálního zasedání organizace v pátek 24.srpna 2012, kde byly schváleny významné změny v jejím statusu, některé klíčové dokumenty a především systém zvýšení členských poplatků, kde se podařilo dosáhnout alespoň zmírnění jejich růstu na 20% ročně. Rovněž byly poskytnuty informace o budoucí práci organizace. V průběhu kongresu se podařilo získat řadu materiálů, jejichž seznam je uveden v závěru zprávy. Mohou být využity při výstavbě Národního digitálního archivu při Národním archivu v Praze, při dokončení projektu nových Základních pravidel pro zpracování archiválií, v realizaci projektu INTERPI, případně v dalších oblastech (předarchivní péče, ochrana archiválií před přírodními katastrofami).
Průběh cesty Cestu jsem zahájil v Praze dne 18. 8. 2012 v 16.00 hod. Letem EK 0140 společnosti Emirates jsem odletěl do Dubaie, kde jsem přistál v 23,59 hod. m. č. Dne 19. srpna v 02.45 m. č. jsem pokračoval letem EK 0432 společnosti Emirates do Brisbane s mezipřistáním v Singapuru. V Brisbane jsem přistál 20. srpna v 00,45 hod. m. č.
2
Na zpáteční cestu jsem se vydal 24. 8. 2012 v 20.45 hod. m. č. Letem EK 0435 společnosti Emirates jsem odletěl do Dubaie, tentokrát přímým letem bez mezipřistání. V Dubai jsem přistál 25. 8. 2012 v 05.30 m. č. V 10.10 hod. m. č. jsem pokračoval letem EK 0139 společnosti Emirates do Prahy, kam jsem dorazil s asi půlhodinovým zpožděním v 15.00 hod. m. č. Cesta proběhla bez potíží. V Brisbane jsem byl ubytován v hotelu Ibis (27-35 Turbot Street, Brisbane 400, Queensland Australia). Byl to jeden z hotelů doporučených organizátory kongresu. Jeho nespornou výhodou bylo, že ležel cca 25 minut chůze od Convention and Exhibition Centre (Cnr Merivale and Glenelg Streets, South Bank 4101, Brisbane), místa konání kongresu. Ubytování, které jsem měl předplacené bez snídaní mě plně vyhovovalo. Po městě jsem se pohyboval pěšky, pouze po příletu jsem k dopravě z letiště použil taxi, neboť jiné prostředky nebyly v noci k dispozici. K dopravě na letiště jsem pak použil příměstskou železnici.
3
Část odborná Workshop První akcí v rámci kongresu byl workshop, který se konal v pondělí od 13.30 do 16.00 hod. Workshopy byly placené. Výběr workshopu byl podmíněn částkou, kterou se podařilo na tento účel získat. Autora zprávy by více zajímaly workshopy týkající se digitálního archivnictví, ale jejich cena (100 AUSD) nebyla akceptována. Zvolen byl proto workshop nazvaný „Digitální uchovávání při limitovaném rozpočtu“ (Digital recordkeeping on a limited budget) za poloviční cenu. Účastníci obdrželi cvičebnici a dotazník k vyhodnocení akce (příloha 3). Workshop vedla paní Cassandra Findleyová, kterou autor zprávy zná z návštěvy Státního archivu Nového Jižního Walesu (State Records New South Wales - SRNSW) v Sydney, realizované v roce 2008 v rámci výzkumného projektu.1 Již na začátku se ukázalo, že na workshopu se sešla velmi různorodá skupina lidí. Vedle archivářů specializovaných archivů z Evropy, Asie i Tichomoří to byli především spisovenští pracovníci různých australských úřadů, muzeí a dalších institucí. Důvodem je australský termín „recordkeeping“, který zahrnuje uchovávání dokumentů ve všech fázích jejich životního cyklu. Ukázalo se, že workshop bude zaměřen na péči o dokumenty u původců, čímž pro část archivářů ztratil na atraktivitě. Cílem bylo identifikovat bariéry bránící dobré péči o archiválie v digitální podobě a identifikovat možné strategie vedoucí k nápravě. Pokud byl workshop z nějakého hlediska zajímavý, pak z toho, že ukazoval reálnou praxi SRNSW v oblasti předarchivní péče. Workshop připravila Společnost australských archivářů, která jej pořádá běžně pro australské původce archiválií. Ukázalo se, že oblast předarchivní péče v Austrálii není tak vyspělá, jak se všeobecně soudí. Jako možné řešení zlepšení péče o dokumenty se doporučovalo: 1. Získat kontrolu nad digitalizací dokumentů. 2. Standardizovat výstupní formáty. 3. Monitorovat nákup nových systémů a rozhodovat, co se starými. 4. Navázat vztahy s IT specialisty. 5. Monitorovat systém pro správu záznamů/dokumentů. 6. Vytvořit archivní server.
1
Macek Oskar, Kunt Miroslav, Wanner Michal, Archivace digitálních dokumentů a zpřístupňování archiválií v archivech Austrálie a Singapuru, AČ 58 3/2008, s. 185-229 4
V praxi tak bylo doporučeno standardizovat formáty a kvalitu skenů. Skenování je v Austrálii dvojího druhu. Při „business scanning“ se papírový originál většinou ničí, při „project scanning“ jde o retrospektivní konverzi existujících dokumentů, které byly finalizovány v papírové podobě. V tomto případě se dokument neničí, ale podléhá procesu výběru archiválií. Normu na skenování vydal Národní archiv Nového Zélandu. V některých ohledech překvapivá byla diskuse o ukládacích formátech. Obecné principy výběru formátů jsou stejné jako u nás (otevřenost, rozšíření, absence vložených objektů nebo odkazů na externí objekty, široká podpora aplikací a operačních systémů, čitelnost obecně dostupným čtecím zařízením, dostupnost produktově nezávislých technických informací o formátu, adekvátní technická podpora umožňující udržování a zajištění migrační schopnosti, pokud to bude nutné atd.). O to více autora zprávy překvapilo, že obecně doporučeny byly formáty Microsoft Office (bez bližší specifikace) a PDF/A (rovněž bez bližší specifikace). Pro zvukové dokumenty byl doporučen pouze MPEG3, po negativní reakci některých účastníků paní Findleyová doporučila ještě FLAC, pro statické obrazy JPEG2000 a TIFF (snad verze 6), pro dynamické obrazy MPEG 2 nebo MPEG 4. Pro další orientaci byl doporučen registr formátů PRONOM. Používání systémů pro elektronickou spisovou službu nebo jinou správu dokumentů bylo pouze doporučeno. V NSW neexistuje standard pro systémy ERMS, ani výstupy z nich. Doporučeno bylo pouze vytvoření zabezpečeného archivního serveru, kde by dokumenty byly členěny do popsané složkové struktury a na úrovni složek by měly být udržovány podsložky obsahující soubory s údaji o „archivním zpracování“ tj. administrativní historii původce, datech převzetí dokumentů, změnách v obdržených souborech (včetně migrace) a informace o zničených souborech. Zmíněný nedostatečný postup v péči o dokumenty v digitální podobě má být suplován „spřátelením se s IT specialisty, kterým je však nutno něco pozitivního nabídnout, neboť jsou zpravidla přepracovaní a unavení“, a informováním managementu organizace o problémech správy dokumentů. Pracovník pečující o dokumenty by měl
mít přehled o tom, které
dokumenty jsou ničeny, které mizí se starým softwarem a hardwarem a které by měly být migrovány při změně platformy, a snažit se je vždy migrovat z proprietárních formátů, tabulky alespoň do formátu CSV nebo XLS. Dokumenty by měly být vybaveny metadaty odpovídajícími dublinskému jádru, způsob jak je tímto způsobem popsat však nebyl specifikován. Domnívám se, že navrhovaná opatření jsou pro dlouhodobé uchování dokumentů v digitální podobě jako celku nedostatečná a nesrovnatelná se situací v ČR, kde legislativní 5
úprava a standardizace spisové služby i řady oblastí digitálního uchovávání postoupila mnohem dále. Zmatek a neinformovanost mnohých zástupců různých australských původců dokumentů, který byl na místě patrný, ukazuje, že navíc ani tato omezená opatření nejsou v běžné praxi aplikována. V ČR není k dispozici prozatím žádná metodika výběru archiválií, postup navržený v Austrálii se však předpokládá pouze doplňkově, u archiválií vybíraných mimo skartační řízení.
6
Průběh kongresu Zahajovací ceremoniál Zahajovací ceremoniál kongresu proběhl ve velkém sálu Convention and Exhibition Centre v úterý 21. srpna od 8.30 do 11.00 hod. Po baletním vystoupení a vystoupení dětského pěveckého sboru se slova ujal Martin Berendse, prezident Mezinárodní archivní rady (dále jen MAR). Ve svém projevu zdůraznil, že jde o první kongres MARu na jižní polokouli. Vyzdvihl význam archivů pro zachování demokracie a lidských práv, pro komunitní a národní vědomí, kulturní povědomí menšin atd. Podtrhl, že letošní kongres se odehrává v klimatu změny způsobené přechodem na digitální uchovávání dokumentů. Jednání bude spojeno třemi tematickými okruhy, kterými jsou důvěryhodnost, identita a udržitelnost. Následovaly zdravice Simona Creana, ministra pro kulturu australské federální vlády, Ros Batesové, queenslandské ministryně pro informační technologie. Kongres poté formálně zahájil Dr. John Banon, předseda Poradního sboru Australského národního archivu, který zároveň fungoval jako řídící činitel kongresu (master of ceremony). Následoval projev ředitele Australského národního archivu v Canbeře Davida Frickera. Ten se ve svém projevu soustředil na termín udržitelnost. Popsal některé přístupy Australského národního archivu k tomuto problému, především základní principy plánu digitální kontinuity a softwarové nástroje používané pro udržení digitálních dokumentů (viz dále). Zdůraznil, že archiváři se budou muset soustředit na systémy vedené pro výkon určité agendy (dále jen agendové informační systémy), ve kterých jsou dokumenty vytvářeny, a právě zde zajistit podmínky pro jejich přežití. Vyzdvihl, že to, co bude uchováváno, nebudou dokumenty, ale jejich „essential performance“, tedy podstatná podoba (reprezentace), kterou bude uchovávána napříč platformami. Ta bude zpřístupňována on-line, často souběžně s živými dokumenty uchovávanými u původců. Následoval projev Davida S. Ferreiera, národního archiváře USA o vlivu sociálních médií na administrativu a archivnictví, které se snažil dokumentovat množstvím čísel z americké vládní praxe od počátku éry George V. Bushe mladšího po dnešek. Následoval blok sponzorovaný společností Ancestry.com poskytující genealogické služby na komerčním základě. Dan Jones, vedoucí oddělení obsahové strategie a akvizicí této firmy, Caroline Kimbell z Národního archivu Spojeného království a Alan Ventress, ředitel Státního archivu Nového jižního Walesu hovořili o užitečnosti a oboustranné výhodnosti spolupráce mezi státními institucemi a nestátními subjekty. Celkové duch příspěvků vyzníval až příliš ve prospěch sponzora diskuse.
7
Jednání v sekcích 21. srpna. Prezentace paní Kerry Moir, Samanthy Thomson a Josephine Hanisch z Australského národního archivu nazvaná „Digitální imperativ: zachycení revoluce nebo stání opodál. Projev popisoval současné a budoucí trendy a dopad informační revoluce a správy dokumentů v Austrálii i na mezinárodním poli. Nejzajímavější část se týkala australské zkušenosti. Podcenění správy dokumentů, nedostatečnost klasických metod vedení spisové služby a technologický boom vedl v minulosti k velkým ztrátám dokumentů. Australský národní auditorský úřad proto v roce 2012 vydal materiál „Complexity of managing records“, který poukázal na zásadní problémy, především absenci standardizace, velké množství agendových systémů, absenci správy informací atd. Vzniká proto vládní „Politika digitálního přechodu Australského národního archivu a australské vlády“. Tato strategie by měla být definitivně dokončena do roku 2014. Týká se Australského národního archivu i všech původců. Doporučuje se decentralizace vedení spisové služby až na úroveń konkrétního úředníka, zkrácení skartačních lhůt na maximálně 15 let, souběžné zpřístupňování archiválie i živého dokumentu atd. Řada původců v Austrálii stále preferuje papírové dokumenty a nemá ponětí o výběru dokumentů a archivech. Národní archiv je nutí dokumenty skenovat a vyhazovat. Většina původců je toho názoru, že dokumenty jsou pouze v systémech spisové služby a nepovažuje za ně emaily, webové stránky apod., které do systémů ERMS nejsou zařazovány. Zatímco australští archiváři soudí, že např. produkty sociálních sítí mají
trvalou hodnotu, řada
českých kolegů by s nimi asi nesouhlasila. Australský národní archiv přijal „Plán digitální kontinuity“ obsahující 6 obecných principů, co je třeba zachovat. Podrobné metodiky popisující, jak to provést, však stále chybí. Některé věty paní Moirové naznačovaly, že australští kolegové se nedívají na dokumenty jako na trvalou hodnotu, ale snaží se je uchovat „pokud budou potřeba“ (as long as they are needed), což je koncept, který se výrazně liší od českého chápání archiválie jako takové a její role v systému veřejné správy. Vystoupení paní Moirové opět ukázalo, že oblast předarchivní péče v Austrálii není ve vyhovujícím stavu a v řadě ohledů se liší od praxe ČR. Prezentace Petera Schefbecka z Vídně se týkala uchovávání obsahu sociálních sítí. Profesor Schefbeck po rozsáhlém teoretickém úvodu týkajícím se typologie sítí konstatoval, že informace je možno zachytit na habech těchto sítí, otázkou však je, co je „informací“ v sociálních sítích typu Facebook, Wikis apod. Navíc je zde problém intelektuálního vlastnictví, práva na soukromí, ochrany osobních údajů atd. Pokusy o zachycení informací 8
tohoto typu manuální cestou nebyly příliš úspěšné, v současnosti však v Rakousku probíhá projekt ARCOMEM, který vytváří nástroje pro „content mining“ těchto sítí. Následovalo vystoupení paní Irmgard Christy Becker, ředitelky archivní školy v Marburku. Paní Becker konstatovala, že němečtí archiváři diskutují na domácím poli mnohé problémy a mají co nabídnou v oblasti výběru archiválií a digitálním archivnictví. Narozdíl od nizozemských kolegů se však příliš nezapojují do mezinárodních diskusí. Uvedla, že Německo mělo digitální archiv v roce 2006, zatímco Nizozemsko až v roce 2010. Tuto informaci je nutno interpretovat s jistým nadhledem, protože digitální archiv Bundesarchivu měl donedávna dosti experimentální charakter a řešil speciální otázky (dešifrace a transformace archivů STASI apod.). Paní Becker by ráda změnila program marburské školy, zapracovala do něj výsledky mezinárodních debat. Jádrem mají být 4 programy zaměřené na spisovou službu, výběr archiválií, digitální uchovávání a archivní popis. V plánu je sladění studia s boloňským procesem, zajištění mezinárodní výměny učitelů i studentů, zajištění posílání studentů na mezinárodní stáže, čemuž se údajně většina ředitelů německých archivů brání. Paní Becker je nepochybně vedena dobrými úmysly, i když její interpretace některých výsledků německého archivnictví není asi úmyslně zcela přesná. V následné debatě vystoupilo několik řečníků, kteří jasně deklarovali, že šance na revitalizaci marburské školy je mizivá, pokud se zde bude učit německy, neboť naprostá většina zahraničních lektorů i studentů mluví anglicky. Prezentace Kuldara Aase z Estonska byla věnována integraci digitálních archivů se zdrojovými systémy. Estonští kolegové vytvořili standard pro elektronické systémy spisové služby (v Estonsku je jich 11) a definovali metadatový model a balíček SIP. Implementace však selhala, většina výrobců se jen volně inspiruje standardem, kvalita metadat je nedostatečná. Estonští kolegové proto vytvořili systém UAM, který přenáší, ověřuje a aktualizuje metadata přejímaných dokumentů ze systémů ERMS. Systém podléhal dlouhému testování. Zatímco první výsledky nebyly valné, dnes je výsledek uspokojivý. Nejde o novou ideu, většina ostatních pokusů tohoto druhu však zkrachovala na nedostatečné sémantické preciznosti používaných metadat. Estonský přístup řeší problém ještě před přijetím dokumentů do archivu a je založen výhradně na transformaci metadat z ERMS, nepočítá s dodatečným vkládáním metadat v digitálním archivu. Souběžně probíhá výzkum, jehož úkolem je stanovit „mandatorní metadata“. Pokračující výzkum rovněž ukáže, zda bude nutné dodávat v archivu další metadata. Následovalo vystoupení Roberta Sharpa z firmy Tessella. Úvod tvořila standardní firemní prezentace firmy a jejích softwarů Safety Deposit Box a Preservica. Pan Sharpe poté 9
konstatoval, že s metadaty v systémech ERMS je mnoho problémů. Spisových plánů je mnoho a stále se mění, velmi se opakují atd. Nahrávající systém musí rozumět technickým i strukturálním metadatům, musí však rovněž umožňovat archivářům editovat archivní metadata. Systém Teselly obecně uchovává stará metadata a umožňuje doplnit další. Údajně jde o rychlý, pružný a bezeztrátový proces. Přístup firmy Tessella byl tedy protipólem vystoupení estonských kolegů. Pan Kim Scott, knihovník ze Státní univerzity v Montaně v USA zrekapituloval ve svém vystoupení vývoj knihoven v posledních desetiletích, který proměnil knihovníky v informační vědce. Konstatoval mj., že američtí studenti nevěří knihám a dávají přednost online zdrojům. Na knihovníky je vyvíjen tlak, aby redukovali klasické knihovny. Knihovnická praxe se tak začíná blížit archivní praxi výběru podle trvalosti hodnoty informace. Scottovo vtipné vystoupení bylo vášnivou obhajobou knih a vyvolalo diskusi, v nichž mnozí argumentovali tím, že mají opačné poznatky a stav v akademickém prostředí nelze zobecnit. Mezi nejzajímavější vystoupení prvního dne patřilo vystoupení paní Sherry Xie Yuenam Liu a Ling Ma porovnávající kanadskou a čínskou státní uchovávací strategii. Archiváři ČLR navrhli první digitální depozitář již v roce 1992, v roce 1996 vznikl expertní tým k řešení problému, v roce 2000 první projekt digitálního archivu. V letech 2000-2009 byly do archivů všechny dokumenty dodávány v digitální i papírové podobě. V roce 2009 došlo k regulaci spisové služby a systém je dále vylepšován. Vztah papírových a digitálních dokumentů není v Číně chápán jako konfliktní, nýbrž jako navzájem se doplňující. Čínský systém je navíc doplněn systémem, který se plní na všech úrovních a zahrnuje všechno a všechny. Zatímco kanadská strategie se zaměřila výhradně na zlepšení komunikace mezi zainteresovanými komunitami a vytvoření trvalé paměti vlády a zcela pominula soukromou oblast, čínská strategie je komplexnější. Jde na úroveň každé vesnice, týká se všech podniků bez ohledu na vlastnictví. Proces řídí archivní úřady na všech úrovních. Všechny složky musejí spolupracovat, všichni podávají zprávy o činnosti směrem nahoru. Pravidla výběru archiválií v Číně stanovuje celkem unikátně tým univerzitních expertů. Přestože neexistuje oficiální hodnocení čínského modelu, srovnání obou strategií vyznělo jednoznačně ve prospěch Číny.
Plenární zasedání 22. srpna Druhý den začal plenárním zasedáním, na kterém zástupci australských digitálních archivů prezentovali výsledky své práce. Jako první vystoupil Michael Carden, vedoucí digitálního archivu v Australském národním archivu v Canbeře. Popsal stručný vývoj 10
digitálního uchovávání v této instituci. Vše začalo tzv. zeleným dokumentem z roku 2000, ve kterém bylo konstatováno, že hlavním problémem digitálních dokumentů je jejich změnitelnost, snadná zničitelnost a technologická závislost. Již v úvodu zdůraznil, že archiv uchovávají repretentaci (performance) odrážející podstatu těchto dokumentů (essence), nikoli dokumenty jako takové. Oddělení těchto „dokumentů“ od technologií umožňuje software XENA (XML Electronic Normalising for Archives). Xena je vytvořena v programovacím jazyku Java, testuje formáty dokumentů a transformuje je do formátů pro trvalé uložení a vybaví je minimálními metadaty. Výslovně byly zmíněny formáty PNG, ODF, FLAC, HTML, XML. Komunikaci Xeny s dalším archivním digitálním softwarem umožňuje API. Archiv rovněž vytvořil software Digital Preservation Recorder, který řídí práci s dokumenty uvnitř digitálního archivu. Systém zajišťuje migraci a kontrolu integrity dat uložených ve třech nezávislých úložištích. První ukládací kapacity pro digitální dokumenty v rozsahu 200 gigabytů vznikly v roce 2006, archiv nyní spravuje asi 10 terabytů dat. Data jsou ukládána na dvou různých diskových polích, ve dvou různých souborových systémech pracujících na dvou různých operačních systémech. Oba systémy jsou prozatím v jedné budově, výhledově se počítá s dalším úložištěm v jiném městě. Úložiště není spojeno s vnějším světem. Oba výše zmíněné softwary vznikly na principu Opensource a jejich duševní vlastnictví je chráněno podle General Public License version 3. Následovalo vystoupení Andrewa Waugha o strategii VERS úspěšně realizované Státní archivem státu Victoria (Public Record Office Victoria) v posledních 15 letech. Tento projekt byl podrobně popsán v již zmíněné výzkumné zprávě z roku 2008 a proto zde nebude podrobně zmiňován. Za zmínku nicméně stojí problémy, které pan Waugh v systému identifikoval. Pro původce není ekonomické zabývat se dokumenty trvalé hodnoty, protože je jich velmi malé množství a spíše preferují ukládaní do digitálních správních archivů. Proces výběru dokumentů v digitální podobě je drahý, je nutné hledat cesty k jeho zlevnění. Stav digitálních dokumentů přejímaných od původců není stále ideální. Není pochyb o tom, že oba zmíněné australské archivy dosáhly mimořádných výsledků. Z obou vystoupení nicméně vyplynulo, že všechny používané softwary musejí být průběžně rozvíjeny a uzpůsobovány. Nespornou výhodou obou archivů je skutečnost, že tyto úpravy provádějí vlastními silami. Závěr plenárního zasedání vyplnil projev paní Dame Stelly Rimington, britské archivářky, diplomatky, špiónky a v letech 1992 až 1996 ředitelky britské výzvědné služby MI5, nyní autorky románů. Paní Rimingtonová s vtipem líčila svůj pestrý život a zkušenosti ve všech jmenovaných profesích. Závěr vystoupení byl věnován jejímu názoru na 11
zpřístupňování dokumentů. Deklarovala, že je pro maximální zpřístupnění dokumentů, ale až po jejich odtajnění, neboť jinak jsou ohroženy životy aktivních agentů i mnoha dalších lidí. Vystoupení vyznělo proti aktivitám Juliana Assange a serveru Wikileaks.
Jednání v sekcích 22. srpna Prezentace týmu ICA-Req se zabývala tvorbou standardu pro spisovou službu „Principy a funkční požadavky pro dokumenty v prostředí elektronických úřadů“ (Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments). Tento standard, který byl prezentován již na kongresu v Kuala Lumpuru, je složen ze tří modulů. První tvoří "Přehled problematiky a principy", druhý "Směrnice a funkční požadavky pro systémy elektronické spisové služby" a třetí "Směrnice a požadavky pro dokumenty v komerčních systémech". Standard vychází ze zkušeností zemí, které na jeho tvorbě spolupracovaly – USA, Austrálie, Nový Zéland, Nizozemsko, Švédsko, Německo a Ukrajina. Standard vznikl v letech 2006-2008. Doposud byl přeložen do 5 jazyků a údajně aplikován v Kanadě, Malajsii a některých australských státech. Cílem druhé fáze projektu, která probíhá od roku 2010, je vytvoření „lidsky pochopitelných“ směrnic a funkčních požadavků pro dokumenty v ERMS, propagačních materiálů, nástrojů pro testování, implementačních modulů, případových studií správy digitálních dokumentů, učebních materiálů apod. Na projektu se podílí Ředitelství francouzských archivů, Nizozemský národní archiv, Singapurský národní archiv, Renmin University v Číně a další instituce.
Další vývoj
standardu je pro českého archiváře poměrně překvapivý, neboť v českém prostředí je obecně považován za vágní a těžko aplikovatelný. Následovalo vystoupení Victora Fonsecy a Claire Sibille de Grimoüard nazvané „Revize popisných standardů MARu: ke konceptuálnímu modelu archivního popisu“. V první části vystoupení Victor Fonseca z Brazílie shrnul vývoj čtyř popisných standardů – ICAD (G), ISAAR, ISDIAH a ISAF. Standardy, jejichž základy byly položeny v letech 19901994, nejsou využívány na stejné úrovni. Nejvíce se používá ICAD (G), který je ale také nejvíce přizpůsobován národním specifikám. Archiváři ne vždy rozumí, jak standardy odkazují na tutéž věc. Claire Sybille de Grimoüard proto představila návrh nové kapitoly, která má vysvětlovat funkci popisných standardů. Autoři vytvořili zprávu o jejich aplikaci a navrhli jednotný konceptuální model, který by propojoval popis podle těchto standardů a vysvětloval, jak mají popisy navzájem spolupracovat. Navzdory názvu tak nejde o revizi standardu, spíše o nový pohled na ně.
12
Následovalo vystoupení Claire Sybille de Grimoüard nazvané „Implementace EACCPF ve Francii: směřování k vývoji národních autoritních záznamů“. Prezentován byl společný projekt Asociace francouzských archivářů a vedení francouzských archivů. Cílem je vytvořit autoritní záznamy původců archiválií a sdílet tyto údaje navzájem prostřednictvím softwaru, který by propojil všechny departementní a centrální archivy. Obsahovým standardem je ISAAR (CPF), komunikačním výměnným formátem EAC-CPF. Podle návrhu lze soudit, že konceptuální model bude plnit obdobné funkce, jako infrastruktura INTERPI v ČR. Výše popsané projekty pracují se standardy, které budou v České republice implementovány prostřednictvím nových Základních pravidel pro zpracování archiválií, infrastruktury vytvořené v projektu INTERPI a pomocí nástrojů národního portálu. Pokud se podaří tyto projekty dotáhnout do konce, ČR bude spolu s Francií na špičce v oblasti archivního popisu. V následujícím úvahově pojatém vystoupení se Hans Hofman z Nizozemského národního archivu zamýšlel nad změnami funkce archivů, které demonstroval na příkladu Nizozemska. Obecně lze říci, že vzrůstá konzultační role archivu vůči původcům v oblasti správy dokumentů a jejich digitálního uchovávání. Měla by vznikat konzultační centra na úrovni všech ministerstev, archiváři by měli být přítomni
tvorbě a dalšímu vývoji
komunikační infrastruktury, měli by vytvářet nástroje pro uchovávání dokumentů, jako je metadatový aplikační profil a obecný spisový plán. Nizozemský národní archiv v tomto ohledu učinil již řadu kroků, které mu získaly prestiž mezi vládními úřady, stále jde však o jednotlivosti, kterým chybí obecný rámec. I v Nizozemsku je pociťováno, že archivy kulhají za vývojem, který by naopak měly předjímat. I tam chybí prostředky a kvalifikovaní lidé. Vystoupení Prof. Roberta Kretzschmara demonstrovalo na příkladu Státního archivu Bádenska-Württemberska koordinovaný přístup při zpracování digitálně zrozených archiválií a materiálů digitalizovaných. Pan Kretschmar konstatoval, že v letech 2006 až 2009 vznikl v Bádensku-Württembersku digitální archiv. Jeho výstavba stála 650 000 eur. Původně 3 zaměstnanci vytvořili koncepci pracoviště a software DIMAG. V současnosti má digitální archiv již 8 zaměstnanců. Provoz stojí ročně 75 000 euro. Archivní zpracování digitálních dokumentů je koordinováno se
státními archivy Hessenska (modul příjem) a Bavorska
(modul přístup). Archiv Bádenska-Württemberska navrhuje různé formy spolupráce lokálním archivům. Souběžně probíhá masová digitalizace, která prozatím dosáhla asi 7% archiválií. Jak digitální, tak digitalizované dokumenty jsou spravovány jednotným softwarovým systémem. I kolegové ze Stuttgartu nyní zápasí s nedostatkem prostředků na další vývoj. Ten 13
je nejvíce pociťován na národní úrovni, protože Bundesarchiv neplní, a ani nemůže plnit úlohu národního archivu. Současně je pociťován nedostatek koordinace. Příspěvek se proto zasazoval o zlepšení situace na federální úrovni. Prezentace Yoshiyuki Kazamy se týkala digitálních archivů při Národním archivu Japonska. Národní archiv Japonska má dva digitální archivy. První vznikl v roce 2005, spravuje a on-line zpřístupňuje digitální kopie klasických dokumentů z dějin země. Druhý archiv je informačním systémem Japonského centra pro asijské historické dokumenty. Ten začal pracovat v roce 2001. Zpřístupňuje digitální kope dokumentů o vztazích mezi Japonskem a jeho asijskými sousedy v posledních dvou stoletích a v současnosti. Jde především o archiválie Ministerstva zahraničí a Ministerstva obrany. Oba archivy mají jednotný vyspělý vyhledávací systém. Od roku 2011 pronikají do digitálního archivu Japonska i digitálně zrozené dokumenty, které jsou získávány prostřednictvím Japonského archivu elektronických dokumentů. Dokumenty jsou konvertovány do PDF/A a JPEG2000. V budoucnu se předpokládá příjem většího spektra dokumentů, včetně zvukových materiálů, emailů a produktů sociálních sítí. Prezentace Keese Schabinga, archivního inspektora v provincii Noord Holland se týkala změn
v oblasti předarchivní péče. Nizozemští archiváři
v kooperaci s původci
původně používali rozsáhlé dotazníky o osmi kapitolách, kde pomocí 150 dotazů zjišťovali stav péče o digitální dokumenty. Tento dotazník byl nyní zredukován na tři strany, s tím, že je povinností původců postarat se o udržení digitálních dokumentů. Schabingovo vystoupení neposkytlo mnoho informací a příliš neladilo jak s jinak oficiálně prezentovanou proaktivitou nizozemských archivářů v péči o digitální archiválie (E. Kettelaar), tak brisbaneským vystoupením Hanse Hofmanna. Mezi nejzajímavější patřilo vystoupení Jana Hutaře, původně zaměstnance Národní knihovny v Praze, nyní pracovníka digitální archivu při Národním archivu Nového Zélandu. Šlo o jediné vystoupení zabývající se metodami uchovávání digitálních dokumentů. Ve vystoupení byly podrobně popsány uchovávací metody (migrace, emulace) a zkušenosti s jejich aplikací, které nabyli kolegové na Novém Zélandu. Výsledky dosavadního testování se vyslovují pro užití obou metod ve vzájemné kombinaci. I zde bylo zdůrazněno, že se uchovává obsah, nikoli dokument. Další část prezentace stručně popsala projekt digitálního archivu Nového Zélandu. Projekt začal v roce 2009 přijetím „Plánu digitální kontinuity“, v roce 2010 byl přijat „Vládní digitální archivní program“. Nyní byl pořízen jako hlavní softwarový nástroj izraelský systém Rosetta. V archivu z minulosti zbylo i muzeum počítačů a dokumentů na nosičích. Zkušenosti 14
s ním potvrzují, že tato metoda není metodou dlouhodobého uchovávání. 345 disků nejsou novozélandští kolegové schopni přečíst. Po prezentaci jsem pana Hutaře požádal o napsání článku do Archivního časopisu o novozélandském projektu. Posledním vystoupením dne byla prezentace Amandy Engineer z Wellcome Library v Londýně popisující její zkušenosti z přejímáním osobní pozůstalosti významného pediatra z domu, který byl dvacet let ponechán svému osudu. Toto vystoupení by se hodilo spíše na regionální archivní konferenci.
Plenární zasedání 23. srpna Plenární zasedání vyplnil projev soudce Baltazara Garzona Real, soudce španělského Ústředního kriminálního soudu a poradce Mezinárodního soudního dvora v Haagu o významu dokumentů
pro
dosažení
spravedlnosti
v závažných
procesech
zaměřených
proti
mezinárodnímu terorismu a genocidě. Nepochybně šlo o významné vystoupení, které však příliš neladilo s archivním zaměřením kongresu. Celkově vyznělo jako protipól vystoupení paní Rimingtonové, protože soudce Real přijal roli obhájce Juliana Assange.
Jednání v sekcích 23. srpna Ze čtvrtečního jednání v sekcích je nutno vyzdvihnout příspěvek pana Christophera Lee z univerzity v Jižní Dakotě o archivních aplikacích pro digitální forenzní metody pro zajištění autenticity, popisu a přístupu. Digitální forenzní věda navazuje na obor dříve nazývaný digitální archeologie. Pomáhá archivářům získat dokumenty a jejich metadata z nejrůznějších zastaralých nosičů, detekovat a opravit poškozená data, zajistit jejich transformaci a čitelnost. Věc je aktuální především u osobních pozůstalostí. V současné době vznikají takto zaměřená pracoviště (např. v British Library a na Stanfordské univerzitě v Palo Alto) a partnerská komunita pro archiváře, která je schopna poskytnout jim technickou pomoc, konzultaci, ale i terminologický slovník. Řadu informací je možno získat z každoročních Digital Forensics Research Workshop. Jádrem vystoupení byl referát o probíhajícím projektu BitCurator financovaném Mellonovou nadací. BitCurator identifikuje a hodnotí pracovní postupy používané v několika archivech a vytváří vývojové a testovací nástroje, dokáží exportovat metadata souborového systému a soubory jako takové z řady nosičů. Následovala prezentace Claire Sibille de Grimoüard a Jeana Françoise Mouffleta o několikajazyčném softwaru ICA-Atom pro implementaci popisných standardů MARu. V roce 2006 MAR inicioval spolu s řadou partnerů vznik open-source softwaru, který umožňuje 15
archivářům vytvářet a publikovat prostřednictvím webového rozhraní archivní popis. Projekt financoval MAR, Archivní škola v Amsterodamu, Kanadský národní archiv, archivy Arabských emirátů a řada dalších. Systém, který zahrnuje všechny 4 standardy a je kompatibilní s kanadským standardem RAD, portugalským standardem ODA, brazilským standardem NOBRA a americkým standardem DACS má nyní verzi 1.2. Software tak umožňuje tvorbu archivní pomůcky, popisu původce, popisu archivní instituce a popis archivních funkcí podle ISAF. Umožňuje zápis rejstříkových hesel/přístupových bodů do řízeného slovníku. V podstatě šlo předvedení softwaru, demonstraci zápisu reálných údajů do systému a prezentaci semináře k dané problematice zorganizovaném francouzskými archivy v květnu 2012 pro budoucí lektory, kteří budou nástroj zavádět v jiných zemích celého světa. Následoval blok věnovaný podnikovým archivům. Nejvýznamnější příspěvek přednesl Didier Bondue o podnikovém archivu sklářské firmy Saint-Gobain Group, jehož tradice sahá až do roku 1664. Firma v současné době působí v 64 zemích a má 195 000 zaměstnanců. Archiv spravuje 80 kilometrů archiválií. Zajímavé je,že archiv pracuje jako Economic Interest Group, tj. poskytuje informace žadatelům na komerční bázi. Rozlišuje 3 typy badatelů, od žadatelů z firmy, přes asociované žadatele až po externisty. Na vystoupení navázala Maggie Shapley z Australského národního archivu, která popisovala australský sytém shromažďování archiválií z oblasti podniků. Základy teorie podnikového archivnictví v Austrálii položil již v roce 1953 Prof. Noel Butlin. Zajímavé je, že uchovávání dokumentů v podnikové sféře neupravuje legislativa archivní, nýbrž daňová. Tyto archiválie cíleně soustřeďuje Noel Butlin Archives Centre v Canbeře, State Manuscript Library v Brisbane a některé univerzitní archivy. Poslední vystoupení tohoto bloku patřilo doktorce Yuko Matsuzaki o podnikovém archivu chemické firmy KAO Corporation. V podstatě však šlo o dějiny firmy a význam archivu a jeho aktivit na formování komunitního vědomí zaměstnanců tohoto gigantu. Další část prezentací byla věnována problémům mezinárodního copyrightu a aktivitám MARu na tomto poli. David Sutton zde konstatoval, že v rámci MARu vznikla pracovní skupiny pro copyright a intelektuální vlastnictví, která spolupracuje s Asociací amerických archivářů. Základem byla diskuse na konferenci v Ženevě, kde vznikl „White paper“ popisující problémy v této oblasti. Martin Berendse, president MARu konstatoval, že se původně domníval, že půjde o věc kulturní politiky, ukazuje se však, že jde o velké peníze a ve věci působí rozsáhlá profesionální lobby. Naznačil, že věc si vyžádá hodně času. Ostatně knihovnická partnerská organizace IFLA vytvářela regulační dokument v této oblasti 9 let. Většina archivářů si neuvědomuje, že to co zpřístupňuje, je intelektuální bohatství. Věc je přitom regulována nejen národní legislativou, ale i bernskou konvencí. Nyní je nutno 16
přizpůsobit pravidla digitálnímu světu. Archiváři jsou v těchto jednáních v dost slabé pozici. Cílem jednání je vytvořit mezinárodní standard. Dosavadní jednání přinesla obrovské množství protichůdných názorů. Byl sice vypracován návrh dohody o výjimkách z copyrightu a limitech pro knihovny a archivy, jeho schválení však bylo odloženo na příští jednání. Věc se nepochybně týká i českých archivů a bylo by vhodné získat o ní podrobnější informace.
17
Generální zasedání organizace 24. srpna Dne 24. srpna od 8.00 hod probíhalo členské generální zasedání MARu. Na toto jednání se museli delegáti zvlášť zaregistrovat, po registraci obdrželi několik typů hlasovacích lístků a byli seznámeni se systémem hlasování. Jednání zahájil v 8.30 hod. prezident MARu Martin Berendse a informoval přítomné o zasedacím pořádku, systému diskusí a hlasování. Poté David Leach podal zprávu o kontrole kvóra. Bez připomínek a hlasování byl přijat program jednání a zpráva o členském zasedání v roce 2011. Následovala zpráva prezidenta organizace. Nejvýznamnější sdělením byl návrat k čtyřletému funkčnímu období. Pan Berendse je již dva roky ve funkci a měl by končit, podle nových stanov, které budou schváleny, však bude pokračovat další dva roky. Klade si za cíl finanční šetření, zmenšení byrokracie, nahrazení řady zasedání elektronickou komunikací, prosazení více pracovních jazyků na úrovni sekcí, zvýšení rozpočtu a transformaci zasedání CITRA na výroční konference MAR. Následovala zpráva viceprezidenta pro program o zasedání jednotlivých komisí MARu, worshopech a zřízení Fóra pro digitální archivy, navázání spolupráce s asociací Open Government, zasedáních Modrého štítu atd. Generální sekretář David Leach mluvil o nutnosti zvýšit rozpočet, nikoli však primárně cestou zvýšení poplatků (i když ta již nastává), ale cestou spolupráce se sponzory a zřízením nových kategorií členů. Zprávy viceprezidentů pro větve MARu a viceprezidenta pro asociace se týkaly především nových členských zemí. Všechny tyto zprávy byly schváleny bez připomínek. Následovat měla zpráva předsedy auditorské komise. Pan Andreas Kellerhals, viceprezident pro finance, který měl zprávu předložit, však nebyl přítomen a zpráva tedy nebyla předložena. To bylo předmětem ostré kritiky řady členů, kteří pro příště žádali průběžné předkládání výsledků auditu. Následovala prezentace nově zvolených členů auditorské komise. Novým členem byl zvolen pan Didier Bondue, ředitel podnikového archivu firmy Saint-Gobain Group. Následně byla schválena auditorská zpráva firmy Deloitte o hospodaření organizace v roce 2011, zpráva o dosavadním hospodaření za rok 2012 opět nebyla předložena. Na příští rok byl schválen deficitní rozpočet s deficitem 50 000 euro, s tím, že MAR má finanční rezervu. Bližší údaje nebyly uvedeny, což vyvolalo kritiku členů, kteří argumentovali tím, že netuší, co se s jejich penězi děje. Vedoucí ruské delegace Tarasov argumentoval tím, že mu nikdo není schopen zdůvodnit, kde organizace vzala na vývoj softwaru ICA-Atom. Všichni řečníci nicméně uznávali nutnost zvýšení příspěvků.
18
Ještě bouřlivější debata následovala kolem zvýšení členských příspěvků. Řada členů čelí redukci rozpočtu o 25-50%. Archivy jsou v této oblasti pod obrovským tlakem. Systém zvýšení členských poplatků proto narazil na odpor většiny členů včetně ČR. Vedení MARu pod tímto tlakem přistoupilo na kompromisní návrh. Ponechalo původní principy, a rozložilo zvýšení na delší dobu. Růst poplatků nesmí překročit 20% ročně, redukce, která se však ČR netýká, nemůže překročit 30% ročně. Příští rok by tedy ČR měla zaplatit poplatek ve výši 6000 euro, v dalších třech letech tato částka poroste o 20% ročně až do celkové částky 9 460 euro. Delegátům bylo sděleno, že to je maximální možný kompromis. O věci se proto nehlasovalo! Poté byly projednány změny stanov organizace. Hlasovalo se v několika otázkách. Navrženo bylo povinné souběžné členství v MARu a jednotlivé větvi MARu, které doposud nebylo podmínkou. Tento návrh nebyl schválen. Rovněž nebyl schválen italský návrh na stanovení povinného kvóra všech větví MARu při klíčových zasedáních. Následně byl schválen text programového dokumentu o přístupu k archivům. V závěru vystoupil Martin Berendse. Poděkoval všem účastníkům, pozval je na výroční konferenci MARu do Ria de Janeira v příštím roce. Následovat by měla evropská konference o kulturních a kreativních archivech v Gironě v roce 2014 a kongres MARu v Soulu v roce 2016. Propagační video ke kongresu v Soulu naznačilo vysokou úroveň korejského archivnictví, především v oblasti archivních budov a digitálního archivnictví. Zasedání skončilo ve 13.00 hod.
Prohlídka Queenslandského státního archivu V pátek 24. srpna v 13.00 hod. byli zájemci v řad účastníků kongresu dopraveni autobusy do budovy Státního archivu státu Queensland (435 Compton Road Runcorn 4113, Brisbane), kde absolvovali stručnou prezentaci o archivu a prohlídku archivní budovy. V archivu přijala hosty jménem ředitele Adriana Cunninghama výkonná ředitelka Janet Prowseová. Archiv byl založen v roce 1959. V současnosti funguje na základě článku 21 Zákona o veřejných dokumentech z roku 2002. Spravuje a zpřístupňuje největší nejvýznamnější kolekci archiválií ve státě Queensland. Archiv rovněž dohlíží na správu dokumentů a výběr archiválií ve vládních institucích tohoto státu. Archiv tvoří 4 oddělení: oddělení sbírek a zpřístupňování, oddělení správy vládních dokumentů, oddělení digitální archiv, oddělení archivních operací a plánování. Archiv má v současné době 72 zaměstnanců. Tvoří je státní archiváři, referenční archiváři a knihovníci,
19
archiváři pracující v oblasti předarchivní péče a výběru archiválií, výzkumní úředníci (pracují na jednotlivých projektech). Současnými strategickými prioritami v práci archivu je vytvoření směrnic pro digitální uchovávání, vytvoření struktur pro pomoc původcům v otázkách elektronické spisové služby a zlepšení on-line přístupu k archiváliím a jejich přejímání od původců. Spolu s Queenslandskou státní knihovnou archiv vytváří „Queenslandskou strategii digitálního uchovávání“. Digitální archiv vznikl v Queenslandu poměrně nedávno. V dubnu 2010 v něm byli zaměstnáni 2 zaměstnanci, v květnu byl schválen první rozpočet digitálního archivu a v srpnu 2012 digitální archiv zaměstnával již 8 pracovníků. Tito pracovníci prozatím vytvořili „Pravidla pro správu digitálních fotografických imagí“ a uchovávací soubor nástrojů pro webové stránky, sociální média a blogy. V dubnu 2011 byl zveřejněn materiál „Digitální kontinuita: Zajištění trvalé přístupnosti digitálních dokumentů queenslandské vlády“ (Digital Continuity: Ensuring the continued accessibility of the Queensland Government's digital records). Strategie deklaruje, že cílem je uchovat veřejné dokumenty v autentické, přístupné a použitelné podobě „tak dlouho, jak dlouho je budou občané Queenslandu potřebovat“. V červnu 2012 byly rovněž vydány příručky „Metadata pro digitální kontinuitu“ (Metadata for Digital Continuity) a „Migrace digitálních dokumentů“ (Migrating Digital Records) . Z těchto dokumentů byly v prezentaci uvedeny jen obecné deklaratorní cílové teze. Digitální archiv nebyl předmětem prohlídky. V nejbližší době by měly být dokončeny další dokumenty jako Průvodce pro mobilní a smart nástroje, Příručka pro případ přírodních katastrof a rekonstrukci dokumentů, Nástroje pro malé veřejné úřady a systém samohodnocení dokumentů, Rámec pro strategický výběr dokumentů, Mechanismus pro vládní akční plán, a dále on-line vzdělávací moduly, spisové a skartační plány pro specifické původce. Archiv přejímá archiválie a pomáhá řešit uchovávání dokumentů u cca 600 původců. Zaznamenává rovněž kontakt mezi vládou a lobbysty (!). Informace o archivních fondech jsou přístupné pomocí webové aplikace. Následovala prohlídka archivní budovy. V současnosti tvoří archiv dvě navzájem propojené dvoupodlažní budovy. První byla otevřena v roce 1992. Přístavba navazující na současnou budovu byla otevřena v listopadu 2008. Celý komplex má nyní rozlohu 23 322 m2 a pojme 90 běžných kilometrů archiválií. Archiv spravuje v současnosti asi 48 běžných kilometrů archiválií, každý rok se v průměru přebírá další 1,5 km. Předpokládá se, že současná kapacita postačí na dalších 10-15 let. Součástí archivní budovy jsou zařízení 20
odrážející snahu po ekologické udržitelnosti. Ze střešních ploch a z povrchu parkoviště je odebírána voda pro opětovné použití při zavlažování rostlin v parku, který komplex obklopuje. Recyklovaná voda a voda z klimatizace je odváděna do chladící věže, která ochladí za noc tři miliony litrů vody. Ta je využívána k výrobě elektřiny mimo špičku. Všude, kde to bylo možné, byly při výstavbě archivu použity recyklované materiály. V budově je veřejná část archivu oddělena velkou chodbou od depozitářů. Chodby v nové budově mají většinou na konci prosklenou stěnu s cílem maximálně využívat sluneční světlo. Klima v depozitářích bez oken je naopak chráněno střechou výrazně přesahující stěny budovy a systémem stínících kovových mříží s ochozy okolo stěn budovy. V depozitářích jsou používány stabilní i kompaktní regály. Hasicí systém tvoří springlery. V každém depozitáři je v regálu umístěna kartotéka s kartami s lokačními údaji o archiváliích, podle kterých se vyhledává. Mapový materiál má zvláštní depozitář, mapy jsou ukládány jak na plocho, tak ve stočené podobě zabalené do papíru. K uložení se používají krabice ze speciálního materiálu a s otvory pro proudění vzduchu. V archivu je několik velkých pořádacích místností, kanceláře s prosklenými stěnami jsou umístěny okolo nich. V budově se důkladně dbá na ochranu před průnikem hmyzu. Na chodbách jsou umístěny vysavače, do kterých je nalezený hmyz vysát a následně předán k analýze. Prozatímní výsledky rozborů ukazují, že většina hmyzu se do budovy dostane na šatech personálu. Archiv má i nadále mikrofilmovací zařízení, používá se však již minimálně, pouze k vytváření bezpečnostních reprodukcí. Vytváření digitálních kopií probíhá naopak v masovém měřítku. Badatelna má kapacitu 54 míst, vedle je navíc další rozsáhlá místnost s čtečkami pro mikrofilmy i mikrofiše. Badatelé si vyhledávají materiál v kartotékách a archivních pomůckách ve vázané podobě. Objednávky se píší na list A4, který je složen ze tří stejných částí, které se po zapsání údajů oddělí. První část zůstává v badatelně, druhá slouží ke statistickému vyhodnocení, třetí používá archivář vyhledávající archiválie. Badatelé zkoumající často se opakující témata se orientují pomocí údajů na rozsáhlých mobilních tabulích. V předsálí objektu se pořádají výstavy, aktuální byla věnována návštěvám britské královské rodiny v Austrálii.
21
Závěry Kongresu se účastnila více než tisícovka účastníků. Šlo nepochybně o největší kongres MARu vůbec. Archivářů byla z tohoto počtu pouze část. Stále větší prostor na kongresu získávají odborníci z oblasti informační vědy, archiváři se naopak dostávají do pozadí. Vzdálenost od Evropy a ekonomické potíže většiny evropských států způsobily, že program kongresu zůstal v australské, resp. australsko-asijské režii. Tento fakt je nutno zohlednit při hodnocení výsledků kongresu. Řada evropských zemí nebyla přítomna (např. Slovensko), nebo vyslala jen 1-2 členné delegace. Výjimku tvořila Francie, Německo a Polsko. Přítomna byla jen malá část ředitelů národních archivů a archivních správ, zarážející byla absence většiny ředitelů digitálních archivů z Evropy. Ekonomické potíže řady členů ostatně donutily vedení organizace alespoň k zmírnění tempa růstu členských oplatků. V Austrálii již zcela převládlo digitální archivnictví, dosavadní výsledky nicméně ukazují, že kvalitně rutinně pracující digitální archivy jsou pouze dva (Canberra, Melbourne). Oblast předarchivní péče i zde příliš dobře nefunguje a obecně nedosahuje standardů nastavených v ČR. Archivy navíc působí v jiném právním a kulturním kontextu, který umožňuje uchovávání dokumentů na dobu určitou, uchovávání „essence“ atd., s čímž naše legislativa nepočítá. Spisová služba v celosvětovém měřítku ustupuje do pozadí, nahrazují ji obecnější strategie správy informací. Je však velkou otázkou, zda tyto obecné strategie uspějí. Digitální archivy se staví všude po světě, jejich koncept se však velmi liší podle konkrétních
podmínek.
Hybridní
přístupy
nejsou
výjimkou
(Čína,
Německo).
Ve zpřístupňovací praxi digitální archivy většinou integrují digitálně zrozené archiválie s digitálními kopiemi. O problémech digitálních archivů se mluví bohužel jen v kuloárech, nikoli na plénu, přestože jde o závažné problémy, které stále čekají na řešení (problémy v oblasti předarchivní péče a výběru archiválií, formátová obsolence, neschopnost zajistit kontinuitu financování atd.). V oblasti archivního popisu a tvorby obecných přístupových bodů k informačním systémům má české archivnictví dobrou perspektivu. Pokud se podaří dotáhnout do konce projekt nových Základních pravidel pro zpracování archiválií, včetně prováděcího softwaru, projekt INTERPI a národní portál, české archivnictví bude v dané oblasti na světové špičce.
22
Přílohy (materiály jsou uloženy na odboru archivní správy a spisové služby MV): 1. International Council on Archivec 2012 – Programme 2. List of ICA delegates 3. Digital Recordkeeping on a limited or no budget – Participant´s Workbook 4. Digital Continuity Princiles – National Archives of Australia 5. Digital Continuity Plan - National Archives of Australia 6. Recordkeeping and Web 2.0 Survey report – Queensland State Archives 7. Migrating digital records - Queensland State Archives 8. Digital Continuity, Ensuring the continued accessibility of the Queensland Government´s records - Queensland State Archives 9. Report on the impact of the 2011 floods and Cyclone Yasi on certain public records Queensland State Archives 10. ICA – Reform of the Membership Dues 2013-2016. 11. ICA – Amendments to the New Constitution 12. ICA – Principles of Access to Archives
23
