Základní užívání 4Projects

Vzdělávací kurz:

Základní užívání 4Projects

Callida, s.r.o., Bohdalecká 25, 101 00 Praha 10 T: 234 710 234, F: 234 710 285

www.callida.cz [email protected]

Kurz: Základní užívání 4Projects

Obsah: SEZNÁMENÍ S PROGRAMEM ........................................................................................................................... 3 O programu ...................................................................................................................................................... 3 Jak začít pracovat? .......................................................................................................................................... 4 Uživatelské prostředí ........................................................................................................................................ 6 Základní ovládání ........................................................................................................................................... 10 ZÁKLADNÍ TYPY SLOŽEK A JEJICH VYTVOŘENÍ ....................................................................................... 16 Složka dokumentu .......................................................................................................................................... 18 Složka úkolu/ diskuse..................................................................................................................................... 21 E-mailová schránka složky............................................................................................................................. 23 ZÁKLADNÍ MANIPULACE S DOKUMENTY.................................................................................................... 26 Principy........................................................................................................................................................... 26 Nahrávání a registrace dokumentů ................................................................................................................ 28 Doplňky pro systém Windows pro nahrávání souborů .................................................................................. 39 Používání 4Exploreru ..................................................................................................................................... 42 Používání 4Outlooku ...................................................................................................................................... 47 Stahování dokumentů .................................................................................................................................... 49 Vyhledávání ................................................................................................................................................... 52 Práce s dokumenty - úpravy .......................................................................................................................... 58 Funkce zobrazit a označit (prohlížeč Brava) .................................................................................................. 71 Odesílání oznámení a zpřístupňování dokumentů ........................................................................................ 81 Práce s odkazy a přílohami dokumentů ......................................................................................................... 85 Odstraňování dokumentů ............................................................................................................................... 90 VEDENÍ DISKUSÍ A ŘEŠENÍ ÚKOLŮ .............................................................................................................. 91 Úkoly .............................................................................................................................................................. 91 Diskuse........................................................................................................................................................... 98 SEKCE PRO POKROČILÉ ............................................................................................................................. 102 Nastavení Internet Explorer ......................................................................................................................... 102 Nastavení Google Chrome........................................................................................................................... 104 Vlastní zobrazení ......................................................................................................................................... 105 Statická a dynamická virtuální složka .......................................................................................................... 106 Vytvoření naplánovaného dávkového nahrávání souborů........................................................................... 109

[email protected]

-2-

www.callida.cz


Seznámení s programem O programu Společnost 4Projects dodává svoje řešení jako Software as a Service (SaaS). Tento způsob poskytování software z kategorie „cloud computing“ se v současné době velmi rychle rozvíjí a získává na oblibě. Veškerá data a konfigurace jsou ukládány do databází v datacentrech 4Projects, která jsou umístěna na dvou místech ve Velké Británii. Společnost 4Projects investuje velké prostředky do zabezpečení zálohování a bezpečnosti provozu. Technologie použité na zajištění Vašich dat jsou několikanásobně redundantně jištěny a poskytují nepřetržitý přístup k Vašim datům i v případě poruchy určitých částí systému. Výhody - software lze využívat on-line prostřednictvím připojení k internetu, uživatel nepotřebuje žádný nákladný hardware ani instalaci licencovaného software -

přístup odkudkoliv 24 hodin denně, 365 dní v roce

-

vždy aktuální informace

-

neomezený počet interních i externích uživatelů

-

bez limitu na objem přenesených či uložených dat

-

žádné investice, předvídatelné provozní měsíční náklady

-

kompletní zabezpečení dat pro interní i externí uživatele

-

řešení splňuje náročná kritéria normy ISO 27001

4Projects je online webové řešení podporované Windows XP/ Vista/ 7 a dalšími, Mac OS, Linux. Pro jeho používání je třeba pouze jakýkoli webový prohlížeč a připojení k internetu. Testovány a nejvíce kompatibilní jsou však pouze následující prohlížeče: -

Microsoft Internet Explorer 7/ 8/ 9,

-

Mozzila Firefox a

-

Google Chrome.

Každý však má svá specifika, jak uvádí následující tabulka kompatibility. Nejlepší kompatibility je dosaženo používáním Microsoft Internet Explorer.

[email protected]

-3-

www.callida.cz


Jak začít pracovat? Pro přihlášení do aplikace slouží přímo webová adresa https://n3g.4projects.com/, případně můžete otevřít stránku www.4projects.cz, kde naleznete odkaz na přihlašovací stránku systému. -

Nejdříve musíte dostat pozvánku do systému od jiného pověřeného uživatele systému 4Projects, pomocí které si zadáte přihlašovací údaje (jméno a heslo) – viz následující kapitola „Pozvání do systému“

-

Následně doporučujeme uložit si adresu mezi své používané odkazy (záložky, oblíbené apod.)

-

Pro práci se systémem musíte mít nastavené povolení vyskakovacích oken pro doménu 4Projects – standardně to nabízí prohlížeče při prvním pokusu o jeho otevření. Případně podrobný postup nastavení najdete v části pro pokročilé v kapitolách „Nastavení Internet Explorer“ a „Nastavení Google Chrome“.

-

Používání dvou funkcionalit systému – „Živé revize“ a grafického porovnávání verzí dokumentů – podporuje pouze prohlížeč Internet Explorer s nastavením důvěryhodných serverů (opět viz kapitola „Nastavení Internet Explorer“).

[email protected]

-4-

www.callida.cz


Pozvání do systému Pro vytvoření vlastního účtu je nutné, abyste byli pozváni od nějakého stávajícího uživatele prostřednictvím e-mailové pozvánky. Jako nový uživatel dostanete automaticky vygenerovaný e-mail od společnosti 4Projects s pozvánkou ke spolupráci. Pozvánka obsahuje informaci o tom, od koho jste zváni ke spolupráci, a hypertextový odkaz pro přijetí pozvání.

Postup přijetí pozvánky: 1. Klikněte na odkaz v pozvánce, tím spustíte průvodce založením nového účtu. 2. Zvolte z nabídky jazyk programu, zaškrtněte, zda jste novým uživatelem či již existujícím a pokračuje tlačítkem Další. 3. Jako nový uživatel si přečtěte termíny a podmínky společnosti. Zaškrtněte pole Ano pro jejich odsouhlasení, poté klikněte opět na Další. 4. Nyní se zobrazí údaje, do jaké skupiny a od koho jste pozváni. V případě potřeby můžete kliknutím na odkaz E-mail tuto osobu kontaktovat. Přejděte opět na Další. 5. Vyplňte své osobní údaje – Název (oslovení), Jméno a Příjmení, klikněte na Další. 6. Dále uvidíte své přidělené Uživatelské jméno, pro které si vyplňte a potvrďte své přístupové Heslo. V pravé části se zobrazuje výše bezpečnosti zvoleného hesla. Opět přejděte na Další. 7. V šestém kroku vyplňte Název profilu a nepovinné pole Název práce (funkce). Tyto údaje se dají později změnit, Společnost se vyplní automaticky. Opět přejděte na Další.

[email protected]

-5-

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 8. V posledním kroku zkontrolujte vyplněné údaje. Můžete se případně vrátit k některému z předchozích kroků. Pokud jste se vším spokojeni, klikněte na tlačítko Dokončit. Pokud již vlastníte svůj účet v aplikaci, zobrazí se informace o nové pozvánce po přihlášení do systému. - Pro přijetí zvolte možnost zobrazení (a přijetí) této pozvánky. -

Zobrazí se seznam Vašich profilů, kde máte možnost odmítnout či přijmout novou pozvánku.

-

Po přijetí této pozvánky máte na výběr: o

můžete použít již existující profil - pokud chcete přistupovat k různým projektům pod jedním profilem

o

nebo si můžete vytvořit profil nový - opět vyplníte Název profilu, případně Funkci a volbu potvrdíte. Vytvoření nového profilu doporučujeme pouze ve specifických případech, pokud chcete mít projekty pro různé společnosti striktně oddělené např. z důvodu přehlednosti nebo pokud máte v jednotlivých projektech různé funkce.

Přihlášení do systému Pro přihlášení do aplikace slouží přímo webová adresa https://n3g.4projects.com/, případně můžete otevřít stránku www.4projects.cz, kde naleznete odkaz na přihlašovací stránku systému. -

Vyplňte své Uživatelské jméno a Heslo a klikněte na tlačítko Login.

-

Po přihlášení se zobrazí úvodní strana se seznamem společností, ke kterým máte přístup.

-

V dolní části jsou Další možnosti pro správu osobních údajů, řízení profilů a pozvání a také odkaz Odhlásit se pro ukončení aplikace.

-

Po kliknutí na název společnosti se zobrazí navigační strom této vybrané společnosti, do kterého Vám byl umožněn přístup.

Uživatelské prostředí Uživatelské rozhraní je přívětivé a intuitivní a téměř standardní, na které jste zvyklí z ostatních programů. Je rozděleno do čtyř základních oblastí:

[email protected]

-6-

www.callida.cz


Navigace V levé části je zobrazen strom Navigace, kde jsou hierarchicky uspořádány jednotlivé složky podobně, jako je tvořen Průzkumník Windows. Umožňuje systematické třídění údajů (dokumentů, souborů, úkolů apod.) a pohyb mezi nimi. Pokud se zdržíte myší na názvu složky v navigačním stromě, zobrazí se její Název, Popis a další údaje, které byly zadány při jejím vytvoření. Proto doporučujeme využívat pole Popis. Ze standardní práce na počítači jste zvyklí „vše“ napsat do názvu složky. Zde ale máte možnost využít toto pole k detailnějšímu vyjádření, co má složka obsahovat či k čemu je konkrétně určena. Aplikace má 3 hlavní úrovně: Podnik - celá složka společnosti, která obsahuje všechny další části Místa - těmi mohou být například různé útvary společnosti Projekty – v hierarchii nejnižší, obsahuje různé typy složek pro daný projekt Na různých úrovních lze vytvářet další uživatelské složky a tím vytvořit vlastní hierarchii pro ukládání údajů a další práci s nimi podle potřeb společnosti. Najdete zde také systémové uzly:

– aktualizuje strom Navigace – odkaz na podporu 4Projects v angličtině – ukládání nastavení různých filtrů vyhledání – vlastní kalendář uživatele, není viditelný ostatním uživatelům – vlastní složka uživatele nepřístupná ostatním uživatelům – změna uživatelských nastavení, detailů profilu – návrat na seznam společností a změnu aktuální společnosti, – odhlášení a ukončení aplikace Při vytváření složek míst a projektů dále automaticky vznikají systémové složky: Adresář

–

sezam uživatelů, společností a distribučních skupin

Kalendář

–

kalendář projektu

Distribuce přenášení

–

pro ukládání přehledů o zasílání zpráv, oznámení přenášení

Administrativa

–

umožňuje změny nastavení složky a další rozšiřující funkce

[email protected]

-7-

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Níže je zobrazen navigační strom s těmito složkami. -

Všimněte si, že Adresář vzniká na všech třech hlavních úrovních.

-

Kalendář, Distribuce přenášení a Administrativa se automaticky vytvoří s každým novým Projektem. -

Společnost

-

Místo

-

Projekt

Hlavní okno Prostor Hlavního okna umožňuje zobrazování statistik souborů, vyhledávání, nahrávání souborů a další práci s nimi. Může mít dvě základní podoby podle toho, na jakou složku se v hierarchii Navigace postavíte:

Přehledové okno - pro úrovně podniku, oblastí a projektů Pokud v levém sloupci Navigace kliknete na složku oblasti nebo projektu, otevře se v Hlavním okně její přehled. Můžete zde vybírat zobrazení položek z rozevíracího seznamu nebo si zobrazovat statistiky na pásu karet v horní části.

[email protected]

-8-

www.callida.cz


Hlavní okno - pro jednotlivé složky a vyhledávání Pokud v levém sloupci Navigace kliknete na některou z ostatních složek, než je projekt a oblast, otevře se v horní části Hlavního okna vyhledávání, níže panel nástrojů určených pro práci s dokumenty a v dolní části obsah složky jako seznam všech dokumentů.

Poznámka: V horní části si všimněte pásu karet pro vyhledávání, export zpráv a nahrávání souboru. -

Pokud kliknete hned na první záložku Skrýt hledání, skryje se oblast pro zadávání kritérií vyhledávání a Vy si tak významně zvětšíte prostor pro zobrazování údajů.

Rychlé informace Při pravém okraji se nachází Rychlé informace, kliknutím na panel se zobrazí jeho možnosti. -

Odkazuje na Pomoc, zobrazuje Vlastnosti dokumentů.

-

Obsahuje také Schránku, kam můžete ukládat dokumenty z různých částí vytvořené hierarchie a poté s nimi hromadně pracovat nebo nastavit dávkový tisk.

Banner Banner v horní části informuje o aktuálně používaném profilu, lokalitě, kde se nacházíte, a umožňuje obrátit se na podporu.

[email protected]

-9-

www.callida.cz


Základní ovládání Ukotvení a uvolnění panelu Navigace a Rychlé informace V základním nastavení je trvale zobrazen panel Navigace a Rychlé informace se skrývají. To je možné změnit kliknutím na malou ikonu v horním rohu oken. Kliknutím na zelenou ikonu se okno uvolní a bude se skrývat, u červené je tomu naopak.

Práce se složkami Pohyb mezi složkami umožňuje Navigace. Pokud vybraná složka obsahuje další složky, objeví se u ní uzel „+“, rozbalíte ji klinutím na něj a naopak pomocí „-“ se nabídka sbalí. Pokud kliknete na název složky pravým tlačítkem myši nebo kliknete levým tlačítkem na ikonu složky vedle jejího názvu, zobrazí se nabídka akcí, které jsou dostupné podle jejího typu a vašich oprávnění. Takto lze například vytvářet další složky, přidávat dokumenty, měnit nastavení nebo ji odstranit. Složku otevřete kliknutím levým tlačítkem myši na její název, v Hlavním okně se poté zobrazí seznam obsažených položek.

Vyhledávání - základ Pokud stojíte v Navigaci na jedné ze tří hlavních úrovní systému, zobrazuje se Shrnutí. -

Zde je možné vybrat možnost vyhledání z nabízeného seznamu.

-

Pokud chcete specifikovat přesněji parametry vyhledávání, klepněte na odkaz nebo hledání.

Tímto se dostanete do Standardního vyhledávání stejně, jako kdybyste stáli na složce dokumentů.

[email protected]

- 10 -

www.callida.cz


Podrobnější informace k vyhledávání naleznete v samostatné kapitole Vyhledávání.

Spouštění funkcí: Z Navigace lze vytvářet nové složky, prohlížet údaje o nich, upravovat nastavení, vytvářet nové položky a další. - Dostupné funkce pro každou část hierarchie si zobrazíte kliknutím levým tlačítkem myši na příslušnou ikonu složky, nebo pravým tlačítkem myši na název složky. -

Rozbalí se Vám nabídka funkcí, ze kterých můžete dále vybírat (viz obrázek).

[email protected]

- 11 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Pro práci s jednotlivými položkami slouží řádek s ikonami v Hlavním okně. -

Pokud se na chvíli zastavíte myší na každé z ikon, ukáže se vám informace s podrobnějším popisem příslušné funkce.

-

Abyste mohli použít pro položku některou z funkcí, musíte nejdříve položku označit. K tomu slouží hned první sloupec, stačí do něj kliknout a u položky se objeví zaškrtnutí.

-

V tu chvíli vidíte, které funkce jsou pro danou položku k dispozici.

Pokud chcete použít některou z funkcí pro více položek (například je hromadně stáhnout, přidat k jiné složce apod.): -

Klikněte do zaškrtávacího sloupce jedné položky, stiskněte klávesu Ctrl a klikáním označujte další položky.

-

Pokud chcete do výběru zahrnout složky umístěné za sebou, označte první položku, stiskněte klávesu Shift a klikněte do řádku poslední položky.

Další možností výběru funkce pro položku je sloupec s ikonou myši. Pokud kliknete v řádku příslušné položky na tuto ikonu myši, rozbalí se Vám nabídka základních dostupných funkcí pro tuto položku.

[email protected]

- 12 -

www.callida.cz


Výběry ze seznamu 1. Pro vybírání/ odebírání ze seznamu (například položek jako příloh nebo příjemců oznámení), slouží malá ikona „+“/ „-“ zobrazená vedle položky. 2. -

Příklad je uveden níže na obrázku - klikněte na „+“ u položky, ta bude přidána do výběru.

-

Pro přehled o výběru slouží dolní část s názvem Aktuálně vybrané položky,

3. Další možností je provádění výběru příjemců pomocí ikony lupy.

-

Klikněte na ni a rozbalí se Vám seznam uživatelů a distribučních skupin, ve kterých můžete vyhledávat. Zaškrtněte filtr, zda chcete vyhledávat mezi uživateli nebo skupinami.

-

Pokud začnete psát jméno uživatele do pole Hledat, zobrazí se Vám jména obsahující shodné znaky.

-

Uživatele vyberte zaškrtnutím políčka vedle jeho jména. Až budete spokojeni s výběrem všech příjemců, zavřete okno křížkem, příjemci již budou přidaní.

[email protected]

- 13 -

www.callida.cz


Výběr zobrazení seznamu položek Existují různá předdefinovaná zobrazení seznamu položek. Jednotlivá zobrazení vyberete pomocí ikon v liště tlačítek umístněných vpravo na konci (viz obrazovka níže). Pro změnu zobrazení stačí kliknout na některou z ikon v pravé části lišty:

Základním zobrazením je Obecný pohled:

Pohled z náhledu je užitečný především pro různé obrázky, fotografie apod.:

[email protected]

- 14 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Dalším typem je Seznam zobrazení náhledu:

Maticové zobrazení je vhodné hlavně pro výkresy, sledování jejich změn, tabulka přehledně zobrazuje data jednotlivých revizí a vedle Názvu a Popisu ukazuje poslední provedenou revizi:

Speciální je Upravitelné zobrazení - stačí jen kliknout na příslušné políčko a můžete ihned editovat vlastnosti položky:

Vybraný typ zobrazení lze dále měnit, přizpůsobit si ho podle vlastních představ. -

Můžete libovolně přidávat, odebírat, přesunovat zobrazované sloupce a měnit jejich velikost, měnit řazení položek. Tato možnost je k dispozici pouze pro zobrazení typu: Obecný pohled, Seznam zobrazení náhledu a Upravitelné zobrazení.

-

Nastavené zobrazení si můžete poté uložit s vlastním názvem, určit, pro které složky se má nabízet, a zda bude přístupné pro výběr jen pro Vás nebo i pro ostatní uživatele.

-

Takto připravená zobrazení můžete následně vybírat z roletové volby v pravé části lišty

-

Detailnější postup o vytváření a ukládání individuálních zobrazení najdete v sekci pro pokročilé v kapitole „Vytvoření vlastního zobrazení“.

[email protected]

- 15 -

www.callida.cz


Základní typy složek a jejich vytvoření Pro vytváření a ukládání položek (dokumentů, úkolů, diskuzí apod. musíte nejdříve vytvořit složky, na různých úrovních navigačního stromu, a to buď na úrovni Společnosti, Místa, Projektu nebo jako součást jiné složky. Existuje více typů složek, každý typ má svá specifika a je vhodný pro různé účely a agendy. Nejpoužívanějšími jsou: Složka dokumentu - Je primárním typem složky pro většinu výkresů nebo dokumentů, její existence je potřebná před nahráním souborů do systému 4Projects. Složka diskuse/ úkolu - Složky diskuse - používají se k vytváření a ukládání diskusí typu internetového fóra -

Složky úkoly - pro vytvoření a zadání úkolů jiným uživatelům.

-

Rozdíl mezi úkolem a diskusí: o

U úkolu musí být určena osoba zodpovědná za jeho splnění, jen ta má možnost napsat vyjádření. Je zde navíc povinné zadání termínu splnění.

o

Pro diskusi toto neplatí: je prostorem pro komunikaci mezi skupinou lidí a ti mohou všichni zapisovat svoje příspěvky, například k vyřešení problému, kdy ale není určen nikdo, kdo je za splnění zodpovědný. Zadání termínu je pouze volitelné, není povinné.

Virtuální složky (statická/ dynamická) - Vytvoření virtuální složky je způsob, jak shromáždit více položek různých typů (výkresy, dokumenty, úkoly, diskuse apod.) do jedné složky. -

Mohou být použity například pro zpřístupnění určitých položek skupině lidí, pokud nebudete chtít, aby měli přímý přístup do jednotlivých složek, kde jsou uloženy nebo pro jejich přímé zveřejnění. o

Statické virtuální složky se s nově přidanými revizemi příslušných položek automaticky neaktualizují, musí se aktualizovat ručně. Umožňují soustředit na jedno místo požadované položky a uchovat jejich stav (např. stav projektové dokumentace k datu podání žádosti o stavební povolení).

o

Dynamické virtuální složky se naopak samy automaticky aktualizují, pokud je změněna původní položka. V případě tvorby nových revizí výkresů, je tedy vždy k dispozici jeho aktuální revize.

Osobní složka - Je systémová automaticky vytvořená složka určená k ukládání osobních souborů nebo dočasné uložení souborů, které budou později uloženy jinam. -

Je klasifikována jako oblast systému, která není určena ke spolupráci, protože je zcela soukromá, není přístupná ostatním uživatelům.

-

Můžete si zde pod ní vytvářet i vlastní složky, které mohou být určeny pouze pro vaše pracovní soubory, které mohou být elegantně dostupné odkudkoliv (práce, z jednání či z domova).

-

Disponuje navíc specifickou funkcí, která umožní uživatelsky elegantně hromadně zaregistrovat více souborů najednou.

Vytvoření složky - obecně Obecně pro všechny typy položek platí, že se nová složka založí z Navigace následujícím způsobem. Další postup, pole k vyplnění při vytváření složky jsou různá podle typu složky, proto jsou uvedena dále u každé z těchto složek zvlášť.

[email protected]

- 16 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Postup: 1. V hierarchii navigačního stromu se dostanete na příslušnou úroveň nebo složku, ve které má být nová založena. 2. Klikněte na název vybrané úrovně nebo složky pravým tlačítkem (nebo levým tlačítkem myši na ikonu vedle názvu složky). 3. Z následujících možností vyberete možnost Nové.

4. Poté z možností vyberete typ složky, kterou chcete vytvořit. 5. V novém okně se otevře průvodce vytvořením nové složky - další postup je popsán u každého typu složky zvlášť. Pro vytváření složek platí určitá logická omezení (např. Složku dokumentu nelze založit pod Složkou úkolu a opačně). V základu platí, že složky stejného typu lze hierarchicky členit do libovolného počtu úrovní.

Zobrazení vlastností složky Postup: 1. Klikněte na panel Rychlé informace. 2. Pomocí červené ikony v horním rohu panel připněte. 3. Klikněte na řádek Vlastnosti. 4. Poté v Navigaci kliknutím pravým tlačítkem myši označte příslušnou složku.

[email protected]

- 17 -

www.callida.cz


Změna nastavení složky Změnit údaje složky můžete pouze, pokud máte příslušné oprávnění. Pokud jsou možnosti po kliknutí na složku šedivé a nejdou vybrat, je třeba kontaktovat správce Projektu – tím je obvykle ten, kdo poslal uživateli Pozvánku. Postup: 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na zvolenou složku. 2. Z nabídky vyberte možnost Konfigurovat, z další nabídky vyberte Tato složka.

3. V novém okně se objeví podrobnosti o složce, kde proveďte změny. 4. Vše uložíte kliknutím na tlačítko Dokončit.

Smazání složky Ke smazání složky je třeba mít oprávnění. Jejím smazáním budou odstraněny i všechny podsložky a položky v ní obsažené. Postup: 1. V Navigaci klikněte na název složky, kterou chcete smazat, pravým tlačítkem myši (nebo na vedlejší ikonu levým tlačítkem). 2. Z následných možností vyberte Odstranit. 3. Následující dotaz, zda chcete složku opravdu smazat, potvrďte Ano.

Složka dokumentu Složka dokumentu je primární typ složky pro většinu výkresů nebo dokumentů, její existence je potřebná před nahráním souborů do systému 4Projects. Podle nastavení složky se žlutá ikonka složky rozšíří o další obrázek (panáčky, obálku atp.)

[email protected]

- 18 -

www.callida.cz


Vytvoření složky dokumentu Postup: 1. První kroky viz postup Vytvoření složky - obecně. 2. Po otevření průvodce je třeba vyplnit červeně označená pole, ta jsou povinná.

-

V tomto případě tedy stačí jen Název, doporučujeme však zaměřit se i na vyplnění pole Popis.

-

Ze standardní práce na počítači jste zvyklí „vše“ napsat do názvu složky. Zde ale máte možnost využít toto pole k detailnějšímu vyjádření, co má složka obsahovat či k čemu je konkrétně určena. Tento popis se Vám zobrazí, pokud se myší chvilinku zdržíte v navigačním stromě na příslušném uzlu.

3. Poté se přejde na závěrečný přehled klepnutím na Další a vytvoření složky pomocí Dokončit. V případě, že požadujete od složky speciální vlastnosti je možné je nastavit v jednotlivých sekcích formuláře: -

Soukromé zabezpečení - zaškrtnutím tohoto pole zajistíte, že nahrané položky budou viditelné pouze pro vlastníka záznamu (ten, kdo ho vytvoří) a příjemce, kteří byli nastaveni a mají oprávnění si zobrazit veškerý obsah. Po zaškrtnutí pole přidejte příjemce. Příkladem použití jsou například personální záležitosti, kdy zaměstnanec může do složky nahrát dokumenty, které nebudou viditelné jiným zaměstnancům, ale pouze příslušným oprávněným osobám (vedení). Přidejte příjemce, kteří budou mít právo vidět veškerý obsah složky, pomocí „+“ nebo ikony lupy.

Soukromou složku poznáte podle její ikony, na které se ukáže malý uzavřený zámeček: -

.

Veřejné soubory – v této části můžete zvolit, zda bude obsah složky pomocí odkazu veřejně dostupný lidem, kteří nejsou uživateli systému 4Projects. Zvolíte si, zda mají být veřejné všechny revize nebo jen poslední a můžete nastavit i termín, do kdy bude složka takto přístupná.

Takto nastavenou složku indikuje ikona s malým odemčeným zámečkem: .Pro složku bude k dispozici internetový odkaz, který získáte z navigace z nabídky funkcí příslušné složky.

[email protected]

- 19 -

www.callida.cz


[email protected]

- 20 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects -

Výchozí příjemce e-mailu – pokud přidáte v této části nějaké uživatele, budou dostávat všechna oznámení o nových položkách, které zde budou vytvořeny, o jejich úpravách či revizích. Nastavení je možno měnit, příjemce opět později odebrat. Nastavení této volby je potřeba bedlivě zvážit, neboť může způsobit příjemci záplavu mailů, které významně sníží jeho pozornost k obsahu sdělení. Vhodné použití je například u složek s urgentními položkami s malým pohybem nových položek či změn.

Takto nastavenou složku indikuje ikona s panáčky: -

.

E-mailová schránka – složku je možné nakonfigurovat jako schránku, takže můžete nahrávat dokumenty posláním e-mailu prostřednictvím e-mailového klienta na vybranou adresu složky. Zaškrtněte toto pole a složce přiřaďte e-mailovou adresu. Více o využívání e-mailové schránky pro složky v samostatné kapitole E-mailová schránka složky.

Takto nastavenou složku indikuje ikona s malou obálkou:

.

Složka úkolu/ diskuse Složka úkolu se používá pro vytvoření a zadání úkolů jiným uživatelům. Je umožněno určení časového rámce - konečného termínu splnění úkolu a také sledování postupu jeho plnění. Složky diskuse se používají k vytváření a ukládání diskusí typu internetového fóra. Na rozdíl od úkolů, kde musí být určena osoba zodpovědná za jeho splnění, v diskusi toto neplatí. -

Je to jen prostor pro komunikaci mezi skupinou lidí, například k vyřešení problému, kdy ale není určen nikdo, kdo je za splnění zodpovědný.

-

Při vytváření úkolu také musí být stanoven termín, do kdy má být splněn, je to povinná součást, zatímco u diskuse je určení termínu pouze volitelnou částí, nemusí být určen.

[email protected]

- 21 -

www.callida.cz


Vytvoření složky úkolu/ diskuse Postup: 1. První kroky viz postup Vytvoření složky - obecně. 2. Vyplňte alespoň povinná pole v otevřeném průvodci: Název a Od ní – to je doba, do kdy má být úkol splněn/ doba trvání diskuse, pokud nebude zadáno jinak při vytvoření úkolu/ diskuse. Po uplynutí tohoto termínu bude úkol zobrazen červeně jako nesplněný. Výchozí nastavení je 7 dní, tento termín je možné libovolně změnit. 3. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Popis dalších možností nastavení: -

Příjemci – pokud přidáte v této části nějaké uživatele, budou automaticky vyplněni jako příjemci k nově vytvořenému úkolu v této složce. Nastavení je možno měnit, příjemce opět později odebrat. U nově vytvořené položky úkolu můžete samozřejmě následně příjemce jakkoliv upravovat – předvyplněné odstranit či přidat další.

-

Soukromé – zaškrtnutím tohoto pole zajistíte, že vytvořené úkoly budou viditelné pouze pro vlastníka záznamu (ten kdo ho vytvoří) a příjemce, kteří byli nastaveni či později přidáni, ostatním uživatelům se obsah nezobrazí. A zároveň, pokud bude některý z členů odebrán, nebude již mít možnost si úkol zobrazit.

-

E-mailová schránka – pokud zaškrtnete toto pole, můžete složce přiřadit e-mailovou adresu, kterou můžete využívat pro vytváření úkolů prostřednictvím posílání e-mailů do této schránky.

[email protected]

- 22 -

www.callida.cz


E-mailová schránka složky -

Složku dokumentu/ úkolu/ diskuse je možné nakonfigurovat jako e-mailovou schránku, takže můžete nahrávat dokumenty/ zadávat úkoly/ vytvářet diskuse posláním e-mailu prostřednictvím e-mailového klienta na vybranou adresu složky.

Vytvoření e-mailové schránky složky Postup: 1. Vytvoříte ji při vytváření nové Složky dokumentu/ úkolu/ diskuse zaškrtnutím pole E-mailová schránka.

Otevře se část pro vyplnění údajů, kde složce přiřaďte e-mailovou adresu. 2. Ověřte dostupnost adresy kliknutím na vedlejší ikonu Zkontrolovat dostupnost e-mailu. - Pokud je vytvořená adresa dostupná, zobrazí se zelený text:

Pokud adresa není dostupná, zobrazí se červený text spolu s nabídkou alternativ možných e-mailových adres:

3. V poli Stav položky musíte rozhodnout, jaký stav má být poslaným položkám přiřazen, vyberte ze seznamu. Můžete nastavit typ souboru, jak má být e-mail uložen, a zda chcete stahovat přílohy. 4. Po provedení všech nastavení klikněte na tlačítko Dokončit.

[email protected]

- 23 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Poznámka: Pokud chcete převést stávající složku na e-mailovou schránku, klikněte na ni v navigaci pravým tlačítkem myši a zvolte možnost Konfigurovat, Tato složka. Poté ve formuláři proveďte nastavení, jako byla popsána výše.

Složku nastavenou jako e-mailovou schránku poznáte v navigaci podle malé ikony obálky na ikoně složky. - Její adresu uvidíte, najedete-li myší na složku a na chvíli se na ní zastavíte:

Můžete nyní zkusit poslat e-mail na zadanou adresu. - Zobrazí se ve složce po aktualizaci stránky. -

Název dokumentu bude převzat z předmětu e-mailu.

-

Pokud jste při nastavení zaškrtli možnost extrahování příloh, ty se uloží jako samostatné položky pod svými názvy.

E-mailovou schránku můžete stejným způsobem vytvořit i pro složku diskuse či úkolu. - V případě úkolu vytvořte e-mail s jeho zadáním. -

Jako příjemce napište adresu složky a do adresy pro zaslání kopie uveďte jako první e-mailovou adresu osoby, které má být úkol přidělen.

-

Tento člověk bude zodpovědný za plnění úkolu, ostatní přidaní uživatelé budou pouze příjemci.

-

Opět můžete přidat přílohy.

[email protected]

- 24 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects O úspěšném vytvoření úkolu přijde uživateli oznámení e-mailem:

V případě diskusí všichni přidaní uživatelé do kopie mohou poté do diskuse přidávat své příspěvky.

[email protected]

- 25 -

www.callida.cz


Základní manipulace s dokumenty Principy Systém 4Projects Vám může velmi pomoci zefektivnit práci s dokumenty a poskytovat přehledné informace. Umožní lepší a rychlejší vyhledávání oproti standardnímu úložišti na disku, úpravy a sdílení dokumentů s ostatními spolupracovníky. K tomu je však zapotřebí si uvědomit a osvojit některé základní principy jeho správného používání, které jsou zde uvedeny. 1. Jeden dokument na jednom místě -

Každý dokument musí být nahrán v systému jen jednou, na jednom místě v jedné složce.

-

Není žádoucí mít stejný dokument na více místech, v případě provádění úprav by se musel dokument změnit na všech místech, aby nedošlo k chybám a nedorozuměním plynoucích z různých verzí.

-

Proto musí mít každý dokument své jedno základní umístění, odkud ho lze dále používat jako přílohu k diskusím, úkolům, propojit ho s jinými složkami apod.

-

Následně je na takto jednou nahraný dokument možné různými způsoby vytvářet v jiných složkách odkazy

2. Neexistuje funkce kopie -

Již z předchozího bodu vyplývá, že dokumenty není možné kopírovat.

-

Jak bylo vysvětleno v prvním bodě, není žádoucí mít jeden dokument na více místech, tudíž se žádné kopie nevytváří.

-

V celém systému nenajdete žádnou funkci kopírování, dokument můžete pouze přesunout, vytvořit novou revizi nebo propojené místo (viz další body).

3. Vytvářejí se odkazy do složek (propojená místa, virtuální složky) nebo odkazy v jiných záznamech (přílohy úkolů, diskusí) -

Pro zobrazení položky v jiné složce, než ve které je umístěna, se používají odkazy, použije se k tomu speciální pole Propojená místa.

-

Jedná se o stejný princip, jako když vytváříte zástupce složek například v Průzkumníku.

-

Na principu propojení fungují virtuální složky – v nich jsou vlastně umístěny odkazy na dokumenty umístěné v původních složkách.

-

Propojení poznáte podle odlišné ikony a také pokud se zastavíte na ikoně kurzorem, objeví se informace, že se jedná o odkazovaný dokument. Pokud se jedná o zástupce, bude na ikoně dokumentu malá šipka:

[email protected]

- 26 -

www.callida.cz


Pokud se provedou úpravy v dokumentu v původním umístění nebo z odkazovaného místa, budou aktualizovány ve všech propojených místech.

-

Jedinou výjimkou je Statická virtuální složka, jak již bylo vysvětleno dříve. (Její obsah se automaticky neaktualizuje, aktualizace se musí provádět ručně.)

-

Odkazy na dokumenty dále můžete přidávat k jednotlivým položkám diskusí, úkolů apod. jako přílohy.

4. Vytváření a princip revizí -

Pokud provedete změny v dokumentu, který už byl nahrán v systému a má své umístění, nahrajete jeho aktuální verzi jako revizi.

-

Nevytváříte tím žádnou další položku, pouze ke stávající položce přidáváte její aktuální verzi pomocí funkce Revidovat (nebo jiným způsobem – více o revizích najdete v kapitole Práce s dokumenty – prohlížení a úpravy).

-

Všechny revize se nahrávají do jedné položky, dají se kdykoli dohledat a zobrazit.

-

Ve vlastnostech položky si můžete zobrazit celou historii revizí dokumentů a kteroukoli z nich můžete kdykoli prohlížet, porovnávat, stahovat.

5. Neměnit jméno souboru a soubor si ukládat lokálně jen dočasně -

S předchozím bodem souvisí zásada neměnit název dokumentu v případě, že ho lokálně upravujete.

-

Tím si usnadníte další práci při nahrávání revidovaných dokumentů, kdy systém rozpozná upravený dokument jako revizi některé z položek (více viz kapitola Práce s dokumenty – prohlížení a úpravy).

-

Pokud si dokument stáhnete na svůj disk, doporučujeme ho přesunout do nějakého vlastního dočasného adresáře.

-

Pokud byste ho nechali tam, kde se automaticky uložil internetovým prohlížečem, a v budoucnu budete opět stahovat dokument o stejném názvu, název se automaticky upraví, aby se odlišil od starého souboru.

-

Obecně není vůbec nutné dokumenty dlouhodobě ukládat na svůj disk, odlišovat verze a podobně, jak jste byli pravděpodobně doposud zvyklí.

-

Proto doporučujeme vytvořit si na svém disku složku pouze pro dočasné uložení souborů. Pokud budete chtít pracovat na některém dokumentu, stáhnete si ho a přesunete do této složky. Jakmile ukončíte práci na souboru, nahrajete ho do systému jako novou revizi a můžete ho opět z disku smazat.

6. Doplnění dalších vlastností dokumentu – důležitost registrace -

Systém z hlediska nahrávání souborů rozlišuje dva procesy a to: o

Samotné fyzické nahrání souboru

o

Registraci souboru - vyplnění potřebných údajů o něm

-

Aby mohl být soubor sdílen, zobrazován, prohlížen, stahován a upravován ostatními uživateli, musí projít oběma procesy.

-

Můžete soubory pouze nahrát a registraci provést později, ale do té doby nebudou viditelné pro ostatní uživatele. Neregistrované soubory jsou zobrazeny kurzívou, nelze s nimi nic dělat, jen je registrovat.

-

Při registraci souborů věnujte pozornost údajům, které o souboru vyplňujete, později Vám to může významně zjednodušit a urychlit práci při vyhledávání.

-

Velkou výhodou jsou právě rozsáhlé možnosti, které máte při registraci. Čím lépe popíšete soubor a vyplníte informace o něm, tím lépe se Vám bude později ve velkém množství podle různých kritérií rozpoznávat a vyhledávat.

[email protected]

- 27 -

www.callida.cz


Více viz následující kapitola Nahrávání a registrace dokumentů.

7. Vše je auditované -

Veškerá aktivita uživatelů je zaznamenávána, můžete zjistit, dohledat, kdo si kdy který dokument stáhl, co nahrál apod.

-

Je zaznamenáno i samotné prohlížení položek.

Nahrávání a registrace dokumentů Jak již bylo v předchozí kapitole zmíněno, nahrávání souborů do systému má dvě nezbytné části: - fyzické nahrání dat -

registraci (=vyplnění údajů)

-

V některých případech se provádí registrace ihned při nahrávání souboru, někdy je možné ji odložit.

Existuje více způsobů, jak můžete nahrávat dokumenty, proto je tato kapitola rozdělena na dvě části. - V první části jsou popsány způsoby, jak nahrát jeden samostatný dokument. -

V té druhé jsou postupy, které se samozřejmě dají také použít pro samostatný soubor, ale výhodné jsou především pro hromadné nahrávání a registraci více souborů najednou

Do systému lze nahrát jakékoli typy souborů dokumentů či výkresů. Nejčastější běžně používané soubory, které lze ze systému i tisknout, jsou například: .docx Microsoft Word 2007 .xlsx Microsoft Excel 2007 .pptx Microsoft Power Point 2007 .doc Microsoft Word .xls Microsoft Excel .ppt Microsoft Power Point .pdf Portable Document Format - Adobe .dwg Drawing - Autodesk .dwf Design Web Format - Autodesk .jpg Image - Joint Photographic Experts Group .psd Photoshop Document – Adobe

[email protected]

- 28 -

www.callida.cz


Nahrání a registrace jednoho dokumentu: Pro otevření okna na vkládání souborů můžete použít jednu z následujících cest: Postup A: 1. V Navigaci klikněte levým tlačítkem myši na ikonu složky (nebo pravým tlačítkem na její název), kam má být nový soubor umístěn. 2. Z nabídnutých možností vyberte Nové, potom Dokument.

Postup B: 1. Dalším způsobem je, že se postavíte na příslušnou složku (klikněte na její název levým tlačítkem myši) - tím se otevře v Hlavním okně. 2. Nyní máte na výběr dvě možnosti: -

Kliknete na ikonu Přidat položku

-

Nebo v horním pásu karet vyberte záložku Nahrát nový soubor.

V těchto případech bude následovat nahrávání i registrace dokumentu:

[email protected]

- 29 -

www.callida.cz


V nejjednodušší podobě postačí pro nahrání a registraci souboru jen soubor vybrat a nastavit mu stav (jediné povinné pole, které není vyplněno automaticky). Je však velmi užitečné se zamyslet nad doplněním či využitím dalších možností, které se jednoduše při nahrávání dokumentu nabízejí. Celý proces začněte výběrem nahrávaného souboru kliknutím na tlačítko Select a vyberte, jak jste zvyklí v systému Windows, soubor, který má být vložen. -

Po potvrzení výběru se soubor přenese do pole Přidat primární soubor a jeho název se automaticky vyplní do pole Název.

-

Jinou možností je vybrat soubor, který máte uložený ve své Osobní složce:

-

Klikněte na odkaz Další možnosti.

-

Poté klikněte na tlačítko Osobní složka.

-

Použijte vyhledávání (postup viz samostatná kapitola) k nalezení souboru, vyberte ho pomocí ikony „+“ a klikněte na OK.

[email protected]

- 30 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Pokud chcete vložit více typů formátu stejného dokumentu, vložíte je jako sekundární soubory. Například výkres můžete vložit jako primární soubor ve formátu dwg a jako sekundární soubor můžete nahrát i jeho pdf podobu. - Klikněte na odkaz Sekundární soubory.

-

Opět vyberte soubor po stisknutí tlačítka Select.

-

Chcete-li přidat další formáty stejného dokumentu, klikněte na tlačítko Add More Formats a opakujte postup výběru.

-

Špatně přidaný soubor odeberete kliknutím na červený křížek u řádku příslušného souboru.

Po vybrání souboru(ů) proveďte registraci vyplněním vhodných údajů, které Vám mohou následně významně zjednodušit další práci s dokumentem. Minimálně je nutné vyplnit červeně označená pole, která jsou povinná, jinak se soubor do systému nenahraje.

Význam jednotlivých polí: Název - Název dokumentu – krátký a stručný. -

Vyplní se automaticky podle názvu souboru, ale můžete ho jakkoli změnit, stačí jen kliknout do okna a přepsat ho.

Popis - Využijte toto pole k bližšímu popsání dokumentu. Tento popis je společný pro všechny jeho revize. Označení revize - Vyplní se automaticky. -

Pokud necháte automatické označení revize, při nahrávání dalších revizí dokumentu se bude automaticky vyplňovat další stupeň revize (A, B, C, D atd.).

-

Pokud ji změníte, musíte vždy poté doplňovat další označení revizí, které musí být pro dokument unikátní.

-

Doporučujeme si zjednodušit život a ponechat označování revizí na systému.

Poznámky - Můžete přidat další text poznámek k dokumentu. -

Tato poznámka je pro každou revizi unikátní a doporučujeme ji využívat ke stručnému popisu změn či důvodu vytvořené revize.

[email protected]

- 31 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Vlastník - Vlastník dokumentu bude vyplněn automaticky, můžete ho však opět změnit. -

Vyberte vlastníka dokumentu z rozevíracího seznamu, přiřaďte ho kliknutím na jeho jméno.

-

Pokud nenajdete hledaného uživatele, nemá přístup do dané složky.

Stav revize - Přiřaďte Vašemu dokumentu status z nabídky, která je předdefinovaná administrátorem. -

Údaj je velmi důležitý pro sledování stavu rozpracovanosti živého dokumentu.

-

Číselník stavů může být samozřejmě uživatelsky upravován. V případě potřeby jeho úpravy kontaktujte vlastního administrátora systému.

Autor revize - Autor dokumentu bude vyplněn automaticky, můžete ho však opět změnit. -

Vyberte ho z rozevíracího seznamu.

-

Pokud nenajdete hledaného uživatele, nemá přístup do dané složky.

Propojená místa - Umožňuje propojit soubor s jinou složkou v rámci Podniku. -

Složka, se kterou má být dokument propojen, se přidá kliknutím na ikonu

-

Vybere se v novém okně z nabídnutého seznamu a potvrdí se OK.

-

Dokument může být propojen do libovolného počtu Propojených míst.

.

Příjemci - Zde vložte uživatele, kteří mají obdržet oznámení o nahrání dokumentu. -

Pro přidání klikněte na lupu, nebo použijte ikonu „+“, v novém okně můžete použít pokročilejší vyhledávání.

-

Přidejte příjemce opět pomocí „+“ a potvrďte OK.

Příjemci e-mailu - Zaškrtněte toto políčko, pokud si přejete, aby zvolení příjemci obdrželi e-mailem oznámení o nahrání nového dokumentu. Soukromé - Pokud zaškrtnete toto pole, bude dokument soukromou položkou. -

To znamená, že dokument neuvidí nikdo jiný než ten, kdo ji nahrál, a vybraní příjemci.

[email protected]

- 32 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Veřejně dostupné soubory - Zaškrtnutím umožníte, aby byl nahraný dokument veřejně přístupný díky odkazu. -

Budete si moci zobrazit odkaz pro nahraný dokument a ten pak poskytnout osobám, kteří nejsou uživateli 4Projects.

-

Odkaz na dokument naleznete v nabídce funkcí po kliknutí pravým tlačítkem myši na příslušném dokumentu.

-

Tyto osoby si díky odkazu mohou dokument stáhnout.

-

Nevýhodou však je, že si nemůžete ověřit, zda si dokument opravdu stáhli, prohlédli apod, jako by tomu bylo, kdyby byli uživateli systému.

Expiruje - Toto pole je umožněno zaškrtnout, pokud zvolíte pro dokument možnost Veřejně dostupné soubory. -

Po jeho zaškrtnutí se zobrazí pole pro zadání Data expirace platnosti.

-

Zde zadejte den a hodinu, do kdy má být dokument veřejně dostupný.

-

Po tomto termínu se dokument stane automaticky nedostupný pro veřejnost a jeho odkaz již nebude platný.

Vlastní pole - Zde je prostor pro vytvoření dalších polí administrátorem a doplňování dalších údajů. Klíčová slova - Administrátor může také vytvořit číselník klíčových slov, z jejichž seznamu můžete vybírat vhodná klíčová slova pro Váš dokument a přiřadit mu je. -

Toto je velmi vhodná cesta, jak jednoznačně roztřídit velké množství různých dokumentů.

-

Jednomu dokumentu můžete přiřadit více klíčových slov.

-

Využití například (výkres, technická zpráva, rozpočet, smlouva, zjišťovací protokol, faktura apod.) a zároveň třeba (pohled, řez, půdorys apod.).

[email protected]

- 33 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Pokud chcete využít více možností registrace, klikněte na tlačítko Pokročilé: - V této části můžete k dokumentu přidat další Přílohy, které jsou již nahrány v systému, přidat Vnější příjemce, kteří nemají přístup k aplikaci 4Projects, GeoTag, můžete upravit datum vytvoření, či procento dokončení. Vše se potvrdí tlačítkem Nahrát dokument

Vložení neregistrovaného dokumentu Postup: 1. Pokud chcete pouze vložit dokument bez jeho registrace, postavte se na příslušnou složku (klikněte na její název levým tlačítkem myši) - tím se otevře v Hlavním okně. 2. Klikněte na ikonu Přidat neregistrovaný dokument.

-

V tomto případě pouze nahrajete dokument jako neregistrovaný a registraci můžete dokončit později.

-

Tato varianta je obdobná postupu jako nahrávání dokumentu do Osobní složky, proto zde není podrobně popsána – najdete ji v kapitole Nahrávání do Osobní složky a registrace.

-

Tímto způsobem můžete nahrát i hromadně více souborů, nicméně zadání a obsluha hromadné registrace je mnohem uživatelsky přívětivější z Osobní složky.

-

V seznamu souborů se neregistrované dokumenty zobrazí následujícím způsobem:

Hromadné nahrání a registrace Nahrávání do Osobní složky a registrace Osobní složku využijte k uložení souborů, které nemají být přístupné ostatním uživatelům. Při samotném ukládání není umožněna registrace. Můžete ji použít pro dočasné uložení souborů, které později chcete registrovat, a přesunout do jiných složek, aby byly k dispozici ostatním uživatelům. Výhodné je Osobní složku používat při nahrávání a také pozdější registraci více souborů najednou, nebo nahrávání zazipovaných souborů, které se při nahrávání mohou i rozbalit. Osobní složku je vhodné využít velmi efektivně i v případech, kdy nahráváte více souborů, které jsou na lokálním disku roztroušeny po různých složkách. Můžete si zde vytvořit více podřízených složek (stejně jako při vytváření jiných složek stačí kliknout pravým tlačítkem myši na složku a vybrat možnost Nové, Osobní složka, vyplnit její název a potvrdit OK.)

[email protected]

- 34 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Postup: 1. Otevření průvodce nahráním souboru je obdobné jako v předchozím případě: -

V Navigaci klikněte levým tlačítkem myši na ikonu složky nebo pravým tlačítkem na její název, vyberte Nové, potom Dokument.

-

Nebo otevřete příslušnou složku a v Hlavním okně klikněte na ikonu Přidat nový soubor.

2. V novém okně se otevře formulář pro nahrávání souborů. -

Pomocí tlačítka Vybrat vyberte potřebný soubor k nahrání.

-

Po jeho vložení se pomocí tlačítka Přidat dají vybírat postupně další soubory, které mají být do složky uloženy.

-

Pomocí tlačítka Odstranit se soubor odebere.

-

Pro extrahování ze souboru ZIP zaškrtněte pole Rozbalit. V tomto případě se soubor zip nenahraje do systému 4Project, ale nahrají se tam všechny jeho soubory, které jsou v něm zabaleny. V opačném případě se nahraje pouze soubor ZIP.

-

Po ukončení výběru se soubory do složky uloží kliknutím na tlačítko Nahrát.

[email protected]

- 35 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Nahrané soubory nyní uvidíte pouze Vy ve své Osobní složce. Jediné, co s nimi nyní můžete udělat, je jejich odstranění, registrace nebo přesun takto neregistrovaných souborů do jiné složky.

Pokud chcete Vaše dokumenty registrovat, po jejich označení zvolte následující ikonu:

V novém okně se Vám otevře tabulka pro registraci souborů, kde se vyplňují stejné údaje, jako byly popsány při nahrávání jednoho souboru. - Klikněte do příslušného řádku a doplňte informace. -

Oproti předchozímu způsobu však musíte nejdříve přidat umístění, kam se mají následně položky přesunout.

-

Klikněte na odkaz Vyberte umístění a ze stromu opět vyberte příslušnou složku.

-

[email protected]

- 36 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Údaje, které mají dokumenty společné, lze vyplnit velmi jednoduše a rychle. Stačí, když údaje vyplníte u prvního dokumentu a poté v příslušném sloupci kliknete na následující ikonu:

Doplněný údaj se doplní do všech následujících dokumentů. Pokud toto chcete provést pro více sloupců, můžete je označit zaškrtnutím, poté označit řádky, které mají být ještě takto vyplněny a kliknout na odkaz Automatické vyplňování. Údaje z prvního řádku zaškrtnutých sloupců se vyplní i v následujících.

Pokud chcete dokumenty odstranit z Osobní složky, zaškrtněte políčko v dolní části a vše potvrďte OK. Dokumenty se přesunou do vybraného umístění, provede se jejich registrace a případně podle volby se odstraní z osobní složky. Druhou možností je pouhé přesunutí souborů do vybraného umístění bez registrace. Lze pro tuto operaci použít samostatnou funkci, ale její využití je opravdu ojedinělé, neboť je uživatelsky mnohem jednodušší využít předcházející funkci a provést kompletní registraci najednou.

[email protected]

- 37 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Pro přesun neregistrovaných souborů do jiné složky nejdříve označte položky zaškrtnutím příslušných řádků v prvním sloupci. Poté klikněte na následující ikonu pro přesun:

Otevře se nové okno se stromem, v němž rozklikněte postupně složky a zaškrtněte cílovou složku pro umístění dokumentů. Volbu potvrďte OK, dokumenty budou přesunuty jako neregistrované, budou se tedy zobrazovat jen Vám, dokud neprovedete jejich registraci.

[email protected]

- 38 -

www.callida.cz


Doplňky pro systém Windows pro nahrávání souborů Samotná aplikace 4Projects nevyžaduje instalaci, přihlašuje se do ní a ovládá se pouze v internetovém prohlížeči. Protože se však velmi často do systému nahrávají množství různých souborů, pro zefektivnění práce s nimi (zvláště usnadnění a zjednodušení nahrávání a stahování) existují kromě vlastní aplikace fungující v prohlížeči také dva doplňky: - 4Explorer – pro nahrávání, revidování a stahování souborů ze standardních úložišť souborů -

4Outlook – pro nahrávání emailů, jejich příloh a nahrávání či revidování souborů z pevného disku

Doplněk 4Explorer lze provozovat v systému Windows XP, Vista , Windows 7 a 8. 4Outlook je kompatibilní s aplikací MS Outlook 2007/ 2010 / 2013. Abyste mohli využívat tyto výhody, stačí si nainstalovat balíčky, které najdete v nápovědě systému 4Projects: - http://support.4projects.com/HelpGuide/4Explorer.aspx -

http://support.4projects.com/HelpGuide/4Outlook.aspx.

Otevřete tyto stránky a klikněte na příslušný odkaz pro stažení instalačního balíčku. Po jeho stažení dvojklikem spusťte průvodce instalací. Proveďte podle něj všechny nezbytné kroky k instalaci 4Exploreru/ 4Outlooku. Po úspěšném dokončení instalace 4Exploreru otevřete Vaši složku Počítač, kde uvidíte novou ikonu 4Explorer.

Dvojklikem na ni otevřete poprvé přihlašovací okno. Zde vyplňte Vaše přihlašovací údaje a klikněte na tlačítko Login.

[email protected]

- 39 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Po instalaci balíčku 4Outlook otevřete Váš Outlook, kde uvidíte následující ikonu, klikněte na ni:

Následně pro první přihlášení do aplikace klikněte na tlačítko Login.

Zadejte své přihlašovací údaje, před prvním vstupem budete potřebovat také vygenerovaný tajný klíč.

[email protected]

- 40 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Tento tajný klíč získáte přímo v aplikaci 4Projects z hlavní stránky společnosti po otevření podrobností Vašeho profilu. Klikněte na odkaz Zobrazovat nebo spravovat Vaše osobní údaje.nebo přímo z navigačního stromu z uzlu Přizpůsobit/Detaily o uživateli.

Na stránce podrobností Vašeho profilu klikněte v pravé části na možnost Vytvořit nebo zobrazit tajný klíč.

[email protected]

- 41 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Následně v novém okně zadejte své heslo a potvrďte ho OK.

Poté se zobrazí Váš tajný klíč, který si zkopírujte do schránky (Ctrl+C).Vraťte se k otevřenému přihlašovacímu okno do 4Outlooku, vložte tajný klíč do pole Secret Key a klikněte na tlačítko Login. Ve Vašem Outlooku se zobrazí navigační strom, jaký je v aplikaci 4Projects.

Další práce s těmito doplňky, jejich používání je podrobněji popsáno v následujících kapitolách.

Používání 4Exploreru Zřejmě nejpohodlnějším způsobem vkládání dokumentů do systému 4Projects je 4Explorer. Jedná se o doplněk ke standardnímu průzkumníku systému Windows, který umožňuje vložení souboru(ů) jednoduše, přetažením jako při práci s Průzkumníkem v operačním systému Windows. 4Projects se stane prostě dalším úložištěm shodně jako Váš mobil či fotoaparát. Výhody jsou především: - Nemusíte otevírat internetový prohlížeč a zadávat jméno a heslo. -

Snadněji vložíte soubor(y) pomocí myši (drag and drop).

-

Pro 4Exporer si můžete udělat zástupce na plochu a velmi snadno ho spouštět.

-

Oddělení nahrávání a registrace – můžete provést obě akce nebo registraci odložit a nahrát soubor jako neregistrovaný

-

Výhodou je také snadné vytváření revizí, kdy právě díky nezměněnému názvu souboru, se automaticky pozná při nahrávání dokument jako revize původního dokumentu.

-

Můžete zde přímo založit dokumentové složky.

[email protected]

- 42 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Pokud již máte nainstalovaný doplněk 4Explorer podle pokynů z dřívější kapitoly, tak se Vám po otevření standardního průzkumníka systému Windows nabídne zařízení 4Explorer – viz obrázek níže.

Klikněte dvakrát na ikonu 4Exploreru a otevře se Vaše složka se složkami podniku a osobní složkou.

Hierarchické uspořádání je zachováno, všechny složky dokumentů a dokumenty jsou uspořádány podle navigačního stromu. Pokud kamkoli kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete u nabídky možnost 4Explorer, zobrazí se Vám možnosti pro příslušné umístění nebo dokument, na kterém stojíte (odhlášení, změna profilu, kontrola aktualizací, nastavení…).

Nahrávání souborů Postup: 1. Přejděte do složky se soubory, které si přejete nahrát. Označte je, uchopte a přetáhněte do okna 4Explorer nad požadovanou cílovou složkou, do které mají být nahrány a „upusťte“ je zde.

2. Otevře se nové okno s nabídkou, zda chcete soubor registrovat nyní, později nebo ho nahrát jako neregistrovaný. Pokud toto okno nevidíte, minimalizuje vrchní okna, která máte otevřená, najdete ho až u otevřeného Průzkumníka.

[email protected]

- 43 -

www.callida.cz


[email protected]

- 44 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 3. a. Pokud zvolíte možnost registrace, otevře se formulář pro vyplnění údajů shodných se standardním nahrávání souboru do systému 4Projects.V prvním sloupci můžete zvolit ze seznamu, zda se jedná o nový dokument, případně revizi kterého dokumentu. Další údaje již byly probrány výše, pole označená vykřičníkem jsou povinná.

Doplňte tedy všechny údaje alespoň do prvního dokumentu, zaškrtněte potřebná pole. Pokud jsou některé údaje pro ostatní dokumenty shodné, klikněte na vyplněné pole pravým tlačítkem myši a klikněte na možnost Fill down. Tím se údaj doplní ke všem následujícím označeným dokumentům.

Až doplníte všechny informace, stiskněte tlačítko Upload. Soubory budou vloženy do vybrané složky a registrovány. b. Pokud zvolíte možnost pozdější registrace (Register file later), soubory se nahrají, ale ihned nezobrazí. Abyste soubory ve složce viděli, musíte složku aktualizovat (například se vrátíte o jednu úroveň v hierarchii složek a pak zpět nebo prokliknete do jiné složky a vrátíte se). Tyto soubory se zde zobrazí takto (šedé):

[email protected]

- 45 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects V systému 4Projects je neuvidíte, dokud nebudou nahrány. Pro nahrání označte soubory, klikněte pravým tlačítkem myši a zvolte možnost Upload. Následně si vyberte, zda chcete dokumenty nahrát jako registrované či nikoli. Pokud se rozhodnete dokument při nahrávání registrovat, platí výše uvedený postup.

c.

Pokud se rozhodnete nahrát dokument jako neregistrovaný (ať už hned v prvním kroku, nebo nyní), označené soubory se ihned nahrají do systému, ale uvidíte je pouze vy. Ve složce se zobrazí takto: (bez malé ikony uživatelů – nejsou ostatním přístupné)

V aplikaci 4Projects se zobrazí kurzivou:

Založení nové složky Postup: 1. Pro založení nové složky klikněte do prostoru a zvolte možnost 4Explorer, potom Create Document Container.

[email protected]

- 46 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 2. V novém okně vyplňte název složky a potvrďte Create.

Naplánované dávkové nahrávání souborů Doplněk 4Explorer umožňuje pro rozsáhlé nahrávání většího objemu dat využít naplánované nahrávání (Scheduled Upload). Tato funkce umožňuje naplánovat čas zahájení nahrávání například na méně exponovanou noční dobu. Bližší popis této funkce naleznete v kapitole pro pokročilé.

Používání 4Outlooku Posledním a také velmi užitečným prostředkem pro vkládání souborů je rozšíření aplikace Microsoft Outlook nazvané 4Outlook. Do Vaší aplikace Outlook přidá v samostatném panelu strom složek totožný s navigačním stromem aplikace 4Projects, kam je možné přetahovat položky ze složek pošty nebo ze složek zobrazených standardním průzkumníkem systému Windows. Výhody jsou především: - Snadné vkládání mailů – pokud do systému vložíte celý e-mail, uloží se ve formátu MSG, to znamená, že při otevření se Vám opět zobrazí celý e-mail i včetně příloh. -

Snadné vkládání i samostatných příloh e-mailů – když uložíte samostatnou přílohu, uloží se sama ve svém formátu – například fotografie jako jpg. Po otevření souboru uvidíte jen samotnou přílohu bez e-mailu.

-

Jednoduché přetahování souborů i z disku (Průzkumníka).

[email protected]

- 47 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Po instalaci aplikace otevřete svůj Outlook a vpravo nahoře uvidíte ikonu 4Projects:

Při prvním použití se zobrazí okno pro přihlášení, vyplňte své údaje a klikněte na tlačítko Login.

Po přihlášení se Vám zobrazí v levé části sloupec se stejným stromem jako je navigace. Uvidíte tam svou Osobní složku, podnik a tlačítko pro odhlášení. Jednotlivé složky zobrazujete buď dvojitým kliknutím na název složky, nebo kliknutím na její uzel.

[email protected]

- 48 -

www.callida.cz


Nahrávání souborů Postup: 1. Pokud chcete vložit do některé ze složek celý e-mail, jednoduše ho uchopte a přetáhněte do určené složky. Zobrazí se následující okno:

2. Vyberte z možností, zda chcete soubor registrovat nebo ho vložit jako neregistrovaný. Pokud se rozhodnete soubor rovnou registrovat, zobrazí se tabulka jako v případě 4Exlploreru. Další postup vyplňování polí je stejný jako v případě 4Exploreru (viz předchozí kapitola). Po jejich vyplnění potvrďte vše tlačítkem Ok.

Tip: Stejným způsobem lze navíc ukládat i soubory z disku jako v případě 4Exploreru: - Jednoduše otevřete složku a soubor přetáhnete do příslušné složky ze stromu ve 4Outlooku. -

Opět se otevře okno s výběrem, zda chcete soubor rovnou registrovat nebo ne.

Stahování dokumentů Pro stažení dokumentů existuje několik různých způsobů. První možností je stažení jednoho dokumentu, další způsoby umožňují výhodně stáhnout více dokumentů najednou a také rychlejší stahování – díky formátu zip, ve kterém se soubory stahují.

[email protected]

- 49 -

www.callida.cz


Jednotlivé stažení Postup stažení poslední revize dokumentu: 1. Základní stažení jednoho dokumentu se spustí z Hlavního okna. 2. Otevřete si složku s dokumentem, najděte příslušnou položku a klikněte na její název. Je-li ve vyhledávání zaškrtnuté pole Poslední revize, zobrazí se v seznamu poslední revize dokumentů. 3. Klikněte na název dokumentu, otevře se nebo přímo stáhne (podle nastavení Vašeho prohlížeče) jeho poslední revize. Pokud chcete stáhnout starší revizi dokumentu, jsou k dispozici dvě možnosti: Postup stažení starší revize dokumentu - A: 1. Klikněte na ikonu myši u položky dokumentu a z nabídky vyberte možnost Vlastnosti.

2. V novém okně se otevřou veškeré informace o položce a všech jejích revizích.

3. Jakoukoli revizi si můžete otevřít kliknutím na „+“ a v řádku Soubory naleznete odkaz pro stažení dokumentu příslušné revize.

[email protected]

- 50 -

www.callida.cz


Postup stažení starší revize dokumentu - B: 1. Druhou možností je zobrazit v hlavním okně všechny revize zobrazovaných dokumentů, čehož dosáhnete zrušením zaškrtnutí Poslední revize v kritériích hledání, poté stiskněte tlačítko Hledat. 2. V seznamu se zobrazí všechny revize a je možné stejným způsobem jako pro poslední revizi stáhnout jakoukoli z nich.

Hromadné stahování Pokud chcete stahovat dokument o větší velikosti nebo případně více dokumentů ze seznamu, je vhodnější použít funkci stahování položek. Takto se totiž dokumenty stáhnou ve formátu zip, tudíž rychleji. Postup: 1. Otevřete si složku s dokumenty. 2. Opět platí, že se budou stahovat poslední revize dokumentů, pokud máte ve vyhledávání označené pole posledních revizí. Pokud chcete stahovat jiné revize, nechte si je zobrazit stejným způsobem jako v prvním případě. 3. Zaškrtněte dokumenty nebo jejich jednotlivé revize (v prvním sloupci Ctrl+klik na jednotlivých řádcích s dokumenty). 4. Klikněte na ikonu Stáhnout vybrané položky.

Všechny označené dokumenty se stáhnout do Vašeho nastaveného umístění ve formátu zip.

[email protected]

- 51 -

www.callida.cz


Schránka Máte-li soubory, které chcete stahovat, umístěné v různých složkách, doporučujeme využít schránku. Výhodou použití schránky je také rychlejší stahování souborů ve formátu zip. Postup: 1. Vybrané dokumenty opět označte zaškrtnutím řádku. 2. Přidejte je do schránky pomocí ikony Přidat vybrané položky do schránky a následující dotaz potvrďte OK.

3. Uložte takto do schránky postupně všechny dokumenty z různých míst. 4. Až dokončíte výběr dokumentů, otevřete Schránku v panelu Rychlé informace (pravý okraj okna). 5. Ve Schránce lze filtrovat podle typu souboru, kliknutím na soubory je označte. 6. V seznamu pod nimi vidíte všechny funkce, které je možné vybrat – pro stažení tedy klikněte na odkaz Stáhnout vybrané položky.

4Explorer Stahovat dokumenty můžete opět i pomocí 4Exploreru. Postup: 1. Otevřete příslušnou složku a označte dokumenty. 2. Uchopte je a přetáhněte na požadované umístění ve vašem počítači.

Vyhledávání Velmi důležitou funkcionalitou systému, která může zásadně pomoci při běžném provozu, je propracované vyhledávání a zobrazování přehledů. Přehledy i vyhledávání fungují hierarchicky, je tedy zásadní, odkud je spustíte. Výhodou je, že ve vybraném umístění probíhá vyhledávání mezi všemi položkami (dokumenty, úkoly, diskuse atd.) ve všech typech složek. Pokud tedy budete chtít například najít dokument od určité společnosti a nebudete vědět, ve které složce by mohl být, postavíte se na vyšší úroveň a zadáte do vyhledávání název společnosti. V dolní části se zobrazí seznam všech dokumentů úkolů i diskusí od dané firmy. Mezi nimi můžete dohledávat potřebné dokumenty a informace. A. Přehledy (shrnutí) se dají zobrazit pouze na třech základních úrovních – Podnik, Místo a Projekt. Pokud se v navigaci postavíte na jednu z nich, můžete ihned vybírat ze seznamu shrnutí, jaké položky chcete zobrazit.

[email protected]

- 52 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Na výběr jsou následující pevné možnosti: Nejnovější položky

seznam nejnovějších položek

Položky určené mně

zobrazí se nabídka, zda chcete zobrazit přečtené, nepřečtené nebo všechny

Položky upravené v rozmezí

zobrazí se řádky pro nastavení rozmezí dat od – do

Položky distribuované komu

zobrazí se řádky pro zadání uživatele, organizace nebo distribuční skupiny a pro nastavení data

Nepřečtené položky

seznam nepřečtených položek

Zpožděné položky

nesplněné položky

Položky čekající na mé schválení

zobrazí se nabídka, zda chcete zobrazit přečtené, nepřečtené nebo všechny

Pro tyto úrovně je zde také k dispozici funkce Geo View. To je interaktivní implementovaná mapa společnosti Google, která umožňuje uživatelům definovat konkrétní umístění (Geo Tag). Podle úrovně se zobrazí všechna místa pro označenou složku. Jednotlivé Geo Tagy (body umístění) lze zadávat na složky projektů, ale i pro jednotlivé položky uložené ve všech složkách. Zadání hodnoty Geo Tag pro dokumenty naleznete při nahrávání jednotlivého souboru po stisknutí tlačítka Pokročilé. B. K najití toho, co potřebujete, můžete využít Standardní vyhledávání či Rozšířené hledání umožňující zadat více parametrů, kritérií pro přesnější vyhledávání. Pro výběrová kritéria (pole stav revize, společnost, autor apod.) je nutné kliknout na rozbalovací šipku dvakrát. Po prvním kliknutí systém sestaví aktuální seznam možností vzhledem k prohledávané množině položek a při druhém kliknutí se tento seznam zobrazí pro výběr uživatelem. Popis polí Standardního vyhledávání:

Prohledejte

V této části zadejte složky, ve kterých chcete hledat. Klikněte na „+“ a v novém okně zaškrtněte složky navigačního stromu Pole se nastaví na složku, na které jste aktuálně zaměřeni v navigačním stromě.

Název

Do pole Název vyplňte alespoň částečný název hledaného souboru. Nejsou nutné žádné speciální znaky, pokud chcete vyhledávat zadaný částečný název kdekoliv v poli Název položky. Pro speciální hledání můžete použít místo znaků zástupný symbol

[email protected]

- 53 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects „%“ – například při zadání: - Výkres% – vyhledá soubory začínající na „Výkres“ - %Výkres – vyhledá soubory končící slovem „Výkres“ - Výkres%020 – vyhledá soubory začínající slovem „Výkres“ a končící číslem „020“. Popis

Stejné možnosti jako při hledání v poli Název.

Stav revize

Pokud víte, vyberte stav, jaký je hledanému dokumentu přiřazen.

Společnost

Můžete vybrat společnost, které dokument patří. Seznam společností je omezen prohledávanými a propojenými místy.

Propojená místa

Stejným způsobem jako pole Prohledejte, můžete zde nastavit Propojená místa.

Zobrazit propojené položky

Zaškrtněte, pokud chcete zobrazit propojené položky.

Podřízené složky

Pokud zaškrtnete toto políčko, hledání proběhne i ve složkách, které jsou podřízené zadaným složkám v poli Prohledejte.

Poslední revize

Je-li zaškrtnuté pole Poslední revize, budou se zobrazovat pouze poslední revize položek, v opačném případě se Vám zobrazí v každém řádku zvlášť všechny revize jednotlivých dokumentů.

Obsahuje Text

Vyhledává zadaný text uvnitř vybraných typů dokumentů Podporované typy souborů: .ascx

.dic

.hxx

.mht

.stm

.asm

.doc

.ibq

.obd

.txt

.asp

.dot

.idl

.obt

.url

.aspx

.h

.inc

.odc

.vbs

.bat

.hhc

.inf

.pl

.wtx

.c

.hpp

.ini

.pot

.xlb

.cmd

.htm

.inx

.ppt

.xlc

.cpp

.html

.js

.rc

.xls

.cxx

.htw

.log

.reg

.xlt

.def

.htx

.m3u

.rtf

.xml

.pdf

.docx

.xlsx

.pptx

.xltx

.ppsx Časové období

Umožňuje hledat podle data vytvoření nebo změny položky – po určitém termínu, před ním nebo mezi daty. Pokud zaškrtnete toto pole, zobrazí se řádek pro zadání data.

Založeno na

Slouží jako upřesnění k předchozímu filtru. Zadejte, jaké datum je rozhodující – zda datum vytvoření nebo změny položky.

[email protected]

- 54 -

www.callida.cz


Používání vytvořených zpráv Pokud se provádí stejné vyhledávání častěji, je možné uložit kritéria jako Zprávu, která je pak dostupná „na jedno“ kliknutí. Při vytváření zprávy máte možnost určit, zda je přístupná pouze Vám, všem nebo určené skupině uživatelů. Zprávy jsou souhrnně k dispozici v horní části navigačního stromu pod odkazem Zprávy. Postup: 1. Kliknutím na Zprávy se zobrazí seznam s uloženými zprávami.

2. a. Po kliknutí na vybranou zprávu se na obrazovce obnoví nastavená kritéria vyhledávání. b. Případně lze použít ikonu myši u příslušné zprávy a vybrat možnost Spustit hledání.

[email protected]

- 55 -

www.callida.cz


Vytvoření zprávy Postup: 1) Nastavte všechna kritéria vyhledávání (ze záložky Standardní nebo Rozšířené vyhledávání) podle Vašich požadavků a klikněte na tlačítko Uložit jako zprávu. 2) Do nového okna zadejte Název pro ukládanou zprávu.

3) a. Pokud nechcete nastavovat nějaká speciální oprávnění, potvrďte OK.

b. Jestli chcete ještě nastavit oprávnění pro používání ukládané zprávy, zaškrtněte pole Podíl a pak potvrďte OK. V novém okně klikněte na tlačítko Přidat skupinu či Přidat uživatele, kteří mají mít také oprávnění k používání zpráv.

[email protected]

- 56 -

www.callida.cz


V novém okně vyberte uživatele či skupinu pomocí „+“ a potvrďte OK. Oprávnění vybraných uživatelů se zobrazí v dolní části, kde zaškrtněte pole pro jednotlivá oprávnění. Poté opět potvrďte vše OK.

[email protected]

- 57 -

www.callida.cz


Práce s dokumenty - úpravy Pokud pracujete s dokumentem samostatně, není třeba provádět zvláštní opatření, můžete si dokument stáhnout, upravit a vložit jako novou revizi. Většinou však jsou Vaše dokumenty určené pro sdílení s mnoha dalšími uživateli, kteří k nim mají různá přístupová práva – mohou si dokumenty stahovat, prohlížet nebo je upravovat. Proto byste si měli osvojit další postupy pro zacházení s dokumenty v systému. V úvodu zmíníme zobrazení dokumentů: - Při jejich zobrazení po vyhledávání nebo otevření složky si můžete všimnout různých stylů písma. -

Tučně by byly zvýrazněny dokumenty, které jsou nové pro mě a kurzívou jsou neregistrované dokumenty.

Základem při práci s dokumenty je, že si vybraný dokument buď stáhnete na svůj disk do vlastní složky, upozorníte na to ostatní možné uživatele a upravíte ho. Poté ho opět nahrajete do systému jako další revizi původního dokumentu a dáte to na vědomí ostatním. Nebo můžete za určitých předpokladů (prohlížeč Internet Explorer nebo Google Chrome a jejich nastavení - viz sekce pro pokročilé) použít funkci Živá revize, kdy není nutné dokument ukládat na svůj disk (viz dále). Chystáte-li se upravovat nějaký dokument, který v době Vašich úprav může potřebovat jiný uživatel, použijte jednu ze dvou funkcí, které jsou k tomu určeny – rezervovat nebo blokovat.

Provedení rezervace -

Pokud chcete upravovat dokument a zároveň ho nechat přístupný i ostatním uživatelům, proveďte rezervaci jedním z níže uvedených způsobů.

-

Slouží pro upozornění uživatelů, že v dokumentu provádím úpravy.

-

Ostatní uživatelé by tedy mohli použít dokument pro čtení, nemohou vkládat revize a musí počkat na nahrání Vaší nové revize nebo na zrušení rezervace.

-

Ostatní uživatelé to poznají ve sloupci Stát, kde se zobrazí místo Aktivní status Odhlášeno.

Postup: 1. a. Pokud si chcete rezervovat pouze jeden dokument, klikněte na ikonu myši u něj.Vyberte možnost Rezervace.

[email protected]

- 58 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects b. Další možností a výhodné použití je například, pokud chcete rezervovat více dokumentů, že označíte příslušné dokumenty zaškrtnutím a kliknete na ikonu Rezervace

.

2. V obou případech se poté v novém okně zobrazí formulář pro vyplnění dnů, po které platí rezervace a důvodu, proč dokument rezervujete.

3. Vyplňte obě pole a potvrďte OK.

Ukončení rezervace -

Po ukončení úprav můžete nahrát novou revizi a zároveň dokument odrezervovat.

-

Druhým způsobem ukončení rezervace je její úplné zrušení - to je například pro případ, pokud se stane, že uživatel, který si dokument rezervoval, zapomene dokument odrezervovat.

-

Pokud nebude mít přístup k aplikaci, například onemocní či odjede, může tuto rezervaci zrušit uživatel s příslušným oprávněním.

Postup pro odrezervaci: 1. a. Dokument označte zaškrtnutím a klikněte na ikonu Zkontrolovat vybrané položky.

b. Nebo klikněte na ikonu myši u příslušného dokumentu a vyberte možnost Přihlásit se.

[email protected]

- 59 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 2. V obou případech se poté otevře formulář pro nahrání nové revize dokumentu. a. Můžete nyní přidat novou revizi stejně jako při nahrávání souborů, provést registraci a vše potvrdit tlačítkem Revidovat. Rezervace se ukončí a v seznamu bude nahrána nová revize. b. Nebo můžete rezervaci ukončit bez přidání nové revize kliknutím na tlačítko Storno. V tomto případě se pouze ukončí rezervace dokumentu a ten zůstane v seznamu stejný bez změny revize. Postup pro zrušení rezervace: Poznámka: rezervaci může zrušit pouze uživatel s příslušným oprávněním. 1. a. Rezervace se ruší označením dokumentu a kliknutím na ikonu Zrušit rezervaci na vybrané položky.

b. Nebo klikněte na ikonu myši a zvolte možnost Zrušit odhlášení.

2. Pro zrušení opět musíte udat důvod, napište text do nového okna a potvrďte OK.

[email protected]

- 60 -

www.callida.cz


Zablokování dokumentu -

Zjistíte-li nějaký vážný problém, chybu v dokumentu a budete chtít zamezit jakékoli manipulaci s ním, použijte funkci Blokovat.

-

Dokument bude takto zablokován pro všechny uživatele, nebude vůbec přístupný, nelze s ním nic dělat, ale bude ve složce vidět.

Postup: 1. a. Pro blokování jednoho souboru můžete opět použít ikonu myši, vybrat možnost Blokovat.

b. Případně pro blokování více souborů je označte a klikněte na ikonu Blokovat vybrané položky.

2. V novém okně opět napište důvod blokování a potvrďte Ok.

[email protected]

- 61 -

www.callida.cz


Odblokování dokumentu Po úspěšném zablokování dokumentu proveďte nezbytné úpravy, nahrajte do systému opravenou revizi (viz další kapitola o vytváření revizí) a můžete dokument odblokovat. Postup: 1. Pro odblokování platí stejné postupy. a. Pro odblokování můžete opět použít ikonu myši a vybrat možnost Odblokovat.

b. Nebo po označení dokumentů klikněte na ikonu Odblokování vybrané položky.

2. Následující dotaz potvrďte Ano a dokumenty budou odblokovány.

[email protected]

- 62 -

www.callida.cz


Zjištění informací o stavu dokumentu – podrobnosti o rezervaci/ blokování Pokud si přejete zjistit informace o tom, kdo a proč si dokument rezervoval/ blokoval, stejně jako celou historii manipulace s dokumentem, postupujte následovně. Postup: 1. Klikněte na ikonu myši u příslušného dokumentu, u kterého chcete zjistit více informací, a zvolte možnost Protokol činnosti.

2. V novém okně se otevře historie činností týkajících se dokumentu. Pro vyhledání určitých informací můžete použít několik polí pro specifikaci vyhledávacích kritérií.

[email protected]

- 63 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 3. Pro zobrazení podrobností o rezervaci/ blokaci klikněte na „+“ v příslušném řádku. Zobrazí se Vám původní a změněný stav dokumentu, stejně tak i důvod rezervace/ blokace (v případě rezervace i zadaný počet dní).

4. Po ukončení prohlížení okno uzavřete kliknutím na OK.

Úprava vlastností dokumentů Pokud máte oprávnění, můžete provádět změny informací souborů, které byly zadány při registraci. Postup: 1. Klikněte na ikonu myši u souboru a zvolte možnost Upravit. 2. Můžete upravit jakékoli podrobnosti dokumentu, po ukončení úprav je uložíte stisknutím tlačítka Uložit změny.

[email protected]

- 64 -

www.callida.cz


Vytváření revizí Revize jsou jednotlivé zaznamenané úpravy téhož původního dokumentu. Vytváření revizí dokumentů umožňuje zaznamenávat a sledovat vývoj jejich obsahu. Revize existujícího dokumentu můžete přidat přímo v aplikaci, nebo můžete použít 4Explorer nebo 4Outlook. A) Přímo v aplikaci Postup: 1. Pro nahrání revize přímo v aplikaci klikněte na ikonu myši u dokumentu a zvolte možnost Opravit (Revidovat).

2. Otevře se stránka s automaticky předvyplněnými údaji o názvu, vlastníkovi, autorovi, odkazem na revizi. Pomocí tlačítka Select se vybere soubor k nahrání.

3. Je třeba provést registraci jako v případě nahrávání nového souboru. Pokud jste u dokumentu nechali automatické označování revizí, bude již automaticky vyplněné pole odkazu na revizi vždy o stupeň vyšší než předchozí (A, B, C atd.). Je třeba vybrat Status revize, případně doplnit další informace či příjemce. 4. Po zadání všech potřebných údajů klikněte pro uložení nové revize na tlačítko Revidovat dokument.

[email protected]

- 65 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects B) Revize dokumentů pomocí 4Exploreru Revidování dokumentů pomocí 4Exploreru je velmi podobné již dříve popsanému nahrávání dokumentů. Aplikace dokáže při nahrávání automaticky přiřadit revizi souboru se stejným názvem, jako má již existující dokument. Postup pro nahrávání souboru se stejným názvem jako původní dokument: 1. Soubory, které chcete nahrát do systému jako revize, jednoduše přetáhněte do příslušné složky v aplikaci 4Explorer. 2. Najděte ve svém počítači potřebné nové revize dokumentů, uchopte je a přetáhněte do okna s otevřenou složkou v 4Exploreru. Objeví se stejné okno jako při nahrávání, zvolte registraci ihned. 3. Otevře se Vám okno pro registraci, přesvědčte se, že v prvním sloupci není u revidovaných dokumentů zvolena možnost nového dokumentu (New document). Další údaje jsou vyplněny podle původních verzí dokumentů, automaticky je přiřazen další stupeň revize. Je potřeba vyplnit pouze stav dokumentu.

4. Poté klikněte na tlačítko Upload a následující dotaz potvrďte OK. Nepoužívejte tlačítko Save And Close, v tomto případě se dokument nenahraje.

[email protected]

- 66 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Postup pro nahrávání souboru s jiným názvem, než má původní dokument: 1. Pokud chcete nahrát revizi dokumentu s jiným názvem, opět ho vyhledejte, přetáhněte do okna aplikace a zvolte registraci. 2. Jelikož se název nového souboru neshoduje s žádným jiným názvem dokumentu, aplikace ho bude chtít nahrát jako nový dokument – vidíte vyplněno v prvním sloupci a také revize je vyplněna jako A.

3. Aby bylo možné provést nahrání dokumentu jako revizi stávajícího, musíte ho k některému přiřadit. Klikněte do prvního sloupce na pole New Document, otevřete nabídku a vyberte správný dokument z cílové složky 4Projects, ke kterému chcete revizi přidat.

4. Klikněte vedle a uvidíte, že se změní údaje registrace podle stávajícího dokumentu, automaticky se přidá další stupeň revize. 5. Vyplňte pole stavu a nahrajte revizi tlačítkem Upload, poté potvrďte OK.

[email protected]

- 67 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects C) Živá revize Tato funkce je efektivnější způsob úpravy dokumentů bez stahování, ukládání na disk a opět nahrávání do systému. Umožňuje uživateli otevřít a změnit soubor přímo v 4Projects, jakmile je soubor otevřen a změněn, může být uložen jako nová revize souboru. Velmi snadno se používá s pomocí prohlížeče Internet Explorer, pro správné fungování musíte však provést určitá nastavení (viz sekce pro pokročilé). Postup A – pro Internet Explorer: 1. a. Chcete-li živě revidovat dokument, klikněte na ikonu myši a zvolte možnost Živě revidovat.

b. Druhou možností je označit zaškrtnutím dokument a kliknout na ikonu funkce Živá revize dokumentu.

2. Pokud používáte Internet Explorer a máte ho správně nastavený, soubor se Vám hned otevře v podporované aplikaci (především MS Office – Word, Excel, PowerPoint). 3. Proveďte potřebné změny a pak soubor standardně uložte používanou aplikací pomocí funkce Uložit. Všimněte si, že u takto editovaného dokumentu se zobrazuje nahoře v jeho okně „podivný“ název souboru (viz obrázek). Tento název označuje unikátní kód dokumentu přímo v úložišti 4Projects a zajistí automatické uložení další revize dokumentu přímo do složky 4Projects bez nutnosti dalšího „klikání“.

4. Následující dotaz, zda se má soubor nahradit, potvrďte tlačítkem Ano.

[email protected]

- 68 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 5. Změněný soubor se nahraje do systému jako další revize, aktualizujte stránku, abyste viděli provedenou změnu revize v seznamu dokumentů. Postup B – pro ostatní prohlížeče: 1. Stejné jako v předchozím případě – biz bod 1) v postupu A. 2. Pokud používáte jiný prohlížeč, zobrazí se Vám nejdříve okno s URL adresou dokumentu. Tu si musíte zkopírovat (Ctrl+C). 3. Poté otevřrtr v počítači program, ve kterém je dokument vytvořen (například MS Word). Zde zvolte možnost Otevřít a do řádku pro název souboru vložte ze schránky adresu dokumentu (Ctrl+V). 4. Otevře se Vám soubor, kde můžete pět provést potřebné úpravy a následně se stejným způsobem jako v předchozím případě soubor uloží. 5. Abyste viděli změnu, musíte opět aktualizovat stránku.

Přesunutí položek do jiné složky Postup: 1. Potřebujete-li přesunout soubor do jiné složky, klikněte v Navigaci na složku, odkud má být soubor přesunut, a vyberte možnost Přesunout položky.

2. Otevře se nové okno se stromem složek a soubory, kde zaškrtněte položku (nebo více položek), která má být přesunuta.

3. Poté opět klikněte do okna a chvíli tlačítko myši podržte. Uvidíte přesouvané položky při pohybu myší. Přesuňte ji do části Navigace a klikněte na složku, kam mají být položky nově umístěny.

[email protected]

- 69 -

www.callida.cz


4. Odsouhlaste dotaz, zda se mají položky opravdu přesunout pomocí OK, a budou přesunuty do nově vybrané složky.

[email protected]

- 70 -

www.callida.cz


Funkce zobrazit a označit (prohlížeč Brava) Funkce je určena k obsluze tří různých situací a potřeb: -

Prohlížení „neznámých“ formátů - Velikou výhodou tohoto prohlížeče je, že tuto funkcionalitu nabízí přímo z aplikace 4Projects a nemusíte pro každý formát hledat a instalovat si vlastní prohlížeč. V případě, že obdržíte poněkud „exotičtější“ formát souboru postačí využít tuto funkci a o nic dalšího se nemusíte starat.

-

Označování poznámek přímo do grafických dokumentů – umožňuje vložit a evidovat další vrstvu informací „nad“ původním dokumentem.

-

Grafické porovnání dvou revizí dokumentu – velmi silný nástroj umožňující současné zobrazení dvou revizí „přes sebe“ s plynulou barevnou regulací zobrazení jednotlivé revize.

Prohlížení dokumentů Postup: 1. Soubory lze prohlížet kliknutím na ikonu myši u příslušného dokumentu a výběrem Zobrazit a označit.

2. V novém okně se otevře prohlížeč dokumentů Brava Viewer, který podporuje zobrazení více než 250 různých formátů dokumentů.

[email protected]

- 71 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects a. Pokud má dokument více než jednu revizi, otevře se automaticky primární soubor v poslední revizi dokumentu.

b. Pro otevření předchozích revizí se otevřou přes ikonu myši u dokumentu Vlastnosti a prohlížení jednotlivých revizí se spustí kliknutím na ikonu pohledu vedle dané revize.

[email protected]

- 72 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects c.

Pokud používáte prohlížeč Internet Explorer, zobrazí se Vám v horní části informačního panelu volby pro porovnávání dokumentů. Pokud dokument obsahuje více revizí, můžete porovnat aktuální revizi s jakoukoli předchozí revizí souboru. Prohlížeč graficky a velmi názorně zobrazí změny. Více v kapitole Porovnávání revizí dokumentů.

3. V levé části prohlížeče se nachází informační panel, kde se zobrazují informace o otevřeném souboru, zelenou šipkou může být panel skryt či znovu zobrazen.

V horní části najdete panel nástrojů pro běžné funkce – zleva jsou to postupně ikony pro tisk, kopírování, vyhledávání, poznámky, prohlížení označení, informace a nápověda. Vyhledávací pole

[email protected]

- 73 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects umožňuje vyhledat slova obsažená v textu dokumentu nebo výkresu. Ikonou šipky se dají nastavit parametry vyhledávání.

V dolní části najdete nástroje pro různá zobrazení – zleva to jsou: zobrazení na celou stránku, otočení zobrazení, změna pohledu, posuvník pro přibližování a oddalování, zobrazení náhledu stránek a jejich počet.

Více informací o používání nástrojů najdete v následující kapitole Označování dokumentů, psaní poznámek.

Označování dokumentů, psaní poznámek Postup vytváření označení: 1. Pro vytvoření označení po otevření dokumentu v prohlížeči klikněte na odkaz Annotate. Pokud k dokumentu existuje už nějaký komentář nebo označení, poznáte to podle červeného vykřičníku v levém horním rohu

[email protected]

- 74 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 2. Pro označování a komentování dokumentů existuje řada nástrojů – najdete je v levé části. Nástroj pro výběr označení Vytvoření šipky Vložení textu Vložení obrázku Razítko Vložení komentáře Zvýraznění textu a připnutý komentář Zvýraznění oblasti a připnutý komentář Komentář v revizním obláčku Šipka s komentářem Vložení revizního obláčku Polygonový revizní obláček Zvýraznění oblasti Nástroj pro náčrt Polygonový náčrt Čára Lomená čára Oblouk Křížek Zaškrtání Šipka Vložení obrazce Elipsa Polygon Obdélník Obdélník se zaoblenými hranami Úpravy textu Zvýraznění textu Podtržení textu Zaškrtání textu Rovné přeškrtnutí textu

[email protected]

- 75 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Klikněte na vybraný nástroj a v horní části se zobrazí jeho možná nastavení – vyberte si barvu, tloušťku pera, apod.

3. Použijte nástroj na vybranou oblast nebo text, případně připište komentář do zobrazeného pole. Nástroj zůstane vybrán a můžete ho použít několikrát, dokud nevyberete jiný. 4. Až provedete všechna potřebná označení a budete je chtít uložit, klikněte na ikonu diskety v levém horním rohu.

5. Zobrazí se okno pro vyplnění údajů – doplňte název označení, poznámky, popis, příjemce a potvrďte OK. Vaše vytvořené označení bude uloženo a vybraní příjemci na něj budou upozorněni e-mailem.

Redigování / Upravování / Připomínkování (Redact) Do porovnávaného dokumentu lze vkládat různé poznámky a komentáře. Následně se můžete rozhodnout, zda chcete finální dokument s připomínkami vytisknout do formátů PDF nebo TIFF, a to buď s provedenými úpravami, nebo bez těchto Vašich úprav.

[email protected]

- 76 -

www.callida.cz


Po výběru z těchto voleb Vám prohlížeč nabídne uložení na disk nebo vložení do přílohy Vašeho poštovního klienta, který se Vám automaticky otevře.

Měření (Measure) V porovnávaném dokumentu lze provádět různá měření mezi dvěma body. Současně můžete k měření využít další předpřipravené tvary (obdélník, kruh aj.) a v horní liště se Vám zobrazují hodnoty. Pro přesné měření Vám prohlížeč sám aktivně zaměřuje body a hrany, na které se můžete přichytávat. To oceníte při měření v různých technických výkresech a dokumentacích.

Publish Umožňuje finálně uložit dokument do formátu PDF,TIFF, CSF nebo uložit aktuální zobrazení do JPG.

[email protected]

- 77 -

www.callida.cz


Porovnávání revizí dokumentů Významná výhoda prohlížeče Brava spočívá v grafickém porovnání dvou revizí dokumentu „přes sebe“ s barevnou regulací zobrazení rozdílů v jednotlivých revizích. Systém umožňuje porovnat dvě poslední revize dokumentu nebo nejnovější revizi dokumentu s jakoukoli předchozí revizí. Prohlížeč Brava Viewer je podporován pouze aplikací Internet Explorer 10 a nižší. Postup: 1. Klikněte na ikonu myši u příslušného dokumentu a vyberte Zobrazit a označit.

2. V novém okně se otevře prohlížeč dokumentů Brava Viewer a v něm aktuální revize dokumentu. 3. Zvolte si, jaké revize dokumentů chcete porovnávat: A. Porovnání dvou posledních revizí dokumentu a. Klikněte na Porovnat s předchozí revizí (Compare Previous Revision)

Systém dokumenty porovná a graficky zobrazí změny. B. Porovnání poslední revize dokumentu a jakékoli předchozí revize dokumentu b. V poli Porovnejte s revizí vyberte revizi (A, B, C…), se kterou chcete aktuální revizi dokumentu porovnat

Grafické zobrazení změn v prohlížeči Prohlížeč zobrazí všechny rozdíly mezi vybranými revizemi dokumentu. Červenou barvou je zobrazena starší revize, zelenou barvou aktuální stav z nejnovější revize dokumentu. Ve spodní liště jsou k dispozici ještě další nástroje pro rychlé zobrazení předchozího a stávajícího stavu, zobrazení vedle sebe aj.

[email protected]

- 78 -

www.callida.cz


Lišta: Zobrazení změn přes sebe (výchozí stav).

Zobrazení změn vedle sebe (přehledné zobrazení rozdílů).

[email protected]

- 79 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Zobrazení jen nové verze dokumentu (zelená barva).

Zobrazení jen předchozí verze (červená barva).

Prolínání aktuální a předchozí revize podle potřeb uživatele (posouváním vlevo je více zvýrazněna starší revize (červeně), posouváním vpravo nová revize (zeleně).

[email protected]

- 80 -

www.callida.cz


Odesílání oznámení a zpřístupňování dokumentů V této kapitole uvádíme přehled jednotlivých možností, jak předávat informace, upozorňovat uživatele na činnosti a poskytovat přístup k určitým položkám. Většina těchto funkcí již byla popsána u tvorby složek či při práci s dokumenty, zde je shrnutí Vašich možností předávání informací.

Zasílání upozornění e-mailem Pro zasílání různých forem emailů je možné vybírat z celé řady funkcí a postupů. Před rozhodnutím, jaký postup máte použít, je potřeba si ujasnit, co vlastně chcete zaslaným emailem iniciovat. Následně je uveden popis tří základních situací a jejich řešení: - Chcete pouze dát příjemcům vědět, že jste dokument nahráli (nově nebo revizi).

-

-

o

Při nahrávání souboru či revize, jak již bylo popsáno dříve, zaškrtnete pole Příjemci e-mailu.

o

Do sekce Příjemci přidáte pomocí ikony lupy nebo plus uživatele, kterým má být oznámení po nahrání souboru zasláno.

o

Tento postup by se měl používat pouze výjimečně u důležitých dokumentů.

Chcete příjemcům jednorázově zaslat k nově nahranému dokumentu(ům) či revizím podrobnější komentář. o

V tomto případě použijete Oznámení přenášení.

o

Umožňuje poslat pouze jedno oznámení pro seznam uživatelů s různými přílohami z jiných částí Podniku a připojení zprávy pro uživatele.

o

V hlavním okně označte příslušné dokumenty a použijte funkci Vytvořit novou položku, kde vyberete Nové oznámení přenášení.

o

Podrobný postup najdete níže – viz kapitola Vytvoření e-mailového oznámení.

Chcete k nově nahranému dokumentu(ům) či revizím zahájit určitou činnost vyžadující reakci ostatních příjemců. o

V případě potřeby činnosti nad dokumentem/ dokumenty se neposílají e-maily, ale zakládají se úkoly nebo diskuse.

o

Označte příslušné dokumenty a použijte funkci Vytvořit novou položku, kde vyberete Nový úkol/ Nová diskuse,

o

Vše o úkolech a diskusích najdete v jedné z dalších kapitol nazvané Vedení diskusí a řešení úkolů.

[email protected]

- 81 -

www.callida.cz


Vytvoření emailového oznámení Pokud chcete k emailovému upozornění na dokument(y) přidat jednorázový komentář, tak vhodným postupem je posílání oznámení pomocí Oznámení přenášení. Postup: 1. a. Pokud máte všechny dokumenty, o kterých chcete poslat oznámení, pohromadě v jedné složce, můžete nové oznámení vytvořit přímo z ní. Označte dokumenty a zvolte funkci Vytvořit novou položku s vybranými položkami jako přílohu(y).

-

Zvolte z nabídky Nové oznámení přenášení a potvrďte OK. Otevře se okno se stromem složek Oznámení předání. Složky pro ukládání záznamů o oznámení se vytvářejí jako systémové ke každému projektu a místu.

Vyberte zaškrtnutím složku, kam chcete položku umístit (zpravidla u projektu, ke kterému se vztahuje), a potvrďte OK. To této složky bude uložen záznam o zaslaném oznámení, tedy jeho obsah, příjemci i seznam příloh. b. Dalším způsobem je, například pokud jsou dokumenty v různých složkách, vytvoření z navigace. V navigaci otevřete složku Distribuce přenášení a klikněte pravým tlačítkem myši na Oznámení přenášení. Zvolte možnost Nové, poté Předávání oznámení.

c.

[email protected]

Nebo můžete otevřít seznam Oznámení přenášení a zde kliknout na ikonu Nové oznámení přenášení.

- 82 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 2. V novém okně se zobrazí formulář pro vyplnění nového oznámení. Je třeba vyplnit Předmět a Stav. Do Těla zprávy dopište vlastní text, dále přidat Příjemce a jako Přílohy všechny dokumenty, o kterých chcete příjemce informovat. Tlačítkem OK oznámení dokončete.

3. Každému příjemci můžete napsat jinou zprávu, pokud po zadání příjemců kliknete v pravé části na odkaz Cílené zprávy:

4. Následně klikněte na ikonu „+“ pod Default Message a pod původními okny se zobrazí další okna pro přidání různých zpráv a jejich příjemců.

[email protected]

- 83 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Do levého okna napište text zprávy a do pravého přidejte konkrétního příjemce, kterému je tato zpráva určena.

5. Po ukončení psaní zpráv se klikne na OK a v po vyplnění všech náležitostí můžete oznámení odeslat opět kliknutím na OK. Vybraným uživatelům přijde e-mail s vytvořeným oznámením a odkazem. Poznámka: - Pro informování uživatelů o změnách položek slouží nastavená upozornění, která se zasílají e-mailem. -

Toto nastavení můžete vytvořit pro celou složku. To však nedoporučujeme, protože při velkém množství dokumentů pak dojde k přehlcení e-mailové schránky uživatele. Ten pak ani nebude takovému množství e-mailů věnovat dostatečnou pozornost.

-

Je dobré zvyknout si místo posílání a čtení e-mailů na zobrazování nových položek v systému pomocí přehledů na úrovni podniku, místa nebo projektu nebo prostřednictvím vyhledávání ve složkách.

[email protected]

- 84 -

www.callida.cz


Práce s odkazy a přílohami dokumentů Vycházeje ze základního principu systému „dokument je uložen pouze jednou“ je možné různými způsoby pracovat s odkazy na jednotlivé dokumenty. Základní principy jsou v podstatě dva – odkazy do virtuálních složek či propojeným míst anebo vkládání odkazů jako přílohy do jiných položek (diskuse/ úkoly, oznámení apod.). Vytvoření tohoto propojení vždy můžete zadat z obou stran. Tedy například otevřít úkol a k němu přidat do přílohy odkaz na dokument, ale i opačně se postavit na dokument a ten přidat k existujícímu/novému úkolu. První způsob dosáhnete standardně z formuláře příslušné položky v sekci Přílohy. Mnohdy se však ukazuje druhý způsob jako mnohem efektivnější a praktičtější, a proto si v této kapitole popíšeme tři funkce, které to umožňují. Jedná se o funkce Vytvořit novou položku, Přidat do existující položky a Přidat do virtuální složky. - Jejich ikony najdete na panelu funkcí, pokud otevřete složku s dokumenty. -

Pro práci s nimi nejdříve označte vybrané dokumenty zaškrtnutím a poté zvolte jednu z ikon.

Vytvořit novou položku Tato funkce Vám umožní vytvořit z vybraných položek novou složku či položku. Postup pro tvorbu úkolu/ diskuse: 1. Vyberte přílohy zaškrtnutím polí a po výběru položek klikněte na tuto ikonu:

2. V novém okně zvolte z možností, jakou položku či složku chcete s vybranými položkami vytvořit.

[email protected]

- 85 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Například zvolíte Nový úkol/ diskusi.

3. Otevře se opět okno se stromem složek, kde se zobrazí složky úkolu/ diskuse podle Vašeho předchozího výběru. Nyní zaškrtněte složku, kam chcete položku umístit, a potvrďte OK.

4. Poté se otevře formulář pro zakládání úkolu/ diskuse podle Vaší předchozí volby a dále postupujete stejně, jako se zakládá úkol/ diskuse (to je podrobněji popsány v kapitole Vedení diskusí a řešení úkolů).

[email protected]

- 86 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Postup pro tvorbu oznámení přenášení: 1. Stejně jako v předchozím případě zvolte položky a klikněte na ikonu pro vytvoření nové položky. 2. Zvolte z nabídky Nové oznámení přenášení a potvrdíte OK. 3. Otevře se okno se stromem složek Oznámení předání. Složky pro ukládání záznamů o oznámení se vytvářejí jako systémové ke každému projektu a místu.

4. Vyberte zaškrtnutím složku, kam chcete položku umístit (zpravidla u projektu, ke kterému se vztahuje), a potvrďte OK. 5. Poté budete opět přesměrováni na formulář tvorby oznámení (popsáno v předchozí kapitole Odesílání oznámení a zpřístupňování dokumentů – viz výše).

Přidat do existující položky Tato funkce Vám umožní přidat vybrané položky k již existujícím diskusím, úkolům, formulářům, dokumentům. Postup: 1. Vyberte přílohy zaškrtnutím polí a po výběru položek klikněte na tuto ikonu

[email protected]

- 87 -

:

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 2. V novém okně se otevře formulář, kde uvidíte Vaši vybranou přílohu. Následně vyberte, k jaké položce ji chcete připojit kliknutím na odkaz Přidat či odebrat přílohy.

3. V dalším okně se otevře vyhledávání. Vyhledejte příslušnou položku, ke které chcete dokument přidat, přidejte ji pomocí „+“ a potvrďte OK. Pokud budete chtít přidat k položce diskuse například dokument, který je uložen v jiné složce, tak ji musíte při vyhledávání zadat do pole Prohledejte.

4. Položka se přidá do předchozího formuláře, můžete akci ukončit kliknutím na OK. 5. Zobrazí se okno potvrzující připojení položky, to také potvrďte OK.

[email protected]

- 88 -

www.callida.cz


Přidat do virtuální složky Tato funkce Vám umožní přidat vybrané položky k již existujícím virtuálním složkám. Postup: 1. Vyberte přílohy zaškrtnutím polí a po výběru položek klikněte na tuto ikonu:

2. V novém okně se zobrazí strom složek. Vyberte virtuální složku, kde chcete mít odkazovaný dokument a zaškrtněte jeho políčko.

3. Po potvrzení OK se položka přidá ke stávající složce.

Veřejné soubory -

Jak již bylo popsáno dříve, můžete zpřístupnit vybrané dokumenty nebo celé složky osobám, které nejsou uživateli systému 4Projects.

-

Toho docílíte zaškrtnutím příslušného políčka při vytváření složky či dokumentu.

-

Také si zvolíte, zda chcete automaticky veřejnou dostupnost po určitém termínu zrušit, případně tento termín nastavit.

-

Soubor můžete uveřejnit při registraci nebo dodatečně, stejně tak složku při založení nebo dodatečně změnit její nastavení.

-

Dokumentu nebo složce je přiřazena URL adresa, pod kterou se určené složky či dokumenty nachází a můžete ji poskytnout jakékoli osobě.

-

Nevýhodou používání je, že přicházíte o informace o následném využívání složky/ dokumentu. Nezjistíte, kdo kdy co stahoval, asi zda si to prohlížel.

[email protected]

- 89 -

www.callida.cz


Odstraňování dokumentů Postup A: 1. Pokud chcete odstranit jen jeden dokument ze složky, můžete kliknout na ikonu myši a z nabídky zvolit možnost Odstranit. Dokument bude odstraněn pro běžné uživatele, nicméně nebude skutečně smazán. Administrátor systému má přístup do koše projektu, kde jsou uloženy všechny odstraněné dokumenty včetně všech svých revizí a vlastností.

2. V nově otevřeném okně musíte zadat důvod smazání a potvrdit OK. Dokument bude ze složky odstraněn, ale fyzicky se nesmaže – je dále dostupný administrátorovi.

Další možností smazání dokumentu, speciálně pokud jich chcete smazat více najednou, je následující: Postup B: 1. Zaškrtněte příslušná políčka u dokumentů, poté klikněte na ikonu Odstranit dokument.

2. Opět budete vyzváni k zadání důvodu a po jeho potvrzení budou dokumenty ze složky odstraněny.

[email protected]

- 90 -

www.callida.cz


Vedení diskusí a řešení úkolů Úkoly Vytvoření Úkolu umožňuje Složka úkolu. Různé akce tvorby, prohlížení, přesměrování, reagování či odstraňování úkolů jsou závislé na poskytnutých oprávněních. Pokud nemůžete provádět některé akce, obraťte se na správce a požádejte o úpravu těchto oprávnění.

Vytvoření úkolu Postup A: 1. Úkol vytvoříte kliknutím na ikonu Složky úkolu v Navigaci či pravým tlačítkem myši na název složky. 2. Vyberte možnosti Nové, Úkol.

Postup B: 1. Dalším způsobem je po otevření obsahu Složky úkolu v Hlavním okně. 2. Poté klikněte na ikonu Nové

Postup C: Třetí možnost založení je přímo ze složky, kde se nachází budoucí přílohy vytvářeného úkolu. 1. Zaškrtněte tyto přílohy. 2. Klikněte na ikonu Vytvořit novou položku s vybranými položkami jako přílohu (y)

[email protected]

- 91 -

.

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Ve všech případech se poté otevře nové okno pro zadání podrobností nového úkolu.

Význam jednotlivých polí: Název

-

Vyplňte název úkolu – krátký a stručný.

Popis

-

Využijte toto pole k bližšímu popsání úkolu.

Priorita

-

Přiřaďte úkolu prioritu – nízká, střední, vysoká.

Přiděleno

-

Uveďte pomocí „+“, komu z uživatelů má být úkol přiřazen. Tento uživatel je tím, kdo má na úkol reagovat.

Základní text

-

Doplňte informace o úkolu v textovém poli pomocí panelu nástrojů formátování.

Datum splatnosti

-

Umožňuje zadání data a času, do kdy má být úkol splněn. Po tomto termínu se položka úkolu bude zobrazovat červeně, jako nesplněný úkol. Zde je výchozí nastavení data a času, obě hodnoty se mění kliknutím vedle polí na příslušnou ikonu.

-

[email protected]

- 92 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Dokončeno procent

-

Pro sledování postupu práce na úkolu můžete využívat procento dokončenosti. Jaká část úkolu je již splněna. Výchozí nulové procento můžete změnit přepsáním.

Příjemci

-

Použijte „+“ nebo ikonu lupy pro vyhledání a přidání příjemců. Pokud má Složka úkolu ve výchozím nastavení již určené příjemce, budou sem tito uživatelé automaticky zahrnuti.

Soukromé

-

Zaškrtnutím tohoto pole zajistíte, že úkol uvidí jen ti, kteří k němu byli přiřazeni.

E-mail

-

Zaškrtnete-li, bude vybraným příjemcům zasláno upozornění na vytvoření nového úkolu.

Odpověď požadované -

Umožňuje Vám nastavit požadování odpovědi.

Zakázat předávání

Tímto zakážete přidělení úlohy někomu jinému – delegování na jiného uživatele.

-

V části Přílohy je možné přidat potřebné soubory pomocí odkazů na přidávání a odebírání příloh. Kliknutím na tlačítko Dokončit vytvoříte nový Úkol. Důležité: Pokud byla povolena ve složce funkce E-mailová schránka, můžete také úkol vytvořit pouze posláním e-mailu prostřednictvím e-mailového klienta na zadanou adresu bez nutnosti zadat položku přímo v systému 4Projects. První přidaný příjemce bude tím, kdo má na úkol reagovat, a ostatní zahrnutí do emailu budou dalšími příjemci. Veškeré přílohy, které budou přidány, se zobrazí i ve vytvořeném Úkolu.

[email protected]

- 93 -

www.callida.cz


Prohlížení a příspěvky k úkolu Postup: 1. Úkol si můžete prohlédnout ve složce kliknutím na jeho název, čímž se otevře nové okno s podrobnostmi o něm. 2. Je možné zobrazit část textu přímo v řádku s úkoly, stačí kliknout na žluté záhlaví seznamu pravým tlačítkem myši a vybrat možnost Odeslat detail. Tím přidáte sloupec se zobrazením prvních znaků z textu každého úkolu.

3. V otevřeném okně úkolu vytvoříte nový příspěvek v části Nový vzkaz – zde je pole Základní text pro přidání příspěvku. Připište své poznámky, vyplňte pole Přiděleno, můžete vyplnit Procento dokončení či přidat přílohy.

4. Jakmile máte příspěvek dokončen, přidá se k úkolu kliknutím na OK.

[email protected]

- 94 -

www.callida.cz


Ukončení úkolu Existují tři způsoby ukončení úkolu – je uzavřen jako vyřešený, dokončený nebo nedokončený. 1. Vyplněním Procenta dokončení na 100, doplněním textu a příjemce a potvrzením OK je úkol uzavřen se stavem Uzavřeno vyřešené. 2. Další možností je kliknutím pravým tlačítkem myši na ikonu myši v řádku příslušného úkolu v seznamu úkolů zobrazit možnosti a vybrat položku Vyřešit.

Do nového okna napište text k vyřešenému úkolu a tlačítkem OK se úkol uzavře – bude označen v seznamu jako Dokončeno. 3. Poslední možností je výběr pole Zavřít opět po kliknutí pravým tlačítkem myši na ikonu myši v seznamu úkolu u příslušného úkolu.

Do nového okna připište důvod ukončení úkolu a potvrďte OK. Úkol bude v seznamu označen jako Zavřeno (nedokončeno).

[email protected]

- 95 -

www.callida.cz


Přesměrování úkolu Postup: 1. Pokud to bylo povoleno, je úkol možné přesměrovat v seznamu úkolů kliknutím na ikonu myši a výběrem možnosti Přesměrování.

2. Následně v novém okně vyplňte pole Přiděleno, komu má být úkol přidělen, dopište textový komentář a potvrďte OK.

[email protected]

- 96 -

www.callida.cz


Odstranění úkolu Úkol může být odstraněn v závislosti na svém stavu a oprávnění uživatele. Postup: 1. Klikněte na ikonu myši u příslušné položky. 2. Vyberte možnost Odstranit.

3. Zadejte důvod odstranění revize a zaškrtněte příslušné pole, pokud má být odstraněn celý úkol 4. Potvrďte OK a úkol bude odstraněn.

[email protected]

- 97 -

www.callida.cz


Diskuse Diskuse slouží k vytvoření prostoru pro diskuse na určité téma, k přiloženým dokumentům apod. ve stylu internetového fóra, mohou být vytvořeny stejně jako reakce také pomocí e-mailu.

Vytvoření diskuse Postup A: 1. a. Diskuse se vytváří kliknutím na příslušnou Složku diskuse pravým tlačítkem myši a výběrem možnosti Nové, Diskuse.

b. Nebo přímo v Hlavním okně otevřené Složky diskuse kliknutím na ikonu Nové

.

2. V novém okně podobně jako u úkolu vyplňte alespoň povinné parametry (popis viz předchozí kapitola) - Název, Prioritu, Základní text, doporučujeme využít i Popis.

3. V sekci Harmonogramy lze nastavit Datum splatnosti pomocí příslušných ikon, výchozím nastavením je, že termín splnění není dán – na rozdíl od úkolu to zde není povinné. 4. Vytvoření potvrďte tlačítkem Dokončit. Postup B: 1. Pokud byla povolena ve složce funkce E-mailová schránka, je možné vytvořit Diskusi i zasláním e-mailu prostřednictvím e-mailového klienta na vybranou adresu. Vytvořte e-mail pro diskusi. 2. Přidejte příjemce – adresu složky – dále příjemce do kopie a přílohy a e-mail odešlete. Všichni příjemci přidaní do kopie se stanou členy této Diskuse a budou do ní moci přispívat. Veškeré přílohy, které budou k e-mailu přidány, se stanou přílohami i ve vytvořené Diskusi.

[email protected]

- 98 -

www.callida.cz


Zobrazení diskuse a reakce Postup: 1. Nová diskuse se příjemci zobrazí v seznamu v Hlavním okně po otevření Složky diskuse. 2. Otevře se kliknutím na její název nebo kliknutím pravým tlačítkem myši na ikonu myši v řádku příslušné diskuse a volbou možnosti Zobrazit a zveřejnit.

3. V části Nový vzkaz v nově otevřeném okně napište reakce, dále přidejte Příjemce, případně Přílohy a potvrďte vše OK.

Důležité: Můžete také reagovat prostřednictvím e-mailového klienta, stačí zvolit možnost Odpovědět na e-mail, který Vám byl doručen, napsat reakci, neměnit předmět e-mailu a odeslat ho. E-mail bude v diskusi zobrazen jako příspěvek. Toto pro Vás může být výhodné, protože k tomu můžete samozřejmě využívat i Smartphone.

[email protected]

- 99 -

www.callida.cz


Uzavření diskuse Postup: 1. Po ukončení diskuse stačí diskusi uzavřít kliknutím na ikonu myši v seznamu diskusí a výběrem možnosti Zavřít.

2. V novém okně je třeba uvést důvod ukončení diskuse. Pokud se ve spodní části zaškrtne pole Je vyřešen?, diskuse bude poté v seznamu zobrazena jako Uzavřeno vyřešené, v opačném případě bude uvedena jako Zavřeno (nedokončené).

[email protected]

- 100 -

www.callida.cz


Odstranění diskuse Postup: 1. a. Pokud máte příslušné oprávnění, můžete diskusi odstranit. To se provede opět kliknutím na ikonu myši a výběrem možnosti Odstranit.

b. Nebo zaškrtněte příslušný řádek seznamu a klikněte na ikonu Odstranit diskuse.

2. Zadejte důvod odstranění diskuse a potvrďte OK.

[email protected]

- 101 -

www.callida.cz


Sekce pro pokročilé Nastavení Internet Explorer Postup povolení automaticky otevíraných oken: 1. Klikněte na Nástroje, poté Možnosti internetu. 2. Na kartě Osobní údaje klikněte na tlačítko Nastavení.

3. Vepište do řádku Výjimky: *.4projects.com a klikněte na tlačítko Přidat.

4. Zavřete okno, druhé potvrďte OK.

[email protected]

- 102 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects Postup přidání 4Projects k důvěryhodným webům: 1. Klikněte na Nástroje, poté Možnosti internetu. 2. Na kartě Zabezpečení klikněte na ikonu Důvěryhodné weby.

3. Klikněte na tlačítko Weby. 4. Vepište do řádku: *.4projects.com a klikněte na tlačítko Přidat.

5. Nastavte kompatibilní zobrazení pro doménu 4Projects.com

6. Zavřete okno a druhé potvrďte OK.

[email protected]

- 103 -

www.callida.cz


Nastavení Google Chrome Postup: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Klikněte na tuto ikonu v pravém horním rohu prohlížeče a zvolte možnost Nastavení. V dolní části klikněte na odkaz Zobrazit rozšířená nastavení. V sekci Ochrana soukromí klikněte na Nastavení obsahu. Nyní v části Vyskakovací okna klikněte na tlačítko Spravovat výjimky. Vepište do pole Vzor názvu hostitele: https://[*.]n3g.4projects.com:443. Potvrďte vše tlačítkem Hotovo.

[email protected]

- 104 -

www.callida.cz


Vlastní zobrazení Vytvoření vlastního zobrazení Vybraný typ zobrazení (byly popsány v kapitole Výběr zobrazení seznamu položek) lze dále měnit, libovolně přidávat, odebírat, přesunovat zobrazené sloupce a měnit jejich velikost. Postup: 1. Pro přidání nebo odebrání sloupce klikněte pravým tlačítkem myší na žluté záhlaví seznamu. 2. Z otevřeného seznamu zvolte typ sloupce, který chcete přidat nebo odebrat. Aktuálně použité sloupce jsou zvýrazněny tučně. 3. Pro záměnu pořadí sloupců klikněte na záhlaví jednoho ze sloupců, držte tlačítko myši stisknuté a tažením sloupec přesuňte. 4. Pro změnu šířky stačí stejným způsobem uchopit a přesunout příčku oddělující záhlaví sloupců 5. Můžete ještě změnit způsob řazení dokumentů tak, že kliknete na název sloupce, podle kterého chcete, aby byly dokumenty seřazeny (jednou sestupně, po druhém kliknutí naopak vzestupně).

Uložení nastaveného vzhledu Postup A: 1. Klikněte na tlačítko Zobrazení. 2. Pokud jste již vytvořili vlastní zobrazení, zvolte možnost Uložit aktuální zobrazení (pokud ne, vytvořte vlastní zobrazení podle postupu popsaného v kapitole Vytvoření vlastního zobrazení. 3. V novém formuláři vyplňte Název, je možné provést ještě další úpravy. 4. Nakonec potvrďte vše OK. Postup B: 1. Je možný i opačný postup – bez předchozích úprav nejdříve klikněte na tlačítko Zobrazení. 2. Pokud chcete vytvořit nové, zvolte Definovat zobrazení.

3. V novém okně se zobrazí seznam uložených zobrazení, pro odstranění klikněte na červený křížek. Pokud chcete použít některé z uložených zobrazení pro úpravu, klikněte na ikonu ve sloupci kopírovat. Pokud chcete vytvořit nové, stiskněte tlačítko Nové. 4. Opět zadejte Název a proveďte potřebné úpravy. Nová pole se přidají či odeberou označením a kliknutím na šipky vlevo nebo vpravo. Seřadíte je pomocí tlačítek Up/ Down. 5. Na závěr vše potvrďte tlačítkem OK.

[email protected]

- 105 -

www.callida.cz


Statická a dynamická virtuální složka Statická virtuální složka Vytvoření Statické virtuální složky je způsob, jak shromáždit více dokumentů různých typů (výkresy, dokumenty, úkoly apod.) do jedné složky a zachovat jejich revizi bez ohledu na změny původních dokumentů. Mohou být použity například pro zpřístupnění určitých dokumentů skupině lidí, pokud nebudete chtít, aby měli přímý přístup do celé složky, kde jsou dokumenty uloženy. Obsah složky je skutečně statický a aktualizace položek v ní (pokud je požadována) musí být provedena ručně pomocí funkce Zkontrolovat aktualizace a následně vytvořit novou revizi celé statické složky. Statické virtuální složky jsou tedy vhodné pro situaci, kdy je potřeba soustředit na jedno místo určité dokumenty a uchovat jejich stav (např. stav projektové dokumentace k datu podání žádosti o stavební povolení). Mohou být vytvořeny na úrovni Projektu, také mohou být vytvořeny v rámci Složky dokumentu jako jejich dílčí složky.

Dynamická virtuální složka Dynamická virtuální složka je podobným prostředkem pro vytvoření balíčku různých typů položek, nevyžaduje však ruční aktualizace – její obsah se dynamicky mění, pokud je změněn původní dokument ve složce, kde je umístěn. Můžete ji vytvořit pouze na úrovni Projektu nebo jako dílčí složku v rámci Složky dokumentu, opět stejně jako Statické virtuální složky.

Vytváření virtuálních složek Postup A: 1. Viz postup obecného Vytvoření složky. 2. Vyplňte alespoň povinná pole v otevřeném průvodci Název, zvolte Vlastníka, případně u statické virtuální složky nechte automatickou či změňte Revizi, doplňte Stav revize. 3. Až budete spokojeni s nastavením, klikněte na tlačítko OK.

[email protected]

- 106 -

www.callida.cz


Postup B: 1. Otevřete složku, kde jsou umístěny položky, ze kterých chcete vytvořit virtuální složku. 2. V seznamu vyberete položku tak, že k ní kliknete do prvního zaškrtávacího sloupce. 3. Pokud chcete vybrat více položek, při dalším kliknutí podržte klávesu Ctrl nebo Shift (funguje stejně jako označování v průzkumníku). 4. Po jejich označení klikněte na následující ikonu:

5. V novém okně vyberte z rozevíracího seznamu typ nové složky. 6. Poté vyberte ze stromu umístění, kde se má nová složka nacházet, zaškrtněte u něj políčko 7. Volbu potvrďte OK. 8. V novém okně vyplňte údaje o vytvářené složce a dokončete vytvoření tlačítkem OK.

Přidání položek do virtuálních složek 1) Položky můžete přidávat při vytváření nové složky: Postup A: 1. Při vytváření složky - viz postup obecného Vytvoření složky. 2. V okně průvodce vytvořením nové složky klikněte na odkaz Přidat či odebrat přílohy. 3. Otevře se okno Výběr přílohy, kde použijte Standardní vyhledávání nebo Rozšířené hledání pro vyhledání příslušných položek. 4. Výběr položek se provádí kliknutím na tlačítko v příslušném řádku položky, kterou chcete do složky přidat. V dolní části pak vidíte Aktuálně vybrané položky. 2) Pokud už máte založenou virtuální složku a chcete do ní přidat další položky, můžete použít další postupy. Postup B: 1. Kliknete v Navigaci pravým tlačítkem myši na název virtuální složky (nebo levým tlačítkem na její ikonu). 2. Vyberete možnost Konfigurovat, Tato složka. 3. V novém okně v sekci Obsah opět klikněte na odkaz Přidat či odebrat přílohy. 4. Stejným způsobem jako v Postupu A vyberte přílohy. 5. Po ukončení výběru potvrďte tlačítkem OK. Postup C: 1. Otevřete složku, kde jsou umístěny položky, které chcete přidat k virtuální složce. 2. V seznamu vyberete položku tak, že k ní kliknete do prvního zaškrtávacího sloupce. 3. Pokud chcete vybrat více položek, při dalším kliknutí podržte klávesu Ctrl nebo Shift (funguje stejně jako označování v průzkumníku).

[email protected]

- 107 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects 4. Po jejich označení klikněte na následující ikonu:

5. V novém okně vyberte ze stromu složku, ke které chcete položky přidat a zaškrtněte u ní políčko. 6. Potvrďte tlačítkem OK.

Aktualizace Statické virtuální složky Pokud byly provedeny změny v položkách, které jsou obsaženy ve Statické virtuální složce, jsou k dispozici jejich vyšší revize a chcete tento stav opět uložit a například zpřístupnit některé skupině lidí, použijete aktualizaci Statické virtuální složky. Pokud chcete zkontrolovat revize jednotlivých dokumentů a provést jejich aktualizace: Postup: 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na vybranou Statickou virtuální složku. 2. Vyberte možnost Konfigurovat, Tato složka. 3. Otevře se okno s detaily složky, kde klikněte na odkaz Zkontrolovat aktualizace. 4. Pod původními dokumenty se zobrazí seznam dokumentů a přehled jejich revizí – nové revize se zobrazí červeně. Vyberte dokumenty, které chcete aktualizovat zaškrtnutím jejich políčka. 5. Klikněte na odkaz Sestavit nové revize. 6. Vše potvrďte a uzavřete okno kliknutím na OK.

Revize Statické virtuální složky Postup: Pokud chcete provést revizi celé složky se stejným obsahem položek: 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na vybranou Statickou virtuální složku. 2. Vyberte možnost Konfigurovat, Tato složka. 3. Otevře se okno s detaily složky, zde ve spodní části v sekci Historie revize klikněte na odkaz Vytvořit nové revize. 4. Změňte údaje, proveďte úpravy či doplňte potřebné poznámky 5. Potvrďte úpravy tlačítkem OK.

[email protected]

- 108 -

www.callida.cz


Vytvoření naplánovaného dávkového nahrávání souborů Tato funkce umožňuje naplánovat čas zahájení nahrávání většího objemu dat například na méně exponovanou noční dobu. Postup: 1. Otevřete Váš 4Explorer. 2. Klikněte levým tlačítkem myši do prostoru a vyberte možnost 4Explorer, poté Schedule Upload.

3. Zobrazí se nové okno s možnostmi vytvoření nového plánu, upravení existujícího nebo zobrazení a znovu naplánování nastaveného plánu.

a. Chcete vytvořit nový plán nahrávání i. Zaškrtněte první pole z možností a klikněte na tlačítko New. ii. Otevře se formulář pro vytvoření plánu – zadejte název, datum a čas nahrávání.

[email protected]

- 109 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects V řádku Repeat zvolte z možností, zda se má nahrávání opakovat (případně jak často a do kdy). V pravé části vyberte v navigačním stromu umístění pro nahrávané soubory a klikněte na tlačítko Open.

iii. Otevře se tabulka pro registraci souborů – vyplňte potřebná data a po dokončení klikněte na tlačítko Save And Close.

[email protected]

- 110 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects i. Potvrďte vytvořený plán tlačítkem Save a následující dotaz o uložení potvrďte OK.

b. Chcete upravit existující plán i. Zaškrtněte druhé pole z možností, vyberte ze seznamu plán a klikněte na tlačítko Edit.

ii. Zobrazí se okno se zvoleným plánem, můžete ho upravit – postup viz předchozí tvorba nového plánu.

[email protected]

- 111 -

www.callida.cz

Kurz: Základní užívání 4Projects a. Chcete zobrazit plán/ znovu naplánovat i. Zaškrtněte třetí pole z možností a klikněte na tlačítko History.

ii. Zobrazí se okno s historií plánů, kde si můžete nastavit období, ve kterém chcete hledat plány po stisknutí tlačítka Search.

iii. Pokud chcete zobrazit podrobnosti o nahrávání, klikněte na „+“ v příslušém řádku. Zde si můžete zobrazit složku a protokoly nahrávání

iv. Pro znovu naplánování klikněte na tlačítko Reschedule. Opět se otevře okno pro vytvoření plánu, postupujte jako v prvním případě při tvorbě nového plánu.

[email protected]

- 112 -

www.callida.cz

Kurz: www.callida.cz

Bohdalecká 25 (budova BF Centrum) 101 00 Praha 10 T: 234 710 234 F: 234 710 285 [email protected]

www.callida.cz

[email protected]

- 113 -

www.callida.cz

Základní užívání 4Projects

Recommend Documents