ZÁHONY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

Záhony Város Polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” ÁROP 1.A.2/A-2008-0103

ZÁHONY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

A POLGÁRMESTERI HIVATALBAN A FEJLESZTÉSI RÉSZTERÜLETEK FELMÉRÉSI DOKUMENTÁCIÓJA

Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése” Záhony Város Polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” című ÁROP 1.A.2/A-2008-0103 kódszámú pályázat keretében

2009

Felmérési dokumentáció

1


TARTALOMJEGYZÉK I. II.

BEVEZETÉS ..................................................................................................................... 4 A polgármesteri hivatal ...................................................................................................... 5 1. A Polgármesteri Hivatal feladatai és az azokat meghatározó jogszabályok: ............. 6 2. A Polgármesteri Hivatal feladatainak és tevékenységének forrásai: ......................... 7 3. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése............................................................ 7 A gazdasági szervezet felépítése:................................................................................... 8 4. A hivatali vezetők jogállása és fő feladataik.............................................................. 9 5. A hivatal szervezeti egységeinek feladatai................................................................. 9 a) A Jegyzői Iroda feladatai: ...................................................................................... 9 b) A Hatósági Osztály feladatai:............................................................................... 10 c) Építésügyi-és Műszaki Osztály feladatai: ............................................................ 10 d) A Pénzügyi Osztály feladatai: .............................................................................. 11 e) Szociális Osztály és Gyámhivatal ........................................................................ 11 6. A Polgármesteri Hivatal képviselete ........................................................................ 12 7. A Polgármesteri Hivatal költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszámok:12 8. A Polgármesteri Hivatalhoz rendelet részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek.............................................................................................................................. 13 9. A Polgármesteri Hivatal munkarendje, ügyfélfogadási rendje ................................ 13 10. A Polgármesteri Hivatal feladatmutatói:.............................................................. 14 11. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörökről ....................... 15 III. A stratégiai tervezés ..................................................................................................... 16 1. Stratégiai tervezés az ügymenetekben...................................................................... 16 2. Képzési terv.............................................................................................................. 16 IV. Döntési folyamatok és pontok az ügymenetekben ....................................................... 16 1. A szociális ügymenet ............................................................................................... 16 2. Az építésigazgatási ügymenet .................................................................................. 17 3. A hatósági ügymenet................................................................................................ 17 4. A pénzügyi ügymenet............................................................................................... 18 5. A pályázatkezelés ügymenet .................................................................................... 18 V. Az ügymenetek eredményei ............................................................................................. 19 1. A szociális igazgatás ügymenet eredményei ............................................................ 19 2. Az építésigazgatás ügymenet eredményei................................................................ 19 3. A hatósági ügyintézés eredményei........................................................................... 19 4. A pénzügyi ügymenet eredményei........................................................................... 20 5. A pályázatkezelés ügymenet eredményei ................................................................ 20 VI. Az ügymenetek folyamatai........................................................................................... 20 1. A szociális igazgatás folyamatai .............................................................................. 20 2. Az építésigazgatási folyamatai................................................................................. 21 3. A hatósági ügyintézés folyamatai ............................................................................ 21 4. A pénzügyi ügymenet folyamatai ............................................................................ 21 5. A pályázatkezelési ügymenet eljárásrendjének folyamatai...................................... 21 VII. Az ügyfélszolgálat........................................................................................................ 22 VIII. A hivatal szervezeti egységei közötti együttműködés.................................................. 22 1. A hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás ........................................ 22 IX. Eredmények mérések ................................................................................................... 22 1. Projektmenedzsment szemlélet a hivatalban............................................................ 23


2


X.

Költségvetés, gazdálkodás folyamatainak elemzése........................................................ 24 1. Gazdálkodási felelősségvállalás............................................................................... 24 2. Stratégiai tervezés a költségvetés tervezésében ....................................................... 24 3. A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata........................................ 24 4. A költségvetés végrehajtásának ellenőrzés .............................................................. 25 XI. Közbeszerzési eljárás ................................................................................................... 25 1. Közbeszerzési eljárások lebonyolítása ..................................................................... 25 2. A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat............................................................... 25 XII. Nyilvánosság fejlesztése .............................................................................................. 26 1. Szervezeti megoldások............................................................................................. 26 2. Külső kapcsolatok szervezés.................................................................................... 26 3. Partnerség a döntéshozásban.................................................................................... 26


3


I. BEVEZETÉS Záhony Város Önkormányzata Képviselő-testületének Hivatal szervezetfejlesztési felmérése elengedhetetlen az eredményes szervezetfejlesztés érdekében. Minden szervezetnek, így a hivatalnak is szembesülnie kell azzal a ténnyel, hogy változik a világ, változnak a körülmények, változnak az emberek, változnak a jogszabályok, változik a politikai háttér. Ennek tükrében vizsgálni kell ezen változásoknak a hivatalra tett pozitív vagy negatív hatásait. Új technikák, új technológiák, új szemléletek törnek utat maguknak a közigazgatás megszokott világába. A szervezetfejlesztés is, akárcsak a legtöbb folyamat az általánosan ismert életcikluson megy keresztül. Célkitűzés, információgyűjtés, tervezés, döntés, végrehajtás, koordináció, ellenőrzés. Fontos meghatározni a kiinduló állapotot és az elérni kívánt célt. Elengedhetetlen, hogy a jelenlegi állapotokról készüljön leírás. Ez a dokumentum többek között a döntéstámogatásra fókuszálva, a szociális igazgatás, építésigazgatás, hatósági ügyintézés, pénzügyi ügyek és a pályázatkezelés területére koncentrál. A felmérés eredményeit és következtetésit felhasználva eredményesebb, hatékonyabb hivatali munka érhető el. A munka eredményeként kirajzolódik a vezetői ellenőrzés hatékonyságának javítása a folyamatok során. Eredményesebb lehet a munkavégzés, ha az ellenőrzés már a folyamatokba építve történik. A meglévő szabályozók mellé elengedhetetlen a modern kor elektronikai rendszerinek beszerzése és használata.


4


II. A polgármesteri hivatal Záhony Város Önkormányzatának Képviselő-testülete egységes hivatalt hozott létre – Polgármesteri Hivatal elnevezéssel – az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A Polgármesteri Hivatal az önkormányzat gazdálkodásának végrehajtó szerve, ellátja a részben önállóan gazdálkodó intézmények pénzügyi, gazdasági feladatait, egyidejűleg önkormányzati igazgatási szervezet működéséhez szükséges jogi és egyéb szakmai, valamint adminisztratív és technikai segítséget ad, ügyviteli feladatokat lát el.

A hivatal megnevezése, címe: ZÁHONY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 4625 Záhony, Ady E. u. 35. A Polgármesteri Hivatal alapító okiratának kelte és száma: 85/2000 (XII.14.) A Polgármesteri Hivatal alapító okiratát a Képviselő-testület 2000. december 14. napján fogadta el a 85/2000. (XII.14.) számú határozatával. Az intézmény legfontosabb adatai: az intézmény neve: az intézmény székhelye, címe: az intézmény telephelye(i):

Záhony Város Polgármesteri Hivatala 4625 Záhony, Ady Endre út 35. 4625 Győröcske Váci Mihály út 25. 4627 Zsurk Dózsa György 1. az alapító megnevezése: Záhony Város Önkormányzata Képviselő-testülete az alapító okirat kelte, száma: 85/2000.(XII.14.) az alapítás éve: 2000 az intézmény szakágazati besorolása: 841105 az intézmény KSH azonosító száma: 15403966-8411-321-15 az intézmény törzsszáma: 15403966 az intézmény adószáma: 15403966-2-15 az intézmény TB törzsszáma: 17615-4 az intézmény költségvetési elszámolási számla száma: 11744168-15403966-00000000 az intézmény ÁFA alanyisága: tárgyi adómentes az intézmény működési területe: Záhony Város, Győröcske, Zsurk községek közigazgatási területe az intézmény fenntartója: Záhony Város, Győröcske és Zsurk Község Önkormányzata az intézmény felügyeleti szerve: Záhony Város Önkormányzata Képviselő-testülete A Hivatal 1990-ben kötött megállapodás alapján körjegyzőségi feladatot lát el Győröcske és Zsurk községek tekintetében. Felmérési dokumentáció

5


1.

A Polgármesteri Hivatal feladatai és az azokat meghatározó jogszabályok:

Az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatai során a Polgármesteri Hivatal az önkormányzatnak az Ötv. 8.§ (4) bekezdésében előírt kötelező feladatok előkészítését és végrehajtását látja el az alábbiak szerint: egészséges ivóvízellátását, óvodai nevelés, általános iskolai oktatás és nevelés, egészségügyi és szociális alapellátás, közvilágítás, helyi közutak és köztemető fenntartása, könyvtári szolgáltatás. Az önkormányzat önként vállalt feladatainak előkészítését és végrehajtását látja el az alábbiak szerint: társadalmi önszerveződések támogatása helyi szociális rendeletben megállapított segélyezés településüzemeltetési beruházások, felújítások egyéb településüzemeltetési feladatok (városmarketing, kitüntetések, elismerő címek adományozása) testvérvárosi kapcsolatok létesítése ápolása helyi újság kiadása helyi rendezvények szervezése, lebonyolítása parkosítás Az önkormányzatnak az Ötv. 8. § (1) bekezdésében előírt további feladatainak előkészítését és végrehajtását látja el az alábbiak szerint: településrendezés és településfejlesztés, épített és természeti környezet védelme, vízrendezés, csapadékvíz elvezetés, csatornázás, köztisztaság biztosítása, gyermek- és ifjúságvédelmi feladatok, helyi közösségi színtér biztosítása, gondoskodás a helyi tűzvédelemről, gondoskodás a közbiztonság helyi feladatairól, közreműködés a foglalkoztatás megoldásában,, közművelődési, tudományos, művészeti tevékenység és a sport támogatása, egészséges életmód közösségi feltételeinek elősegítése. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírások: A költségvetési rendelet tervezet elkészítéséért a jegyző felelős. A rendelettervezet összeállításában a gazdasági szervezet közreműködik. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos részletes előírásokat a gazdasági szervezet ügyrendje szabályozza.


6


2.

A Polgármesteri Hivatal feladatainak és tevékenységének forrásai: Saját bevételek: az önkormányzat saját tevékenységéből származó bevétele, az önkormányzati vagyon hozadékából származó nyereség, kamat, bérleti díj, közterülethasználati díj, átvett pénzeszközök, a településen kiszabott környezetvédelmi bírság jogszabály szerinti hányada, egyéb bevételek. Átengedett, megosztott bevételek: magánszemélyek jövedelemadójának külön jogszabályban meghatározott része, a gépjárműadó 100 %-a, Központi költségvetés normatív hozzájárulása: bölcsődei ellátás óvodai nevelés iskolai oktatás alapfokú művészetoktatás sport gyámügyi igazgatási feladatok és alaphozzájárulás okmányirodai működési kiadások és alaphozzájárulás körjegyzőség működése alaphozzájárulás építésügyi igazgatási feladatok lakáshoz jutás támogatása szociális és gyermekjóléti általános alapszolgáltatás helyi közművelődési közgyűjteményi feladatok támogatása gyermekvédelmi ellátások pénzbeli szociális ellátások egyes szociális feladatok kiegészítő támogatása Munkanélküli ellátások Eseti pénzbeli szociális ellátások Eseti gyermekvédelmi ellátások

3.

A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése

A hivatal irányítása: a./ A polgármester a képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a hivatalt. b./ A jegyző vezeti a hivatalt, megszervezi a hivatal munkáját. A munkáltatói jogok gyakorlása. a./ A polgármester gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat a jegyző tekintetében. b./ A jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselői tekintetében. A Polgármesteri Hivatal belső felépítése a munkamegosztás és a zökkenőmentes ügymenet céljából az alábbiak szerint kerül kialakításra:


7


• • • • •

Jegyzői Iroda Hatósági Osztály Építésügyi- és Műszaki Osztály Pénzügyi Osztály Szociális Osztály és Gyámhivatal

A Jegyzői Iroda élén a jegyző, a Pénzügyi Osztály élén az aljegyző áll. Az Építésügyi- és Műszaki Osztály, a Hatósági Osztály és a Szociális Osztály és Gyámhivatal élén osztályvezetők állnak, akik osztályvezetői megbízással rendelkeznek. A gazdasági szervezet feladatait a Pénzügyi Osztály látja el. A hivatal szervezeti együttműködni.

egységei

kötelesek

feladataik

ellátása

során

egymással

A gazdasági szervezet felépítése: A gazdasági szervezet létszáma: 4 fő 1 fő aljegyző 4 fő pénzügyi végzettségű köztisztviselő. A gazdasági szervezet vezetője az aljegyző. A gazdasági szervezet működéséért az aljegyző a felelős. A gazdasági szervezet által ellátandó feladatok: • az éves költségvetés tervezése, • az előirányzat módosítás, • az üzemeltetés, fenntartás, működtetés, beruházás, • a vagyon használat, hasznosítás, • a munkaerő-gazdálkodás, • a pénzkezelés, • a pénzellátás, • a könyvvezetés, • a beszámolási kötelezettség, valamint • az adatszolgáltatás. A gazdasági szervezet feladatait, a szervezethez tartozó vezetők és beosztottak gazdálkodással összefüggő feladat-, hatás- és jogköreit az ügyrend szabályozza.” A Polgármesteri Hivatal szervezeti egységéhez tartoznak az alábbi szakfeladaton foglalkoztatott közalkalmazottak, illetve munka törvénykönyve hatálya alá tartozó munkavállalók: védőnői szolgálat 3 fő közalkalmazott (3 fő védőnő) 2 fő részmunkaidős egészségügyi ellátás egyéb feladatait ellátó alkalmazott A munkáltatói jogkört a polgármester gyakorolja, az ellátandó feladatokat a munkaköri leírás tartalmazza. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzési egységgel nem rendelkezi. A belső ellenőrzési feladatokat a Záhony és Térsége Többcélú Kistérségi Társulás látja el. Az ellenőrzést a belső ellenőrzési kézikönyv alapján látja el.


8


4.

A hivatali vezetők jogállása és fő feladataik

A hivatal élén a képviselő-testület által kinevezett jegyző áll, aki felelős a hivatal jogszerű működéséért. A jegyző helyettesítésére, a jegyző által meghatározott feladatok ellátására a képviselőtestület aljegyzőt nevezett ki. A Jegyzői Iroda élén a jegyző, a Pénzügyi Osztály élén az aljegyző áll. Az Építésügyi- és Műszaki Osztály, a Hatósági Osztály és a Szociális Osztály és Gyámhivatal élén osztályvezetők állnak, akik osztályvezetői megbízással rendelkeznek. A jegyző hivatalvezetői feladatai: A feladatok megosztása a belső szervezeti egységek között, a feladat-megosztás következtében a szükséges koordináció megteremtése a belső szervezeti egységek között. A személyi és dologi feltételek biztosítása, működési módszerek meghatározása. A feladatok végrehajtásának ellenőrzése, a szükséges intézkedések megtétele. Az osztályvezetők munkaköri leírásainak elkészítése. A Jegyzői Iroda tekintetében az osztályvezetői feladatot a jegyző látja el. Az osztályvezetők feladatai: Felelős az osztály – önkormányzat működésével és államigazgatási feladatok ellátásával kapcsolatos – munkájáért, annak szakirányú, jogszerű működéséért. Gondoskodik a szervezeti egységhez tartozó dolgozók munkaköri leírásának elkészítéséről és naprakész tartásáról. Köteles részt venni meghívás alapján a bizottsági üléseken, akadályoztatása esetén helyettesítéséről gondoskodni. Gyakorolja a polgármester és jegyző által meghatározott körben a kiadmányozási jogot. A Pénzügyi Osztály tekintetében az osztályvezetői feladatot az aljegyző látja el. A kiadmányozási joggal rendelkező polgármester és jegyző a hatáskörébe tartozó ügyekben külön szabályozza a kiadmányozás rendjét.

5.

A hivatal szervezeti egységeinek feladatai

A hivatal szervezeti egységei kötelesek feladataik ellátása során egymással hatékonyan együttműködni.

a) A Jegyzői Iroda feladatai: •

Ellátja a képviselő-testület, a bizottságok és a helyi kisebbségi önkormányzat előterjesztéseinek, döntéseinek előkészítésével kapcsolatos feladatokat.


9


• • • • • • •

Elkészíti és törvényes határidőben magküldi a képviselő-testület, a bizottságok és a helyi kisebbségi önkormányzat jegyzőkönyvét az Észak-alföldi Regionális Közigazgatási Hivatal Sz-Sz-B Megyei Kirendeltségéhez. Nyilvántartja a testületi döntéseket. Részt vesz a helyi választási feladatok ellátásában. Feladatkörében az önkormányzati ügyeket döntésre előkészíti, szervezi a hozott döntések végrehajtását, gondoskodik a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról szóló előterjesztések előkészítéséről. Közreműködik képviselő-testület, s bizottságai és a helyi kisebbségi önkormányzat előterjesztéseinek, döntéseinek előkészítésében Ellátja az adóigazgatással kapcsolatos feladatokat . Ellátja az adóellenőrzést. Ellátja a központi iktatással, iratkezeléssel kapcsolatos feladatokat.

b) A Hatósági Osztály feladatai: • • • • • • • •

• • • •

•

Szabálysértési ügyek intézése. Priorálás, helyszíni bírságolással kapcsolatos ügyek. Ellátja a személyzeti és munkaügyi feladatokat a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői, illetve az önkormányzat által foglalkoztatott közalkalmazottak tekintetében. Részt vesz a helyi választási feladatok ellátásában. Közreműködik képviselő-testület, s bizottságai és a helyi kisebbségi önkormányzat előterjesztéseinek, döntéseinek előkészítésében. Ellátja a honvédelmi igazgatással a polgári védelemmel kapcsolatos feladatokat. Ellátja a Ptk-ból eredő államigazgatási feladatokat. Ellátja a népesség-nyilvántartási, anyakönyvi, állampolgársági ügyekkel kapcsolatos feladatokat, az állattartásból, ebek bejelentéséből eredő feladatokat, vezeti a szükséges és előírt nyilvántartásokat, végzi a föld eladással kapcsolatban felmerülő feladatokat, valamint a talált tárgyak kezelésével kapcsolatos feladatokat. Ellátja a hagyatéki ügyekkel kapcsolatos feladatokat Ellátja a működési engedélyek, telepengedélyek kiadásával kapcsolatos feladatokat. Ellátja a zajvédelemmel kapcsolatos térségi feladatokat Ellátja a birtokháborítási ügyekkel kapcsolatos ügyintézést Az Okmányigazgatás keretében: Ellátja a személyi igazolvánnyal, a személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvánnyal, a magánútlevéllel, a parkolási igazolvánnyal összefüggő feladatokat. Elvégzi a vállalkozói igazolványok kiadásával, továbbá a közlekedésigazgatással kapcsolatos körzetközponti jegyző hatáskörébe utalt feladatokat.

c) Építésügyi-és Műszaki Osztály feladatai: • •

Az Építésigazgatás körében: Ellátja a települési és térségi I. fokú építésigazgatási feladatokat. Ellátja a jegyzői hatáskörbe tartozó telepengedélyezési eljárással kapcsolatos feladatokat.


10


• Vezeti és naprakészen tartja a műszaki nyilvántartásokat, a városrendezési és egyéb térképeket. • • • • • • • •

A vagyongazdálkodás keretében: Ellátja a településfejlesztési, környezetvédelmi, közlekedési, hírközlési, vízügyi, kommunális és közterület használatával kapcsolatos feladatokat. Elvégzi a településfejlesztési beruházások műszaki, szakmai előkészítésével, a közhasznú munkások tevékenységével kapcsolatos feladatokat. Ellátja a városi infrastruktúra fejlesztésével, üzemeltetésével, fenntartásával, lakossági önerős beruházásokkal, köztemetők fenntartásával, valamint a műszaki ellenőrzésekkel kapcsolatos feladatokat. Vezeti és naprakészen tartja az egyes nyilvántartásokat (pl. vagyonkataszter). Az önkormányzati vagyongazdálkodás körében ellátja a vagyon kezelésével, hasznosításával kapcsolatos feladatokat. Elkészíti a kötelezően elrendelt statisztikai adatszolgáltatásokat és határidőben eljuttatja az adatszolgáltatást gyűjtő szervekhez. Figyelemmel kíséri a pályázati kiírásokat. Előkészíti az önkormányzat által benyújtandó pályázatokat és beruházásokat. Közreműködik képviselő-testület, s bizottságai előterjesztéseinek, döntéseinek előkészítésében és végrehajtásában.

d) A Pénzügyi Osztály feladatai: • • • • • • • • •

Kidolgozza az önkormányzat és a helyi kisebbségi önkormányzat éves pénzügyi tervét, s azzal összefüggésben teljes körűen ellátja a költségvetési gazdálkodási feladatokat. Közreműködik az önkormányzati beruházások pénzügyi, szakmai előkészítésében. Ellátja az önkormányzati intézmények irányítását, ellenőrzését, felügyeletét. A statisztikai adatszolgáltatási kötelezettségeknek határidőben eleget tesz. Biztosítja az információáramlást a Magyar Államkincstár Észak-alföldi Regionális Igazgatóságán keresztül a központi szervekhez. Közreműködik képviselő-testület, s bizottságai és a helyi kisebbségi önkormányzat előterjesztéseinek, döntéseinek előkészítésében és végrehajtásában. Közreműködik az elszámolások elkészítésében Ellátja az első lakáshoz jutók kamatmentes kölcsönének, a szociálpolitikai kedvezmény igénybevételével, lakásbérleti szerződésekkel a jelzálogügyekkel kapcsolatos ügyintézést Ellátja a támogatási szerződések koordinálásával kapcsolatos feladatokat, közreműködik az elszámolásban.

e) Szociális Osztály és Gyámhivatal • • •

Ellátja a gyámügyi, egészségügyi, szociálpolitikai kapcsolatos feladatokat. Ellátja a hatósági bizonyítvánnyal és igazolással kapcsolatosa feladatokat. Ellátja a közcélú, közhasznú, közmunka foglalkoztatás szervezésével, ellenőrzésével, a közhasznú és közmunka pályázatok benyújtásával és lebonyolításával kapcsolatos feladatokat.


11


• • • •

Ellátja a szabadidő szervezéssel, a közművelődéssel, az oktatási, sport ügyekkel, a rendezvényszervezéssel kapcsolatos feladatokat. Közreműködik képviselő-testület, s bizottságai előterjesztéseinek, döntéseinek előkészítésében és végrehajtásában. Ellátja a gondozási szükségletet vizsgáló bizottság működésével kapcsolatos feladatokat A Gyámhivatal illetékességi területén ellátja a szülői felügyelettel és a nevelésbevétellel kapcsolatos ügyeket. Feladata a kapcsolattartás szabályozása, annak végrehajtása. Megállapítja az otthonteremtési támogatást, megelőlegezi a gyermektartásdíjat. Feladata a gyermek családi jogállásának rendezése, az örökbefogadással kapcsolatos ügyek intézése. Ellátja a gyámsággal és gondnoksággal és a vagyonkezeléssel kapcsolatos ügyeket. A Gyámhivatal pert indíthat gyermek elhelyezése, kiadása, tartási követelés érvényesítése, szülői felügyelet megszűntetése, visszaállítása, örökbefogadás felbontása, cselekvőképességet érintő gondnokság alá helyezés és annak megszüntetése, számadási kötelezettség és helyességének megállapítása iránt. A gyámhivatal feljelentést tesz gyermek veszélyeztetése, tartásának elmulasztása, illetve a gyermek sérelmére elkövetett bűncselekmény esetén. A Gyámhivatal a fenti feladatokat térségi feladatként látja el. Kapcsolatot tart és együttműködik a települési önkormányzatok jegyzőivel, illetve a gyermekjóléti szolgálatokkal.

6.

A Polgármesteri Hivatal képviselete

Az önkormányzat működésével, gazdálkodásával kapcsolatos kötelezettségvállalásra, így különösen szerződés, megállapodás aláírására, megrendelés visszaigazolására a polgármester jogosult. A Polgármesteri Hivatal köztisztviselőinek kinevezési okiratát, mint a munkáltatói jogkör gyakorlója, a jegyző jogosult aláírni. A külön jogszabályban megállapított államigazgatási hatósági eljárás során a Polgármesteri Hivatalt saját hatáskörében a jegyző, önkormányzati hatósági ügyekben saját, illetve a képviselő-testülettől kapott átruházott hatáskörben a polgármester képviseli.

7.

A Polgármesteri Hivatal költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszámok: A Polgármesteri Hivatal számláit az OTP Bank NYRt. Záhonyi Fiókjánál vezeti.

1.

költségvetési elszámolási számla

2.

gépjárműadó számla

3.

iparűzési adó számla

4.

vállalkozók kommunális adója

5. 6.

magánszemélyek kommunális adója késedelmi pótlék számla


11744168-1540396600000000 11744168-1540396608970000 11744168-1540396603540000 11744168-1540396602990000 11744168-1540396602820000 11744168-15403966-

12


7.

Bírság számla

8.

egyéb bevételek számlája idegen bevételek elszámolási számla

9. 10. 11. 12.

Árpád Vezér Általános és Alapfokú Művészeti Iskola alszámla Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóság alszámla Polgármesteri Hivatal KBMU (Lakásalap számla) illeték beszedési számla

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

letéti számla magyar-ukrán kísérleti kisprojekt számla cigány helyi kisebbségi önkormányzat terület előkészítés, telekkialakítás árbevételi számla telekkialakítás, terület előkészítés lebonyolítási számla területfejlesztési támogatások önkormányzati beruházási számla

03780000 11744168-1540396603610000 11744168-1540396608800000 11744168-1540396604400000 11744168-1540396604400000 11744168-1540396631490005 11744168-1540396631510000 11744168-1540396603470000 11744168-1540396606530000 11744168-1540396602130000 11744168-1540396604260000 11744168-1540396600790000 11744168-1540396600310000 11744168-1540396604020000

A Polgármesteri Hivatal tárgyi adómenetes. A Polgármesteri Hivatal adószáma: 15403966-2-15

8.

A Polgármesteri Hivatalhoz rendelet részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek A Polgármesteri Hivatalhoz nem tartozik részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv.

9.

A Polgármesteri Hivatal munkarendje, ügyfélfogadási rendje A Polgármesteri Hivatal munkarendje: - hétfő-csütörtök: 7.30-16.00 - péntek: 7.30-13.30 A Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási rendje: Hétfő – kedd – péntek

800-tól – 1200-ig Felmérési dokumentáció

13


800-tól – 1200-ig és 1300-tól – 1600-ig nincs ügyfélfogadás .

Szerda Csütörtök

10.

A Polgármesteri Hivatal feladatmutatói:

A feladatmutató megnevezése Települési önkormányzati feladatok Települési önkormányzat tömegközlekedési fe. Pénzbeli szociális juttatások Lakáshoz jutás feladatai Természetbeni szociális juttatások Szociális alapszolgáltatás Óvodai nevelés

Általános iskolai oktatás

Napköziotthoni és tanulószobai foglalkozás

Bölcsőde Háziorvosi ellátás Művelődési ház Helyi közutak, hidak, alagutak létesítése, felújítása Saját vagy bérelt ingatlanok hasznosítása Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Vízkárelhárítás Községgazdálkodási feladatok Települési vízellátás Köztemető fenntartási feladatok Közvilágítási feladatok Védőnői szolgálat


Mennyiségi egysége Fő Fő Fő Család Fő Ellátottak száma Férőhelyek száma Ellátottak száma Férőhelyek száma Tanulók száma Férőhelyek száma

Mennyisége

Tanulók száma Ellátottak száma Orvosi körzetek Fő Fm

214

Db Db Fm Fő Fm Db lámpahelyek száma Védőnői körzet

4458 4458 1521 4 18 21 175 140 500 481 230

16 1 4458 27 1 4458 1 569 1

14


Uszoda

11.

Db

1

A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörökről

Az alábbi munkakörben foglalkoztatott köztisztviselők kötelesek vagyonnyilatkozatot tenni a vonatkozó jogszabályokban meghatározott eljárási szabályok szerint. jegyző, aljegyző, osztályvezető gyámhivatali ügyintéző, hatósági ügyintéző, okmányirodai ügyintéző, adóügyi ügyintéző, gyámügyi ügyintéző, hivatásos gondnok, városüzemeltetési, városgazdálkodási ügyintéző, építésigazgatási ügyintéző, költségvetési ügyintéző, pénzügyi ügyintéző. Az előírások megtartását a jegyző folyamatosan figyelemmel kíséri, az indokolt és szükséges intézkedést megteszi.


15


III.A stratégiai tervezés 1. Stratégiai tervezés az ügymenetekben A Polgármesteri Hivatalban stratégiai tervezés nem kapcsolódik a szociális igazgatás, az építésigazgatás, a hatósági ügyintézés, a pénzügyi és a pályázatkezelés ügymenetéhez. Ezen ügymenetek szervezéséért a jegyző, az aljegyző és az osztályvezetők felelősek. Végzettségeik között szerepel a jogász, az igazgatásszervező, építészmérnök, továbbképzéseken rendszeresen részt vesznek. Az ügymenetek ellátásban a Szociális Osztály és Gyámhivatal, az Építésügyi és Műszaki Osztály, a Hatósági Osztály, Pénzügyi Osztály és a Jegyzői Iroda munkatársai vesznek részt.

2. Képzési terv A Hivatalnak van éves képzési terve, melyet a jegyző nevében az osztályvezetők állítanak össze, az ügyintézőket megkérdezve. A képzési tervet ismerik az ügyintézők. A képzési terv összeállításakor a legnagyobb korlátot a szűkös rendelkezésre álló anyagi források jelentik. Az éves képzési terv értékelését és felülvizsgálatát a jegyző végzi. A képzésen való eredményes részvételt az ügyintézők az oklevelek, tanúsítványok benyújtásával, fénymásolat őrzésével tanúsítják. A képzések eredményes elvégzése nem jár együtt a munkaköri leírás módosulásával.

IV.

Döntési folyamatok és pontok az ügymenetekben

A Hivatalban az ügymenet ellenőrzését a jegyző, az osztályvezető végzi. Az ellenőrzés időpontja nem kötött. Az ügymenet ellenőrzésének eredményei nem kapnak nyilvánosságot, így annak szervezése sincs, és visszacsatolás sincs. Az ügymenet több részről szabályozottak: egyrészt az adott ügyfajtára vonatkozó anyagi jogi és eljárási (hatósági ügyeknél: Ket.)szabályok, illetve belső szabályzatok

1. A szociális ügymenet A szociális igazgatás ügymenet az ügyfél általi kérelem benyújtásával indul. A kérelemhez szükségesek mellékletek is (a jövedelemigazolás például mindig kötelező melléklet). A többi melléklet csatolását a szociális ellátásforma határozza meg. Az eljárás megindítása illetékmentes. Ha nincsenek becsatolva a szükséges mellékletek, akkor hiánypótlás történik. A hiánypótlás időtartama általában 3-5 nap.


16


Ha testületi hatáskörbe tartozó szociális igénylésről van szó, akkor előterjesztést kell írnia az ügyintézőnek, amelyet a jegyző a Szociális Bizottság elé terjeszt. Az ügyintéző megkapja a döntéséről szóló határozatot, megírja az ülés jegyzőkönyvét. A jegyzőkönyv kivonatát megkapja az ügyfél is. Majd kb. 5 nap múlva megkapja az ügyfél a konkrét határozatokat. A szociális kérelemmel kapcsolatos határozat egy példányát a szociális igazgatás, ügyintézője átad a pénzügyi ügyintézőnek. A rendszeresen segélyezett ügyfelek juttatását bankszámlára utalják. Eseti juttatások esetén postai úton történik a kifizetés, vagy személyesen a pénztárból veheti fel az ügyfél. Az ügyintéző a döntésekről a határozat megküldésével értesíti az ügyfelet (térti vevénnyel).

2. Az építésigazgatási ügymenet Az eljárás hivatalból vagy az ügyfél kérelmére indulhat. A hivatalból történő eljárás a ritkább eset, leginkább építésügyi kötelezéssel zárul. Az eljárás megindításakor az ügyfél lerója a jogszabály által meghatározott mértékű illetéket. És csatolja az előírt dokumentumokat (tervdokumentáció, nyilatkozatok, tulajdoni lap stb.). Ha nincsenek becsatolva a szükséges mellékletek, akkor hiánypótlás történik. A hiánypótlás teljesítése után folytatódik az eljárás. Az eljárás során a jogszabályban meghatározott szakhatóságok bevonása megtörténik, helyszíni szemle tartása (bizonyos esetekben kötelező) rendszerint történik. A „takarnet”-es rendszer biztosítja, hogy a szomszédos ingatlanok tulajdonosai beazonosításra kerüljenek. A döntésről az érintetteket a határozat egy példányának megküldésével értesítik. A jogorvoslati határidő letelte után a határozat jogerős lesz, feltéve ha fellebbezés nem érkezik. A fellebbezést a felettes szerv (korábban megyei közigazgatásio hivetel, ma regionális államigazgatási hivatal) bírálja el. Döntése lehet az elsőfokú határozat helyben hagyása, megváltoztatása, új eljárás elrendelése. A jogerős határozat végrehajtható. A jogerős határozat létét a határozatra feljegyzett „Jogerős” záradék jelzi, amelyről az ügyfeleket értesítik.

3. A hatósági ügymenet A hatósági ügymenet a legszabályozottabb ügymenet, tekintettel arra, hogy az önkormányzatnak nincs lehetősége önkormányzati rendeletben vagy egyéb szabályzatban rendelkezéseket megállapítani. Az eljárást magasabb szintű jogszabályok, törvények, kormány és egyéb rendeletek szabályozzák. A hatósági ügyek típusainak száma több száz, az azokat szabályozó jogszabályok ezres nagyságrendűek. A sokfajta ügy, a szerteágazó szabályozás rendkívül széles látókörű ügyintézőt és osztályvezetőt kíván meg. A főbb, leggyakrabban előforduló ügytípusok: okmányiroda: személyi igazolvány, lakcímkártya, vezetői engedély, útlevél, vállalkozói igazolvány, mozgáskorlátozott parkolás, Felmérési dokumentáció

17


közlekedés igazgatás (gépjármű átírás, kivonás) stb., anyakönyvezés (születés, házasság, halál), birtokháborítás stb.

4. A pénzügyi ügymenet A Pénzügyi Osztály feladatai, tekintettel arra, hogy nem hatósági munkát végeznek, eltérő a többi osztályon feladataitól. Épp ez az eltérés adja a markáns különbségeket. Nincsenek ügyfelek, nincs ügyfélfogadás, nincs hiánypótlás vagy illeték, de a szigorú határidő és a szigorú ügymenet itt is előírás. A pénzügyi szabályozókban előírtak betartása rendkívül fontos. A legfontosabb feladat a pénzügyi osztályon a költségvetés tervezetének elkészítése, nyomon követése, a módosítások előkészítése. A pénzügyi osztályt az aljegyző vezeti, így a költségvetéssel kapcsolatos jegyzői feladatok többségét rendre ő végzi el, egyeztetve a polgármesterrel és a jegyzővel. A költségvetés tervezésének folyamata: • •

• • • • • •

szóbeli kérések, javaslatok, (lakosságtól, civil szervezetektől, intézményvezetőktől, képviselőktől stb.) polgármester és jegyző informálisan meghallgatja az igényeket az önkormányzat éves költségvetési tervének bázislapú tervezése (bevételek számbavétele, kiadások tervezése: személyi-dologi-felújítás-fejlesztés (pénzügyi bizottság, szociális bizottság, ügyrendi bizottság, oktatási kulturális és sport bizottság társközségek és intézményvezetőkkel egyeztetés): pénzügyi osztály beérkezett igények, javaslatok, illetve a várható kiadások alapján az éves költségvetés első tervezetének elkészítése: könyvvizsgálói vélemény elkészítése a költségvetés első tervezetének ellenőrzése a magasabb szintű és a helyi jogszabályok alapján : jegyző, pénzügyi ügymenet ügyintézője a költségvetés tervének I. tárgyalási fordulója - előterjesztése a képviselőtestület elé: jegyző, polgármester cigány kisebbségi önkormányzat költségvetésének elfogadása a költségvetés elfogadása: képviselő-testületek, pénzügyi bizottság, szociális bizottság, ügyrendi bizottság, oktatási kulturális és sport bizottság a költségvetési tervének elküldése: Magyar Államkincstárnak, a rendelet megküldése a regionális államigazgatási hivatalnak

A költségvetés módosításárnak javaslatairól a pénzügyi osztály előterjesztéseken keresztül a képviselő-testület dönt.

5. A pályázatkezelés ügymenet A pályázatkezelés, az ötlettől a megvalósítási, valamint a fenntartási időszak végéig az utókövetési munkákig egy szerteágazó, a hivatal több osztályának együttműködését igénylő feladat. A pályázati rendszer sajátosságából adódóan a pályázatok fejlesztési feladatok megvalósítására szolgálnak. A pályázatokról a képviselő-testület dönt. A pályázati eljárás szűkre szabott határideje igen megnehezíti, hogy a képviselő-testület a pályázat


18


megjelenésekor dönthessen az előkészítésről. Előfordul, hogy a képviselő-testület egy előkészített pályázat benyújtásáról vagy be nem nyújtásáról dönt. A pályázatfigyelést és előkészítést a jegyző és a Műszaki Osztály végzi, a polgármesterrel folyamatosan egyeztetve. A pályázatkezelés ügymenet során az ügyintézők szóban folyamatosan tájékoztatják az előrehaladásról a jegyzőt és a polgármestert. A pályázatleadása szakaszát követően a polgármester röviden beszámol a testületi ülésen. A kapcsolódó dokumentumokat a műszaki osztály ügyintézője állítja össze. A polgármester a szokásos rend szerint tájékoztatja a képviselő-testületet a pályázathoz kapcsolódó döntésekről, hiánypótlásról, elutasításról stb..

V. Az ügymenetek eredményei 1. A szociális igazgatás ügymenet eredményei A szociális igazgatás ügymenetének eredményei: elutasító, vagy megállapító határozatokat. A döntési kompetencia a Szociális Bizottságnál illetve a polgármesternél vannak. A ügyfélnek lehetősége van a képviselő-testülethez fellebbezni. Fellebbezés esetén nincs formanyomtatvány. Az ügyfél önmaga írja a fellebbezést, majd a hivatalban a szignálást követően iktatásra kerül. Iktatás után a fellebbezés az ügyintézőhöz kerül, majd az előterjesztést követően képviselő-testület dönt. Az ügymenet eredményeinek ellenőrzését a jegyző végzi. Az ellenőrzés időpontja nem kötött. A szociális igazgatás ügymenet eredményei ellenőrzésének eredményei nem kapnak nyilvánosságot, így annak szervezése sincs, és visszacsatolás sincs.

2. Az építésigazgatás ügymenet eredményei Az építésigazgatás ügymenetének eredményei: elutasító, kötelező vagy megállapító határozatokat. A döntési kompetencia a kiadmányozási joggal felruházott Műszaki Osztály osztályvezetőjénél van. A ügyfélnek lehetősége van jogorvoslattal élni a reá nézve kedvezőtlen határozat vagy végzés ellen, fellebbezéssel élhet, melyet a regionális államigazgatási hivatal bírál el. A fellebbezés nincs formanyomtatványhoz kötve, a szükséges illeték megfizetését követően kerül felterjesztésre a másodfokú szervhez. Az ellenőrzéseket a felettes szerv végzi téma és átfogó vizsgálatok keretében.

3. A hatósági ügyintézés eredményei


19


A hatósági ügyintézés eredményeiként elutasító, kötelező vagy megállapító határozatokat hoz. A döntési kompetencia a kiadmányozási joggal felruházott Hatósági Osztály osztályvezetőjénél van. A ügyfélnek lehetősége van jogorvoslattal élni a reá nézve kedvezőtlen határozat vagy végzés ellen, fellebbezéssel élhet, melyet a regionális államigazgatási hivatal bírál el. A fellebbezés nincs formanyomtatványhoz kötve, a szükséges illeték megfizetését követően kerül felterjesztésre a másodfokú szervhez. Az ellenőrzéseket a felettes szerv, a Belügyminisztérium utódszervei, az ügyészség végzi téma és átfogó vizsgálatok keretében.

4. A pénzügyi ügymenet eredményei A pénzügyi ügymenet eredményei: a költségvetés-zárszámadás tervének összeállítása, költségvetés módosításainak elvégzése. Pótelőirányzatok felkutatása, kapcsolattartás a Magyar Államkincstárral, a költségvetéshez tartozó statisztikai elemzések elvégzése, ÖNHIKI pályázat megírása, „6.3.” pályázat megírása stb. Az ellenőrzést az aljegyző végzi, külső szervként az Állami Számvevőszék téma és átfogó vizsgálatot végez.

5. A pályázatkezelés ügymenet eredményei A pályázatkezelés ügymenetének eredményeit jelentő pályázat összeállításához kapcsolódó dokumentumokat a műszaki osztály ügyintéző állítja össze, pl. szükséges adatok, mellékletek begyűjtése. Az ügyintéző kapcsolatot tart a pályázatíró céggel, a többi település és a helyi döntéshozó személyekkel, a közreműködő szervezettel, az irányító hatósággal, a kivitelező cégekkel, a közbeszerzés bonyolítójával stb. Bár a pályázatokért a polgármester tartozik teljes körű felelősséggel, a pályázatkezelés ügymenete dokumentálásának nincsen ellenőrzése, nincs visszacsatolása mindenki a maga munkájáért felel, leginkább lelkiismereti alapon. Az ellenőrzés a közreműködő szervezet megállapításain alapszik. A pályázatkezelés ügymenete ellenőrzésének nincs nyilvánossága. A polgármesterei hivatal más szervezeti egysége, vagy ügyintézője számára, szóbeli kérésre az ügyintéző ad át a pályázathoz kapcsolódó dokumentumokat, az iratkezelésre vonatkozó szabályok szerint.

VI. Az ügymenetek folyamatai

1. A szociális igazgatás folyamatai


20


A hivatalban a szociális igazgatás ügymenetében az ügyintéző után egy-egy döntési pont van (szociális bizottság, vagy polgármester, jegyző, osztályvezető). A szociális igazgatás eljárásrendjében döntési pontok (jegyző, bizottság, polgármester) nem válthatók ki. A döntési idő nem gyorsítható és a döntési folyamat nem egyszerűsíthető. A szociális igazgatás ügymenetében az ügyintézési idő nem igazán rövidíthető. A Szociális Bizottság rendes havi üléséig a szociális igazgatás eljárása áll. Azok a szociális ügyek, amelyek jegyzői és polgármesteri hatáskörben vannak gyorsan elintéződnek.

2. Az építésigazgatási folyamatai A hivatalban az építésigazgatása ügymenetében az ügyintéző után egy-egy döntési pont van a kiadmányozási joggal rendelkező osztályvezető. Az eljárásrendben a döntési pont nem válthatók ki. A döntési idő nem gyorsítható és a döntési folyamat nem egyszerűsíthető adminisztratív eszközökkel. Az ügyintézési idő rövidítése megfelelő eszközök rendelkezésre bocsátásával rövidíthető. Gépkocsi, kézilézer távmérő, mobil mérőeszközök, takarnet elérhetőség, korszerű szoftver, korszerű számítógépek, szkenner, másológép.

3. A hatósági ügyintézés folyamatai A hatósági munka ügymenetében az ügyintéző után egy-egy döntési pont van a kiadmányozási joggal rendelkező osztályvezető. Ebben az eljárásrendben döntési pont nem váltható ki. A döntési idő nem gyorsítható és a döntési folyamat nem egyszerűsíthető.

4. A pénzügyi ügymenet folyamatai A pénzügyi ügyek ügymenete két részről szabályozott: magasabb szintű jogszabályok által (Áht., Ámr, Ber. Sztv., Stb.), másrészről pedig az önkormányzat elfogadott éves költségvetése, és a belső szabályzatok keretei között. A pénzügyi ügymenetben a döntési pont minden esetben a képviselő-testület. A döntési pont nem váltható ki. A döntési folyamat meggyorsítására a vonatkozó magasabb szintű jogszabályok változása nélkül nincs lehetőség.

5. A pályázatkezelési ügymenet eljárásrendjének folyamatai A pályázatkezelési ügymenet eljárásrendjének folyamata a pályázat figyeléssel kezdődik. Ha van olyan kiírás, amely a fejlesztési elképzeléssel egybeesik döntés születik a pályázaton való részvételről, elkészül az előterjesztés, a képviselő-testület dönt a részvételről. A pályázat megírása megtörténik, a kedvező döntést követően a támogatási szerződés aláírásra kerül. A megvalósítás során a kivitelező/szállító kiválasztása közbeszerzés vagy pályázati eljárás során megtörténik, a kivetelezés megkezdődik , amelyet a műszaki átadás-átvételi eljárás zár le. A pályázat lezárását a pénzügyi elszámolás lezárása a ZPEJ elfogadása jelenti.


21


A pályázatkezelési ügymenethez kapcsolódó döntési folyamat döntés-előkészítő szakasza egyszerűsíthető lehetne, ha az önkormányzat rendelkezne hosszútávú fejlesztési elképzelésekkel, stratégiával. A pályázatkezelési ügymenet ellátását akadályozza, hogy a műszaki osztály ügyintézője egyéb feladatokkal is foglalkozik, a párhuzamosan szükséges munkavégzés megnehezíti a munkáját. Ez a folyamat azonban az egyre csökkenő létszámmal, és egyre bővülő feladatrendszerrel csupán csak romolhat.

VII. Az ügyfélszolgálat Jelenleg a hivatalban kizárólag az ügyfelek tájékoztatására szolgáló, főállásban ezt a feladatot ellátó ügyintézővel rendelkező ügyfélszolgálat nem működik. Az ügyfelek tájékoztatása az adott osztályon dolgozó ügyintézők feladata. Az ügyfélszolgálat meggyorsíthatná az egyszerű ügyek intézését, felgyorsíthatná a rutineljárásokra fordított időt, a megtakarított időben a bonyolultabb ügyekkel foglalkozhatna az ügyintéző.

VIII. A hivatal szervezeti egységei közötti együttműködés 1. A hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás A hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás nincs külön szabályozva. A hivatal osztályvezetői, az aljegyző, a jegyző és a polgármester a hét hétfői napjának délelőttjén tart megbeszélést. Az információáramlás hatékonyabbá tétele jelentősen javíthat a hivatal hatékonyságán. Rendelkezésre áll elektronikus hálózat, annak alkalmazása azonban nem eléggé hatékony. A szervezeti egységei közötti információáramlás gyorsítását IKT eszközökkel tervezik gyorsítani. A vezetők és beosztottak részéről erős az igény a rendszeres belső értekezletek megtartására.

IX. Eredmények mérések A hivatal által nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok még nincsenek kidolgozva, ezért a szociális igazgatás, építésigazgatás, hatósági ügyintézés a pénzügyi ügyek és a pályázatkezelési ügymenetet végzők számára nincs kidolgozva eredménymérésre alapozott motivációs rendszer.


22


1. Projektmenedzsment szemlélet a hivatalban A hivatal új vezetői és fiatal dolgozói körében már van érdeklődés a projektszemlélet iránt, a régebbi vezetőknél és dolgozóknál újszerűsége miatt nincs, de a munkavállalók önállósága érzékelhető. A hivatali munkavégzés során a pályázatkezelés területén indult meg a projektszemlélet bevezetése. A projektszemlélet bevezetése az idősebb vezetők és dolgozók, az idősebb korosztály idegenkedését váltja ki. A projektszemlélet bevezetését erre irányuló képzések támogathatják.


23


X. Költségvetés, gazdálkodás folyamatainak elemzése 1. Gazdálkodási felelősségvállalás A polgármesteri hivatal rendelkezik a gazdálkodással kapcsolatos valamennyi kötelező szabályzattal, azokat folyamatosan a jogszabályi változásokat követően módosítja.

2. Stratégiai tervezés a költségvetés tervezésében Az intézmények igényei, a bevételek számba vétele alapján a költségvetés tervét a pénzügyi osztály közreműködésével a polgármester terjeszti elő a testületnek. Az előterjesztésnek tárgyév február 15.-éig meg kell történnie, a képviselő-testületnek rendelettel kell elfogadni 30 napon belül. A választott tisztségviselők és a polgármesteri hivatal vezetői jelenleg nem ismerik a stratégiai tervezés módszertanát. Igény van rá, képzés keretében megvalósítható. A stratégiai tervezés a kapcsolódó szakmai ismeretek jelenlegi hiánya miatt nem terjed el, a beruházásoknál, fejlesztéseknél viszont jelentkezik a stratégiai tervezés, annak kiterjesztése iránti elkötelezettséget érezni lehet az új vezetőknél. A stratégiai tervezést a múltban megnehezítette, hogy a kötelezően előírt gazdasági programot a képviselő-testület első ízben jelen ciklusban fogadott el.

3. A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata A költségvetés elkészítéséért a jegyző/aljegyző felel, aki a tervezési munkában a hivatalon belül a pénzügyi osztály munkájára támaszkodik. Az önkormányzat által fenntartott intézmény(ek) vezető(i) saját hatáskörükben elkészítik az intézmény(ek) intézményi költségvetési terét, amely az intézményben dolgozó közalkalmazottak bér és járulékainak, valamint a dologi kiadások tervezéséből áll. Az intézmények költségvetés tervezetét az intézmény vezetője nyújtja be a jegyzőnek. A döntés-előkészítés folyamatát meghatározza a központi költségvetés elfogadásának időpontja, hiszen az tartalmazza a normatív állami támogatás elemeit. A képviselő-testület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. A költségvetési terv mellé csatolt dokumentumok: részletes indoklás, rendeletterv, táblázatok. A költségvetést illetve annak részeit elfogadása előtt tárgyalják a szakbizottságok, a pénzügyi bizottság. A költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása két fordulóban, a testület nyilvános ülésén történi, amelyen bármely állampolgár, akár társadalmi szervezet képviseletében is részt vehet. Azonban ezt a lehetőséget nem használják k az állampolgárok, érdeklődés nem tapasztalható. A költségvetésről a polgármester a Záhonyi Zóna című helyi újságban tájékoztatja a lakosságot.


24


4. A költségvetés végrehajtásának ellenőrzés A hivatalban a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés belső ellenőrzési terv alapján készül, folyamatba építetten évközben. A belső ellenőrzést a Záhony és Térsége Többcélú Kistérségi Társulás koordinálja, szervezi. A belső ellenőrzést külső szervezet végzi. A pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzéshez döntés-támogatási eszközök jelenleg nem kapcsolódnak, a stratégiai tervezés módszertana nincs jelen. A pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzésben hivatal vezetői számára nem állnak rendelkezésre elektronikusan döntés-előkészítő dokumentumok.

XI. Közbeszerzési eljárás 1. Közbeszerzési eljárások lebonyolítása A kötelezően elkészítendő közbeszerzési koncepcióit a jegyző és a polgármester egyezteti, a képviselő-testület fogadja el. Az önkormányzat rendelkezik közbeszerzési szabályzattal. A közbeszerzések koordinálására a képviselő-testület közbeszerzési bizottságot jelölt ki, amely a kiírás és eredményhirdetés során közreműködik. A beruházások biztonsága érdekében a közbeszerzési eljárás lefolytatását kiadják szakértői cégnek. A közbeszerzésről a képviselőtestület dönt. A közbeszerzés célját és tartalmát az adott eljárás/beruházás adja. Külső szakértő céggel elkészttetik a közbeszerzés ajánlattételi és ahhoz kapcsolódó műszaki dokumentációját. A jegyző a műszaki osztályon keresztül a szakmai anyagokat átadja a közbeszerzési bizottság tagjainak. A közbeszerzési bizottság jóváhagyja a közbeszerzési dokumentumokat, a polgármester szignálja és a jegyző elküldi a bonyolítónak a közbeszerzési ajánlatkéréseket. A közbeszerzési bizottságának javaslatot tesz a nyertes ajánlattevőről a képviselő-testületnek. A képviselőtestület határozatban dönt a közbeszerzés nyerteséről. A közbeszerzés lebonyolításához jelenleg közbeszerzési szabályzat áll rendelkezésre, mint döntés-támogató eszközök. A döntés-támogatáshoz külső szakértő céget vesz igénybe az önkormányzat, amelynek részéről a polgármester, a jegyző, aljegyző, műszaki osztály vezető vesz részt az egyeztetésben. A közbeszerzés lebonyolításához jelenleg nem kapcsolódik stratégiai tervezés, az intézmény vezetője az intézményt érintő beruházás során (pl. iskolaépület felújítása) konzultációs joggal élhet, a közbeszerzések lebonyolításával kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok jelenleg nincsenek.

2. A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat


25


A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetésével kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok jelenleg nincsenek.

XII. Nyilvánosság fejlesztése 1. Szervezeti megoldások A lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásához nem kapcsolódnak külön döntéselkészítési folyamatok. Rendesen a polgármester és a jegyző egyeztet a kapcsolódó kérdésekben. A lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásáért és a döntések nyilvánossá tételének nincs a felelőse. Külön szabályozásban, munkaköri leírásban még nem jelenik meg. A képviselőtestület üléseinek jegyzőkönyvei, az önkormányzat határozatai és rendeletei hozzáférhetők a nyilvánosság számára a honlapon, illetve a hivatalban, a szervezeti és működési szabályzatban foglaltak szerint. A hivatal munkatársai az önkormányzat épületének hirdetőtáblán kifüggesztik az aktuális dokumentumokat. A nyilvánosság nagyobb mértékű biztosítása hosszú távon kiemelt célja és feladata a hivatalnak. A lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatása a helyi újságban Záhonyi Zónában történik, fejlesztése, szerkesztésének szabályozása szükséges. A város honlapja a zahony.hu korszerűsítése és napi frissítése elengedhetetlen. Fontos a honlappal kapcsolatos hozzáférhetőség szabályozása.

2. Külső kapcsolatok szervezés A nyilvánossággal kapcsolatos feladatokat a polgármester végzi el. A nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum, előírás jelenleg nincs az önkormányzatnál, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel. Az önkormányzat jelenleg nem rendelkezik kommunikációs vagy PR tervvel, koncepcióval. Jelenleg nincs rendszeres sajtófigyelés és sajtóelemzés, panaszkezelés.

3. Partnerség a döntéshozásban A képviselő-testület munkáját szakbizottságok segítik. A Szociális Bizottság, az Ügyrendi Bizottság, a Pénzügyi Bizottság, az Oktatási-Kutúrális és Sport Bizottság. A testületi tagok között szerepel pedagógus, orvos, vasutas, vállalkozó, nyugdíjas, művelődési ház vezető. A bizottsági munkában külsős (nem testületi tag) bizottsági tagok is részt vesznek az élet


26


különböző területeiről, óvodai dolgozó, szakközép iskolai tanár, bankvezető stb. A képviselőtestület ezzel a legszélesebb társadalmi partnerséget igyekezett létrehozni. A civil szervezetekkel, alapítvány, nyugdíjasklubok, sportegyesület, polgárőrség, egyéb egyesületek részére a konzultáció folyamatos. Az önkormányzat működési jellegű támogatást nyújt minden évben a bejegyzett civil szervezet, és a be nem jegyzettek (zenekarok, táncscsoport stb) részére. Kiemelten kezeli az önkormányzat az egyházakkal való kapcsolattartást. A kapcsolattartás szabályainak rögzítése hivatalos dokumentumokban nem történt meg, erre az igény is elenyésző. Kivétel ez alól a rendőrség és a gyámhivatal közötti együttműködés az ifjúságvédelem területén.


27

ZÁHONY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

Recommend Documents